Universidade Federal da Paraba Centro de Cincias Sociais Aplicadas Departamento de Cincia da Informao

DISCIPLINAS: Organizao, Sistemas e Mtodos em Unidades de Informao Organizao e Administrao de Bibliotecas

Fluxogramas

Prof. Wagner Junqueira de Arajo PERODO LETIVO: 2012 HORAS/AULA: 60

FLUXOGRAMAS
Existem vrios tipos de grficos, mas o grfico de processamento, por excelncia, para trabalhos de anlise administrativa, o fluxograma, um grfico universal, que representa o fluxo ou a seqncia normal de qualquer trabalho, produto ou documento.

TAREFA
Entendida como meio pelo qual se atinge um objetivo global de cada unidade organizacional, compreendendo uma ou mais rotinas (passos, movimentos, micromovimentos) referentes aos empregados. Tarefas seqncias de passos predeterminados, indispensveis identificao de uma continuidade operativa, limitadas pelas atribuies do executante.
Exemplo: a atividade de licitao envolve as tarefas de elaborao de um edital, recebimento de propostas, efetivao de mapa comparativo de preos, etc. (CURY, 2005, p. 414)

 ATIVIDADE Compreende um agrupamento de uma srie de tarefas complementares, correspondendo, assim, a http://miniempresaflordelotus.blogspot.com/ um conjunto de tarefas/aes de cada unidade organizacional, caracterizada pelo consumo de recursos e orientadas para um objetivo definido, de carter global.
Exemplo: a funo de compras de decompe, por hiptese, nas seguintes atividades: pesquisa de mercado, seleo de fornecedores, licitao, julgamento, adjudicao, diligenciamento, etc. (CURY,
2005, p. 414)
http://www.assobrav.com.br/ler_noticia.asp?id=3345

http://blog.educacional.com.br/blog_do_ enem/category/artigos/page/3/

 PROCESSO a forma pela qual um conjunto de atividades cria, trabalha ou transforma insumos com a finalidade de produzir bens ou servios, que tenham qualidade assegurada, para serem adquiridos pelos clientes. (CRUZ, 1997, p. 84)

Processos

http://www.brasilwiki.com.br/noticia.php?id_noticia=9772

http://nit.ifsc.edu.br/nit/index.php?option=com_content&view=article&id=39:8-como-devoproceder-para-fazer-um-projeto-de-pdai-no-if-sc&catid=22:faq&Itemid=41

http://codipse.tigris.org/processo.htm

OS FLUXOGRAMAS
Os smbolos utilizados no fluxograma tm por finalidade colocar em evidncia a origem, processamento e destino da informao. Alguns smbolos j esto consagrados, outros ainda so duvidosos.

FLUXOGRAMAS
Sempre que o fluxo justificar, plausvel a utilizao de outros smbolos, menos conhecidos. Nesses casos, deve-se elaborar uma legenda no final do fluxograma, esclarecendo a significao dos smbolos utilizados.

VANTAGENS DOS FLUXOGRAMAS

permitir verificar como funcionam, realmente, todos os componentes de um sistema, mecanizado ou no, facilitando a anlise de sua eficcia; entendimento mais simples e objetivo do que o de outros mtodos descritivos; facilitar a localizao das deficincias, pela fcil visualizao dos passos, transportes, operaes, formulrios etc.; aplicao a qualquer sistema, desde o mais simples aos mais complexos; o rpido entendimento de qualquer alterao que se proponha nos sistemas existentes, por mostrar claramente as modificaes introduzidas.

ELABORAO DE FLUXOGRAMAS
devem retratar uma situao de fato; necessrio efetuar pesquisa minuciosa junto os, s unidades organizacionais em exame; Fazer um levantamento dos passos que envolvem o trabalho, desde o operador inicial at o final, passando, inclusive, pelos formulrios envolvidos no processo.

Passos para elaborao

Comunicao: as chefias envolvidas participam aos empregados a realizao do trabalho e os seus objetivos; Coleta de dados: as informaes devem ser fornecidas pelos prprios executores dos trabalhos, mediante a utilizao de um roteiro de entrevista;

Coleta de dados
Sempre que na entrevista for detectada a emisso de documentos, numa rotina qualquer, deve ser indagado do informante o nmero de vias, devendo ser obtido o destino de cada uma, para anlise do seu fluxo.

Passos para elaborao

Fluxogramao: colhidos os dados, deve ser escolhido o tipo de fluxograma a ser utilizado, elaborando-se, em seguida , o seu rascunho.

Fluxogramao
Deve ser examinado o fluxograma elaborado e, no estando as coisas muito claras ou estando o fluxo incompleto ou apresentando incoerncias, retornar aos entrevistados para:
certificar-se da correo dos dados; colher informaes adicionais ouvir opinies dos executores dos servios; fazer observao pessoal das rotinas que apresentam incoerncias.

Passos para elaborao

Anlise do fluxograma: o analista deve partir do processo geral e descer progressivamente ao exame minucioso das diversas etapas.

Anlise do fluxograma:
Para cada fase de estudo devem ser feitas as seguintes indagaes:
qual a utilidade de cada etapa do processo? haver vantagens em se alterar a seqncia de operaes? as operaes esto sendo executadas por pessoas adequadas s funes que ocupam, com treinamento suficiente nas tcnicas utilizadas? cada operao est sendo executada da maneira mais eficiente? os formulrios so adequados, em nmero de vias e nos seus respectivos campos?

Passos para elaborao

Relatrio da anlise: nesta fase, terminando o estudo e o novo fluxograma, o analista deve preparar um relatrio em que podero ser inseridos os seguintes itens:

Relatrio da anlise:
CONDIES ATUAIS:
fluxograma da situao existente: informaes complementares sobre fases complexas; cpias preenchidas dos formulrios utilizados no processamento.

Relatrio da anlise:
ANLISE DAS CONDIES EXISTENTES:
descrio das falhas de processamento diagnosticadas, como:
morosidade; desperdcio de mo-de-obra; erros; dificuldade de controle.

Relatrio da anlise:
RECOMENDAES:
fluxograma da rotina proposta; informaes complementares sobre fases complexas; cpias dos formulrios propostos; Instrumento Executivo Normativo de implantao do novo fluxo de trabalho.

Relatrio da anlise:
Apresentao do trabalho:
os fluxogramas e formulrios constituem excelentes demonstraes visuais para a apresentao das recomendaes finais. A exposio dos mtodos atuais e propostos deve ser clara e objetiva. O analista deve apresentar o tipo de fluxograma que mais se adequar natureza do trabalho

Simbologia do fluxograma parcial ou descritivo (Oliveira, 2009, p.270)

Arquivo Processo / atividade Conector de rotina

deciso

terminal Conector de pgina

Documento
Inutilizao de documento

Sentido de circulao: documentos Sentido de circulao: Informaes orais

Mltiplos documentos

Executante ou responsvel

Informao oral

Material/Terminal

O ancinho serve para o desdobramento das vias de um documento

Fluxograma de trabalho

Operao

Arquivo

FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNAS

Esse fluxograma recebe esse nome pela viso global que oferece ao fluxo de trabalho e tambm porque os rgos aparecem no fluxo sob a forma de colunas. A utilizao desse fluxograma mais apropriada para se transmitir o fluxo de trabalho para toda a organizao. Assim, o analista, aps proceder o levantamento da rotina, com adoo do fluxograma vertical, elabora o administrativo ou global, para anlise e, aps a racionalizao, estabelece o sistema ideal, desenhando o fluxograma global, de melhor entendimento para o usurio. O fluxograma desenhado em formulrio A-3 (29,7 x 42,0) e depois reduzido para A-4.

Sistema/Processo

Referncias
CURY, Antonio. Organizao & Mtodos: uma viso holstica. So Paulo: Atlas, 2009. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas Organizao & Mtodos: uma abordagem gerencial. So Paulo: Atlas, 2009.

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EXERCCIO