MANUAL DE ORIENTAO E PROCEDIMENTOS

presente

manual,

de

forma

resumida, foi apresentado no XVII ENCONTRO DAS EMRESAS DE SERVIOS CONTBEIS DO ESTADO DE SO PAULO, realizado na cidade de Campos do Jordo/SP, no perodo de 17 a 19 de Agosto de 2000. A sua elaborao ficou a cargo dos membros da Comisso Especial do Evento, a partir de colaboraes enviadas por diversas empresas associadas. A exemplo do Contrato de Prestao de Servios que foi sugerido pelo SESCON/SP e pela AESCONSP e adotado com grande sucesso pelas empresas de contabilidade, as Entidades oferecem mais essa contribuio aos seus associados, na expectativa de que esse documento venha a facilitar o desenvolvimento de seu trabalho, tornando-se um guia til e prtico que poder servir de orientao e proteo da empresa de contabilidade no tocante ao cumprimento das obrigaes legais dos seus clientes. O SESCAP-PE e a AESCON-PE adota e oferece mais essa contribuio aos seus associados, licenciada pelo SESCON-SP para servir de orientao e proteo da empresa contbil. O Manual, naturalmente, dever ser adaptado por cada empresrio da contabilidade, em razo das suas caractersticas prprias, perfil e atividades de seus clientes e outros fatores que forem julgados relevantes. Evidentemente, e prticas comerciais contbeis, o presente pela prpria ser abrangncia e diversidade dos assuntos, aliados dinmica da legislao trabalho dever constantemente revisado a fim de que as alteraes por ventura ocorridas no inviabilizem sua plena utilizao. Por ltimo, importante frisar que a forma e o contedo ora apresentados, so apenas sugestes de um modelo, no pretendendo concluir e/ou esgotar os temas tratados.

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1 NOSSA EMPRESA 1.1 - PROFISSIONAIS E MEIOS DE COMUNICAO Abaixo apresentamos relao de nossos profissionais, respectivos ramais telefnicos e outros meios de comunicao, especializaes e assuntos tratados em cada departamento.

(MODELO)

PABX: (0XXDDD) 0000-0000 Depto Pessoal Depto Legalizaes Roberto................ 883 Ana/Reginaldo.... 35 FAX...................... 885 FAX................... 885 Depto Fiscal Administrao Vieira / Luiz 882 Rosa.................. 23 FAX...................... 885 Lima.................. 29 Depto Contbil Suporte Informtica Mrio .................. 881 Manoel 34 . Alfredo................. 885 Recepo Expedio Ftima.................. 34 Geraldo.............. 54 FAX...................... 52 Ana .................. 57 Diretoria e Assessoria Gerncia Geral Geral Sr. Mota............. 23 Administrao 23 Sr.Joo.............. 29 Carla FAX...................... 28/52 CONSULTORIA AO CLIENTE NOS RAMAIS: 781 / 782 / 773 / 736 / 743 Website www.xxx.com.br Internet Endereo Eletrnico e-mail xxx@xxx.com.br

1.2 COMPETNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO Identificamos a seguir os assuntos tratados e servios executados em cada departamento: Depto Pessoal: Admisses, rescises, folhas de pagamentos, clculo e apurao de encargos trabalhistas, obrigaes mensais e anuais como DCTF, RAIS, Informe de Rendimentos e demais assuntos previdencirios e trabalhistas. Depto Fiscal Notas Fiscais (Entrada/Sada/Servios), apurao de impostos (federais, estaduais e municipais), registro e apurao de livros e demais obrigaes mensais e anuais do ICMS, IPI e ISS e demais Dezembro/2004 2

tributos. Departamento Contbil Balancetes, balanos, documentos contbeis, livros Dirio/Razo/Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica e demais assuntos contbeis. Legalizaes: (Para Legal) Alteraes contratuais, abertura e cancelamento de Empresas, certides negativas e fichas cadastrais. Expedio: Retirada e entrega de documentos aos clientes. Recepo: Atendimento das chamadas telefnicas e recebimento de fax em geral Assessoria Orientao tributria, contbil, atendimento a cliente em geral. fiscal, trabalhista e jurdica,

Consultoria Dvidas sobre preenchimento de notas, clculo de guias em atraso, informao sobre vencimento de impostos e contribuies, dvidas sobre folha de pagamento, e informaes de toda rotina operacional vinculada aos servios contratados com nossa empresa.

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2 DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS NOSSA ORGANIZAO CONTBIL Com a finalidade de orientar V.Sas., elaboramos alguns procedimentos dirigidos aos documentos fiscais e contbeis, a fim de que possamos atend-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais. 2.1 DEPARTAMENTO FISCAL: 1. As notas fiscais de compras de mercadorias, matrias primas, ativo imobilizado, e as de vendas e prestao de servios, devem ser ordenadas e enviadas ou sero retiradas no incio de cada semana, para registro e/ou classificao e posterior contabilizao. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos devero ser enviados por xerox, na qual seja legvel a autenticao bancria, ou deve ser anotada a data de pagamento.

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2.2 DEPARTAMENTO PESSOAL: 1. Rescises contratuais, recibos de frias , comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comisses e variveis de salrios, documentos para registro de empregados, etc., devem ser encaminhados sempre em tempo hbil para que se possa proceder ao processamento das rotinas, conforme prazos mencionados no item 4 deste.

2.3 DEPARTAMENTO CONTBIL: 1. Extratos Bancrios: verificar a seqncia da movimentao da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o perodo faltante, ou solicitar um extrato mensal (pelo computador); Depsito Bancrio: anexar cpia do comprovante da origem. Por exemplo, recebimento de duplicata, anexar cpia desta; Avisos de Cobrana: anexar cpias das duplicatas; Enviar todos os avisos bancrios, tais como: despesas, transferncias, aplicaes, dbitos, crditos, etc.; Contratos de seguros, emprstimos, financiamentos, etc., enviar uma cpia do contrato e do pagamento das parcelas; 4

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Despesas com conduo e correio: usar o vale despesas para cada item; Despesas com refeies, gasolina, lcool, material de limpeza, brindes, conservao, manuteno, e outras pequenas despesas somente podero ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal consumidor ou nota fiscal de servios; Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cpia da mesma ao depsito ou anotar a data do recebimento no verso; OBSERVAES: Ticket de mquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (scios) no devem ser enviadas, pois no possuem valor contbil.

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3- DOCUMENTOS LEGAIS Os documentos legais de constituio da pessoa jurdica, que devem ser guardados em pastas prprias, disposio da fiscalizao ou para utilizao no cumprimento de obrigaes acessrias, so os seguintes: 3.1 - PRINCIPAIS 3.1.1 Contrato Social, Ata de Fundao ou Estatuto Social; 3.1.2 - Alteraes Contratuais e Atas de Assemblias Gerais; 3.1.3 Inscrio Estadual Secretaria da Fazenda; 3.1.4 - Nmero do CNPJ; 3.1.5 - Carto de Inscrio na Prefeitura; 3.1.6 - Matrcula no INSS; 3.2 - ACESSRIOS 3.2.1 Ficha de Cadastro Nacional de Empresas Junta Comercial; 3.2.2 - Ficha de Inscrio no CNPJ; 3.2.3 - Fichas de Alterao no CNPJ; 3.2.4 - Fichas de Alterao da Inscrio Estadual; 3.2.5 - Ficha de Inscrio na Prefeitura Municipal; 3.2.6 - Guias de Alterao na Prefeitura; 3.2.7 - Inscrio em rgos de Fiscalizao Especficos; 3.2.8 - Termo de Opo pelo SIMPLES; 3.2.9 - Alvars de Funcionamento (URB); 3.3. - DE AFIXAO OBRIGATRIA 3.3.1 LEGISLAO FEDERAL 1 TRIBUTRIA: PLACA INDICATIVA DA OPO PELO SIMPLES Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do simples federal

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SADE PBLICA: PLACA INDICATIVA DA PROIBIO DE VENDA DE CIGARROS PARA MENORES Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros 3a) TRABALHISTA DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEO AOS MENORES Obrigados ao cumprimento: empregadores de menores. ESCALA DE REVEZAMENTO Obrigados ao cumprimento: empregadores trabalho nos dias destinados ao repouso. que exijam

b)

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AVISO DE REEMBOLSO CRECHE Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema. QUADRO DE HORRIO Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que no adotarem registros manuais, mecnicos ou eletrnicos individualizados de controle de horrio. SEGURANA DO TRABALHO Avisos e placas referentes manuteno, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres; instalaes eltricas; interdio de uso; construo civil; explosivos; localizao de extintores; carga mxima de equipamentos e caldeiras. DEFESA DO CONSUMIDOR CONDIES DE VENDA PRAZO (preo vista; taxa de juros ao ms, quando prefixada; taxa de juros ao ms que ser acrescida ao ndice pactuado, quando ps-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que no poder exceder a 2%. Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de servios.

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3.3.2 LEGISLAO ESTADUAL 1TRIBUTRIA CARTAZ SONEGAR CRIME Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal. DEFESA DO CONSUMIDOR CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREOS DE RGOS (POLCIA CIVIL, PROCON e IPEM) Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestao de servios. 7

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FISCALIZAO SANITRIA CARTAZ DE INDICAO DO RGO SANITRIO DE FISCALIZAO Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gneros alimentcios, abertos presena do pblico, fiscalizados pela Secretaria de Estado da Sade, diretamente ou por rgo delegado.

OBSERVAES: Os produtos expostos ao pblico na vitrine ou dentro do estabelecimento devem ter seus preos obrigatoriamente afixados no prprio produto, de forma visvel ao consumidor.

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4 RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO PESSOAL 4.1 - Cuidados Especiais O cumprimento das obrigaes trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial ateno, seja pela peculiar condio da relao entre a empresa e seus empregados ou pela exigidade de prazos para a execuo das muitas rotinas envolvidas, aliados s severas multas quando de sua no observncia. Outra questo de enorme importncia quanto ao aspecto das vrias fontes da legislao que norteiam a matria. Alm da prpria CLT e de vrios outros Regulamentos especficos, sempre dever ser verificada a Conveno Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Isto porque, no mais das vezes, so assegurados direitos e vantagens, muitas vezes enormemente variveis de uma para outra categoria de trabalhadores. Evidentemente, por tudo isto, as consideraes aqui expressas no esgotam o assunto. Sempre que surgirem dvidas, recomendamos entrar em contato com o nosso departamento de pessoal. Abaixo listamos as ocorrncias e prazos mais comuns dentro dessa rea de atividade: 4.2- Admisso de Funcionrios A legislao estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do funcionrio. Deve-se evitar, sempre que possvel, a contratao ou demisso no perodo em que a folha de pagamento esteja sendo processada, ou seja, aps o dia 20 de cada ms. 4.2.1- Documentos Para a Admisso CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdncia Social (original) Ficha de Admisso Atestado do Exame Mdico Admissional 1 Foto 3X4 Cpia da Cdula de Identidade (RG) Cpia do Carto de Identificao do Contribuinte (CPF) Cpia do Ttulo de Eleitor Cpia da Carteira Nacional de Habilitao (CNH)- para os motoristas Cpia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista Cpia da Certido de Casamento Cpia das Certides de Nascimento dos filhos e dependentes Cpia do Carto da Criana dos filhos menores de 14 anos e Relao de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade. Dezembro/2004 9

Na Ficha de Admisso devero constar no mnimo os principais dados do funcionrio, tais como: Nome, Endereo, Estado Civil, Funo, Salrio (por ms, hora ou tarefa) e horrio de trabalho. As cpias de documentos fornecidas devero ser devolvidas ao empregado, aps sua utilizao, no prazo mximo de 5 (cinco) dias, tendo em vista ser crime a reteno de documentos, ainda que sob a forma de cpia (Lei 5553/68). A nica exceo quanto cpia do Carto da Criana, que dever permanecer anexa Ficha de Salrio Famlia, para eventual prova junto fiscalizao. A CTPS deve ser devolvida em, no mximo, 48 horas. 4.2.2 Contrato de Experincia Quando da contratao, o procedimento indicado o de que o contrato de experincia seja firmado por escrito. A sua falta torna o contrato por prazo indeterminado, com o nus da necessidade de concesso do avisoprvio para dispensa do empregado e da multa de 40% do FGTS, se houver interesse na extino do contrato de trabalho. O contrato de experincia pode ser prorrogado uma nica vez. O prazo mximo considerado como experimental de noventa dias. O mais comum que se contrate por quarenta e cinco dias, renovando-se o perodo de experincia por outro, de mais quarenta e cinco dias. Alerte-se que se no houver interesse na continuidade do funcionrio, o contrato de experincia no pode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazo indeterminado, surgindo novamente a necessidade da concesso de aviso-prvio e do pagamento da multa de 40% do FGTS para a resciso contratual. 4.3 Resciso do Contrato de Trabalho 4.3.1 - Aviso Prvio O aviso prvio dever ser concedido pela parte que provoca a resciso do contrato de trabalho e tem a durao de 30 dias. Durante o aviso prvio, caso a resciso tenha sido promovida pelo empregador, o horrio normal do empregado ser reduzido de duas horas dirias, podendo a reduo ser convertida em ausncias de sete dias corridos. Se a resciso for promovida pelo empregado e o mesmo no conceder o aviso prvio ao empregador, este poder descontar os salrios correspondentes ao prazo respectivo. O prazo para a quitao e homologao o primeiro dia til aps o trmino do aviso prvio trabalhado. Caso o aviso prvio seja indenizado, o prazo passa a ser o dcimo dia, contado a partir da data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de servio na empresa haver necessidade de homologao no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministrio do Trabalho. Dezembro/2004 10

4.3.2 Documentos Necessrios -Empregados com menos de 1 ano: Termo de Resciso de Contrato; CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Aviso Prvio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); Atestado Mdico Demissional.

-Empregados com mais de 1 ano: Termo de Resciso de Contrato; Cheque administrativo nominal ao ex-funcionrio no valor das verbas rescisrias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depsito bancrio. CTPS-Carteira de Trabalho e Previdncia Social; Livro ou Ficha de Registro de Empregados; Comprovante de Aviso Prvio; CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador). Atestado Mdico Demissional; 06 ltimas guias do FGTS GFIP; GRFP paga. GRs das contribuies sindical, assistencial e confederativa do empregado referentes ao exerccio; Carta de Preposto. 4.3.3 Cuidados Especiais na Dispensa Convm lembrar que nos casos em que a resciso de contrato se opere nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenizao adicional correspondente ao valor de um ms do salrio do empregado. Da mesma forma, necessrio sempre consultar a Conveno Coletiva aplicvel, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situaes especiais de estabilidade (funcionrio em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo de servio, gestantes, etc.).

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4.4 Frias 4.4.1 Frias Normais e Coletivas A cada perodo de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de frias, sem prejuzo de sua remunerao. A Constituio de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salrio normal, a ttulo de frias. Alm disso, o empregado pode, ainda, converter 1/3 de suas frias em abono pecunirio. 4.4.2 Concesso A poca da concesso das frias a de melhor convenincia para o empregador. Contudo, se vencidos 2 perodos de aquisio, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro perodo em dobro. Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, as frias podero ser concedidas em 2 perodos, um dos quais no poder ser inferior a 10 dias corridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, ter direito a frias coincidentes com as frias escolares. 4.4.3 Frias Coletivas Podero ser concedidas frias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a um estabelecimento especfico da empresa. Neste caso, dever ser feita comunicao com no mnimo 15 dias de antecedncia ao Ministrio do Trabalho e aos sindicatos que representem os empregados, alm da afixao de avisos nos locais de trabalho. 4.4.4 Comunicao e Anotao As frias devero ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedncia mnima de trinta dias. A concesso das frias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre em gozo das mesmas. 4.4.5 Perda do Direito No ter direito a frias o empregado que no curso do perodo aquisitivo permanecer em licena remunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdncia Social por mais de 6 meses, ainda que descontnuos. No pode ser procedido desconto de faltas a ttulo de frias. Contudo, haver reduo do perodo de gozo, sempre que o funcionrio tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o perodo aquisitivo.

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4.4.6 Pagamento O pagamento das frias dever ser efetuado at 2 dias antes do incio do respectivo perodo. 4.5 - Horrio de Trabalho 4.5.1 Durao A durao normal da jornada de trabalho no dever ser superior a 8 horas dirias, se no fixado outro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogao ou compensao. 4.5.2 Trabalho Noturno O trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte considerado trabalho noturno. A hora do trabalho noturno computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna remunerada com adicional de 20% sobre a hora normal. 4.5.3 Trabalho aos Domingos O trabalho aos domingos, exceto algumas atividades especficas, requer autorizao prvia dos rgos do Ministrio do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislao local. A remunerao das horas trabalhadas aos domingos no mnimo 100% superior s horas normais. 4.5.4 Horas Extras A jornada poder ser aumentada em at 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual ou coletivo. Neste caso, a remunerao mnima das horas extras 50% superior da hora normal. Contudo, muitas das convenes coletivas tm fixado este percentual em patamares superiores. 4.5.5 Controle de Ponto As empresas com mais de 10 empregados devero manter controle de freqncia atravs de livro ou registro de ponto, que demonstre a hora de entrada e sada dos funcionrios. Dever ainda conter pr-assinalado o horrio de almoo e portar a assinatura do empregado. Lembramos que h Convenes Coletivas que exigem a anotao do ponto para qualquer nmero de empregados, o que, alis, um procedimento recomendvel. 4.5.6 - Intervalo para repouso e alimentao Sempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contnuas dever ser concedido um intervalo mnimo de 1 hora para repouso e alimentao. Este intervalo no computado na durao do trabalho e no dever ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que Dezembro/2004 13

traga a previso dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a seis, dever ser observado intervalo mnimo de 15 minutos. H, ainda, situaes especiais de intervalo, como no caso dos digitadores e de atividades consideradas insalubres e/ou perigosas. 4.5.7 - Intervalo entre jornadas O intervalo entre as jornadas de trabalho no pode ser inferior a 11 horas. 4.5.8 Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias Diferenciadas Embora a Constituio Federal estabelea que homens e mulheres so iguais em direitos e deveres, pela prpria diferena natural existente, a legislao estabelece intervalos peculiares ao trabalho da mulher, como, por exemplo, o perodo para amamentao. Da mesma forma, o trabalhador menor, sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos e convenes coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas, ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas especficas, at pelas condies prprias de determinadas atividades e tarefas. 4.6 Remunerao 4.6.1 Pagamento dos salrios A periodicidade do pagamento de salrios no pode ser superior a 1 ms, devendo ser efetuado at o 5 dia til do ms subsequente ao vencido. 4.6.2 Adiantamento Salarial A quase totalidade das convenes coletivas e os prprios usos e costumes do mercado determinam a concesso de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e de acordo com a data em que efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1. 4.6.3 Itens que integram os salrios Alm do valor fixo estipulado, devero ser consideradas para efeito de remunerao tambm as comisses, percentagens, gratificaes, dirias para viagens quando excedentes a 50% do salrio do empregado, e abonos. 4.6.4 Garantias A lei estabelece a impossibilidade de reduo salarial. Da mesma forma, no pode haver desigualdade de salrios entre dois funcionrios com diferena de tempo de servio na mesma funo inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeio tcnica, na mesma localidade. o chamado paradigma. Dezembro/2004 14

4.6.5 VALE-TRANSPORTE o benefcio do vale-transporte consiste na antecipao e parte do custeio das despesas realizadas pelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho. devido aos trabalhadores em geral. custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salrio do empregado. Sua aquisio deve ser comprovada atravs de recibo emitido pelas empresas autorizadas venda deste. 4.6.6 - OUTRAS VANTAGENS E BENEFCIOS Se por liberalidade ditada pela poltica de RH da empresa, ou ainda por determinao de acordo individual ou acordo ou conveno coletiva forem concedidos benefcios in natura, os mesmos no podem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supresso. Os exemplos mais usuais de benefcios e vantagens adicionais so: Ticket Refeio Cesta Bsica Assistncia Mdica 4.7 - 13 Salrio 4.7.1 Normas Gerais A todo trabalhador assegurado o pagamento de uma gratificao at o dia 20 de dezembro de cada ano. Trata-se do 13 Salrio. O dcimo terceiro salrio devido razo de 1/12 da remunerao do ms de dezembro, por ms de servio, do ano correspondente. Para este efeito, so considerados como ms completo as fraes iguais ou superiores a quinze dias. 4.7.2- Antecipado por ocasio da concesso de frias A primeira parcela do dcimo terceiro salrio poder ser paga por ocasio da concesso das frias, sempre que o empregado assim o solicitar at 31 de janeiro do ano a que se refere. 4.7.3 Prazo para Pagamento Se a primeira parcela no for paga juntamente com a remunerao das frias, a mesma dever ser quitada at o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela dever ser paga at o dia 20 de dezembro do respectivo ano. 4.8 - Obrigaes Legais em Geral 4.8.1 Livros que devem permanecer no local de trabalho A legislao estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeo do Trabalho que deve ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para verificao e eventuais anotaes dos autos de Dezembro/2004 15

infrao e dos termos de ocorrncia. Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados devero ser apresentados fiscalizao, sempre que solicitados. 4.8.2 - Normas Regulamentadoras Com o fim de criar regulamentos de Segurana, Higiene e Medicina Trabalho, foram institudas as NR - Normas Regulamentadoras. mesmas dispem sobre vrios aspectos voltados a diminuir os riscos insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre principais aspectos que as NR abordam, ressaltamos:
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do As de os

PCMSO Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional PPRA Programa de Preveno de Riscos Ambientais CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes EPI Equipamentos de Proteo Individual

4.8.3 Estojo de Primeiros Socorros O empregador dever manter em cada um de seus estabelecimentos o material necessrio prestao de primeiros socorros, de acordo com o risco da atividade. Este material deve ser guardado em local adequado e aos cuidados de pessoa treinada para esse fim. 4.9 INSCRIO DOS SCIOS OU DIRETORES NA PREVIDNCIA SOCIAL So segurados obrigatrios da previdncia social, na qualidade de contribuintes individuais, as seguintes pessoas fsicas: diretor no empregado e o membro de conselho de administrao na sociedade annima; todos os scios, nas sociedades em nome coletivo e de capital e indstria; o scio gerente e o scio cotista que recebam remunerao decorrente de seu trabalho na sociedade por cotas de responsabilidade limitada, urbana ou rural.
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Para tais segurados filiados at 28.11.99, a contribuio previdenciria ser correspondente a 20% (vinte por cento) dos valores constantes de uma escala de salrios-base, dividida em classes variveis entre R$ 260,00 e R$ 2.508,72, cuja progresso decorre do tempo de contribuio em cada uma delas.
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O contribuinte individual inscrito aps 28.11.99, dever contribuir obrigatoriamente sobre o valor total da remunerao percebida decorrente do trabalho (pr-labore). 4.10 Penalidades As multas por infrao legislao trabalhista e previdenciria podero variar entre 7,5657 e 7.565,6943 UFIR, dependendo da Infrao.

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5 SERVIOS DE TERCEIROS Toda e qualquer atividade empresarial pode utilizar-se de servios contratados de terceiros, a saber: 5.1 Pessoas Fsicas Pessoas Fsicas inscritas so aquelas que esto registradas como autnomas nas Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autnomos), Nota Fiscal de Servios ou Recibos. Os cuidados na contratao desses profissionais so os seguintes: Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autnomo), descrevendo adequadamente os servios prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos servios, incluindo RG, CPF, endereo completo, pois essas informaes sero necessrias no eventual preenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatrios; Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido, quando couber, de acordo com a tabela de incidncia desse tributo e exigir a declarao de dependentes do Imposto de Renda para os casos que assim o exigirem; O valor bruto dos servios prestados deve ser includo na base de clculo do INSS a fim de garantir o recolhimento da quota previdenciria. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante s legislaes previdencirias e trabalhista: A legislao trabalhista e previdenciria poder interpretar o pagamento com habitualidade como sendo decorrente de vnculo empregatcio, se a relao apresentar as caractersticas prprias para tanto, implicando em srios riscos de aes trabalhistas ou autuaes administrativas, sendo necessrios cuidados especiais na administrao desses casos. 5.2 Pessoas Jurdicas A empresa que se utilizar da contratao de servios prestados por pessoas jurdicas deve atentar para os seguintes detalhes: Elaborao de contrato de prestao de servios, estabelecendo todas as condies bsicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, alm das demais situaes; Exigir a devida nota fiscal de servios ou documento hbil; Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados; Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do Imposto de Renda na Fonte, de 1,5 % pela lista das 40 atividades , bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto-reteno; Verificar se a prestao de servio est sujeita reteno do INSS nos casos previstos em lei, que de 11% , e em caso afirmativo descontar o valor desse imposto

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6 DOCUMENTOS REFERENTES MOVIMENTAO BANCRIA

Um bom controle da documentao que envolve as movimentaes e operaes bancrias imprescindvel para a realizao de um bom trabalho de contabilidade, uma vez que estas operaes representam a quase totalidade da movimentao contbil e financeira das empresas. Essas operaes so as seguintes: Pagamentos; Recebimentos; Emprstimos Bancrios; Descontos de Ttulos; Cobrana Bancria; Leasing; Despesas Bancrias; Outras operaes.

6.1 - Pagamentos Estas operaes compreendem todas as formas de efetuarmos pagamentos de qualquer natureza, atravs da rede bancria, prtica absolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vo desde um cheque at procedimentos via Internet e os chamados home banking. Independente da forma adotada para os pagamentos bancrios que toda empresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cpia do documento de pagamento (cpia de cheque, recibo eletrnico, etc..) anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata, ttulo, depsito, guias de recolhimento de impostos e contribuies, etc..). 6.2 - Recebimentos Estas operaes compreendem todas as formas de recebermos valores de qualquer natureza, incluindo depsitos de ttulos provenientes de vendas de bens e servios, antecipaes de clientes e terceiros. Os valores constantes dos extratos bancrios a esse ttulo devem ser documentados de forma a permitir a clara identificao do valor recebido, da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc..).

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Os depsitos bancrios devem ter indicao no seu verso ou em documento apartado, de todas informaes necessrias ao seu bom controle. Os demais crditos ocorridos na movimentao bancria (emprstimos, adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentados pelo departamento financeiro e os eventuais valores a identificar devem ser objeto de controles internos que definam em curto espao de tempo como trat-los nos registros financeiros e contbeis. 6.3 - Emprstimos Bancrios Estas operaes compreendem todas as formas de emprstimos que podem ser obtidos junto ao mercado financeiro. O departamento financeiro deve documentar de maneira sumria as principais caractersticas de cada contrato, a fim de dar cincia a todos os envolvidos, tais como: Tipo e natureza do contrato; Valor do emprstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carncia; Encargos (juros, spread, etc..); Garantias; Outras que julgar conveniente.

Esse resumo sumrio, anexado cpia do contrato deve ser encaminhado nossa empresa para que tenhamos subsdios adequados ao registro correto das operaes.

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7 - DESPESAS E CUSTOS Este tpico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilizao das despesas/custos, e como document-la perante a legislao fiscal . 7.1- As despesas/custos realizadas devero estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas com a atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentao idnea, notas fiscais ou recibos , emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento, valor, discriminao dos itens ou servios e sua devida quitao. Ex.: Nunca deveremos lanar despesas de manuteno de veculos, se a empresa no possui absolutamente nenhum veculo. 7.2- Observar que determinadas despesas/custos sofrem reteno pela fonte pagadora de IRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hbil nossa organizao contbil para clculo dos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA recibo de pagamento autnomos, etc.. 7.3- As empresas comerciais e industriais devero enviar cpias das contas de luz e telefone nossa organizao contbil juntamente com as notas fiscais de compra e de venda para aproveitamento do crdito fiscal de ICMS. 7.4- A legislao no aceita nota fiscal simplificada ou tquete de caixa como documento comprobatrio de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupom fiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos so reconhecidos pela legislao . 7.5- Se possvel, todas as despesas e custos devero ser pagas com cheque nominal. 7.6- Para empresas que mantm atividade externa na realizao de seus negcios ou manuteno em seus clientes, permitido a elaborao de relatrio peridico de despesas, contendo todas as atividades efetuadas naquele perodo (clientes visitados, distncia em Km se for no mesmo municpio ou prximo, txi, refeies, gorjetas, passagens areas quando utilizadas, etc.), sempre com todos os comprovantes anexos. 7.7- Para despesas e custos de manuteno permanente e peridica, exigir contrato das empresas que as realizam. Ex.: Manuteno dos computadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc.. OBSERVAO: Qualquer dvida que eventualmente aparea na apresentao dos documentos para serem lanados em despesas/custos, etc., consulte sempre o nosso Depto. Contbil. 8. ESTOQUES Dezembro/2004 20

8.1 - CONCEITO O estoque representado pelo conjunto de: matrias primas, produtos em fabricao, produtos prontos, material de aplicao e material de embalagem, nas indstrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais. 8.2 - INVENTRIO Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do perodo (anual ou trimestral, conforme o regime tributrio do contribuinte), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminao, preo unitrio e valor total. Essa relao servir para a escriturao do Livro de Registro de Inventrio, obrigatrio pela legislao federal e estadual, e necessrio para a apurao do resultado do exerccio (lucro ou prejuzo). Para a avaliao dos estoques, de matrias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo mdio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porm existem outros mtodos aceitos pela legislao, bem como outras formas de avaliao praticadas em situaes especificas. Consulte nosso departamento contbil no caso de dvida sobre o melhor mtodo. A legislao do Estado de Pernambuco concede prazo de 60 dias para a escriturao do estoque no Livro de Registro de Inventrio, enquanto a legislao federal vaga quando determina que o o inventrio ser escriturado no trmino do perodo. A falta de escriturao do Livro de Registro de Inventrio e do livro de Controle da Produo e do Estoque , sujeitam o contribuinte a multa elevada . O inventrio fsico (contagem dos estoques existentes no fim do perodo) deve coincidir com a apurao escritural (estoque inicial, mais compras no perodo, menos vendas no mesmo perodo, igual a estoque final) e as possveis diferenas devem ser justificadas sob pena de autuao pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) so aceitos pela legislao, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razo de situaes especiais. Consulte nosso departamento contbil para maiores esclarecimentos. A destruio de produtos ou mercadorias inservveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente Receita Federal, e os impostos creditados por ocasio da compra, devero ser estornados. As empresas construtoras que possuam material de construo a ser aplicado nas obras no exerccio seguinte, bem como, os imveis prontos e ainda no vendidos, devero tambm ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio, para fins de registro e apurao de resultado no fim do exerccio . Os bens que compe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas, moveis, veculos, etc., no precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventrio.

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9- COMPRAS, TRANSFERNCIAS E BENEFICIAMENTOS DE MERCADORIAS E PRODUTOS . As compras de matrias-primas, mercadorias e materiais secundrios iro gerar para as empresas crditos tributrios passveis de compensao, de acordo com o tipo e ramo de atividade . As compras devero ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informaes previstas na legislao, tais como: tipo da operao, dados do adquirente, condies de pagamento, descrio dos produtos e destaques dos impostos incidentes, no esquecendo de anotar a data de recebimento da mercadoria . vedada a utilizao de alguns cupons fiscais, tquetes emitidos por caixas registradores e notas fiscais simplificadas. 9.1 - ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais de compras devero ser escrituradas em livros prprios. Para tanto faz-se necessrio o envio peridico da primeira via, organizao contbil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado no contrato de prestao de servios. 9.2 - CLASSIFICAO A melhor classificao de uma compra, sem sombra de dvida, realizada pelo prprio comprador, pois este sabe para que e porqu a fez. Assim sendo, recomenda-se a utilizao de um carimbo prprio para este fim . 9.3 - CONTROLE FINANCEIRO DAS COMPRAS Por determinao legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras devero ser controladas separadamente em: vista e a prazo . As compras vista devero ser acompanhadas da cpia do cheque utilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com uma anotao da utilizao de dinheiro no referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilizao de um carimbo prprio, esclarecendo quanto sua quitao. Salientamos que a simples referncia de venda vista, no quita a nota fiscal .

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9.4 - TRANSFERNCIAS E REMESSAS Os recebimentos de mercadorias em transferncias de depsitos ou filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrializao, previstos na legislao vigente devero receber uma orientao especial de nossa organizao contbil. 9.5 - DEVOLUES DE COMPRAS As devolues de compras devem receber um tratamento prprio, nos termos da legislao fiscal, devendo receber uma orientao especial de nossa organizao contbil .

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10. IMOBILIZADO - AQUISIO E VENDA

10.1 - CONCEITO Imobilizado o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para funcionar. Exemplos de bens: imveis (terrenos, edifcios e construes), maquinas, computadores, moveis, instalaes e ferramentas. Exemplos de direitos: marcas, patentes e direito de uso. 10.2 - AQUISIO Na compra de bens e direitos exija o comprovante da aquisio (nota fiscal, escritura, recibo, etc.). O original ou uma cpia dever ser enviada nossa organizao contbil para registro fiscal e contbil. Se tiver qualquer dvida sobre o documento, consulte um dos nossos scios. Na compra de veculo de pessoa jurdica , tire uma cpia da nota fiscal, e na compra de particular, tire uma cpia autenticada, frente e verso, do documento de transferncia aps o reconhecimento da firma e antes de envi-lo para efetivar a transferncia. Na aquisio de bens pelo valor residual ao trmino do arrendamento (leasing), exija, tambm, a nota fiscal correspondente. No se esquea que a nota fiscal comprovante de venda, no comprovante de pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicata quitada para sua segurana. Quando a compra for de valor significativo: imvel, veiculo, mquina, etc., consulte um dos nossos scios sobre as implicaes legais e tributrias e sobre as diversas modalidades de aquisio:a vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar o negcio. Antes de iniciar a construo ou reforma de imvel, consulte-nos, pois alm de diversas exigncias burocrticas h incidncia de tributos e contribuies (INSS, FGTS, ISS etc.). No caso de benfeitorias em imvel de terceiros (construo, reforma, ampliao), consulte-nos sobre as implicaes relacionadas com esse tipo especial de imobilizao.

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10.3 - VENDA Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuzo. Antes de concretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido pois ele pode ter sofrido alteraes em razo de atualizaes e depreciaes. Se houver lucro haver tributao em conformidade com o regime tributrio escolhido pelo contribuinte. Na venda de veculo emita nota fiscal ou, se estiver desobrigado, tire cpia do documento de transferencia aps assin-lo e reconhecer a firma e antes de entreg-lo ao comprador. Toda venda dever estar amparada por documentao prpria, tal como: contrato ou escritura para bens imveis, nota fiscal ou recibo para bens mveis e direitos, alm de outros especficos para determinadas operaes. No caso de bens sinistrados cuja indenizao for paga por companhia de seguro , enviar original ou cpia do comprovante do valor recebido. recomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado.

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11- VENDAS E CIRCULAO DE PRODUTOS E MERCADORIAS, E PRESTAO DE SERVIOS As vendas de produtos, mercadorias e servios iro gerar para as empresas, a obrigao de pagamento de vrios impostos , tais como IPI, ICMS, ISS, PIS E CONFINS ; e , Se optante pela modalidade do lucro presumido , as vendas comporo a base de clculo para a apurao do IRPJ ( imposto de renda da pessoa jurdica ) e da CSLL ( contribuio social sobre o lucro lquido ) ; e Se optante pelo Simples, as ME ou EPP, pagaro esse imposto com base nas suas vendas, o mesmo acontecendo para as optantes do Simples PE, com relao ao ICMS . As notas fiscais devero ser emitidas em conformidade com a a legislao vigente, em modelos prprios, destacando-se principalmente o tipo de operao, os dados do adquirente, as condies de pagamento, os produtos comercializados e os impostos incidentes na referida operao . O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento especfico. Consulte o nosso departamento fiscal. obrigatria a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numrica seqencial . Alertamos que o destaque do talonrio da nota fiscal dever ser efetuado no momento da sada das mercadorias, sendo necessrio a assinatura do recebedor no respectivo canhoto. As vendas a prazo devero ser identificadas quanto a sua forma de recebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pr-datados, cobrana bancria, carto de crdito, etc. . 11.1 - ESCRITURAO DOS LIVROS FISCAIS As notas fiscais, bem como os cupons fiscais devero ser escriturados em livros prprio. Para tanto, faz-se necessrio o envio peridico de uma via dos respectivos documentos ou resumo dirio dos equipamentos prprios de cupons fiscais, nossa organizao contbil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim, obedecendo a periodicidade estabelecida em nosso Contrato de Prestao de Servios. 11.2 PRESTADORAS DE SERVIOS Algumas atividades de servios devero destacar o Imposto de Renda e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seus documentos de venda de servios , nos termos de legislaes especficas, consulte nosso departamento fiscal.

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As empresas dispensadas da emisso da nota fiscal devero emitir o recibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando uma cpia para nossa organizao contbil para o devido registro contbil . 11.3 - TRANSFERNCIAS E REMESSAS As transferncias para depsitos ou filiais, bem como as remessas para beneficiamento, conserto ou retorno de remessas recebidas anteriormente, ficam obrigadas situaes especficas, devendo ser consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais. 11.4 DEVOLUES DE VENDAS A legislao prev condies e especificaes legais prprias s devolues de vendas, devendo ser consultada a organizao contbil, sobre os aspectos tributrios e consideraes especiais .

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12- RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS Este tpico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais so os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidao e guarda desses documentos. 12.1- Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procure pag-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se no o fizer fique ciente de que incidir multa, juros de mora e correo a ser aplicado na efetiva liquidao do tributo, bem como de eventuais notificaes e fiscalizaes que podero ocorrer em funo do no pagamento do mesmo. 12.2- Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no ms imediatamente anterior, para que se efetue o lanamento de baixa das mesmas. 12.3- Apresentamos adiante relao dos principais tributos classificados por esfera de governo, cdigo e vencimento: TRIBUTOS FEDERAIS IRPJ- LUCRO REAL CSSL- LUCRO REAL IRPJ TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO CSSL TRIMESTRAL- LUCRO PRESUMIDO IPI SIMPLES FEDERAL COFINS COFINS - NO-CUMULATIVO PIS FATURAMENTO PIS NO-CUMULATIVO CSLL/COFINS/PIS INSS GPS/PATRONAL INSS GPS/FUNCIONRIOS GFIP FGTS CDIGO 5993 2484 2089 2372 5123 6106 2172 5856 8109 6912 5952 1007 2100 0115 VENCIMENTO DIA 30 * DIA 30 * DIA 30 # DIA 30 # DIA 15 DIA 10 DIA 15 DIA 15 DIA 15 DIA 15
+ * * * * * *

DIA 15 DIA 02 DIA 07

* * *

IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PJ A PJ 1708 3o DIA @ IRRF- S/COMISSES DE PJ A PJ 8045 3o DIA @ IRRF- S/ALUGUIS 3208 3o DIA @ IRRF- S/SALRIO OU PR-LABORE 0561 3o DIA @ IRRF- S/SERVIOS PRESTADOS PF A PJ 0588 3o DIA @ * do ms seguinte ao fato gerador # do ms seguinte ao final do TRIMESTRE de encerramento + At o ltimo dia til da semana subsequente quela quinzena em que tiver ocorrido o pagamento pessoa jurdica prestadora do servio @ til da semana seguinte ao fato gerador Dezembro/2004 28

OBS: ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vcto. cai em feriado ou fim de semana, EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casos PRORROGA-SE. TRIBUTOS ESTADUAIS ICMSREGIME PERIDICO APURAO ICMS- ESTIMATIVA CDIGO 046-2 060-7 VENCIMENTO
*

DE

ICMS- SIMPLES (EPPA OU EPPB) 046-2 DIA 21 + * de acordo com CNAE-FISCAL + CPR (cdigo de prazo de recolhimento) # data vencimento est impressa no carn (normalmente dia 15 de cada ms) + do ms seguinte ao fato gerador

TRIBUTOS MUNICIPAIS - PERNAMBUCO ISS- SOBRE FATURAMENTO ISS # do ms seguinte ao fato gerador

PERODO MENSAL

VENCIMENTO DIA 10
#

IMPORTANTE: QUALQUER DVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREA, NA CONFERNCIA DAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC.., CONSULTE SEMPRE A NOSSA ORGANIZAO CONTBIL.

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13 ARQUIVO Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contbeis e Documentos Legais : 13.1 - DOCUMENTOS CONTBEIS Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data , em alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por ms , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa . Os principais documentos contbeis so : - notas de compra/servios - notas de vendas/servios - extratos bancrios - duplicatas pagas - comprovantes de despesas/custos - cpias de cheques - comprovantes de dbitos/crditos bancrios - outros documentos contabilizados 13.2 - DOCUMENTOS LEGAIS Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos : 100 200 300 400 500 600 700 800 FEDERAL ESTADUAL MUNICIPAL MINISTRIO DO TRABALHO CONTRATOS INSS SINDICAL DIVERSOS

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Por sua vez, cada setor dividido em: 100 - FEDERAL

101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica Ficha de Alterao do CNPJ Pedido de Restabelecimento do CNPJ Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF Comunicaes de Aumento de Capital CAIF Comunicaes de IPI e IRPJ DIRF Notificaes - Auto de Infraes Baixa do CNPJ Certido Negativa por Encerramento de Atividades Programa de Alimentao ao Trabalhador DNER Defesas Utilidade Pblica Parcelamentos Termo de Opo - Simples Autorizao do DAC IPEM Diviso de Censura de Diverses Pblicas CADE - SDE

200 - ESTADUAL
201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 Declarao Cadastral (DECA) Declarao para Codificao de Atividade Econmica (DECAE) Declarao do Movimento Econmico Fiscal (DEMF) ndice de Participao dos Municpios (DIPAM) Licena da CETESB Demonstrativo das Operaes Interestaduais Certido Negativa do ICM Autorizao para Confeco de Notas Fiscais Auto de infrao Parcelamento do ICM Notificaes FIC - Ficha de Inscrio do Contribuinte Declaraes Alvar de Utilizao - Secr. Sade Modelos de Notas Fiscais Comprovao ZONA FRANCA Conselho Regional de Educao Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma) IBDF - IBAMA Defesas Licena da Diviso do Exerccio Profissional Utilidade Pblica Declarao de Microempresa Laudos Tcnicos Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados Vigilncia Sanitria

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300 - MUNICIPAL 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 Guia de Inscrio ou Atualizao Ficha de Inscrio no CCM Taxas de Licena Certido Negativa do ISS Declarao Anual do Movimento Econmico (DAME) Cadastramento de Anncios (CADAN) Pedido de Vistoria Comunicados Imposto Predial Auto de Infrao e Intimao Autorizao para Impresso de Notas Fiscais Habite-se / Auto Vistoria Alvar de Funcionamento Defesas Utilidade Pblica Declarao de Microempresa Parcelamentos Cancelamentos CONTRU/FICAM Regime Especial

400 - MINISTRIO DO TRABALHO 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 Cadastro de Empresas Relao de Empregados Menores RAIS / DCPIS CIPA Certificados de Aprendizagem SENAI Reclamaes Trabalhistas - Defesas Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao Certificados de Aprovao das Instalaes - CAI/DI Defesas Acordo de Compensao Laudos Tcnicos

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500 - CONTRATOS 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 Contrato Social - Ata de Constituio Alteraes de Contrato Contrato de Locao Contrato de Uso de Veculos Cadastro da JUCEPE Contrato de Assessoria Contrato de Prestao de Servios Reunies Publicaes em Jornais Atas Contratos Diversos Comprovante de Cauo de Locao Certido Breve Relato - JUCEPE Xerox das Exigncias - JUCEPE Declarao de Alienao de Participaes Societrias Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA. Notificaes Defesas Recadastramento - JUCEPE Buscas Jucepe/Cartrios

600 - INSS
601 602 603 604 605 606 607 608 609 610 611 612 613 614 615 616 617 618 Pedido de Matrcula (Inicial) Certificado de Matrcula Cpia Autenticada de Registros Contbeis (CARC) Certificado de Regularidade de Situao Certificado de Quitao Certificado de Taxa de Seguro Demonstrativo dos Salrios de Contribuio C..B. Alteraes: Nome, Endereo, CGC Declaraes de Rendimento do INSS Comprovante Inscrio Contribuio Individual Carns dos Scios Recadastramento Autos de Infrao Defesas SESI Termo Ao Fiscal TAF Parcelamentos

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700 SINDICAL
701 702 703 704 705 706 707 708 709 710 711 712 713 714 715 716 717 718 719 Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador Conselho Regional de Farmcia Dissdios Coletivos Acordos SENAI - FIEPE FINAME Certides e Registros CRA Conselho Regional de Contabilidade CRECI CREA Correspondncia Sindicato Patronal CONAR (Legislao e Processos) SUSEP Certido Negativa de Dbito Salarial Conselho Regional de Medicina EMBRATUR Conselho Nacional do Cinema

800 DIVERSOS
801 803 804 805 806 807 808 809 810 811 812 813 814 815 816 817 818 819 820 821 822 823 824 825 826 827 828 CACEX Certido de Registro de Capital Estrangeiro Procuraes / Declaraes Balanos e Balancetes Documentos dos Scios ( xerox ) Marcas e Patentes Correspondncias Consultas Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS Escrituras Apurao do Ativo Imobilizado Ajustes de Balano Laudo de Avaliao Relatrios Inventrio Depsito Inicial Cadastro de Fornecedores e Associaes Convocaes Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica Cadastro de Bancos Mapas de Depreciaes Alvars Seguros Carta de Fiana Eletrobras BNDES Consrcios

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As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
PASTA A/1 12345678Guias de Recolhimento do INSS Guias de Recolhimento e Relao dos Empregados do FGTS Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurdica e Contribuio Social Guias de Recolhimento do ISS Cadastro de Admisso e Demisso dos Empregados Guias de Recolhimento do PIS e COFINS Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios de Contribuio Sindical e Assistencial Folhas e Envelopes de Pagamento PASTA C/3 1718192021222324Balanos Balancetes Cadastros e Declaraes IBGE DCTF PASTA B/2 9 - Guias de Apurao e Recolhimento do ICM 10 - Guias de Apurao e Recolhimento do IPI 11 12 13 - Orientaes e Comunicados 14 - Memos Empresa Contbil 15 16 PASTA D/4 25 - Fichas Financeiras e Informes Rendim. 26 - Folhas de Pagamento e Pro-Labore 27 28 29 30 31 32 - Documentos dos Autnomos de

PASTA E/5 FUNCIONRIOS 3334353637383940 Empregados Desligados 40.1 40.2 40.3 40.4 40.5 40.6 40.7 40.8 40.9 40.10 -

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13.3 PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS A legislao estabelece diferentes prazos de manuteno e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situaes em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das vrias normas legais e dos vrios ramos envolvidos (societrio, tributrio, trabalhista, previdencirio, etc.). A seguir, divulgamos tabelas de temporalidade extradas do guia IOB; Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos disposio em nossa organizao contbil.

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