Caractersticas idneas de los subsistemas en las empresas Subsistema de aprovisionamiento o Procuracin Debe encargarse de las siguientes cuestiones: Previsin

n de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, eleccin de las ofertas ms adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y forma. Recepcin de los materiales, inspeccin de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. Almacenaje y gestin de almacn. Subsistema de comercializacin Este subsistema se encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribucin, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea. Subsistema financiero Se encarga de las actividades relacionadas con la obtencin de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, prstamos. El objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad. Subsistema de recursos humanos La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de produccin, as la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas. Pueden establecerse 3 grupos segn su participacin en la realidad de la empresa: Propietarios: en las empresas pequeas coincide con los directivos. Directivos: asumen la responsabilidad de la gestin y de la administracin. Trabajadores: obtienen a cambio de la aportacin de su trabajo un salario.

Subsistema de objetivos y valores Es el primero en que se enfocan los integrantes de una empresa al iniciar la constitucin de la misma. Los valores estn ligados a las personas, cada ser humano es diferente y esta diferencia estriba en sus cualidades las cuales se potencializan en la empresa. Valores se define como el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura organizacional

El objetivo bsico de la definicin de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organizacin. Los Valores que se destacan en algunas empresas son: Lideramos con el ejemplo Trabajamos en equipo Respetamos a la persona Analizamos los hechos y brindamos nuestra opinin Nos comunicamos abierta y honestamente Nos comprometemos con la comunidad Ante todo, actuamos con integridad La organizacin cumple con una funcin para la sociedad, y si quiere tener xito en recibir utilidades, debe responder a los requerimientos sociales. El subsistema de Objetivos lo integran tres partes: Los Objetivos sociales impuestos a la organizacin. Las metas propias de la organizacin. Los objetivos de los miembros que la integran Identificar los objetivos organizacionales es una funcin bsica del administrador. Siempre hay objetivos, por lo menos implcitamente. El sistema de objetivos hace hincapi en las condiciones futuras deseadas que la organizacin trata de alcanzar. Las metas especficas incluyen cantidades de produccin, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas lmite para la terminacin del trabajo. Subsistema tcnico La tecnologa se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de ciertas tareas o actividades, este subsistema es identificado por la especializacin de conocimiento y habilidades requeridas, el equipo, las instalaciones, adems de que este subsistema afecta la estructura de la organizacin. Este subsistema juega un papel central en la determinacin de objetivos, planeacin, diseo de la organizacin, control de actividades y en la relacin de la organizacin con su medio ambiente. Subsistema psicosocial En este subsistema estn integrados los aspectos que tienen que ver con el factor humano. Desde su trabajo, intelecto hasta sus emociones y cultura, por ser esta parte intrnseca al ser humano su definicin afecta al comportamiento de la organizacin.

I.

II.

III.

IV.

V.

Recursos Humanos: Son el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organizacin. Tambin a la funcin que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organizacin. Estas actividades las puede desempear una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organizacin. Cultura Organizacional: Comprende las actitudes, experiencias, creencias y valores, tanto personales como culturales, de una organizacin. Se ha definido como "una suma determinada de valores y normas que son compartidos por personas y grupos de una organizacin y que controlan la manera que interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la organizacin. Los valores organizacionales son creencias e ideas sobre el tipo de objetivos y el modo apropiado en que se deberan conseguir. Los valores de la organizacin desarrollan normas, guas y expectativas que determinan los comportamientos apropiados de los trabajadores en situaciones particulares y el control del comportamiento de los miembros de la organizacin de unos con otros Motivacin: Es una caracterstica de la Psicologa humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la organizacin son inalcanzables a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organizacin. Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; tambin involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera. Comunicacin: La comunicacin es el fluido vital de una organizacin, los errores de comunicacin en ms de una organizacin han ocasionado daos muy severos, por tanto la comunicacin efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra comn para las funciones administrativas Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las polticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razn del intercambio regular de informacin las como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta leccin.

Subsistema administrativo Abarca toda la organizacin al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar planes estratgicos y operativos, disear la estructura y establecer procesos de control especficos y definidos en las reas. Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que

realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de direccin, de hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra ndole, y tiene que integrarlos. Tambin es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo porque es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que l quiere o deba hacerse. La direccin implica el uso inteligente de un sistema de incentivos ms una personalidad que despierte inters en otras personas. Respecto a este punto tambin existen ciertos principios a mencionar como: Principio de armona de objetivos. Principio de motivacin. Principio de liderazgo. Principio de claridad en la comunicacin. Principio de integridad en la comunicacin. Principio de uso de complemento de la organizacin informal.

Subsistema planeacin La Planeacin comprende tanto el programa de accin normativo del consejo directivo y/o alta direccin de una empresa, como sus metas y objetivos. El programa de accin define los objetivos, metas, polticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los niveles de decisin de la empresa (reas sustantivas y adjetivas). El proceso de planeacin consta bsicamente de las siguientes etapas: Establecimiento de objetivos. Formulacin de estrategias. Desarrollo de los planes de operacin. Establecimiento de presupuestos financieros. Ejecucin de las operaciones. Una vez que se tienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los medios de alcanzarlos; decidir de antemano qu se va a hacer y cmo. Esto implica el desarrollo de una estrategia global y polticas generales ms programas especficos y procedimientos. La integracin de la toma de decisiones a travs de la organizacin y en el tiempo. La planeacin ofrece un medio a los administradores y a las organizaciones para enfrentar los cambios en su medio ambiente.

En lo operativo la planeacin es la respuesta a necesidades especficas, tales como la toma de decisiones, solucin de problemas y pronstico de tendencias y sucesos. Subsistema organizacin La eficiencia de cualquier sistema organizacional estar en relacin directa con la coordinacin, misma que se obtiene a travs del establecimiento de: Una adecuada estructura organizacional. Una planeacin y un proceso de toma de decisiones eficientes. Sistemas de informacin y comunicacin. Si lo anterior existe, la coordinacin se facilitar grandemente. Esta funcin est implcita en todo el proceso administrativo. Individuos: Las personas son el sustento de toda organizacin. El hombre espera satisfacer todo un rango de expectativas. Organizacin Formal: Es la estructura o esqueleto del sistema. Conjunto de relaciones preestablecidas que determinan los derechos y obligaciones de las personas en el ejercicio de sus funciones, la jerarqua, tipo de autoridad, responsabilidad, etc. Organizacin Informal: Relaciones entre los individuos y los grupos, requerimientos y urgencias de tipo social, las normas grupales, etc., es el rea ms importante la empresa. Tecnologa: Agente de cambio social, modificador de los objetivos de la organizacin, de sus estructuras formales y actitudes y conductas de individuos y grupos. Contorno socio- econmico: Es el medio donde obtiene sus recursos (humanos, financieros y materiales), y es a ese medio donde se enfocan sus objetivos. Interdependencia: Es el mecanismo a travs del cual la organizacin se desarrolla. Se instrumenta a travs de procesos que unen o ligan a las partes: Comunicaciones: son las que permiten que la organizacin acte correctamente posibilitando la coordinacin y control de sus acciones. Aporta informacin y hacen coherentes a las organizaciones. Equilibrio: hace que las partes se relacionen entre s funcionando integralmente como sistema. Es el proceso mantenedor del sincronismo frente a los cambios internos y externos. Decisin: es el resultado de las interacciones entre los individuos y sus actitudes y los requerimientos de la organizacin. La decisin hace que sta marche hacia sus fines sin desviarse del camino planificado, es el nexo entre el pensamiento y la accin.

La interrelacin est dada por las actividades recprocas que desarrollan las diferentes partes de la organizacin y hace que un cambio en alguna de esas partes produzca efectos en las dems. Subsistema de direccin Dentro de las partes de la empresa est el subsistema de Direccin o pilotaje empresarial, fruto de la necesidad de un pensamiento director que proporcione la coherencia interna y externa para la consecucin de sus objetivos. Esta funcin es llamada tambin EjecucinComando o Liderazgo, es una funcin de tal trascendencia que algunos tratadistas consideran que la administracin y la direccin son una misma cosa. Esto es en gran parte, debido que al dirigir es cuando se ejercen las funciones administrativas. El pilotaje tiene que adecuar los medios a los objetivos de la organizacin aplicando los criterios: De carcter operativo (eficiencia y economa de recursos, equidad, eficacia) De carcter estratgico (de coherencia con las caractersticas del entorno) El empresario ha evolucionado, pasando del empresario capitalista (patrn), a ser el lder y estratega de la organizacin. Se hace una distincin entre el empresario de riesgo (capitalista) y el de control (elite directiva de expertos responsables de gestin global de la empresa). La actuacin se sustenta en tres ejes: La innovacin, por la importancia del cambio tecnolgico en la competitividad. El liderazgo para la conduccin de los grupos humanos hacia la consecucin de los objetivos procurando la motivacin y cohesin del mismo. La estrategia que ofrece en cada momento, una adecuada respuesta al entorno cambiante.

Las aptitudes o cualidades principales son: Una clara aptitud de liderazgo y capacidad empresarial Ser un experto estratega con grandes dotes de organizacin. Tener una especial orientacin al mercado y hacia el cliente Ser un buen director de personal con facilidad y habilidad en la comunicacin Gran capacidad negociadora y de resolucin de conflictos, lo que exige flexibilidad y aptitud para gestionar el cambio.

El punto de vista de sistemas sugiere que el administrador debe enfrentarse a situaciones dinmicas, inciertas, y frecuentemente ambiguas.

La cultura organizacional es el resultado de un proceso histrico. Est formada por una serie de valores que los miembros de la organizacin comparten, que se traducen en una determinada forma de entender y orientar la gestin de la empresa, en una determinada manera de afrontar los problemas. Se transforma en comportamientos y actitudes individuales que la direccin deber ajustar a los intereses de la empresa. El proceso de direccin Planificar: determinar un plan de accin. Organizar: Estructurar y organizar las actividades para cumplir los objetivos. Integrar los Recursos Humanos: elegir a los individuos competentes para los puestos de la organizacin. Dirigir los Recursos Humanos: guiar sus acciones hacia los objetivos. La sensibilidad respecto a las relaciones interpersonales es esencial si un directivo espera influir sobre cualquiera de los hechos humanos que lo circundan y es obvio que la direccin debe dejar sentir su influjo para cumplir con su misin de que se materialice la labor a travs de otros. Subsistema de control El sistema de control persigue un objetivo de eficacia para la empresa, es decir, se concibe como el instrumento para mantener en condiciones de eficiencia. Esto abarca que el administrador se aboque a tres grandes aspectos: Lograr los Objetivos, dentro de plazos oportunos. Lograr los con economa de medios, esto es logrando beneficios. Mantener motivado al equipo humano implicado en su consecucin.

Las organizaciones no funcionan al azar sino, de acuerdo a planes establecidos para lograr los objetivos. Las organizaciones fijan sus misiones y establecen estrategias, su comportamiento es racional y deliberado. Y para que exista esto es necesario el Control. Debe existir el subsistema de control para que las diversas secciones de la empresa puedan desempear su responsabilidad y su orden. En el subsistema de control se divide en bases de datos y sistema de informacin y auditoria de recursos humanos. El objetivo del control es asegurar que cada departamento de las organizaciones marche de acuerdo a lo previsto. Si no trabajan con armona y al mismo ritmo, las organizaciones dejan de funcionar eficiente. La palabra control se puede definir de varias maneras:

Funcin administrativa; forma parte del proceso administrativo de planear, organizar, dirigir y controlar. En este caso, control tiene es la funcin acompaar y evaluar lo planeado, organizado y dirigido. Medio de regulacin para mantener el funcionamiento dentro de los estndares deseado; funciona como detector es para mantener proceso en los estndares establecidos. Funcin restrictiva y limitadora de un sistema para mantener a los miembros dentro de los patrones de comportamiento deseado; se refiere al expediente del personal de las organizaciones.

El control trata de garantizar que todo ocurre con la planeacin adoptada y los objetivos establecidos, sealando fallas y errores para corregirlos. Caractersticas del Sistema de Control: Claridad y Simplicidad. Adaptabilidad. Eficiencia y Eficacia. Continuidad. Objetividad. Adecuacin. Oportunidad

Procesos de control Este proceso es cclico y repetitivo, sirve para ajustar las operaciones de los estndares preestablecidos, compuesto de 4 etapas: Establecimientos de los estndares deseados: representa el desempeo deseado, proporcionan medios para establecer lo que deber hacerse y cul es el desempeo o resultado ms normal o deseable. Los estndares se pueden expresar en costo, cantidad, calidad y tiempo. Seguimiento y monitoreo del desempeo: es el control que acompaa y mide el desempeo. Monitorear significa acompaar, observar de cerca, ver cmo marchan las cosas. Para controlar el desempeo es necesario conocerlo y obtener informacin. La observacin o verificacin del desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa de la operacin. Comparacin del desempeo con los estndares deseados: obtenida la informacin del desempeo o resultado, la prxima etapa es compararla con los estndares establecidos. Esto se lleva a cabo por medios de informes, indicadores, porcentajes, estadsticas, grficos, etc. Esto no quiere decir que busca los errores, sino tambin localizar las dificultades apara mejorar los resultados en las operaciones futuras.

Accin correctiva: los errores deben corregirse para que las operaciones se normalicen. Esto busca lograr que lo realizado este de acuerdo con lo que se pretenda realizar.

Criterios de control Para que el proceso de control sea eficaz debe tener en cuenta los siguientes criterios: El proceso debe controlar las actividades apropiadas: el control debe dirigirse a las actividades que deben y requieren ser controladas. El proceso debe ser oportuno: el control debe efectuarse en el momento adecuado para sealar las desviaciones necesarias en tiempo real y permite emprender las acciones correctivas. El proceso debe tener una relacin favorable entre costo y beneficio: el control no puede costar ms que el elemento controlado, sino debe ofrecer un beneficio mayor que el costo para que valga la pena ejercerlo. En general los costo incluye: o Sistema de monitoreo y procesamiento. o Personal para operar el sistema. o Tiempo del personal para suministrar los datos al personal de control. o El proceso debe ser preciso: los procesos de control son indicadores de progreso y son la base para las acciones correctivas. El control debe ser objetivo, claro y preciso. o El procesos de control debe ser aceptado: es necesario que las personas acepten el control y comprendan los objetivos del proceso, que sientan que le control es necesario y debe ejercerse. Medios de control Las organizaciones utilizan diversos medios de control para asegurar los estndares deseados: Jerarqua de auditora: estructura organizacional, niveles jerrquicos para asignar autoridad y exigir obediencia. Reglas y procedimientos: preestablecen reglas y procedimientos que rigen el comportamiento de las personas. Establecimiento de objetivos: los objetivos sirven de guiar a la accin de las personas. Sistema de informacin vertical: puede transitar en 2 sentidos ascendente y descendente. La descendente lleva las rdenes, mandatos, decisiones, aclaraciones y orientaciones para los subordinados; se utiliza para controlar el desempeo de los subordinados. Ascendente lleva las noticias de eventos, resultados, que indican a los superiores que las tareas se ejecutaron; realiza la retroalimentacin con los niveles superiores. Relaciones laterales: comunicaciones entre pares es decir, entre persona y cargo, ocupan el mismo nivel jerrquico. Sirve para integrar y coordinar las relaciones con los pares.

Organizacin matricial: Cada cargo tiene el doble de obediencia al gerente de la funcin y al gerente de producto.