Puc Entidades Publicas

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA
Modelo Instrumental
MODELO INSTRUMENTAL
DESARROLLOS INTERINSTITUCIONALES
Contadura General de la Nacin
Manual de Procedimientos
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TABLA DE CONTENIDO 5 5.1 5.1.1 PROCEDIMIENTOS RELATIVOS INTERINSTITUCIONALES ESPECIFICOS Sector salud Instrucciones para el tratamiento administrativo y contable del proceso de facturacin que adelantan las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas Objetivos mbito de aplicacin Instrucciones para el tratamiento administrativo y contable de las glosas efectuadas a la facturacin expedida por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas Objetivos mbito de aplicacin Aspectos conceptuales Proceso administrativo y aplicacin contable Instrucciones para el tratamiento contable de las operaciones de traspaso de bienes y donaciones que realizan las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas Objetivos mbito de aplicacin Aplicacin contable Instrucciones para la identificacin y flujo de los documentos que sirven de soporte contable a las operaciones que adelantan las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS Pblicas Objetivos mbito de aplicacin Aspectos conceptuales Instrucciones para el tratamiento contable de los costos de produccin de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS Pblicas Objetivos mbito de aplicacin Aplicacin contable Tratamiento contable que deben aplicar las entidades territoriales y las
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DESARROLLOS
5.1.1.1 5.1.1.2 5.1.2
5.1.2.1 5.1.2.2 5.1.2.3. 5.1.2.4 5.1.3
5.1.3.1 5.1.3.2. 5.1.3.3 5.1.4
5.1.4.1 5.1.4.2 5.1.4.3 5.1.5 5.1.5.1 5.1.5.2 5.1.5.3 5.1.6
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Direcciones de salud para el registro de las operaciones relacionadas con los recursos que financian el sector salud 5.1.6.1 5.1.6.2 5.1.6.3 5.1.6.4 5.1.6.5 5.1.6.6 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 Objetivos mbito de aplicacin Aspectos conceptuales y jurdicos Procedimiento contable Tratamiento contable de las operaciones relacionadas con los recursos que financian el sector salud en las entidades territoriales Tratamiento contable de las operaciones relacionadas con la ejecucin de los recursos que financian el sector salud Instrucciones relativas al tratamiento contable de las reservas probadas de hidrocarburos y su explotacin Objetivos mbito de aplicacin Aplicacin contable Procedimiento contable para el desarrollo e implantacin del programa Computadores para educar Objetivos mbito de aplicacin Aspectos conceptuales Aplicacin contable
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5. PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A DESARROLLOS INTERINSTITUCIONALES ESPECIFICOS 5.1 Sector salud 5.1.1 Instrucciones para el tratamiento administrativo y contable del proceso de facturacin que adelantan las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS Pblicas 5.1.1.1 Objetivos 5.1.1.1.1 General Propender porque en el proceso de facturacin se incorpore el total de actividades, procedimientos e intervenciones adelantados por las IPS pblicas, en la prestacin de los servicios de salud a los usuarios, de acuerdo con el manual de procedimientos y tarifas establecidos en las relaciones contractuales, con el fin de contribuir a la generacin de informacin consistente, razonable y til en la toma de decisiones. 5.1.1.1.2 Especficos Colaborar en el desarrollo e implementacin del nuevo esquema de Seguridad Social en Salud. Garantizar a sus clientes, tanto internos como externos, informacin oportuna y veraz sobre los servicios de salud prestados a un usuario y los costos de la atencin. Dotar de herramientas efectivas que permitan dar a conocer la realidad econmica del Sistema y orientar a los gerentes en la toma de decisiones oportunas y acertadas. Retroalimentar con informacin a las diferentes dependencias que participan en el proceso de facturacin en la Institucin. Disear e implementar los instrumentos bsicos para la captura de informacin de los diferentes servicios, suficiente para permitir la elaboracin de una factura, producto de la atencin brindada. Dar herramientas que permitan crear mecanismos de control en las diferentes etapas del proceso de prestacin de servicios y cruces de informacin con las dems dependencias de la Institucin. Efectuar el anlisis de la participacin y colaboracin de cada una de las reas dentro del proceso de facturacin.
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Suministrar informacin estadstica y contable como documentos de anlisis y soporte de las reas financieras y asistencial, lo cual apoyar la toma de decisiones de la alta gerencia. Establecer la cuantificacin y participacin de las Unidades de Produccin en los ingresos de la Institucin por venta de servicios. Colaborar en la determinacin del estado de cartera por servicios prestados a la dependencia de Cartera. Liquidar los servicios prestados y generar facturas
5.1.1.2. mbito de aplicacin El presente procedimiento deber ser aplicado por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas. 5.1.1.3. Aspectos conceptuales 5.1.1.3.1 Identificacin del proceso de facturacin Corresponde al conjunto de actividades que permiten liquidar y cuantificar la prestacin de los servicios de salud que conlleva la atencin del usuario. En el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS y acorde con el nuevo modelo de prestacin de servicios que cambia el subsidio a la oferta por el subsidio a la demanda, las Instituciones prestadoras de servicios de salud IPS, como cualquier empresa productora de bienes o servicios, debe garantizar su subsistencia mediante la produccin y venta de servicios asistenciales. Por lo anterior y de conformidad con disposiciones legales, toda IPS pblica debe facturar y para ello se hace necesario organizar y estructurar dependencias de Facturacin adecuadas que permitan registrar y liquidar de forma sistemtica e individual, con base en las tarifas respectivas, los servicios de salud prestados a todos los usuarios y generar un documento soporte para el cobro y recaudo posterior. 5.1.1.3.2 Insumos y productos del proceso de facturacin 5.1.1.3.2.1 Entradas Un contrato o convenio y un manual de tarifas, los cuales sirven de base para facturar los servicios prestados a un paciente. Varios contratos pueden utilizar un mismo manual de tarifas o ms (Manuales del Seguro Obligatorio de Accidentes de Transito -SOAT y del Instituto de Seguros Sociales - ISS).
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Soportes o documentos que deben llegar del rea de admisiones del hospital, donde indiquen los ingresos (hoja de admisin) de los pacientes, los traslados de camas y pabellones y, los egresos (salidas) de los mismos. Otros soportes o documentos de apoyo que envan los distintos servicios mdicos del hospital en que informan los procedimientos, exmenes y suministros que fueron realizados o aplicados a un paciente. (Registro individual de atencin RIA)
5.1.1.3.2.2 Salidas La principal salida de un rea de facturacin es la factura individual por paciente por concepto de servicios prestados al mismo. Esta debe cumplir estrictamente los requisitos legales y contractuales en cuanto a presentacin, soportes, fechas, liquidacin y formatos, entre otros. Tambin un hospital requiere internamente informacin que se genera en facturacin y que debe ser distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta informacin est compuesta de reportes a la gerencia, a las reas administrativas y a las reas mdicas.
5.1.1.3.3. Usuarios 5.1.1.3.3.1 Usuarios que realizan pagos en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS Los vinculados que pagan las cuotas de recuperacin definidas de acuerdo con el proceso de estratificacin y negociacin, determinados al interior de cada institucin. Los particulares que pagan la totalidad de los servicios recibidos Los afiliados al rgimen contributivo que cancelan las cuotas moderadoras y copagos, cuando en el contrato celebrado entre IPS y Empresas Promotoras de Salud -EPS, ha quedado establecido su recaudo por parte de la IPS. Los afiliados al rgimen subsidiado que cancelan los copagos de acuerdo al nivel socio econmico en el cual est clasificado el usuario en las ARS, cuando en el contrato celebrado con la IPS, ha quedado establecido su recaudo por parte de sta.
5.1.1.3.3.2 Usuarios que no realizan pagos en la IPS por la atencin en Salud Poblacin vctima de accidentes de trnsito Poblacin vctima de eventos catastrficos y terroristas Poblacin que recibe los servicios de acciones de salud pblica Poblacin usuaria de servicios de atencin inicial de urgencias Poblacin de mujeres en embarazo, de nios menores de un ao, indgena e indigente, cualquiera que fuese su tipo de vinculacin al Sistema de Seguridad Social en Salud.
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5.1.1.4. Subcuentas habilitadas en el catlogo general de cuentas del plan general de contabilidad pblica para el registro de los derechos de las IPS 140901 - Plan obligatorio de salud POS EPS Es el derecho que tiene la IPS por la prestacin de servicios de salud, en desarrollo de contratos celebrados con las EPS, para la atencin de los afiliados al rgimen contributivo, incluyendo la proteccin integral a las familias, a la maternidad y enfermedad general, en las fases de promocin y fomento de la salud y, prevencin, diagnstico, tratamiento y rehabilitacin para todas las patologas. Adicionalmente incluye, el suministro de medicamentos esenciales. 140902 - Plan complementario EPS Es el derecho que tiene la IPS por la prestacin de servicios de salud, en desarrollo de contratos con EPS para la atencin de planes complementarios, los cuales comprenden actividades, intervenciones y procedimientos no incluidos en el Plan obligatorio de salud POS. 140903 - Plan subsidiado de salud POSS - ARS Es el derecho que tiene la IPS por la prestacin de servicios de salud, en desarrollo de contratos celebrados con las Administradoras del rgimen subsidiado - ARS, para la atencin de los afiliados a este rgimen, a travs del pago de una cotizacin subsidiada total o parcialmente. Incluye acciones de promocin y prevencin, atencin ambulatoria, hospitalaria de menor complejidad, atencin a la madre gestante, al menor de un ao y atencin para enfermedades de alto costo. 140904 - Servicios de Salud - IPS privadas Es el derecho que tiene la IPS por la prestacin de servicios de salud, en desarrollo de contratos con IPS de naturaleza privada. 140905 - Empresas de medicina prepagada - EMP Es el derecho que tiene la IPS de cobrarle a una Empresa de medicina prepagada, por la prestacin de servicios de salud. La medicina prepagada es el sistema organizado y establecido por entidades autorizadas, para la atencin mdica, incluidos en un plan de salud preestablecido, mediante el cobro de un precio regular previamente acordado.
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140906 - Servicio de salud - Compaas aseguradoras Es el derecho que tiene la IPS de cobrarle a las compaas aseguradoras, por la prestacin de servicios de salud, en cumplimiento de plizas tales como: pliza de vida, pliza blanca estudiantil. 140907 - Servicios de salud - Particulares Es el derecho que tiene la IPS de cobrar el valor total del servicio de salud, a los particulares que as lo soliciten. 140909 - Servicios de salud IPS pblicas Es el derecho que tiene la IPS de cobrar el valor correspondiente a la prestacin de servicios a pacientes remitidos por otra IPS pblica, en cumplimiento de contratos o convenios. 140910 - Servicios de salud - Entidades con rgimen especial Es el derecho que tiene la IPS de cobrar el valor correspondiente a la prestacin de servicios a pacientes vinculados con entidades especiales, tales como: Fuerzas militares, Polica nacional, Ejrcito, Ecopetrol e Inpec. 140911 - Atencin con cargo al subsidio a la oferta Es el derecho que tiene la IPS de cobrar, en cumplimiento de contratos o convenios, el valor correspondiente a la prestacin de servicios a la poblacin pobre y vulnerable que no tiene capacidad de pago, mientras se afilia al rgimen subsidiado, a los afiliados en perodo de carencia y a quienes demandan servicios no incluidos en el POS subsidiado. 140912 - Riesgos profesionales - ARP Es el derecho que tiene la IPS de cobrarle a las Administradoras de riesgos profesionales ARP, el valor correspondiente a la prestacin asistencial brindada a los asegurados, que sobrevenga por causa del trabajo y que produzca en el trabajador, una lesin orgnica o una perturbacin funcional. 140913 - Cuota de recuperacin Es el derecho que tiene la IPS de cobrar al vinculado de acuerdo con su estratificacin, a los afiliados en perodos de carencia y a quienes demandan servicios no incluidos en el POS subsidiado. 140914 - Atencin accidentes de trnsito SOAT Compaas de seguros
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Es el derecho que tiene la IPS de cobrar a las Compaas aseguradoras que operan el ramo del seguro obligatorio de accidentes de trnsito - SOAT, los servicios prestados como consecuencia de accidentes de trnsito, de acuerdo con lo establecido en las disposiciones legales. 140915 Reclamaciones FOSYGA - ECAT Es el derecho que tiene la IPS de cobrar, con cargo a los recursos del Fondo de Solidaridad y Garanta en Salud - FOSYGA, el valor correspondiente a la atencin en salud de las personas vctimas de eventos catastrficos tales como: desastres naturales, tecnolgicos, actos terroristas y otros eventos considerados y aprobados por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud - CNSSS. As mismo, incluye el valor de los servicios prestados como consecuencia de accidentes de trnsito, cuando stos superan los quinientos salarios mnimos legales diarios vigentes cubiertos por la pliza del SOAT, sin que sobrepase en 300 salarios mnimos legales diarios vigentes adicionales. 140916 - Convenios FOSYGA Trauma mayor y desplazados Es el derecho que tienen las IPS de cobrar, con cargo a los recursos del Fosyga, el valor de los servicios por atencin de vctimas de trauma mayor ocasionados por la violencia, de la poblacin afiliada al rgimen subsidiado, en los eventos no cubiertos por el POS-S y, de los vinculados sin capacidad de pago. Igualmente incluye, el valor correspondiente a la atencin mdica y quirrgica de las personas desplazadas por causas de la violencia poltica, considerado por el CNSSS como un evento catastrfico. 140917 Ministerio de Proteccin y Seguridad Social Recursos del IVA Social Es el derecho que tiene la IPS de cobrar el valor correspondiente por la prestacin de servicios de salud a pacientes que pertenecen al programa de IVA Social, de acuerdo con metodologa establecida por el Ministerio de Proteccin y Seguridad Social. 5.1.1.5. Otros aspectos administrativos 5.1.1.5.1 Riesgos profesionales La IPS que atienda a un afiliado al sistema general de riesgos profesionales, debe informar a la EPS y ARP correspondientes, dentro de los dos das hbiles siguientes a la ocurrencia del accidente de trabajo o al diagnstico de la enfermedad profesional. 5.1.1.5.2 Atencin accidentes de trnsito SOAT Compaas de seguros El Decreto 1283 de 1996, establece los procedimientos y los soportes requeridos para la presentacin de estas cuentas, como son el Formulario nico de reclamacin adoptado por
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el Ministerio de proteccin y Seguridad Social (FUSOAT 01) y el formulario para el trmite de la cuenta de cobro. (FUSOAT 02). La pliza del SOAT, cubre los gastos de atencin mdico quirrgica hasta por el equivalente a 500 Salarios mnimos legales diarios vigentes El accidente de trnsito se acredita con cualquiera de los siguientes documentos: Certificado de atencin mdica. Debe contener nombres, documento de identificacin, edad de la vctima, fecha y hora de atencin y, descripcin de los hallazgos clnicos o certificado de medicina legal. Certificacin expedida por la autoridad de trnsito o polica competente o en su defecto fotocopia del croquis del accidente, expedido por la autoridad de trnsito. Denuncia penal de ocurrencia del accidente. Esta denuncia puede ser presentada por cualquier persona ante autoridad competente, cuando el hecho haya sido ocasionado voluntariamente o por manipulacin criminal y sea posible la identificacin del responsable. Las entidades aseguradoras pagarn a la IPS, dentro de los 30 das siguientes a la fecha de presentacin de la reclamacin debidamente diligenciada. Si transcurrido este plazo la Compaa Aseguradora no ha efectuado el pago, sta reconocer y pagara la tasa de inters de mora correspondiente. 5.1.1.5.3 Reclamaciones FOSYGA - ECAT El monto mximo por servicios medico quirrgicos es 800 SDMLV. La acreditacin de condicin de vctima de un evento catastrfico, requiere los siguientes procedimientos: Diligenciar el formulario nico de reclamacin para eventos catastrficos expedido por el Ministerio de proteccin y Seguridad Social - Formato FOSGA -01 Diligenciar la cuenta de cobro - Formato FOSGA 02. Certificacin en la cual conste que el paciente est incluido en el censo de vctimas elaborado por las autoridades competentes.
5.1.1.5.4 Convenios FOSYGA Trauma mayor y desplazados La prestacin de los servicios de salud por concepto de trauma mayor y desplazados, con cargo a los recursos del FOSYGA, no requiere por parte de la IPS, anexar facturas, recibos o frmulas para su reconocimiento y pago, sin perjuicio que dichos comprobantes se conserven en la IPS para las verificaciones a que haya lugar, por parte del Ministerio de proteccin y Seguridad Social y de la Superintendencia nacional de salud.
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5.1.1.5.5 IVA Social La acreditacin de calidad de beneficiario del programa se hace con alguno de los siguientes documentos: Constancia de la trabajadora social que certifica que el paciente pertenece a la poblacin vinculada, previa certificacin de la Alcalda. Copia de clasificacin de SISBEN. Fotocopia del carnet entregado por la IPS, con el logotipo del Ministerio de proteccin y Seguridad Social y de la Institucin, donde conste que el paciente pertenece al programa de Iva Social. (Opcional)
5.1.1.6. Aplicacin contable 5.1.1.6.1 Contratos de capitacin Contrato celebrado entre las instituciones prestadoras de servicios de salud y las entidades administradoras de los recursos del sistema, el cual consiste en que por una suma fija predeterminada que paga la administradora, el prestador se obliga a efectuar a su cargo los servicios, independientemente de su frecuencia o demanda. Estos contratos pueden pactarse con pago vencido o anticipado. 5.1.1.6.1.1 Pago vencido Un hospital realiza un contrato de capitacin con una EPS, para la atencin del Plan obligatorio de salud POS, por valor de $360.000.000 por un ao, pagadero mes vencido. La causacin del ingreso debe efectuarse con base en los servicios facturados al paciente, mediante el siguiente registro: Cdigos 1409 140901 4312 4312XX Cuentas SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva Dbitos XXX XXX Crditos
Al finalizar el mes debe compararse el valor de la facturacin con el valor del contrato. Pueden ocurrir dos situaciones:
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Que el valor facturado supere el valor del contrato.
Asumiendo que el valor facturado fue de $33.000.000 y el valor del contrato en el mes de $30.000.000, debe elaborarse una nota crdito interna, por la diferencia, la cual debe registrarse de la siguiente manera: Cdigos 5111 511160 1409 140901 Cuentas GENERALES Margen en la contratacin servicios de salud SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos $3.000.000 $3.000.000 Crditos
Que el valor facturado sea inferior al valor del contrato
Si el valor facturado fue de $28.000.000 y el valor del contrato en el mes de $30.000.000, debe elaborarse una nota dbito interna, por la diferencia, la cual debe registrarse como se indica a continuacin: Cdigos 1409 140901 4312 431298 Cuentas SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS SERVICIOS DE SALUD Margen en la contratacin de servicios de salud Dbitos $2.000.000 $2.000.000 Crditos
5.1.1.6.1.2 Pago anticipado Si en el contrato de capitacin celebrado se pact el pago mes anticipado, los registros a efectuar son los siguientes: - En el momento de recibir el pago Cdigos 1105 110501 2910 291007 Cuentas CAJA Caja principal INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Ventas Dbitos $30.000.000 $30.000.000 Crditos
En la medida que se facturen los servicios al paciente, se reconoce el ingreso y se amortiza el diferido, mediante el siguiente registro: Cdigos 2910 291007 4312 4312XX Cuentas INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Ventas SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva Dbitos XXX XXX
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Crditos
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En caso de presentarse diferencias entre el valor facturado y el valor del contrato, debe procederse de la siguiente manera: Si el valor facturado supera el valor del contrato.
En este caso, la amortizacin del diferido se agota en los $30.000.000. A partir de all, se causa el ingreso por la diferencia, mediante el siguiente registro: Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 5111 GENERALES 511160 Margen en la contratacin de servicios de salud XXX 4312 SERVICIOS DE SALUD 4312XX Subcuenta respectiva XXX Si el valor facturado es inferior al valor del contrato.
En este caso, la diferencia se amortiza mediante el siguiente registro: Cdigos 2910 291007 4312 431298 Cuentas INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Ventas SERVICIOS DE SALUD Margen en la contratacin de servicios de salud Dbitos XXX XXX Crditos
5.1.1.6.2 Contratos por evento Contrato celebrado entre las instituciones prestadoras de servicios de salud y las entidades administradoras de los recursos del sistema, el cual consiste en que la IPS factura los servicios prestados a los usuarios, de acuerdo con los trminos contractuales y la administradora asume el pago de dicha prestacin. Estos contratos pueden pactarse con pago vencido o anticipado. 5.1.1.6.2.1 Pago vencido Una IPS contrata por evento con una EPS la prestacin de servicios de salud para la atencin de Plan obligatorio de salud POS. En el contrato se pacta que las cuotas moderadoras y copagos sern recaudados por la IPS y abonados a la cuenta por cobrar a la EPS. Se factura la prestacin de servicios a un paciente por valor de $1.000.000 con una cuota moderadora de $ 5.000. El registro contable es el siguiente:
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Causacin del ingreso Cuentas SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva Dbitos $1.000.000 $1.000.000 Crditos
Cdigos 1409 140901 4312 4312XX
Recaudo de la cuota moderadora
De acuerdo con la ley, la cuota moderadora es un ingreso de la EPS, razn por la cual cuando la IPS efecte el cobro de dicho concepto, debe registrarlo como un recaudo a favor de terceros, mediante el siguiente registro: (El recibo de caja debe expedirse a nombre de la EPS, identificando el nombre del usuario) Cdigos 1105 110501 2905 290503 Cuentas CAJA Caja principal RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Ventas por cuenta de terceros Dbitos $5.000 Crditos
$5.000
Abono del recaudo de la cuota moderadora a la cuenta por cobrar a la EPS Cuentas RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Ventas por cuenta de terceros SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos $5.000 Crditos
Cdigos 2905 290503 1409 140901
$5.000
Al final del mes al realizar la cuenta de cobro a la EPS, debe descontarse del valor de la facturacin $1.000.000, el valor recaudado por concepto de copagos y cuotas moderadoras $5.000, con el fin de que la EPS gire la diferencia, es decir, $995.000. Si dentro del contrato no se pacta que la cuota moderadora sea abonada a la cuenta por cobrar a la EPS, la IPS debe efectuar el giro, mediante el siguiente registro: Cuentas RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Ventas por cuenta de terceros BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva Dbitos $5.000 Crditos
Cdigos 2905 290503 1110 1110xx
$5.000
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5.1.1.6.2.2 Pago anticipado Cuando como resultado del contrato se recibe el pago anticipadamente, el registro que debe efectuarse, es el siguiente: Cdigos 1105 110501 2910 291007 Cuentas CAJA Caja principal INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Ventas Dbitos XXX XXX Crditos
En la medida que se presta el servicio, se causa el ingreso, mediante la amortizacin del diferido Cdigos 2910 291007 4312 4312xx Cuentas INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Ventas SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva Dbitos XXX XXX Crditos
5.1.1.6.3 Contratos para atencin a vinculados La Direccin Seccional de salud realiza un convenio o contrato para la prestacin de servicios de salud con una IPS, por valor de $100.000.000 mensuales, para la atencin a vinculados, distribuidos de la siguiente forma: - Sistema General de participaciones - salud Aportes patronales: Cesantas $5.000.000 Salud 2.000.000 Pensin 3.000.000 - Rentas Cedidas - Sistema General de participaciones - salud Causacin del ingreso $ 10.000.000
5.000.000 85.000.000
La causacin del ingreso debe efectuarse con base en los servicios facturados al paciente vinculado. Suponiendo que la facturacin asciende a la suma de $1.000.000, con una cuota de recuperacin de $50.000, el registro a efectuar es el siguiente:
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Cdigos 1409 140911 140913 4312 4312XX
Cuentas SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta Cuota de recuperacin SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva
Dbitos $950.000 50.000
Crditos
$1.000.000
Recaudo cuota de recuperacin
Cuando el vinculado cancela la cuota de recuperacin, el registro es el siguiente: Cdigos 1105 110501 1409 140913 Cuentas CAJA Caja principal SERVICIOS DE SALUD Cuota de recuperacin Dbitos $50.000 $50.000 Crditos
Conciliacin (Trabajadora social)
Asumiendo que de los $50.000 de cuota de recuperacin, el vinculado est en capacidad de pagar $20.000 y se le condona $30.000 Cdigos 1105 110501 5502 550207 1409 140913 Cuentas CAJA Caja principal SALUD Condonacin servicios de salud a vinculados SERVICIO DE SALUD Cuota de recuperacin Dbitos $20.000 30.000 $50.000 Crditos
Respaldo de la obligacin con pagar o letra de cambio
Cuando el vinculado no est en capacidad de pagar y deja como respaldo una letra de cambio o un pagar, se efecta el siguiente registro: Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 9905 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES POR CONTRA (DB) 990502 Bienes recibidos en garanta $50.000 9110 BIENES RECIBIDOS EN GARANTA 911020 Pagars, letras de cambio y otros $50.000 Al finalizar el mes debe compararse el valor de la facturacin con el valor del contrato.
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Como resultado, pueden presentarse dos situaciones: Que el valor facturado supere el valor del contrato. Asumiendo que el valor facturado fue de $120.000.000 y el valor del contrato o convenio en el mes de $100.000.000, debe elaborarse una nota crdito interna, por la diferencia, la cual debe registrarse de la siguiente manera: Cdigos 5111 511160 1409 140911 Cuentas GENERALES Margen en la contratacin servicios de salud SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta Dbitos $20.000.000 $20.000.000 Crditos
Que el valor facturado sea inferior al valor del contrato
Si el valor facturado fue de $90.000.000 y el valor del contrato en el mes de $100.000.000, debe elaborarse una nota dbito interna, por la diferencia, la cual debe registrarse de la siguiente manera: Cdigos 1409 140911 4312 431298 Cuentas SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta SERVICIOS DE SALUD Margen en la contratacin de servicios de salud Dbitos $10.000.000 $10.000.000 Crditos
Aplicacin de los recursos del Sistema General de participaciones -Salud sin situacin de fondos
Teniendo en cuenta que con los recursos del Sistema General de participaciones salud se pagan los aportes patronales por concepto de cesantas, salud y pensiones, previamente, con el registro de la nmina debe efectuarse la causacin de dichos aportes. Es importante aclarar que la entidad debe reconocer las dems prestaciones a que haya lugar, de acuerdo con las disposiciones legales y no solamente las que se cubren con recursos del Sistema General de participaciones. - Asumiendo que el gasto y costo incurridos por concepto de aportes patronales es el siguiente:
Cdigos
Cuentas
Dbitos
Crditos
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5101 510124 5103 510303 510306 7320 732003 732005 2505 250502 2425 242518 242519
SUELDOS Y SALARIOS Cesantas CONTRIBUCIONES EFECTIVAS Cotizaciones a seguridad social en salud Cotizaciones a entidades administradoras del rgimen de prima media HOSPITALIZACIN ESTANCIA GENERAL Sueldos y salarios Contribuciones efectivas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Cesantas ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud
$1.500.000 800.000 1.200.000
3.500.000 3.000.000 $5.000.000 3.000.000 2.000.000
En el momento en que se giren los recursos del Sistema General de Participaciones- salud sin situacin de fondos, para el pago de aportes patronales a las administradoras de cesantas, pensiones y salud, asumiendo que los recursos dl Sistema General de Participaciones - salud sin situacin de fondos es igual al pasivo causado por concepto de aportes patronales: Cdigos 2505 250502 2425 242518 242519 1409 140911 Cuentas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Cesantas ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta Dbitos $5.000.000 3.000.000 2.000.000 $10.000.000 Crditos
Si el valor del los recursos del Sistema General de Participaciones - Salud sin situacin de fondos es superior a los aportes patronales causados por parte de la IPS Suponiendo que del Sistema General de Participaciones- salud sin situacin de fondos asciende a la suma de $12.000.000 y en el entendido que la administradora no devuelve los aportes sino que los acumula para compensarlos posteriormente, esta diferencia constituye para la IPS un gasto pagado por anticipado. (De la diferencia se asume que $1.000.000 corresponde a cesantas y $1.000.000 a salud y pensiones)
Cdigos 2505
Cuentas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES
Dbitos
Crditos
1088
Modelo Instrumental
250502 2425 242518 242519 1905 190511 190512 1409 140911
Cesantas ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta
$5.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000 1.000.000 $12.000.000
Aplicacin del Gasto pagado por anticipado
Cuando los recursos del Sistema General de Participaciones salud sin situacin de fondos no alcanza a cubrir el pasivo por concepto de aportes patronales y se tiene constituido un Gasto pagado por anticipado, el registro que debe efectuarse es el siguiente: Asumiendo que los recursos del Sistema General de Participaciones Salud sin situacin de fondos corresponden a $9.000.000. Cdigos 2505 250502 2425 242518 242519 1409 140911 1905 190511 190512 Cuentas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Cesantas ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas Dbitos 5.000.000 3.000.000 2.000.000 9.000.000 500.000 500.000 Crditos
Cuando los recursos del Sistema General de Participaciones- Salud sin situacin de fondos y el gasto pagado por anticipado no alcanzan a cubrir el pasivo por concepto de aportes patronales, la entidad debe asumir esta diferencia, con sus propios recursos, mediante el siguiente registro: Asumiendo que los recursos del Sistema General de Participaciones -salud sin situacin de fondos asciende a la suma de $8.000.000 y como saldo de los Gastos pagados por anticipado se tiene $1.000.000
Cdigos 2505
Cuentas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES
Dbitos
Crditos
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Modelo Instrumental
250502 2425 242518 242519 1110 111005 1409 140911 1905 190511 190512
Cesantas ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud BANCOS Y CORPORACIONES Cuenta corriente bancaria SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas
$5.000.000 3.000.000 2.000.000 $1.000.000 98.000.000 500.000 500.000
Giro de los recursos del Sistema Genera de Participaciones Salud con situacin de fondos y de las rentas cedidas
Este registro se efecta en el momento que se reciban los recursos por cada uno de los conceptos. Cdigos 1110 1110XX 1409 140911 Cuentas BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva SERVICIOS DE SALUD Atencin con cargo al subsidio a la oferta Dbitos Crditos $90.000.000
$90.000.000
5.1.2 Instrucciones para el tratamiento administrativo y contable de las glosas efectuadas a la facturacin expedida por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas 5.1.2.1 Objetivos 5.1.2.1.1 General Contribuir a que las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS pblicas, mediante un adecuado manejo y gestin de las glosas, adelanten el recaudo efectivo y oportuno de los servicios prestados. 5.1.2.1.2 Especficos Generar informacin que permita ejercer mayor seguimiento y control sobre la facturacin glosada. Identificar el origen de las glosas, con el fin de tomar los correctivos a que haya lugar. Agilizar el proceso de respuesta a las glosas.
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Modelo Instrumental
Orientar el registro contable de los diferentes tipos de glosas.
5.1.2.2. mbito de aplicacin El presente procedimiento deber ser aplicado por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas. 5.1.2.3. Aspectos conceptuales 5.1.2.3.1 Definicin Las glosas son objeciones a la facturacin presentada por las Instituciones prestadoras de servicios de salud IPS, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisin de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institucin o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestacin de servicios, tales como: Empresas promotoras de salud - EPS, Administradoras del rgimen subsidiado ARS, Compaas de seguros, Direcciones seccionales de salud y otras IPS. Cuando en la facturacin se presentan inconsistencias en lo que respecta a su presentacin, consolidacin, aplicacin de tarifas, cobertura de servicios, entre otros, la entidad contratante devolver la cuenta a la IPS para su correccin y los prestadores de servicios de salud, tendrn la obligacin de aclarar o corregir las observaciones y dar respuesta a las mismas dentro de un plazo establecido. Entre las glosas ms comunes se encuentran: Documentos sin diligenciar o mal diligenciados Documentos enmendados Inconsistencias en los soportes anexos Cobros sin la comprobacin de los derechos de usuario, tarjeta, cdula, carn Falta de informacin estadstica Errores en las liquidaciones, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas Falta de la relacin de pacientes Falta de documentos Prestacin de servicios adicionales a los establecidos en el contrato Falta de pertinencia tcnico cientfica entre diagnstico y procedimientos realizados y/o servicios prestados. Documentos sin firma del paciente.
La facturacin puede glosarse total o parcialmente, dependiendo de la causa que origin la glosa. Totalmente, si involucra toda la cuenta e impide la aceptacin de los servicios prestados. Parcialmente, cuando la glosa se realiza sobre unos servicios o procedimientos especficos, estando la entidad contratante en la obligacin de aceptar y reconocer el pago de los servicios no glosados.
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Modelo Instrumental
5.1.2.3.2 Presentacin de glosas Para un adecuado manejo y gestin de las glosas, es necesario que en el contrato de prestacin de servicios se establezcan, claramente, los requisitos y plazos para su presentacin, por parte de la entidad contratante. En caso de no pactarse el plazo, se adopta el estipulado en la normativa vigente. La comunicacin de la glosa debe contener la relacin de facturas o documentos equivalentes glosados, donde se especifique: nmero del documento, nombre del usuario, servicio glosado y causa de la glosa. Adicionalmente, debe traer anexas las facturas o documentos equivalentes y los soportes presentados por dichos servicios. 5.1.2.4. Proceso administrativo y aplicacin contable 5.1.2.4.1 Recepcin de glosas La IPS debe establecer el procedimiento para la recepcin y trmite de las glosas, en el que se considere la verificacin del cumplimiento de los requisitos acordados para su presentacin y las acciones a seguir, en caso de incumplimiento. Para establecer claramente la fecha de recepcin de la glosa por parte de la IPS, el funcionario encargado de esta labor, debe dejar constancia en el original, consignando su nombre y firma, as como la fecha y hora de recibo. El proceso de recepcin de glosas se termina con su registro en un instrumento que debe ser diseado para tal fin y que puede ser complementario o, el mismo registro consecutivo de cuentas de cobro presentadas, al cual se le han adicionado las casillas pertinentes. 5.1.2.4.2 Distribucin de las glosas Una vez recibidas y registradas las glosas, se procede a hacer un anlisis para verificar las causas, con el fin de determinar a qu reas, unidades o funcionarios deben remitirse para su solucin, o si por el contrario, pueden resolverse en la misma unidad receptora de glosas que se recomienda, sea la de cartera. La distribucin o remisin de la documentacin aportada en la glosa, debe realizarse de manera inmediata, para que los diferentes responsables, cuenten con el tiempo necesario para el anlisis y la realizacin del trmite requerido, garantizando el oportuno recaudo de la cartera. Simultneamente deben reportarse a contabilidad para que se efecte el correspondiente registro.
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Modelo Instrumental
Registro contable de la presentacin de la glosa
Las glosas deben registrarse en cuentas de orden deudoras de control, en el momento en que se presentan, independientemente que sean o no, subsanables. Asumiendo que la factura glosada es en cumplimiento de un contrato de prestacin de servicios con una EPS, para la atencin del Plan obligatorio de salud POS, el registro que debe efectuarse, es el siguiente:
Cdigos 8333 833301 8915 891517
Cuentas Dbitos FACTURACIN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS XXX DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Facturacin glosada en venta de servicios de salud
Crditos
XXX
Nota: El registro debe efectuarse por el valor de la factura, si la glosa es total o por el valor de los servicios glosados, si la glosa es parcial. Evaluacin de las glosas
Los funcionarios designados para analizar y hacer el trmite de las glosas, deben evaluar si la glosa es o no pertinente. Glosa pertinente: Corresponde a aquella que es adecuadamente justificada por la entidad contratante. En este evento se procede a verificar si la causa de la glosa es o no subsanable. Subsanable: Se enmienda completando la documentacin o informacin requerida, realizando las correcciones necesarias o formulando las aclaraciones del caso. No subsanable: Se procede a informar a la entidad contratante, su aceptacin.
Glosa no pertinente: Corresponde a aquella que no se encuentra adecuadamente justificada. En este evento, se formula la respuesta sustentando el rechazo.
Las correcciones, aclaraciones, complementaciones o aceptaciones realizadas deben ser informadas, documentadas y entregadas a la unidad encargada de dar respuesta a la entidad contratante, la cual consolida la informacin recibida de las diferentes unidades y formula la respuesta formal de la institucin. Es importante y recomendable llevar un registro minucioso de las causas de glosas y hacer evaluaciones peridicas del mismo, ya que puede permitir identificar: la calidad o deficiencia, en algunos de los productos del rea asistencial y de las unidades de facturacin y cartera; fallas en los procesos tcnico administrativos y tcnico cientficos
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Modelo Instrumental
que pueden ser susceptibles de mejoramiento; funcionarios, procesos y reas crticas para la gestin de la empresa. Registro contable de las glosas no pertinentes y subsanables
Cuando la entidad contratante acepta la respuesta de rechazo de la glosa por no ser pertinente o, siendo pertinente, la IPS da respuesta oportuna a las objeciones u observaciones: Reversin cuenta de orden Cuentas Dbitos DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Facturacin glosada en venta de servicios de salud XXX FACTURACIN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Crditos
Cdigos 8915 891517 8333 833301
XXX
En el momento en que se da el pago de los servicios prestados: Recaudo Cuentas CAJA Caja principal SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
Cdigos 1105 110501 1409 140901 -
Omisin en la facturacin de servicios
Cuando la institucin omite facturar servicios prestados que se encuentren dentro de lo establecido en el contrato, debe proceder a hacer el reconocimiento y cobro correspondientes. Por tratarse de un reconocimiento, el registro afecta el ingreso por la prestacin de servicios de salud, independientemente del perodo contable en que se haya presentado la omisin. Cdigos 1409 140901 4312 4312XX Cuentas SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS SERVICIOS DE SALUD Subcuenta que corresponda Dbitos XXX XXX Crditos
Reversin cuenta de orden
Este registro debe efectuarse por el valor de la glosa inicialmente constituida

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Modelo Instrumental
Cdigos 8915 891517 8333 833301
Cuentas Dbitos DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Facturacin glosada en venta de servicios de salud XXX FACTURACIN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS
Crditos
XXX
Errores en las liquidaciones, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas
Cuando la institucin comete errores en la liquidacin de su facturacin, debe proceder a hacer las reliquidaciones y ajustes contables a que haya lugar, afectando las cuentas de deudores e ingresos, por mayores o menores valores, segn corresponda. Tratndose de menores valores liquidados Cuentas SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS SERVICIOS DE SALUD Subcuenta que corresponda Dbitos XXX XXX Crditos
Cdigos 1409 140901 4312 4312XX
Tratndose de mayores valores liquidados
Si la operacin se da dentro del mismo ejercicio Cdigos 4312 4312XX 1409 140901 Cuentas SERVICIOS DE SALUD Subcuenta que corresponda SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
Si la operacin corresponde al ejercicio anterior Cdigos 4815 481519 1409 140901 Cuentas AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES Servicio de salud SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
Este registro debe efectuarse por el valor de la glosa inicialmente constituida
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Modelo Instrumental
Cdigos 8915 891517 8333 833301
Cuentas Dbitos DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Facturacin glosada en venta de servicios de salud XXX FACTURACIN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS
Crditos
XXX
Facturacin de servicios no prestados
En el caso que la institucin facture servicios que no han sido prestados, debe proceder a reversar la causacin. Si la operacin se da dentro del mismo ejercicio Cdigos 4312 4312XX 1409 140901 Cuentas SERVICIOS DE SALUD Subcuenta que corresponda SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
Si la operacin corresponde al ejercicio anterior Cdigos 4815 481519 1409 140901 Cuentas AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES Servicio de salud SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
Este registro debe efectuarse por el valor de la glosa inicialmente constituida Cdigos 8915 891517 8333 833301 Cuentas Dbitos DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Facturacin glosada en venta de servicios de salud XXX FACTURACIN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Crditos
XXX
Registro contable de las glosas no subsanables
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Modelo Instrumental
Facturacin de servicios adicionales a los establecidos en el contrato
Cuando la institucin presta servicios por encima de los pactados contractualmente y es claro que la entidad contratante no va a responder, debe establecer la responsabilidad de quienes participaron en el proceso de facturacin, con base en las investigaciones que se adelanten para tal efecto. Cuando se inicia el proceso de investigacin deben efectuarse los siguientes registros: Constitucin de la responsabilidad Cuentas RESPONSABILIDADES Responsabilidades en proceso Internas SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
Cdigos 1950 195003 1409 140901 -
Reversin de la cuenta de orden
Este registro debe efectuarse por el valor de la glosa inicialmente constituida Cdigos 8915 891517 8333 833301 Cuentas Dbitos DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Facturacin glosada en venta de servicios de salud XXX FACTURACIN GLOSADA EN VENTA DE SERVICIOS DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Crditos
XXX
Constitucin de la provisin Cuentas PROVISIN PARA RESPONSABILIDADES Responsabilidades en proceso Internas PROVISIN PARA RESPONSABILIDADES (CR) Responsabilidades en proceso Internas Dbitos XXX XXX Crditos
Cdigos 5309 530902 1955 195503 -
Conciliacin
Cuando la entidad obtiene el reconocimiento y aceptacin por parte del funcionario responsable, ste debe constituir una libranza a favor de la institucin, previo cumplimiento de los requisitos legales. La conciliacin por s misma no genera registro contable.
Pago o abono por parte del funcionario

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Modelo Instrumental
Cdigos 1105 110501 1950 195003
Cuentas CAJA Caja principal RESPONSABILIDADES Responsabilidades en proceso Internas
Dbitos XXX
Crditos
XXX
Recuperacin
Si la recuperacin se da dentro del mismo ejercicio en el cual se constituy la provisin Cdigos 1955 195503 5309 530902 Cuentas PROVISIN PARA RESPONSABILIDADES (CR) Responsabilidades en proceso Internas PROVISIN PARA RESPONSABILIDADES Responsabilidades en proceso Internas Dbitos XXX XXX Crditos
Si la recuperacin corresponde a provisiones constituidas en ejercicios anteriores Cdigos 1955 195503 4810 481008 Cuentas PROVISIN PARA RESPONSABILIDADES (CR) Responsabilidades en proceso Internas EXTRAORDINARIOS Recuperaciones Dbitos XXX XXX Crditos
Castigo
Cuando como resultado de la investigacin se exime al funcionario de la responsabilidad, se procede al castigo, con base en el acto administrativo correspondiente. Cdigos 1955 195503 1950 195003 Cuentas PROVISIN PARA RESPONSABILIDADES (CR) Responsabilidades en proceso Internas RESPONSABILIDADES Responsabilidades en proceso Internas Dbitos XXX XXX Crditos
El procedimiento anteriormente descrito, aplica cuando la causa de la glosa es la falta de pertinencia tcnico cientfica entre diagnstico y procedimientos. En este caso debe establecerse la responsabilidad de quienes participaron, con base en las investigaciones que se adelanten para tal efecto. 5.1.2.4.3 Respuesta a las glosas Todas las glosas presentadas por las entidades contratantes, deben ser respondidas por la IPS, independientemente que sean o no subsanables.
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Modelo Instrumental
La omisin en la respuesta a las glosas presentadas, adems de causar las sanciones previstas legalmente, evidencia una deficiencia administrativa que puede ocasionar detrimento del equilibrio econmico y de la gestin de la institucin. En la respuesta debe relacionarse, las glosas aceptadas, el nmero de la factura o documento equivalente afectado, el valor y la denominacin del servicio descontado; cuando haya lugar a correcciones o aclaraciones, deben anexarse los soportes pertinentes. Las glosas no aceptadas deben detallarse con sus respectivas explicaciones. La IPS debe responder las glosas dentro de los trminos pactados en el contrato de prestacin de servicios; cuando no exista especificacin alguna al respecto, debe aplicarse lo establecido en las normas existentes. Es necesario dejar constancia de la fecha de entrega de las respuesta a las glosas, para certificar su presentacin dentro de los trminos establecidos. Una vez presentada la respuesta a las glosas, es necesario registrar el monto de aquellas que han sido aceptadas y hacer las anotaciones pertinentes en el registro consecutivo de cuentas de cobro, con el fin de establecer el valor final de las mismas descontadas las glosas, e informar a contabilidad sobre las modificaciones realizadas en los documentos equivalentes afectados, adjuntando la nota dbito o crdito correspondiente para su contabilizacin. 5.1.2.4.4 Reiteracin de las glosas Cuando la entidad contratante, reitera las objeciones presentadas a la facturacin y no es posible establecer responsabilidades, debe recurrirse a lo establecido en las clusulas contractuales para la solucin de conflictos. Igualmente, puede solicitarse concepto a alguna de las instancias de Direccin y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Los registros contables a efectuar, son los siguientes: - Reclasificacin a difcil recaudo Cdigos 1475 147511 1409 140901 Cuentas DEUDAS DE DIFCIL COBRO Servicios de salud SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
- Constitucin de provisiones La provisin se establece mediante una estimacin tcnica del riesgo de incobrabilidad. Cdigos Cuentas Dbitos Crditos
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Modelo Instrumental
5304 530407 1480 148014
PROVISIN PARA DEUDORES Servicios de salud PROVISIN PARA DEUDORES (CR) Servicios de salud
XXX XXX
- Castigo Para proceder al castigo debe contarse con el acto administrativo que lo autorice, previa constitucin de provisiones del 100%. Cdigos 1480 148014 1409 140901 Cuentas PROVISIN PARA DEUDORES (CR) Servicios de salud SERVICIO DE SALUD Plan obligatorio de salud POS EPS Dbitos XXX XXX Crditos
5.1.3. Instrucciones para el tratamiento contable de las operaciones de traspaso de bienes y donaciones que realizan las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas 5.1.3.1 Objetivos 5.1.3.1.1 General Garantizar el reconocimiento de los bienes que reciben las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS pblicas, a ttulo de donaciones o aporte y traspaso de bienes. 5.1.3.1.2 Especficos Propender porque los bienes que reciben las IPS pblicas sean oportunamente legalizados y registrados. Establecer con claridad el tratamiento que debe darse a los bienes extinguibles y a los bienes de relativa permanencia. Definir el tratamiento contable que deben aplicar, tanto las entidades pblicas que entregan bienes, como aquellas que los reciben.
5.1.3.2. mbito de aplicacin El presente procedimiento deber ser aplicado por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas.
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Modelo Instrumental
5.1.3.3. Aplicacin contable 5.1.3.3.1 Traspaso de bienes El traspaso de bienes entre entidades pblicas, sin ninguna contraprestacin y en cumplimiento de disposiciones legales, mediante el cual se transfiere el dominio y la propiedad de los mismos, se registra como una operacin interinstitucional. Asumiendo que se trata de un equipo de cmputo Entidad que transfiere el bien Crditos
Cdigos Cuentas Dbitos 5725 OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES 572501 Bienes transferidos XXX 1685 DEPRECIACIN ACUMULADA (CR) 168507 Equipos de comunicacin y computacin XXX 168599 Ajustes por inflacin XXX 3250 * AJUSTES POR INFLACIN 325006 Propiedades planta y equipo XXX 325010 Depreciacin acumulada (DB) 1670 EQUIPOS DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN 167002 Equipo de computacin 167099 Ajuste por inflacin
XXX
XXX XXX
* Esta reversin se efecta cuando la entidad aplica el sistema de ajustes parciales Adicionalmente, si el bien transferido tiene constituidas valorizaciones o provisiones, deben cancelarse estos valores. Entidad que recibe el bien Crditos
Cdigos Cuentas Dbitos 1670 EQUIPOS DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN 167002 Equipo de computacin XXX 4725 OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES 472501 Bienes recibidos
XXX
Es indispensable que la entidad que recibe los bienes lleve un registro individual de los mismos, de tal suerte que se facilite, la constitucin de depreciaciones, provisiones, ajustes por inflacin y valorizaciones, para cada uno de los bienes.
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Modelo Instrumental
Asumiendo que se trata de unos medicamentos que se consumen de manera inmediata en la prestacin de los servicios.
- Entidad que transfiere el bien Cdigos Cuentas Dbitos 5725 OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES 572501 Bienes transferidos XXX 1518 MATERIALES PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS 151801 Medicamentos - Entidad que recibe los bienes Cdigos Cuentas Dbitos 1518 MATERIALES PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS 151801 Medicamentos XXX 4725 OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES 472501 Bienes recibidos Traslado al costo Cdigos 73XX 73XX01 1518 151801 Cuentas Dbitos CENTRO DE COSTO Materiales XXX MATERIALES PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS Medicamentos Crditos Crditos Crditos
XXX
XXX
XXX
5.1.3.3.2 Donaciones El concepto de donaciones se aplicar nicamente para el registro de operaciones realizadas con terceros, en el marco de las disposiciones legales aplicables. La donacin se tipifica con el traspaso fsico de los bienes y con la transferencia de dominio (registro de la escritura en la oficina de instrumentos pblicos, en el caso de los inmuebles), sin contraprestacin alguna. Para el registro de las donaciones debe tenerse en cuenta si los bienes recibidos de terceros, tienen como caracterstica su permanencia relativa o si por el contrario, son bienes que se extinguen en el tiempo.
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Modelo Instrumental
5.1.3.3.2.1 Bienes de permanencia relativa Tratndose de bienes de permanencia relativa que van a ser utilizados por el ente pblico en el desarrollo de sus actividades propias, como es el caso de las Propiedades, planta y equipo, su reconocimiento debe efectuarse de la siguiente manera: Entidad publica que recibe el bien Dbitos Y XXX XXX Crditos
Cdigos Cuentas 1670 EQUIPOS DE COMUNICACIN COMPUTACIN 167002 Equipo de computacin 3235 SUPERVIT POR DONACIN 323502 En especie
Es indispensable que la entidad que recibe los bienes lleve un registro individual de los mismos, de tal suerte que se facilite, la constitucin de depreciaciones, provisiones, ajustes por inflacin y valorizaciones, para cada uno de los bienes. 5.1.3.3.2.2 Bienes extinguibles Tratndose de elementos que van a ser consumidos durante el perodo contable, en el desarrollo de actividades propias del ente pblico como es el caso de los medicamentos y dems materiales para la prestacin de los servicios de salud, deben reconocerse como un ingreso extraordinario. - Entidad que recibe los bienes Cdigos Cuentas Dbitos 1518 MATERIALES PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS 151801 Medicamentos XXX 4810 EXTRAORDINARIOS 481022 Donaciones Crditos
XXX
5.1.4 Instrucciones para la identificacin y flujo de los documentos que sirven de soporte contable a las operaciones que adelantan las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS Pblicas.
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Modelo Instrumental
5.1.4.1 Objetivos 5.1.4.1.1 General Propender porque las reas involucradas en el proceso contable, conozcan los documentos que sirven de soporte para el reconocimiento de las diferentes operaciones que adelantan las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS pblicas, con el fin de soportar de manera adecuada la informacin contable que generan. 5.1.4.1.2 Especficos Dar a conocer los atributos que deben tener los distintos documentos soporte. Propender porque los soportes contables se generen a medida que se adelantan las operaciones por parte de la IPS pblicas. Agilizar el proceso de registro por parte de las IPS pblicas Facilitar el proceso de conciliacin de informacin de las diferentes reas de la institucin con contabilidad.
5.1.4.2. mbito de aplicacin El presente procedimiento deber ser aplicado por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas. 5.1.4.3. Aspectos conceptuales El sistema contable es el conjunto de operaciones de las diferentes reas que soportan, a travs de documentos que posean los atributos necesarios, los registros contables.
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Modelo Instrumental
S IS T E M A C O N T A B L E
T E S O R E R IA P R O P IE D A D E S P L A N T A Y E Q U IP O
C O N T A B IL ID A D
COSTOS
N O M IN A F A C T U R A C IO N CUENTAS PO R PA G A R CARTERA
IN V E N T A R IO S (B O D E G A S )
PRESU PU ESTO
5.1.4.3.1 Contabilidad El Area de Contabilidad es el principal centro de recopilacin de la informacin que generan las diferentes reas de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud con el objetivo de clasificar, resumir y producir una informacin financiera que revele la situacin financiera del ente pblico y sirva a las Directivas como herramienta para la toma de decisiones, la Institucin Prestadora de Servicios de Salud Le corresponde a este departamento la generacin de estados financieros que deben ser aprobados por el ordenador del gasto y cuya informacin se organiza para el uso externo de quienes proveen los fondos y para la gestin interna, de acuerdo con las normas legales vigentes. La periodicidad con que debe ser enviada la informacin de todas las reas hacia contabilidad depende del volumen de operaciones de cada entidad pero el ideal es que sea a diario, de manera que en cualquier momento se pueda conocer la situacin de la entidad y se constituya en una informacin oportuna para los diferentes propsitos.
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Modelo Instrumental
5.1.4.3.2. Tesorera Corresponde a esta rea el manejo de los recursos financieros de la Institucin, a travs de los recaudos, por las diferentes cajas, de los ingresos que se generan por venta de servicios, el manejo de los bancos (consignaciones, pagos a empleados o acreedores, entre otros) y por tanto el suministrar de informacin sobre la liquidez de la organizacin. Esta rea debe enviar hacia contabilidad, como mnimo, los siguientes documentos con sus respectivos atributos: Recibos de caja Reembolso de Caja menor Consignaciones Crditos Bancarios Dbitos Bancarios Comprobantes de Egreso (O.P.) Relacin de aportes recibidos Movimiento diario de caja
5.1.4.3.3 Facturacin El rea de Facturacin esta relacionado con el proceso de admisiones; su objetivo bsico es realizar el seguimiento al paciente desde su ingreso a la Institucin hasta el egreso de la misma, al tiempo que realizar un registro de cada uno de los servicios prestados durante la estancia del paciente en el Hospital, para finalmente producir un Documento equivalente de venta o factura de venta de servicios. Esta rea debe enviar hacia contabilidad, como mnimo, los siguientes documentos con sus respectivos atributos. Factura o documento equivalente de venta por prestacin de servicios Nota Dbito Cliente Nota Crdito Cliente 5.1.4.3.4 Propiedades, planta y equipo Le corresponde a esta rea y en particular al responsable del manejo de la propiedad planta y equipo de la Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud remitir la informacin acerca de las entregas de bienes al servicio y de las nuevas adquisiciones por Unidades Funcionales y Centros de costos, si no se tiene un responsable de propiedad planta y equipo lo debe realizar el almacenista.
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Los soportes de esta rea son: Actas de baja Entrada de Almacn Traslados de un servicio a otro
5.1.4.3.5 Cuentas por pagar Le corresponde a esta rea elaborar las ordenes de pago de las cuentas por pagar, as como llevar el control de los estados de cuenta de cada uno de los diferentes acreedores. Esta rea debe enviar hacia contabilidad para su causacin, como mnimo, los siguientes documentos: Facturas de proveedores: Ordenes de compra Cuentas por pagar a contratistas Notas Dbito Proveedor: Notas Crdito Proveedor
5.1.4.3.6 rea de personal Le corresponde al rea de personal remitir a contabilidad como mnimo los siguientes documentos discriminados por unidades funcionales administrativas, unidades funcionales operativas y por centros de costos. Ordenes de Servicio Ordenes de Trabajo Nmina Relacin mensual de provisiones de prestaciones sociales Relacin mensual de provisiones y pagos por aportes patronales Liquidacin anual de cesantas consolidadas Liquidacin de pagos a los fondos de pensiones y salud 5.1.4.3.7 Inventarios El rea de inventarios debe enviar a contabilidad la informacin sobre las entregas a la Unidades Funcionales y Centros de los bienes y elementos a su cargo, as:
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Modelo Instrumental
5.1.4.3.7.1 Bodega de almacn El funcionario responsable de esta bodega deber remitir a diario a contabilidad como mnimo los siguientes documentos por Unidades Funcionales y Centros de costos. Salidas de Almacn Entradas de Almacn Devoluciones Prstamos Remisiones 5.1.4.3.7.2 Farmacia El funcionario responsable de esta bodega deber remitir a contabilidad a diario como mnimo los siguientes documentos por Unidades Funcionales y Centros de costos. Salida de Farmacia Entradas de Farmacia Devoluciones Prstamos Remisiones 5.1.4.3.7.3. Economato El funcionario responsable de esta rea deber enviar a contabilidad a diario como mnimo los siguientes documentos por unidades funcionales y centros de costos. Salida de Economato Entradas de Economato Devoluciones Prstamos Remisiones
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Modelo Instrumental
5.1.4.3.8 Presupuesto Esta rea tiene como funcin principal planear y estimar todas las entradas y salidas de efectivo, es decir ingresos y gastos, para un periodo determinado; as como su asignacin a cada dependencia de acuerdo con anlisis, estadsticas y clculos previamente realizados. Igualmente le corresponde la ejecucin del presupuesto. El movimiento de ingresos y egresos de la Institucin, debe enviarlos a contabilidad una vez al mes a travs de los siguientes documentos: Presupuesto de Ingresos: Ingresos discriminados Cdigo contable (clase 0) Concepto Adiciones Presupuestales Traslados presupuestales Presupuesto de Gastos Egresos discriminados Cdigo contable ( clase 0) Concepto Adiciones Presupuestales Traslados presupuestales 5.1.4.3.9 Costos Esta rea esta soportada con la Ley 100 de 1993 que obliga a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud a llevar una contabilidad de costos, as como la Resolucin 400 de diciembre 01/00 de la Contadura General de la Nacin. Para efecto de la definicin de los centros de costos a manejar en cada institucin se debe expedir una resolucin por parte de la gerencia. Se debe obtener el estudio de costos a travs de una metodologa de reconocimiento valor tcnico El funcionario encargado de este proceso debe realizar una vez al mes, con contabilidad, una conciliacin del resultado del estudio de costos del mes respectivo; en el entendido de que se trabaja simultneamente y por tanto corresponden al mismo periodo, informe final de costos.
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Modelo Instrumental
5.1.4.3.10 Cartera A esta rea le corresponde propender por que los recursos facturados ingresen a la Institucin, a travs de tres procesos fundamentales, la consolidacin y envo de cuentas de cobro, la gestin de cobro y el ingreso de los recursos de venta de servicios. De igual forma la Unidad de cartera debe llevar un control de la ejecucin de los contratos y de los estados de cartera. El proceso de gestin de cartera se convierte en un componente fundamental del proceso administrativo de la Institucin, ya que es quien propende y garantiza la liquidez de la empresa. El funcionario encargado del rea de cartera deber llevar los siguientes listados con el fin de que al cierre de cada mes contable se efecte un cruce con el rea contabilidad. Ficha de cliente Informe de cartera por edades Rotacin de cartera. 5.1.4.3.11 Conciliacin de la informacin entre las diferentes reas Las siguientes reas deben realizar al finalizar el mes, conciliacin con contabilidad con el fin de que las cifras registradas contablemente sean las mismas que se tienen en cada rea. Tesorera: el saldo en el libro de bancos se debe conciliar con el saldo de contabilidad. Cuentas por pagar: El listado de las cuentas por pagar se debe conciliar con los saldos del rea de inventarios (almacn, farmacia y economato) y los saldos de contabilidad. Cartera: Los saldos del rea de cartera deben cruzarse con los de contabilidad. Kardex de Bodegas: Las bodegas deben conciliar los saldos que figuran en el kardex con los saldos que arroja la contabilidad. Propiedad Planta y equipo. El saldo en del rea de propiedades, planta y equipo debe conciliarse con los saldos contables. Presupuesto: los saldos que arroja presupuesto deben cruzarse con los de contabilidad. Costos: se debe realizar la conciliacin del informe final de la hoja de costos y contabilidad. 5.1.5 Instrucciones para el tratamiento contable de los costos de produccin de las instituciones prestadoras de servicios de salud IPS - pblicas 5.1.5.1 Objetivos
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Modelo Instrumental
5.1.5.1.1 General Impulsar el desarrollo de sistemas de costos en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud pblicas y orientar el tratamiento contable de los costos de produccin, con el fin de generar informacin que permita ejercer un control eficiente en la utilizacin de los recursos 5.1.5.1.2 Especficos Sealar el tratamiento contable que debe darse, tanto a los costos directos como indirectos. Orientar la distribucin de los costos y gastos en los centros productivos y administrativos, de acuerdo con las bases de asignacin definidas. Indicar el tratamiento contable del traslado de los costos de produccin al costo de ventas Orientar la distribucin y registro de los gastos en los centros productivos. Ilustrar el registro de cierre de las cuentas de costos de produccin.
5.1.5.2 mbito de aplicacin El presente procedimiento deber se aplicado por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS - Pblicas. 5.1.5.3 Aplicacin contable Durante el mes la institucin prestadora de servicios de salud IPS, incurri en los siguientes costos y gastos: (El trmino costos hace referencia a los centros productivos y el de gastos a los centros administrativos. - Costos y gastos que pueden asignarse de manera directa CENTRO DE COSTO CONSULTA EXTERNA LABORATORIO ADMINISTRACIN * SERVICIOS* GENERALES SUELDOS Y SUMINISTROS SALARIOS (Materiales) $200.000 $15.000 150.000 45.000 120.000 7.000 90.000 8.500 GASTOS GENERALES $3.500 0 1.500 2.000
* Estos centros de costos se consideran administrativos. Todos los conceptos que en ellos se incurra, se consideran gastos.
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- Costos y gastos generales por $18.000 que para su asignacin requieren la utilizacin de una base de distribucin, la cual se ha definido de la siguiente manera: CENTRO DE COSTO CONSULTA EXTERNA LABORATORIO ADMINISTRACIN SERVICIOS GENERALES % Distribucin 31 23 26 20
- La distribucin secundaria, es decir, la distribucin de los gastos a los costos de produccin, se efectu teniendo en cuenta las siguientes bases: CENTRO DE COSTO CONSULTA EXTERNA LABORATORIO % Distribucin 53 47
Con base en la anterior informacin, la institucin debe efectuar los siguientes registros: Causacin de los costos y gastos que pueden asignarse de manera directa Cdigo 7310 Cuenta SERVICIOS AMBULATORIOS CONSULTA EXTERNA Y PROCEDIMIENTOS Materiales Generales Sueldos y salarios APOYO DIAGNSTICO LABORATORIO CLNICO Materiales Generales Sueldos y salarios SUELDOS Y SALARIOS Subcuenta que corresponda GENERALES Materiales y suministros Subcuenta que corresponda MATERIALES PARA LA PRESTACIN DE SERVICIOS Subcuenta que corresponda CARGOS DIFERIDOS Materiales y suministros ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES Bienes y servicios Dbito Crdito
731001 731002 731003 7340 734001 734002 734003 5101 5101XX 5111 511114 5111XX 1518 1518XX 1910 191001 2401 240101
$15.000 3.500 200.000
45.000 0 150.000 210.000 15.500 3.500
$60.000 15.500
7.000
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2505 2505XX
SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Subcuenta que corresponda
560.000
Causacin de conceptos que no pueden identificarse directamente con un centro productivo o administrativo
En este caso, la entidad puede utilizar, de manera temporal, la cuenta 5897 Costos y gastos por distribuir, entre tanto se establece la porcin que debe asumir cada centro. Esta distribucin debe efectuarse como mnimo al finalizar el mes, razn por la cual en este momento, el saldo de esa cuenta debe ser igual a cero. El registro que debe efectuarse es el siguiente: Cdigo 5897 589704 2401 240101 2425 2425XX Cuenta Y GASTOS Dbito Crdito
COSTOS POR DISTRIBUIR Servicios de salud ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES Bienes y servicios ACREEDORES Subcuenta que corresponda
$18.000
$12.000 6.000
Asignacin de costos y gastos de acuerdo con las bases de distribucin definidas: CENTRO DE COSTO CONSULTA EXTERNA LABORATORIO ADMINISTRACIN SERVICIOS GENERALES % Distribucin 31 23 26 20 Valor $5.580 4.140 4.680 3.600
Registro de los costos indirectos luego de la distribucin Dbito Crdito
Cdigo Cuenta 7310 SERVICIOS AMBULATORIOS CONSULTA EXTERNA Y PROCEDIMIENTOS 731002 Generales 7340 APOYO DIAGNSTICO LABORATORIO CLNICO 734002 Generales 5111 GENERALES 5111XX Subcuenta que corresponda 5897 COSTOS Y GASTOS POR DISTRIBUIR 589704 Servicios de salud
$5.580
4.140 8.280 $18.000
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Total de costos asignados a cada centro productivo Consulta externa y procedimientos Directos $ 15.000 3.500 200.000 Indirectos $5.580 Total $ 15.000 9.080 200.000 $224.080
Concepto Materiales Generales Sueldos y salarios Valor a trasladar Laboratorio clnico
Concepto Materiales Generales Sueldos y salarios Valor a trasladar
Directos $ 45.000 0 150.000
Indirectos $4.140
Total $ 45.000 4.140 150.000 $199.140
Traslado del costo de produccin al costo de ventas de servicios de salud
Para efectuar este traslado, previamente deben haberse distribuidos los costos indirectos. Con el fin de mantener el detalle en la Clase 7 Costos de produccin, el mecanismo definido para hacer el traslado a la Clase 6 Costo de ventas, es a travs de una subcuenta de naturaleza crdito, habilitada en cada una de las cuentas. El registro que debe efectuarse es el siguiente:
Cdigo Cuenta 6310 SERVICIOS DE SALUD 631015 Servicios ambulatorios Consulta externa y procedimientos 631040 Apoyo diagnstico Laboratorio clnico 7310 SERVICIOS AMBULATORIOS CONSULTA EXTERNA Y PROCEDIMIENTOS 731095 Traslado de costos (CR) 7340 APOYO DIAGNSTICO LABORATORIO CLNICO 734095 Traslado de costos (CR)
Dbito $224.080
Crdito
199.140
$224.080
199.140
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Total de gastos asignados a los centros administrativos Directos $ 19.000 210.000 Indirectos $ 8.280 Total $ 27.280 210.000 $237.280
Concepto Generales Sueldos y salarios Valor a distribuir Distribucin secundaria
La distribucin secundaria, se efectu teniendo en cuenta las siguientes bases CENTRO DE COSTO CONSULTA EXTERNA LABORATORIO % Distribucin 53 47 Valor $125.758 111.522
Registro contable de la distribucin secundaria Cuenta GASTOS ASIGNADOS A COSTOS DE PRODUCCIN Y/O SERVICIOS Servicios de salud Servicios ambulatorios Consulta externa y procedimientos Apoyo diagnstico Laboratorio clnico GASTOS ASIGNADOS A COSTOS DE PRODUCCIN Y/O SERVICIOS Gastos asignados (CR) Dbito Crdito
Cdigo 5899 589904 589904XX 589904XX 5899 589998
$125.758 111.522
$237.280
Cierre del perodo contable
Al finalizar el perodo contable, el cierre de la clase 7 Costos de produccin se hace internamente a nivel de cuenta, es decir, acreditando las subcuentas de acumulacin de costos y debitando la subcuenta de traslado de costos, mediante el siguiente registro:
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Cdigo 7310
731095 731001 731002 731003 7340 734095 734001 734002 734003
Cuenta SERVICIOS AMBULATORIOS CONSULTA EXTERNA PROCEDIMIENTOS Traslado de costos (CR) Materiales Generales Sueldos y salarios APOYO DIAGNSTICO LABORATORIO CLNICO Traslado de costos (CR) Materiales Generales Sueldos y salarios
Dbito Y $224.080
Crdito
$ 15.000 9.080 200.000 199.140 45.000 4.140 150.000
5.1.6 Tratamiento contable que deben aplicar las entidades territoriales y las direcciones de salud para el registro de las operaciones relacionadas con los recursos que financian el sector salud 5.1.6.1 Objetivos 5.1.6.1.1 General Establecer los procedimientos que deben ser aplicados por las entidades territoriales, direcciones de salud del sector central y descentralizado y servicios seccionales de salud para el registro contable de las operaciones relacionadas con las fuentes y utilizacin de los recursos del sector salud en los fondos de salud conforme a lo establecido en el artculo 15 del Decreto 1893 de 1994 y el artculo 123 del Decreto 111 de 1996. 5.1.6.1.2 Especficos Establecer procedimientos uniformes para el registro contable de los recursos con destinacin especfica para el sector salud dependiendo de la naturaleza de la entidad administradora del fondo de salud. Identificar las operaciones derivadas de las fuentes y aplicacin de los recursos del sector salud. Suministrar informacin que permita el control de los recursos del sector salud. 5.1.6.2 mbito de aplicacin El procedimiento para el registro de las operaciones relacionadas con los recursos del sector salud, debe ser aplicado por: 1) los departamentos, distritos y municipios como titulares de los recursos del sector salud y cuando administran directamente el fondo de salud, 2) las direcciones de salud del sector central organizadas como secretaras y
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Modelo Instrumental
departamentos administrativos de salud, sin personera jurdica, pero con autonoma administrativa y financiera delegada para administrar el fondo de salud, 3) las direcciones de salud del sector descentralizado organizadas como establecimientos pblicos o servicios seccionales de salud con personera jurdica, autonoma administrativa, presupuesto independiente y delegacin para administrar el fondo de salud y, 4) el Fondo Financiero Distrital de Salud de Bogot, ente que debe aplicar el procedimiento contable definido para las direcciones de salud del sector descentralizado. 5.1.6.3 Aspectos conceptuales y jurdicos 5.1.6.3.1 Fondo de salud: conforme al artculo 57 de la Ley 715 de 2001, las entidades territoriales, para la administracin y manejo de los recursos del sistema general de participaciones y de todos los dems recursos destinados al sector salud, debern organizar un fondo departamental, distrital o municipal de salud, segn el caso, que se manejar como una cuenta especial de su presupuesto, separada de las dems rentas de la entidad territorial y con unidad de caja al interior del mismo, conservando un manejo contable y presupuestal independiente y exclusivo, que permita identificar con precisin el origen y destinacin de los recursos de cada fuente. En ningn caso, los recursos destinados a la salud podrn hacer unidad de caja con las dems rentas de la entidad territorial. El manejo contable de los fondos de salud debe regirse por las disposiciones que en tal sentido expida la Contadura General de la Nacin. Los recursos del rgimen subsidiado no podrn hacer unidad de caja con ningn otro recurso. A los fondos departamentales, distritales o municipales de salud debern girarse todas las rentas nacionales cedidas o transferidas con destinacin especfica para salud, los recursos libremente asignados para la salud por el ente territorial, la totalidad de los recursos recaudados en el ente territorial respectivo que tengan esta destinacin, los recursos provenientes de cofinanciacin destinados a salud, y en general los destinados a salud, que deban ser ejecutados por la entidad territorial. Slo se podrn realizar giros del sistema general de participaciones a los fondos de salud. Igualmente, el pargrafo 1 del artculo 19 del Decreto 1893 de 1994, seala: Las loteras, licoreras, beneficencias, los sujetos pasivos de impuestos con destinacin para el sector salud y las dems personas y entidades obligadas a transferir recursos no podrn realizar gasto alguno con cargo a estos recursos. Estas entidades o personas debern girar en su totalidad estos recursos a los fondos de salud, al igual que los rendimientos financieros que se obtengan por la inversin o manejo de los mismos, dentro de los plazos legalmente establecidos para tal fin. 5.1.6.3.2 Contabilidad del fondo de salud: El artculo 15 del Decreto 1893 de 1994, establece: La contabilidad del fondo de salud se llevar en una cuenta especial dentro del sistema general contable de la entidad territorial, de acuerdo con su rgimen contable y las
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normas que al respecto establezca el contador general, conforme a lo dispuesto en el artculo 354 de la Constitucin Poltica. 5.1.6.3.3 Obligatoriedad - Estatuto orgnico del presupuesto: El artculo 123 del Decreto 111 de 1996 en el inciso quinto establece: Las cuentas especiales previstas para el manejo de los recursos del sector salud en las entidades territoriales previstas en las leyes 60 de 1993 y 100 del mismo ao, se integrarn en los fondos seccionales, distritales y municipales de salud de que tratan las disposiciones legales pertinentes, pero no formarn en ningn caso parte integral de los recursos comunes del presupuesto de tales entidades, por lo cual, su contabilizacin y presupuestacin ser especial en los trminos del reglamento (L. 179/94, art. 69). As mismo, conforme a lo previsto en los artculos 5 y 11 del Decreto 1893 de 1994, al tesorero o quien haga sus veces le corresponde la apertura de las cuentas bancarias requeridas para el normal funcionamiento del fondo de salud en los cuales deben existir cuentas especiales independientes para el manejo de los recursos del rgimen subsidiado, acciones de salud pblica, Sistema General Participaciones y los recursos de la Empresa Territorial para la Salud, ETESA, cuando stos son girados a los fondos seccionales de salud. 5.1.6.3.4 Fuentes de financiacin del sector salud 5.1.6.3.4.1 Participacin para salud La participacin para salud est conformada por los recursos que la Nacin transfiere, a las entidades territoriales, del sistema general de participaciones con destinacin especfica para el sector salud. 5.1.6.3.4.2 Transferencias recibidas del Ministerio de proteccin y Seguridad Social Fondo de Solidaridad y Garanta, Fosyga Representa el valor de los recursos provenientes del Fondo de Solidaridad y Garanta destinados a la cofinanciacin del rgimen subsidiado, subsidio a la oferta, programas de prevencin de la violencia y promocin de la convivencia pacfica y dems transferencias de las respectivas subcuentas del Fosyga: Subcuenta de solidaridad: Representa los ingresos provenientes de la subcuenta de solidaridad del Fosyga para la cofinanciacin de la afiliacin al rgimen subsidiado y los dems recursos girados a travs de esta subcuenta que por ley se destinen a otros programas del sector. Subcuenta de eventos catastrficos y accidentes de trnsito, ECAT: El objeto de esta subcuenta es financiar la atencin de vctimas de accidentes de trnsito, eventos catastrficos y terroristas y atencin en salud a la poblacin desplazada por la violencia. Sin embargo, excepcionalmente por mandato legal pueden destinarse recursos a las
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entidades territoriales para atender programas especiales del sector salud, evento en el cual la entidad territorial beneficiaria debe registrar los recursos provenientes de esta subcuenta. Subcuenta de promocin de la salud: Registra los ingresos provenientes de la subcuenta de promocin del Fosyga, con destinacin especfica para la ejecucin de programas especiales del sector. 5.1.6.3.4.3 Juegos de suerte y azar Representa los recursos que reciben los departamentos, el Distrito Capital y los municipios, como titulares de las rentas del monopolio rentstico de todas las modalidades de juegos de suerte y azar, salvo los recursos destinados a la investigacin en reas de la salud que pertenecen a la Nacin. Para el efecto deber tenerse en cuenta lo preceptuado en la Ley 643 del 16 de enero de 2001. En este sentido, toda actividad que se realice en ejercicio del monopolio, debe tener en cuenta que con ella se financian los servicios de salud y esa es la razn del monopolio. Dentro del concepto de servicios de salud se incluye la financiacin de stos, su pasivo pensional, prestacional y, los dems gastos vinculados a la investigacin en reas de la salud. Los recursos obtenidos por los departamentos, Distrito Capital de Bogot y los municipios como producto de la explotacin del monopolio de juegos de suerte y azar, se deber transferir directamente a los servicios de salud y emplearse para contratar directamente con las empresas sociales del Estado o entidades pblicas o privadas, la prestacin de los servicios de salud a la poblacin vinculada o para la afiliacin de dicha poblacin al rgimen subsidiado. La operacin de los juegos de suerte y azar puede realizarse en forma directa o mediante terceros. La operacin directa es aquella que realizan los departamentos, el Distrito Capital y los municipios autorizados por la ley, por intermedio de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de capital pblico. La operacin mediante terceros es aquella que realizan personas naturales o jurdicas, en virtud de autorizacin, mediante contratos de concesin, en los trminos de la Ley 80 de 1993. Son conceptos de ingreso de los juegos de suerte y azar: a) el impuesto a loteras forneas y a ganadores de sorteos ordinarios y extraordinarios, b) los derechos de explotacin de la lotera, juegos de apuestas permanentes o chance, rifas, los juegos promocionales y eventos hpicos, c) los excedentes obtenidos por las loteras en el ejercicio de la operacin de cada juego y, d) los administrados por la Empresa Territorial para la Salud, Etesa. Los operadores de los juegos de suerte y azar tienen la obligacin de declarar los impuestos y derechos de explotacin mensualmente, dentro de los primeros 10 das del mes siguiente a su recaudo, ante la autoridad competente para la administracin del respectivo juego del monopolio, o ante las autoridades departamentales, distritales o municipales, segn el caso. El giro de los recursos lo deben realizar a los respectivos fondos de salud.
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Modelo Instrumental
5.1.6.3.4.3.1 Impuesto a ganadores sorteos ordinario y extraordinario Representa el valor que deben pagar los ganadores de premios de lotera ordinaria o extraordinaria, que corresponde al 17% sobre el valor nominal del premio ganado. Este valor ser retenido por la lotera responsable u operador autorizado, al momento de pagar el premio. 5.1.6.3.4.3.2 Impuesto a loteras forneas Representa el 10% sobre el valor nominal de cada billete o fraccin, vendido por la lotera u operadores autorizados, fuera de su jurisdiccin (departamento o Distrito Capital). 5.1.6.3.4.3.3. Derechos de explotacin del monopolio de las loteras Corresponde al 12% de los ingresos brutos de cada juego, que como mnimo deben transferir las loteras como parte de la renta del monopolio. 5.1.6.3.4.3.4 Juegos de apuestas permanentes o chance Representa el 12% de los ingresos brutos que deben pagar los concesionarios de apuestas permanentes o chance. 5.1.6.3.4.3.5 Rifas de circulacin departamental Corresponde a los derechos de explotacin equivalentes al 14% sobre los ingresos brutos que deben pagar los gestores de rifas que operan en dos o ms municipios de un mismo departamento o, un municipio y el Distrito Capital. La explotacin corresponde al departamento por intermedio de la sociedad de capital pblico departamental, SCPD.
5.1.6.3.4.3.6 Juegos promocionales Representa los derechos de explotacin equivalentes al 14% del valor total del plan de premios que deben cancelar los gestores de juegos promocionales del nivel departamental y municipal. Estos juegos son explotados y autorizados por la sociedad de capital pblico departamental, SCPD. 5.1.6.3.4.3.7 Rifas de circulacin municipal y del Distrito Capital Corresponde a los derechos de explotacin equivalentes al 14% sobre los ingresos brutos que deben pagar los gestores de rifas que operan en un municipio o en el Distrito Capital. La explotacin corresponde directamente al municipio o al Distrito Capital, en cada caso. 5.1.6.3.4.3.8 Eventos hpicos
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Representa los derechos de explotacin que debe pagar el operador de apuestas hpicas: a) Para apuestas hpicas nacionales el 2% de los ingresos brutos, b) para carreras forneas el 15% de sus ingresos brutos y c) cuando el operador explote apuestas hpicas nacionales y a su vez apuestas hpicas sobre carreras forneas pagar el 5% de los ingresos brutos. 5.1.6.3.4.3.9 Excedentes de la operacin de los juegos de loteras Corresponde a los excedentes obtenidos en el ejercicio de la operacin de diferentes juegos, que no podrn ser inferiores a los criterios mnimos de eficiencia establecidos por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar. 5.1.6.3.4.3.10 Transferencias recibidas de la Empresa Territorial para la Salud, ETESA Representa el valor recibido de la Empresa Territorial para la Salud, Etesa, para atender la prestacin de servicios de salud por concepto de: (a) Rifas que operan en dos o ms departamentos o en un departamento y el Distrito Capital. (b) Juegos promocionales nacionales. (c) Juegos localizados (bingos, videobingos, esferdromos, mquinas tragamonedas, casinos y similares). (d) Apuestas en eventos deportivos, gallsticos, caninos y similares. (e) Juegos novedosos (lotto preimpresa, lotera instantnea, lotto en lnea). (f) Otros juegos. 5.1.6.3.4.4 Licores Representa el valor de los recursos del impuesto a las ventas de licores de produccin nacional tanto de productores como distribuidores, los recursos asignados al sector salud por los derechos de explotacin del monopolio de licores y las utilidades de las licoreras departamentales, conforme a lo previsto en el artculo 336 de la Constitucin Poltica. 5.1.6.3.4.4.1 Impuesto de licores de productores y distribuidores Representa el valor recibido de las empresas productoras y distribuidoras de licores pblicas (departamentales) y privadas, por concepto del impuesto sobre las ventas y del impuesto al valor agregado. 5.1.6.3.4.4.2 Derechos de explotacin
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Representa el porcentaje de los derechos de explotacin que el departamento destina al sector salud por concepto de los derechos de explotacin del monopolio de licores. 5.1.6.3.4.4.3 Utilidades de las licoreras Representa el porcentaje de las utilidades de las licoreras departamentales que el ente territorial destina para el sector salud, de acuerdo con lo establecido en el artculo 336 de la Constitucin Poltica. 5.1.6.3.4.5 Impuesto a la venta de cervezas 8% Representa el valor recibido de los productores nacionales de cervezas y sifones y del fondo cuenta de productos importados, por concepto de impuesto a la venta de cervezas y sifones de produccin nacional y extranjera, respectivamente. 5.1.6.3.4.6 Impuesto de registro Representa el valor que deben pagar las personas naturales o jurdicas por concepto de la inscripcin de los actos que ordena la ley. Del valor recibido los departamentos y el Distrito Capital pueden destinar un porcentaje al sector salud conforme a las normas territoriales respectivas. 5.1.6.3.4.7 Transferencias nacionales Representa el valor recibido por concepto de transferencias del Gobierno Nacional, principalmente del Ministerio de proteccin y Seguridad Social, diferentes a los recursos del Fosyga, Sistema General de Participaciones y transferencias de ETESA, con destino a programas especiales del sector salud.
5.1.6.3.4.8 Venta de servicios de salud Representa el valor recaudado por concepto de la venta de servicios de salud a travs de los centros y puestos de salud que dependen directamente de la entidad territorial, de la direccin de salud del sector central y descentralizado o, de los servicios seccionales de salud. 5.1.6.3.4.9 Rendimientos financieros Representa el valor de los rendimientos generados por la inversin de los diferentes recursos de los fondos de salud, los cuales deben conservar la misma destinacin inicial de la fuente que los origin. 5.1.6.3.4.10 Otros recursos
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Representa los recursos diferentes a los sealados anteriormente que ingresan a los fondos de salud, tales como los aportes de las entidades territoriales, organismos no gubernamentales, donaciones, multas, intereses, sanciones, inscripciones, pliegos de licitaciones, tarjetas profesionales y dems recursos que se asignen con destinacin para salud. 5.1.6.3.5 Gasto pblico social - salud Representa las erogaciones con cargo al fondo de salud, para garantizar la atencin en salud de la poblacin vinculada o afiliada al rgimen subsidiado del sistema general de seguridad social en salud, las actividades de promocin de la salud y prevencin de la enfermedad y para el fortalecimiento institucional de la prestacin de servicios de salud de acuerdo con las normas vigentes. 5.1.6.3.5.1 Subsidio a la oferta Representa los gastos ejecutados para garantizar la prestacin de los servicios de salud a la poblacin pobre y vulnerable que no se encuentra afiliada al rgimen subsidiado ni al rgimen contributivo, as como los servicios excluidos en el POS-S y los de la poblacin del rgimen contributivo durante los perodos de carencia. Las entidades que administran los fondos de salud garantizarn la prestacin de servicios de salud a travs del subsidio a la oferta mediante la prestacin directa de los servicios o a travs de la contratacin con las instituciones de salud pblicas, privadas o mixtas ya sea por evento, por capitacin u otra modalidad definida por la entidad. 5.1.6.3.5.2 Acciones de salud pblica Representa los gastos en que se incurre para realizar las acciones, intervenciones y procedimientos dirigidos a la colectividad o individuos con altas externalidades, en los componentes de promocin de la salud, prevencin de la enfermedad, vigilancia en acciones de salud pblica y control de factores de riesgo, definidos como prioritarias para el pas por el Ministerio de proteccin y Seguridad Social. Las acciones de salud pblica incluyen las actividades de promocin y prevencin que al entrar en vigencia la Ley 715 hacan parte del plan obligatorio de salud subsidiado. 5.1.6.3.5.3 Rgimen subsidiado Representa los recursos destinados por las entidades territoriales para garantizar la afiliacin de las personas al rgimen subsidiado del sistema general de seguridad social en salud mediante la suscripcin de contratos con las entidades administradoras del rgimen subsidiado - ARS. 5.1.6.3.5.4 Fortalecimiento institucional
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Modelo Instrumental
Representa los recursos ejecutados para desarrollar y fortalecer las unidades o instituciones de prestacin de servicios de salud. 5.1.6.3.6 Gastos de administracin Representan las erogaciones en que incurren los fondos de salud para atender el normal funcionamiento de la sede de las direcciones de salud y cuya financiacin se debe realizar con recursos propios de la entidad territorial, es decir, que no se pueden utilizar los recursos de destinacin especfica conforme a la normativa vigente para cada uno de ellos. 5.1.6.4 Procedimiento contable A continuacin se define el procedimiento contable que debe ser aplicado por la entidad territorial, las direcciones de salud de los sectores central y descentralizado y, los servicios seccionales de salud, el cual considera aspectos tales como: la organizacin de la entidad territorial para asumir la administracin del respectivo fondo de salud, la titularidad de los recursos, las fuentes de financiamiento del sector, la manera como fluyen los recursos al fondo, as como la responsabilidad en la ejecucin del gasto. 5.1.6.4.1 Registros en la entidad territorial (departamento, distrito y municipio) 5.1.6.4.1.1 En calidad de titular de los recursos que financian el sector salud Los departamentos, distritos y municipios son los titulares de los recursos asignados al sector salud, ya sean de origen nacional o territorial; en consecuencia, deben reconocer y registrar el ingreso de los mismos, independientemente de la entidad que administra el fondo de salud. 5.1.6.4.1.1.1 Reconocimiento, registro y recaudo de los ingresos La entidad territorial, como titular de los recursos provenientes de la participacin para salud, las transferencias recibidas del Ministerio de proteccin y Seguridad Social - Fondo de Solidaridad y Garanta, Fosyga, el impuesto a ganadores y loteras forneas, los derechos de explotacin de juegos de suerte y azar y de licores, los recursos de ETESA, los excedentes de la operacin de los juegos de loteras, el impuesto a la venta de licores de los productores nacionales, IVA de los distribuidores, las utilidades de las licoreras departamentales, el impuesto a la venta de cerveza, el impuesto de registro y dems transferencias nacionales, debe efectuar el reconocimiento, registro y recaudo del ingreso por los citados conceptos, bien sea que el fondo de salud sea administrado directamente por la entidad territorial o por una direccin de salud del sector central o descentralizado. 5.1.6.4.1.1.2 Traslado de los recursos cuando el fondo de salud es administrado por una direccin de salud del sector central El traslado de los recursos que recibe directamente la entidad territorial, as como el de aquellos que se consignan en las cuentas del fondo de salud, debe efectuarse utilizando la
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Modelo Instrumental
cuenta principal y subalterna, conforme a lo establecido en la Circular Externa 037 del 28 de diciembre de 2000, para el manejo de contabilidades separadas. En el primer caso, debe afectarse la cuenta de bancos y corporaciones con el giro y en el segundo, disminuir los derechos causados por los distintos conceptos, con base en el informe de la direccin de salud sobre el recaudo de los recursos. Dentro de los recursos que recibe directamente la entidad territorial se encuentran: los provenientes de la realizacin de rifas de circulacin municipal y Distrito Capital, las utilidades de las licoreras departamentales, el impuesto de registro y los recursos propios de la entidad territorial. De otra parte, la participacin para salud, las transferencias del Ministerio de proteccin y Seguridad Social - Fosyga, el impuesto a ganadores y loteras forneas, los derechos de explotacin de las loteras, apuestas permanentes, rifas de circulacin departamental, juegos promocionales y eventos hpicos, recursos provenientes de ETESA, los excedentes obtenidos en la realizacin de cada juego, el impuesto a la venta de licores de los productores nacionales, el IVA de los distribuidores, los derechos de explotacin del monopolio de licores, el impuesto a la venta de cerveza y dems transferencias nacionales, son recursos que de acuerdo con disposiciones legales, se consignan directamente en las cuentas del fondo de salud. 5.1.6.4.1.1.3 Traslado de los recursos cuando el fondo de salud es administrado por una direccin de salud del sector descentralizado o por un servicio seccional de salud En este caso, el giro de los recursos se constituye en una transferencia, razn por la cual, con el informe de la direccin de salud sobre el recaudo de los recursos que se consignan directamente en las cuentas del fondo de salud, as como con el giro de los recursos que llegan inicialmente a la entidad territorial, debe disminuirse la transferencia por pagar. 5.1.6.4.1.2 En calidad de administrador del fondo de salud Cuando la entidad territorial administre directamente el fondo de salud, es decir, que no existe delegacin administrativa, presupuestal y financiera en la secretara o departamento administrativo de salud, deber darle al fondo un tratamiento de cuenta especial. Para el efecto, deber habilitar en su contabilidad, a partir del sptimo dgito, cdigos auxiliares con la clasificacin necesaria, de tal suerte que le permita identificar de manera independiente, las operaciones realizadas con los recursos del fondo de salud. 5.1.6.4.2 Registros en la direccin de salud del sector central Cuando el fondo de salud sea administrado por una secretara o departamento administrativo de salud, sin personera jurdica, con relativa autonoma administrativa, presupuestal y financiera, delegada, las operaciones con la entidad territorial se registran utilizando la cuenta principal y subalterna.
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Modelo Instrumental
5.1.6.4.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado Cuando el fondo de salud sea administrado por una direccin de salud del sector descentralizado, bien sea como establecimiento pblico o servicio seccional de salud, con personera jurdica, autonoma administrativa y presupuesto independiente, las operaciones realizadas con la entidad territorial se registran como una transferencia recibida. Este mismo procedimiento aplica para el caso del fondo financiero distrital de Bogot. 5.1.6.4.4 Registros de aplicacin general para las entidades que administren el fondo de salud La entidad encargada de la administracin del fondo de salud, bien sea la entidad territorial, la direccin de salud del sector central o descentralizado, el servicio seccional de salud o, el Fondo Financiero Distrital de Bogot, debe tener en cuenta lo siguiente: La ejecucin del gasto est a cargo de la entidad que administre el fondo de salud. El recaudo de los recursos que financian el sector salud debe registrarse en la cuenta 1125 - Fondos especiales, dada la destinacin especfica para dicho sector. Si la entidad administradora del fondo, presta servicios a travs de los centros y puestos de salud, debe reconocer los ingresos respectivos, as como los costos de produccin. Si el servicio se vende a un precio econmicamente significativo los costos de produccin se constituyen en costo de ventas. Si el servicio de salud se presta con recursos del subsidio a la oferta o de las acciones de salud pblica, los costos deben trasladarse al gasto pblico social, en la subcuenta respectiva. 5.1.6.5 Tratamiento contable de las operaciones relacionadas con los recursos que financian el sector salud en las entidades territoriales 5.1.6.5.1 Participacin para salud 5.1.6.5.1.1 Registros en la entidad territorial (departamento, distrito y municipio) 5.1.6.5.1.1.1 Reconocimiento del ingreso La entidad territorial debe reconocer mensualmente, la doceava parte del valor de la participacin asignada en el documento emitido por el Consejo Nacional de Poltica Econmica y Social, Conpes, mediante el siguiente registro: Cdigo 14 1413 141312 44 4408 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Sistema general de participaciones TRANSFERENCIAS SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES Dbito Crdito
XXX
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Modelo Instrumental
440801 440805 440811
Departamentos Participacin para salud Municipios Participacin para salud Distritos Participacin para salud
XXX
5.1.6.5.1.1.2 Recaudo En la entidad territorial el recaudo de la participacin para salud, puede darse con o sin situacin de fondos. 5.1.6.5.1.1.2.1 Recaudo de la participacin para salud con situacin de fondos Esta operacin se da cuando los recursos son girados a las cuentas bancarias autorizadas por la entidad territorial, para el recaudo de los mismos. 5.1.6.5.1.1.2.1.1 Cuando el fondo de salud es administrado directamente por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos de la participacin para salud a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la nota crdito bancaria. Cdigo 11 1125 1125xx 14 1413 141312 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Sistema general de participaciones Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.1.1.2.1.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo de la participacin para salud, con la comunicacin de la Direccin de salud donde conste el recibo del recurso en la cuenta del Fondo de Salud.
Cdigo 19 1995 199501 14 1413
Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR
Dbito
Crdito
XXX
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Modelo Instrumental
141312
Sistema general de participaciones
XXX
5.1.6.5.1.1.2.1.3Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo de la participacin para salud, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado donde conste el recibo del recurso en la cuenta del Fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 14 1413 141312 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Sistema general de participaciones Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.1.1.2.2 Recaudo de la participacin para salud sin situacin de fondos Se presenta cuando los recursos son girados por la Nacin a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas para el pago de los aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la entidad administradora del fondo de salud o de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud IPS con las cuales se haya contratado la prestacin de los servicios de salud. 5.1.6.5.1.1.2.2.1Cuando el fondo de salud es administrado directamente por la entidad territorial En este caso, la entidad territorial debe registrar el recaudo de la transferencia por participacin para salud, con la comunicacin que el Ministerio de proteccin y Seguridad Social emita acerca del giro de aportes patronales a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas, teniendo en cuenta si stos corresponden al personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la entidad territorial o de las IPS pblicas con las cuales contrate. Aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la entidad territorial Pago anticipado
Cuando el giro de los recursos a las Administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas se realiza con anterioridad al reconocimiento de la obligacin por aportes patronales, debe reconocerse un gasto pagado por anticipado, mediante el siguiente registro:
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Modelo Instrumental
Cdigo 19 1905 190511 190512 14 1413 141312
Cuenta OTROS ACTIVOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios * Contribuciones efectivas ** DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Sistema general de participaciones
Dbito
Crdito
XXX XXX
XXX
* Cesantas ** Aportes a salud, pensiones y riesgos profesionales El valor causado como gasto pagado por anticipado ser disminuido del pasivo que corresponda, cuando se hayan causado las correspondientes obligaciones, mediante el siguiente registro: Cdigo 24 2425 242518 242519 242532 25 2505 250502 19 1905 190511 190512 Cuenta CUENTAS POR PAGAR ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud Aporte riesgos profesionales OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Cesantas OTROS ACTIVOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas Dbito Crdito
XXX XXX XXX
XXX
XXX XXX
Pago vencido
Si el giro de los recursos a las Administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas se realiza con posterioridad al reconocimiento de la obligacin por aportes patronales, debe reconocerse como un menor valor de la obligacin, la cual debi constituirse previamente, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.2 de este procedimiento. Cdigo 24 2425 242518 242519 242532 Cuenta CUENTAS POR PAGAR ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud Aporte riesgos profesionales Dbito Crdito
XXX XXX XXX

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Modelo Instrumental
25 2505 250502 14 1413 141312
OBLIGACIONES LABORALES SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Salarios y prestaciones sociales Cesantas DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Sistema general de participaciones
DE
XXX
XXX
Cuando los recursos de la participacin para salud girados para aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la entidad territorial, sean superiores a la autoliquidacin, la diferencia se constituye en un gasto pagado por anticipado, el cual se aplica a las posteriores autoliquidaciones. Si por el contrario, la participacin para salud, es inferior a la autoliquidacin y ya ha sido agotado el gasto pagado por anticipado, la entidad territorial debe girar la diferencia de sus recursos propios. - Aportes patronales de la IPS pblica En caso que la entidad territorial pacte en la contratacin con la IPS que parte de los servicios de salud van a pagarse con recursos de la participacin para salud que la Nacin gira directamente a las Administradoras de Pensiones, Salud, Riesgos profesionales y Cesantas, como aportes patronales de la IPS, debe disminuir la obligacin originada en la contratacin, con el giro de los recursos, mediante el siguiente registro. Previamente, la entidad territorial debe haber constituido el pasivo por la contratacin de servicios de salud con la IPS, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.3 de este procedimiento. Cdigo Cuenta 24 CUENTAS POR PAGAR 2480 ADMINISTRACIN Y PRESTACIN SERVICIOS DE SALUD 248001 Subsidio a la oferta 14 DEUDORES 1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 141312 Sistema general de participaciones Dbito DE XXX Crdito
XXX
Este registro se efecta con la comunicacin que el Ministerio de proteccin y Seguridad Social emita acerca del giro de aportes patronales, a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas. 5.1.6.5.1.1.2.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central Este registro se efecta con la comunicacin que el Ministerio de proteccin y Seguridad Social emita acerca del giro de aportes patronales, a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas.
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Modelo Instrumental
Cdigo 19 1995 199501 14 1413 141312
Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Sistema general de participaciones
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.1.1.2.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado Este registro se efecta con la comunicacin que emita el Ministerio de proteccin y Seguridad Social acerca del giro de aportes patronales, a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 14 1413 141312 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Sistema general de participaciones Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.1.2. Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.1.2.1 Recaudo El recaudo puede darse con o sin situacin de fondos. 5.1.6.5.1.2.1.1 Recaudo con situacin de fondos El recaudo con situacin de fondos se presenta cuando los recursos se consignan en las cuentas del fondo de salud que maneja la Direccin de salud. En este caso el registro que se efecta es el siguiente: Cdigo 11 1125 1125xx 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
1131
Modelo Instrumental
5.1.6.5.1.2.1.2 Recaudo sin situacin de fondos El recaudo sin situacin de fondos se presenta cuando los recursos se giran directamente a las Administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas, para el pago de los aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la Direccin de salud o de la IPS con la cual sta contrata la prestacin de los servicios de salud. La Direccin de salud debe registrar el traslado de los recursos, con la comunicacin que el Ministerio de proteccin y Seguridad Social emita acerca del giro de aportes patronales a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas. Aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la Direccin de salud del sector central Pago anticipado
Cuando el giro de los recursos a las Administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas se realiza con anterioridad al reconocimiento de la obligacin por aportes patronales, debe reconocerse un gasto pagado por anticipado, mediante el siguiente registro: Cdigo 19 1905 190511 190512 19 1995 199506 Cuenta OTROS ACTIVOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX XXX
XXX
El valor causado como Gasto pagado por anticipado ser disminuido del pasivo que corresponda, cuando se hayan causado las correspondientes obligaciones, as:
Cdigo 24 2425 242518 242519 25 2505 250502 19 1905 190511 190512
Cuenta CUENTAS POR PAGAR ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Cesantas OTROS ACTIVOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas
Dbito
Crdito
XXX XXX
XXX
XXX XXX
1132
Modelo Instrumental
Pago vencido
Si el giro de los recursos a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas se realiza con posterioridad al reconocimiento de la obligacin por aportes patronales, debe disminuirse la obligacin respectiva, la cual debi constituirse previamente, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.2 de este procedimiento. Cdigo 24 2425 242518 242519 25 2505 250502 19 1995 199506 Cuenta CUENTAS POR PAGAR ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud OBLIGACIONES LABORALES SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Salarios y prestaciones sociales Cesantas OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos Dbito Crdito
XXX XXX Y DE
XXX
XXX
- Aportes patronales de la IPS pblica En caso que la Direccin de salud del sector central pacte en la contratacin con la IPS que parte de los servicios de salud van a pagarse con recursos de la participacin para salud que la Nacin gira directamente a las Administradoras de Pensiones, Salud, riesgos profesionales y Cesantas, como aportes patronales de la IPS, la Direccin debe disminuir la obligacin originada en la contratacin, con el giro de los recursos. Previamente, la Direccin de salud debi reconocer el pasivo por la contratacin de servicios de salud, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.3 de este procedimiento.
Cdigo Cuenta 24 CUENTAS POR PAGAR 2480 ADMINISTRACIN Y PRESTACIN DE LOS SERVICIOS DE SALUD 248001 Subsidio a la oferta 19 OTROS ACTIVOS 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA 199506 Fondos recibidos (CR)
Dbito
Crdito
XXX
XXX
Este registro se efecta con la comunicacin que el Ministerio de proteccin y Seguridad Social emita acerca del giro de aportes patronales, a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas.
1133
Modelo Instrumental
5.1.6.5.1.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado 5.1.6.5.1.3.1 Registro de la transferencia Los recursos que traslada la entidad territorial a la Direccin de salud del sector descentralizado, provenientes de la participacin para salud, deben reconocerse como una transferencia corriente recibida del gobierno general territorial. Este reconocimiento debe efectuarse mensualmente, con la distribucin anual respaldada en el concepto tcnico favorable emitido por el Ministerio de proteccin y Seguridad Social, mediante el siguiente registro: Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 440322 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Municipal Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.1.3.2 Recaudo El recaudo de la transferencia que recibe la Direccin de salud del sector descentralizado, proveniente de los recursos de la participacin para salud, puede darse con o sin situacin de fondos. 5.1.6.5.1.3.2.1 Recaudo de la transferencia con situacin de fondos La transferencia se recauda con situacin de fondos, cuando los recursos son girados directamente a las cuentas bancarias de la Direccin de salud del sector descentralizado, autorizadas para recibir el recurso. El registro que debe efectuarse es el siguiente: Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.1.3.2.2 Recaudo de la transferencia sin situacin de fondos
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Modelo Instrumental
La transferencia se recauda sin situacin de fondos, cuando el recurso es girado por la Nacin, directamente a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas para pagar los aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la Direccin de salud del sector descentralizado o de las IPS pblicas, con las cuales sta contrate la prestacin de los servicios de salud. La Direccin de salud del sector descentralizado debe registrar el recaudo de la transferencia con la comunicacin que el Ministerio de proteccin y Seguridad Social emita acerca del giro de aportes patronales a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas. Aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la Direccin de salud del sector descentralizado Pago anticipado
Cuando el giro de los recursos a las Administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas se realiza con anterioridad al reconocimiento de la obligacin por aportes patronales, debe reconocerse un gasto pagado por anticipado, mediante el siguiente registro: Cdigo 19 1905 190511 190512 14 1413 141303 Cuenta OTROS ACTIVOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX XXX
XXX
El valor causado como gasto pagado por anticipado ser disminuido del pasivo que corresponda, cuando se hayan causado las correspondientes obligaciones. Cdigo 24 2425 242518 242519 25 2505 250502 19 1905 190511 190512 Cuenta CUENTAS POR PAGAR ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Cesantas OTROS ACTIVOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Sueldos y salarios Contribuciones efectivas Dbito Crdito
XXX XXX
XXX
XXX XXX
1135
Modelo Instrumental
Pago vencido
Si el giro de los recursos a las Administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas se realiza con posterioridad al reconocimiento de la obligacin por aportes patronales, debe reconocerse como un menor valor de la obligacin, mediante el siguiente registro: Cdigo 24 2425 242518 242519 25 2505 250502 14 1413 141303 Cuenta CUENTAS POR PAGAR ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Aportes a seguridad social en salud OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Salarios y prestaciones sociales Cesantas DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX XXX
XXX
XXX
Cuando los recursos de la participacin para salud girados para aportes patronales del personal dedicado a la prestacin del servicio de salud de la Direccin de salud del sector descentralizado, sean superiores a la autoliquidacin, la diferencia se constituye en un gasto pagado por anticipado, el cual se aplica a las posteriores autoliquidaciones. Si por el contrario, la participacin para salud es inferior a la autoliquidacin y ya ha sido agotado el gasto pagado por anticipado, la Direccin debe girar la diferencia de sus recursos propios. - Aportes patronales de la IPS pblica En caso que la Direccin de salud del sector descentralizado pacte en la contratacin con la IPS que parte de los servicios de salud van a pagarse con recursos de la participacin para salud que la Nacin gira directamente a las Administradoras de Pensiones, Salud, Riesgos profesionales y Cesantas, como aportes patronales de la IPS, la Direccin debe disminuir la obligacin originada en la contratacin, con el giro de los recursos. Previamente, la Direccin de salud del sector descentralizado debe haber constituido el pasivo por la contratacin de servicios de salud con la IPS, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.3 de este procedimiento. Cdigo Cuenta 24 CUENTAS POR PAGAR 2480 ADMINISTRACIN Y PRESTACIN SERVICIOS DE SALUD 248001 Subsidio a la oferta 14 DEUDORES
Dbito DE XXX
Crdito
1136
Modelo Instrumental
1413 141303
TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general
XXX
Este registro se efecta con la comunicacin que el Ministerio de proteccin y Seguridad Social emita acerca del giro de aportes patronales, a las administradoras de pensiones, salud, riesgos profesionales y cesantas. 5.1.6.5.1.4 Registros complementarios al tratamiento de la participacin para salud 5.1.6.5.1.4.1 Reconocimiento de la transferencia por pagar La entidad territorial debe efectuar el siguiente registro, cuando surja la obligacin de transferir los recursos de la participacin para salud a la Direccin de salud del sector descentralizado. Cdigo Cuenta 54 TRANSFERENCIAS 5403 CORRIENTES AL GOBIERNO GENERAL 540309 Departamental Administracin descentralizada Establecimientos Pblicos 540316 Distrital Administracin descentralizada Establecimientos Pblicos 540323 Municipal Administracin descentralizada Establecimientos Pblicos 24 CUENTAS POR PAGAR 2403 TRANSFERENCIAS 240304 Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.1.4.2 Reconocimiento de la obligacin por aportes patronales Teniendo en cuenta que los aportes patronales que se pagan con recursos de la participacin para salud corresponden al personal dedicado a la prestacin del servicio de salud, la entidad territorial y las Direcciones de salud, sean stas del sector central o descentralizado, deben reconocer estos conceptos como costo de produccin, mediante el siguiente registro: Cdigo 73xx* 73xx03 73xx05 2505 250502 2425 242518 Cuenta CUENTA RESPECTIVA Sueldos y salarios Contribuciones efectivas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES Cesantas ACREEDORES Aportes a fondos pensionales Dbito XXX XXX XXX XXX
1137
Crdito
Modelo Instrumental
242519
Aportes a seguridad social en salud
XXX
* La cuenta afectada debe corresponder a la unidad funcional y centro de costo en el cual se preste el servicio de salud. Es importante aclarar que tanto la entidad territorial como las Direcciones de salud, deben reconocer las dems prestaciones a que haya lugar, de acuerdo con las disposiciones legales y no solamente las que se pagan con recursos de la participacin para salud sin situacin de fondos. 5.1.6.5.1.4.3 Reconocimiento de la obligacin por la contratacin de servicios de salud con las IPS Cdigo 55 5502 550208 24 2480 248001 Cuenta GASTO PBLICO SOCIAL SALUD Subsidio a la oferta CUENTAS POR PAGAR ADMINISTRACIN Y PRESTACIN SERVICIOS DE SALUD Subsidio a la oferta Dbito Crdito
XXX DE XXX
5.1.6.5.2 Transferencias recibidas del Ministerio de proteccin y Seguridad Social fondo de solidaridad y garantia fosyga 5.1.6.5.2.1.Registros en la entidad territorial (Departamento, Distrito y Municipio)
5.1.6.5.2.1.1 Registro de la transferencia La entidad territorial debe reconocer como transferencia, los recursos que recibe del Ministerio de proteccin y Seguridad Social FOSYGA, subcuentas Solidaridad, ECAT y Promocin de la Salud, mediante el siguiente registro: Cdigo 14 1413 141311 44 4421 Cuenta Dbito Crdito
DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Del sistema general de seguridad social en salud TRANSFERENCIAS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD 442101 Fosyga Solidaridad 442102 Fosyga - ECAT 442103 Fosyga Promocin de la salud
XXX
XXX XXX XXX

1138
Modelo Instrumental
Los recursos del FOSYGA - Solidaridad, se causan con el contrato suscrito entre la entidad territorial y la entidad Administradora del Rgimen Subsidiado, una vez radicado en el Ministerio de proteccin y Seguridad Social. En caso que se adicionen los contratos por el incremento de la UPC, la causacin se realiza con el acuerdo del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud CNSSS que autorice el pago, con cargo a los recursos del FOSYGA. Los recursos del FOSYGA - ECAT se causan con el acto administrativo de distribucin de recursos emitido por el Ministerio de proteccin y Seguridad Social o el CNSSS. Los recursos del FOSYGA - Promocin de la Salud, se causan con el contrato o convenio suscrito entre la entidad territorial y el Ministerio de proteccin y Seguridad Social. 5.1.6.5.2.1.2 Recaudo Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado directamente por la entidad territorial o, por una Direccin de salud del sector central o descentralizado dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.2.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con la nota crdito del banco o su equivalente, cuando ingresan los recursos a la cuenta corriente o de ahorros.
Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141311
Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Del sistema general de seguridad social en salud
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.2.1.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar el recaudo de los recursos transferidos del FOSYGA, con la comunicacin de la Direccin de salud donde conste el recibo del recurso en la cuenta del Fondo de Salud. Cdigo Cuenta 19 OTROS ACTIVOS 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA
Dbito
Crdito
1139
Modelo Instrumental
199501 14 1413 141311
Fondos transferidos DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Del sistema general de seguridad social en salud
XXX
XXX
5.1.6.5.2.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar el recaudo de los recursos transferidos del FOSYGA, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud donde conste el recibo del recurso en la cuenta del Fondo de Salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 14 1413 141311 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Del sistema general de seguridad social en salud Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.2.2Registros en la direccin de salud del sector central
5.1.6.5.2.2.1 Recaudo La Direccin de salud del sector central debe registrar el recaudo de los recursos del FOSYGA, con la nota crdito del banco o su equivalente. Cdigo 11 1125 1125XX 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.2.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud 5.1.6.5.2.3.1 Registro de la transferencia
1140
Modelo Instrumental
Los recursos que traslada la entidad territorial a la Direccin de salud del sector descentralizado o al Servicio Seccional de Salud, provenientes del FOSYGA, deben reconocerse como una transferencia corriente recibida del gobierno general territorial. Este reconocimiento debe efectuarse cuando surja el derecho de cobro, conforme a lo establecido en el numeral 5.1.6.5.2.1.1 de este procedimiento. Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 440322 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Municipal Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.2.3.2 Recaudo La Direccin de salud el sector descentralizado o Servicio Seccional de Salud debe registrar el recaudo de los recursos del FOSYGA, con la nota crdito del banco o su equivalente.
Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303
Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general
Dbito
Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.3 Impuesto a ganadores y loteras forneas 5.1.6.5.3.1 Registros en la entidad territorial (Departamento, Distrito y Municipio) 5.1.6.5.3.1.1 Reconocimiento del ingreso La entidad territorial debe causar mensualmente, el impuesto a ganadores y loteras forneas, con la declaracin del impuesto por parte de la lotera respectiva. Cdigo
Cuenta
Dbito
Crdito
1141
Modelo Instrumental
13 1305 130546 130547 130548 41 4105 410546 410547 410548
RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a ganadores sorteos ordinarios Impuesto a ganadores sorteos extraordinarios Impuesto a forneas INGRESOS FISCALES TRIBUTARIOS Impuesto a ganadores sorteos ordinarios Impuesto a ganadores sorteos extraordinarios Impuesto a forneas
XXX
XXX
5.1.6.5.3.1.2 Recaudo Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.3.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la consignacin anexa a la declaracin.
Cdigo 11 1125 1125XX 13 1305 130546 130547 130548
Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a ganadores sorteos ordinarios Impuesto a ganadores sorteos extraordinarios Impuesto a forneas
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.3.1.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo de los impuestos, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector central, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Cdigo Cuenta 19 OTROS ACTIVOS 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA 199501 Fondos transferidos
Dbito
Crdito
XXX
1142
Modelo Instrumental
13 1305 130546 130547 130548
RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a ganadores sorteos ordinarios Impuesto a ganadores sorteos extraordinarios Impuesto a forneas
XXX
5.1.6.5.3.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo de los impuestos, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.5.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 13 1305 130546 130547 130548 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS POR PAGAR Transferencias corrientes al gobierno general RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a ganadores sorteos ordinarios Impuesto a ganadores sorteos extraordinarios Impuesto a forneas Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.3.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.3.2.1 Recaudo La Direccin de salud debe registrar el recaudo con la consignacin de los recursos en la cuenta corriente o de ahorros correspondiente. Cdigo 11 1125 1125XX 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.3.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud
1143
Modelo Instrumental
5.1.6.5.3.3.1 Registro de la transferencia Los recursos que traslada la entidad territorial a la Direccin de salud del sector descentralizado o al Servicio Seccional de Salud, provenientes del impuesto a ganadores y loteras forneas, deben reconocerse como una transferencia corriente recibida del gobierno general territorial. Este reconocimiento debe efectuarse mensualmente, con la declaracin de impuestos que efecte la lotera respectiva, mediante el siguiente registro: Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 440322 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Municipal Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.3.3.2 Recaudo La Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud debe registrar el recaudo con la consignacin del recurso a la cuenta corriente o de ahorros correspondiente, mediante el siguiente registro: Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.4 Derechos de explotacin de las loteras, apuestas permanentes, rifas de circulacin departamental, juegos promocionales autorizados por una scpd y eventos hpicos 5.1.6.5.4.1 Registros en la entidad territorial (Departamento, Distrito y Municipio) 5.1.6.5.4.1.1 Reconocimiento del ingreso El reconocimiento debe efectuarse mensualmente con la declaracin de los derechos de explotacin respectiva. Cdigo
Cuenta
Dbito
Crdito
1144
Modelo Instrumental
14 1401 140136 41 4110 411043
DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin de juegos de suerte y azar INGRESOS FISCALES NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin de juegos de suerte y azar
XXX
XXX
5.1.6.5.4.1.2 Recaudo Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.4.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la consignacin anexa a la declaracin.
Cdigo 11 1125 1125xx 14 1401 140136
Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin de juegos de suerte y azar
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.4.1.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo de los derechos de explotacin, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector central, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Cdigo 19 1995 199501 14 1401 Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Dbito Crdito
XXX
1145
Modelo Instrumental
140136
Derechos de explotacin de juegos de suerte y azar
XXX
5.1.6.5.4.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo de los derechos de explotacin, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o del Servicio de salud, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 14 1401 140136 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS POR PAGAR Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin de juegos de suerte y azar Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.4.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.4.2.1 Recaudo La Direccin de salud debe registrar el recaudo de los derechos de explotacin, con la consignacin de los recursos en la cuenta corriente o de ahorros, mediante el siguiente registro: Cdigo Cuenta Dbito Crdito 11 EFECTIVO 1125 FONDOS ESPECIALES 1125XX Subcuenta respectiva XXX 19 OTROS ACTIVOS 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA 199506 Fondos recibidos (CR) XXX El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.4.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud 5.1.6.5.4.3.1 Registro de la transferencia
1146
Modelo Instrumental
El reconocimiento debe efectuarse mensualmente con la declaracin de los derechos de explotacin, respectiva. Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 440322 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Municipal Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.4.3.2 Recaudo La Direccin de salud debe registrar el recaudo de los derechos de explotacin, con la consignacin de los recursos en la cuenta corriente o de ahorros, mediante el siguiente registro:
Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303
Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general
Dbito
Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.5 Rifas de circulacin municipal y distrito capital 5.1.6.5.5.1 Registros en la entidad territorial (Municipio y Distrito Capital) 5.1.6.5.5.1.1 Recaudo El valor que recauda la entidad territorial al momento de autorizar la rifa, correspondiente a un porcentaje sobre el total de la boletera emitida, debe registrarse como un anticipo recibido, toda vez que los derechos de explotacin se calculan sobre el total de la boletera vendida. Cdigo 11 EFECTIVO
Cuenta
Dbito
Crdito
1147
Modelo Instrumental
1105 110501 1110 1110XX 24 2450 245008
CAJA Caja principal BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva CUENTAS POR PAGAR AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS Anticipos juegos de suerte y azar
XXX XXX
XXX
Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la caja o a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en el recibo de caja o la consignacin, segn corresponda. 5.1.6.5.5.1.2 Reconocimiento del ingreso La entidad territorial debe reconocer el ingreso, una vez realizada la rifa, efectuando la devolucin de los recursos a que haya lugar, en el evento que la boletera vendida sea inferior a la boletera emitida, mediante el siguiente registro:
Cdigo 24 2450 245008 11 1110 1110XX 41 4110 411043
Cuenta CUENTAS POR PAGAR AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS Anticipos juegos de suerte y azar EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva INGRESOS FISCALES NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin de juegos de suerte y azar
Dbito
Crdito
XXX
XXX
XXX
En caso que la boletera vendida sea igual a la emitida, no habr lugar a la devolucin de recursos, por tanto, no se afectar la cuenta de Bancos y corporaciones 5.1.6.5.5.1.3 Traslado del recurso con destino al sector salud Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado directamente por la entidad territorial o, por una Direccin de salud del sector central o descentralizado. 5.1.6.5.5.1.3.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial En este caso, la entidad territorial debe efectuar el traslado del recurso a las cuentas del fondo de salud, mediante el siguiente registro:
1148
Modelo Instrumental
Cdigo 11 1125 1125XX 11 1110 1110XX
Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.5.1.3.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central Cdigo 19 1995 199501 11 1110 1110XX Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.5.1.3.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado En este caso, los recursos destinados al sector salud, provenientes de las rifas, se registran como una transferencia: Cdigo Cuenta 54 TRANSFERENCIAS 5403 CORRIENTES AL GOBIERNO GENERAL 540316 Distrital Administracin descentralizada Establecimientos Pblicos 540323 Municipal Administracin descentralizada Establecimientos Pblicos 24 CUENTAS POR PAGAR 2403 TRANSFERENCIAS 240304 Transferencias corrientes al gobierno general Con el giro de los recursos Cdigo 24 2403 240304 11 1110 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Dbito Crdito Dbito Crdito
XXX
XXX
XXX
1149
Modelo Instrumental
1110XX
Subcuenta respectiva
XXX
5.1.6.5.5.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.5.2.1 Recaudo Este registro se efecta cuando los recursos ingresen a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la nota crdito bancaria o su equivalente. Cdigo 11 1125 1125XX 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.5.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado 5.1.6.5.5.3.1 Registro de la transferencia La Direccin de salud del sector descentralizado debe reconocer los recursos provenientes de los derechos de explotacin de rifas, como una transferencia recibida de la respectiva entidad territorial. El soporte de este registro es la comunicacin que emita la entidad territorial respecto al valor a transferir, de conformidad con las disposiciones legales. Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440315 440322 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Distrital Administracin central Municipal Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.5.3.2 Recaudo Este registro se efecta cuando los recursos ingresen a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la nota crdito bancaria. Cdigo 11 1125 1125xx 14 1413 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Dbito Crdito
XXX
1150
Modelo Instrumental
141303
Transferencias corrientes al gobierno general
XXX
5.1.6.5.6 Transferencias provenientes de ETESA 5.1.6.5.6.1 Registros en la entidad territorial (Departamento, Distrito y Municipio) 5.1.6.5.6.1.1 Registro de la transferencia La distribucin de las rentas obtenidas por ETESA, se reconocen en la entidad territorial, como una transferencia, con base en la comunicacin emitida por las citadas entidades y con la periodicidad definida legalmente para cada recurso.
Cdigo Cuenta 14 DEUDORES 1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 141304 Transferencias corrientes a las empresas no financieras 44 TRANSFERENCIAS 4404 CORRIENTES DE LAS EMPRESAS 440401 No financieras nacionales Industriales y comerciales del Estado 5.1.6.5.6.1.2 Recaudo
Dbito
Crdito
XXX
XXX
Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.6.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la nota crdito bancaria o su equivalente. Cdigo 11 1125 1125xXX 14 1413 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Dbito Crdito
XXX
1151
Modelo Instrumental
141304
Transferencias corrientes a las financieras
empresas no
XXX
5.1.6.5.6.1.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe efectuar el registro del recaudo de la transferencia, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector central, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud.
Cdigo 19 1995 199501 14 1413 141304
Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes a las empresas no financieras
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.6.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar el ingreso de la transferencia, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o del Servicio Seccional de Salud, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 14 1413 141304 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS POR PAGAR Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes a las empresas no financieras Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.6.2.Registros en la direccin de salud del sector central

1152
Modelo Instrumental
5.1.6.5.6.2.1 Recaudo Este registro se efecta cuando los recursos ingresen a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la nota crdito bancaria o su equivalente. Cdigo 11 1125 1125XX 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial.
5.1.6.5.6.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud 5.1.6.5.6.3.1 Registro de la transferencia La Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud debe reconocer como una transferencia recibida de la respectiva entidad territorial, los recursos provenientes de ETESA, con base en la comunicacin emitida por dichas entidades, donde se informe la distribucin de los recursos. Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 440322 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Municipal Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.6.3.2 Recaudo Este registro se efecta cuando los recursos ingresen a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la nota crdito bancaria o su equivalente. Cdigo 11 1125 1125XX 14 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES Dbito Crdito
XXX
1153
Modelo Instrumental
1413 141303
TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.6.4 Registros del departamento o direccin de salud departamental de los sectores central o descentralizado Cuando el municipio no ha acreditado la creacin del fondo de salud, de conformidad con las disposiciones legales, los recursos que distribuye ETESA, deben girarse a los fondos de salud departamentales, razn por la cual, la entidad departamental que administre el fondo, debe efectuar el siguiente registro, toda vez que los recursos no son de su propiedad.
Cdigo 11 1110 1110xx 29 2905 290590
Cuenta EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva OTROS PASIVOS RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Otros recaudos a favor de terceros
Dbito
Crdito
XXX
XXX
Con el giro de los recursos al municipio respectivo: Cdigo 29 2905 290590 11 1110 1110XX Cuenta OTROS PASIVOS RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS Otros recaudos a favor de terceros EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva Dbito Crdito
XXX
XXX
El municipio por su parte, har el reconocimiento de la transferencia respectiva. 5.1.6.5.7 Excedentes de la operacin de los juegos de loteras 5.1.6.5.7.1 Registros en la entidad territorial (Departamento, Municipios y Distrito Capital) 5.1.6.5.7.1.1 Registro de la transferencia La entidad territorial debe reconocer mensualmente como una transferencia, los excedentes de la operacin de los juegos de loteras, con la consignacin respectiva, mediante el siguiente registro:
1154
Modelo Instrumental
Cdigo Cuenta 14 DEUDORES 1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 141304 Transferencias corrientes a las empresas no financieras 44 TRANSFERENCIAS 4404 CORRIENTES DE LAS EMPRESAS 440405 No financieras departamentales Industriales y comerciales del Estado 440408 No financieras departamentales Otras 440409 No financieras distritales Industriales y comerciales del Estado 440412 No financieras distritales Otras 440413 No financieras municipales Industriales y comerciales del Estado 440416 No financieras municipales Otras 5.1.6.5.7.1.2 Recaudo
Dbito
Crdito
XXX
XXX
Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.7.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la consignacin respectiva. Cdigo Cuenta 11 EFECTIVO 1125 FONDOS ESPECIALES
Dbito
Crdito
1155
Modelo Instrumental
1125XX 14 1413 141304
Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes a las empresas no financieras
XXX
XXX
5.1.6.5.7.1.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar el recaudo de los excedentes obtenidos en cada juego, transferidos por las loteras, con la comunicacin de la Direccin de salud donde conste el recibo del recurso en la cuenta del Fondo de Salud. Cdigo 19 1995 199501 14 1413 141304 Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes a las empresas no financieras Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.7.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar el recaudo de los excedentes de cada juego transferidos por las loteras, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o del Servicio Seccional de Salud donde conste el recibo del recurso en la cuenta del Fondo de Salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 14 1413 141304 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes a las empresas no financieras Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.7.2 Registros en la direccin de salud del sector central
1156
Modelo Instrumental
5.1.6.5.7.2.1 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la Direccin de salud, con base en la consignacin respectiva. Cdigo 11 1125 1125XX 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.7.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud 5.1.6.5.7.3.1 Registro de la transferencia Los recursos que traslada la entidad territorial a la Direccin de salud del sector descentralizado o al Servicio Seccional de Salud, provenientes de los excedentes generados en cada juego, deben reconocerse como una transferencia corriente recibida del gobierno general territorial, con la consignacin de los recursos en la cuenta respectiva. Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 440322 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Municipal Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.7.3.2 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la Direccin de salud, con base en la consignacin respectiva. Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Dbito Crdito
XXX
1157
Modelo Instrumental
141303
Transferencias corrientes al gobierno general
XXX
El recaudo debe ser oportunamente comunicado a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.8 Impuesto de licores de productores y distribuidores 5.1.6.5.8.1 Registros en la entidad territorial (departamento y distrito capital) 5.1.6.5.8.1.1 Reconocimiento del ingreso La entidad territorial debe reconocer mensualmente este concepto, con la declaracin del impuesto por parte de la licorera o el distribuidor correspondiente.
Cdigo 13 1305 130549 130550 41 4105 410549 410550
Cuenta RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a la venta de licores de los productores IVA de licores a distribuidores INGRESOS FISCALES TRIBUTARIOS Impuesto a la venta de licores de los productores IVA de licores a distribuidores Recaudo
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.8.1.2
Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.8.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la consignacin anexa a la declaracin. Cdigo Cuenta Dbito Crdito 11 EFECTIVO 1125 FONDOS ESPECIALES 1125xx Subcuenta respectiva XXX 13 RENTAS POR COBRAR 1305 VIGENCIA ACTUAL 130549 Impuesto a la venta de licores de los productores XXX 130550 IVA de licores a distribuidores
1158
Modelo Instrumental
5.1.6.5.8.1.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo del Impuesto de licores a productores y distribuidores, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector central, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Cdigo 19 1995 199501 13 1305 130549 130550 Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a la venta de licores de los productores IVA de licores a distribuidores Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.8.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo del impuesto de licores de productores o distribuidores, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o del Servicio Seccional de Salud, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo 24 2403 240304 13 1305 130549 130550 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS POR PAGAR Transferencias corrientes al gobierno general RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a la venta de licores de los productores IVA de licores a distribuidores Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.8.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.8.2.1 Recaudo La Direccin de salud debe registrar el recaudo con la consignacin, del recurso en la cuenta corriente o de ahorros correspondiente Cdigo Cuenta 11 EFECTIVO 1125 FONDOS ESPECIALES
Dbito
Crdito
1159
Modelo Instrumental
1125XX 19 1995 199506
Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR)
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.8.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud 5.1.6.5.8.3.1 Registro de la transferencia Los recursos que traslada la entidad territorial a la Direccin de salud del sector descentralizado o al Servicio Seccional de Salud, provenientes del Impuesto de licores de productores y distribuidores, deben reconocerse como una transferencia corriente recibida del gobierno general territorial. Este reconocimiento debe efectuarse mensualmente, con la declaracin de impuestos presentada por la licorera o el distribuidor, mediante el siguiente registro: Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.8.3.2 Recaudo La Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud debe registrar el recaudo con la consignacin del recurso en la cuenta corriente o de ahorros correspondiente, mediante el siguiente registro: Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.9 Derechos de explotacin del monopolio de licores
1160
Modelo Instrumental
5.1.6.5.9.1 Registros en la entidad territorial (departamento) 5.1.6.5.9.1.1 Reconocimiento del ingreso El reconocimiento debe efectuarse peridicamente de acuerdo con lo establecido en el convenio de explotacin del monopolio con las firmas productoras, introductoras o importadoras, mediante el siguiente registro: Cdigo 14 1401 140137 41 4110 411044 Cuenta DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin monopolio de licores INGRESOS FISCALES NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin monopolio de licores Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.9.1.2 Recaudo Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.9.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la consignacin. Cdigo 11 1125 1125XX 14 1401 140137 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin monopolio de licores Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.9.1.2.2Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar peridicamente el recaudo de los derechos de explotacin, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector central, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Cdigo Cuenta 19 OTROS ACTIVOS 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA
Dbito
Crdito
1161
Modelo Instrumental
199501 14 1401 140137
Fondos transferidos DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin monopolio de licores
XXX
XXX
5.1.6.5.9.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar peridicamente el recaudo de los derechos de explotacin, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o del Servicio Seccional de Salud, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento.
Cdigo 24 2403 240304 14 1401 140137
Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS POR PAGAR Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES INGRESOS NO TRIBUTARIOS Derechos de explotacin monopolio de licores
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.9.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.9.2.1 Recaudo La Direccin de salud debe registrar el recaudo con la consignacin del recurso en la cuenta corriente o de ahorros correspondiente. Cdigo 11 1125 1125xx 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.9.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud 5.1.6.5.9.3.1 Registro de la transferencia
1162
Modelo Instrumental
El reconocimiento debe efectuarse peridicamente, de acuerdo con lo establecido en el convenio de explotacin del monopolio con las firmas productoras, introductoras o importadoras, mediante el siguiente registro: Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.9.3.2 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la consignacin. Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.10 Utilidades de las licoreras 5.1.6.5.10.1 Registros en la entidad territorial (Departamento) 5.1.6.5.10.1.1 Registro de la transferencia La entidad territorial debe reconocer como una transferencia, las utilidades de las licoreras, mediante el siguiente registro: Cdigo Cuenta 14 DEUDORES 1413 TRANSFERENCIAS POR COBRAR 141304 Transferencias corrientes a las empresas no financieras 44 TRANSFERENCIAS 4404 CORRIENTES DE LAS EMPRESAS 440405 No financieras departamentales Industriales y comerciales del Estado
Dbito
Crdito
XXX
XXX
1163
Modelo Instrumental
440408
No financieras departamentales Otras
5.1.6.5.10.1.2 Recaudo Teniendo en cuenta que los recursos provenientes de las utilidades de las licoreras se destinan a salud y educacin, el recaudo lo hace directamente la entidad territorial. El recaudo se registra con la consignacin de los recursos en la cuente corriente o de ahorros.
Cdigo 11 1110 1110xx 14 1413 141304
Cuenta EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes a las empresas no financieras
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.10.1.3 Traslado del recurso con destino al sector salud Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud. 5.1.6.5.10.1.3.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial En este caso, la entidad territorial debe efectuar el traslado del recurso a las cuentas del fondo de salud, mediante el siguiente registro: Cdigo 11 1125 1125xx 11 1110 1110XX Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.10.1.3..2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central Cdigo
Cuenta
Dbito
Crdito
1164
Modelo Instrumental
19 1995 199501 11 1110 1110XX
OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva
XXX
XXX
5.1.6.5.10.1.3.3Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud En este caso, los recursos por concepto de utilidades de las licoreras con destino al sector salud, se registra como una transferencia. Cdigo Cuenta 54 TRANSFERENCIAS 5403 CORRIENTES AL GOBIERNO GENERAL 540309 Departamental Administracin descentralizada Establecimientos Pblicos 24 CUENTAS POR PAGAR 2403 TRANSFERENCIAS 240304 Transferencias corrientes al gobierno general Con el giro de los recursos: Cdigo 24 2403 240304 11 1110 1110XX Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva Dbito Crdito Dbito Crdito
XXX
XXX
XXX
XXX
5.1.6.5.10.2
Registros en la Direccin de salud del sector central
5.1.6.5.10.2.1 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la consignacin. Cdigo
Cuenta
Dbito
Crdito
1165
Modelo Instrumental
11 1125 1125XX 19 1995 199506
EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR)
XXX
XXX
5.1.6.5.10.3
Registros en la Direccin de salud del sector descentralizado y en el Servicio Seccional de Salud
5.1.6.5.10.3.1 Registro de la transferencia La Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud debe reconocer las utilidades de las licoreras con destino al sector salud, como una transferencia recibida de la respectiva entidad territorial. El soporte de este registro es la comunicacin que emita la entidad territorial respecto al valor a transferir, de conformidad con las disposiciones legales. Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.10.3.2 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la consignacin. Cdigo 11 1125 1125xx 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.11 Impuesto a la venta de cerveza 8% 5.1.6.5.11.1 Registros en la entidad territorial (Departamento y Distrito Capital) 5.1.6.5.11.1.1 Reconocimiento del ingreso
1166
Modelo Instrumental
La entidad territorial debe reconocer este concepto, con la declaracin del impuesto por parte de la cervecera correspondiente o la distribucin efectuada por el Fondo Cuenta de Productos Importados. Cdigo 13 1305 130551 41 4105 410551 Cuenta RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a la venta de cerveza 8% INGRESOS FISCALES TRIBUTARIOS Impuesto a la venta de cerveza 8% Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.11.1.2 Recaudo Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.11.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros de la entidad territorial, con base en la consignacin anexa a la declaracin. Cdigo 11 1125 1125xx 13 1305 130551 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Impuesto a la venta de cerveza 8% Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6. 5.11.1.2.2Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar el recaudo del impuesto a la cerveza, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector central, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Cdigo 19 1995 199501 13 Cuenta OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos RENTAS POR COBRAR Dbito Crdito
XXX
1167
Modelo Instrumental
1305 130551
VIGENCIA ACTUAL Impuesto a la venta de cerveza 8%
XXX
5.1.6.5.11.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar mensualmente el recaudo del impuesto, con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o Servicio de salud, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento. Cdigo Cuenta Dbito Crdito 24 CUENTAS POR PAGAR 2403 TRANSFERENCIAS POR PAGAR 240304 Transferencias corrientes al gobierno general XXX 13 RENTAS POR COBRAR 1305 VIGENCIA ACTUAL 130551 Impuesto a la venta de cerveza 8% XXX 5.1.6.5.11.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.11.2.1 Recaudo La Direccin de salud debe registrar el recaudo con la consignacin del recurso en la cuenta corriente o de ahorros correspondiente. Cdigo 11 1125 1125XX 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.11.3.Registros en la direccin de salud del sector descentralizado y en el servicio seccional de salud 5.1.6.5.11.3.1 Registro de la transferencia Los recursos que traslada la entidad territorial a la Direccin de salud del sector descentralizado o al Servicio Seccional de Salud, provenientes del impuesto a la venta de cerveza, deben reconocerse como una transferencia corriente recibida del gobierno general territorial. Este reconocimiento debe efectuarse mensualmente, con la declaracin de impuestos respectiva, mediante el siguiente registro:
1168
Modelo Instrumental
Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315
Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.11.3.2 Recaudo La Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud debe registrar el recaudo con la nota crdito del banco, sobre el ingreso del recurso a la cuenta corriente o de ahorros correspondiente, mediante el siguiente registro: Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.12 Impuesto de registro 5.1.6.5.12.1 Registros en la entidad territorial (Departamento, Distrito Capital) 5.1.6.5.12.1.1 Reconocimiento del ingreso La entidad territorial debe reconocer el ingreso por impuesto de registro, con la consignacin o recibo de caja, mediante el siguiente registro: Cdigo 13 1305 130502 41 4105 410502 Cuenta RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Registro INGRESOS FISCALES TRIBUTARIOS Registro Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.12.1.2 Recaudo
1169
Modelo Instrumental
La entidad territorial debe registrar el recaudo, con la consignacin del recurso en la cuenta corriente o de ahorros correspondiente o con el recibo de caja.
Cdigo 11 1105 110501 1110 1110xx 13 1305 130502
Cuenta EFECTIVO CAJA Caja principal BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva RENTAS POR COBRAR VIGENCIA ACTUAL Registro
Dbito
Crdito
XXX XXX
XXX
5.1.6.5.12.1.3 Traslado del recurso con destino al sector salud Para el efecto debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de Salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud. 5.1.6.5.12.1.3.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial En este caso, la entidad territorial debe efectuar el traslado del recurso a las cuentas del fondo de salud, mediante el siguiente registro: Cdigo 11 1125 1125XX 11 1110 1110xx Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.12.1.3.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de Salud del sector central Cdigo Cuenta 19 OTROS ACTIVOS 1995 PRINCIPAL Y SUBALTERNA
Dbito
Crdito
1170
Modelo Instrumental
199501 11 1110 1110XX
Fondos transferidos EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva
XXX
XXX
5.1.6.5.12.1.3.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de Salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud. En este caso, el impuesto de registro destinado al sector salud, se registra como una transferencia.
Cdigo Cuenta 54 TRANSFERENCIAS 5403 CORRIENTES AL GOBIERNO GENERAL 540309 Departamental Administracin descentralizada Establecimientos pblicos 5403016 Distrital Administracin descentralizada Establecimientos pblicos 24 CUENTAS POR PAGAR 2403 TRANSFERENCIA 240304 Transferencias corrientes al gobierno general Con el giro de los recursos: Cdigo 24 2403 240304 11 1110 1110xx Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general EFECTIVO BANCOS Y CORPORACIONES Subcuenta respectiva
Dbito
Crdito
XXX
XXX
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.12.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.12.2.1 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos, ya sea mediante recibo de caja o consignacin en la cuenta corriente o de ahorros respectiva. Cdigo 11 EFECTIVO 1105 CAJA 110501 Caja principal
Cuenta
Dbito
Crdito
XXX
1171
Modelo Instrumental
1125 1125xx 19 1995 199506
FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR)
XXX
XXX
5.1.6.5.12.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado o servicio seccional de salud 5.1.6.5.12.3.1 Registro de la transferencia La Direccin de salud del sector descentralizado o Servicio Seccional de Salud, debe reconocer el porcentaje del impuesto de registro con destino al sector salud, como una transferencia recibida de la respectiva entidad territorial. El soporte de este registro es la comunicacin que emita la entidad territorial respecto al valor a transferir, de conformidad con las disposiciones legales. Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.12.3.2 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos, ya sea mediante recibo de caja o consignacin en la cuenta corriente o de ahorros respectiva. Cdigo 11 1105 110501 1125 1125xx 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO CAJA Caja principal FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX XXX
XXX
5.1.6.5.13 Transferencias nacionales 5.1.6.5.13.1 Registros en la entidad territorial (Departamento, Distrito y Municipio)
1172
Modelo Instrumental
5.1.6.5.13.1.1 Registro de la transferencia La entidad territorial debe reconocer el ingreso por transferencias nacionales para el sector salud, con la comunicacin del Ministerio de proteccin y Seguridad Social o de la entidad que efecte la transferencia donde informe sobre su asignacin o giro.
Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440301
Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Nacional Administracin central
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.13.1.2 Recaudo Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el fondo de salud es administrado por la entidad territorial, por una Direccin de salud del sector central, por una Direccin de salud del sector descentralizado o, por un Servicio Seccional de Salud, dado que los recursos son girados directamente a los fondos de salud. 5.1.6.5.13.1.2.1 Cuando el fondo de salud es administrado por la entidad territorial Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la consignacin o nota crdito, respectiva Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.13.1.2.2 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector central La entidad territorial debe registrar el recaudo de las transferencias nacionales con la comunicacin de la Direccin de Salud donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Cdigo
Cuenta
Dbito
Crdito
1173
Modelo Instrumental
19 1995 199501 14 1413 141303
OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos transferidos DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general
XXX
XXX
5.1.6.5.13.1.2.3 Cuando el fondo de salud es administrado por una Direccin de salud del sector descentralizado o por un Servicio Seccional de Salud La entidad territorial debe registrar el recaudo de las transferencias nacionales con la comunicacin de la Direccin de salud del sector descentralizado o Servicio Seccional de Salud, donde conste el recibo del recurso en la cuenta del fondo de salud. Previamente, la entidad territorial debi reconocer la transferencia por pagar, conforme al registro sealado en el numeral 5.1.6.5.1.4.1 de este procedimiento Cdigo 24 2403 240304 14 1413 141303 Cuenta CUENTAS POR PAGAR TRANSFERENCIAS Transferencias corrientes al gobierno general DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.13.2 Registros en la direccin de salud del sector central 5.1.6.5.13.2.1 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros, con base en la nota crdito del banco o la consignacin respectiva. Cdigo 11 1125 1125XX 19 1995 199506 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva OTROS ACTIVOS PRINCIPAL Y SUBALTERNA Fondos recibidos (CR) Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial.
1174
Modelo Instrumental
5.1.6.5.13.3 Registros en la direccin de salud del sector descentralizado o servicio seccional de salud 5.1.6.5.13.3.1 Registro de la transferencia La Direccin de salud del sector descentralizado debe reconocer las transferencias nacionales, como una transferencia recibida de la respectiva entidad territorial. El registro se debe efectuar con la comunicacin del Ministerio de proteccin y Seguridad Social o de la entidad que efecte la transferencia.
Cdigo 14 1413 141303 44 4403 440308 440315 440322
Cuenta DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL Departamental Administracin central Distrital Administracin central Municipal Administracin central
Dbito
Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.13.3.2 Recaudo Este registro se efecta con el ingreso de los recursos a la cuenta corriente o de ahorros con la nota del crdito del banco o la consignacin respectiva. Cdigo 11 1125 1125XX 14 1413 141303 Cuenta EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general Dbito Crdito
XXX
XXX
El recaudo debe ser comunicado oportunamente, a la respectiva entidad territorial. 5.1.6.5.14 Venta de servicios de salud Los ingresos por venta de servicios deben ser reconocidos por la entidad territorial, las Direcciones de salud de los sectores central y descentralizado y, los Servicios seccionales de salud, siempre y cuando presten servicios de salud a travs de los centros y puestos de salud. 5.1.6.5.14.1 Reconocimiento del ingreso
1175
Modelo Instrumental
Este registro debe efectuarse con base en la factura en la cual se liquiden los servicios prestados. Cdigo 14 1409 1409XX 43 4312 4312XX Cuenta DEUDORES SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva VENTA DE SERVICIOS SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva Dbito Crdito
XXX
XXX
5.1.6.5.14.2 Recaudo La entidad territorial o las Direcciones de salud, deben registrar el recaudo con el recibo de caja o con la nota crdito bancaria. Cdigo 11 1105 110501 1125 1125XX 14 1409 1409XX Cuenta EFECTIVO CAJA Caja principal FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva DEUDORES SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva Dbito Crdito
XXX XXX
XXX
5.1.6.5.15 Otros recursos El Fondo de salud puede financiarse de otras fuentes de recursos, tales como: multas, intereses, sanciones, inscripciones, pliego de licitaciones, tarjetas profesionales, transferencias de capital, entre otros, razn por la cual debe aplicarse la normativa contenida en el Plan General de Contabilidad PGCP, para el reconocimiento y revelacin de esos conceptos de ingreso. 5.1.6.6 Tratamiento contable de las operaciones relacionadas con la ejecucin de los recursos que financian el sector salud La entidad encargada de la administracin del Fondo de Salud, bien sea la entidad territorial, la Direccin de salud del sector central, la Direccin de salud del sector descentralizado o el Servicio Seccional de Salud, debe efectuar los siguientes registros de gasto. 5.1.6.6.1 Gasto pblico social
1176
Modelo Instrumental
5.1.6.6.1.1
Subsidio a la oferta
5.1.6.6.1.1.1 Contratacin de servicios de salud Cuando la entidad administradora del Fondo de salud realice contratos o convenios con las IPS, para la prestacin de servicios de salud con cargo al subsidio a la oferta, debe reconocer estos valores como gasto pblico social. Tratndose de contratos de capitacin, el reconocimiento se realiza peridicamente, con base en los plazos definidos en cada contrato. En la contratacin por evento, el reconocimiento debe efectuarse con la presentacin de las cuentas de cobro por parte de las IPS, sin perjuicio del registro posterior de la facturacin glosada en forma definitiva. El registro a efectuar es el siguiente: Cdigo 55 5502 550208 24 2480 248001 Cuenta GASTO PBLICO SOCIAL SALUD Subsidio a la oferta CUENTAS POR PAGAR ADMINISTRACION Y PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Subsidio a la Oferta Dbitos Crditos
XXX
XXX
5.1.6.6.1.1.2 Prestacin directa de los servicios de salud Cuando el servicio de salud se preste directamente por la entidad que administra el Fondo de salud a travs de sus dependencias o centros y puestos de salud, el reconocimiento debe realizarse afectando las cuentas y subcuentas de costos de produccin que correspondan y, posteriormente, reconocer el Gasto Pblico Social. 5.1.6.6.1.1.2.1 Registro de los costos de produccin Para el efecto, la entidad territorial, Direccin de salud o, Servicio Seccional de Salud, debe aplicar el procedimiento para el registro de los costos, establecido para las IPS pblicas, mediante la Circular Externa 035 del 27 de diciembre de 2000. 5.1.6.6.1.1.2.2 Traslado del costo de produccin al gasto pblico social Los costos acumulados en la prestacin de servicios de salud deben trasladarse al gasto pblico social, subcuenta Subsidio a la oferta, cuando la prestacin del servicio de salud sea financiado con recursos destinados para tal fin. El registro a efectuar es el siguiente: Cdigo 55 5502 550208 73 Cuentas GASTO PBLICO SOCIAL SALUD Subsidio a la oferta SERVICIOS DE SALUD Dbitos Crditos
XXX
1177
Modelo Instrumental
73XX 73xx95
CUENTA RESPECTIVA Traslado de costos (CR)
XXX
Es importante precisar que el traslado de costos debe efectuarse, previa la distribucin de los costos indirectos, como mnimo al finalizar el mes. 5.1.6.6.1.2 Acciones de salud pblica
5.1.6.6.1.2.1 Contratacin Cuando la entidad administradora del fondo de salud realice contratos o convenios, para adelantar actividades de promocin y prevencin con cargo a los recursos de Acciones de salud pblica, debe reconocer estos valores como gasto pblico social. El reconocimiento debe efectuarse de acuerdo con lo pactado en los respectivos contratos, rdenes de servicio o de compra, mediante el siguiente registro: Cdigo 55 5502 550216 24 2480 248004 Cuentas GASTO PBLICO SOCIAL SALUD Acciones de salud pblica CUENTAS POR PAGAR ADMINISTRACION Y PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Acciones de salud pblica Dbitos Crditos
XXX
XXX
5.1.6.6.1.2.2 Prestacin directa Cuando las actividades de promocin y prevencin se realicen directamente por la entidad que administra el Fondo de salud a travs de sus dependencias o centros y puestos de salud, el reconocimiento debe realizarse afectando las cuentas y subcuentas de costos de produccin que correspondan y, posteriormente, reconocer el Gasto Pblico Social. 5.1.6.6.1.2.2.1 Registro de los costos de produccin Para el efecto, la entidad territorial, Direccin de salud o, Servicio Seccional de Salud, debe aplicar el procedimiento para el registro de los costos, establecido para las IPS pblicas, mediante Circular Externa 035 del 27 de diciembre de 2000, acumulando los costos en el centro denominado 7313 Servicios ambulatorios Promocin y prevencin. 5.1.6.6.1.2.2.2 Traslado del costo de produccin al gasto pblico social
1178
Modelo Instrumental
Los costos acumulados en desarrollo de las actividades de promocin y prevencin deben trasladarse al gasto pblico social, subcuenta Acciones de salud pblica, cuando estas actividades sean financiadas con recursos destinados para tal fin. El registro a efectuar es el siguiente:
Cdigo 55 5502 550216 73 7313 731395
Cuentas GASTO PBLICO SOCIAL SALUD Acciones de salud pblica SERVICIOS DE SALUD SERVICIOS AMBULATORIOS PROMOCIN Y PREVENCIN Traslado de costos (CR)
Dbitos
Crditos
XXX XXX
Es importante precisar que el traslado de costos debe efectuarse, previa la distribucin de los costos indirectos, como mnimo al finalizar el mes. 5.1.6.6.1.3 Rgimen subsidiado
El gasto debe causarse de acuerdo con lo pactado en los respectivos contratos, mediante el siguiente registro: Cdigo 55 5502 550210 24 2480 248002 Cuentas GASTO PBLICO SOCIAL SALUD Rgimen subsidiado CUENTAS POR PAGAR ADMINISTRACION Y PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD Rgimen subsidiado Dbitos Crditos
XXX
XXX
5.1.6.6.1.4 Fortalecimiento institucional El gasto debe causarse de acuerdo con lo pactado en los respectivos contratos, rdenes de servicio o de compra, mediante el siguiente registro:
1179
Modelo Instrumental
Cdigo 55 5502 550211 24 2401 240101
Cuentas GASTO PBLICO SOCIAL SALUD Fortalecimiento institucional CUENTAS POR PAGAR ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES Bienes y servicios
Dbitos
Crditos
XXX
XXX
5.1.6.6.1.5 Giro del recurso La cancelacin de las obligaciones con cargo a los distintos recursos, se efecta con el comprobante de pago, mediante el siguiente registro: Cdigo 24 2401 240101 2480 248001 248002 248004 11 1125 1125xx Cuentas CUENTAS POR PAGAR ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES Bienes y Servicios ADMINISTRACIN Y PRESTACIN DE SERVICIOS DE SALUD Subsidio a la Oferta Rgimen Subsidiado Acciones de salud pblica EFECTIVO FONDOS ESPECIALES Subcuenta respectiva Dbitos Crditos
XXX
XXX XXX XXX
XXX
5.1.6.6.2 Gastos de administracin Para el registro de los gastos de administracin debe aplicarse la norma tcnica relativa a los Gastos y la estructura, descripciones y dinmicas respectivas, conforme a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica PGCP. 5.1.6.6.3 Costos de produccin 5.1.6.6.3.1 Registro de los costos de produccin Para el efecto, la entidad territorial, Direccin de salud o, Servicio Seccional de Salud, debe aplicar el procedimiento para el registro de los costos, establecido para las IPS pblicas, mediante Circular Externa 035 del 27 de diciembre de 2000.
1180
Modelo Instrumental
5.1.6.6.3.2 Traslado del costo de produccin Para el efecto, debe tenerse en cuenta si el servicio producido se vende a un precio econmicamente significativo, caso en el cual el traslado de los costos de produccin se efecta contra el costo de ventas. Si por el contrario, el servicio prestado es financiado con los recursos del subsidio a la oferta o con los recursos de acciones de salud pblica, el traslado se efecta al gasto pblico social en la subcuenta que corresponda, conforme a lo establecido en los numerales 5.1.6.6.1.1.2.2 y 5.1.6.6.1.2.2.2.
El traslado al costo de ventas se efecta mediante el siguiente registro: Cdigo 63 6310 6310xx 73 73xx Cuentas COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS SERVICIOS DE SALUD Subcuenta respectiva SERVICIOS DE SALUD CUENTA RESPECTIVA Dbitos Crditos
XXX XXX
Es importante precisar que el traslado de costos debe efectuarse, previa la distribucin de los costos indirectos, como mnimo al finalizar el mes. 5.2 Instrucciones relativas al tratamiento contable de las reservas probadas de hidrocarburos y su explotacin 5.2.1 Objetivos 5.2.1 1 General Impartir instrucciones que conduzcan al adecuado registro contable de las reservas probadas de hidrocarburos y del proceso de explotacin. 5.2.1.2 Especficos Determinar los registros contables para las diferentes operaciones relacionadas con las reservas probadas de hidrocarburos y su explotacin, que deben efectuar el Ministerio de Minas y Energa y, ECOPETROL. Determinar los parmetros a seguir para efecto del reconocimiento. Fijar pautas conducentes a la revelacin. 5.2.2 mbito de aplicacin El presente procedimiento debe ser aplicado por el Ministerio de Minas y Energa y, ECOPETROL.
1181
Modelo Instrumental
5.2.3 Aplicacin contable 5.2.3.1 Reservas probadas de hidrocarburos de propiedad del Estado a) El valor de las reservas probadas de hidrocarburos de propiedad del Estado deber revelarse en el Balance de la Nacin, a travs del Ministerio de Minas y Energa, tomando como mtodo de valuacin el establecido en el artculo tercero del Decreto 2625 de 2000, aplicado sobre condiciones normales de mercado y produccin. El reconocimiento de las reservas probadas se efectuar mediante el siguiente registro: Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 1820 RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES EN EXPLOTACIN 182003 Yacimientos XXX 3125 312508 PATRIMONIO PBLICO INCORPORADO Recursos naturales y del ambiente
XXX
b) El Ministerio de Minas y Energa debe revelar en cuentas de orden el valor de las reservas probadas y desarrolladas y las reservas probadas no desarrollas que hayan sido declaradas comerciales por ECOPETROL, respecto de las cuales se haya conferido derechos de explotacin de la siguiente manera: Cdigos 8317 831702 8915 891508 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) Bienes entregados en explotacin XXX Cuentas Dbitos Crditos BIENES ENTREGADOS EN EXPLOTACIN Recursos naturales no renovables en XXX explotacin
c) ECOPETROL deber revelar en cuentas de orden el mismo el valor de las reservas probadas y desarrolladas y las reservas probadas no desarrolladas declaradas comerciales, como bienes recibidos en explotacin, as: Cdigos 9915 991504 9317 931702 Cuentas ACREEDORAS DE CONTROL CONTRA (DB) Bienes recibidos en explotacin Dbitos Crditos POR XXX
BIENES RECIBIDOS EN EXPLOTACIN Recursos naturales no renovables en explotacin
XXX
1182
Modelo Instrumental
d) El valor de las reservas de hidrocarburos deber ajustarse, cuando las condiciones asi lo evidencien, para reflejar nuevos descubrimientos o cambios de valor de las reservas existentes. 5.2.3.2 Agotamiento de las reservas de hidrocarburos El agotamiento de las reservas de hidrocarburos, derivado de la extraccin efectuada por ECOPETROL en forma directa o en asociacin con terceros, con excepcin de las reservas provenientes de la reversin de concesiones que ya hubieren sido contabilizadas, deber reconocerse contablemente, de conformidad con lo establecido en el artculo segundo del Decreto 2625 del 18 de diciembre de 2000, de la siguiente manera: a) El valor del agotamiento correspondiente a las reservas extradas, determinado con el mtodo de valuacin establecido en el artculo tercero del Decreto 2625 de 2000, dar lugar a los siguientes registros contables: El Ministerio de Minas y Energa reconocer como una inversin, el mayor aporte de la Nacin en ECOPETROL, y como un gasto el valor de la participacin de los terceros en los contratos de asociacin, por el agotamiento de las reservas, as: Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 1208 INVERSIONES PATRIMONIALES CONTROLANTES 120801 En empresas industriales y comerciales del estado del nivel nacional XXX (Inversin en ECOPETROL) 5321 532103 AGOTAMIENTO Yacimientos XXX (Reservas que corresponden a terceros en contratos de asociacin) AGOTAMIENTO ACUMULADO DE RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES EN EXPLOTACIN (CR) Yacimientos (Total de las reservas extradas)
1825
182503
XXX
Por su parte, ECOPETROL proceder a registrar el fortalecimiento patrimonial derivado del mayor aporte de la Nacin, representado en los barriles de hidrocarburos extrados, valuados en la forma establecida por el artculo tercero del Decreto 2625 de 2000, mediante el siguiente registro: Cdigos Cuentas 7109 PETRLEO CRUDO
Dbitos Crditos
1183
Modelo Instrumental
710901 3209 320901
Reservas extradas APORTES EN ESPECIE Aportes de hidrocarburos
XXX
XXX
b) Tanto el Ministerio de Minas y Energa, como ECOPETROL, efectuarn los ajustes en las respectivas cuentas de orden, correspondiente al importe de las reservas extradas. 5.2.3.3 Elaboracin de estados contables De conformidad con el artculo octavo del Decreto 2625 de 2000, los Estados contables a diciembre 31, del Ministerio de Minas y Energa y, de ECOPETROL se elaborarn con base en los parmetros establecidos en el Decreto en mencin, y por lo tanto deben efectuar los ajustes contables respectivos en el mes de diciembre del mismo ao. Para efectos de la revelacin de los costos, en el estado de costos, produccin y ventas de ECOPETROL, se identificar por separado el monto correspondiente a las reservas consumidas y las regalas causadas. 5.3 Procedimiento contable para el desarrollo e implantacin del programa "computadores para educar" Dentro de la "agenda nacional de conectividad: El salto a internet" se enmarca el programa nacional, computadores para educar aprobado por documento Conpes 3063 del 23 de diciembre de 1999, el cual tiene como objetivo recolectar y reacondicionar equipos de cmputo dados de baja por entidades pblicas y empresas privadas y, distribuirlos sin costo alguno a las instituciones educativas. 5.3.1 Objetivos 5.3.1.1. General Desarrollar el procedimiento contable que deben seguir las entidades pblicas que participen en la ejecucin del programa "computadores para educar". 5.3.1.2. Especficos Definir el procedimiento contable que deben seguir las entidades pblicas que dispongan de recursos informticos para el desarrollo del programa "computadores para educar", as como los beneficiarios del programa. Proporcionar una herramienta que permita hacer seguimiento a la recepcin de recursos informticos, al proceso de reacondicionamiento y a la entrega a los beneficiarios finales del proyecto.
1184
Modelo Instrumental
Definir el procedimiento para la recepcin, ejecucin y control de los recursos asignados al proyecto, de tal forma, que permita la generacin de informacin til para hacer seguimiento a la ejecucin del proyecto y para toma de decisiones.
5.3.2 mbito de aplicacin El presente procedimiento deber ser aplicado por las entidades pblicas definidas en el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de diciembre de 2000, que decidan entregar recursos informticos para el desarrollo del programa "computadores para educar", por aquellas que los reciben para su reacondicionamiento, actualizacin o redistribucin y por los beneficiarios o destinatarios finales, de conformidad con el Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000. 5.3.3 Aspectos conceptuales Agenda nacional de conectividad
Conjunto de estrategias desarrolladas a travs de programas y proyectos con los cuales se busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin y comunicacin, con el fin de aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones pblicas y de gobierno y socializar el acceso a la informacin. Computadores para educar
Programa nacional enmarcado dentro de la agenda nacional de conectividad, que tiene por objeto la recoleccin y reacondicionamiento de equipos de cmputo dados de baja por entidades pblicas y empresas privadas y su distribucin a las instituciones educativas pblicas urbanas y rurales del pas. El programa est encaminado al mejoramiento de la calidad de la educacin, mediante el uso de las tecnologas de la informacin y comunicacin, en las instituciones que no cuentan con los recursos necesarios para adquirir los elementos necesarios para ello. Asociacin computadores para educar
Asociacin entre entidades pblicas sin nimo de lucro de conformidad con lo establecido en el artculo 95 de la Ley 489 de 1998. Corresponde a esta asociacin la implantacin y desarrollo del programa "computadores para educar". Para efectos de la Contadura General de la Nacin tiene el cdigo institucional 081700000. Beneficiarios finales
1185
Modelo Instrumental
Sern destinatarios finales de los equipos que se obtengan en el programa "computadores para educar" las instituciones educativas oficiales que ofrezcan el servicio pblico de educacin formal en los niveles preescolar, bsica primaria, bsica secundaria y media, las normales superiores, las bibliotecas y casas de la cultura de naturaleza pblica y centros de acceso comunitario a Internet instalados en desarrollo del programa de telecomunicaciones sociales, de conformidad con el artculo 8 del Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000. Inventario de mercancas en existencia1 Corresponde al valor de los bienes adquiridos a cualquier ttulo por el ente pblico, con el objetivo de ser vendidos o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningn proceso de transformacin, explotacin, cultivo, construccin o tratamiento. Inventario de bienes producidos2
Valor de los bienes que han sido obtenidos por el ente pblico, mediante procesos de transformacin, explotacin, cultivo o construccin y se encuentran disponibles para la venta o cesin. Costos de produccin3
Comprenden las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la produccin de bienes o la prestacin de servicios de los cuales el ente pblico obtiene sus ingresos, en desarrollo de su funcin administrativa o cometido estatal. Incluye igualmente el costo de produccin de los bienes y servicios individualizables producidos por el ente pblico, para suministrarlos a la comunidad en forma gratuita o a precios econmicamente no significativos, as como los bienes producidos para el uso o consumo interno. Un servicio individualizable es aquel susceptible de suministrarse a cada individuo de manera particular, y su utilizacin reduce la disponibilidad de prestacin para los dems individuos. El proceso productivo comprende el conjunto de actividades realizadas bajo el control y responsabilidad del ente pblico, en las cuales se utilizan insumos y otros factores de produccin, para obtener bienes o prestar servicios. Los diferentes conceptos que conforman el costo de produccin deben reconocerse por el costo histrico. Para la determinacin y registro deben implementarse sistemas de acumulacin que se ajusten a la naturaleza de la produccin, bien sea por rdenes
1 2 3
Catalogo General de Cuentas. Descripcin cuenta 1510.
Descripcin cuenta 1505. Norma tcnica de costos de produccin.

1186
Modelo Instrumental
especficas o procesos, empleando metodologas reconocidas tcnicamente que puedan satisfacer las necesidades de informacin del ente pblico. Valor en libros4
Corresponde al valor neto resultante de conjugar el costo histrico, ajustes por inflacin, depreciacin, amortizacin, provisin, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, segn sea el caso. Costo histrico5
Est constituido por el precio de adquisicin o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestacin de servicios, en la formacin y colocacin de los bienes en condiciones de utilizacin. Adems harn parte del costo histrico las adiciones y mejoras objeto de capitalizacin efectuadas a los bienes, conforme a normas tcnicas aplicables a cada caso. 5.3.4 Aplicacin contable. 5.3.4.1 Registros en la entidad pblica, que traslada los recursos informticos al programa "computadores para educar". La entidad que decida disponer de recursos informticos para el desarrollo del programa "computadores para educar", de conformidad con el Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000, debe:
Realizar las evaluaciones tcnicas, econmicas y jurdicas para determinar las necesidades y conveniencia de los procesos de reposicin de recursos informticos. Identificar y hacer una relacin detallada, de los recursos informticos que de acuerdo con dichas evaluaciones puedan destinarse al programa e informar a la asociacin computadores para educar6. Con la comunicacin de aceptacin de los recursos informticos, por parte de la asociacin computadores para educar, las entidades pblicas debern expedir un acto administrativo, de conformidad con las normas legales y/o estatutarias que le sean aplicables, para dar de baja y autorizar el traslado de los mismos a la asociacin. El valor de los bienes objeto de traslado para efectos contables corresponde al valor en libros, determinado de conformidad con el numeral 4 de este procedimiento.
Instrucciones relativas al reconocimiento y revelacin de las propiedades, planta y equipo . Norma tcnica relativa al reconocimiento y revelacin de los hechos econmicos, financieros y sociales
5 6
Directiva presidencial 02 de mayo de 2000
1187
Modelo Instrumental
5.3.4.1.1 Cuando los bienes objeto de traslado se encuentran registrados en cuentas de orden. Con el acto administrativo que ordene el traslado, se efectuar el siguiente registro: Cdigo 8915 891506 8315
DEUDORAS CONTRA(CR)
Denominacin
DE CONTROL POR
Dbito
Crdito
831507
Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados ACTIVOS TOTALMENTE DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS Equipo de comunicacin y computacin
XXX
XXX
5.3.4.1.2 Cuando los bienes se retiran del servicio y simultneamente se trasladan7: Cdigo 1685 168507 168599 1695 Denominacin DEPRECIACIN ACUMULADA(CR) Equipos de comunicacin y computacin Ajuste por inflacin PROVISIONES PARA PROTECCIN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO(CR) Equipos de comunicacin y computacin OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Bienes transferidos EQUIPO DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN Equipo de computacin Ajuste por inflacin AJUSTES POR INFLACIN Propiedades, planta y equipo Depreciacin acumulada (DB) AJUSTES POR INFLACIN Propiedades, planta y equipo Depreciacin acumulada (DB) Dbito XXX XXX Crdito
169511 5725
XXX
572501 1670 167002 167099 31358 313506 313510 32509 325006 325010
XXX
XXX XXX XXX XXX XXX XXX
7 8
En este caso, el retiro y traslado del bien es simultneo. Para los entes pblicos que aplican el sistema de ajustes parciales por inflacin. 9 Para los entes pblicos que aplican el sistema de ajustes integrales por inflacin. Contadura General de la Nacin
1188
Modelo Instrumental
5.3.4.1.3 Cuando los bienes objeto de traslado tienen constituidas valorizaciones Cdigo Denominacin Dbito Crdito 3115 SUPERVIT POR VALORIZACIN 311502 Propiedades, planta y equipo XXX 3240 SUPERVIT POR VALORIZACIN 324002 Propiedades, planta y equipo XXX 1999 VALORIZACIONES 199902 Propiedades, planta y equipo XXX * Cuando el activo objeto de traslado tenga constituidas desvalorizaciones, debe efectuarse la reversin por este concepto. 5.3.4.1.4 Cuando el traslado incluye software y ste se encuentra registrado como intangible Cdigo 1975 Denominacin AMORTIZACIN ACUMULADA INTANGIBLES (CR) 197508 "Software" 197599 Ajuste por inflacin 5725 OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES 572502 Derechos transferidos 1970 INTANGIBLES 197008 "Software" 197099 Ajuste por inflacin 313510 AJUSTES POR INFLACIN 313507 Otros activos 313512 Amortizacin acumulada 325011 AJUSTES POR INFLACIN 325007 Otros activos 325012 Amortizacin acumulada (DB) *Cuando el intangible tenga constituidas valorizaciones efectuarse el registro correspondiente a cada concepto. Dbito Crdito
XXX XXX
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX o desvalorizaciones, debe
5.3.4.2 Registros en la asociacin "computadores para educar"
10 11
Para los entes pblicos que apliquen el sistema parcial de ajustes por inflacin. Para los entes pblicos que apliquen el sistema integral de ajustes por inflacin.
1189
Modelo Instrumental
La asociacin computadores para educar, debe fijar los procedimientos administrativos que le permitan la implantacin y desarrollo del programa, as como, definir los centros de acopio y reacondicionamiento, con el fin de garantizar el seguimiento del proyecto y la generacin de informacin til para la toma de decisiones. Igualmente, definir el sistema de acumulacin de costos, la base de distribucin de los costos indirectos, los cuales deben ser distribuidos como mnimo al finalizar el mes, de conformidad con las normas tcnicas y procedimentales de contabilidad pblica. 5.3.4.2.1 Con el informe de recepcin de equipos en los centros de acopio, la asociacin har el siguiente registro: Cdigo 1525 152543 4810 48102212 4725 47250113 47250214 Denominacin INVENTARIOS EN TRNSITO Equipos de comunicacin y computacin OTROS INGRESOSEXTRAORDINARIOS Donaciones OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Bienes recibidos Derechos recibidos Dbito XXX Crdito
XXX
XXX XXX
Los equipos recibidos se registrarn por el valor del traslado fijado en el acta de entrega. Para todos los casos ste debe corresponder al valor en libros.
5.3.4.2.2 Con la recepcin de los equipos en los centros de reacondicionamiento: Cdigo 1512 151201 1525 152543 Denominacin INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS Materias primas15 INVENTARIOS EN TRNSITO Equipos de comunicacin y computacin Dbito XXX XXX Crdito
5.3.4.2.3 Cuando se trate de equipos de computacin que no requieran proceso de reacondicionamiento, se registrarn en el inventario de mercancas en existencia, as: Cdigo 1510 151030 1525
12 13
Denominacin MERCANCAS EN EXISTENCIA Equipos de comunicacin y computacin INVENTARIOS EN TRNSITO
Dbito XXX
Crdito
Cuando los equipos se reciban de entidades privadas. Cuando los equipos se reciban de entidades pblicas. 14 Cuando se recibe software de entidades pblicas. 15 A nivel auxiliar se identifican los componentes de los equipos que se estn recepcionando. Contadura General de la Nacin
1190
Modelo Instrumental
152543
Equipos de comunicacin y computacin
XXX
5.3.4.2.4 Cuando entran al proceso de reacondicionamiento, se acumularn los insumos necesarios para tal fin en el concepto de costos de produccin de bienes: Cdigo 71 7136 713601 1512 151201 Denominacin COSTOS DE PRODUCCIN DE BIENES EQUIPOS Materia prima INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS Materias primas Dbito Crdito
XXX XXX
5.3.4.2.5 Con el registro de los dems componentes del costo, tomando como base la informacin suministrada por la administradora de los recursos y los centros de reacondicionamiento, se afectarn cada una de las subcuentas de costo de produccin, cdigo 7136- Equipos: Cdigo 7136 713602 713603 713604 713607 1425 142504

Denominacin EQUIPOS Materiales Generales Sueldos y salarios Aportes sobre la nmina DEPSITOS ENTREGADOS En administracin
Dbito XXX XXX XXX XXX
Crdito
XXX
La subcuenta 142504-Depsitos entregados en administracin, se debita con los recursos que se entreguen en desarrollo del convenio de administracin. Con los informes de la administradora se disminuye dicho depsito afectando las cuentas de costos. Cuando los recursos se destinen a la formacin de capital de la Asociacin, se afectar la cuenta de activo que corresponda.
Para mejor comprensin de la informacin se requiere la implementacin de centros de costos; por ejemplo, identificndolos con cada uno de los centros de reacondicionamiento, y dentro de ellos definir los procesos de transformacin. Igualmente, deben habilitarse a nivel auxiliar los cdigos necesarios para la identificacin de las partes que conforman los equipos. De tal forma que permita su seguimiento y control. 5.3.4.2.6 Es un componente del costo la depreciacin y la amortizacin de la propiedad, planta y equipo, utilizada en el proceso de transformacin. Cdigo 71 7136 713608 1685 168504 Denominacin COSTO DE PRODUCCIN DE BIENES EQUIPOS Depreciacin y amortizacin DEPRECIACIN ACUMULADA (CR) Maquinaria y equipo Dbito Crdito
XXX XXX
1191
Modelo Instrumental
5.3.4.2.7. Los traslados a los inventarios se harn utilizando la subcuenta, 713695- Traslado de costos( Cr). Los costos de produccin se acumulan durante el perodo contable, razn por la cual la actualizacin de los inventarios, debe efectuarse a travs de la subcuenta de naturaleza crdito denominada 713695- Traslado de costos, de conformidad con la dinmica establecida en el Catlogo General de Cuentas. 5.3.4.2.7.1 Traslado al inventario de productos en proceso: Para efectos de revelacin de la informacin contable, a una fecha determinada, el costo de los bienes que se encuentran en proceso de produccin actualizar temporalmente el inventario de productos en proceso. El valor del registro corresponde a los costos acumulados en cada uno de sus componentes. Cdigo 1520 152032 71 7136 713695 Denominacin INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO Equipos COSTO DE PRODUCCIN DE BIENES EQUIPOS Traslado de costos Dbito Crdito
XXX
XXX
Posteriormente se hace la devolucin de los costos de bienes en proceso de produccin, para continuar su acumulacin reversando el registro anterior. 5.3.4.2.7.2 Inventarios de bienes producidos
Concluido el proceso de reacondicionamiento el costo de produccin de los bienes se trasladar al inventario de productos terminados, previa la distribucin de los costos indirectos. Cdigo 1505 150541 71 7136 713695 Denominacin BIENES PRODUCIDOS Equipos COSTO DE PRODUCCIN DE BIENES EQUIPOS Traslado de costos (cr) Dbito XXX Crdito
XXX
Para determinar el valor de los equipos terminados y que pasan a conformar el inventario de bienes producidos, debe definirse el sistema de valuacin de dichos inventarios. Un sistema adecuado para este proceso puede ser el valor promedio. Al cierre del perodo contable, las subcuentas de naturaleza dbito se cancelarn contra la subcuenta "Traslado de costos (Cr)".
1192
Modelo Instrumental
5.3.4.2.8- Con la entrega de equipos a las entidades beneficiarias. Cdigo 5725 Denominacin OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Bienes transferidos BIENES PRODUCIDOS Equipos MERCANCAS EN EXISTENCIA Equipos de comunicacin y computacin Dbito Crdito
572501 1505 150541 16 1510 151030
XXX XXX
XXX
5.3.4.3 Registros en el ente beneficiario de los equipos Las entidades pblicas destinatarias de los traslados definitivos de los equipos de cmputo, de conformidad con lo previsto por el programa, afectarn la cuenta de Operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones. Cdigo 1670 167002 4725 Denominacin EQUIPOS DE COMUNICACIN Y COMPUTACIN Equipos de computacin OPERACIONES DE TRASPASO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES Bienes recibidos Dbito Crdito
XXX
472501
XXX
16
Cuando se entreguen equipos que no requieren reacondicionamiento (Numeral 5.2.3)
1193

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PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA

Contadura General de la Nacin

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA

5.1.1.1 5.1.1.2 5.1.2

5.1.2.1 5.1.2.2 5.1.2.3. 5.1.2.4 5.1.3

5.1.3.1 5.1.3.2. 5.1.3.3 5.1.4

5.1.4.1 5.1.4.2 5.1.4.3 5.1.5 5.1.5.1 5.1.5.2 5.1.5.3 5.1.6

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PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA

Que el valor facturado supere el valor del contrato.

Que el valor facturado sea inferior al valor del contrato

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Contadura General de la Nacin

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA

Cdigos 1409 140901 4312 4312XX

Recaudo de la cuota moderadora

Cdigos 2905 290503 1409 140901

Cdigos 2905 290503 1110 1110xx

Contadura General de la Nacin

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PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA

Cdigos 1409 140911 140913 4312 4312XX

Dbitos $950.000 50.000

Recaudo cuota de recuperacin

Conciliacin (Trabajadora social)

Respaldo de la obligacin con pagar o letra de cambio

Contadura General de la Nacin

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA

Que el valor facturado sea inferior al valor del contrato

Contadura General de la Nacin

PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA

$1.500.000 800.000 1.200.000

3.500.000 3.000.000 $5.000.000 3.000.000 2.000.000

Cuentas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

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250502 2425 242518 242519 1905 190511 190512 1409 140911

$5.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000 1.000.000 $12.000.000

Aplicacin del Gasto pagado por anticipado

Cuentas SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

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$5.000.000 3.000.000 2.000.000 $1.000.000 98.000.000 500.000 500.000

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