PROCEDIMENTOS PARA O PORTAL DO CADASTRO

INSCRIO A empresa nacional e estrangeira fornecedora de bens classificados como RQT e NRQT e/ou prestadora de servios interessada na inscrio no Cadastro Corporativo da Petrobras, deve faz-lo unicamente atravs do Portal do Cadastro, acessando o site da Petrobras (www.petrobras.com.br), opes Canal Fornecedor e Portal de Cadastro. a. Primeiro Contato Ao acessar pela primeira vez o site do Portal de Cadastro da Petrobras, a empresa pretendente ao cadastro ou j cadastrada, dever preencher seu CNPJ (somente fornecedor nacional), sua Razo Social, e um e-mail com o qual se realizar o contato entre a empresa e o Cadastro de Fornecedores. Dever, ainda, cadastrar uma senha inicial. Aps o registro da senha, a empresa poder sair e retornar ao Portal quando desejar, permitindo-lhe continuar o preenchimento dos seus dados gerais ou alterar aqueles j informados. b. Seleo das Famlias de Materiais e/ou Servios Nota: esta etapa do procedimento deve ser desprezada pelos fornecedores j cadastrados corporativamente oriundos da migrao de sistemas antigos. Durante o primeiro acesso ou posteriormente, a empresa deve continuar o preenchimento dos seus dados gerais: b.1. Seleo do tipo de fornecedor: a empresa deve selecionar o tipo de fornecedor no qual se enquadra (fabricante, prestador de servios, revendedor, distribuidor, ou combinao destes). No caso de distribuio e/ou revenda deve, necessariamente, informar o CNPJ do(s) fabricante(s) dos produtos/equipamentos do(s) qual(is) pretende comercializar. Tabela dos tipos de fornecedores e critrios para cadastramento b.2. Seleo das famlias: o fornecedor de bens deve selecionar as famlias de materiais que deseja comercializar com a Petrobras. O fornecedor de servios deve selecionar as famlias de servios que deseja prestar Petrobras. Aps a seleo, o sistema indicar os requisitos tcnicos exigidos para o fornecimento/prestao da famlia selecionada. Famlias de Materiais RQT e seus requisitos para cadastramento Famlias de Materiais NRQT Nota: aquele fornecedor que no possuir qualquer um dos requisitos especficos exigidos pela famlia, no poder requerer sua inscrio na respectiva famlia, devendo desmarc-la. b.3. Comprovao inicial: para cada famlia de bem ou servio selecionada, o fornecedor dever anexar documento(s) que comprove(m) a sua experincia no fornecimento/execuo da referida famlia. Os fornecedores de bens RQT devem anexar tambm, cpia digitalizada do Certificado ISO 9001:2000. Nota: a comprovao inicial objetiva verificar se a empresa pretendente ao cadastro possui experincia e tradio no fornecimento dos bens e/ou prestao dos servios nos quais est se

inscrevendo. Em etapas futuras do cadastramento sero exigidos documentos especficos para cada famlia selecionada. b.4. Ao selecionar as famlias que pretenda fornecer/prestar, o Portal do Cadastro indica automaticamente o rgo de Cadastramento ao qual o fornecedor estar vinculado, e com o qual se dar o seu relacionamento referente a assuntos de cadastro. Organizaes de Compras para Cadastramento Centralizado c. Carta de Compromisso c.1. Aps preenchimento de seus dados e escolha das famlias de materiais e/ou servios, o fornecedor dever ler a Carta de Compromisso e clicar no boto correspondente a sua opo: concorda ou no concorda. A Carta de Compromisso possui trs objetivos: formalizar a concordncia da empresa em participar do Portal do Cadastro e fornecer as informaes necessrias ao seu processo de avaliao; manifestar a sua anuncia para que os dados fornecidos nas respostas do questionrio relativo aos indicadores do Critrio de Responsabilidade Social, sejam disponibilizados para o Instituto Ethos de Responsabilidade Social, visando a formao de parmetros de avaliao das empresas em conformidade com os indicadores Ethos: e designar seu representante para fins de coordenao na execuo do preenchimento dos questionrios (relatrios) do Portal de Cadastro e para o acompanhamento das atividades desenvolvidas durante o processo de avaliao. c.2. A Carta de Compromisso deve ser impressa e assinada pelo responsvel pela empresa ou pessoa autorizada, devidamente identificado (nome e cargo), anexando o documento capaz de comprovar a sua vinculao com a empresa e autoridade para faz-lo, e enviada para o rgo de cadastramento correspondente, indicado pelo Portal (item b.3). A empresa ter 30 (trinta) dias corridos, contados a partir da sua concordncia em participar do Portal de Cadastro para enviar a Carta de Compromisso. c.3. Aps o recebimento da Carta de Compromisso e confirmados os dados previamente cadastrados, questionrios sero montados automaticamente contendo os indicadores pertinentes aos Critrios de Cadastramento em conformidade com as informaes prestadas. Ser encaminhado e-mail empresa comunicando que acesso aos questionrios est liberado para preenchimento e informando sua senha para acesso. d. Preenchimento do Relatrio de Avaliao O Relatrio de Avaliao composto de pastas referentes a cada um dos cinco Critrios de Cadastramento (Tcnico, Econmico, Legal, SMS e Gerencial/Responsabilidade Social) e contm os indicadores correspondentes a estes critrios. Cada indicador se divide nos ndices (questes) correspondentes comprovao de seu atendimento. Somente aparecem para o fornecedor os indicadores e ndices correspondentes ao conjunto de itens de bens e/ou servios em que a empresa pretende fornecer e/ou prestar Petrobras. A empresa deve iniciar o preenchimento dos questionrios, respondendo s perguntas de cada critrio e anexando a documentao necessria de forma eletrnica. A empresa pode, antes do fechamento do seu relatrio, interromper o seu preenchimento e retornar para sua alterao ou complementao. A partir do fechamento do relatrio, no sero mais consideradas as alteraes de dados para a fase atual de avaliao.

Nota: o preenchimento dos questionrios do Relatrio de Avaliao no implicar na inscrio automtica no Cadastro de Fornecedores da Petrobras. Tal evento depender de avaliao interna e de pareceres favorveis quanto s questes econmico-financeiros, jurdico-fiscais e tcnicos. d.1. Preenchimento. A empresa deve, inicialmente, preceder a leitura das instrues especficas de cada ndice/requisito, localizadas na barra inferior da tela do questionrio. Nos campos de cada ndice/requisito devem ser fornecidas as informaes correspondentes. Para facilidade de anlise, os dados inseridos nas tabelas devem ser ordenados de forma adequada. d.2. Vinculao de respostas a itens de bens ou servios. Existem dois tipos de ndices/requisitos: ndices/requisitos aplicveis a bens ou servios especficos. Neste caso, cada resposta dever ser vinculada aos bens ou servios correspondentes. ndices/requisitos aplicveis a todo e qualquer material ou servio prestado pela empresa. Neste caso no necessria qualquer informao alm da resposta do quesito.

d.3. Vinculao de anexos a ndices. As informaes prestadas no relatrio podem ser comprovadas mediante anexao de evidncias. Alguns anexos so de apresentao obrigatria, como por exemplo o Balano Patrimonial. A no anexao de comprovao de evidncias das informaes prestadas prejudica o resultado da avaliao da empresa, chegando a inviabiliz-la, no caso de requisito obrigatrio. d.4. Da documentao a ser anexada. Ao anexar a documentao para avaliao, a empresa dever observar os seguintes tpicos: Para dar validade e reconhecimento legal aos documentos obrigatrios referentes aos Critrios Legal e Econmico a serem digitalizados, a empresa poder utilizar processo de certificao digital de documento ou, aps sua digitalizao, enviar cpia do documento autenticada em cartrio para o rgo de Cadastramento correspondente, indicado pelo Portal (item b.3). Os documentos devero estar dentro do prazo de validade e conter a razo social e o endereo constantes na ltima alterao do contrato social ou equivalente. A validade das Certides, quando no mencionada no documento, ser considerada de 6 meses a partir da sua emisso. Os documentos obrigatrios emitidos por empresas estrangeiras devem ser notarizados, autenticados pelo consulado brasileiro no pas respectivo e traduzidos para o Portugus por tradutor pblico juramentado, se apresentados em outro idioma. Os carimbos, autenticaes e selos precisam estar visveis e sem rasuras para a validao do documento. Sero aceitas as certides emitidas por rgos Oficiais obtidas diretamente da Internet, sem a necessidade de autenticao. e. Fechamento da avaliao: Quando todos os itens obrigatrios do Relatrio de avaliao estiverem corretamente preenchidos, a empresa poder fech-lo e envi-lo Petrobras. A partir deste momento, no sero mais consideradas as alteraes de dados para a fase atual de avaliao. A empresa pode, entretanto, a qualquer tempo, atualizar seu relatrio, substituindo dados relevantes e/ou anexos com validade vencida (balanos, certides, certificados) ou acrescentando/alterando informaes importantes (novos certificados, aumento de capacidade

produtiva, novos equipamentos). Tais informaes sero periodicamente verificadas e consideradas na avaliao. As informaes contidas no relatrio passaro por uma pr-anlise onde sero verificadas pendncias e incorrees no preenchimento dos questionrios. No caso dessas divergncias serem constatadas, a empresa ser comunicada atravs de e-mail e os respectivos itens do relatrio sero reabertos para correo por um perodo de 10 (dez) dias corridos. Durante anlise das informaes, a empresa poder ser solicitada a agendar visita tcnica, quando pertinente, ou complementar alguma informao. Uma vez cumpridas e comprovadas todas as exigncias constantes do Relatrio a empresa ser cadastrada nos sistemas da Petrobrs e ter o CRCC emitido. AMPLIAO DE LINHA Para incluso de materiais e/ou servios na sua linha de fornecimento, as empresas j cadastradas devem acessar, a qualquer tempo, o Portal de Cadastro, e selecionar a opo correspondente. O fornecedor de bens deve selecionar as famlias de materiais que deseja comercializar com a Petrobras. No caso de distribuio e/ou revenda deve, necessariamente, informar o CNPJ do(s) fabricante(s) dos produtos/equipamentos do(s) qual(is) pretende comercializar. O fornecedor de servios deve selecionar as famlias de servios que deseja prestar Petrobras. O relatrio da empresa ser aberto e disponibilizado para que a empresa comprove os documentos referentes aos Critrios Tcnicos pertinentes (item d.) relativos aos materiais/servios a serem includos. Para incluso dos fornecimentos de um fabricante em sua linha de fornecimento, desde que este esteja cadastrado, distribuidores e revendedores devero anexar carta de credenciamento e compromisso de garantia de inspeo, emitidas pelo fabricante do material. Observar o item referente a Cadastramentos Especiais. RENOVAO Para renovar sua inscrio no Cadastro Corporativo da Petrobras, a empresa deve acessar o Portal de Cadastro, e selecionar a opo correspondente. O relatrio da empresa estar aberto e disponvel para preenchimento 30 (dias antes) do vencimento do CRCC, contendo todos os itens que devem ser atualizados. A empresa deve preencher os questionrios, responder s perguntas de cada critrio e anexar a documentao necessria de forma eletrnica.