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DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Concepto El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin. Importancia del Departamento de Compras Toda empresa tiene un departamento de compras, en l recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artculos de oficina y equipo) indispensable para la produccin de bienes y servicios, poniendo mucha atencin para conseguirlos. Los recursos materiales son guardados en el almacn y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportacin a la productividad, mediante prcticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendir en costos ms bajos. Objetivos del Departamento de Compras Comprar los materiales para los propsitos buscados Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos. Asegurar la cantidad de materiales indispensables. Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido. Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida. Proveerse de ms de una fuente, en previsin de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor. Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflacin o escases. Hacer el seguimiento del flujo de las rdenes de compras coladas.

Factores en la decisin de una compra Los tres principales factores en la decisin de una compra son: 1. La calidad 2. La funcionalidad 3. El precio 1. La calidad No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto. 2. El precio

Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una gua confiable para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que ms bien est movindose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. El rea de compras tiene la obligacin de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de produccin para que sta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa. En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de produccin se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es l quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto. 3. Funcionalidad Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que funcin van a desarrollar en beneficio del producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseo o describir solamente sus caractersticas no es la aproximacin adecuada, lo importante es definir qu funcin van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta funcin debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio. Polticas de compras Las polticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las polticas de compras son: 1. Deben estar claramente expuestas. 2. Ser razonables y fciles de llevar a la prctica. 3. Indicar los factores limitativos y determinantes. 4. Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas. Funciones de Departamento de Compras Adquisiciones Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. Guarda y Almacenaje Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).

Proveer a las dems reas Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

Proceso de compras

Materiales que el departamento de compras debe adquirir para la fabricacin de las muecas de plstico PVC (POLICLORURO DE VINILO) plastificado: es utilizado para el cuerpo. Plastificante: es el olor peculiar que relacionamos con los muecos. Nylon o Polister: usado para el cabello de las muecas. Las pinturas son vinlicas (base agua) Impacto Ambiental de las materias primas El plstico es un peligro para el mundo porque: Existe una gran isla de basura del doble del tamao de Estados Unidos en el Ocano Pacfico entre San Francisco y Hawi. El 80% de esta isla se compone de plstico y ha existido desde la dcada de los 50's. La mayora de las muecas de plstico tardan 300 aos en desintegrarse. Los rayos ultravioletas del sol slo logran dividirlo en molculas pequeas pero jams desaparecen de la faz de la Tierra. Aves, peces, tortugas y mamferos estn comiendo plstico, confundindolo con alimento y millones mueren en todo el mundo. Sus cuerpos se biodegradan pero el plstico ingerido se mantiene intacto y puede seguir matando incautos una y otra vez en la cadena alimenticia marina. El mundo usa un milln de bolsas plsticas por minuto; stas no se biodegradan, no importa lo delgadas que sean, pues estn hechas con molculas derivadas del petrleo. Slo se fragmentan en pedazos ms pequeos que el grosor de un cabello humano pero nunca desaparecen. Todo el plstico fabricado hasta hoy, sigue existiendo, ya sea que haya sido reciclado o est en mares ocanos como contaminante. Actualmente se encuentran hasta 3kg de plstico por cada medio kg de plancton en la mancha del Pacfico. Las bolsas plsticas cubren miles de km de fondo marino. En algunas reas del Ocano Pacfico no se ha podido encontrar el fondo, pues est cubierto por grandes capas de bolsas plsticas. La mitad de todos los plsticos se hunden, y al hacerlo, los moluscos, crustceos otros pequeos animales que son parte de la cadena alimenticia encargados de la limpieza del mar, terminan muriendo. En 2002 una ballena lleg a la costa de Normanda con cerca de 800kg de bolsas de plstico en su estmago. Los envases desechables contaminan y se degradan en aproximadamente 1000 aos. Quedan reducidos a molculas sintticas invisibles pero siempre presentes.

Rutas para importar la materia prima desde Venezuela Por carreteras Por medio Fluvial: Debido a la abundancia de recursos hidrolgicos, Colombia tiene una ventaja competitiva significativa en trminos de transporte fluvial. La poltica del gobierno colombiano ha impulsado la rehabilitacin de los ros como medio para transportar pasajeros y carga. Los seis principales ros navegables en Colombia son: El Magdalena, Meta, Cauca, Orinoco, Amazonas y el Atrato. El gobierno planea dar bajo concesin la operacin, mantenimiento y administracin portuaria de los ros Magdalena y Meta. Rio Meta: La principal va fluvial en la parte noreste del pas; tambin sirve como ruta para el comercio con Venezuela. Los productos transportados a travs del Ro Meta incluyen materiales de construccin, bebidas, alimentos y ganado. Hay un proyecto para mejorar el navegabilidad del Ro Meta con el fin de aumentar el comercio bilateral con Venezuela. La Reforma Fiscal (Ley 788 de 2002) exime de pagar el impuesto sobre la renta durante 15 aos a las compaas que suministran servicios de transporte fluvial con planchones de bajo calado. Transporte martimo: Cerca del 96% de la carga internacional del pas es enviada por este medio. Actualmente existen 9 puertos especializados en actividades especficas. Trfico en los Puertos Puerto Principales Productos % Total de Trfico Puertos Regionales* 23.35 Buenaventura Carga General y Pescado 10.45 Cartagena Carga General y Pasajeros 4.93 Santa Marta Carga General 4.15 Barranquilla Carga General y Pescado 3.72 Tumaco Carga General y Frutas 0.10 Puertos Especializados 76.65 Guajira Carbn 31.61 Santa Marta

Carbn 23.51 Golfo deMorrosquillo Hidrocarburos 8.81 Cartagena Hidrocarburos, carbn, qumicos y pescado 8.60 Barranquilla Qumicos y Carga General 2.85 Tumaco Hidrocarburos 1.25 Turbo Hidrocarburos 0.02 Total 79 Millones deToneladas Los puertos colombianos son un modelo de administracin en Amrica Latina. Durante los ltimos aos el valor real de las tarifas portuarias se ha reducido 65% en promedio, y segn la Comisin de Comercio Internacional de Estados Unidos (USITC), Colombia tiene uno de los fletes ms bajos por tonelada promedio hacia los este pas. El tiempo promedio de espera de la mercanca en puertos se ha reducido de 10 das a 12 horas, como resultado del amplio uso de tecnologas de comunicacin, y de una mejor y ms moderna infraestructura. Transporte areo: El transporte Areo est altamente desarrollado y el sector experimenta una continua mejora tecnolgica. Hay oficialmente 73 aeropuertos, 11 de los cuales son internacionales.

Trminos de negociacin ICONTERMS para la importacin de materias primas Distribucin fsica Operaciones necesarias para el desplazamiento de los productos preparados como carga desde el lugar de produccin en el pas de origen, hasta el lugar de entrega en el pas de destino, bajo los parmetros de ptima calidad, costo adecuado y entrega justo a tiempo. Para llevar a cabo el proceso de distribucin fsica se debe dar: El sistema de distribucin y transporte optimo Negociacin de instrumentos financieros Obtencin de una cobertura de seguro Cumplimiento con las normas tributarias, aduaneras y cambiarias Los cinco trminos ICONTERMS escogidos para el transporte de la mercanca de la empresa Barby-Q son: F FOB---------------------LIBRE A BORDO C CIF----------------------COSTO SEGURO Y FLETE C CIP----------------------TRANSPORTE, SEGURO PAGADO

D DAF---------------------ENTREGADO EN BUQUE D DES----------------------PUERTO DE DESTINO, ENTREGADO SOBRE EL MUELLE

CONCLUSIONES

En las condiciones actuales en que vivimos los empresarios, todos y cada uno de nosotros debemos considerar las compras como una funcin vital para el xito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios. Las empresas que se precien de ser modernas deben considerar en su estructura organizacional como mnimo un Departamento de Compras sobre el que recaigan precisamente estn funciones, cuyo objetivo ser adquirir: Materias primas. Artculos indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedican o bien de productos terminados para su venta. Brindarlos servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo (datos estadsticos para evaluar a los proveedores, sistemas de informacin y concertacin de acuerdos y negociaciones con sus proveedores. Uno de los aspectos ms importantes que debe tener un empresario en cuenta en el rea de compras es el aspecto econmico, debido a que el rea de compras debe utilizar de la mejor manera posible los recursos, monetarios de la empresa. Debe hacer un aporte significativo e importante a la productividad, comercializacin o servicios, por medio de las negociaciones que observe, ya que cualquier ahorro en el costo de las materias primas, servicios o mercancas adquiridas mejorar la posicin competitiva de la empresa como: Adquisiciones a precios bajos Buenas condiciones de pago Servicios adicionales en mantenimiento o apoyo tecnolgico en otros. Todo esto generar un excelente beneficio para las empresas. En la actividad empresarial actual con actividades como publicidad compartida, promociones. En la actividad empresarial actual cada empresario debe realizar estrategias compartidas con sus proveedores y clientes como publicidad compartida, promociones en precio, producto, servicio y otros: que permitan fortalecer su posicin frente a la competencia en un canal de distribucin (exclusividad); la creacin de envases o empaques (diseo) muy propios para la empresa compradora, as como investigacin de mercados para facilitar la venta, ofrecer sus productos o servicios a nuevos mercados. Por eso mi estimado empresario no olvide. El Mundo de negocios moderno requiere que usted tenga mentalidad emprendedora, tenga el control de la informacin, pero sobre todo tenga facilidad de asociacin a lo largo de toda la integracin vertical que influye en la actividad que usted realiza.