Anda di halaman 1dari 0

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Definisi PPIC

Perencanaan dan pengendalian produksi / PPIC (Production Planning and

Inventory Control) adalah merupakan suatu perencanaan dan pengendalian arus

masuk bahan baku sampai keluar dari pabrik sehingga keuntungan optimal dapat

tercapai.

Melalui perencanaan dan pengendalian produksi yang baik, antara lain

akan dicapai penghematan dalam biaya bahan, pemanfatan sumber daya baik

fasilitas produksi (mesin), tenaga kerja atau waktu yang optimal (tidak boros atau

tidak idle).

Tujuan dari PPIC adalah untuk memanfaatkan secara efektif sumber daya

yang

terbatas

dalam

memproduksi

barang/jasa

sehingga

dapat

memuaskan

permintaan pembeli atau pengguna dan menghasilkan keuntungan bagi investor.

Selain itu PPIC juga mempunyai fungsi agar dapat menentukan peramalan

permintaan/penjualan untuk periode yang akan datang, perencanaan produksi,

penjadwalan

produksi

dan

pengendalian

persediaan

(inventory

control).

Sedangkan

berbagai

kendala

yang

dapat

muncul

dalam

perencanaan

dan

pengendalian

produksi

adalah

ketersediaan

sumber

daya,

jadwal/waktu

pengiriman produk dan kebijakan manajemen.

20

2.2 Persediaan (Inventory)

Secara umum, persediaan adalah bahan mentah,

barang dalam proses

(work in process), barang jadi, bahan pembantu, bahan pelengkap, komponen

yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan (Riggs,

1976). Secara fisik, item persediaan dapat dikelompokkan dalam lima kategori

yaitu sebagai berikut :

1. Bahan Mentah (Raw Material), yaitu barang-barang berwujud seperti baja,

kayu, tanah liat, atau bahan-bahan mentah lainnya yang diperoleh dari

sumber-sumber alam, atau dibeli dari pemasok (supplier), atau diolah sendiri

oleh perusahaan untuk digunakan perusahaan dalam proses produksinya

sendiri.

2. Komponen, yaitu barang-barang yang terdiri atas bagian-bagian (parts) yang

diperoleh dari perusahaan lain atau hasil produksi sendiri untuk digunakan

dalam pembuatan barang jadi atau barang setengah jadi.

3. Barang setengah jadi (work in process) yaitu barang-barang keluaran dari tiap

operasi produksi atau perakitan yang telah memiliki bentuk lebih kompleks

daripada komponen, namun masih perlu proses lebih lanjut untuk menjadi

barang jadi.

4. Barang jadi (finished good) adalah barang-barang yang telah selesai diproses

dan siap untuk didistribusikan ke konsumen.

5. Bahan pembantu (supplies material) adalah barang-barang yang diperlukan

dalam proses pembuatan atau perakitan barang, namun bukan merupakan

21

komponen barang

jadi. Termasuk bahan penolong adalah bahan bakar,

pelumas, listrik, dan lain-lain.

Persediaan

merupakan

suatu

hal

yang

tak

terhindarkan.

Penyebab

timbulnya persediaan adalah sebagai berikut :

1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang

tidak dapat dipenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya.

Untuk

menyiapkan

barang

ini

diperlukan

waktu

untuk

pembuatan

dan

pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan.

2. Keinginan

untuk

meredam

ketidakpastian.

Ketidakpastian

terjadi

akibat

permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun waktu

kedatangan, waktu pembuatan yang cenderung tidak konstan antara satu

produk

dengan

produk

berikutnya,

waktu

tenggang

(lead

time)

yang

cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tak dapat dikendalikan.

Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan.

3. Keinginan melakukan spekulasi yang bertujuan mendapatkan keuntungan

besar dari kenaikan harga di masa mendatang.

22

Efisiensi produksi (salah satunya dengan penurunan biaya produksi) dapat

ditingkatkan melalui pengendalian sistem persediaan. Efisiensi ini dapat dicapai

bila fungsi persediaan dapat dioptimalkan. Beberapa fungsi persediaan adalah

sebagai berikut :

a. Fungsi independensi. Persediaan bahan diadakan agar departemen-departemen

dan proses individual terjaga kebebasannya. Proses barang jadi diperlukan

untuk memenuhi permintaan pelanggan yang tidak pasti. Permintaan pasar

tidak dapat diduga dengan tepat, demikian pula dengan pasokan dari pemasok

(supplier). Seringkali keduanya meleset dari perkiraan. Agar proses produksi

dapat berjalan tanpa tergantung pada kedua hal ini (independen), maka

persediaan harus mencukupi.

b. Fungsi ekonomis. Seringkali dalam kondisi tertentu, memproduksi dengan

jumlah produksi tertentu (lot) akan lebih ekonomis daripada memproduksi

secara berulang atau sesuai permintaan. Pada kasus tersebut (biaya set up

besar sekali), maka biaya set up ini harus dibebankan pada setiap unit yang

diproduksi, sehingga jumlah produksi yang berbeda membuat biaya produksi

per unit juga akan berbeda, maka perlu ditentukan jumlah produksi yang

optimal. Jumlah produksi optimal pada kasus ini ditentukan oleh struktur

biaya set up dan biaya penyimpanan, bukan oleh jumlah permintaan, sehingga

timbul persediaan. Pada beberapa kasus, membeli dengan jumlah tertentu juga

akan lebih ekonomis ketimbang membeli sesuai kebutuhan. Jadi, memiliki

persediaan dapat merupakan tindakan yang ekonomis.

23

c. Fungsi antisipasi. Fungsi ini diperlukan untuk mengantisipasi perubahan

permintaan

atau

pasokan.

Seringkali

perusahaan

mengalami

kenaikan

permintaan setelah dilakukan program promosi. Untuk memenuhi hal ini,

maka diperlukan persediaan produk jadi agar tak terjadi stock out. Keadaan

yang lain

adalah bila suatu ketika diperkirakan

pasokan bahan baku akan

terjadi kekurangan. Jadi, tindakan menimbun persediaan bahan baku terlebih

dahulu adalah merupakan tindakan rasional.

d. Fungsi fleksibilitas. Bila dalam proses produksi terdiri atas beberapa tahapan

proses operasi dan kemudian terjadi kerusakan pada satu tahapan proses

operasi, maka akan diperlukan waktu untuk melakukan perbaikan. Berarti

produk tidak akan dihasilkan untuk sementara waktu. Persediaan barang

setengah jadi (work in process) pada situasi ini akan merupakan faktor

penolong untuk kelancaran proses operasi. Hal lain adalah dengan adanya

persediaan barang jadi, maka waktu untuk pemeliharaan fasilitas produksi

dapat disediakan dengan cukup.

2.2.1 Definisi Sistem Persediaan

Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana

mengelola masukan-masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi

output, dimana untuk ini diperlukan umpan balik agar output memenuhi

standar

tertentu.

Mekanisme

sistem

ini

adalah

pembuatan

serangkaian

kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang

24

harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa besar pesanan harus

dilakukan.

Sistem

ini

bertujuan

menetapkan

dan

menjamin

tersedianya

produk jadi, barang dalam proses, komponen, dan bahan baku secara optimal,

dalam kuantitas yang optimal, dan pada waktu yang optimal. Kriteria optimal

adalah minimasi biaya total yang terkait dengan persediaan, yaitu biaya

penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kekurangan persediaan.

Secara luas, tujuan dari sistem persediaan adalah menemukan solusi

optimal terhadap seluruh masalah yang terkait dengan persediaan. Dikaitkan

dengan tujuan umum perusahaan, maka ukuran optimalitas pengendalian

persediaan seringkali diukur dengan keuntungan maksimum yang dicapai.

Karena perusahaan memiliki banyak subsistem lain selain persediaan, maka

mengukur

kontribusi

pengendalian

persediaan

dalam

mencapai

total

keuntungan bukanlah hal yang mudah. Optimalisasi pengendalian persediaan

biasanya diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu.

2.2.2 Biaya Dalam Sistem Persediaan

Biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul

sebagai akibat persediaan (Teguh Baroto, 2002). Biaya-biaya tersebut adalah :

a. Harga pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang,

besarnya sama dengan harga untuk memperoleh barang tersebut atau

harga belinya. Pada beberapa model pengendalian sistem persediaan,

biaya tidak dimasukkan sebagai dasar membuat keputusan.

25

b.

Biaya

pemesanan

adalah

semua

pengeluaran

yang

timbul

untuk

mendatangkan barang dari pemasok, yang besarnya biasanya tidak

dipengaruhi

oleh

jumlah

pemesanan.

Biaya

ini

meliputi

biaya

pemrosesan pesanan, biaya ekspedisi, upah, biaya telepon/fax, biaya

dokumentasi/transaksi, biaya pengepakan, biaya pemeriksaan, dan biaya

lainnya yang tidak tergantung jumlah pesanan.

 

c.

Biaya persiapan (set up cost) adalah semua pengeluaran yang timbul

dalam mempersiapkan produksi. Biaya ini terjadi bila item persediaan

diproduksi sendiri dan tidak membeli dari pemasok. Biaya ini meliputi

biaya

persiapan

peralatan

produksi,

biaya

mempersiapkan

(set

up)

mesin, biaya

mempersiapkan gambar kerja, biaya mempersiapkan

tenaga kerja langsung, biaya perencanaan dan penjadwalan produksi,

dan biaya-biaya lain yang besarnya tidak tergantung pada jumlah item

yang diproduksi.

 

d.

Biaya

penyimpanan

adalah

biaya

yang

dikeluarkan

dalam

penanganan/penyimpanan material, semi finished product, sub assembly,

atau pun produk jadi. Biaya simpan tergantung dari lama penyimpanan

dan jumlah yang disimpan. Biaya simpan biasanya dinyatakan dalam

biaya per unit per periode. Dalam praktek, biaya penyimpanan sukar

dihitung secara teliti, sehingga dilakukan pendekatan dengan suatu

presentase tertentu dari harga pembelian. Biaya penyimpanan meliputi :

26

Biaya

kesempatan.

Penumpukan

barang

di

gudang

berarti

penumpukan modal. Padahal modal ini dapat investasikan pada

tabungan

bank

atau

bisnis

lain.

Biaya

modal

merupakan

opportunity cost yang hilang karena menyimpan persediaan.

• Biaya simpan. Termasuk dalam biaya simpan adalah biaya sewa

gedung,

biaya

asuransi

dan

pajak,

biaya

administrasi

dan

pemindahan, serta biaya kerusakan dan penyusutan.

• Biaya

keusangan.

Barang

yang

disimpan

dapat

mengalami

penurunan nilai karena perubahan teknologi (misal komputer).

• Biaya-biaya lain yang besarnya bersifat variabel tergantung pada

jumlah item.

e. Biaya kekurangan persediaan. Bila persediaan kehabisan barang saat ada

permintaan,

maka

akan

terjadi

stock

out.

Stock

out

menimbulkan

kerugian

berupa

biaya

akibat

kehilangan

kesempatan

mendapatkan

keuntungan atau kehilangan pelanggan yang kecewa (yang pindah ke

produk saingan). Biaya ini sulit diukur karena berhubungan dengan good

will perusahaan. Sebagai pedoman, biaya stock out dapat dihitung dari

hal-hal berikut :

• Kuantitas

yang

tak

dapat

dipenuhi,

biasanya

diukur

dari

keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan.

Biaya ini diistilahkan sebagai biaya penalti atau hukuman kerugian

bagi perusahaan.

27

pemenuhan.

Waktu

Lamanya

gudang

kosong

berarti

lamanya

proses

produksi

terhenti

atau

lamanya

perusahaan

tidak

mendapatkan keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut

dapat diartikan sebagai uang yang hilang.

Biaya pengadaan darurat. Agar konsumen tidak kecewa, maka

dapat dilakukan pengadaan darurat yang biasanya menimbulkan

biaya

lebih

besar

daripada

biaya

pengadaan

normal

seperti

melakukan subkontrak untuk memenuhi permintaan konsumen

tersebut.

subkontrak untuk memenuhi permintaan konsumen tersebut. Gambar 2.1 Biaya-Biaya Dalam Persediaan. 2.2.3 Pengendalian

Gambar 2.1 Biaya-Biaya Dalam Persediaan.

2.2.3 Pengendalian Persediaan

Industri

terdiri

atas

berbagai

macam

tipe

dan

jenis.

Untuk

merencanakan dan mengendalikan industri yang berbeda tentu saja diperlukan

teknik perencanaan dan pengendalian produksi yang berbeda. Salah satunya

adalah pengendalian persediaan, pengendalian persediaan merupakan fungsi

28

manajerial yang sangat penting, karena persediaan fisik banyak perusahaan

melibatkan investasi rupiah terbesar dalam pos aktiva lancar. Bila perusahaan

menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya

penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai “opportunity cost

(dana

dapat

ditanamkan

dalam

investasi

Demikian

pula,

bila

perusahaan

tidak

yang

lebih

mempunyai

menguntungkan).

persediaan

yang

mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan

bahan.

Bahan baku yang terdapat dalam gudang memiliki variasi komponen

yang sangat banyak, untuk itu perlu dilakukan pengendalian persediaan

berdasarkan data permintaan konsumen agar diperoleh optimasi persediaan

bahan baku di gudang, sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku (stock

out)

ataupun

kelebihan

bahan

baku

yang

berpengaruh

pada

kepuasan

customer serta cost yang dibebankan oleh perusahaan pada setiap tahunnya.

Pengendalian persediaan (inventory control) yang terdapat didalam

bidang PPIC (Production Planning and Inventory Control) merupakan fungsi

manajerial yang sangat penting, karena mayoritas perusahaan melibatkan

investasi besar pada aspek ini yaitu sekitar 20% sampai 60% (Teguh Baroto,

2002, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Ghalia Indonesia, Jakarta).

Ini merupakan dilema bagi perusahaan. Bila persediaan dilebihkan, biaya

penyimpanan

dan

modal

yang

diperlukan

bertambah.

Bila

perusahaan

menanam terlalu banyak modalnya dalam persediaan, menyebabkan biaya

29

penyimpanan yang berlebihan. Kelebihan persediaan juga membuat modal

menjadi terhenti, semestinya modal tersebut dapat diinvestasikan pada sektor

lain

yang

lebih

menguntungkan

(opportunity

cost).

Sebaliknya,

bila

persediaan dikurangi, suatu ketika bisa mengalami stock out (kehabisan

barang). Bila perusahaan tidak memiliki persediaan yang mencukupi, biaya

pengadaan darurat akan lebih mahal. Dampak lain, mungkin kosongnya

barang di pasaran dapat membuat konsumen kecewa dan lari ke merek lain.

Mengingat

konsekuensi

logis

yang

dilematis

(kekurangan

dan

kelebihan) dari persediaan, maka perusahaan perlu untuk merencanakan dan

mengendalikan persediaan ini pada tingkat yang optimal. Kriteria optimal

adalah minimasi keseluruhan biaya yang terkait dengan semua

kebijakan persediaan.

konsekuensi

2.2.3.1 Faktor-Faktor Dalam Pengendalian Persediaan

Dalam buku yang berjudul Manajemen Produksi dan Operasi Joko

(2001;346) faktor-faktor dalam pengendalian persediaan yaitu :

1. Persediaan Pengamanan (Safety Stock)

harus

Persediaan

pengamanan

adalah

persediaan

minimal

yang

ada

atau

harus

dipertahankan

dalam

perusahaan.

Hal

ini

dilakukan untuk menghindari kehabisan persediaan bahan baku yang

disebabkan oleh ketidakpastian tingkat pemakaian dan ketidakpastian

30

waktu

kedatangan

persediaan

agar

kelangsungan

dalam perusahaan selalu terjamin.

faktor

produksi

Faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan pengaman :

a. Besar kecilnya resiko kehabisan persediaan.

b. Besar kecilnya biaya penyimpanan di gudang dengan biaya-biaya

yang

harus

dikeluarkan

karena

kehabisan

persediaan

yang

merupakan

biaya-biaya

ekstra

yang

dikeluarkan

apabila

kehabisan, antara lain :

 

1)

Biaya pemesanan pembelian darurat.

 

2)

Biaya

ekstra

yang

diperlukan

agar

leveransir

segera

menyerahkan barangnya.

3)

Kemungkinan rugi karena adanya kemacetan produksi apabila

biaya

ekstra

yang

harus

dikeluarkan

karena

kehabisan

persediaan ternyata lebih besar dari pada biaya penyimpanan,

maka perlu adanya persediaan pengamanan yang besar.

2. Titik Pemesanan Ulang (Re-Order Point)

Titik pemesanan kembali terjadi apabila jumlah persediaan

terdapat dalam stock berkurang terus sehingga kita harus menentukan

berapa

banyak

batas

minimal

tingkat

persediaan

yang

harus

dipertimbangkan sehingga tidak terjadinya kekurangan persediaan.

Jumlah yang diharapkan tersebut dihitung selama masa tenggang,

31

mungkin dapat juga ditambahkan dengan stock pengaman yang biasa

mengacu kepada probalitas atau kemungkinan terjadinya kekurangan

persediaan selama masa tenggang. Yang harus diperhatikan dalam

penentuan titik pemesanan kembali antara lain :

a. Penggunaan bahan baku selama waktu ancang-ancang

b. Besarnya persediaan pengaman

3. Waktu Ancang-Ancang (Lead Time)

Waktu ancang-ancang adalah tenggang waktu berapa lama

saat mulai memesan bahan baku, sampai bahan tersebut datang ke

gudang.

Waktu ancang-ancang ini penting karena :

a. Menentukan kapan mulai mengadakan pemesanan kembali

b. Menentukan jumlah persediaan yang ekonomis

c. Merupakan masalah ketidakpastian di masa yang akan datang

Ada

beberapa

hal

yang

kehabisan persediaan antara lain :

dapat

menyebabkan

terjadinya

1)

Penggunaan bahan baku di dalam proses produksi lebih besar

daripada yang dikehendaki.

2)

Apabila bahan baku datangnya lebih awal, maka perusahaan akan

menanggung biaya penyimpanan dan pemeliharaan.

32

4. Tingkat Pelayanan (Service Level)

Service Level merupakan besarnya persentase dari permintaan

pelanggan yang dapat terpenuhi dari persediaan. Siklus pemesanan

dari

tingkat

pelayanan

dapat

dihitung

sebagai

probabilitas

suatu

permintaan

yang

tidak

melebihi

suplai

selama

masa

tenggang

(misalnya

persediaan

harus

dapat

mencukupi

untuk

memenuhi

besarnya permintaan).

Karena itu, tingkat pelayanan 90% artinya bahwa probabilitas

90% dari permintaan tersebut tidak melebihi dari permintaan selama

masa tenggang. Dengan kata lain permintaan akan terpenuhi dalam

90%. Resiko kehilangan biaya berkaitan dengan tingkat pelayanan.

Tingkat pelayanan pelanggan sebesar 90% menunjukan bahwa resiko

kehabisan persediaan sebesar 10% secara umum : Tingkat pelayanan

= 100%-Resiko kehabisan stock. Secara lebih jauh kita dapat melihat

bagaimana siklus pemesanan pada tingkat pelayanan berkaitan erat

dengan tingkat pelayanan tahunan. Jumlah safety stock yang sesuai

dengan kondisi tertentu sangat tergantung pada sektor-sektor sebagai

berikut :

a. Rata –rata tingkat permintaan dan rata-rata masa tenggang

b. Variabilitas permintaan dan masa tenggang

c. Keinginan tingkat pelayanan yang diberikan

33

5. Tolak Ukur (Performance Indices)

Tolak ukur mengetahui seberapa jauh suatu inventory control

berjalan.

Dalam

arti,

Performance

Indices

seberapa

ini

sangat

jauh

efektifitas

berguna

bagi

dan

efisiensinya.

manajemen

untuk

menentukan lankah yang harus diambil untuk memperbaiki keadaan

inventory-nya.

Ada dua tolak ukur yang digunakan, yaitu :

1. Tolak Ukur Kualitatif

Tolak ukur ini menggunakan deskripsi non kuantitatif (tanpa

angka atau grafik), kelemahannya :

a) Subyektif

b) Tergantung kondisi penilai

c) Tidak konsisten

d) Terbatas kemampuannya untuk management decision

2. Tolak Ukur Kuantitatif

Tolak ukur ini menggunakan data kuantitatif (angka atau gambar).

Kelebihannya :

a. Mudah diukur

b. Perkembangannya mudah diketahui

c. Mudah diperbandingkan

d. Lebih obyektif.

34

Tolak ukur keberhasilan inventory control ditentukan oleh

Turn Over Ratio (TOR), yaitu perbandingan antara pemakaian dalam

setahun

dengan

inventory

rata-rata.

Digunakan

efisiensi inventory. Makin besar TOR, inventory

efisien.

untuk

mengukur

makin bertambah

Model persediaan tradisional memberikan solusi berupa diadakannya

suatu persediaan dalam jumlah tertentu sebagai tindakan pengendalian atas

kondisi-kondisi nyata yang mungkin terjadi tersebut. Itulah yang disebut dengan

sediaan pengaman atau safety stock (SS). Penentuan besarnya safety stock ini

dipengaruhi oleh pola permintaan, biaya dan lead time. Ada banyak metode yang

dapat digunakan untuk

menentukan

safety stock tersebut. Berikut ini akan

diberikan beberapa perhitungan bila terjadi perubahan-perubahan pada biaya, lead

time dan permintaan.

1. Pengaruh Perubahan Elemen Biaya

Dalam kasus untuk elemen-elemen yang cepat berubah, misalnya

harga

bahan,

sebaiknya

dipertimbangkan

sensitivitas.

Pada

kondisi

ini,

ditetapkan ambang batas perubahan harga bahan. Pada perubahan sebesar

berapa yang harus diikuti oleh tindakan perhitungan ulang (pengendalian).

Bila perubahan harga bahan belum melampaui ambang batas, maka tidak

35

perlu dilakukan tindakan apa-apa. Penyesuaian baru dilakukan bila perubahan

harga bahan telah melewati ambang batas.

2. Pengaruh Perubahan Lead Time

Model-model

pengendalian

persediaan

tradisional

juga

mengasumsikan waktu yang diperlukan untuk pemenuhan kebutuhan adalah

konstan. Secara aktual, asumsi ini sulit dipenuhi karena banyak masalah yang

tak dapat dihindarkan sehingga pesanan yang telah dilakukan tidak dapat

terkirim sesuai perkiraan. Bila pesanan dilakukan pada perusahaan lain,

ketidaktepatan pengiriman ini dapat terjadi karena kemacetan lalu lintas,

kendaraan pengangkut mogok, dan lain sebagainya. Bila pesanan dilakukan

dalam perusahaan sendiri (produksi), mesin yang rusak, jumlah produk cacat

meningkat, dan masalah lain semacam itu akan menyebabkan lead time tidak

dapat dipastikan.

Kepastian lead time ini sangat vital, karena pemesanan yang optimal

dilakukan pada saat sebesar lead time sebelum bahan tersebut habis, sehingga

pada saat bahan habis pesanan yang dilakukan tepat saat itu diterima. Dengan

demikian tidak terlalu banyak persediaan. Perubahan lead time tersebut akan

diantisipasi pihak manajemen perusahaan dengan menyediakan safety stock

sehingga tidak menggangu sistem persediaan.

36

3. Penentuan Safety Stock

Ketidakpastian jumlah dan waktu permintaan, lead time dan jumlah

serta

penyelesaian

produksi

merupakan

problem

yang

sering

terjadi.

Ketidakpastian ini dapat menyebabkan kehabisan persediaan atau sebaliknya

jumlah persediaan yang terlalu banyak. Resiko kehabisan persediaan antara

lain disebabkan oleh hal-hal berikut :

Permintaan yang lebih besar

Lead Time bertambah

Permintaan terlalu tinggi dan waktu ancang bertambah.

Untuk

mengantisipasi

ketidakpastian

tersebut,

khususnya

dalam

permintaan dan lead time, maka disediakannya suatu jumlah tertentu (safety

stock = SS) yang akan mengurangi resiko kehabisan persediaan. Semakin

besar

tingkat

safety

stock-nya

maka

kemungkinan

kehabisan

persediaan

semakin kecil. Akan tetapi, akibatnya adalah biaya simpan semakin besar

karena jumlah total persediaan meningkat. Bila demikian, tujuan minimasi

total

biaya

persediaan

tidak

tercapai

karena

total

biaya

dalam

model

persediaan tradisional didapatkan pada titik keseimbangan antara kelebihan

dan kehabisan persediaan.

37

Biaya kelebihan persediaan relatif lebih mudah diperkirakan daripada

biaya kehabisan persediaan. Karena sulitnya memperkirakan biaya kehabisan

persediaan secara tepat, maka biasanya manajemen menentukan ukuran safety

stock

berdasarkan

tingkat

pelayanan

(service

level)

tertentu

yang

harus

diberikan kepada konsumen. Sebagai contoh, bila manajemen menetapkan

service level adalah 90%, maka bagian persediaan harus berusaha agar paling

banyak dari 10 kali permintaan yang datang hanya 1 kali permintaan yang

tidak dapat dipenuhi. Penentuan berapa jumlah safety stock yang dapat

memenuhi service level tertentu yang diberikan adalah tergantung dari model

persediaannya.

2.3 Metode Pengendalian Persediaan

2.3.1 Fixed Order Quantity Systems (EOQ)

Dua pertanyaan yang paling mendasar pada setiap sistem persediaan

adalah

berapa

banyak

dan

kapan

melakukan

pemesanan.

Jawabannya

tergantung dari parameter yang digunakan dalam mendefinisikan sistem

tersebut. Ketika jumlah unit yang dipesan selalu sama, dan waktu antara

setiap pesanan diharapkan selalu konstan, dan tingkat persediaan mencapai

suatu titik yang telah ditentukan sebelumnya, maka dilakukan pemesanan

untuk jumlah yang selalu tetap (Fixed Order Size Systems) dapat dilihat pada

gambar 2.2. Parameter yang digunakan dalam sistem adalah reorder point

(titik melakukan pemesanan) dan jumlah pesanan (Q). Oleh karena itu Fixed

38

Order Size Systems seringkali disebut juga dengan nama Q-system, disaat

jumlah pesanan yang dilakukan untuk pemulihan persediaan besarnya adalah

tetap.

dilakukan untuk pemulihan persediaan besarnya adalah tetap. Gambae 2.2 Fixed Order Size System Jumlah pesanan yang

Gambae 2.2 Fixed Order Size System

Jumlah pesanan yang dapat meminimasi total biaya penyimpanan

dikenal dengan Economic Order Quantity (EOQ). Metode ini diperkenalkan

pertama kali oleh Ford Harris dari Westinghouse pada tahun 1915. Metode ini

merupakan inspirasi bagi pakar persediaan untuk mengembangkan metode-

metode pengendalian persediaan lainnya. Metode ini dikembangkan atas fakta

adanya biaya variabel dan biaya tetap dari proses produksi atau pemesanan

barang.

39

Akibat adanya dua tipe biaya ini, maka biaya total (fix cost dan

variable cost) akan menjadi berbeda bila jumlah unit yang diproduki berbeda.

Bila barang yang diproduksi satu atau seribu, fix cost ini besarnya tetap.

Selanjutnya, bila fix cost ini dibebankan pada biaya produksi per unit, maka

fix cost ini akan dibagi oleh ‘jumlah unit’ yang diproduksi. Jadi, semakin

banyak

jumlah

yang

diproduksi,

akan

semakin

kecil.

Logikanya,

akan

terdapat titik temu (optimal) agar total kedua biaya tersebut minimal.

Model inventory digambarkan seperti pada Gambar 2.3, dimana Q

adalah jumlah pemesanan (lot size). Berdasarkan penerimaan dari setiap

pemesanan, tingkat persediaan adalah sama dengan Q unit. Ketika tingkat

persediaan mencapai reorder point (R), pesanan baru dipersiapkan sejumlah

Q

unit.

Setelah

beberapa

waktu,

maka

pesanan

diterima

semua

secara

bersamaan

dan

dimasukkan

ke

dalam

persediaan.

Garis

vertikal

mengindikasikan jumlah penerimaan pesanan ke dalam persediaan. Pesanan

akan diterima ketika tingkat persediaan mencapai titik nol, sehingga rata-rata

tingkat persediaan adalah (Q+0)/2 atau Q/2.

Keterangan gambar :

Q

= Jumlah Pemesanan (Lot Size)

R

= Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)

ac

= ce = Interval Antara Pesanan

ab = cd = ef = Lead Time

40

40 Gambar 2.3 Model EOQ Model yang dikembangkan oleh Ford Harris tersebut adalah : Q 2

Gambar 2.3 Model EOQ

Model yang dikembangkan oleh Ford Harris tersebut adalah :

Q

2 CoD Cc
2
CoD
Cc
2 CoD PF
2
CoD
PF

* ===

economic order quantity

Dimana : D = Permintaan tahunan

Co

= Biaya pemesanan per sekali pesan

Cc

= PF = Biaya penyimpanan

Q* = Jumlah pemesanan optimal

P

= Harga per unit

F

= Biaya penyimpanan sebagai fraction dari unit cost (P)

41

Model ini dapat diterapkan dengan asumsi-asumsi sebagai berikut :

1. Tingkat kebutuhan (demand) diketahui

2. Tenggang waktu pemenuhan (Lead Time) konstan dan independen

terhadap kebutuhan

3. Biaya-biaya persediaan diketahui

4. Tidak ada kekurangan persediaan (stock out)

5. Pemesanan datang sekaligus, tidak bertahap

6. Kapasitas gudang dan modal cukup

Jika biaya stock out tidak ada, total biaya tahunan diilustrasikan pada

Gambar 2.4 dan dinyatakan dalam rumus :

Total Annual Cost = Purchase Cost + Order Cost + Holding Cost

(

TC Q

) =+

PD

CoD

+

CcQ

Q

,
2

dimana Q = lot size

Cost + Order Cost + Holding Cost ( TC Q ) =+ PD CoD + CcQ

Gambar 2.4 Biaya Persediaan EOQ

42

Untuk total biaya persediaan minimum setiap tahunnya diperoleh

dengan mengganti Q dengan Q* pada rumus total biaya tahunan di atas.

Sehingga setelah disederhanakan rumusnya menjadi :

Total Inventory Cost = Order Cost + Holding Cost

(

TC Q

*) =

CoD

+

CcQ *

Q *

2

Setelah

economic

order

quantity

didapat,

banyak

pesanan

yang

dilakukan selama setahun, m, dan interval antar pesanan, T, dapat ditentukan :

D CcD m = = Q * 2 Co 1 Q* TW = = W
D
CcD
m =
=
Q
*
2
Co
1
Q*
TW
=
=
W
m
D

: Banyak pesanan dalam 1 tahun

: Interval pesanan

W = Jumlah hari dalam setahun

Titik

pemesanan

kembali

(reorder

point)

didapat

dengan

mendeterminasi jumlah permintaan yang muncul selama periode lead time.

Ketika posisi stock (on hand + on order/backorders) mencapai titik ini, maka

pesanan akan dilakukan sebesar Q* unit atau

economic order quantity.

43

Pesanan akan tiba bersamaan pada saat item terakhir meninggalkan tempat

persediaan, yang akan mengembalikan tingkat persediaan sesuai dengan

jumlah yang dipesan. Rumus berikut diberikan untuk mencari reorder point

ketika lead time (L) dalam hitungan bulan :

R

DL

=

12

: reorder point dengan L bulanan

Jika lead time dalam hitungan minggu, rumus reorder point-nya adalah :

R

DL

=

52

: reorder point dengan L mingguan

Pada data yang bersifat stochastic metode ini memakai rumus-rumus :

1.

2.

3.

2 ∑ ( Di − d ) s = n − 1 SS = Zs
2
∑ (
Di
− d
)
s =
n − 1
SS = Zs
L

R = SS + dL

4. I = SS + ( xQ*) D 5. TOR = I ⎛ D ⎞
4.
I = SS + (
xQ*)
D
5.
TOR =
I
D
6.
TC Q
(
*)
=
.
Co
++
(
SS
1 Q
2 .
*)
Cc
Q
*

Standar Deviasi

Safety Stock

Reorder Point

Average Inventory Level

Turn Over Ratio

Total Inventory Cost

2.3.2 Fixed Order Interval Systems (EOI)

44

Fixed Order Interval Systems, juga disebut sistem persediaan secara

periodik, yang lebih berdasar kepada periode daripada sistem persediaan

kontinu yang lebih kepada posisi stok persediaan. Sistem persediaan yang

berbasiskan waktu yang melakukan pesanan berdasarkan suatu jangka waktu

tertentu. Jumlah pesanan bergantung kepada pemakaian demand selama

periode waktu tersebut.

Menggunakan tingkat persediaan maksimum (maximum inventory

level), selama waktu lead time dan interval pesanan. Setelah suatu periode

tetap

(T)

telah

terlewati,

jumlah

persediaan

dihitung.

Sebuah

pesanan

dilakukan untuk memulihkan persediaan, dan jumlah pesanannya tergantung

berapa jumlah yang berkurang dari maximum inventory level. Jadi, jumlah

pesanan didapat dari selisih maximum inventory level dan sisa persediaan

pada waktu melakukan perhitungan.

Sistemnya terdiri dari 2 parameter yang digunakan, yaitu periode tetap

pemeriksaan (T) dan maximum inventory level (E). Sistematika dan model

dari Fixed Order Interval Systems dapat dilihat pada gambar 2.5 dan gambar

2.6.

45

45 Gambar 2.5 Fixed Order Interval Systems Gambar 2.6 Model EOI

Gambar 2.5 Fixed Order Interval Systems

45 Gambar 2.5 Fixed Order Interval Systems Gambar 2.6 Model EOI

Gambar 2.6 Model EOI

46

Masalah dasar pada metode ini adalah bagaimana menentukan interval

pesanan (T) dan maximum inventory level (E) yang diinginkan. Economic order

interval dapat diperoleh untuk meminimumkan total biaya tahunan. Jika biaya

kekurangan barang (stockout cost) tidak diijinkan, maka total biaya tahunannya

seperti terlihat pada gambar 2.7.

total biaya tahunannya seperti terlihat pada gambar 2.7. Gambar 2.7 Biaya Persediaan EOI Pada data yang

Gambar 2.7 Biaya Persediaan EOI

Pada data yang bersifat stochastic metode ini mempunyai beberapa

persamaan dalam perhitungannya seperti berikut :

1.

T * =

2 Co CcD
2
Co
CcD

Economic Order Interval

2.

SS = Zs

(*T +L)
(*T
+L)

Safety Stock

3.

4.

5.

E =+SS d (*T +L) I = SS + 1 (dT*) 2 D TOR =
E =+SS
d (*T
+L)
I = SS +
1
(dT*)
2
D
TOR =

I

6. QEI= − Co 7. TC T ( *) =++ ( SS 1 dT *)
6.
QEI=
Co
7.
TC T
(
*)
=++
(
SS
1
dT
*)
Cc
2
T *

2.3.3 Maximum - Minimum Systems (Min-Max)

Cara

kerja

Min-Max

System

ini

 

47

Maximum Inventory Level

Average Inventory Level

Turn Over Ratio

 

Order Quantity

Total Inventory Cost

 

yaitu

apabila

persediaan

telah

melewati batas-batas minimum dan mendekati batas safety stock maka re-

order harus dilakukan. Jadi batas minimum stock merupakan batas re-order

level. Batas maksimum adalah batas kesediaan perusahaan atau manajemen

untuk menginvestasikan uangnya dalam bentuk persediaan bahan baku. Jadi

dalam hal ini yang terpenting adalah batas minimum dan maximum untuk

dapat menentukan order quantity.

Pada data yang bersifat stochastic metode ini mempunyai beberapa

persamaan dalam perhitungannya seperti berikut :

1. SS =

D

Safety Stock

n

2. Min Stock = (DL) + SS

Minimum Stock

3.

Max Stock = 2( DL ) +

4.

Q

= Max Stock Min

5.

m

=

D

 

Q

6.

TW

=

1

=

W

Q

 
 

m

D

7.

I = SS + (

1 2
1 2

.)Q

8.

TOR =

D

 

I

9.

(

TC Min

)

−= Max

D

Q

2.4 Simulasi

Simulasi

merupakan

SS

Stock

Co

+

CcD

salah

satu

 

48

Maximum Stock

Order Quantity

Banyak Pemesanan

Interval Pesanan

Average Inventory Level

Turn Over Ratio

Total Inventory Cost

cara

untuk

memecahkan

berbagai

persoalan yang dihadapi di dunia nyata. Pendekatan yang digunakan untuk

memecahkan

berbagai

masalah

yang

mengandung

ketidakpastian

dan

kemungkinan jangka panjang yang tidak dapat diperhitungkan dengan seksama

adalah dengan simulasi. Simulasi dapat diartikan sebagai suatu sistem yang

digunakan

untuk

memecahkan

atau

menguraikan

persoalan-persoalan

dalam

kehidupan

nyata

yang

penuh

dengan

ketidakpastian

dengan

tidak

atau

menggunakan model atau metode tertentu dan lebih ditekankan pada pemakaian

komputer untuk mendapatkan solusinya.

49

Pada pendekatan simulasi, untuk menyelesaikan berbagai persoalan yang

rumit akan lebih mudah dilakukan bila dimulai dengan membangun model

percobaan dari suatu sistem. Untuk melakukannya kita perlu memperhatikan tiga

unsur penting dalam pemodelan simulasi, yaitu system, entities, attributes.

Ada berbagai keuntungan yang bisa diperoleh dengan memanfaatkan

simulasi, yaitu sebagai berikut :

1)

Compress Time (Menghemat Waktu)

 

Kemampuan di dalam menghemat waktu ini dapat dilihat dari pekerjaan yang

bila

dikerjakan

akan

memakan

waktu

tahunan

tetapi

kemudian

dapat

disimulasikan hanya dalam beberapa menit, bahkan dalam beberapa kasus

hanya dalam hitungan detik. Kemampuan ini dapat dipakai oleh para peneliti

untuk melakukan berbagai pekerjaan desain operasional yang mana juga

memperhatikan bagian terkecil dari waktu untuk kemudian dibandingkan

dengan yang terdapat pada sistem yang nyata berlaku.

 

2)

Expand Time (Dapat Melebarluaskan Waktu)

Hal ini terlihat terutama dalam dunia statistik di mana hasilnya diinginkan

dapat tersaji dengan cepat. Simulasi dapat digunakan untuk menunjukkan

perubahan struktur dari suatu Sistem Nyata (Real System) yang sebenarnya

tidak

dapat

diteliti

pada

waktu

yang

seharusnya

(Real

Time).

Dengan

demikian simulasi dapat membantu mengubah Real System hanya dengan

memasukkan sedikit data.

 

50

3) Control

Sources

of

Variation

(Dapat

Mengawasi

Sumber-Sumber

yang

Bervariasi)

Kemampuan pengawasan dalam simulasi ini tampak terutama apabila analisa

statistik

digunakan

untuk

meninjau

hubungan

antara

variabel

bebas

(independent) dengan variabel terkait (dependent) yang merupakan faktor-

faktor yang akan dibentuk dalam percobaan. Hal ini dalam kehidupan sehari-

hari merupakan suatu kegiatan yang harus dipelajari dan ditangani dan tidak

dapat diperoleh dengan cepat.

Dalam simulasi pengambilan data dan pengolahannya pada komputer, ada

beberapa sumber yang dapat dihilangkan atau sengaja ditiadakan. Untuk

memanfaatkan

kemampuan

ini

peneliti

harus

mengetahui

dan

mampu

menguraikan

sejumlah

input

dari

sumber-sumber

yang

bervariasi

yang

dibutuhkan oleh simulasi tersebut.

4) Error

in

Measurement

Perhitungan)

Correction

(Mengoreksi

Kesalahan-Kesalahan

Dalam prakteknya, pada suatu kegiatan ataupun percobaan dapat saja muncul

ketidakbenaran dalam mencatat hasil-hasilnya. Sebaliknya, dalam simulasi

komputer jarang ditemukan kesalahan perhitungan terutama bila angka-angka

yang diambil dari komputer secara teratur dan bebas. Komputer mempunyai

kemampuan untuk melakukan penghitungan dengan akurat.

5)

Stop Simulation and Restart (Dapat Dihentikan dan Dijalankan Kembali)

51

Simulasi komputer dapat dihentikan untuk kepentingan peninjauan ataupun

pencatatan semua keadaan yang relevan tanpa berakibat buruk terhadap

program

simulasi

dihentikan

begitu

tersebut.

Dalam

dunia

saja.

Dalam

simulasi

nyata,

percobaan

tidak

dapat

komputer,

setelah

dilakukan

penghentian maka kemudian dapat dengan cepat dijalankan kembali (restart)

6)

Easy to Replicate (Mudah Diperbanyak)

Dengan simulasi komputer percobaan dapat dilakukan setiap saat dan dapat

diulang-ulang. Pengulangan dilakukan terutama untuk mengubah berbagai

komponen dan variabelnya, seperti dengan perubahan pada parameternya,

perubahan pada kondisi operasinya, ataupun dengan memperbanyak output.

Di

dalam

mempelajari

sistem

dari

suatu

persoalan

yang

harus

diselesaikan,

diperlukan

metode

ataupun

model

untuk

menguraikan

sistem

tersebut. Apabila memungkinkan maka analisis unntuk menyelesaikan persoalan

tersebut dapat dilakukan sepanjang persoalan itu dapat dievaluasi dan untuk

melaksanakannya tidak banyak membutuhkan waktu. Untuk keperluan yang lebih

mendalam, seperti untuk membuat Reproduksi Sistem Tingkah Laku, solusi

analitis mungkin tidak dapat diperoleh. Untuk mengatasi hal ini, salah satu

pendekatan yang dapat digunakan adalah dengan Sistem Simulasi.

Konsep sistem simulasi muncul dan dilaksanakan pada permulaan tahun

1950-am. Konsep ini muncul sebagai akibat dari terjadinya berbagai perubahan di

52

dalam memandang persoalan, di mana suatu persoalan dianggap dapat diuraikan

menurut bagian-bagian yang berinteraksi secara simultan.Perubahan-perubahan

semacam ini secara nyata dapat diamati dalam percobaan. Sistem simulasi

memberikan hasil yang layak (feasible), di mana hasilnya dapat diperoleh dengan

cepat.

 

Simulasi juga memberikan kemungkinan untuk mengerjakan seluruh

bagian

dalam

sistem

analisis

yang

sebenarnya

merupakan

persoalan

yang

kompleks yang harus dikerjakan dengan analisis. Dengan demikian hal ini

merupakan keharusan didalam mempelajari interaksi di antara bagian atau unsur-

unsur suatu sistem. Di dalam sistem simulasi terdapat suatu deskripsi dari

alternatif-alternatif yang dapat memberikan gambaran yang lebih baik.

2.4.1 Simulasi Monte Carlo

Simulasi

Monte

Carlo

dikenal

juga

dengan

istilah

Sampling

Simulation atau Monte Carlo Sampling Technique. Sampling Simulation ini

menggambarkan kemungkinan penggunaan data sampel dalam metode Monte

Carlo

dan

juga

sudah

dapat

diketahui

atau

diperkirakan

distribusinya.

Simulasi ini menggunakan data yang sudah ada (historical data) yang

sebenarnya dipakai pada simulasi untuk tujuan lain. Dengan kata lain apabila

menghendaki simulasi yang mengikutsertakan random dan sampling dengan

distribusi

probabilitas

yang

dapat

diketahui

dan

ditentukan,

maka

cara

simulasi monte carlo ini dapat dipergunakan.

 

53

Metode

Monte

Carlo

menghendaki

pengembangan

percobaan-

percobaan

secara

sistematis

dengan

menggunakan

Random

Number.

Pengertian random di sini menunjukkan bahwa algoritma tersebut akan

menghasilkan suatu angka yang akan berperan dalam pemunculan angka yang

akan keluar dalam proses di komputer. Dengan kata lain suatu angka yang

diperoleh

merupakan

angka

penentu

bagi

angka

random

berikutnya.

Demikianlah seterusnya. Walaupun random number ini saling berkaitan

namun angka-angka yang muncul dapat berlain-lainan.

Metode

simulasi

Monte

Carlo

ini

cukup

sederhana

didalam

menguraikan ataupun menyelesaikan persoalan, termasuk dalam penggunaan

program-programnya di komputer.

Dalam kesederhanaan cara, simulasi ini memberikan tiga batasan

dasar yang perlu diperhatikan, yaitu :

1.

Apabila

suatu

persoalan

sudah

dapat

diselesaikan

atau

dihitung

jawabannya secara matematis dengan tuntas maka hendaknya jangan

menggunakan simulasi ini. Itu berarti apabila persoalan dapat di research

(Quening Theory, Integer Programming dan lain-lain) simulasi ini tidak

perlu digunakan lagi, kecuali perancangan-perancangan itu memerlukan

perkiraan tertentu.

 

2.

Apabila

sebagian

persoalan

tersebut

dapat

diuraikan

secara

analitis

dengan baik, maka penyelesaiannya lebih baik dilakukan secara terpisah,

yaitu sebagian dengan cara analitis dan yang lainnya dengan simulasi

54

Monte Carlo untuk kemudian disusun kembali keseluruhannya sebagai

penyelesaian akhir. Ini berarti teknik sampling dari simulasi Monte Carlo

ini hanya dapat digunakan apabila betul-betul dibutuhkan.

3.

Apabila

mungkin

maka

Kadangkala

simulasi

ini

dapat

digunakan

simulasi

dibutuhkan

apabila

dua

perbandingan.

sistem

dengan

perbedaan-perbedaan pada parameter, distribusi cara-cara pelaksanaanya.

Simulasi dapat digunakan pada situasi ketika data historis yang

dimiliki tidak cukup banyak untuk melakukan peramalan yang akurat atau

peramalan tersebut tidak menghasilkan data yang cukup valid pada dunia

nyata. Simulasi ini juga dapat diterapkan pada suatu sistem persediaan untuk

demand yang bersifat stochastic (tidak pasti). Berikut adalah macam-macam

simulasi persediaan :

1. Perpetual Inventory Simulation (untuk metode EOQ)

2. Periodic Inventory Simulation (untuk metode EOI)

3. Min-Max Inventory Simulation (untuk metode Min-Max)