HOJAS DE CLCULO

Microsoft Office Excel, ms conocido como Microsoft Excel, es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Historia Microsoft comercializ originalmente un programa de hoja de clculo llamado Multiplan en 1982, que se convirti muy popular en los sistemas CP/M , pero en los sistemas MS-DOS perdi popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft public la primera versin de Excel para Mac en 1985, y la primera versin de Windows (numeradas 2-05 en lnea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecucin de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y en 1988 Excel haba comenzado a vender 1-2-3 y esto ayud a Microsoft a alcanzar la posicin de los principales desarrolladores de software para PC. Este logro, destronando al rey del mundo del software, solidific a Microsoft como un competidor vlido y mostr su futuro de desarrollo del software GUI. Microsoft empuj su ventaja con nuevas versiones regulares, cada dos aos. La versin actual para la plataforma Windows es Excel 12, tambin denominada Microsoft Office Excel 2007. La versin actual para Mac OS X es la plataforma Microsoft Excel 2008. A principios de 1993, Excel se convirti en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tena a la venta de un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero. Como resultado de la controversia Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurdicos. Sin embargo, con el tiempo esta prctica ha sido ignorada, y Microsoft aclar definitivamente la cuestin cuando se adquiri la marca del otro programa. Microsoft tambin alent el uso de las letras XL como abreviatura para el programa, mientras que ste ya no es comn, el icono del programa en Windows todava consiste en una estilizada combinacin de las dos letras, y la extensin de archivo por defecto del formato Excel es .xls. Excel ofrece muchas interfaces de usuario ajustadas a las mas nuevas hojas de clculo electrnico, sin embargo, la esencia sigue siendo el mismo que en la hoja de clculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una frmula, con relativas o absolutas referencias a otras celdas creo que son los cuadritos de cada uno de la pagina de excel Excel fue la primera hoja de clculo que permite al usuario definir la apariencia de las hojas de clculo (las fuentes, atributos de carcter y apariencia de las celdas). Tambin introdujo recomputacin inteligente de celdas, donde celdas

dependientes de otra celda que ha sido modificada, se actualizan al instante (programas de hoja de clculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando especfico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad grfica, y permite a los usuarios realizar la combinacin de correspondencia. Cuando Microsoft primeramente empaquet Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseo las GUIs de las aplicaciones para la coherencia con Excel, el asesino de aplicacin en el PC en el momento. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programacin basado en Visual Basic, que aade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar las funciones definidas por el usuario (UDF) para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexin a la aplicacin que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabacin de macros puede producir cdigo VBA para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatizacin de simples tareas. VBA permite la creacin de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creacin) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores aadieron soporte para los mdulos de clase permitiendo el uso de tcnicas de programacin bsicas orientadas a objetos. La funcionalidad de la automatizacin proporcionada por VBA causo a Excel convertirse en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tom medidas tardamente para prevenir el uso indebido mediante la adicin de la capacidad para deshabilitar las macros. Problemas e incompatibilidades Uno de los problemas ms notorios de este software de hoja de clculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de Fecha anteriores a dicho ao (como acontecimientos histricos). Esto viene desde las antiguas versiones de 16 bits, hasta la actual. 1 El 22 de Septiembre del 2007 se inform que la hoja de clculo Excel 2007 mostraba resultados errneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de nmeros, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra como resultado de la operacin 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales pares. Adems, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534. (tambin si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5, respectivamente).2 Microsoft inform en el blog de Microsoft Excel, 3 que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes especficos entre 65534.99999999995 y 65535, y seis valores entre 65535.99999999995 y 65536 (no incluye los enteros).

Cualquier clculo realizado con uno de estos valores se mostrar de modo incorrecto. El valor del clculo almacenado y pasado a otra celda es correcto, slo el valor mostrado estara errado. Sin embargo, en algunas instancias, como al redondear el valor con cero dgitos decimales, almacenar un valor incorrecto en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la lgica de informacin en pantalla de la versin 2007, y que no existe en las versiones anteriores. El 9 de octubre de 2007 Microsoft lanz un parche para este bug.4 Este problema tambin queda subsanado con la instalacin del Service Pack 1.

CONCEPTOS BASICOS

De forma predeterminada, un documento de hoja de clculo consta de tres hojas: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Cada hoja se divide en un mximo de 65.536 filas y 256 columnas. Las filas estn etiquetadas con nmeros, las columnas lo estn con letras. La interseccin de una fila y una columna se denomina celda. Una celda se identifica mediante una referencia compuesta por la letra de columna de la celda, seguida del nmero de fila de la celda. Por ejemplo, la referencia de una celda en la interseccin de la columna A y fila 2 es A2. Asimismo, la referencia del rango de celdas de la columna A a C y de las filas 1 a 5 es A1:C5.

FORMATOS DE CELDAS Podemos dar a nuestra hoja un aspecto bastante ms llamativo y hasta fcil de manejar utilizando diferentes formatos de letras, colores, fondos, etc. Existen varios botones en la barra de herramientas que permiten cambiar algunas de las caractersticas mencionadas:

No obstante, existe un men bastante completo desde donde podemos escoger o hasta modificar alguna caracterstica del formato de las celdas. 1.Accede a la opcin Formato - Celdas :

Desde aqu, podemos elegir los formatos para los nmeros, alineacin, tipo de letra o colores. Para colocar un formato a un grupo de celdas, stas deberan estar seleccionadas previamente. Cuando colocamos un formato cualquiera, por ejemplo formato Moneda, Bordes exteriores y color de letra azul, al salir del cuadro de dilogo podemos escribir y los datos aparecern ya con el formato escogido. 2. Accede a las pestaas superiores Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger para familiarizarte con su contenido. Finalmente, sal del cuadro de dilogo. Autoformato.- Otra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja que ya contenga datos, es con la opcin llamada Autoformato. Esta opcin nos lleva a un men desde donde podemos elegir entre varios modelos preestablecidos.

Alineacin de los datos.- Para alinear los datos de una celda tenemos los botones de la barra de herramientas:

Observa el efecto de cada una de ellas en una celda:

En la cuarta fila, para centrar en varias columnas hemos seleccionado previamente el rango B4:D4 y despus hemos pulsado en el botn Combinar y centrar. Este ltimo ejemplo se utiliza, sobre todo, para ajustar el texto cuando ste sobrepasa la anchura de una columna. Desde el cuadro que hemos visto anteriormente (Formato - Celdas) podemos tambin utilizar un tipo de alineacin ms especfica.

NOTA: como pensamos que esta leccin no tiene demasiada dificultad, no ofrecemos de momento prcticas paso a paso. T mismo puedes ir practicando lo que se est estudiando. Escribe algo en alguna celda o celdas y pruebas a cambiar su formato, alineacin, etc. Tipos y fuentes de letra.- Aparte de los botones tpicos de la barra de herramientas (negrita, subrayado, cursiva, fuente...) ya hemos visto que existe un cuadro de dilogo bastante ms completo desde el cual podemos cambiar el aspecto de una celda o rango.

Fuente de letra Tamao

Men Formato - Celdas Bordes, rellenos y color de letra.- Podemos establecer bordes para las celdas o rangos. Es importante no confundir los bordes desde las opciones que vamos a ver con los bordes de referencia que vemos normalmente en Excel. stos ltimos son, por defecto, de color gris y nos sirven para tener la referencia de las celdas. Podemos incluso ocultarlas o elegir a la hora de la impresin entre imprimirlas o no. En cambio, los bordes aadidos son, por defecto, negros y forman parte de los datos de la hoja a la hora de visualizarlos o imprimirlos.

Paleta desplegable de bordes---------Cuadro de dilogo de bordes

Podemos seleccionar el lado a marcar con un borde, el grosor, el color, si es horizontal, vertical o diagonal, etc. Paletas de relleno de color y color de letra Cuando introducimos nmeros en una hoja de clculo, el formato de las celdas es el General, es decir, nmeros sin ceros separadores de miles, ni formato monetario, y alineados a la derecha. Podemos darle a las celdas numricas formatos ms descriptivos y hasta ms complejos y personalizados. Para ello, tenemos una pequea barra de herramientas con los formatos ms utilizados, y tambin el cuadro de dilogo Formato -Celdas.

Sita el cursor sobre cada uno de ellos. Su significado es fcil. Desde el men de Formato - Celdas tambin podemos cambiar el formato de los nmeros accediendo a un completo men con numerosos formatos preestablecidos.