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LA ESTADSTICA COMO TCNICA CUANTITATIVA PARA LA COMUNICACIN

Autores: Lic Michel Tamayo Saborit.1 MsC Concepcin Rodrguez Rodrguez2 MsC Giovani Alejandro Pablos Sols3

Licenciado en Economa. Profesor instructor del Departamento de Ciencias

Empresariales de la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales de la Universidad de Granma, en las materias de gestin de las operaciones y gestin de la calidad. :mtamayos@udg.co.cu. 2 MsC Estadstica. Profesora auxiliar y jefe del departamento de Ingeniera Industrial de la Facultad de Ciencias Econmicas y Empresariales de la Universidad de Granma. Trabaja en las materias de matemtica aplicada y estadstica. crodriguez@udg.co.cu
3

MsC Direccin. Profesor Asistente .Universidad de Las Tunas


geovanips@ult.edu.cu.

Resumen.

La comunicacin, como valiosa herramienta en el proceso de gestin empresarial, permite el desarrollo y perfeccionamiento de todas las funciones de la administracin. En la ejecucin del proceso de comunicacin, los directivos utilizan medios o canales para el cumplimiento de sus objetivos descuidando elementos sustanciales que le brindan ms credibilidad al proceso de toma de decisiones y anlisis de la informacin; en tal sentido, la estadstica se entrelaza con la actividad comunicativa, en la conjugacin de diversas tcnicas de medicin, cuantificacin e interpretacin de indicadores que en el perfeccionamiento de la gestin cobra vital importancia para los nuevos objetivos a desarrollar. Los mtodos de anlisis y medicin permiten convertir el dato en informacin; esta informacin si es expuesta de manera coherente y es captada por el perceptor, pasa a ser conocimiento para la persona, de la misma manera que para la organizacin en la cual se trabaje. Y una vez, multiplicado el conocimiento y las nuevas expectativas del capital humano en la empresa, entonces estamos hablando de gestin de la informacin y el conocimiento. La comunicacin no se cuantifica, se cuantifica la informacin que transcurre en ella, y una manera de cuantificar la informacin y lograr un mejor conocimiento para la gestin, es a travs de la estadstica como tcnica cuantitativa para la comunicacin. En este trabajo se exponen los principales elementos de la utilizacin de esta tcnica cuantitativa en la comunicacin para la toma de decisiones, anlisis del costo beneficio y evaluacin de los objetivos para la gestin, elemento de impacto en el perfeccionamiento de la gestin del conocimiento y la inteligencia empresarial. Se desarrollan los tipos de comunicacin existentes en el mbito de las organizaciones, se reflexiona en torno a un estudio de caso propuesto en la esfera organizacional y se

resumen aspectos en la utilizacin o no del procesamiento estadstico en la comunicacin.

La Estadstica como tcnica cuantitativa para la comunicacin. Introduccin La organizacin eficaz del intercambio de informacin adquiere cada vez mayor importancia ante todo como condicin de actividad prctica apropiada para las personas. El volumen de informacin necesaria para el funcionamiento normal de la sociedad moderna crece aproximadamente en forma proporcional al cuadrado del desarrollo de las fuerzas productivas La mano de obra que asegura la informacin en los pases desarrollados comienza a superar la mano de obra ocupada directamente a la produccin. La aplicacin de mtodos y tcnicas de anlisis y automatizacin en todas las etapas de circulacin de la informacin permite elevar sustancialmente la eficacia de la economa de un pas y liberar recursos laborales considerables. Al comunicarnos compartimos o hacemos comn una informacin. La condicin humana est asociada indisolublemente a la comunicacin como forma de relacin entre los hombres. Es necesario diferenciar la comunicacin de la informacin en su concepcin. Podemos decir que la comunicacin es percepcin, crea expectativas y plantea exigencias. La informacin aumenta el conocimiento, comunica novedades. La informacin complementa la comunicacin ya que lo que se comunica es informacin en los mensajes, con lo que la comunicacin da un paso ms en las relaciones entre las personas ya que provoca comportamientos mediante la creacin de expectativas entre otros. La diferencia fundamental entre informacin y comunicacin reside en la respuesta del interlocutor (feedback), mientras que la informacin no precisa feedback, la comunicacin si la necesita para poder seguir establecindose. La comunicacin busca modificar comportamientos, actitudes, representaciones o conocimientos de los interlocutores o mover a otras personas a hacer algo que no haran espontneamente. Informar es transferir informacin de una persona a otra sin tener en cuenta si despierta o no confianza.

Desarrollo La comunicacin es una herramienta social que permite la interaccin humana. Es el

conjunto de tcnicas que permiten la difusin de mensajes escritos o audiovisuales a una audiencia vasta y heterognea. Constituye un proceso bsico, clave para la integracin y existencia de la sociedad como un todo. Es un proceso nico, configurado por diferentes niveles, cada uno de los cuales se manifiesta entre actores que interactan en mbitos sociales especficos y posee sus propias particularidades, sus aspectos comunes y sus elementos de enlace con el resto. Existen diferentes tipos de comunicacin: Comunicacin verbal: utilizacin de smbolos y el lenguaje. Se divide en oral y la escrita. Comunicacin no verbal:

Se realiza a travs de sistemas extraverbales (lenguaje de las acciones, mmicas, silencios, gestos. Incluye movimientos corporales, el matiz y tono que le damos a las palabras, las expresiones faciales y la distancia fsica entre emisor y perceptor. Es necesaria la existencia de tres elementos para que se produzca esta comunicacin (fuente, mensaje y destino). El anlisis del sistema de comunicacin permite comprender las funciones que cumple cada uno de los componentes que lo constituyen. Una fuente o emisor, que puede ser una persona o un organismo informativo. Un mensaje, el cual puede utilizar distintas formas, entre otras podemos encontrar la expresiva, la escritura y la imagen. Un destino o receptor, que corresponde a una persona o auditorio.

Para Schramm comunicar significaba compartir, establecer una cierta participacin en comn con alguien. Cuando una fuente desea compartir un mensaje, debe darle una forma para hacerlo transmisible. No se puede trasmitir hasta que no lo codifique. La comunicacin es un proceso encadenado, por lo que la capacidad del sistema depender de la capacidad de cada unidad de la cadena, la capacidad del canal, la capacidad del comunicador, entre otros. Segn el eminente filsofo quizs lo ms importante en el sistema, es el hecho de que la fuente y el destino estn sintonizados, que en lo que respecta a la comunicacin humana, significa que la experiencia acumulada de ambos componentes del sistema tenga la mayor cantidad de elementos en comn, pero ocurre que en diversas ocasiones esta sincronizacin no se logra, por lo que hay que utilizar diferentes tcnicas para lograr que la informacin llegue lo ms comprensible posible y su interpretacin sea clara. Es ah donde debemos auxiliarnos de la comunicacin visual la cual garantiza un mayor alcance de la comprensin del mensaje. La fuente codifica y el destino decodifica segn las experiencias de cada uno. Es oportuno puntualizar que el campo de experiencias es equivalente al conocimiento del individuo. Si los campos de experiencias tienen una gran rea en comn entonces la comunicacin ser muy fcil. En el caso contrario, si es muy pequea se har difcil comunicar el significado deseado a la otra persona. Con frecuencia se piensa que el emisor tendr xito en la comunicacin, siempre y cuando el lenguaje sea claro y simple. Este punto de vista da por sentado que las palabras tienen un significado. Pero no es as. Es conocido que los individuos determinan el significado y no las palabras. Muchos de los problemas en la comunicacin no se deben a la falta de claridad o a la utilizacin de expresiones incorrectas, sino a las diferencias perceptivas entre los individuos que se estn comunicando. Retomando lo planteado, en relacin a la necesidad de ampliar los campos de experiencias (conocimientos de los individuos) en los participantes del proceso de comunicacin, es que surge la necesidad de ampliar la cultura estadstica de los mismos, debido al gran volumen de informacin relacionada con este tema que se intercambia. Pero qu se entiende por

cultura? Dentro de las definiciones evaluadas, una de las ms completas es la contenida en la Biblioteca de Consulta Encarta (2004) donde se plantea: "La cultura, es el conjunto de rasgos distintivos, espirituales y materiales, intelectuales y afectivos, que caracterizan a una sociedad o grupo social en un periodo determinado. El trmino cultura engloba adems modos de vida, ceremonias, arte, invenciones, tecnologa, sistemas de valores, derechos fundamentales del ser humano, tradiciones y creencias. A travs de la cultura se expresa el hombre, toma conciencia de s mismo, cuestiona sus realizaciones, busca nuevos significados y crea obras que le trascienden." (Encarta 2004, sp.) Entonces en los marcos de la comunicacin Qu se entiende por cultura estadstica? Al emplear el trmino "cultura estadstica" hacemos referencias a dos componentes interrelacionados, la capacidad para interpretar y evaluar crticamente la informacin estadstica y la capacidad para discutir o comunicar sus opiniones. Con el incremento de la cultura estadstica permitiremos que en los procesos comunicativos en los que se codifica y decodifican mensajes con informacin estadstica, la probabilidad de error de interpretacin disminuir grandemente, pues al aumentar el rea del campo de experiencias de los participantes en el proceso, se estar facilitando el xito del proceso en su conjunto. Cuando se emplean los trminos "cultura estadstica" nos referimos a dos componentes interrelacionados:
Capacidad para interpretar y evaluar crticamente la informacin estadstica, los

argumentos apoyados en datos o los fenmenos estocsticos que la persona pueda encontrar en diversos contextos, incluyendo los medios de comunicacin, pero no limitndose a ellos. Capacidad para discutir o comunicar sus opiniones respecto a tales informaciones estadsticas cuando sea relevante. La condicin humana est asociada a la comunicacin, pues toda actividad humana es desarrollada en sociedad que cada vez est ms interrelacionada por los avances de las telecomunicaciones es indispensable desarrollar procesos investigativos, en los cuales juega un papel privilegiado la estadstica. Una vez desarrollado el proceso investigativo se hace necesario dar a conocer los nuevos conocimientos adquiridos y eso solo se logra mediante el proceso de comunicacin. Un conocimiento adecuado de los significados de los objetos estadsticos (entindase por esto entre otros los conceptos, representaciones grficas y ecuaciones matemticas) permitir que en el momento de la codificacin de la informacin que se desea compartir se haga un correcto empleo de los trminos y se tenga una mayor precisin por lo que no habr lugar a dudas o malos entendidos. En el caso contrario, cuando en el proceso de comunicacin jugamos el rol del receptor, la cultura estadstica puede ser de gran utilidad en el momento de decodificacin de una informacin estadstica. En este rol se encuentran en gran parte del tiempo los profesionales, pues el continuo desarrollo de todas las ramas del saber humano precisa de

un perenne estudio y actualizacin. Un gran nmero de esos nuevos conocimientos, vienen avalados por investigaciones en las que fueron empleadas tcnicas estadsticas. En los tiempos que nos han tocado vivir, cada da es mayor el volumen de informacin estadstica disponible, no solo en los medios de comunicacin masivos, sino que tambin en el mbito profesional, lo que demanda de los educandos una formacin en este campo que les permita apropiarse de dicha informacin y emitir sus criterios de forma tal que puedan ser entendidos por quienes le rodean. Es necesario hacer algunas reflexiones acerca de la necesidad del uso de la estadstica en la comunicacin cuando la informacin a trasmitir se refiere a cifras en determinado campo de accin. La estadstica es una parte de la educacin general deseable para los futuros ciudadanos adultos, quienes precisan adquirir la capacidad de lectura e interpretacin de tablas y grficos estadsticos que con frecuencia aparecen en los medios informativos. Para orientarse en el mundo actual, ligado por las telecomunicaciones e interdependencia social, econmica y poltica, es preciso interpretar una amplia gama de informacin sobre los temas ms variados. Ayuda a comprender otros temas del currculo, tanto de la educacin obligatoria como posterior, donde estadsticos. Su estudio ayuda al desarrollo personal, fomentando un razonamiento crtico, basado en la valoracin de la evidencia objetiva; hemos de ser capaces de usar los datos cuantitativos para controlar nuestros juicios e interpretar los de los dems; es importante adquirir un sentido de los mtodos y razonamientos que permiten transformar estos datos para resolver problemas de decisin y efectuar predicciones. El deber de los formadores de las futuras generaciones es crear una cultura estadstica en los estudiantes. No se trata de que el estudiantado sea capaz de emplear tcnicas y procedimientos estadsticos, sino de que se apropie de la filosofa del pensamiento estadstico. Es necesario que los emisores y receptores de informacin relacionada con la estadstica tengan un mayor conocimiento del tema, para lograr una comunicacin bajo los principios de codificacin y decodificacin. Ms recientemente la enseanza de la estadstica se incorpora de forma generalizada a las escuelas, institutos y carreras universitarias. Adems de su carcter instrumental para otras disciplinas, se reconoce el valor del desarrollo del razonamiento estadstico en una sociedad caracterizada por la disponibilidad de informacin y la toma de decisiones en ambiente de incertidumbre (Batanero, C.2002). En Cuba, a partir de septiembre del 2004 con la reforma educacional acometida, se introdujeron conocimientos bsicos de estadstica en los programas de matemticas a impartir en los niveles educacionales primario y medio superior. con frecuencia aparecen grficos, resmenes o conceptos

Al realizar una investigacin estadstica, obtenemos la informacin primaria objeto de estudio. Estos datos se debern organizar y presentar. La organizacin y presentacin de datos es muy importante, ya que rara vez, datos en bruto y desorganizados proporcionan una imagen significativa de la verdadera naturaleza de la muestra. Tambin, sabemos muy bien que las columnas de nmeros evocan temor, aburrimiento, apata e incomprensin. Algunas personas parecen no tener inters en la informacin estadstica presentada en forma tabulada, pero podran prestarle mucha atencin a los mismos puntajes si les fueran presentados en forma de grafico o cuadro. Muchos investigadores prefieren usar grficos en contraposicin a las tablas (grficos de sectores, grficos de barras, polgonos de frecuencia, etc.) en un esfuerzo por aumentar el inters de sus resultados El proverbio de que una imagen vale ms que mil palabras resume la importancia de la representacin grafica. Es mucho ms fcil comprender una imagen clara, correspondiente a grandes cantidades de datos obtenidos, que todo un prrafo al respecto. Las representaciones grficas constituyen un elemento bsico en el anlisis y presentacin de trabajos estadsticos. Su importancia reside en la capacidad de resumir los datos recolectados, en forma apropiada a fin de que estos sean ms manejables y significativos. Veamos un ejemplo: Si se desea dar una informacin relacionada con la situacin de la produccin de productos lcteos de la Empresa MICONCH, en una regin en un perodo dado, podemos dar la siguiente informacin. Productos Leche fluida Helados total Yogurt de Soya Cereal Total
Fuente: Propia.

U/M t t t t t

Plan 1200,0 1300,0 14000,0 700,0 17200,0

Esta informacin por si solo no dice mucho, ni de forma muy clara, sin embargo cuando utilizamos la frecuencia relativa y la expresamos de la siguiente forma: El 81,39% de la produccin de la empresa corresponde al Yogurt de Soya, mientras que, slo el 4,07 es de Cereal. La informacin llega de forma verbal y la interpretacin es vaga, pero ms definida. Si por el contrario lo expresamos en forma tabular, ya incide en cierto grado la comunicacin visual y la comprensin aumenta, pues se pueden definir mejor las diferentes categoras:

Comportamiento de la Produccin. Empresa M ICONCH


Leche fluida Helados total Yogurt de Soya Cereal

Podemos seguir mejorando aun ms la comunicacin si expresamos este resultado en forma grafica. Para esto existen diferentes tipos de grafico segn sea la informacin a representar. El grfico circular (de sectores o de pastel) es uno de los mtodos ms utilizados y ms simples. Son particularmente tiles para visualizar las proporciones que poseen cada una de las categoras, con respecto al total (100%). Esta grfica se divide en varios sectores proporcionales en tamao al porcentaje que posee cada categora. EL grfico de barras nos proporciona una ilustracin rpida de datos que se dividen en varias categoras. Por eso las barras deben obligatoriamente estar separadas y no unidas, para evitar implicar continuidad entre las categoras. Si tenemos datos cualitativos las barras pueden construirse en forma horizontal, en cambio, si los datos son numricos las barras deben construirse en sentido vertical. Adems las barras deben tener el mismo ancho. Sin embargo si queremos que la informacin realmente deje convencido al receptor podemos comparar los datos con periodos anteriores y demostrar si en realidad la situacin es critica o favorable. Por ejemplo: Productos U/M Perodo Actual Leche fluida Helados total Yogurt de Soya Cereal Total t t t t t 1200,0 1300,0 14000,0 700,0 17200,0 Perodo Anterior 1100,0 1560,0 13000,0 565,0 16225,0

Fuente: Propia Segn los datos mostrados en la tabla podemos encontrar que la situacin es favorable en tres de los surtidos analizados, ya que hubo una disminucin de 260 t en el caso del helado total, que es un producto alta demanda en la poblacin, llevando a la reflexin y la toma de decisiones con respecto al hecho en cuestin. Esta situacin se refleja en el grfico correspondiente:

Comportamiento de la Produccin. Empresa MICONCH 15000 10000 5000 0 Leche fluida Helados Yogurt de Cereal total Soya Perodo Actual Perodo Anterior

El uso de la dcima de hiptesis para comparaciones de muestras o poblaciones en algunos casos si se conocen los datos nos permite poder concluir si el aumento o la disminucin son significativos y conocer ms realmente la confiabilidad de los resultados obtenidos. Si se conocieran datos de periodos anteriores y pudiramos analizar una serie en el tiempo podamos incluso ofrecer una informacin ms precisa sobre el incremento promedio anual o disminucin segn sea el caso del indicador analizado. De esta forma podemos observar que las diferentes tcnicas estadsticas me permiten lograr que la informacin llegue ms precisa al receptor a quien va dirigida y por tanto la comunicacin sea mayor, permitiendo una mayor comprensin del tema. No debemos olvidar ni menospreciar el uso de los mtodos estadsticos no paramtricos para el anlisis de variables cualitativas, las cuales ofrecen posibilidades homlogas con una alta confiabilidad, en ocasiones que no son de nuestro conocimiento los supuestos necesarios para el uso de los mtodos paramtricos. El investigador debe seleccionar el mtodo de presentacin que considera resalta con mas claridad los aspectos pertinentes de un conjunto de datos. Otras reflexiones No se puede gestionar lo que no se mide. Las mediciones son la clave. Si usted no puede medirlo, no puede controlarlo. Si no puede controlarlo, no puede gestionarlo. Si no puede gestionarlo, no puede mejorarlo. La falta sistemtica o ausencia estructural de estadsticas en las organizaciones impide una administracin cientfica de las mismas. Para negociar, para tomar decisiones, para corregir problemas de calidad, para aumentar la productividad, para fijar precios, para mejorar la concesin y cobranza de los crditos se requiere contar con datos estadsticos. Toda decisin, todo anlisis, todo presupuesto, est prcticamente en el aire si no se cuenta con datos estadsticos suficientes y fiables.

No slo a nivel de empresa, sino tambin a nivel de pas, la comunicacin ms avanzada en este sentido, ha sido la que ha tenido a la estadstica como herramienta fundamental. Por ejemplo, si usted necesita comunicar la situacin de una empresa puede responder sin necesidad de recurrir a las tcnicas estadsticas por elementales que sean algunas de estas interrogantes? qu clientes les generan los mayores beneficios? qu zonas o regiones son las que generan mayores ventas en unidades monetarias y volmenes? (en total y por producto) Ests son slo unas pocas preguntas que usted no podr responder fcilmente, o para hacerlo deber destinar de una gran cantidad de tiempo en personal generando una informacin poco confiable, costosa y fuera de tiempo. Si no cuenta con estos datos, cmo hace usted? para: adoptar a tiempo las medidas correctivas; confeccionar un presupuesto viable y efectivo; detectar la causa de un problema y solucionarlo.

En otras palabras: Puede Vd. saber que est ocurriendo en su organizacin? Para poder saber que pasa en su organizacin es necesario contar con datos en tiempo y forma, sabindolos interpretar correctamente. Es aqu donde la estadstica y los sistemas de informacin convergen para posibilitar al directivo gestionar con mucha mayor eficiencia y eficacia su organizacin. De todo lo anterior podemos concluir que las estadsticas son importantes para la toma de decisin y por tanto, para poder comunicar los resultados obtenidos, situacin real del anlisis realizado, medidas a tomar y beneficios a obtener, en fin, lograr una mayor

comprensin sea cual sea el tema en cuestin, ya sea social, econmico, laboral, u otro. As pues las estadsticas son fundamentales a los efectos de gestionar y mejorar temas o actividades diversas, entre ellas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. El control de calidad. Los niveles de productividad de distintos procesos, actividades y productos. La gestin de crditos y cobranzas. Estudios e investigacin de mercado. Clculos de costes y en especial para el Costeo Basado en Actividades. Estadstica del personal (directivos y empleados).

Por qu aplicamos tan poco la estadstica Fundamentalmente por una cuestin cultural de parte de los empresarios, pero en mayor medida debido a la falta de preparacin de los profesionales, en materia estadstica, sobre todo de aquellos que asesoran la gestin de las empresas. Sin lugar a dudas la cuestin no es disponer de datos estadsticos, si los mismos no son debidamente interpretados, o ni siquiera son tenidos en consideracin. Por lo tanto es

menester concientizar y formar a los directivos y empleados acerca de la fundamental y trascendental importancia de la informacin estadstica a la hora de planificar, dirigir y controlar la marcha de la empresa. Qu proyeccin debemos tener? Lo primero es concientizar, para luego pasar a capacitar. El tercer paso consiste en la implementacin. Es un paso fundamental diagnosticar para saber qu datos necesita la organizacin, pues a partir de estos resultados se disearn o utilizaran softwares ms apropiados a las actividades, procesos y requerimientos especficos de cada empresa. Si bien la intuicin nunca dejar de perder importancia, el tener el respaldo de datos confiables permitir poder adoptar decisiones sobre una base ms apropiada. Esto es lo que se da en llamar la Gestin Moderna Basada en Estadsticas (GMBE).

Conclusiones Debido a que la percepcin y la conducta comunicativa sern distintas, podemos concluir que la comunicacin es un proceso altamente personal definida por interpretaciones nicas de los mensajes humanos. Las modernas estadsticas acompaadas de las poderosas herramientas

informticas, permiten a los directivos, asesores y personal, contar con la suficiente informacin para mejorar, a partir de ella, los procesos de la empresa, tomar mejores decisiones comerciales, mejorar la seguridad y hacer un uso mucho ms productivo y provechoso de los recursos. Con el incremento de la cultura estadstica permitiremos que en los procesos comunicativos, en los que se codifica y decodifican mensajes con informacin estadstica, la probabilidad de error de interpretacin disminuir grandemente, pues al aumentar el rea del campo de experiencias de los participantes en el proceso, se estar facilitando el xito del proceso en su conjunto. Las estadsticas son fundamentales tanto para la administracin financiera, como para la administracin de operaciones, las ventas, el marketing, las cobranzas, la logstica y la gestin de personal, entre otras reas y actividades de toda corporacin. Cada da se exige ser ms productivos, eliminando sistemticamente los despilfarros. Hacer ello posible exige de informacin.

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