COO
De mi consideracin:
A travs de la presente me dirijo a usted para comunicarle que en la Junta General de Socios, se vio la necesidad de realizar un Examen Especial a la Cooperativa de Ahorro y Crdito Socio Amigo de la provincia El Oro, cantn Marcabel. Por tal motivo solicitamos a su firma realice un examen especial a la Cooperativa especficamente al Rubro de la Cuenta Caja, durante el perodo comprendido del 01 al 31 de diciembre del 2011, en un tiempo estimado de 30 das. Seguros de contar con la realizacin de la Auditora le anticipo mis ms sinceros agradecimientos.
Atentamente,
COO
CARTA DE COMPROMISO
INGENIERA. Graciela Mara Aazco Pasto GERENTE AMIGO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO SOCIO
la
Cuenta Caja de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Socio Amigo, en el periodo comprendido del 01 al 31 de Diciembre del 2011. Por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar la aceptacin y entendimiento de este compromiso. La presente se realizar con el objeto de determinar los trminos, objetivos y condiciones de nuestro trabajo as como la naturaleza y limitacin de los servicios que proporcionaremos. Nuestro trabajo ser efectuado de acuerdo a todas las normas, tcnicas, disposiciones y procedimientos enmarcados en las leyes vigentes y a la actividad que realiza la cooperativa. Para la realizacin de la presente CARTA DE COMPROMISO se ha decidido analizar y evaluar el Componente Caja, con lo que se pretende: Evaluar el sistema de control interno con la finalidad de establecer el grado eficiencia administrativa en el manejo de la cuenta.
COO
Determinar la razonabilidad de los saldos de la cuenta Caja. Verificar el control del efectivo mediante la existencia del Arqueo de Caja.
Esperamos de todo el personal la cooperativa ponga a nuestra disposicin toda la informacin para el desarrollo de nuestro trabajo. El Equipo de Auditora asume entera responsabilidad por la integridad y fidelidad de la informacin obtenida. Por lo tanto, no asumimos ninguna obligacin de responder frente a terceros por las consecuencias que ocasione cualquier omisin o error voluntario o involuntario en la Cooperativa. El examen especial a la COOPSA se llevar a cabo por un valor de $ 2 000,00, el equipo estar integrado por las siguientes personas: INTEGRANTES Dra. Consuelo Briceo Ing. Medardo Moncayo Lic. ngel Prez Lcda. Sandra Quizhpe Lcda. Janeth Abad Lic. Pal Torres Lcda. Vernica Carpio Lcda. Ysica Castaeda Lcda. Johanna Reinoso Lic. Marco Paqui Lcda. Liliana Gallegos CARGO Supervisora Jefe de Equipo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo Operativo SIGLAS C.E.B A.M.M.N A.O.P.M S.L.Q.P J.A.A.R R.P.T.V V.A.C.E Y.L.C.A J.M.R.P M.F.P.Q M.L.G.C TIEMPO 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das 30 das
COO
El informe con los resultados de trabajo de auditora sern entregados al finalizar el mismo, por el grupo ya antes mencionado. Srvase firmar y devolver la copia anexa a esta carta para indicar su conformidad con los trminos del trabajo a realizar. Atentamente,
COO
INGENIERA. Graciela Mara Aazco Pasto GERENTE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO SOCIO AMIGO CIUDAD.-
Me dirijo a usted para comunicarle que la SOCIEDAD DE AUDITORES ACONTRI, me han designado realizar un EXAMEN ESPECIAL a la Cuenta Caja de la COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO SOCIO AMIGO, perodo comprendido del 01 al 31 de Diciembre del 2011, para lo que solicito se me facilite informacin requerida y proporcione una oficina con el equipamiento adecuado para la realizacin del trabajo de auditora realizado por diez profesionales: El tiempo estimado para la realizacin del exmen es de 30 das laborables en los cuales se darn a conocer el informe final que servir de gua a los directivos de la cooperativa. Los objetivos de examen especial estarn encaminadas a: Evaluar el sistema de control interno con la finalidad de establecer el grado eficiencia administrativa en el manejo de la cuenta. Determinar la razonabilidad de los saldos de la cuenta Caja. Verificar el control del efectivo mediante la existencia del Arqueo de Caja.
COO
contenga a
comentarios, las
conclusiones y falencias
dirigidos
mejorar
posibles
Atentamente,
COO
HOJA DE NDICES
PAPELES DE TRABAJO Administracin de Auditora Carta de Contratacin Carta de Compromiso Carta de encargo Notificacin Correspondencia (Oficios) Hoja de ndices Hoja de marcas Hoja de distribucin de actividades Hoja de distribucin de tiempo Planificacin Preliminar Visita Previa Memorndum de Planificacin Preliminar Matriz de Evaluacin Preliminar de Riesgo Planificacin especifica Reporte preliminar de planificacin Especfica Programa de Auditora Matriz de Evaluacin de Riesgo de Auditora Cuestionarios de control interno Evaluacin del control interno Ponderacin Cedulas narrativas (Narracin del control interno) Ejecucin del trabajo Caja Analizar la documentacin
E A A1
Informe Borrador de informe final Informe final Cronograma para la aplicacin de recomendaciones SUPERVISADO: CEBC FECHA:
COO
HOJA DE MARCAS MARCA O Observado Calculado Comprobado Analizado No consta en documento Documento Sustentatorio Chequeado o Verificado C ELABORADO POR: A.M.M.N Confirmado REVISADO POR: C.E.B.C FECHA: 01/02/2013 SIGNIFICADO
COO
C.E.B.C
30 das
A.M.M.N
30 das
OPERATIVO S Lic. ngel Olivo Prez Morocho Lcda. Sandra Luca Quizhpe Piedra Lcda. Janeth Alexandra Abad Retete Lic. Roberth Pal Torres Villalta Licda. Vernica Alexandra Carpio Encalada Lic. Ysica Lorena Castaeda
30 das
A.O.P.M
S.L.Q.P
30 das
J.A.A.R
30 das
R.P.T.V
30 das
V.A.C.E
30 das
Y.L.C.A
30 das
COO
PERIODO: DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Arrobo Redactar las Narrativas Correspondientes. 30 das
Lcda. Johana Maricela Reinoso Patio Lic. Marco Fernando Paqui Quizhpe Lcda. Mlida Liliana Gallegos Caldern ELABORADO POR: A.M.M.N
J.M.R.P
30 das
M.L.G.C
Verificar que en la Cooperativa se est Cumpliendo con las disposiciones Legales Y Normativas Vigentes. FECHA: 01/02/2013
30 das
COO
COO
1. IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD Nombre de la entidad: Cooperativa de Ahorro y Crdito SOCIO AMIGO COOPSA Acuerdo Ministerial: 605 Direccin: Calle Manuel U. Gallardo y General Iturralde Marcabel- El Oro Telfono: 07-2956-820 Horario de Trabajo: De 8hoo am a 12hoo pm y de 13hoo pm a 17h00 pm Correo: coopsa605@hotmail.com 2. BASE LEGAL DE CREACIN Y FUNCIONAMIENTO Las actividades de la Cooperativa se rige en la siguiente base legal: Constitucin Poltica del Estado Ley Orgnica De La Economa Popular Y Solidaria Y Del Sector Financiero Popular Y Solidario Estatutos de la Cooperativa Reglamento de Crditos Cdigo de Trabajo Resoluciones
3. MISIN Satisfacer la demanda de los servicios financieros, mediante crditos en los diferentes campos de accin, con prestacin de servicios de calidad, en armona e integridad, capacidad de cambio y compromiso de trabajo en
COO
4. VISIN Ser una entidad financiera, con una organizacin solida moderna, eficiente y competitiva; ser lderes solidarios con las pequeas organizaciones y con la comunidad en general, brindando apoyo y servicios financieros diversificados de calidad, acordes con la tecnologa, trabajando en equipo en beneficio de los socios para elevar el nivel econmico social y cultura de los asociados de nuestra comunidad provincia y pas. 5. FUNCIONES PRINCIPALES
NOMBRES Y APELLIDOS Ing. Eufemia Edith Vargas Cajamarca Ing. Graciela Mara Aazco Pastor Lic. Mnica Piedad Arvalo Quirola Srta. Adriana Collaguazo Gaona Srta. Paola Pinza Prez
6. OBJETIVOS DE LA ENTIDAD Y PRINCIPALES ACTIVIDADES Ampliar coberturas financieras a las diferentes cantn, provincia y pas. Gestionar fondos para crditos en instituciones pblicas o privadas. Dinamiza la economa local a travs de la oferta de los productos financieros Mejorar en el mbito social comunitario, generando fuentes de empleo y evitar as la emigracin interna y externa. sean estas comunidades del
COO
Apoya al desarrollo de la comunidad y de nuestro pas (comerciantes microempresas, produccin entre otros) Y su principal actividad es la de prestar Servicios Financieros.
7. CAUCIN DE PERSONAL Solo la gerente se encuentra con la pliza de caucin vigente. 8. DETERMINACIN DEL ORIGEN Y CLASES DE INGRESOS La Cooperativa Socio Amigo, se financia a travs del presupuesto de las actividades propias por valor de $ 6.665,03 y como ingresos por auto gestin posee $ 2.600,00 dlares. Tambin detallamos el origen de los ingresos que son los siguientes: Cuotas por ingresos de socios Intereses ganados Mantenimiento de cuentas Comisin por recargas claro Comisin por servicios del Banco del Barrio Comisin por venta del SOAT 9. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
COO
4. ALCANCE DE LA AUDITORA El examen cubrir las operaciones relativas a la Cuenta Caja del 01 al 31 Diciembre del 2011. 5. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD Y SU BASE LEGAL 5.1 BASE LEGAL La Cooperativa de Ahorro y Crdito Socio Amigo fue creada mediante decreto Ministerial N 605 el 28 de Diciembre del 2010. 5.2 PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES Constitucin Poltica del Estado
COO
Ley Orgnica De La Economa Popular Y Solidaria Y Del Sector Financiero Popular Y Solidario Estatutos de la Cooperativa Reglamento de Crditos Cdigo de Trabajo Resoluciones
COO
5.4 MISIN Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES MISIN Satisfacer la demanda de los servicios financieros, mediante crditos en los diferentes campos de accin, con prestacin de servicios de calidad, en armona e integridad, capacidad de cambio y compromiso de trabajo en
equipo, en beneficio de sus socios, promoviendo el desarrollo social y cultural de la cooperativa. OBJETIVOS Ampliar coberturas financieras a las diferentes cantn, provincia y pas. Gestionar fondos para crditos en instituciones pblicas o privadas. Mejorar en el mbito social comunitario, generando fuentes de empleo y evitar as la emigracin interna y externa. 5.5 PRINCIPALES ACTIVIDADES, OPERACIONES E INSTALACIONES ACTIVIDADES: Dinamiza la economa local a travs de la oferta de los productos financieros. Apoya al desarrollo de la comunidad y de nuestro pas (comerciantes microempresas, produccin entre otros) Y su principal actividad es la de prestar Servicios Financieros. sean estas comunidades del
Cuenta con una infraestructura arrendada, tiene un piso, con dos oficinas una para la cajera y otra para el departamento financiero, cuenta con servicios adicionales como son el pago del bono solidario. PRINCIPALES POLTICAS Y ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES
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La Cooperativa de Ahorro Y Crdito tiene definido el modelo de Plan de Trabajo el mismo que es ejecutado por el personal de planta y contratados, a quienes se les reconocen cancelar las remuneraciones de acuerdo a la ley. 5.6 FINANCIAMIENTO
La Cooperativa Socio Amigo, se financia a travs del presupuesto de las actividades propias por valor de $ 6.665,03 y como ingresos por auto gestin posee $ 2.600,00 dlares. 5.7 FUNCIONARIOS PRINCIPALES CDULA NOMBRES Y APELLIDOS
Ing. Eufemia Edith Vargas Cajamarca Ing. Graciela Mara Aazco Pastor Lic. Mnica Piedad Arvalo Quirola Sta. Adriana Collaguazo Gaona Sra. Paola Pinza Prez 1105149932 Presidente
IDENTIDAD
28-01-2011
1103103478
Gerente
28-01-2011
0711020543 1109006789
28-01-2011 28-01-2011
1106789347
Cajera (2)
28-01-2011
5.8 PRINCIPALES POLTICAS CONTABLES El pago de sueldos se realiza los ltimos das de cada mes acreditando directamente a la cuenta de cada beneficiario.
COO
5.9 GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIN FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL. El reglamento interno de la institucin define las responsabilidades al
personal. Los pagos que se realizan son previa autorizacin del Gerente. 5.10 SISTEMAS DE INFORMACIN AUTOMATIZADA CARACTERSTICAS SISTEMAS DE INFORMACIN 2 Computadora 4 con intel UBICACIN RESPONSABLES
Pentium procesador
256 MB de RAM, disco duro marca LG de 60 GB de 7200 RPM, con operativo XP sistema Windows profesional,
5.11 PUNTOS DE INTERES PARA EL EXAMEN Defectuosas medidas de seguridad para resguardar los recursos en efectivo. Aplicacin de Normas de Control Interno.
COO
6. IDENTIFICACIN DE LOS COMPONENTES IMPORTANTES A SER EXAMINADOS EN LA PLANIFICACIN PRELIMINAR. La Cuenta ms relevante para el examen es la siguiente: CAJA: 3.142,01
MATRIZ DE EVALUACIN PRELIMINAR DEL RIESGO DE AUDITORA RIESGO Y SU FUNDAMENTO COMPONENTE INHERENTE CONTROL ENFOQUE PRELIMINAR
CUMPLIMIENTO Comprobar el cumplimiento de la Normativa de Control Interno vigente.
CAJA
ALTO Movimiento y valor significativo del componente. No se han realizado auditorias ni exmenes especiales anteriormente.
ALTO No se realizan SUSTANTIVO arqueos de caja Verificar diariamente. procedimientos de No existe una registro y persona encargada autorizacin de los para el control del ingresos y egresos. efectivo. Analizar el Falta de control movimiento de la interno. cuenta. Revisin de documentacin sustentatoria de ingresos y egresos.
de
Caja
FECHA:
COO
MEMORANDUM DE PLANIFICACIN ESPECFICA 1. IDENTIFICACIN DE LA ENTIDAD Nombre de la entidad: Cooperativa de Ahorro y Crdito SOCIO AMIGO COOPSA Direccin: Calle Manuel U. Gallardo y General Iturralde Marcabel- El Oro Telfono: 07-2956-820 Horario de Trabajo: De 08hoo am a 12hoo pm y de 13hoo pm a 17h00 pm Correo: coopsa605@hotmail.com 2. REFERENCIA DE LA PLANIFICACIN PRELIMINAR En la planificacin Preliminar se determin un enfoque del examen preliminar de pruebas sustantivas y de cumplimiento considerados al evaluar el sistema de control interno de la cuenta identificada. 3. OBJETIVOS ESPECFICOS CON AREAS O COMPONENTES Los objetivos especficos se detallan en los programas de auditora. 4. RESULTADOS DE LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO En la evaluacin del Sistema de Control Interno se determin las siguientes deficiencias: CAJA La cuenta Caja presenta riesgos de control ALTO, en esta cuenta se ha evidenciado desconocimiento de las Responsabilidades del personal e inadecuado control de la cuenta. 5. EVALUACIN Y CALIFICACIN DE LOS RIESGOS DE AUDITORA La determinacin y calificacin de los factores especficos de riesgo constan en la matriz de evaluacin y calificacin del riesgo de auditora.
COO
6. PLAN DE MUESTREO Para la verificacin de los controles se validar el cumplimiento mediante el muestreo no estadstico aplicado a la cuenta caja, basado exclusivamente en el criterio del auditor segn sus conocimientos habilidades y experiencia profesional.
7. PROGRAMAS DETALLADOS DE AUDITORA Los procedimientos a aplicar en la ejecucin del trabajo se detallan en los programas de auditora.
C.E.B.C
30 das
A.M.M.N
30 das
OPERATIVO S Lic. ngel Olivo Prez Morocho Lcda. Sandra Luca Quizhpe Piedra
30 das
A.O.P.M
S.L.Q.P
30 das
Evaluar el Sistema de
COO
PERIODO: DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Lcda. Janeth Alexandra Abad Retete Lic. Roberth Pal Torres Villalta Licda. Vernica Alexandra Carpio Encalada Lic. Ysica Lorena Castaeda Arrobo J.A.A.R Control Interno 30 das
R.P.T.V
30 das
V.A.C.E
30 das
Y.L.C.A
30 das
Lcda. Johana Maricela Reinoso Patio Lic. Marco Fernando Paqui Quizhpe Lcda. Mlida Liliana Gallegos Caldern ELABORADO POR: A.M.M.N
30 das
Analizar la Cuenta Caja. Elaborar el Arqueo de Caja. M.F.P.Q Verificar que en la Cooperativa se est Cumpliendo con las disposiciones Legales Y Normativas Vigentes. FECHA:
30 das
M.L.G.C
30 das
9. RECURSOS FINANCIEROS El examen especial a la cuenta Caja de la Cooperativa de Ahorro y Crdito Socio Amigo COOPSA se financiar con recursos del Equipo de Auditora ACONTRI.
COO
10. PRODUCTOS A ESPERARSE Como resultado del examen especial se emitir un informe que contendr comentarios, conclusiones y recomendaciones.
PROGRAMA DE AUDITORA
OBJETIVOS PROCEDIMIENTOS OBJETIVOS: Evaluar el sistema de control interno con la finalidad de establecer el grado eficiencia administrativa en el manejo de la cuenta. Determinar la razonabilidad de los saldos de la cuenta Caja. Determinar que todas las operaciones hayan sido registradas. Presentar el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones. PROCEDIMIENTOS: Pruebas de Cumplimiento Aplicar el cuestionario de control interno a fin de evaluar el cumplimiento de las normas de control interno. Pruebas suplementarias Elaborar cdulas Narrativas como
FECHA
A.M.M.N
A.M.M.N
A.M.M.N
A.M.M.N
A.M.M.N
COO
resultado de la Evaluacin del Control Interno. Efectuar Arqueos de Caja dejar constancia como un Papel de Trabajo. Realizar Cdulas Analticas para verificar Saldos de la cuenta Caja. Elaborado por: AMMN
A.M.M.N
A.M.M.N
CAJA
CONTROL: ALTO No se realizan arqueos de caja diariamente. No existe una persona encargada Comprobacin de para el control del valores registrados. efectivo. Falta de control interno. ELABORADO POR: A.M.M.N
Verificar que los desembolsos cumplan Revisin de con los procedimientos de caja al Las recaudaciones y de los procesos. diciembre de gastos son por medio de los procesos previa respectivos. autorizacin. Verificacin de los procedimientos para el registro y autorizacin de las operaciones de Arqueos a Revisin de los ingresos y gastos. rotativos y comprobantes nicos de chica. registro.
fondos de caja
los
FECHA:
Se practican arqueos sorpresivos diariamente en forma independiente a la cuenta caja. Los egresos son debidamente autorizados por las personas que tienen a su cargo estos valores. Al efectuar las diferentes transacciones se sustenta con la documentacin soporte segn el movimiento. Se deja constancia por medio de acta los arqueos sorpresivos. Se utiliza una cuenta de mayor auxiliar para la cuenta caja. Se archivan en forma cronolgica los comprobantes de depsito y retiro. Se establecen estados financieros peridicos tendientes a conocer saldos reales del componente caja. Se deposita todo ingreso u otro dinero recibido cualquiera que sea su concepto en forma intacta por lo menos al da siguiente. Existe una adecuada Segregacin de Funciones de autorizacin, recepcin y registro de las operaciones y custodia de los bienes en efectivo.
No se realizan arqueos.
La persona encargada de la recaudacin del efectivo tambin cumple con la funcin del control del mismo
COO
PERIODO: DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 10 Cuenta con un registro informtico para el registro adecuado de las operaciones. X 3 0 La Cooperativa cuenta con el programa Excel para el registro de las operaciones.
18 FECHA:
COO
1. VALORACIN PT= Ponderacin Total CT= Calificacin Total CP= Calificacin Porcentual
2. DETERMINACIN DE LOS NIVELES DE RIESGOS NIVELES DE RIESGO DE CONTROL ALTO MEDIO BAJO 60% 15-50% 51-75% 76-95% BAJO MEDIO ALTO NIVEL DE CONFIANZA 3. CONCLUSIN: En base a la revisin de la estructura del control interno y al rubro Cuentas Caja posterior a las pruebas de cumplimiento que constan en el cuestionario de control interno preparado para este deficiencias como: No se realizan Arqueos de Caja diariamente por lo que no se puede dejar constancia mediante acta el Efectivo recaudado. No existe adecuada segregacin de funciones, de autorizacin, recepcin y registro de las operaciones custodia de los valores en efectivo. No existe un sistema informtico adecuado para el registro de las operaciones.
Fecha:
COO
NO EXISTE ARQUEOS SORPRESIVOS Y PERIDICOS DEL EFECTIVO ASEGURAN EL MANEJO ADECUADO DE LOS INGRESOS COMENTARIO Al haber realizado la evaluacin del sistema de control interno se constat que no se realizan arqueos sorpresivos y peridicos al responsable de la recaudacin. Contraviniendo con la Norma de Control Interno N 405 - 09 ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO que expresa Los valores en efectivo, incluyendo los qu se encuentren en poder de los recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contable. Dichos arqueos se realizaran con la frecuencia necesaria para su debido control y registro CONCLUSIN En la entidad no se realizan arqueos peridicos de caja. RECOMENDACIONES Al Gerente de la Cooperativa se recomienda aplicar la NCI N 405 - 09, y a su vez delegar a una persona independiente del registro contable para que proceda a realizar dichos arqueos. ELABORADO POR: A.M.M.N REVISADO POR: C.E.B.C FECHA:
COO
NO EXITE SEGREGACION DE FUNCIONES Y ROTACIN DE LABORES COMENTARIO: Luego del anlisis y verificacin de las respuestas del cuestionario de control interno se realiz un seguimiento se determinndose que en la cooperativa la persona encargada de caja, es quien realiza en control de las operaciones del efectivo, por lo que se pudo comprobar que no existe segregacin de funciones adecuada. Incumpliendo con la Norma de Control Interno N 401 01 SEGREGACIN DE FUNCIONES Y ROTACIN DE LABORES, que expresa: La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera que exista independencia, separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares. CONCLUSIN: No existe separacin de funciones con relacin al control y recaudacin del efectivo. RECOMENDACIONES Al Gerente de la Cooperativa se recomienda incrementar una persona auxiliar en el rea de contabilidad para que realice el control del efectivo. ELABORADO POR: A.M.M.N REVISADO POR: C.E.B.C FECHA:
COO
COMENTARIO: Luego de haber realizado el anlisis con respecto a la cuenta caja se verifica que no cuenta con tecnologa avanzada para el registro, control y verificacin de las transacciones u operaciones del Efectivo de la Cooperativa, razn por la cual se estableci que no est cumpliendo con la Norma de Control Interno Nro. 410. 01. Organizacin Informtica. Que en su parte central dice: Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en un marco de trabajo para procesos de tecnologa de informacin que aseguren la transparencia y el control, as como el involucramiento de la alta direccin por lo que las actividades y procesos de tecnologa de informacin de la organizacin deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas tecnolgicos a nivel institucional; lo cual trae consigo el desconocimiento de los saldos reales diarios de la cuenta Caja, observndose un incumplimiento de la Norma. CONCLUSIN: No existe un sistema informtico (Organizacin Informtica) adecuada para el registro, control y verificacin de las operaciones. RECOMENDACIN: DIRECTIVOS A los Directivos de la Cooperativa la Adquisicin de un sistema Informtico para mejorar el control, registro y verificacin de esta cuenta y mantener informacin confiable, precisa y oportuna para la toma de decisiones y procedimientos de recaudacin del Efectivo.
ELABORADO: A.M.M.N
SUPERVISADO: C.E.B.C
FECHA:
COO
COO
COO
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS NCI: Normas de Control Interno NEA: Normas Ecuatorianas de Contabilidad NAGA: Normas de Auditora Generalmente Aceptadas PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados NIA: Normas Internacionales de Contabilidad
COO
NDICE DEL INFORME CONTENIDO CARATULA SIGLAS Y ABREVIATURAS NDICE CARTA DE PRESENTACIN CAPTULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA CAPTULO II RESULTADO DEL EXMEN ANEXOS
COO
CARTA DE PRESENTACIN
INGENIERA. Graciela Mara Aazco Pasto GERENTE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO SOCIO AMIGO Presente:
Hemos efectuado el examen especial a la cuenta Caja durante el periodo 01 al 31 de Diciembre del 2011. Nuestro examen se efectu de acuerdo a las Normas Ecuatorianas de Auditoria Generalmente Aplicables y Obligatorias en las entidades y organismos del sector privado, sometidas al control de la Contralora General del Estado, estas normas requieren que el examen sea debidamente planificado y ejecutado para obtener certeza razonable que la informacin y documentacin examinada, no contiene exposiciones errneas de carcter significativo igualmente que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad con las disposiciones legales y
reglamentarias vigentes, polticas y dems normas y procedimientos aplicables. Debido a la naturaleza del examen especial, los resultados se encuentran expresados Atentamente,
COO
CAPITULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA El presente examen especial se efecta en cumplimiento a la carta de contratacin N 001 al 01 de Enero del 2013. OBJETIVOS DEL EXAMEN Evaluar el sistema de control interno con la finalidad de establecer el grado eficiencia administrativa en el manejo de la cuenta.
Determinar la razonabilidad de los saldos de la cuenta Caja. Determinar que todas las operaciones hayan sido registradas.
ALCANCE DEL EXAMEN El examen cubrir las operaciones relativas a la Cuenta Caja del 01 al 31 de Diciembre del 2012. o BASE LEGAL La Cooperativa de Ahorro y Crdito fue creado mediante decreto ___ o PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES o o o o o o Constitucin Poltica del Estado Ley Orgnica De La Economa Popular Y Solidaria Y Del Sector Financiero Popular Y Solidario Estatutos de la Cooperativa Reglamento de Crditos Cdigo de Trabajo Resoluciones
COO
o OBJETIVOS DE LA ENTIDAD Ampliar coberturas financieras a las diferentes cantn, provincia y pas. Gestionar fondos para crditos en instituciones pblicas o privadas. Mejorar en el mbito social comunitario, generando fuentes de empleo y evitar as la emigracin interna y externa. o FINANCIAMIENTO sean estas comunidades del
COO
CAPITULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Cuenta: Caja
COO
COO
CAPTULO II RESULTADO DEL EXMEN Evaluacin del Sistema de Control Interno CUENTA: Caja ARQUEOS SORPRESIVOS Y PERIDICOS DEL EFECTIVO ASEGURAN EL MANEJO ADECUADO DE LOS INGRESOS
COMENTARIO Al haber realizado la evaluacin del sistema de control interno se constat que no se realizan arqueos sorpresivos y peridicos al responsable de la recaudacin. Contraviniendo con la Norma de Control Interno N 405 - 09 ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO que expresa Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentren en poder de los recaudadores de la entidad, estarn sujetos a verificaciones mediante arqueos peridicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia fsica y comprobar su igualdad con los saldos contable. Dichos arqueos se realizaran con la frecuencia necesaria para su debido control y registro CONCLUSIN En la entidad no se realizan arqueos peridicos de caja. RECOMENDACIN N 1 Al Gerente de la Cooperativa se recomienda aplicar la NCI N 405 - 09, y a su vez delegar a una persona independiente del registro contable para que proceda a realizar dichos arqueos.
COO
COMENTARIO Luego del anlisis y verificacin de las respuestas del cuestionario de control interno habindose realizado un seguimiento se determin que la cooperativa cuenta con una sola persona para el desempeo de las funciones contables, ya que la contadora tambin desempea el cargo de cajera de la entidad, por lo que se pudo comprobar que no existen segregacin de funciones adecuada. Incumpliendo con la Norma de Control Interno N 401 01 SEGREGACIN DE FUNCIONES Y ROTACIN DE LABORES, que expresa: La mxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrn cuidado al definir las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotacin de las tareas, de manera que exista independencia, separacin de funciones incompatibles y reduccin del riesgo de errores o acciones irregulares. CONCLUSIN No existe separacin de funciones en el manejo de la cuenta caja. Ya que la contadora cumple con ms funciones. RECOMENDACIN N 2 Al Gerente de la Cooperativa se recomienda incrementar una persona en el rea de contabilidad para que cumpla con las funciones de recaudadora.
COO
COMENTARIO: Luego de haber realizado el anlisis con respecto a la cuenta caja se verifica que no cuenta con tecnologa avanzada para el registro, control y verificacin de las transacciones u operaciones del Efectivo de la Cooperativa, razn por la cual se estableci que no est cumpliendo con la Norma de Control Interno Nro. 410.01. Organizacin Informtica. Que en su parte central dice: Las entidades y organismos del sector pblico deben estar acopladas en un marco de trabajo para procesos de tecnologa de informacin que aseguren la transparencia y el control, as como el involucramiento de la alta direccin por lo que las actividades y procesos de tecnologa de informacin de la organizacin deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas tecnolgicos a nivel institucional; lo cual trae consigo el desconocimiento de los saldos reales diarios de la cuenta Caja, observndose un incumplimiento de la Norma. CONCLUSIN No existe un sistema informtico (Organizacin Informtica) adecuada para el registro, control y verificacin de las operaciones. RECOMENDACIN N3 DIRECTIVOS A los Directivos de la Cooperativa la Adquisicin de un sistema Informtico para mejorar el control, registro y verificacin de esta cuenta y mantener informacin confiable, precisa y oportuna para la toma de decisiones y procedimientos de recaudacin del Efectivo.
COO
IDENTIDAD
28-01-2011
1103103478
Gerente
28-01-2011
0711020543 1109006789
28-01-2011 28-01-2011
1106789347
Cajera (2)
28-01-2011
COO
PERIODO: DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 ANEXO N 02 CRONOGRAMA DE APLICACIN DE RECOMENDACIONES VALOR AGREGADO Permitir informar los saldos reales y movimientos del libro caja. RESPONSABLES TIEMPO A CARGO CUMPLIR Contadora Inmediato
RECOMENDACIONES La contadora realizara diariamente arqueos de caja siendo necesario para el control de la cuenta caja. El Gerente incrementar a travs de su gestin El Gerente adquirir un sistema informtico acorde a la actividad operacional de la Cooperativa, para uso de Contadora y Cajeras.
FIRMAS
La obtencin de este paquete informtico permitir llevar un mejor control de las operaciones con respecto al efectivo.
Gerente
Inmediato
COO
PERIODO: DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 CONCLUSIONES: Con la ejecucin del Examen Especial, se determin la razonabilidad del saldo de la cuenta estudiada presentada en los Estados Financieros y basada en la documentacin soporte. Luego de la revisin de documentos de la cuenta caja se ha verificado la carencia de un control adecuado del efectivo mediante Arqueos de Caja, que sustente las transacciones que se realizan diariamente. La Cooperativa no cuenta con un paquete informtico especficamente en el Departamento Financiero y de Operaciones, que le permita llevar un registro y control adecuado de las operaciones realizadas. Al haber finalizado el anlisis se identific que no existe un conocimiento pertinente y coherente de las Normas de Control Interno por parte del personal, lo cual dificulta que cumplan en forma eficiente con sus funciones.
COO
PERIODO: DEL 01 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 RECOMENDACIONES: El Gerente tomar a consideracin el asesoramiento contable con el fin de obviar posibles errores u omisiones al momento de registrar las operaciones. Que la Contadora se vea en la obligacin de cumplir con el control del efectivo mediante los Arqueos de Caja, con la finalidad de conocer los saldos reales diariamente, y as dar a conocer al Gerente. El Gerente deber adquirir un sistema informtico adecuado para el registro y control de las operaciones de la Cooperativa. Que se realice la capacitacin para conocimiento del personal con respecto a las Normas de Control Interno vigentes en el pas.