Excel 2007 N1

MANUAL DEL ESTUDIANTE
Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edici n)
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-OR-
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d) e)
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Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Nmero de apartado: NH84890esmx (CWEE) Edicin del curso 1.0
AVISOS
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Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Leccin 1: Creando una hoja de clculo bsica
A. Explorar la Interfaz de Usuario y la Cinta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Navegar y seleccionar en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 C. Obtener ayuda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 D. Ingresar datos y guardar un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 E. Personalizar barra de herramientas de acceso rpido . . . . . . . . . . . . 27
Leccin 2: Realizar clculos

A. Crear frmulas bsicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 B. Clculos con funciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 C. Copiar frmulas y funciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Leccin 3: Modicar una hoja de trabajo

A. Manipular datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 B. Insertar y borrar celdas, columnas y las . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 C. Buscar datos en una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 D. Revisar la ortografa de una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Leccin 4: Dar formato a una hoja de trabajo

A. Modicar fuentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 B. Agregar bordes y color a las celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 C. Cambiar el ancho de columna y la altura de la la . . . . . . . . . . . . . . . . 90 D. Aplicar formatos de nmero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 E. Posicionar contenidos de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
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Microsoft Ofce Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)
F. Aplicar estilos de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Leccin 5: Imprimir el contenido de una hoja de trabajo

A. Imprimir el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de impresin predeterminadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Congurar opciones de impresin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C. Congurar saltos de pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
114 123 133
Leccin 6: Administrar libros de trabajo grandes

A. Dar formato a las pestaas de la hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . C. Administrar la vista de hojas de trabajo grandes . . . . . . . . . . . . . . . .
140 143 150 161 169 171 175
Laboratorios de la leccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Soluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ndice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
iv
Acerca del curso
Usted tiene habilidades de computacin bsica como el uso del mouse, la navegacin a travs de ventanas y la navegacin en Internet. Tambin ha usado sistemas impresos para almacenar datos con los que realizar clculos. Ahora quiere migrar estos datos a un formato electrnico. Cuando usa un mtodo para almacenar datos escritos en una hoja de papel, tiene que borrar la la de totales cada vez que agrega una nueva la de datos. La la de totales se tiene que volver a escribir despus de agregar manualmente los nuevos datos con el total anterior. Esta operacin consume mucho tiempo y puede causar la prdida de datos. En una hoja de clculo electrnica, usted simplemente puede insertar una nueva la y agregar los nuevos datos. Podra congurar la la de totales para que sta se actualice cada vez que los datos cambien. Almacenar los datos electrnicamente es ms eciente debido a que le permite actualizar rpidamente los datos existentes, elaborar informes, calcular totales y gracar, ordenar o ltrar sus datos.
Descripcin del curso

Estudiante objetivo
Este curso est diseado para personas que se estn preparando para obtener la certicacin de Especialista en Aplicaciones de Excel Certicado por Microsoft y es para quienes ya cuentan con un conocimiento de Microsoft Office, Windows 2000 (o superior) y para quienes desean obtener las habilidades necesarias para crear, editar, dar formato e imprimir hojas de clculo bsicas en Excel 2007 de Microsoft Office.
Prerrequisitos del curso

Los alumnos deben estar familiarizados con el uso de las computadoras personales y han usado un mouse y un teclado. Usted debera sentirse cmodo en un ambiente Windows y debe ser capaz de usar Windows para administrar informacin en su computadora. Especcamente debe ser capaz de ejecutar y cerrar programas; navegar hacia la informacin almacenada en su computadora y administrar archivos y carpetas. Los alumnos debern haber terminado los siguientes cursos o poseer el conocimiento equivalente antes de empezar este curso: Windows XP Professional: Nivel 1

Windows XP Professional: Nivel 2 Windows XP: Introduccin
Windows 2000: Introduccin
Cmo usar este libro

Como gua de aprendizaje
Cada leccin cubre un tema extenso o una serie de temas relacionados. Las lecciones estn organizadas con el n de que se vaya incrementando el dominio de Excel 2007; las habilidades que usted adquiere en una leccin son utilizadas y desarrolladas en las lecciones siguientes. Por esta razn, debe seguir el orden de las lecciones en la secuencia dada. Hemos organizado cada leccin en temas orientados a resultados. Los temas incluyen toda la informacin relevante que necesita para dominar Excel 2007 y las actividades le permiten aplicar esta informacin en lo ejemplos prcticos. Usted logra probar cada nueva habilidad en un archivo de muestra preparado especialmente para este n. Esto le ahorra tiempo y le permite concentrarse en la habilidad adquirida. Con el uso de los archivos de muestra, actividades, ilustraciones que le dan retroalimentacin en pasos cruciales e informacin de apoyo, este libro le proporciona los fundamentos y estructura para aprender Excel 2007 de manera rpida y sencilla.
Como herramienta de revisin

Cualquier mtodo de enseanza es efectivo siempre y cuando usted est dispuesto a invertir su tiempo y esfuerzo. Adems, algunas de las cosas que usted aprende en clase pueden parecerle irrelevantes en ese momento, pero podran volverse importantes ms adelante. Por esta razn, lo invitamos a que dedique una parte de su tiempo a la revisin de los temas y actividades del curso. Para tener un mayor desafo cuando revise las actividades trate de ver la columna Qu se hace antes de revisar la columna Cmo se hace
Como referencia
La organizacin y diseo del libro lo convierte en una herramienta de aprendizaje de fcil uso y en una excelente referencia. Puede usar este libro como referencia en deniciones de trminos, respaldo de informacin en temas especcos y resumen de procedimientos.
vi
Introduccin
Iconos del curso

Icono Descripcin
Una Nota de advertencia advierte a los alumnos sobre las consecuencias negativas potenciales de una accin, escenario o decisin que no conocen fcilmente. Mostrar diapositiva provee una indicacin al instructor para mostrar una diapositiva especca. Las diapositivas para mostrar slo se incluyen en la Gua del Instructor. Un Nota para el instructor es un comentario para el instructor sobre la entrega, estrategia en clase, herramientas del aula, excepciones y otras consideraciones especiales. Las notas para el instructor slo se incluyen en la Gua del Instructor. Pgina de notas indica una pgina que se dej en blanco intencionalmente para que los alumnos tomen notas.
Una nota para el alumno provee informacin adicional, orientacin o sugerencias sobre un tema o tarea.
Una Nota de versin indica la informacin necesaria para una versin de software especca.
Certicacin
Este curso est diseado para ayudarlo a prepararse para la siguiente certicacin. Certication Path: Especialista en Aplicaciones de Excel 2007 Certicado por Microsoft Este curso forma parte de una serie de ttulos de software educativo de Element K que aborda los conjuntos de habilidades del Especialista en Aplicaciones Certicado por Microsoft (Microsoft Business Certication). El programa de Especialista en Aplicaciones Certicado por Microsoft es para personas que usan el software de escritorio de negocios de Microsoft y para quienes buscan reconocimiento de su dominio en productos especcos de Microsoft. Los candidatos a esta certicacin deben pasar uno o ms exmenes de dominio para poder acceder a la certicacin de Especialista en Aplicaciones Certicado por Microsoft.
Introduccin
vii
Objetivos del curso

En este curso, podr Crear y editar hojas de clculo y libros bsicos en Excel 2007 de Microsoft Office. Usted podr:

explorar el entorno de Excel 2007 y crear una hoja de clculo bsica. realizar clculos. modicar una hoja de trabajo. dar formato a una hoja de trabajo. imprimir el contenido de un libro de trabajo. administrar libros de trabajo grandes.
Requisitos para el curso

Hardware
Para este curso, usted necesitar una computadora para cada alumno y una para el instructor. Cada computadora deber cubrir los siguientes requerimientos del sistema: Un procesador Pentium a 1 GHz o superior.

Un mnimo de 256 MB en RAM. Se recomienda contar con 512 MB en RAM. Un disco duro de 10 GB o superior. Debe tener por lo menos 1 GB de espacio libre en el disco duro para la instalacin de Office. Una unidad de disco CD-ROM. Un mouse u otro dispositivo de sealamiento. Se recomienda un monitor con una resolucin de 1024 x 768. Tarjetas de red y cableado para tener acceso a una red local. Acceso a Internet (contacte a su proveedor local de servicios de red). Una impresora o la instalacin de los drivers de una impresora. Un can de proyeccin para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.
Software

Microsoft Office Professional Edition 2007 Windows XP Profesional con Service Pack 2
Preparacin de la clase
Instalacin inicial para la clase
Para la instalacin inicial de la clase: 1. Instale Windows XP Profesional en una particin vaca.

Deje la contrasea del Administrador en blanco. Para todos los otros parmetros de instalacin use valores apropiados para su ambiente de trabajo. (Contacte a su administrador de red si necesita detalles.)
viii
Introduccin
2.
En Windows XP Profesional, deshabilite la opcin Usar la pantalla de bienvenida. (Este paso asegura que los alumnos podrn entrar al sistema como el usuario Administrador sin importar las cuentas de usuario existentes en la computadora.) a. b. c. d. Elija InicioPanel de controlCuentas de usuario. D clic en Cambiar la forma en la que los usuarios inician y cierran sesin. Deshabilite la opcin Usar la pantalla de bienvenida. D clic en Aplicar opciones.
3. 4. 5. 6. 7.
En Windows XP Profesional, instale el Service Pack 2. Use los parmetros establecidos de instalacin del Service Pack. Para Windows XP Profesional, d clic en Inicio y elija Impresoras y faxes. Abajo de Tareas de impresin, d clic en Agregar una impresora y siga las pantallas. Ejecute el Asistente de conexin de Internet para establecer la conexin a Internet que sea ms apropiada a su ambiente si no lo hizo durante la instalacin. Inicie sesin en la computadora como el usuario Administrador si es que todava no lo hace. Despliegue las extensiones de archivos para tipos de archivo conocidos. a. b. c. d. e. Abra el Explorador de Windows (d clic derecho en el botn Inicio y luego seleccione Buscar). Elija HerramientasOpciones de carpeta. En la pestaa Ver, en el cuadro de lista Conguracin avanzada, deshabilite la casilla de vericacin Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos. D clic en Aplicar y luego d clic en Aceptar. Cierre el Explorador de Windows.
8. 9.
Lleve a cabo un instalacin tpica, aceptando todos los parmetros preestablecidos de Microsoft Office Profesional 2007. En el cuadro de dilogo Nombre de usuario, de clic en Aceptar para aceptar el nombre de usuario e iniciales preestablecidas.
10. En el cuadro de dilogo Asistente de activacin de Microsoft Office 2007, d clic en Siguiente para activar la aplicacin Office 2007. 11. Cuando la activacin de Microsoft Office 2007 haya concluido, de clic en Cerrar. 12. Descargue e instale cualquier actualizacin disponible en Microsoft Update. 13. En el cuadro de dilogo Nombre de usuario, d clic en Aceptar. 14. Abra Microsoft Excel y minimice la barra de idioma si sta aparece. 15. En el CD-ROM del curso, abra la carpeta 084_890. Luego, abra la carpeta Datos. Ejecute el archivo 084890dd.exe ubicado en esta carpeta. Esto instalar una carpeta con el nombre 084890 Datos en su unidad C. Esta carpeta contiene todos los archivos de datos que usar para completar este curso. Dentro de cada carpeta de la leccin, usted encontrar una carpeta de Solucin. Esta carpeta contiene archivos de solucin para las actividades y laboratorios de la leccin, los alumnos pueden usar estos archivos para revisar sus resultados nales.
Personalice el escritorio de Windows

Personalice el escritorio de Windows para que sean visibles los conos de Mi PC y Mis sitios de red en las computadoras de los alumnos y del instructor siguiendo estos pasos:
Introduccin ix
1. 2. 3. 4. 5. 6.
D clic derecho en el escritorio y elija Propiedades. Seleccione la pestaa Escritorio. D clic en Personalizar escritorio. En el cuadro de dilogo Elementos del escritorio, seleccione Mi PC y Mis sitios de red. D clic en Aceptar y luego d clic en Aplicar. Cierre el cuadro de dilogo Propiedades de pantalla.
Antes de cada clase

1. 2. 3. Inicie sesin en la computadora como el usuario Administrador. Elimine cualquier archivo de datos existente en la carpeta C:\084890Datos. Extraiga una copia nueva de los archivos de datos del curso desde el CD-ROM proporcionado con el manual del curso.
Lista de archivos adicionales

Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirn para completar esa actividad. Muchas actividades tambin requieren archivos adicionales que los estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos archivos de apoyo estn incluidos con los archivos de datos en el CD ROM o en el disco de datos del curso. No borre estos archivos.
Introduccin
Creando una hoja de clculo bsica

Duracin de la leccin: 1 hora(s), 10 minutos
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr explorar el entorno de Excel 2007 y crear una hoja de clculo bsica. Usted podr:
identicar los componentes de la interfaz de usuario de Excel, incluyendo la Cinta. navegar y seleccionar datos en Excel. obtener ayuda para encontrar informacin relevante necesaria para desempear una tarea en Excel. ingresar datos y guardar una hoja de trabajo. personalizar la barra de herramientas de acceso rpido
Introduccin
Usted ha escuchado que Microsoft Office Excel 2007 puede ayudarlo a almacenar y administrar datos alfanumricos y le gustara usar esta aplicacin, pero no est familiarizado con este entorno. En esta leccin, usted explorar el entorno de Excel para familiarizarse con algunos de los conceptos bsicos. Imagine usar una computadora sin tener el conocimiento de sus componentes bsicos y cmo es que sta funciona. De igual forma sera difcil usar un software de aplicacin como Excel, sin tener el conocimiento de sus componentes bsicos. Explorar el entorno de Excel lo llevar a conocer algunas de sus herramientas y funciones bsicas, que lo ayudarn a empezar a interactuar con Excel.
TEMA A
Explorar la Interfaz de Usuario y la Cinta
Usted no est familiarizado con Excel y quiere usar la aplicacin para almacenar y manipular datos. Antes de trabajar con la aplicacin, usted necesita familiarizarse con los componentes bsicos de la interfaz. En este tema, usted explorar la interfaz de usuario de Excel. No sera ms fcil para usted desempearse en su nuevo puesto si recibiera una descripcin de cmo debe trabajar en este nuevo ambiente? De igual forma explorar la interfaz de usuario de Excel le ayudar a familiarizarse con algunas de sus funciones bsicas, las cuales le ayudarn a trabajar en la aplicacin de una forma efectiva.
Hojas de clculo
Denicin: Una hoja de clculo es un papel o un documento electrnico que almacena diferentes tipos de datos, como nmeros, texto y smbolos que no son alfanumricos, en un formato tabular. Una hoja de clculo consiste en columnas verticales y las horizontales que al interceptarse forman celdas. Las celdas almacenan los datos ingresados en una hoja de clculo. Luego los usuarios pueden manipular los datos en las celdas o realizar clculos con los mismos. Las hojas de clculo dieren unas de otras en base a las necesidades de negocios asociadas y a los requerimientos de los datos. Ejemplo:
Microsoft Office Excel 2007

Excel 2007 es una aplicacin de Microsoft Office que puede usarse para crear, revisar y guardar datos en formato de hoja de clculo. Se usa para llevar a cabo clculos usando frmulas y funciones. La aplicacin de Excel tambin puede usarse para analizar, compartir y administrar informacin usando grcos y tablas.
Ventana de Aplicacin de Excel

Cuando inicia Excel se despliegan dos ventanas, una dentro de la otra. La ventana externa es la ventana de aplicacin y la ventana interna es la ventana del libro de trabajo. La ventana de aplicacin generalmente llena la pantalla completa y proporciona un lugar para interactuar con Excel. La ventana del libro de trabajo aparece dentro de la ventana de aplicacin y se usa para ingresar datos. La ventana de aplicacin de Excel tiene varios componentes avanzados.
Figura 1-1: La ventana de aplicacin de Excel tiene varios componentes.
Elemento de la Ventana
El botn Office La barra de herramientas de acceso rpido La Cinta
Descripcin
Un botn estndar que despliega un men que contiene varias funciones para abrir, guardar, imprimir y cerrar un archivo de Excel. Una barra de herramientas que proporciona un fcil acceso a los comandos usados con mayor frecuencia en la aplicacin. Un panel que contiene los botones e conos de comando, organizados en una serie de pestaas.
Elemento de la Ventana
Barra de frmulas
Descripcin
Una barra que contiene el cuadro Nombre, el cuadro de frmulas y el botn Insertar funcin. El cuadro Nombre despliega el nombre de la celda seleccionada de una hoja de clculo. El cuadro de frmulas despliega el contenido actual de la celda de una hoja de clculo y le permite teclear la frmula o funcin requerida. El botn Insertar funcin despliega las opciones para insertar una funcin. Un panel que aparece cuando es requerido con diversas opciones para un comando particular seleccionado en la Cinta. Usted puede mover y ajustar el tamao del panel de tareas. Un elemento de la ventana que contiene caractersticas como el zoom dinmico y el indicador de estado personalizado.
Panel de tareas
El Marco de Ventana de Microsoft Office
Hojas de trabajo
Una hoja de trabajo es una hoja de clculo usada para almacenar datos en una aplicacin de Excel. Una hoja de trabajo de Excel contiene 16,384 columnas y 1,048,576 las que al interceptarse forman cuadrculas. Toda la hoja de trabajo de Excel est formada de cuadrculas que forman rectngulos llamados celdas. Una celda siempre est seleccionada y es llamada la celda activa. De forma predeterminada Excel designa los encabezados de las columnas con letras ubicadas en la parte superior de la hoja de trabajo y los encabezados de las las con nmeros ubicados en el lado izquierdo de la hoja de trabajo. Usted puede insertar o eliminar las o columnas en una hoja de trabajo de Excel. Una hoja de trabajo de Excel puede contener texto, nmeros, frmulas, grcos, o tablas. Columnas y las de la hoja de trabajo Los encabezados de las columnas en Excel empiezan con la letra A y continan hasta la letra Z. Despus de la columna nmero 26 (la columna Z), los encabezados tienen dos letras, de la AA a la AZ. Despus de la AZ, nuevamente comienza una combinacin de dos de letras de la BA a la BZ y as sucesivamente hasta que todas las columnas tengan un encabezado alfabtico, llegando a la columna nal que es la XFD. Los encabezados de las las empiezan con el nmero 1 y continan hasta el nmero 1,048,576.
Libros de trabajo
Un libro de trabajo es un archivo de Excel que acta como un almacn de datos para hojas de trabajo de Excel relacionadas. De forma predeterminada un libro de trabajo de Excel contiene tres hojas de trabajo llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Los nombres de las hojas de trabajo aparecen en las pestaas ubicadas en la parte inferior del libro de trabajo. Usted puede renombrar las pestaas, as como agregar o eliminar hojas de trabajo de un libro de trabajo de Excel. Un libro de trabajo de Excel contiene varios elementos.
Elemento del libro de trabajo

Barra de ttulo
Descripcin
Aparece arriba de la Cinta y centra el nombre del libro de trabajo. La barra de herramientas de acceso rpido est integrada en la barra de ttulo. Aparece en la parte inferior del libro de trabajo y contiene los botones para desplazarse entre las pestaas, las pestaas de la hoja de trabajo y el botn Insertar hoja de clculo. Tambin contiene la barra de desplazamiento horizontal integrada. Aparece en la parte inferior del libro de trabajo en la barra de la pestaa de inicio y le permite moverse de una hoja de trabajo a otra. Aparece en el lado izquierdo de las pestaas de la hoja de trabajo en la barra de pestaa de inico y le permite desplazarse entre las pestaas de la hoja de trabajo una a la vez, o desplegar el primer o el ltimo grupo de pestaas de la hoja dentro de un libro de trabajo. Aparece a la izquierda de las pestaas de la hoja de trabajo de la barra de pestaa de inico y se usa para agregar nuevas hojas de trabajo.
Barra de pestaa de inicio
Pestaa de hoja de clculo Botn de desplazamiento de pestaas
Botn Insertar hoja de clculo
El botn Office
El botn Offce es un botn estndar ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel que contiene comandos para abrir, guardar, enviar, imprimir, cerrar, preparar y publicar hojas de trabajo. Cada men contiene varios submens de opciones. El botn Office tambin proporciona opciones para personalizar el ambiente de Excel. El men mantiene una lista de las hojas de trabajo usadas recientemente, permitindole acceder a ellas rpidamente.
La barra de herramientas de acceso rpido

La barra de herramientas de acceso rpido est ubicada arriba de la Cinta y se despliega como un componente integrado de la barra de ttulo para proporcionar un acceso conveniente a los comandos usados con mayor frecuencia en la aplicacin. De manera predeterminada la barra de herramientas presenta los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer en forma de botones. Usted puede personalizar la barra de herramientas de acceso rpido para incluir otros comandos que use frecuentemente. Sin embargo, cuando se agregan comandos el espacio de la barra de ttulo se reduce, disminuyendo el espacio del ttulo del documento abierto. Usted puede evitar este inconveniente reubicando la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la Cinta usando las opciones de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
Figura 1-2: La barra de herramientas de acceso rpido.
El Marco de Ventana de Microsoft Office

El Marco de Ventana de Microsoft Offce est ubicado en la parte inferior de la ventana de Excel. Indica si las opciones como modalidad de celda, modalidad nal, nmero de pgina y macros estn activas o no. Es un componente que tiene caractersticas que enriquecen la experiencia en una hoja de trabajo de Excel 2007. Contiene caractersticas como el desplazador de zoom dinmico y el indicador de estado personalizado. El Marco de Ventana de Microsoft Office contiene varios componentes.
Caracterstica
Pantalla de estado
Descripcin
Contiene varias opciones adicionales que pueden ser calculadas y mostradas. El indicador muestra los resultados de valores mltiples y tambin muestra la accin que se est realizando en la hoja de trabajo. Por ejemplo, el ingreso de datos, contar los datos, promedio y suma de nmeros. Proporciona las opciones para desplegar la hoja de trabajo en cualquiera de las tres vistas disponibles: Normal, Diseo de pgina y Salto de pgina. Le permite ver el contenido de una hoja de trabajo en un tamao ms pequeo. Le permite maximizar o minimizar la hoja de trabajo instantneamente a cualquier tamao deseado. Le permite tener una vista ms cercana del contenido de una hoja de trabajo. Le permite seleccionar o establecer el porcentaje de aumento o disminucin en el cuadro de dilogo Zoom.
Botones de vista Botn Alejar Desplazador de zoom Botn Acercar Botn Zoom
La Cinta
La Cinta es un componente de la interfaz nico que comprende varios comandos de tareas especcas que estn agrupadas bajo diferentes pestaas de comando. Esta diseada para ser la ubicacin principal para acceder comandos.
Figura 1-3: La Cinta en Excel.
Pestaas de Comando La siguiente tabla lista las pestaas de comando de la Cinta en Excel.
Pestaa de Comando
Inicio Insertar Diseo de pgina Frmulas
Descripcin
Se usa para realizar operaciones del portapapeles y formato bsico de texto y celdas. Se usa para insertar tablas, grcos, ilustraciones, texto y vnculos. Se usa para especicar la conguracin de la pgina, diseo, orientacin, mrgenes y otras opciones relacionadas. Se usa para crear frmulas con funciones predeterminadas que se encuentran ordenadas por categoras de acuerdo al tipo de clculo que se necesite realizar. Se usa para establecer conexiones con fuentes de datos externos y para importar datos para su uso en hojas de trabajo de Excel. Se usa durante la revisin de las hojas de trabajo de Excel, proporciona herramientas tales como el corrector ortogrco, sinnimos y traducir. Se usa para ocultar o mostrar lneas de cuadrcula en una hoja de trabajo, proporciona opciones para controlar la forma en la que se despliega la hoja de trabajo y la ventana de aplicacin.
Datos Revisar Vista
Pestaas de contexto Las pestaas de contexto son pestaas de comando que aparecen en la Cinta slo cuando usted selecciona objetos especcos en la hoja de trabajo tales como grcos, tablas, dibujos, cuadros de texto o elementos de WordArt. Estas pestaas son desplegadas junto con las pestaas de comando existentes. Ya que estas pestaas estn basadas en su contexto, el alcance de sus comandos y herramientas est restringido a los objetos en las que stas estn especializadas. Sugerencias Una Sugerencia es un texto descriptivo que se despliega cuando usted pasa el mouse sobre un comando o control en la interfaz. Un globo de ayuda utiliza un cuadro de texto descriptivo ms grande del que usa una Sugerencia. Los globos de ayuda pueden contener un vnculo a un tema de Ayuda. Muchos de los botones y caractersticas en Excel tienen una asociacin con los globos de ayuda.
ACTIVIDAD 1-1
Explorar la interfaz de usuario
Situacin: Usted necesita ingresar la informacin de los empleados de su compaa en una hoja de trabajo de Excel. Usted no est familiarizado con la aplicacin y le gustara familiarizarse con los elementos de la interfaz antes de empezar a trabajar en sta.
Qu se hace 1. Explore el botn Office.
Cmo se hace a. Para abrir la aplicacin de Microsoft Office Excel 2007, elija InicioTodos los programasMicrosoft Office Microsoft Office Excel 2007. b. En la esquina superior izquierda de la ventana de Microsoft Excel, d clic en el botn Office. c. Existen varias opciones en el men del botn Office. Coloque el cursor sobre la opcin Guardar como para ver las opciones del submen. d. D clic fuera del men del botn Office para cerrarlo.

2. Explore la Cinta. a. En la Cinta, seleccione la pestaa Diseo de pgina. b. Note que la pestaa Diseo de pgina contiene las grupos Temas, Congurar pgina, Ajustar rea de impresin, Opciones de la hoja y Organizar. c. En e grupo Congurar pgina, coloque el cursor sobre el botn Mrgenes para ver su sugerencia.
d. Seleccione cada una de las pestaas en la Cinta para ver los comandos y los grupos que contienen. 3. Explore la barra de herramientas de acceso rpido. a. En la barra de herramientas de acceso rpido, coloque el cursor sobre el primer botn de la izquierda para ver su sugerencia. b. D clic en la echa desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido para ver las opciones. c. Presione Esc.
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4. Explore el Marco de Ventana de Microsoft Office. a. En el Marco de Ventana de Microsoft Office, coloque el cursor sobre cada uno de los botones que vea a la izquierda del desplazador dinmico para ver su descripcin. b. En el desplazador dinmico, d clic en el botn Acercar. c. Note que el porcentaje del zoom se ha incrementado al 110%.
d. D clic en el botn de Alejar. e. Note que el porcentaje del zoom ha vuelto al 100%.
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TEMA B
Navegar y seleccionar en Excel
Usted se familiariz con los diversos componentes del ambiente de la interfaz de Excel. Ahora quiere empezar a trabajar en el ambiente de Excel. Para poder ver o modicar datos en Excel, usted necesita saber como navegar a travs de la hoja de trabajo y como puede seleccionar celdas. En este tema, usted navegar a travs de las hojas de trabajo de Excel y seleccionar un rango de celdas. Imagine que se ha mudado a una nueva ciudad para empezar en un nuevo empleo. Slo ha estado en este nuevo lugar una semana y no ha tenido tiempo para recorrer la ciudad ms de cerca. Usted aparta un espacio de tiempo del prximo n de semana para manejar alrededor de la ciudad y as comenzar a familiarizarse con la misma. Aprender los conceptos bsicos de la navegacin en Excel es muy parecido a esto: usted sabe como manejar, pero an no conoce la ciudad. Al navegar a travs de Excel, usted empieza a entender su ambiente de trabajo, esto le permite trabajar ms fcilmente con datos de una hoja de trabajo.
El cuadro de dilogo Abrir

El comando Abrir, del men del botn Office, despliega el cuadro de dilogo Abrir. El cuadro de dilogo Abrir tiene opciones para buscar archivos existentes para que estos sean abiertos. En el cuadro de dilogo Abrir, la lista desplegable Buscar en le permite seleccionar el directorio y navegar al archivo deseado. Es entonces cuando usted puede abrir el archivo seleccionado haciendo doble clic en el mismo. Los archivos de tipo lista desplegable le proporcionan opciones para seleccionar el formato en el que el archivo debe abrirse. El botn Abrir en el cuadro de dilogo Abrir lista varias opciones de como debe abrirse el archivo. Usted puede abrir el archivo original, abrir una copia del archivo o abrir el archivo en el modo solo lectura.
Si usted quiere abrir un archivo usado recientemente, puede acceder a ste a travs del men del botn Office, donde se listan los documentos usados recientemente.
Opciones de navegacin del mouse

Al usar el mouse para trabajar con las barras de desplazamiento horizontal y vertical, usted puede navegar a una celda especca, a un rango de celdas o al nal de los rangos.
Navegacin
Para mover la pantalla de la hoja de trabajo hacia arriba o hacia abajo la por la. Para mover la pantalla de la hoja de trabajo hacia la izquierda o hacia la derecha columna por columna.
Accin
D clic en la echa de desplazamiento vertical. D clic en la echa de desplazamiento horizontal.
Para mover continuamente la pantalla de la hoja de D clic continuamente sobre las echas de desplatrabajo de forma horizontal o vertical. zamiento horizontal o vertical.
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Navegacin
Para que la hoja de trabajo muestre pantalla por pantalla. Para moverse rpidamente ya sea verticalmente u horizontalmente, a travs del rea de la hoja de trabajo. Para moverse a la celda especicada en la referencia de la celda.
Accin
D clic entre el cuadro de desplazamiento y la echa de desplazamiento en cualquiera de sus dos barras la horizontal y la vertical. Arrastre los cuadros de desplazamiento.
D clic en el cuadro Nombre, ingrese la referencia de la celda y presione la tecla Intro.
Opciones de navegacin del teclado

Usted tambin puede usar el teclado para navegar a una celda especca, a un rango de celdas o al nal de los rangos en una hoja de trabajo.
Para mover la celda activa

Una celda a la vez hacia la izquierda, derecha, arriba o abajo. A la columna A de la la actual. Hacia abajo o hacia arriba pantalla por pantalla de la en la. A la derecha celda por celda.
Haga esto
Presione la tecla de la echa que corresponda. Presione Inicio. Presione AvPg o RePg. Presione la tecla Tab.
Para mover la celda activa

A la izquierda celda por celda. A la celda A1 en la hoja de trabajo activa. Una pantalla a la izquierda o a la derecha.
Haga esto
Presione las teclas Shift+Tab. Presione las teclas Ctrl+Inicio. Presione Alt+RegPg para moverse a la izquierda. Presione Alt+AvPg para moverse a la derecha.
Opciones de Seleccin
Existen varias formas para seleccionar celdas o grupos de celdas en una hoja de trabajo.
Seleccin
Una celda sencilla El contenido de una celda
Accin
Dar clic en la celda. Dar doble clic en la celda para colocar el punto de insercin dentro de la celda y luego dar doble clic nuevamente para seleccionar el contenido de la celda. Usted tambin puede seleccionar la celda y luego seleccionar su contenido del cuadro de texto formula.
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Seleccin
Un rango de celdas contiguas
Accin
Un rango de celdas contiguas est formado de celdas adyacentes entre s. Seleccionar la primera celda en el rango contiguo, presionar y mantener presionada la tecla Shift, navegar a la ltima celda en el rango y luego dar clic en la ltima celda para seleccionar el rango en su totalidad. Usted tambin puede dar clic y arrastrar el cursor de la primera celda a la ltima celda para seleccionar el rango. Un rango de celdas no contiguas est formado de celdas que no son adyacentes entre s. Seleccionar la primera celda en el primer rango, presionar y mantener presionada la tecla Ctrl, navegar a la siguiente celda en el rango y dar clic en la siguiente celda. Usted puede combinar los mtodos Mays+clic y Ctrl+clic si lo preere. Dar clic en el botn Seleccionar Todo inmediatamente despus del cuadro Nombre. Tambin puede presionar Ctrl+A.
Un rango de celdas no contiguas
Una hoja de trabajo completa
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ACTIVIDAD 1-2
Navegar y seleccionar en Excel
Archivos de datos: info del empleado.xlsx Antes de empezar: Abra Microsoft Office Excel 2007. Situacin: Usted es el nuevo ejecutivo del departamento de Recursos Humanos de una compaa. Desea saber la ubicacin del departamento de sus empleados. Usted decide ver la informacin de los empleados de la compaa en una hoja de trabajo.
Qu se hace 1. Abra el archivo que contiene la informacin del empleado.
Cmo se hace a. En la ventana de Excel, d clic en el botn Office y elija la opcin Abrir. b. En el cuadro de dilogo Abrir, navegue a esta ruta de la carpeta C:\084890Datos\ Crear una hoja de trabajo bsica. c. Seleccione el archivo Info del empleado.xlsx y d clic en Abrir.
2.
Vea el ltimo empleado.
a. Usando la barra de desplazamiento vertical, desplcese hacia abajo para ver la ltima la. b. D clic en el encabezado de la la 98 para seleccionar el ltimo empleado.
3.
Vea el contenido de la celda G50.
a. En la barra de frmulas, d clic en el cuadro Nombre.
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b. Teclee G50 y presione la tecla Intro para ver el contenido de la celda G50.
4.
Localice la celda Horas totales.
a. En el teclado, presione las teclas Ctrl+Inicio para ver la celda A1. b. Usando la barra de desplazamiento horizontal, desplcese a la derecha para ver las horas totales de las celdas P4 y P5.
5.
Seleccione un rango de celdas.
a. D clic en la celda B2. b. Mantenga presionada la tecla Mays y d clic en la celda D41.
6.
Seleccione toda la hoja de trabajo.
a. En la esquina superior izquierda, debajo del cuadro Nombre, d clic en el botn Seleccionar todo para seleccionar toda la hoja de trabajo. b. D clic en el botn Office y elija Cerrar. c. Si es necesario, en el cuadro de mensaje Microsoft Office Excel, d clic en No para cerrar el libro de trabajo sin guardarlo.
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TEMA C
Obtener ayuda
Usted ha navegado a travs de una hoja de trabajo de Excel y explor varias tcnicas de seleccin. Le ser de gran alivio saber que no tiene que memorizar todo. La ayuda de Excel est disponible en todo momento para proporcionarle apoyo cuando usted lo necesite. En este tema aprender a solicitar la ayuda de Excel. Usted est trabajando en un libro de trabajo y constantemente est usando el mouse para navegar entre las celdas, pero preferira usar el mtodo abreviado del teclado tanto como le fuera posible. Con el sistema de ayuda de Excel, usted puede encontrar informacin sobre cmo moverse a travs de una hoja de trabajo usando el mtodo abreviado del teclado. Al acceder a la caracterstica de ayuda de Excel, usted puede encontrar informacin relevante en lnea y fuera de lnea para desempear una tarea en Excel.
La ventana Ayuda de Excel

Usted puede usar el botn Ayuda de Excel de Microsoft Office, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana de aplicacin de Excel para acceder a la ventana Ayuda de Excel. La ventana Ayuda de Excel contiene opciones que le permiten buscar respuestas a preguntas relacionadas con Excel, permitindole la bsqueda de informacin tanto en lnea como fuera de lnea. La ventana Ayuda de Excel tiene varios elementos.
Elemento de la ventana
Barra de herramientas Cuadro de texto Escriba aqu las palabras que desee buscar Lista desplegable Buscar Panel Examinar Excel Ayuda
Descripcin
Proporciona acceso a comandos de navegacin, impresin y formato. Le permite especicar la consulta que est buscando. Le permite especicar si la bsqueda tiene que llevarse a cabo en lnea o fuera de lnea. Despliega los diversos vnculos de los temas disponibles en la ayuda de Excel. Usted puede navegar a un vnculo de algn tema haciendo clic en el mismo.
reas de bsqueda La lista desplegable Buscar le ayuda a reducir los resultados de la bsqueda de un rea especca. Usted puede usar la opcin Contenido de este equipo para buscar informacin dentro de la aplicacin de Excel o bien puede seleccionar el contenido de Office Online para buscar en Internet.
rea de bsqueda
Todo Excel
Descripcin
lista informacin sobre la consulta desde la ayuda integrada y muestra el sitio web de Office, si es necesario.
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rea de bsqueda
Excel Ayuda
Descripcin
lista informacin sobre la consulta desde la ayuda integrada as como del sitio web de Office Online, pero no lo lleva al sitio web de Office Online. lista plantillas de muestra que estn disponibles en el sitio web de Office Online. lista informacin de capacitacin de muestra del sitio web de Office Online. Incluye tareas de programacin, ejemplos y referencias para crear soluciones personalizadas.
Excel Plantillas Excel Formacin Ayuda del programador sin conexin
El panel Tabla de contenido

El panel Tabla de contenido se despliega a la izquierda de la ventana Ayuda de Excel y lista los vnculos de los temas de ayuda para las diferentes caractersticas de Excel. Usted puede dar clic en los vnculos de los temas y subtemas. Los vnculos de los subtemas despliegan la informacin relevante en el panel derecho de la ventana de Ayuda Excel.
Cmo obtener ayuda

Referencia del procedimiento: Obtener ayuda Para encontrar informacin en la ayuda de Excel: 1. D clic en el botn Ayuda en la Cinta, o presione F1 para abrir la ventana de Ayuda de Excel. 2. S lo desea, d clic en el botn Mostrar tabla de contenido para desplegar la tabla de contenidos. 3. D clic en el vnculo del panel Tabla de contenido o en la lista Examinar Excel Ayuda para ver los detalles. 4. S lo desea, busque informacin. a. Seleccione una opcin de la lista desplegable Buscar para limitar la bsqueda a un rea en particular. b. c. 5. En el cuadro de texto Escriba aqu las palabras que desee buscar, teclee una palabra clave. D clic en Buscar para desplegar los resultados de la bsqueda.
D clic en el botn Cerrar para cerrar la ventana Ayuda de Excel.
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ACTIVIDAD 1-3
Obtener ayuda
Antes de empezar: Su computadora debe estar conectada a Internet para acceder a Office Online y Microsoft Office Excel 2007 debe estar abierto. Situacin: Usted es principiante con la interfaz de Excel 2007; as que le gustara obtener apoyo adicional y leer ms acerca de la interfaz. Tambin sabe que conocer el mtodo abreviado del teclado le ser de gran utilidad cuando trabaje con Excel. As que decide buscar informacin de los mtodos abreviados que se usan para llevar a cabo una accin.
Qu se hace 1. Busque informacin sobre la Cinta.
Cmo se hace a. En la Cinta, d clic en el botn Ayuda de Microsoft Office Excel. b. En la ventana Ayuda de Excel, en el cuadro de texto Escriba aqu las palabras que desee buscar, teclee cinta y d clic en Buscar. c. En los resultados desplegados, d clic en el vnculo Usar la cinta de opciones para acceder a la pgina que describe la Cinta. d. Vea informacin acerca de la Cinta.
2.
Busque informacin sobre los mtodos abreviados del teclado en Excel.
a. En la ventana de Ayuda de Excel, sobre la barra de herramientas, d clic en el botn Mostrar tabla de contenido.
b. En el panel Tabla de contenido, d clic en Accesibilidad.
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c. Bajo Accesibilidad, en la lista desplegable de vnculos, desplcese hacia abajo y d clic en Teclas de funcin y de mtodo abreviado de Excel.
d. En el panel derecho, desplcese hacia abajo para leer la informacin desplegada. e. En la esquina superior derecha de la ventana Ayuda de Excel, d clic en el botn Cerrar para cerrar la ventana.
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TEMA D
Ingresar datos y guardar un libro de trabajo
Usted ha trabajado con una hoja de trabajo, ha navegado a travs de los datos, ha usado varias tcnicas de seleccin y ha usado la ayuda de Excel para localizar algunos mtodos abreviados del teclado. Ahora es momento de crear un nuevo libro de trabajo donde pueda agregar datos y guardar su trabajo. En este tema, usted ingresar datos y guardar su trabajo. Para poder escribir un libro, el escritor debe llenar las pginas con palabras. De manera similar para crear un libro de trabajo en Excel usted necesita ingresar datos en los libros de trabajo. Existen varias formas de organizar sus datos, pero la estructura que dan las columnas y las las facilita la identicacin de la informacin.
El cuadro de dilogo Nuevo libro

El cuadro de dilogo Nuevo libro le permite crear tanto un libro de trabajo en blanco como un libro de trabajo basado en una plantilla; la plantilla puede estar disponible localmente o bien puede descargarse de Microsoft Office Online. Usted puede acceder al cuadro de dilogo Nuevo libro desde el men del botn Office. El panel izquierdo del cuadro de dilogo Nuevo libro contiene las categoras de las plantillas. Las subcategoras y las plantillas se listan en el panel central de la ventana Nuevo libro. Las plantillas usadas recientemente se listan en el panel central. Las plantillas se pueden personalizar y pueden satisfacer requisitos especcos de negocios o individuos.
Tipos de datos
Las celdas pueden contener texto, nmeros o frmulas. En una hoja de trabajo el texto es usado para organizar y etiquetar la informacin numrica. De manera predeterminada el texto se alinea a la izquierda de la celda y los nmeros a la derecha de sta.
Los comandos Guardar y Guardar como

Una vez que el libro de trabajo es creado usted necesitar guardarlo para que pueda acceder a l ms tarde. Use el comando Guardar como para guardar un archivo por primera vez y tambin para guardar un archivo existente con un nuevo nombre, para cambiar el tipo de archivo o para guardarlo en un nuevo directorio. Use el comando Guardar para guardar los cambios realizados a un libro de trabajo existente sin cambiar su nombre, tipo de archivo o directorio.
Si usted usa el comando Guardar para guardar por primera vez el libro de trabajo, el cuadro de dilogo Guardar como aparecer automticamente.
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El cuadro de dilogo Guardar como En el cuadro de dilogo Guardar como de la lista desplegable Guardar en, usted puede seleccionar el directorio en donde guardar el archivo. El nombre predeterminado del archivo aparecer en el cuadro de texto Nombre de archivo. Usted puede cambiar el nombre del archivo si lo desea. De la lista desplegable Guardar como tipo usted puede seleccionar el formato en el que guardar el archivo.
Tipos de archivo en Excel 2007

Todos los archivos de Excel 2007 usan la extensin (XML) Lenguaje de Marcacin Extensible. como el formato de archivo bsico. El formato XML de Excel es un formato de archivo compacto y robusto que permite una fcil integracin de los archivos de Excel en otras aplicaciones y plataformas. Excel 2007 tambin soporta varios tipos de archivo. Otros formatos de archivo de Excel La siguiente tabla lista algunos de los formatos de archivo ms importantes que usted puede usar en Excel 2007.
Tipo de archivo
.xlsx .xlsm
Descripcin
Este es el tipo de archivo predeterminado en el cual Excel 2007 guarda sus documentos. ste es un tipo de archivo XML bsico que puede almacenar cdigo de macro VBA. Los Macros son una serie de comandos e instrucciones de Excel agrupadas en un comando simple y un VBA que nos ayuda a modicar estas macros. La opcin Libro de Excel 972003, se usa para guardar el archivo en un formato compatible con versiones anteriores de Excel. .xltx es el tipo de archivo predeterminado para una plantilla de Excel. Se usa para guardar contenido, diseo y formato de un libro de trabajo. .xltm es el tipo de archivo predeterminado para una plantilla habilitada para macros en Excel. Este tipo de archivo le permite guardar una plantilla de Excel en versiones que van de Excel 97 a Excel 2003. Este tipo de archivo le permite guardar un documento de Excel como un archivo Adobe PDF (Formato de Documento Porttil).
.xls .xltx/.xltm
.xlt .pdf
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La opcin Convertir
Si usted abre un libro de trabajo en formato .xls en Excel 2007 la opcin Convertir se habilita en el botn Office. Elija Convertir para actualizar el libro de trabajo a un formato de archivo de Excel 2007.
La caracterstica Comprobador de compatibilidad

Si usted necesita guardar un libro de trabajo .XLSX como una hoja de trabajo .XLS para su uso posterior en otra versin de Excel, debe estar consciente que la versin anterior no soportar algunas de las nuevas caractersticas disponibles en Excel 2007. Por ejemplo, el nuevo texto y los efectos de forma y grcos de SmartArt podran ser convertidos al formato ms parecido disponible para asegurar que la presentacin del archivo sea consistente. Usted puede usar la caracterstica Comprobador de compatibilidad para identicar la compatibilidad de los objetos usados en su libro de trabajo XLSX cuando guarde su archivo en una versin anterior de Excel. En el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Office Excel, usted puede ver las caractersticas que no soporta el formato anterior y el nmero de ocurrencias en el libro de trabajo. Los objetos que son convertidos no pueden ser modicados.
Cmo ingresar datos y guardar un libro de trabajo

Referencia del procedimiento: Crear un nuevo libro de trabajo e ingresar datos Para crear un nuevo libro de trabajo e ingresar datos: 1. D clic en el botn Office y elija Nuevo para abrir el cuadro de dilogo Nuevo libro. 2. En el cuadro de dilogo Nuevo libro, en la seccin En blanco y reciente, verique que la opcin Libro en blanco est seleccionada y luego d clic en Crear. 3. D clic en la celda en la que desea ingresar los datos. 4. Ingrese los datos deseados. 5. Use la tcnica de navegacin apropiada para seleccionar la siguiente celda en donde usted desea ingresar los datos. Por ejemplo, usted puede presionar la tecla Intro para moverse una celda hacia abajo o la tecla Tab para moverse una celda hacia la derecha. Referencia del procedimiento: Guardar un libro de trabajo con el comando Guardar como Para guardar un nuevo libro de trabajo, o para guardar un libro ya existente con un nombre, ubicacin o tipo de archivo distinto: 1. D clic en el botn Office y elija Guardar como para desplegar el cuadro de dilogo Guardar como. 2. En el cuadro de dilogo Guardar como de la lista desplegable Guardar en, navegue a la carpeta en la que desea guardar su archivo. 3. En el cuadro de texto Nombre de archivo ingrese un nombre para el archivo. 4. De la lista desplegable Guardar como tipo seleccione el formato de archivo deseado. El formato de archivo predeterminado en Excel 2007 es XLSX. 5. D clic en Guardar. 6. Si usted guarda un archivo en una versin anterior de Excel, donde existe contenido incompatible, la opcin Comprobador de compatibilidad se activar automticamente. Si es necesario en el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Office Excel d clic en Continuar para convertir las caractersticas que no soporta el formato XLS en un objeto que no pueda ser editado.
Leccin 1: Creando una hoja de clculo bsica 23
Referencia del procedimiento: Guardar los cambios realizados a un libro de trabajo existente Para guardar los cambios en un libro de trabajo existente: 1. Abra un libro de trabajo existente y realice algunos cambios. 2. Guarde los cambios. D clic en el botn Office y elija Guardar.
O, en la barra de herramientas de acceso rpido, d clic en el botn Guardar.
Usar la caracterstica Comprobador de compatibilidad Para ejecutar la caracterstica Comprobador de compatibilidad, elija PrepararEjecutar el comprobador de compatibilidad del men del botn Office.
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ACTIVIDAD 1-4
Ingresar datos y guardar un libro de trabajo
Antes de empezar: Microsoft Office Excel 2007 est abierto. Situacin: Usted necesita documentar los gastos y las ventas de la compaa para el primer trimestre en una nueva hoja de clculo de Excel. Tambin necesita enviarle una copia del documento a un compaero de trabajo que usa la versin Excel 2003.
Qu se hace 1. Cree un nuevo libro de trabajo en blanco.
Cmo se hace a. D clic en el botn Office y elija Nuevo. b. En el cuadro de dilogo Nuevo libro, d clic en Crear para abrir un nuevo libro de trabajo en blanco.
2.
Ingrese los encabezados de columna, Meses, Ventas, Gastos, y Ganancia.
a. Verique que la celda A1 est seleccionada. b. Teclee Meses y presione la tecla Intro. c. Seleccione la celda B1. d. Teclee Ventas y presione la tecla Tab. e. En la celda C1, teclee Gastos y presione la tecla Tab. f. En la celda D1, teclee Ganancia y presione Intro.
3.
Ingrese los valores de los meses, ventas y gastos del primer trimestre.
a. Use el siguiente grco para terminar la hoja de trabajo.
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4. Guarde el libro de trabajo con el nombre mi libro mayor.xlsx. a. D clic en el botn Office y elija Guardar como para desplegar el cuadro de dilogo Guardar como. b. Si es necesario, de la lista desplegable Guardar en, navegue a la siguiente carpeta C:\084890Datos\Crear una hoja de trabajo bsica. c. Si es necesario, en el cuadro de texto Nombre de archivo, d un triple clic para seleccionar el nombre predeterminado del archivo. d. Teclee Mi libro mayor y de clic en Guardar. 5. Revise la compatibilidad y guarde el archivo en formato XLS. a. D clic en el botn Office y elija Preparary ejecute la opcin Comprobador de compatibilidad. b. No debe haber problemas de compatibilidad. D clic en Aceptar. c. D clic en el botn Office y elija Guardar comoLibro de Excel 97-2003. d. Verique que el archivo mi libro mayor.xls se despliegue en el cuadro de texto Nombre de archivo y de clic en Guardar. e. D clic en el botn Office y elija Cerrar.
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TEMA E
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido
Usted ya ha sido introducido a los diferentes elementos de la interfaz de Excel 2007. Ahora necesita un acceso rpido a algunas de las opciones en los diversos grupos de la Cinta. En este tema, usted personalizar la barra de herramientas de acceso rpido para habilitar estos accesos. A pesar de la disponibilidad de diversas caractersticas en la interfaz, usted puede trabajar con ciertas caractersticas que pueden ser menos accesibles que otras. A n de facilitar el acceso a las caractersticas que usted necesita, Excel le proporciona opciones que le permiten mostrar estos elementos y esconder aquellos que no utiliza frecuentemente en la barra de herramientas de acceso rpido.
Cmo personalizar la barra de herramientas de acceso rpido

Referencia del procedimiento: Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido Para personalizar la barra de herramientas de acceso rpido: 1. Despliegue el cuadro de dilogo Opciones de Excel. D clic en el botn Office y luego d clic en Opciones de Excel.
O, en la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, seleccione Ms comandos.
2. 3. 4. 5. 6.
En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, d clic en la categora Personalizar. Para agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Comandos disponibles en, seleccione una categora. En el cuadro de lista, seleccione el comando deseado y d clic en Agregar. Puede usar un procedimiento similar para quitar elementos de la barra de herramientas. Si desea reestablecer las opciones de la barra de herramientas de acceso rpido, d clic en Restablecer. Si desea poner la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la Cinta, seleccione la opcin Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la cinta de opciones.
En la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, usted puede seleccionar Mostrar debajo de la cinta de opciones para colocar la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la Cinta.
7. 8.
D clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Para agregar un grupo a la barra de herramientas de acceso rpido, seleccione la pestaa que tenga el grupo deseado en la Cinta, d clic derecho en el nombre del grupo y elija Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.
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Usted puede dar clic en el grupo agregado a la barra de herramientas de acceso rpido, dar clic derecho al comando y elegir Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido para agregar un comando abreviado del teclado a la barra de herramientas de acceso rpido.
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ACTIVIDAD 1-5
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido
Antes de empezar: Microsoft Office Excel 2007 est abierto. Situacin: Usted quiere usar sus habilidades para agregar comandos abreviados a la barra de herramientas de acceso rpido. Tambin quiere colocar los comandos en un lugar conveniente.
Qu se hace 1. Posicione la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la Cinta.
Cmo se hace a. En la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, seleccione Mostrar debajo de la cinta de opciones. b. Verique que la barra de herramientas de acceso rpido se haya movido debajo de la Cinta.
2.
Agregue el botn Abrir a la barra de herramientas de acceso rpido.
a. En la barra de herramientas de acceso rpido, de la lista desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, seleccione Ms comandos. b. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, en el cuadro de lista debajo de la lista desplegable Comandos disponibles en, seleccione Abrir. c. D clic en Agregar. d. D clic en Aceptar para regresar a la interfaz de usuario de Excel.
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e. Verique que el botn Abrir aparezca en la barra de herramientas de acceso rpido.
3.
Restablezca la barra de herramientas a sus valores predeterminados.
a. En la barra de herramientas de acceso rpido, d clic en el botn Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y elija Ms comandos. b. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, deshabilite la casilla de vericacin Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la cinta de opciones. c. D clic en Restablecer para quitar los comandos abreviados agregados recientemente. d. En el cuadro de mensaje Restablecer personalizaciones, d clic en S para reestablecer la barra de herramientas a sus valores predeterminados. e. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, d clic en Aceptar.
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Leccin 1 Seguimiento
En esta leccin, usted explor el entorno de Excel 2007 de Microsoft Office. Al familiarizarse con el ambiente de Excel usted podr empezar a usar la aplicacin con una mayor facilidad.
1. Cmo le ayuda en su trabajo el personalizar la barra de herramientas de acceso rpido?
2.
En qu tipo de trabajo usa encabezados de columnas y las?
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Realizar clculos
Duracin de la leccin: 90 minutos
En esta leccin, podr realizar clculos. Usted podr:

crear frmulas bsicas. calcular con funciones. copiar frmulas y funciones.
Introduccin
Usted ha ingresado etiquetas y nmeros en una hoja de trabajo para organizar los datos y presentarlos de una forma ordenada. Ahora es tiempo de hacer clculos con los datos. Microsoft Office Excel le da la exibilidad de realizar clculos rpidos que simplican los datos de una la o columna y si lo requiere le da la posibilidad de crear frmulas personalizadas. En esta leccin usted realizar clculos con los datos existentes de una hoja de trabajo. Imagine tener que hacer clculos manuales en una hoja de trabajo que contiene un gran volumen de datos. No solo sera tedioso y largo, sino que adems la posibilidad de cometer errores en sus clculos sera signicativa. En vez de realizar los clculos manualmente, usted puede usar frmulas y funciones en Excel para realizar clculos con un alto volumen de datos. Esto hace que los clculos sean fciles y ecientes reduciendo dramticamente la posibilidad de cometer errores.
TEMA A
Crear frmulas bsicas
Usted est familiarizado con el ingreso de datos y la navegacin en una hoja de trabajo. Ahora quiere realizar clculos con los datos. Un mtodo para realizar clculos en las hojas de trabajo de Excel es creando frmulas bsicas. En este tema, usted crear frmulas bsicas. El clculo manual con los valores de una hoja de trabajo puede ser incmodo, largo y susceptible a errores. Es ideal tener una forma rpida y sencilla de calcular los valores. En Excel, usted puede crear frmulas bsicas para realizar clculos con los valores de una hoja de trabajo. La creacin de frmulas bsicas le ayudar a reducir el tiempo que le toma obtener informacin valiosa de los datos que ingresa en una hoja de trabajo.
Frmulas de Excel
Denicin: Una frmula de Excel es un conjunto de instrucciones matemticas que se pueden usar para realizar clculos en las hojas de trabajo de Excel. Todas las frmulas en Excel empiezan con un signo de (=). Las frmulas de Excel contienen varios componentes, como funciones, referencias, constantes y operadores. Una frmula simple de Excel puede contener algunos de estos componentes o bien todos ellos. Ejemplo: Si la celda A1 contiene el valor 2 y la celda A2 contiene el valor 5, usted puede escribir en cualquier celda la siguiente frmula =A1+A2 y esta nueva celda contendr el resultado de la operacin: 7.
La barra de frmulas
La barra de frmulas, ubicada debajo de la Cinta, contiene el cuadro Nombre, el cuadro de frmulas y el botn Insertar funcin. El cuadro de frmulas proporciona un espacio para acomodar frmulas. La barra de frmulas tambin tiene una opcin para expandir o colapsar la barra. Adems usted puede ajustar el tamao de la barra de frmulas y ocultarla cuando no trabaje con sta.
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Figura 2-1: La barra de frmulas.
Elementos de una frmula de Excel

Una frmula de Excel tiene varios elementos.
Elemento de la frmula
Referencias
Descripcin
Identica una celda o un rango de celdas en una hoja de trabajo y hace referencia a la ubicacin de los valores o datos en los que usted necesita aplicar la frmula para realizar el clculo. Los smbolos que especican el tipo de clculo que se necesita realizar en los componentes de una frmula. Valores numricos o texto que no cambia y permanece igual en la frmula. Si este valor tiene que cambiarse la frmula en s tiene que modicarse. Frmulas predenidas en Excel que se usan para simplicar clculos complejos.
Operadores Constantes Funciones
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Operadores matemticos comunes

Los operadores matemticos usados en las frmulas de Excel pueden parecer diferentes a aquellos con los que ya est familiarizado.
Operador matemtico
Signo de ms (+) Signo de menos (-) Asterisco (*) Diagonal (/) Smbolo (^) Abrir y cerrar parntesis ( )
Se usa para
Sumar Restar Multiplicar Dividir Elevar a una potencia Agrupar instrucciones para su clculo posterior
El orden de las operaciones

Cuando usted usa frmulas para realizar clculos, necesita saber la secuencia de las operaciones que las frmulas siguen para llegar al resultado deseado. Este orden de las operaciones puede afectar el resultado de una frmula. Cuando se usa una combinacin de operadores, Excel sigue este orden para ejecutar las frmulas. 1. Las operaciones se encierran entre parntesis siempre que aparecen en una frmula. 2. 3. Operaciones que implican exponentes. Clculos que implican multiplicaciones y divisiones. Debido a que tienen el mismo orden de ejecucin que Excel, la operacin se realiza por orden de aparicin, es decir de izquierda a derecha. Operaciones que implican suma y resta. Excel tambin los ejecuta por orden de aparicin.
4.
Figura 2-2: Las frmulas se realizan respetando el orden de las operaciones.
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Cmo crear frmulas bsicas

Referencia del procedimiento: Crear una frmula Para crear una frmula: 1. 2. Seleccione la celda en la que ingresar la frmula. Teclee la frmula. Ingrese el signo de igual ( = ) y luego ingrese los nombres de las celdas con sus respectivos operadores aritmticos ubicados entre los nombres de las celdas.
Ingrese el signo de igual ( = ) y d clic en las celdas a las que quiere hacer referencia ingresando los operadores aritmticos requeridos.
3.
Presione Intro para aplicar la frmula y mostrar el valor calculado.
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ACTIVIDAD 2-1
Crear frmulas bsicas
Archivos de datos: nuevo libro mayor.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo nuevo libro mayor.xlsx. Situacin: Usted tiene una hoja de trabajo que registra los ingresos por ventas generados por los representantes de ventas en su compaa. La hoja de trabajo lleva el registro de las ventas de enero, febrero y marzo. Su gerente le ha pedido que calcule la ganancia obtenida en cada uno de los meses.
Qu se hace 1. Calcule la ganancia de enero.
Cmo se hace a. D clic en la celda D2. b. Teclee =B2C2 y presione Intro. c. Presione Intro.
2.
Calcule la ganancia obtenida en los otros meses.
a. Si es necesario, d clic en la celda D3. b. Teclee = c. D clic en la celda B3 y presione la tecla del signo menos ( - ). d. D clic en la celda C3 y presione Intro.
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3. Calcule la ganancia de marzo. a. Ingrese su clculo y verique su resultado con el siguiente grco.
b. Guarde el archivo con el nombre Mi nuevo libro mayor y deje el archivo abierto para la siguiente actividad.
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TEMA B
Clculos con funciones
Usted ha usado frmulas bsicas para realizar clculos con los datos de una hoja de trabajo. Ahora quiere explorar las funciones integradas que Excel le proporciona. Escribir frmulas en una hoja de trabajo es una buena forma de realizar clculos. Sin embargo, no sera grandioso tener frmulas predenidas para realizar clculos sin tener que teclearlas? Esto le ahorrara mucho tiempo. En Excel usted puede hacer clculos usando funciones. El uso de las funciones acelera el proceso del desempeo de los clculos; esto se debe a que las funciones son frmulas integradas que usted no construye manualmente.
Funciones
Denicin: Una funcin es una frmula integrada en Excel. Las funciones contienen un nombre de la funcin seguido de argumentos entre parntesis. El nombre de la funcin es el nombre abreviado de la funcin. Las funciones requieren argumentos; los argumentos son los valores que usa la funcin para realizar sus clculos. Los argumentos de la funcin pueden ser nmeros, referencias de celda, constantes, frmulas, otras funciones, texto o valores lgicos. Ejemplo:
Funciones comunes en Excel

Excel proporciona varias funciones integradas.
Funcin
SUMA PROMEDIO MIN MAX CONTAR CONTARA
Instruye a Excel a
Agregar todos los valores especicados en el argumento. Calcular el promedio de los valores especicados en el argumento. Encontrar el valor mnimo de los valores especicados en el argumento. Encontrar el valor mximo de los valores especicados en el argumento. Contar el nmero de celdas que contienen valores numricos dentro del rango especicado en el argumento. Contar el nmero de celdas que contienen cualquier tipo de dato dentro del rango especicado. Esta funcin no cuenta las celdas vacas dentro del rango especicado.
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La funcin Autosuma() La funcin Autosuma() se puede elegir directamente seleccionando Autosuma en el grupo Biblioteca de funciones de la pestaa Frmulas. Esta funcin se puede usar para sumar nmeros contiguos en una la o columna de una hoja de trabajo. La echa desplegable Autosuma cuando es presionada despliega un men con otras funciones tales como Promedio, Contar nmeros, Mx y Mn. El botn Comprobacin de errores El botn Comprobacin de errores aparece junto a la celda en la que se encuentra un error. Revisa errores en las frmulas. La primera opcin en el men Comprobacin de errores seala el error. Las opciones en el men dieren en relacin al tipo de error tecleado. Usted puede ignorar el error o editar la frmula y actualizarla. El botn Comprobacin de errores tambin se encuentra en el grupo Auditora de frmulas en la pestaa Formulas. ste despliega el cuadro de dilogo Comprobacin de errores, el cul seala los errores y las opciones.
Autocompletar frmulas
La caracterstica Autocompletar frmulas es una caracterstica dinmica en Excel que le permite elegir e ingresar convenientemente frmulas y funciones. Esta caracterstica simplica la tarea de ingresar la frmula en el cuadro de frmulas o en cualquiera de las celdas de la hoja de trabajo. Cuando usted teclea el signo ( = ) seguido de la primera letra de una frmula, una lista se despliega con todos los nombres de las funciones disponibles que empiezan con esa letra. Usted puede seleccionar la funcin requerida de la lista sin tener que memorizar los largos nombres de las funciones y sin correr el riesgo de cometer un error ortogrco.
La biblioteca de funciones
La biblioteca de funciones es un grupo de comandos en la pestaa Formulas que contiene varias categoras de funciones. Las diversas categoras de funciones tienen un fcil acceso en la biblioteca de funciones y se accede a ellas a travs del botn Insertar funcin. La funcin deseada pude ser seleccionada de estas categoras de funciones. El botn Insertar funcin El botn Insertar funcin se localiza en el grupo Biblioteca de funciones en la pestaa Formulas y sobre la barra de frmulas. El botn Insertar funcin despliega el cuadro de dilogo Insertar funcin, que contiene varias funciones bajo un gran nmero de categoras. La funcin deseada puede ser seleccionada e insertada dentro de la celda seleccionada en la hoja de trabajo.
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Cmo hacer clculos con funciones

Referencia del procedimiento: Aplicar una frmula usando la caracterstica Autocompletar frmulas Para aplicar una frmula usando la caracterstica Autocompletar frmulas: 1. Seleccione la celda en la que ingresar la frmula. 2. 3. 4. 5. En la hoja de trabajo, teclee el signo de igual ( = ) y las primeras letras del nombre de la funcin. En la lista desplegable Autocompletar, d doble clic en una funcin para seleccionarla e ingrese la frmula. Especique los argumentos para la funcin. Cierre los parntesis y presione Intro.
Referencia del procedimiento: Aplicar una frmula usando la biblioteca de funciones Para aplicar una frmula usando la biblioteca de funciones: 1. 2. 3. 4. 5. Seleccione la celda en la que ingresar la frmula. En la Cinta seleccione la pestaa Frmulas. En el grupo Biblioteca de funciones, de clic en el botn Insertar funcin para desplegar el cuadro de dilogo Insertar funcin. En el cuadro de lista Seleccione una funcin, seleccione la funcin deseada y d clic en Aceptar para desplegar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, ingrese los argumentos deseados y d clic en Aceptar.
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ACTIVIDAD 2-2
Calcular con funciones
Antes de empezar: mi nuevo libro mayor.xlsx est abierto. Situacin: Usted desea calcular los valores promedio del total de las ventas y gastos de un ao a la fecha para un grupo de empleados. Adems le gustara usar la hoja de trabajo de las ventas para reejar las ventas totales ms altas y las ms bajas de cada mes. Usted quiere calcular estos datos de la forma ms rpida y eciente que sea posible.
Qu se hace 1. Calcule las ventas totales de enero a marzo.
Cmo se hace a. D clic en la celda B6. b. En la Cinta, seleccione la pestaa Frmulas. c. En la pestaa Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, d clic en Autosuma.
d. Seleccione B2:B4. e. Presione Intro para desplegar las ventas totales conseguidas en el primer trimestre.
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2. Calcule el promedio de las ventas. a. En la celda B7, teclee =pr b. En la lista desplegable Autocompletar, d doble clic en Promedio.
c. En la hoja de trabajo, seleccione B2:B4. d. Teclee ) y presione Intro para desplegar el promedio de las ventas.
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3. Calcule las ventas ms altas. a. Verique que la celda B8 est seleccionada. b. En el grupo Biblioteca de funciones, d clic en el botn Insertar funcin.
c. En el cuadro de dilogo Insertar funcin, en el cuadro de lista Seleccione una funcin, seleccione Mx y d clic en Aceptar.
d. Arrastre el cuadro de dilogo Argumentos de funcin lejos de los datos de la hoja de trabajo. e. Seleccione B2:B4. f. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, verique que las referencias de la celda se desplieguen en el cuadro de texto Nmero1 y d clic en Aceptar.
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4. Calcule las ventas ms bajas. a. D clic en el botn de dilogo Expandir junto al cuadro de texto Nmero1 y d clic en Aceptar. b. D clic en la celda B9. c. En el grupo Biblioteca de funciones, d clic en la echa desplegable Autosuma y elija Min.
d. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas B2:B4. Presione Intro.
5.
Calcule los valores total, promedio, mximo y mnimo para los gastos.
a. Use el siguiente grco.
b. Guarde y cierre el libro de trabajo.
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ACTIVIDAD 2-3
Calcular con otras funciones bsicas
Archivos de datos: informe de ventas.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo informe de ventas.xlsx. Situacin: Usted est revisando el informe de las ventas del ao pasado para su compaa. El informe de ventas contiene los objetivos trimestrales y totales alcanzados por cada empleado de las diferentes regiones. Los datos no estn numerados de manera secuencial, por razones estticas se ha insertado una la despus de cada valor. Usted necesita saber cuantos empleados estn listados en la hoja de trabajo as como el nmero total de empleados; todo esto usando los datos de la regin.
Qu se hace 1. Encuentre el nmero total de empleados.
Cmo se hace a. D clic en la celda J1 y teclee =con b. En la lista desplegable Autocompletar, d doble clic en CONTAR. c. En la hoja de trabajo, d clic en la celda H6. d. Desplcese hacia abajo, mantenga presionada la tecla Mays y d clic en la celda H106. e. Desplcese hacia arriba, teclee ) y presione Intro para llenar la celda J1 con el nmero de empleados en la hoja.
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2. Encuentre el nmero total de empleados con los datos de la regin. a. En la celda J3, teclee = con b. En la lista desplegable Autocompletar, d doble clic en CONTARA. c. En la hoja de trabajo, d clic en la celda C6. d. Desplcese hacia abajo, mantenga presionada la tecla Mays y d clic en la celda C106. e. Desplcese hacia arriba, teclee ) y presione Intro para llenar la celda J3 con el conteo del nmero de empleados con la informacin de la regin.
f.
Guarde el libro de trabajo con el nombre Mi informe de ventas y luego cirrelo.
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TEMA C
Copiar frmulas y funciones
Usted ha realizado clculos con los datos usando frmulas y funciones. Ahora necesita usar las mismas frmulas y funciones en varias celdas. En este tema, usted copiar frmulas y funciones. Cuando trabaja con datos de una hoja de trabajo de Excel, posiblemente algunas veces quiera volver a usar frmulas y funciones en su hoja de trabajo. En vez de teclear manualmente las frmulas y funciones repetidamente cada vez que quiere volver a usarlas, simplemente cpielas y aplquelas en las celdas que requiere, esto le permitir ahorrar tiempo. Excel le permite copiar frmulas y funciones.
Las opciones Cortar, Copiar y Pegar

Excel le permite mover, copiar y pegar celdas y contenidos de celdas en las hojas de trabajo. Despus de seleccionar la celda o el contenido de la celda, sta puede moverse al cortarla y pegarla. El contenido de una celda o la celda puede copiarse usando las opciones Copiar y Pegar. Usted puede acceder a los botones Cortar, Copiar y Pegar del grupo Portapapeles en la pestaa Inicio. Usted tambin puede acceder a las opciones Cortar, Copiar y Pegar desde el men abreviado que se despliega al hacer clic derecho en la celda seleccionada. Adems usted puede usar los mtodos abreviados del teclado para acceder a las opciones Cortar, Copiar y Pegar. Las opciones Pegar Las opciones Pegar le permiten especicar la forma en que se pegar el dato copiado en la celda destino. Algunas de las opciones de pegado se listan en la siguiente tabla.
Opcin
Utilizar tema de destino Coincidir con formato de destino Mantener formato de origen
Descripcin
Pega la celda copiada usando el tema destino Reemplaza el formato original de la celda copiada y la pega con el formato usado en la celda destino. Mantiene el formato original de la celda copiada y pega el dato tal como est.
Formatos de nmeros y Pega slo los valores y el formato del nmero usado en la celda valores copiada en la celda destino. Mantener ancho de las columnas de origen Slo formato Vincular celdas Mantiene el ancho de la columna de la celda copiada. Solamente pega el formato de la celda copiada en la celda destino. Pega un vnculo para las celdas copiadas en las celdas detino.
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Referencias relativas
Denicin: Una referencia relativa es una referencia de celda en una frmula que cambia cuando la frmula es copiada de una posicin a otra para reejar la nueva posicin tomada. Las referencias relativas se usan para crear frmulas que usan valores relativos y no jos. Las referencias relativas de una celda contienen los encabezados de la columna y la. Ejemplo:
Referencias absolutas
Denicin: Una referencia absoluta es una referencia de celda en una frmula que no cambia cuando la frmula es copiada de una posicin a otra para reejar la nueva posicin tomada. Las referencias absolutas se usan en las frmulas para hacer referencia a los valores de la celda que deben ser constantes durante la ejecucin del clculo. Todas las referencias absolutas contienen el signo de dlar ($) antes de los encabezados de columna y la de la referencia de celda. Ejemplo:
Conversin de una referencia relativa a una referencia absoluta Usted puede seleccionar una frmula en el cuadro de frmulas y convertir cualquier referencia relativa en una referencia absoluta agregando el signo ($) adelante de los encabezados de columna y la de la celda.
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Referencias mixtas
Denicin: Una referencia mixta es una referencia de celda que contiene referencias absolutas y relativas. Cuando la frmula es copiada de un lugar a otro la referencia relativa en la referencia mixta cambia mientras que la referencia absoluta permanece sin cambios. Las referencias mixtas contienen ya sea una columna absoluta y una la relativa o una la absoluta y una columna relativa. Ejemplo:
Cambiar entre las referencias relativas, absolutas y mixtas Usted puede cambiar el tipo de referencia usado en la frmula si sta no produce el resultado deseado. Despus de seleccionar la celda que contiene la frmula se puede cambiar la referencia del cuadro de frmulas usando el comando abreviado F4 para alternar entre las referencias relativas, absolutas y mixtas.
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Cmo copiar frmulas y funciones

Referencia del procedimiento: Copiar una frmula o funcin Para copiar una frmula o funcin: 1. 2. 3. 4. Seleccione la celda que contiene la frmula que desea copiar. En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en Copiar. Seleccione la celda destino, en la que desea pegar la frmula. En el grupo Portapapeles, d clic en Pegar.
Referencia del procedimiento: Crear una referencia absoluta o mixta Para crear una referencia absoluta o mixta: 1. Seleccione la celda con la frmula que debe hacer referencia a los valores constantes de la celda. 2. En la barra de frmulas, d clic en el cuadro de frmulas y teclee el signo de dlar ( $ ) delante de la referencia de la columna y de la la para que los valores en la frmula sean constantes. 3. Presione Intro para aplicar el cambio realizado en la frmula. Los mtodos abreviados del teclado Cortar, Copiar y Pegar La siguiente tabla identica los mtodos abreviados del teclado para las opciones Cortar, Copiar y Pegar.
Accin
Cortar Copiar Pegar
Comandos abreviados
Ctrl+X Ctrl+C Ctrl+V
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ACTIVIDAD 2-4
Copiar frmulas y funciones
Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos, abra el archivo mi nuevo libro mayor.xlsx. Situacin: Su gerente le ha pedido que agregue la seccin Resumen de totales a la hoja de trabajo de los datos de ventas que ha creado. Tambin tiene que calcular el promedio, el valor ms alto y el valor ms bajo de los ingresos por ventas generados por cada empleado. Usted ya ha creado frmulas y funciones para realizar estos clculos y ha decidido volver a usar estas frmulas y funciones para realizar su trabajo rpidamente.
Qu se hace 1. Copie el total de gastos al total de ganancias.
Cmo se hace a. D clic en la celda C6. b. Seleccione la pestaa Inicio. c. En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en el botn Copiar. d. D clic en la celda D6. e. En el grupo Portapapeles, d clic en el botn Pegar y presione Intro. f. Seleccione y examine la frmula en la celda C6.
g. Seleccione y examine la frmula en la celda D6. La frmula copiada est relacionada a su nueva posicin en la hoja de trabajo. 2. Complete las frmulas restantes. a. Selecciones las celdas C7:C9. b. En el grupo Portapapeles, d clic en Copiar. c. D clic en la celda D7 y presione el botn Pegar y luego presione Intro. d. Guarde y cierre el archivo mi nuevo libro mayor.xlsx.
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ACTIVIDAD 2-5
Calcular con una referencia absoluta
Archivos de datos: comisiones.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo comisiones.xlsx. Situacin: Usted quiere agregar los valores de la comisin del ejercicio hasta la fecha a la hoja de trabajo para ayudar a los usuarios a identicar fcilmente las comisiones ganadas por cada empleado. Para cada empleado la frmula de la comisin del ejercicio hasta la fecha debe hacer referencia al valor de la tasa de comisin especicado en la hoja de trabajo.
Qu se hace 1. Calcule la comisin del ejercicio hasta la fecha para los empleados sin usar una referencia absoluta para la tasa de comisin.
Cmo se hace a. En la celda I7, teclee la frmula =H3*H7 y luego presione Intro. b. Copie la celda I7. c. Pegue la frmula a las celdas 18:I10. d. Seleccione y examine las frmulas copiadas en las celdas I8:I10.
La frmula us la celda H3 como una referencia relativa en la frmula. La celda I9 mostr el error #VALOR! debido a que la frmula hizo referencia a la etiqueta Total del ejercicio hasta la fecha de la celda H5 al realizar el clculo.
2.
Modique la frmula para que la tasa de comisin 17% sea una referencia absoluta.
a. Edite el contenido de la celda I7 para que ste quede de la siguiente forma =$H$3*H7
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b. Copie y pegue la nueva frmula en las celdas I8:I10.
c. Guarde el libro de trabajo con el nombre mis comisiones.xlsx y cierre el archivo.
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En esta leccin, usted realiz clculos con los datos de una hoja de trabajo existente. Usar las caractersticas para realizar clculos en Excel es ms fcil y eciente que realizar los clculos manualmente.
1. Qu funciones de Excel usa ms frecuentemente?
2.
Necesitar usar referencias absolutas en sus frmulas para realizar su trabajo? Si es as, mencione algunos ejemplos.
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Modicar una hoja de trabajo

En esta leccin, podr modicar una hoja de trabajo. Usted podr:

manipular datos. insertar y borrar celdas, columnas y las. trabajar con las opciones bsicas Buscar y seleccionar. revisar la ortografa de una hoja de trabajo.
Introduccin
Usted est familiarizado con el ambiente de Microsoft Office Excel y tambin ha trabajado con las hojas de trabajo de Excel. Despus de crear una hoja de trabajo sin duda querr hacerle cambios. En esta leccin, usted modicar el contenido de una hoja de trabajo. Para poder modicar una hoja de trabajo en papel usted tiene que rescribirla por completo para agregar los nuevos datos y realizar cambios. Excel minimiza el esfuerzo requerido para revisar y actualizar sus hojas de trabajo. En Excel usted puede modicar una hoja de datos existente sin la necesidad de crear una nueva cada vez que necesite cambiar los datos.
TEMA A
Manipular datos
Usted ha ingresado datos y los guard en un libro de trabajo. Ahora quiere modicar los datos que ingres. En este tema, usted manipular datos. Usted est en el proceso de crear una hoja de trabajo de gastos para este ao. La hoja de trabajo tiene que mostrar, en detalle, todos los gastos de cada da especial y todos los meses del ao. Tambin el documento tiene que estar editado y reorganizado antes de su entrega. Usando las diversas opciones de Excel para manipular una gran cantidad de datos le permitir terminar su tarea de manera rpida y eciente.
Deshacer y rehacer
La opcin Deshacer le permite deshacer la ltima accin realizada y la opcin Rehacer le permite cancelar la accin Deshacer ms reciente. Estos comandos se encuentran en la barra de herramientas de acceso rpido. Usted tambin puede deshacer varias acciones al mismo tiempo seleccionando las acciones a deshacer de la lista desplegable Deshacer, que enlista todas las acciones que ha realizado recientemente. Usted puede deshacer y rehacer ms de 100 acciones realizadas en Excel. Sin embargo, algunas acciones como guardar un libro de trabajo no pueden ser canceladas. Usted tambin puede acceder a las opciones Deshacer y Rehacer usando los comandos abreviados Ctrl+Z y Ctrl+Y, respectivamente.
Figura 3-1: Las opciones deshacer y rehacer.
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Llenado automtico
La caracterstica Autorelleno llena los datos de una celda o la serie de datos de una hoja de trabajo en un rango de celdas seleccionadas. Esto se logra al ingresar datos dentro de una o ms celdas y arrastrando la manija de llenado a las otras celdas. Para llenar las celdas de datos dentro de un rango seleccionado, usted slo necesita ingresar los datos dentro de una sola celda, mientras que se deben ingresar datos dentro de dos celdas para llenarlas con series de datos. El valor inicial para la serie se debe teclear en la primera celda y el segundo valor en la siguiente para establecer el patrn de la serie. Usted tambin puede especicar la forma en la que se debe llenar la seleccin usando las opciones del men Opciones de autorelleno. Manija de llenado El cuadro en la esquina de una celda o rango de celdas que usted puede usar para activar la caracterstica Autorelleno de Excel es la manija de llenado. Cuando una celda o un rango de celdas contienen datos que se incrementan, arrastre la manija de llenado a la izquierda, derecha, arriba o abajo para llenar un rango con datos y d clic en el botn Opciones de autorelleno para especicar la forma en la que desea llenar la seleccin.
Opciones de llenado automtico

Las opciones de llenado automtico le ayudan a especicar el modo de llenado del rango de celdas seleccionado.
Opcin de autorelleno
Copiar celdas Rellenar serie Rellenar slo formatos Rellenar sin formato
Descripcin
Llena el rango seleccionado con los datos seleccionados en la(s) celda(s). Llena el rango seleccionado con las series de datos especicadas en la(s) celda(s) seleccionada(s). Llena el rango seleccionado con el formato usado en la celda seleccionada no con los datos de la misma. Llena el rango seleccionado con los datos de la celda seleccionada pero sin el formato aplicado.
Otras opciones de llenado automtico Las opciones de llenado automtico varan de acuerdo a los datos de la primera celda del rango seleccionado de celdas. Por ejemplo, cuando usted teclea el nombre de un da de la semana en la primera celda, Autorelleno tiene las opciones Rellenar das y Rellenar das de la semana. Al especicar la seleccin de este caso, los das del n de semana pueden incluirse o excluirse de la serie segn se requiera. La opcin Copiar celdas En el botn Opciones de autorelleno, la opcin Copiar celdas le permite copiar los datos a la celda o rango de celdas destino. La alternativa sera seleccionar las celdas que se van a copiar, dar clic en el botn Copiar, seleccionar las celdas en donde se pegarn los datos, dar clic en el botn Pegar y continuar pegando estos datos en cualquier otra ubicacin. La opcin Copiar celdas simplica este procedimiento permitiendo que la accin de pegado se repita en todo el rango.
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La opcin Eliminar celdas

El botn Eliminar celdas ubicado en la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, le da las opciones para quitar el formato, los datos o los comentarios de la(s) celda(s). Tambin puede elegir la opcin Borrar todo la cual dejar la celda en blanco eliminando cualquier opcin que sta contenga.
Cmo manipular datos

Referencia del procedimiento: Llenar celdas con series de datos usando la opcin Autorelleno Para llenar celdas con series de datos usando la opcin Autorelleno: 1. Ingrese los datos requeridos para establecer un patrn para las series de datos. 2. 3. Seleccione la celda con el valor que ayud a establecer el patrn. Arrastre la manija de llenado a la celda nal de la serie.
Referencia del procedimiento: Editar los datos de la celda Para editar los datos de la celda: 1. Seleccione la celda que contenga los datos que usted desea editar. 2. Teclee los nuevos datos dentro de la celda y presione Intro. Referencia del procedimiento: Borrar los datos de una celda Para borrar los datos de una celda: 1. Seleccione la celda. 2. Presione la tecla Suprimir.
Referencia del procedimiento: Borrar un rango 1. Seleccione el rango. 2. 3. En la pestaa Inicio, en el grupo Modicar, d clic en botn Borrar. Elija la opcin Borrar apropiada.
Referencia del procedimiento: Mover datos entre celdas Para mover datos entre celdas: 1. Seleccione la celda que contenga el dato que desea mover. 2. Mueva las celdas seleccionadas. Posicione el cursor en el borde de seleccin hasta que el cursor cambie a un apuntador Copiar/Mover y arrastre la seleccin a su destino.
O, en la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en el botn Cortar, seleccione la celda en la que desea mover los datos y d clic en Pegar.
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ACTIVIDAD 3-1
Manipular datos
Archivos de datos: editar.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Modicar una hoja de trabajo abra el archivo editar.xlsx. Situacin: Usted present una copia preliminar de la hoja de trabajo que registra los datos de ventas a su gerente para su revisin y ella le sugiri algunos cambios. Ella quiere que usted liste todos los meses del ao para las regiones Norte y Noreste. Tambin quiere que mueva algunos datos y que edite algunas partes del texto actual.
Qu se hace 1. Agregue los meses restantes del ao para las dos regiones.
Cmo se hace a. Seleccione la celda F4. b. Arrastre la manija de llenado a la celda N4 para llenar las celdas correspondientes con los meses restantes del ao.
c. D clic y arrastre la manija de llenado a la celda N4 para llenar las celdas correspondientes con los meses restantes del ao. d. Seleccione la celda F15. e. Arrastre la manija de llenado a la celda N15 para llenar las celdas correspondientes con los meses restantes del ao.
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2. Cambie la etiqueta Regin del Noreste a Este. a. D clic en la celda F12. Observe la barra de frmulas. Toda la etiqueta se encuentra dentro de la celda. b. Seleccione la celda G12 y examine la barra de frmulas. c. En la celda F12, teclee Este y luego presione Intro. d. En la barra de herramientas de acceso rpido, d clic en Deshacer. e. En el cuadro de frmulas, d doble clic en Noreste y luego teclee Este f. 3. En Regin del Norte, cambie la etiqueta a Ao 2006 Ao scal. Presione Intro.
a. En la celda B1, teclee Ao scal b. D clic en la celda B2 y presione la tecla Suprimir para limpiar la celda.
4.
Limpie las etiquetas Ao 2006 para la Regin del Este.
a. Seleccione la celda A12:A13. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Modicar, d clic en el botn Borrar. c. Seleccione Borrar todo.
5.
Mueva los nombres de los empleados a la columna B.
a. Seleccione las celdas A4:A8 y luego d clic en Cortar. b. Seleccione la celda B4 y luego d clic en Pegar. c. D clic en la celda B4 y luego d clic en Pegar. d. Seleccione las celdas A15:A19. e. Posicione el cursor en el borde de seleccin hasta que cambie al apuntador Copiar/Mover. f. D clic en el apuntador Copiar/Mover y arrstrelo a las celdas B15:B19.
g. Gurdelo con el nombre mi editar.xlsx y deje el archivo abierto para la siguiente actividad.
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TEMA B
Insertar y borrar celdas, columnas y las
Usted ha ingresado datos dentro de una celda y ha llenado celdas con series de datos. Ahora quiere alterar el nmero de celdas, columnas y las en una hoja de trabajo para acomodar los cambios en sus datos. En este tema, usted insertar y borrar celdas, columnas y las. Imagine que ha creado un libro de trabajo de declaracin de gastos para este ao. Ha olvidado ingresar los gastos de viaje de los ejecutivos de la compaa en el libro de trabajo. En vez de crear un nuevo libro de trabajo para incluir los nuevos datos, usted puede insertar columnas, las o celdas y modicar la hoja de trabajo. Al insertar y borrar celdas, columnas y las usted puede modicar el diseo de un slo libro de trabajo en vez de crear un nuevo libro de trabajo cada vez que requiera modicar los datos.
Insertar las y columnas

Usted puede reorganizar su hoja de trabajo en cualquier momento insertando o borrando columnas o las. Las nuevas las se agregan sobre las las seleccionadas. Las nuevas columnas se agregan a la izquierda de las columnas seleccionadas. Cualquier frmula en el libro de trabajo es actualizada automticamente para reejar su nueva ubicacin.
Cmo insertar y borrar columnas y las

Referencia del procedimiento: Insertar o borrar las y columnas Para insertar o borrar una la o columna: 1. Seleccione la(s) la(s) o columna(s). 2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Insertar o Eliminar.
El nmero de la(s) o columna(s) seleccionada(s) ser igual al nmero de la(s) o columna(s) insertadas o borradas.
Referencia del procedimiento: Insertar o borrar rangos de celdas Para insertar o borrar un rango de celdas: 1. Seleccione un rango de celdas. 2. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en la echa desplegable Insertar o Eliminar y seleccione Insertar celdas o Eliminar celdas. 3. En el cuadro de dilogo Insertar o eliminar, seleccione la opcin deseada para desplazar las celdas hacia arriba, abajo, izquierda o derecha y luego d clic en Aceptar.
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ACTIVIDAD 3-2
Insertar y borrar columnas y las
Antes de empezar: mi editar.xlsx est abierto. Situacin: Usted es el ejecutivo de ventas de una compaa y ha registrado los datos de las ventas para el primer trimestre. Desea agregar un ttulo a la hoja de clculo para hacerle saber a los empleados que este documento es un resumen de las ventas. Ha decidido agregar una nueva columna para el nmero de identicacin del empleado y necesitar borrar al empleado Abel porque ya no forma parte del departamento de ventas.
Qu se hace 1. Para hacer un espacio para el ttulo, inserte cuatro las sobre la la 1 y agregue el ttulo Resumen de ventas.
Cmo se hace a. D clic en el encabezado de la la 1 para seleccionar toda la la. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en la echa desplegable Insertar y seleccione Insertar las de hoja.
c. Seleccione de la la 1 a la 3. d. En el grupo Celdas, d clic en Insertar para insertar tres las sobre la nueva la. e. En la celda G2, teclee Resumen de ventas f. Seleccione y examine las frmulas en la la 14. Se han ajustado a su nueva ubicacin.
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2. Inserte una nueva columna entre las columnas B y C para hacer un espacio para el nmero de identicacin del empleado. a. Seleccione la columna C. b. En el grupo Celdas, d clic en Insertar. c. Seleccione y examine las frmulas que van de la columna D a la G. Se han ajustado a la nueva ubicacin. 3. Ingrese los nmeros de los empleados en la columna C para la Regin del Norte. a. Ingrese los nmeros de los empleados usando como gua el siguiente grco.
4.
Borre los datos del empleado Abel.
a. Seleccione la la 10. b. En el grupo Celdas, d clic en Eliminar. c. Guarde y cierre el archivo.
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TEMA C
Buscar datos en una hoja de trabajo
Usted ha trabajado con las y columnas en una hoja de trabajo. Ahora necesita ubicar y cambiar los datos en celdas especcas. En este tema, usted buscar datos en una hoja de trabajo. Usted acaba de notar que algunos de sus datos en su hoja de trabajo son incorrectos. Podra buscar los datos examinando visualmente cada celda empezando desde el principio de la hoja de trabajo, pero esto le llevara mucho tiempo. En vez de hacer esto usted puede usar las opciones Buscar y seleccionar para localizar y cambiar los datos incorrectos. Localizar datos usando las opciones Buscar y seleccionar en hojas de trabajo grandes es mucho ms rpido que localizar los datos manualmente. Adems si existen otros datos que haba ignorado tambin puede cambiar su valor.
El comando Buscar
El comando Buscar le ayuda a localizar datos especcos en una hoja de trabajo. Este comando se presenta en el men Buscar y seleccionar, en el grupo Modicar, en la pestaa Inicio y despliega el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. La pestaa Buscar en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar tambin puede ser desplegada usando el comando abreviado Ctrl+B. Contiene varias opciones de bsqueda que le ayudarn a especicar el criterio de bsqueda. Opciones de bsqueda avanzada Excel tiene varias opciones de bsqueda avanzada que se listan en la siguiente tabla.
Opcin
Botn Formato
Se usa para
Buscar formatos en una hoja de trabajo. Tambin se puede dar clic en la echa desplegable sobre el botn para acceder a las opciones de bsqueda de formatos. Restringir la bsqueda a la hoja de trabajo activa o al libro de trabajo activo. Especicar s la bsqueda se va a realizar por la o por columna. Especicar s el objetivo de la bsqueda debe incluir frmulas, valores o comentarios.
Lista desplegable Dentro de Lista desplegable Buscar Lista desplegable Buscar dentro de
Cuadro de seleccin Especicar si la bsqueda tiene que ser para los caracteres con las Coincidir maysculas y mismas maysculas y minsculas especicadas en el cuadro de texto minsculas Buscar. Cuadro de seleccin Coincidir con el contenido de toda la tabla Especicar s la bsqueda tiene que hacerse para los caracteres exactos especicados en el cuadro de texto Buscar.
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El comando Reemplazar
El comando Reemplazar le ayuda a reemplazar los datos existentes dentro de una hoja de trabajo con nuevos datos. Este comando se presenta en el men Buscar y seleccionar, en el grupo Modicar, en la pestaa Inicio y despliega el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. La pestaa Reemplazar en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar tambin puede ser desplegada usando el comando abreviado Ctrl+L. La pestaa Reemplazar en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar contiene opciones de reemplazo que le ayudan a reemplazar los datos en una hoja de trabajo.
Nombres de celda
En Excel, usted puede nombrar una celda o un rango de celdas para poder identicarla(s) por el texto que especic en vez de por la identicacin de la columna o la de la celda o rango de celdas. Los nombres de las celdas no son sensibles a maysculas y minsculas y pueden tener hasta 255 caracteres. Cuando nombre una celda, no use espacios ni comience con un nmero. Usted puede usar los nombres de las celdas mientras crea frmulas o busca datos en una hoja de trabajo. Tambin puede especicar el nombre de la celda en el cuadro de nombres y localizar los datos que representa.
Cmo buscar datos en una hoja de trabajo

Referencia del procedimiento: Nombrar una celda Para nombrar una celda: 1. Seleccione la celda que quiere nombrar. 2. D clic en el cuadro Nombre, teclee el nombre y presione Intro. Referencia del procedimiento: Ir a los datos de la celda Para ir a los datos de la celda: 1. En el cuadro Nombre, teclee el nombre de la celda o la direccin de la celda. 2. Presione Intro. Referencia del procedimiento: Buscar y reemplazar los datos de la celda Para buscar los datos de la celda: 1. En la pestaa Inicio, en el grupo Modicar, d clic en la opcin Buscar y reemplazar y elija Reemplazar. 2. En la pestaa Reemplazar, en el cuadro de texto Buscar, teclee el valor que desea buscar. 3. En el cuadro de texto Reemplazar con, teclee el dato que reemplazar al anterior. 4. D clic en Buscar siguiente para buscar cada instancia del valor en el libro de trabajo.
D clic en Buscar todos para localizar cada instancia del criterio de bsqueda y despliegue una lista de hipervnculos en la parte inferior del cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. D clic en cada hipervnculo para activar esta celda.
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5.
Reemplazar el texto.
D clic en Reemplazar para reemplazar la instancia seleccionada del criterio de bsqueda. O, d clic en Reemplazar todos para reemplazar cada instancia del criterio de bsqueda con el nuevo dato.
6.
D clic en Cerrar para regresar a la hoja de trabajo.
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ACTIVIDAD 3-3
Buscar datos en una hoja de trabajo
Archivos de datos: nuevo editar.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Modicar una hoja de trabajo abra el archivo nuevo editar.xlsx. Situacin: Usted necesita actualizar el nmero del empleado 7890 con el nmero 1478 y actualizar el apellido del empleado Ferguson cuyo nmero de identicacin es el 3574. Tambin tiene dos regiones que no son tan fciles de encontrar como la Norte y la Este, as que le gustara nombrar las otras dos regiones para poder acceder a stas directamente sin tener que desplazarse.
Qu se hace 1. Agregue los nombres de las celdas de las regiones.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo, desplcese a la derecha para ver la columna AF. b. Seleccione la celda AF5. c. D clic en la celda AF5. d. D clic en el cuadro Nombre, teclee Sur y presione Intro para nombrar la celda. e. Seleccione la celda AF17. f. D clic en la celda AF17.
g. D clic en el cuadro Nombre, teclee Oeste y presione Intro para nombrar la celda. 2. Vaya directamente a las diversas regiones sin necesidad de desplazarse. a. Presione Ctrl+Inicio. b. En el cuadro Nombre, teclee Sur y presione Intro. c. Presione Ctrl+Inicio. d. En el cuadro Nombre, teclee Oeste y presione Intro.
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3. Reemplace el nmero de identicacin 7890 con el nmero 1478. a. En la pestaa Inicio, en el grupo Modicar, d clic en Buscar y seleccionar y elija Reemplazar para mostrar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. b. En el cuadro de texto Buscar, teclee 7890 c. En el cuadro de texto Reemplazar con, teclee 1478 d. D clic en Buscar siguiente para localizar la celda que contiene el nmero de identicacin del empleado 7890. e. D clic en Reemplazar para actualizar el nmero de identicacin de Hoffman. f. D clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.
4.
Actualice el nombre del empleado con el nmero de identicacin 3574 con el texto Ferguson.
a. En el grupo Modicar, d clic en Buscar y seleccionar y elija Buscar. b. En el cuadro de texto Buscar, teclee 3574 y d clic en Buscar siguiente. c. D clic en Cerrar. d. En la celda AA23, teclee Ferguson y presione Intro. e. Guarde el archivo con el nombre mi nuevo editar.xlsx y luego cierre el archivo.
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ACTIVIDAD 3-4
Revisar los mtodos insertar y borrar celdas, columnas y las
Situacin: Usted acaba de insertar y borrar celdas, las o columnas en su hoja de trabajo. Ahora querr ver que tan familiarizado est con los diversos mtodos para insertar y borrar celdas, columnas y las.
Qu se hace 1.
Cmo se hace
Cules son los pasos para insertar una la? a) Dar clic al nmero de celdas deseadas en una la y luego en la pestaa Inicio, en el grupo Celdas dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar celdas. En el cuadro de dilogo Insertar, seleccionar la opcin Desplazar celdas hacia abajo. b) Dar clic en la columna de la la que se desplazar debajo de la nueva la y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar las de hoja. c) Dar clic en la la que se desplazar debajo de la nueva la y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar las de hoja. d) Dar clic en la la que se desplazar debajo de la nueva la y luego en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles dar clic en el botn Copiar y seleccionar otra la. Luego, en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles dar clic en Pegar.
2.
Cules son los pasos para agregar una nueva celda? a) Dar clic en la columna existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y en la pestaa Inicio en grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar columnas de hoja. b) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar celdas. En el cuadro de dilogo Insertar, seleccionar la opcin deseada para desplazar las celdas a la ubicacin requerida y dar clic en Aceptar. c) Dar clic en la la existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar las de hoja. d) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles, dar clic en el botn Cortar. Luego, seleccionar la celda destino y en el grupo Portapapeles dar clic en el botn Pegar.
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3. Verdadero o Falso? Para borrar una celda, se selecciona la celda y en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, se da clic en la echa desplegable Eliminar y se selecciona Eliminar celdas. a) Verdadero b) Falso
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TEMA D
Revisar la ortografa de una hoja de trabajo
Usted ha revisado su hoja de trabajo. Ahora quiere estar seguro de que no haya errores ortogrcos en la hoja de trabajo. En este tema, usted revisar la ortografa de una hoja de trabajo. Usted est trabajando en su hoja de trabajo de gastos. Cmo un ltimo paso en el proceso antes de envirsela a su gerente usted quiere revisar la ortografa del texto del archivo. Al revisar la ortografa de su hoja de trabajo usted puede corregir cualquier palabra mal escrita.
El cuadro de dilogo Ortografa

El cuadro de dilogo Ortografa muestra los errores ortogrcos o las palabras que Excel no reconoce en la hoja de trabajo. Usted puede desplegar el cuadro de dilogo Ortografa usando la tecla F7 o puede acceder a ste en el grupo Revisin sobre la pestaa Revisar. El cuadro de dilogo Ortografa se usa para revisar la ortografa de una hoja de trabajo.
Opciones del corrector ortogrco

Omitir una vez Omitir todas Agregar al diccionario Cambiar Cambiar todas Deshacer Opciones Idioma del diccionario No est en el diccionario Autocorreccin Sugerencias
Descripcin
Ignora la ocurrencia actual Ignora todas las ocurrencias Agrega la palabra al diccionario Cambia la ocurrencia de la palabra actual por la palabra correcta. Reemplaza todas las ocurrencias de la palabra. Deshace la accin ms reciente. Despliega el cuadro de dilogo Opciones de Excel. Opciones para seleccionar el idioma. Muestra palabras en la hoja de trabajo que Excel no reconoce. Corrige automticamente todas las ocurrencias de la palabra mal escrita en el cuadro de texto No est en el diccionario. Lista todas las opciones disponibles de una buena ortografa para la palabra seleccionada en el cuadro de texto No est en el diccionario.
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Figura 3-2: El cuadro de dilogo Ortografa.
Cmo revisar la ortografa de una hoja de trabajo

Referencia del procedimiento: Revisar la ortografa de una hoja de trabajo Para revisar la ortografa de una hoja de trabajo: 1. En la Cinta, seleccione la pestaa Revisar. 2. En la pestaa Revisar, en el grupo Revisin, d clic en Ortografa. 3. En el cuadro de dilogo Ortografa, aborde las palabras marcadas como errores ortogrcos en la hoja de trabajo. Para pasar por alto una palabra marcada, d clic en Omitir una vez o en Omitir todas.
D clic en Agregar al diccionario para indicar que la palabra est escrita correctamente y agrguela al diccionario. Corrija la palabra mal escrita seleccionando la palabra correcta en el cuadro de lista Sugerencias y luego d clic en Cambiar o en Cambiar todas.
D clic en Autocorreccin para corregir automticamente todas las ocurrencias de la palabra mal escrita en el cuadro de texto No est en el diccionario. Esta accin corregir la palabra automticamente a travs de la hoja de trabajo o libro de trabajo.
4.
En el cuadro de mensaje Microsoft Office Excel, d clic en Aceptar para conrmar el trmino del proceso de revisin ortogrca.
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ACTIVIDAD 3-5
Revisar la ortografa de una hoja de trabajo
Archivos de datos: gastos de viaje.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Modicar una hoja de trabajo abra el archivo gastos de viaje.xlsx. Situacin: Usted ha creado una hoja de trabajo de gastos de viaje para su gerente. Antes de enviarle la hoja de trabajo a su gerente, le gustara revisar el contenido de la hoja de trabajo para revisar su ortografa.
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Qu se hace 1. Corrija todas las ocurrencias de las palabras mal escritas a travs de la hoja de trabajo. Cmo se hace a. En la Cinta, seleccione la pestaa Revisar. b. En la pestaa Revisar, en el grupo Revisin, d clic en Ortografa. c. En el cuadro de dilogo Ortografa: Espaol (alfab. internacional) , en el cuadro de lista Sugerencias, seleccione la palabra Parking.
d. D clic en Cambiar para corregir la palabra mal escrita. e. D clic en Cambiar para corregir la palabra telefono. f. D clic en Cambiar todas para reemplazar todas las ocurrencias de los errores ortogrcos de la palabra estacionamiento.
g. D clic en Cambiar para corregir la palabra entretenimiento. h. En el cuadro de mensaje Microsoft Office Excel, d clic en Aceptar para conrmar el trmino del proceso de revisin ortogrca. i. Guarde el libro de trabajo con el nombre Mis gastos de viaje y cierre el archivo.
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En esta leccin, usted modic una hoja de trabajo. La modicacin de una hoja de trabajo le permite actualizar los datos existentes para satisfacer sus necesidades, en vez de tener que crear una nueva hoja de trabajo cada vez que usted realice algn cambio.
1. Considere una hoja de trabajo que usted actualmente use o una que necesite crear desde cero. Cmo podra modicar la hoja de trabajo existente para que se adecue a sus necesidades actuales de negocio?
2.
Considere los mtodos que Excel ofrece para encontrar datos. Cul crees que usaras?
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Dar formato a una hoja de trabajo

En esta leccin, podr dar formato a una hoja de trabajo. Usted podr:

modicar fuentes. agregar bordes y color a las celdas. cambiar el ancho de columna y la altura de la la. aplicar formatos de nmero. alinear contenidos de celda. aplicar estilos de celda.
Introduccin
Usted ha realizado clculos con los valores de una hoja de trabajo. Ahora quiere denir reas especcas de su hoja de trabajo para facilitar la visualizacin de los datos. En esta leccin, usted dar formato a una hoja de trabajo. Una hoja de trabajo debe ser fcil de interpretar y visualmente atractiva. Dar formato a una hoja de trabajo mejorar su apariencia esttica y ayudar a evitar la saturacin de datos. Al aplicar los formatos de Excel usted puede diferenciar una serie de datos de otra, facilitando su localizacin y el anlisis de la informacin.
TEMA A
Modicar fuentes
Usted ha creado hojas de trabajo bsicas y ahora quiere facilitar la localizacin de datos en una hoja de trabajo. Una forma de hacer esto es cambiando el tamao de la fuente y el tipo de algunos datos especcos. En esta leccin, usted modicar fuentes. Los titulares en un peridico son siempre ms grandes y asombrosos que el texto de las noticias. Los titulares facilitan la bsqueda y localizacin de noticias importantes. De manera similar cambiar el tamao y tipo de fuente de algunas partes de su hoja de trabajo ayuda a resaltar la informacin. Al modicar la fuente usted puede cambiar la apariencia de sus datos, facilitando la lectura y la localizacin de la informacin crtica.
Fuentes
Denicin: Una fuente es un tipo de letra predenido que se puede usar para dar formato a los caracteres. Cada fuente tiene un estilo nico y un espacio entre caracteres. Las fuentes pueden ser integradas o denidas por el usuario. El tipo de letra puede ser alfabtica, numrica, signos de puntuacin, ideogramas y smbolos. Ejemplo:
El grupo Fuente
El grupo Fuente en la pestaa Inicio contiene varias opciones de formato de fuentes. Tambin puede acceder a estas opciones en el cuadro de dilogo Formato de celdas.
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El cuadro de dilogo Formato de celdas

El cuadro de dilogo Formato de celdas contiene varias opciones de formato. Este cuadro de dilogo puede ser desplegado a travs del botn Iniciador de cuadro de dilogo, en el grupo Alineacin o en el grupo Nmero, en la pestaa Inicio. Las opciones en el cuadro de dilogo Formato de celdas se usan para mejorar un libro de trabajo.
Figura 4-1: El cuadro de dilogo Formato de celdas.
Galeras
Una galera es una almacn para elementos de la misma categora. Una galera acta como una ubicacin central para acceder a los diversos estilos y para ajustar la apariencia de un objeto. Excel proporciona varias galeras para estilos de celdas, tablas, formas e inclusive grcos. La gran disponibilidad de los formatos y estilos preestablecidos facilita la modicacin de cualquier objeto grco.
Vista preliminar
La vista preliminar es una caracterstica dinmica que le permite tener una vista previa de cmo se vern las opciones de formato en una hoja de trabajo antes de que aplique el formato seleccionado. Por ejemplo, cuando pasa el mouse sobre cualquier fuente, usted puede ver una vista previa de como se ver la apariencia del objeto seleccionado sin aplicar realmente la fuente al objeto. El formato temporal se elimina cuando mueve el mouse fuera del objeto.
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Figura 4-2: La vista preliminar le permite visualizar las opciones de formato.
Cmo modicar fuentes, tamao y estilo

Referencia del procedimiento: Cambiar el tipo, tamao o estilo de la fuente Para cambiar el tipo, tamao o estilo de la fuente: 1. Seleccione la(s) celda(s) a la(s) que desea dar formato. 2. Cambie el tipo, tamao y estilo de la fuente en una hoja de trabajo. En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la echa desplegable Fuente y seleccione la fuente deseada.
D clic en la echa desplegable Tamao de fuente y seleccione el tamao de fuente deseado. Si lo desea, d clic en los botones Negrita, Cursiva y Subrayado. Cambie el tipo de fuente usando la barra de herramientas Mini. a. b. D clic derecho en la(s) celda(s) que contiene(n) el dato al que desea dar formato. En la barra de herramientas Mini, seleccione la fuente, el tamao y el estilo deseado.
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ACTIVIDAD 4-1
Modicar fuentes
Archivos de datos: clculos.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo clculos.xlsx. Situacin: Usted est involucrado en el proceso de la preparacin del informe de ventas para ste ao. Despus de vaciar todos los datos, usted siente que debe mejorar la hoja de trabajo para facilitar la localizacin de datos y para que estos sean ms atractivos a la vista. Todos sus informes de la compaa tienen el estilo de fuente Verdana y usted quiere actualizar su libro de trabajo para que tenga el mismo estilo de fuente que los anteriores. Tambin desea que todos los encabezados de la hoja de trabajo se distingan del resto de los datos.
Qu se hace 1. Cambie la fuente de datos de toda la hoja de trabajo a Verdana.
Cmo se hace a. D clic en el botn Seleccionar todo para seleccionar toda la hoja de trabajo.
b. En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, en la lista desplegable Fuente, desplcese hacia abajo y posicione el cursor sobre la fuente Verdana. c. Observe la vista preliminar de la fuente seleccionada que se despliega en la hoja de trabajo.
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2. Convierta el tamao del encabezado principal a 16. a. D clic en la celda A1. b. En el grupo Fuente, de la lista desplegable Tamao de fuente, seleccione 16.
3.
Cambie el tamao de la fuente de los otros encabezados de la hoja de trabajo a 12.
a. Seleccione la la 5 y 6. b. Mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione la la 20, celdas B13:B14 y B16:B:17. c. De la lista desplegable Tamao de fuente, seleccione 12 para cambiar el tamao de los encabezados seleccionados.
4.
Aplique el formato Negrita al encabezado Resumen de totales.
a. D clic en la celda B20. b. En el grupo Fuente, d clic en el botn Negrita.
c. Guarde el libro de trabajo con el nombre Mis clculos y djelo abierto para la siguiente actividad.
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TEMA B
Agregar bordes y color a las celdas
Usted modic fuentes en una hoja de trabajo, facilitando la localizacin visual de los datos. Otro mtodo para resaltar datos es la aplicacin de bordes y colores a las celdas. En este tema, usted agregar bordes y color a las celdas. Los bordes de los letreros con colores atractivos y luces ayudan a los clientes a ubicar tiendas rpidamente. De manera similar la insercin de bordes y colores a las celdas de su hoja de trabajo le ayudarn a ubicar informacin crtica rpidamente.
Opciones de bordes
Las opciones de bordes se usan para aplicar bordes a las celdas. Excel le proporciona opciones para aplicar un borde a uno o todos los lados de una celda o de un rango de celdas. Usted puede acceder a las opciones de bordes en la lista desplegable Borde del grupo Fuente o de la pestaa Borde en el cuadro de dilogo Formato de celdas. El color y estilo del borde de la lnea tambin puede ser especicado en el cuadro de dilogo Formato de celdas. De manera alternativa usted puede aplicar un nuevo o diferente estilo de borde usando los bordes preestablecidos disponibles en la lista desplegable Borde o bien puede dibujar los bordes usando las herramientas de la seccin Dibujar bordes. La pestaa Borde del cuadro de dilogo Formato de celdas contiene varias opciones de bordes.
Opciones de bordes Contiene

Seccin Lnea Seccin Preestablecidos Seccin Borde El cuadro de lista Estilo y la lista desplegable Color. Esto le permitir especicar el estilo de borde deseado y el color del borde para la celda seleccionada. Botones que le permitirn aplicar el estilo de borde seleccionado a la celda. El botn Ninguno eliminar los bordes. Botones que le permitirn aplicar el estilo de borde seleccionado a la celda. Usted puede aplicar el estilo de borde seleccionado dando clic en los estilos preestablecidos o dando clic en el diagrama preliminar o en los botones de bordes de esta seccin.
Fondo de la hoja
Excel le permite aplicar un fondo para toda la hoja de trabajo. El fondo puede ser un dibujo. El botn Fondo, en el grupo Diseo de pgina , en la Cinta, despliega el cuadro de dilogo Fondo de la hoja de donde se selecciona el fondo que se va a aplicar. El botn Fondo acta como un botn para alternar opciones. Una vez que agrega un fondo a una hoja de trabajo, ste puede ser eliminado usando el mismo botn. Usted tambin puede aplicar cualquier color o patrn deseado como fondo de toda la hoja de trabajo usando la galera Color de relleno o las opciones en la pestaa Relleno del cuadro de dilogo Formato.
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Opcin de pestaa de llenado

Seccin Color de fondo Lista desplegable Color de patrn Lista desplegable Estilo de patrn Botn Ms colores Botn Efectos de relleno
Se usa para
Seleccionar el color deseado del fondo. Seleccionar el color del patrn deseado. Seleccionar el estilo del patrn deseado. Desplegar el cuadro de dilogo Colores de donde se puede especicar un color estndar o personalizado para el fondo. Desplegar el cuadro de dilogo Efectos de relleno de donde se puede seleccionar el efecto deseado para el fondo.
Opciones de pegado
Las opciones de pegado se localizan en la lista desplegable Pegar en el grupo Portapapeles que se encuentra en la pestaa Inicio. Las opciones de pegado en Excel le permiten pegar toda la seleccin copiada o nicamente las frmulas o valores. Estas opciones le permiten pegar todas las selecciones con excepcin de los bordes; sin embargo usted no puede transponer datos o pegar vnculos. Todas estas opciones tambin estn disponibles en el cuadro de dilogo Pegado especial. Adems dentro del cuadro de dilogo Pegado especial usted puede realizar operaciones matemticas con los valores de las celdas destino.
Cmo agregar bordes y color a las celdas

Referencia del procedimiento: Agregar color de fondo Para agregar color de fondo: 1. Seleccione la(s) celda(s) o toda la hoja de trabajo para agregar un color de fondo. 2. Agregue el color de fondo deseado. En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la echa desplegable Color de relleno y en la galera Color de relleno seleccione el color deseado.
Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Relleno, seleccione el color deseado en la seccin Background Color y luego d clic en Aceptar para aplicar el color a las celdas seleccionadas o al libro de trabajo. O, d clic derecho a las celdas seleccionadas y en la barra de herramientas Mini, d clic en la echa desplegable Color de relleno y seleccione el color.
Referencia del procedimiento: Agregar bordes a las celdas Para agregar bordes a las celdas: 1. Seleccione la(s) celda(s) que necesite(n) bordes. 2. Aplique un borde a las celdas seleccionadas.
En la pestaa Inicio, en elgrupo Fuente, d clic en la echa desplegable Borde y seleccione el borde deseado. Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Borde y establezca el borde deseado. a. b. En la seccin Lnea, seleccione el estilo de borde deseado. En la seccin Color, seleccione el color de borde deseado de la galera Color.
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c. d.
En las secciones Preestablecidos y Borde, establezca los bordes para las celdas seleccionadas y visualice el borde. D clic en Aceptar.
O, d clic derecho en la(s) celda(s) seleccionada(s) y en la barra de herramientas Mini, d clic en la echa desplegable Borde y seleccione el borde deseado.
Referencia del procedimiento: Eliminar los bordes de la celda Para eliminar los bordes de la celda: 1. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas que tengan bordes que deban ser eliminados 2. Elimine el borde.
En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la echa desplegable Borde y elija Sin borde. Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Borde, d clic en Ninguno en la seccin Preestablecidos y luego d clic en Aceptar. O, d clic derecho en la(s) celda(s) seleccionada(s) y en la barra de herramientas Mini, d clic en la echa desplegable Borde y elija Sin borde.
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ACTIVIDAD 4-2
Agregar bordes y colores a las celdas
Antes de empezar: mis clculos.xlsx est abierto. Situacin: Usted todava est en el proceso de dar formato a su informe de ventas y desea atraer la atencin de ciertas regiones de la hoja de trabajo. Usted decidi resaltar las regiones Resumen de totales y Ejercicio hasta la fecha usando un color brillante. Tambin desea dibujar un recuadro alrededor de la regin Resumen de totales para enfatizar an ms la seccin.
Qu se hace 1. Agregue un fondo colorido a la regin Ejercicio hasta la fecha.
Cmo se hace a. Seleccione las celdas H5:L11. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Fuente, d clic en la echa desplegable Color de relleno. c. En la galera Color de relleno, en la seccin Colores estndar, seleccione Amarillo.
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2. Agregue el mismo fondo a la regin Resumen de totales. a. En el grupo Portapapeles, d clic en el botn Copiar. b. Desplcese hacia abajo y seleccione las celdas B20:C27. c. En el grupo Portapapeles, d clic en la echa desplegable Pegar y elija Pegado especial. d. En el cuadro de dilogo Pegado especial, en la seccin Pegar, seleccione la opcin Formatos y d clic en Aceptar. 3. Agregue un borde alrededor de la regin Resumen de totales de la hoja de trabajo. a. Con las celdas B20:C27 seleccionadas, en el grupo Fuente, d clic en el botn Iniciador de cuadro de dilogo. b. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Borde para ver las opciones de bordes. c. En la seccin Lnea, en el cuadro de lista Estilo, en la segunda columna, seleccione el estilo de lnea ms delgada.
d. En la seccin Preestablecidos, d clic en Contorno y luego d clic en Aceptar. e. D clic en cualquier celda que est fuera de la regin seleccionada para dejar de seleccionar la celda y para que pueda ver el borde. f. Guarde y cierre el libro de trabajo.
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TEMA C
Cambiar el ancho de columna y la altura de la la
Usted ha enfatizado partes especcas de los datos agregando bordes y colores a las celdas. Ahora quiere que los datos almacenados en las columnas y las se ajusten a sus celdas respectivas. En este tema, usted cambiar el ancho de las columnas y la altura de las las. Sera difcil trabajar en una hoja de trabajo cuyos datos estuvieran opacados en las muy pequeas o en columnas muy estrechas. Esto tambin quitara el atractivo visual de su hoja de trabajo. Al cambiar el ancho de columna y la altura de la la, los datos almacenados en las columnas y las se ajustaran a sus celdas respectivas y sus datos se presentaran en la forma requerida.
Mtodos para cambiar el ancho de columna y la altura de la la

Existen varios mtodos en Excel para ajustar el ancho de columna y la altura de la la. Usted puede, Ajustar automticamente el ancho de columna y la altura de la la usando la opcin Autoajustar.
Ajustar manualmente el ancho de columna y la altura de la la para que el contenido se ajuste a la celda. O, establecer un ancho de columna especco y una altura de la especca.
Excel muestra los siguientes signos ## cuando los datos numricos son demasiado extensos para ser desplegados en el ancho de columna actual. Cuando se ajusta el ancho de la columna, los signos ## desaparecen y se despliegan los nmeros tal y como fueron ingresados.
La opcin Transponer
La opcin Transponer desplaza automticamente la orientacin vertical y horizontal de las columnas y las en una hoja de trabajo. Por ejemplo, si los datos son establecidos con los meses como las y los nombres de departamentos como columnas, la opcin Transponer invertir las las y las columnas. Los meses ahora sern columnas y los nombres de departamentos sern las.
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Las opciones para ocultar una la y una columna

Las opciones para ocultar una la y una columna se pueden acceder en el men Formato en el grupo Celdas en la pestaa Inicio. La opcin Ocultar le permite ocultar cualquier columna o la en una hoja de trabajo. An ocultas las columnas y las siguen existiendo en la hoja de trabajo pero stas no son visibles al usuario a menos que las descubran. La opcin Mostrar se usa para hacer visible cualquier columna o la que haya sido ocultada previamente. Usted tambin puede acceder a los comandos Ocultar y Mostrar del men abreviado que se despliega cuando una columna o la es seleccionada.
Cmo cambiar el ancho de columna y la altura de la la

Referencia del procedimiento: Transponer datos Para transponer datos durante el pegado: 1. 2. 3. 4. Seleccione los datos. Copie las celdas seleccionadas. Seleccione la celda destino en donde se pegar el contenido copiado. En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en la echa desplegable Pegar y elija Transponer.
Referencia del procedimiento: Cambiar el ancho de columna y la altura de la la Para cambiar el ancho de columna y la altura de la la arrastrando sus lmites: 1. Cambie el ancho de columna o la altura de la la. Cambie el ancho de columna o la altura de la la a un valor especco. a. b. Seleccione la columna o la que desea cambiar. D clic derecho en la seleccin y elija Ancho de columna o Alto de la, o en la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Formato y elija Ancho de columna o Alto de la. En el cuadro de dilogo Ancho de columna o Alto de la, en el cuadro de texto Ancho de columna o Alto de la, teclee un nuevo valor para el ancho de columna o para la altura de la la. D clic en Aceptar para cambiar el ancho de columna o la altura de la la.
c.
d.
Ajuste manualmente el ancho de columna o la altura de la la, arrastrando hacia la izquierda o derecha para ajustar el ancho de columna o arrastrando hacia arriba o abajo para ajustar la altura de la la. O, ajuste automticamente el ancho de la columna o la altura de la la dando doble clic en el lmite entre los encabezados de las dos columnas o de las dos las.
Referencia del procedimiento: Ocultar o mostrar columnas o las Para ocultar columnas o las: 1. Seleccione la(s) columna(s) o la(s) que desea ocultar o mostrar.
91
Para seleccionar las o columnas ocultas, seleccione un rango que incluya las las o columnas visibles en los dos lados de las las o columnas ocultas. En la hoja de trabajo, si la primera la o columna est oculta usted puede seleccionarla tecleando A1 en el cuadro Nombre. Adems puede seleccionar la primera la o columna usando el mismo mtodo en el cuadro de dilogo Ir a.
2.
Oculte o muestre la(s) columna(s) o la(s) seleccionada(s).
En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Formato y elija Ocultar y MostrarOcultar columnas o Mostrar columnas o Ocultar y MostrarOcultar las o Mostrar las. O, d clic derecho en cualquier lugar de la(s) columna(s) o la(s) seleccionada(s) y elija Ocultar o Mostrar.
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ACTIVIDAD 4-3
Transponer datos y ajustar el ancho de columna
Archivos de datos: resultados de la compaa.xslx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo resultados de la compaa.xlsx. Situacin: Usted acaba de recibir la hoja de trabajo de resultados de ventas trimestrales de su compaa que despliega cada trimestre en una columna. Usted desea generar un informe donde se desplieguen los trimestres en las las. Como le han dejado muy poco tiempo para generar el informe, no puede perder tiempo ingresando manualmente los valores. Una vez que se genere el informe, usted ocultar los datos originales antes de considerar por terminado el documento.
Qu se hace 1. Transponga el contenido de la columna y la mientras pega el contenido a su nueva ubicacin.
Cmo se hace a. Seleccione las celdas A4:D12. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Portapapeles, d clic en el botn Copiar. c. Seleccione la celda A15. d. En el grupo Portapapeles, d clic en la echa desplegable Pegar y seleccione Transponer. e. Verique que el contenido sea transpuesto y pegado. La informacin del proyecto ahora aparece en formato de columna.
2.
Incremente el ancho de las columnas F, G e I.
a. Posicione el cursor en el lmite entre la columna F y la G y luego arrastre el lmite a la derecha hasta que pueda ver los datos en la columna F. b. D doble clic en el lmite entre las columnas G y H para ajustar automticamente el contenido en la columna G.
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c. Ajuste el ancho de la columna I para desplegar su contenido.
3.
Oculte las las 4:12.
a. Seleccione las las 4:12. b. En el grupo Celdas, d clic en Formato y luego elija Ocultar y MostrarOcultar las. c. Examine los encabezados de la. Ya que de la la 4 a la 12 estn ocultas, la hoja de trabajo muestra la la 3 seguida de la la 13. d. Guarde el archivo con el nombre mis resultados de la compaa.xlsx y cierre el archivo.
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TEMA D
Aplicar formatos de nmero
Usted le ha dado formato al texto y ha alterado el ancho de columna de una hoja de trabajo. Ahora desea darle formato a los datos numricos de una hoja de trabajo. En este tema, usted aplicar formatos de nmero. Usted tiene una hoja de trabajo del inventario que tiene una columna para los valores de las provisiones. En vez de ingresar manualmente el signo de dlar ($) cuando ingrese el valor de las provisiones, usted aplicar el formato de nmero a esta columna para que el nmero ingresado se muestre en formato de moneda. La aplicacin de los formatos de nmero cambian la apariencia de los datos numricos, facilitando la identicacin del tipo de datos dentro de las celdas.
Formatos de nmero
Denicin: Un formato de nmero es un formato de datos que cambia la apariencia de los datos numricos en una celda. Cada formato de nmero aplica un formato especializado en los datos. Slo la apariencia de los datos en la celda cambia, no los datos. Usted puede aplicar un formato de nmero a una celda o a un rango de celdas antes o despus de ingresar los datos numricos. Los formatos de nmero aplicados pueden variar de acuerdo con el tipo de datos, como moneda, fecha u hora. Ejemplo:
Formatos de nmero en Excel

Los formatos de nmero preinstalados de Excel vienen en una variedad de categoras. Se puede acceder a stos desde la pestaa Nmero del cuadro de dilogo Formato de celdas y tambin del grupo Nmero en la pestaa Inicio.
Categora de formato de nmero

General Nmero Moneda
Se usa para
Dar formato al nmero predeterminado que Excel aplica cuando usted teclea un nmero. No se despliegan los decimales. Desplegar nmeros. Usted puede especicar el nmero de decimales y la forma en la que deben desplegarse los nmeros negativos. Desplegar valores monetarios. Se mostrar el smbolo de moneda predeterminado con nmeros.
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Categora de formato de nmero

Contabilidad Fecha
Se usa para
Valores monetarios. Esto tambin alinear los smbolos de moneda y los puntos decimales de los nmeros en una columna. Mostrar los nmeros de serie de fecha y hora como valores de fecha. El tipo y la conguracin de idioma que usted desee se puede especicar para mostrar la fecha y hora en otros idiomas. Mostrar los nmeros de serie de fecha y hora como valores de hora. El tipo y la conguracin de idioma que usted desee se puede especicar para mostrar la fecha y hora en otros idiomas. Multiplicar el valor de la celda por 100 y desplegar el resultado con el smbolo de porcentaje. Desplegar un nmero como una fraccin, de acuerdo al tipo de fraccin que usted especic. Desplegar un nmero en notacin exponencial. Tratar el contenido de una celda como texto. An cuando se teclen nmeros, se desplegar el contenido exactamente como usted lo tecle. Si son necesarios use los ceros iniciales, como los que se encuentran en el nmero de un empleado. Desplegar un nmero como un cdigo postal (cdigo postal), un nmero telefnico o un nmero de seguridad social. Modicar una copia de un cdigo de formato de nmero existente para crear un formato de nmero personalizado.
Hora
Porcentaje Fraccin Cientca Texto
Especial Personalizada
Formatos de nmero personalizados

Excel le permite crear sus propios formatos de nmero personalizados. Los formatos de nmero personalizados pueden crearse cuando las categoras de formato de nmero predenidas de Excel no proporcionan un formato conveniente para un tipo de dato numrico particular. Cuando crea un nmero personalizado, se usa el smbolo # para indicar que slo los dgitos signicativos sern desplegados y los ceros no signicativos no sern desplegados. Los signos de interrogacin al inicio y al nal de un texto se usan para indicar la forma en la que debe ser mostrado el texto con el nmero personalizado. Usted puede agregar entre 200 y 250 formatos de nmero a la lista.
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Cmo aplicar formatos de nmero

Referencia del procedimiento: Aplicar formatos de nmero Para aplicar formatos de nmero: 1. 2. Seleccione la(s) celda(s) a la(s) que desea aplicar un formato de nmero. Seleccione el formato de nmero. En la pestaa Inicio, en el grupo Nmero, seleccione el formato de nmero y el nmero de decimales deseado.
O, despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Nmero, seleccione el formato de nmero deseado y la categora Nmero de lugares decimales en el cuadro de lista Categora y luego d clic en Aceptar para aplicar el formato de nmero.
Referencia del procedimiento: Crear un formato de nmero personalizado Para crear un formato de nmero personalizado: 1. 2. 3. 4. Seleccione la(s) celda(s) en la(s) que desea aplicar el formato de nmero personalizado. Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas y seleccione la pestaa Nmero. En el cuadro de lista Categora, seleccione Personalizada. Dena el nuevo formato personalizado.

En el cuadro de texto Tipo, teclee y dena un nuevo formato personalizado. O, en el cuadro de lista Tipo, seleccione uno de los modelos existentes y modifquelo en el cuadro de texto Tipo.
5.
D clic en Aceptar para aplicar el formato.
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ACTIVIDAD 4-4
Aplicar formatos de nmero
Archivos de datos: nuevos clculos.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo nuevos clculos.xlsx. Situacin: Usted quiere que cada valor monetario en el informe de ventas tenga no ms de dos decimales y que tenga la notacin dlar para representar dlares americanos. Tambin necesita mostrar la fecha actual en la hoja de trabajo con el formato da-mes-ao. Se le ha pedido que d formato a los nmeros de identicacin de los empleados usando las directivas estndares de la compaa.
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Qu se hace 1. Aplique el formato de moneda de dlar a los datos de venta. Cmo se hace a. Seleccione las celdas C8:F17. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Formato y elija Formato de celdas. c. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en la pestaa Nmero, en el cuadro de lista Categora, seleccione Moneda. d. D clic en Aceptar para aplicar el formato.
2.
Aplique el formato de moneda de dlar a los datos de venta en las regiones Resumen de totales y Ejercicio hasta la fecha.
a. Desplcese hacia abajo y seleccione las celdas C22:C27. b. D clic derecho en las celdas seleccionadas, seleccione Formato de celdas y luego en la pestaa Nmero, seleccione Moneda y d clic en Aceptar. c. Ajuste el ancho de la columna C para que su contenido se ajuste.
d. Seleccione las celdas H8:L11 y luego aplique el formato de moneda de dlar al rango de celdas.
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3. Ingrese la fecha de hoy y cambie el formato. a. D clic en la celda A2. b. Ingrese la fecha de hoy. c. D clic derecho a la celda A2 y elija Formato de celdas. d. En el cuadro de lista Tipo, seleccione 14 de Marzo de 2001 y d clic en Aceptar para aplicar este formato de fecha a la celda seleccionada. 4. Cree el formato de nmero personalizado para los nmeros de identicacin de los empleados. a. Seleccione A8:A11. b. D clic derecho en las celdas seleccionadas y elija Formato de celdas para desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas. c. En la pestaa Nmero, en el cuadro de lista Categora, seleccione Personalizada. d. En el cuadro de texto Tipo, d doble clic y teclee la identicacin-##-## e. D clic en Aceptar para aplicar el formato. f. Verique que la identicacin del empleado aparezca con el nuevo formato creado.
g. Guarde el archivo con el nombre mis nuevos clculos.xlsx y deje el archivo abierto para la siguiente actividad.
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TEMA E
Posicionar contenidos de celda
Usted ha dado formato a celdas y a datos numricos en una hoja de trabajo para mejorar la presentacin de los datos en las celdas. Al controlar la posicin del texto en una celda, usted puede mejorar la presentacin del contenido en las celdas. En este tema, usted alinear el contenido de las celdas. Cuando un dato se extiende a travs de varias celdas, usted puede facilitar su uso combinando todas estas celdas en una sola celda. Le combinacin de celdas le ayudar a manejar mejor sus datos y mejorar la apariencia de su hoja de trabajo. La alineacin del contenido de la celda le dar a sus hojas de trabajo una presentacin clara y profesional. Al usar las opciones de alineacin en Excel, usted puede reubicar el contenido de celdas especcas para alinearlo con el resto de los datos en una hoja de trabajo. Esto mejorar la presentacin visual de la hoja de trabajo.
Opciones de alineacin
Las opciones de alineacin se usan para alinear los contenidos de celdas ya sea en forma horizontal o vertical. La opcin Alineacin posicionar los datos basada en el ancho y la altura de la celda. La siguiente tabla lista las opciones de alineacin.
Opcin de alineacin
Alinear en la parte superior Alinear en el medio Alinear en la parte inferior Alinear texto a la izquierda Centrar Alinear texto a la derecha Disminuir sangra Aumentar sangra Orientacin
Se usa para
Alinear el texto a la parte superior de la celda. Alinear el texto al centro entre la parte superior e inferior de la celda. Alinear el texto a la parte inferior de la celda. Alinear el texto a la izquierda dentro de la celda. Alinear el texto al centro dentro de la celda. Alinear el texto a la derecha dentro de la celda. Disminuir la sangra entre el borde izquierdo y el texto dentro de la celda. Aumentar la sangra entre el borde izquierdo y el texto dentro de la celda. Girar el texto en forma vertical o diagonal dentro de la celda.
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Las opciones para combinar celdas

Las opciones para combinar celdas en Excel le permiten combinar celdas a travs de columnas y las y tambin le permiten dividir celdas que han sido combinadas. Usted puede combinar celdas directamente usando el botn Combinar y centrar o especicando la opcin deseada de la lista desplegable Combinar y centrar. Tambin puede combinar celdas usando el cuadro de seleccin Combinar celdas en la pestaa Alineacin en el cuadro de dilogo Formato de celdas. La lista desplegable Combinar y centrar contiene varias opciones para combinar celdas.
Opcin para combinar celdas

Combinar y centrar Combinar horizontalmente Combinar celdas Separar celdas
Descripcin
Combina las celdas seleccionadas en una sola celda y luego centra los datos. Combina las celdas seleccionadas a lo largo de varias columnas en una sola celda. Se pueden seleccionar varias las de datos y stas sern retenidas. Combina las celdas seleccionadas a lo largo de varias columnas en una sola celda. Slo los datos de la celda superior izquierda sern retenidos. Divide la celda que ha sido combinada para separar celdas.
El botn Combinar y centrar El botn Combinar y centrar, en el grupo Alineacin, en la pestaa Inicio, se usa para combinar celdas o para dividir celdas que han sido combinadas para separarlas. Este botn tiene la funcin de alternar estas opciones.
Ajustar texto
Excel le permite ajustar el texto dentro de una celda automticamente usando la opcin Ajustar texto. Esta opcin mueve el contenido a la siguiente lnea dentro de una celda si el contenido se extiende ms all de los lmites de la celda. El botn Ajustar texto en el grupo Alineacin y el cuadro de seleccin Ajustar texto en la pestaa Alineacin habilitan esta opcin. Saltos de lnea manuales El contenido de una celda tambin puede ajustarse dentro de la celda ingresando un salto de lnea manual. Despus de localizar el punto en el cual se necesita dividir la lnea, se puede insertar un salto de lnea presionando la combinacin Alt+Intro.
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Como alinear o combinar contenidos de celda

Referencia del procedimiento: Alinear contenidos de celda Para alinear contenidos de celda: 1. 2. Seleccione la(s) celda(s) cuyo(s) contenido(s) desea alinear. Alinee el contenido de la(s) celda(s) seleccionada(s). Alinee el texto dentro de las celda usando los botones de alineacin en el grupo Alineacin en la pestaa Inicio.
O, d clic derecho en las celdas seleccionadas y en la barra de herramientas Mini, d clic en los botones de alineacin deseados.
Referencia del procedimiento: Combinar o dividir celdas Para combinar o dividir celdas: 1. Seleccione el rango de celdas contiguas que desee combinar o dividir. 2. Combine o divida las celdas seleccionadas.
En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, d clic en la echa desplegable Combinar y centrar y seleccione la opcin de combinacin deseada. Despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Alineacin, seleccione o deshabilite el cuadro de seleccin Combinar celdas en la seccin Control del texto y luego d clic en Aceptar. O, d clic derecho en el rango de celdas seleccionado y en la barra de herramientas Mini, d clic en el botn Combinar y centrar.
Referencia del procedimiento: Ajustar contenido de celda Para ajustar el contenido de celda: 1. Seleccione las celdas en las que se necesite ajustar el contenido. 2. Ajuste el texto en las celdas seleccionadas.

En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, d clic en el botn Ajustar texto. O, despliegue el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Alineacin y seleccione el cuadro de seleccin Ajustar texto y d clic en Aceptar.
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ACTIVIDAD 4-5
Posicionar contenidos de celda
Antes de empezar: mis nuevos clculos.xlsx est abierto. Situacin: Usted est trabajando en la hoja de trabajo de ventas para tenerla lista para una presentacin. Usted nota que los encabezados en la hoja de trabajo de ventas no estn alineados con los nmeros que aparecen debajo de ellos. Las etiquetas estn alineadas a la izquierda pero los nmeros estn alineados a la derecha. Usted quiere que tengan la misma alineacin. El ttulo de la hoja de trabajo se expande varias celdas y el ttulo Resumen de totales se expande dos celdas y usted desea que cada uno de los ttulos quepan en una celda para la exibilidad de formato. Tambin le gustara que se ajustara el texto Tasa por comisin para que apareciera en una sola celda.
Qu se hace 1. Alinea a la derecha los encabezados de columna en las las 5 y 6.
Cmo se hace a. Seleccione las las 5 y 6. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Alineacin, d clic en el botn Alinear texto a la derecha para alinear a la derecha el contenido de la la.
2.
Combine las celdas con el encabezado Books and Beyond dentro de una sola celda.
a. Seleccione A1:F1. b. En el grupo Alineacin, d clic en la echa desplegable Combinar y centrar, y seleccione Combinar celdas. a. Seleccione B20:C20. b. En el grupo Alineacin, d clic en el botn Combinar y centrar.
3.
Combine y centre el encabezado Resumen de totales en una sola celda.
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4. Ajuste el contenido de la etiqueta Tasa por comisin dentro de una sola celda. a. Seleccione la celda F3 y examine el contenido de la celda. b. D clic derecho y seleccione Formato de celdas. c. En la pestaa Alineacin, en la seccin Control del texto, seleccione el cuadro de seleccin Ajustar texto y luego d clic en Aceptar. d. Guarde el archivo.
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TEMA F
Aplicar estilos de celda
Usted ha dado formato a hojas de trabajo usando muchas opciones de formato. Ahora le gustara crear una presentacin consistente para todas sus hojas de trabajo. Usted usar estilos de celdas para dar formato a su hoja de trabajo. Para poder atraer la atencin de los lectores las revistas usan colores y estilos atractivos para presentar sus artculos y portadas. De manera similar la aplicacin de estilos de celda mejorar sus hojas de trabajo desarrollando su presentacin visual, hacindolas muy atractivas e interesantes.
Estilos de celda
Denicin: Un estilo de celda es una serie predenida de opciones de apariencia que pueden ser aplicadas a un grupo de celdas en Excel. Cada estilo contiene una combinacin nica de formato de nmero, alineacin, fuente, estilo de borde, patrn y tipo de proteccin. Los estilos de celda pueden ser estilos predenidos o estilos personalizados para satisfacer sus necesidades. Estos tambin pueden bloquearse para evitar que otras personas los puedan editar. Ejemplo:
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El cuadro de dilogo Estilo

El cuadro de dilogo Estilo contiene varias opciones que le permitirn modicar un estilo de celda existente adems le permitirn crear un nuevo estilo de celda. Se puede acceder a este cuadro de dilogo desde la galera Estilos de celda en el grupo Estilos en la pestaa Inicio. Usted puede modicar el estilo de celda usando la opcin Modicar en la lista que se despliega cuando usted da clic derecho en Estilos de celda dentro de la galera. Usted puede crear un nuevo estilo de celda usando la opcin Nuevo estilo de celda en la galera Estilos de celda. El estilo de celda modicado y el que se cre recientemente se listarn en la galera Estilos de celda. El cuadro de dilogo Estilo contiene varias opciones.
Opcin cuadro de dilogo Estilo

Cuadro de texto Nombre del estilo Botn Formato
Se usa para
Especicar el nombre del estilo que va a ser modicado. Desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Las modicaciones a los formatos usados en el estilo seleccionado se pueden lograr haciendo uso de este cuadro de dilogo. Especicar las opciones de formato que se incluirn en el estilo. Contiene los cuadros de seleccin Nmero, Alineacin, Fuente, Bordes, Llenar y Proteccin que le permiten especicar si estas opciones de formato sern incluidas en el estilo o no.
Seccin El estilo incluye
Cmo aplicar estilos de celda

Referencia del procedimiento: Aplicar un estilo de celda Para aplicar un estilo de celda: 1. Seleccione el rango de celdas a las que desea aplicar el estilo de celda. 2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda. 3. Seleccione el estilo de celda deseado. Referencia del procedimiento: Modicar un estilo de celda Para modicar un estilo de celda: 1. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda y en la galera desplegada, d clic derecho en el estilo de celda deseado y elija Modicar para desplegar el cuadro de dilogo Estilo. 2. En el cuadro de dilogo Estilo, d clic en Formato para desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas. 3. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, especique las modicaciones que se van a realizar al estilo de celda y luego de clic en Aceptar. 4. En el cuadro de dilogo Estilo, en la seccin El estilo incluye, especique los cambios que se van a realizar al estilo de celda. 5. D clic en Aceptar para aplicar los cambios realizados al estilo de celda.
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Cuando usted aplica un estilo de celda en una hoja de trabajo y la modica, la hoja de trabajo muestra automticamente el estilo de celda modicado sin que tenga que aplicar nuevamente el estilo de celda modicado.
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ACTIVIDAD 4-6
Aplicar estilos de celda
Antes de empezar: mis nuevos clculos.xlsx est abierto. Situacin: Usted quiere dar formato a las celdas de la hoja de trabajo para que sea visualmente aparente donde se van a ingresar los datos y donde se actualizarn automticamente los clculos. Tambin desea crear un estilo de ttulo para que ste se pueda usar en todas las hojas de trabajo de la compaa.
Qu se hace 1. Aplique un estilo de celda al encabezado principal.
Cmo se hace a. Seleccione la celda A1. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda y en la galera desplegada, en la seccin Ttulos y encabezados, seleccione Ttulo.
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2. Modique el color de la fuente del estilo de celda aplicado. a. En el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda y en la galera desplegada, en la seccin Ttulos y encabezados, d clic derecho en Ttulo y elija Modicar. b. En el cuadro de dilogo Estilo, d clic en Formato para desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas. c. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa Fuente. d. En la pestaa Fuente, d clic en la echa desplegable Color y en la galera de color desplegada, en la seccin Colores estndar, seleccione un tono de azul. e. D clic en Aceptar para aplicar los cambios y para regresar al cuadro de dilogo Estilo. f. D clic en Aceptar para modicar el estilo de celda Ttulo.
g. En el cuadro de dilogo Estilo, d clic en Aceptar para modicar el estilo de celda Ttulo. 3. Aplique el estilo Entrada a las celdas que contienen datos que se usan en clculos. a. Seleccione las celdas C8:F11 y la celda H3. b. En el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda y en la seccin Datos y modelo, elija Entrada. 4. Aplique el estilo Clculo a las celdas que contienen clculos. a. Seleccione las celdas H8:L11, las celdas C13:F17 y las celdas C22:C27. b. En el grupo Estilos, d clic en Estilos de celda y en la seccin Datos y modelo, seleccione Clculo. c. Guarde y cierre el libro de trabajo.
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En esta leccin, usted dio formato a una hoja de trabajo. Dar formato a las hojas de trabajo mejora su apariencia y distingue visualmente una serie de datos de otra facilitando la localizacin de la informacin.
1. Qu tipo de formato cree usted que aplicara con mayor frecuencia?
2.
Qu tipo de formatos ha visto en una hoja de trabajo en donde sinti que haba inconsistencias o un exceso de formato?
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Imprimir el contenido de una hoja de trabajo

En esta leccin, podr imprimir el contenido de un libro de trabajo. Usted podr:
imprimir el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de impresin predeterminadas. congurar opciones de impresin. establecer saltos de pgina.
Introduccin
Ha terminado un libro de trabajo y ahora le gustara compartir con otras personas la informacin almacenada en estos archivos. Una forma en la que puede compartir el contenido de sus hojas de trabajo es imprimindolo. En esta leccin, usted imprimir el contenido de un libro de trabajo. Usted puede enfrentarse a situaciones en las que le sea imposible compartir el contenido de su hoja de trabajo electrnicamente. Su computadora o su sistema de proyeccin puede fallar en un momento inoportuno de la junta. La distribucin de impresiones de su libro de trabajo le permite continuar con su trabajo sin obstculos. Excel le proporciona opciones para preparar su libro de trabajo para producir impresiones con diseos efectivos.
TEMA A
Imprimir el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de impresin predeterminadas
En esta leccin, usted imprimir el contenido de un libro de trabajo. Existen muchas formas de imprimir un libro de trabajo, pero la ms sencilla es usar las opciones predeterminadas. En este tema, usted imprimir el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de impresin predeterminadas. Asuma que usted tiene una larga hoja de trabajo con datos de socios de ventas y que necesita imprimir unos datos relacionados con los socios de ventas que trabajan en una ciudad particular. Para hacer esto, usted puede denir un rango para este subconjunto y realizar una impresin de este rango. La impresin de un slo rango de celdas ahorra recursos y tambin le presenta al lector slo la informacin relevante.
El cuadro de dilogo Imprimir

El cuadro de dilogo Imprimir proporciona opciones para congurar las diversas opciones de impresin antes de que imprima una hoja de trabajo.
Opcin de impresin Descripcin

Seccin de la Impresora Seccin Intervalo de pginas Opciones para buscar o seleccionar la impresora. Usted puede seleccionar o teclear el nombre de la impresora en el cuadro de texto Nombre. Opciones para especicar el rango de impresin. Usted puede usar estas opciones para especicar exactamente que pginas desea imprimir. Si usted desea imprimir todo el libro de trabajo o toda la hoja de trabajo, puede usar la opcin Todas. Para imprimir las pginas seleccionadas, usted puede usar la opcin Pginas y especicar las pginas que se van a imprimir en el selector numrico Desde y Hasta. Opciones para hacer selecciones especcas para su impresin. Usted puede imprimir celdas seleccionadas en la hoja de trabajo, hojas activas, todo un libro de trabajo, o slo las tablas de un libro de trabajo. Usted tambin puede ignorar o incluir partes especcas de la hoja de trabajo que han sido denidas con anterioridad. Usted puede acceder a stas usando las opciones Seleccin, Hojas activas, Todo el libro y Tabla y el cuadro de seleccin Omitir reas de impresin. Opcin para especicar el nmero de copias que se van a imprimir usando el cuadro de texto Nmero de copias y si stas se van a intercalar a no usando el cuadro de seleccin Intercalar. Le permite ver la vista previa de la impresin. Le permite congurar las propiedades del documento.
Seccin Imprimir
Seccin Copias
Seccin Vista previa Botn Propiedades
Seccin Buscar impre- Le permite buscar y agregar una impresora. sora
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El rea de impresin
Si usted necesita imprimir frecuentemente una parte especca de la hoja de trabajo, puede congurarla como rea de impresin. Excel imprimir el rea de impresin de manera preestablecida. Usted puede seleccionar la parte de la hoja de trabajo y usar el men desplegable rea de impresin para congurar el rea seleccionada como rea de impresin o eliminar el rea de impresin. Tambin puede agregar otra seleccin al rea de impresin usando la opcin Agregar al rea de impresin.
El cuadro de dilogo Congurar pgina

El cuadro de dilogo Congurar pgina contiene varias pestaas con diferentes opciones de conguracin de pgina.
Pestaa
Pgina Mrgenes Encabezado y pie de pgina Hoja
Descripcin
Contiene opciones para congurar la orientacin de la pgina, ajuste de escala, tamao del papel, calidad de impresin y primer nmero de pgina. Contiene opciones para congurar los mrgenes en las hojas de trabajo. Contiene opciones para congurar los encabezados y pies de pgina para la hoja de trabajo. Contiene opciones para congurar la impresin de ttulos. Tambin puede seleccionar el rea de impresin, congurar el orden de las pginas y el tipo de impresin.
Opciones de escala
Excel proporciona opciones de escala en el grupo Ajustar rea de impresin en la pestaa Diseo de pgina para permitirle restringir la impresin de un hoja de trabajo a un nmero deseado de pginas. Usted puede usar la escala para ajustar el ancho o altura a un nmero deseado de pginas, o puede ajustar la hoja de trabajo a un porcentaje especco de su tamao actual. Tambin puede usar las opciones Ajustar al y Ajustar a en la pestaa Pgina en el cuadro de dilogo Congurar pgina para congurar la escala para una hoja de trabajo.
Orientacin de la pgina
Denicin: La orientacin de la pgina es una conguracin del diseo de pgina que determina la posicin del contenido en una pgina impresa. Especica si la pgina se va a imprimir de forma vertical u horizontal. En la orientacin Vertical, la altura de la pgina es mayor que el ancho y en la orientacin Horizontal el ancho es mayor que la altura.
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Ejemplo:
La opcin Vista preliminar

Usted puede usar la opcin Vista preliminar para revisar cmo aparecer una hoja de trabajo o un libro de trabajo en la impresin, as como congurar las opciones de impresin, cambiar la conguracin de la pgina o dar zoom y navegar en la vista preliminar.
Opcin
Botn Imprimir Botn Congurar pgina Botn Zoom Botn Pgina siguiente Botn Pgina anterior Cuadro de seleccin Mostrar mrgenes Botn Cerrar vista preliminar
Le permite
Imprimir la(s) hoja(s) de trabajo deseada(s) o todo el libro de trabajo. Cambiar la conguracin de la pgina. Despliega el cuadro de dilogo Congurar pgina, el cul tiene opciones para cambiar la pgina, mrgenes, encabezados y pes de pgina y conguraciones del papel. Aumentar o disminuir la vista preliminar. Ir a la siguiente pgina. Ir a la pgina anterior. Ver los mrgenes del encabezado, pi de pgina, superior, inferior, izquierdo y derecho. Cerrar la vista preliminar.
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Cmo imprimir el contenido de un libro de trabajo

Referencia del procedimiento: Visualizar el libro de trabajo Para visualizar el libro de trabajo: 1. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar, o presione Ctrl+F2. (Tambin puede elegir la opcin Vista preliminar de los cuadros de dilogo Imprimir y Congurar pgina.) Para magnicar o reducir la vista de la pgina, elija Acercar o Alejar usando el botn Zoom en la Cinta, dando clic en el rea de la vista preliminar del documento, o dando clic en los botones Acercar o Alejar en el Marco de Ventana de Microsoft Office. Para navegar a travs de la vista preliminar del documento, d clic en los botones Pgina siguiente o Pgina anterior en el grupo Vista previa en la Cinta, o presione Re Pg o Av Pg en el teclado. D clic en Cerrar vista preliminar o presione Esc para regresar a la vista original del documento.
2.
3.
4.
Referencia del procedimiento: Congurar o borrar el rea de impresin Para congurar o borrar el rea de impresin: 1. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas que va a congurar como el rea de impresin o seleccione las celdas que actualmente estn conguradas como rea de impresin. 2. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en rea de impresin y elija Establecer rea de impresin o Borrar rea de impresin. 3. Si lo desea, para agregar rangos de celdas adicionales, seleccione las celdas y elija Agregar al rea de impresin. 4. Guarde el libro de trabajo con las nuevas conguraciones del rea de impresin. Referencia del procedimiento: Imprimir una hoja de Excel Para imprimir una hoja de Excel: 1. 2. 3. 4. 5. Si usted desea imprimir nicamente una parte de la hoja de trabajo, seleccione el rango a imprimir. D clic en el botn Office y elija Imprimir. (Tambin puede abrir el cuadro de dilogo Imprimir del cuadro de dilogo Congurar pgina o de Vista preliminar.) Si lo requiere, en el cuadro de dilogo Imprimir, en la seccin Impresora, congure las opciones de la impresora. En la seccin Intervalo de pginas, seleccione Todas para imprimir todas las pginas, o seleccione Pginas y especique el rango de pgina en los cuadros Desde y Hasta. En la seccin Imprimir, especique los componentes que se van a imprimir. Usted puede imprimir la seleccin actual, las hojas activas, todo el libro de trabajo o nicamente la(s) tabla(s) en la hoja de trabajo. De manera predeterminada, si usted selecciona una hoja activa o todo el libro de trabajo, Excel imprimir cualquier rea de impresin congurada en la hoja activa o en el libro de trabajo. Para ignorar el rea de impresin seleccione Omitir reas de impresin. En la seccin Copias, en el selector numrico Nmero de copias, especique el nmero de copias que desea imprimir. Seleccione Intercalar para imprimir varias copias intercaladas. D clic en Aceptar para imprimir.
6.
7. 8. 9.
117
Referencia del procedimiento: Cambiar la orientacin de la pgina Para cambiar la orientacin de la pgina: 1. Cambiar la orientacin de la hoja de trabajo. En el cuadro de dilogo Congurar pgina, en la pestaa Pgina, en la seccin Orientacin, seleccione Vertical para imprimir la hoja verticalmente o Horizontal para imprimirla horizontalmente.
O, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en Orientacin y seleccione Vertical u Horizontal.
2.
Guarde el libro de trabajo para guardar la hoja de trabajo con la nueva orientacin.
Referencia del procedimiento: Escalar el rango de impresin Para escalar el rango de impresin: 1. Escale el rango de impresin.
Escale el rango usando las opciones Alto, Ancho, o Escala en el grupo Ajustar rea de impresin en la pestaa Diseo de pgina. O, abra el cuadro de dilogo Congurar pgina y escale el rango usando las opciones en la seccin Ajuste de escal en la pestaa Pgina. Usted puede ajustar la escala a un porcentaje especco, o ajustar la impresin a un numero de pginas de ancho por un nmero de pginas de alto.
2. 3.
Si lo desea, vea la vista preliminar e imprima el libro de trabajo. Guarde el libro con una conguracin a escala.
118
ACTIVIDAD 5-1
Imprimir un rango de celdas seleccionadas
Archivos de datos: imprimir.xlsx Antes de empezar: Una impresora debe estar instalada en su computadora. De la carpeta C:\084890Datos\ Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo imprimir.xlsx. Situacin: Est a punto de tener una junta con su equipo de desarrollo y se le ha pedido que presente el informe de ventas trimestral de la compaa en la junta. Sin embargo, ellos no necesitan toda la informacin; slo necesitan ver las primeras 12 las de la hoja de trabajo, as que usted desea congurar las primeras 12 las de la hoja de trabajo como su rea de impresin predeterminada.
Qu se hace 1. Vea la vista preliminar de impresin de la hoja de trabajo de los resultados de las ventas trimestrales.
Cmo se hace a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. En la pestaa Vista preliminar, en el grupo Vista previa, d clic en Pgina siguiente. El Marco de Ventana de Microsoft Office le indica que usted est en la pgina 2 de 2. c. En el grupo Vista previa, d clic en Cerrar vista preliminar.
2.
Vea la vista preliminar del rango de celdas que va a imprimir.
a. En la hoja de trabajo, seleccione las celdas A1:D12.

Si olvida seleccionar el rango u olvida elegir Seleccin en el cuadro de dilogo Seleccin de impresin, toda la hoja de trabajo se imprimir.
b. D clic en el botn Office y elija Imprimir.
119

c. En el cuadro de dilogo Imprimir, en la seccin Imprimir, seleccione la opcin Seleccin.
d. D clic en Vista previa para ver la vista preliminar del rango de celdas seleccionadas. e. Observe que el rango seleccionado se despliega en la opcin Vista preliminar y que slo hay una pgina a imprimir. Cierre la opcin Vista preliminar. 3. Congure el rango de celdas seleccionadas como el rea de impresin. a. Con las celdas A1:D12 an seleccionadas, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en rea de impresin y elija Establecer rea de impresin. b. D clic en la celda F1 para quitar la seleccin del rango de celdas seleccionado. c. El marcador alrededor de las celdas indica el rea de impresin congurada. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. d. Slo el rea de impresin congurada se despliega en la vista preliminar. En la pestaa Vista preliminar, en el grupo Imprimir, d clic en Imprimir. e. En el cuadro de dilogo Imprimir, d clic en Aceptar. f. Guarde el libro de trabajo con el nombre mi imprimir.xlsx y cirrelo.
120
ACTIVIDAD 5-2
Escalar y orientar la impresin
Archivos de datos: books and beyond.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo books and beyond.xlsx. Situacin: El informe Books and Beyond contiene dos pginas de datos. Usted desea imprimir toda la hoja de trabajo en forma horizontal en una sola pgina.
Qu se hace 1. Visualice la hoja de trabajo impresa.
Cmo se hace a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. Examine el Marco de Ventana de Microsoft Office para ver el nmero de pginas que se van a imprimir. c. Presione la tecla Av Pag para ver la pgina 2 y luego cierre la Vista preliminar.
2.
Escale la versin de impresin de los datos en la hoja de trabajo.
a. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en Orientacin y elija Horizontal para cambiar la orientacin de la hoja de trabajo. b. En el grupo Ajustar rea de impresin, d clic en la echa desplegable Ancho y seleccione 1 Pgina para ajustar el ancho de los datos de una hoja de trabajo a una sola pgina.
121

3. Visualice la hoja de trabajo. a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. La hoja de trabajo ahora cabe en una sola pgina. Cierre la vista preliminar. c. Guarde el archivo con el nombre mi books and beyond.xlsx y luego cierre el archivo.
122
TEMA B
Congurar opciones de impresin
En el tema anterior, usted imprimi el contenido de un libro de trabajo usando las opciones de impresin predeterminadas. Tambin puede ajustar las opciones de impresin para personalizar su impresin de diferentes formas. En este tema, usted congurar opciones de impresin. Es difcil leer e interpretar datos que atraviesan varias pginas de un solo libro de trabajo. Existen varias opciones de impresin que usted puede congurar para mejorar la impresin de libros de trabajo grandes.
Vistas del libro de trabajo

Usted puede mostrar libros de trabajo con diferentes vistas usando el grupo Vistas de libro en la pestaa Vista.
Opcin
Normal
Le permite
Ver el libro de trabajo en la vista de Excel predeterminada.
Vista de diseo de pgina Ver el libro de trabajo como aparecera en la impresin junto con sus encabezados y pies de pgina. Vista previa de salto de pgina Vistas personalizadas Pantalla completa Visualizar el libro de trabajo con saltos de pgina que sern aplicados a la impresin. Crear una vista personalizada con un conjunto de conguraciones de pantalla y de impresin. Ver el libro de trabajo en toda la pantalla sin otros elementos de la pantalla.
Opciones de Zoom
Excel le permite acercar o alejar hojas de trabajo para que pueda ver su contenido con la magnicacin deseada. Usted puede aumentar o disminuir la magnicacin usando el grupo Zoom en la pestaa Vista o el desplazador dinmico en la barra de estado. Tambin puede reestablecer el documento a su tamao normal usando el botn 100% en el grupo Zoom. Usted puede usar la opcin Ampliar seleccin en el grupo Zoom para aumentar el tamao de la celda o rango de celdas seleccionadas.
123
Imprimir ttulos
Cuando se imprime una hoja de trabajo o un libro de trabajo de varias pginas, usted puede usar el comando Imprimir ttulos para imprimir los ttulos de las las y columnas de cada pgina de una hoja de trabajo para facilitar la identicacin del contenido de las las y columnas. Los ttulos de las las se imprimen en la parte superior de cada pgina y los ttulos de las columnas se imprimen a la izquierda de cada pgina. Usted puede congurar ttulos usando la seccin Imprimir ttulos de la pestaa Hoja en el cuadro de dilogo Congurar pgina.
Encabezados y pies de pgina

Denicin: Un encabezado o pi de pgina es un texto o un bloque grco que se repite en la parte superior o inferior de cada pgina impresa de su libro de trabajo. Los encabezados y pies de pgina contienen tres secciones: el cuadro de texto izquierdo en el borde izquierdo de la pgina, el cuadro de texto central ubicado en el centro y el cuadro de texto derecho en el borde derecho de la pgina. Usted puede incluir cualquiera o todas las secciones en un encabezado o pi de pgina. Cada seccin puede contener texto o grcos que permanecen en el mismo lugar pgina a pgina, o texto que cambia basado en criterios, como el nmero de pgina o la fecha. Ejemplo:
Congurar encabezado y pi de pgina

Excel le proporciona opciones para crear encabezados y pies de pgina predenidos o personalizados. Usted puede congurar su encabezado o pi de pgina predenido para su libro de trabajo usando la lista desplegable Encabezado y pie de pgina en la pestaa Encabezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Congurar pgina, o del grupo Encabezado y pie de pgina en la pestaa de contexto Encabezado y pie de pgina. Usted puede usar esta conguracin para insertar nmeros de pgina, conteo de pgina, nmero de hoja, texto predenido y ms. Adems usted puede crear encabezados y pies de pgina personalizados usando los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de pgina en la pestaa Encabezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Congurar pgina.
124
Mrgenes de la pgina
Denicin: Un margen de pgina es una frontera que determina la cantidad de espacio entre los datos de la hoja de trabajo y el borde del papel. Los mrgenes de la pgina denen una regin dentro de la cual se debe ajustar el contenido de una pgina. Una pgina puede tener los siguientes mrgenes: izquierdo, derecho, superior, inferior, encabezado y pi de pgina. Usted puede congurar los mrgenes predenidos Normal, Ancho y Estrecho para crear mrgenes personalizados. Ejemplo:
Opciones de la pestaa Mrgenes

La pestaa Mrgenes del cuadro de dilogo Congurar pgina contiene opciones para congurar valores para los mrgenes.
Opcin
Cuadros de texto Izquierdo, Superior, Encabezado, Derecho, Inferior y Pie de pgina Seccin Centrar en la pgina Botn Imprimir Botn Vista preliminar Botn Opciones
Le permite:
Congurar los valores respectivos del margen usando las teclas de echa hacia arriba o echa hacia abajo o ingresando los valores. Especicar si el contenido se va a centrar de forma horizontal o vertical en la pgina. Congurar las opciones de impresin al abrir el cuadro de dilogo Imprimir. Visualizar la hoja de trabajo. Congurar las propiedades del documento para su impresin.
125
Cmo congurar las opciones de impresin

Referencia del procedimiento: Congurar o quitar un ttulo de impresin. Para congurar o quitar un ttulo de impresin: 1. Despliegue el cuadro de dilogo Congurar pgina. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en Imprimir ttulos.
O, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en el botn Iniciador de cuadro de dilogo.
2.
En la pestaa Hoja, especique el ttulo que se va a imprimir o quite un ttulo de impresin existente. En la seccin Imprimir ttulos, d clic en el cuadro de dilogo Repetir las en extremo superior o en el cuadro de dilogo Repetir columnas a la izquierda. Seleccione las las o columnas que va a usar como ttulos de impresin.
Usted puede dar clic en el botn Reducir dilogo a la derecha del cuadro de texto para minimizar el cuadro de dilogo Congurar pgina y facilitar la seleccin de datos en una hoja de trabajo. Presione Enter o d clic nuevamente en el botn para expandir el cuadro de dilogo cuando haya terminado. Dar clic en cualquier parte de una la o de una columna seleccionar toda la la o columna.
Para quitar un ttulo de impresin existente, elimine el ttulo de impresin establecido en los cuadros de texto Repetir las en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda.
3.
En el cuadro de dilogo Congurar pgina, d clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Referencia del procedimiento: Crear o modicar un encabezado o pi de pgina usando el cuadro de dilogo Congurar pgina Para crear o modicar un encabezado o pi de pgina usando el cuadro de dilogo Congurar pgina: 1. Despliegue el cuadro de dilogo Congurar pgina y seleccione la pestaa Encabezado y pie de pgina. 2. Para seleccionar un encabezado o pi de pgina predeterminado, seleccinelo de la lista desplegable Encabezado o Pie de pgina. 3. Si lo desea, para crear o modicar un encabezado o pi de pgina, d clic en Personalizar encabezado o en Personalizar pie de pgina y en los cuadros de texto Seccin izquierda, Seccin central, o Seccin derecha, ingrese los datos o inserte los datos usando los botones en el cuadro de dilogo Encabezado o Pie de pgina. 4. D clic en Aceptar para aplicar la conguracin del encabezado o pi de pgina a la hoja de trabajo. Referencia del procedimiento: Congurar los mrgenes de la pgina Para congurar los mrgenes de la pgina: 1. Despliegue el cuadro de dilogo Congurar pgina y seleccione la pestaa Mrgenes. 2. Ajuste los valores de los mrgenes superior, izquierdo, derecho, inferior, del encabezado y pi de pgina dando clic en los selectores numricos o tecleando sus valores.
126
Tambin puede congurar los mrgenes de la pgina en la ventana Vista preliminar. En el grupo Vista previa, seleccione el cuadro de seleccin Mostrar mrgenes para desplegar la gua del margen, luego arrastre la gua del margen hasta que aparezca el valor de margen deseado en el Marco de Ventana de Microsoft Office.
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ACTIVIDAD 5-3
Congurar las opciones de impresin
Archivos de datos: informe.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo informe.xlsx. Situacin: Usted ha estado editando su informe de ventas y hasta donde sabe ste es demasiado grande como para imprimirlo en una sola pgina, usted quiere ajustar algunas opciones de impresin para que la impresin del mismo sea ms atractiva y legible.
Mientras visualiza el documento con la nalidad de imprimirlo, usted nota que slo la primera pgina de la hoja de trabajo muestra los encabezados de la la y que los datos de las pginas restantes son difciles de leer. Usted quiere que en cada pgina de la impresin de los datos de venta de la hoja de trabajo aparezca la abreviatura del nombre de la compaa, la regin, el nmero de pgina y el nmero de pginas del informe. Usted quiere proporcionar un espacio en blanco al nal de los datos de venta en el informe de ventas para imprimirlo para su distribucin. Sabe que un espacio en blanco al nal de la hoja resultar en menos datos desplegados. Desea reducir el espacio en ambos lados de los datos de venta en el informe para permitir que ms datos puedan ser desplegados.
Qu se hace 1. Visualice el libro de trabajo.
Cmo se hace a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. En el grupo Vista previa, d clic en Pgina siguiente. c. Examine la vista previa y cierre la vista. d. En el grupo Vista previa, d clic en Cerrar vista preliminar.
2.
Establezca el ttulo a imprimir.
a. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en Imprimir ttulos.
128

b. En el cuadro de dilogo Congurar pgina, en la pestaa Hoja, en la seccin Imprimir ttulos, a la derecha del cuadro de texto Repetir las en extremo superior, d clic en el botn Reducir dilogo.
c. En la hoja de trabajo, d clic en cualquier lugar de la la 4 para congurarla como ttulo de impresin para que sta se repita en cada pgina de la hoja de trabajo impresa. d. En el cuadro de dilogo Congurar pgina - Repetir las en extremo superior, d clic en el botn Reducir dilogo para expandir el cuadro de dilogo Congurar pgina.
e. D clic en Aceptar para aplicar los cambios a la hoja de trabajo. 3. Visualice los ttulos de impresin. a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. En la ventana Vista preliminar, desplcese hacia abajo para ver los ttulos de impresin en las pginas 2 y 3. c. Cierre la ventana Vista preliminar.
129

4. Cree un encabezado. a. En el grupo Congurar pgina, d clic en el botn Iniciador de cuadro de dilogo. b. En el cuadro de dilogo Congurar pgina, seleccione la pestaa Encabezado y pie de pgina. c. D clic en Personalizar encabezado para desplegar el cuadro de dilogo Encabezado. d. En el cuadro de texto Seccin izquierda, teclee B de B e. D clic en el cuadro de texto Seccin central y teclee Ventas de EE.UU. f. D clic en el cuadro de texto Seccin derecha y d clic en el botn Insertar hora.
g. D clic en Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Congurar pgina. 5. Cree el pi de pgina. a. En el cuadro de dilogo Congurar pgina, de la lista desplegable Pie de pgina, seleccione Pgina 1 de ?. b. D clic en Aceptar para aplicar el encabezado y pi de pgina a la hoja de trabajo. 6. Visualice el encabezado y pi de pgina. a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. En la pestaa Vista preliminar, en el grupo Zoom, d clic en Zoom para aumentar la magnicacin y ver el encabezado.
130

c. Los encabezados izquierdo, central y derecho aparecen en la parte superior de la pgina. Desplcese hacia abajo para ver el pi de pgina.
d. El nmero de pgina aparece en el pi de pgina. Cierre la ventana Vista preliminar.
7.
Congure el margen inferior.
a. En el grupo Congurar pgina, d clic en el botn Iniciador de cuadro de dilogo. b. En el cuadro de dilogo Congurar pgina, seleccione la pestaa Mrgenes. c. En el selector numrico Inferior, d clic dos veces en la echa que apunta hacia arriba para desplazarse a la conguracin 1.5 pulgadas.
d. D clic en Vista preliminar para desplegar la ventana Vista preliminar. e. En la ventana Vista preliminar, en el grupo Zoom, d clic en Zoom para ajustar la pgina dentro de la parte visible de la pantalla. f. En el grupo Vista previa, seleccione el cuadro de seleccin Mostrar mrgenes para desplegar las guas de los mrgenes.
131

g. Verique que el margen inferior sea ms grande comparado con el resto.
8.
Congure los mrgenes izquierdo y derecho.
a. Arrastre la gua del margen izquierdo hasta que se lea Margen izquierdo: 0.25 en la equina izquierda del Marco de Ventana de Microsoft Office.
b. Ajuste el margen derecho a 0.25 pulgadas. c. Cierre la vista preliminar. d. Guarde el libro de trabajo con el nombre mi informe.xlsx y deje el archivo abierto para la siguiente actividad.
132
TEMA C
Congurar saltos de pgina
Usted ha cambiado la orientacin de la hoja de trabajo para hacer ms presentable la impresin. Ahora le gustara especicar donde se deben dividir los datos a travs de las pginas impresas. En este tema, usted establecer saltos de pgina. Un libro se organiza en lecciones y captulos para presentar el contenido en un orden lgico. De manera similar establecer saltos de pgina le ayudar a asegurar que los datos relacionados se presentarn en las pginas apropiadas. Agregar saltos de pgina a una hoja de trabajo antes de su impresin ayuda a mantener la informacin relacionada en una sola pgina.
Saltos de pgina
Denicin: Los saltos de pgina son lneas que dividen el contenido a lo largo de las pginas para su impresin. Los saltos de pgina son determinados por el tamao del papel, orientacin de la pgina, nmero de pginas y por cualquier salto de pgina existente. Los saltos de pgina generados por la aplicacin son los saltos de pgina automticos y aquellos que son insertados de forma manual son los saltos de pgina manuales. Un salto de pgina automtico se convierte en manual cuando usted arrastra el salto de pgina. Ejemplo:
Opciones de salto de pgina

Usted puede insertar saltos de pgina manuales usando las opciones disponibles en el men desplegable Saltos del grupo Congurar pgina.
Opcin
Insertar salto de pgina Quitar salto de pgina
Descripcin
Le permite insertar un salto de pgina manual sobre o a la izquierda de la la o columna seleccionada. Le permite quitar un salto de pgina manual sobre o a la izquierda de la la o columna seleccionada.
133
Opcin
Reestablecer todos los saltos de pgina
Descripcin
Quita todos los saltos de pgina manuales.
Cmo establecer saltos de pgina

Referencia del procedimiento: Insertar o quitar saltos de pgina Para insertar o quitar saltos de pgina: 1. Insertar o quitar saltos de pgina. Use la pestaa Diseo de pgina para insertar o quitar saltos de pgina. a. b. Seleccione la la que est abajo del salto de pgina o la columna que est a la derecha del salto de pgina. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en Saltos y elija Insertar salto de pgina o Quitar salto de pgina. Tambin puede elegir Reestablecer todos los saltos de pgina para quitar todos los saltos de pgina manuales.
O, use la ventana Vista previa de salto de pgina para insertar o quitar saltos de pgina. a. Para abrir la ventana Vista previa de salto de pgina, d clic en el botn Vista previa de salto de pgina cerca del desplazador dinmico o en el grupo Vistas de libro en la pestaa Vista. Establezca o quite los saltos de pgina.
b.
En la ventana Vista previa de salto de pgina, arrastre el salto de pgina automtico a la posicin deseada, o arrstrelo fuera de la ventana para quitarlo. En la hoja de trabajo, d clic derecho a la celda adyacente al salto de pgina y elija Insertar salto de pgina o Quitar salto de pgina. En la hoja de trabajo, seleccione la la o columna deseada, d clic derecho a la la o columna seleccionada y elija Insertar salto de pgina o Quitar salto de pgina. O, d clic derecho en cualquier celda y elija Reestablecer todos los saltos de pgina para quitar todos los saltos de pgina manuales.
c.
Regrese a la vista Normal.

El benecio de la vista preliminar del salto de pgina es que le muestra el orden en el que se imprimirn las pginas, no nada ms donde habr un salto de pgina.
134
ACTIVIDAD 5-4
Establecer saltos de pgina
Antes de empezar: mi informe.xlsx est abierto. Situacin: La hoja de trabajo de los datos de venta que usted est preparando para su impresin tiene varias pginas. Estas pginas tienen saltos en lugares en los que usted no desea tenerlos. Por ejemplo, la primera pgina despliega 17 las de datos de venta. Usted quiere revisar como se vera la primera pgina con 5 las y luego mantener la mejor conguracin. Tambin las ltimas columnas de la hoja de trabajo de los datos de venta no se despliegan en la primera hoja que se va a imprimir y usted no quiere que las columnas estn en una pgina separada.
Qu se hace 1. Visualice la pgina que se va a imprimir con la conguracin predeterminada.
Cmo se hace a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. La primera pgina impresa contiene 17 las de datos de venta. Cierre la vista preliminar.
2.
Inserte un salto de pgina antes de la la 15.
a. En la hoja de trabajo, seleccione la la 15. b. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Congurar pgina, d clic en Saltos y elija Insertar salto de pgina.
3.
Visualice la versin a imprimir de la pgina.
a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. Ahora la pgina slo tiene 5 las de datos y hay mucho espacio en blanco. Cierre la vista preliminar.
135

4. Visualice el salto de pgina insertado en la vista preliminar del salto de pgina. a. En a Cinta, seleccione la pestaa Vista. b. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, d clic en la vista preliminar del salto de pgina. c. En el cuadro de mensaje Bienvenido a la vista previa de salto de pgina, seleccione el cuadro de seleccin No mostrar este cuadro de dilogo nuevamente y d clic en Aceptar. d. D clic en la celda A17 para ver el salto de pgina insertado sobre la la 15. e. En el grupo Vistas de libro, d clic en Normal. 5. Quite el salto de pgina. a. En la hoja de trabajo, seleccione la la 15. b. En la Cinta, seleccione la pestaa Diseo de pgina. c. En el grupo Congurar pgina, d clic en Saltos y elija Quitar salto de pgina. d. Para vericar que se haya quitado el salto de pgina, d clic en la celda A17 para quitar la seleccin de la la 15.
6.
Mueva el salto de pgina vertical automtico.
a. En la pestaa Vista, en el grupo Vistas de libro, d clic en Vista previa de salto de pgina. b. Hay un salto de pgina automtico a la derecha de la columna G, que provocar que las columnas H, I y J se impriman por separado. Arrastre el salto de pgina automtico despus de la columna G hacia la derecha, desde Vista previa de salto de pgina.
136

c. El salto de pgina de la columna se ha quitado y las columnas H, I y J se imprimirn con las otras columnas. D clic en Normal para regresar a la vista Normal.
d. Examine la escala de porcentaje en la pestaa Diseo de pgina en el grupo Ajustar rea de impresin. 7. Visualice la pgina. a. D clic en el botn Office y elija ImprimirVista preliminar. b. La pgina debe desplegar 17 las de los datos de venta y los datos en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo deben aparecer completos. Cierre la vista preliminar. c. Guarde y cierre el libro de trabajo.
137
En esta leccin, usted imprimi el contenido de un libro de trabajo. La impresin le permite distribuir sus libros de trabajo cuando no sea posible distribuirlos electrnicamente.
1. Cmo congurara los encabezados y pies de pgina en sus libros de trabajo? Por favor d algunos ejemplos.
2.
Cules son algunas de las razones por las que necesitara imprimir los encabezados de columna o la para su trabajo?
138
Administrar libros de trabajo grandes

Duracin de la leccin: 1 hora(s)
En esta leccin, podr administrar libros de trabajo grandes. Usted podr:

dar formato a las pestaas de una hoja de trabajo. administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo. administrar la vista de hojas de trabajo grandes.
Introduccin
A lo largo de este curso usted ha elaborado hojas de trabajo que son cada vez ms complejas. Cuando las hojas de trabajo se hacen ms grandes y contienen ms datos, existen tcnicas especcas que usted puede usar para manejar, ver y navegar dentro del libro de trabajo. En esta leccin, usted administrar libros de trabajo grandes. Existen muchos asuntos particulares que se presentan en libros de trabajo grandes. Usted puede tener ms hojas con datos. Puede tener determinadas hojas que necesite reorganizar. Tal vez necesite comparar o trabajar con un contenido ubicado en un rea distante del libro de trabajo. Con las herramientas y habilidades adecuadas usted puede administrar libros de trabajo grandes para que pueda acceder y ver reas especcas de la hoja de trabajo de una forma eciente.
TEMA A
Dar formato a las pestaas de la hoja de trabajo
En esta leccin, usted administrar libros de trabajo grandes. Una forma de administrar varias pestaas en libros de trabajo grandes es personalizando su formato. En este tema, usted dar formato a las pestaas de la hoja de trabajo. Imagine un archivero con mltiples carpetas de archivos que tienen el mismo color. Podra ser difcil encontrar informacin si todos los libros de trabajo se ven igual. Sin embargo, si las carpetas tuvieran un sistema de codicacin de colores que indicara el tipo de contenido que se encuentra en una carpeta particular, entonces sera ms fcil explorar visualmente las carpetas y acceder rpidamente a los datos que necesita. Dar formato a las pestaas de la hoja de trabajo en un libro de trabajo de Excel se parece mucho a usar carpetas de colores para guardar los archivos. Le ayuda a organizar y localizar rpidamente la informacin que necesita.
Las opciones de formato para una pestaa

Excel le permite renombrar y cambiar el color de las pestaas de una hoja de trabajo. Usted puede cambiar el nombre de las hojas para que tengan un nombre descriptivo, y para que pueda localizar fcilmente los datos apropiados. Cambiar el color de una pestaa puede ser otra forma de distinguir los tipos de datos que se encuentran en la hoja.
Cmo dar formato a las pestaas de la hoja de trabajo

Referencia del procedimiento: Dar formato a las pestaas de una hoja de trabajo Para cambiar el nombre o color de la pestaa de una hoja de trabajo: 1. En la barra de la pestaa de la hoja, seleccione el nombre predeterminado de la pestaa de la hoja de trabajo deseada. D clic derecho en la pestaa Hoja y elija Cambiar nombre.
O, d doble clic en la pestaa de la hoja de trabajo.
2. 3.
Teclee el nuevo nombre para la hoja de trabajo y luego presione Intro. Coloree la pestaa de la hoja de trabajo.
D clic derecho en la(s) pestaa(s) que desea colorear, elija Color de etiqueta y seleccione el color deseado. O, en la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, d clic en Formato, elija Color de etiqueta y luego seleccione el color de su eleccin.
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ACTIVIDAD 6-1
Dar formato a las pestaas de una hoja de trabajo
Archivos de datos: divisiones.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Administrar libros de trabajo grandes abra el archivo divisiones.xlsx. Situacin: El libro de trabajo que almacena los datos de las divisiones est organizado en varias hojas de trabajo. El libro de trabajo contiene dos hojas de trabajo regionales y una hoja de trabajo de resumen por separado. Identicar las hojas de trabajo se vuelve difcil ya que cada hoja es nombrada con un nmero de hoja genrico predeterminado en vez de con etiquetas descriptivas. Usted desea renombrar las hojas de trabajo y dar un color a las pestaas de la hoja para que pueda distinguirlas ms fcilmente.
Qu se hace 1. Examine las tres hojas de trabajo en este libro de trabajo.
Cmo se hace a. Verique que la pestaa Hoja1 contenga datos especcos para la Divisin australiana. b. D clic en la pestaa Hoja2 y verique que esta hoja contenga datos especcos para la Divisin europea. c. D clic en Hoja3 y verique que contenga un resumen de las dos divisiones.
2.
Renombre la primera hoja de trabajo como Australia.
a. En la barra de la pestaa de la hoja, d clic derecho en la pestaa de la hoja de trabajo Hoja1 y elija Cambiar nombre.
141

b. Teclee Australia y presione Intro para renombrar la pestaa.
3.
Renombre la segunda y la tercera hoja de trabajo como Europa y Resumen, respectivamente.
a. D doble clic en la pestaa de la hoja de trabajo Hoja2 para seleccionar su nombre predeterminado. b. Teclee Europa y presione Intro. c. Renombre la tercera hoja de trabajo como Resumen
4.
Cambie el color de las pestaas.
a. D clic derecho en la pestaa de la hoja de trabajo Resumen y elija Color de etiqueta. b. En la galera Color de etiqueta, en la seccin Colores estndar, seleccione Amarillo.
c. Cambie el color de las pestaas Australia y Europa al color de su preferencia. d. Guarde el libro de trabajo con el nombre Mis divisiones y deje el archivo abierto para la siguiente actividad.
142
TEMA B
Administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo
A lo largo de esta leccin, usted administrar grandes hojas de trabajo. Una buena tcnica de administracin es controlar la posicin y apariencia de las hojas dentro de un libro de trabajo. En este tema, usted administrar grandes hojas de trabajo en un libro de trabajo. Habr veces en las que usted ingres datos dentro de diferentes hojas de trabajo basado en el momento en el que recibi los datos, o basado en el tipo de datos contenidos en la hoja de trabajo, pero despus de un tiempo usted notar que estas hojas de trabajo no siguen un orden lgico o que tal vez algunas hojas ya no son necesarias. Usted puede reubicar fcilmente hojas de trabajo en Excel o bien puede borrarlas si estas ya no son necesarias.
Mtodos para reubicar hojas de trabajo

Excel le da varias herramientas que puede usar para mover o copiar hojas de trabajo dentro del mismo libro de trabajo o entre diferentes libros de trabajo. Usted puede reubicar hojas de trabajo usando los cuadros de dilogo Mover o Copiar, abriendo el men abreviado para una hoja de trabajo, o arrastrando y soltando manualmente la hoja de trabajo a su nueva ubicacin.
Mtodos para insertar o borrar hojas de trabajo

Para insertar nuevas hojas de trabajo, usted puede usar la pestaa Insertar hoja de clculo que se encuentra junto a la ltima hoja, o tambin puede usar la opcin Insertar hoja en el men Insertar del grupo Celdas. Tambin puede insertar una hoja de trabajo usando el cuadro de dilogo Insertar. Use el cuadro de dilogo para insertar una hoja de trabajo en blanco, o una hoja de trabajo basada en una plantilla local o una plantilla de Office Online. D clic derecho en la pestaa de una hoja de trabajo y elija Insertar del men abreviado para abir el cuadro de dilogo. Para borrar hojas de trabajo con datos innecesarios u obsoletos usted puede usar la opcin Eliminar hoja en la lista desplegable Eliminar del grupo Celdas, o elija Eliminar del men abreviado de las pestaas de una hoja de trabajo.
Las opciones ocultar y mostrar una hoja de trabajo

Cuando usted tiene varias hojas de trabajo abiertas, tal vez necesite ocultar algunas hojas que no est utilizando actualmente para que el espacio de trabajo no se sature. Usted puede ocultar una hoja de trabajo seleccionada usando la opcin Ocultar hoja en el submen Ocultar y mostrar del men Formato en el grupo Celdas. Tambin puede ocultar una hoja usando la opcin Ocultar en el men abreviado que se despliega cuando usted da un clic derecho en la pestaa de la hoja de trabajo. Cuando necesite mostrar una hoja de trabajo, elija Mostrar hoja del submen Ocultar y mostrar para abrir el cuadro de dilogo Mostrar y revelar los nombres de las hojas ocultas. Tambin puede elegir Mostrar del men abreviado de la pestaa de la hoja de trabajo.
143
Referencias de la hoja de trabajo en frmulas

Usted puede crear frmulas que tengan referencias a celdas o rangos de otras hojas del libro de trabajo. Usted puede teclear referencias o ingresarlas dando clic en la hoja y en las celdas a las que desea referirse. Por ejemplo, la frmula,=SUMA(Hoja2:Hoja5!A2), suma el contenido de todas las celdas A2 en Hoja 2, Hoja 3, Hoja 4 y Hoja 5.
Cmo administrar hojas de trabajo en un libro de trabajo

Referencia del procedimiento: Mover o copiar hojas de trabajo Para mover o copiar hojas de trabajo dentro o entre libros de trabajo: 1. 2. D clic derecho en la pestaa de la hoja de trabajo y elija Mover o copiar para desplegar el cuadro de dilogo Mover o copiar. De la lista desplegable Mover hojas seleccionadas al libro, seleccione el libro de trabajo de destino. Usted puede mover o copiar hojas de trabajo a un libro de trabajo existente, a un libro de trabajo abierto o a un nuevo libro de trabajo. En el cuadro de lista Antes de la hoja, seleccione la hoja de trabajo delante de la cual mover o copiar la(s) hoja(s) de trabajo seleccionadas. Si usted quiere copiar una hoja en vez de moverla, seleccione el cuadro de seleccin Crear una copia. D clic en Aceptar.
Para mover hojas manualmente dentro de un libro de trabajo, en la barra de la pestaa de la hoja, arrastre la pestaa de la hoja de trabajo a su nueva posicin.
3. 4. 5.
Referencia del procedimiento: Insertar o borrar hojas de trabajo Para insertar o borrar una hoja de trabajo: 1. Inserte o borre una hoja de trabajo. Inserte nuevas hojas.
D clic derecho a la pestaa de la hoja de trabajo a la izquierda de donde se necesita agregar la nueva hoja de trabajo, elija Insertar, verique que la opcin Hoja de clculo est seleccionada y d clic en Aceptar; O, en la barra de la pestaa de la hoja de trabajo, a la derecha de las pestaas, d clic en el botn Insertar hoja de clculo para insertar una nueva hoja de trabajo.
D clic derecho en la(s) hoja(s) de trabajo y elija Eliminar para borrar las hojas.
Referencia del procedimiento: Ocultar o mostrar hojas de trabajo Para ocultar o mostrar hojas de trabajo: 1. Oculte o muestre una hoja de trabajo
Seleccione la(s) hoja(s) de trabajo que desea ocultar, d clic derecho a la(s) pestaa(s) seleccionada(s) y luego elija Ocultar para ocultar la(s) ho ja(s) de trabajo. Muestre una hoja de trabajo.
144
a. b.
D clic derecho a cualquier pestaa en la barra de la pestaa de la hoja y luego elija Mostrar. En el cuadro de dilogo Mostrar, en el cuadro de lista Mostrar hoja, seleccione la hoja de trabajo oculta que desea mostrar y d clic en Aceptar.
145
ACTIVIDAD 6-2
Administrar hojas de trabajo
Antes de empezar: mis divisiones.xlsx est abierto. Situacin: El gasto incurrido por cada divisin es registrado en una hoja de trabajo individual en un libro de trabajo de Excel y a usted le gustara organizar estas hojas de trabajo basado en sus necesidades de informacin y en los cambios de organizacin de su compaa.

Usted quiere una hoja de Resumen. Usted necesita una nueva hoja para la divisin norteamericana que tendr un contenido similar a la divisin australiana. Usted necesita una nueva hoja para todos los empleados. Finalmente, le gustara usar este libro de trabajo en una presentacin. Usted no quiere que se vean todas las divisiones en la presentacin.
Qu se hace 1. Examine las frmulas en la hoja de trabajo Resumen.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione B4. b. Examine la frmula en la barra de frmula.
2.
Mueva la hoja de trabajo Resumen a la primera posicin en el libro de trabajo.
a. Usando el mouse, presione y mantenga presionada la pestaa Resumen hasta que se despliegue una pequea echa cerca de la esquina superior izquierda de la pestaa y el cursor cambie a un icono de pgina.
b. Arrastre la hoja de trabajo hasta que la echa apunte a la izquierda de la pestaa Australia.
146

3. Copie la hoja de trabajo Australia. a. D clic derecho a la pestaa Australia y seleccione Mover o copiar. b. En el cuadro de lista Antes de la hoja, verique que el destino sea el libro de trabajo actual y seleccione Europa.
c. Seleccione el cuadro de seleccin Crear una copia. d. D clic en Aceptar. 4. Ingrese datos dentro de la hoja de trabajo Divisin norteamericana. a. En la celda A1, teclee Divisin norteamericana b. Renombre la nueva hoja de trabajo Norteamrica y dle un nuevo color a la pestaa. c. Borre el contenido de las celdas B4:E7. d. En la hoja de trabajo Norteamrica, en la celda B4, teclee 500 y presione Intro. e. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione y examine la celda B4.
147

5. Agregue una nueva hoja de trabajo al libro de trabajo que contendr un listado de los empleados para todas las divisiones. a. D clic derecho en la pestaa Europa y elija Insertar. b. Verique que Hoja de clculo est seleccionado y d clic en Aceptar. c. Mueva la nueva hoja de trabajo al nal del libro de trabajo. d. Renombre la nueva hoja de trabajo Empleados y dle a la pestaa el color que desee. 6. Oculte todas las hojas con excepcin de la hoja de trabajo Resumen. a. D clic derecho en la pestaa Empleados y elija Ocultar. b. D clic en la pestaa Australia mantenga presionada la tecla Mays y de clic en la pestaa Europa. c. D clic derecho en cualquiera de las pestaas seleccionadas y elija Ocultar. d. Verique que la hoja de trabajo Resumen sea la nica visible y que las frmulas sigan siendo exactas.
148

7. Muestre las hojas de trabajo Europa y Australia. a. D clic derecho en la pestaa Resumen y elija Mostrar. b. En el cuadro de lista Mostrar hoja, seleccione Europa.
c. D clic en Aceptar para desplegar la hoja de trabajo. d. Muestre la hoja de trabajo Australia. e. Guarde el libro de trabajo y deje el archivo abierto para la siguiente actividad.
149
TEMA C
Administrar la vista de hojas de trabajo grandes
En el tema anterior, usted manej hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo. Una vez que las hojas de trabajo estn organizadas a su gusto, tal vez necesite controlar la vista general de su hoja de trabajo. En este tema, usted administrar la vista de hojas de trabajo grandes. Si usted ha trabajado con un informe de varias pginas, tal vez recuerde que conforme haca cambios se dicultaba el seguimiento de la informacin de ciertas pginas y tampoco saba si la nueva informacin agregada permanecera en la misma pgina. Tal vez tuvo que hacer referencia a un encabezado de columna que apareca en la pgina anterior para saber si estaba revisando la columna correcta. En Excel, usted est seguro de que los encabezados de columna o la siempre estn disponibles y usted sabe qu informacin aparecer en la pgina antes de imprimirla.
La opcin dividir
Cuando trabaja con hojas de trabajo grandes, tal vez necesite ver diferentes partes de la hoja de manera simultnea. Usted puede dividir una hoja de trabajo en mltiples paneles reajustables usando la opcin Dividir. Esto le permite ver partes distantes de la hoja de trabajo desplazndose a travs de los diferentes paneles. Usted puede reajustar los paneles arrastrando las barras de divisin que separan los paneles. El comando Dividir puede ser accedido desde el grupo Ventana de la pestaa Vista.
Opciones para inmovilizar paneles

Usted puede hacer que una parte de una hoja de trabajo permanezca esttica mientras se desplaza a travs de otras reas usando las opciones para inmovilizar paneles. Usted puede acceder a las opciones para inmovilizar paneles desde el comando Inmovilizar paneles en el grupo Ventana en la pestaa Vista. Cuando usted selecciona una de estas opciones, sta acta con una funcin que alterna entre las opciones de la opcin Movilizar paneles y la opcin Inmovilizar paneles. Esto le permite movilizar las, columnas y paneles. Usted puede hacer que ciertas partes de una hoja de trabajo sean estticas usando las opciones para inmovilizar paneles.
Opcin
Inmovilizar paneles
Descripcin
Le permite mantener esttica una parte de la hoja de trabajo encima de la la o columna seleccionada mientras usted se desplaza a travs de las otras las y columnas. Le permite mantener esttica la la superior mientras se desplaza a travs de otras partes de la hoja de trabajo. Le permite mantener esttica la primera columna mientras se desplaza a travs de otras partes de la hoja de trabajo.
Inmovilizar la superior Inmovilizar primera columna
150
El cuadro de dilogo Organizar ventanas

El comando Organizar todo, en el grupo Ventana en la pestaa Vista, despliega el cuadro de dilogo Organizar ventanas. El cuadro de dilogo Organizar ventanas contiene opciones para especicar el orden de las ventanas en la interfaz de Excel. Usted puede organizar las ventanas en forma de mosaico, de manera horizontal, vertical o en cascada. El cuadro de seleccin Ventanas del libro activo se puede usar para desplegar nicamente las ventanas del libro de trabajo actual. El cuadro de dilogo Organizar ventanas proporciona las opciones para organizar las ventanas de diferentes formas.
Opcin
Mosaico Horizontal Vertical Cascada
Descripcin
Usted puede ver todas las ventanas abiertas en forma de rectngulos cubriendo toda la ventana del libro de trabajo. Usted puede ver todas las ventanas abiertas, una debajo de la otra. Usted puede ver todas las ventanas que estn abiertas, una junto a la otra. Usted puede ver todas las ventanas abiertas desplegadas una detrs de la otra.
Cmo administrar la vista de hojas de trabajo grandes

Referencia del procedimiento: Dividir una ventana de la hoja de trabajo Para dividir una ventada de la hoja de trabajo: 1. Seleccione la celda en la hoja de trabajo donde quiera dividir la pantalla 2. En la Cinta, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Dividir. 3. Cuando termine con la divisin, qutela. En la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Dividir. Referencia del procedimiento: Inmovilizar o movilizar paneles Para inmovilizar o movilizar paneles: 1. Inmovilice o movilice paneles.
Para congelar nicamente la primera la o columna, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Inmovilizar paneles y seleccione Inmovilizar la superior o Inmovilizar primera columna. Para inmovilizar las las y las columnas, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Inmovilizar paneles y seleccione Inmovilizar paneles. Para inmovilizar los paneles, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Inmovilizar paneles y seleccione Movilizar paneles.
151
Referencia del procedimiento: Ordenar hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo en ventanas separadas Para ordenar hojas de trabajo dentro de un libro de trabajo para que pueda verlas en ventanas separadas: 1. 2. 3. 4. 5. Con el libro de trabajo abierto, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Nueva ventana para abrir todo el libro de trabajo en una nueva ventana. Repita el paso 1 hasta que tenga una nueva ventana para cada hoja de trabajo que desee ver dentro del libro de trabajo. En el grupo Ventana, d clic en Organizar todo para desplegar el cuadro de dilogo Organizar ventanas y seleccione la opcin deseada. Si usted tiene varios libros de trabajo abiertos, seleccione el cuadro de seleccin Ventanas del libro activo para que no ordene ventanas de otros libros de trabajo abiertos. D clic en Aceptar.
152
ACTIVIDAD 6-3
Administrar la vista de una hoja de trabajo grande
Archivos de datos: ventas.xlsx Antes de empezar: mis divisiones.xlsx est abierto. De la carpeta C:\084890Datos\Administrar libros de trabajo grandes, abra el archivo ventas.xlsx. Situacin: Usted est revisando datos en un informe de ventas. Debido a la gran cantidad de datos en la hoja, es difcil mantener su enfoque en los datos especcos. Usted quiere leer el contenido de la columna de totales y conrmar que la columna contiene los datos correctos para cada empleado. Para una mejor lectura, usted quiere ver las columnas de los nombres junto a la columna Total. Usted quiere comparar algunos de los valores de las hojas de trabajo tituladas Europa, Australia y Resumen del libro de trabajo Mis divisiones. Usted debe ser capaz de ver el contenido de las tres hojas de trabajo de manera simultnea.
Qu se hace 1. Divida la ventana de la hoja de trabajo Ventas.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo ventas.xlsx, desplcese a travs de la hoja de trabajo para ver sus datos. b. Seleccione la celda C5. c. En la Cinta, seleccione la pestaa Vista. d. En la pestaa Vista, en el grupo Ventana, d clic en Dividir. e. Verique que las barras de divisin vertical y horizontal aparezcan.
153

2. Inmovilice los paneles. a. En el grupo Ventana, d clic en Inmovilizar paneles y seleccione Inmovilizar paneles. b. En la hoja de trabajo, desplcese hacia abajo y verique que los encabezados de columna sigan siendo visibles. c. En la hoja de trabajo, desplcese a la derecha y verique que la columna Total pueda ser desplegada junto a los nombres de los empleados. 3. Movilice los paneles. a. En el grupo Ventana, d clic en Dividir para quitar las barras de divisin. b. Desplcese a travs de la hoja de trabajo para vericar que los paneles se han ido. c. Cierre el libro de trabajo Ventas sin guardarlo. d. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas haga clic en el botn desplegable Formato y elija Ocultar y mostrar > Mostrar hoja. e. En el cuadro de dilogo Mostrar, seleccione Australia y haga clic en Aceptar para mostrar la hoja de clculo Australia. f. De manera similar, muestre la hoja de clculo Europa. Esto se har por usted.
4.
Cree dos nuevas ventanas para ver la hoja de trabajo Mis divisiones.
a. Con el archivo mis divisiones.xlsx abierto, en el grupo Ventana, d clic en Nueva ventana para crear una nueva ventana.
b. El libro de trabajo Mis divisiones se abre en una nueva ventana con el ttulo mis divisiones.xlsx:2 - Microsoft Excel. Cree una nueva ventana. 5. Coloque las ventanas en mosaico y organice las hojas de trabajo. a. En el grupo Ventana, d clic en Organizar todo para desplegar el cuadro de dilogo Organizar ventanas.
154

b. En el cuadro de dilogo Organizar ventanas, verique que la opcin Mosaico est seleccionada y d clic en Aceptar.
6.
Despliegue una hoja de trabajo diferente en cada una de las ventanas.
a. Seleccione una ventana y d clic en la pestaa Resumen. b. Seleccione cada una de las otras ventanas y despliegue la pestaa Europa en una y la pestaa Australia en la otra. c. Guarde y cierre el libro de trabajo. d. D clic en el botn Office y luego d clic en Salir de Excel.
155
ACTIVIDAD DE DESCUBRIMIENTO 6-4

Revisar los mtodos para administrar las vistas de una hoja de trabajo
Situacin: Usted tiene un libro de trabajo grande con una gran cantidad de datos. Necesita que los encabezados de columna sean visibles para identicar los datos y tal vez necesite comparar los datos en diferentes hojas de trabajo. Usted sabe cmo administrar las vistas de una hoja de trabajo y le gustara revisar los mtodos para administrar las vistas de un libro de trabajo antes de empezar a trabajar con el libro.
1.
Cmo divide una hoja de trabajo para que la la 9 aparezca en la parte inferior de los paneles superiores y que la la 10 aparezca en la parte superior de los paneles inferiores? a) Seleccionando la la 9 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic en Dividir. b) Seleccionando la la 10 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic en Dividir. c) Seleccionando la la 11 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic en Dividir. d) Seleccionando la la 10 y luego en el grupo Diseo de pgina, en la pestaa Congurar pgina, dando clic en Saltos y eligiendo Insertar salto de pgina.
2.
Cules son las cuatro opciones en las que se pueden ordenar varias ventanas? a) Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada b) Mosaico, Horizontal, Vertical y Al azar c) Estructurado, Horizontal, Vertical y Cascada d) Mosaico, Diagonal, Vertical y Cascada
3.
Verdadero o Falso? Usted puede usar la opcin Nueva ventana para crear varias ventanas para el mismo libro de trabajo. a) Verdadero b) Falso
156

4. Que opcin le permitir mantener estticas las columnas? a) La opcin Inmovilizar primera columna b) La opcin Fijar c) La opcin Dividir d) La opcin Inmovilizar paneles 5. Verdadero o Falso? Para quitar las las y columnas inmovilizadas, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, se da clic en Inmovilizar paneles y se selecciona Inmovilizar paneles. a) Verdadero b) Falso
157
En esta leccin, usted administr libros de trabajo grandes. Estas tcnicas le permitirn acceder y ver reas especcas de la hoja de trabajo de una forma eciente.
1. Por qu querra personalizar el diseo de su hoja de trabajo de Excel?
2.
De que otras formas le gustara personalizar el diseo de su libro de trabajo en Excel?
158
Seguimiento
En este curso, usted us Excel para administrar, editar e imprimir datos. Almacenar datos electrnicamente es ms eciente que almacenarlos en papel ya que le permite actualizar rpidamente los datos existentes, elaborar informes de estos datos, calcular totales y gracar, ordenar y ltrar sus datos.
1. Con qu tipo de datos esta trabajando actualmente que pudieran estar almacenados de mejor forma en Excel? Cmo puede empezar el proceso de migracin del papel a su almacenamiento electrnico?
2.
Considere su ambiente de trabajo actual. Qu proyectos cree usted que seran ms ecientes si usara Excel ya sea como elemento del proyecto o si el proyecto entero fuera controlado y manipulado con Excel?
3.
Considere su ambiente de trabajo actual. Con qu datos est trabajando ahora de los que se beneciara si estos pudieran ser ordenados, gracados, o ltrados para ayudarlo a tomar decisiones de negocio?
Qu sigue?
Microsoft Offce Excel 2007: Nivel 1 Este curso lo ayud a entender los fundamentos de Excel y lo prepar para tomar el curso Element K, Microsoft Offce Excel 2007: Nivel 2.
159
Laboratorios de la leccin
Debido a limitaciones derivadas de la conguracin del aula, algunos de los laboratorios no se pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la leccin asociada. Su instructor le dir si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente despus de la leccin o si requieren una conguracin independiente del contenido de la leccin principal.
Leccin 1 Laboratorio 1
Crear una hoja de clculo bsica
Antes de empezar: Ejecute la aplicacin de Excel 2007 de Microsoft Office. Situacin: Usted es el gerente de ventas de una compaa. En una hoja de clculo de Excel quiere documentar las ventas totales del mes de cada vendedor para el primer trimestre. Usted ha registrado las ventas de enero 410, 385 y 520 de Miller, Doyle y Johnson respectivamente. Las ventas de febrero son 390, 405 y 500 respectivamente y las ventas de marzo son 470, 440 y 540 respectivamente. Usted incluir una columna de totales que calcular ms tarde. Tambin quiere enviar este archivo a otras personas para que puedan usarlo, as que guarde el archivo de la hoja de clculo en su formato actual y luego gurdelo en un formato anterior ya que es posible que algunas personas an tengan Excel 2003 instalado en sus computadoras.
1. 2.
Cree una nueva hoja de clculo en Excel. En la hoja de clculo, en las celdas B2, C2, D2, E2 y F2, ingrese el encabezado de la columna Nombre, Ene, Feb, Mar y Totales respectivamente, para crear cinco nuevos encabezados de columna. En la columna Nombre, ingrese las etiquetas Miller, Doyle, y Johnson en las celdas B3, B4 y B5 respectivamente. En la columna Ene, ingrese las ventas de enero de cada vendedor. En la columna Feb, ingrese las ventas de febrero de cada vendedor. En la columna Mar, ingrese las ventas de marzo de cada vendedor. Realice una prueba de compatibilidad de la hoja de clculo. Guarde el archivo de la hoja de clculo en el formato actual y tambin haga una copia en un formato anterior.
3.
4. 5. 6. 7. 8.
162
Ejecutar frmulas y funciones
Archivos de datos: clculos de tierone.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Realizar clculos abra el archivo clculos de tierone.xlsx. Situacin: Usted es un ejecutivo de cuenta y ha recibido la hoja de trabajo nanciera de su compaa. Los ingresos por ventas de cada producto y la tasa de impuestos sobre las ventas han sido especicadas en la hoja de trabajo. La cantidad total de los gastos de la compaa tambin se ha especicado en la hoja de trabajo. Usted necesita calcular el ingreso total, el ingreso neto, los impuestos y la utilidad despus de impuestos de la compaa.
1. 2. 3.
Use una funcin para calcular el ingreso total. Calcule el ingreso neto deduciendo los gastos del ingreso total. Calcule los impuestos multiplicando el ingreso neto con el valor constante de la tasa de impuestos. Calcule la utilidad despus de impuestos deduciendo el valor del impuesto del valor del ingreso neto. Guarde el libro de trabajo.
4.
5.
163
Reorganizar una hoja de trabajo
Archivos de datos: canastas de tierone.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Modicar una hoja de trabajo abra el archivo canastas de tierone.xlsx. Situacin: Usted es el ejecutivo de ventas de la compaa Regalos gourmet para llevar. Usted ha registrado el valor de las ventas proyectadas para la mitad del ao en una hoja de trabajo de Excel y le gustara modicar la hoja de trabajo antes de envirsela a su gerente. Usted nota que el valor del precio de costo debe aparecer a lado de la etiqueta relevante. Quiere crear ms columnas para los meses que van de febrero a junio y llenar los valores de las ventas. Ha olvidado incluir dos artculos de regalo, Fruta y Chocolate, as como sus precios los cules deben ser acomodados en el Nivel1. Le gustara cambiar el artculo especialidad y darle un nombre ms especco. Tambin nota que le han dado un nombre incorrecto en la hoja de trabajo. Por ltimo decide revisar la ortografa de todo el documento y guardar una copia del libro de trabajo con los cambios realizados antes de envirsela a su gerente.
1. 2.
Mueva el valor del precio de costo ubicado en la celda D13 a la la respectiva. Despus de Enero, agregue columnas para los meses Febrero, Marzo, Abril y Junio e ingrese los valores de las ventas 100, 85, 175 y 210 respectivamente. Debajo de la la 10, agregue dos las para incluir dos artculos ms. Adems de Especialidad y Queso, incluya los artculos Fruta y Chocolate con sus valores respectivos. En la columna Precio, incluya los precios para los obsequios, Fruta y Chocolate, 27 y 32 (en dlares), respectivamente. Edite la celda A8 para que sta contenga la siguiente informacin Caf de especialidad. Reemplace la palabra protegidas con la palabra proyectadas. Ejecute el corrector ortogrco y corrija los errores.
3. 4.
5.
6.
7. 8.
164

9. Guarde el archivo.
Mejorar una hoja de trabajo
Archivos de datos: ingresos de ventas.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Formatear una hoja de trabajo abra el archivo ingresos de ventas.xlsx. Situacin: Usted ha registrado los ingresos por ventas generados por cada empleado en su divisin. Le gustara distinguir los encabezados de columna y las las de totales del resto de los datos de la hoja de trabajo. El ttulo de la hoja de trabajo tambin se debe distinguir. Los valores deben aparecer como cifras de ventas. A los nmeros de empleado se les tiene que dar un formato que vaya de acuerdo con los estndares de la compaa. Mientras mejora la hoja de trabajo usar las siguientes especicaciones establecidas por su compaa: El tipo de fuente, tamao y estilo de los encabezados de columna debe ser: Arial, 10 pt, Negrita.

Los encabezados de columna deben estar centrados. El borde superior e inferior grueso se debe usar para distinguir los encabezados de columnas y las del resto de la informacin en la hoja de trabajo. A los nmeros de los empleados se les dio formato usando la identicacin-##-####. El estilo de celda de la opcin es 40% Acento 1. Todos los valores que representan dlares y centavos deben tener un formato; use el formato Contabilidad para que los puntos decimales y los signos de dlar estn siempre alineados.
1.
Modique el tipo de fuente, tamao y estilo de los encabezados de columna y alinelos para satisfacer las especicaciones de la compaa. Agregue un borde a los encabezados de columna y a las las de totales. Modique el color de fondo de las celdas de los encabezados de columna y de las las de totales al color que desee.
2. 3.
165

4. Cree un formato de nmero personalizado que vaya de acuerdo con las especicaciones de su compaa con la siguiente identicacin-##-####. Aplique el estilo de celda estndar de la compaa para los nmeros de identicacin de los empleados y para sus nombres. Combine y centre el contenido de la celda A1 a travs del rango A1:C2. Aplique el estilo de celda Encabezado 1 al ttulo de la hoja de trabajo. Aplique el formato de nmero Contabilidad a las celdas E6:P6 y E20:P20, eligiendo dos decimales y el signo $ como smbolo. Aplique el formato de nmero Contabilidad a las celdas E7:P16, eligiendo 2 decimales y Ninguno como smbolo.
5.
6. 7. 8.
9.
10. Guarde el archivo.
Crear una impresin de un libro de trabajo
Archivos de datos: lone pine.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Imprimir contenido del libro de trabajo abra el archivo lone pine.xlsx. Situacin: Usted est preparando el libro de trabajo Lone Pine para la distribucin de sus impresiones en la junta. Desea ver el ancho total del libro de trabajo en una sola pgina. Las primeras cinco las del libro de trabajo deben aparecer en cada pgina de la impresin. Usted tambin quiere que la Pgina X de Y aparezca en la parte inferior de cada pgina, donde X es igual a la pgina actual y Y es igual al nmero total de pginas en el documento impreso. La primera pgina debe contener los datos de julio, la segunda pgina debe tener los datos de agosto y la tercera pgina debe tener los datos de septiembre.
1. 2.
Visualice o imprima el libro de trabajo. Cambie la orientacin de la pgina a Horizontal.
166

3. 4. Congure de la la 1 a la 5 como ttulo de impresin. Agregue un pie de pgina que identique a la pgina actual y al resto de las pginas del documento impreso (Pgina X de Y). Agregue los saltos de pgina que se requieran entre los datos de los meses. Guarde el libro de trabajo. Visualice o imprima el libro de trabajo.
5. 6. 7.
Administrar libros de trabajo grandes
Archivos de datos: info de la compaa.xlsx Antes de empezar: De la carpeta C:\084890Datos\Administrar libros de trabajo grandes abra el archivo info de la compaa.xlsx. Situacin: Usted ha consolidado la informacin de su compaa dentro de un solo libro de trabajo. El libro de trabajo contiene seis hojas de trabajo y usted ha decidido aplicar un formato a las pestaas de la hoja de trabajo. Tambin existen hojas de trabajo en blanco que desea borrar. Le gustara ordenar las hojas de trabajo en un orden particular y desea crear un nuevo libro de trabajo de la informacin de la nmina proporcionada en una de las hojas de trabajo. En el nuevo libro de trabajo creado con la informacin de nmina proporcionada, usted desea inmovilizar los encabezados de columna de la hoja de trabajo Informacin de nmina en la pantalla para que siempre los pueda ver al desplazarse por la hoja de trabajo.
1. 2.
Borre la Hoja 3 y la Hoja 5. Nombre las hojas de trabajo, iniciando de la parte izquierda como, Programadores, Informacin de nmina, Vacaciones, y Programa. Reordene las pestaas de la hoja de trabajo en el siguiente orden: Informacin de nmina, Programadores, Agenda y Vacaciones. Coloree las pestaas de la hoja de trabajo.
3.
4.
167

5. Cree un nuevo libro de trabajo de la informacin de la nmina proporcionada en la hoja de trabajo Informacin de nmina. En el libro de trabajo, je los encabezados de columna en la hoja de trabajo Informacin de nmina. Guarde el nuevo libro de trabajo y el libro de trabajo original.
6.
7.
168
Soluciones
Actividad 3-4
1.
Cules son los pasos para insertar una la? a) Dar clic al nmero de celdas deseadas en una la y luego en la pestaa Inicio, en el grupo Celdas dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar celdas. En el cuadro de dilogo Insertar, seleccionar la opcin Desplazar celdas hacia abajo. b) Dar clic en la columna de la la que se desplazar debajo de la nueva la y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar las de hoja. c) Dar clic en la la que se desplazar debajo de la nueva la y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar las de hoja. d) Dar clic en la la que se desplazar debajo de la nueva la y luego en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles dar clic en el botn Copiar y seleccionar otra la. Luego, en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles dar clic en Pegar.
2.
Cules son los pasos para agregar una nueva celda? a) Dar clic en la columna existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y en la pestaa Inicio en grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar columnas de hoja. b) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar celdas. En el cuadro de dilogo Insertar, seleccionar la opcin deseada para desplazar las celdas a la ubicacin requerida y dar clic en Aceptar. c) Dar clic en la la existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y luego en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, dar clic en la echa desplegable Insertar y elegir Insertar las de hoja. d) Dar clic en la celda existente en la que desea insertar la celda para que quede a lado de sta y en la pestaa Inicio en el grupo Portapapeles, dar clic en el botn Cortar. Luego, seleccionar la celda destino y en el grupo Portapapeles dar clic en el botn Pegar.
3.
Verdadero o Falso? Para borrar una celda, se selecciona la celda y en la pestaa Inicio en el grupo Celdas, se da clic en la echa desplegable Eliminar y se selecciona Eliminar celdas. a) Verdadero b) Falso
Actividad 6-4
1.
Cmo divide una hoja de trabajo para que la la 9 aparezca en la parte inferior de los paneles superiores y que la la 10 aparezca en la parte superior de los paneles inferiores? a) Seleccionando la la 9 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic en Dividir. b) Seleccionando la la 10 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic en Dividir. c) Seleccionando la la 11 y luego en el grupo Vista, en la pestaa Ventana, dando clic en Dividir. d) Seleccionando la la 10 y luego en el grupo Diseo de pgina, en la pestaa Congurar pgina, dando clic en Saltos y eligiendo Insertar salto de pgina.
2.
Cules son las cuatro opciones en las que se pueden ordenar varias ventanas? a) Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada b) Mosaico, Horizontal, Vertical y Al azar c) Estructurado, Horizontal, Vertical y Cascada d) Mosaico, Diagonal, Vertical y Cascada
3.
Verdadero o Falso? Usted puede usar la opcin Nueva ventana para crear varias ventanas para el mismo libro de trabajo. a) Verdadero b) Falso
4.
Que opcin le permitir mantener estticas las columnas? a) La opcin Inmovilizar primera columna b) La opcin Fijar c) La opcin Dividir d) La opcin Inmovilizar paneles
5.
Verdadero o Falso? Para quitar las las y columnas inmovilizadas, en la pestaa Vista, en el grupo Ventana, se da clic en Inmovilizar paneles y se selecciona Inmovilizar paneles. a) Verdadero b) Falso
170
Soluciones
Glosario
Argumentos Los datos que se ingresan a la funcin para realizar clculos. Autocompletar frmulas Una caracterstica dinmica en Excel que le permite elegir e ingresar frmulas y funciones de una manera conveniente. Barra de frmulas Un componente de la interfaz de Excel 2007 que contiene el cuadro Name, el botn Insertar funcin y el cuadro de frmulas para especicar frmulas. Barra de herramientas de acceso rpido Una barra de herramientas que es posible personalizar y que proporciona un fcil acceso a los comandos usados con mayor frecuencia en la aplicacin. Biblioteca de funciones Un grupo de comandos en la pestaa Formulas que contiene varias categoras de funciones. Botn Office Un botn estndar ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel que contiene comandos para abrir, guardar, enviar, imprimir, cerrar, preparar y publicar hojas de trabajo.
Caracterstica Autorelleno Llene un rango de celdas seleccionado con los datos seleccionados. Esto se logra ingresando datos dentro de una o ms celdas y arrastrando la manija de llenado a las otras celdas. Celda activa La celda que est seleccionada en cualquier hoja de trabajo es la celda activa. Cinta Un componente de la interfaz nico que comprende varios comandos de tareas especcas que estn agrupadas bajo diferentes pestaas de comando. Encabezado Un texto o bloque grco que se imprime en la parte superior de cada pgina. Estilo de celda Un conjunto de opciones de formato individual que usted puede aplicar a las celdas seleccionadas. Excel 2007 Es una aplicacin de Microsoft Office que se usa para crear, revisar y guardar datos en formato de hoja de clculo. Formato de nmero Un formato de nmero es un formato de datos que cambia la apariencia de los datos numricos en una celda.
171
Frmula de Excel Un conjunto de instrucciones matemticas que se pueden usar para realizar clculos en las hojas de trabajo de Excel. fuente Un tipo de letra predenido que se puede usar para dar formato a los caracteres. funcin Una frmula integrada en Excel. galera Un almacn para elementos de la misma categora que acta como una ubicacin central para acceder a los diversos estilos y para ajustar la apariencia de un objeto. Hoja de clculo Una hoja de clculo es un papel o un documento electrnico que almacena diferentes tipos de datos, como nmeros, texto y smbolos que no son alfanumricos, en un formato tabular. Hoja de trabajo Una hoja de trabajo de Excel es una hoja de clculo electrnica. Libro de trabajo Un almacn de datos de hojas de trabajo relacionadas. Manija de llenado El cuadro en la esquina de una celda o rango de celdas que usted puede usar para activar la caracterstica Autorelleno de Excel. Marco de Ventana de Microsoft Office Un componente de la interfaz que esta ubicado en la parte inferior de la ventana de aplicacin y contiene caractersticas improvisadas. Margen Un margen determina la cantidad de espacio entre los datos de la hoja de trabajo y el borde del papel. Nombre de la funcin Nombre abreviado de la funcin. Orientacin de la pgina La organizacin del contenido de una pgina.
172 Glosario
Pestaas de contexto Son pestaas de comando que aparecen en la Cinta slo cuando usted selecciona objetos especcos en la hoja de trabajo tales como grcos, tablas, dibujos, cuadros de texto o elementos de WordArt. Pi de pgina Un texto o bloque grco que se imprime en la parte inferior de cada pgina. plantilla Una plantilla es un libro de trabajo prediseado con formatos, frmulas y texto precongurado. No contiene datos. Rango contiguo Celdas que son adyacentes una de la otra. Rango no contiguo Celdas que no son adyacentes una de la otra. Referencia absoluta Una referencia de celda que no cambia cuando usted copia la frmula. Referencia mixta Una referenica de celda en una frmula que contiene una referencia absoluta y una referencia relativa. Referencia relativa Una referencia de celda en una frmula que cambia cuando la frmula es copiada de una posicin a otra, para reejar la nueva posicin tomada. Saltos de pgina Son lneas que dividen el contenido a lo largo de las pginas para su impresin. Tipo de letra El estilo o diseo de una serie de caracteres. Ventana de aplicacin La ventana externa de Excel, que generalmente llena toda la pantalla proporciona una interfaz para que usted interacte con Excel. Ventana de Ayuda de Excel Una ventana que proporciona una forma rpida y fcil para encontrar respuestas a preguntas relacionadas con Excel.
Ventana del libro de trabajo La ventana interna de Excel, que aparece dentro de la ventana de aplicacin despliega un libro de trabajo en el cul se pueden ingresar y almacenar datos. Vista preliminar Una caracterstica dinmica que le permite tener una vista previa de cmo se vern las opciones de formato en una hoja de trabajo antes de que aplique el formato seleccionado.
Glosario
173
ndice
A
rea de impresin, 115 congurar, 117 argumentos, 40 Autocompletar frmulas, 41
B
Barra de frmulas, 3, 34 Barra de herramientas de acceso rpido, 3, 5 personalizar, 27 Biblioteca de funciones, 41 bordes agregar a las celdas, 86 eliminar de las celdas, 87 Botn Buscar obtener ayuda, 18 Botn Combinar y centrar, 102 Botn Comprobacin de errores, 41 Botn Insertar funcin, 41 Botn Office, 3, 5
opciones avanzadas, 66 Comando Imprimir ttulos, 124 Comando Mostrar columnas, 91 las Comando Ocultar columnas, 91 las Comando Reemplazar, 67 Comprobador de compatibilidad, 23 Cuadro de dilogo Abrir, 12 Cuadro de dilogo Congurar pgina Pestaa Mrgenes, 125 Cuadro de dilogo Estilo, 107 Cuadro de dilogo Formato de celdas, 81 Cuadro de dilogo Guardar como, 22 Cuadro de dilogo Insertar, 143 cuadro de dilogo Nuevo libro, 21 Cuadro de dilogo Ortografa, 73
D
datos mover entre celdas, 60 datos de la celda ajustar contenido, 103 alinear, 103 buscar, 67 editar, 60 ir a, 67
C
Caracterstica Autocompletar aplicacin de una frmula, 42 Caracterstica Autorelleno, 59 celda activa, 4 celdas combinar, 103 nombrar, 67 Cinta, 3, 7 columnas, 4 cambiar el ancho arrastrando sus lmites, 91 ocultar, 91 Comando Buscar, 66
E
encabezado, 124 congurar, 124 crearlo usando el cuadro de dilogo Congurar pgina, 126
175

estilo de celda, 106 aplicar, 107 modicar, 107 Excel 2007, 3 mtodos para reubicar, 143 reubicar usando el cuadro de dilogo Mover o copiar, 144
L
libro de trabajo, 4 crear un nuevo libro de trabajo, 23 guardar, 23 guardar cambios, 24 vista preliminar, 117 Llenado automtico llenar celdas con series de datos, 60
F
la insertar, 63 las, 4 borrar, 63 cambiar la altura arrastrando sus lmites, 91 fondo de la hoja agregar color, 86 Fondo de la hoja, 85 formato de nmero, 95 formatos de nmero, 95 aplicar, 97 crear un formato de nmero, 97 personalizados, 96 frmula aplicar usando la biblioteca de funciones, 42 aplicar usando la caracterstica Autocompletar, 42 Frmula crear, 37 Frmula de Excel elementos, 35 Frmulas de Excel, 34 fuentes, 80 Fuentes, 80 cambiar el tipo, 82 funcin, 40 funciones Autosuma(), 41 Botn Comprobacin de errores, 41 funciones comunes de Excel, 40
M
manija de llenado, 59 Marco de Ventana de Microsoft Office, 6 margen, 125 mrgenes de la pgina, 125 congurar los mrgenes usando las opciones de margen, 126 Microsoft Office Excel 2007, 3
N
nombre de la funcin, 40 nombres de celda, 67
O
Opcin Ajustar texto, 102 Opcin Copiar, 49 Opcin Copiar celdas, 59 Opcin Cortar, 49 Opcin Pegar, 49 Opcin Transponer, 90 Opcin Vista preliminar, 116 Opciones de alineacin, 101 Opciones de bordes, 85 opciones de escala de impresin, 115 opciones de formato para una pestaa, 140 Opciones de llenado automtico, 59 opciones de navegacin del mouse, 12 opciones de navegacin del teclado, 13 opciones de salto de pgina, 133 Opciones de seleccin, 13 Opciones de Zoom, 123 Opciones Deshacer, 58 Opciones para combinar celdas, 102 Opciones Rehacer, 58 operadores, 36
G
galera, 81
H
hoja de clculo, 2 hoja de trabajo, 4 revisar ortografa, 74 hojas de trabajo cambiar el nombre, 140 imprimir, 117 insertar, 143, 144
176
ndice

comunes, 36 orden de las operaciones, 36 orientacin de la pgina cambiar, 118 Orientacin de la pgina, 115 referencias relativas, 50
S
saltos de pgina, 133 insertar, 134 Sugerencias, 8
P
Panel Tabla de contenido, 18 Pestaa Mrgenes, 125 pestaas de contexto, 8 pestaas de una hoja de trabajo cambiar el color, 140 pi de pgina congurar, 124 plantilla, 21
T
tipo de letra, 80 tipos de archivo, 22 ttulo de impresin congurar, 126
V
ventana de aplicacin, 3 Ventana de Ayuda de Excel, 17 reas de bsqueda, 17 ventana del libro de trabajo, 3 Vista preliminar, 81 vistas de un libro de trabajo, 123
R
rango de impresin escalar, 118 referencia absoluta, 50 crear, 52 referencia relativa convertir a una referencia absoluta, 50 referencias mixtas, 51
X
XML, 22 Vase tambin: tipos de archivo en Word 2007
ndice
177
Applications Post-Event Survey

Instructor Name: __________________________Course: _______________________ End Date: ________________ Student Name: ______________________________ Student E-mail Address:_________________________________ Company ________________________________________ Job Role: ______________________________________
The quality of your experience is very important to us and your comments are an integral part of our quality control. Please take a moment to provide us with your observations. Thank you.
1. What was your main objective for completing this training? Solve a particular problem Prepare for a new product deployment or software upgrade Build new skills and knowledge (not related to a new software deployment) Prepare for a certification exam Better understand products before purchasing new software Prepare for a career change Other (please specify) ___________________________ 2. How would you rate this training on the following dimensions?
Classroom
Quality of the classroom environment Performance of the technology used in the classroom(hardware/software)
Extraordinary/Outstanding
Unacceptable/Poor
9 9
8 8
7 7
6 6
5 5
4 4
3 3
2 2
1 1
Classroom Comments (if any) _________________________________________________________________________ Instructor Instructors knowledge of the subject matter Instructors response to questions Instructors ability to provide real world experiences and examples Instructors presentation skills Instructors overall performance
Extraordinary/Outstanding Unacceptable/Poor
9 9 9 9 9
8 8 8 8 8
7 7 7 7 7
6 6 6 6 6
5 5 5 5 5
4 4 4 4 4
3 3 3 3 3
2 2 2 2 2
1 1 1 1 1
Instructor Comments (if any) __________________________________________________________________________ Training Content Clarity of the training content Flow of the training content Depth of the training content Effectiveness of the exercises in reinforcing the knowledge/skills learned Relevance of the exercises to real world situations Time dedicated to activities such as discussions, practices, and exercises (as opposed to lecture) Language quality of the courseware (grammar, terminology, style)
9 9 9 9 9 9 9
8 8 8 8 8 8 8
7 7 7 7 7 7 7
6 6 6 6 6 6 6
5 5 5 5 5 5 5
4 4 4 4 4 4 4
3 3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1
How would you change the training content to improve your learning experience? _________________________________ Other training content comments (if any) _________________________________________________________________ 3. How would you rate this training on the following dimensions? Learning Effectiveness Knowledge and skills gained from this training Impact of this training on your productivity related to the subject matter
9 9 9 7 6
8 8 8
7 7 7 5
6 6 6 4
5 5 5 3
4 4 4
3 3 3 2
2 2 2 1
1 1 1
Exceeded Expectations
Did not meet expectations at all
4. How well did this training meet your expectations? 5. Overall, how satisfied are you with this training? { Very Satisfied { Somewhat Satisfied
{ Somewhat Dissatisfied
{ Very Dissatisfied
6. What percent of your total work time requires the knowledge/skills presented in this training? Check only one. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Applications Post-Event Survey

7. If you think this training will have a positive impact on your job performance, what areas will be impacted most? Check all that apply. increasing quality increasing productivity increasing sales increasing ability to innovate decreasing time to complete task(s) decreasing costs increasing customer satisfaction increasing employee satisfaction 8. Please indicate how much you expect your job performance related to the course subject matter to improve as a result of this training and other business improvements in your organization. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 9. How much of the improvement in your job performance will be a direct result of this training? (For example if you feel that half of your improvement is a direct result of the training, enter 50% here.) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 10. Would you like to be notified about advanced or complementary courses? Yes
Strongly Agree
No
Strongly Disagree
Additional Questions
11. 12. 13. 14. 15. 16. My Account Executive/Educational Consultant is: My Account Executive/Ed. Consultant has serviced my account satisfactorily Is this your first time at New Horizons? Would you recommend New Horizons to others? Other classes you are interested in but not included in your learning plan: Comments Suggestions to improve your experience? Thank you for completing the survey.
8 7 6 5 4 Yes No Yes No
NH84890esmx S (CWEE) rev 1.0

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MANUAL DEL ESTUDIANTE

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edici n)

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Microsoft Office Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Leccin 2: Realizar clculos

Leccin 3: Modicar una hoja de trabajo

Leccin 4: Dar formato a una hoja de trabajo

Microsoft Ofce Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

F. Aplicar estilos de celda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Leccin 5: Imprimir el contenido de una hoja de trabajo

114 123 133

Leccin 6: Administrar libros de trabajo grandes

140 143 150 161 169 171 175

Microsoft Ofce Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Acerca del curso

Descripcin del curso

Prerrequisitos del curso

Windows XP Professional: Nivel 2 Windows XP: Introduccin

Microsoft Ofce Excel 2007: Nivel 1 (Segunda Edicin)

Windows 2000: Introduccin

Cmo usar este libro

Como herramienta de revisin

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Objetivos del curso

Requisitos para el curso

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Personalice el escritorio de Windows

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Antes de cada clase

Lista de archivos adicionales

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Leccin 1: Creando una hoja de clculo bsica

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Microsoft Office Excel 2007

Ventana de Aplicacin de Excel

Figura 1-1: La ventana de aplicacin de Excel tiene varios componentes.

Leccin 1: Creando una hoja de clculo bsica

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El Marco de Ventana de Microsoft Office

Leccin 1: Creando una hoja de clculo bsica

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Elemento del libro de trabajo

Barra de pestaa de inicio

Pestaa de hoja de clculo Botn de desplazamiento de pestaas

Botn Insertar hoja de clculo

La barra de herramientas de acceso rpido

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Figura 1-2: La barra de herramientas de acceso rpido.

El Marco de Ventana de Microsoft Office

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Figura 1-3: La Cinta en Excel.

Datos Revisar Vista

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Leccin 1: Creando una hoja de clculo bsica

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Qu se hace 1. Explore el botn Office.

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