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Comunicacin en la organizacin

La comunicacin en una organizacin es de gran importancia, ya que gracias a sta el trabajo en equipo es ms eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes reas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organizacin fuerte, slida y en crecimiento.

La comunicacin organizacional consiste

en

el

proceso

de

emisin

recepcin

de mensajes dentro de una organizacin compleja. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organizacin, o externo (por ejemplo, entre organizaciones).

Si la organizacin es una empresa, la comunicacin distingue tres sistemas: Operacionales, se refiere a tareas u operaciones. Reglamentarios, rdenes e instrucciones. Mantenimiento, relaciones pblicas, captacin y publicidad.

La comunicacin dentro de una empresa adquiere un carcter jerrquico, basado en rdenes y mandatos, aceptacin de polticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relacin individual frente a las relaciones colectivas y la cooperacin entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicacin organizacional. As pues, la comunicacin organizacional estudia las formas ms eficientes dentro de una organizacin para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al pblico externo

"Sin comunicacin no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atencin de clientes o pblico, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qu decir de lo individual, sin comunicacin no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal". Fernando Barraza

Comunicacin Fundamental

En

toda

organizacin

es

fundamental

la

comunicacin

para

alcanzar

las

metas

presupuestadas. Todo el personal de la empresa debe conocer la cultura organizacional con el fin de promoverla y vivirla. Para lograr esto, es importante tener en cuenta factores como: el Gerente o Director debe estar al tanto de todos los procesos de su empresa, comunicacin cara a cara entre los distintos niveles, informacin sobre los cambios y decisiones de la entidad, diseo de un plan de comunicacin para transmitir la informacin y hacer que sta fluya como debe ser.

Si se logran propiciar estos factores se desarrolla entre los empleados una motivacin asertiva que conduce al alto desempeo y produccin de los bienes y servicios de la compaa. Para ello es primordial desarrollar el sentido de compromiso donde cada persona sienta que si la empresa prospera ella tambin lo har. Adems es imprescindible darle la suficiente confianza y poder para la toma de decisiones, con esto se demuestra la capacidad y la autonoma en algunos momentos sin perjudicar los rendimientos de la empresa.

Dentro de la evolucin del panorama empresarial, la comunicacin est protagonizando su propio desarrollo. Anteriormente, los negocios de las franquicias concentraban casi todo su esfuerzo en la inversin y en las estrategias de marketing y publicidad, como un elemento imprescindible de apoyo al negocio. La publicidad fue la frmula mgica por algn tiempo, ahora no es suficiente, pues ese esfuerzo slo cubre una parte de las necesidades promocionales del negocio de la franquicia y se dirige a uno de los dos pblicos objetivo clave del negocio de la franquicia: el cliente final, el consumidor.

No se puede dejar de lado otro pblico objetivo: el franquiciado, con l se deben generar procesos de retroalimentacin que garanticen la permanencia de la red, el respeto por los valores de la marca y la garanta del producto o servicio en cualquier lugar del mundo.

Caractersticas de la informacin dentro de la organizacin En el momento en que la empresa decide abrir las puertas a la informacin, sta debe ser correcta y actual, debe cubrir las necesidades del receptor, tiene que estar disponible cuando el receptor lo precise, y no ser para todos, ya que existe la privacidad. Lo que caracteriza a la informacin en una empresa, segn Alin, Lafont y Macary (1997), es su capacidad de intercambio. La informacin es un producto perecedero, y almacenarla nicamente para archivarla pierde inters. Lo verdaderamente importante es encontrar la informacin ms reciente rpidamente, acceder a la fuente y crear la informacin. Existen numerosos estudios sobre las caractersticas que debe poseer la informacin. Destaco aqu las investigaciones de Hodge, Anthony y Gales (1998) y Martn (1990). que le confieren a la informacin un valor dentro la empresa con las siguientes caractersticas: 1. Relevancia. La empresa debe decidir qu informacin del entorno y para quin es relevante, ya que las decisiones estratgicas adoptadas sin la informacin correcta pueden causar un desastre organizativo Los usuarios deben tener autoridad para determinar cul es la informacin relevante y en la forma en que ha de ser comunicada para su total aprovechamiento (2). 2. Calidad. La informacin debe ser precisa para tener calidad, y su coste aumenta a medida que la calidad sube. 3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la capacidad de transporte de un canal de comunicacin. Los canales que transportan mucho significado son ricos (comunicacin oral), y aquellos que transmiten menos significado, pobres (medios de comunicacin escritos). En cuanto a la cantidad, debe haber suficiente informacin para poder desarrollar el trabajo. 4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la hora de utilizar la informacin. Por ello, la comunicacin escrita es un medio de comunicacin pobre por la tardanza en elaborar los informes, es decir, su informacin puede quedar obsoleta. Las telecomunicaciones han contribuido de manera excepcional a la velocidad de transmisin de la informacin. 5. Accesibilidad. Es una de las caractersticas ms importantes de la informacin. Es determinante para el usuario la facilidad de acceso a la fuente de informacin, aunque sta pueda ser de menos calidad. De hecho, son varias las razones que llevan a los directivos a utilizar las fuentes ms accesibles: la estructura de la organizacin puede restringir el acceso a fuentes de informacin valiosa y de calidad, y por otro lado, algunos empleados tienen prohibido fiarse de ciertos tipos de informacin por lo que utilizan fuentes que hayan utilizado antes y que sean accesibles.

6. Simbolismo. La informacin posee un valor simblico, ya que la posesin de determinada informacin por determinados usuarios confiere un prestigio a esa persona, aunque no le sea a sta de utilidad.

Conclusin La investigacin de la comunicacin en la organizacin es una tarea que no puede cumplirse sin una gestin coherente con la organizacin, que implique la coordinacin de estrategias de accin y planeamiento de intervenciones conducentes a la realizacin de diagnsticos de las necesidades y posibilidades de cambio en el funcionamiento, estructuras, cultura y comportamiento organizacional. La comunicacin deber estar basada en una poltica de administracin participativa y democrtica, del " saber hacer y saber ser" realmente dialgico Las acciones combinadas de comunicacin y organizacin servirn para mejorar los comportamientos de los actores, mediante la reestructuracin de los mecanismos de intercambio y la bsqueda de un mnimo de cohesin cultural que facilite los procesos de adaptacin a los imprevistos del ambiente ( interno y externo ), sin perder de vista los planes comunes y la misin de la organizacin.