ESTADO DE MATO GROSSO SECRETARIA DE ESTADO DE JUSTIA E SEGURANA PBLICA SECRETARIA EXECUTIVA DO NCLEO SEGURANA

MANUAL DE INSTRUO SOBRE O

PROCESSO DE ADIANTAMENTO

Novembro/2008

ADIANTAMENTO

PROCEDIMENTO SOBRE CONCESSO, APLICAO E PRESTAO DE CONTAS

Misso: Garantir Segurana Pblica e a Cidadania, em defesa da Paz Social.

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REFERNCIAS PARA A DESCRIO DO PROCEDIMENTO:

AGENFAs

Manual de Instruo sobre o Processo de Adiantamento

Geral do Estado

Cartilha sobre Adiantamentos Elaborada pela Auditora

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Adiantamento Manual de Procedimento

2007 Elaborada pela Controladoria Interna da SEJUSP.

ELABORAO: Assessoria Gabinete do Secretrio de Estado de Justia e Segurana Pblica Coordenadoria Financeira - Equipe de Prestao de Contas Gerncia de Execuo Financeira

INFORMAES: Telefones: (65) 3613-5510 E-mail: ricardoalmeida@seguranca.mt.gov.br janayracampaner@seguranca.mt.gov.br ednasantos@seguranca.mt.gov.br

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APRESENTAO O presente manual foi desenvolvido pela Coordenadoria Financeira, visando boa aplicao de numerrios do Errio Pblico, quando nos gastos de despesas pelas Unidades da Secretaria de Estado de Justia e Segurana Pblica SEJUSP, atravs de adiantamento, a fim de atenderem suas necessidades. Este manual foi editado, aps nossa percepo de inconsistncias legais na Prestao de Contas, decorrentes de Adiantamento.
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Os procedimentos de como fazer, no constam no Decreto n. 20/1999 e tais necessidades das unidades foram detectadas por esta Coordenadoria Financeira. Este Manual sobre o processo de Adiantamento, alm de viabilizar a execuo de despesas para o desenvolvimento das atividades das unidades da SEJUSP, seria o de instruir na legalidade, os atos dos servidores responsveis pela aplicao de numerrio ttulo de adiantamento. Ao disciplinarmos o como fazer, instrudos no Decreto n. 20/1999 e Portaria n. 175/2008/GAB/SEJUSP, estamos resguardando o ato do agente public quando do gasto do dinheiro pblico. Este manual tm perguntas subjetivas ilustradas com respostas, fluxogramas e anexos e, foram elaboradas pela equipe tcnica da Coordenadoria Financeira com a superviso da Superintendncia de Planejamento e Finanas. Colocamos disposio para qualquer esclarecimento.

NDICE 1. O que Adiantamento? 2. Quais so os fundamentos legais para concesso de um Adiantamento? 3. Quem pode conceder o Adiantamento? 4. Podem ser adquiridos materiais permanentes com recursos de Adiantamento? 5. Qual o prazo de aplicao do adiantamento e da sua prestao de contas? 6. Como se processa uma solicitao de adiantamento?
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7. Como preencher o RPA de pagamento quando os servios forem executados por uma Pessoa Fsica? 8. Como preencher uma nota fiscal ao consumidor? 9. Como preencher uma nota fiscal de servios? 10. Como processar a contagem do prazo de aplicao dos recursos do adiantamento? 11. Quais so as pessoas que podem atestar a nota fiscal ou RPA? E como ser o procedimento? 12. Quais so os documentos necessrios para a solicitao e prestao de contas? 13. Monte sua prestao de contas, conforme o fluxograma. 14. Como ser o seu procedimento caso voc tenha gastado alm dos recursos recebidos? 15. A quem no pode ser concedido o adiantamento? 16. No utilizou todos os valores do adiantamento? 17. Quais so os erros mais comuns nas prestaes de contas? 18. O que acontece com o servidor que no prestar conta? 19. Quais so as sanes a serem impostas caso no seja prestado do contas do adiantamento? 20. Se no for instaurado o processo de tomada de contas o que acontece? 21. Qual a responsabilidade do ordenador de despesas pela m aplicao do recurso ou no prestao de contas?

1. O que Adiantamento? Adiantamento a entrega de numerrio (valor que fica disponvel) a servidor em exerccio qualquer que seja a sua vinculao (estatutrio, comissionado, ou empregado pblico contratado na forma da C.L.T.).

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2. Quais so Adiantamento?

os

fundamentos

legais

para

concesso

de

um

Artigos 68 e 69, da Lei 4.320/64, de 17/03/64, que Institui Normais Gerais de Direito Financeiro para a elaborao e controle dos Oramentos e Balanos da Unio, dos Estados, dos Municpios e do Distrito Federal. Lei Estadual n 4.454, de 07 de maio de 1982, que define os casos de despesas em regime de adiantamento. Decreto n 20, de 05 de fevereiro de 1999, que Dispem sobre o regime de adiantamento na Administrao Direta e Indireta. Decreto 269 Legislao disponvel no stio da Auditoria Geral do Estado, a saber: http://www.auditoria.mt.gov.br/html/internas.php?codigoPagina=227 Portaria n. 175, de 04 de Novembro de 2008 D.O de 07/11/2008. 3. Quem pode conceder o Adiantamento? As autoridades designantes e Ordenadores Administrao Direta e Indireta. 4. Podem ser adquiridos materiais permanentes com recursos de Adiantamento? Pela interpretao do art. 68 da Lei n. 4320/64, no recomendvel a aquisio de material permanente e realizao de obras por meio de adiantamento, por serem despesas que se subordinam ao processo normal de aplicao, ou seja, empenho, liquidao e pagamento. O Decreto n. 20/1999

de

Despesas

da

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trata apenas de adiantamento para aquisio de Material de Consumo, despesas com Pessoas Fsica e Jurdica. 5. Qual o prazo de aplicao do adiantamento e da sua prestao de contas? O prazo de aplicao do adiantamento no mximo de at 60 (sessenta) dias, 30 (trinta) dias para a prestao de contas, totalizando at 90 (noventa) dias. Obs.: Aps ter aplicado o numerrio em no mximo 60 (sessenta) dias, enviar a prestao de contas para a Gerncia de Execuo Financeira (GEFIN) que ir analisar o processo. Aps anlise, o Secretrio de Estado de Justia e Segurana Pblica valida a prestao de contas e em seguida arquivada na Coordenadoria Contbil (CCONT), aguardando a inspeo in loco do Tribunal de Contas. 6. Como se processa uma solicitao de adiantamento? A unidade/setor responsvel pelo adiantamento providenciar o preenchimento do Pedido de Adiantamento, conforme o fluxograma abaixo. Aps, dever encaminh-lo a GEFIN para as providncias cabveis.

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Preencher:

Exerccio, Local, Data Projeto Atividade Elemento de Despesas

Cdigos

Material de Consumo: 3390 30 Servios Pessoa Fsica: 3390 36 Servios Pessoa Jurdica: 3390 39

Preencher a Finalidade/Plano de Aplicao (dever conter o detalhamento/destinao do recurso).

Preencher Dados Pessoais do Responsvel Nome Cargo ou Patente Lotao e Matrcula CPF, Telefone e Endereo Banco, Agncia e Conta Corrente

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Emisso do Empenho - COPLAN Preencher o Termo de Responsabilidade e a Declarao informamando o pleno conhecimento das aplicaes dos recursos de adiantamento

Emisso da Liquidao e NOB - GEFIN

Encaminhar a Prestao de Contas para anlise da equipe da GEFIN

Encaminhar a Prestao de Contas para validao pelo ordenador de despesas

FIM Efetuar o Baixa do Adiantamento (BAD) e encaminhar para arquivo sob responsabilidade da CCONT

Exer ccio

Data

ANEXO I PEDIDO DE ADIANTAMENTO Local Projeto/Atividade

Amparo Legal

Artigo 66 da Lei Federal n. 4320 de 17/03/1964. Decreto n. 20 de 05/02/1999 Lei 4454 de 07/05/1982 Unidade Oramentria: Fundo Estadual de Segurana Pblica Valor Solicitado (R$): Elemento de Despesa: RESPONSVEL Nome do Responsvel: CPF: Cargo/Patente: Telefone: Lotao: Matrcula: Endereo: Banco: Agncia: Conta Corrente:

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AUTORIDADE REQUISITANTE (Superior Imediato do Responsvel) Nome: Cargo/Patente: Assinatura FINS A QUE SE DESTINA (Detalhamento da Destinao do Recurso)

ANLISE DA SOLICITAO (Campo a ser preenchido pela Gerncia de Execuo Financeira) A presente solicitao est de acordo com o que dispe o Decreto n. 20/1999, em especial nos seus artigos 2, 4 inciso I e 9 incisos I e II. ( ) No. Devolver processo para a unidade solicitante. ( ) Sim. Encaminhar para providncias. Cuiab, _____/______/_____ _____________________________ Nome: Cargo: AUTORIZAO DA DESPESA Autorizo a concesso do adiantamento acima solicitado. Encaminha-se para emisso da Nota de Empenho. Cuiab, _____/_____/______ _____________________________ Ordenador de Despesas

7. Como preencher o RPA de pagamento quando os servios forem executados por uma Pessoa Fsica? RPA Recebi do Fundo Estadual de Segurana Pblica, Av. Transversal, s/n Centro Poltico Administrativo, CNPJ 04.236.167/0001-07, a importncia de R$ _________ (_____________________), relativo (citar o servio que foi executado). Valor das despesas Valor Bruto R$ _________ Imposto de Renda R$ _________ ISSQN R$ _________ Valor Lquido R$ _________

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Por ser verdade, firmo o presente. Local e data Nome: Endereo: CPF: RG: Observao (Pessoa Fsica 3390.36) 1. RPA no poder ser superior a 60 (sessenta) dias da data de recebimento do adiantamento. 2. A data de emisso do RPA dever ser posterior data de recebimento do adiantamento. 3. Especificar claramente o servio realizado (objeto daquele recebimento). 4. Preencher o campo dos dados pessoais do prestador do servio. 5. Nmero da inscrio no Instituto Nacional de Seguridade Social INSS, se for o caso. 6.O RPA somente dever ser utilizado em caso de servios executados por Pessoa Fsica (com CPF identificado) e somente deve ser utilizado nos municpios onde a Prefeitura no emite a nota fiscal.

7.Dever ser considerado ainda, a contribuio previdenciria do contribuinte individual corresponde a 20% (vinte por cento) da remunerao paga ou creditada, no decorrer do ms, pelos servios prestados s pessoas fsicas e empresas, observados os limites mnimo e mximo do salrio-de-contribuio. (Fonte: Manual Prtico Orientativo aos rgos e Entidades do Poder Executivo Estadual: Reteno Previdenciria). 8. Como preencher uma nota fiscal ao consumidor? Veja o exemplo abaixo: 8.1 A NOTA FISCAL AO CONSUMIDOR Data ____/____/_____
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Os documentos fiscais devero ser emitidos com os seguintes dados: Cliente: Fundo Estadual de Segurana Pblica Endereo: Avenida Transversal, s/n, Centro Poltico Administrativo CPA, Cuiab MT, CEP: 78.050-970 Telefone: (65) 3613-5510 CNPJ: 04.236.167/0001-07 Inscrio Estadual: Isento (quando for o caso)

Obs.: Muito importante! 1. imprescindvel no se esquecer de solicitar empresa recibar a Nota Fiscal com a mesma data da emisso, para que fique comprovado o pagamento efetuado das despesas; 2. A data da nota fiscal no dever ser superior a 60 (sessenta) dias da data de recebimento de adiantamento. Sendo que a referida data dever ser posterior ao recebimento do numerrio. 3. A data de emisso da nota fiscal dever ser posterior data de recebimento do adiantamento. 4. As notas fiscais no podero apresentar emendas ou rasuras. Dever ser utilizada a mesma caligrafia e caneta na sua emisso. 5. Em caso de combustvel s ser permitido gasolina, lcool ou diesel para veculos oficiais, desde que na sua regio no exista empresa contratada pela SEJUSP.

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6. Incluir na nota fiscal o n. da placa do veculo oficial.

9. Como preencher uma nota fiscal de servios? Veja o exemplo abaixo: 9.1 A NOTA FISCAL DE SERVIOS

Data ____/____/_____ Os documentos fiscais devero ser emitidos com os seguintes dados: Cliente: Fundo Estadual de Segurana Pblica Endereo: Avenida Transversal, s/n, Centro Poltico Administrativo CPA, Cuiab MT, CEP: 78.050-970. Telefone: (65) 3613-5510 CNPJ: 04.236.167/0001-07 Inscrio Estadual: Isento (quando for o caso)

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Obs.: Muito importante! 1. imprescindvel no se esquecer de solicitar empresa recibar a Nota Fiscal com a mesma data da emisso, para que fique comprovado o pagamento efetuado das despesas; 2. A data da nota fiscal no dever ser superior a 60 (sessenta) dias da data de recebimento de adiantamento. 3. A data de emisso da nota fiscal dever ser posterior data de recebimento do adiantamento. 4. As notas fiscais no podero apresentar emendas ou rasusas. Dever ser utilizada a mesma caligrafia e caneta na sua emisso.

Outros itens a serem observados na emisso dos documentos fiscais. 1. O detalhamento do material fornecido ou do servio prestado evitando-se generalizaes ou abreviaturas que impeam o conhecimento da natureza das despesas e da quantidade fornecida de materiais ou servios (discriminao da quantidade de produto ou de servio);

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2. Os documentos fiscais devero ser emitidos dentro do prazo limite para emisso, o qual pode ser verificado na parte superior do documento tendo a descrio DATA LIMITE PARA EMISSO; 3. Os documentos fiscais devero possuir autorizao para impresso, a ser observado na parte inferior do documento, com a descrio AIDF n _____. As notas fiscais de venda ao consumidor tm como prazo de validade total de 02 (dois) anos, contados a partir da data de emisso da autorizao para impresso de documento fiscal (AIDF-e), devendo a data limite para emisso a ser indicado no corpo do documento. Os prazos de validade dos documentos fiscais de prestao de servios so estabelecidos de acordo com a legislao tributria dos municpios onde so executados os servios, no entanto, a data limite para emisso poder ser indicada no corpo das notas fiscais. 4. No ser admitido documento com data de emisso que seja superior ao prazo fixado para aplicao de 60 (sessenta) dias, contados a partir do recebimento do numerrio.

10. Como processar a contagem do prazo de aplicao dos recursos do adiantamento? Suponha que a Nota de Ordem Bancria (NOB) seja de 27/06/2008 e o crdito em sua conta corrente for efetivado no dia 29/06/2008, o prazo ser contado a partir do dia 29/06/2008. Voc tem 60 (sessenta) dias para aplicar os recursos do adiantamento. Caso voc receba esses recursos no dia 29/06/2008, voc contar 60 (sessenta) dias corridos a partir dessa data (29/06) para realizar as despesas. Esses prazos sero contados, conforme exemplo abaixo:

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30 (trinta) dias Comeo da contagem 29/06, 30, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28/07. 30 (trinta) dias Continuao da contagem 29/07, 30, 31, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28/08. Obs.: Muito importante! Voc poder emitir notas fiscais/RPA, somente, no perodo de 29/06/08 a 27/08/2008.

11. Quais so as pessoas que podem atestar a nota fiscal ou RPA? E como ser o procedimento? Lembretes: 1. RPA dever ser atestada(o) no verso do documento por um servidor/Chefe imediato ou outra testemunha, devidamente identificados (nome, cargo, funo, assinatura legvel), com os seguintes dizeres: Atesto para os devidos fins recebemos o(s) servio(s) da(o) presente Recibo. 2. Nota Fiscal dever ser atestada(o) no verso do documento por um servidor/Chefe imediato ou outra testemunha, devidamente identificados (nome, cargo, funo, assinatura legvel), com os seguintes dizeres: Atesto para os devidos fins recebemos o(s) servio(s) da(o) presente Nota. 3. Esse atesto imprescindvel para que fique comprovada a realizao do servio ou aquisio do produto. Isso, se o adiantamento estiver em seu nome. 4. Nunca inclua materiais permanentes nas despesas de adiantamento, como por exemplo: mesa, monitores etc. 5. O Beneficirio do adiantamento no dever atestar o RPA ou a nota fiscal. 12. Quais so os documentos necessrios para a solicitao e prestao de contas? SOLICITAO DE ADIANTAMENTO

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Documento Pedido de adiantamento ( Anexo I) Termo de Responsabilidade pela aplicao do recurso ( Anexo II) Declarao de pleno conhecimento do Decreto n. 20/1999 Pedido de Empenho Pedido de Adiantamento - PAD Nota de Empenho Liquidao de Empenho Conformidade Documental Nota de Ordem Bancria (NOB)

Responsvel Beneficirio do adiantamento Beneficirio do adiantamento Beneficirio do adiantamento Coordenadoria de Planejamento COPLAN Coordenadoria de Planejamento COPLAN Coordenadoria de Planejamento COPLAN Gerncia de Execuo Financeira GEFIN Gerncia de Execuo Financeira GEFIN Gerncia de Execuo Financeira GEFIN

PRESTAO DE CONTAS DE ADIANTAMENTO Documento Responsvel Quadro Demonstrativo de Receita e Beneficirio do adiantamento da Despesa Primeira via dos documentos fiscais (devidamente endossados e Beneficirio do adiantamento atestados) Original do comprovante de depsito bancrio, relativo ao saldo do adiantamento devolvido, quando o Beneficirio do adiantamento valor aplicado for menor do que o concedido Declarao de Desistncia de Ressarcimento (no ressarcimento dos valores excedentes ao Beneficirio do adiantamento numerrio concedido. Quando fizer necessrio) 13. Monte sua prestao de contas, conforme o fluxograma abaixo.

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14. Como ser o seu procedimento caso voc tenha gastado alm dos recursos recebidos? O nico procedimento a ser feito a emisso de Declarao de Desistncia de valor a maior, visto que o Estado no ressarci o servidor o valor que ultrapassar o valor concedido, conforme Pargrafo nico ao artigo 11 do Decreto n. 20/05/1999. Essa declarao dever ser anexada na prestao de contas. 15. A quem no pode ser concedido o adiantamento? Nas seguintes situaes, no sero concedidos adiantamentos: i. A servidor responsvel por dois adiantamentos que ainda no tenha prestado contas; ii. Em atraso com prestao de contas; iii. Em alcance, isto , em processo de tomada de contas regular ou penalidade aplicada pelo Tribunal de Contas e cujo valor ainda no tenha sido recolhido; iv. A servidor de licena, em frias ou afastado; v. A servidor ocupante de cargo de chefia ou responsvel por almoxarifado, tendo em vista que esses servidores so encarregados do recebimento de materiais e/ou servios; vi. A servidores responsveis por gerncia do setor financeiro, responsvel por pagamento.
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16. No utilizou todos os valores do adiantamento? Caso haja, saldo de adiantamento no aplicado, o mesmo dever ser depositado no Sistema de Conta nica, mantida atualmente no Banco do Brasil. As instrues para realizao do depsito identificado so I. Nmero da conta a ser restituda: identificar a conta nica do Estado, a saber: Conta corrente n. 1.010.100-4; II. Nmero da Agncia, da conta a ser restituda: 3834-2 (Banco do Brasil Setor Pblico); III. Cdigo da Unidade Oramentria Identificador n 1: 19601 Fundo Estadual de Segurana Pblica; IV. Identificador n 2 CPF do servidor responsvel pelo adiantamento. 17. Quais so os erros mais comuns nas prestaes de contas? Abaixo esto descritos os erros mais comuns nas prestaes de contas de adiantamentos dos servidores responsveis pela aplicao do numerrio.

i. Documento fiscal emitido acima da data limite para emisso; ii. Documento fiscal sem endosso do fornecedor do material ou prestador do servio; iii. Documento fiscal divergente do elemento de despesa, no qual o recurso foi solicitado e empenhado. Exemplo: Adiantamento solicitado para pagamento de prestao de servios de Pessoa Jurdica (Elemento de Despesa: 3390.3900) e a nota fiscal encaminhada trata-se de prestao de servios de Pessoa Fsica (Elemento de Despesa: 3390.3600); iv. No encaminhamento do Demonstrativo de Receita e Despesas na prestao de contas; v. Descrio genrica do servio contratado ou material adquirido; vi. Aplicao do recurso em finalidades diferentes da justificativa contida na solicitao do adiantamento; vii. Erros nas descrio dos dados do Fundo Estadual de Segurana Pblica, tais como: endereo e CNPJ; viii. Falta de identificao do servidor responsvel pelo atesto do efetivo recebimento do material e da prestao do servio; ix. No encaminhamento dos comprovantes de recolhimento do ISSQN, INSS e IRPF, quando couber;

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x. Pagamento de despesa no consideradas de carter emergencial, ou seja, passveis de serem realizadas pelo processo normal de contratao (licitao ou compra direta). 18. O que acontece com o servidor que no prestar conta? O servidor ser notificado pela Gerncia de Execuo Financeira. Caso no sejam sanadas as impropriedades detectadas no prazo estabelecido, ser descontado de seus proventos o valor correspondente a glosa, atualizado pela UPF-MT. No caso de desligamento do servidor ser instaurado Tomada de Contas Especial. Depois de concluda a Tomada de Contas o Ordenador de Despesas deve encaminh-la ao Egrgio Tribunal de Contas do Estado para aplicao das penalidades previstas na Resoluo n.02/2002. Salienta-se que, Tomada de Contas trata-se de processo no qual o servidor responsvel por adiantamento que no tenha prestado contas voluntariamente obrigado a prestar contas do valor recebido conta de adiantamentos ou devolver esse valor aos cofres pblicos estaduais, atualizado pela UPF.

19. Quais so as sanes a serem impostas no caso da prestao de contas do adiantamento no for aprovada, total ou parcialmente? Ser descontado de seus proventos o valor concedido atualizado pela UPF-MT, conforme Termo de Responsabilidade pela Aplicao de Recursos a Ttulo de Adiantamento ( Anexo II da Portaria 175 de 04/11/2008) A prestao de contas dos servidores inadimplentes (em atraso com as prestaes de contas de adiantamentos) sero notificados pela Gerncia de Execuo Financeira. Caso persista a pendncia, os rgos de contabilidade e finanas, em conjunto com a Unidade Setorial de Controle Interno, providenciaro tomadas de contas dos servidores inadimplentes. Depois de concluda a Tomada de Contas o Ordenador de Despesas deve encaminh-la ao Egrgio Tribunal de Contas do Estado para aplicao das penalidades previstas na Resoluo n 02/2002. Salienta-se que, Tomada de Contas trata-se de processo no qual o servidor responsvel por adiantamento que no tenha prestado contas voluntariamente obrigado a prestar contas do valor recebido conta de adiantamentos ou devolver esse valor aos cofres pblicos estaduais, atualizado pela UPF-MT.

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20. Se no for instaurado o processo de tomada de contas o que acontece? Os rgos de contabilidade e finanas e o ordenador de despesas so os co-responsveis, sujeitando-se as penalidades impostas pelo Egrgio Tribunal de Contas do Estado (multa e restituio ao errio public ao valor recebido como adiantamento). Se for oferecida denncia ao Ministrio Pblico este rgo dever abrir inqurito para apurar mencionada denncia. 21. Qual a responsabilidade do ordenador de despesas pela m aplicao do recurso ou no prestao de contas? O ordenador de despesas responsvel pela m aplicao do recurso desde que aprove a prestao de contas do servidor com irregularidade. Pela conivncia com o responsvel pelo adiantamento na m aplicao do recurso pblico.

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ANEXO II. Termo de Responsabilidade pela Aplicao de Recursos a Ttulo de Adiantamento

Eu, ___________________________________, matrcula n. ________, RG n. _____________, rgo Expedidor ________, CPF n.________________________, Cargo ______________________, DECLARO para que se produza os devidos efeitos legais, que recebi da Secretaria de Estado de Justia e Segurana Pblica ttulo de adiantamento, o valor de R$ _____________________ . Autorizo o desconto em folha de pagamento do valor solicitado, de acordo com as parcelas mensais consignadas no art. 66 da Lei Complementar n.04/90, caso no seja cumprido o disposto nos artigos 1 e 8 do Decreto n.20/99, conforme as seguintes situaes: - No prestao de contas no prazo de 90 ( noventa) dias junto COFIN/SENS/SEJUSP; - Aplicao de recursos, total ou parcial, em desacordo com o Decreto n.20/99; - No devoluo do saldo do adiantamento, quando for o caso, dentro do prazo da prestao de contas. Por ser verdade assumo e assino o presente termo. Local _______________________________ Data ____/_____/______

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____________________________________ Assinatura e Carimbo

ANEXO III. DECLARAO Eu, __________________________________, declare para os devidos fins, que desisto do ressarcimento pelo Errio, do valor das despesas ultrapassado do montante do Adiantamento, conforme Decreto n. 20/1999, art. 11, Pargrafo nico.

Local MT, ______ de _______________________ de _________.

____________________________________ Assinatura e Carimbo

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ANEXO IV. MODELO DE DEMONSTRATIVO DE RECEITA E DESPESAS Data: ______/____/200_ Elemento de despesa: 3390.______ ___________ N DE ORDEM 1 2 DESPESA S _

HISTRICO Valor recebido em ___/____/200_ Nome da Empresa, NF n. emitida em SOMA DE GASTOS Devoluo de Saldo no utilizado TOTAL ,

RECEITA 0,00 _ _ _ 0,00

SALDO 0,00 0,00

0,00 0,00 0,00 0,00

Data: ___/____/_____ Assinatura: Identificao do responsvel pelo adiantamento:

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ANEXO V. Lei Estadual n. 4.454 de 07 de Maio de 1982 Define os casos de despesa em regime de adiantamento. O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO, Fao saber que a Assemblia Legislativa do Estado decreta e eu sanciono a seguinte lei: Art. 1 O Regime de Adiantamento de que trata o Artigo 68 da Lei n 4.320, de 17 de maro de 1964, consistindo na entrega de numerrio a servidor, mediante prvio empenho na dotao prpria, permitido, exclusivamente, nos casos de despesas que no possam subordinar-se ao processo normal de aplicao, assim definidas: I - para compras, servios, encargos e obras de pequeno vulto nos limites previstos na letra i do Artigo 9 do Decreto n 1.721, de 25 de janeiro de 1982; II - que devem ser realizadas em localidades distantes daquela em que se encontra o setor de processamento das despesas; III - onde no exista estabelecimento bancrio que possa cumprir a ordem de pagamento; IV - de viagens para atender diligncias especiais; V - autorizadas por crditos extraordinrios; VI - que devem ser feitas no exterior, observadas a regulamentao especfica; VII - de carter secreto ou reservado;
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VIII - de carter de emergncia ou situaes extraordinrias ou urgentes que possam causar prejuzos ao errio ou perturbar o atendimento dos servios pblicos. Art. 2 No se far adiantamento a servidor em alcance, nem a responsvel por dois adiantamentos, ou quem estiver em atraso no recolhimento do saldo ou na prestao de contas. Art. 3 No exceder a 60 (sessenta) dias o prazo de aplicao do adiantamento, e de 90 (noventa), a partir do recebimento, o de comprovao. Art. 4 Dentro de 60 (sessenta) dias da publicao desta lei o Poder Executivo regulament-la-, estabelecendo conceituaes, prazos, limites e normas que regero a execuo. Art. 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio. Palcio Paiagus, em Cuiab, 07 de maio de 1982. FREDERICO SOARES CAMPOS Governador do Estado

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ANEXO VI. DECRETO N 20 DE 05 DE FEVEREIRO DE 1999. Dispe sobre o regime de adiantamento na Administrao Direta e Indireta. O GOVERNADOR DO ESTADO DE MATO GROSSO, no uso das atribuies que lhe confere artigo 66, inciso iii, da Constituio Estadual, e tendo em vista a Lei n 4.454, de 07 de maio de 1982, que define os casos de despesas em regime de adiantamento, DECRETA: Art. 1 Em casos excepcionais no podendo a despesa subordinar-se ao processo normal de aplicao, as autoridades ordenadoras de despesas dos rgos de Administrao Direta e Indireta podero autorizar a concesso de adiantamento, fixando-se prazos, que no excedero de 60 (sessenta) dias para aplicao e de 90 (noventa) dias para comprovao do adiantamento. Pargrafo nico. Entende-se por adiantamento para fins do disposto no caput deste artigo, a entrega de numerrio a servidor em exerccio, qualquer que seja a sua vinculao. Art. 2 O adiantamento ser concedido em nome do servidor, atravs de nota de empenho para a Administrao Direta e Indireta, ou em documento prprio nos casos especficos de empresa pblica e economia mista, devendo ser
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precedido, em quaisquer dos casos, de solicitao contendo o detalhamento da destinao do recurso. Art. 3 O adiantamento conta de determinado crdito oramentrio ou adicional no poder atender o pagamento em elemento de despesa diferente do constante no documento da solicitao e concesso e da nota de empenho. Art. 4 Podero ser realizadas por adiantamento as seguintes despesas: I - para compras e/ou execuo de servios em at 50% (cinqenta por cento) dos limites fixados para dispensa de licitao, em Portaria da Secretaria de Estado de Administrao, com base no artigo 24, inciso II, alnea a, da Lei 8.666/93 e alteraes posteriores, na modalidade de compras e servios em cada elemento de despesa; II - que devem ser realizadas em localidades distantes daquela em que se encontra o setor de processamento da despesa; III - onde no exista estabelecimento bancrio que possa cumprir ordem de pagamento; IV - de viagem para atender diligncias especiais; V - de viagem para atender diligncias especiais; VI - de carter de urgncia ou situaes extraordinrias, devidamente caracterizadas, de que possam resultar eventuais prejuzos aos rgos ou perturbar o atendimento dos servios; VII - de carter secreto ou reservado. Art. 5 Em se tratando de execuo de despesas para a Administrao Regionalizada o valor do adiantamento poder atingir o limite fixado de dispensa de licitao, em Portaria da Secretaria de Estado de Administrao, com base na Lei n 8.666/93 e alteraes posteriores, na modalidade de compras e servios, em cada elemento de despesa, observando o pargrafo nico, do Art. 1, deste Decreto. Art.6 - Para efeito de concesso de adiantamento a servidor, para atender despesas de entidades que trata o artigo anterior, consideram-se como administrao regionalizada para todas unidades da Administrao descentralizadas, os escritrios de representao do governo em outros estados, a residncia oficial do Gov. e a Coordenadoria Geral do Sistema interno de Administrao Tributria da Secretaria de Estado de Fazenda (GSIAF-SEFAZ/MT), que atender despesas das agncias Fazendrias (exatorias) e Unidades Operativas de Fiscalizao - UOF (Postos Fiscais). Art. 7- Na concesso, pagamento e contabilizao de adiantamento, devero ser observadas as normas de controle interno que tratam da execuo Oramentria e Financeira do rgo inclusive as normas gerais de natureza Tributria. Art.8 - O servidor que receber adiantamento obrigado a prestar conta de sua aplicao, sujeitando-se- tomada de contas, se no fizer no prazo estabelecido pelo ordenador de despesa.

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Pargrafo nico - A tomada de Contas, de que trata o caput deste artigo, ser levantada obrigatoriamente para ncleo setorial de finanas ou pelo Setor equivalente na Administrao Indireta, institudo para essa finalidade de encaminhada pelo titular ao respectivo rgo ao Tribunal de Contas do estado para Apreciao e aplicao das penalidades, se for o caso. Art. 9. No ser concedido adiantamento a servidor: I - Responsvel por dois adiantamentos; II - Que estiver em atraso com prestao de contas de adiantamento anteriores; III - Que no estejam em exerccio. IV - na funo de ordenador de despesa, exceto quando nas situaes previstas nos incisos IV e Vii do artigo 4, deste Decreto: V - ocupante de cargos de chefia ou gerncia do setor financeiro: VII - que tenha sido declarado em alcance em face de prestao de contas anteriores julgadas irregulares pelos controles interno e/ou externo, bem como aos servidores que estiverem respondendo a processo administrativo. Art. 10 Constituem responsabilidade do ordenador de despesa, no caso de conivncia, os prejuzos causados pelo responsvel pela aplicao do adiantamento e pelas despesas realizadas irregularmente, se aceitas no ato da prestao de contas. Art.11 O processo de comprovao do adiantamento dever conter: I - cpia do ato de concesso do adiantamento constando a data de entrega do numerrio e o prazo fixado para a sua aplicao; II - primeira via ou cpia da nota de empenho e da liquidao ou documento equivalente que dever conter a qualificao completa do credor; III - primeira via dosa comprovantes das despesas realizadas, numerados seqencialmente, inclusive os provenientes de viagens, no caso de despesas reservadas ou confidenciais, realizadas pela Administrao Direta, admitir-se- relao onde sero indicados os nmeros dos documentos, que ficaro em poder do ordenador de despesa; IV - cpia da documentao relativa licitao, quando a mesma for realizada; V - original do comprovante de depsito bancrio relativo ao saldo do adiantamento se houver. VI - cpia da ordem bancria, boletim de crdito, cheque ou documento equivalentes, se houver, com o carimbo do banco, quando for o caso; VII - demonstrativo de receita e despesa evidenciando a movimentao ocorrida com o numerrio; VIII - relao das despesas que, pela sua natureza, no possuem ser comprovadas por documentos desde que o valor de cada despesa seja inferior a 2% (dois por cento) do limite previsto no inciso I do artigo 4; IX - cpia do extrato bancrio da conta do adiantamento, concedido a servidor, para atender despesas das Administraes Regionalizadas. X - declarao do responsvel pela aplicao do recurso de que tem pleno conhecimento das normas que regulam o regime de adiantamento em especial das constantes deste Decreto.

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Art. 12 Os comprovantes de despesa realizada, notas fiscais de vendas, notas fiscais de prestao de servios pessoa jurdica, faturas e recibos de pessoas fsicas, no podero conter rasuras, acrscimos, emendas ou entrelinhas e sero emitidos por quem prestou o servio ou forneceu o material, em nome do rgo a que pertencer o servidor responsvel pela adiantamento, devendo constar obrigatoriamente: I a data de emisso; II a discriminao clara do servio prestado ou material fornecido, no sendo admitida a generalizao ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento da natureza das despesas; III no caso de recibo passado por pessoa fsica e autnomo RPA, dever conter o nmero no Cadastro de Pessoas Fsicas CPF, o nmero de Registro Geral RG, endereo, assinatura e o nmero de inscrio no Instituto Nacional de Seguridade Social INSS, se for o caso; Art. 13 Somente sero admitidos documentos de despesas realizadas em igual data ou posterior concesso e recebimento do numerrio pelo servidor, vedado o atendimento de pagamento de indenizao a qualquer ttulo. Art. 14 Dever constar dos comprovantes de que trata o artigo 12, deste Decreto, atestao de que os servios foram prestados ou de que o material foi recebido pela repartio, passada por servidor que no o responsvel pelo adiantamento, devidamente, identificado, excetuado o previsto no inciso VII, do artigo 4, deste Decreto. Art. 15 Os adiantamentos que trata o artigo 5 concedidos para atender despesas de rgo de Administrao Regionalizada, sero depositados e movimentados atravs de cheques nominais, sacados sobre a conta especial aberta pelo servidor responsvel no banco do Brasil S.A, sob a denominao Conta Adiantamento, exceto quando igual ou inferior ao limite do inciso I do artigo 4. Pargrafo nico - Nos casos de inexistncia de agncia do Banco do Brasil S.A, ou de quaisquer outras oficiais no Municpio, a abertura da conta especial de que se trata o caput deste artigo dever ser efetuada em uma das agncias de instituies financeiras existentes na localidade. Art. 16 O adiantamento dever ser aplicado dentro do exerccio financeiro em que for recebido salvo os casos previstos nos incisos IV, V e VI, do artigo 4, deste Decreto, quando podero ser aplicados no exerccio subseqente, respeitando o prazo estabelecido pelo ordenador de despesa. Art. 17 Os responsveis por adiantamento devero depositar os saldos no utilizados no Banco do Brasil - Sistema de Conta nica da SEFAZ - MT, em se tratando de Administrao Direta e na conta a ser indicada pelo setor financeiro do rgo no caso de Administrao Indireta. 1 Reverter dotao oramentria prpria o valor do saldo no aplicado de adiantamento concedido aos servidores dos rgos de Administrao Direta e Indireta regidos pela Lei 4.320/64, quando a quantia for superior 2% (dois por
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cento) do limite previsto no inciso I, do artigo 4, deste Decreto, observado o princpio do exerccio financeiro. 2 A devoluo ser considerada como Receita, quando se efetivar o encerramento do exerccio financeiro em que se realizou o pagamento ou quando de valor igual ou inferior ao indicado no pargrafo anterior. Art. 18 A critrio do ordenador de despesa, no perodo compreendido entre o prazo de aplicao e o prazo de prestao de contas de que trata o artigo 1, deste Decreto, a documentao relativa aplicao do adiantamento. Art. 19 Aprova a prestao de contas do adiantamento pelo ordenador da despesa, ser ela encaminhada ao TC, dentro de 10 (dez) dias teis. Art.20 - Salvo os casos excepcionais para atendimento das despesas constantes do artigo 4, deste decreto, nenhum outro adiantamento poder ser concedido a servidor da administrao direta ou indireta. Art.21 - Este Decreto entra em vigor na data de sua Publicao. Art.22 - Revogam as disposies em contrrio, especialmente o Dec. n 1.391, de 07 de Abril de 1992. Palcio Paiagus, em Cuiab, 05 de fevereiro de 1999, 178 da Independncia e 111 da Repblica. Dante Martins Oliveira Governador do Estado de Mato Grosso ANEXO VII PORTARIA N. 175/2008/GAB/SEJUSP, DE 04 DE NOVEMBRO DE 2008. Normatizar os procedimentos de Prestao de Contas de Adiantamento, no mbito da Secretaria de Justia e Segurana Pblica - SEJUSP e suas Instituies. O SECRETRIO DE ESTADO DE JUSTIA E SEGURANA PBLICA , no uso de suas atribuies legais e, Considerando a necessidade de normatizar a Prestao de Contas de Adiantamento, RESOLVE: Art. 1 - Disciplinar as regras para solicitao de adiantamento pelos servidores da Secretaria de Estado de Justia e Segurana Pblica SEJUSP e suas Instituies. Art. 2 - O adiantamento deve ser solicitado atravs do pedido de adiantamento, que indica tambm a previso de aplicao/gastos. Pargrafo nico O responsvel pelo adiantamento dever aplicar os recursos de acordo com as dotaes oramentrias constantes no empenho.

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Art. 3 - Todo o servidor responsvel por adiantamento dever observar as disposies constantes no Decreto n 20/1999 e no Manual de Instruo de Adiantamento, fornecido pela Coordenadoria Financeira COFIN, bem como assinar o Termo de Responsabilidade pela aplicao de Recursos recebidos a ttulo de adiantamento. Art. 4 - O processo de adiantamento, inclusive a sua prestao de contas, dever ser instrudo com os seguintes documentos: A) Pedido de adiantamento (Anexo I); B) Declarao de pleno conhecimento do Decreto n 20/1999 e do Manual de Instruo de Adiantamento; C) Termo de responsabilidade pela aplicao dos recursos a ttulo de adiantamento (Anexo II); D) Pedido de empenho; E) Nota de empenho; F) Liquidao de empenho; G) Cpia da Nota de Ordem Bancria (NOB); H) Declarao de Desistncia de Ressarcimento (quando se fizer necessrio), conforme dispe o artigo 11, pargrafo nico, do Decreto n 20/1999; I) Quadro demonstrativo da receita/despesa; J) Originais dos documentos fiscais comprobatrios da despesa contratada. Art. 5 - Os prazos, formas e procedimentos necessrios devida utilizao e prestao de contas do adiantamento, esto dispostos no Decreto n 20/1999, no Manual de Instruo e nesta Portaria. Art. 6 - A prestao de contas do adiantamento dever ser enviada pela unidade solicitante Coordenadoria Financeira da Secretaria Executiva do Ncleo Segurana, instruda com os documentos previstos no artigo 4, letras H, I e J. Art. 7 Ao recurso de adiantamento e respectiva prestao de contas da sua utilizao aplicam-se, integralmente, as disposies do Decreto n 20/1999. Art. 8 - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicao, revogando-se as disposies em contrrio. REGISTRADA. PUBLICADA. CUMPRA-SE. Cuiab/MT, 04 de novembro de 2008.

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