REVISTA GERENCIA DE PROYECTOS EN VENEZUELA

ADECUACIN DE LA METODOLOGA DE GESTIN DE PROYECTOS, BASADA EN EL MARCO DE REFERENCIA DEL PMI, PARA LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS QUE CONFORMAN EL POAI DE UN INSTITUTO AUTNOMO DEL ESTADO VENEZOLANO
Lic. Lenys G. Rangel i y Ing. Mara V. Ramrezii

Resumen
La Administracin Pblica Nacional (APN) debe generar anualmente su Plan de Operativo que es aprobado por la Asamblea Nacional a travs de la promulgacin de la Ley de Presupuesto Anual y la Ley de Endeudamiento. Este Plan nacional es la sumatoria de todos los planes de cada ministerio y entes adscritos, que se elabora generalmente desde marzo hasta julio de cada ao. El Ministerio del poder popular con la competencia en la materia presupuestaria, compila cada uno de ellos y lo eleva al ciudadano Presidente de la Repblica quien aprueba su remisin a la Asamblea Nacional; de igual manera este ministerio emana las lneas estratgicas para la elaboracin del Plan Operativo Institucional, quedando a potestad de cada Instituto desarrollar y aplicar metodologas propias para la gestin de proyectos. Luego del estudio de esta metodologa y el diseo de una para la Gestin de Proyectos, basada en el marco de referencia del PMI, pudimos adecuarla creando una nueva, para la gestin de proyectos en un Instituto autnomo de la APN, compuesta por los cinco grupos de procesos: Inicio, Planificacin, Ejecucin, Monitoreo y Control y Cierre.

Palabras Claves Gestin de Proyectos, Planificacin Estratgica, Planificacin Pblica, Plan Operativo Anual. Abstract
National Public Administration (APN) should generate its Annual Operational Plan (POAN) which is approved by the National Assembly through the enactment of the Annual Budget Law and Law of Indebtedness. This National Plan is the sum of all the plans of each ministry and affiliated entities, which are made generally from March to July each year. The Ministry of People's Power with competition in the budget compiles each one of them and rises to the President who approved its submission to the National Assembly. In the same way this ministry emanates the strategic guidelines for the preparation of the Institutional Annual Operational Plan (POAI), remaining power of each institute to develop and implement their own methodologies for project management. After studying this methodology (POAIs) and designed one of Project Management based on PMI's framework, we managed to adapt it by creating a new project management methodology in an autonomous institute of the National Public Administration (APN), composed of five group process: Start, Planning, Implementation, Monitoring and Control and Closure.

Lenys Gabriela Rangel R: Lic. Administracin mencin Informtica. Doce aos de experiencia en el rea de Tecnologa de la Informacin (cinco aos en cargos gerenciales dentro de la APN). Director de Proyectos Tecnolgicos. LMK Kronos Consultores Asociados. Email: lenysgabrielarr@gmail.com
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Maria Victoria Ramrez P: Ing. Informtica. Tres aos de experiencia y desarrollo e implementacin de Software. Analista de Proyectos Tecnolgicos. Corporacin CASA. Email: mavisita84@gmail.com

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1. INTRODUCCIN
Al aprobarse la actual Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, tras una consulta popular en el ao de 1999, se dot al pueblo venezolano de herramientas reales para la participacin en la elaboracin de polticas pblicas, directamente o por medio de sus representantes elegidos o elegidas a travs del sufragio. Con la finalidad de instrumentar los preceptos constitucionales establecidos sobre el Rgimen Presupuestario, Socioeconmico y de la Funcin del Estado en la Economa, el 06 de noviembre de 2001, a travs del Decreto Oficial N 1.28 publicado en Gaceta Oficial N 5.554 de fecha 13 de noviembre del mismo ao, se promulg la Ley Orgnica de Planificacin; concibiendo la planificacin como una prctica para transformar y construir nuevas realidades con la capacidad de alcanzar propsitos, interpretar intereses de la sociedad e incorporar, en las deliberaciones presentes, las necesidades de las generaciones futuras. Luego de nueve aos de vigencia es derogada el 10 de diciembre de 2010 por la Ley Orgnica de Planificacin Pblica que nace bajo los mismos sustentos que su predecesora y se le incorpora el Plan Nacional de Desarrollo Social y Econmico de la Nacin. Sin embargo, la naciente Ley Orgnica de Planificacin Pblica no difiere en grandes proporciones en la materia que estudiaremos en el siguiente trabajo: Lineamientos para la elaboracin de los Planes Operativos Institucionales de Institutos Autnomo ; a grades rasgos, con la premisa de profundizar los niveles de participacin popular en la planificacin del Estado, crea las condiciones para normar la planificacin pblica, le otorga la importancia debida a los lineamientos estratgicos del Plan Nacional de Desarrollo contenidos en el Proyecto Simn Bolvar. En la Planificacin pblica existen dos grades tipos de Planes: Estratgicos y Operativos, los primeros son aquellos formulados por los rganos, entes e instancias de participacin popular, sujetos a la Ley, en atencin a los objetivos sectoriales e institucionales que el correspondan de conformidad con el Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin; los segundos son aquellos formulados por los rganos, entes e instancias sujetos a las precitada Ley, con la finalidad de concretar los proyectos, recursos, objetivos y metas trazados en los planes estratgicos. Las directrices emanadas tanta de Ley Orgnica de Planificacin Pblica y del Ministerio del Poder Popular de competencia, sin perjuicio por supuesto de lo dispuesto por la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, son fcilmente ubicables en cada uno de los cinco (05) grupos de procesos que plantea el Proyect Management Institute como herramientas para la Gerencia de Proyectos. Entendindose esta ltima como un grupo de tcnicas y herramientas secuenciadas para el inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre de un proyecto. El Proyect Management Institute es una organizacin internacional sin fines de lucro, fundada en 1969, que asocia a profesionales para la Gestin de Proyectos. Su gua PMBOK, actualmente en su cuarta edicin, es el nico estndar ANSIiii para la Gestin de Proyectos. Objetivo General La eficiencia y la maximizacin de los recursos de la Administracin Pblica nacional nos han inspirado para realizar el siguiente trabajo: adecuar una metodologa para la gestin de proyectos, basada en las mejores prcticas del PMI, que permita generar los productos obligatorios que deben reportar un Instituto Autnomo a su Ministerio de adscripcin y al Ministerio del Poder Popular con la competencia de Planificacin del pas.
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ANSI: American National Standards Institute. Organizacin sin fines de lucro que supervisa el desarrollo de estndares para productos, servicios, procesos y sistemas en los Estados Unidos de Norteamrica. Pgina 2 de 22

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Objetivo Especficos 1. Estudiar el proceso de elaboracin del Plan Operativo anual. 2. Disear una metodologa para la gerencia de proyectos basadas en el marco de referencia del PMI (MGP) 3. Adecuar la metodologa MGP para la gestin de proyectos del Plan Operativo Anual Institucional (POAIN). 4. Simular, a travs de un caso prctico, la aplicacin de la metodologa adecuada.

2. PLANIFICACIN DEL ESTADO

Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola podemos entender como Planificacin al Plan general, metdicamente elaborado y organizado y frecuentemente de gran amplitud, realizado para alcanzar uno o varios objetivo(s) determinados. La planificacin cumple dos propsitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propsito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una accin administrativa determinada. El propsito afirmativo de la planificacin consiste en elevar el nivel de xito organizacional. Un propsito adicional de la planificacin consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones, compuesta principalmente por las actividades de la organizacin, la direccin y el control y cuyo propsito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del mbito futuro en el cual debern ejecutarse las acciones planificadas. La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Siendo El Estado la empresa ms importante dentro de una sociedad, su planificacin o el modo de su actuacin dentro del desarrollo del pas, en lneas generales, se estipula en la Carta Magna. En el caso venezolano, en el Ttulo VI Del Sistema SocioEconmico se estipulan los principios y fines del Estado tanto en Rgimen Socioeconmico como del Presupuestario. De igual manera, se establecen los mecanismos de aprobacin del Presupuesto Anual, Ley de Endeudamiento, Presupuesto de Gastos y Rendicin de Cuentas de la Nacin. Presupuesto Anual: La administracin econmica y financiera del Estado se rige por un presupuesto aprobado anualmente por la Asamblea Nacional. En todos los niveles de gobierno debe existir un Presupuesto del Gasto del Pblico donde se establezca claramente, a travs de las partidas presupuestarias su gasto. No se podr realizar ningn tipo de gasto que no haya sido previsto en la Ley de Presupuesto anual. Rendicin de Cuentas: Es la presentacin de los objetivos logrados luego de la ejecucin del Presupuesto. El presupuesto de la nacin es la sumatoria de todos los gastos e inversin que realizar el Estado en un ejercicio fiscal. Y estos a su vez se sustentan en Planes Operativos que se formulan de acuerdo al Plan de Desarrollo de Econmico y Social de la Nacin. El Plan Nacional de Desarrollo define los objetivos, estrategias, polticas, medidas, metas y proyectos que orienta la accin de gobierno en su perodo constitucional. Debe ajustarse a la visin general de desarrollo del pas contenidas en el Proyecto Nacional
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Simn Bolvar, Lneas Generales de la Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007 2013, a saber: I. Nueva tica Socialista: Propone la refundacin de la nacin venezolana, la cual hunde sus races en la fusin de los valores y principios de lo ms avanzado de las corrientes humanistas del socialismo y de la herencia histrica del pensamiento de Simn Bolvar. La Suprema Felicidad Social: A partir de la construccin de una estructura social incluyente, un nuevo modelo social productivo, humanista y endgeno, se persigue que todos vivamos en similares condiciones, rumbo a lo que deca el Libertados: La suprema felicidad social Democracia Protagnica y Revolucionaria: Para esta nueva fase de la revolucin bolivariana se consolidar la organizacin social, de tal manera de transformar su debilidad individual en fuerza colectiva, reforzando la independencia, la libertad y el poder originario del pueblo. Modelo Productivo socialista: Con el fin de lograr trabajo con significado, se buscar la eliminacin de su divisin social, de su estructura jerrquica y de la disyuntiva entre la satisfaccin de las necesidades humanas y la produccin de riqueza subordinada a la reproduccin del capital. Nueva Geopoltica Nacional: La modificacin de la estructura socioterritorial de Venezuela persigue la articulacin interna del modelo productivo, a travs de un desarrollo territorial, desconcentrado, definido por ejes integradores, regiones programa, un sistema de ciudades interconectadas y un ambiente sustentable. Venezuela: Potencia Energtica Mundial: El acervo energtico del pas posibilita una estrategia que combina el uso soberano del recurso con la integracin regional y mundial. El petrleo continuar siendo decisivo para la captacin de recursos del exterior, la generacin de inversiones productivas internas, las satisfaccin de las propias necesidades de energa y la consolidacin del modelo productivo socialista Nueva Geopoltica Internacional: La construccin de un mundo multipolar implica la creacin de nuevos polos de poder que representen el quiebre de la hegemona unipolar, en la bsqueda de la justicia social, la solidaridad y las garantas de paz, bajo la profundizacin del dilogo fraterno entre los pueblos, su autodeterminacin y el respeto de las libertades del pensamiento.

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Este Plan es elaborado por el Presidente de la Repblica, una vez que la Asamblea haya aprobado sus lneas generales, presentadas en el transcurso del tercer trimestre del primer ao de cada perodo constitucional y es la base para todo el accionar gubernamental.

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Figura N 01. Lineamientos Generales y Formulacin del Plan de Desarrollo.

Plan Operativo Anual Nacional (POAN) El Plan Operativo Anual Nacional, es un instrumento de planificacin que trasciende las rutinas institucionales y las llamadas operaciones de mantenimiento. Por lo tanto, los Ministerios y sus entes adscritos deben identificar, disear y justificar sus propuestas de Proyectos POAN, en estricto apego a los propsitos del desarrollo nacional y a los objetivos y metas de mediano plazo. El POAN presenta la visin de pas a ser alcanzada en el corto plazo y est formulado en base a la cartera de proyectos estratgicos que cada sector se compromete a ejecutar durante un ejercicio fiscal determinado, con la finalidad de concretar las Lneas Estratgicas establecidas en el Proyecto Nacional Simn Bolvar, Primer Plan Socialista (PPS) 2007 2013. Est compuesto principalmente por los Objetivos Estratgicos del Estado, que no son otros ms aquellos que los logros que el Ejecutivo nacional se propone alcanzar en relacin con el desarrollo del pas, los problemas y las demandas fundamentales de la sociedad. Los proyectos integrantes del POAN deben seguir los lineamientos que oportunamente dicta el ministerio del poder popular competente en el rea para su elaboracin tales como: i. Los proyectos formulados debern partir del enfoque estratgico plateando en las Lneas Generales de la Plan de Desarrollo Econmico y Social de la Nacin 2007 2013. ii. De la misma forma, los proyectos incorporados en el POAN, debern estar en concordancia con cualquier lnea estratgica que pudiera dictar el Ejecutivo Nacional, durante el ejercicio fiscal. iii. Los proyectos a incorporar en el POAN deben formularse siguiendo la metodologa de presupuesto por proyecto.
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iv. 4.- Los proyectos considerados estratgicos deben presentar un Informe Tcnico siguiendo estrictamente la metodologa proporcionada por el Ministerio del Poder Popular para las Comunas y Proteccin Social. Asimismo, debern llenar Documento Proyecto y Ficha nica del Proyecto, luego de la validacin metodolgica del informe tcnico. Es importante destacar que la ficha es slo una herramienta para facilitar el registro del proyecto en la plataforma tecnolgica, no es el proyecto en s. En ese sentido, los organismos deben acatar este lineamiento con carcter de obligatoriedad. v. Todos los Entes y Dependencias conjuntamente con su Ministerio de adscripcin debern priorizar su cartera de proyectos en concordancia con los planes de desarrollo sectoriales, avalados por la instancia superior que corresponda. vi. La validacin de la seleccin de los proyectos que formarn parte del POAN, ser coordinada por el Ministerio de Planificacin y Finanzas con cada despacho Ministerial, de acuerdo a los siguientes criterios de evaluacin: 1. Tendrn prioridad aquellos proyectos ya iniciados y que finalizan en el ao 2011 y los nuevos proyectos estratgicos que tengan alto impacto en la consecucin de los objetivos estratgicos enunciados. 2. De igual forma, se le dar prioridad a los proyectos que formen parte de la cartera del Plan de Inversin Pblica (PIP), el cual definir aquellos a ser considerados como estructurantes e intermedios en los ejes de desarrollo, orientados al fortalecimiento de las cadenas productivas y a las capacidades y potencialidades locales y regionales. 3. Asimismo, se le dar prioridad a aquellos proyectos estratgicos de seguridad y soberana alimentaria, particularmente al sector primario y transformador. As como a los proyectos que promuevan el fortalecimiento del aparato productivo nacional, la generacin de empleo y apoyen: a. El desarrollo de las regiones. b. La construccin de nuevas viviendas asociadas a espacios productivos. c. El fortalecimiento de las cadenas de comercializacin y distribucin tanto de los productos agrcolas como industriales. d. La disminucin de la dependencia de las importaciones de bienes y servicios. vii. La formulacin de todos los proyectos deben contener la perspectiva de gnero, particularmente aquellos dirigidos a atender las siguientes reas: salud, prevencin de violencia, educacin, vivienda; participacin ciudadana, seguridad social, empleo y alimentacin. viii. Aquellos rganos y sus entes responsables de Misiones Sociales, deben dar continuidad a los proyectos enfocados a la actividad estadstica , de manera articulada con el sistema del Instituto Nacional de Estadstica (INE) ix. Los proyectos que as lo requieran, debern ajustar sus acciones de acuerdo con el Decreto 6.649 de fecha 25 de marzo de 2009 de Racionalizacin del Gasto Suntuario x. Los organismos tambin debern presentar proyectos o acciones especficas destinadas a promover la conciencia del deber social,

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mediante el trabajo comunitario o servicio voluntario de los trabajadores y trabajadoras, en las reas que le compete a su sector. De acuerdo con el Artculo 8 del Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el sistema presupuestario, las mximas autoridades de los rganos y entes ejecutores, estn obligadas a Designar a los funcionarios responsables de los proyectos, acciones centralizadas, metas y objetivos presupuestarios. Con ello se busca garantizar la continuidad operativa y administrativa de los proyectos, de manera que cada proyecto deber contar con un lder de proyecto distinto a las mximas autoridades. Todos los proyectos debern registrarse en el Sistema de Formulacin, Seguimiento, Evaluacin y Control de los Proyectos Nueva Etapa. De igual forma, todo cambio o ajuste fsico y financiero en sus acciones especficas y datos fundamentales, debe registrarse en dicho sistema. Las mximas autoridades de los organismos, en coordinacin con sus entes adscritos, debern definir y avalar cules de sus proyectos formarn parte del POAN y cules de ellos se mantendrn dentro de los lmites del POAI, de acuerdo al cronograma establecido. Los proyectos estratgicos a ser financiados con ingresos extraordinarios provenientes del crdito pblico, debern contar con el financiamiento aprobado en la Ley Especial de Endeudamiento Pblico para el ejercicio fiscal 2011 (autorizacin de desembolso). Una vez aprobado el POAN 2011, el Ministerio del Poder Popular de Planificacin y Finanzas, es el nico organismo que podr autorizar la eliminacin o el cambio de alcance de algn proyecto durante el ejercicio fiscal.

En concreto, el POAN es un esfuerzo de Planificacin estratgica y programacin Presupuestaria por Proyecto: a. Transciende las rutinas institucionales b. Destinado a concretar Proyectos Estratgicos c. Un proceso de racionalizacin del gasto. Entendindose que 1. Proyecto, es la expresin sistematizada de un conjunto delimitado de acciones y recursos que permiten, en un tiempo determinado, el logro del resultado especfico para el cual fue concebido el proyecto. 2. Objetivo Especfico del Proyecto, es la situacin objetivo a alcanzar como consecuencia de la ejecucin del proyecto (transformacin o mejora de la situacin inicial del problema bajo consideracin) 3. Resultados del Proyecto, es el producto, bienes o servicios, que se logran con la ejecucin de las acciones especficas del proyecto. 4. Meta del Proyecto, es la cuantificacin del bien o servicio que se espera entregar a la poblacin objetivo del proyecto. Y cuya gestin la podemos representar grficamente de la siguiente manera:

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Figura N 02. Ciclo de Vida del POAN.

Para la elaboracin del Presupuesto del ao 2011, la Oficina Nacional de Presupuesto, ha establecido las siguientes fechas: Proceso Elaboracin del anteproyecto Presupuesto Elaboracin del Informe Presidente Elaboracin Proyecto Presupuesto Entrega del Proyecto de Ley Presupuesto 2011 del al de de Fecha 01/06 al 31/07 20/07 al 28/08 17/08 al 25/09 14/10

Tabla N 01. Cronograma para el presupuesto 2011. Fuente: ONAPRE

3. PLAN OPERATIVO ANUAL INSTITUCIONAL

El Plan Operativo Anual Institucional es la expresin de la planificacin operativa anual de las instituciones que conforman la Administracin Pblica Nacional. En su diseo se deben seguir las mismas directrices y pautas metodolgicas del POAN. En este sentido, se debe tener presente que el POAI, en cuanto instrumento referido al quehacer de cada institucin, contendr tanto los proyectos especficos del POAN, como los proyectos indispensables para el funcionamiento institucional. Est referido a la gestin anual de cada institucin, vista en forma individual y contiene: a. Proyectos POAN (Bajo Responsabilidad o Competencia)
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b. Proyectos Institucionales c. Acciones asociadas al funcionamiento institucional. En los POAI se definen anualmente: Objetivos (resultados) La produccin que debe generarse para lograr esos objetivos Las Tecnologas de produccin por utilizar Las relaciones insumo-producto El nmero y secuencia de las actividades o tareas que deben realizarse. Las responsabilidades por las actividades o tareas que deben realizarse. La forma cmo van a medirse y evaluarse.

Cada actividad o tarea constituye un centro de responsabilidad, de produccin y de costos, al que se le asignan crditos presupuestarios. Cumplindose de esta manera, el artculo 315 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, en el cual se exige que los recursos financieros se asignen segn los objetivos y resultados que se espera obtener. Los planes operativos son el conjunto de operaciones que incluyen a los proyectos y a las operaciones asociadas a los mismos. En toda Institucin cada unidad administrativa desarrolla productos organizacionales a travs de Operaciones. Una operacin es la unidad bsica de accin para modificar uno o varios determinantes de un problema asociado a una situacin problemtica, seleccionada por un grupo de actores. Una operacin es entonces la aplicacin de unos insumos (recursos presupuestarios y no presupuestarios) para generar un Producto del cual son esperables unos Resultados para la satisfaccin de las necesidades y requerimientos de las personas.

Figura N 03. Operaciones del POAI.

Componentes bsicos de una operacin: El problema seleccionado. Identificacin de la Operacin. Determinante(s). Objetivo(s) intermedio(s). Objetivo Terminal (Indicador deseado). Responsable directo. Beneficiarios. Relacin: Recurso Producto- Resultado. Estimacin de tiempo de ejecucin. Desagregacin en actividades o tareas. Una vez recibido los lineamientos anuales para la elaboracin el POAI, cada unidad administrativa debe elaborar los Proyectos o Acciones Centralizadas que considera pertinente ejecutar el ao fiscal siguiente. Cada uno de ellos se discute con la mxima autoridad del Instituto, quien aprueba o rechaza la iniciativa; si es aprobada se incorpora dentro del POAI y dependiendo de su naturaleza si se incorpora al POAN. Aquellos proyectos incorporados en el POAN estn sujetos a la aprobacin del ciudadano ministro del ministerio de adscripcin. Al ser aprobados en todas las instancias arriba sealadas y promulgada la Ley de Presupuesto Anual, el Instituto puede iniciar la ejecucin de los proyectos.
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4. FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS GUA PMBOK

El Project Management Institute (PMI) se fund en 1969 bajo la premisa de que haba muchas prcticas de direccin que eran comunes a proyectos de reas de aplicacin tan diversas como la construccin y la industria farmacutica. Para la poca de los Seminarios/Simposio del PMI en Montreal, en 1976, se comenz a discutir ampliamente la idea de que tales prcticas comunes podan documentarse como normas. Esto llev, a su vez, a considerar la direccin de proyectos como una profesin en s misma. Sin embargo, no fue hasta 1981 que el Comit de Directores del PMI aprob un proyecto para desarrollar los procedimientos y conceptos necesarios para respaldar la profesin de la direccin de proyectos. La propuesta del proyecto sugera tres reas de atencin: a. Las caractersticas distintivas de un profesional en ejercicio (tica) b. El contenido y la estructura de los fundamentos de la profesin (normas) c. El reconocimiento de logros profesionales (acreditacin) A lo largo de los aos este Instituto ha publicado, con las actualizaciones pertinentes de las buenas prcticas desarrolladas por profesionales del rea que contribuyen con esta organizacin. La Gua contentiva de los fundamentos para la Direccin de proyectos, es una norma reconocida que describe normas, mtodos procesos y prcticas para ella. Su Cuarta edicin es el nico estndar ANSIiv para la Gestin de Proyectos y contiene: a. Seccin I, Marco de referencia para la Direccin de Proyecto: proporciona una base para entender la direccin de proyectos. Explicita en qu consiste y sus relacin con la direccin de programas y gestin de portafolios de la organizacin. As mismo, presenta una descripcin general del ciclo de vida del proyecto y su relacin con el ciclo de vida del producto. Describe las fases del proyecto y su relacin entre s y con el proyecto e incluye un panorama general de la estructura de la organizacin que puede influir en el proyecto y la manera en que ste es dirigido. b. Seccin II, Norma para la Direccin de Proyectos: define los procesos de direccin de proyectos y define las entradas y salidas de cada uno de ellos. c. Seccin III, reas de conocimiento de la Direccin de Proyectos: i. Gestin de Integracin: define los procesos y actividades que integran los diversos elementos de la direccin de proyectos: 1.Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto 2.Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto 3.Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto 4.Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 5.Realizar control Integrado de Cambios 6.Cerrar el Proyecto o la Fase.

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ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix. x.

Gestin del Alcance: muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo, y nicamente, el trabajo requerido para completarlo exitosamente Gestin del Tiempo: se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto. Gestin de los Costos: describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Gestin de la Calidad: describe los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto. Gestin de los Recursos Humanos: describe los procesos involucrados en la planificacin, adquisicin, desarrollo y gestin del equipo del proyecto. Gestin de las Comunicaciones: Identifica los procesos involucrados en garantizar que la gestin, recopilacin, distribucin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Gestin de los Riesgos: describe los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos para el proyecto. Gestin de las Adquisiciones: describe los procesos involucrados en la compra o adquisicin de productos, servicios o resultados para el proyecto,

Como se puede observar es una gua amplia para la Gestin efectiva de proyecto que es til para la construccin de metodologas propias de cada organizacin, ajustada a sus realidades y necesidades.

5. METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DEL POAI

En Ministerio del Poder Popular competente en la materia, diferencian en dos las metodologas: Gua Metodolgica para la presentacin del Informe Tcnico de Proyectos Plurianuales y Gua Metodolgica presentacin del Informe Tcnico de Proyectos nuevos, por el enfoque de este trabajo solo nos estudiaremos la segunda. I.
a.

Datos bsicos de Identificacin del Proyecto

Cdigo interno: cdigo de identificacin b. Nombre del Proyecto: En este tem se debe establecer la denominacin del Proyecto. Dicha denominacin deber ser un enunciado breve, preciso y de fcil comunicacin con el cual se identifique el Proyecto bajo consideracin Justificacin: En la justificacin aparece de alguna manera el diagnstico de situacin, en donde se muestra el problema y la urgencia por solucionar el hecho detectado, por lo tanto la propuesta que se expone es la solucin ms adecuada. Asimismo se debe mostrar la relacin costo beneficio y las transformaciones de la situacin problema. Estatus del Proyecto: En este campo se debe identificar en que fase se encuentra el proyecto, de acuerdo a las alternativas que se sealan a continuacin: PROYECTO POR INICIAR: es aquel proyecto factible de ser aprobado por las Mximas autoridades, en lo tcnico y en lo financiero, por ser de carcter estratgico dentro de la poltica

c.

Antecedentes: Se debe hacer referencia si existen antecedentes (nacionales e internacionales) que hayan abordado el tema y cules fueron sus alcances.

d.

e.

Finalidad: Se debe sealar cul es el impacto que se espera lograr.

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Situacin Presupuestaria: Seleccionar la situacin actual en la que se encuentra el proyecto a nivel presupuestario: Por Iniciar: es aquel proyecto factible de ser aprobado por las Mximas autoridades en lo financiero, por ser de carcter estratgico dentro de la poltica del Ministerio y del Estado. En Ejecucin: proyecto en el cual se est ejecutando presupuestariamente, al menos, una de sus acciones especficas programadas, es decir, un proyecto de tipo plurianual. i. Fecha de Inicio: sealar el da, mes y ao en que se comenzar a ejecutar el proyecto. k. Tiempo de Ejecucin: Cuantificar en meses la duracin del proyecto, sobre la base de la fecha de inicio y culminacin establecida. m. rea estratgica: Estar enmarcada en el proyecto Nacional Simn Bolvar. Est conformada por: Directriz, objetivo Estrategia y Poltica. o. Objetivo Estratgico Institucional: establecer el logro que la institucin se propone alcanzar en relacin con el desarrollo del sector de la actividad a que pertenece para concretar la misin institucional.

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del Ministerio y del Estado. PROYECTO EN EJECUCIN: proyecto en el cual se est ejecutando, al menos, una de sus acciones especficas programadas, es decir, un proyecto de tipo plurianual. Categorizacin del Proyecto: POAN, POAI, Anteproyecto, Ley de Endeudamiento.

j. l. n. p.

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Enunciado del Problema: Identificar la realidad concreta que el proyecto pretende mejorar o solucionar. Para ello, es importante que se identifique la causa que da origen a esta situacin, ya que la misma debe ser medible y cuantificable Fecha de la ltima data: Definir ao, mes o da que refieren a los datos utilizados en la construccin del indicador. Fuente del Indicador: Sealar el origen del indicador u origen de la informacin que permite su construccin. Tiempo de Impacto: Periodo expresado en ao, mes y da que se establecer para medir el impacto del Proyecto. Es decir una vez finalizado el proyecto en cuanto tiempo se podr ver los resultados. Meta del Proyecto: Debe especificar la Unidad de Medida y la Cantidad. De igual manera se deber llenar el cuadro Distribucin mensual de la Meta.

r.

Fecha de Culminacin: sealar el da, mes y ao en que culminar la ejecucin del proyecto. Localizacin especifica del proyecto (sin extensin territorial, Nacional, Estadal, Municipal, Parroquial). Objetivo de la Nueva Etapa: Indica a cual los 10 objetivos del Mapa Estratgico de la Nueva Etapa se vincula el proyecto. Objetivo especfico del proyecto: Se entiende por Objetivo Especfico del Proyecto el enunciado breve de la solucin especficamente dada al problema bajo consideracin del proyecto. En el se indica la situacin concreta que se quiere alcanzar con la ejecucin del proyecto, proporcionando el marco de referencia para sus distintas acciones (Situacin objetivo) Indicador de la situacin actual del problema: Establecer la expresin cuantificable de la situacin concreta que el proyecto pretende mejorar o solucionar Frmula del Indicador: Establecer el mtodo que se utiliza para el clculo del indicador. Indicador de la situacin objetivo: Establecer la expresin cuantificable de la situacin deseada con la ejecucin del proyecto, as como tambin se debe sealar la frmula del mismo. Resultado del Proyecto: Es el bien o servicio (producto) que se genera con la ejecucin del proyecto.

t. v.

w.

x.

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z.

aa. Localizacin del Proyecto Poltico territorial: Identificar el proyecto por eje de desarrollo.

cc.

Monto Total del Proyecto: Comprende los recursos financieros necesarios para el logro de los resultados y meta del proyecto. ee. Organismo Ejecutor: Nombre y Cdigo del rgano o ente ejecutor.

Beneficiario directo del Proyecto: Deber identificarse quienes son los usuarios inmediatos de los bienes o servicios que produce el proyecto. Asimismo se deber identificar la cantidad de beneficiarios, discriminados por nmero de hombres y nmero de mujeres que conforman el total de beneficiarios. bb. Clasificacin Sectorial: SECTOR, actividad econmica a la que corresponde los bienes y/o servicios que producir el proyecto. dd. Organismo Responsable: Nombre y Cdigo del rgano responsable. ff. Gerente del Proyecto: Apellido, nombre, cdula de identidad, Unidad de adscripcin, cargo, nmero de telfono, fax y correo electrnico.

II.

Informacin general del Proyecto

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Se debe detallar si el proyecto requiere conexiones con otra institucin, si complementa o contribuye a un proyecto de otra institucin o si entra en conflicto con algunos de estos. De igual manera debe especificarse el Tipo de accin en la Agenda del Decisor, en lo que respecta al proyecto propuesto: a. ACCIN INMEDIATA: son aquellos proyectos que se iniciaran durante primer semestre del ao fiscal correspondiente. el

b. ACCIN DIFERIDA: son aquellos proyectos que se iniciarn durante el segundo semestre del ao fiscal correspondiente. c. EXPLORACIONES: se corresponde con la etapa de preinversin del ciclo de proyectos y son proyectos exploratorios.

d. PLAN DE CONTINGENCIA: si el proyecto cuenta con un plan de contingencia, por favor especifique detalladamente cuales pudieran ser los planes de contingencia para continuar con el proyecto. Se deber identificar la cantidad de empleos directos e indirectos que se generar a travs del proyecto, diferencindolos por gnero. Y describir brevemente el proyecto y su avance. III. Resultado de las acciones del Proyecto i. Las acciones Especficas: Son aquellas operaciones concretas, suficientes, medibles y cuantificables anualmente, necesarias para lograr el resultado del proyecto y alcanzar el objetivo. Son los diferentes esfuerzos que es menester emprender, a travs del proyecto, para lograr el objetivo y dems resultados especficos que se pretenden alcanzar con el mismo. Se detallan de la siguiente manera:

Figura N 04. Acciones especificas del Proyecto.

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ii. Distribucin Fsica de la meta de las Acciones Especficas

DENOMINACIN DE ACUMULADO AL LAS ACCIONES UNIDAD DE MEDIDA 31/12/2007 ESPECFICAS DISTRIBUCIN TRIMESTRAL AO 2011 AO 2008 AO 2009 AO 2010 I II III IV TOTAL 2012

CDIGO

Colocar la unidad Colocar cada una de medida que da Colocar una de las acciones cuenta de la meta Colocar la meta codificacin a especficas que establecida por fsica acumulada cada accin se requieren para cada una de las al 31/12/2007 especfica desarrollar el acciones proyecto especficas

Colocar la meta fsica para el ao 2008

Colocar la meta fsica para el ao 2009

Colocar la meta fsica para el ao 2010

Colocar la Colocar la Colocar la Colocar la Sumatoria de la distribucin distribucin de distribucin de distribucin de distribucin de la meta la meta fsica la meta fsica la meta fsica fsica de la fsica para el I para el II para el III para el IV meta trimestral Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre ao 2.011.

Colocar la meta fsica para el ao 2012

Figura N 05. Distribucin fsica de la Meta.

iii. Actividades por accin especfica para el ao: Por cada accin especfica se deber detallar las actividades que la conforman.

Figura N 05. Actividades por Acciones Especficas.

iv. Recursos Mnimos que se requieren para llevar a cabo las acciones especficas para el ao: En este aparte del proyecto deber establecer a nivel de cada accin especfica los requerimientos en cuanto recurso humano, materiales, activos y servicios no personales. IV. Programacin Financiera el Proyecto Se debe especificar la programacin financiera, expresado en la moneda bolvares (Bs.), correspondiente a cada ao fiscal en consideracin, de acuerdo al cronograma establecido. Esta seccin est compuesto por: I. Imputacin Presupuestaria de los egresos del Proyecto: deber especificarse la asignacin por partidas, que los rganos o Entes del Sector Pblico, estiman ejecutar en pro de la consecucin del Proyecto. II. Asignacin por fuente de financiamiento: deber especificarse la fuente de financiamiento de los recursos antes presentados. III. Estatus del Financiamiento: Identificar en qu etapa de financiamiento se encuentra el proyecto: Solicitado o Aprobado.

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Desagregacin Territorial, Fsica y Financiera de las Acciones Especficas: Detallar por Estado, municipio, las metas: cantidad y unidad de medida y su fuente de financiamiento. Programacin Financiera de las acciones especficas: Se debe realizar la estimacin de los desembolsos de los recursos financieros, en bolvares por partida, genrica, especfica y sub-especfica necesarios para la materializacin de las acciones especficas del proyecto y su distribucin mensual. Asignacin de Recursos al Proyecto por fuente de financiamiento: Se deben especificar los recursos monetarios necesarios para la materializacin de las acciones especficas del proyecto, con indicacin de las fuentes y su distribucin anual. Dentro de las fuentes de financiamiento encontraremos: Recursos Ordinarios, Endeudamiento pblico, Otras fuentes Ingresos Propios. Datos de Confirmacin: Se especifican los datos del realizador y del aprobador del proyecto: Nombre, cargo, C.I., Unidad de Adscripcin, Telfono, Fax, e-mail.

6. METODOLOGA DE GERENCIA DE PROYECTOS.

Se ha establecido la siguiente metodologa de Gerencia de Proyectos para un Instituto Autnomo, basado en el marco de referencia del PMI. Lineamientos Generales Plan de Direccin de Proyectos Proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la direccin del proyecto se convierte en la fuente primaria de informacin para determinar la manera en que se planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar el proyecto. Planificacin de proyecto En el momento de surgir la necesidad de un nuevo proyecto en una gerencia se harn reuniones con las reas involucradas necesarias para aclarar los procesos siguientes de la gestin de proyectos, tales como planificacin, ejecucin, control y seguimiento, y cierre. Es importante que de las reuniones surja la materia prima necesaria para construir las fases siguientes de integracin, alcance, tiempo, calidad, recursos humanos, adquisiciones, comunicaciones, riesgos y costos del proyecto. Una vez definido, con las areas tcnicas, el alcance del proyecto, las actividades necesarias para cumplir con el alcance definido, y la respectiva identificacin de los involucrados, se puede asignar responsabilidades y tiempos de ejecucin planificados por cada actividad, estableciendo as el cronograma del proyecto. Adems se detallarn los indicadores de gestin necesarios para medir la productividad de cada rea tcnica y analistas, informacin que deber ser remitida a su jefe inmediato. Pasada esta etapa se definir y planificar la comunicacin, calidad, riesgos y posibles adquisiciones del proyecto. Ejecucin del proyecto El Instituto se encuentra divido por diez (10) reas: Administracin, Tecnologa de la Informacin, Infraestructura, Planificacin y Presupuesto, Gestin Comunicacional, Desarrollo Social, Convenios Nacionales e Internacionales, Financiamiento, Consultora Jurdica y Asistencia Tcnica, cada una dedicada a un rea especfica necesaria para cumplir con la misin del Instituto. Cada proyecto ser ejecutado por los integrantes del rea responsable. Dada la envergadura del proyecto, se podr contratar empresa(s) para cumplir con parte de la ejecucin del proyecto, la cual
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estar regida por un contrato donde se especifica los detalles de la ejecucin, sin embargo la direccin del Proyecto quedar bajo la responsabilidad del rea solicitante. Monitoreo y Control del proyecto Para todo proyecto, se crear el Comit de Proyectos, integrado por todos los Gerentes de las reas involucradas, por naturaleza el Presidente de este Comit ser el Gerente del rea principal beneficiaria o responsable de su ejecucin. Ser responsabilidad, entre otras, de este comit el monitoreo y control del proyecto. As mismo, tendr un analista planificador encargado de generar los informes necesarios para las sesiones de este comit, consolidando informacin de cada rea ejecutante, as como el seguimiento semanal de la actualizacin de la informacin del proyecto en las herramientas tecnolgicas dispuesta para tal fin. Dado el caso de algn cambio en el alcance, los tiempos, los costos, o la calidad, cada unidad interventora en el proyecto, deber comunicarlo a este Comit, quien aprobar los cambios y generar las actualizaciones en Plan de Gestin del Proyecto y sus planes subsidiarios. El Comit deber garantizar la comunicacin continua entre todo el equipo del proyecto, de tal manera que todos los integrantes estn en conocimiento de todo lo acontecido. Cierre del proyecto Se elaborar un informe final detallado del desarrollo del producto y/o servicio a lo cual se anexara el Acta de Aceptacin por parte del Usuario Final (interno o externo) del Instituto. Metodologa para la Gestin de Proyectos Procesos de Inicio. Documento inicio plantilla.doc el cual contiene: I. Acta Constitutiva del Proyecto II. Identificacin de los Interesados. a. Registro de los interesados. b. Informe de anlisis de los interesados. Procesos de Planificacin. Documento Matriz_de_Requisitos.xls, Matriz_de_Riesgos_Inicial.xls, y planificacin plantilla.doc el cual contiene: I. Requisitos a. Especificacin de los requisitos. b. Plan de Gestin de los requisitos. c. Matriz de Rastreabilidad. II. Definir el Alcance a. Declaracin del Alcance detallada b. Descripcin de los Productos III. Estructura de Desglose del Trabajo. IV. Secuenciar las actividades. V. Cronograma del Proyecto. VI. Planificar la Calidad a. Poltica de Calidad b. Plan de Control de Calidad c. Plan de Aseguramiento de la Calidad d. Plan de Mejora Continua e. Mtricas de Calidad a. Lista de chequeo de la Calidad VII. Planificar los Recursos Humanos a. Roles y Responsabilidades
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IX.

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b. Organigrama del Proyecto c. Plan de Personal por roles d. Indicadores de Desempeo Planificar Las Comunicaciones a. Registro de interesados, clasificacin, estrategias y sus expectativas b. Requerimientos de Comunicacin c. Matriz de Comunicaciones. Planificar los Riegos a. Matriz de gestin de riesgos. Identificacin, priorizacin, calificacin, probabilidad e impacto, plan de respuesta y seguimiento. b. FODA, para determinar nuevos riesgos. c. Matriz de probabilidad vs impacto. Planificar las Adquisiciones a. Especificaciones de la adquisicin: trabajo, producto, servicios. b. Documentos de informacin, evaluacin y seleccin de proveedores c. Documentos de Solicitud de ofertas, propuestas, invitacin y/u otro proceso inmerso en la ley de contrataciones pblicas d. Criterios para la evaluacin y seleccin de proveedores.

Procesos de Ejecucin. Documento ejecucin plantilla.doc el cual contiene: I. Aseguramiento de la Calidad a. Lista de Mejoras de Calidad Qu podemos mejorar? b. Lista de Solicitudes de Cambio Formato, solicitudes de cambio. c. Mediciones de Calidad Las mediciones por cada mtrica. d. Matriz de Seguimiento de Requisitos. Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto a. Informe de desempeo Desarrollar y Dirigir el equipo de Proyecto. a. Lista del Personal asignado a roles y responsabilidades b. Directorio del Proyecto c. Organigrama de responsabilidades por nombre segn la EDT d. Plan de personal por nombre especificando tiempos e. Calendario de Recursos f. Mediciones del desempeo del personal g. Acciones de mejoramiento del personal y equipo h. Plan de mejoramiento y capacitacin. i. Mediciones de desempeo del equipo j. Plan de mejoramiento del Equipo Distribuir la informacin. a. Archivo del Proyecto b. Informes a comunicarse Gestionar expectativas de los interesados. Efectuar las Adquisiciones a. Seleccin de Proveedores b. Contrato c. Plan de Gestin del Contrato d. Calendario de Recursos Monitorear y Controlar los Riesgos a. Aplicar Plan de Seguimiento a los riesgos b. Actualizacin del Registro de Riesgo. Anlisis de Riesgos. Procesos de Monitoreo y Control.
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II. III.

IV. V. VI.

VII.

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Documento seguimiento plantilla.doc el cual contiene: I. II. III. IV. Control Integrado de Cambios. a. Monitorear y Controlar el trabajo del Proyecto b. Realizar control integrado de cambios Verificar el alcance a. Aprobacin formal de entregables b. Solicitudes de cambio Controlar el Alcance a. Control de cambios de alcance b. Mediciones de desempeo Controlar el Cronograma a. Anlisis de Variacin del Cronograma b. Sistema de Control de Cambios del Cronograma c. Solicitudes de Control de Cambios de Cronograma d. Medicin de desempeo de Tiempo (trabajo) Controlar los Costos a. Estado de flujo de caja del proyecto b. Informe de control de costos a.Mediciones de desempeo del trabajo b.Proyecciones del presupuesto c. Solicitudes de cambio Informar el desempeo a. Avance fsico b. Avance financiero c. Informes de variaciones Controlar la Calidad a. Mejoras de la Calidad b. Mediciones de calidad c. Entregables validados Cules son los entregables definitivos, firmados por el usuario? d. Entregables verificados (pruebas y evaluaciones tcnicas) e. Solicitudes y Decisiones de cambio a.Acciones preventivas b.Acciones correctivas c. Reparaciones de falla (re-trabajo) f. Lista de chequeo revisada. Monitorear y Controlar los riegos a. Aplicar Plan de seguimiento a los riesgos b. Actualizacin del registro de los riesgos. Anlisis de Riesgos Administrar las Adquisiciones a. Informe del estatus de la(s) adquisicin(es). Solicitudes de cambio del contrato, solicitudes de pago. b. Informe de desempeo de la adquisicin c. Informe de desempeo del trabajo.

V.

VI.

VII.

VIII. IX.

Procesos de Cierre. Documento cierre plantilla.doc el cual contiene: I. Informe de Cierre II. Aceptacin del Producto o Servicio. III. Cerrar la(s) adquisicin(es) a. Documento de Aceptacin formal y cierre

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7. ADECUACIN DE LA METODOLGICA DE GERENCIA DE PROYECTOS PARA PROYECTOS POAI - (MGP-POAI)

Gerenciar un proyecto POAI no difiere en sus tcnicas ni herramientas de cualquier otro, es nacimiento y seguimiento que suele ser distinto, pero en toda organizacin un proyecto se origina para cumplir un propsito. Los proyectos que sern financiados por recursos financieros pblicos deben ajustarse a la normativa que dispongan los entes que deban garantizar la ejecucin de estos. Los instructivos que disponen el Ministerio responsable del POAN, obedecen a tres grandes reas: Inicio, Planificacin y Monitoreo y Control, haciendo nfasis en la planificacin del gasto y la distribucin del trabajo en metas fsicas en el tiempo y espacio, nada distinto a la Gestin del Tiempo y Alcance que nos propone PMI. Sin embargo, consideramos, respetuosamente, que la metodologa POAI responde ms a un carcter informativo que constructivo, pues todos sus formatos obedecen a una estructura de informacin a los actores decisores y supervisores. No es una metodologa orientadora de cmo elaborar y gestionar estos proyectos. En las dos secciones inmediatamente anteriores pudimos estudiar las metodologas para la elaboracin de proyectos institucionales integrantes del POAI de un Instituto autnomo y Gestin de Proyectos (MGP); nuestra propuesta radica en adecuar la metodologa MGP, con la finalidad que sea un instrumento tanto de gestin de proyecto como de reporte ante los entes superiores y al Ministerio del Poder Popular competente en la materia, con los formatos que este establezca. Al comparar cada uno de los procesos, finalidad de estos, instrumentos, insumos y resultados, se pudo ubicar fcilmente una correlacin entre ambas metodologas, predominaron los cinco grupos de procesos que integran el marco de referencia del PMI, y en cada una de ellas incorporamos los procesos, insumos y salidas de la metodologa POAI, a saber:

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Inicio
Dirigida a la constitucin del proyecto, a la identificacin primaria de la (s) necesidades y objetivos del proyecto
Compuesta por: Acta Constitutiva del Proyecto, Identificacin de los interesados. Debe generar el Documento de Constitucin del Proyecto.

C ierre
Se debe garantizar la satisfaccin final del producto y/o servicio generado por el proyecto con los actores solicitantes. As como la especificacin de los planes de mantenimiento de estos.
Compuesta por: Informe de cierre, Aceptacin del Producto y/o servicio. Cierre de los contratos originados por el proyecto. Actualiza Informe de Gestin del Instituto, ejecucin fsica presupuestaria- financiera. Generacin de credenciales a los proveedores del producto y/o servicio. Actualizacin contable.

Planificacin
Dirigida al establecimiento de los requerimientos, alcance, responsables, actores, costos, calidad tiempos y riesgos del proyecto.
Compuesta por: Requisitos del Proyecto, Definicin del Alcance, EDT, Cronograma del Proyecto, Planificar la Calidad, RRHH interventores en el proyecto, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones necesarias. En funcin de la Ley Orgnica de Planificacin Pblica, los proyectos que obedezcan a satisfacer demandas de la poblacin, debern ser discutidos en la Asamblea de ciudadanos del mbito de desarrollo de este. Esta fase debe completar el Documento de constitucin del Proyecto que ser remitido como integrante del POAI.

MGP-POAI

Monitoreoy Control
Su finalidad es garantizar el cumplimiento del Plan de Gestin del Proyecto con la menos de sus desviaciones y articular con los distintos actores involucrados para la mitigacin de estas. As mismo, aplicar controles cuando se amerite.
Compuesta por: Control Integrado de Cambios, Verificacin y Control de alcance, costos, calidad riesgos y adquisiciones del Proyecto. As como informar el desempeo de ste. En funcin de los cambios surgidos en el proyecto y aprobado por su Comit , se deber en conjunto con la Gerencia de Planificacin y presupuesto solicitar e informar de los cambios en el proyecto, as como realizar las gestiones respectivas ante los entes superiores del Instituto. Actualizacin en los formatos de ejecucin del proyecto y acciones especficas.

Ejecucin
Dirigida a la puesta en marcha del plan, y solo ocurrir una vez aprobado el Plan Operativo Anual Institucional.
Compuesta por: Aseguramiento de la Calidad, Direccin y Gestin de la Ejecucin del Proyecto. Desarrollo y Direccin del Equipo del proyecto. Gestin de Comunicaciones, Gestin de expectativas de los interesados. Efectuar las adquisiciones, Monitoreo y Control de los Riegos. Esta etapa debe generar los reportes al Ministerio de adscripcin y el competente en la materia de planificacin y presupuesto, tales como: Ejecucin mensual, trimestral y anual de las acciones especificas y metas alcanzadas por proyecto. Ejecucin Presupuestaria Financiera.

Figura N 06. Mapa conceptual de MGP-POAI

Anexo se encuentran los formatos de trabajo de la metodologa del POAI.

8. SIMULACIN
La metodologa MGP-POAI fue aplicada al proyecto Implementacin de un sistema de informacin para la automatizacin del otorgamiento de crdito del Instituto, a continuacin se detalla brevemente los resultados por fase:

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Fase Inicio

Planificacin

Ejecucin

Monitoreo y Control Cierre

Resultados Se constituy el Acta del Proyecto y los interesados. Por ser un proyecto inmerso dentro de las acciones centralizadas, se origin como medida de solucin a las respuestas tardas otorgadas por el Instituto a los solicitantes de crdito. Se codific, se desarrollaron sus antecedentes, justificacin, finalidad, estatus, situacin presupuestaria, categorizacin, fecha de inicio y culminacin tentativa, localizacin del proyecto, rea estratgica, objetivos, enunciado del problema, indicador del problema, tiempo de impacto, Resultados, metas, beneficiarios. Se constituy el Comit de Proyecto respectivo, integrado por todos los gerentes del Instituto, pues en la Ruta de anlisis y otorgamiento de crdito intervienen todas las gerencias del Instituto. Considerada para el instituto la fase ms importante, a travs de sesiones con miembros del comit y sus delegados se desarrollaron todos los productos estipulados: Requisitos del Proyecto, Definicin del Alcance, EDT, Cronograma del Proyecto, Planificar la Calidad, RRHH interventores en el proyecto, Comunicaciones, Riesgos y Adquisiciones necesarias. Estos documentos fueron insumos para la culminacin del Documento del Proyecto POAI: Monto total, Datos del Gerente del Proyecto, Conexiones con otros institutos (que en este caso no aplica), empleos generados directos e indirectos, Acciones especificas y su distribucin tanto fsica como financiera, Actividades y recursos por cada una de ellas, Programacin financiera del proyecto y de las acciones especficas. Para este proyecto la fuente de financiamiento es propia. Las actividades planificadas se ejecutaron en la secuencia definida pero no en los lapsos definidos pues segn prioridades impuestas ocasionaron que el personal destinado a su ejecucin fuera asignado a la atencin de estas. En trminos generales, la articulacin entre el Comit y la Gerencia de Planificacin y Presupuesto para la rendicin de cuentas del proyecto fue un xito, siendo el Comit el ente articular entre las unidades ejecutoras. Los cambios registrados solo fue a nivel de alcance y no super el 0,5 %; porcentaje estipulado como aceptable en la planificacin. Los informes de desempeo se generaron oportunamente. El sistema de informacin se implant satisfactoriamente en el Instituto, se logr recopilar nuevas funcionalidades para una nueva versin.

Pudimos observar durante el desarrollo de este proyecto piloto, que las responsabilidades estaban ms definidas para cada uno de los actores responsables y los reportes tanto a los Gerencias interventores como a los entes supervisores fueron ms oportunos. Fue necesario el empuje del Presidente del Instituto para que las sesiones del Comit del Proyecto de ejecutaran segn lo planificado.

9. CONCLUSIN
Cada ente autnomo est en la potestad de generar sus propias metodologas de trabajo, bien sea generales como especficas, tales como la Metodologa para Gestionar Proyectos y/o Metdicas Tcnicas para desarrollo de sistemas, obras, entre otras. La importancia de estas radica en poseer un estndar que asegure la calidad y mximo aprovechamiento de los recursos que estos poseen. El Ministerio del poder popular con la competencia en la materia de planificacin y presupuesto de la nacin, dicta las lneas estratgicas y metodologas para la elaboracin de proyectos, visto de cmo los Institutos deben reportar a posterior a la ejecucin de las metas fsicas - presupuestarias y financieras planteadas anualmente. Sin embargo, cada ente es responsable de aplicar las mejores prcticas para la generacin de proyectos apegados a esos lineamientos y a las
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exigencias internas que posean. Ciertamente el cumplir solo con los primeros no garantiza la gestin efectiva del proyecto, pues se corre el riesgo que la planificacin del proyecto sea realizada por un grupo de especialistas aislados de los actores principales conocedores de los procesos inmersos en el proyecto. Al disear la metodologa MGP POAI, pudimos verificar la factibilidad de convivencia de dos o ms metodologas en una metodologa institucional para la gerencia efectiva de proyectos, que garantiza su estimacin, alcance y ejecucin de los objetivos planteados.

10. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (2000). Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela, 365.860, Diciembre 30, 1999. Project Management Institute (2008). Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos. Cuarta Edicin. USA. LOAIZA, H. Estado, Gobierno y Gerencia Pblica. Colombia. Fuentes Electrnicas Oficina Nacional de Presupuesto (2011). En Documentos y Publicaciones [Datos en Lnea]. Disponible: http://www.ocepre.gov.ve. [Consulta: 2011, Enero 2011].

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