ANEXO 3.

Project Charter para DiscoverAmericas.com Agencia Interamericana de Cooperacin para el Desarrollo

Preparado por: Jos Franco Lus LLaque Mara Elena Mendoza Mnica Rodrguez Carolina Uribe Fecha de preparacin: Diciembre 2004

Project Charter
No. EID.: FORM02

Informacin del documento

Nombre del proyecto: Project Manager: Fase de MPM: Mtodo de revisin de calidad: Preparado por: Revisado por:

DiscoverAmericas.com Jos Franco Inicio

Versin de documento n: Fecha de la versin del documento:

Final Diciembre 2004

Luis Llaque Director General

Fecha de preparacin: Fecha de revisin:

Diciembre 2004 Diciembre 2004

Lista de distribucin
De Fecha Telfono/Fax

Imagine Solutions

Accin*

Fecha de vencimiento

Telfono/Fax

Direccin General

Revisin y Aprobacin

Diciembre 2004

* Tipos de accin: Aprobacin, Revisin, Informe, Archivar, Accin requerida, Asistencia a reunin, Otras (por favor especificar)

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Carta de Asignacin

13/12/2004

D. Jos Franco Imagine Solutions

Estimado Jos:

Me es grato informarte por este conducto, que has sido asignado como Project Manager del Proyecto DiscoverAmericas.com, mismo que ha sido definido por la alta direccin como clave para alcanzar la estrategia de negocio 2005 - 2010. Esta asignacin implica asumir la responsabilidad final del xito del proyecto, mediante el aseguramiento del cumplimiento del alcance, tiempo, coste y dems parmetros establecidos, logrando as la satisfaccin de los clientes finales. No dudes en contactarte conmigo, si tienes cualquier duda o inquietud al respecto. Te ratifico que tienes todo mi apoyo ante este nuevo reto profesional.

Atentamente,

Luis Llaque Director de la Oficina de Proyectos

Con copia a: Alejandro Houston - Director General File Project

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1. Project Charter
A: Jos Franco Project Manager Luis Llaque Director de Oficina de Proyectos

De:

1.1. Asignacin
D. Jos Franco ha sido asignado como Director del Proyecto DiscoverAmericas.com, responsabilizndose del xito total del proyecto, como se describe en este documento, y trabajar en equipo con todos los involucrados para asegurar que se alcancen los objetivos del mismo.

1.2. Responsabilidades
Especficamente, el Project Manager ser responsable de: o o o o o o o o Planificar las actividades y recursos del proyecto. Coordinar a los diferentes equipos de trabajo durante las distintas etapas del proyecto. Facilitar la comunicacin entre las partes implicadas en el proyecto. Asegurar el cumplimiento de los plazos y costos estipulados, de acuerdo a los compromisos contractuales. Asegurar el aprovechamiento adecuado de los recursos. Gestionar las incidencias / riegos presentados. Informar el estado del proyecto al comit directivo peridicamente. Revisar y validar los entregables del proyecto.

1.3. Autoridad
El Project Manager tiene la facultad para: o o o o o o o o Asignar, reasignar o sustituir al personal del equipo, segn se requiera. Delegar o modificar responsabilidades en los miembros del equipo. Ajustar el cronograma y presupuesto del proyecto. Establecer medidas de desempeo necesarias para asegurar el control de costes y tiempo, as como acciones correctivas para evitar desviaciones. Establecer contacto directo con el patrocinador del proyecto y los miembros del comit directivo. Escalar los problemas con las autoridades competentes. Autorizar la informacin a difundir por parte del proyecto. Gestionar las unidades de negocio y con todos los niveles de direccin para alcanzar los objetivos del proyecto.

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1.4. Necesidades y Requerimientos del Cliente

Imagine Solutions ha detectado la ausencia de un portal turstico y cultural que consolide toda la informacin concerniente a Amrica del Sur, basada en solucin tanto de e-commerce como de emarketplace. Por esta razn, ha decido desarrollar un producto con ests caractersticas, capaz de ofrecer un punto de encuentro para turistas y operadores y profesionales del sector turstico y hotelero que requieran de este tipo de servicios. La Agencia Interamericana de Cooperacin para el Desarrollo (AICD) al momento de tomar la decisin de financiar el proyecto, ha asumido la posicin de cliente, dadas sus polticas de control de sus proyectos1. Se menciona a continuacin la lista de necesidades y los requerimientos para este proyecto:

REQUERIMIENTO

OBSERVACIONES Se deber tener en cuenta que al inicio slo se ingresar informacin de los pases incluidos piloto, pudindose extender a todo Amrica del Sur en etapas posteriores. Se requiere un medio para que las empresas puedan ofertar y otras puedan comprar, de esta forma crear un punto de encuentro entre empresas. Tanto a nivel de frontend como backend. Los idiomas iniciales sern espaol e ingls. El sistema deber soportar los idiomas seleccionados: francs, alemn e italiano. La identidad grfica deber demostrar la unificacin de Amrica, as como la multiculturalidad y multidiversidad de la regin.

1. Un portal que permita promocionar informacin turstica y cultural de Per y Colombia.

2. El portal deber permitir la comercializacin de productos tursticos no slo a usuarios finales, sino tambin entre empresas.

3. Una solucin multi-idiomas, tanto a nivel de frontend como backend.

4. El concepto grfico que se requiere proyectar debe representar el concepto del sitio Descubrir Amrica y Un lugar, una Amrica.

5. Se requieren ofrecer los siguientes servicios hacia el usuario : o o o o o o o Informacin de clima Informacin de noticias y eventos por pas Ficha completa sobre cada pas, sus regiones tursticas y atracciones. Sistema de bsqueda de fcil uso Seccin para almacenar documentos, archivos en WORD, u otra informacin relevante. Seccin de estadsticas de turismo. Seccin para tener links hacia otras instituciones relacionadas al turismo.

Se sugiere realizar una revisin de las bases y condiciones de financiamiento establecidas por la misma en: www.aicd.org

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REQUERIMIENTO 6. Se requiere presentar informacin estadstica sobre: o Cantidad de usuarios registrados. o Segmentacin de usuarios registrados por: o Gnero o Edad o Pas o Regin o Profesin o Si han viajado antes a la regin o Si desea viajar a la regin o Si requiere informacin va mail

OBSERVACIONES

Estadsticas sobre visitas al portal: o Cantidad de visitas totales o Cantidad de visitantes nicos y recurrentes o Pases que ms visitan o Regiones que ms visitan o Pginas ms visitadas o Servicios ms visitados 7. Parmetros a tener en cuenta: o o o La pgina inicial del sitio deber descargarse en no ms de 5 segundos. Se podrn utilizar tecnologas Shockwave, DHTML, Javascript o cualquier otra tecnologa dinmica, pero debe poderse visualizar en browsers Netscape, Explorer 5.X y Firefox. El diseo y construccin del sitio Web debern estar alineados a las especificaciones generales planteadas por el 3WC. Para la administracin del sitio, nicamente se requerir un browser, sin aplicaciones adicionales. Se deber tratar, que las especificaciones tcnicas de las mquinas donde se administre el sitio, sean las menores posibles. Informacin actualizada. Contenido concreto, y de preferencia utilizando tcnicas adecuadas sobre el manejo de contenido para Internet. El contenido deber ser soportado por material audiovisual (grficos, fotos, ilustraciones) para ser ms llamativo y de fcil acceso para el usuario final.

o o o

8. Las especificaciones preliminares de contenido son: o o o

9. Inicialmente el proyecto no contempla la visualizacin en dispositivos mviles, aunque se requiere que la solucin a mediano plazo pueda ser fcilmente escalable. 10. A nivel de promocin es imperativo que el posicionamiento en motores de bsqueda sea entre los 10 primeros en los principales sitios. 11. Uno de los servicios requeridos ser la generacin de boletines electrnicos con informacin relevante del medio turstico. El boletn deber estar enfocado tanto para el usuario como para los clientes del portal.

1.5. Productos Finales del Proyecto

Al finalizar el proyecto, el resultado se obtendr un portal turstico y cultural basado en una solucin de e-commerce e e-business, que cumpla con los requerimientos estipulados por el cliente. Este contar con los siguientes entregables:

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Nombre del Entregable - Estructura de datos del sistema - Desarrollo de estructura preliminar del portal - Diseo de interfaz preliminar del portal - Portal integrado - Documentacin de la puesta en lnea - Pruebas de comportamiento - Pruebas de transacciones BackEnd - Pruebas de transacciones FrontEnd - Documento de cambios - Documentos de transferencias - Documentos de asistencia Asimismo, los mdulos a desarrollar sern: a) FrontEnd Mdulos del entorno de E-commerce o Sistema de Compra o Consulta y Reservas o Registro de Usuarios o Clima o Noticias

Mdulos del entorno de E-marketplace o Registro de Clientes o Ofertas y Demandas o Directorio de Clientes o Mdulos de Servicios o Adicionales

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b) BackEnd Mdulos del entorno de E-commerce o Administracin E-Commerce o Administrador de sitios o Administrador de contenidos o Administrador de archivos o Administrador de usuarios o Administrador de estadsticas o Administrador de consultas y reservas

Mdulos del entorno de E-marketplace o Administrador de micro sitios o Administrador de contenidos o Administrador de Publicidad o Administrador de boletines

1.6. Clientes del Proyecto

El Proyecto DiscoverAmericas.com tendr como principales clientes finales sern: Entorno de negocio: E-marketplace o o Operadores y profesionales del sector turstico, hotelero y/o cultural de Amrica del Sur Operadores, mayoristas y/o agencias de viajes de las regiones de Amrica del Norte, Europa, Asia y Amrica del Sur

Entorno de negocio: E-commerce o Turistas de las regiones de Amrica del Norte, Europa, Asia y Amrica del Sur

1.7. Objetivos organizativos

Imagine Solutions para lograr consolidar su posicionamiento ante sus clientes, ha definido los siguientes objetivos estratgicos: o o o o o
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Impulsar el comercio electrnico para el desarrollo de los sectores que dinamicen la economa de Amrica del Sur. Mantenernos por encima de la competencia con base a un posicionamiento de precio en el mercado. Mantener y ampliar la cartera de clientes en un periodo de 5 aos para diversificar el riesgo de una excesiva concentracin. Diferenciar nuestros productos y servicios con respecto a nuestra competencia en calidad, precio, funcionalidad y seguridad. Fortalecer la calidad en la atencin al cliente, para mantener a nuestros clientes satisfechos.
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1.8. Involucramiento del Equipo de Proyecto

El Project Manager, as como el equipo del proyecto, tendrn una participacin en el Proyecto DiscoverAmericas.com, de tiempo completo a lo largo del ciclo de vida del proyecto (inicio, planificacin, desarrollo de la solucin, implantacin, garanta y soporte). El porcentaje de tiempo asignado podr ser reajustado, una vez realizada la planificacin del proyecto. El equipo del proyecto estar conformado en su totalidad por personal de Imagine Solutions.

1.9. Criterios de aceptacin

o Se realizarn las pruebas de comportamiento y transaccionales de BackEnd y FrontEnd, parciales y finales para poder realizar la entrega de los mdulos e-commerce y e-marketplace constituidos en el portal. Las pruebas internas de comportamiento y transaccionales, que tenga parmetros numricos como referencia de los resultados, podrn tener como mximo 10% de margen de variacin. Las pruebas internas de la solucin que se utilicen como mecanismo de control, debern cumplir con el 100% de los parmetros de verificacin definidos para su correspondiente aceptacin. En el caso de no cumplirse en su totalidad, el nico responsable de aprobar las pruebas ser el Project Manager. Para realizar la puesta en lnea del portal, el error debe ser nulo y ser respaldado por la firma del equipo tcnico de ambas partes. La validacin de los entregables deber ser realizada tanto por el Project Manager como por el Responsable de Aseguramiento de Calidad. Los entregables definidos estarn sujetos a la realizacin de pruebas por parte del cliente, para obtener la aceptacin formal por escrito.

1.10. Lmites de Riesgo

El llevar a cabo un oportuno, constante y adecuado control y seguimiento sobre el cumplimiento del cronograma incluyendo los recursos involucrados, as como los costes planificados, va a permitir detectar cualquier posible desviacin y establecer acciones de mitigacin que permitan eliminar o minimizar las mismas. Este monitoreo ser realizado a travs de dos medios: las Reuniones de Avance y el mtodo del Earned Value. En caso de haber retrasos en las entregas parciales o finales, el riesgo ser absorbido en su totalidad por Imagine Solutions, con excepcin de aquellos casos donde las causas sean imputables al cliente a causa de un fallo en la remisin de la informacin por tiempo o calidad.

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1.11. Recursos del proyecto

o o Project Manager: Jos Franco Equipo de Proyecto: Lderes tcnicos Desarrolladores Programadores Diseadores

1.12. Prioridades Organizativas

Convertirse en los lderes en innovacin de soluciones tecnolgicas para el comercio electrnico en Internet en los sectores financiero, productos de consumo, comunicaciones y turismo de Amrica del Sur. A nivel de soluciones: o o o Desarrollar soluciones a la medida y dinmicas. Cumplir con las garantas de calidad tcnica. Mantener un precio acorde con las especificaciones.

A nivel de servicio: o Lograr reconocimiento sobre nuestro cumplimiento de plazos y presupuestos.

1.13. Restricciones Organizativas

o Los lderes tcnicos debern contar con amplia experiencia en proyectos similares y en el sector turstico, ya que el Proyecto DiscoverAmercias.com es estratgico para la organizacin. El personal asignado al proyecto deber incorporarse conforme a su fecha de asignacin.

1.14. Fechas de Terminacin

La duracin estimada del proyecto ser de un ao y 9 meses, contados a partir de la fecha de inicio acordada por la alta direccin. La fecha de inicio ser 04/02/05.

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1.15. Lmite de Presupuesto

El lmite de financiamiento para realizar este proyecto es de $400.000 dlares americanos.

1.16. Informes Necesarios

Con el objeto de intercambiar la informacin requerida por las distintas audiencias involucradas en el proyecto y a su vez, permitan asegurar el control y seguimiento del mismo, se debern elaborar y remitir informes generados como resultado de las reuniones avance, conforme a los niveles definidos:
Nivel Directivo Objetivos o Informar del status del proyecto: alcance, presupuesto y recursos o Proporcionar informacin para toma de decisiones o Informar los resultados del Proyecto: Logros Incidencias o reas de atencin Riesgos Acciones correctivas Entregables o Proporcionar informacin para toma de decisiones y escalamiento de problemas o Informar los avances del proyecto, as como los problemas presentados a los miembros del equipo Avances sobre el plan de trabajo Incidencias o reas de atencin Acciones preventivas y correctivas por realizar Inquietudes

Ejecutivo

Tcnico

El detalle sobre su ejecucin ser definido en el Plan de Comunicacin del Proyecto.

1.17. Aceptacin del Project Manager

Habiendo revisado la documentacin del proyecto, formalmente acepto la responsabilidad en este proyecto, incluyendo las siguientes condiciones: o o Se contarn con los recursos necesarios para el desarrollo de ciclo de vida del proyecto. Se contar con el respaldo de la direccin de la empresa para ejercer las funciones inherentes al cargo de Project Manager. Nombre: Cargo: Fecha: Firma: Jos Franco Project Manager 13/12/2004

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