RST Computacin S.A.

INFORME DE PROPOSICION N 32

DIAGNSTICO PROCESO DE CIERRE

PQR CHILE S.A.
















Elaborado por : O. Magna V.
Subgerencia : Consultora.
Fecha : Noviembre, 2005.


Diagnstico Proceso de Cierre. PQR Chile S.A.
Sigma, Servicios Informticos S.A. Consultora - 2 -
OBJETIVOS

Realizar, por parte del rea de Consultora de RST S.A., un diagnstico del proceso de
Cierre de la empresa PQR Chile S.A., abarcando la Oficina Central, Bodega Principal,
Planta Chimbarongo y Oficina de Salta.
ALCANCES

El estudio comprende, para toda la gestin de Cierre, una completa revisin de los
procedimientos existentes, las cargas de trabajo comprometidas, la organizacin actual, el
soporte tecnolgico, as como las mejores prcticas, que desde el punto de vista de los
clientes internos, clientes externos y Proveedores, es conveniente adoptar.

Toda esta informacin, en conjunto con las estrategias de la empresa, permitirn definir
una lista de oportunidades de mejora de organizacin, procesos y sistemas, las cuales
sern la base para redisear el proceso y con ello disminuir la fecha cierre de mensual.

ORGANIZACIN

Para la realizacin de este estudio, se conformar un grupo de proyecto encabezado por el
Gerente de Administracin y Finanzas Sr. J uan Salazar, el Contralor Sr. Prez Cotapo y el
SubGerente de Mejoramiento Continuo Sr. Andrs Ramrez, todos por parte de PQR Chile
S.A., y los consultores de RST S.A. Srs. UNO y DOS.

REUNIONES

Para efectos de la realizacin de este estudio, se contemplan reuniones ejecutivas y
operativas. Las primeras tendrn una periodicidad semanal y su carcter ser informativo,
en cuanto analizar el avance del proyecto, y correctivo en cuanto a la toma de decisiones
que modifiquen el desarrollo de las actividades o incorporen aquellas necesarias para un
mejor diagnstico. Los participantes sern los profesionales que integran el grupo de
proyecto definido en el punto anterior.

Por otra parte, se realizarn reuniones operativas que no tendrn periodicidad
predeterminada y que sern efectuadas en las ocasiones que sean necesarias, involucrando
los niveles ejecutivos y operativos relacionados a la gestin de Cierre tanto en las oficinas
centrales de PQR Chile S.A. como en la Bodega Principal y la planta de Chimbarongo.
INSTRUMENTOS

Se utilizarn diversos instrumentos para la recoleccin de datos, deteccin de necesidades
de informacin y anlisis de la gestin ejecutiva y operativa. Entre ellos se destacan:

Informacin estadstica y antecedentes generales.
Encuesta de autorrelevamiento,con la cual se conocern las cargas de trabajo (en tiempo y
tareas) de las personas que participan directamente en el proceso de Cierre. Este instrumento
permitir el modelamiento de los actuales procedimientos para su estudio y posterior rediseo;
y ser material necesario para lograr un conocimiento acabado de las actuales situaciones
susceptibles de ser mejoradas.
Entrevistas personales a las principales personas que intervienen de manera directa e
indirecta en el proceso de Cierre.
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Encuesta a clientes internos/externos y proveedores, destinada a conocer los principales
valores de calidad de la gestin de Cierre, percibidos tanto por los distintos departamentos y
reas de PQR Chile S.A. que realizan actividades relacionadas al proceso de Cierre, como por
las empresas externas que actan como clientes y proveedores y que se encuentran
relacionados directamente a esta gestin.

CONFECCIN INFORME FINAL
Contempla la elaboracin de un Informe que ser entregado al Gerente de Administracin
y Finanzas Sr. Roberto Rumi, el cual ser previamente discutido en una reunin de tipo
ejecutiva, especficamente definida para tal efecto. Una vez aprobado el Informe, los
resultados sern expuestos en una charla informativa.

PRODUCTOS
De los productos obtenidos por la realizacin del diagnstico sobre el proceso de Cierre,
se destacan:

Diagnstico de la situacin actual del proceso de Cierre realizada en los distintos
departamentos y reas de PQR Chile S.A., (conteniendo validacin de estrategias,
procedimientos actuales, anlisis de clientes y mejores prcticas).
Estudio de Cargas y Tiempos de cada una de las personas directamente involucradas en el
proceso de Cierre (contiene detalle de las horas utilizadas en cada una de las actividades que
componen el proceso de cierre, desglosado por persona y rea involucrada).
Anlisis de los actuales sistemas (contiene el anlisis de la actual plataforma informtica,
describiendo las principales caractersticas tanto del equipamiento computacional existente
como de las aplicaciones informticas relacionadas a la gestin de Cierre).
Oportunidades de Mejora (comprende todas las situaciones susceptibles de ser mejoradas
detectadas durante el diagnstico de los procesos de Cierre, validados, alineados a las
estrategias y priorizadas por el equipo de trabajo).

BENEFICIOS
Con la realizacin del estudio, la Gerencia de Administracin y Finanzas tendra los
siguientes beneficios asociados a los procesos:

Conocimiento acabado de las cargas de trabajo, en tiempo y tareas, de cada integrante que
participa directamente en el proceso de Cierre.
Formalizacin de los actuales procedimientos para su estudio y rediseo.
Conocimiento acabado de las actuales situaciones susceptibles de ser mejoradas.
Visin de Oportunidades de Mejora y su clasificacin en organizacionales, tecnolgicas y de
procesos, alineada con las estrategias.
Posibilidad de redisear un modelo de operacin basado en el estudio de oportunidades de
mejora alineadas a las estrategias.
Conocimiento de una metodologa de anlisis crtico de la situacin actual del proceso de
Cierre.
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CRONOGRAMA
El estudio tendr una duracin de 43 das hbiles y comprende 240 h/h de dedicacin
directa al proyecto, inicindose el da 15 de Diciembre de 2005. Las etapas, actividades y
plazo se describen a continuacin:

Etapa Plazo
Organizacin del proyecto 15-Diciembre
Confirmacin de las estrategias 16- Diciembre al 30-
Diciembre
Informacin de las mejores prcticas
Relevamiento de la situacin actual
1. Encuesta de relevamiento
2. Entrevistas Internas
3. Entrevistas a Clientes (internos y
externos)
4. Entrevistas a Proveedores
5. Confeccin de Procedimientos
6. Anlisis de Sistemas
7. Anlisis Situacin Actual
16- Diciembre al 30-
Enero 2006
Identificacin de oportunidades de mejora 30- Enero al 05-feb.
Confeccin Informe 22-Dic al 09-feb.
Aprobacin y Resultados 10-feb.

1. Actividades
El Proceso de Diagnstico comprende las siguientes actividades:
Organizacin del Proyecto:
Comprende la formacin del grupo de proyecto; asignacin de responsabilidades a cada
integrante del grupo de proyecto; presentacin del proyecto a las personas de PQR Chile S.A.
que se entrevistarn y encuestarn, por medio de una charla expositiva; y definicin del
calendario de entrevistas personales. Esta presentacin se realizar en las oficinas centrales de
la empresa.
Confirmacin de las Estrategias de la Gerencia de Administracin y Finanzas, y de las
metas asociadas al proceso de Cierre, e identificacin de las Mejores Prcticas.
Se documentan las estrategias tanto de la empresa como de la Gerencia de Administracin y
Finanzas y se identifican aquellas especficas relacionadas al proceso de Cierre, con objeto de
orientar el proceso de diseo del modelo de Organizacin, Operacin y Sistemas a realizar en
un posterior estudio. Esta tarea no pretende redefinir nuevas estrategias, sino que validarlas.
Tambin, se buscan y revisan los indicadores de gestin necesarios en el proceso de Cierre y en
reuniones de trabajo con el equipo del proyecto, en conjunto con la informacin recopilada del
anlisis de clientes, se documentan las mejores prcticas que para la compaa son de uso
normal dentro del proceso de Cierre.
Anlisis de Autorrelevamientos.
Comprende el anlisis de la operacin, organizacin, los procesos y la tecnologa que
actualmente posee el proceso de Cierre, a travs de 34 entrevistas personales y 11 encuestas de
"autorrelevamientos" aplicadas a personas de PQR Chile S.A. que participa en el proceso de
Cierre, y cuyo detalle se describen en el siguiente cuadro.
Con todo esto se obtendr una visin de los actuales problemas y las situaciones que son
susceptibles de mejorar, en base a la estrategia y a las mejores prcticas, que se estudiar en
paralelo a esta tarea.

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Tabla de Entrevista y Encuestas a realizar
rea Personas involucradas Entrevista Encuestas
Oficinas
Centrales
Gerencia
Comercial
1
1
1
1
0
0
0
0
Administracin
y Finanzas
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
0
1
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
PRINCIPAL 1
1
1
1
Productos
TREUS
1
1
1
1
0
0
1
0
Planta
Chimbaron
go
Subgerencia
Operaciones
1
1
1
0
0
0
Depto.
Ingeniera
1 0
Depto. Prog.
Control
Operaciones
1
1
1
1
1
0
1
0
0
0
Salta 1 0
TOTAL 34 11
Nota: 1 se aplica, 0: no se aplica
Flujo de procedimientos actuales.
Se esquematizan los procesos actuales, detallando tareas, documentos y responsables.
Anlisis preliminar de clientes.
Se prepara y aplica una encuesta de valores a clientes internos de PQR Chile S.A. y externos a ella.
Para ello se contactar y definir un cronograma de seis a ocho entrevistas y se realizar un
programa de reuniones con los clientes internos, externos y proveedores que se definan.
Identificacin de Oportunidades de mejora.
Se documentan todos aquellos aspectos susceptibles de ser mejorados de la situacin actual, al
comparrseles con las mejores prcticas, el anlisis de las ideas sugeridas por el equipo de
proyecto y su alineacin con las estrategias. Entre las oportunidades de mejora se consideran
todas aquellas que ya hayan sido detectadas, pero no se han implementado an. De esta forma
se logra integrar todas las oportunidades en un nico modelo de operacin.
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Costos
El desarrollo del Estudio tiene un costo de 361 UF, el cual se cancelar mensualmente y
proporcional a las actividades desarrolladas. Su detalle se describe en el siguiente cuadro:

Etapa H/H Costo (UF)
Organizacin del proyecto 2 5
Confirmacin estrategias 4 6
Informacin de las mejores prcticas 5 8
Relevamiento de la situacin actual
1. Encuesta de relevamiento
2. Entrevistas Internas
3. Entrevistas a Clientes (internos y
externos)
4. Entrevistas a Proveedores
5. Confeccin de Procedimientos
6. Anlisis de Sistemas
7. Anlisis Situacin Actual

172 262

Identificacin de oportunidades de mejora 10 18
Confeccin Informe, Revisin,
Aprobacin y Resultados
47 62
TOTAL 240 h/h 361 UF


Gantt
Se adjunta carta Gantt, considerando actividades, perodo de tiempo y actividades crticas.






















OMV
05 noviembre2005; C:\RST\proyecto