Tema 14. Intranets

Departamento de Informtica UEx
Autopistas de la Informacin
rea de Ingeniera Telemtica Departamento de Informtica de la UEx
Tema 14. Intranets

Contenido:
LMMB lorenzom@unex.es
Tema 14. Intranets / 1
1. INTRODUCCIN QU ES UNA INTRANET Y EN QU SE DIFERENCIA DE INTERNET? PARA QUIN SE DISEA Y CONSTRUYE UNA INTRANET EN UNA EMPRESA? QU TIPO DE INFORMACIN ESTAR DISPONIBLE EN UNA INTRANET? QUIN SE ENCARGA DE GESTIONAR LA INTRANET? CMO SE ORGANIZAN LOS SERVIDORES DE LA INTRANET? QUIENES USARN LA INTRANET, Y QUERRN HACERLO? INTRANET VS INTERNET FACILIDAD DE USO COMPARTIDO DE INFORMACIN DENTRO DE LA ORGANIZACIN. USO DE TECNOLOGA PROBADA Y ESTABLE. USO DE SERVICIOS Y HERRAMIENTAS COMUNES Y SIMPLES DE UTILIZAR. RPIDA ABSORCIN DE MEJORAS EN INTERNET. ... DESTINATARIOS DE LA INTRANET SERVICIOS PROPORCIONADOS POR LA INTRANET SERVICIOS DE RECURSOS HUMANOS. SERVICIOS MATERIALES Y LOGSTICOS. SERVICIOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN. Servicios de recursos humanos NORMAS DE LA EMPRESA, PLANES DE PENSIONES, SEGUROS, NMINAS, VACACIONES, ... TABLONES DE ANUNCIO DE LA EMPRESA PARA NOTIFICACIONES OFICIALES. EXPEDIENTES DE EMPLEADOS. BOLETN INFORMATIVO. DOCUMENTOS DE GESTIN (CONTRATOS, DESPIDOS, ...) Servicios materiales y logsticos LISTADO ACTUALIZADO DEL MATERIAL DISPONIBLE EN CADA MOMENTO, PARA SU USO. PLANOS DE LAS DISTINTAS SECCIONES, PARTES, ETC. DE UNA ORGANIZACIN. LISTADOS DE LOS EMPLEADOS, TELFONOS, CORREOS, LOCALIZACIN, ETC. LISTA DE FORMULARIOS PARA EL PROCESO NORMAL DE BSQUEDA Y ACTUALIZACIN DE INVENTARIOS, PETICIN DE MATERIAL, ETC. TODO
ELLO DEBIDAMENTE ENSAMBLADO A LAS APLICACIONES INFORMTICAS CORRESPONDIENTES.
Servicios de sistemas de informacin IMPLEMENTACIN DE UN SERVICIO DE SOPORTE A LOS PROBLEMAS TPICOS DE LOS USUARIOS VA WEB, DE TAL FORMA QUE ESTOS PUEDEN
ENCONTRAR LA SOLUCIN A SU PROBLEMA NAVEGANDO POR FORMULARIOS ENLAZADOS.
LMMB lorenzom@unex.es Tema 14. Intranets / 2
1.Introduccin
Las preguntas claves son: o Qu es una Intranet y en qu se diferencia de Internet? o Para quin se disea y construye una Intranet en una empresa? o Qu tipo de informacin estar disponible en una Intranet? o Quin se encarga de gestionar la Intranet? o Cmo se organizan los servidores de la Intranet? o Quienes usarn la Intranet, y querrn hacerlo?
Intranet vs Internet
El trmino Intranet hace referencia al uso interno que realiza una organizacin de la tecnologa propia de Internet (TCP/IP, Web, ...) para compartir datos y documentacin de una manera eficiente. El ncleo de la Intranet es el servicio Web, aunque a travs de l o de manera independiente, se prestan otros servicios (transferencia de ficheros, comunicaciones en lnea, correo, noticias, ...) La Intranet pretende facilitar la comunicacin de informacin entre los empleados de una organizacin. La primera Web (CERN) era una Intranet. Ventajas de uso de una Intranet: o Facilidad de uso compartido de informacin dentro de la organizacin. o Uso de tecnologa probada y estable. o Uso de servicios y herramientas comunes y simples de utilizar. o Rpida absorcin de mejoras en Internet. o ...
Destinatarios de la Intranet
Los destinatarios de la Intranet son personal de la propia organizacin (empleados de distintos tipos y categoras). A diferencia de los destinatarios de Internet, que son el pblico en general. Esto hace que el contenido de la Intranet difiera notablemente del de Internet. Por ello, en la mayor parte de los casos, la organizacin va a tener un servidor Web para Internet y otro diferente para la Intranet (o bien una zona privada).
Servicios proporcionados por la Intranet

En una organizacin nos podemos encontrar con distintos aspectos de negocio. La organizacin prestar servicios de uno o ms tipo para los empleados: o Servicios de recursos humanos. o Servicios materiales y logsticos. o Servicios de sistemas de informacin.
Servicios de recursos humanos
Se trata de los servicios tpicos de gestin de personal: o Normas de la empresa, planes de pensiones, seguros, nminas, vacaciones, ... o Tablones de anuncio de la empresa para notificaciones oficiales. o Expedientes de empleados. o Boletn informativo. o Documentos de gestin (contratos, despidos, ...)
Servicios materiales y logsticos
Se trata de los bienes que las organizaciones ponen a disposicin de sus empleados para el desarrollo de su trabajo. La Intranet puede ayudar, mediante: o Listado actualizado del material disponible en cada momento, para su uso. o Planos de las distintas secciones, partes, etc. de una organizacin. o Listados de los empleados, telfonos, correos, localizacin, etc. o Lista de formularios para el proceso normal de bsqueda y actualizacin de inventarios, peticin de material, etc. Todo ello debidamente ensamblado a las aplicaciones informticas correspondientes.
Servicios de sistemas de informacin
El departamento de servicios de informacin (departamento de informtica, u otro nombre) se encarga del procesamiento de informacin, de la gestin de los sistemas informticos, etc. Este departamento estar al servicio de los restantes, y su funcionamiento es bsico para el correcto operar de los mismos. Algunas ideas interesantes en relacin a la Intranet: o Implementacin de un servicio de soporte a los problemas tpicos de los usuarios va Web, de tal forma que estos pueden encontrar la solucin a su problema navegando por formularios enlazados.
o Uso de tecnologa de conexin con bases de datos para permitir el acceso a las mismas mediante formularios Web, en lugar de tener que usar las interfaces de usuario de las aplicaciones. o Comparticin de documentos va Web, relacionados con la gestin de la organizacin o con su actividad.
2.Encargados de una Intranet

El diseo y construccin de la Intranet de una organizacin no va a ser responsabilidad exclusiva del departamento de informtica. La informtica distribuida, base de una Intranet, sugiere un diseo y construccin mucho ms abierto, en el que intervengan la mayor parte de los involucrados. Cualquiera puede poner en marcha un servidor Web, sin necesidad de poseer demasiados conocimientos. Sin embargo, hay argumentos poderosos para controlar este proceso: o Uniformidad en el diseo y funcionamiento de la Intranet. o Control sobre el contenido. o Control sobre la evolucin de la Intranet. Nos encontramos, por tanto, con distintos modelos de organizacin de una Intranet, con sus ventajas e inconvenientes: o Modelo centralizado o Modelo descentralizado o Modelo mixto
Modelo centralizado
En este modelo se cuenta con un nico servidor Web administrado por un grupo concreto dentro de la organizacin, y con un proceso bien definido para la incorporacin de cualquier cambio en el servidor. El contenido de la Web lo realiza el grupo de gestin del servidor a peticin de los distintos componentes de la organizacin. Este enfoque es prudente y adecuado. Simplifica la organizacin del servidor y su gestin. Garantiza la uniformidad de contenidos, la estabilidad de los mismos, y por tanto, ofrecer una imagen buena a los usuarios. Por otra parte: o Se opone a las tendencias actuales en informtica (distribucin). o El proceso de actualizacin del servidor puede verse asfixiado por la burocracia. o Se puede sobrecargar el servidor. Tanto para su actualizacin como para su acceso en general.
o Si se produce un fallo en el servidor, toda la Intranet dejara de estar disponible.
Modelo descentralizado
En este modelo, cualquier componente de la organizacin es libre de montar su propio servidor Web, y de gestionar sus contenidos. Tcnicamente, esto es perfectamente viable teniendo en cuenta las capacidades hardware y software de los computadores personales actuales. Aspectos positivos: o Cada componente de la organizacin es especialista en sus actividades y por tanto, tendr bastante ms claro qu, cundo y cmo compartir informacin. o La informacin se puede actualizar ms rpidamente, pues no hay que pasar ningn proceso burocrtico. Aspectos negativos: o Anarqua de contenidos: duplicidad, huecos, etc. o Anarqua de organizacin: cada servidor organizar la informacin de su propia forma, lo cual pueda complicar la tarea de encontrar algo concreto.
Modelo mixto
En la mayor parte de los casos, se optar por este tipo de solucin, con un servidor Web central, principal, con la mayor parte de los contenidos de la organizacin, junto con la libertad para que grupos concretos monten su propio servidor, destinado a contener informaciones concretas. De esta forma se trata de obtener las ventajas de los enfoques centralizado y distribuido, evitando en la medida de los posible los inconvenientes de ambos.
3.Diseo y trazado de una Intranet

Vamos a centrarnos a continuacin en el diseo bsico de la Intranet y en el diseo y organizacin de los contenidos de la misma. El proceso de diseo seguir los pasos: o Declaracin de intenciones o Metas de implementacin o Desarrollo de los fines y objetivos o Diseo y trazado de la Web
Declaracin de intenciones
El primer paso es escribir una Declaracin de Intenciones para la Intranet. Esta declaracin incluir, como indica su nombre, una relacin de lo que se pretende con la puesta en marcha de la Intranet. Para realizar esta declaracin, tendremos en cuenta las posibilidades comentadas anteriormente: o Proporcionar a los consumidores informacin sobre sus beneficios como empleados. o Facilitar a los consumidores el acceso a una base de datos de bsqueda de informacin de soporte tcnico para el hardware y el software de PC. o Proporcionar a los consumidores una interface Web para el acceso a la base de datos de inventario y de pedidos de la empresa. o Utilizar la tecnologa Web para permitir a los consumidores compartir ficheros de datos de aplicaciones comunes. Cada aspecto es concreto, pero abierto a interpretaciones.
Metas de implementacin
Se trata de concretar los aspectos incluidos en la declaracin de intenciones, fijando unos objetivos especficos. Por ejemplo, en relacin con el apartado destinado a los beneficios de los empleados de la declaracin de intenciones anterior, podemos enunciar las siguientes metas: o Informacin sobre los seguros mdicos. o Ofertas de empleos resumidas, junto con la posibilidad de acceder a toda la informacin de las mismas. o Permitir a los empleados realizar cambios en los datos personales de los mismos (direccin, estado civil, etc.) o Incluir una aplicacin de simulacin de pensiones, que permita a los empleados averiguar cuanto cobrarn. De esta forma se obtendr una lista de tareas que debern ser implementadas, organizadas y se tendr que decidir como operarn.
Desarrollo de los fines y objetivos

Al realizar las dos tareas anteriores, hay que tener en cuenta que la Web necesita un rodaje. A medida que los usuarios comiencen a utilizarla, surgirn nuevas ideas, mejoras, cambios, eliminaciones, etc.
Por tanto, no es conveniente realizar una planificacin esttica, sino todo lo contrario: abierta a las modificaciones. Es decir, el desarrollo de los fines y objetivos debe ser progresivo, y ajustarse a las necesidades y el uso que de la Web hagan los usuarios.
Diseo y trazado de la Web

A continuacin se procede al proceso de diseo y trazado de la Intranet. El proceso de diseo se divide en: o Diseo lgico. o Diseo fsico.
Diseo lgico de la Intranet
En este apartado se trata de ordenar la informacin de la Intranet de acuerdo a un plan general. Hay que realizar un trazado organizativo, que sigua la propia estructura de la informacin a incluir en la Intranet. Para ello se partir de la declaracin de intenciones. Aqu es importante aplicar una estructura jerrquica, que organice las distintas informaciones y las agrupe de una forma coherente. (Esta estructura jerrquica se trasladar posteriormente a un rbol de pginas enlazadas). Hay que mantener un equilibrio entre la divisin y organizacin jerrquica y la accesibilidad de los contenidos, de forma que los usuarios no se pierdan en un mar de enlaces para localizar una informacin concreta.
Diseo fsico de la Intranet
El diseo fsico parte del diseo lgico, pero se puede plasmar de distintas formas. En el diseo fsico tambin influye de manera muy significativa si se ha optado por un modelo centralizado o distribuido: o En un modelo centralizado, todas las pginas residirn en un nico servidor. o En un modelo descentralizado, todos estos aspectos de diseo no sern necesarios, pues cada propietario de un servidor ser libre de realizar su propia organizacin. El servidor Web principal puede limitarse a mantener un ndice de acceso a los distintos servidores particulares. o En un modelo mixto, podemos optar por diversos tipos de diseo fsico. Por ejemplo, el servidor principal puede enlazar con los servidores de cada uno de los departamentos. En el diseo fsico
habra que dividir y repartir los contenidos entre los distintos servidores delegados.
4.Vendiendo la Intranet
Cuando se realizan cambios en las actividades de los usuarios de cualquier organizacin, siempre es importante vender esos cambios de la manera ms convincente posible. Evidentemente, esto es muy importante en cualquier tipo de actividad informtica, incluyendo la Intranet. En el caso de la Intranet, basada en la tecnologa Web, la cuestin es relativamente sencilla, pues la Web cada vez es ms importante, y los usuarios estn muy interesados en su uso.
Delimitando los consumidores de la Intranet

Los usuarios de la Intranet sern los empleados que dispongan de acceso a un computador. Pero de este grupo, es conveniente realizar una clasificacin en las distintos categoras, que probablemente accedern normalmente a distintas partes de la Intranet. Esto ser til para mejorar el diseo, la estructura y los contenidos de la Web. Otro aspecto importante a tener en cuenta es las caractersticas del hardware y del software de cada uno de los computadores de los empleados. Generalmente, habr diferencias en estos aspectos. Es conveniente que la Web pueda ser usada por todos. Es muy interesante el uso de Grupos de convergencia (grupos de usuarios que prueban la Web mientras esta se pone en marcha). Se mejora la misma y se involucra a los usuarios. Tambin es interesante el uso de maquetas y prototipos previos a la versin final.
5.Otros servicios de la Intranet

El ncleo de la Intranet es el servicio Web, y todo lo que puede contener, pues permitir proporcionar el mximo de informacin y de soluciones a los problemas de comparticin de informacin de la organizacin. Sin embargo, Internet presta un catlogo muy amplio de servicios, de naturaleza muy diferente, tiles para solucionar diferentes problemas. Evidentemente, estos servicios se pueden aplicar en la mayor parte de los casos en una Intranet.
La tendencia en Internet, y por tanto, tambin en las Intranets es a la integracin de todos estos servicios en la Web, de forma que los usuarios se encuentran con una nica interface de acceso a todos los servicios. En cualquier caso, habr que instalar, configurar y administrar servidores de algunos de estos servicios. Todo ello exigir una planificacin de cada servicio. Podemos destacar los siguientes servicios por su ms que posible utilidad en una Intranet: o Correo electrnico. Normalmente, si la organizacin est conectada a Internet, el correo electrnico se utilizar tanto dentro como fuera de la Intranet, y deber estar configurado para ello. Sin embargo, tambin puede ser interesante instalar y configurar un sistema de correo propio y diferente para la Intranet. o Chats. Este servicio puede ser muy interesante en el seno de una Intranet, pues puede constituirse en una alternativa al uso del telfono internamente. o Noticias, Transferencia de Ficheros, etc. Estos servicios se pueden prestar desde la Web, de una manera bastante eficiente y sencilla, por lo que normalmente se integrarn en la Web de la Intranet.
6.Conexin de la Intranet a Internet

Generalmente, no es una buena idea mezclar los contenidos de una Intranet con el acceso a Internet. Esto se debe a que la Intranet se ha diseado con unos propsitos muy claros de acceso interno a la misma, que nada tienen que ver con Internet. Por tanto, se recomienda que la construccin de la Intranet y la construccin del servidor Web de internet de una organizacin sean procesos separados. Esto tiene mucho sentido por muchas razones: o Los contenidos de la Intranet y del servidor de internet sern diferentes, pues sus consumidores tambin los son. o Normalmente, el contenido del servidor de Internet representar una pequea parte del contenido de la Intranet. o Mucha informacin de la Intranet no debe salir de sta, y en ningn caso debe ser accesible desde internet. o El servidor de Internet, por el hecho de estar conectado a esta red, est expuesto a la posibilidad de sufrir un ataque; esto no debe ocurrir con el servidor de la Intranet.
Se recomienda que el servidor de Internet sea diferente del servidor de la Intranet. El primero ser accesible desde internet, mientras que el segundo slo ser visible desde dentro de la organizacin. Sera conveniente proteger el servidor de Internet con un cortafuegos debidamente configurado. El servidor de la Intranet, en la medida de lo posible debera estar fuera de la red accesible desde internet. Si esto no fuera viable, debera estar protegido con un cortafuegos, dentro de una zona privada. Configuracin de ejemplo: Red Intranet privada.
Router
Intranet Internet
Servidor Web Intranet
Servidor Web
Configuracin de ejemplo: Red Intranet privada conectada a Internet.

Router
Intranet Cortafuegos Cortafuegos
Internet
Servidor Web Servidor Web Intranet
7.Referencias
Scott Zimmerman Intranet con Windows NT 4 Prentice Hall, 1997 John December, Neil Randall The World Wide Web 1996 Unleashed Editorial Sams.net, 1996.
John R. Levine, Carol Baroudi Los secretos de INTERNET Editorial Anaya Multimedia, 1995. Beatriz Parra Prez INTERNET en Espaa Editorial Anaya Multimedia, 1996. http://www.rediris.es/doc/rfcs: RFC XXX. Intranets.

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