Manua Lprimavera P6

Manual 2011 Joalpe
Planeamiento y Control con Primavera
Planeando y Controlando con Primavera Enterprise
Manual 2011 Joalpe
LECCI N 1 - I n t r o d u cci n a P r i m a v e r a En t e r p r i se P 6 1.1. Qu es Primavera Enterprise P6 A partir de 1999, la empresa Primavera Systems Inc., lanza el sistema Primavera Enterprise (conocido tambin como P6). En esta versin de Sistema de Gerencia de proyectos, Primavera Systems Inc. pas a cubrir los conceptos de Software corporativo por proyectos. Primavera Systems Inc. mantiene una estricta relacin con el Instituto de Gerencia de Proyectos (Project Management Institute PMI). Esa referencia es importante para destacar una de las principales caractersticas de los Sistemas Primavera: Primavera proporciona la gerencia de mltiples proyectos y mltiples usuarios para gerencia de proyectos corporativos, observando un nivel de detalle gerencial a un detalle operacional, con las atribuciones de cada miembro del equipo.
1.3. Iniciando P6 Caja de conexin (Login)
Para iniciar el P6 seleccione: Iniciar, Programas, Primavera Enterprise, Project Manager (o haga doble clic sobre el cono de P6). Entre con Login Name: admin y el password: admin. Seleccione el banco de datos que contiene la informacin de su proyecto. Haga clic en el botn OK.
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1.4. Pantalla de apertura
Crear Nuevo Proyecto (Create New) En este comando usted va directamente a un asistente de creacin. El nombre y el cdigo de identificacin son las informaciones mnimas necesarias para la creacin de un nuevo proyecto. Abrir un proyecto existente (Open Existing) Esta opcin abrir una lista de proyectos existentes, para que usted escoja. Abrir el ltimo Proyecto (Open Last) P6 guarda en la memoria el ltimo proyecto abierto Abrir Datos Globales (Open Global Data) Se abre slo EPS, proyectos, funciones, recursos, calendarios, etc. Escoja la opcin Open Global Data.
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1.4.1.
Abriendo Datos Globales
Elementos visuales de la pgina inicial:

Barra de Ttulo Barra de Men Barra de Navegacin
Men Datos de la Empresa
Men Datos del Proyecto
Barra de Directorio
Barra de Status
Barra de fcil acceso
1.4.2.
Abriendo un proyecto existente
Slo Lectura (Read Only) En este modo usted tiene acceso slo a la lectura, estando impedido de hacer cualquier alteracin de datos. En esta opcin, usted puede alterar todos los datos de su proyecto, los que sern compartidos con los dems usuarios de P6. En el modo exclusivo, slo usted tendr acceso total a su proyecto, los dems usuarios tendrn acceso al modo Slo Lectura.
Modo compartido (Shared) -
Modo exclusivo (Exclusive) -
1.5.
Visualizando Proyectos ( Projects)
Elementos visuales de la pantalla de proyectos:

Barra de Opciones
Barra de rompimiento de pantalla
Ventana Detalles de Proyectos
Barra de Comandos
1.5.1.
Barra de Directorios Comn a todas las pantallas
Barra de Directorio (Presente en tosas las visualizaciones)
DATOS DE LA EMPRESA
Projects Proyectos Resources Recursos Reports Reportes Tracking Gerenciador
DATOS DEL PROYECTO
WBS EAP Activities Actividades Assignments Atribucin de los recursos WPs & Docs Documentos Expenses Gastos Thresholds Desencadenantes Issues Issues Risks - Riesgos
1.5.2.
Barra de Herramientas del Directorio Projects
5 6
10 11 12
Barra de herramientas del proyecto

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Project table Tabla (Lista) de actividades Gantt chart Grfico de Gantt Chart view Visin grfica Show/Hide Bottom Layout Mostrar/Ocultar Layout inferior Bars Barras Columns Columnas Timescale Escala de tiempo Filters Filtros Group and Sort Agrupar y ordenar Zoom in Aumentar Zoom out Disminuir Zoom to best fit Adecuar a la mejor visualizacin
1.5.3.
Barra de Comandos del Directorio Projects
Barra de comandos de visin Projects Add Agregar Delete Excluir/Apagar Cut Recortar Copy Copiar Paste Pegar
1.6.
Visualizando Actividades (Activities)
Elementos visuales de la pantalla de actividades:

Barra de Opciones Ventana Tabla de Actividades
Barra de rompimiento de pantalla
Ventana Detalles de Actividades
Barra de Comandos
Para liberar espacio en la pantalla, deshabilite los textos sobre los conos de la barra de Directorios y barra de Navegacin. Seleccione View, Toolbars y deshabilite Navigation Bar Button Text y Directory Button Text.2
1.6.1.
Barra de Herramientas del Directorio Actividades
1 2 3 4
6 7
8 9 10 11
12 13 14 15 16
17 18 19 20 21
Barra de Herramientas de Visualizacin Actividades

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Activity Table Pantalla (Lista) de Actividades Gantt Chart Grfico de Gantt Relationship Lines Lneas de Relaciones Activity Network Red de Actividades Activity Details Detalle de las Actividades Activity Usage Spreadsheet Planilla de Esfuerzo Activity Usage Profile Grfico de Esfuerzo Resource Usage Spreadsheet Planilla de Recursos Resource Usage Profile Grfico de Recursos Trace Logic Camino lgico Show/Hide Bottom Layout Mostrar/Ocultar Layout inferior Bars Barras Columns Columnas Timescale Escala de Tiempo Filters Filtros Group and Sort Agrupar y Ordenar Schedule Calcular Level Resources Nivelar Recursos Progress Spotlight Farol de Progreso Zoom in Aumentar Zoom out Disminuir
Las Barras del Directorio, Navegacin y Comandos poseen recursos semejantes, por ello slo muestran el ttulo del icono (est siempre activa)
1.6.2.
Barra de Comandos del Directorio Actividades
Barra de Comandos de visualizacin Actividades

Add Agregar Delete Excluir/Apagar Cut Recortar Copy Copiar Paste Pegar Assign Resources Asignar Recursos Assign Resources by Roles - Asignar Recursos por Funcin Assign Roles Asignar Funcin Assign Activity Codes - Asignar Cdigos de Actividades Assign Predecessors Asignar Predecesoras Assign Successors Asignar Sucesoras Assign Steps Asignar Pasos
LECCI N 2 - T i p o s d e Ay u d a 2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help)
El recurso de ayuda de Consejos es una ventana explicativa, que se abre cuando el Mouse se ha posicionado sobre una columna de Primavera. Funciona como un diccionario que explica el concepto del campo. Para una mejor visualizacin, mantener activa slo la tabla de Actividades. En la barra de men, presione View, Show on Top, Activity Table y View, Show on Bottom, No Bottom Layout.
Para activar el recurso Hint Help, en la barra de men, presione View, Hint Help. Para visualizar la pista superior, posicione el cursor sobre la columna Schedule % Complete. Presione el smbolo bloquear, cuando la ventana explicativa est abierta para desactivar el recurso o seleccione nuevamente Hint Help en el men View.
2.2.
Utilizando la Ayuda ( Help)
La Ayuda (Help) es el manual on-line de P6. Para consultar el manual on-line, en la Barra de men presione Help, Contents.
Se abrir una ventana con los tpicos de ayuda de P6, que puede ser consultada de tres formas: por el Contenido, por el ndice o Localizar a partir de palabras claves digitadas por el usuario, similar a Ayuda de Windows. Adems de los recursos mencionados, se puede obtener ayuda presionando la tecla F1 o a travs del botn Help que aparece en diversas cajas de dilogo.
2.3.
Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecucin
El Asistente de Ejecucin gua sus pasos durante la creacin de nuevas actividades o nuevos recursos. Para activar o desactivar el Asistente de Ejecucin, presione Edit, User Preferences y seleccione la carpeta Assistance. En la seccin Wizard mantenga marcados los tems Use New Resource Wizard y Use New Activity Wizard.
LECCI N 3 - Est r u ct u r a n d o ( O BS x EP S)
P r o y e ct o s
Co r p o r a t i v a m e n t e
Esta leccin describe cmo definir una EOE Estructura Organizacional de Emprendimiento (OBS Organizacional Breakdown Structure) y una EAE Estructura Analtica de Emprendimiento (EPS Enterprise Project Structure). Al completar esta leccin, el alumno ser capaz de: Definir una EOE (OBS) Visualizar y modificar una EAE (EPS) 3.1. OBS - Caractersticas Principales La Estructura Organizacional de Emprendimiento EOE (OBS Organizacional Breakdown Structure) es el arreglo jerrquico de la estructura gerencial de la empresa. Puede ser representada por los individuos o por las funciones que componen sus niveles gerenciales. Cada nivel de OBS est asociado a uno o ms nodos de la EPS. Cada nivel de la OBS est tambin asociado a uno o ms niveles de la EAP (WBS), siendo responsable por todo el trabajo incluido en el item de la WBS correspondiente. Es por medio de la OBS que se realiza o controla el acceso a las informaciones del proyecto y/o WBS. Para que un usuario de P6 tenga acceso a un proyecto y/o WBS, debe tener permiso de acceso al nivel de la OBS al cual pertenece el proyecto y/o WBS. Visualizando el resultado de la inclusin de la OBS
3.1.1.
Visualizando la OBS en forma de Organigrama
Para visualizar la OBS creada en forma de organigrama: Presione la barra de opciones de la ventana de la OBS y seleccione la opcin Chart View.
Presione los botones (+) o (), para expandir o cerrar los diferentes niveles de la OBS. De un doble clic sobre cualquier caja para obtener un zoom mayor. De un doble clic afuera de las cajas para obtener un zoom menor. Presione Close para cerrar la ventana. Nota: Para alterar el nmero mximo de niveles de la OBS, en la barra de men seleccione Admin, Admin Preferentes, Data Limits (Default = 20 / mximo = 25). Mantener el valor 20. 3.1.2. Explorando el Men de la Barra de Opciones de la OBS
Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de la OBS:
Modo: Chart View
Muestra / Oculta las carpetas de detalles (General/Users/Resp)
Alterna visualizacin a modo tabla Localiza un nivel de la OBS por la descripcin Imprime la OBS Permite que los niveles inferiores del OBS seleccionada sean alineados en forma horizontal o vertical Permite que los niveles inferiores del OBS seleccionados sean alineados a la izquierda, derecha o centro (solo para arreglos en forma horizontal) Permite configurar la caja del organigrama (Ancho, alto y 4 campos disponibles) o padrn
Control de zoom (mas, menos, mejor posicionamiento)

Expandir o hacer un colapso en la red
Modo: Table View
Permite visualizacin padrn (nombre OBS) y columna Users (usuarios)
Permite configurar la lnea del OBS (tipo de letra, color del fondo de la pantalla, altura de lnea y mostrar conos)
3.2. EPS Caratersticas Principales El objetivo de la EPS es permitir la gerencia de mltiples proyectos. Se caracteriza por ser una estructura jerrquica que relaciona los diversos proyectos en una posicin relativa de cada uno en la empresa. Al crear esta estructura analtica se determina el nivel de sumarizacin en el cual el proyecto est insertado. Beneficios: La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, permitiendo as la suma de datos y su transporte y/o la visualizacin en niveles estructurales ms altos. Cambiar la posicin relativa de los proyectos, por medio del movimiento de los nodos de la EPS a niveles ms bajos o ms altos, dependiendo del enfoque del anlisis y la jerarqua, facilitando el anlisis por los Gerentes. Los recursos pertenecen a la EPS, ms son colocados dentro de los proyectos. De esta forma es posible obtener relaciones de todos los recursos colocados en un proyecto especfico o todos los proyectos en los que un determinado recurso est asignado. Permite tambin sumarizaciones para fines gerenciales.
3.2.1. EPS
Visualizando
una
Una EPS representa una estructura jerrquica de los proyectos y permite colocar subdivisiones de informaciones en la empresa. Visualizando EPS: una
En la barra de men, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.
Visualizando el resultado de la inclusin de la EPS:
3.2.2.
Visualizando una EPS en Forma de Organigrama
Para visualizar una EPS creada en forma de organigrama: Presione la barra de opciones de la ventana de la EPS y seleccione la opcion Chart View.
Presione los botones (+) o (-) para expandir o contraer los diferentes niveles de la EPS.
LECCI N 4 - Cr e a n d o P r o y e ct o s Esta leccin describe cmo crear y agregar proyectos en la estructura del emprendimiento y cmo establecer un presupuesto preliminar, programar e implementar cambios en el mismo y acompaar mensualmente gastos y variaciones en diversos niveles del emprendimiento. Al completar este curso el estudiante ser capaz de: Crear proyectos Copiar proyectos Definir propiedades; Agrupar y ordenar Proyectos. Establecer presupuestos en el proyecto Incluir cambios al presupuesto Definir un flujo de caja mensual Analizar el resumen del presupuesto Definir fuentes de recursos financieros. 4.1. Visualizacinde Proyectos Caractersticas Principales
Proyecto es un grupo de Actividades e informaciones asociadas que constituyen un plan para crear un producto o servicio. La Visualizacin de Proyectos es utilizada para crear, atribuir propiedades, borrar, organizar, generar sumarios y consultas, en un contexto de gerenciamiento de mltiples proyectos. Cada proyecto es asociado a un nodo de la EAE (EPS) Los proyectos son agrupados en los diversos nodos de la EAE (EPS) permitiendo anlisis de costos y recursos a nivel gerencial. A cada proyecto es designado un Responsable a travs de la EOE (OBS) Son definidos en el nivel de proyecto: fechas de inicio y fin, presupuestos y valores estndares que sern utilizados por recursos, Actividades y clculos. Permite abrir un nico proyecto o todos los proyectos pertenecientes a un nodo de la EAE (EPS) Nota: Puede tambin asociar algunas propiedades generales en la jerarqua de la EAE (EPS).
ir are Visualizacin EjerPara ccio 4 :C ando un Proyecde to aProyectos: Partir de Uno Existente En la barra de navegacin haga clic en el cono Home (en caso no est en la pantalla del Men Principal). Clic en el botn Projects. En la barra de opciones presione Display: All, Expand All; En la parte inferior de la pantalla es mostrada la ventana Detalles del Proyecto. En la barra de Herramientas presione el cono Show/Hide Bottom Window para visualizar la EPS en pantalla completa.
LECCI N 5 - Pr o p i e d a d e s d e l a s Gu a s d e P r o y e ct o Despus de la creacin de los proyectos es posible consultar y/o modificar los datos registrados y agregar nuevas informaciones. Estas informaciones quedan almacenadas en guas de la ventana Detalles de Proyecto (Project Details). Abra el proyecto Transp. Para visualizar la ventana Detalles de Proyectos, presione el icono Show/Hide Bottom Layout. 5.1. Gua General
Contiene informaciones generales del proyecto seleccionado. En la barra de Herramientas, seleccione la carpeta General.
Status: Identifica si el proyecto est activo (active), inactivo (inactive), planeado (planned) o en anlisis (what if). Solamente los proyectos activos pueden ser ingresados por usuarios del Timesheet. El status tambin determina si un proyecto ser o no incluido durante una sumarizacin;
cualquier actividad perteneciente a un elemento de WBS y cuyo status sea diferente de lo planeado (planned) ser incluido durante la sumarizacin. Mantener <Active> Risk Level: Use el nivel de riesgo para graduar la importancia relativa de sus proyectos (Very High, High, Medium, Low, Very Low). Utilice para organizar, filtrar y preparar reportes. Seleccione <Medium> Leveling Priority: El P6 usa este nmero para determinar cules proyectos tendrn los recursos nivelados. Por ejemplo: en la barra de men presione Tools, Level Resources; si fuese seleccionado un valor 5 para el item Consider Assignments in Other Projects With Priority Equal/Higher Than entonces todos los recursos con prioridad de 1 a 5 sern nivelados. Acepta valores de 1 a 100 siendo que 1 representa la prioridad mxima. Seleccione o digite <10> Check-out status: Informa si un proyecto est siendo utilizado fuera del ambiente del P6. Permite el control sobre la ltima versin del proyecto, pues permite solamente la lectura de los proyectos con esta situacin. Mantener <Checked in>. Project Website URL: Es la direccin de la pgina de Internet montada para este proyecto, si aplica. En el caso que la direccin est completa presione Launch para acceder a ella a travs del P6. No completar
5.2.
Gua Dates
Contiene informaciones sobre las fechas principales del proyecto Seleccione la gua Dates.
Planned start: fecha de inicio planeado para el proyecto. Es completada cuando se crea el Proyecto. Puede ser alterada. Must Finish by: Fecha en que el proyecto debe ser terminado. No completar. Data Date: Fecha de clculo en la red / planeamiento. Finish: Fecha ms temprana de finalizacin del proyecto, calculada por el P6 despus del ltimo clculo. Actual Start: Fecha de inicio real del proyecto. Slo existe si el proyecto ya fue iniciado. Actual Finish: Fecha de fin real del proyecto. Slo existe si el proyecto ya fue concluido todas las Actividades tuvieron una fecha real de conclusin. Anticipated Start: Fecha de inicio esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparacin de planeamiento (no es utilizado en el clculo de la red). Es sustituido por la fecha real de inicio, cuando esta ocurre.
No completar. Anticipated Finish: Fecha de fin esperado del Proyecto, WBS o EPS. Es utilizado durante la fase de preparacin de planeamiento (no es utilizado en el clculo de la red). Es substituido por la fecha real de fin, cuando esta acontese. No completar. 5.3. Gua Not ebook Es utilizado para registrar los acontecimientos ocurridos durante el Proyecto. Los tipos de anotaciones son clasificadas en el men Admin, Admin Categories, en la opcin Notebook Topics. Pueden ser asociados a una EPS, Proyecto, WBS y/o Actividad. Para definir nuevas categoras de Tpicos de Anotaciones: En la barra de Men seleccione Admin, Admin Categories y seleccione la carpeta Notebook Topics. En la ventana que se abre es posible ver diversos tpicos ya registrados. pueden alterar los tpicos existentes o aumentar nuevos. Se
Presione Add e ingrese Objetivos del Proyecto. En los campos que siguen deje marcada apenas la opcin referente al <Proj>, lo que significa que solamente los proyectos utilizarn este tipo de tpico.
Presione Close Aumentando una anotacin: Seleccione la gua Notebook
Presione Add Seleccione el tpico Objetivos del Proyecto y presione el icono Assign y en seguida Close para cerrar la ventana de tpicos En la descripcin de anotacin (a la derecha de la pantalla) digite: <El objetivo de este proyecto es expandir la capacidad de produccin del Sistema Transportador>
La descripcin de la anotacin permite que adems de textos, sean incluidas figuras as como hiperlinks. Nota: Las Guas Budget Log, Spending Plan, Budget Summary y Funding son utilizadas en conjunto para definir el Presupuesto de los Proyectos.
5.4. Gua Codes El P6 permite el uso de cdigos para organizar los proyectos en la EPS dentro de grupos, de acuerdo con las categoras respectivas, tales como localizacin y fases. Los cdigos de proyecto son muy tiles cuando proyectos con atributos similares son mantenidos en diferentes niveles de emprendimiento (EPS). Facilitan la gerencia de los proyectos, permitiendo agrupaciones, clasificaciones y utilizacin de filtros. Los cdigos de proyecto son globales para todo el emprendimiento y pueden tener una estructura jerarquizada.
Ejerccio 5: Creando Cdigos y atribuyndolos a los Proyectos
Para definir nuevos Cdigos de Proyectos: En la barra de Men seleccione Enterprise, Project Codes. En la ventana que se abre es posible ver diversos cdigos ya registrados. puede alterar los cdigos existentes o aumentar nuevos. Se
Presione la tecla Modify. En la caja Project Codes Definitions que se abrir presione Add. En el nuevo campo ingrese Tipo de Industria.
De vuelta hacia la ventana Project Codes, presione Add para aumentar los valores que el cdigo podr asumir. Digite los valores y su respectiva descripcin, conforme sigue a continuacin: Code Value Energa Electro Mec Civil Code Description Generacin de Energa Electro - Electrnica Mecnica Construccin Civil
Ahora que ya definimos los cdigos necesarios, podemos atribuirlos a los respectivos proyectos: En la barra de Directorio presione el icono Projects, (en caso no estn en esa visualizacin). Presione la barra de opciones y seleccione Expand All. En la barra de menu, presione View, Show on Bottom, Project Details. Seleccione el Proyecto Auto. Seleccione la gua Codes y presione el botn Assign. En la ventana Project Codes que se abrir, seleccione los valores de cdigo vlidos para el proyecto Auto, dando un doble clic sobre los valores deseados, conforme figura a continuacin:
Ahora seleccione el proyecto <Transp> y repita el mismo procedimiento asignando los valores a seguir:
Por ltimo seleccione el proyecto <Inst Civ> y atribuya los valores:
5.5. Gua Defaults En esta gua podemos seleccionar valores definidos previamente que sern utilizados para todos los proyectos y para las nuevas Actividades que sean aumentadas.
Defaults for New Activities: Los campos indican cules sern los valores de los Tipos de Duracin, Tipo Porcentual de Progreso, Centro de Costo y el
Calendario que sern utilizados cuando sea insertada una nueva actividad al proyecto. Estos valores pre-definidos podrn ser alterados despus de la creacin de las actividades, en los detalles de la misma. Seleccionar: Fixed Duration & Units, Duration, En Blanco, Task Dependent y Estndar 5 das por semana El significado de cada campo ser detallado en la leccin sobre Actividades. Auto-numbering Defaults: Establece el patrn de sufijo y prefijo del ID de la actividad, tambin el factor de incremento de los mismos. 5.6. Gua Calculations En la gua Calculations, en el campo Price/Time for activities without resources ingrese el costo horario que ser utilizado para costear las actividades que no tienen recursos atribuidos. Mantener el valor $0.00/h En caso desee que el progreso de las actividades sea basado en las etapas (Steps) de las Actividades, marque la caja Activity percent complete based on activity steps. Dejar desmarcado
5.7. Gua Resources En esta gua se especifica los criterios de clculo para Recursos y los datos a los cules los usuarios del mdulo Progress Report tendrn acceso. La carpeta contiene los siguientes elementos:
Resource Assignments: Resources Can Be Assigned to the Same Activity More Than Once (Los Recursos pueden ser asignados a la misma actividad ms de una vez): Cuando es marcada esta opcin, permite que un recurso sea atribuido ms de una vez a una misma actividad. Deje esta opcin desmarcada. Timesheets Primary Resources can mark activities as completed (Los recursos bsicos pueden marcar actividades como completas: Permite que el recurso primario marque actividades como completas cuando ingresa el Timesheet. Haga clic en la caja para marcar esta opcin. Resources can assign themselves to activities (Los recursos pueden asignarse a s mismos a las actividades: Cuando sealizada permite que el recurso se coloque a s mismo para ejecutar actividades del proyecto a travs del Timesheet. Haga clic en la caja para marcar esta opcin. Resources can Edit Activity Assignment Percent Complete (Recursos pueden editar los porcentajes completos de la asignacin de actividades): Seleccione para indicar que los recursos debern informar las cantidades de
trabajo remanente como porcentajes completos de las actividades en el Timesheet. Deje esta opcin desmarcada. Resources can Edit Activity Assignment Remaining Units (Recursos pueden editar las unidades faltantes de la asignacin de actividades): Seleccione para indicar que los recursos debern informar la cantidad de trabajo remanente para completar las actividades en el Timesheet. Clique en la caja para marcar esta opcin. Assignment Details Specify the default Rate Type for new assignments (Definicin del tipo de tasa para nuevas asignaciones): Definicin de cul tasa de recurso ser utilizada para el clculo en las actividades. Escoja el valor <Price/Unit>. Drive Activity dates by default (Fechas de actividad mandatorias por defecto): Cuando est marcada esta opcin, define que la fecha del recurso es obligatoriamente igual a las fechas de actividades. Deje marcado. 5.8. Gua Settings En esta gua se determina las configuraciones generales aplicables al proyecto seleccionado, en la visualizacin Proyectos. Certifique de que est seleccionado el proyecto <Transp> en la visualizacin Projects y haga clic en la carpeta Settings.
En esta gua se define: Summarized Data (Datos Sumarizados): En esta seccin se define los criterios de clculo que el P6 utilizar en las sumarizaciones de los datos, en el nivel del Proyecto y de los nodos de la EPS. La sumarizacin puede ocurrir automticamente en intervalos pre programados o cuando es ejecutada manualmente en cualquier momento. Contain Summarized Data Only (Contiene solo datos sumarizados): Marque esta opcin si desea que el P6 mantenga apenas los datos sumarizados (sin actividades individuales). Esto permite que la compaa mantenga datos sumarizados para proyectos gerenciados externamente a travs del P6. Last Summarized on (ltima sumarizacin): Campo no editable, que muestra cundo los datos fueron sumarizados por ltima vez. Summarize to WBS Level (Sumarice al nivel WBS): Determina el nmero de niveles de la WBS que guardarn informaciones sumarizadas y que estarn disponibles para consulta, a travs del Portafolio Analyst. Mantener el valor del padrn: 2 Project Settings (Configuraciones del proyecto): Define configuraciones generales aplicables al proyecto. Character for Separating Code Fields for the WBS Tree (Caracteres de separacin entre sub-niveles de la WBS): Define el character de separacin entre los elementos de una WBS, para indicar niveles jerrquicos. Es posible digitar un nuevo carcter. Fiscal Year begins on the 1st day of (Ao fiscal empieza el 1 de): El mes en que el ao fiscal del proyecto tiene inicio. Baseline for earned Value Calculations (Plano Base para clculos de Valor Ganado): Seleccione cul ser el proyecto utilizado durante el clculo de Valor Ganado. Mantener el valor del padrn: <Project Baseline>. Define Critical Activities (Define Actividades crticas): Determina cmo sern clasificadas las actividades crticas.
Critical Activities Have Float Less Than or Equal To (Actividades crticas tienen holgura menor que o igual a): Define cul ser el valor de la Holgura Total Mxima de las actividades (es posible digitar un nuevo valor y una nueva unidad de tiempo), determinando cules sern las marcadas como crticas. Longest Path (El camino ms largo): Determina que las actividades crticas del proyecto sean las actividades de camino mas largo en el proyecto. 5.9. Explorando el Men de la Barra de Opciones en Proyectos
La visualizacin Projects permite que las informaciones contenidas en ella sean agrupadas y organizadas de diversas y diferentes formas. Para visualizar el men, presione la barra de opciones:
Modo Project Table
o Gantt Chart
Permite configurar las columnas mostradas en la Tabla de Proyectos (Size/ Resp Mang / Customize) Permite configurar tipo de letra, color de fondo, altura de lnea, mostrar conos y color nveles de la EPS Permite filtrar los proyectos que sern mostrados (Todos, Solo abiertos, por status o Personalizado) Posee diversas opciones de Agrupamiento (por EPS, por Ger Proy, por Cdigo Proyecto o Personalizado) Cuando la ventana Grfico Gantt est accionada, permite configurar tipo y color de las barras y del texto Permite escoger cules ventanas estarn activadas: Tabla Proyectos y Grfico Gantt o Proyectos en forma de Organigrama Permite mostrar o esconder la ventana de Detalles de Proyecto en la parte inferior de la pantalla
Cuando es seleccionada la opcin Show on Top, Chart View, la EPS y los proyectos son mostrados en forma de organigrama. En este caso la barra de opciones es similar al men de la barra de opciones de la EPS (ver pag. xxxx).
LECCI N 6 - Cr e a n d o l a Est r u ct u r a An a l t i ca d e l P r o y e ct o Esta leccin describe como crear una EAP (WBS) en P6. Al final de esta leccin, el alumno sabr: Definir una WBS Crear una WBS 6.1. EAP Est r u ct u r a An a lt ica d e l Pr o y e ct o (WBS Work Breakdown Structurre)
Una EAP Estructura Analtica de Proyecto (WBS Work Breakdown Structure) es el orden jerrquico de los productos y/o servicios o fases del proyecto, producidas durante la ejecucin del proyecto. Cada item de la EAP WBS pueden contener ms tems detallados, actividades o ambos. La WBS puede ser adicionada al nivel del programa o proyecto despus de que ste ha sido creado. Cuando usted abre el programa, usted ver la Estructura de EAP de todos los proyectos de su programa. En la creacin de un proyecto, el Gerente debe crear: Desarrollar la EAP Vincular los tems de la EAP WBS con los tems de EOP OBS. Vincular los documentos de referencia dentro de cada tem de la EAP WBS Definir los criterios de anlisis de performance OBS: Por estndar, el P6 agrupa actividades, Seguimiento de costos y Monitoreo de la Programacin a travs de la EAP WBS. Visualizando el resultado de la inclusin de las WBS:
Las guas de la ventana de detalles de la WBS tienen funciones semejantes a las carpetas de la ventana Detalles de Proyectos.
6.2.
Visualizar el diagrama de WBS Seleccione el icono Chart View organigrama. para tener una visualizacin tipo
Seleccione el tem de WBS <Transp>. Con el botn de la derecha del mouse dentro del layout del diagrama, seleccione Zoom To Best Fit para tener una visualizacin mejor elaborada. Presione (+) o (), para ver los diferentes niveles de la WBS.
LECCI N 7 - Ag r e g a n d o Act i v i d a d e s Esta leccin describe cmo agregar actividades a un proyecto y modificar atributos de una actividad. Tambin presentar atajos para facilitar la entrada de datos. Al final de esta leccin, el alumno sabr: Definir una actividad Definir los tipos de actividades Incluir actividades Modificar detalles de actividades Atribuir cdigos de actividades a las actividades. 7.1. Qu es una Actividad
Las actividades son elementos fundamentales de trabajo de un proyecto. Son el nivel ms bajo de la Estructura Analtica del Proyecto EAP (WBS) y la menor subdivisin de trabajo que interesa directamente al gerente del proyecto. 1. Unidad de trabajo ms detallada, que es acompaada en un proyecto. 2. Contiene todos los detalles sobre el trabajo a ser ejecutado. 3. Tambin conocida como tarea o item. Componentes de una actividad: OBS/WBS Duraciones Identificador ID Predecesoras Costos Presupuestados Gastos Restricciones Tipo de duracin Definidos por el usuario 7.2. Tipos de Actividades
Calendario Tipo Descripcin Sucesoras Recursos Presupuestados Cdigos de Actividades Fechas Tipo de Porcentaje Observaciones
El tipo de actividad debe ser siempre definido. Estos tipos controlan el clculo de la duracin de una actividad y/o fechas. 7.2.1. Tarea Dependiente (Task Dependent) Tarea Dependiente indica que los recursos de una actividad son programados para trabajar en aquella actividad de acuerdo al calendario de
la actividad, al revs de seguir los calendarios de los recursos atribuidos a ella. Tpicamente, usted usar Actividades tipo Tarea Dependiente cuando diversos recursos designados a una misma actividad precisan trabajar juntos. 7.2.2. Dependencia de Recurso (Resource Dependent) Dependencia de Recurso indica que cada recurso de la actividad es programado siguiendo su calendario y no el de la actividad. Este tipo de actividad es ms usado cuando la duracin de la actividad depende de la disponibilidad de los recursos atribuidos. Tpicamente, usted usar Actividades de tipo Dependencia de Recurso cuando los diversos recursos atribuidos a una actividad pueden trabajar de forma independiente. 7.2.3. Hitos de Inicio y Fin (Start e Finish Milestones) Hito indica que la actividad marca el inicio y el fin de los estados principales de un proyecto. Una actividad Hito puede tener gastos, mas nunca costos basados en tiempo (por ejemplo, trabajo), o recursos atribuidos. Una actividad Hito no tiene duracin. Un Hito de Inicio no posee la fecha de fin y un Hito de Fin no posee la fecha de inicio. 7.2.4. Sumario (Level Of Effort - LOE)
Sumario indica que la duracin de la actividad depende de sus predecesoras y/o sucesoras. Actividades de este tipo no pueden tener restricciones. Tpicamente, usted usar el tipo Sumario para Actividades que acontecern dependiendo de otras Actividades. Por ejemplo, trabajo administrativo, un guarda de seguridad o algn aspecto de gerenciamiento de proyecto. Es generalmente caracterizado por un ritmo uniforme de desempeo de trabajo durante un periodo de tiempo determinado por las actividades soportadas. PMBOK 3.a ed. 7.2.5. Resumen EAP (WBS Sumary) Este tipo es usado para resumir un nivel de WBS. Forma un tipo de actividad que comparte un nivel comn de WBS.
Las fechas calculadas en una actividad de WBS Sumary se basan en la fecha de inicio ms pronta de las actividades del grupo y en la fecha ms tarda de estas actividades. No podrn ser atribuidas restricciones en un WBS Sumary 7.3. Asistente de Creacin de Actividades
Las actividades pueden ser incluidas en su cronograma de diversas formas. P6 posee un asistente de actividades que le permite a usted ejecutar este proceso paso a paso. Usted tambin tiene la opcin de desconectar el asistente y agregar actividades directamente en la tabla de actividades o en el diagrama de red.
7.4.
Agregando
Actividades
con el Asistente
Para definir la unidad de tiempo a ser mostrada, seleccione Edit, User Preferences y en la carpeta Time Units altere el campo Durations Format/ Units como Days. En el caso de que no sea informada, la duracin padrn para actividades de tipo Task Dependent es de cinco (5) das. Este padrn puede ser alterado seleccionando Admin, Admin Preferences, General. Usted puede configurar auto-enumeracin para el cdigo de la actividad (Activity ID), escogiendo la visualizacin Project, carpeta Defaults, Autonumbering Defaults.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
En la barra de comandos, clique en Add. Digite el Activity Id: CS300. Digite el nombre de la actividad: Proyecto de Sistema y haga clic en Next. Seleccione la WBS: y haga clic en Next. Escoja el tipo de actividad Task Dependent y haga clic en Next. Seleccione Do Not Show this Wizard Again y haga clic en Finish.
Visualizando el resultado de la inclusin de las actividades:
LECCI N 8 - D e f i n i e n d o C d i g o s d e Act i v i d a d e s Esta leccin describe los diferentes mtodos de codificacin en el P6. Al final de esta leccin el alumno sabr: Describir los cdigos de actividad (Activity Codes). Definir cdigos de actividad Crear y editar cdigos de actividad Crear calendarios. 8.1. Cdigos de Actividades Los cdigos de actividad (Activity Codes) son formas de clasificar y categorizar las actividades, de acuerdo con las necesidades de su organizacin y de su proyecto. Cada actividad contiene uno o ms cdigos, organizados de forma jerrquica. Usted puede tener hasta 500 cdigos de actividades diferentes por proyecto y un nmero ilimitado de valores por cdigo de actividad. Los cdigos de actividad pueden estar disponibles para todos los proyectos de su Banco de Datos o para un proyecto especfico. La jerarqua entre los valores de los cdigos de actividad puede ser usada en las tablas de la pantalla, adems de ser utilizadas en los reportes. Organiza los layouts Selecciona y sumariza actividades Crea reportesy grficos. Vea el resultado de la inclusin de los cdigos de actividades:
Nota: Usted puede definir el nmero mximo de cdigos de actividades, utilice los
siguientes comandos Admin, Admin Preferences, Data Limits. Para atribuir cdigos de actividades, primero usted debe crear los cdigos para despus atribuirlos. 1. 2. 3. 4. 5. En la visualizacin Activities, habilite los detalles de la actividad. Seleccione una actividad. Seleccione la carpeta Codes. Haga clic en Assign. Seleccione los cdigos para la actividad.
LECCI N 9 - Cr e a n d o y m o d i f i ca n d o Ca l e n d a r i o s Aprenda cmo utilizar calendarios en un proyecto. Veremos cmo definir en los calendarios la carga horaria de trabajo diario, feriados, puentes, etc. Definir los das y periodos de trabajo y feriados. Describir los tipos de calendarios. Crear un nuevo calendario. 9.1. Creando Calendarios
Los calendarios son vinculados a actividades y recursos para determinar para cundo se programar el trabajo. Das y horas trabajadas. o Define cules das de la semana se trabajar o Define el nmero de horas trabajadas por da Das y horas no trabajadas. o Se registra feriados, holguras, horarios de almuerzo y cena, etc Excepciones. o Se registra como das/horas de trabajo, los das/horas originalmente marcados como no trabajados. Primavera Enterprise permite tres tipos de calendario: Calendario Global Global Calendar. Disponible para ser usado por todos los recursos y actividades de todos los proyectos del banco de datos. Calendarios de Recursos Resource Calendar. Disponible para uso de los recursos. Calendarios de Proyectos Project Calendar. Disponible para un portafolio o para un nico proyecto. 9.1.1. Adicionando un nuevo calendario
1. En el men Enterprise, seleccione la opcin Calendars. 2. Haga clic en Project para visualizar los calendarios del proyecto. Ahora clique en Add para crear un nuevo calendario y seleccione el calendario <Estndar 5 das por semana> en la ventana que surge, para ser la base del nuevo calendario. 3. Digite el nombre del nuevo calendario <Sistema Transportador Calendario 1>.
Definicin del nmero global de horas por da Pueden ser informadas cules son las horas de los das de trabajo 1. Haga clic en Modify.
2. En el borde superior derecho de la pantalla, de clic en Total work hours/day. 3. De clic en el botn Workweek.
4. Entre con el nmero de horas de trabajo por cada da y haga clic en OK. Definicin detallada de nmero de horas por da Tambin pueden ser informadas de forma detallada cules son las horas de los das de trabajo 1. En el borde superior izquierdo de la pantalla, de clic en Detailed work hours/day. 2. Haga clic en el botn Workweek.
3. En Day of the week seleccione los das a ser trabajados y en la caja Work hours marque las horas de trabajo en esos das. Para marcar ms de un da, utilice el Ctrl de su teclado. 4. Haga clic en el botn Work para transformar esas horas en horas trabajadas. 5. Clic en OK.
LECCI N 1 0 -
T i p o s d e D u r a ci n
Esta leccin refuerza conceptos como tipos de duracin y de cmo asociar restricciones (Constraints) en un proyecto. Al trmino de esta leccin, el alumno ser capaz de: Diferenciar entre diferentes tipos y duraciones Aplicar una lnea de fin para proyectos Describir los tipos de restricciones existentes Aplicar restricciones a actividades individuales 10.1. Tipos de Duracin El tipo de duracin es un ajuste que permite controlar cmo son sincronizadas la duracin, las unidades de tiempo y las unidades de recurso/tiempo, con las actividades de modo que la siguiente ecuacin sea siempre verdadera: Duracin x Recurso (Unidades/Tiempo) = Unidades Donde: Duracin (Dur): Plazo para ejecucin de la actividad Unidades (Unid): Esfuerzo de trabajo en cantidad de Unidades Recurso (Unidades/Tiempo) (UPT): Asignacin del esfuerzo del trabajo, o productividad. La tabla de abajo lista las variaciones de valor para balancear la ecuacin arriba mostrada siempre que una de sus variables sea alterada Tipo de duracin de actividad Fixed Units/Time Fixed Duration and Units/Time Fixed Units Fixed Duration & Units Cambiando unidades, qu cambia? Dur UPT Dur UPT Cambiando a duracin, qu cambia? Unid Unid UPT UPT Cambiando unidades / tiempo, qu cambia? Dur Unid Dur Unid Adicionando un recurso, qu cambia? Dur Unid Dur UPT
10.1.1. Fixed Units/Time Indica que para la actividad seleccionada se est adoptando un patrn de asignacin fijo. Entonces, si disminuimos la duracin disminuye el esfuerzo de trabajo y si aumentamos el esfuerzo de trabajo la duracin aumenta, conforme el esquema de la ecuacin a seguir: Duracin = Esfuerzo Recurso Menor Esfuerzo A menor Duracin A mayor Duracin Mayor Esfuerzo 10.1.2. Fixed Duration and Units/Time Indica que para la actividad seleccionada se est adoptando primero la duracin y en seguida el patrn de asignacin como son las variables de la ecuacin que no pueden ser alteradas. En este caso, la variable de esfuerzo de trabajo ser siempre recalculada. Esfuerzo = Duracin x Recurso 10.1.3. Fixed Units Indica que el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada est fijo, excepto cuando el esfuerzo esta en cero4. Entonces, si aumentamos el patrn de asignacin la duracin disminuye y si disminuimos el patrn de asignacin la duracin aumenta, conforme el esquema de la ecuacin a continuacin: Duracin = Esfuerzo Recurso A menor Duracin Mayor Recurso A mayor Duracin Menor Recurso Indica que la duracin y el esfuerzo de trabajo de la actividad seleccionada son fijos, y el clculo de patrn de asignacin del recurso en la actividad se deber ajustar. Entonces, el patrn de asignacin siempre se regir por la ecuacin siguiente: Recurso = Esfuerzo Duracin
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R e st r i cci o n e s
Restricciones son las imposiciones dadas al proyecto y/o Actividades para reflejar situaciones en la cual la lgica de programacin no sea suficiente para definir la realidad del mismo. Una buena prctica recomienda que la atribucin de restricciones a las Actividades solamente sea dada cundo todas las posibilidades, de reflejar la realidad de programacin por la lgica entre las Actividades, estn agotadas. 11.1. Deber terminar en (Must Finish by) La restriccin aplicada al proyecto es en el campo Must Finish by, en la visualizacin Projects, gua Dates.
11.2. Iniciar antes de (Start On or Before): Limita la actividad a comenzar en la fecha de restriccin o antes, nunca despus. Cambia la fecha tarde de inicio para la fecha de la restriccin. Afecta las fechas tardes de sus predecesores. No prevalece sobre la lgica. 11.3. Iniciar En ( una fecha) o despus de (Start On or After):
Limita la actividad a comenzar en la fecha de la restriccin o despus, nunca antes. Cambia la fecha temprana de inicio para la data de restriccin. Afecta las fechas tempranas de sus sucesores. No prevalece sobre la lgica. 11.4. Iniciar en la fecha (Start On): Limita la actividad a comenzar en la fecha de restriccin, ni antes ni despus. Cambia ambas fechas, de inicio temprano e inicio tarde, para la fecha de restriccin. No prevalece sobre la lgica.
11.5. Inicio impuesto e n (Mandatory Start): Impone la actividad a comenzar en la fecha de la restriccin. Cambia ambas fechas, de inicio temprano e inicio tarde, para la fecha de la restriccin. Prevalece sobre la lgica. 11.6. Terminar En ( una fecha) o antes de (Finish On or Before): Limita la actividad a terminar en la fecha de restriccin o antes, nunca despus. Cambia la fecha tarde de fin para la fecha de la restriccin. Afecta las fechas tardes de sus predecesores. No prevalece sobre la lgica. 11.7. Terminar En ( una fecha) o despus de (Finish On or After): Limita la actividad a terminar en la fecha de la restriccin o despus, nunca antes. Cambia la fecha temprana de fin para la fecha de restriccin. Afecta las fechas tempranas de sus sucesores. No prevalece sobre la lgica. 11.8. Terminar En (Finish On): Limita la actividad a terminar en la fecha de la restriccin, ni antes ni despus. Cambia ambas fechas, de fin temprano y fin tarde, para la fecha de restriccin. No prevalece sobre la lgica.
11.9. Fin impuesto en (Mandatory Finish): Impone la actividad a terminar en la fecha de restriccin. Cambia ambas fechas, de fin temprano y fin tarde, para la fecha de restriccin. Prevalece sobre la lgica. 11.10. Lo ms tarde posible (As Late as Possible):
La restriccin tan tarde cuanto posible atrasa la actividad sin atrasar a sus sucesores. Este atraso es limitado por el valor de holgura libre disponible de la actividad.
LECCI N 1 2 -
P a so s ( St ep s) d e Act i v i d a d e s
Esta leccin describe cmo atribuir pasos a las actividades y cmo aplicar ponderaciones a esos pasos, influyendo en el avance de la actividad. Al completar esta leccin, el alumno ser capaz de: Asociar ponderaciones en los pasos (Steps) de una actividad Actualizar los pasos Crear templates de los pasos Revisin de los Pasos (Steps) Se puede dividir una actividad en pequeas porciones llamadas pasos. Esa divisin depende del grado de detalle deseado para el cronograma del proyecto. Es posible asociar pesos porcentuales a los Steps y calcular el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los Steps (la actividad debe tener avance fsico), al completar un porcentaje de un paso especfico se estar completando una parte de la actividad. Beneficios Este mtodo es mejor si es aplicado a actividades largas que contienen muchas tareas distintas. Adems, da sustento al valor de avance fsico de la actividad. Nota: Slo cuando la opcin Activity percent complete based on activity steps en la gua Clculos de la visualizacin Projects est activa, es que los porcentajes de los pasos son tomados en cuenta para el avance de la actividad.
12.1. Incluyendo Pasos para Actividades Incluya Steps en una actividad para relacionar los procedimientos necesarios para completarla. Los pasos son listados en orden cronolgico y pueden ser marcados cuando estn completos. Usted tambin puede explicar detalladamente cada paso en el campo de Observaciones. Cuando los pesos en los Steps estn siendo utilizados, el campo Physical % Complete en la gua Status de la actividad se torna un campo de slo lectura. Tambin ser necesario que el tipo de avance sea fsico para que la actividad sea utilizada por los Steps. Para esto, seleccione en la gua General de Activity Details, en el campo % Duration Type la opcin Physical.
Ejerccio 9: Inserte Algunos Pasos en una Actividades
1. 2. 3. 4.
Clique en la barra de opciones, escoja Show on Bottom, Activity Details. Seleccione una actividad CS400 Seleccione la carpeta Steps. Clique en Add e incluya un paso Levantamiento de Proveedores.
5.
Clique en Add nuevamente e incluya otro paso Contratacin de Proveedores. los Steps con factores porcentuales
12.2. Actualizando
El campo Activity percent complete puede ser calculado a travs de la ponderacin de los pasos completos y los incompletos de la actividad.
1.
Marque la caja Completed en la columna del primer Step Levantamiento de Proveedores.
Observe en la gua Status que el campo Physical % fue alterado por 50% porque el paso Levantamiento de proveedores fue clicado como completo. Los campos At complete duration y At complete Labor Units no son cambiados.
Nota: Note que el porcentaje es proporcional al peso de cada paso.
12.3. Crear Plantillas de Pasos (Steps) Su organizacin podr tener varias actividades que se reparten dentro del desarrollo del proyecto. Primavera permite crear un grupo de pasos que podr ser utilizado para mltiples actividades, por ejemplo: Al iniciar un proyecto, puede ser que varias especificaciones deban ser escritas y aprobadas. Y esa especificacin podr ser desarrollada en un proceso de pasos mltiples, que no cambia los pasos que son genricos. Como ejemplo, la actividad Escribir especificacin podr tener los siguientes pasos: Someterse a la aprobacin inicial. Analizar la especificacin inicial. Revisar la especificacin inicial. Anlisis final. Revisin final. Esos pasos pueden ser aplicados para todas las actividades de especificacin que estuvieran en el cronograma del proyecto. Tambin podr ser insertado manualmente en cada actividad Escribir especifricacin, usted podr crear un template de los pasos de la actividad, conteniendo esos pasos y atribuyendo ese template a cada actividad aplicable. Si el uso de esos pasos fuera comn, se puede convertir en un template.
1. Seleccione la actividad. 2. En la ventana de Detalles de la Actividad, haga clic en la gua Steps. 3. Seleccione Steps y haga clic con el botn derecho del Mouse en la caja de los Steps y seleccione Create Template. 4. Informe el nombre del Template. 5. Haga clic en OK. 12.3.1. Insertando plantillas o modelos (Template) de Pasos Con la plantilla (template) creada, vamos insertar pasos a partir de una (template) a una actividad. plantilla
Pasos: Seleccione la actividad. En los detalles de la actividad, seleccione la carpeta Steps. Haga clic en Add from Template.
Haga clic en Add.
LECCI N 1 3 -
Cr e a n d o R e l a ci o n e s
Esta leccin describe cmo Primavera calcula la programacin de las actividades a travs de las fechas tempranas y tardas y, a partir de esas fechas, hace el clculo de las holguras total y libre. Al final de esta leccin el alumno sabr: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 13.1. Establecer la lgica de las Actividades en la red. Ejecutar el clculo de la red. Definir las holguras y sus impactos en la programacin. Identificar Loops (camino de red que pasa dos veces por el mismo punto no) y Open ends (Tarea con final abierto, infinito). Acompaar la lgica de la red. Calcular la programacin manualmente. Calcular la programacin utilizando Primavera Enterprise Entender el impacto de las restricciones. Tipos de Relaciones
Antes de hacernos consideraciones respecto de los tipos de interrelacin entre actividades, vamos a determinar lo siguiente: 1. Todas las actividades poseen dos eventos, el de inicio y el de trmino6. 2. La duracin de la actividad se determina por la diferencia entre trmino y/o inicio de la actividad ms 1 (uno). 3. Toda relacin entre las actividades parte y/o llega de estos eventos. 4. Los periodos en que ocurren los eventos en una relacin estn separados por tiempos de espera denominados Lags que pueden tener valores negativos o positivos, incluyendo el valor cero. En el PMBOK 3 Edicin, en el proceso 6.2.2, sobre el secuenciamiento de actividades, tenemos el Mtodo de Diagrama de Procedencia (MDP), utilizado por Primavera Enterprise y referido a continuacin: Mtodo de Diagrama de Procedencia (MDP) El MDP es un mtodo de construccin de un diagrama de red del cronograma del proyecto que usa cajas o rectngulos, llamados nodos, para representar actividades y los conecta por flechas que muestran las dependencias. La figura 6-5 muestra un diagrama de red del cronograma del proyecto simple, diseado usando el MDP. Esta tcnica tambin es llamada de actividad en el
La excepcin son las actividades Marcos (Milestones), que son actividades con duracin cero y, en el caso de Primavera, omiten el evento de trmino (si fuera un marco de inicio) o el evento de inicio (si fuera un marco de trmino).
nodo (AEN) y es el mtodo usado por la mayora de los paquetes de softwares de gerencia de proyectos. El MDP incluye cuatro tipos de dependencias o de relaciones de precedencia: Fin a Inicio (Finish to Start FS): El inicio de la actividad sucesora depende del trmino de la actividad predecesora. Fin a Fin (Finish to finish FF): El trmino de la actividad sucesora depende del trmino de la actividad predecesora. Inicio a Inicio (Start to Start SS): El inicio de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora. Inicio a Fin (Start to finish SF): El trmino de la actividad sucesora depende del inicio de la actividad predecesora.
En el MDP, trmino a inicio es el tipo ms comnmente usado de relacin de precedencia. Las relaciones de tipo inicio a trmino son raramente usadas.
PMBOK 3 Ed. 13.1.1. Relacin Fin Inicio (FS) con lag -1 La ocurrencia del evento de inicio de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de fin de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto.
13.1.2. Conexin Inicio Inicio (SS) con lag -1 La ocurrencia del evento de inicio de la actividad 2 depende de la ocurrencia del evento de inicio de la actividad 1 desfasado del valor de tiempo de espera impuesto.
13.1.3 3. Conexi n Fin Fin (FF) con n lag -1 La ocu urrencia de el evento de fin de la actividad 2 depende e de la ocu urrencia de el evento o de fin de d la activ vidad 1 de esfasado del d valor d de tiempo de espera a impuesto.
13.1.4 4. Conexi n Inicio Fin (SF) con lag +1 La ocu urrencia del evento de d fin de la a actividad d 2 depende e de la ocu urrencia de el evento o de inicio o de la act tividad 1 d desfasado del valor d de tiempo de espera a impuesto.
13.2.
Estableciendo Conexione C es Lgicas / Relaci ionamientos T Tabla Cre eando Rela aciones
Haga a clik en el fi inal de la ac ctividad A (2) y arrastre hasta h el inic cio de la actividad B (3) para crear una in Fin a Ini icio relaci 1 Activid dad A 2 3 Activid dad B 4 Haga a clik en el fi inal de la ac ctividad A (2) y arrastre hasta h el fin de la actividad B (4) para crear una relaci in Fin a Fin n 1 Activid dad A 2 3 Activid dad B 4
H Haga clik en n el inicio de e la activida ad A A(1) y arrast tre hasta el inicio de la a a actividad B (3) ( para cre ear una relacin In nicio a Inicio o 1 A Actividad A 2 3 A Actividad B 4 H Haga clik en n el inicio de e la activida ad A A(1) y arrast tre hasta el fin de la a actividad B (4) ( para cre ear una relacin In nicio a Fin 1 A Actividad A 2 3 A Actividad B 4
Plan neando y Cont trolando con Primavera P Ent terprise
13.3. Creando Relaciones en Detalles de la Actividad
1. 2. 3. 4.
Cambie a Layout <Clsico Organizado por WBS>. Posicione el cursor en la actividad deseada. Haga clic en la barra de Sucesoras y de clic en Assign. Seleccione la actividad deseada y de clic en Close
13.3.1. Seleccionando Varias Relaciones y Conectando Actividades
La funcin Link Activities (conectar actividades) permitir crear relaciones de Fin Inicio entre las actividades seleccionadas. El orden en el cual ellas son seleccionadas es el orden mandatario en la cual se crearn las relaciones. Usando conexiones en serie: 5. Seleccione una actividad. 6. Seleccione varias actividades, haciendo clic en Shift o Ctrl, conforme el caso y necesidad idntico al comando de Windows. Shift + clic en la ltima actividad o Ctrl + clic en las actividades subsecuentes o no 7. Haga clic con el botn derecho en la tabla de Actividades y escoja Link Activities (conectar actividades).
13.4. Creando
Relaciones
en el DIAGRAMA
DE ACTIVIDADES
1. 2. 3. 4.
Escoja File, Open, seleccione el proyecto deseado y haga clic en Open e ir a la visualizacin Activities. Seleccione una estructura WBS. Haga clic en la Barra de Herramientas de Actividades para focalizar en las actividades. Mueva el indicador del Mouse hacia el borde izquierdo de una actividad. La flecha de la dependencia aparecer
5.
Haga clic y arrastre el Mouse del borde izquierdo de la actividad sucesora.
13.5.
Se g u im ie n t o Actividades
de
Re la cio n e s
U sa n d o
D ia g r a m a
de
Haciendo clic en el botn (Activity Network/Diagrama de Actividades) que est en la barra de Herramientas, su proyecto puede ser visualizado como un diagrama de actividades y relaciones, de acuerdo con la WBS seleccionada. La importancia para este tipo de visualizacin es: Presenta el proyecto grficamente Muestra cmo se relacionan las actividades entre s (FF, FS, SS, SF) Conexiones lgicas Muestra la red de precedencia (predecesoras/sucesoras) Permite crear, modificar o revisar relaciones de las actividades a partir del propio diagrama de actividades. Presenta actividades y relaciones con varios niveles de detalle. El layout del panel izquierdo de la Red de Actividades siempre mostrar la jerarqua de WBS y usted podr seleccionar cada grupo de WBS. Usted puede salvar un layout con la Red de Actividades en su computador para enviar por e-mail a otro usuario del proyecto o utilizarlo posteriormente. Nota: 1. El Diagrama de Actividades no podr ser confundido con el Diagrama de Red. 2. Un borde rojo alrededor de cada caja indica cul actividad es parte del camino crtico. 3. La lnea que conecta las cajas de las actividades indica el tipo de relacin realizado entre cada una. 4. Usted puede controlar de cerca cada aspecto de la Red de Actividades, incluyendo la apariencia de las actividades, el contenido de lo que estar en las cajas y el espacio entre las actividades grficamente.
LECCI N 1 4 -
Ca l cu l a n d o l a Pr o g r a m a ci n
Esta leccin describe varios trminos de clculo de la programacin del P6 e ilustra cmo hace P6 el clculo para programacin de fechas tempranas y tardas. Al final de esta leccin, el alumno sabr: Ejecutar un clculo en los sentidos progresivo y/o retroactivo Definir los holguras y sus impactos en la programacin Identificar relacionamientos circulares Loops y actividades abiertas Open ends Acompaar la lgica de la red Calcular la programacin manualmente Calcular la programacin utilizando P6 14.1. Clculo Progresivo La programacin inicia a partir de la(s) actividad(es) que no tienen predecesoras calculando las fechas tempranas de las Actividades (Clculo Progresivo). Las fechas tempranas son el perodo de tiempo mas temprano para el inicio y fin de una actividad conforme frmula siguiente: Ini cio Temprano + Duracin 1 = Fin Temprano Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes:
El proceso del camino de ida incluye comenzar la primera actividad en el diagrama de red y calcular la fecha ms temprana en que la actividad puede iniciar y la fecha ms temprana en que la actividad puede terminar.
14.2. Clculo Retroactivo El Clculo Retroactivo comienza a partir de la ltima fecha de fin tardo, la cual es igual a la ltima fecha de terminacin temprana calculada8. Sern determinadas las fechas tardas de las actividades conforme la frmula siguiente: Terminacin Tarda Duracin+ 1 = inicio Tardo Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes:
En cuanto la ltima actividad es calculada utilizando el proceso de camino de ida, usted parte de la actividad final y vuelve hasta llegar a la primera actividad. El proceso de camino de vuelta incluye comenzar la ltima actividad en un diagrama de red y calcular la fecha ms tarda que la actividad puede terminar y la fecha ms tarda que la actividad puede iniciar.
14.3. Holgura Total Holgura Total es en cuanto, en el tiempo, una actividad puede ser postergada en relacin a sus fechas tempranas sin comprometer la fecha de fin del proyecto. Es la diferencia entre el fin tardo y el fin temprano, o inicio tardo menos el inicio temprano, de una actividad.
Cuando es impuesta una fecha de fin para el fin del proyecto (Must finish By), es a partir de esta fecha impuesta que se inicia el clculo de las fechas tardas de las Actividades. En nuestro ejemplo todava no estamos considerando el impacto de las restricciones (Constraints) en estas fechas.
Usualmente actividades con holgura negativa son extremamente crticas, indicando que eso que se est programando no acontecer en las fechas de la programacin. En este caso, estas fechas informan cuando las Actividades con holgura negativa deberan iniciar y/o terminar para que el proyecto no fuese atrasado. Actividades con holgura cero normalmente son denominadas crticas. Representan las fechas de programacin, las cuales al menor atraso comprometen la fecha de fin del proyecto. Actividades con holgura positiva indican que las mismas pueden sufrir una postergacin en relacin a sus fechas de programacin, hasta las fechas tardas, sin que el proyecto se atrase.
14.4. Holgura Libre Holgura libre es cuanto en el tiempo, una actividad puede ser postergada en relacin a sus fechas tempranas sin comprometer a(s) su(s) sucesora(s). La Holgura Libre tiene que ser menor o igual a la holgura total. Cuando en una actividad hay holgura libre mayor que la holgura total, es una indicacin que en el camino de la red de la actividad en cuestin hay actividades con holgura total negativa. Siga el ejemplo y calcule las fechas para las actividades restantes:
Holgura = Fecha de Final Tardo Fecha de Final Temprano
14.5. Relacionamientos Circulares Loops
Indica la lgica circular entre dos Actividades y el P6 no ejecuta el clculo hasta que el loop sea eliminado.
Durante el clculo, como ejemplo, surgira una pantalla como la siguiente, indicando donde estara el problema. Despus de la correccin el clculo puede ser ejecutado nuevamente.
14.6. Calculando
un Proyecto con Primavera Enterprise P6
Para obtener las fechas de las actividades y del final del proyecto es necesario efectuar el clculo del proyecto. Utilice la caja de dilogo de la Programacin Schedule para especificar sus preferencias en la programacin o reprogramacin de las actividades del proyecto abierto. Para accionar la caja de dilogo de Schedule, haga clic en barra de herramientas. Schedule, en la
Informe la Data Date y haga clic en Schedule.
14.6.1. Calculando el Proyecto y Emitiendo el Informe Schedule Log El Reporte Schedule Log almacena el resultado del clculo de su proyecto. Esto incluye los datos de clculo y nivelacin, estadsticas, errores, etc.
14.7. Conexin
Dirigente (Driving) y No Dirigente ( No Driving)
Una actividad tiene su fecha temprana de inicio definida por las conexiones dirigentes. En la conexin dirigente (driving) la lnea de indicacin es slida. En las conexiones no dirigentes (no driving) la lnea de indicacin es punteada.
14.8. Secuencia
Lgica ( Trace Logic)
Usted puede usar la Secuencia Lgica (Trace Logic ) para ver grficamente las conexiones entre las actividades seleccionadas. Use ese recurso para analizar el camino crtico de su proyecto.
1. Seleccione el item WBS y la actividad 2. Presione la Barra de opciones y escoja Show on Botton, Trace Logic o seleccione el icono. 3. Configure el Trace Logic Options 4. Presione la Barra de Opciones y escoja Bottom View Settings, Trace Logic 5. Presione OK.
LECCI N 1 5 Propsitos y Objetivos
R e cu r so s
Esta leccin describe la jerarqua de Recursos y su creacin. Al final de la leccin el alumno ser capaz de: Definir Recursos Crear Recursos 15.1. Recursos Los Recursos son los responsables por el trabajo ejecutado en todo el proyecto y se dividen en personas, mquinas y materiales. Los Recursos son siempre en funcin del tiempo y generalmente son reutilizados entre actividades y proyectos. En Primavera Enterprise se puede: Crear recursos que reflejen la estructura organizacional de la empresa Soporta una asociacin jerrquica de recursos y actividades Distinguir entre recurso humano, mquina y material Crear y asociar calendarios y recursos Definir status de los recursos e informaciones, bien como precio/tiempo (Price/Unit). 15.1.1. Activando el Asistente de Recursos Los Recursos pueden ser adicionados de varias maneras. Primavera P6 viene con un asistente que podr ayudar paso a paso en este proceso, tambin se puede adicionar recursos en la ventana de dilogo de recursos.
15.1.2. Creando recursos a travs del Asistente
1. Ingrese el ID del Recurso con su nombre
2. Marque <Do not show this wizard again.> (No Exhibir este asistente nuevamente) para que la prxima vez no aparezca este auxiliar, si lo desea puede despus tornarlo disponible nuevamente. 3. Clique <next> (Prximo) y opte por la opcin Labor <people> (persona), <next> Prximo
4. Entre el Price / Time < 40 >, <next> (Prximo)
5. Ingrese el nmero de telfono y el e-mail si tiene
6. Asocie la funcin (Role) de este recurso Gerente de Proyecto haga clic en Assign despus en Close
7. Seleccione un calendario existente
8. Clique Next, Asocie el calendario padrn de 5 das, Next
9. Marque Do not auto-compute actuals
10. Marque que no definir el Timesheet
11. Haga clic en Finish y para asociar el recurso al proyecto Vera, de un clic con la flecha hacia la derecha
15.1.3. Creando Recursos sin el Wizard (Asistente) Gua General Se puede editar la tabla general de informaciones de los recursos. Esto incluye los nombres de los recursos, ID (Cdigo) de funcin, ttulo y la categora y valores de los recursos 1. 2. 3. 4. Haga clic en la gua General Entre/vea con el cdigo del recurso ID ING PR Entre/vea el nombre del recurso Jos Fernando Entre en el campo Employee Id, digite el nmero y todos los otros campos, conforme se muestra a continuacin:
Gua de Details Se puede editar el status del recurso seleccionado, su clasificacin (Funcin) y hora-extra si aplica. Precios y disponibilidad debern ser determinados de acuerdo con el tiempo. Se puede tambin determinar como el recurso ir apuntar sus horas trabajadas. Resource Type: (Tipo de Recurso) Determina si el recurso es persona (labor) o maquinaria y equipo (Non labor), o Materiales (Material) Auto compute Actuals: (Auto-computar las horas): Calcula automticamente la cantidad de horas que un recurso ejecuta de acuerdo con lo proyectado. Overtime Allowed: (Permitir horas extras) Indica si el recurso seleccionado puede trabajar en horas extras en las actividades asociadas. Overtime Factor: (Factor de Horas Extras) Muestra el factor de multiplicacin usado para calcular las horas extras del recurso. Default Units/Time: Colocar la cantidad patrn de unidades de trabajo que un recurso puede realizar en un periodo normal de trabajo, de acuerdo con la fecha efectiva
15.1.4. Creando un recurso material La diferencia bsica entre un recurso Labor o Non Labor para el Material es que los dos primeros son controlados por la medida del tiempo que genera costos. En el caso del recurso material, el control es realizado a travs de otras medidas como metros cbicos, etc. Antes de registrar un recurso material, usted debe tener creadaslas dimensiones de control de la siguiente forma: 1. En el men Admin, ingrese a Admin Categories 2. En la ventana seleccione la carpeta Units of measure 3. Utilizando el botn Add inserte las categoras mostradas en la figura siguiente:
Ahora que usted ya tiene las unidades de dimensin de los recursos materiales registradas, slo falta insertar los recursos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Volviendo al directorio Resources de Primavera, cree un recurso con ID = MTCTCIV, Nombre = Materiales de Construccin Civil En la carpeta Details marque la opcin Material Ahora registre el material ID = CA40, Nombre = Concreto armado FCK40 En la carpeta Details marque la opcin Material En el campo Unit of measure escoja el valor metros cbicos En la carpeta Units & Prices, en la columna Price/Unit inserte el valor 512 Registre los dems tems, conforme la figura a continuacin:
15.1.5. Vista de Recursos Las informaciones de los recursos pueden ser vistas de diferentes maneras e impresas, pueden ser vistas en forma grfica o jerrquica.
1. 2. 3. 4.
Use los botones de menos (-) y ms (+), para expandir o minimizar los niveles de recursos. Haga clic en el botn Options Bar, Chart View, para ver los recursos en forma grfica. Haga clic en la barra Options Bar, Expand All Seleccione en el men File, Print y luego haga clic en Close
Nota: La forma de presentacin grfica de los recursos es la misma que en la WBS y OBS en forma grfica. Consejo: Para dar zoom en la visualizacin utilizada en el momento, asegure la tecla Alt y arrastre el Mouse. 15.1.6. Cdigo de Recursos P6 permite que se asocien recursos usando cdigos. Por ejemplo, establezca un cdigo llamado tipo de recurso, y asocie cdigos tipo empresa o contratante como cdigos a ser asociados a recurso aplicado. Beneficios Provee un mtodo de filtro para los recursos que deseamos sean hallados rpidamente. Facilita el arreglo de recursos para anlisis y sumarizacin en layouts e informes. Use los cdigos de recursos para agrupar, ordenar y filtrar recursos en las planillas.
Atributos Cdigos de Recursos son globales para todo el emprendimiento Cdigos de Recursos pueden Tener una estructura jerrquica. 15.1.7. Creando y Definiendo Cdigo de Recursos Haga clic en Modify para definir un nuevo tipo de cdigo de recursos Haga clic en Add para agregar un nuevo valor para el cdigo activo
Pasos 1. Seleccione en el men Enterprise, Resources Codes 2. Seleccione un cdigo de Recursos Unidades Corporativas 3. Haga clic en Close 15.1.8. Asociando Cdigos de Recursos Asociar Cdigo de Recursos en la pantalla de Recursos
Pasos: 1. 2. 3. 4. Seleccione Enterprise, Resources Seleccione el recurso OHL Omar Lpez En la gua Codes haga clic en Assign Del cdigo Unidades Corporativas, seleccione un cdigo Electro Electrnicos 5. Haga clic en Assign, y luego en Close
15.1.9. Agrupando por Cdigo de Recurso La Visualizacin de recursos tambin puede ser ordenada o agrupada por los cdigos de recursos
Pasos 1. De la barra Display haga clic en Group and sort by y en Customize 2. Seleccione como criterio de agrupamiento Unidades Corporativas 3. Haga clic en OK
LECCI N 1 6 -
P l a n d e Cu e n t a s y Ga st o s
Esta leccin explica el Plan de Cuentas (Cost Accounts), que son estructuras jerrquicas que permiten ir a lo largo de las discriminaciones de las cuentas como un plan de cuentas de una organizacin y define conceptos de cmo asociar gastos en un proyecto. Los planes de cuentas son: Usados para buscar recursos y costos de las actividades; La base para reportes basados en costo; Se puede adaptar al sistema de cdigos de cuenta internos de la empresa; Posibilita la bsqueda a travs de navegacin de la pantalla o en el reporte de resumen; Certifica una estructura jerrquica de costos junto al proyecto. Al final de esta leccin, el alumno ser capaz de: Asociar gastos a las actividades y sus vnculos en el plan de cuentas. 16.1. Creando 1. 2. 3. 4. 5. 6. un Plan de Cuentas
Seleccione en el men Enterprise, Cost Accounts Haga clic en el botn +, Expand All En la Barra de Comandos, de clic en Add Ingrese con el cdigo de cuenta ID Desenv Ingrese con el nombre de cuenta Desenvolvimiento de Sistema De la barra de Comandos, de clic en Close
Nota: Se puede definir el campo mximo del plan de cuentas, seleccionando Admin, Admin Preferences, Code Lengths.
16.2. Gastos Gastos (Expenses) son gastos que no estn asociados a los recursos, mas s a las actividades del proyecto. Son tpicamente gastos locales y de tems no reutilizables. Ejemplo de Gastos son: materiales, viajes, entrenamiento, etc. Podemos categorizar los gastos, especificar cundo ocurren estos en las actividades, en el inicio, durante o en el fin. Cada gasto tiene un costo presupuestado (budgeted cost), costo real (actual cost) y un costo restante estimado (estimated remaining cost). Los gastos no son como los recursos. Los recursos estn en funcin del tiempo y, generalmente, se extienden a lo largo de varias actividades y de mltiples proyectos. Ejemplo de recursos son: personas, equipos y materiales. Al contrario de los recursos, los gastos son especficos del proyecto y no estn en funcin del tiempo. El Primavera Enterprise no incluye los gastos cuando est nivelando recursos. 16.3. Asociando Gastos
Asociando gastos en la pantalla de Detalle de Actividades
7. Seleccione una actividad CS300 Proyecto del Sistema 8. Seleccione la gua Expenses 9. De clic en Add para asociar el gasto a una actividad y digite el expense item Entrenamiento 10. Presione dos veces en la celda de cost account para seleccionar una cuenta de costo Desenv. 11. Presione dos veces en la celda Expense category para identificar el costo Entrenamiento 12. Ingrese con el Budgeted cost 1000
Nota: Las categoras de gastos pueden ser definidas en Admin, Admin Categories
LECCI N 1 7 -
Cr e a n d o u n P l a n M e t a ( Ba se l i n e )
Esta leccin presenta tcnicas usadas para analizar y disminuir el plazo en el clculo realizado. Se mostrar cmo se crea un plan meta y se graba como una foto del proyecto, donde se podr realizar anlisis de la situacin actual, en relacin a lo grabado anteriormente, generar barras configuradas como Plan Meta en las actividades. Al final de la leccin, el alumno ser capaz de: Analizar un clculo del proyecto Listar alternativas para acortar plazos, calculando el proyecto Reducir el tiempo en el proyecto Transp. Definir y crear un plan bsico para el proyecto Personalizar el layout del diagrama de Gantt. 17.1. Anlisis del Clculo para creacin de la Lnea de Base Si en el ltimo clculo realizado la fecha de finalizacin del proyecto calculada todava no coincide con la fecha de finalizacin requerida por el proyecto, el proyecto debe ser analizado de acuerdo con los pasos apuntados abajo y recalculado para poder para llegar a la meta requerida. Focalizar el camino crtico Revisar fechas Relevantes Detallar datos de la actividad Verificar la Lgica de la red Ver la Disponibilidad y Viabilidad de Recursos Herramientas para anlisis Ventana del diagrama de Gantt Trace Logic Schedule Log Report Reduciendo Plazos Cundo se desea acortar el cronograma para llegar a cumplir la meta, es necesario mantener el foco en las actividades crticas a travs de la red. Copiar el proyecto para un anlisis tipo que pasa si (What if) Focalizar en las actividades crticas Adicionar recursos para reducir la duracin Usar relaciones para sobreponer actividades Dividir actividades largas
Cambiar las definiciones de calendario Tornar feriados o final de semana como das tiles. Herramientas para ejecutar la reduccin del plazo Filtros Agrupar y clasificar Activity Detail para predecesoras y sucesoras Trace logic 17.2. Plan Meta - Baseline El plan meta es una copia del plan bsico inicial o no de un proyecto. Esta copia contiene el blanco que se quiere acertar en trminos de costo, tiempo y desempeo. Cuando se genera una baseline, se puede especificar que tipo de informaciones se desea grabar. Se puede copiar el baseline como un nuevo proyecto, y restaurar el baseline como un proyecto corriente. P6 permite crear hasta 50 baselines para un proyecto. Solamente un baseline ser asignado al proyecto. Sin embargo podrn ser visualizadas en el Grfico de Gantt hasta 3 baselines simultneamente para simulaciones. Cada baseline puede tener un nombre tipo asociado a ella Nota: Se puede definir tipos de planes meta seleccionando Admin, Admin Categories, Baselines Types. Se puede especificar el nmero mximo de planes meta que cada proyecto puede tener, seleccionando Admin, Admin Preferences, Data Limits.
17.2.1. Creando una Baseline
1. En el men Project, seleccione Maintain Baselines
2. Seleccione el proyecto al cual ser creado el plan meta Sistema Transportador y de clic en Add
3. Marque la opcin Save a copy of the current Project as a new baseline y haga clic en OK.
4. Seleccione la baseline a ser utilizada
5. En el campo Baselline Type, informe el tipo de baseline Planeamiento Inicial 6. Cierre la pantalla de Maintain Baselines dando clic en Close Nota: Los campos Data Date y Last Update Date son precompletados automticamente por Primavera. 7. En el men Project, seleccione Assign Baselines
8. En el campo Project, seleccione el proyecto al cual usted quiere atribuir el plan meta que cre en el paso anterior 9. En el campo Project Baseline seleccione el plan meta a ser utilizado
Nota: Se puede comparar hasta tres planes meta simultneamente por proyecto, seleccione los planes meta que sern comparados en User Baselines Primary: Seleccione el plan meta preliminar de la lista de planes meta disponibles. De no seleccionar primary, se adoptar el plan meta de Project Baseline. Secondary: Seleccione el segundo plan meta de la lista de planes meta disponibles. No es necesario seleccionar. Tertiary: Seleccione el tercer plan meta de la lista de planes meta disponibles. No es necesario seleccionar. 10. En el directorio Projects, seleccione la gua Settings, haga clic en Project baseline de la opcin Baseline to earned value calculations. Esa configuracin servir para el clculo de Valor Ganado (Earned Value).
Ejerccio 13:
Creando un Plan Meta para el Proyecto
El plan meta es una copia del plan bsico inicial de un proyecto. Esta copia contiene una meta que se quiere acortar en trminos de costo, tiempo y performance. Vamos a crear el plan base para nuestro proyecto.
LECCI N 1 8 -
Su m a r i z a n d o D a t o s d e l P r o y e ct o
Describe cmo usar el Sumarizador para almacenar datos en el banco de datos. Sumarizar el proyecto o Summarize, significa cargar las tablas resumen de Primavera, que contienen las informaciones compiladas a nivel de proyecto, para permitir su consulta en los mdulos gerenciales (Projects y Tracking). La sumarizacin de un proyecto permite que los datos principales del proyecto sean calculados, grabados como informaciones sumarizadas y, de esta forma, puedan ser extraidas del banco. No siempre lo que es mostrado en la pantalla para el usuario est grabado en un campo en el banco de datos (estos datos son llamados vivos). Por ejemplo el campo Performance % Complete. Para sumarizar el proyecto, en el men Tools, de clic en Summarize y, en seguida, en Open Projects:
18.1. Sumarizacin
Va Job Service
Job Service es un componente de Primavera que se ejecuta como un servicio de Windows que peridicamente ejecuta clculos y verifica la consistencia de la informacin de la sumarizacin, basado en aquello que fue informado. Es posible crear ilimitado nmero de servicios, cada cual con un alcance de ejecucin. Parmetros de Setup Defina los parmetros de configuracin de Job Service en la ventana Job Details. Application User Login Name Nombre de usuario para ejecutar el job service. Run Job Indica cundo se ejecutar el job seleccionado Log to File Marca la caja para conectar el estatus de los mensajes para un archivo de usuario especfico.
Pasos: 1. Seleccione en el men Tools, Job Services
LECCI N 1 9 -
O r g a n i z a r y Fi l t r a r Act i v i d a d e s
Esta Leccin describe los diferentes mtodos de visualizacin en la pantalla de su proyecto. Usted podr organizar y filtrar los datos de su proyecto, tracking, resource assignments, o de su EPS, de acuerdo con sus necesidades. Al trmino de esta leccin, el alumno ser capaz de: Organizar datos de acuerdo con un criterio especfico Filtrar datos de acuerdo con un criterio especfico 19.1. Abriendo un Layout Existente Layout es la combinacin de elementos visuales que aparecen en su pantalla.
De clic en la barra de opciones y escoja Layout, Open Seleccione el layout deseado: 1 Organizado por WBS De clic en Open Repita el procedimiento para los layouts 2 y 3 19.2. EntendiendoLos Elementos de un Layout
Los layouts existentes fueron previamente guardados para que puedan ser reutilizados a cualquier momento. Usted puede crear nuevos layouts. Cada layout consiste en la definicin de los datos de las siguientes ventanas: Tabla (parte superior o inferior de la pantalla) Definir columnas a ser presentadas
Definir forma de agrupacin y ordenamiento Seleccionar actividades a ser mostradas (filtros) Grfico de Gantt (parte superior o inferior de la pantalla) Definir espesura, color y extremos de las barras Definir textos que acompaarn las barras Detalles de Actividades (parte superior de la pantalla) Definir datos a ser presentados en las cajas Formatear el color de la caja Trace Logic (parte inferior de la pantalla), slo para actividades: Nmero de predecesoras y sucesoras a ser mostradas Planilla de carga por actividad (parte superior o inferior de la pantalla) y planilla de carga por Recurso (parte inferior de la pantalla) Definir columnas a ser presentadas Seleccionar actividades a ser mostradas (filtros) Definir tipo de recursos a ser presentados Definir forma de agrupacin y ordenamiento Histograma de carga por Actividad (parte inferior de la pantalla) e Histograma de carga por Recurso (parte inferior de la pantalla) Definir tipo de datos (unidades o costos, previsto o real) Detalles de Actividades (parte inferior de la pantalla) Definir cules guas (tabs) sern mostradas. Facilita la visualizacin, entrada y/o modificacin de datos.
19.3. Modificando
un Layout Seleccionando
Columnas
Usted puede definir nuevas columnas para su layout: De clic en la barra de opciones y escoja Show on Top, Activity Table Nuevamente de clic en la barra de opciones y escoja Show on Button, No Button Layout De clic en la barra de opciones y escoja Columns Presione la barra Available Columns, seleccione Group and Sort by, List.
Escoja el campo de la nueva columna, seleccione Actual Start Para seleccionar otros campos mantenga la tecla Ctrl presionada. Seleccione el campo: Calendar Presione la flecha hacia la derecha , entonces todos los datos seleccionados sern transferidos hacia la columna Display Columns Vamos a remover una columna. Seleccione el campo: Finish. Presione la flecha hacia la izquierda para remover la columna. Las flechas dobles son usadas para seleccionar o remover todos los campos. Las flechas para arriba y para abajo son utilizadas para definir la orden de las columnas en el Layout.
19.4. Salvando
Layouts
Cuando est satisfecho con su layout, usted podr salvarlo para reutilizarlo ms adelante: De clic en la barra de opciones, en Layout y Save, para guardar los cambios hechos en el layout actual De clic en la barra de opciones, en Layout y Save as, para guardar un nuevo layout:
Se abrir una nueva ventana, permitiendo un nuevo nombre para el layout creado. Digite: Inicio planeado vs Inicio real Escoja quin tiene acceso al uso del layout en la caja Available to. Presione la flecha hacia abajo y seleccione All Users Presione OK 19.5. Seleccionando Las Guas de Detalles de Actividades
P6 permite que usted defina cules guas de datos usted tendr cuando visualice la ventana de detalle de las actividades (Activity Details). Presione el Menu View y escoja: Show on Bottom, Activity details
Presione el Menu View y escoja: Bottom Layout Options o presione el botn de la derecha en el rea de Tabs de la ventana de Detalle de Actividades y escoja Customize Activity Details Seleccione cules carpetas de datos (Tabs) desea usted que sean mostradas en la ventana de Detalle de Actividades, utilice: Shift o Ctrl para selecciones mltiples Seleccione Codes, Steps y Summary Presione la flecha hacia la derecha, para que todos los datos seleccionados sean transferidos hacia el rea de Carpetas Visibles (Display Tabs) Presione OK 19.6. Agrupando Actividades
P6 le permite agrupar actividades, tanto en el Grfico de Gantt, como en el Diagrama de Bloques, de formas simples para organizar las informaciones de sus proyectos. Escoja el layout: 5 Organizado por Localidad
Agrupar actividades por jerarqua o por algn otro dato Los items de jerarqua son: EAP WBS, Cdigos de Actividades (Activity Codes) y EAE OBS Los campos de datos incluyen: Fechas, Recursos, Calendarios, Predecesoras y Sucesoras, etc. Podemos visualizar lneas totalizadoras Sumarizar datos Especificar fuentes y colores para los ttulos de grupo Especificar el orden dentro de cada grupo
19.6.1. Agrupando por WBS
1. En el men View escoja: Group and Sort 2. Presione en la primera celda abajo de Group y escoja el item WBS 3. Presione dos veces la primera celda debajo de Font and color para escoger el color y fuente para el nivel 1 de la EAP WBS 4. Presione el botn Font y escoja New Font color: Blanco 5. Presione el botn Color y escoja un nuevo color de fondo: Negro 6. Presione OK 7. Presione OK para salir de la ventana de Edit Font and Color 8. Presione OK para salir de la ventana de Edit Group and Sort
19.6.2. Agrupando por WBS - Resumen
1. 2. 3. 4.
Presione para sumarizar un grupo En el men View escoja Colapse All para sumarizar todos los grupos Presione para expandir un determinado grupo En el men View escoja Expand All para detallar todos los grupos
19.6.3. Ordenando
1. En el men View escoja Group and Sort 2. Presione OK 3. Seleccione en Field name: early start 4. Presione OK para salir de la ventana Sort 19.6.4. Agrupando por la WBS y Agrupando por Inicio Temprano
19.6.5. Agrupar por Fecha
1. 2. 3. 4.
Presione el cono Group and Sort Procure Early Start Presione Apply Presione OK
19.7. Filtros El P6 permite que se creen nuevos filtros o utilice una serie de filtros predefinidos. Se puede aplicar uno o ms filtros en su layout, pudiendo ser cambiados en cualquier momento. Aplicaciones: Permite crear layouts personalizados Limita las actividades de un layout Focaliza las actividades de un determinado grupo Guarda filtros especficos para uso posterior Facilita las actualizaciones 19.7.1. Aplicando Los Filtros Estndar
1. Presione la barra de Opciones y escoja Filtres 2. Marque en la columna Select, el filtro critical 3. OK
19.7.2. Actividades Crticas
19.7.3. Creando un Filtro
1. Presione View elija Filter o el icono igual a un filtro 2. Presione New para agregar un nuevo filtro 3. Complete el nombre del filtro nuevo en el campo Filter Name: Item=Proyecto sist transportador 4. Presione add para completar el criterio 5. En la columna Parameter seleccione Item 6. En la columna Is seleccione Equal
7. En la columna Value seleccione sist transp 8. OK para salir de la ventana Edit Activity Filter 9. Marque el Filtro Item=Proyecto sist transportador y desmarque el filtro Critical 10. Ok Actividades del tem = Proyecto Sistema Transportador.
Tambin se puede crear filtros con mltiples criterios, de manera similar al filtro anterior, apenas agregando otras lneas de criterio.
19.7.4. Ccombinacin de Filtros Se puede combinar la aplicacin de dos o ms filtros existentes
1. 2. 3. 4.
Presione la barra de opciones y escoja Filter Marque el filtro Critical Marque el filtro Milestone Escoja la opcin All select filtres en la parte de arriba de la pantalla en Show Activities that match.
LE CCI N 2 0 -
P r e f e r e n cia s d e U su a r io
En Primavera, cada usuario puede definir sus preferencias en la visualizacin de informaciones. En el men Edit, de clic en User Preferences. izquierdo de la caja de dilogo que se abrir 20.1. Gua Time Units De clic en el men Edit en User Preferences, en la gua Time Units. Usted ver varias guas al aldo
En esta gua usted podr configurar los Formtos de Unidades de Tiempo para visualizar el esfuerzo de trabajo, la duracin y la colocacin de los recursos en horas, das, semanas, etc. Lo que podr ser visualizado en la cantidad de dcimas escogida por el usuario, o ninguno, si escoge cero. Tambin podr mostrar subunidades como por ejemplo: horas y minutos y la leyenda de la unidad escogida. Las configuraciones de las pantallas descritas determinan cmo las unidades de tiempo sern mostradas en Primavera:
Units Format = Hour significa que el esfuerzo de los recursos ser mostrado en horas. Marcando la caja Sh ow Un it Label , ser mostrada la leyenda, evidenciando el formato escogido (horas = h, das = d, etc.) D u r a t io n s Fo r m a t = Day significa que la duracin de las actividades ser mostrada en Das. Marcando la caja Show Du r at ion label , ser mostrada la leyenda, evidenciando el formato escogido (horas = h, das = d, etc.) En la seccin Hours/Time Format podr escogerse cmo ser mostrado el tiempo / unidades de los recursos, si en porcentual o en cantidades de horas por da. La seccin Hours per Time Period muestra cada periodo de tiempo o nmero de horas correspondientes. 20.2. Gua Dates
Date Format: Define el formato en que sern visualizadas las fechas Options: Algunas opciones al respecto de la visualizacin de la fecha (Ao con cuatro dgitos, nombre del mes, etc
Time: Define el formato en el cual sern visualizadas las horas (12h o 24). Con la opcin Do not show time seleccionada, las horas no sern mostradas en los campos de fecha. 20.3. Gua Currency En esta gua, el usuario podr escoger la moneda utilizada para visualizar los costos del proyecto.
Nota: El registro de las monedas disponibles se realiza en el men Admin en la opcin Currencies
20.4. Gua E- mail La gua e-mail permite que usted utilice sus configuraciones personales de e-mail
E-mail Protocol: Especifica cul protocolo utiliza su programa de e.mail Mail Server Login: Su usuario de e-mail o nombre de perfil, dependiendo de la configuracin de su e-mail. Usted puede digitar un nuevo usuario o nombre de perfil Password: De clic para cambiar su contrasea de correo actual Mail Configuration: O u t g o in g M a il Se r v e r ( SM TP) : El nombre del servidor SMTP o la direccin para utilizar cuando se enve un e-mail. Usted puede digitar una nueva direccin. U se r E- m a il Ad d r e ss: La direccin de retorno del e-mail de sus mensajes. Si usted no inserta esta direccin de e-mail, todas las respuestas sern enviadas al mismo e-mail del cual usted envi sus mensajes de salida. Usted puede digitar una nueva direccin de e-mail
20.5. Gua Assistence Los asistentes ayudan a los usuarios en la creacin de nuevas actividades y en el registro de nuevos recursos, sin dejar que usted se olvide de alguna informacin importante. La primera opcin habilita/deshabilita el asistente de creacin de nuevos recursos y la segunda opcin habilita/deshabilita el asistente de creacin de nuevas actividades.
20.6. Gua Application En la seccin Startup Window usted puede escoger cul visualizacin desea tener al entrar a Primavera. Podr escoger inclusive si desea o no la nota de bienvenida al entrar a Primavera. Marcando la opcin Write trace of internal functions to log file en la seccin Application Log File, usted estar habilitando la funcin de registrar la secuencia de las acciones.
En la seccin Group and Sort puede escoger inclusive la leyenda estndar de los agrupadores.
20.7. Gua Password En esta gua, el usuario podr cambiar su propia clave de entrada en la aplicacin de Primavera, haciendo clic en el botn Password, lo cual abrir una caja donde podr digitar y confirmar la nueva clave.
20.8. Gua Resource
Analysis
La gua Resource Analysis permite que usted especifique cules proyectos son incluidos en el clculo de valores restantes y cules fechas e intervalos de tiempo son usados para calcular la informacin de distribucin de tiempo en Resource Usage Profile y en Resource Usage Spreadsheet.
All Projects: Escoge qu tipos de proyectos sern incluidos en el anlisis: Todos los proyectos cerrados (excepto los proyectos con estatus What- if Todos los proyectos cerrados con prioridad de nivelacin igual o mayor que un valor definido por el usuario Slo los proyectos abiertos. Time Distributed Data: Escoger esta opcin para el histograma y la planilla de uso de los recursos el que ser mostrado, ya sea por las fechas restantes Tempranas o por las fechas previstas. Re m a in in g Ea r ly D a t e s: Escoja esta opcin para exhibir los valores restantes, para calcular valores basados en fechas remanentes para fechas de Inicio/Trmino Fo r e ca st D a t e s: Escoja esta opcin para calcular valores basados en fechas previstas de Inicio/Trmino. Interval for time-distributed resource calculations: Escoja el intervalo de tiempo que usted desea usar cuando guarda informaciones de colocacin de recursos.
Note que si el layout de intervalo de tiempo de escala es ms bajo que este intervalo, el monto calculado exhibe informaciones del primer intervalo de escala de tiempo. Este grfico (Resource Usage Profile) exhibe ambos, la escala de tiempo y el intervalo de clculo configurado para semana.
Este grfico exhibe la misma informacin; sin embargo, el intervalo de escala de tiempo est configurado como da y el intervalo de clculo est configurado como semana.
Nota: Para mayor eficiencia en la previsin de informaciones resumidas, Primavera recomienda que usted seleccione el mismo intervalo como el especificado para escala de tiempo en el Resource Usage Profile y en el Resource Usage Spreadsheet.
20.9. Gua Calculations
La seccin Resource Assignments permite que usted especifique cmo calcular valores remanentes cuando agrega o remueve atribuciones de mltiples recursos en las actividades. Pr e se r v e t h e U n it s, D u r a t io n s a n d U n it s/ T im e f o r e x ist in g assignments: Escoja esta opcin para mantener esfuerzos, duracin y colocacin de recursos remanentes, cuando los recursos adicionales son atribuidos a una actividad. Atencin, para el tipo de duracin de una actividad, esta ecuacin ser siempre verdadera: Esfuerzo restante = Duracin restante * Colocacin de Recurso restante Re ca lcu la t e t h e U n it s, D u r a t io n s a n d U n it s/ T im e f o r e x i st in g a ssig n m e n t s b a se d o n a ct iv it y D u r a t io n T y p e : Escoja esta opcin para calcular valores remanentes de esfuerzos, duracin o colocacin de recursos remanentes, basado en el tipo especificado de duracin de la actividad.
Nota: Para el tipo de duracin (Duration Type) Fixed Duration & Units no sern recalculados los esfuerzos realizados para recursos existentes si estas tuvieran valores negativos de colocacin de recurso (Unit/time), esfuerzos (Units) o costos. En la seccin Assignment Staffing es posible configurar las acciones que tomar Primavera en caso de sustitucin de un recurso ya colocado en una actividad por otro recurso o por un rol. 20.10. Gua Startup Filters
La gua Startup Filters le permite escoger los filtros de datos que usted desea realizar cuando inicie Primavera. Estos filtros pueden reducir el tiempo gastado para abrir sus proyectos.
Cu r r e n t p r o j e ct d a t a o n ly : Escoja esta opcin para visualizar slo los recursos, roles, elementos de la OBS, Act iv it y Codes y/o Cost Accounts que estn siendo usados en el proyecto abierto. View all data (No filter): Escoja esta opcin para visualizar todos los recursos, roles, elementos de la OBS, Activity Codes y/o Cost Accounts registrados en Primavera, es decir, no utilizar el filtro.

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Planeamiento y Control con Primavera

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

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1.3. Iniciando P6 Caja de conexin (Login)

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

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1.4. Pantalla de apertura

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

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Abriendo Datos Globales

Elementos visuales de la pgina inicial:

Men Datos de la Empresa

Men Datos del Proyecto

Barra de fcil acceso

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Abriendo un proyecto existente

Modo compartido (Shared) -

Modo exclusivo (Exclusive) -

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Visualizando Proyectos ( Projects)

Elementos visuales de la pantalla de proyectos:

Barra de rompimiento de pantalla

Ventana Detalles de Proyectos

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Barra de Directorios Comn a todas las pantallas

Barra de Directorio (Presente en tosas las visualizaciones)

Projects Proyectos Resources Recursos Reports Reportes Tracking Gerenciador

DATOS DEL PROYECTO

Barra de Herramientas del Directorio Projects

Barra de herramientas del proyecto

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Barra de Comandos del Directorio Projects

Visualizando Actividades (Activities)

Elementos visuales de la pantalla de actividades:

Barra de rompimiento de pantalla

Ventana Detalles de Actividades

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Barra de Herramientas del Directorio Actividades

Barra de Herramientas de Visualizacin Actividades

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Barra de Comandos del Directorio Actividades

Barra de Comandos de visualizacin Actividades

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

LECCI N 2 - T i p o s d e Ay u d a 2.1. Utilizando el recurso de Sugerencias (Hint help)

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Utilizando la Ayuda ( Help)

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Utilizando el Asistente (Wizard) de Ejecucin

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Visualizando la OBS en forma de Organigrama

Para visualizar las opciones, presione la barra de opciones de la ventana de la OBS:

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Modo: Chart View

Muestra / Oculta las carpetas de detalles (General/Users/Resp)

Control de zoom (mas, menos, mejor posicionamiento)

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

Modo: Table View

Permite visualizacin padrn (nombre OBS) y columna Users (usuarios)

Planeando y Controlando con Primavera Enterprise

En la barra de men, seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.

Visualizando el resultado de la inclusin de la EPS: