David Morales Santiago 1B

1-10-2013

Practica 7
Ofimtica

David
MICROSOFT

DTIC1B TIC 1B

Contenido
tema1 INTRODUCCIN ....................................................................................... 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Antecedentes. ............................................................................................ 2 Definicion del problema. ............................................................................. 2 Justificacion.................................................Error! Bookmark not defined. Limitacionwa y delimitaciones .................................................................... 5 Objetivo ...................................................................................................... 5

tema2 ANLISIS DE FUNDAMENTOS ................................................................ 6 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Elementos de una requisicion de material.................................................. 7 de material. ................................................................................................ 9 Importancia para la requision de material ................................................ 12 Flujo de la requsicion de material ............................................................. 13 Seleccin de fuentes de abastecimiento .................................................. 14

tema1

INTRODUCCIN

El presente proyecto Sistema de requisicin de compras electrnicas se lleva a cabo en el departamento IT del rea de Sistemas, perteneciente a la empresa Johnson Controls Automotriz ubicada en brecha E-99 Km3, parque industrial Reynosa Norte C.P 88780 en la ciudad de Reynosa, Tamaulipas.

El proyecto expone el desarrollo e implementacin de un sistema web, para el departamento IT del rea de sistemas de la empresa (ver fig. 1), el cual consiste en un sistema alojado en un sitio web que se compone de las siguientes funciones y caractersticas realizacin de requisiciones electrnicas, generacin de reportes, almacenamiento y organizacin de informacin.

El problema que existe en el departamento de IT es la falta de un sistema web que facilite la realizacin de requisiciones de compra de material, facilitando el trabajo al cliente, control de gastos y mayor seguridad en cuanto a la informacin que se maneja.

Las razones por las cuales se debe desarrollar e implementar dicho sistema, son para tener un mejor control de las compras de material, proporcionar seguridad y un mejor control de gastos.

1.1 Antecedentes.

Las requisiciones de compra de material son de suma

importancia en el mbito laboral debido a que su funcin principal es la autorizacin y pedimento de material requerido dentro de la empresa con el fin de abastecer bienes o servicios, la cual es aprobada por el departamento que requiere los bienes o servicios.

En el REA DE SISTEMAS DEL DEPARTAMENTO IT, LA FORMULACIN Y LLENADO DE LAS REQUISICIONES SE REALIZAN EN UN FORMATO IMPRESO, EN EL CUAL SE LLENAN CADA UNO DE LOS DATOS PARA CUBRIR CON EL REQUERIMIENTO SOLICITADO, ESTE FORMATO RESULTA TEDIOSO Y POCO FACTIBLE PARA EL PERSONAL Y PRINCIPALMENTE PARA LA EMPRESA, TOMANDO EN CUENTA LOS PROBLEMAS ENCONTRADOS Y LAS

NECESIDADES DEL CLIENTE NACE LA IDEA DE LLEVAR A CABO el desarrollo de un sistema web para satisfacer la necesidad del cliente y automatizar dicho proceso, contando con un sistema vanguardista aplicando conocimientos tecnolgicos.

1.2 Definicin del problema.

La ausencia de un sistema que facilite y automatice el proceso de requisiciones de compra de material, afecta a todo el personal del departamento IT ya que no cuentan con un control de cada una de las requisiciones realizadas, as como tambin contar con la seguridad en almacenamiento de la informacin.

As mismo dicho problema est afectando al departamento en cuanto a tiempo, costo y material, ya que el tiempo que un operador se lleva al llenar una requisicin es mucho, tambin se generan gastos en la compra de material para LA IMPRESIN DE LOS FORMATOS DE REQUISICIN. Una de las causas del presente problema es que no cuentan con el conocimiento y soporte para realizar un sistema, es por eso que siguen utilizando el formato impreso llenndolo manualmente, esto genera inversiones en cuanto tiempo, costo y material.

Los recursos para llevar a cabo el sistema son pocos ya que se cuenta con las herramientas necesarias para desarrollarlo, as como la aplicacin en donde se desarrollar, el servidor en donde se almacenaran los datos, respaldos y requisiciones realizadas.

Es necesario solucionar el problema que se est presentando por lo que el desarrollo del sistema es factible de acuerdo a cada uno de los requerimientos y necesidades del cliente, obteniendo con ello la optimizacin del proceso que hasta ahora llevan a cabo, minimizando tiempos, costos e inversin en material.

El problema que existe en el departamento IT del rea de sistemas es la falta de un sistema que facilite la realizacin de requisiciones de compra de material y con ello proporcione un mejor control de almacenamiento de datos, mayor seguridad y optimizacin del proceso, asegurando con ello la satisfaccin del departamento IT y cumpliendo con los requerimientos solicitados en cuanto a tecnolgica.

1.3 Justificacin

Las razones por las cuales se dise e implemento un sistema de requisicin de compras Electrnicas Es Para Optimizar Y Automatizar El Proceso De Trabajo, Por El Control Y Almacenamiento De Los Datos Y Por Los Requerimientos Del Cliente (Tecnologa).

Es Conveniente Que Este Proyecto Se Lleve A Cabo Ya Que Se Ve Beneficiado Todo El Personal Del Departamento It Del rea De Sistemas, As Como La Empresa Y Adems Se Har Uso De La Tecnologa.

Con Este Proyecto Se Cumple El Propsito Acadmico Ya Que Se Desarroll Un Sistema, En El Cual Se Utiliz El Manejo De Herramientas De Desarrollo De Sistemas Como: Aplicaciones, Gestores De Base De Datos Y Utilizacin De Equipo De Cmputo. Esto Ayudo A Mejorar El Aprendizaje Y Experiencia En La Realizacin De Un sistema, debido a que se hizo de acuerdo a las necesidades y recomendaciones del cliente.

Va muy de acuerdo con el propsito acadmico ya que se aplicaron los conocimientos de sistemas, manejo de aplicaciones de desarrollo, sistemas gestores de base de datos, utilizacin de equipo de cmputo y haciendo uso de lo aprendido en estos ltimos meses en la universidad.

La relevancia e impacto social que tiene este proyecto es mucha, ya que es de gran utilidad para el departamento IT del rea de sistemas de la empresa Johnson Controls.

El beneficio que brinda este proyecto al personal es minimizar costos e inversiones en recursos humanos, reducir tiempos y optimizar el proceso de realizacin de las requisiciones.

1.4 Limitacin y delimitaciones

Limitaciones

ALMACENAMIENTO DE INFORMACIN: ES UNA LIMITANTE PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA YA QUE SE DISEO Y REALIZO UNA BASE DE DATOS PARA EL CONTROL Y ALMACENAMIENTO DE TODOS LOS PRODUCTOS Y MATERIALES QUE SE NECESITAN AL MOMENTO DE REALIZAR UNA REQUISICIN DE MATERIAL, ESTO CON LLEVA MS TRABAJO, DEDICACIN Y TRABAJO EXTRA.

Delimitaciones

El rea en la cual se lleva a cabo la implementacin del proyecto, es en el departamento IT del rea de Sistemas perteneciente a la empresa Johnson Controls Automotriz ubicada en Brecha E-99 Km3 Parque Industrial Reynosa Norte, C.P 88780 en la ciudad de Reynosa Tamaulipas.

1.5 Objetivo

IMPLEMENTAR ELECTRNICAS

UN

SISTEMA Y

DE

REQUISICIN EL

DE

COMPRAS DE

OPTIMIZANDO

FACILITANDO

PROCESO

REALIZACIN DE UNA REQUISICIN PARA LA COMPRA DE MATERIAL, PROPORCIONANDO UN MEJOR CONTROL DE GASTOS, UNA MEJOR

ADMINISTRACIN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIN, BENEFICIANDO AL DEPARTAMENTO Y EQUIPO DEL REA DE SISTEMAS, CUBRIENDO CON CADA UNO DE LOS REQUERIMIENTOS DE TECNOLOGA DEL CLIENTE (JOHNSON CONTROLS AUTOMOTRIZ).

tema2

ANLISIS DE FUNDAMENTOS

El desarrollo de un sistema optimiza tiempos y el trabajo o labor que el usuario realice de manera rpida y eficiente. As mismo el crear un sistema con lleva realizar investigaciones, determinar objetivos, analizar la problemtica a resolver adems de determinar las funciones y alcances.

Los sistemas en la actualidad son muy importantes ya que gracias a ellos la mayora de las empresas, realizan procesos de manera ms ptima y eficiente, y obtienen datos ms rpido.

Comnmente Todas Las Empresas Requieren De Un Proceso De Adquisicin De Material, El Cual Contempla El Completo Procesamiento Y Seguimiento Del Ciclo De 6

Requerimiento De Recursos (Materiales Y/O Productos) A Travs De Un Formato De Requisicin De Material.

Una Requisicin De Compra De Material Es Un Documento Formal Para Solicitar La Adquisicin De Cualquier Producto O Material, Debe Ser Llenada De Forma Clara, Completa Y Detallada Con La Informacin Requerida En Cada Campo (ver fig. 2).

Figura. Ejemplo de una requisicin de compra de material.

2.1 Elementos de una requisicin de material

Proceso de requisicin Los elementos que conforman una requisicin fundamentan el trmite y proceso de la compra de material, a continuacin se mencionan los principales elementos con su respectiva descripcin.

Nmero de hoja: es el nmero consecutivo de hoja y el total que integran la requisicin. Ejemplo: 1 de 1 en caso de ser solo una hoja.

Departamento o rea del solicitante: en este campo se debe colocar el nombre del departamento y rea que est solicitando la compra de material.

Fecha del pedido: es el da, mes y ao en que se realiza la solicitud o compra de material.

Cantidad solicitada: la cantidad indica el nmero de un producto o material a solicitar.

Unidad de medida: es el tipo de producto o material a requerir, indica la unidad de medida que corresponda de acuerdo al requerimiento solicitado por ejemplo: pieza, kilo, millar, equipo, etc.

Descripcin del material solicitado: es la descripcin detallada de acuerdo a las especificaciones tcnicas y caractersticas del producto o material a solicitar.

Precio unitario: es el precio que tiene el producto, este tipo de precio debe expresarse sin incluir el I.V.A.

Tipo de moneda: es el tipo de moneda con la cual se van a registrar o calcular las operaciones.

Nombre y firma del responsable del rea solicitante: este campo es donde se coloca el nombre y su respectiva firma del responsable que est solicitando la compra de material.

Datos del proveedor: nmero, nombre, direccin, ciudad, estado, cdigo postal y nmero telefnico, estos datos son de cada uno de los proveedores que se haya requerido para la solicitud de compra de material entendimiento de cada uno de los elementos que conforman una requisicin de compra de material.

Direccin de envo: direccin destinada para realizar l envi de dicha requisicin, ver (anexo A) para mayor comprensin y.

2.2 De material.

El proceso de una requisicin de material est compuesto por una serie de actividades y procedimientos bien definidos que se deben llevar a cabo de manera completa y detallada. Inicia cuando un departamento o rea en especfico requiere adquirir un nuevo producto o material.

Este proceso consiste en hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para contribuir en gran medida a la satisfaccin de los clientes, logrando con ello utilidad y calidad en el producto o materiales a requerir.

Dicho proceso hace uso de habilidades, conocimientos y experiencias en mbitos administrativos, contables y tcnicos para seleccionar productos o materiales de calidad,

los cuales sean factibles para la empresa en cuanto a precio y especificaciones, y as evitar inversiones innecesarias.

El proceso de formulacin de requisiciones que lleva a cabo el departamento IT consiste de los siguientes pasos:

Impresin de formato de requisicin. Ingresar los datos del proveedor: nmero, nombre, direccin, ciudad, estado, cdigo postal, nmero telefnico, etc. Seleccionar el tipo de compra. Este paso se refiere a si el material o producto requerido debe ser entregado personalmente a la empresa o enviado a una paquetera para que de ah se realice el proceso de entrega de material. Ingresar la cantidad a solicitar. Colocar el tipo de unidad de medida. Ingresar la descripcin del producto o materiales a solicitar. Colocar el centro de costo. El centro de costo determina quin va a costear el producto o material que se va a comprar el cual viene de la mano al tipo de cuenta el cual es un nmero identificador que corresponde al material o producto que se va a requerir. Ingresar el precio unitario y precio con descuento. Seleccionar el tipo de moneda. Colocar la direccin de envi. Ingresar el nombre y firma del solicitante. Solicitar el nombre y firma del gerente de rea, del contralor y del supervisor del departamento en el que se est originando la requisicin. El siguiente paso que se debe realizar es ingresar al portal mySAP SRM (Supplier Relationship Management), para adjuntar la requisicin que se est realizando. (Ver fig. 7). 10

Figura. Sitio Web utilizado para subir las requisiciones.

1. Como ltimo paso se debe escanear el formato de requisicin e enviarlo va electrnica al

departamento de recepcin el cual se encarga de enviar a cada uno de los proveedores dichas

requisiciones, ver (anexo B), en donde se puede visualizar e identificar cada uno de los pasos antes

mencionados as mismo conocer el formato de requisicin de material que se utiliza en el

departamento IT.

El proceso de requisicin de material que se lleva a cabo en la empresa Johnson Controls, se conforma de 14 pasos, los cuales son realizados por un usuario del departamento que est realizando la requisicin, el cual deber tener conocimiento y autorizacin para realizarlos.

El ltimo paso debe ser verificado por la encargada del departamento de recepcin, que tiene a cargo verificar y dar seguimiento cada una de las requisiciones, la 11

importancia de este proceso radica en prevenir errores y escenarios que puedan daar a la empresa, es por eso que se debe cumplir con exactitud.

2.3 Importancia para la requision de material

Al momento de necesitar un nuevo producto y/o material es necesario conocer con precisin qu es lo que necesita el cliente. Es por esta razn que se considera algo bsico el que se tenga una descripcin precisa de la necesidad, el artculo, producto o material que se solicita.

Describir un producto o material es muy importante ya que en el mejor de los casos, una descripcin inexacta podr provocar prdida del tiempo; pero en ocasiones podra tener serias consecuencias financieras provocando interrupciones en el abastecimiento, resentimientos entre personas y la prdida de confianza y respeto en el proveedor.

Es necesario que el departamento de compras sea el ltimo quien revise las especificaciones de la requisicin antes de que se enve al proveedor, la necesidad de una verificacin final se considera determinante. Tal verificacin no habr de ser factible CUANDO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS NO EST FAMILIARIZADO CON EL PRODUCTO O MATERIAL SOLICITADO. CUALQUIER DUDA RESPECTO A LA CORRECCIN DE UNA REQUISICIN DEBER TURNARSE DE REGRESO A QUIEN la realizo, no estando facultado el departamento de compras para resolver tal duda de una manera unilateral.

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La manera ms efectiva para evitar confusiones y errores en la comprensin de la informacin de las requisiciones, consiste en mantener en el departamento de compras un archivo o listado de los artculos comnmente solicitados. Algunas empresas han considerado prudente el establecimiento de un catlogo general que incluya todos los productos y materiales utilizados

2.4 Flujo de la requisicin de material

El flujo de la requisicin comprende que como mnimo se formulen dos copias de la requisicin realizada: una de ellas deber conservarla el departamento que hace la requisicin y la otra se deber enviar al departamento de compras, en este ltimo es enviada al departamento de recepcin.

Se considera una prctica generalizada que en una requisicin slo se incluya un tipo de producto, particularmente cuando se trata de materiales estandarizados. En el caso de algunos materiales especiales, como por ejemplo materiales de plomera que no se mantienen en inventario, se pueden incluir diferentes productos en una sola requisicin, condicionado esto a que se deban comprar a un solo proveedor y con entrega a una misma fecha. Esto simplificar el manejo de los registros, puesto que se adquirirn productos especficos de diferentes proveedores, se precisarn fechas de entrega diferentes, rdenes de compra por separado y otra clase de tratamiento.

Es de suma importancia para el departamento de compras que se sepa quin tiene la autoridad para presentar requisiciones de material. Bajo ningn concepto se aceptar

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aqullas requisiciones de personas que no estn especficamente autorizadas para elaborar tales requisiciones.

Es necesario que se revisen cuidadosamente todas las requisiciones antes de proseguir. La cantidad solicitada deber basarse en necesidades previstas. La fecha de entrega solicitada deber conceder el suficiente tiempo para que se obtengan cotizaciones y muestras, si fueran necesarias, as como para colocar el pedido y obtener la entrega de los productos. Si no se concediera tiempo suficiente, o si para poder cumplir con la fecha estipulada se debe tener en cuenta que puede incurrir en costos adicionales, esto deber comunicarse de inmediato a la persona que presenta la requisicin.

2.5 Seleccin de fuentes de abastecimiento

La seleccin de los proveedores constituye una parte muy importante de la funcin de compras y para realizar las requisiciones, esto involucra la bsqueda de fuentes de abastecimiento apropiadas, as como el llegar a convenios respecto a la entrega y precio del material deseado.

Dentro de los principales registros que debe tener un departamento de compras que est debidamente organizado, se encuentran:

Un registro de todos los contratos vigentes sobre los cuales ya se hayan colocado pedidos conforme haya sido necesario. Una clasificacin de productos y materiales comprados. Un registro de proveedores. 14

Respecto a los innumerables productos que se utilizan de una manera constante dentro de la empresa de los cuales se pueda obtener cotizaciones prcticamente a cualquier hora del da, no se considerar que exista problema alguno. Sin embargo, con frecuencia se habrn de solicitar cotizaciones sobre producto de uso comn, como es el caso de la papelera.

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