KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

1.0 PENGENALAN

Keberkesanan dan kecekapan dalam menguruskan sesuatu jabatan adalah

komponen penting untuk meningkatkan kualiti kerja dalam pentadbiran dan

pengurusan sesebuah organisasi. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)

telah diperkenalkan pada tahun 1991 melalui Pekeliling Kemajuan Pentadbiran

Awam Bilangan 8/1991.

Kedua-dua dokumen ini dapat membantu dalam pengurusan dan dapat

menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Bagi kakitangan baru yang dilantik ke

jawatan baru, lazimnya mereka akan menjalankan kerja yang diamanahkan kepada

mereka berdasarkan pengetahuan dan pangalaman serta tunjuk ajar kakitangan

yang lebih pengalaman tanpa arahan dan panduan yang jelas. Kesannya,

kakitangan baru tidak mendapat input yang betul dan akan melaksanakan sesuatu

tindakan yang kurang tepat dalam membuat sesuatu keputusan.

Oleh itu, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja merupakan sumber tepat yang

boleh dijadikan panduan semasa menjalankan tugasnya dengan cekap dan

berkesan.

2.0 MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

2.1 DEFINISI

Manual Prosedur Kerja adalah satu dokumen rujukan yang menerangkan

tentang sistem-sistem yang terdapat di dalam sesebuah organisasi. Ia juga

mengandungi prosedur-prosedur kerja yang terperinci dan berperingkat atau

sequential bagi menyiapkan sesuatu kerja. MPK mengandungi maklumat

menyeluruh mengenai sejarah dan rasional penubuhan sesuatu jabatan atau

pejabat, fungsi. objektif, prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab

1
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

untuk melaksanakan prosedur tersebut. Ia digunakan sebagai rujukan untuk

peringkat Jabatan/ Pejabat.

Setiap tugas mempunyai peraturan dan proses tertentu. Tugas-tugas yang

dijalankan mesti mengikut prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan supaya

tidak akan menimbulkan sebarang ketidakcekapan, kelewatan dan pembaziran

masa. Oleh yang demikian, kewujudan MPK adalah supaya pegawai-pegawai yang

baru khususnya dapat mengetahui fungsi keseluruhan dan juga tanggungjawab

serta peranan yang dikendalikan oleh jabatan tersebut.

Selain itu, MPK juga memainkan peranan yang penting kepada pihak

pengurusan kerana ianya membolehkan pembaikan sistem dan prosedur kerja.

Pembaikan ini adalah melalui peningkatan kecekapan, produktiviti, kualiti dan

keberkesanan jabatan secara keseluruhan.

2.2 FAEDAH MANUAL PROSEDUR KERJA

Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan MPK. Salah satu

daripadanya adalah ia dapat memberi hala tuju yang jelas kepada Jabatan

supaya usaha dijalankan selaras dengan matlamat penubuhan jabatan tersebut.

Selain itu ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan sesuatu

program, projek dan aktiviti Jabatan.

MPK juga merupakan dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam

sesebuah Jabatan/Pejabat . MPK dapat memberi gambaran secara grafik ke

atas tindakan-tindakan dalam satu aktiviti atau prosedur dan setiap langkah atau

tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul dan memperlihatkan

peringkat permulaan dan peringkat selesai secara ringkas.

Ini dapat memberi kefahaman kepada staf mengenai tugas dan

tanggungjawab masing-masing serta dijadikan asas kepada penilaian

2
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

keberkesanan Jabatan. MPK juga bertujuan untuk menetapkan keutamaan

sesuatu jabatan untuk jangka panjang dan mewujudkan keseragaman dalam

cara menjalankan kerja dan mengurangkan kesilapan operasi semasa

menjalankan tugas.

2.3 KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA

LATAR BELAKANG
JABATAN / PEJABAT

OBJEKTIF
SENARAI BORANG- JABATAN / PEJABAT

BORANG YANG

DIGUNAKAN

MANUAL
CARTA ALIRAN CARTA
PROSEDUR
JABATAN / PEJABAT
KERJA AKTIVITI- KERJA
AKTIVITI UTAMA

FUNGSI-FUNGSI
UTAMA
PROSES KERJA
JABATAN/PEJABAT
AKTIVITI-AKTIVITI
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI
UTAMA
FUNGSI –FUNGSI UTAMA

Merujuk kepada rajah peta minda di atas, Manual Prosedur Kerja mengandungi
lapan perkara utama seperti berikut:
(i) Latarbelakang Jabatan/Pejabat
(ii) Objektif Jabatan/Pejabat
(iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat & Piagam Pelanggan
(iv) Fungsi-fungsi utama
(v) Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama
(vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti utama
(vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama
(viii) Senarai borang-borang yang digunakan

3
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

3.0 FAIL MEJA (FM)

3.1 Definisi

Merujuk kepada pekeliling PKPA Bil. 8/1991, Fail Meja (FM) merupakan satu

dokumen rujukan bagi peringkat individu yang menjelaskan peranan seseorang

pegawai dalam jawatan yang disandangnya. FM adalah satu pekeliling panduan

untuk setiap pegawai tentang setiap peranan dan tugas harian yang perlu diikuti.

Apabila mereka jelas mengenai hala tuju pejabat/ jabatan dan peranan yang perlu

dilaksanakan, tugas mereka dapat dijalankan dengan cekap dan sempurna serta

mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja.

3.2 Tujuan Fail Meja

FM bertujuan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu

dalam jabatan serta sebagai panduan terperinci mengenai segala tugas individu dan

sebagai panduan bagi setiap individu menjalankan tugas dengan cekap. Selain itu,

FM bertujuan untuk menjelaskan segala peraturan dan undang-undang serta

tanggungjawab individu dalam jabatan. FM merupakan latihan untuk pegawai-

pegawai yang baru dilantik atau yang ditukarkan.

3.3 Penyediaan Fail Meja

Langkah-langkah bagi penyediaan FM adalah seperti berikut:

1) Sertakan objektif pejabat yang telah disediakan bagi MPK

2) Sediakan objektif Bahagian atau Unit

3) Tandakan kedudukan bahagian / unit di dalam carta organisasi

4) Sediakan carta organisasi bahagian / unit dan tandakan kedudukan pegawai

di dalam bahagian / unit

5) Senaraikan tugas, tanggungjawab dan hubungan kerja pegawai berkenaan

6) Senaraikan peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti utama

4
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

7) Senaraikan semua proses kerja

8) Senaraikan semua pegawai yang berkenaan yang memberi kelulusan

9) Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan

10)Sediakan carta aliran kerja

11) Sediakan senarai semak bagi tiap-tiap tugas

12)Rekodkan norma kerja yang ada

13)Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai

14)Sediakan format senarai tugas harian

15)Gunakan norma-norma kerja yang ada pada jadual norma kerja

3.4 Kandungan Fail Meja

Fail meja mengandungi 14 perkara utama seperti yang ditunjukkan dalam

rajah di bawah.

Objektif
Senarai Tugas Jabatan/Pejabat Objektif
Harian Bahagian/Unit

Carta Organisasi
Norma Kerja Jabatan/Pejabat

Carta Organisasi
Senarai Borang-borang Kedudukan Pegawai
Yang Digunakan

FAIL MEJA Senarai

Senarai Jawatankuasa Tugas/Kuasa &
yang Dianggotai Hubungan

Peraturan-peraturan
Senarai Undang- Pentadbiran
undang/Peraturan

Senarai Semak/ Proses Kerja

Check List

Carta Aliran Kerja

5
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

4.0 PERBEZAAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA

Secara umumnya, Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM)

mempunyai beberapa perbezaan antara satu sama lain. Jadual di bawah

menunjukkan beberapa perbezaan yang ringkas antara kedua-duanya.

Manual Prosedur Kerja ( MPK ) Fail Kerja ( FK)

 Dokumen rujukan peringkat  Dokumen rujukan peringkat

jabatan. individu atau jawatan.

 Berasaskan fungsi dan bidang  Berasaskan tugas dan

tugas jabatan. tanggungjawab individu.

 Satu MPK untuk satu jabatan.  Satu FM bagi satu jawatan.
 Mengandungi maklumat  Mengandungi maklumat atau

menyeluruh mengenai semua panduan untuk mengendalikan

aktiviti dalam jabatan. tugas yang ditetapkan bagi satu-

satu jawatan.

Berdasarkan jadual di atas, perbezaan kedua-dua dokumen rujukan ini

akan di jelaskan dengan lebih terperinci lagi. Perbezaan pertama ialah Manual

Prosedur Kerja (MPK) merupakan dokumen bagi semua pegawai atau staf di

peringkat jabatan. MPK ini berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan seperti

sejarah, rasional penubuhan, objektif, fungsi, prosedur kerja, dan pegawai atau staf

yang dipertanggungjawabkan melaksanakan prosedur tersebut. Ia merupakan

rujukan dalam pembentukan struktur dan fungsi atau objektif jabatan atau pejabat

dan membolehkannya berfungsi dengan cekap dan berkesan. Fail Meja (FM) pula

merupakan dokumen rujukan rasmi bagi individu atau jawatan yang mengandungi

senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam sesuatu jawatan. Ia

berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam

sesuatu jabatan.

6
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

MPK dan FM ialah dokumen rujukan pada peringkat yang berbeza. Namun

begitu, setiap jabatan/pejabat perlu ada kedua-duanya. Setiap satu MPK adalah

untuk satu jabatan sahaja, manakala FM adalah bagi satu jawatan. Hanya satu

MPK bagi satu jabatan, sementara fokus utama FM adalah untuk individu. Dengan

itu, setiap individu bagi setiap jabatan atau pejabat haruslah mempunyai FM yang

tersendiri.

Perbezaan yang seterusnya, MPK adalah dokumen yang mengandungi

maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti yang berasaskan fungsi, dan bidang

tugas jabatan atau pejabat. Dengan maklumat ini, individu dalam jabatan atau

pejabat dapat mengetahui hala tuju yang perlu diikuti dan dipatuhi semasa

menjalankan tugas. Dokumen ini juga menetapkan fungsi jabatan atau pejabat serta

pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit. Ini membolehkan setiap

individu mengetahui parameter masing-masing serta mengetahui tugas-tugas

bahagian/unit individu lain dalam pejabat/jabatan. MPK juga menunjukkan Rantaian

Perintah untuk membantu Ketua Jabatan memberi arahan, mengawal kerja,

mempercepatkan proses membuat keputusan. FM pula mengandungi maklumat

atau panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

berpandukan tugas, dan tanggungjawab individu. Ini merupakan panduan tentang

kedudukan individu dalam pejabat/jabatan. FM dapat membantu meningkatkan

kecekapan dan kesempurnaan perjalanan tugas melalui garis panduan yang

lengkap dan terperinci. Dokumen ini turut menyatakan senarai tugas kuasa dan

hubungan kerja untuk membantu pegawai mengurus tanggungjawab mereka,

mengetahui had kuasa serta menjelaskan hubungan kerja antara staf. Biasanya, FM

ini ditempatkan di atas meja para pegawai.

7
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

Selain itu, perbezaan yang lain adalah MPK mengandungi maklumat

menyeluruh tentang aktiviti dalam jabatan yang digambarkan dalam bentuk carta.

Setiap jabatan atau pejabat mempunyai carta organisasi yang tersendiri sebagai

panduan dan rangka kerja bagi semua aktiviti jabatan. MPK didokumentasikan

secara sistematik iaitu dengan mewujudkan beberapa unit atau seksyen atau

bahagian untuk melaksanakan aktiviti. Contohnya, Bahagian Gaji hanya beroperasi

untuk urusan-urusan yang berkaitan dengan gaji sahaja. FM pula mengandungi

maklumat atau panduan dalam pengendalian tugas bagi sesuatu jawatan. Setiap

jawatan dalam Perkhidmatan Awam dinyatakan senarai tugas, tanggungjawab dan

bidang kuasa yang terperinci supaya pegawai dapat menjalankan tugas dengan

cekap dan berkesan.

FM merupakan dokumen yang wajib disediakan bagi satu jawatan dan lebih

memfokuskan kepada tugas individu. Tujuannya adalah untuk meningkatkan lagi

tahap kecekapan penjawat awam dalam menjalankan tugas masing-masing.

Manakala penyediaan MPK lebih khusus untuk penggunaan pejabat sahaja. MPK

disediakan khas untuk meningkatkan lagi kecekapan dan keupayaan jabatan

tersebut secara menyeluruh. Setiap individu bagi setiap jabatan dan pejabat

mempunyai dan menyediakan FM.

Perbezaan yang terakhir pula ialah segala proses, peraturan, pegawai yang

bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dapat dikenalpasti dengan

merujuk MPK. Tetapi FM memberikan panduan terperinci mengenai tugas harian

setiap individu. Dengan adanya MPK dan FM diharapkan kedua-duanya dapat

dijadikan rujukan utama pejabat dan jabatan untuk melaksanakan tugas dan

tanggungjawab dengan cekap dan berkesan.

8
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

Di dalam FM disediakan panduan yang terperinci tentang tugas harian setiap

individu. MPK pula lebih menerangkan secara menyeluruh tentang segala proses

peraturan pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja bagi pegawai dalam

jabatan.

5.0 KESIMPULAN

Secara keseluruhannya, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja memainkan

peranan penting bagi melancarkan perjalanan kerja sesebuah organisasi. Selain itu,

dua perkara ini saling melengkapi antara satu sama lain. Tanpa Fail Meja sebagai

tunjang kepada Manual Prosedur Kerja, sesuatu organisasi tidak akan seragam,

sistematik dan cekap.

Manual Prosedur Kerja lebih fokus kepada dokumen rujukan untuk pihak

jabatan dimana ia menerangkan fungsi dan bidang tugas sesebuah jabatan

manakala Fail Meja pula menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab serta cara

menjalankan tugas yang telah ditetapkan.

Oleh itu, berikut merupakan rumusan kepentingan Manual Prosedur Kerja

dan Fail Meja:

 Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan

rujukan rasmi.

 Mewujudkan keseragaman dalam kaedah menjalankan kerja.

 Menentukan peratuan jabatan/pejabat dipatuhi.

 Mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

 Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru.

 Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan

lain.

9
KURSUS INDUKSI 2009 KUMPULAN A 8

 Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan

penambahbaikan sistem dibuat.

 Mengurangkan arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja.

 Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

Justeru, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah amat penting bagi

menghasilkan satu kerja yang berkualiti, berkesan dan cekap. Ia bertindak sebagai

sumber rujukan dan garis panduan bagi sesebuah organisasi terutama bagi sumber

tenaga baru.

10