ELABORACIN DE PROYECTOS CULTURALES (Apuntes)

Curso de Gestin Cultural - UMCE

Prof. Gabriel Matthey Correa

Septiembre de 2013, Santiago de Chile

1. Introduccin
Un proyecto es una idea o pensamiento que se pretende materializar para lograr un cierto objetivo, dentro de un determinado contexto y plazo. Su origen se debe al deseo y motivacin por satisfacer una necesidad o aspiracin individual y/o colectiva. Cabe sealar que el ser humano naturalmente formula y realiza proyectos desde su infancia. Por ejemplo un nio, cuando quiere un chocolate, inmediatamente traduce su deseo en un proyecto (obsesin) para conseguirlo. Y, dependiendo de su carcter, de sus habilidades y circunstancias, l podr encontrar una buena estrategia para realizarlo y satisfacer su antojo. De lo contrario se quedar con las ganas y su proyecto quedar postergado. En la etapa adolescente los intereses cambian y surgen otro tipo de proyectos, tales como tener nuevas amistades, salir a fiestas, viajar o practicar deportes. Despus surge el proyecto de ser profesional, de desarrollarse en determinadas reas, de formar una familia, tener una casa, etc. Incluso, en trminos globales, cada persona tiene al menos un proyecto de vida, que explcita o secretamente lo acompaa durante gran parte de su vida y, por cierto, mientras no sea una fantasa o utopa, es muy importante llevarlo a cabo. En la prctica, muchos proyectos quedan en los sueos y tan solo unos pocos logran ejecutarse. En esto es fundamental priorizar, buscar alternativas, saber elegir y tener la voluntad y capacidad para realizar efectivamente aquellos que se hayan seleccionado. Si los proyectos quedan solamente en la teora, tarde o temprano surgen las frustraciones, pues los seres humanos, junto con pensar y soar, necesitamos hacer para realizarnos como personas.

CICLO BSICO DE UN PROYECTO

Explorar, investigar, percibir, (re)conocer diagnosticar (FODA)

Observar, consultar, medir, evaluar

Necesidades/Demandas (contexto)

Impacto (resultados)

Diseo (teora)
Pensar, crear, ordenar, estructurar ideas

Ejecucin (prctica)
Hacer, plasmar, aplicar, motivar, concretar ideas

Si el proyecto es individual, entonces se trata de responder a necesidades personales; si es corporativo, se trata de responder a necesidades colectivas comunitarias y/o sociales en funcin de las prioridades y misin de la institucin u organismo involucrado. Las necesidades reales de participacin en actividades culturales depende, en gran medida, de los intereses y demandas reales de las personas, pues no hay que olvidarse que la cultura tiene relacin con la vida cotidiana, con la forma de estar, ser, hacer y tener de la gente comn y corriente. Por ello, las actividades artsticas y programas patrimoniales son slo una parte muy importante, por cierto de la cultura; pero sta, en su sentido ms profundo y antropolgico, tiene relacin con todo el quehacer humano. Ahora bien, para disear cualquier proyecto cultural es fundamental primero ubicarse en el contexto; pues solamente as se pueden conocer las necesidades, demandas y aspiraciones reales de la gente. Entonces lo ideal es hacer un levantamiento cultural, en base a un plan sistemtico de investigacin, incluida la exploracin de campo. Sin embargo, no siempre se tiene el tiempo ni los recursos necesarios para ello. Una opcin simple es hacer una exploracin visual, acompaada de un plan de visitas y conversaciones con personas claves y, si se puede profundizar ms, se recomienda realizar consultas o encuestas (semi)estructuradas que sirvan de complemento a la observacin de campo. Y tanto el diseo, como la ejecucin e impacto del proyecto, pueden ser muy diferentes de un lugar a otro, dependiendo de la cultura local, del nivel de educacin e informacin que tenga su gente, lo cual est ntimamente relacionado con el nivel de pertinencia, calidad y promocin con que se hayan llevado a cabo las actividades contempladas en el proyecto.

2. Qu es un Proyecto?
Es una idea o conjunto de ideas que se pretenden llevar a cabo a travs de un plan de accin especfico previamente establecido, dentro de un espacio-tiempo determinado y con recursos tambin limitados. Los proyectos son acotados y dirigidos a comunidades, grupos humanos y/o pblicos previamente identificados, segn sea el caso. 2.1 Proyectos simples Son aquellos que contienen una actividad principal y, eventualmente, otras secundarias. Por ejemplo, en el caso de proyectos artsticos: (1) Grabacin de un disco (ms concierto de presentacin); (2) Exposicin de pinturas (ms inauguracin); (3) Realizacin de un ciclo de cine, etc. 2.2 Proyectos complejos Son aquellos que contienen varias actividades principales (simultneas o secuenciadas en el tiempo). Por ejemplo: (1) una gira de conciertos y la grabacin en vivo o en estudio de un disco; (2) una feria costumbrista, con artesana, msica, danza y comidas tpicas; (3) un Congreso Cientfico, incluido el acto inaugural, la exposicin de temas, mesas redondas, visita a centros de investigacin, actividades recreativas, acto de clausura, etc. 2.3 Proyectos transversales Son aquellos donde participan simultneamente dos o ms manifestaciones culturales como parte de un todo coherente. Por ejemplo: (1) La misma feria costumbrista de caso anterior; (2) una puesta en escena de teatro, video, danza y msica (multimedial); (3) presentacin de un libro que incluye discurso y lecturas del autor, mesa redonda, documental y msica en vivo, etc.

3. Aspectos generales y especficos para el Diseo de Proyectos

La formulacin de un proyecto es un acto creativo y, por lo tanto, cada persona tiene su propio estilo para hacerlo; sin embargo, la estructura fundamental es bsicamente la misma, aunque el formato puede variar dependiendo del tipo de proyecto y de las exigencias hechas por las entidades que otorgan los fondos de financiamiento. En general se trata de definir los objetivos, actividades, etapas, pasos y recursos necesarios para llevar a cabo una idea de la mejor forma posible; vale decir, con eficiencia y efectividad. La claridad, simpleza y sistematicidad de la formulacin del proyecto son decisivas para el resultado de su ejecucin, lo cual requiere de una buena coordinacin tanto de las actividades como de la administracin de los recursos. En el fondo, el diseo de un proyecto es el conjunto articulado de respuestas planteamiento sistemtico (o sistmico) en relacin a (1) Qu hacer?; (2) Por qu hacerlo?; (3) Para qu hacerlo?; (4) Para quines hacerlo?; (5) Dnde hacerlo?; (6) Cundo hacerlo?; (7) Con quines hacerlo? y (8) Cmo hacerlo? ( o Con qu hacerlo?) Por ejemplo, en el caso del nio que desea un chocolate, la secuencia de preguntas-respuestas puede ser:

1. Qu hacer? 2. Por qu hacerlo? 3. Para qu hacerlo? 4. Para quines hacerlo? 5. Dnde hacerlo? 6. Cundo hacerlo? 7. Con quienes hacerlo? 8. Cmo hacerlo?

Actividades / acciones Fundamentacin / justificaciones Objetivos, metas Pblico objetivo Espacio, lugar, dimensiones Tiempo, fechas, plazo, duracin Equipo de trabajo Finaciamiento y plan de ejecucin

3.1 Motivaciones para el diseo de un proyecto Sin duda que para el buen xito en el diseo de un proyecto es fundamental la motivacin. La persona gestora del proyecto debe creer en l y debe sentir una necesidad y deseo real para realizarlo al mejor nivel posible. Y no slo importan su experiencia y conocimientos; sino su actitud y relacin con el contexto (compromiso, iniciativa, entusiasmo, nimo, pertinencia). Si no hay motivacin real, el diseo del proyecto ser dbil y poco convincente. De igual forma, en caso de obtener los recursos de financiamiento, si el responsable de la ejecucin del proyecto no est realmente motivado, menos podr motivar a sus colaboradores y, como consecuencia, el resultado final ser pobre, sin una recepcin y aporte significativo. Obviamente que esto ser causa de frustraciones, pues se rendir muy por debajo de las expectativas y metas originalmente planteadas, lo cual puede influir negativamente en el impacto y apoyo de futuros proyectos. Por esta razn, la primera pregunta para definir un proyecto Qu hacer?, debe estar ntima mente ligada con la pregunta Qu quiero realmente hacer? o Qu me motiva a realizar tal o cual cosa?, pues de lo contrario no habr ni voluntad ni entusiasmo para hacer bien el trabajo.

Querer hacer, es la mejor motivacin para poder hacer

3.2 Anteproyecto (o prediseo de un proyecto) Esta etapa es fundamental, pues permite tener una primera aproximacin a lo que ser el diseo final de un proyecto, junto con reunir la informacin, antecedentes y documentos que sean necesarios para ello. Se trata de un prediseo que ayuda a tener mayor disciplina, a evitar las improvisaciones de ltima hora y/o las soluciones parche. Gracias a ello se minimizan los imprevistos, se maduran las ideas y se asegura un buen resultado en el diseo definitivo. La idea es que el proyectista prepare a tiempo todo el material requerido para realizar lo mejor posible el diseo. Se trata de analizar diferentes alternativas, de intercambiar opiniones con las dems personas que conformarn el equipo de trabajo, de hacer las consultas necesarias y, en general, de realizar un primer bosquejo o borrador del proyecto, en todas sus partes. Para ello hay que cumplir con una serie de requisitos y actividades, que ayudan a precisar y a acotar las ideas, segn se indica: a) Informaciones y antecedentes bsicos - Conocimiento del contexto, de la dinmica sociocultural del lugar involucrado (ritmo de vida, idiosincrasia, tradiciones, cultura local en general) - Conocimiento de los procesos y proyectos que estn en pleno desarrollo (consultar base de datos con informacin pertinente: Banco de Proyectos ya realizados y/o en curso) - Conocimiento de otros proyectos que pudieran ser equivalentes; posibilidad de vinculaciones o de alianzas para evitar duplicacin de esfuerzos o competencias intiles - Conocimiento de las alternativas y oportunidades de Fondos Concursables (Pblicos) y otras fuentes de financiamiento (Privadas o mixtas). Conocimiento de los requisitos y exigencias de cada uno de ellos (reas que cubren, orientacin, bases, plazos, criterios de seleccin). - Conocimiento y/o bsqueda de personas interesadas y capacitadas para participar en el proyecto

Contexto
Forma (formato) Contenido (segn bases)*

* Las entidades que otorgan los fondos tienen orientaciones (misiones) de inters especial (sociales, educacionales, recreativas, lucrativas, etc.). Dichas orientaciones no siempre estn manifiestas en las bases, razn por la cual es necesario informarse sobre ellas a travs de conversaciones previas, con las personas que corresponda.

b) Anlisis de alternativas y oportunidades para definir el Proyecto - Delimitacin de objetivos e identificacin de prioridades - Definicin de alternativas en funcin de oportunidades (contexto, necesidades y demandas reales, soportes corporativos-institucionales, misin, circunstancias) - Anlisis de prefactibilidad (posibilidades reales de la ejecucin de las alternativas definidas) - Delimitacin de campos de accin (espacio) y plazos (tiempo) - Preseleccin de componentes participantes (humanas y materiales) - Anlisis y seleccin de alternativas para captar fondos (pblicos, privados o mixtos) segn vas de financiamiento ms apropiadas y convenientes (donaciones, colaboraciones, auspicios, etc.) - Definicin de estrategias y/o procedimientos: Qu alternativas considerar (preseleccin); cmo plantear el proyecto; con quines realizarlo (alianzas, personas de trayectoria); a quines dirigirlo (pblico objetivo, beneficiarios); dnde y cundo presentarlo para conseguir financiamiento, etc.

4. Diseo de un Proyecto
El diseo de un proyecto consiste en precisar el anteproyecto al nivel de detalle requerido, en funcin de la alternativa elegida (la ms conveniente), segn lo exijan las bases y formato de postulacin del (los) organismo(s) que otorga(n) los fondos. En el diseo deben quedar claramente planteados todos los aspectos del proyecto, de tal manera de dejarlo listo para su ejecucin. Un buen diseo es el mejor plan de trabajo para la posterior ejecucin del proyecto. Ello significa definir bien cada una de sus partes, indicando las actividades, personas y materiales requeridos, dentro de una planificacin bien organizada en el espacio y el tiempo, con un plazo compatible con los objetivos y oportunidades, conforme a las bases y fondos disponibles para su financiamiento (Flujo de Caja segn Presupuesto). La estructura del diseo tiene una forma estndar (ver punto 4.7), que debe ajustarse al formato de postulacin. Obviamente, los objetivos del proyecto deben ser compatibles con la filosofa y misin del (los) organismo(s) que lo respalda(n). 4.1 Pertinencia y compatibilidad de la alternativa La alternativa elegida debe ser oportuna y concordante con el contexto (clara necesidad y prioridad de su realizacin e insercin en el medio). Adems debe buscarse la mejor articulacin con otros proyectos en ejecucin o por ejecutarse, evitando las duplicaciones de esfuerzo y/o repeticiones innecesarias. Para esto es fundamental que el proyectista est bien informado, en el terreno mismo de los acontecimientos. Y como este aspecto es determinante, lo ideal es que se resuelva ya en el anteproyecto, de tal manera que en el diseo slo se precisen y afinen los detalles. 4.2 Dimensionamiento del proyecto El dimensionamiento de un proyecto se refiere a su tamao; vale decir, a las dimensiones que implica en el espacio (escenarios y/o itinerarios), en el tiempo (plazos), en el equipo humano, en los materiales y financiamiento requeridos. Sin duda que esto es uno de los aspectos ms importantes del diseo, por cuanto son sus dimensiones (su escala) las que en gran medida van a determinar si los objetivos del proyecto son viables (realistas) o no, en relacin al plazo y los recursos considerados para llevarlo a cabo.

Un proyecto puede fallar debido a su mal dimensionamiento

Para evitar anticipadamente la falla, es recomendable que el proyectista haga un anlisis estratgico, de tal manera de buscar la dimensin ms adecuada del proyecto, en cuanto a su escenario espacial (localizacin fija y/o mvil); a su estructura temporal (plazos y conveniencia alternativa de dividirlo en etapas) y a la conformacin del equipo humano involucrado en cada alternativa. Este anlisis debe quedar bastante avanzado en el anteproyecto, pues en dicha etapa se requiere hacer el pre-dimensionamiento de las diferentes alternativas para as poder elegir la mejor opcin. Ahora bien, en la toma de decisiones es muy importante tener en cuenta los siguientes aspectos: a) Claridad en el planteamiento de los objetivos generales y especficos - Debe ser concordante con la misin de la institucin que respalda y/o avala al proyecto. - Deben distinguirse claramente los objetivos generales de los especficos, adems de su fundamentacin y justificacin. Debe haber coherencia entre ellos. - Debe tenerse en cuenta el impacto esperado para posteriormente compararlo con el resultado obtenido (impacto real). Esto ayuda a dimensionar el proyecto (definir su escala). b) Consistencia entre la dimensin y formulacin del proyecto - Costos proporcionales a los beneficios que se esperan lograr. - Plazos proporcionales, con metas de corto, mediano y/o largo plazo realistas, acorde a los objetivos y recursos disponibles (segn sus etapas). - Honorarios proporcionales y concordantes con el carcter y alcances del proyecto, acorde a los valores del mercado, segn sea la experiencia previa, nivel de responsabilidad y tiempo de dedicacin de cada participante. c) Factibilidad - Posibilidad real de la ejecucin del proyecto segn los plazos, recursos considerados, rendimientos normales, etc. 4.3 Conocimiento y cumplimiento cabal de las Bases El proyecto debe ser compatible con las bases y, por lo tanto, debe elegirse la modalidad y/o rea de postulacin que mejor se ajuste a ellas, segn trayectoria, requisitos, plazos, montos, etc. 4.4 Fundamentacin y documentacin de respaldo adecuada Los argumentos del proyecto deben ser muy convincentes, con todo el apoyo de documentacin que sea necesaria (curriculum, cotizaciones, cartas de compromiso, convenios, patrocinios, etc.) 4.5 Realismo y coherencia de las partes dentro del todo Debe buscarse la organicidad y proporcionalidad de las actividades, de los plazos, costos y honorarios, en funcin de los objetivos, plazos y recursos disponibles. Hay que evitar honorarios y plazos desproporcionados, tanto por exceso como por defecto. 4.6 Buena presentacin Es muy importante que el proyecto est bien redactado y ordenado, con una formulacin simple, directa y bien presentada (imagen visual), de tal manera que sea fcil de comprender. La sntesis es siempre bienvenida y el ttulo es clave, pues debe ser capaz de resumir y potenciar en pocas palabras la esencia del proyecto. Por ello, normalmente el ttulo es lo ltimo que se define, una vez concluido el diseo.

4.7 Estructura general del diseo Las partes del diseo de un proyecto, de acuerdo a los formatos ms comunes, quedan definidas por las respuestas a las preguntas generales planteadas en el punto 3. De esta manera, la estructura tipo es la siguiente: a) Fundamentacin y justificacin Por qu hacerlo? y para qu hacerlo? b) Objetivos generales (misin: metas en el largo plazo) Por qu hacerlo? (este punto a veces va fusionado con el a)) c) Objetivos especficos (actividades concretas a realizar en el corto y/o mediano plazo) Qu hacer? y Para quines hacerlo? (pblico objetivo, beneficiarios) d) Descripcin (sntesis del proyecto, campo de ejecucin (escenarios), etapas y duracin) Qu hacer?, Dnde hacerlo? y Cundo hacerlo? e) Pblico objetivo y/o beneficiarios del proyecto A quines est dirigido; quines sern sus beneficiarios? f) Recursos materiales requeridos (equipos, infraestructura) Cmo hacerlo? (o Con qu hacerlo?) g) Equipo humano requerido (personas idneas, capacitadas y responsables) Con quines hacerlo? Definir personas que conformarn equipo de trabajo h) Organigrama (estructura administrativa y ejecutiva; vinculaciones, deberes y derechos) Implica organizar el equipo segn una determinada estructura de trabajo, con sus funciones, niveles de responsabilidad y vinculaciones claramente delimitadas. i) Cronograma (plan de ejecucin y coordinacin de actividades en el tiempo) Cundo hacerlo? Implica definir las diferentes actividades, con sus tiempos requeridos (de inicio, desarrollo y trmino), dentro de un plan sistemtico; vale decir, se trata del ordenamiento temporal del desarrollo de las actividades, en forma articulada y eficiente, en base a perodos T de tiempo de referencia, usados como unidades ordenadoras (das, semanas, meses, etc.) (Ver Anexo). j) Recursos financieros (Presupuesto de costos directos e indirectos) y Flujo de Caja El Flujo de Caja es el programa de ejecucin del Presupuesto (cmo y cundo financiar cada parte del proyecto). Corresponde a la disponibilidad y asignacin oportuna de los recursos financieros a travs del tiempo y, por lo tanto, tiene que tener total concordancia con el plan de actividades establecido en el cronograma, perodo por perodo.

Cronograma

Flujo de Caja

Los montos involucrados en cada perodo (columnas del Cronograma), quedan definidos por las respuestas a las preguntas: Dnde hacerlo?, Cundo hacerlo?, Con quines hacerlo? y Cmo hacerlo? (Con qu hacerlo?) Tcnicamente, el Flujo de Caja consiste en el registro y reflejo contable del movimiento del activo circulante (dinero lquido en caja o cuenta bancaria), que efectivamente se usa durante todo el perodo de ejecucin del proyecto. Se trata del flujo operacional, que da cuenta del recurso fresco que se necesita da a da o mes a mes, segn sea la unidad de tiempo considerada. En este registro se incluye el capital inicial, los ingresos y egresos de los recursos involucrados en el Presupuesto. En ningn caso se debe mezclar con recursos propios y menos con recursos de otros proyectos. Como para el caso de proyectos culturales simples, el Flujo de Caja es la ejecucin directa del Presupuesto, l debe estar programado de tal manera que cierre en cero o con saldo positivo. Y ste no debiera ser muy alto, pues de ser as se estara dando una mala seal, indicando que el Presupuesto fue mal calculado y/o el proyecto mal dimensionado. Por el contrario, si el saldo es negativo, el dficit tiene que asumirlo la persona responsable del proyecto y debe poder justificarlo fundamentadamente en la rendicin de cuentas a los organismos que financiaron el proyecto. En este caso tampoco el monto debiera ser muy alto, pues con ello igualmente se estara reflejando un mal diseo inicial o una mala gestin en la ejecucin del proyecto.

Proceso Financiero de la Ejecucin de un Proyecto

Egresos Caja Fondo Captado Cuenta Bancaria Saldo

Ingresos

Flujo de Caja
(articulado con Cronograma)

*Empresas/Instituciones Auspiciadoras

Rendicin de cuentas

(*) Inicio del proceso

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5. Aspectos importantes en la evaluacin de un proyecto

Para poder hacer un buen diseo, siempre resulta til tener conocimiento sobre los aspectos que se consideran relevantes en la evaluacin y seleccin de los proyectos, por parte de los evaluadores. Si bien los criterios y prioridades pueden variar, bsicamente se evala lo siguiente: 5.1) Factibilidad y Credibilidad El proyecto debe ser posible (viable), creble (realista) y convincente; debe producir entusiasmo, inters, motivacin. 5.2) Pertinencia Debe ser oportuno, necesario y de fcil (natural) insercin (recepcin) en el medio y/o pblico objetivo. 5.3) Impacto de aporte real Debe producir impacto cultural (efectos concretos), en forma directa y/o indirecta. No obstante, debe evitarse el eventismo; es decir, la generacin mecnica de eventos o espectculos aislados, eventuales y efmeros (desechables), que a la larga no significan ningn aporte real al desarrollo sociocultural de la comunidad. Los impactos cortoplacistas, en el mediano y largo plazo implican un gran costo sin ningn beneficio real. Por ello, aquellos proyectos que se insertan dentro de un todo mayor, en forma coherente y continua (por etapas), como parte de un proceso de desarrollo cultural, significan un mejor uso y beneficio sociocultural de los recursos invertidos. 5.4) Efecto multiplicatorio Acorde a lo anterior, el proyecto debe tener una efectiva proyeccin en la comunidad, tanto en el espacio como en el tiempo. Para ello es muy importante establecer articulaciones con otros proyectos e instituciones, a travs de vinculaciones, convenios de colaboracin recproca, generacin de redes de intercambio, etc., pues de esta forma los recursos son mejor utilizados e invertidos, multiplicando y maximizando sus beneficios. 5.5) Eficiencia La eficiencia es un principio bsico que est presente en la naturaleza y que tambin vale para muchas actividades humanas: se trata de buscar el mejor resultado con el mnimo esfuerzo; es decir, una buena relacin de Beneficio/Costos (ahorro de energa, tiempo, espacio y recursos en general). 5.6) Originalidad vs. funcionalidad (factibilidad) Debe tenerse especial cuidado sobretodo en los primeros proyectos y cuando el interesado no es conocido, en evitar buscar la novedad por la novedad. Hay proyectos que llaman la atencin por su originalidad, pero muchas veces resultan poco factibles y poco funcionales; en otras palabras, son proyectos poco aterrizados que no logran convencer a los evaluadores. 5.7) Presentacin general (Forma y contenido) Junto con la claridad y buena presentacin del proyecto, el diseo debe ser coherente y consistente en todas sus partes. Cada parte debe potenciar a las dems, de tal manera que el total adquiera su mxima fuerza y credibilidad

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6. Ejecucin de un proyecto
Si el proyecto ha tenido xito en la evaluacin y ha recibido financiamiento, entonces corresponde llevarlo a cabo de la mejor forma posible, de tal manera de dejar un buen precedente que sirva de respaldo para proyectos futuros. Una mala ejecucin puede significar un gran desprestigio y prdida de confianza, que a la larga se traduzca en el cierre de muchas puertas para el (la) autor(a) del proyecto.

El mejor aval para un(a) gestor(a) cultural es el xito en sus proyectos anteriores Llevar a cabo un proyecto consiste en ejecutar cada una de sus partes segn el plan previamente establecido (organigrama, cronograma, presupuesto, flujo de caja), introduciendo responsablemente todos los ajustes que sean necesarios en funcin de las circunstancias e imprevistos, de tal manera de lograr los mejores resultados posibles con el mnimo esfuerzo (ahorro de recursos, eficiencia, efectividad, soluciones ptimas calidad, cumplimiento de plazos e informes, etc.). El xito del proyecto depender del nivel de organizacin, del ambiente de trabajo, del control, coordinacin y cumplimiento de las actividades programadas en forma oportuna y ptima. Para ello es fundamental que las personas participantes sean responsables y estn debidamente capacitadas. Tambin es importante que el flujo de la informacin sea oportuno entre las partes, de tal manera de sincronizar bien cada una de las actividades, siguiendo los pasos que sean necesarios, tratando de evitar los errores, la duplicacin de funciones, los tiempos ociosos y trabajos intiles. Un proyecto se puede considerar exitoso cuando cada una de las partes involucradas (ejecutores, beneficiarios e instituciones de respaldo) quedan conformes, con deseos de volver a participar en futuros proyectos. Artsticamente debe significar un aporte real para los propios artistas, pblico objetivo e, indirectamente, la comunidad en general. Laboralmente debe significar una experiencia positiva y, econmicamente, los saldos deben resultar, en lo posible, a favor. Algunos aspectos importantes a considerar en la ejecucin de un proyecto son: a) La coordinacin general: implica buscar la armona y buena articulacin entre las partes involucradas, preocupndose de que siempre los participantes (ejecutores y beneficiarios) se sientan motivados a cumplir lo mejor posible sus funciones (trabajo en equipo, sinergia). b) El ajuste de estrategias: siempre conviene revisar el calendario, de tal manera de asegurarse que sea el ms adecuado. Hay que considerar fechas y plazos pertinentes, evitando la existencia de actividades paralelas que puedan interferir en el campo de accin del proyecto ( por ej. Disminucin del pblico participante (o beneficiarios en general), debido a un fin de semana largo que los incentive a salir de viaje, fuera del mbito del proyecto). c) La produccin: es relevante realizar todas las acciones a nivel de detalles que se requieran en la puesta en escena del proyecto, tanto para los protagonistas como para el pblico participante. En tales casos es fundamental cuidar que cada una de las necesidades se cubran oportunamente (prensa, diseo de afiches y programas, promocin, invitaciones, preparacin de la sala, prueba de luces, prueba de sonido, escenario, camarines, baos, venta de entradas, etc.)

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d) Seguimiento y supervisin (control de calidad): siempre es necesario vigilar y verificar que todas las actividades se estn realizando a cabalidad y eficientemente, de la mejor forma posible. De esta manera es posible corregir los errores, hacer los ajustes y solucionar oportunamente los imprevistos. e) El flujo de caja: hay que preocuparse con anticipacin de disponer de los recursos a tiempo de acuerdo al plan de ejecucin del proyecto, de tal manera de evitar cualquier tipo de atraso por este concepto, pues muchas veces puede ser fatal para el cumplimiento del plazo final del proyecto. El flujo de caja debe tener oportunamente disponibles los recursos para los gastos de operacin, honorarios, adquisicin de equipos, etc. En este sentido es recomendable tener siempre a la mano una caja chica, de tal manera de ser lo ms operativo frente a los imprevistos. El flujo de caja es un aspecto muy sensible que, cuando falla, generalmente produce problemas humanos y operacionales, que se traducen en tensiones que perjudican al buen funcionamiento y xito del proyecto. f) El balance general: al concluir un proyecto siempre es importante hacer un balance de l, incluyendo un anlisis general, una autocrtica y las posibles proyecciones futuras. Esto implica evaluar su impacto, sus beneficios y utilidades, sus fortalezas y debilidades, etc. Y junto a ello es recomendable hacer una memoria de sntesis del proyecto una ficha tcnica, incluyendo una breve resea de los aspectos ms relevantes, estadstica de pblico, balance econmico, comentarios de prensa, etc. Dicha memoria es muy til en el futuro, pues sirve de gua, referencia y respaldo curricular para la captacin de fondos y ejecucin de nuevos proyectos.

ANEXO
Ejemplos comentados sobre Cronogramas (programacin de actividades) Segn se explic en el punto 4.7, el Cronograma o programacin de actividades es el plan sistemtico de ejecucin del proyecto a lo largo del tiempo. Ello implica definir claramente las diferentes actividades, con sus tiempos requeridos y plazos (comienzo, desarrollo y trmino) y secuencia lgica de realizacin, todo organizado en funcin del mejor aprovechamiento de los recursos involucrados. El ordenamiento temporal debe quedar bien articulado y favorecer la eficiencia. Se confecciona en base a perodos de tiempo T, usados como unidades de referencia (das, semanas, meses, segn sea ms fcil y prctico para poder entenderlo y cumplirlo). El Cronograma es la sntesis articulada de un proyecto, donde se ordenan y relacionan las partes en funcin del plazo total disponible para su ejecucin. Por ello, un Cronograma ser ms eficiente en la medida que las actividades estn bien definidas; que los tiempos de espera o tiempos ociosos sean los mnimos y que cualquier atraso o imprevisto pueda resolverse dentro de las holguras previamente consideradas en la estructura del Cronograma, de tal manera de evitar desfases o arrastre de atrasos que perjudiquen a las dems actividades y que se propaguen hasta el final, atrasando al proyecto en su totalidad y, con ello, sobrepasando el plazo planificado.

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Para ilustrar mejor algunas situaciones, a continuacin se presentan 3 ejemplos: CRONOGRAMA N 1 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 X X X X X X X X X X X X X X X X

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5

El Cronograma N1 presenta varios problemas. En general tiene una mala distribucin de las actividades: acumulacin al comienzo y desarticulacin a partir del tercer perodo. La actividad 3, 4 y 5 presentan discontinuidades, con perodos ociosos. Los perodos T4 y T5 slo tienen una actividad y, por lo tanto, hacen que la planificacin sea muy vulnerable, pues cualquier falla, por ejemplo en la Actividad 3, podra atrasar al resto y provocar el incumplimiento del plazo final del proyecto. CRONOGRAMA N 2 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 X X X X X X X X X X X X X X X

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Actividad 4 Actividad 5

El Cronograma N2 rene las caractersticas de una programacin ideal. A saber, cada actividad es continua en el tiempo; se inicia y termina con una sola actividad (introduccin y conclusin del proyecto); la mxima concentracin de trabajo est en el 5 perodo y, por lo tanto, cualquier atraso se puede corregir a tiempo, sin que ello signifique el incumplimiento del plazo final del proyecto. El hecho que las actividades estn bien escalonadas y con al menos un perodo simultneo entre ellas, es un buen amarre que asegura la continuidad y articulacin del programa, facilitando la fluidez y eficiencia en la ejecucin del proyecto. CRONOGRAMA N 3 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 Actividad 1 X X Actividad 2 X X X X Actividad 3 X X X Actividad 4 X X Actividad 5 X

T8 X X X

El Cronograma N3 es deficiente, principalmente porque tiene una concentracin de actividades al final, lo cual significa un alto riesgo de no poder cumplir por cualquier atraso con el plazo original del proyecto. Adems no est bien articulado. Se inicia muy lento, y hasta el perodo T4 slo se

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contempla ejecutar una sola actividad, lo cual desequilibra la distribucin del trabajo. Hay muchos tiempos de espera y tiempos ociosos. Las deficiencias de los Cronogramas N 1 y 3 y, en general, los problemas de planificacin temporal se deben a que las actividades del proyecto muchas veces no han sido bien definidas, confundindose unas con otras, duplicando esfuerzos u omitiendo ciertas actividades que luego afloran y deben resolverse como soluciones parches, las cuales distraen y desordenan todo el proyecto, incluyendo el Flujo de Caja (y por ello siempre hay que disponer de un respaldo en caja chica entre un 5% y un 10% de los fondos totales para cubrir los imprevistos). Por ello, para evitar problemas y lograr un Cronograma ms eficiente, es necesario tener en cuenta entre otros factores lo siguiente: - Identificar claramente las variables principales y secundarias. - Definir claramente cada actividad, evitando cualquier duplicidad entre ellas. Cada una debe ser diferente de la otra. - Estimar bien el personal requerido, los plazos (segn rendimiento normal) y secuencia necesaria para cumplir con ellos, estableciendo, si es necesario, subdivisiones o etapas internas (metas intermedias que deben controlarse y cumplirse). - Evitar concentrar las actividades al comienzo o al final. - Evitar las actividades aisladas. - Evitar la discontinuidad en las actividades, pues ello puede significar costos innecesarios (tiempo ocioso de personas que deben esperar o equipos e infraestructura que no se usan). - Buscar la mejor secuencia y articulacin entre ellas, dejndose siempre un margen de flexibilidad (holgura), de tal manera de tener tiempo para corregir (neutralizar) los errores sin que ello signifique arrastrar el atraso hasta al final y, por lo tanto, no cumplir con el plazo total del proyecto. - Preocuparse de que el Flujo de Caja funcione de acuerdo a lo programado, de tal manera que los recursos financieros estn disponibles a tiempo, para evitar atrasos por este concepto, que no tienen por qu ocurrir si el proyecto ya tiene un fondo asignado.

Prof. Gabriel Matthey Correa