Putri Mamluatun Najah 125070305111001

Tugas FSM The ABC Method (Always Better Control) Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahanbahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini : Kelompok A B C Jumlah Item 20% 30% 50% 100% Jumlah Nilai 75% 20% 5% 100%

Putri Mamluatun Najah 125070305111001

Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat. ANALISA ABC digunakan untuk: 1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya dg mengatur pembelian yg lebih sering dan pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk obat kelas A 2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat klas A dan penyimpanan harus diperhatikan 3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya pengertian bahwa order yg besar untuk klas A harus dicatat secara ketat Par Stock System Par Stock System mensyaratkan bahwa tingkat jumlah tertentu ditetapkan untuk setiap item yang harus disimpan untuk memenuhi kebutuhan menu yang direncanakan dan setiap kondisi yang tidak terduga yang mungkin terjadi. Perintah ditempatkan di interval agar tetap teratur selama jangka waktu tertentu. Setiap kali tanggal pemesanan datang, saham yang cukup kemudian dibeli untuk mengisi pasokan yang ditentukan. Tingkat penggunaan setiap item harus hati-hati dalam merencanakan antara tanggal pemesanan. Par stock adalah standar perhitungan jumlah persediaan meterials dan supplies untuk menunjang jalannya operasional di housekeeping department. Adapun manfaat par stock antara lain : a) Untuk mengetahui seberapa besar jumlah materials & supplies yang dibutuhkan untuk operasional housekeeping department. b) Sebagai alat kontrol dalam operasional sehari-hari. c) Untuk menjamin perputaran materials & supplies dalam operasional housekeeping Di housekeeping sendiri terdapat beberapa inventarisasi yang dilakukan terhadap beberapa materials & supplies baik itu recycled inventory maupun non recycled inventory. Materials dan supplies yang diadakan inventarisasi tersebut antara lain : a. b. c. d. e. f. Linens Uniforms Guest Loan Items Machines & Equipment Cleaning Supplies Guest Supplies

Putri Mamluatun Najah 125070305111001

Mini-Max System Mini-Max Sistem digunakan untuk mempertahankan tingkat persediaan semua item atau item yang dipilih. Dengan system Mini-Max ini dapat menentukan tingkatan persediaan minimum dan maksimum suatu item. Mini-Max meupakan sebuah sistem pengendalian persediaan yang lebih canggih saat ini. System ini melibatkan pra-penentuan dua tingkat persediaan untuk setiap produk. Tingkat pertama melibatkan pembentukan nilai maksimum (metric maksimum) produk yang dimiliki di gudang, mirip dengan par stock system yang merefleksikan jumlah unit persediaan yang tidak boleh terlewati. Sedangkan tingkat kedua (minimum metric) ditentukan berdasarkan waktu pemesanan dan waktu pengiriman pemasok tersebut. Bagi perusahaan yang menghadapi permintaan siklikal dan musiman, system mini-max dapat dijadikan sebuah pilihan. Sementara perusahaan tahu bahwa mereka akan mendapatkan pesanan dalam jangka waktu tertentu, katakanlah seperempat, mereka tidak benar-benar yakin kapan, mereka harus mempertahankan jumlah minimum produk untuk menarik penjualan orangorang. Namun, pertanyaan bagi kebanyakan perusahaan adalah bagaimana nilai-nilai dalam sistem mini-max. Sistem mini-max masih sebuah sistem yang layak dan berguna dari manajemen persediaan. Meskipun ada biaya tambahan yang dipegang dari bulan ke bulan, dan perusahaan melakukan kerusakan resiko untuk menginventarisasi lagi yang dimiliki, secara keseluruhan biaya-biaya tersebut dapat diimbangi dengan sediaan perusahaan menggunakan skala ekonomisnya untuk mengamankan biaya pengangkutan yang lebih rendah, dan harga yang lebih rendah, pada bagian-bagian yang masuk . The Min/Max system simply states that: MIN = Reorder Point MAX = Reorder Quantity + Inventory On Hand + Inventory On Order Contoh: Jika perusahaan menjual rata-rata 3000 unit yang terjual per bulan, dan lead time untuk penambahan saham adalah sekitar 3-4 minggu, maka relatif aman ambang batas minimal persediaan akan menutupi 3000 unit ini, ditambah 50% dari nilai ini untuk menjelaskan setiap lonjakan yang tiba-tiba dalam permintaan. Jadi, dalam hal ini, tingkat persediaan minimal mungkin 4.500 unit, dan tingkat maksimum bisa setinggi 10.000 untuk menutupi kebutuhan kuartal seluruh anggota.

Economic Order Quantity (EOQ) Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.

Putri Mamluatun Najah 125070305111001

Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)

EOQ = 2 Co S/Cm.U

Dimana

Co : Cost per Order (sekali Pesan) Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun S : Jumlah permintaan setahun U : Cost per unit

Gambar. Economic Order Quantity

Teknik pengendalian persediaan tertua dan paling terkenal, mudah digunakan Ada beberapa asumsi: 1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat konstan 2. Lead time, waktu antara pemesanan & penerimaan pesanan, diketahui dan bersifat konstan 3. Persediaan diterima dengan segera. persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu

Putri Mamluatun Najah 125070305111001

4. Tidak mungkin diberikan diskon 5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu 6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yg tepat.

Reorder Point Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam jumlah barang ROP = d x L d = D/Jumlah hari kerja per tahun d : Kebutuhan per hari L : Waktu tunggu (Lead time) D : Kebutuhan tahunan Biaya Pemesanan Mencakup: 1. Biaya pasokan 2. Formulir 3. Pemrosesan pesanan 4. Tenaga para pekerja

Putri Mamluatun Najah 125070305111001

Biaya Penyimpanan 1. Biaya penyimpanan: sewa bangunan, penyusutan, biaya operasi, pajak, asuransi = 6% 2. Biaya penanganan: peralatan, sewa, listrik, biaya operasi = 3% 3. Biaya tng kerja: penanganan tambahan = 3% 4. Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak, asuransi persediaan 5. Pencurian, kelalaian = 11% = 3%

TOTAL Contoh :

= 26%

Instalasi farmasi rumah sakit ABC menggunakan Halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun. Harga perbotolnya RP. 900.000,- Rumah sakit memperkirakan Carryng Cost Interest Rate = 20% dan biaya pemesanan = Rp.50.000,-/order. Kepala instalasi Farmasi ingin mengetahui berapa banyak Halothane yang harus dipesan setiap kali pemesanan. Buat Fixed period system jika diketahui lead time nya 2 hari!

Jawab : EOQ = 2 x 50.000 x 1200/0.2 x 900.000 = 120.000.000/180.000 = 666.67 = 25.8 26 botol Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun adalah 26 botol. Fixed Item Inventory A. Sistem persediaan dengan ukuran pemesanan tetap (fixed order size system) Sistem persediaan dengan ukuran pemesanan tetap adalah jumlah pesanan yang paling ekonomis, dan pemesanan dilakukan apabila jumlah persediaan menunjukan saat harus melakukan pemesanan kembali (reorder point), selain itu perusahaan harus menentukan persedian pengaman (safety stock). Konsekuensinya, penggunaan ini adalah adanya jangka waktu antara dua pemesanan yang tidak sama.

Putri Mamluatun Najah 125070305111001

Keterangan gambar : Q : tingkat persediaan yang maksimum RP (Reorder Point) : titik dimana dilakukan pemesanan kembali SS (Safety Stock) : titik persediaan pengaman T : waktu Sistem ini dapat digunakan apabila memenuhi ciri-ciri sebagai berikut : a. Pesanan atau pembelian persediaan selalu dilakukan apabila jumlah persediaan telah mencapai tingkat pemesanan kembali. b. Besarnya pemesanan sesuai dengan jumlah yang ekonomis. c. Jarak antara dua pemesanan tidak sama (T1 T2 T 3). d. Terdapat persediaan pengaman (safety stock). Sistem penyediaan persediaan dengan ukuran pemesanan tetap ini, biasanya digunakan oleh perusahaan dengan skala besar, karena pada perusahaan besar investasi untuk persediaan bahan bakunya telah disediakan dan persediaan bahan baku sangat memerlukan pengelolaan yang baik agar proses produksi dapat berjalan lancar. B. Sistem persediaan dengan jangka waktu tetap (fixed order interval system) Sistem pesanan ini bertumpu pada pemeriksaan persediaan pada interval waktu yang teratur, dan mengakibatkan kuantitas pesanan selalu berubah.

Putri Mamluatun Najah 125070305111001

Keterangan gambar : Q : tingkat persediaan rata-rata SS (safety stock) : titik persediaan pengaman T1 = T2 = T3 : selang waktu antara setiap pesanan yang dilakukan adalah sama Sistem ini dapat digunakan apabila memenuhi ciri-ciri sebagai berikut : Jumlah yang dipesan atau dibeli setiap kali tidak sama. a. Selang waktu antara dua pemesanan adalah tetap. b. Tidak ada titik pemesanan kembali, sehingga titik pemesanan kembali sama dengan selang waktu pemesanan. c. Terdapat persediaan yang akan digunakan untuk menghadapi adanya perubahan permintaan selama waktu pemesanan.

Sumber : http://herusasongko.staff.mipa.uns.ac.id/files/2013/03/INVENTORY-CONTROLMANAGEMENT.pdf Michael, Pollick. 2012. What is Inventory. http://www.wisegeek.com/what-is-inventory.htm ocw.usu.ac.id/.../tdi_437_handout_pengendalian_persediaan.pdf http://www.scribd.com/doc/112059687/Inventory-Control-Tools