1

A l o l a r g o d e e s t e p r i me r c a p t u l o c o me n z a r e mo s a r e c o r r e r e l c a mi n o d e l a s ma c r o s e n E x c e l 2 0 0 7 . P a r a e s o , c o n o c e r e mo s l a s h e r r a mi e n t a s e s p e c i a l e s d e e s t a a p l i c a c i n p a r a t r a b a j a r c o n e l l a s , p a r a s a b e r q u u t i l i d a d p o s e e n y c u n d o e s c o n v e n i e n t e u t i l i z a r l a s . MA C R O S C O N E X C E L

C a p t u l o

I n t r o d u c c i n a ma c r o s e n E x c e l 2 0 0 7
L a s ma c r o s : q u s o n ? 1 6 E l l e n g u a j e V B A 1 6 E l f o r ma t o d e l o s a r c h i v o s 1 6 L a f i c h a d e l p r o g r a ma d o r 1 8 G r u p o : C d i g o 1 9 G r u p o : C o n t r o l e s 2 3 G r u p o : X ML 2 6 L a s e g u r i d a d : C e n t r o d e c o n f i a n z a 2 6 E d i t o r e s y u b i c a c i o n e s d e c o n f i a n z a 2 7 C o n f i g u r a c i n d e A c t i v e X 2 8 C o n f i g u r a c i n d e ma c r o s 2 9 O p c i o n e s d e p r i v a c i d a d 2 9 R e s u me n 2 9 SERVICIODEATENCINALLECTOR:

lectores@redusers.com
Actividades30

1 . I N T R O D U C C I N A MA C R O S E N E X C E L 2 0 0 7

LASMACROS:QUSON?
Desdeelpuntodevistageneral,podemosdecirquelasmacrosnosayudanaautomatizartareas.Son partesdecdigodeprogramacinqueesinterpretadoporExcelyllevaacabodistintasaccionesouna sucesindetareas.Deestaforma,conunamacropodremosrealizartareasrepetitivasmuyfcilmente. Sinembargo,stenoeselnicousoquepodemosdarleaunamacroyaque,siutilizamosellenguaje deprogramacinenelquehablanlasmacros,VisualBasicparaAplicaciones(VBA),podremos desarrollardesdetareasyfuncionessimplesparausosespecficoshastaaplicacionescomplejas. EllenguajeVBAEllenguajedeprogramacindelasmacrosesVisualBasicparaAplicaciones(VBA). Convienepensarlocomounlenguajedeprogramacincomnycorrienteperoconalgunas particularidades.SuentornodedesarrolloestplenamenteintegradoconlasaplicacionesdeMicrosoft Office.Lasaplicacionesquecreamosconestelenguajenopuedenejecutarseenformaautnoma,es decir,siempreformarnpartedealgndocumentooalgunaplantilladeOffice. InteraccinconelrestodeOfficeConVBApodremosintegrarmsanlasdistintasaplicacionesde MicrosoftOffice.ConunamacrodeExcel2007podremoscomunicarnosconelrestodelasaplica cionesdeestepaquetedeoficinamuyfcilmente.Todaestainteraccinylosconocimientossobreel manejodeestasherramientasnospermitirnconstruiraplicacionesdealtacomplejidadenpoco tiempo. ElformatodelosarchivosExcel2007nospresentaunaformadiferentedeguardarnuestrasplanillasya queenestaversinsecreaunaseparacinentrelosarchivosnormalesyaquellosqueincluyenmacros deVisualBasicparaAplicacionesocontrolesActiveX.Deestaforma,consloverlaextensindel archivopodremosdeterminarsicontienecdigoVBAocontrolesActiveX.Estecambiosegenera, principalmente,porunacuestindeseguridad,paraquepodamosidentificarlosarchivosantesde abrirlos. GuardarcomoRepasemoslasdistintasformasquetieneExcel2007deguardarlasplanillas. Libro de Excel: guardaenelformatopredeterminadodearchivo,conextensin.XLSX.Cabe aclarar que estos archivos no pueden contener macros de Visual Ba sic para Aplicaciones ni controles ActiveX.
16

 Libro de Excel habilitado para macros: de esta forma debemos guardar los archivos que posean macros o controles ActiveX, en los que la extensin ser .XLSM. Al grabar un archivo que contenga este tipo de datos, Excel 2007 nos advertir que posee macros y que debemos grabarlo con esta extensin particular.Deomitirestaadvertencia,ellibroseguardarconlaextensinpredeterminaday se elimina r todo cdigo de macro o control ActiveX incluido. Debemos tener en cuenta estas advertenciasparanocometererroresquenoshaganperdernuestrotrabajo. LibrobinariodeExcel:guardalosarchivosenelformatobinariodeMicrosoftExcel2007(BIFF12), cuyaextensines.XLSB. Libro de Excel 972003: esta opcin nos servir para guardar un archivo creado con Excel 2007 y mantener la compatibilidad con las versiones anteriores del progra ma. En este formato podremos guardar nuestros archivos que incluyan VBA ysloperderemosloscambiosentrelasnovedadesque presentaExcel2007quenoestnincluidasenlasversionesanteriores. PDF o XPS...: archivo de diseo fijo que garantizaque,cuandoseveaoseimprimaeldocumento, seconserveexactamenteelformatodeseadoyquelosdatosnosepuedancambiarconfacilidad. Otros formatos: tambin podremos guardar nuestro libro como un archivodetexto,unaplantillade Excelounapginaweb,porejemplo.Enningunodeestoscasosesposibleincluirmacros. Para poder guardar nuestros archivos con las extensiones correctas, debemos acce der al comando Guardar como incluido dentro del Botn de Office o presionar la te cla de funciones F12 de nuestro teclado.
Figura1.stassonlasopcionesparaguardararchivosqueencontramosdentrodelBotndeOffice. L a s ma c r o s : q u s o n ? 17

1 . I N T R O D U C C I N A MA C R O S E N E X C E L 2 0 0 7

LAFICHADELPROGRAMADOR
DentrodelacintadeopcionesencontramosdiferentesfichasconherramientasparaexplotarExcel 2007afondo.Entreellas,existeunafichadeopcionesespecficaparainteractuarconVBA:lafichadel programador.Estafichaesespecialynoseencuentradisponibledentrodelainstalacinbsica,porlo quedebemosmodificaralgunasopcionesparapoderutilizarla.ParaactivarlafichaProgramador debemosdirigirnosalasOpcionesdeExcelincluidasdentrodelBotndeOffice.Unavezall,dentro delgrupodeopcionesMsfrecuentesybajoelttuloOpcionesprincipalesparatrabajarconExcel, debemosincluirunatildeenelcasilleroMostrarfichaProgramadorenlacintadeopciones.
Figura2.SonmuchaslasopcionesdeExcel2007quesepuedenmodificarenestaventana.

A R C H I V O S S I N MA C R O S P E R O C O N E X T E N S I N . X L S M
A u n q u en u e s t r ap l a n i l l an oc o n t e n g ac d i g oV i s u a l B a s i c p a r aA p l i c a c i o n e s ( V B A ) oc o n t r o l e s A c t i v e X , p o d r e mo s g u a r d a r l ac o nl ae x t e n s i n. X L S M s i nn i n g ni n c o n v e n i e n t e , a u n q u en os u c e d el omi s moe nf o r mai n v e r s a . D e e s t af o r ma , p o d r e mo sp r e v e r a r c h i v o sq u ee nu nf u t u r oc o n t e n g a nma c r o ss i t e n e r q u ec a mb i a r s ue x t e n s i na p o s t e r i o r i . 18 Cancalar

Con la ficha Programadorpodremosaccederafuncionesespecficas,queencontraremosdivididasen tres grupos principales: Cdigo, Controles y XML. A continuacin haremos un recorrido por las distintas herramientas que contiene cada uno para po der movernos ms rpidamente entre estas opciones. Grupo:CdigoDentrodeestegrupoencontraremosloscomandosqueaccionanherramientasre lacionadasconelcdigoVBAdelasmacros.
Figura3.LafichaProgramadorsepresentadeigualformaqueelrestodelascintasdeopciones.

GrupoCdigo:VisualBasicElprimericono,denominadoVisualBasic,iniciareleditordecdigo VBA.Esteeditoreslaherramientaprincipalparalaelaboracindemacroscomplejas,dadoquenos permiterealizarlemodificacionesalcdigodelasmacrosenunaventanaespecialconunformatosimilar aloslenguajesdeprogramacin(lededicaremosuncaptuloespecialaestaherramienta).Ademsde abrirlodesdeesteicono,tambinpodremosiniciareleditorsipresionamoslacombinacindelasteclas ALT+F11. GrupoCdigo:GrabarmacrosDesdeestecomandolanzaremoslagrabadorademacros.Esta herramientaguardatodaslasaccionesquerealizamosylastransformaencdigoVBA.Enelprxi mocaptulodesarrollaremosestaherramientaendetalle.

A N C H O D E C O L U MN A S P O R D E F E C T O
D e n t r od el a sp r o p i e d a d e sd ec a d ah o j a , q u ep o d e mo smo d i f i c a r c o nl ao p c i nP r o p i e d a d e si n c l u i d ae ne l g r u p oC o n t r o l e sd el af i c h aP r o g r a ma d o r( t a mb i ne sp o s i b l er e a l i z a r l ome d i a n t ee l E d i t o r d eV i s u a l B a s i c ) , e n c o n t r a r e mo sl ao p c i nS t a n d a r d Wi d t h , q u es i r v ep a r ac a mb i a r e l a n c h od el a s c o l u mn a s d e f i n i d op o r d e f e c t o p o r E x c e l 2 0 0 7 . L a f i c h a d e l p r o g r a ma d o r 19

1 . I N T R O D U C C I N A MA C R O S E N E X C E L 2 0 0 7

GrupoCdigo:MacrosElbotnMacrosinicialaventanamediantelacualpodremosejecutarlas macros.
Figura4.Unaventanasimpledondevisualizaremoslasdistintasmacrosqueestnincluidasenellibroactualde trabajo.

Esta ventana nos mostrar las macros incluidas en los distintos libros abiertos o par ticularmente en algunodelosqueseencuentrenabiertos.Aqutambinencontraremoslasopcionesmssencillaspara administrarnuestrasmacros: Ejecutar:ejecutalamacroseleccionadaenelcuadrodedilogo. Paso a paso: iniciar el editor de Visual Basic en forma automtica y se ejecutar la macro seleccionada instruccin por instruccin. Esto es muy til al momento de analizar el correcto funcionamientodeunamacroysolucionarposiblesproblemas. Modificar:conestebotntambinpodremosiniciareleditordeVBApararealizarcambiosen nuestrasmacros. Eliminar:eliminadirectamentelamacroseleccionada.

M T O D O S A B R E V I A D O S
L ama y o r ad el o sa t a j o sd et e c l a d op r e d e t e r mi n a d o sd eE x c e l 2 0 0 7s o nl ac o mb i n a c i nd el a s t e c l a s C T R Lo A L Tya l g u n aa d i c i o n a l . A l a s i g n a r l eu nm t o d oa b r e v i a d oau n ama c r op o d e mo se v i t a r r e e mp l a z a r u na t a j oy a e x i s t e n t es i al ac o mb i n a c i nl ea d i c i o n a mo sl at e c l aMA Y S . D ee s t af o r ma , l o sm t o d o sa b r e v i a d o sd el a s ma c r o s p o d r a n s e r C T R L + MA Y S + e l c a r c t e r v l i d o q u e e l i j a mo s . 20 N o mb r e c l e I a ma c r o : g i e c u t a r D e s c r i p c i n C a n c e l a r

 Opciones...: es posible agregar un atajo de teclado especfico para una macro y tambin incluir una descripcin de sta. Si a una macro le agregamos un atajo de teclado ya existente, a partir de ese momento, y cuando tengamos abierto el libro que incluye esa macro,alutilizareste atajodetecladose ejecutarlamacroysereemplazarlainstruccinpredeterminadadeExcel.Estovolverasupuntoini cialcuandomodifiquemoselatajodetecladooeliminemoslamacro.
Figura5.Paraacelerarnuestrotrabajo,alasmacrosqueusamosdeformacotidianaconvieneconfigurarlaspara queseejecutenconunatajodeteclado.

GrupoCdigo:UsarreferenciasrelativasCuandohablamosdemacros,lasreferenciasindicandesde dndeyaqulugardebemosmovernos.Enestesentido,dentrodelgrupodeopcionesCdigo encontramosunbotnquenospermitealternarentreusaronousarreferenciasrelativas.Podemos decirquelasreferenciasfijassoninamovibleseindicanunadeterminadacoordenada(celda)oungrupo deellasdentrodelahojadeclculo.Porelcontrario,lasreferenciasrelativasrealizan,apartirdela ubicacindelaceldaactual,los

O T R A F O R MA D E S A L I R D E E X C E L Y D E L E D I T O R D E V B A
P a r a s a l i rd e Mi c r o s o f tE x c e lp o d r e mo su t i l i z a rl a o p c i n i n c l u i d a d e n t r o d e lB o t n d e O f f i c e o u t i l i z a rl a c o mb i n a c i nd el a st e c l a sA L T+F 4 , q u ed a r p o r f i n a l i z a d al as e s i na c t u a l d e l p r o g r a ma . P a r as a l i r d e l E d i t o r d eV B A , p o d r e mo su t i l i z a r e l a t a j oA L T+Q , q u en o sl l e v a r d ev u e l t aal ap l a n i l l ad eE x c e l e nl aq u ee s t b a mo s t r a b a j a n d o . L a f i c h a d e l p r o g r a ma d o r 21 De T e c l a d e m t o d o a b r e v i a d o : A q u i p o d r e mo s i n c l u i r u n a " | : | e s c r i p c i c ' | n " d e c a d a ma c r o q u e n o s F a c i l i t e s a b e r s u c 0 n t e n i d 0 | C a n c e l a r

1 . I N T R O D U C C I N A MA C R O S E N E X C E L 2 0 0 7

movimientos indicados en la macro. Para tratar de comprenderlo mejor, veamos unejemplo.Paraeso construimos dos macros simples. En la primera (con referencias fijas), partiremos desde la celdaA1y nosdesplazaremosdosceldashaciaabajo.
Figura6.Luegoaprenderemosaconstruirestetipodemacrosyotrasdemayorcomplejidad.

La macro se sita en A3, dos celdas debajo de A1, el punto de partida inicial. La re ferencia es fija porque independientemente de donde nos encontremossituadosalmomentodeejecutarlamacro,sta sedirigiralaceldaA3. Las referencias relativas funcionan de forma muy distinta, ya que el punto de partida ser siempre la celda donde nos encontremos situados al momento de ejecutar la ma cro en cuestin.Siutilizamosel mismo ejemplo anterior, cuando ejecutemos la macro se seleccionar la celda que se encuentre dos lugarespordebajodelaposicinactual.
Figura7.Dependiendodelatareaquerealicemos,nosresultardediferenteutilidadelusodelasreferencias relativasofijas.

GrupoCdigo:SeguridaddemacrosConestebotnaccederemosalaconfiguracindelasopciones deseguridadrelacionadasconlasmacros.Msadelanteveremosenprofundidadlosdetallessobre lasherramientasdeseguridadylaformadeutilizarlas.

22 |(General) EndSub EndSub

Grupo:ControlesLoscontrolespuedenseralgotansimplecomouncuadrodetextoounbotn,oalgo mscomplejocomounaaplicacin.Estoscontrolespodrnserincrustadosdentrodenuestrasplanillas odirectamenteenformulariosespecficos.Deestaforma,relacionaremoslasceldasdelaplanilla,el cdigoVBAyloscontrolesActiveX. GrupoControles:InsertarConelbotnInsertarpodremosincluirlosdiferentescontrolesquenos proporcionaMicrosoftExcel2007pordefecto.

Figura8.Loscontrolesnosresultarndemuchautilidadparagenerarinterfacesamigablesparalosusuariosde nuestrasaplicaciones.

Los controles de formulario sonlosbotones,los cuadrosdetexto,lasetiquetas,losbotonesdeopcin, los cuadros combinados, etctera. Los controles ActiveX se utilizan ensitioswebyenlasaplicaciones delequipo,peronosonsolucionesautnomassinoqueslopuedenejecutarsedesdeelinteriordelos programasqueloshospedan,comoWindowsInternetExplorerylosprogramasdeMicrosoftOffice. GrupoControles:ModoDiseoAlincluircontroles,tantodeformulariocomoActiveX,ennuestras planillas,stosquedarnactivos,esdecir,cuandolospresionemosseejecutarlatareadeseadaypor lotantonopodremosmodificarlos.SipresionamoselcomandoModoDiseo,loscontrolesincluidos yanoseejecutarndirectamenteypodremosajustarsusopciones.Parasalirdeestemodo,debemos presionarelcomandodenuevo.

E D I T A R C O N T E N I D O D E C E L D A S
E l c o n t e n i d od el a sc e l d a ss ep u e d emo d i f i c a r d i r e c t a me n t ee ne l l a s s i h a c e mo s c l i c c o ne l mo u s e . T a mb i ns e p u e d e nr e a l i z a r l a smo d i f i c a c i o n e sd e l c o n t e n i d od el a sc e l d a se nl aB a r r ad ef r mu l a s . P a r ae d i t a r e l c o n t e n i d o d e u n a c e l d a d e b e mo s p o s i c i o n a r n o s s o b r e e l l a y p r e s i o n a r l a t e c l a F 2 o h a c e r d o b l e c l i c s o b r e s u c o n t e n i d o . L a f i c h a d e l p r o g r a ma d o r 23

1 . I N T R O D U C C I N A MA C R O S E N E X C E L 2 0 0 7 Figura9.ElaspectodelosbotonesdeformularioyActiveXesmuysimilar,perolaformadeasignarles instruccionesymodificarsuspropiedadesesbastantediferente.

GrupoControles:PropiedadesDesdeaqupodremosmodificarlasdiferentesopcionesreferidasalos controlesActiveXincrustados.Estegrupodepropiedadesserdiferente,dependiendodeltipode controlquetengamosseleccionado.Sonmuyvariadaslasopcionesquesepuedenmodificarystas puedenestarordenadasalfabticamenteuorganizadasporcategoras.

Figura10.SlopodremosseleccionarloscontrolesActiveXsiestamosenModoDiseo.

Otramaneradeaccederalaspropiedadesdeuncontrolesseleccionarlo,siestenModoDiseo,y presionarelbotnderechodelmouseyseleccionarlaopcinPropie
24 B o t d n d e F o r mu l a r i o