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Unidad 1 Tema 2.

Tipos de auditora de calidad


1. Quin audita a quin?

Una auditora puede ser realizada por tres grupos de auditores y auditados distintos: de primera, de segunda y de tercera parte.

a. Auditoras de primera parte

La auditora de primera parte es conocida como auditora interna. sta se realiza dentro de su propia compaa, puede ser que un grupo de la compaa central audite a una de las plantas; que se realice una auditora dentro de la divisin, que sea una auditora local dentro de la planta o cualquier nmero de combinaciones parecidas. Aqu no existe una relacin de auditora externa y cliente-proveedor, slo clientes externos y proveedores.

b. Auditoras de segunda parte

Un cliente puede realizar auditoras de segunda parte a un proveedor. Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas partes y ya se estn suministrando o se proveern bienes en el futuro. Si usted utiliza stas tcnicas de auditora en el proceso de aprobacin de un proveedor potencial, antes de firmar el contrato, en realidad usted est inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, se efecta despus de que el contrato est firmado, entonces se le denomina auditora. A las auditoras de segunda parte, tambin se les conoce como auditoras externas, si es usted quien la realiza. Si su cliente lo audita a usted, an se le denomina auditora de segunda parte, pero ya que es usted quin la recibe, se le denomina auditora extrnseca (no externa).

c. Auditoras de tercera parte

Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores son quienes realizan las auditoras de tercera parte. Los inspectores del gobierno pueden inspeccionar sus operaciones para examinar si est cumpliendo con las normas establecidas. Esto es muy comn en industrias reguladas en los Estados Unidos, como las estaciones de energa nuclear y las manufactureras de dispositivos mdicos. A travs

de estas auditoras gubernamentales, el pblico consumidor tiene la confianza de que se cumplen las normas y de que los productos cumplen los aspectos mnimos de seguridad. Las auditoras de registro son realizadas como una condicin para pertenecer a un grupo o para aprobar su registro. Existen agencias no gubernamentales que acreditan que los hospitales y universidades cumplen con ciertas normas industriales. Quiz las organizaciones de comercio podran desear promover la seguridad y calidad de sus productos industriales o servicios a travs de un programa de auditora y de un sello de aprobacin. Otros pases utilizan a menudo el trmino certificacin en lugar del de registro. Los negocios al nivel mundial estn registrando sus instalaciones bajo la norma ISO 9001 para lograr con ello una ventaja de mercadotecnia. Cuando el registro se realiza de manera apropiada, ste promueve mejores prcticas empresariales y mejora la eficiencia. (Arter, 2003)

d. Auditora de suficiencia

Permite realizar una detallada revisin de los documentos que componen un Sistema de Gestin de la Calidad para determinar el grado de cumplimiento con los debes de la Norma, consiste en hacer una revisin de papeles de oficina y adems no implica visita a las instalaciones de la empresa.

Esta revisin permite asegurar que el Sistema de Gestin de la Calidad cumpla con todos los requerimientos de la Norma sobre las cuales est basado. Se trata de una revisin de papeles que se realiza en dos o tres das y cubre nicamente el manual de calidad en las auditoras de certificacin. En las auditoras internas de calidad debe incluir el manual de calidad y los procedimientos. Protocolo de las auditoras de calidad

Actividad

Explicacin Calidad prepara unas copias controladas, que son enviadas a la entidad certificadora para que se lleve a cabo la auditora de suficiencia, 15 das antes de la programacin de la auditora de calidad de cumplimiento. (1) Realiza la inspeccin de los documentos comparando lo escrito, con la Norma ISO 9001 (texto oficial). Analiza con sus conformidades. colegas las posibles no

Despacho de manuales

Auditora Anlisis hallazgos

Clasificacin de las no conformidades

Se clasifica dentro de un formato, buscando que se resuelvan los errores, inconsistencias, no conformidades y prrafos fuera de contexto. Diligenciar el informe y entregarlo entrega al jefe de aseguramiento de la calidad. Se pacta un plazo no superior a 90 das para realizar los ajustes del manual. No se puede realizar ms de 2 revisiones en una auditora de certificacin. (2)

Presentacin no conformidades

Correcciones

Notas: (1) La auditora de suficiencia con los auditores internos, conserva el mismo protocolo: el rea de calidad enva a los auditores internos una copia controlada de los documentos solicitados. (2) En la auditora interna es posible repetir este proceso varias veces, aunque resulta muy extenuante. Es deseable que todos los documentos se encuentren muy revisados antes de iniciar la auditora de suficiencia.

2. Clases de auditora segn su propsito De acuerdo con el propsito las auditoras se pueden dividir en dos categoras: de cumplimiento y de productividad. a. Auditora de cumplimiento Como su nombre lo indica busca el cumplimiento de un grupo de reglas establecidas previamente y que no pueden ser cuestionadas. Algunos ejemplos de stas incluyen las siguientes:
Auditoras

tributarias: los agentes fiscales a nivel local, estatal y nacional son quienes realizan stas auditoras. Ellos verifican que los impuestos sean presentados y pagados de acuerdo con los cdigos tributarios. financieras: son auditoras tradicionales utilizadas para los controles de contabilidad como: cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nmina. Aseguran la precisin de los balances y estado de ingresos, adems de que previenen despilfarros, fraudes o abusos. gubernamentales: el gobierno regula la produccin de energa, la administracin del medio ambiente, la produccin de alimentos, la proteccin de los trabajadores y el uso de dispositivos mdicos. El auditor verifica que se apliquen stas leyes y normas. de alto riesgo: para algunos eventos son inaceptables las consecuencias de su fallo. Incluye la operacin de aviones, submarinos y cohetes espaciales. Los auditores verifican los registros de inspeccin, de capacidad del artefacto, de revisin del diseo y otros documentos de prueba. de registro: el programa de evaluacin de la conformidad se desarroll hace varios aos con el propsito de promover el comercio internacional. Cuando en 1987 se public la primera Norma ISO 9001, el concepto de evaluacin de la conformidad era aplicado a los Sistemas de Gestin de la Calidad.
Es cumplimiento o conformidad? Mientras que ambos trminos son utilizados indistintamente, un purista dira que la conformidad est asociada con algo tangible. Un artculo es conforme si cumple con la forma, si es apto y funciona de acuerdo a las especificaciones. Por otro lado, si pasa la inspeccin es conforme. En la industria un certificado de conformidad declara que el producto posee las caractersticas fsicas deseadas. Cumplir con los requisitos aade otra dimensin. Aqu

Auditoras

Auditoras

Auditora

Auditoras

no slo el artculo posee las caractersticas fsicas deseadas, sino que tambin indica que fue elaborado a travs de un proceso especfico. Un certificado de cumplimiento, establece que durante la elaboracin de un artculo o la prestacin de un servicio, se siguieron las reglas establecidas.

Las auditoras de cumplimiento estn diseadas para asegurar que las actividades se han realizado de una manera adecuada. Por su propia naturaleza, son reactivas (no pro activas). Uno no cuestiona las reglas. Uno slo verifica el cumplimiento de esas reglas. Como sucede con la inspeccin, estas auditoras son binarias: aprueban o reprueban. Las reglas se cumplen o no se cumplen. Deficiencias de las auditoras de cumplimiento

Una auditora de cumplimiento cuenta con mucha evidencia pero con poco juicio. A menudo los resultados son presentados como una lista de verificacin completa de las condiciones observadas. La inspeccin

nunca es perfecta. Tampoco lo es una auditora de cumplimiento. Tal y como una foto instantnea una auditora de cumplimiento dice: en ste momento se cumplen esas condiciones, no se sabe si esto continuar as. Claro, podemos incrementar la probabilidad de la certeza a travs de un riguroso muestreo cientfico.

Las auditoras de cumplimiento no prueban que el cumplimiento de las reglas logre los objetivos de la organizacin. El auditor supone que las reglas sirven y deja que otros realicen el anlisis; probablemente durante la revisin anual de la administracin o como parte de una respuesta de accin correctiva ante una condicin insatisfactoria. Muchas veces este acercamiento es correcto.

Este tipo de auditoras tiende a desalentar la innovacin, ya que hay momentos en los que usted no desea realizar cambios. En ciertas situaciones de alto riesgo y costo, se ha puesto una gran cantidad de energa en desarrollar mtodos que funcionan y la innovacin no es bienvenida.

Sin embargo, la gran mayora de operaciones en los negocios y el gobierno no son de alto riesgo. La innovacin es vital para su xito. Cualquier organizacin que continua haciendo exactamente lo mismo que antes, muy pronto ser enterrada por la competencia. La auditora del cumplimiento (por s misma) no servir a las necesidades de la mayora de las empresas a menos que cuenten con un sistema de acciones correctivas increblemente severo para corregir las deficiencias encontradas.

b. Auditoras de productividad

Una auditora de productividad busca tres cosas:

1. Cumplimiento reglas.

de

las

2. Saber qu tan efectiva es la aplicacin de las reglas. 3. Qu tan adecuadas son las reglas para alcanzar las metas de la

organizacin El primer punto relacionado con el cumplimiento se discuti anteriormente. Con respecto al segundo podemos decir que un control efectivo es aquel que trabaja de acuerdo a como fue diseado. Es tcnicamente correcto? El usuario lo entiende fcilmente? Es accesible? El tercer y ltimo punto, la adecuacin examina la habilidad de los controles para finalizar de manera eficiente una labor. Tiene la

amplitud y la profanidad para llevar a la organizacin desde aqu hasta all? Las reglas son las correctas?

Una

auditora

de

productividad

busca

eficiencia

resultados

econmicos. Sin embargo, reconocemos que no todo es perfecto. Algunas veces hacemos lo posible con resultados disponibles. En ste tipo de auditoras se cuestionan las reglas; no obstante los principios bsicos que las soportan son aceptados sin preguntar.

Este tipo de auditora va ms all del cumplimiento (Ver Tabla 1.1). Primero requiere un entendimiento profundo de los controles deseados. Luego examina los muchos mtodos que estn siendo utilizados para lograr estos controles. Basndose en los fundamentos de la auditora de cumplimiento, se renen datos en campo. Estos fragmentos de datos binarios (observaciones) no estn listos an, para ser publicados primero deben analizarse para determinar si en realidad se estn alcanzando los resultados deseados. Tabla 1.1. Auditoras de cumplimiento y de productividad Auditora de cumplimiento Los requerimientos estn establecidos. Est enfocada en la estabilidad. Realizada por auditores de primera, segunda y tercera parte. Es muy bien conocida. (Arter, 2003) Auditora de productividad Los requerimientos son cuestionados. Est enfocada en los resultados de la empresa. Generalmente slo la realizan auditores de primera parte. No es muy conocida.

Es importante aclarar que las auditoras de productividad tienen que reunir los datos de cumplimiento. Por lo que debe contar con hechos qu analizar y algunas veces necesitar una pequea cantidad de datos para realizar ste tipo de auditora, pero la variedad siempre ser mejor. Necesita explorar los patrones y las razones del por qu suceden las cosas.

3. Clases de auditora segn su mbito de accin


Las auditoras tambin pueden ser clasificadas por su mbito de accin como auditoras de producto, de proceso y de sistema.

a.

Auditoras de producto: es muy similar a una inspeccin, en

donde se examina el producto final o la labor de acuerdo a los requisitos establecidos. Algunas veces, el artculo terminado es destruido durante el proceso de medicin de las caractersticas necesarias. Tambin se revisa toda la documentacin asociada con la elaboracin de estos artculos.

Las auditoras de producto requieren la inversin de muchos recursos, pero a menudo la ganancia obtenida de tal inspeccin es muy baja. stas se enfocan en qu tan completos estn los bienes terminados o servicios ofrecidos y no requieren una gran capacitacin por parte de los auditores, no obstante su utilidad es limitada.

b.

Auditoras de proceso: con la publicacin de las revisiones de la

familia de Normas ISO 9000, existe ms inters en el enfoque sobre el proceso para manejar una organizacin. El principio N 4 de la gestin de la calidad establece que un resultado deseado se logra de manera ms eficiente cuando las actividades y los recursos necesarios son administrados como parte de un proceso. El aumento en la atencin a los procesos naturalmente conlleva al incremento en la atencin a las auditoras de proceso. An as, muchos tratan a las auditoras de proceso como si fueran un pequeo sistema de auditora. En ambas formas de auditora existen similitudes, pero tambin existen diferencias fundamentales.

Este tipo de auditoras pueden realizarse para verificar el cumplimiento solamente o pueden tratar algunos asuntos de productividad.

Usted puede utilizar a las auditoras de proceso como una herramienta para resolver problemas al examinar el producto. A menudo, su causa es un mal proceso. Poner en marcha un programa de auditora de proceso es una manera ideal para lograr los requisitos de mejora continua establecidos en la Norma ISO 9001-2008. c. es Auditoras de sistema: un sistema una agrupacin en de la procesos que todos

interrelacionados,

trabajan juntos para lograr una meta en comn.

Una auditora de sistema auditar los procesos (y controles) y se encuentra en un nivel ms elevado que las auditoras de proceso o de producto. Estas auditoras son ms largas y cumplen muchas aplicaciones distintas. Analiza a una empresa a un nivel marco, mientras las auditoras de producto y de proceso hacen lo propio con las actividades de la empresa a nivel micro.

Las auditoras de sistema por su naturaleza, a menudo cruzan los lmites entre la organizacin, el proceso y el producto. Algunos ejemplos incluyen uno o ms de los siguientes:
Lneas de Producto. reas de Proceso. Departamentos funcionales. Sistemas de calidad. Establecimientos de manufacturas. Clientes. Proyectos especficos. Tiempo.

Una

auditora

de

sistema

puede

examinar

los

sistemas

de:

mantenimiento, capacitacin, crculos de calidad, establecimiento de controles o de rdenes de entrada. Una auditora horizontal revisar la aplicacin de los procesos y controles a travs de varios grupos funcionales. Nos proporcionar un buen entendimiento de la manera en que se aplican las reglas comunes en toda la empresa. Este tipo de auditora sirve bien para analizar la consistencia. Una auditora vertical revisar la aplicacin de varios procesos y controles dentro de una sola unidad. Los que nos permite darnos cuenta si todas las distintas reglas trabajan en conjunto de una manera eficaz y efectiva.

Su organizacin debe contar con una mezcla de ambos sistemas de auditora: horizontal y vertical.

4. Los seis tipos de auditora

Al usar las categoras arriba descritas, usted obtiene los seis tipos de auditoras mostrados en la tabla 1.2.

Para obtener mejores resultados, sus auditoras internas deben ser una mezcla de alrededor del 75% de auditoras de proceso y 25% de auditoras de sistema. Como usted puede imaginarse, las auditoras de proceso casi siempre sern internas. Sin embargo, una excepcin puede ser cuando existe una verdadera relacin de sociedad entre el cliente y el proveedor. Estos ltimos bien podran tener problemas ms all de su capacidad de resolucin y en el espritu de cooperacin, pudieran pedirle que usted les realice una auditora de proceso a sus actividades; probablemente esto sea por una sola ocasin.

Las auditoras de tercera parte (las de evaluacin de la conformidad y las normativas) son siempre auditoras de cumplimiento del sistema. Estas analizan los productos (tanto bienes como servicios) y procesos (tanto de la fbrica como de la administracin). Durante su visita se determinar el cumplimiento con los requisitos del sistema. Tabla 1.2. Las seis categoras de la auditora Auditora de Cumplimiento Instrumentacin consistente de un sistema definido. Promueve estabilidad. Habilidad de rendir de acuerdo con la definicin de los procesos. La produccin de bienes o servicios de acuerdo a la definicin de los requisitos. Auditora de Productividad Capacidad para lograr las metas organizacionales. Promueve el cambio. Capacidad de los procesos para lograr las caractersticas deseadas. Pertenencia de los bienes o servicios para usarse de acuerdo a su intencin.

Auditora de sistema Auditora de producto -

Auditora de proceso (Arter, 2003)

Referencias

Arter, D.R. (2003). Auditoras de calidad para mejorar la productividad. (Tercera edicin). Wisconsin, Estados Unidos: ASQ Quality Press. Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 17 de mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Control del documento

Nombre Revisin Lina Lorien Rivera Cruces Paola Andrea Bobadilla Gutirrez

Cargo Instructor virtual Guionista Lnea de produccin

Dependencia Centro de Gestin Agroempresarial del Oriente Regional Santander Centro Agroindustrial Regional Quindo

Fecha Diciembre de 2012 Mayo de 2013

Adaptacin