Adams GestionProcesal Tema11

Tema 11
REFERENCIAS LEGISLATIVAS
Ley Orgnica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial
Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de
Datos de Carcter Personal.
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica.
Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologas de
la informacin y la comunicacin en la Administracin de Justicia.
Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los
registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacin de
medios telemticos para la sustitucin de la aportacin de certifi-
cados por los ciudadanos.
Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantacin en la
Administracin de Justicia del sistema informtico de telecomuni-
caciones LexNet para la presentacin de escritos y documentos, el
traslado de copias y la realizacin de actos de comunicacin procesal
por medios telemticos.
Orden JUS/3244/2005, de 18 de octubre, por la que se determina
la dotacin bsica de las unidades procesales de apoyo directo a los
rganos judiciales.
La modernizacin de la oficina judicial.
La nueva oficina judicial. Su regulacin
en la Ley Orgnica del Poder Judicial.
La administracin de justicia y las nuevas
tecnologas. Cdigo de Conducta para
usuarios de equipos y sistemas informticos
al servicio de la Administracin de Justicia.
El expediente digital y la presentacin
telemtica de escritos y documentos. La firma
digital, el correo electrnico. Incidencia
de la legislacin de proteccin de datos
en el uso de las aplicaciones informticas.
1. La modernizacin de la oficina
judicial. La nueva oficina judicial:
su regulacin en la Ley Orgnica del
Poder Judicial
2. La Administracin de Justicia y las
nuevas tecnologas
3. Cdigo de conducta para usuarios de
equipos y sistemas informticos al
servicio de la Administracin de
Justicia
4. El expediente digital y la
presentacin telemtica de
escritos y documentos
5. La firma digital
6. El correo electrnico
7. Incidencia de la legislacin de
proteccin de datos en el uso de las
aplicaciones informticas
11-2
Organizacin y estructura del Poder Judicial
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Guin-resumen
1. La modernizacin de la oficina judicial. La nueva oficina
judicial: su regulacin en la Ley Orgnica del Poder Judicial
1.1. Introduccin
Tradicionalmente, la organizacin fundamental para dar apoyo a los jueces ha sido
la secretara. Cada rgano jurisdiccional estaba constituido por un juez y una secreta-
ra, integrada por un secretario judicial y personal auxiliar (oficiales, auxiliares y agen-
tes judiciales). La ley dispona que hubiese una secretara en cada juzgado y una o
varias secretaras en cada sala o seccin de los tribunales, todo ello bajo la direccin de
los jueces.
Este modelo tradicional se transforma a finales de 2003 con la reforma de la Ley
Orgnica del Poder Judicial (Ley Orgnica 19/2003, de 23 de diciembre), que introdu-
ce la regulacin de la nueva oficina judicial.
El Libro V de la Ley Orgnica del Poder Judicial (LOPJ), regula ahora la oficina judicial
y los ms relevantes aspectos estatutarios, funcionales y orgnicos del Cuerpo de Secretarios
Judiciales y el Libro VI regula el estatuto de los nuevos Cuerpos (Gestores Procesales y
Administrativos, Tramitadores Procesales y Administrativos, Auxilio Judicial) y de otro
personal al servicio de la Administracin de Justicia.
Con la reforma de la LOPJ se disea y se crea un modelo de oficina judicial com-
puesta de las dos unidades previstas por su artculo 436: las unidades procesales de
apoyo directo (UPAD) y los servicios comunes procesales (SCP). De este modo, el
secretario judicial, cuando se encuentre al frente del servicio comn de ordenacin del
procedimiento, estar en mejores condiciones para impulsar el procedimiento, permi-
tiendo que el juez o tribunal pueda dictar las resoluciones de fondo en tiempo y forma.
Con estas caractersticas, la oficina judicial como gnero comprende como
especies tanto a las unidades procesales de apoyo directo como a los servicios comu-
nes procesales.
Las UPAD asumirn la tramitacin procesal y llevanza de todos aquellos asun-
tos cuyo conocimiento tengan legalmente atribuidos jueces y tribunales, asis-
tindolos mediante la realizacin de las actuaciones precisas para el eficaz
cumplimiento de la funcin jurisdiccional.
Los SCP son objeto de especial regulacin, llenando el vaco legal existente
hasta el momento, fomentando su desarrollo y especializacin, y establecien-
do un sistema que garantice un mejor gobierno especialmente en aquellos
casos en los que, por su complejidad o tamao, resulta imprescindible la exis-
tencia de mandos intermedios.
El proceso iniciado con la reforma de la LOPJ se culmina con la pro-
mulgacin de la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legisla-
cin procesal para la implantacin de la nueva oficina judicial (entrada en
vigor: 4 de mayo de 2010), que adapta la leyes procesales y realiza una dis-
11-3
La modernizacin de la oficina judicial
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
tribucin de competencias entre jueces y secretarios judiciales para hacer posible el
nuevo esquema organizativo de la Administracin de Justicia.
Se trata, en sntesis, de que los jueces y magistrados dediquen todos sus esfuerzos
a las funciones que les vienen encomendadas por la Constitucin: juzgar y hacer ejecu-
tar lo juzgado. Para ello es preciso descargarles de todas aquellas tareas no vinculadas
estrictamente a las funciones constitucionales que se acaban de sealar, y a ello tiende
el nuevo modelo de la oficina judicial. En ella, se atribuirn a otros funcionarios aque-
llas responsabilidades y funciones que no tienen carcter jurisdiccional y, por otra parte,
se establecern sistemas de organizacin del trabajo de todo el personal al servicio de la
Administracin de Justicia, de forma que su actividad profesional se desempee con la
mxima eficacia y responsabilidad.
Con la reforma de las leyes procesales a los secretarios judiciales se les atribuyen no
slo las funciones de impulso formal del procedimiento que tenan hasta ahora, sino
tambin otras funciones que les permitirn adoptar decisiones en materias colaterales a
la funcin jurisdiccional pero que resultan indispensables para la misma.
La idea inspiradora de estas reformas ha sido la de concretar las competencias procesales
del Cuerpo de Secretarios Judiciales, configurado como un cuerpo superior jurdico, de
modo que salvo los supuestos en que una toma de decisin procesal pudiera afectar a la
funcin estrictamente jurisdiccional, se ha optado por atribuir la competencia del trmite
de que se trate al secretario judicial. De este modo, se garantiza que el juez o tribunal
pueda concentrar sus esfuerzos en la labor que le atribuyen la Constitucin y las leyes
como funcin propia y exclusiva: juzgar y hacer ejecutar lo juzgado.
1.2. La regulacin de la nueva oficina judicial en la Ley Orgnica
del Poder Judicial
1.2.1. La oficina judicial
A) Concepto
La oficina judicial es la organizacin de carcter instrumental que sirve de soporte y
apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales.
B) Estructura y principios
La estructura bsica de la oficina judicial, que ser homognea en todo el territorio
nacional como consecuencia del carcter nico del Poder al que sirve, estar basada en los
principios de:
Jerarqua.
Divisin de funciones.
Coordinacin.
11-4
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
C) Criterios de funcionamiento
La oficina judicial funcionar con criterios de agilidad, eficacia, eficiencia, raciona-
lizacin del trabajo, responsabilidad por la gestin, coordinacin y cooperacin entre
Administraciones, de manera que los ciudadanos obtengan un servicio prximo y de
calidad, con respeto a los principios recogidos en la Carta de Derechos de los Ciudadanos
ante la Justicia.
D) Reserva de funcin
Los puestos de trabajo de la oficina judicial slo podrn ser cubiertos por personal de
los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Administracin de Justicia, y se ordenarn de
acuerdo con lo establecido en las relaciones de puestos de trabajo (RPT).
E) La unidad
El elemento organizativo bsico de la estructura de la oficina judicial ser la unidad,
que comprender los puestos de trabajo de la misma, vinculados funcionalmente por
razn de sus cometidos.
En atencin a sus funciones se distinguirn dos tipos de unidades:
Unidades procesales de apoyo directo (UPAD).
Servicios comunes procesales (SCP).
La actividad principal de estas unidades viene determinada por la aplicacin de nor-
mas procesales.
F) Diseo y mbito competencial de la oficina judicial
El diseo de la oficina judicial ser flexible. Su dimensin y organizacin
se determinarn, por la Administracin Pblica competente, en funcin de la
actividad que en la misma se desarrolle.
11-5
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Oficina Judicial
Servicios comunes
procesales (SCP)
Secciones
Equipos
Unidades procesales de
apoyo directo (UPAD)
La oficina judicial podr prestar su apoyo a rganos de mbito:
Nacional.
De Comunidad Autnoma.
Provincial.
De partido judicial.
De municipio.
Su mbito competencial se extiende al de los rganos a los que presta su apoyo. Su
mbito competencial tambin podr ser comarcal.
Las unidades que componen la oficina judicial podrn desempear sus funciones al
servicio de:
rganos de una misma jurisdiccin.
rganos de varias jurisdicciones.
rganos especializados.
En ningn caso, el mbito de la oficina judicial puede modificar el nmero y com-
posicin de los rganos judiciales que constituyen la planta judicial ni la circunscripcin
territorial de los mismos establecida por la ley.
Podr existir una sola oficina judicial para varios Juzgados de Paz.
G) Dependencia orgnica de los funcionarios
Los funcionarios que prestan sus servicios en las oficinas judiciales, a excepcin de los
secretarios judiciales, sin perjuicio de su dependencia funcional, dependen orgnicamente
del Ministerio de Justicia o de las Comunidades Autnomas con competencias asumidas
en sus respectivos mbitos.
H) Informacin al titular del rgano
Los jueces y magistrados, en las causas cuyo conocimiento tengan atribuido, podrn
requerir en todo momento al funcionario responsable cuanta informacin consideren
necesaria.
1.2.2. Las unidades procesales de apoyo directo (UPAD)
A) Concepto
Se entiende por unidad procesal de apoyo directo aqulla unidad de la
oficina judicial que directamente asiste a jueces y magistrados en el ejercicio
11-6
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
de las funciones que les son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y
eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten.
Existirn tantas unidades procesales de apoyo directo como juzgados, o en su caso,
salas o secciones de tribunales estn creados y en funcionamiento, integrando junto a sus
titulares el respectivo rgano judicial.
B) Puestos de trabajo
Las unidades procesales de apoyo directo contarn con un secretario judicial que
ejercer las competencias y funciones que le son propias. Por motivos de racionaliza-
cin del servicio, un mismo secretario judicial podr actuar en ms de una de estas
unidades.
Cada unidad contar, adems, con los puestos de trabajo necesarios para la atencin
del rgano de que se trate, de acuerdo con el orden jurisdiccional al que pertenezca, que
se determinarn en las respectivas relaciones de puestos de trabajo.
Establecimiento de relaciones de puestos de trabajo (RPT - art. 2 Ley Orgnica 1/2009)
La ordenacin del personal y su integracin en las distintas unidades que conforman la estructura
de las Oficinas judiciales se realizar a travs de las relaciones de puestos de trabajo que se aprueben y
que, en todo caso, sern pblicas.
El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autnomas con competencias asumidas procedern, en
sus respectivos mbitos, a la organizacin de las Oficinas judiciales y unidades administrativas en la forma
establecida en esta Ley, as como a la elaboracin y aprobacin de las relaciones de puestos de trabajo
conforme a las normas y procedimientos contenidos en la misma.
Aprobadas las relaciones de puestos de trabajo por el Ministerio de Justicia y las Comunidades Aut-
nomas, se proceder al acoplamiento de los funcionarios con destino definitivo en el mbito territorial
respectivo, mediante las siguientes fases:
1. La convocatoria de procedimientos de libre designacin para aquellos puestos que hayan de
cubrirse por ese sistema.
2. La convocatoria de concursos especficos para aquellos puestos de trabajo que hayan de cubrirse
por este sistema, en el que, por una sola vez, podrn participar en exclusiva los funcionarios
destinados en el municipio donde deban desempearse tales puestos de trabajo.
3. La confirmacin de los funcionarios en los puestos de trabajo que viniesen desempeando,
cuando estos figuren en las correspondientes relaciones de puestos de trabajo con similar
contenido, aun con distinta denominacin.
4. La reordenacin o redistribucin de efectivos y en su caso la reasignacin forzosa en supuestos
de amortizacin, supresin o recalificacin de puestos, con arreglo a los procedimientos
establecidos.
Estos procesos se llevarn a cabo a medida que se aprueben las relaciones de pues-
tos de trabajo de forma gradual y en funcin de las posibilidades organizativas, tcnicas y
presupuestarias de las Administraciones competentes.
11-7
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
C) Dotaciones bsicas
El Ministerio de Justicia, previo informe del Consejo General del Poder Judicial y de
las Comunidades Autnomas con competencias asumidas, determinar las dotaciones
bsicas de estas unidades procesales de apoyo directo, que garantizarn, en todo caso, el
correcto funcionamiento del rgano jurisdiccional.
Por Orden JUS/3244/2005, de 18 de octubre, el Ministerio de Justicia procedi a determinar la dota-
cin bsica de las unidades procesales de apoyo directo a los rganos judiciales, estableciendo las siguien-
tes disposiciones:
Artculo 1. Objeto y mbito de aplicacin.
1. Esta Orden determina las dotaciones bsicas de las unidades procesales de apoyo directo a los
rganos judiciales, en los trminos contenidos en su anexo.
2. Quedan excluidos del mbito de aplicacin de esta orden los rganos judiciales que extienden
su jurisdiccin a todo el territorio nacional, cuyas unidades procesales de apoyo directo sern
elaboradas y aprobadas por el Ministerio de Justicia, de conformidad con lo establecido en el
artculo 522.1 de la Ley Orgnica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
Artculo 2. Dotaciones bsicas.
1. Las dotaciones bsicas comprenden los puestos de trabajo mnimos que deben integrarse en
una unidad procesal de apoyo directo para garantizar el correcto funcionamiento del rgano
jurisdiccional al que presten servicios.
2. La dotacin bsica de las unidades procesales de apoyo directo a los rganos jurisdiccionales
est integrada por puestos de trabajo reservados a funcionarios de los siguientes Cuerpos al
servicio de la Administracin de Justicia:
a) Cuerpo de Secretarios Judiciales.
b) Cuerpo de Gestin Procesal y Administrativa.
c) Cuerpo de Tramitacin Procesal y Administrativa.
3. Las Administraciones competentes en materia de gestin de medios al servicio de la Adminis-
tracin de Justicia podrn mejorar las dotaciones bsicas a travs de las correspondientes rela-
ciones de puestos de trabajo, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 522 de la Ley
Orgnica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
El incumplimiento de las dotaciones bsicas de las unidades procesales de apoyo directo deter-
minar la denegacin de la aprobacin definitiva de las relaciones de puestos de trabajo, de
conformidad con el artculo 522.2 de la Ley Orgnica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
Disposicin transitoria nica. Oficina judicial y relaciones de puestos de trabajo.
La actual estructura de juzgados y tribunales y los actuales puestos de trabajo desempeados
por el personal al servicio de la Administracin de Justicia quedarn suprimidos a medida que
entre en funcionamiento el nuevo modelo de oficina judicial previsto en la Ley Orgnica
19/2003, de 23 de diciembre, de reforma de la Ley Orgnica del Poder Judicial
y sean aprobadas las relaciones de puestos de trabajo de los centros de destino
en los que se vaya produciendo el proceso de acoplamiento a la nueva oficina
judicial.
11-8
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
1.2.3. Los servicios comunes procesales (SCP)
A) Concepto
Se entiende por servicio comn procesal, toda aquella unidad de la oficina judicial
que, sin estar integrada en un rgano judicial concreto, asume labores centralizadas de ges-
tin y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicacin de las leyes procesales.
Prestarn su apoyo a todos o a alguno de los rganos judiciales de su mbito territo-
rial, con independencia del orden jurisdiccional al que pertenezcan y la extensin de su
jurisdiccin.
B) Diseo, creacin y organizacin de SCP
El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autnomas en sus respectivos territorios
sern competentes para el diseo, creacin y organizacin de los servicios comunes pro-
cesales, con funciones de:
Registro y reparto.
Actos de comunicacin.
Auxilio judicial.
Ejecucin de resoluciones judiciales.
Jurisdiccin voluntaria.
Ordenacin del procedimiento.
Las Salas de gobierno y las Juntas de jueces podrn solicitar al Ministerio y a las
comunidades autnomas la creacin de servicios comunes, conforme a las especficas
necesidades.
Asimismo, podrn crear servicios comunes procesales que asuman la ordenacin del
procedimiento u otras funciones distintas a las relacionadas en este apartado, en cuyo
caso, ser preciso el informe favorable del Consejo General del Poder Judicial.
En razn de la actividad concreta que realicen, los servicios comunes procesales,
podrn estructurarse en secciones, a las que se dotar de los correspondientes puestos de
trabajo y stas, a su vez, si el servicio lo requiere, en equipos.
C) Puestos de trabajo
Al frente de cada servicio comn procesal constituido en el seno de la
oficina judicial habr un secretario judicial, de quien dependern funcional-
mente el resto de los secretarios judiciales y el personal destinado en los pues-
11-9
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
tos de trabajo en que se ordene el servicio de que se trate y que, en todo caso, deber ser
suficiente y adecuado a las funciones que tiene asignado el mismo.
En aquellos partidos judiciales en que el escaso nmero de rganos judiciales lo
aconseje, el mismo secretario judicial de la unidad procesal de apoyo directo podr estar al
frente de los servicios comunes procesales que se constituyan con las funciones relacionadas
en el apartado B).
El secretario judicial que dirija un servicio comn procesal deber hacer cumplir, en
el mbito organizativo y funcional que le es propio, las rdenes y circulares que reciba de
sus superiores jerrquicos. En el mbito jurisdiccional, respondern del estricto cumpli-
miento de cuantas actuaciones o decisiones adopten jueces o tribunales en el ejercicio de
sus competencias.
D) Homogeneidad de actuaciones
El Consejo General del Poder Judicial podr establecer criterios generales que permi-
tan la homogeneidad en las actuaciones de los servicios comunes procesales de la misma
clase en todo el territorio nacional que, en ningn caso, podrn incidir en el ejercicio de la
funcin jurisdiccional o en las competencias de las Administraciones Pblicas en el mbi-
to de la Administracin de Justicia.
El Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el
que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, establece
una serie de disposiciones relativas a los servicios comunes procesales:
Cada servicio comn procesal estar dirigido por un secretario judicial, que, en el mbito de sus
competencias, adoptar las medidas y decisiones pertinentes para dar cumplimiento a las rde-
nes y circulares de sus superiores jerrquicos, y dictar las resoluciones precisas para hacer cum-
plir las decisiones adoptadas por jueces y tribunales en el ejercicio de su potestad jurisdiccional.
El resto de secretarios judiciales y los funcionarios que ocupen los puestos de trabajo previs-
tos en la respectiva norma de creacin de cada servicio comn procesal dependern funcio-
nalmente de aqul.
Las Salas de Gobierno de las Audiencias y Tribunales, y las Juntas de Jueces podrn proponer
al Ministerio de Justicia y a las Comunidades Autnomas la creacin de servicios comunes,
ponindolo en conocimiento del CGPJ.
La propuesta de creacin deber ser suficientemente motivada e incorporar los antecedentes
necesarios, as como un informe sobre las necesidades especficas, la conveniencia del esta-
blecimiento del servicio para el mejor funcionamiento de la Administracin de Justicia y la
incidencia que el mismo pueda tener en el funcionamiento de los rganos judiciales afectados
por su implantacin.
El Pleno del Consejo General del Poder Judicial podr dictar las instrucciones que considere
necesarias para garantizar la correcta coordinacin, conexin e interrelacin
entre las unidades procesales de apoyo directo y los servicios comunes proce-
sales, y la homogeneidad en las actuaciones de los servicios comunes de la
misma clase en todo el territorio nacional.
11-10
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Las referidas instrucciones en ningn caso podrn incidir en el ejercicio de la funcin jurisdic-
cional o en las competencias de las Administraciones Pblicas en el mbito de la Administra-
cin de Justicia.
Para garantizar la adecuada coordinacin de los servicios comunes podrn constituirse
comisiones de seguimiento integradas por miembros de las Administraciones Pblicas y
representantes de los rganos de gobierno del Poder Judicial. En estas comisiones se inte-
grar el Juez Decano de los rganos jurisdiccionales del Partido Judicial donde radique el
servicio comn.
1.2.4. Unidades administrativas
A) Concepto
Se entiende por unidad administrativa aqulla que, sin estar integrada en la oficina
judicial, se constituye en el mbito de la organizacin de la Administracin de Justicia para
la jefatura, ordenacin y gestin de:
Los recursos humanos de la oficina judicial sobre los que se tienen compe-
tencias.
Los medios informticos, nuevas tecnologas y dems medios materiales.
Asimismo, dentro de dichas unidades, el Ministerio de Justicia y las Comunidades
Autnomas en sus respectivos mbitos, podrn establecer oficinas comunes de apoyo a
una o varias oficinas judiciales, para la prestacin de servicios, cuya naturaleza no exija la
realizacin de funciones encomendadas como propias por la LOPJ a los funcionarios de los
Cuerpos de la Administracin de Justicia y que se consideren necesarios o convenientes
para el buen funcionamiento de las mismas.
B) Diseo, creacin y organizacin
Corresponde a cada Administracin en su propio mbito territorial:
El diseo, la creacin y organizacin de las unidades administrativas
necesarias y de las oficinas comunes de apoyo.
11-11
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Medios informticos y
nuevas tecnologas
Dems medios
materiales
Unidades
Administrativas
Recursos humanos
Oficinas comunes de apoyo
La determinacin de su forma de integracin en la Administracin Pblica de
que se trate.
Su mbito de actuacin, dependencia jerrquica, establecimiento de los puestos
de trabajo.
La dotacin de los crditos necesarios para su puesta en marcha y funciona-
miento.
C) Puestos de trabajo
Los puestos de trabajo de las unidades administrativas, cuya determinacin corres-
ponder al Ministerio de Justicia y a las Comunidades Autnomas con competencias asu-
midas, en sus respectivos mbitos, podrn ser cubiertos con personal, que renan los
requisitos y condiciones establecidas en la respectiva relacin de puestos de trabajo, de los
Cuerpos de funcionarios al servicio de:
La Administracin de Justicia.
La Administracin del Estado.
La Administracin de las Comunidades Autnomas.
A modo de ejemplo, entre otros posibles diseos de unidades administrativas, por el
Ministerio de Justicia se ha previsto la implantacin de las siguientes:
Unidad de gestin de la oficina del jurado.
Unidad de orientacin jurdica: destinada a solventar las dudas de los ciudada-
nos, en especial en materia de asistencia jurdica gratuita.
Unidad de gestin de las salas de vistas.
Unidad de medios audiovisuales: dotar a juzgados y tribunales de los sistemas
y soportes informticos necesarios destinados a grabacin de vistas y realizacin
de videoconferencias para declaracin de testigos.
Unidad de atencin y ayuda a las vctimas de delitos violentos y contra la liber-
tad sexual.
El Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el
que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, establece,
en relacin con las oficinas comunes de apoyo, lo siguiente:
Las oficinas comunes de apoyo a una o varias oficinas judiciales, creadas por el Ministerio
de Justicia y las Comunidades Autnomas en sus respectivos mbitos, dentro de las uni-
dades administrativas, prestarn los servicios y realizarn las funciones precisas o conve-
nientes para el mejor funcionamiento de las oficinas judiciales, siempre que
no tengan naturaleza procesal y que la Ley Orgnica del Poder Judicial no
atribuya como propias a los Cuerpos de funcionarios al servicio de la Admi-
nistracin de Justicia.
11-12
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
2. La Administracin de Justicia y las nuevas tecnologas
2.1. Proyectos sobre nuevas tecnologas
en la Administracin de Justicia
El xito de la nueva oficina judicial depende, en gran medida, de la modernizacin
tecnolgica de la Administracin de Justicia. Hay que implantar una justicia totalmente
informatizada, donde los abogados y procuradores dirijan sus demandas a los tribunales en
formato electrnico, donde las distintas instancias de la oficina judicial se comuniquen
entre ellas a travs de la red informtica. En definitiva, se trata de sustituir paulatinamen-
te el formato papel de los procesos judiciales y, para ello, desde el Ministerio de Justicia y
las Comunidades Autnomas se trabaja actualmente en los siguientes proyectos:
Programa LEXNET. Permite la presentacin de escritos en los tribunales por
medios telemticos y el envo de documentos de manera segura por los mismos
medios.
Programa INFOREG. Es una herramienta para realizar anotaciones e inscripcio-
nes informatizadas en el Registro Civil y la gestin del mismo.
Proyecto EJIS (Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad). Creacin de una
nueva red judicial basada en el intercambio telemtico de informacin entre todos
los operadores jurdicos del Estado y aquellos organismos relacionados con sus ser-
vicios, como las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o los institutos de Medicina Legal.
Programas LIBRA y MINERVA. Son programas de gestin procesal que permi-
ten el registro de los asuntos, su seguimiento estadstico y la tramitacin de los
procedimientos judiciales.
Con carcter general, en el mbito de competencia del Ministerio de Justicia se
utilizan como sistemas de gestin procesal las aplicaciones informticas LIBRA y
MINERVA, pero otras Comunidades Autnomas con competencias asumidas en
materia de justicia han desarrollado sistemas de informacin y gestin procesal
propios.
Sistemas de videoconferencia. Instalacin de equipos de videoconferencia en edi-
ficios judiciales y centros penitenciarios para evitar traslados de presos y despla-
zamientos de peritos y testigos.
Grabaciones de juicios. Digitalizacin de las seales de audio y vdeo de las gra-
baciones de los juicios y vistas para facilitar su almacenamiento y visualizacin
posterior.
Por su parte, el Consejo General del Poder Judicial gestiona y financia un nodo cen-
tral de comunicaciones, denominado Punto Neutro Judicial, que permite la intercomuni-
cacin entre las distintas redes corporativas de las Comunidades Autnomas,
Ministerio de Justicia y CGPJ. Asimismo, facilita el acceso de juzgados y tri-
bunales a servicios de inters para el mejor funcionamiento de la Administra-
cin de Justicia, proporcionados por terceras instituciones.
11-13
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
A travs del Punto Neutro Judicial, gracias a los convenios celebrados por el Consejo
General del Poder Judicial con diversas Administraciones y Organismos del Estado, los jue-
ces y magistrados tienen acceso inmediato a datos, entre otros, de:
La Agencia Tributaria.
El padrn de habitantes.
La Tesorera de la Seguridad Social.
La cuenta de depsitos y consignaciones de los juzgados.
El Registro Central de Penados y Rebeldes (a travs del que consiguen los ante-
cedentes penales en tiempo real, algo sin lo que habra sido imposible celebrar
los juicios rpidos).
El Registro Mercantil Central.
El Instituto Nacional de Estadstica.
Bases de datos de la Polica y la Guardia Civil.
Asimismo est en desarrollo e implantacin la plataforma informtica del Archivo de
Poderes de Representacin Procesal, con participacin del CGPJ, notarios y procuradores,
para que todos los poderes que se autoricen de forma notarial queden archivados en la
base informatizada y puedan ser consultados por va electrnica por la Administracin
judicial y los procuradores.
Con la entrada en funcionamiento de esta plataforma informtica, los notarios
que autoricen un poder ya no tendrn que expedirlo en papel sino que emitirn
copia electrnica simple y autorizada, por va telemtica a este archivo.
El envo de las copias electrnicas de estos poderes se realizar con absoluta con-
fidencialidad y con la garanta de que su contenido no podr ser alterado.
Por otra parte, en los juzgados y a travs del Punto Neutro Judicial se podr cono-
cer instantneamente si el poder que una persona utiliza est vigente o ha sido
revocado.
2.2. Establecimiento y gestin de los ficheros automatizados
bajo la responsabilidad de los rganos judiciales
El artculo 230 de la Ley Orgnica del Poder Judicial, en relacin con la utilizacin
de nuevos medios tecnolgicos en el desarrollo de las funciones de los juzgados y tribu-
nales, dispone lo siguiente:
2.2.1. Utilizacin de medios informticos
Los juzgados y tribunales podrn utilizar cualesquiera medios tcnicos,
electrnicos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y
11-14
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
ejercicio de sus funciones, con las limitaciones que a la utilizacin de tales medios
establece la Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octubre (referencia que ha de entenderse
efectuada a la actual Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos
de Carcter Personal), y dems leyes que resulten de aplicacin.
2.2.2. Validez y eficacia de los documentos telemticos
Los documentos emitidos por los medios anteriores, cualquiera que sea su soporte,
gozarn de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su
autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
2.2.3. Garantas
Los procesos que se tramiten con soporte informtico garantizarn la identificacin y
el ejercicio de la funcin jurisdiccional por el rgano que la ejerce, as como la confiden-
cialidad, privacidad y seguridad de los datos de carcter personal que contengan en los tr-
minos que establezca la Ley.
Las personas que demanden la tutela judicial de sus derechos e intereses podrn rela-
cionarse con la Administracin de Justicia a travs de los medios tcnicos referidos cuan-
do sean compatibles con los que dispongan los juzgados y tribunales y se respeten las
garantas y requisitos previstos en el procedimiento que se trate.
2.3. Procedimiento de aprobacin de los programas, aplicaciones
y sistemas informticos de la Administracin de Justicia
El artculo 230.5 de la Ley Orgnica del Poder Judicial, en relacin con los requisitos
que han de cumplir programas informticos, establece lo siguiente:
Los programas y aplicaciones informticos que se utilicen en la Administracin
de Justicia debern ser previamente aprobados por el Consejo General del Poder
Judicial, quien garantizar su compatibilidad.
Los sistemas informticos que se utilicen en la Administracin de Justicia debe-
rn ser compatibles entre s para facilitar su comunicacin e integracin, en los
trminos que determine el Consejo General del Poder Judicial.
El Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que
se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, contiene una serie
de disposiciones sobre el procedimiento de aprobacin de los programas, aplicaciones y sistemas informti-
cos de la Administracin de Justicia:
2.3.1. Aprobacin de programas y aplicaciones
La aprobacin de los programas y aplicaciones informticos previstos en el art.
230.5 de la Ley Orgnica del Poder Judicial corresponde al Pleno del Consejo del Poder
11-15
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Judicial, a propuesta de la Comisin de Informtica Judicial. En los mismos trminos, le compete esta-
blecer las caractersticas que han de reunir los sistemas informticos que se utilicen en la Administracin
de Justicia.
Las Salas de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia, de la Audiencia Nacional y del Tri-
bunal Supremo velarn para que los programas, aplicaciones y sistemas informticos implantados en su
mbito satisfagan los requisitos exigidos por la Ley. Asimismo recogern y canalizarn las iniciativas de los
rganos judiciales en relacin con la informatizacin de la Administracin de Justicia.
2.3.2. Comisin de Informtica Judicial
La Comisin de Informtica Judicial estar compuesta por el Vocal Delegado para la Oficina
Judicial y la Informtica, que la presidir, y por cuatro magistrados, uno por cada orden juris-
diccional, designados por el Pleno del Consejo.
La Comisin de Informtica Judicial estar asistida por el Director del Gabinete Tcnico y por
los Letrados que sean adscritos a la misma, quienes tomarn parte, con voz pero sin voto, en
las sesiones que aqulla celebre.
La Comisin de Informtica Judicial:
Podr convocar a representantes de las Administraciones Pblicas con competencias
sobre los medios materiales al servicio de la Administracin de Justicia, quienes asistirn
a sus sesiones con voz pero sin voto.
Podr recabar los asesoramientos que considere necesarios.
Intercambiar informacin con los rganos del Ministerio de Justicia y del Ministerio Fis-
cal, as como con los de las Comunidades Autnomas con competencias sobre los
medios materiales al servicio de la Administracin de Justicia para el mejor desarrollo de
los planes de informatizacin de la Administracin de Justicia.
La Comisin de Informtica Judicial deliberar y resolver sobre las propuestas de aprobacin
de programas y aplicaciones que le eleven las Salas de Gobierno de los Tribunales Superiores
de Justicia, de la Audiencia Nacional y del Tribunal Supremo. Cada propuesta deber ir acom-
paada del informe de los rganos con competencias sobre los medios materiales al servicio
de la Administracin de Justicia. A dichas Salas corresponde recabarlo.
Tambin podrn presentar propuestas las Administraciones Pblicas con competencias sobre
los medios materiales al servicio de la Administracin de Justicia. Cada propuesta deber ir
acompaada del informe de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia, de la
Audiencia Nacional o del Tribunal Supremo.
La Comisin de Informtica Judicial podr instar al proponente para que realice las modifica-
ciones que la Comisin considere necesarias para satisfacer los requisitos exigidos por la Ley.
Una vez instruida al efecto, la Comisin de Informtica Judicial propondr al Pleno del Con-
sejo la adopcin del acuerdo que considere procedente.
2.3.3. Compatibilidad de los sistemas informticos
1. Los sistemas informticos puestos al servicio de la Administracin de Justicia
debern observar el grado de compatibilidad necesario para su recproca comu-
11-16
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
nicacin e integracin. Corresponde al Pleno del Consejo General del Poder Judicial, a pro-
puesta de la Comisin de Informtica Judicial, y previo informe de las Administraciones Pbli-
cas encargadas de la gestin y mantenimiento de los sistemas, determinar los elementos que
han de reunir para cumplir las exigencias de compatibilidad.
2. Los programas y aplicaciones informticos puestos al servicio de la Administracin de Justicia,
una vez que hayan obtenido la aprobacin del Consejo General del Poder Judicial en los tr-
minos del artculo 230.5 de la Ley Orgnica del Poder Judicial, sern de uso obligatorio en el
desarrollo de la actividad de la Oficina Judicial conforme a los criterios e instrucciones de uso
que dicten, en el mbito de sus competencias, el Consejo General del Poder Judicial y las
Administraciones competentes en la dotacin de medios materiales.
Los secretarios judiciales, en el marco de las competencias contempladas en el artculo 454 de
la Ley Orgnica del Poder Judicial, velarn por la adecuada utilizacin de los sistemas y pro-
gramas informticos. El manejo de los mismos corresponde al personal adscrito a las distintas
unidades de la Oficina Judicial, bajo la superior direccin del secretario judicial correspon-
diente.
3. Las Administraciones Pblicas competentes en la dotacin de medios materiales velarn por
el mantenimiento de un nivel ptimo de seguridad en la gestin de los sistemas de informa-
cin e infraestructuras tecnolgicas puestos al servicio de la Administracin de Justicia.
4. Los programas y aplicaciones informticos incorporarn un acervo documental para favorecer
la homogeneizacin formal de las diligencias de ordenacin y resoluciones judiciales de mero
trmite cuyo uso se fomentar, dentro del ms estricto respeto a la independencia judicial.
Dicho acervo documental ser aprobado por la correspondiente Sala de Gobierno en coordi-
nacin, en su caso, con la Comisin Mixta integrada por representantes de la Sala de Gobier-
no y de la Administracin competente en materia de medios materiales al servicio de la admi-
nistracin de Justicia, sin perjuicio del contenido de los Protocolos de Actuacin Procesal
contemplados en el artculo 8 del Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se
aprueba el Reglamento Orgnico del Cuerpo de secretarios judiciales.
5. Las aplicaciones de gestin procesal contemplarn, en todo caso, como una de sus funciona-
lidades, la eleccin de la interfaz de usuario en las lenguas oficiales de las respectivas Comu-
nidades Autnomas.
3. Cdigo de conducta para usuarios de equipos y sistemas
informticos al servicio de la Administracin de Justicia
3.1. Introduccin
El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autnomas proveen a los usuarios que
prestan servicios en el mbito de la Administracin de Justicia de unos determinados
medios tcnicos e informticos, instrumentos de trabajo propiedad de la Administracin,
que garantizan la rapidez y eficacia en la prestacin de sus servicios. Entre estos medios se
incluyen los equipos informticos, programas y sistemas que facilitan el uso
de las herramientas informticas, el acceso a una red interna o Intranet y a
una red externa o Internet, as como la utilizacin de un buzn de correo
electrnico o e-mail.
11-17
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
La necesidad de garantizar el adecuado uso de los medios tcnicos e informticos pues-
tos a disposicin de los usuarios, a fin de que tales medios resulten eficaces para facilitar y
agilizar la tramitacin de los procedimientos judiciales y, a la vez, permitan la obtencin de
informacin completa, homognea, actualizada y fiable sobre la actividad y condiciones de
funcionamiento de cada rgano judicial, para facilitar su control interno y externo, hace
necesario establecer pautas de conducta tendentes a concienciar a los usuarios sobre la
seguridad de los equipos informticos y de las comunicaciones, tanto dentro como fuera de
las instalaciones judiciales, a conseguir una realidad judicial informatizada y a posibilitar la
obtencin de datos directamente de los sistemas de informacin de gestin procesal.
Asimismo, es preciso posibilitar la mejora en la red de comunicaciones, facilitando la
interoperatividad de las distintas aplicaciones informticas territoriales, de manera que se
asegure el buen funcionamiento de las mismas y la distribucin de los recursos colectivos.
Para ello, resulta imprescindible la observancia por los usuarios de reglas de actuacin que
eviten la incorrecta e inadecuada utilizacin de los medios puestos a su disposicin.
Por ello, el Pleno del Consejo General del Poder Judicial en su reunin de da 26 de
febrero de 2003 acord aprobar la Instruccin 2/2003, del 26 de febrero, sobre Cdigo de
conducta para usuarios de equipos y sistemas informticos al servicio de la Administracin
de Justicia.
La Instruccin aprobada establece:
Pautas de conducta tendentes a concienciar a los usuarios sobre la seguridad de
los equipos informticos y de las comunicaciones, tanto dentro como fuera de
las instalaciones judiciales.
Que todos los usuarios da Administracin de Justicia estn obligados al cumpli-
miento de las pautas de conducta establecidas en el cdigo y de su incumpli-
miento se podr derivar la pertinente responsabilidad en el mbito disciplinario.
Las pautas de conducta contenidas en el Cdigo se interpretarn y aplicarn en todo
caso respetando las competencias que, en materia de sistemas informticos de gestin
judicial y su desarrollo, atribuye el ordenamiento jurdico a las Administraciones Pblicas
competentes.
3.2. Definiciones
A los efectos del Cdigo de Conducta se considerar:
Usuario: a todos los profesionales que prestan sus servicios en los rganos judi-
ciales. Los jueces, magistrados, secretarios judiciales, funcionarios, personal labo-
ral, mdicos forenses, contratados, etc., son usuarios de equipos informticos,
por lo que en el Cdigo de Conducta la denominacin se hace en
el sentido ms amplio posible siempre que desarrollen tareas,
permanentes u ocasionales, en los rganos judiciales.
11-18
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Administraciones Pblicas: a las distintas Administraciones con competencia
sobre medios materiales y humanos al servicio de la Administracin de Justicia;
esto es, el Ministerio de Justicia y, en su caso, las Comunidades Autnomas. La
Administracin Pblica competente constituye el Servicio de Soporte.
3.3. Finalidad de las aplicaciones informticas de gestin procesal
Las aplicaciones informticas que gestionan la informacin concerniente a los asun-
tos judiciales tienen una doble finalidad:
En primer lugar, deben servir para facilitar y agilizar la tramitacin de los proce-
dimientos en cada rgano judicial mediante el uso de las herramientas inform-
ticas y de los documentos (predeterminados o versionados) a ellas incorporados
que facilitan las tareas burocrticas.
En segundo lugar, deben servir para proporcionar informacin completa, homo-
gnea, actualizada y fiable de la actividad y condiciones de funcionamiento de
los juzgados y tribunales, para facilitar su control interno y externo, en tanto tales
aplicaciones informticas constituyen el Sistema de Informacin de la Adminis-
tracin de Justicia.
Ambas razones implican que el uso constante, habitual, homogneo y normalizado
de tales aplicaciones informticas constituya la regla general de comportamiento de todos
cuantos componen el rgano judicial de que en cada caso se trate, no quedando, en con-
secuencia, tal uso al libre arbitrio o a la discrecionalidad y buen criterio de sus usuarios.
Las aplicaciones informticas de gestin procesal posibilitarn el uso de la lengua ofi-
cial propia de la Comunidad Autnoma.
3.4. Objetivos
3.4.1. Seguridad en los equipos y en las comunicaciones
El Cdigo de Conducta pretende concienciar a los usuarios sobre la seguridad en los
equipos informticos y de las comunicaciones, tanto dentro como fuera de las instalacio-
nes judiciales. En consecuencia, las normas se refieren a todos los equipos informticos
suministrados por la Administracin competente y que sean utilizados por los usuarios,
con independencia de su ubicacin, y sin perjuicio de las competencias propias de las
Administraciones Pblicas.
3.4.2. Realidad judicial informatizada
Constituye objetivo fundamental del Cdigo la consecucin de una
realidad judicial informatizada, maximizando el uso de las aplicaciones
informticas y su interaccin, as como posibilitar la obtencin de los datos
11-19
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
directamente de los sistemas de informacin de gestin procesal para la confeccin por los
secretarios judiciales, o por quien en cada momento tenga competencia, de la estadstica
judicial y su remisin posterior al Consejo General del Poder Judicial, nico titular y gestor
de la misma.
3.4.3. Uso adecuado de medios informticos
El Cdigo de Conducta tiene por objeto garantizar el buen uso de los medios tcnicos
e informticos al servicio de la Administracin de Justicia, as como posibilitar una mejora
en la red de comunicaciones, facilitando la interoperatividad de las distintas aplicaciones
informticas territoriales (Punto Neutro Judicial), con el fin de salvaguardar el buen fun-
cionamiento de los mismos y la distribucin de los recursos colectivos. El establecimiento
de las pautas de conducta viene motivado por la necesidad de establecer reglas claras que
determinen la mayor eficiencia en las comunicaciones y eviten determinadas prcticas con-
sistentes en la utilizacin incorrecta o inadecuada de los medios antes mencionados.
3.5. mbito de aplicacin
Las pautas de comportamiento incluidas en el Cdigo sern de aplicacin:
A todos los usuarios, sin perjuicio de las normas reguladoras de su respectivo
Estatuto jurdico.
A todas las comunicaciones realizadas a travs de la red interna o Intranet.
A todas las comunicaciones realizadas a travs de la red externa o Internet que
en su caso se hubiera puesto a disposicin de los usuarios.
Las pautas establecidas en el Cdigo son de aplicacin, salvo que se disponga lo con-
trario, tanto a la utilizacin de los equipos informticos fijos (desktops) como a los equi-
pos informticos porttiles (laptops) a los que el usuario pudiera eventualmente tener
acceso, as como a cualquier otro instrumento de transmisin telemtica que se pueda
poner a disposicin de aqul.
3.6. Utilizacin de los equipos informticos
Las Administraciones Pblicas competentes ponen a disposicin de los usuarios los
medios y equipos informticos para la realizacin del trabajo. En consecuencia, estos medios
no son idneos para un uso personal o extraprofesional.
No obstante, se permite una utilizacin excepcional para actividades personales no
reservadas de los equipos informticos puestos a disposicin de los usuarios,
y siempre de conformidad con la reglamentacin desarrollada por la Admi-
nistracin competente.
11-20
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
No est permitido alterar cualquier parte de los equipos informticos ni conectar otros
(asistentes personales, impresoras, reconocedores de voz, etc.) a iniciativa del usuario, sin
contar con la autorizacin expresa del Servicio de Soporte competente.
3.7. Utilizacin de los programas y de los archivos informticos
3.7.1. Principios generales
Los archivos y documentos contenidos en los sistemas de almacenamiento de datos
deben utilizarse con una finalidad profesional, sin que sean idneos, por consiguiente, para
un uso personal o privado. Los documentos personales que excepcionalmente se realicen
podrn guardarse en el archivo personal del disco duro del ordenador asignado a cada
usuario.
En cualquier caso, la informacin de carcter confidencial (por ejemplo, relativa a ciu-
dadanos incursos en un procedimiento) no podr enviarse a terceras personas, juzgado o
tribunal, Administracin, Institucin u organizacin distintas de las receptoras de la infor-
macin por motivos procesalmente adecuados, con cumplimiento de las normas conteni-
das en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter
Personal.
Todo usuario est obligado a cumplir las medidas de seguridad diseadas por la Admi-
nistracin Pblica competente, as como las prevenciones que al efecto establezca el admi-
nistrador o responsable del Sistema.
Especial consideracin debe darse a todos aquellos archivos que contengan datos per-
sonales que puedan ser susceptibles de inclusin en el mbito de aplicacin de la Ley Org-
nica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal. Los usua-
rios que tengan acceso a dichos archivos o documentos debern extremar las precauciones
para evitar cualquier salida de informacin de los mismos que pueda hacer a la Adminis-
tracin y/o al usuario incurrir en algn tipo de responsabilidad. Asimismo, debern tener-
se en cuenta todas las medidas de seguridad adoptadas en relacin con los archivos que
contengan datos personales, tal y como constan en el documento de seguridad.
El Consejo General del Poder Judicial elaborar la reglamentacin correspondiente al
uso, gestin y administracin de los ficheros automatizados.
Debe evitarse cualquier tipo de actuacin a travs de los medios de comunicacin
puestos a disposicin de los usuarios que pueda considerarse como acoso o intimidacin en
el trabajo. Por consiguiente, no se deben, entre otras actuaciones, instalar o visualizar sal-
vapantallas, fotos, vdeos, animaciones, y/o cualquier otro medio de reproduccin o visua-
lizacin de contenido ofensivo o atentatorio contra la dignidad de la persona.
Los servicios tcnicos de las Administraciones Pblicas competentes
podrn supervisar los recursos fsicos, lgicos o de comunicaciones con el fin
de realizar las tareas tcnicas de gestin o mantenimiento precisas para la eva-
11-21
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
luacin de su rendimiento, grado de utilizacin y planificacin de necesidades futuras, pre-
servando, en todo caso, el acceso a la informacin contenida en tales sistemas y comuni-
cando oportunamente dichas intervenciones a los usuarios afectados.
Las mencionadas revisiones se efectuarn siempre por parte de los servicios tcnicos,
o por las personas que se designe expresamente al efecto, previo cumplimiento de los
requisitos que al efecto establezca la Ley.
3.7.2. Instalacin de programas
Los programas informticos instalados en los equipos informticos son propiedad de la
Administracin de Justicia. La utilizacin, copia o reproduccin de los mismos para fines
extraprofesionales queda excluida, salvo autorizacin expresa.
La instalacin de programas informticos debe realizarse siempre de conformidad con
las licencias de software con que contase la Administracin Pblica; quedando prohibida
la instalacin de todo tipo de programas sin la intervencin del Servicio de Soporte
competente.
Asimismo, no ser posible utilizar programas para los cuales la Administraciones
Pblicas no hayan obtenido una licencia previa.
3.7.3. Utilizacin de sistemas informticos de Gestin procesal
Los programas y aplicaciones de gestin procesal que, para uso en la Administracin
de Justicia, hayan sido aprobados por el Consejo General del Poder Judicial debern ser
utilizados por cuantas personas compongan las oficinas judiciales de los distintos rganos
judiciales, de forma que usen todas las funcionalidades que tales aplicaciones contengan
para la realizacin de las tareas que, sindoles inherentes, sean relativas a la gestin
procesal.
Para la mejor coordinacin de los rganos judiciales y de los diversos intervinientes en
los procesos judiciales (fiscal, abogado del Estado, letrado, procurador, graduado social...)
ser obligatorio cumplimentar las agendas de sealamientos destinadas a tal fin en las
aplicaciones informticas de gestin procesal que dispongan de ellas.
Ser igualmente obligatorio cumplimentar la informacin solicitada, mediante la
aplicacin de informtica de gestin procesal o por cualquier otro medio manual o elec-
trnico, para su posterior envo o remisin a los Registros previstos en la Ley (Registro
Central de Penados y Rebeldes, Registro Central de Rebeldes Civiles, Registro de senten-
cias firmes dictadas en aplicacin de la Ley Orgnica 5/2000, de 12 de enero, regulado-
ra de la responsabilidad penal del menor...) y los que, su caso, haya creado o pueda crear
el Consejo General del Poder judicial (Registro Nacional de Violencia
Domstica...).
11-22
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
3.7.4. Registro de informacin
Ser obligatoria la utilizacin de las aplicaciones informticas de gestin procesal para
el registro de todos los asuntos o expedientes judiciales que entren en los distintos rga-
nos judiciales conforme a las normas que establezca el Consejo General del Poder Judicial,
manteniendo siempre la referencia comn al NIG (Nmero de Identificacin General)
asignado en su primera presentacin o arrastrado a lo largo de su ter procesal.
Todos y cada uno de los intervinientes sern identificados de manera individual, evi-
tndose su registro duplicado o mltiple; respecto de cada interviniente individualizado,
antes de efectuar el reparto del asunto o el inicio de su gestin procesal, se registrar la
mayor parte posible de la informacin que al mismo se refiera, requiriendo siempre, como
sistema de mxima individualizacin, la constancia en la aplicacin informtica de su
nmero de identidad (DNI o pasaporte para las personas fsicas y CIF para las jurdicas);
en las oficinas judiciales se completar siempre que falte algn dato y en la primera oca-
sin que permita conocerlo se proceder a la actualizacin del registro de intervinientes;
asimismo, en las oficinas judiciales se registrarn los nuevos intervinientes que se personen
en el procedimiento, con insercin de cuantos datos los identifiquen.
Para cada interviniente debern registrarse y mantenerse convenientemente actualiza-
dos los datos de los profesionales (abogado, procurador, graduado social, representante)
que, en su caso, le asistan. Se exigir de tales profesionales (colocando, si fuera preciso, los
correspondientes avisos en los lugares oportunos, tales como los propios Registros, las
entradas de los edificios, etc...) que, en los escritos, recursos, demandas, querellas, etc...
que presenten, conste su identificacin completa y legible y, en caso de estar colegiados,
el nmero de su documento o carn emitido por el correspondiente Colegio Oficial.
De existir un Servicio Comn de Registro, l se ocupar, antes de su traslado a la oficina
judicial que corresponda, de llevar el registro informtico de cuantos escritos y documentos
se presenten en el rgano judicial, introduciendo la totalidad de los datos que al efecto exija
la pertinente aplicacin informtica, recabando de quien presente el escrito cuantos datos fue-
ren necesarios. De no ser dicho Servicio, ser el propio rgano judicial quin efecte tal regis-
tro de escritos con antelacin a su traslado al procedimiento judicial al que correspondan.
Con anterioridad al 1 de octubre de 2003 debern constar registrados la totalidad de
los procedimientos pendientes ante el rgano judicial correspondiente, con indicacin pre-
cisa y clara de la fase procesal en que se encuentren. Transcurrida dicha fecha, las Salas de
Gobierno elaborarn un informe sobre el grado de cumplimiento, con indicacin, en su
caso, de los rganos judiciales que no hubiesen llevado a cabo la totalidad del registro,
remitindolo seguidamente a la Comisin de Informtica Judicial a fin de que por sta se
adopten las medidas que correspondan.
Los Libros de Registro (con la salvedad del de Sentencias y/o Autos Definitivos) se
obtendrn a travs de las aplicaciones informticas de gestin procesal (Libros informti-
cos), imprimindose y autenticndose mediante la firma del secretario judi-
cial. Para el control y seguimiento de la situacin en la que est cada asunto,
se utilizarn los mecanismos de consulta existentes en las aplicaciones infor-
mticas.
11-23
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
3.7.5. Uso de los esquemas de tramitacin
Se usarn los esquemas incluidos en las aplicaciones informticas de gestin pro-
cesal seleccionando el documento (original o versionado) en ellos existente que, en
cada caso, sea el ms adecuado al trmite judicial que se vaya a realizar.
Se evitar, en la medida en que ello sea posible, el uso de los modelos basados en
texto libre, texto comn u otros similares. El Secretario Judicial velar porque el uso
de dichos modelos o documentos sea el estrictamente imprescindible; en caso de utili-
zar alguno de ellos y si tal uso comporta efectos en la estadstica judicial o en los Libros,
deber tomarse la correspondiente nota por el secretario judicial, o por quien en cada
momento tenga competencia, sin perjuicio de procederse en la oficina judicial, en el
mismo instante de utilizacin de tales documentos, a actualizar la informacin estads-
tica por los medios que la aplicacin informtica de gestin procesal proporcione, como
son los cambios manuales de estados, fases, etc.
3.7.6. Permanente actualizacin, autenticidad, integridad y privacidad
de la informacin sobre los procedimientos judiciales, y
seguimiento de la actividad
Por los secretarios judiciales, o por quienes en cada momento tengan competencia,
se adoptarn las medidas internas de organizacin del trabajo del personal de la oficina
judicial que estimen precisas para que la situacin de los procedimientos est constan-
temente actualizada, quedando de ello el correspondiente reflejo en la aplicacin infor-
mtica de gestin procesal; en especial, vigilarn la permanencia indefinida de procedi-
mientos inactivos en las oficinas, procediendo, en su caso, a dar cuenta para su archivo
provisional o definitivo, y dejando reflejo de ello en la correspondiente aplicacin infor-
mtica.
Por los secretarios judiciales, o por quienes en cada momento tengan competencia, se
tomarn las medidas internas precisas para que la informacin integrada en las aplicacio-
nes informticas de gestin procesal obedezca a los requisitos de autenticidad, integridad
y privacidad, utilizando o haciendo utilizar los mecanismos de seguridad de que estn
dotadas tales aplicaciones.
Los secretarios judiciales, o quienes en cada momento tengan competencia, exami-
narn mensualmente los listados de alarde que proporcionan las aplicaciones informticas,
al objeto de hacer un seguimiento peridico del estado de los procedimientos que pendan
ante su oficina judicial.
Si la aplicacin informtica de gestin procesal instalada as lo permite y proporciona
explotaciones estadsticas, se utilizarn stas como base para la confeccin de los alardes y
los boletines estadsticos que hayan de remitirse al Consejo General del Poder
Judicial, sin perjuicio de verificar las correcciones que sean oportunas a fin de
reflejar la situacin real del rgano judicial.
11-24
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
3.7.7. Integracin de las resoluciones judiciales en el sistema informtico
Los Jueces y Magistrados adoptarn las medidas necesarias para que la elaboracin de sus
resoluciones se integre en la propia aplicacin informtica de gestin procesal.
A efectos de facilitar el tratamiento informtico de las resoluciones judiciales, el Con-
sejo General del Poder Judicial, en coordinacin con las Administraciones competentes,
podr establecer el uso obligatorio de un manual de estilo en cuanto a marcado, formato,
forma de realizar las citas jurisprudenciales y legislativas, etc., que, en ningn caso, afecta-
r al contenido de las resoluciones.
En cada rgano judicial se llevar una rplica informtica del Libro de Registro de
Sentencias y/o Autos, que reflejar siempre el nmero de procedimiento, fecha y nme-
ro de la resolucin, as como, en su caso, su firmeza, como paso previo a su envo en
forma electrnica al Centro de Documentacin Judicial. En dicho Libro, las resoluciones
estarn certificadas electrnicamente, cuando el estado tecnolgico del sistema inform-
tico lo permita.
La numeracin de las resoluciones (sea con contador nico para Sentencias y Autos
definitivos, sea con contadores separados para ambos tipos de resoluciones) se realizar a
travs de las caractersticas de numeracin automtica que proporcionen las aplicaciones
informticas de gestin procesal, para garantizar que esta numeracin sea correlativa y
coherente con la fecha de elaboracin. La forma de numerar las sentencias se establecer
desde el Consejo General del Poder Judicial, en coordinacin con las Administraciones
competentes responsables de las dotaciones informticas.
3.7.8. Colaboracin general en el mantenimiento y en la constante mejora
de la aplicacin informtica de gestin procesal y de los documentos
en ella integrados
Dado que, por s mismo como tal sistema tcnico, e igualmente, por los siempre exis-
tentes cambios legislativos o jurisprudenciales, las aplicaciones informticas de gestin pro-
cesal han de mantenerse permanentemente actualizadas y siendo susceptibles de mejora
continua, constituye requisito imprescindible la colaboracin general, y as se les requiere,
de cuantos usuarios integran los distintos rganos jurisdiccionales.
A fin de estructurar dicha colaboracin, los secretarios judiciales de cada rgano judi-
cial, o quienes en cada momento tengan competencia, despus de que se haya intentado
sin xito solucionarlas por todos los medios existentes a su alcance, remitirn en los cinco
primeros das de cada mes natural a sus respectivas Salas de Gobierno una relacin de
cuantas incidencias o deficiencias, as como de las mejoras objetivas que, respectivamen-
te, se hayan detectado o considerado objetivamente convenientes, se refieran unas u otras,
tanto al funcionamiento de la aplicacin informtica, cuanto al juego de documentos que
ella contenga.
La finalidad es que por las Salas de Gobierno o, en su caso, a travs de la
Comisin Mixta correspondiente, se efecte el pertinente seguimiento y se
inste de inmediato la correccin de tales incidencias o deficiencias, o se
11-25
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
solicite la insercin de dichas mejoras objetivas, por la Administracin Pblica competente
en la instalacin, desarrollo, explotacin y/o mantenimiento de la aplicacin informtica
instalada en el rgano judicial de que en cada caso se trate. Si en el mbito territorial de
que se trate existiese formada algn tipo de Comisin de elaboracin de documentos o
similar, las actuaciones que en este sentido acometa la Sala de Gobierno se llevarn a cabo
previa solicitud de informe a aqulla.
En aquellos rganos judiciales donde se hubiere instaurado la figura del monitor
judicial y sin perjuicio de lo dispuesto en el prrafo anterior, a aqul le corresponder
comprobar y supervisar el correcto funcionamiento de las aplicaciones informticas,
poniendo en conocimiento del secretario judicial las deficiencias que observare, propo-
niendo, en su caso, la adopcin de las medidas que estime pertinentes.
En los supuestos en los que las incidencias y/o deficiencias de la aplicacin inform-
tica o del conjunto documental, por su gravedad, intensidad, extensin o reiteracin, rom-
pan o desestabilicen gravemente el prioritario, correcto y puntual funcionamiento del
rgano judicial, con independencia de que por los usuarios se tomen las medidas de
urgencia que el caso requiera (de las que darn inmediata cuenta al excelentsimo seor
Presidente de la Sala de Gobierno correspondiente), las Salas de Gobierno, informadas
suficientemente sobre el particular por el medio ms rpido posible, lo pondrn en el
inmediato conocimiento de la Comisin de Informtica Judicial del Consejo General del
Poder Judicial a fin de que sta tome las decisiones oportunas.
En el supuesto de que por un rgano judicial se estime preciso un nuevo documen-
to de objetiva utilizacin generalizable, el usuario que lo aprecie lo confeccionar en su
integridad, lo dotar de un ttulo significativo que facilite su posterior uso generalizado e
indicar el lugar adecuado para su ubicacin entre los dems documentos existentes, remi-
tiendo tal documentacin, a travs de la respectiva Sala de Gobierno, a la entidad, comi-
sin u organismo competente para su insercin, en su caso, en la aplicacin informtica.
En todo caso, las Salas de Gobierno emitirn cuantos informes sean solicitados por la
Comisin de Informtica Judicial, en relacin con el uso de las aplicaciones informticas
existentes en su mbito territorial, as como sobre el desarrollo y mejora de las mismas. A
este fin, previamente las Salas de Gobierno recabarn los antecedentes necesarios de los
Jueces Decanos y Presidentes de Tribunal y de Audiencias existentes, as como de la Admi-
nistracin Pblica competente.
3.7.9. Visitas a los rganos judiciales de la Inspeccin de Juzgados y Tribunales
La Inspeccin de Juzgados y Tribunales, en las labores que realice o en las visitas que
curse a los rganos judiciales, velar por el cumplimiento del Cdigo de Conducta, e infor-
mar a la Comisin de Informtica Judicial sobre el grado de uso, las deficiencias y cum-
plimiento que se hubieren observado, a fin de que se adopten las medidas pertinentes.
En particular, los Servicios de Inspeccin, en las visitas que cursen a los
rganos judiciales, solicitarn el listado de alarde que proporcionen las
aplicaciones informticas de gestin procesal, as como, en su caso, los datos
que resulten de las explotaciones estadsticas, cuidndose en dichas visitas de
11-26
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
inspeccionar y, si preciso fuere, incentivar el uso real y efectivo de tales aplicaciones infor-
mticas, hacindose constar tales extremos en el acta de inspeccin que al efecto se levante.
3.7.10. Seguridad en los programas y archivos informticos
Ante el riesgo de que archivos o programas provenientes de fuentes no conocidas
causen un virus en el sistema informtico al servicio de la Administracin de Justicia, el
programa antivirus instalado se ejecutar automticamente para comprobar la ausencia
de virus en los programas y archivos instalados en la red. No obstante, dado que estos
programas antivirus no eliminan por completo el riesgo de generar y propagar un virus
informtico, se tendr la mxima diligencia a la hora de ejecutar archivos procedentes de
fuentes no conocidas. En caso de duda se deber contactar inmediatamente con el Servi-
cio de Soporte competente, quien adoptar las medidas oportunas.
Queda expresamente prohibida la entrada por cualquier medio en los sistemas infor-
mticos de otros usuarios utilizando un login y password de otro usuario, salvo autoriza-
cin expresa y puntual, con arreglo a la Ley, de la Administracin competente o del usua-
rio del ordenador.
3.7.11. Finalizacin de la vinculacin funcionarial o laboral
con la Administracin de Justicia
La Administracin Pblica competente pone a disposicin de los usuarios los medios
informticos y tcnicos adecuados para la realizacin de sus funciones mientras dure su
vinculacin. En el momento de la finalizacin de la relacin funcionarial o laboral no se
podr tener acceso a los equipos informticos y consiguientemente a los archivos inclui-
dos en los mismos.
En el supuesto de que el usuario tenga en su poder determinados medios informti-
cos (ordenador porttil, CD-Roms, disquetes informticos, etc.), tendr que devolverlos
inmediatamente a la finalizacin de su relacin.
Si un usuario finaliza su relacin con la Administracin o se traslada de puesto, debe-
r dejar intactos todos los archivos y documentos que hayan tenido un fin profesional. En
el supuesto de que existan archivos de carcter personal, l mismo deber eliminarlos, bajo
la supervisin del Servicio de Soporte competente.
3.8. Acceso a la red interna de la organizacin
La Administracin de Justicia est organizada globalmente en torno a la red interna (red
de rea local o LAN). El acceso a la misma a travs de los medios tcnicos permite al usuario
acceder a informacin confidencial de los justiciables, por lo que, para evitar que determinadas
personas ajenas al entorno del rgano judicial puedan tener acceso a la informacin conteni-
da en la red interna de la organizacin, los usuarios vienen obligados al estricto
cumplimiento de las normas de seguridad que haya establecido la Administra-
cin Pblica competente.
11-27
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
En concreto, cada usuario recibir una clave de identificacin y elegir una contrasea de
acceso a la red interna de la organizacin, ajustndose a la normativa de seguridad estableci-
da por la Administracin competente y/o administrador o responsable de Seguridad del Sis-
tema. Con el objetivo de eliminar entradas no deseadas en el sistema, para acceder a la red
interna es imprescindible rellenar obligatoriamente estos campos. La mencionada contrasea
no deber ser comunicada a terceras personas, salvo que concurran circunstancias excepcio-
nales, y siempre que se reciba autorizacin expresa de la Administracin Pblica competente.
Peridicamente el usuario podr cambiar su contrasea de acceso y, obligatoriamen-
te, siempre que as se lo indique el administrador o responsable de Seguridad del Sistema
o concurran circunstancias, incluso subjetivas, que as se lo indiquen.
3.9. Navegacin en la red de Internet
Por lo que respecta a la navegacin en la red de Internet, es obligacin de la Admi-
nistracin Pblica competente exigir que las conexiones que se produzcan a travs de la
mencionada red obedezcan a fines profesionales, todo ello con el propsito de obtener el
mayor aprovechamiento de los recursos informticos.
Si bien puede permitirse a los usuarios realizar un uso del acceso a Internet para acti-
vidades personales ocasionales, ste uso deber restringirse al mximo.
En ningn caso deber accederse a direcciones de Internet de contenido ofensivo o
atentatorio contra la dignidad humana.
Es obligacin de la Administracin Pblica competente dar cumplimiento al conteni-
do de las leyes de la propiedad intelectual o industrial, por lo que los usuarios debern
comprobar cuidadosamente, antes de utilizar informacin proveniente de la red, si la
misma se encuentra protegida por las normas de las expresadas leyes.
Para que la utilizacin de la red de Internet con fines profesionales sea lo ms prove-
chosa posible, se recomienda hacer uso de los bookmarks (o favoritos), en el que se inclui-
rn aquellas direcciones que, por motivo de su prestacin de servicios, deban ser consul-
tadas peridicamente.
3.10. Creacin de pginas web
En el supuesto de que algn usuario proyectase la creacin de una pgina web de
contenido jurdico, sirvindose para ello de los medios y herramientas aportadas por la
Administracin de Justicia, deber ponerlo previamente en conocimiento de la correspon-
diente Sala de Gobierno, con aportacin del proyecto elaborado, la que, tras recabar los
asesoramientos que estime pertinentes, incluidos el de los correspondientes rganos de la
Administracin Pblica competente, elevar un informe a la Comisin de Informtica
Judicial para que por sta se acuerde lo procedente.
Si el usuario proyectase, con fondos privados, la creacin de una pgina
web que incida en la Administracin de Justicia, estar obligado, igualmente,
a ponerlo en conocimiento de la respectiva Sala de Gobierno.
11-28
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
3.11. Servicio tcnico de soporte
Las pautas de conducta intentan precisar de forma clara y transparente el uso que
debe hacerse de los medios de comunicacin y equipos informticos en el seno de la
Administracin de Justicia, quedando el Servicio de Soporte competente a la entera dis-
posicin de los usuarios para cualquier aclaracin o duda que pueda surgir respecto del
cumplimiento de las mismas, y admitiendo todas las sugerencias que los usuarios puedan
realizar al respecto con el fin de mejorar el funcionamiento de dichas pautas.
Para la resolucin de cualquier duda o consulta de carcter tcnico que se pueda
plantear, se deber consultar al Servicio de Soporte competente.
3.12. Implantacin de aplicaciones informticas en los rganos
judiciales
El desarrollo de nuevas aplicaciones informticas o la actualizacin de las ya existen-
tes, mediante nuevas versiones que introduzcan nuevas funcionalidades o modifiquen sig-
nificativamente las anteriormente implantadas, deber ponerse en conocimiento de la
Comisin de Informtica Judicial desde las primeras fases de concepcin y diseo.
La implantacin en los rganos judiciales de cualquier aplicacin informtica requeri-
r su aprobacin por el Pleno del Consejo General del Poder Judicial.
3.13. Deberes y responsabilidad disciplinaria
Todos los usuarios de la Administracin de Justicia estn obligados al cumplimiento
de las pautas de conducta establecidas en el Cdigo, pudindose derivar de su incumpli-
miento la pertinente responsabilidad en el mbito disciplinario, si a ello hubiere lugar, en
aplicacin de las normas reguladoras del Estatuto jurdico propio del usuario.
3.14. Elaboracin del Informe de Recursos Tecnolgicos
de la Informacin en la Administracin de Justicia
Con el objeto de cuantificar y analizar el proceso de implantacin y uso de las tecno-
logas de la informacin y de la comunicacin, el Consejo General del Poder Judicial ela-
borar cada dos aos el Informe de Recursos Tecnolgicos de la Informacin en la Admi-
nistracin de Justicia (IRTAJ), que ser entregado y publicado ante las Administraciones
Pblicas competentes.
3.15. Portal poderjudicial.es
El Consejo General del Poder Judicial ha desarrollado el portal internet
http://www.poderjudicial.es con el fin de facilitar el acercamiento de la
Justicia al ciudadano y prestar determinados servicios profesionales. A travs
11-29
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
de este mismo portal, los usuarios e integrantes de la Administracin de Justicia podrn
acceder a diversa informacin permanentemente actualizada, as como a los servicios que
progresivamente se vayan poniendo a su disposicin.
4. El expediente digital y la presentacin telemtica de escritos y
documentos
4.1. El expediente digital
Se entiende por expediente digital la serie ordenada de documentos pblicos en
soporte digital y autentificados por firma electrnica (documentos electrnicos), pertene-
cientes a un asunto determinado.
El expediente digital o electrnico tendr la misma validez jurdica y probatoria que el
expediente tradicional.
Para evitar el trasiego de papeles o expedientes judiciales entre los servicios comunes
procesales y los juzgados (itinerancia del procedimiento), la nueva oficina judicial desarro-
llar un sistema electrnico de comunicacin entre los mismos, para desterrar en un futu-
ro el formato papel de los tribunales de justicia.
El paso de la administracin tradicional a la e-administracin implica un tiempo de
convivencia del papel con el documento digital, lo que hace ms compleja esta transicin.
En estos momentos, los procesos de digitalizacin de los documentos en papel as como
los conceptos de compulsa electrnica empiezan a surgir con fuerza dentro de las Admi-
nistraciones Pblicas como procesos encaminados al paso desde el expediente en papel
hacia el expediente digital.
El artculo 26 de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologas
de la informacin y la comunicacin en la Administracin de Justicia, define el expedien-
te judicial electrnico, como el conjunto de documentos electrnicos correspondientes a
un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de informacin que contenga. Asi-
mismo, el mencionado artculo establece que se asignar un nmero de identificacin
general a aquellos documentos que puedan generar un nuevo procedimiento, que ser
nico e inalterable a lo largo de todo el proceso, permitiendo su identificacin unvoca por
cualquier rgano del mbito judicial en un entorno de intercambio de datos.
El foliado de los expedientes judiciales electrnicos se llevar a cabo mediante un ndi-
ce electrnico, firmado por la oficina judicial actuante, segn proceda. Este ndice garanti-
zar la integridad del expediente judicial electrnico y permitir su recuperacin siempre
que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos
expedientes judiciales electrnicos.
Por ltimo, tambin dispone que la remisin de expedientes se sustituir a todos los
efectos legales por la puesta a disposicin del expediente judicial electrnico,
teniendo derecho a obtener copia electrnica del mismo todos aquellos que
lo tengan conforme a lo dispuesto en las normas procesales.
11-30
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
4.2. Presentacin telemtica de escritos y documentos
4.2.1. Introduccin
La introduccin de las nuevas tecnologas y, en concreto, la informtica, han supuesto
la transformacin de muchos sectores de nuestra sociedad, adquiriendo un papel determi-
nante, y a este proceso no puede ser ajena la Administracin de Justicia, que viene siendo
objeto de un proceso de modernizacin de su estructura y de sus medios, en el que es nece-
sario avanzar de forma decidida a fin de conseguir dar un servicio a los ciudadanos con
mayor agilidad, calidad y eficacia, aplicando para ello los mtodos de organizacin e instru-
mentos procesales ms modernos y avanzados.
4.2.2. Cobertura legal
En los ltimos aos se han introducido en nuestra legislacin una serie de novedades
que, al lado de las tcnicas procesales tradicionales, posibilitan la incorporacin de las nue-
vas tecnologas en la oficina judicial y que permitirn la introduccin paulatina de estos
nuevos instrumentos y mtodos de trabajo en la Administracin de Justicia.
A) Disposiciones de la Carta de los Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia
La Carta de los Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia proclama el derecho de
los ciudadanos a comunicarse con la Administracin de Justicia a travs del correo elec-
trnico, videoconferencia y otros medios telemticos con arreglo a lo dispuesto en las leyes
procesales, y a tal fin:
Los poderes pblicos impulsarn el empleo y aplicacin de estos medios en el
desarrollo de la actividad de la Administracin de Justicia as como en las rela-
ciones de sta con los ciudadanos.
Los documentos emitidos por los rganos de la Administracin de Justicia y por
los particulares a travs de medios electrnicos y telemticos, en soportes de cual-
quier naturaleza, tendrn plena validez y eficacia siempre que quede acreditada su
integridad y autenticidad de conformidad con los requisitos exigidos en las leyes.
B) Disposiciones de la Ley Orgnica del Poder Judicial
En el ao 1994 (Ley Orgnica 16/1994, de 8 de noviembre) se introdujo una modi-
ficacin en el artculo 230 de la Ley Orgnica del Poder Judicial para permitir la utilizacin
de medios informticos y telemticos en el ejercicio de la actividad procesal:
Los documentos emitidos por medios tcnicos, electrnicos, informticos y telem-
ticos, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y eficacia de un
documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integri-
dad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
11-31
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Asimismo el artculo 271 permite la prctica de notificaciones por medios tcnicos
diferentes de los tradicionalmente admitidos:
Las notificaciones podrn practicarse por medio del correo, del telgrafo o de cualquier
medio tcnico que permita la constancia de su prctica y de las circunstancias esenciales de
la misma segn determinen las Leyes procesales.
C) Disposiciones de la Ley de Enjuiciamiento Civil
En la Ley 13/2009 se han acometido, principalmente en la Ley de Enjuiciamiento
Civil, una serie de modificaciones relativas a la modernizacin tecnolgica de la Adminis-
tracin de Justicia en lnea con lo dispuesto en la Ley Orgnica del Poder Judicial.
Por un lado, se introduce la posibilidad de que la publicidad en los boletines oficiales
sea sustituida, en los trminos que reglamentariamente se determinen, por la utilizacin
de medios telemticos, informticos o electrnicos (art. 164 LEC).
Por otro, se modifica la regulacin de las subastas judiciales, para permitir que bajo la
direccin del Secretario judicial puedan efectuarse pujas electrnicas, siempre que se cuen-
te con los medios tcnicos para ello. De esta manera, la participacin en las subastas judi-
ciales podr realizarse a travs de internet, sin requerir la presencia fsica obligatoria de los
intervinientes en una sala. Con ello adems se evita la discriminacin, puesto que hay ms
participacin, se fomentan la transparencia y publicidad, se obtienen mejores precios y se
evitan las prcticas de colusin, es decir el pacto entre dos personas para perjudicar a ter-
ceros (art. 649 LEC).
En la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, se ha introducido impor-
tantes novedades en relacin con el uso de las nuevas tecnologas en el procedimiento
judicial, entre las que podemos destacar:
La realizacin de actos de comunicacin procesal por medios electrnicos o
informticos.
La presentacin de escritos y documentos electrnicos ante los tribunales.
La documentacin de las actuaciones procesales en soporte electrnico cuya
autenticidad se garantiza mediante firma electrnica.
El reconocimiento del documento electrnico como medio de prueba.
Concretamente, el artculo 162 de la LEC, establece una serie de disposiciones que
habrn de ser observadas cuando se practiquen actos de comunicacin por medios elec-
trnicos, informticos y similares, que exponemos a continuacin:
a) Disponibilidad de medios electrnicos:
Cuando las oficinas judiciales y las partes o los destinatarios de los
actos de comunicacin dispusieren de medios electrnicos, tele-
11-32
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
mticos, infotelecomunicaciones, o de otra clase semejante, que permitan el
envo y la recepcin de escritos y documentos, de forma tal que est garantiza-
da la autenticidad de la comunicacin y de su contenido y quede constancia
fehaciente de la remisin y recepcin ntegras y del momento en que se hicie-
ron, los actos de comunicacin podrn efectuarse por aquellos medios, con el
resguardo acreditativo de su recepcin que proceda.
Las partes y los profesionales que intervengan en el proceso debern comunicar
a las Oficinas judiciales el hecho de disponer de los medios antes indicados y su
direccin.
Asimismo se constituir en el Ministerio de Justicia un Registro accesible elec-
trnicamente de los medios indicados y las direcciones correspondientes a los
organismos pblicos.
b) Verificacin de autenticidad documental por examen directo:
Cuando la autenticidad de resoluciones, documentos, dictmenes o informes
presentados o transmitidos por los medios a que se refiere el apartado anterior
slo pudiera ser reconocida o verificada mediante su examen directo o por otros
procedimientos, podrn, no obstante, ser presentados en soporte electrnico
mediante imgenes digitalizadas de los mismos, en la forma prevista en los
artculos 267 y 268 de la LEC, si bien, en caso de que alguna de las partes, el
tribunal en los procesos de familia, incapacidad o filiacin, o el Ministerio Fiscal,
as lo solicitasen, habrn de aportarse aqullos en su soporte papel original, en el
plazo o momento procesal que a tal efecto se seale.
c) Incidencias en la prctica del acto de comunicacin:
En cualquier caso, cuando constando la correcta remisin del acto de comunicacin
por dichos medios tcnicos, salvo los practicados a travs de los servicios de
notificaciones organizados por los colegios de procuradores, transcurrieran tres das,
sin que el destinatario acceda a su contenido, se entender que la comunicacin ha
sido efectuada legalmente desplegando plenamente sus efectos.
Se exceptuarn aquellos supuestos en los que el destinatario justifique la falta de
acceso al sistema de notificaciones durante ese periodo. Si la falta de acceso se
debiera a causas tcnicas y stas persistiesen en el momento de ponerlas en
conocimiento, el acto de comunicacin se practicar mediante entrega de copia de
la resolucin. En cualquier caso, la notificacin se entender vlidamente recibida
en el momento en que conste la posibilidad de acceso al sistema.
No obstante, caso de producirse el acceso transcurrido dicho plazo pero antes de
efectuada la comunicacin mediante entrega, se entender vlidamente realiza-
da la comunicacin en la fecha que conste en el resguardo acreditativo de su
recepcin.
Por su parte, el artculo 135 de dicha ley procesal establece la posi-
bilidad de que la presentacin de escritos ante el tribunal y el trasla-
do previo de copias entre procuradores se realice por va telemtica:
11-33
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Cuando las Oficinas judiciales y los sujetos intervinientes en un proceso dispon-
gan de medios tcnicos que permitan el envo y la normal recepcin de escritos
iniciadores y dems escritos y documentos, de forma tal que est garantizada la
autenticidad de la comunicacin y quede constancia fehaciente de la remisin y
recepcin ntegras y de la fecha en que se hicieren, los escritos y documentos
podrn enviarse por aquellos medios, acusndose recibo del mismo modo y se
tendrn por presentados, a efectos de ejercicio de los derechos y de cumpli-
miento de deberes en la fecha y hora que conste en el resguardo acreditativo de
su presentacin. En caso de que la presentacin tenga lugar en da u hora inh-
bil a efectos procesales conforme a la ley, se entender efectuada el primer da y
hora hbil siguiente.
A efectos de prueba y del cumplimiento de requisitos legales que exijan dispo-
ner de los documentos originales o de copias fehacientes, se estar a lo previsto
en el artculo 162.2 de la LEC.
Cuando la presentacin de escritos perentorios dentro de plazo, por los medios
tcnicos a que se refiere este apartado, no sea posible por interrupcin no plani-
ficada del servicio de comunicaciones telemticas o electrnicas, el remitente
podr proceder a su presentacin en la oficina judicial el primer da hbil siguiente
acompaando el justificante de dicha interrupcin.
4.2.3. Sistema LexNET
A) Objeto
El Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantacin en la Administracin de
Justicia del sistema informtico de telecomunicaciones LexNet tiene por objeto regular la
implantacin en la Administracin de Justicia de un sistema telemtico para la presentacin
de escritos y documentos, el traslado de copias y la realizacin de actos de comunicacin pro-
cesal, as como establecer las condiciones generales para su utilizacin y funcionamiento.
La implantacin en la Administracin de Justicia del sistema informtico de tele-
comunicaciones LexNet se enmarca en el plan de modernizacin de la Administracin
de Justicia, que exige, para alcanzar una realidad judicial informatizada, la incentivacin
del uso de nuevas tecnologas en los sistemas de gestin procesal, para que las formas
de trabajo desempeado en las oficinas judiciales evolucionen y se adapten a la socie-
dad de la informacin, requisito imprescindible para alcanzar una atencin de calidad a
los ciudadanos.
La instauracin de la va telemtica para la realizacin de concretos actos procesales no
excluye la utilizacin de la ya existente en la actualidad, sino que, por el contrario, es una
opcin ms que abre otras posibilidades a los propios litigantes, a los profesionales que les
asistan y a los dems intervinientes en el proceso en sus relaciones con la Administracin de
Justicia. Con ello se amplan y facilitan los cauces en el acceso a la tutela judi-
cial. As, no slo se respeta el principio de igualdad de oportunidades y de no
discriminacin de todas las personas en el acceso a la tutela judicial, sino que
se refuerza en todo caso y sin perjuicio de la va y medios que stos elijan.
11-34
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
B) Definicin y caractersticas del sistema
Definicin
El sistema LexNet es un medio de transmisin seguro de informacin que est cons-
tituido por una arquitectura basada en correo electrnico securizado que mediante la uti-
lizacin de firma electrnica reconocida (en los trminos establecidos en la Ley 59/2003,
de 19 de diciembre), satisface, por un lado, las caractersticas de autenticacin, integridad
y no repudio, y mediante los mecanismos tcnicos adecuados las de confidencialidad y
sellado de tiempo, conforme a lo establecido en el artculo 230 de la Ley Orgnica 6/1985,
de 1 de julio, del Poder Judicial y, por otro, el cumplimiento de los requisitos exigidos en
las leyes procesales.
Caractersticas
LexNet rene las siguientes caractersticas:
1. Autenticidad.
El mensaje que se transmite ha de permitir identificar a su emisor y ha de existir
garanta de que el texto de la comunicacin coincide con la voluntad del emisor.
2. Integridad.
El contenido de la notificacin, citacin, emplazamiento o requerimiento no
puede alterarse durante su transmisin.
3. Confidencialidad.
Slo el destinatario puede leer el contenido del documento que se transmite, por
ello el mensaje estar cifrado.
4. No repudio en las comunicaciones.
El emisor que firma digitalmente y enva un documento no podr negar el hecho
del envo y el receptor del documento tampoco podr negar su recepcin.
5. Sello de tiempo.
La sujecin de los trmites y actuaciones procesales a determinados plazos y la
preclusin e invalidez de las actuaciones extemporneas exige que en la comu-
nicacin con medios telemticos se articule un sistema de consignacin de la
fecha y hora de remisin y recepcin de la misma, a efectos del cmputo de los
plazos procesales.
C) Usuarios autorizados
El Real Decreto por el que se implanta el sistema LexNet, ser de aplica-
cin a los siguientes usuarios:
11-35
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
1. Funcionarios del Cuerpo Superior Jurdico de Secretarios Judiciales.
2. Funcionarios del Cuerpo de Gestin Procesal y Administrativa.
3. Funcionarios del Cuerpo de Tramitacin Procesal y Administrativa.
4. Funcionarios del Cuerpo de Auxilio Judicial.
5. Abogaca del Estado.
6. Ministerio Fiscal.
7. Procuradores de los Tribunales.
8. Abogados.
9. Graduados Sociales.
10. Administrador del Colegio de Procuradores.
11. rganos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos, as
como otras Administraciones e instituciones que habitualmente se relacionen
con la Administracin de Justicia.
D) mbito de aplicacin y de implantacin
Las disposiciones del Real Decreto 84/2007 sern de aplicacin en el mbito de
competencia del Ministerio de Justicia.
La implantacin del sistema LexNet se producir en las oficinas judiciales correspon-
dientes al mbito de competencia del Ministerio de Justicia. El Ministerio de Justicia podr
suscribir convenios de cooperacin tecnolgica con las Comunidades Autnomas que
hayan recibido los traspasos de funciones y servicios en relacin con los medios materiales
de la Administracin de Justicia, para la implantacin del sistema telemtico denominado
LexNet en sus mbitos territoriales correspondientes.
La implantacin del sistema se llevar a cabo de forma gradual en funcin de las
posibilidades tcnicas y presupuestarias del Ministerio de Justicia, respecto de aquellas
Oficinas Judiciales y tipos de procedimientos incluidos en cada fase del proceso de
despliegue.
Del mismo modo ser gradual la incorporacin al sistema LexNet del Ministerio
Fiscal y de la Abogaca del Estado, as como la de otros potenciales usuarios en la medi-
da en que se alcancen acuerdos con los Colegios Profesionales y rganos de la Admi-
nistracin General del Estado y sus organismos pblicos, as como otras
Administraciones e instituciones relacionadas con la Administracin de
Justicia.
11-36
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
E) Rgimen de utilizacin del sistema LexNet
Uso obligatorio
La utilizacin del sistema LexNet ser obligatoria para los secretarios judiciales y para
los funcionarios de los Cuerpos al servicio de la Administracin de Justicia, destinados en
aquellas oficinas judiciales que dispongan del sistema y estn dotadas de los medios
tcnicos necesarios.
Tambin ser obligatorio el uso del sistema LexNet para los Colegios de Procuradores
que cuenten con los medios tcnicos necesarios.
Utilizacin preferente de la va telemtica
Se entender preferente la va telemtica de comunicacin con quienes figuren dados
de alta como usuarios en el sistema.
Problemas tcnicos
Cuando concurran causas tcnicas que impidan la normal utilizacin de dichos
medios telemticos, los usuarios del sistema comunicarn tal circunstancia a la oficina
judicial con la que mantengan comunicacin procesal, as como, en su caso, al respectivo
Colegio profesional.
F) Funcionalidades del sistema
Los usuarios de LexNet (secretarios judiciales, gestores
procesales, abogados, procuradores, etc.) dispondrn de
certificados digitales a travs de tarjetas criptogrficas, que les
permitir la presentacin de escritos y la realizacin de actos de
comunicacin en forma telemtica, utilizando la firma digital.
El sistema LexNet prestar las siguientes funcionalidades:
a) La presentacin, transporte de escritos procesales y documentos que con los
mismos se acompaen, as como su distribucin y remisin a la oficina judicial
encargada de su tramitacin.
b) La gestin del traslado de copias, de modo que quede acreditado en las copias la
fecha y hora en que se ha realizado el traslado y que ste se ha efectuado a los
restantes procuradores personados, de conformidad con lo previsto en las leyes
procesales.
c) La realizacin de actos de comunicacin procesal conforme a los requisitos esta-
blecidos en las leyes procesales.
d) La expedicin de resguardos electrnicos, integrables en las aplica-
ciones de gestin procesal, acreditativos de la correcta realizacin de
11-37
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
la presentacin de escritos y documentos anexos, de los traslados de copias y de la
correcta remisin y recepcin de los actos de comunicacin procesal y, en todo
caso, de la fecha y hora de la efectiva realizacin.
e) La constancia de un asiento por cada una de las transacciones telemticas a que
se refieren las letras a), b), c) y d), realizadas a travs del sistema, identificando
cada transaccin los siguientes datos:
Identidad del remitente y del destinatario de cada mensaje.
Fecha y hora de su efectiva realizacin proporcionada por el sistema.
Proceso judicial al que se refiere, indicando tipo de procedimiento, nmero
y ao.
G) Administracin del sistema
El Ministerio de Justicia, encargado de administrar y mantener el entorno operativo y
disponibilidad del sistema, tendr la responsabilidad de la realizacin de las tareas necesa-
rias que garanticen el correcto funcionamiento, la custodia y la seguridad del sistema, sin
perjuicio de las atribuciones correspondientes a las Comunidades Autnomas con compe-
tencias asumidas en materia de Justicia en los trminos de los convenios de cooperacin
tecnolgica suscritos con stas. Dichos convenios se ajustarn a las caractersticas del sis-
tema y respetarn las garantas establecidas en el real decreto de implantacin de LexNet.
Los mecanismos tcnicos que aseguren la confidencialidad de la informacin proce-
sal transmitida garantizarn que el Administrador del sistema no tenga acceso a su conte-
nido. No obstante, le corresponde al administrador la custodia de la informacin acredi-
tativa de las transacciones realizadas a travs del sistema LexNet.
H) Disponibilidad del sistema telemtico
Perodo de funcionamiento
El sistema telemtico estar en funcionamiento durante las veinticuatro horas del
da, todos los das del ao, sin perjuicio de lo previsto para la realizacin de trabajos de
mantenimiento u otras razones tcnicas.
En ningn caso, la presentacin telemtica de escritos y documentos o la recepcin
de actos de comunicacin por medios telemticos implicarn la alteracin de lo establecido
en las leyes sobre el tiempo hbil para las actuaciones procesales, plazos y su cmputo, ni
tampoco supondr ningn trato discriminatorio en la tramitacin y resolucin de los pro-
cesos judiciales.
Problemas que afecten al servicio
Cuando la ineludible realizacin de trabajos de mantenimiento u otras
razones tcnicas lo requieran, podrn planificarse paradas de los sistemas
11-38
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
informticos que afecten o imposibiliten de forma temporal el servicio de comunicacio-
nes telemticas. Estas paradas sern avisadas por el propio sistema informtico con una
antelacin mnima de veinte das, indicando el tiempo estimado de indisponibilidad del
servicio.
Cuando por cualquier causa el sistema LexNet no pudiera prestar el servicio en las
condiciones establecidas se informar a los usuarios de las circunstancias de la imposibilidad
a los efectos de la eventual realizacin de actos procesales en forma no telemtica y, en su
caso, se expedir, previa solicitud, justificante de la interrupcin del servicio.
Una vez depositados en los buzones virtuales de los usuarios los escritos y notifica-
ciones, as como cualquier otro documento procesal transmitido por medios telemticos,
se encontrarn accesibles por un perodo de treinta das. Transcurrido este plazo se proce-
der a la eliminacin del sistema de estos documentos, salvo los resguardos electrnicos
acreditativos de la transmisin.
I) Operativa funcional de la presentacin de escritos y documentos y del traslado
de copias entre procuradores y de la realizacin de actos de comunicacin
procesal por medios telemticos
Procedimiento para el envo de documentacin a travs del sistema LexNet
Tanto la presentacin de escritos y documentos, el traslado de copias
como la realizacin de actos de comunicacin a travs del sistema telemtico
requerir por parte de los usuarios del sistema la previa cumplimentacin de
todos los campos de datos obligatorios.
11-39
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
El usuario podr incorporar, adems del documento electrnico anexo, en el que se
contenga el propio acto procesal objeto de transmisin, otros anexos, uno por cada uno
de los documentos electrnicos que se deban acompaar.
El usuario podr visualizar los documentos electrnicos incorporados como anexos, a
efectos de comprobacin, antes de proceder a su envo.
Cuando, por las singulares caractersticas de un documento, el sistema no permita su
incorporacin como anexo para su envo en forma telemtica, el usuario har llegar dicha
documentacin al destinatario por otros medios, en la forma que establezcan las normas
procesales, y deber hacer referencia a los datos identificativos del envo telemtico al que
no pudo ser adjuntada.
El usuario remitente utilizar firma electrnica reconocida para realizar el envo. Los
documentos electrnicos anexos tambin sern firmados electrnicamente.
Presentacin de escritos y documentos
Para la acreditacin de la presentacin telemtica de escritos y documentos el sistema
devolver al usuario un resguardo electrnico acreditativo de la correcta transmisin y, en todo
caso, de la fecha y hora de la efectiva realizacin de la presentacin en la oficina judicial.
Traslado de copias
En el caso de presentacin telemtica de escritos y documentos por Procurador, ste
podr realizar el traslado telemtico de copias simultneo, mediante la adecuada cumpli-
mentacin de los campos de datos necesarios.
Realizacin de actos de comunicacin
Si el envo se realiza correctamente, el acto de comunicacin se recibe en el buzn del
destinatario y queda depositado en el mismo a su disposicin. En este supuesto, el siste-
ma devolver al remitente un resguardo electrnico, acreditativo de la remisin y puesta a
disposicin, en el que consten los siguientes datos: identidad del remitente y del destina-
tario, fecha y hora de su efectiva realizacin proporcionada por el sistema y tipo de proce-
dimiento judicial, nmero y ao al que se refiere.
Cuando el destinatario acceda al acto de comunicacin y documentos anexos depo-
sitados en su buzn virtual, el sistema genera un resguardo electrnico dirigido al remi-
tente, reflejando el hecho de la recepcin y la fecha y hora en que ha tenido lugar, quien
as tendr constancia de la recepcin.
En el caso de los procuradores, cuando se produzca el acceso al buzn
virtual del Colegio de Procuradores se generar el correspondiente resguardo,
que bastar para acreditar la recepcin a los efectos previstos en la ley.
11-40
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Anomalas, errores y deficiencias en la transmisin
El sistema confirmar al usuario la recepcin del mensaje por el destinatario. La
falta de confirmacin implicar que no se ha producido la recepcin. En aquellos casos
en que se detecten anomalas en la transmisin telemtica, el propio sistema lo pondr
en conocimiento del usuario, mediante los correspondientes mensajes de error, para
que proceda a la subsanacin, o realice el envo en otro momento o utilizando otros
medios.
El mensaje de indicacin de error o deficiencia de la transmisin podr ser impreso en
papel, archivado por el usuario, y en su caso, integrado en los sistemas de gestin procesal,
a efectos de documentacin del intento fallido.
5. La firma digital
5.1. Introduccin
El desarrollo de la sociedad de la informacin y la difusin de los efectos
positivos que de ella se derivan exige la generalizacin de la confianza de la
ciudadana en las comunicaciones telemticas. No obstante, los datos ms
11-41
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
recientes sealan que an existe desconfianza por parte de los intervinientes en las tran-
sacciones telemticas y, en general, en las comunicaciones que las nuevas tecnologas per-
miten a la hora de transmitir informacin, constituyendo esta falta de confianza un freno
para el desarrollo de la sociedad de la informacin, en particular, la Administracin y el
comercio electrnicos.
Como respuesta a esta necesidad de conferir seguridad a las comunicaciones por
internet surge, entre otros, la firma electrnica. La firma electrnica constituye un instru-
mento capaz de permitir una comprobacin de la procedencia y de la integridad de los
mensajes intercambiados a travs de redes de telecomunicaciones, ofreciendo las bases
para evitar el repudio, si se adoptan las medidas oportunas basndose en fechas electrni-
cas.
5.2. Normativa bsica sobre firma electrnica
5.2.1. Unin Europea
Directiva 1999/93/CE, de 13 diciembre, por la que se establece un marco
comunitario para la firma electrnica.
Directiva 2000/31/CE, de 8 junio, sobre el comercio electrnico.
5.2.2. Espaa
Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter
Personal.
Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica, que regula la firma elec-
trnica, su eficacia jurdica y la prestacin de servicios de certificacin.
Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la informacin y de
comercio electrnico.
Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las
notificaciones telemticas, as como la utilizacin de medios telemticos para la
sustitucin de la aportacin de certificados por los ciudadanos.
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Ser-
vicios Pblicos.
5.3. Firma electrnica
5.3.1. Concepto
La firma electrnica es el conjunto de datos en forma electrnica, con-
signados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como
medio de identificacin del firmante.
11-42
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Se trata de un cdigo digital que garantiza que un documento no ha sido modifica-
do. Se incluye dentro del propio documento o archivo digital y, si se trata de un mensaje
de correo electrnico, se transmite adjunto con el mismo. De esta forma, si se altera la
informacin del documento o del archivo, la firma no se reconoce. Si la firma es otorgada
por una entidad certificadora (prestadores de servicios de certificacin), se garantiza una
mayor autenticidad sobre su autora y origen.
5.3.2. Tipos de firma electrnica
A) Firma electrnica avanzada
La firma electrnica avanzada es la firma electrnica que permite identificar al firmante
y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que est vinculada al firmante
de manera nica y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el fir-
mante puede mantener bajo su exclusivo control.
B) Firma electrnica reconocida
Se considera firma electrnica reconocida la firma electrnica avanzada basada en un
certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma.
La firma electrnica reconocida tendr respecto de los datos consignados en forma elec-
trnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en papel.
No basta pues con utilizar una firma electrnica avanzada para que sta se equipare
con la firma manuscrita; es preciso que la firma electrnica avanzada est basada en un
certificado reconocido y haya sido creada por un dispositivo seguro de creacin (es decir,
tiene que tratarse de una firma electrnica reconocida).
5.3.3. Cdigo de conducta de usuarios
En relacin con la firma electrnica, el Cdigo de conducta para usuarios de equipos
y sistemas informticos al servicio de la Administracin de Justicia establece lo siguiente:
Todo usuario ser responsable de la custodia de la clave privada y de comunicar con
la mayor brevedad posible a la correspondiente entidad prestadora de Servicios de Certifi-
cacin y/o Registro cualquier prdida o sustraccin de aqulla.
Igualmente, el usuario estar obligado a comunicar cualquier variacin de los datos
aportados para la obtencin del certificado; y en general, vendr obligado a observar las
garantas que al respecto fije la Comisin de Informtica Judicial, as como las descritas en
el Convenio que hayan suscrito el Consejo General del Poder Judicial, la correspondiente
Entidad Prestadora de Servicios de Certificacin y, en su caso, la Administracin Pblica
competente, en orden al establecimiento y regulacin de la concreta prestacin de servi-
cios tcnicos, administrativos y de seguridad necesarios para garantizar la vali-
dez y eficacia de la emisin y recepcin de comunicaciones y documentos
producidos a travs de las tcnicas y medios ofertados por esta ltima.
11-43
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
5.3.4. Empleo de la firma electrnica en el mbito de las Administraciones
Pblicas
La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica, se aplicar al uso de la firma
electrnica en el seno de las Administraciones Pblicas, sus organismos pblicos y las enti-
dades dependientes o vinculadas a las mismas y en las relaciones que mantengan aqullas
y stos entre s o con los particulares.
Las Administraciones Pblicas, con el objeto de salvaguardar las garantas de cada proce-
dimiento, podrn establecer condiciones adicionales a la utilizacin de la firma electrnica en
los procedimientos. Dichas condiciones podrn incluir, entre otras, la imposicin de fechas
electrnicas sobre los documentos electrnicos integrados en un expediente administrativo.
Se entiende por fecha electrnica el conjunto de datos en forma electrnica utilizados
como medio para constatar el momento en que se ha efectuado una actuacin sobre otros
datos electrnicos a los que estn asociados.
5.3.5. Normativa especfica
La utilizacin de la firma electrnica en las comunicaciones que afecten a la informa-
cin clasificada, a la seguridad pblica o a la defensa nacional se regir por su normativa
especfica.
5.3.6. La firma electrnica en las actuaciones procesales
La Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislacin procesal para la
implantacin de la nueva oficina judicial, ha introducido en nuestro sistema procesal la
posibilidad de que el secretario extienda las actas que documentan la celebracin de jui-
cios o vistas con firma electrnica y que mediante dicha firma se garantice tambin la
autenticidad de la grabacin en soporte apto para la reproduccin del sonido y de la ima-
gen de las actuaciones orales celebradas ante el Tribunal.
As se desprende de la nueva redaccin de los artculos 146 y 147 de la LEC:
Artculo 146. Documentacin de las actuaciones.
1. Las actuaciones procesales que no consistan en escritos y documentos se docu-
mentarn por medio de actas y diligencias. Cuando se utilicen medios tcnicos
de grabacin o reproduccin, el secretario judicial garantizar la autenticidad de
lo grabado o reproducido.
2. Cuando la ley disponga que se levante acta, se recoger en ella, con la necesaria
extensin y detalle, todo lo actuado.
Si se tratase de actuaciones que conforme a esta ley hayan de registrarse
en soporte apto para la grabacin y reproduccin, y el secretario judicial
dispusiere de firma electrnica reconocida u otro sistema de seguridad
11-44
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
que conforme a la ley garantice la autenticidad e integridad de lo grabado, el docu-
mento electrnico as generado constituir el acta a todos los efectos.
Artculo 147. Documentacin de las actuaciones mediante sistemas de grabacin y
reproduccin de la imagen y el sonido.
Las actuaciones orales en vistas, audiencias y comparecencias celebradas ante el Tribunal,
se registrarn en soporte apto para la grabacin y reproduccin del sonido y la imagen.
Siempre que se cuente con los medios tecnolgicos necesarios, el secretario judicial
garantizar la autenticidad e integridad de lo grabado o reproducido mediante la uti-
lizacin de la firma electrnica reconocida u otro sistema de seguridad que conforme
a la ley ofrezca tales garantas.
En este caso, la celebracin del acto no requerir la presencia en la sala del secretario
judicial salvo que lo hubieran solicitado las partes, al menos dos das antes de la
celebracin de la vista, o que excepcionalmente lo considere necesario el Secretario
judicial atendiendo a la complejidad del asunto, al nmero y naturaleza de las
pruebas a practicar, al nmero de intervinientes, a la posibilidad de que se produzcan
incidencias que no pudieran registrarse, o a la concurrencia de otras circunstancias
igualmente excepcionales que lo justifiquen. En estos casos, el secretario judicial
extender acta sucinta en los trminos previstos en el artculo anterior.
El secretario judicial deber custodiar el documento electrnico que sirva de soporte
a la grabacin. Las partes podrn pedir, a su costa, copia de las grabaciones originales.
Las previsiones del artculo 147 de la LEC se hacen extensivas tambin a todos los
rdenes jurisdiccionales (art. 63 de la LJCA, art. 743 de la LECrim y art. 89 de la LPL).
5.3.7. Regulacin de las formas de identificacin y autentificacin en la
Administracin de Justicia
de informacin y la comunicacin en la Administracin de Justicia, establece las formas de
identificacin y autenticacin, disponiendo que la Administracin de Justicia admitir, en
sus relaciones por medios electrnicos, sistemas de firma electrnica que sean conformes
a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrnica, y resulten
adecuados para garantizar la identificacin de los firmantes y, en su caso, la autenticidad e
integridad de los documentos electrnicos.
Asimismo, tambin dispone que, en todo caso, con sujecin estricta a lo dispuesto
por las leyes procesales, los ciudadanos y profesionales del mbito de la Justicia podrn uti-
lizar los siguientes sistemas de firma electrnica para relacionarse con la Administracin de
Justicia:
a) Los sistemas de firma electrnica incorporados al Documento
Nacional de Identidad, para personas fsicas.
11-45
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
b) Sistemas de firma electrnica avanzada, incluyendo los basados en certificado
electrnico reconocido, admitidos por las Administraciones pblicas.
c) Otros sistemas de firma electrnica, como la utilizacin de claves concertadas en
un registro previo como usuario, la aportacin de informacin conocida por
ambas partes u otros sistemas no criptogrficos, en los trminos y condiciones
que en cada caso se determinen.
La Administracin de Justicia podr utilizar los siguientes sistemas para su identifica-
cin electrnica y para la autenticacin de los documentos electrnicos que produzca:
a) Sistemas de firma electrnica basados en la utilizacin de certificados de disposi-
tivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede judicial electr-
nica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.
b) Sistemas de firma electrnica para la actuacin judicial automatizada.
c) Firma electrnica del personal al servicio de la Administracin de Justicia.
d) Sistemas de intercambio electrnico de datos en entornos cerrados de comuni-
cacin, conforme a lo que especficamente se haya convenido
5.3.8. Identificacin electrnica de los rganos judiciales y autenticacin del
ejercicio de su competencia
La Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologas de la informacin
y la comunicacin en la Administracin de Justicia, dispone que las sedes judiciales elec-
trnicas (segn dispone el artculo 9 de la citada Ley, la sede judicial electrnica es aque-
lla direccin electrnica disponible para los ciudadanos a travs de redes de telecomunica-
ciones cuya titularidad, gestin y administracin corresponde a cada una de las
Administraciones competentes en materia de justicia se crearn mediante publicacin en
el BOE o en el Boletn Oficial de la Comunidad Autnoma) utilizarn, para identificarse y
garantizar una comunicacin segura con las mismas, sistemas de firma electrnica basados
en certificados de dispositivo seguro o medio equivalente.
La citada Ley tambin regula los sistemas de firma electrnica para la actuacin judi-
cial automatizada (se entiende por actuacin judicial automatizada, la actuacin judicial
producida por un sistema de informacin adecuadamente programado sin necesidad de
intervencin de una persona fsica en cada caso singular. Incluye la produccin de actos de
trmite o resolutorios de procedimientos, as como de meros actos de comunicacin),
estableciendo que para la identificacin y la autenticacin del ejercicio de la competencia
en la actuacin judicial automatizada, la Administracin competente facilitar a cada una
de las oficinas judiciales del mbito de su competencia los siguientes sistemas de firma
electrnica:
a) Sello electrnico de la oficina judicial basado en certificado electr-
nico que rena los requisitos exigidos por la legislacin de firma
electrnica.
11-46
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
b) Cdigo seguro de verificacin vinculado a cada oficina judicial, permitindose en
todo caso la comprobacin de la integridad del documento mediante el acceso
a la sede judicial electrnica correspondiente.
Tambin se regula los sistemas de firma electrnica mediante sello electrnico, esta-
bleciendo que la creacin de estos sellos se realizar mediante resolucin de la autoridad
competente, que se publicar en la sede judicial electrnica correspondiente y que tendr,
al menos, los siguientes contenidos:
a) Descripcin del tipo de certificado, con la denominacin sello electrnico.
b) Nombre del suscriptor.
c) Nmero de identificacin judicial.
El artculo 21 de la Ley 18/2011, regula la firma electrnica de magistrados, jueces,
secretarios judiciales, fiscales, abogados del estado y funcionarios al servicio de la Admi-
nistracin de Justicia y otros entes pblicos, estableciendo que la identificacin y autenti-
cacin del ejercicio de la competencia de la oficina judicial actuante, cuando utilice medios
electrnicos, se realizar mediante firma electrnica del personal a su servicio, de acuerdo
con lo dispuesto en los siguientes apartados.
Las Administraciones, en el mbito de sus competencias, proveern a secretarios judi-
ciales, fiscales, forenses y dems personal al servicio de la Administracin de Justicia, de sis-
temas de firma electrnica, los cuales podrn identificar de forma conjunta al titular del
puesto de trabajo y el cargo e identificar tambin a la oficina u rgano judicial en la que
presta sus servicios.
El Ministerio de Justicia facilitar a las Administraciones competentes datos actualiza-
dos de los fiscales y secretarios judiciales a fin de dotarles de firma electrnica.
Los sistemas de firma electrnica de jueces y magistrados sern los que provea el Con-
sejo General del Poder Judicial. Este podr establecer, a travs de convenios, que el prove-
edor sea la Administracin competente.
Las Administraciones, en el mbito de sus competencias, dotarn de sistemas de firma
electrnica a los representantes procesales del Estado y dems entes pblicos, a los que se
refiere el artculo 551 de la Ley Orgnica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
5.4. Documento electrnico
5.4.1. Concepto
Se considera documento electrnico la informacin de cualquier naturaleza en forma
electrnica, archivada en un soporte electrnico segn un formato determi-
nado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.
El documento electrnico ser soporte de:
11-47
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
a) Documentos pblicos, por estar firmados electrnicamente por funcionarios que
tengan legalmente atribuida la facultad de dar fe pblica, judicial, notarial o
administrativa, siempre que acten en el mbito de sus competencias con los
requisitos exigidos por la ley en cada caso.
b) Documentos expedidos y firmados electrnicamente por funcionarios o emple-
ados pblicos en el ejercicio de sus funciones pblicas, conforme a su legislacin
especfica.
c) Documentos privados.
Para que un documento electrnico tenga la naturaleza de documento pblico o de
documento administrativo deber cumplirse, respectivamente, con lo dispuesto en las
letras a) o b) del prrafo anterior y, en su caso, en la normativa especfica aplicable.
Los documentos electrnicos tendrn el valor y la eficacia jurdica que corresponda a
su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislacin que les resulte aplicable.
5.4.2. Valor probatorio del documento electrnico
El soporte en que se hallen los datos firmados electrnicamente ser admisible como
prueba documental en juicio.
Si se impugnare la autenticidad de la firma electrnica reconocida con la que se
hayan firmado los datos incorporados al documento electrnico se proceder a
comprobar que se trata de una firma electrnica avanzada basada en un certificado
reconocido, que cumple todos los requisitos y condiciones establecidos en esta
Ley para este tipo de certificados, as como que la firma se ha generado mediante
un dispositivo seguro de creacin de firma electrnica.
La carga de realizar las citadas comprobaciones corresponder a quien haya
presentado el documento electrnico firmado con firma electrnica reconocida.
Si dichas comprobaciones obtienen un resultado positivo, se presumir la
autenticidad de la firma electrnica reconocida con la que se haya firmado dicho
documento electrnico siendo las costas, gastos y derechos que origine la
comprobacin exclusivamente a cargo de quien hubiese formulado la impugnacin.
Si, a juicio del tribunal, la impugnacin hubiese sido temeraria, podr imponerle,
adems, una multa de 120 a 600 euros.
Si se impugna la autenticidad de la firma electrnica avanzada, con la que se
hayan firmado los datos incorporados al documento electrnico, se estar a lo
establecido en el apartado 2 del artculo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil
(posibilidad de pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio
de prueba que resulte til y pertinente al efecto).
No se negarn efectos jurdicos a una firma electrnica que no rena los
requisitos de firma electrnica reconocida en relacin a los datos a los que
est asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrnica.
11-48
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Cuando una firma electrnica se utilice conforme a las condiciones acordadas por las
partes para relacionarse entre s, se tendr en cuenta lo estipulado entre ellas.
5.4.3. Presentacin de documentos electrnicos en las actuaciones judiciales
La Ley de Enjuiciamiento Civil establece en sus artculos 267 y 268 la posibilidad de
aportar documentos pblicos o privados mediante imgenes digitalizadas firmadas elec-
trnicamente:
Artculo 267. Forma de presentacin de los documentos pblicos.
Cuando sean pblicos los documentos que hayan de aportarse , podrn presentar-
se por copia simple, ya sea en soporte papel o, en su caso, en soporte electrnico a
travs de imagen digitalizada incorporada como anexo que habr de ir firmado
mediante firma electrnica reconocida y, si se impugnara su autenticidad, podr lle-
varse a los autos original, copia o certificacin del documento con los requisitos nece-
sarios para que surta sus efectos probatorios.
Artculo 268. Forma de presentacin de los documentos privados.
1. Los documentos privados que hayan de aportarse se presentarn en original o
mediante copia autenticada por el fedatario pblico competente y se unirn a
los autos o se dejar testimonio de ellos, con devolucin de los originales o copias
fehacientes presentadas, si as lo solicitan los interesados. Estos documentos
podrn ser tambin presentados mediante imgenes digitalizadas, incorporadas
a anexos firmados electrnicamente.
2. Si la parte slo posee copia simple del documento privado, podr presentar sta,
ya sea en soporte papel o mediante imagen digitalizada en la forma descrita en
el apartado anterior, que surtir los mismos efectos que el original, siempre que
la conformidad de aqulla con ste no sea cuestionada por cualquiera de las
dems partes.
5.4.4. Documento judicial electrnico
de la informacin y la comunicacin en la Administracin de Justicia, dispone que tendrn
la consideracin de documentos judiciales electrnicos las resoluciones y actuaciones que
se generen en los sistemas de gestin procesal, as como toda informacin que tenga acce-
so de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados electrnicamente en la
forma prevista en la Seccin II del Captulo II del Ttulo III de la mencionada Ley (se refie-
re a la identificacin de las sedes judiciales electrnicas, los sistemas de firma electrnica
para la actuacin judicial automatizada, sistemas de firma electrnica mediante sello elec-
trnico y firma electrnica de magistrados, jueces, secretarios judiciales, fiscales, abogados
del estado y funcionarios al servicio de la Administracin de Justicia y otros
entes pblicos, desarrollado anteriormente en el apartado de la firma electr-
nica).
11-49
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
Las Administraciones competentes, en su relacin de prestadores de servicios de cer-
tificacin electrnica, especificarn aquellos que con carcter general estn admitidos para
prestar servicios de sellado de tiempo (el sellado de tiempo consiste en la acreditacin a
cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realizacin de cualquier operacin
o transaccin por medios electrnicos).
Tendr la consideracin de documento pblico el documento electrnico que inclu-
ya la fecha electrnica y que incorpore la firma electrnica reconocida del secretario judi-
cial, siempre que acte en el mbito de sus competencias, conforme a lo dispuesto en las
leyes procesales.
6. El correo electrnico
El correo electrnico (e-mail), es uno de los servicios de Internet de mayor utilidad,
ya que permite enviar y recibir mensajes, imgenes, sonidos y toda clase de archivos. La
forma en que trabaja es similar a la del correo postal, cada usuario de Internet posee una
o ms direcciones de correo electrnico y con el uso de un programa administrador de
e-mail puede enviar y recibir mensajes.
El Ministerio de Justicia y en algunos casos la Administracin autonmica corres-
pondiente, suelen suministrar a los funcionarios al servicio de la Administracin de Jus-
ticia una direccin individual de correo electrnico, con su correspondiente clave perso-
nal de acceso.
En relacin con el uso del correo electrnico o e-mail, el Cdigo de conducta para
usuarios de equipos y sistemas informticos al servicio de la Administracin de Justicia
establece lo siguiente:
6.1. Principios generales
Utilizacin del correo electrnico con fines profesionales.
La Administracin suministra a cada usuario una direccin individual de
correo electrnico.
Es facultad de la Administracin Pblica competente exigir un buen uso del
correo electrnico o e-mail. El correo electrnico, por ser un instrumento
bsico de trabajo y colaboracin, propiedad de la Administracin, debe ser
utilizado con fines profesionales.
Prohibicin de uso del correo electrnico para actividades personales restringidas.
Queda prohibida la utilizacin del correo electrnico para actividades per-
sonales restringidas, en las que pueda haber alguna expectativa de privaci-
dad o secreto en las comunicaciones.
En los casos en los que la Administracin competente permita
utilizar el correo electrnico puesto a disposicin de cada
usuario para actividades personales no reservadas, en las que
11-50
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
no exista expectativa alguna de privacidad, tales como usos sociales indivi-
dualizados, esta utilizacin deber restringirse al mximo. Ahora bien, y sin
perjuicio de lo anterior, no debe utilizarse el correo electrnico para ocasio-
nes sociales colectivizadas (por ejemplo, felicitaciones colectivas de Navi-
dad), que puedan poner en peligro el sistema informtico.
Respeto a la normativa vigente.
La utilizacin que se haga del correo electrnico respetar, en todo caso, la
normativa al respecto desarrollada por la Administracin Pblica competente.
6.2. Seguridad en el uso del correo electrnico o e-mail
Las normas de seguridad en el uso del correo electrnico o e-mail tienen por objeto
evitar, en la medida de lo posible, la posibilidad de cambio de identidades a travs del sis-
tema de correo de la Administracin de Justicia.
Se prohbe expresamente la interceptacin y/o uso no autorizado del correo electr-
nico o e-mail de otros usuarios.
Las reglas de seguridad establecidas en el Cdigo de Conducta en relacin con el acce-
so a la red interna sern de aplicacin al uso del correo electrnico o e-mail por parte de
los usuarios.
6.3. Finalizacin de la vinculacin funcionarial o laboral
con la Administracin de Justicia
El usuario tiene acceso al correo electrnico de la organizacin durante el periodo que
dura su vinculacin con la misma.
En el momento de la extincin de la relacin funcionarial o laboral, se interrumpir
el acceso a su buzn de correo. Los servicios tcnicos podrn acceder al buzn para reen-
viar los mensajes profesionales a los usuarios que se determinen por el administrador o res-
ponsable del Sistema.
11-51

Acceso al correo webmail del Ministerio de Justicia.
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
7. Incidencia de la legislacin de proteccin de datos en el uso
de las aplicaciones informticas
7.1. Normativa sobre proteccin de datos
En la actualidad, una parte importante de la informacin que se maneja en las Admi-
nistraciones Pblicas, la constituyen los datos de carcter personal conservados en sus fiche-
ros.
Entre la normativa vigente en materia de proteccin de datos de carcter personal
podemos destacar como disposiciones principales encargadas de su regulacin a:
La Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter
Personal (LOPD).
El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento de desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999.
La aplicacin de estas normas en las Administraciones Pblicas se caracteriza por:
Un catlogo de nuevas obligaciones que tienen que cumplir las Administraciones
Pblicas en relacin con el tratamiento de los datos de carcter personal de los
ciudadanos.
La necesidad de una cuantiosa inversin de personal y recursos, en el proceso de
adaptacin de todos y cada uno de sus rganos a la normativa existente.
7.2. Concepto de datos de carcter personal
En el Real Decreto 1720/2007, se define el concepto de dato de carcter personal,
como cualquier informacin numrica, alfabtica, grfica, fotogrfica, acstica o de cualquier
otro tipo concerniente a personas fsicas identificadas o identificables.
Asimismo, el artculo 9 de la LOPD establece en su apartado 1 que el responsable
del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento, debern adoptar las medidas de
ndole tcnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de
carcter personal y eviten su alteracin, prdida, tratamiento o acceso no autorizado,
habida cuenta del estado de la tecnologa, la naturaleza de los datos almacenados y los
riesgos a que estn expuestos, ya provengan de la accin humana o del medio fsico o
natural.
7.3. Principios de la proteccin de datos
Los principios clave en materia de proteccin de datos se encuentran
definidos en el Ttulo II de la LOPD y estn basados en las siguientes pre-
misas:
11-52
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
a) Calidad de los datos:
Los datos de carcter personal sern exactos y puestos al da de forma que res-
pondan con veracidad a la situacin actual del afectado. Si estos datos regis-
trados resultaran ser inexactos, en todo o en parte, o incompletos, sern can-
celados y sustituidos de oficio por los correspondientes datos rectificados o
completados.
Los datos de carcter personal debern ser tratados de forma leal y lcita, que-
dando prohibida la recogida de los mismos mediante la utilizacin del enga-
o o por medios, fraudulentos, desleales o ilcitos, quedando limitado su tra-
tamiento al cumplimiento de finalidades determinadas, explcitas y legtimas
que deber conocer el interesado.
Los datos de carcter personal sern cancelados cuando hayan dejado de ser
necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o
registrados.
b) Derecho de informacin en la recogida de datos:
Los interesados a los que se soliciten datos personales debern ser previamente
informados de modo expreso, preciso e inequvoco:
De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carcter personal, de
la finalidad de la recogida de stos y de los destinatarios de la informacin.
Del carcter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les
sean planteadas.
De las consecuencias de la obtencin de los datos o de la negativa a
suministrarlos.
De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin
y oposicin.
De la identidad y direccin del responsable del tratamiento o, en su caso,
de su representante.
c) Consentimiento del afectado:
El tratamiento de los datos de carcter personal requerir el consentimiento
inequvoco del afectado, salvo que la ley disponga otra cosa.
No obstante, existen supuestos que eximen al responsable del fichero del
cumplimiento de este principio de obtencin del consentimiento, como cuando los
datos se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Admi-
nistraciones Pblicas en el mbito de sus competencias, en los casos
en los que exista una relacin laboral o negocial, o para atender una
urgencia sanitaria.
11-53
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
d) Deber de secreto:
Hace referencia a la obligacin que tiene el responsable de fichero, de que todo
el personal interno y/o externo que trabaje bajo el entorno de su organizacin,
guarde el ms absoluto secreto sobre la informacin con datos de carcter
personal, que conozca en el desempeo de las funciones que tenga atribuidas en
funcin de su puesto de trabajo.
En este sentido, el responsable del fichero procurar que el personal que desarrolle
su actividad dentro de la organizacin, est correctamente formado e informado
y conozca las obligaciones que tiene en funcin del puesto que desarrolla dentro
de la misma.
e) Datos especialmente protegidos:
De acuerdo con lo establecido en el apartado 2 del artculo 16 de la Constitucin,
nadie podr ser obligado a declarar sobre su ideologa, religin o creencias.
Cuando en relacin con estos datos se proceda a recabar el consentimiento, se
advertir al interesado acerca de su derecho a no prestarlo.
Slo con el consentimiento expreso y por escrito del afectado podrn ser objeto
de tratamiento los datos de carcter personal que revelen la ideologa, afiliacin
sindical, religin y creencias. Se exceptan los ficheros mantenidos por los
partidos polticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y
asociaciones, fundaciones y otras entidades sin nimo de lucro, cuya finalidad
sea poltica, filosfica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos relativos a sus
asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesin de dichos datos precisar
siempre el previo consentimiento del afectado.
Los datos de carcter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud y
a la vida sexual slo podrn ser recabados, tratados y cedidos cuando, por razones
de inters general, as lo disponga una ley o el afectado consienta expresamente.
Quedan prohibidos los ficheros creados con la finalidad exclusiva de almacenar
datos de carcter personal que revelen la ideologa, afiliacin sindical, religin,
creencias, origen racial o tnico, o vida sexual.
Los datos de carcter personal relativos a la comisin de infracciones penales o
administrativas slo podrn ser incluidos en ficheros de las Administraciones
Pblicas.
7.4. Derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y oposicin
a) Derecho de acceso:
Es el derecho que tiene el interesado, como titular de los datos, a
conocer que datos obran en posesin del responsable del fichero, a
11-54
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
quien se los ha cedido este y acceder a los mismos, en intervalos de doce meses
o menos, si existe causa justificada.
b) Derecho de rectificacin:
Es el derecho del interesado a poder rectificar sus datos, cuando tenga constancia
de su inexactitud, bien porque estos sean inciertos o porque se pudieran encontrar
incompletos.
c) Derecho de cancelacin:
Es el derecho que tiene el interesado a cancelar sus datos cuando no exista causa
que justifique el tratamiento de los mismos por parte del responsable del fiche-
ro, porque la relacin entre ambos haya dejado de existir.
d) Derecho de Oposicin:
Es el derecho que tiene el interesado a que el responsable del fichero cese en
el tratamiento de sus datos de carcter personal en su totalidad o para una
finalidad concreta.
7.5. La proteccin de datos en la Administracin de Justicia. Afecta la
normativa de proteccin de datos a la Administracin de Justicia?
El problema que presenta la regulacin de la LOPD es que buena parte de sus dispo-
siciones no son aplicables o lo son de forma parcial, a los tratamientos de datos realizados
en el seno del Poder Judicial y, especialmente en los Juzgados y Tribunales.
La LOPD guarda silencio en este punto, ya que no contiene ninguna previsin para el
Consejo General del Poder Judicial ni para los Juzgados y Tribunales, salvo algunas refe-
rencias puntuales como receptores de datos. De todas formas, como los ficheros judicia-
les no figuran entre los excluidos de su mbito de aplicacin, cabe suponer que esta nor-
mativa es aplicable en todo aquello que no sea incompatible con las caractersticas propias
de los rganos judiciales.
Por otra parte, en el ao 1994 se reform el artculo 230 de la Ley Orgnica del Poder
Judicial para introducir una tmida regulacin en esta materia, incorporndose los siguientes
contenidos:
a) Los Juzgados y Tribunales podrn utilizar cualesquiera medios tcnicos, electrni-
cos, informticos y telemticos, para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus
funciones, con las limitaciones que a la utilizacin de tales medios establece la Ley
Orgnica 5/1992, de 29 de octubre, y dems leyes que resulten de aplicacin.
b) Los procesos que se tramiten con soporte informtico garantizarn la identifica-
cin y el ejercicio de la funcin jurisdiccional por el rgano que la
ejerce, as como la confidencialidad, privacidad y seguridad de los
datos de carcter personal que contengan en los trminos que esta-
blezca la Ley.
11-55
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
c) Reglamentariamente se determinarn por el Consejo General del Poder Judicial
los requisitos y dems condiciones que afecten al establecimiento y gestin de
los ficheros automatizados que se encuentren bajo la responsabilidad de los
rganos judiciales de forma que se asegure el cumplimiento de las garantas y
derechos establecidos en la Ley Orgnica 5/1992, de 29 de octubre, de Regula-
cin del tratamiento automatizado de los Datos de Carcter Personal.
Evidentemente, las referencias que en el citado artculo 230 se efectan a la ley Org-
nica 5/1992 han de entenderse efectuadas ahora a la nueva Ley 15/1999, que sustituy a
la anterior.
En virtud de este artculo de la LOPJ, el Consejo General del Poder Judicial aprob el
Reglamento 1/2005, destinando un Ttulo (arts. 86 al 97) a establecer la normativa que se
aplicar a los ficheros de datos automatizados de carcter personal dependientes de los Juz-
gados y Tribunales y del Consejo General del Poder Judicial, cuyo contenido pasamos a
exponer a continuacin.
7.5.1. Datos personales almacenados y clases de ficheros
Los ficheros automatizados a los que se refiere el artculo 230.5 de la Ley
Orgnica del Poder Judicial se formarn:
Con los datos de carcter personal que figuren en los procesos de los que
conozcan (ficheros de datos jurisdiccionales).
Con los que consten en los procedimientos gubernativos (ficheros de datos
no jurisdiccionales).
En los ficheros de datos jurisdiccionales solamente se contendrn los datos de
carcter personal que deriven de las actuaciones jurisdiccionales y, en particular,
los siguientes:
Los que en atencin a lo dispuesto en las leyes procesales sean necesarios
para el registro e identificacin del procedimiento o asunto jurisdiccional
con el que se relacionan.
Los que sean necesarios para la identificacin y localizacin de quienes
pudieran tener derecho a intervenir como parte.
Los necesarios para la identificacin de quienes asuman las labores de
defensa o representacin procesal o intervengan en cualquier otra calidad
en el procedimiento o asunto.
Los que exterioricen las resoluciones dictadas y las actuaciones en l realizadas.
Los derivados de la instruccin o tramitacin de las diligencias
judiciales.
11-56
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
En los ficheros de datos no jurisdiccionales solamente se contendrn los datos de
carcter personal que deriven de los procedimientos gubernativos, as como los
que, con arreglo a las normas administrativas aplicables, sean definitorios de la
relacin funcionarial o laboral de las personas destinadas en tales rganos y de
las situaciones e incidencias que en ella acontezcan.
7.5.2. Obtencin de los datos
Los datos de carcter personal que hayan de incorporarse a los ficheros de datos juris-
diccionales se recogern de los documentos o escritos que obren en el procedimiento o asun-
to o de las actuaciones que, con sujecin a las normas procedimentales, se realicen en ellos.
En los ficheros de datos no jurisdiccionales, los datos se obtendrn directamente de los
afectados y en los casos en los que la Ley as lo permita y dentro de los lmites por ella esta-
blecidos, de los rganos competentes sobre los cuerpos o carreras a los que pertenezcan.
7.5.3. Conservacin y supresin de datos
Los datos de carcter personal incorporados se conservarn en tanto su supresin no
sea ordenada por una decisin judicial o de los rganos de gobierno propios del Poder
Judicial dictada en ejercicio de sus competencias gubernativas. No obstante, se eliminarn
del fichero, a medida que se culminen los trabajos peridicos de cancelacin, los datos
reflejados en las actuaciones procedimentales que el propio sistema identifique como suje-
tas a un plazo de caducidad informtica.
7.5.4. Cesin de datos
Slo por aplicacin de las normas de cooperacin jurisdiccional, o de competencia
territorial, objetiva o funcional, o de organizacin de los servicios, que determinen la atri-
bucin del conocimiento del asunto o procedimiento, o de alguna de sus incidencias, o la
realizacin de actuaciones determinadas, a un rgano jurisdiccional o gubernativo distin-
to, podr producirse la cesin a ste de los datos de carcter personal recogidos en los
ficheros propios de otro rgano.
7.5.5. Responsabilidad del fichero
De los ficheros automatizados de los rganos judiciales unipersonales ser responsa-
ble el secretario del juzgado. De los ficheros dependientes de tribunales ser responsable
el secretario judicial que se indique en el acuerdo de creacin o modificacin.
Las Administraciones Pblicas slo podrn hacer uso de los productos extrados del
fichero, no de ste, en virtud de decisin previa y escrita que sus rganos adopten en cum-
plimiento de las competencias que les sean atribuidas por el ordenamiento
jurdico. La decisin habr de ser motivada y expresar, en todo caso, el fin o
los fines para los que se necesita hacer uso de los productos que pretenden
extraerse del fichero.
11-57
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
7.5.6. Derechos de acceso, rectificacin y cancelacin
Los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin podrn ejercerse por el afectado en
la sede del rgano judicial o gubernativo titular del fichero y ante el responsable del
mismo.
Esos derechos se ejercern de conformidad con las normas establecidas en la legisla-
cin vigente sobre proteccin de datos de carcter personal.
Se denegar el acceso a los datos de carcter personal registrados en un fichero
dependiente de un Juzgado o de un Tribunal en los casos previstos en la Ley Orgnica
15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de datos de carcter personal y, adems,
cuando los datos afecten a unas diligencias judiciales penales que sean o hayan sido
declaradas secretas.
El derecho de acceso no podr ejercerse en perjuicio del derecho a la intimidad de per-
sonas distintas del afectado.
Los datos que reflejen hechos constatados en un procedimiento jurisdiccional o en un
expediente gubernativo no podrn ser modificados o cancelados mediante el ejercicio de
los derechos a los que se refiere este apartado.
7.5.7. Recursos contra las decisiones del responsable del fichero
Contra las resoluciones expresas o presuntas del responsable del fichero denegatorias
del acceso, rectificacin o cancelacin que se haya solicitado, el afectado podr interpo-
ner los recursos previstos en el artculo 4.3 del Reglamento 1/2005 (es decir, solicitud de
revisin por el juez o Presidente a peticin del interesado).
7.5.8. Creacin, modificacin y supresin de ficheros
La creacin, modificacin y supresin de los ficheros automatizados de datos de carc-
ter personal dependientes de los juzgados y tribunales tendr lugar mediante acuerdo del
Consejo General del Poder Judicial que se publicar en el Boletn Oficial del Estado y en
los diarios oficiales de las Comunidades Autnomas y se notificar a la Agencia de Protec-
cin de Datos.
El Consejo General del Poder Judicial adoptar dicho acuerdo a propuesta de la Sala
de Gobierno del Tribunal Supremo, de la Audiencia Nacional o del Tribunal Superior de
Justicia correspondiente.
El acuerdo de creacin, de modificacin o de supresin de los ficheros se ajustar a lo
dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de
datos de carcter personal.
11-58
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS
7.5.9. Ficheros automatizados dependientes del CGPJ
Los ficheros automatizados de datos de carcter personal dependientes del Consejo
General del Poder Judicial se regirn por las anteriores normas y por todas las dems de
general aplicacin, con las particularidades que resultan del presente apartado.
La propuesta para la creacin, modificacin o supresin de estos ficheros proceder
del Secretario General.
El responsable de estos ficheros ser el Secretario General y ante l se presentarn las
solicitudes de acceso, rectificacin o cancelacin.
Contra las resoluciones denegatorias del ejercicio de estos derechos cabr reclamacin
ante la Comisin Permanente.
7.5.10. Sistemas de seguridad fsica e informtica
El Consejo General del Poder Judicial aprobar, a propuesta de las Salas de Gobierno
de los Tribunales Superiores de Justicia, los sistemas de seguridad fsica e informtica de los
ficheros automatizados de datos de carcter personal dependientes de los rganos judicia-
les existentes en las Comunidades Autnomas. A propuesta de sus Salas de Gobierno apro-
bar los de los ficheros dependientes de la Audiencia Nacional y del Tribunal Supremo.
Asimismo podr el Consejo, previamente al diseo de esos sistemas, establecer las pautas
a las que deban adaptarse.
La Comisin Permanente aprobar los sistemas de seguridad de los ficheros depen-
dientes del Consejo General del Poder Judicial.
11-59
L
A
B
O
R
O
M
N
I
A
V I N C I T
ADAMS

Adams GestionProcesal Tema11

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Adams GestionProcesal Tema11

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tema 11

Anda mungkin juga menyukai