Partie 1

Assurer la gestion administrative des RH du service

Selon J.-M. Plane (1), la Gestion des Ressources Humaines (GRH) est aujourdhui une fonction part entire, avec des outils reconnus. Aux cts de la direction gnrale, elle assure la fois une fonction dintgration pour le personnel (dialogue social, communication de la stratgie) et une fonction de diffrenciation des salaris (recrutement et pilotage des carrires, rmunrations individualises, etc.). Elle gre les effectifs, les qualifications et les comptences court, moyen et long termes. Ses orientations stratgiques se dclinent, sur le plan oprationnel, en processus de gestion du personnel, dans le cadre rglementaire du droit du travail et de la protection des donnes personnelles. La gestion administrative des RH assure la collecte, la mmorisation, le traitement et la diffusion des informations relatives aux salaris, dans tous les processus de leur gestion, de leur recrutement jusqu leur dpart. Dans une organisation, la Direction des RH peut dcentraliser certaines procdures de GRH. Les managers en sont alors responsables pour le seul personnel de leur quipe et dlguent leur assistant des activits administratives relatives aux processus concerns. Lassistant de manager devient un interlocuteur du service RH, sous le contrle de son manager, dans le cadre du Systme dInformation des RH (SIRH) de lorganisation et de ses procdures de GARH.
(1) Plane J.-M., La Gestion des ressources humaines, Economica, 2e dition, 2006.

Sommaire
CHAPITRE 1 Le cadre des activits RH dlgues lassistant manager .......................................... 9 Situations 1. Analyser le contexte de lactivit dlgue ........................................................................................................................................10 2. Analyser son poste de travail ........................................................................................................................................................................12 3. Assurer une veille juridique, informer ....................................................................................................................................................13 4. Informer, diffuser linformation sociale .................................................................................................................................................13 Notions 1. Le contexte de lactivit dlgue en RH .............................................................................................................................................15 2. La gestion administrative du personnel dlgue lassistant manager ......................................................................17 Exercices 1. Lagenda social ......................................................................................................................................................................................................19 2. Le processus de dpart dun salari .........................................................................................................................................................20

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CHAPITRE 2

La participation au processus de recrutement ......................................................................... 21

Situations 1. Identifier les comptences attendues ................................................................................................................................................... 22 2. Slectionner les supports de diffusion ................................................................................................................................................. 24 3. Concevoir une annonce doffre demploi ............................................................................................................................................. 24 4. Contribuer la slection des candidats ............................................................................................................................................... 26 5. Faciliter lintgration des candidats ........................................................................................................................................................ 27 6. Mettre jour la base de donnes du personnel ............................................................................................................................. 28 Notions 1. Environnement des activits lies au processus de recrutement...................................................................................... 29 2. Activits lies au processus de recrutement .................................................................................................................................... 30 Exercices 1. Choisir le moyen de diffusion dune annonce de recrutement ........................................................................................... 33 2. Informatiser le Registre Unique du Personnel ................................................................................................................................ 33 3. Analyser un processus dintgration....................................................................................................................................................... 34 CHAPITRE 3 La prparation et le suivi des formations ...................................................................................... 35

Situations 1. Identifier les enjeux et les besoins en formation .......................................................................................................................... 36 2. tablir des priorits, assurer le suivi administratif et financier ........................................................................................... 40 3. tablir des priorits, organiser .................................................................................................................................................................... 41 Notions 1. Les enjeux et le contexte de la formation professionnelle ..................................................................................................... 43 2. Lorganisation de la formation dans lentreprise............................................................................................................................. 44 3. Le suivi des actions du plan de formation du service ................................................................................................................ 45 Exercices 1. Enjeux de la formation et identification des besoins ................................................................................................................. 47 2. Conception dun support dvaluation des comptences........................................................................................................ 47 CHAPITRE 4
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La gestion des absences et des congs ............................................................................................. 49

Situations 1. Apprhender le contexte du suivi des absences et des congs ........................................................................................... 50 2. Grer les absences imprvues .................................................................................................................................................................... 52 3. Suivre les congs annuels .............................................................................................................................................................................. 54 4. Mettre jour et exploiter les donnes relatives aux absences ............................................................................................ 55 Notions 1. Spcificits et enjeux de la gestion des congs et absences ................................................................................................. 57 2. Le suivi des absences......................................................................................................................................................................................... 58 3. La gestion des congs annuels.................................................................................................................................................................... 59 Exercices 1. Analyser les enjeux de labsentisme .................................................................................................................................................... 61 2. tudier une solution externalise de la gestion des absences ............................................................................................. 61 3. Planifier les congs et aplanir les conflits ......................................................................................................................................... 62 APPLICATION 1 SARL MINOFRA Demeures du Nord de France
.................................................................. 63

1. Veille juridique ..................................................................................................................................................................................................... 64 2. Recrutement ..................................................................................................................................................................................................... 65 3. Formation des salaris la scurit....................................................................................................................................................... 70 4. Suivi des absences .............................................................................................................................................................................................. 73 5. Prparation la premire phase de lpreuve action professionnelle ........................................................................... 74

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Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager
Objectifs

> >

Situer ses activits en relation avec la DRH, dans les procdures de gestion administrative du personnel et dans le Systme dInformation des Ressources Humaines Se sensibiliser aux contraintes, obligations et activits de la gestion administrative du personnel

LORGANISATION
Dnomination : AGERIX SA directoire Activit : Gestion des risques techniques et environnementaux AGERIX Clientle : Entreprises et collectivits franaises et europennes Structure : 4 agences rgionales en France, autonomes et structures en ples supports (RH, contrle de gestion) et en ples mtiers : Audit (conformit aux rfrentiels de scurit), Btiment (scurit des btiments), Formation (prvention des risques), Laboratoire (analyses et essais), Conseil (systmes qualit) Chiffre daffaires 2007 : 182 millions deuros Effectif : 2 000 collaborateurs en Europe dont 1 500 techniciens et ingnieurs
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Assistant de manager du ple Conseil de AGERIX NORD, vous dpendez hirarchiquement de son responsable M. Mehdi Bellet. Vous lui consacrez environ 40 % de votre temps et occupez les 60 % restant soutenir lactivit oprationnelle du ple (22 ingnieurs et techniciens). La DRH nationale impulse une rorganisation : informatisation des procdures de gestion du personnel (Oracle PeopleSoft) et dcentralisation de certaines applications au management intermdiaire. En plus de la gestion oprationnelle (les projets clients), chaque manager dun ple mtier est dsormais responsable, dans son quipe, du recrutement, de la formation, de la gestion des absences et des congs. Il prend les dcisions qui concernent ses collaborateurs dans ces domaines et son assistant prend en charge les activits administratives correspondantes. Les assistants des managers des ples mtiers ont donc de nouvelles attributions en tant que Correspondants RH de leur ple et dpendent fonctionnellement du Responsable Ressources Humaines (RRH) de lagence dans ce cadre. Mme Li Beijing est la RRH de lagence AGERIX NORD.

Problmatique gnrale
Comment situer vos nouvelles responsabilits dans le cadre de la Gestion Administrative des Ressources Humaines (GaRH) et du Systme dInformation des Ressources Humaines (SIRH) ? Comment vous positionner entre les collaborateurs, le manager, la RRH et la DRH ?
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Situation 1
Analyser le contexte de lactivit dlgue
Mme Li Beijing a distribu et comment de nombreux supports loccasion dune sance de formation des assistants-correspondants RH. Vous reprenez la description du Systme dinformation des ressources humaines de lentreprise (doc.1) et lexemple de la procdure de paye (doc.2) pour vous imprgner de votre cadre de travail et prendre la mesure de vos responsabilits. 1 Recensez les domaines dintervention des assistants - correspondants RH (Doc. 1 et prsentation de lorganisation). Prcisez leurs liens, en amont ou en aval, avec les autres domaines de la gestion de lentreprise. 2 Analysez les documents 2 et 3. Reprez les principaux acteurs, oprations et flux dinformation de la procdure de paye chez AGERIX. 3 Analysez votre responsabilit quant la confidentialit des informations, leur fiabilit et le respect des chances.

Doc 1

Cartographie du SIRH dAGERIX

Les assistants - collaborateurs RH prennent en charge, pour leur service respectif, les activits administratives en couleur sur le schma.
Portail RH Intranet Site de lentreprise

Logiciel RH 3 modules

Gestion des comptes Droits et habilitations, listes de diffusion, e.mail

- Annuaire - Formulaires RH en ligne

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Recrutement

- Candidatures spontanes - Base du personnel

Gestion Courante Gestion des valuations Prparation Paie Gestion des formations Moteur de Paie

Gestion des activits congs, absences

Facturation

Comptabilit

Budget/Prvision Effectif, masse salariale Tableaux de bord Indicateurs RH

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

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Doc 2 AGERIX - Schma simplifi de la procdure de paye

PREPARATION PRE EPARATION DE E LA A PA PAYE AYE A YE

VEILLE JURIDIQUE et MISE JOUR R DES PARAMTRES DE PAYE : taux des cotisations, formules de calculs, plafonds de scurit sociale, exonrations Mise ej jour dinformations ig gn signaltiques : s a salaire de base, RIB, changement dadresse ou d de situation familiale Saisi des informations Saisie men mensuelles variables : abse absences, maladies, nombre de jours de cong congs pays pris, heures supplmentaires, acom acomptes demands

LANCEMENT DE LA PAYE DU MOIS

Tableau ablea au de d saisie intermdiaire BD Personnel

BULLETIN DE PAIE

TAT DES VIREMENTS

ENREGISTREMENTS COMPTABLES

LIVRE DE PAIE
Salari (Archivag (Archivage) ge) ge Employeur Banq Banques ques q ues

DUCS - Dclaration et tl tlpaiement des cotisations sociales

URSSAF

ASSEDIC

caisses de retraite i d t it complmentaire Cadres (AGIRC) non cadres (ARRCO)

Dclaration Annuelle des Donnes Sociales Employeur URSSAF Services fiscaux (DGI) Salari

Lgende DOCUMENT RGLEMENTAIRE OPRATION

Flux dentre Flux de sortie Destinataire Dlgation au correspondant RH

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Doc 3

Commentaires de la procdure de paye (notes prises en formation) la cellule Paye du sige). Conserver les justificatifs, par collaborateur et par mois, dans un dossier annuel. Depuis 2004 (refonte de la loi Informatique et Liberts de 1978), le responsable de la cellule Paye est un Correspondant Informatique et Liberts (CIL). Il veille lapplication des rgles de mise en uvre des traitements informatiques de donnes nominatives. Il a conu une charte de dontologie RH. La veille juridique concernant les paramtres de paye et leur MAJ ainsi que les autres oprations sont prises en charge par la cellule Paye du sige.
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Lassistant-correspondant RH est responsable, pour les seuls salaris de son ple daffectation : de la collecte et de la mise jour des informations signaltiques ; de la collecte, validation et mise jour des informations mensuelles variables. Il est responsable de leurs saisies mensuelles : directement sur la BD du personnel pour les informations signaltiques (+ transmettre une copie papier au ple RH lattention de Boris, assistant du ple RH dAGERIX NORD) ; dans un tableau intermdiaire sur Excel, complter au plus tard le 25 au soir de chaque mois (le 27, Boris transmet ces fichiers prparatoires

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Doc 4 Charte de dontologie RH - Extraits Selon la loi Informatique et Liberts du 16 janvier 1978, raffirme par la loi pour la confiance en lconomie numrique de 2004 [] et conformment aux articles [] du Code du Travail [] les consquences morales et thiques de lexploitation des informations nominatives qui identifient les salaris et les candidats rendent ncessaire lapplication de rgles dontologiques strictes par tout collaborateur susceptible de collecter, consulter, traiter, transmettre ou tre inform de donnes personnelles relatives aux salaris ou candidats. Tout intervenant en RH, membre du service RH, intervenant ponctuel, stagiaire ou consultant extrieur est concern par cette charte. [] Toute donne personnelle descriptive dun salari ou dun candidat est rpute confidentielle. Le respect des droits fondamentaux de la personne Lintervenant en RH prserve la vie prive des candidats en assurant, y compris avec ses collgues, la confidentialit des donnes quil manipule. Il prend en considration les utilisations abusives qui pourraient en tre faites. Il ne transmet ces informations quaux tiers autoriss. En respect de larticle L.122-45 du Code du travail, il ne pratique aucune discrimination en rapport avec lorigine, le sexe, les murs, lorientation sexuelle, lge, les opinions politiques, les activits syndicales, les convictions religieuses, ltat de sant ou le handicap, lappartenance une ethnie, nation ou race des salaris ou candidats [] Le respect de la finalit des traitements Lintervenant RH ne collecte aucune information discriminatoire. Il nintervient quavec le consentement libre et clair des candidats pour enregistrer des informations nominatives qui ne seront exploites que pour la dure et la finalit initialement prvues. Il respecte la dignit, la libert et la protection des candidats.[]

Je, soussign ____________________, dclare avoir pris connaissance de la charte de dontologie RH et mengage en respecter les prescriptions. Fait ___________________________ Le _____________________________
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Signature

Situation 2

Analyser son poste de travail

Vous tes confront vos nouvelles responsabilits pour la paie du mois suivant. En effet, le ple RH de lagence ne gre plus les validations de demande de congs ou dabsences qui sont dsormais du ressort des managers. En attendant que tous les modules du nouveau logiciel soient installs, cette priode de transition implique une attention particulire de votre part. 4 Analysez votre poste de travail dans ce contexte : fonctions, moyens, ressources matrielles et informationnelles disponibles, liaisons fonctionnelles, degr de dlgation, rsultats attendus. 5 Explicitez votre contribution aux activits du manager. 6 Dtaillez votre rle en matire de circulation de linformation. tudiez en quoi la saisie en ligne, par les salaris, de leurs demandes de congs ou davances sur frais le facilitera.

E6

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

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Doc 5 Notes sur la saisie des informations mensuelles pour la paye 2. Saisie mensuelle dans le fichier intermdiaire sur Excel : pour chaque collaborateur du ple (en ligne), dans lordre alphabtique, indiquer (6 colonnes) : le nombre de jours de congs pays, de repos compensateurs et de maladie, le nombre dheures supplmentaires, les acomptes et avances ventuellement accordes. 3. Valider le fichier (voir le mode opratoire). Boris, du ple RH centralise les fichiers intermdiaires saisis par les correspondants. Il ralise ensuite les mmes contrles quauparavant, partir de la base de donnes (fichier comptable et planning des activits). Priode de transition ! 1. Collecter les informations Centraliser les demandes de congs ou de rcupration dheures supplmentaires (support papier) remplies par les collaborateurs et valides (ou valider) par M. Bellet. M. Bellet supervise le planning des activits de lquipe (projets clients en cours et venir), dans lequel chaque collaborateur continue saisir ses activits et ses absences. Les collaborateurs noncadres effectuent rgulirement des heures supplmentaires, mais cest M. Bellet qui me fournit la liste. Sil y a lieu, le ple comptable me transmet par mail les acomptes sur salaire ou avances sur frais de dplacement demands par les salaris de lquipe.

Situation 3

Assurer une veille juridique, informer

Un collaborateur inform de vos nouvelles responsabilits vous pose une question : Si je prends deux semaines de congs cet t et mes trois autres semaines de congs pays entre Nol et le mois de mars, aurais-je droit, comme ma femme dans son entreprise, des jours de congs pays supplmentaires ? 7 Cherchez les rponses aux questions de votre collaborateur sur un site institutionnel (par exemple, le site du ministre du travail et des relations sociales, /www.travailsolidarite.gouv.fr/informations-pratiques/fiches-pratiques/). FINALIT 2
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8 Prparez lexplication que vous lui donnerez en face face.

FINALIT 1

Situation 4

Informer, diffuser linformation sociale

Le portail intranet dAGERIX est encore en cours de construction . Vous consultez sa premire bauche, en ligne depuis peu. Vous vous interrogez sur lintrt du portail RH et sur votre rle de veille, dexplication et de conseil. 9 Analysez les fonctions dun portail RH (Docs 6 et 7). 10 Expliquez la procdure suivre (Doc. 6) pour consulter les informations disponibles sur le portail RH de lentreprise. 11 Proposez ladministrateur central une page dinformations rglementaires, en rponse la question de votre collaborateur (Situation 3).

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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Doc 6 Structure du PORTAIL RH (en projet)

ADMINISTRATEUR CENTRAL pilotage oprationnel et fonctionnel de la e.grh

Accs personnalis et scuris Droits daccs

PAGE dACCUEIL Menu personnalis, en fonction du profil de lutilisateur connect

INFOS Informations rglementaires Nouveauts Informations pratiques : rglementation, sessions de formation, postes pourvoir en interne

APPLICATIONS Recrutement Gestion des absences Gestion des congs Gestion de la formation

DOCUMENTS Annuaire interne, Trombinoscope Formulaires en ligne : demande de congs, demande de formation, candidature un poste interne, dclaration dabsences Dossier personnel Parcours personnel de formation

Doc 7

Projet de la page daccueil du portail RH dAGERIX

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AGERIX Portail RH
Mon quipe

Demande de congs

Demande de prestations internes

Mail

Internet

Mon parcours pro

Mon cadre de vie

la une
Actualits Informations rglementaires / Plus dinfos

mon dossier
Consulter ou modifier mon dossier individuel

postes pourvoir
36 offres demploi internes

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

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NOTIONS
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1 Le contexte de lactivit dlgue en RH

Le droit du travail, le systme dinformation des ressources humaines (SIRH) de lentreprise et ses procdures de gestion administrative en la matire (GARH) sont les principaux constituants du contexte de travail de lassistant de manager.

1.1 Le cadre rglementaire

I Le droit du travail

Il encadre les pratiques de GRH : le code du travail rglemente les relations de travail, la protection sociale, les droits et obligations des employeurs et des employs ; la convention collective de branche ou laccord dentreprise amliore les dispositions du code du travail et les adapte au secteur dactivit ou lentreprise.
I Lagenda social

Les obligations des employeurs sont nombreuses et rcurrentes en termes de dates de dclaration, dates de paiement, information tous les, consultation avant le Ces chances sociales, incontournables sous peine damendes dissuasives, sont repres dans un agenda social. Il indique, pour lanne, toutes les dates concernes par une obligation rglementaire. Il est mis jour rgulirement, car assorti de notes relatives de nouvelles modalits, issues de la veille juridique et sociale. Il est ralis par des socits spcialises, consultable par abonnement sur Internet ou par le service RH, pour lensemble de ses obligations.
I La protection des donnes personnelles

La loi Informatique et Liberts du 6 janvier 1978 et la loi pour la Confiance en lconomie numrique de 2004 protgent les individus des dangers lis aux fichiers et aux traitements informatiques contenant des donnes nominatives. Elles encadrent lutilisation des donnes personnelles par des droits pour les personnes fiches et des obligations pour ceux qui les collectent ou les utilisent. La CNIL (Commission Nationale Informatique et Libert), est lorganisme charg de faire respecter ces lois (conseils, dclarations, contrles, sanctions). FINALIT 2

1.2 Le Systme dInformation des Ressources Humaines (SIRH)

Un systme dinformation des ressources humaines est constitu de lensemble des acteurs, matriels, logiciels ou procdures qui participent la collecte, la conservation, la production, la transmission ou la diffusion dinformations relatives aux ressources humaines de lentreprise. Toutes les entreprises possdent donc un SIRH, plus ou moins informatis. Mais lacronyme SIRH est surtout utilis pour parler dune gestion informatise globale des RH dune organisation.
I Les documents papier

Quel que soit le degr dinformatisation des procdures de GARH, le dossier individuel du salari reste indispensable pour classer les documents qui circulent, sur support papier, entre lemployeur et les salaris, de leur embauche leur dpart. FICHE RESSOURCE 1 - CONSTITUER LE DOSSIER INDIVIDUEL DU SALARI Chaque entreprise doit aussi tenir des registres rglementaires : le registre unique du personnel (une ligne par salari avec date dembauche et date de dpart) ou encore le registre des accidents du travail. La rglementation autorise la dmatrialisation de certains dentre eux, sous certaines conditions (intgrit des donnes, traabilit, etc.).
I Les logiciels RH

Les logiciels spcialiss automatisent les processus de GARH les plus chronophages : le traitement de la paie (souvent externalis auprs de lexpert-comptable ou dun prestataire spcialis), la gestion des activits et des absences, le suivi de la formation des salaris, le recrutement.
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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NOTIONS
Ils assurent une ponctualit et une exactitude des rsultats produits et librent du temps aux managers pour une gestion individualise du parcours professionnel des salaris (formation, valuation) et pour une gestion collective prvisionnelle et stratgique (GPEC, scurit).
I Un

SIRH

Un outil logiciel complet (de type ERP ou PGI) centralise toutes les donnes relatives au personnel et intgre toutes les fonctions RH en les reliant aux autres fonctions de lentreprise (comptabilit, gestion des activits oprationnelles, contrle de gestion). Lutilisation conjointe des TIC facilite : la dcentralisation de certaines applications RH, leur dlgation au management intermdiaire, la diffusion de linformation sociale sur lintranet, la saisie dinformations la source, par le salari concern dans des formulaires en ligne. De nombreux documents sont ainsi dmatrialiss : demande de congs, inscription une formation, etc. Un moteur de workflow automatise ensuite la circulation de linformation entre les acteurs concerns par les diffrentes oprations : validation traitement rponse personnalise prise en compte dans la base de donnes du personnel. Ces exemples participent la e.grh ou gestion lectronique des ressources humaines.

1.3 Les procdures de GARH

FICHE RESSOURCE 4 - FORMALISER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Un processus administratif est une succession dtapes de traitement dinformations, ncessaires afin dobtenir un rsultat. Il fait intervenir des acteurs et gnre des flux dinformations. Le terme de procdure lui est ici prfr pour parler des faons de procder dans une entreprise en particulier. En effet, dans le respect des processus rglementaires, les procdures de GARH (les oprations, les acteurs et les flux gnrs) sont spcifiques chaque entreprise. Elles dpendent principalement de ses orientations stratgiques en matire de RH, de leffectif gr, du degr dinformatisation du SIRH et du niveau de dlgation des applications RH.
I Les acteurs
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Les procdures de GARH font intervenir de nombreux acteurs, internes, des niveaux hirarchiques et fonctionnels diffrents, et externes. Autant dintervenants avec lesquels lassistant de manager est en relation dans le cadre des activits qui lui sont dlgues. Recrutement ANPE, APEC, ETT, presse, site spcialis, cabinet de recrutement Organismes sociaux De recouvrement et/ou rpartition : URSSAF/CPAM/CRAM, ASSEDIC, ARRCO

ACTEURS INTERNES Direction gnrale, Direction RH, Assistants RH Managers de services Assistants de managers

Formation Organismes de formation, de financement (FONGECIF)

Personnel

Administrations Inspection du travail, Mdecine du travail, Administration fiscale

Banques

Litiges Conseil des prudhommes Tribunal administratif

Partenaires sociaux Dlgus du personnel, Dlgus syndicaux, Comit dentreprise, CHSCT

Consultants, sous-traitants, prestataires Expert comptable, Conseiller juridique, Prestataire informatique Syndicat professionnel

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1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

I Les flux dinformations

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NOTIONS
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Les flux dinformations gnrs par les procdures de GARH sont varis : rglementaires, de travail ou de pilotage ; comptables, financiers ou statistiques ; individuels ou collectifs ; dmatrialiss ou non ; externes, destination des organismes sociaux ou de lInspection du travail par exemple ; ou internes, destination des salaris ou des partenaires sociaux ou encore pour alimenter la BDRH.

2 La gestion administrative du personnel dlgue

lassistant de manager
La gestion administrative du personnel fait appel de manire rcurrente certaines comptences que lassistant de manager doit matriser. Trois dentre elles sont dtailles ci-dessous. Elles illustrent les principales qualits attendues de lassistant de manager dans ce domaine.

2.1 Les comptences sollicites

Les activits RH dlgues un assistant de manager requirent les comptences suivantes : collecter les informations ; optimiser la circulation des informations ; organiser et classer les dossiers et documents ; mettre jour les documents et registres rglementaires ; assurer une veille juridique et sociale ; conseiller et informer les salaris ; mettre jour la base de donnes du personnel.

2.2 Pratiquer une veille juridique

La veille juridique est essentielle pour assurer chaque salari le respect de ses droits et pour sassurer que lentreprise sacquitte de ses obligations. Mme si les premires sources de lassistant sont souvent son manager, un rfrent du service des RH ou le portail RH, il doit mettre en place les outils ncessaires pour assurer la veille juridique auprs dautres sources dinformation. FINALIT 2 - LA VEILLE INFORMATIONNELLE Les sources du droit du travail sont les premires dentre elles : le code du travail et les accords ngocis dans ce cadre (convention collective de branche ou accords dentreprise). Les modalits dapplication de la rglementation sont facilites par dautres sources : le ministre du travail : il propose des fiches pratiques sur le site www.travail-solidarite.gouv.fr/ ; les organismes sociaux (URSSAF, ASSEDIC) ou Directions Dpartementales du Travail, de lEmploi et de la Formation Professionnelle (DDTEFP) dont la fonction dinformation se dveloppe sur leurs sites respectifs ; les syndicats professionnels informent les entreprises de leur secteur dactivit : conventions collectives, rgles spcifiques en matire de congs, de scurit, etc. ; des organismes spcialiss dans les tapes cls de la GRH ou des domaines plus pointus (ergonomie, gestion collective du stress au travail) proposent leurs conseils sous forme de manuels ou de CD, rgulirement mis jour par abonnement (LAMY Social ou Francis Lefebvre Social), de flux RSS, de fonds documentaires disponibles sur leur site (accs souvent payant) ; lexpert-comptable, dans les PME, une cellule de juristes dans les grandes entreprises, etc. Enfin, les applications RH enregistrent de nombreuses informations caractre personnel sur les salaris ou les candidats. Le Guide pour les employeurs et les salaris, tlchargeable sur le site de la CNIL (www.cnil.fr), informe sur les droits des salaris et les obligations de lemployeur.
ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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NOTIONS 2.3 Informer des salaris
En dehors des obligations dinformation des reprsentants du personnel, le code du travail prvoit une information des salaris selon deux modalits principales : Un affichage, pour une information de tous les salaris : convention collective, rglement intrieur, coordonnes de linspecteur du travail, dispositions lgales concernant la lutte contre le harclement moral et sexuel, ordre des dparts en congs, etc. Une information personnelle, par courrier ou sur le bulletin de paye ou un document joint : nombre de jours de congs pays acquis et pris, nombre dheures supplmentaires ralises dans lanne, nombre dheures de DIF acquises, etc. Les TIC facilitent la diffusion de linformation sociale, collective (onglet social sur lintranet) ou individuelle (saisie dun identifiant et dun mot de passe pour accder son dossier personnel). La loi Informatique et Liberts prvoit que tout salari concern par une informatisation de donnes personnelles soit clairement inform des objectifs poursuivis, du caractre obligatoire ou facultatif de ses rponses, des destinataires des donnes et des modalits dexercice de ses droits daccs, de rectification et dopposition.

2.4 Mettre jour de la Base de Donnes des Ressources Humaines (BDRH)

Lassistant de manager met jour la base de donnes du seul personnel de son service, dans le cadre de procdures dcentralises de GARH et des activits dlgues par son manager. Selon le degr dinformatisation du SIRH et la nature des dlgations, il ralise ces mises jour directement dans la BDRH ou par lintermdiaire de fichiers de travail, centraliss et contrls ensuite par le service des RH. Pour faciliter lorganisation de la gestion administrative du personnel de son service, lassistant peut tre amen construire sa propre base de donnes et de documents. Dans tous les cas, lassistant respecte les dlais demands. Il sassure de lintgrit et de lexactitude des donnes saisies et il assure leur confidentialit.
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2.5 Les qualits attendues

Les applications RH traitent de nombreuses informations personnelles et sintgrent dans un contexte rglementaire, oprationnel et stratgique. Elles impliquent trois grandes catgories de qualits ou comptences spcifiques pour le dlgataire : des qualits relationnelles FINALIT 1 Lcoute active et lempathie sont ncessaires pour entendre le dsarroi (devant une procdure rglementaire complexe par exemple) ou linjustice ressentie (lors dune demande de congs refuse ou lors dune demande de formation reporte) par certains collaborateurs et pour formuler en retour les explications ou conseils appropris. Les techniques de ngociation ou de rsolution de conflits sont utiles pour prvenir ou lever des blocages relationnels lintrieur de lquipe (lors de la rpartition des congs par exemple). Lassistant, intermdiaire entre les interrogations lgitimes dun salari et les contraintes rglementaires, matrise la qualit de son argumentation pour fournir des rponses justifies. La veille juridique est dune grande aide dans ce cas (arguments dautorit). une assurance de la scurit et de la confidentialit des informations personnelles manipules, en respect de la loi Informatique et Liberts et de lobligation de confidentialit inhrente la fonction dassistant de manager. FINALITS 1 ET 2 la prise en compte du contexte et des consignes : dmarche rigoureuse, choix des outils adquats, contrle de la fiabilit des donnes, respect des chances.
Mots du lexique e.grh GARH Portail RH SIRH 1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

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Exercices
Exercice 1 Lagenda social
Dans une entreprise de services (375 salaris), vous tes charg des relevs mensuels de mouvements de personnel et des procdures concernant le bilan social et le service mdical. Vous dcidez de construire votre propre agenda social. 1. Rappelez lintrt dun agenda social et le rle dune veille informationnelle dans ce domaine. 2. Reprez, dans les annexes 1 et 2, les acteurs internes et externes concerns par les activits RH cites. 3. Construisez votre agenda social des mois davril et mai (ANNEXE 2), en vous inspirant de lexemple de lannexe 1 : calendrier mensuel avec, sur la date concerne, un lien hypertexte vers la description de lchance correspondante.

ANNEXE 1 Agenda social

Pour les entreprises de plus de 50 salaris, salaires de juillet 2008 pays avant le 01.08.2008. Aot 2008 1 8 15 22 29 2 9 16 23 30 5 aot date limite 8 aot date limite 15 aot 5 septembre date limite 8 septembre date limite 9 septembre date limite 30 septembre date limite 3 10 17 24 31 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28 1 8 15 22 29 2 9 16 23 30 Septembre 2008 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

URSSAF : paiement des cotisations de scurit sociale, de la contribution solidarit autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL ASSEDIC : paiement des cotisations du chmage et de lAGS DDTEFP : relev mensuel des mouvements du personnel (DMMO) Fri : Assomption URSSAF : paiement des cotisations de scurit sociale, de la contribution solidarit autonomie, de la CSG, de la CRDS, du versement de transport et du FNAL ASSEDIC : paiement des cotisations du chmage et de lAGS DDTEFP : relev mensuel des mouvements du personnel Communication au comit dentreprise des documents dinformation sur les bilans des plans de formation 2007 et 2008 et sur le projet de plan de formation pour 2009 (note 3) Premire runion du comit dentreprise (ou des dlgus du personnel) sur lexcution du plan de formation de lanne 2008 et sur le projet de plan pour lanne 2099 (note 3). de cette runion doit se faire au plus tard le 9 septembre (au lieu du 24 octobre). Les dates concernant la deuxime runion annuelle nont pas t modifies.
Daprs www.editions-legislatives.fr
Hachette Livre 2009 - BTS AM - F5 : Activits dlgues - La photocopie non autorise est un dlit.

Note 3 : Un dcret du 18 juillet 2008 a avanc la date de la premire des deux runions annuelles du comit dentreprise sur le plan de formation : celle-ci doit se tenir avant le 1er octobre (au lieu du 14 novembre). En consquence, la communication au Comit dEntreprise (CE) des documents dinformation ncessaires la tenue

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RH DU SERVICE

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ANNEXE 2 Obligations semestrielles - Premier semestre 2008

Bilan social Avant le 15 avril, communication au CE et aux dlgus syndicaux du projet de bilan social. Avant le 30 avril, runion du comit dentreprise ou dtablissement sur le projet de bilan. Avant le 15 mai, communication linspecteur du travail du ou des bilans, du PV de la runion donnant lavis du CE. [] Accord de participation Prsentation au comit du rapport de lemployeur sur la participation de lexercice coul (dans les 6 mois suivant la clture de chaque exercice). Service mdical Avant le 30 avril, prsentation au comit du rapport sur le fonctionnement et sur lactivit du service de mdecine du travail de lentreprise. Avant le 31 mai, communication de ces rapports linspecteur du travail et aux mdecins-inspecteurs rgionaux. [] OBLIGATIONS DATE VARIABLE - Anne 2008 Information annuelle aux membres du comit dentreprise, aux dlgus syndicaux (ou aux salaris, dfaut des dlgus du personnel) des modifications apportes aux conventions et accords collectifs applicables dans lentreprise.[] Consultations annuelles du CE sur : le programme de prvention des risques professionnels et damlioration des conditions de travail (aprs consultation du CHSCT). le rapport dactivit du mdecin du travail et sur le service mdical du travail.
Daprs www.editions-legislatives.fr

Exercice 2 Le processus de dpart dun salari

Le dpart dun salari donne lieu des formalits administratives diffrentes selon le motif du dpart : arrive terme dun CDD, dmission, licenciement, dpart la retraite. Mais, dans tous les cas, lemployeur doit respecter des obligations lgales. 1. Reprez les acteurs et les flux dinformations gnrs par le dpart dun salari. 2. Prsentez une liste de contrle des tches administratives relatives au dpart dun salari.

ANNEXE

Les documents remis aux salaris lors de son dpart

quels quaient pu tre les changements demployeur ou de forme juridique de cette entreprise ; la date de sortie (celle de fin du pravis, effectu ou non) ; la nature des emplois successivement occups avec les priodes correspondantes. Toute autre mention est facultative et ncessite laccord des deux parties. Sont interdites les indications susceptibles de porter prjudice au salari ou dtre simplement tendancieuses. Et lattestation pour lASSEDIC ? Lors de la rsiliation, de lexpiration ou de la rupture du contrat de travail, lemployeur doit dlivrer au salari lattestation ncessaire pour faire valoir ses droits au chmage. Ce document est remis en mme temps que le certificat de travail et le dernier bulletin de salaire. Et ceci, quelles que soient la nature, la dure, la forme du contrat et les modalits de sa cessation. Lemployeur doit adresser directement lASSEDIC un exemplaire de lattestation, en sus de lexemplaire quil remet son salari, et ce pour toute rupture ou fin de contrat de travail.
MAJ le 14 aot 2008, www.travail.gouv.fr

Hachette Livre 2009 - BTS AM - F5 : Activits dlgues - La photocopie non autorise est un dlit.

la rupture du contrat de travail, quelle quen soit lorigine (licenciement, dmission), lemployeur remet obligatoirement au salari : un certificat de travail qui atteste de lemploi occup par le salari dans lentreprise ; une attestation pour lASSEDIC indispensable pour faire valoir ventuellement les droits lallocation chmage. savoir Il est frquent (mais non obligatoire) que lemployeur tablisse, loccasion de la rupture du contrat de travail, un solde de tout compte, dont le salari lui donne reu. Ce document fait linventaire des sommes verses au salari lors de la rupture du contrat de travail. [] Ce document doit tre tabli en double exemplaire dont un est remis au salari [] Quand dlivrer le certificat de travail ? Lemployeur est tenu de dlivrer le certificat de travail lexpiration de tout contrat de travail, la fin du pravis, quil soit excut ou non. Il est tenu la disposition du salari dans lentreprise. Quelles mentions doivent figurer dans le certificat de travail ? Il mentionne obligatoirement : la date dentre du salari dans lentreprise
1. Le cadre des activits RH dlgues lassistant de manager

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