PFGMAP579

i
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL

(UCI)

GESTIN DE RIESGOS PARA PROYECTOS DE INVESTIGACIN EN EL
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES MARINAS Y COSTERAS -INVEMAR-,
SANTA MARTA, COLOMBIA

DINORA STELLA OTERO POLO

PROYECTO FINAL DE GRADUACIN PRESENTADO COMO REQUISITO
PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

San Jos, Costa Rica

Septiembre de 2008
ii

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL
(UCI)

Este Proyecto Final de Graduacin fue aprobado por la Universidad como
requisito parcial para optar al grado de Master en Administracin de
Proyectos

MARIO LOPEZ SOTO

FAUSTO FERNANDEZ MARTINEZ

JUAN CARLOS NAVARRO CHEVEZ

DINORA STELLA OTERO POLO
SUSTENTANTE
iii

DEDICATORIA

A mis hijos Camilo y Sofa que son el motor de mi vida y
a mi esposo Carlos Alberto, por su paciencia y amor
que hicieron posible este nuevo logro
iv

INDICE DE CONTENIDO
pg
RESUMEN EJECUTIVO 7
1. INTRODUCCIN 9
1.1. Objetivo general 11
1.2. Objetivos especficos 11
2. MARCO TERICO 12
3. MARCO METODOLGICO 21
3.1. Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR 23
3.2. Identificacin de riesgos 24
3.3. Anlisis cualitativo de riesgos 25
3.4. Planeamiento de la respuesta a los riesgos 26
3.5. Seguimiento y control de riesgos 26
4. DESARROLLO Y RESULTADOS 28
4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin
del riesgo 28
4.2. Riesgos identificados (amenazas) para el ptimo desarrollo
de los proyectos de investigacin del INVEMAR 38
4.3. Resultados obtenidos del anlisis cualitativo de riesgos 43
4.4. Resultados de la aplicacin del planeamiento de la
respuesta a los riesgos 49
4.5. Seguimiento y control de riesgos 50

5. CONCLUSIONES 62
6. RECOMENDACIONES 65
BIBLIOGRAFA 66
ANEXOS 68

v

INDICE DE CUADROS
pg
Cuadro 1. Mtodos de gestin del riesgo 18
Cuadro 2. Valores de frecuencia INVEMAR 30
Cuadro 3. Valores de impacto INVEMAR 30
Cuadro 4. Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR 30
Cuadro 5. Estructura del Desglose del Riesgo (RBS) 33
Cuadro 6. Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos 34
Cuadro 7. Escalas de impacto del riesgo sobre los principales
Objetivos del proyecto 35
Cuadro 8. Matriz de probabilidad e impacto 35
Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos 36
Cuadro 10. Anlisis cualitativo 36
Cuadro 11. Formato planificacin respuesta a los riesgos 37
Cuadro 12. Riesgos tolerables 43
Cuadro 13. Riesgos moderados 44
Cuadro 14. Riesgos importantes 45
Cuadro 15. Riesgos inaceptables 46
Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP 50
Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos 53
Cuadro 18. Riesgos incorporados los indicadores de seguimiento 57

vi

INDICE DE ABREVIACIONES

COSO. Internal Control Integrated Framework. Committee of Sponsoring
Organizations
DAFP. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DGI. Direccin General del INVEMAR
DOFA. Herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la
informacin que posea sobre su negocio, til para examinar sus
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas
GPE. Grupo de Planeacin, Evaluacin y Control
GST. Grupo de Sistemas y Telemticas
GTH. Grupo de Talento Humano y Desarrollo Organizacional
IEEE. Institute of Electrical and Electronics Engineers
INVEMAR. Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras Jos Benito
Vives de Andreis
MAVDT. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
SCI. Subdirector de Coordinacin de Investigacin
SEI-CRM. Mtodo Continuous Risk Management (SEICRM), desarrollado por
el Software Engineering Institute (SEI).
SRA. Subdireccin de Recursos y Apoyo a la Investigacin
PFG. Proyecto Final de Grado
PMBOK. Sigla en ingls de Gua de los fundamentos de la direccin de
proyectos
PMI. Sigla en ingls del Instituto de Administracin de Proyectos (Project
Management Institute).
RBS. Estructura de Desglose del Riesgo

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RESUMEN EJECUTIVO
La gestin de riesgos siendo un tema tan importante y necesario dentro de
la administracin de proyectos debido al impacto que puede tener en los
resultados de los mismos, se considera necesario de reforzar dentro del
Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR- quien ya posee
una larga trayectoria dentro de la formulacin, ejecucin y cierre de
proyectos tendientes a ampliar el conocimiento acerca de las costas y
mares de Colombia para la toma de decisiones y el mejoramiento de la
calidad de vida de quienes la habitan.

El desarrollo de los proyectos en el INVEMAR ha mostrado la carencia de
una gestin del riesgo formalizada y aplicada lo que ha minimizado la
posibilidad de generar ahorros, cumplimientos ms estrictos de tiempos,
presupuestos y el uso ms eficiente de los recursos con los que se dispone.

El propsito del desarrollo del presente Proyecto Final de Grado (PFG)
consisti en gestionar los riesgos de mayor incidencia para los proyectos de
investigacin ejecutados en el INVEMAR de acuerdo con los procesos de
administracin del riesgo del PMI, para lograr el desarrollo completo del
PFG se ha estimado que es necesario: elaborar la etapa inicial del PFG
(entregables seminario de graduacin), elaborar plan de gestin de riesgos,
desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de los
proyectos de investigacin del INVEMAR, elaborar con el apoyo del
personal investigativo del INVEMAR, las estrategias de gestin de riesgos
de sus proyectos, realizar las actualizaciones de riesgos de acuerdo con el
desarrollo del PFG, proponer las acciones preventivas y correctivas para la
gestin de los riesgos de los proyectos, plantear recomendaciones para el
seguimiento y control de los riesgos y presentar el PFG final para
aprobacin por parte de los jueces.

Para llevar a cabo las actividades necesarias para el desarrollo del PFG se
parti de la metodologa creada por el PMI y plasmada en la Gua de los
Fundamentos de la Direccin de Proyectos, y que a partir de la notificacin de
la obligatoriedad de aplicar un Modelo Estndar de Control Interno, se deba
utilizar una metodologa expedida por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica. Es as que se realiz una combinacin de ambas
contemplando todas las etapas, entradas, herramientas y salidas de los
procesos que se llevan a cabo para una correcta y adecuada gestin de
riesgos en los proyectos, as mismo las fuentes de informacin empleadas son
bsicamente las de tipo primario. Esta investigacin se cataloga como de tipo
investigacin de campo dado que la informacin base se recolect dentro del
INVEMAR a travs del mtodo de investigacin inductivo-deductivo partiendo
de los resultados de los proyectos y de la experiencia del personal entrevistado
y con estos resultados se concluyeron cuales son los riesgos que ms afectan
el desarrollo de los proyectos de investigacin del INVEMAR y cual deber ser
el tratamiento a darle a los mismos.
viii

Es as que como resultado de este ejercicio de gestin de riesgos de los
proyectos de investigacin se obtuvo una matriz que recoge las impresiones y
experiencia de un grupo de investigadores que se desempean como lderes
de proyectos y otro grupo de personas del rea administrativa que
proporcionaron su visin respecto a este campo en este ejercicio. El ejercicio
se logr construir a travs de la aplicacin combinada de la metodologa
impuesta por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) con
la Gua de Administracin del Riesgo y la metodologa del Project Management
Institute, lo cual permiti recoger fortalezas de cada una de ellas y aplicarlas
exitosamente en este ejercicio en el INVEMAR. Como producto de ello result
una matriz con 25 riesgos, dos de los cuales catalogados como inaceptables en
la categora de organizacin y planeacin y ocho riesgos con la puntuacin de
importantes.

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1. INTRODUCCIN
El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra
forma, las entidades, negocios y grandes empresas han venido desarrollando
planes, programas y proyectos tendientes a darle un manejo adecuado a los
riesgos, con el fin de lograr de la manera mas eficiente el cumplimiento de sus
objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se
pueda presentar. Es as como se encuentra que existen diferentes formas de
abordar el tema de los riesgos dependiendo del tamao de la entidad, los
objetivos que persigue, la cultura administrativa, la complejidad de sus
operaciones y la disponibilidad de recursos, entre otros (Arango, 2004)

El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vnculo
con todo el quehacer, casi se podra afirmar que no hay actividad de la vida, los
negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que
la humanidad desde sus inicios busc maneras de protegerse contra las
contingencias, y desarroll - al igual que la mayora de las especies animales
maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a travs de acciones preventivas
(Estupin, 2005).

La direccin moderna concibi una disciplina denominada Administracin de
riesgos o Gerencia de riesgos que es una funcin de alto nivel dentro de la
organizacin para definir un conjunto de estrategias que a partir de los recursos
(fsicos, humanos y financieros) busca, en el corto plazo mantener la
estabilidad financiera de la empresa, protegiendo los activos e ingresos y, en el
largo plazo, minimizar las prdidas ocasionadas por la ocurrencia de dichos
riesgos.

La Administracin de proyectos que no ha sido ajena a este proceso, ha
incluido la gestin de riesgos como un rea de conocimiento que deber
abordarse para minimizar el impacto de estos dentro del desarrollo de cualquier
10

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proyecto y con ello permitir el logro de los objetivos, presupuesto y alcance
planteado, siempre en la bsqueda de la satisfaccin del cliente.

El Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR presenta y
ejecuta proyectos de investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales
en el rea marino costera de Colombia, como pieza fundamental para el
cumplimiento de su misin. Este Instituto tiene 12 aos de experiencia
vinculado al Ministerio de Ambiente, pero an no ha incorporado la gestin de
riesgos en el manejo de sus proyectos por lo que se hace evidentemente
necesario incluir esta prctica para optimizar los resultados que se obtienen en
los mismos y el uso de los recursos aplicados a ellos. Actualmente el
INVEMAR cuenta con una gua de gestin de riesgos operativos y
administrativos en general, pero no existe un captulo o enfoque relacionado
directamente con los proyectos. Esta situacin ha facilitado que tanto los
recursos y actividades destinadas a los proyectos en varias oportunidades se
vean afectados en cuanto su utilizacin, destinacin, desarrollo y por ende se
viene presentando la necesidad de constantes reprogramaciones, solicitudes
de autorizaciones a fuentes de financiacin para redistribucin de dineros de
los rubros, aplazamientos en las entregas, entre otros.

Es as que a travs de este proyecto final de grado (PFG) se pretende brindar
una herramienta gerencial para la toma de decisiones, encontrando la forma de
evitar riesgos en el quehacer de los proyectos de investigacin y establecer
directrices que conlleven una correcta gestin del riesgo que pudiera llegar a
afectar a los clientes y por ende al Instituto, posibilitando una mejora contnua
en el proceso de toma de decisiones. Por otro lado se pretende crear
conciencia entre los investigadores sobre la importancia de incluir dentro de
sus prcticas permanentes la gestin de los riesgos implcitos en los proyectos
que ellos mismos desarrollan.

Para el desarrollo del PFG se tendrn en cuenta las experiencias recogidas por
los investigadores de los cinco programas de investigacin en el desarrollo de
11

11

proyectos, y adems se contar con informacin del personal del rea de
apoyo, facilitando la obtencin de un documento que abarque toda la base del
rea misional y su cadena de valor.

Los objetivos planteados para el presente PFG se sintetizan en:

1.1 Objetivo General: Gestionar los riesgos de mayor incidencia para los
proyectos de investigacin ejecutados en el INVEMAR de acuerdo con los
procesos de administracin del riesgo del PMI con el fin de que se constituya
en gua de aplicacin para el manejo de los riesgos de los proyectos del
Instituto.

1.2 Objetivos especficos:
1. Desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de
los proyectos de investigacin del INVEMAR
2. Elaborar con el apoyo del personal investigativo del INVEMAR, las
estrategias de gestin de riesgos de sus proyectos
3. Proponer una metodologa de auditora para el seguimiento a las
estrategias de manejo de riesgos.
4. Plantear recomendaciones para el seguimiento y control de los riesgos

Para alcanzar los objetivos anteriormente expuestos se har uso de la
metodologa planteada por el Project Management Institute (PMI) para la
gestin de riesgos, traducindose en la elaboracin de los entregables: plan de
gestin de riesgos, registro de riesgos, actualizaciones al registro de riesgos,
acuerdos contractuales relacionados con el riesgo, acciones preventivas y
correctivas recomendadas y actualizacin de los activos de los procesos de la
organizacin.

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2. MARCO TERICO
El Proyecto Final de Grado (PFG) que se plantea corresponde a la respuesta
de una necesidad manifiesta en la ejecucin de los proyectos de investigacin
que desarrolla el Instituto de Investigaciones Marinas y Costeras INVEMAR-,
ubicado en la ciudad costera de Santa Marta, Colombia; cuyos proyectos
histricamente han adolecido de una gestin de riesgos.

El INVEMAR es un instituto cuya misin se resumira en la realizacin de
investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales renovables y del
medio ambiente en los litorales y ecosistemas marinos y ocenicos de inters
nacional. Respecto a este ltimo aspecto es necesario mencionar que el
espectro de su jurisdiccin abarca 980.000 km
2
(Vides y Sierra 2003), es decir
aproximadamente el 50% del territorio colombiano por lo que, es en el
INVEMAR donde se concentran las investigaciones y conceptos emitidos
relacionados con los temas marinos y costeros del pas con el fin de brindar
elementos para la toma de decisiones por parte del Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial (MAVDT), as como de las Corporaciones
Autnomas Regionales y otros entes gubernamentales.

Para el completo desarrollo de las actividades que tan amplia responsabilidad
implica, el rea misional del INVEMAR se ha dividido en Programas de
Investigacin, donde cada uno tiene una especialidad as (Acta junta directiva
No. 11/01): Biodiversidad y Ecosistemas Marinos, Calidad Ambiental Marina,
Valoracin y Aprovechamiento de Recursos Marinos, Gestin en zonas
Costeras y Geociencias Marinas. Cada uno de ellos cuenta con equipo de
trabajo constituido por el coordinador de programa, coordinadores de lneas de
investigacin y dems investigadores. A su vez estos programas se
encuentran dirigidos en cabeza del Subdirector de Coordinacin de
Investigacin (SCI). Por otra parte los programas de investigacin disponen
para el desarrollo de sus proyectos con el apoyo de la Subdireccin de
Recursos y Apoyo a la Investigacin, que a su vez est conformado por los
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grupos: Financiera y de Gestin, Talento Humano, Contratos, Sistemas y
Telmtica y por ltimo Planeacin, Evaluacin y Calidad (anexo 4).

La experiencia en el desarrollo de proyectos se remonta a 14 aos, desde 1993
cuando se vincul al MAVDT a travs de la Ley 99 de 1993. Durante este
periodo los temas y metodologas para el desarrollo de los proyectos de
investigacin han ido cambiando y hacindose acordes a la realidad nacional e
internacional, toda vez que las temticas se enfocan en su mayora a la
investigacin aplicada, los proyectos se desarrollan con la interaccin de ms
de un Programa de Investigacin, incursionando con mayor nmero de
proyectos en el Pacfico colombiano y se le ha sumado a esto, las lecciones
aprendidas a lo largo del tiempo.

El INVEMAR para el ptimo desarrollo de su misin a travs de la ejecucin de
proyectos no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas
tendencias en administracin, para lo cual requiere estar en constante
actualizacin y estar abierta al cambio y a la aplicacin de diferentes
instrumentos que le permitan ser cada vez ms eficientes, por lo que se hace
necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar
en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos de sus proyectos
y por ende los institucionales.

Es precisamente dentro de esta realidad que se desarrollar el PFG haciendo
uso de conceptos y bibliografa relacionada con la gestin de riesgos que es el
tema a desarrollar. Es as que para entender el presente trabajo se deben
aclarar los trminos y conceptos asociados de tal manera que facilite su
comprensin y aplicacin.

Desde la perspectiva del control, el modelo COSO interpreta que la eficiencia
del control es la reduccin de los riesgos, es decir: el propsito principal del
control es la eliminacin o reduccin de los riesgos, es lograr que el proceso y
sus controles garanticen, de manera razonable que los riesgos estn
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minimizados o se estn reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la
organizacin van a ser alcanzados (Arango et al, 2004)

La administracin de riesgos es reconocida como una parte integral de las
buenas prcticas gerenciales. Es un proceso iterativo que consta de pasos, los
cuales, cuando son ejecutados en secuencia, posibilitan una mejora continua
en el proceso de toma de decisiones (STANDAR AUSTRALIAN, 1999).

Para Ivorra Valero 2002: La gerencia de riesgos pretende identificar los
factores que impactan a favor o en contra de los objetivos del proyecto, los
tiempos y costos del mismo y los entregables del correspondiente proyecto.
Tambin cuantifica el impacto y la probabilidad de cada uno de ellos,
generando una lnea de base que permitir crear un plan de accin para
responder a esos riesgos cuando se presenten y controlar esa respuesta.

En lo que respecta a definiciones de gerencia o administracin de proyectos, se
partir de la ofrecida por el PMBOK (PMI, 2004): El conjunto de procesos que
se relacionan con la identificacin, anlisis y la respuesta a la incertidumbre.
Esto incluye la maximizacin de los resultados de eventos positivos y la
minimizacin de eventos adversos.

El Estndar Australiano de Administracin de Riesgos por su parte ofrece una
definicin ms amplia pero que a la postre muestra los mismos elementos del
PMBOK (PMI, 2004): Administracin de riesgos es el trmino aplicado a un
mtodo lgico y sistemtico de establecer el contexto, identificar, analizar,
evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad,
funcin o proceso de una forma que permita a las organizaciones minimizar
prdidas y maximizar oportunidades. Administracin de riesgos es tanto
identificar oportunidades como evitar o mitigar prdidas

Adicionalmente a estos dos conceptos, la bibliografa ofrece una variedad de
definiciones acerca de esta temtica:
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La Gerencia de Riesgos puede entenderse a grandes rasgos como el proceso
sistemtico de identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos a que se est
expuesto, para maximizar la probabilidad e impacto de los eventos positivos,
minimizando la probabilidad e impacto de los eventos negativos para la
consecucin de los objetivos (Alonso, 2006)

La gerencia de riesgos abarca los procesos asociados con identificar, analizar y
responder a los riesgos del proyecto. Tambin incluye maximizar los
resultados de eventos positivos as como minimizar las consecuencias de
eventos adversos (Bermdez, 2003).

Es el proceso sistemtico de identificar, analizar y responder al riesgo en el
proyecto. Incluye por tanto maximizar la probabilidad y consecuencias de
potenciales sucesos positivos y tambin minimizar la probabilidad e impacto de
potenciales sucesos negativos (DELIMA MARSH, 2005).

La administracin de riesgos se ocupa de efectuar elecciones basadas en la
informacin acerca de dnde realizar las mejores apuestas, dnde reducir las
apuestas y dnde evitarlas o dejar de apostar (Gmez, 2006).

Como se puede apreciar, todos los conceptos asociados a la administracin o
gestin de riesgos hacen nfasis en trminos como son: proceso sistemtico,
maximizacin de eventos positivos y minimizacin o reduccin de eventos
negativos.

Una vez revisados estos conceptos generales se debe aterrizar en el concepto
de riesgo, que a su vez presenta mltiples definiciones, siendo las ms
comunes:

Los eventos de riesgos (riesgos) son situaciones futuras o circunstancias que
existen por fuera del control del gerente de proyecto y su equipo, que tendrn
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un impacto negativo (amenaza) o positivo (oportunidad) en el proyecto si
ocurren (Ivorra, 2002)

El riesgo es una medida de la desviacin de un resultado esperado o deseado
que afecta de manera adversa a los proyectos. Por lo cual, tienden a
sobrepasar su presupuesto inicial o su fecha planificada de culminacin si no
se ejecuta un buen tratamiento de los riesgo implcitos (Amendola, 2005)

El riesgo es una condicin futura o circunstancia por fuera del control del
gerente del proyecto y de su equipo y que puede tener un impacto negativo
(amenaza) o positivo (oportunidad) por lo menos en uno de los objetivos del
proyecto: costos, tiempo, alcance y calidad (PMI, 2004).

El Estndar Australiano de Administracin del Riesgo (STNDAR
AUSTRALIAN, 1999) ofrece el siguiente concepto: La posibilidad de que
suceda algo que tendr un impacto sobre los objetivos. Se lo mide en trminos
de consecuencias y probabilidades.

Para efectos del PFG se har uso del concepto ms amplio ac expuesto,
siendo este el establecido por el Project Management Institute (PMI, 2004).

Para un mejor manejo y gestin de los riesgos estos se han clasificado
teniendo en cuenta diversos aspectos dependiendo de los autores estudiados,
es as que para Gmez 2006:

a. Riesgo del entorno que surge cuando existen fuerzas externas que pueden
afectar el rendimiento de una empresa
b. Riesgo del proceso que surge cuando los procesos del negocio no logran los
objetivos para los que se les dise como sustento del modelo de negocio de la
empresa.
c. Riesgo relacionado con la informacin para la toma de decisiones que surge
cuando la informacin utilizada para apoyar las decisiones del negocio es
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17

incompleta, desactualizada, inexacta, inoportuna o simplemente irrelevante
para el proceso de toma de decisiones.

Para DELIMA MARSH 2005, los riesgos se pueden clasifican en riesgos
financieros, riesgos estratgicos, riesgos operativos y riesgos puros. Por su
parte Bermdez 2006, los clasifica en riesgos tcnicos, de calidad o
desempeo, riesgos de gerencia de proyectos, riesgos organizacionales y
riesgos externos. Por su parte Ivorra 2002 sugiere una clasificacin acorde con
el origen de los mismos, as:
Externos, impredecibles e incontrolables: naturaleza, levantamiento civil,
problemas polticos
Externos y predecibles e inciertos: mercado, impacto ambiental, impacto
social, inflacin, impuestos
Internos y no tcnicos: Gerencia, retardos en la programacin,
sobrecostos, prdidas financieras
Tcnicos: desempeo o rendimiento, diseo, complejidad del proyecto
Legales: licencias, patentes, contratos demandas.

Para hacerle frente al desafo de gestionar los riesgos ya sea de una empresa
o proyecto, se han establecido diferentes metodologas que permiten el
proceso sistemtico que se mencionaba anteriormente. Respecto este tema el
Cuadro No. 1 muestra los diferentes mtodos de gestin de riesgos
ampliamente conocidos y fcilmente accesibles por sus nombres o por las
organizaciones que los avalan Euromethod, Safe, SEI-CRM, RiskIT y los
mtodos para la gestin de riesgos del IEEE y del PMI. Es importante tener
presente que cada mtodo establece categoras para las funciones del riesgo
en diferentes fases (Estvez, 2002)

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Cuadro No. 1. Mtodos de Gestin de Riesgos

Adicionalmente a ello, en la bibliografa consultada (ver bibliografa) se
encontraron bsicamente 3 enfoques ampliamente descritos que a la larga
manifiestan en el fondo los mismos pasos estipulados por el PMI (2004), estos
son:

1. Estndar Australiano de Administracin de Riesgos (STANDAR
AUSTRALIAN, 1999)

a) Establecer el contexto
b) Identificar riesgos
c) Analizar riesgos
d) Evaluar riesgos
e) Tratar riesgos
f) Monitorear y revisar
g) Comunicar y consultar

2. Amndola et al, 2005 por su parte estiman que estos pasos son:

a) Identificacin
b) Cuantificacin y priorizacin
c) Almacenamiento y planificacin de la respuesta al riesgo.
d) Monitoreo y Control
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3. PMI (2004):

a) Planificacin de la Gestin de riesgos
b) Identificacin de Riesgos
c) Anlisis cualitativo
d) Anlisis cuantitativo
e) Planificacin de la respuesta a los riesgos
f) Seguimiento y control de riesgos

Teniendo en cuenta que el PFG se desarrollar tomando como marco la
propuesta del PMI (2004), a continuacin se amplan cada unos de los
conceptos que hacen parte de los procesos para la gestin del riesgo.

El proceso de planeacin del riesgo est enfocado a definir como sern
abordados y planeadas las actividades de riesgos para un proyecto. El
producto de este ser el plan de manejo de riesgos que resume cmo la
administracin de riesgo ser ejecutada para un proyecto.

La identificacin de riesgos consistir en identificar todos los posibles riesgos
que pueden afectar el proyecto y documentar sus caractersticas. Es
importante mencionar que este proceso se llevar a cabo peridicamente.
Para llevar a cabo este proceso se hace uso de tcnicas ampliamente
conocidas como son la tormenta de ideas, el mtodo Delphi, las entrevistas, el
anlisis causa efecto, y el anlisis DOFA (debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas).

El proceso de gestin de riesgos contempla el valorar los riesgos de manera
sistemtica y estructurada en los riesgos identificados. Este proceso se ha
dividido en evaluacin cualitativa y evaluacin cuantitativa, la primera que se
caracteriza por subjetividad, involucra evaluar la probabilidad y el impacto de la
identificacin de riesgos, para determinar su magnitud y prioridad y sus efectos
sobre los objetivos del proyecto. Se utilizar en este campo la matriz de
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probabilidad e impacto para calcular los factores de riesgos, la categorizacin
de riesgos y la evaluacin de la urgencia de riesgos.

La evaluacin cuantitativa mide la probabilidad y consecuencias de los riesgos
y estima sus implicaciones para los objetivos del proyecto. Se caracteriza por
ser una evaluacin objetiva. Las principales herramientas utilizadas son:
entrevistas, anlisis de sensibilidad, distribucin de probabilidad, rboles de
decisin y simulaciones.

El proceso de planificacin de respuesta de los riesgos consiste en el
desarrollo de respuestas adecuadas para enfrentar los riesgos, reduciendo las
amenazas y aumentado las oportunidades en aras del logro de los objetivos del
proyecto. Dentro de las medidas ms comnmente utilizadas estn: La
transferencia del riesgo, la mitigacin, la aceptacin y evitar o esquivar los
riesgos. La escogencia de una u otra depender de la naturaleza del riesgo, de
las polticas de la empresa y debern establecerse planes de contingencia que
describa como se reducirn los efectos del riesgo en caso de que se haga
realidad.

Por ltimo se tiene el proceso de seguimiento y control de riesgos enfocado a
monitorear los riesgos durante el desempeo del proyecto. Se busca asegurar
la ejecucin del plan de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad en la
reduccin de riesgos. El propsito de esta etapa es determinar si las
respuestas a los riesgos se han realizado, si estas han sido efectivas o si se
deben desarrollar nuevas respuestas.

Con este cmulo de procesos, conceptos y herramientas se pretende conseguir
un primer acercamiento a la gestin de riesgos de los proyectos de
investigacin del INVEMAR, para que se convierta en un incentivo de continuar
con esta iniciativa y hacerla tangible antes, durante y despus de la ejecucin
de los proyectos llevados a cabo.
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3. MARCO METODOLOGCO
El PFG La Gestin de riesgos para proyectos de investigacin en el Instituto
de Investigaciones Marinas y Costeras -INVEMAR-, Santa Marta, Colombia se
desarrollar utilizando el estndar creado por el PMI (2004) y plasmada en la
Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos, contemplando todas
las etapas, entradas, herramientas y salidas de los procesos que se llevan a
cabo para una correcta y adecuada gestin de riesgos en los proyectos.

Las fuentes de informacin que se emplearn para recabar los datos e
informacin pertinente al PFG sern bsicamente las de tipo primario teniendo
en cuenta que ser a travs de entrevistas y cuestionarios aplicados a los
responsables por la ejecucin, manejo y administracin de los proyectos de
investigacin del INVEMAR, siendo estos: 10 jefes de proyecto quienes de
encargan bsicamente del manejo tcnico de los mismos y de su
administracin; el Subdirector de Coordinacin de Investigacin, que posee una
visin global del comportamiento y manejo de los proyectos toda vez que en
cabeza de esta persona recae la coordinacin general del rea misional del
Instituto. Por ltimo se contar con la participacin de la coordinadora de
contabilidad y la coordinadora de presupuesto como personal de apoyo en el
desarrollo de los proyectos quienes conocen los riesgos y el comportamiento
de los proyectos en el aspecto financiero, lo que complementara las dos
facetas de estos, es decir la parte tcnica y la financiera.

No obstante lo anterior es importante mencionar que se har uso de
documentos que complementarn la informacin recogida de las fuentes
primarias para la gestin de riesgos, pero que no constituirn su esencia.
Estos documentos sern los informes de gestin del INVEMAR, los indicadores
de gestin y el mapa de riesgos operativos y administrativos del INVEMAR
bsicamente. En el transcurso de la investigacin podrn utilizarse otros
documentos asociados, los cuales sern mencionados a lo largo del PFG
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Esta investigacin se cataloga como de tipo investigacin de campo dado que
la informacin base se recolectar dentro del INVEMAR lugar en donde son
desarrollados los proyectos y a travs de los investigadores y personal de
apoyo dado que no existen datos documentados sobre el tema de riesgos en
los proyectos realizados en el Instituto.

El mtodo de investigacin que se utilizar para el desarrollo del PFG es el
inductivo-deductivo (Jurado, 2002) es decir se partir de los resultados de los
proyectos y de la experiencia del personal que se entrevistar, tomando como
base los proyectos llevados a cabo durante los ltimos dos aos, incluyendo
los que actualmente se encuentran en ejecucin. A partir de esta muestra se
concluirn cuales son los riesgos que ms afectan el desarrollo de los
proyectos de investigacin del INVEMAR, como debern ser tratados para
minimizar o eliminar su impacto y retomando las recomendaciones producto de
este PFG para ser aplicado como base para proyectos futuros.

Para la aplicacin de esta metodologa se utilizarn las reuniones con cada jefe
de proyecto por separado as como con el subdirector y personal del rea de
apoyo individualmente en aras de crear un ambiente sin presiones de grupo y
en donde se puedan expresar sus opiniones sin ser influenciados por los
dems. Este personal participar tanto en la identificacin como en la
planeacin de la respuesta a los riesgos. Para el proceso de planificacin de la
gestin de riesgos se contar con la experiencia y aval del subdirector de
coordinacin de investigacin.

A continuacin se relacionan las actividades de aplicacin de la metodologa de
gestin de riesgos basado en el PMI (2004) que se llevarn a cabo para el
desarrollo del PFG:

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3.1 Planificacin de la gestin de riesgos del INVEMAR:
Entradas Herramientas y tcnicas Salidas
a. Factores ambientales
del INVEMAR
a. Revisin de la propuesta del PFG
por el Subdirector de coordinacin de
investigacin
a. Plan de gestin de
riesgos
b. Activos de los procesos
del INVEMAR
b. Aprobacin de la propuesta por el
subdirector *Metodologa
c. Plan de gestin de los
proyectos
c. Reuniones con Subdirector de
Coordinacin de investigacin
*Roles y
responsabilidades
d. Revisin de documentacin del
INVEMAR respecto al tema
*Preparacin del
presupuesto
e. Revisin de herramientas para la
administracin del plan de riesgos
*Periodicidad
f. Revisin de otros documentos:
Informe actividades, mapa de riesgos,
etc)
*Categora de riesgo

Aplicacin de las tcnicas y herramientas:
Se llevar al subdirector de coordinacin de investigacin (SCI) la propuesta
del trabajo que se va a desarrollar para el cumplimiento de los objetivos del
PFG, ya que esta persona es jerrquicamente quien lidera el rea misional
donde se ejecutan los proyectos y tiene un conocimiento global sobre los
resultados alcanzados por estos, as como de sus dificultades y logros. En
esta reunin quedar claramente definidas las fechas de reunin con el
personal a su cargo (jefes de proyectos). Luego de la revisin y posibles
ajustes a la propuesta esta ser aprobada por el SCI.

Dentro del proceso de planificacin de la gestin de riesgos se llevarn a cabo
2 reuniones ms con el SCI para establecer las acciones concretas de
planificacin y disponer del plan de gestin de riesgos construido
conjuntamente y basado en la revisin de la documentacin que tiene el
INVEMAR respecto al tema de riesgos, la revisin de las herramientas para la
administracin del plan de riesgos y la revisin de otros documentos como
informes de actividades, mapa de riesgos e informes.

24

24

El procesamiento y anlisis de la informacin generada se har mediante la
discusin de la documentacin referida, apoyada en la experiencia del SCI y en
la de quien elabora el PFG.

3.2 Identificacin de riesgos
a. Factores ambientales
del INVEMAR
a. Revisin de documentacin a. Registro de riesgos
b. Activos de los procesos
del INVEMAR
b. Recopilacin de informacin a travs
de entrevistas individuales
*Lista de riesgos
identificados
c. Plan de gestin de los
proyectos
c. Anlisis mediante lista de control
*Lista de posibles
respuestas
*Causas de los riesgos
*Categoras de riesgos
actualizadas

Esta etapa de la gestin de riesgos contempla la revisin de la documentacin
relacionada con el INVEMAR en el aspecto de riesgos o lo que podra afectar el
anlisis de los mismos. Luego de contar con el plan de gestin de riesgos del
paso anterior se dispondra de un espacio para entrevistas individuales con 10
jefes de proyecto, la coordinadora de contabilidad y la coordinadora de
presupuesto. Se espera que en solo una reunin con cada uno se obtenga la
informacin requerida, es decir se harn 12 reuniones. Las entrevistas se
harn a los jefes de proyecto porque estos son los que conocen en detalle
cuales factores son los que han incidido de una u otra forma en los proyectos
llevados a cabo. Las entrevistas con el personal financiero se harn teniendo
en cuenta que estas personas son las que mejor conocen el desempeo
financiero de los proyectos y saben que ha impedido el logro de los
presupuestos y podrn plantear posibles soluciones. Todas estas actividades
se apoyarn en el anlisis de los riesgos mediante lista de control basada en
informacin histrica y los conocimientos dados por el SCI y por quien
desarrolla el PFG.

25

25

3.3 Anlisis cualitativo de los riesgos:
a. Activos de los procesos
del INVEMAR
a. Evaluacin de la calidad de los datos
sobre riesgos
a. Actualizacin del registro
de riesgos
b. Enunciado del alcance
de los proyectos
b. Evaluacin de probabilidad e impacto
*Lista de prioridades de
los riesgos identificados
c. Registro de riesgos c. Matriz de probabilidad e impacto
*Riesgos agrupados por
categoras
d. Plan de gestin de
riesgos
d. Reunin y anlisis para
categorizacin de riesgos
*Lista de riesgos que
requieren respuesta a corto
plazo
e. Mapa de riesgos
operativos y
administrativos del
INVEMAR
e. Evaluacin de la urgencia del riesgo
*Lista de riesgos que
requieren anlisis y
respuesta adicional
*Lista de supervisin de
riesgos de baja prioridad
*Tendencias en los
resultados del anlisis
cualitativo de riesgos

Una vez aplicadas las entrevistas se har una evaluacin de la calidad de los
datos sobre riesgos que fueron obtenidas a travs de las 12 entrevistas. Una
vez depurada la informacin se proceder a hacer un consolidado de la misma
y se sacarn las conclusiones de este ejercicio.

Durante las entrevistas se incluir la entrega de un formulario para levantar los
posibles riesgos que los entrevistados consideran afectan el desarrollo de los
proyectos, donde se dejar constancia de la probabilidad de ocurrencia del
riesgo y el impacto que este genera sobre los objetivos de acuerdo con lo que
ellos han trabajado a lo largo de sus aos de experiencia en el tema de
proyectos de investigacin marino costera. Los resultados de este ejercicio se
consolidarn en una matriz de probabilidad e impacto. Una vez concluido este
ejercicio se realizar una sola reunin con las 13 personas que han participado
en el proceso con el fin de que en un ejercicio de discusin y lluvia de ideas,
mancomunadamente se categoricen los riesgos obtenidos. As mismo durante
esta reunin tipo taller se realizar la evaluacin de la urgencia del riesgo, es
decir aquellos que necesitan una respuesta inmediata, obtenindose finalmente
26

26

un listado organizado por prioridad de respuesta (corto plazo, riesgos que
necesitan anlisis adicional, riesgos de baja prioridad).

3.4. Planeamiento de la respuesta a los riesgos:

riesgos
a. Recomendaciones para los riesgos
negativos o amenazas
de riesgos
b. Registros de riesgos b. Estrategia comn ante amenazas
b. actualizacin del plan de
gestin de proyectos
c.Estrategias de respuesta para
contingencias

Teniendo en cuenta el tiempo que se deber invertir por parte de las personas
directamente involucradas en el proceso de anlisis cualitativo de riesgos, se
har necesario convocar a una nueva reunin con estas personas para
elaborar las estrategias con ms posibilidades de xito que se debern aplicar
a cada riesgo y quedarn planteadas las acciones especficas para
implementar cada una de las estrategias.

3.5 Seguimiento y control de riesgos:
riesgos final
a. Reevaluacin de los riesgos
de riesgos
b. Registro de riesgos b. Auditoras de los riesgos
*Resultados reales de los
riesgos del proyecto
c. Solicitud de cambios
aprobados (cuando los
hay)
c. Reuniones sobre el estado de la
situacin con base en auditoras
*Cambios solicitados
*Acciones correctivas
recomendadas
*Acciones preventivas
recomendadas
*Activos de los procesos
del INVEMAR
*Cierre de la gestin y/o
plan de riesgo

27

27

Debido a que el lapso de tiempo en el cual se desarrollar el PFG es reducido y
que para llevar a cabo el proceso de seguimiento y control de riesgos debe
haber transcurrido un periodo en donde se hayan puesto a prueba las
estrategias escogidas para el tratamiento de los mismos, se tomar esta fase
de la gestin de riesgos dentro del desarrollo del PFG para elaborar formatos y
recomendaciones que permitan facilitar la labor de la reevaluacin de riesgos
por parte de los interesados. As mismo se recomendar una metodologa a
seguir para la realizacin de las auditoras de riesgos y la manera como se
debern abordar los resultados de estas y de la reevaluacin de los riesgos
que conlleve a un proceso de mejora continua del desarrollo y resultados de los
proyectos de investigacin llevados a cabo por el INVEMAR.

28

28

4. DESARROLLO Y RESULTADOS

4.1. Resultados obtenidos de la planificacin de la gestin
del riesgo

4.1.1. Factores Ambientales del INVEMAR

Durante el ao 2005 el Instituto desarroll sistemticamente un proceso
para elaborar el Mapa de Riesgos administrativos y operativos que
eventualmente podran afectar el desarrollo de los objetivos institucionales
y las actividades de investigacin. Es as como de parte de las directivas se
mostr el inters por elaborar una directriz para el manejo de riesgos, la
cual fue firmada y puesta en prctica a partir del 12 de mayo de 2005. Esta
directriz (anexo 5) establece lineamientos claros sobre el manejo que se les
dar a los riesgos identificados, analizados y evaluados, a travs de
seguimientos anuales.

Es importante sealar que todo el personal vinculado al Instituto particip a
travs de talleres en la discusin y levantamiento de los riesgos, su
descripcin y su calificacin. As mismo han participado en dos
seguimientos al Mapa de riesgos, correspondientes a los aos 2006 y 2007.

Teniendo en cuenta lo anterior es claro que el personal que labora en el
Instituto no desconoce esta herramienta de gestin de riesgos, facilitando la
implementacin de lo correspondiente a los proyectos que aqu se llevan a
cabo. As mismo el evidente compromiso de la alta direccin en darle un
manejo adecuado a los riesgos es un factor positivo que viabiliza el ejercicio
que se llevar a cabo con el PFG.

Por otro lado es necesario mencionar que el personal del rea de
investigacin que participar en la gestin de riesgos para los proyectos, al
29

29

tener una carga laboral importante, cuentan con tiempo limitado para
realizar la identificacin y anlisis de los riesgos.

4.1.2. Activos de los procesos del INVEMAR

El Estado Colombiano ha impulsado a travs del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica, que las entidades cuenten como
elemento dentro de su gestin con un manejo adecuado de los riesgos a
que se ven sometidas las actividades y funciones, para lo cual a travs de
guas e instructivos insta a las entidades a hacer el ejercicio juicioso de
administracin del riesgo como una sana prctica gerencial a travs de una
metodologa probada la cual se basa en lineamientos internacionales y las
experiencias con miras al fortalecimiento del autocontrol y la
autoevaluacin.

El INVEMAR adems de la anterior metodologa se ayud con
benchmarking de la Contralora General de la Repblica y del Estndar
Australiano de Administracin de Riesgos.

Como producto de este ejercicio se levant la gua de manejo de riesgos
administrativos y operativos en el que se obtuvieron 30 riesgos catalogados
en 9 factores (anexo 6). Es importante mencionar que se llevaron a cabo
las actividades de: Establecimiento de contexto, identificacin de riesgos,
anlisis de riesgos, evaluacin de riesgos y manejo de riesgos. Se
manejaron las variables frecuencia e impacto con valores que definen
diferentes niveles para la calificacin de estas variables as:

30

30

Cuadro 2: Valores de Frecuencia INVEMAR

NIVEL DESCRIPCIN DESCRIPCIN DETALLADA
A Casi siempre ocurre Se espera que ocurra en la mayora de las
circunstancias
B Es muy probable Probablemente ocurre en la mayora de las
circunstancias
C Es medianamente
probable
Ocurre con cierta frecuencia
D Es raro que ocurra Ocurre excepcionalmente

Cuadro 3: Valores de impacto INVEMAR

NIVEL DESCRIPCIN DESCRIPCIN DETALLADA
1 Insignificante No hay consecuencias graves para el cumplimiento de
los compromisos y objetivos institucionales
2 Menor Hay consecuencias que dificultan el cumplimiento de los
compromisos y objetivos institucionales
3 Moderado Hay consecuencias graves que dificultan el cumplimiento
de los compromisos y objetivos institucionales
4 Desastroso Hay consecuencias graves que impiden el cumplimiento
de los compromisos y objetivos institucionales

Respecto al anlisis y evaluacin de riesgo se utiliz la siguiente matriz de
priorizacin, la cual permiti determinar cules riesgos requieren tratamiento
inmediato (Los que se ubiquen en la zona de Riesgo Alto).

Cuadro 4: Matriz de evaluacin de riesgos INVEMAR

IMPACTO
F
R
E
C
U
E
N
C
I
A

1 2 3 4
A MEDIO ALTO ALTO ALTO
B BAJO MEDIO ALTO ALTO
C BALO BAJO MEDIO ALTO
D BAJO BAJO BAJO MEDIO

A travs de estas herramientas se estableci el mapa de riesgos en donde
qued consignado el responsable por cada riesgo, as como la fecha
establecida para cumplir con la accin de control, facilitando de esta manera
el seguimiento a estas y garantizar su cumplimiento. Es as que el personal
del INVEMAR no es ajeno a este ejercicio sobre todo teniendo en cuenta la
participacin y compromiso del personal directivo del mismo.
31

31

4.1.3. Plan de gestin del proyecto

Cada proyecto desarrollado en el INVEMAR cuenta desde el momento de
su inicio con unas herramientas de planeacin denominadas Plan de Accin
y Plan Operativo o presupuesto a travs de los cuales se sustentan las
actividades a desarrollar y permiten facilitar el cumplimiento de los objetivos
establecidos y aprobados por la fuente que financia el proyecto. Para el
caso que nos ocupa no existe para cada proyecto un ejercicio para la
gestin de los riesgos, que pueda servirnos de base para el presente PFG,
en este punto por tanto partiremos de ceros.

4.1.a. Plan de gestin de riesgos

Como producto de las reuniones con el subdirector de coordinacin de
investigacin se obtuvo el plan de gestin de riesgos en donde se puede
observar cmo la administracin del riesgo ser ejecutada en el ejercicio de
a realizarse en el INVEMAR como se describe a continuacin:

1. Metodologa: Con el fin de realizar la gestin de riesgos se
establecieron las herramientas y fuentes de informacin que servirn
como base para este ejercicio, se consider la bibliografa disponible
sobre el tema y la experiencia lograda a travs del levantamiento del
mapa de riesgos administrativo y operativo del INVEMAR. Teniendo
en cuenta que las metodologas para la gestin del riesgo
consultadas difieren muy poco unas de otras, conservando unas
bases comunes, se estableci que el mtodo a utilizar para llevar a
cabo la gestin de riesgos para los proyectos consistira en
levantamiento de la informacin a travs de reuniones con los jefes
de proyecto y su consolidacin por parte de la coordinadora de
planeacin, evaluacin y control (GPE).

32

32

Respecto a las herramientas y fuentes de informacin, se utilizarn
las entrevistas y los resultados de los seguimientos al mapa de
riesgos administrativo y operativo, as como de la correspondencia
recibida por parte de las fuentes de financiacin respecto a no
conformidades observadas por ellos durante y despus del desarrollo
de los proyectos.

2. Roles y Responsabilidades: Teniendo en cuenta que la iniciativa de
realizar este proyecto parte de la coordinadora GPE, ser ella quien
lidere el proceso a travs de la realizacin de un taller
multiprogramtico que rena al rea investigativa y administrativa
para levantar el mapa de riesgos de los proyectos de investigacin
del INVEMAR.

Cada jefe de proyecto o programa ser el responsable por
implementar las estrategias que se decidan como pertinentes para el
manejo de cada riesgo, con la asesora de la coordinadora GPE y el
profesional de Calidad y con el aval del coordinador SCI. El GPE se
responsabiliza segn sus funciones de hacerle el seguimiento
peridico al mapa de riesgos y de realizar sus actualizaciones las
veces que sea considerado necesario.

3. Preparacin del presupuesto: Se contar para la realizacin de las
medidas que se adopten para la gestin del riesgo con el
presupuesto asignado a los proyectos de Inversin que son los
utilizados para apalancar los recursos de los proyectos dependientes
de fuentes financiadoras diferentes a la Nacin que son los que
sustentan los proyectos de Inversin. Dado el caso que sea
necesario aplicar altos costos para la toma de medidas tendientes a
minimizar el impacto de los riesgos, se elaborar una solicitud
debidamente justificada para que sea revisada y estudiada por el
33

33

Comit Directivo, quien decidir la fuente a la cual se le cargarn
dichos costos.

4. Periodicidad. La gestin de riesgos de los proyectos que se realicen
en el INVEMAR se har cada dos aos tomando como punto de
partida el primer ejercicio de levantamiento del mapa de riesgos de
proyectos producto de este PFG. Estas revisiones y actualizaciones
del mapa de riesgos se harn teniendo en cuenta el anlisis de los
resultados obtenidos en la aplicacin de cada una de las medidas
adoptadas para gestionar los riesgos. A partir de la aplicacin del
mapa de riesgos, se utilizarn las medidas desde la fase de inicio de
cada proyecto que se deba ejecutar.

5. Categoras del riesgo: Luego de revisar la informacin con que se
dispone se propone categorizar los riesgos a travs de una
Estructura de Desglose del Riesgo (RBS) basada en los aspectos
que segn la experiencia, podran afectar los resultados de los
proyectos de investigacin, esta estructura jerrquica describe las
fuentes de los riesgos que afrontan los proyectos.

Cuadro 5: Estructura de Desglose del Riesgo (RBS)
EXTERNO
ORGANIZACIONAL Y
PLANEACIN
RECURSOS
HUMANOS
RECURSOS FSICOS Y
FINANCIEROS
PROCESOS Y
SISTEMAS
DIRECCIN DE
PROYECTOS
TECNICOS
LEGALES
Subcontratistas y
proveedores
Autocontrol
Conocimiento,
experiencia y
destrezas
Instrumentos y
equipos
Informacin Estimacin Requisitos Licencias
Regulatorio
Direccionamiento
estratgico
Disponibilidad de
personal
Apoyo logstico Metodologas Planificacin Complejidad Patentes
Cliente
Estructura funcional y
organizacional
Comportamiento Recursos financieros Tecnologa Fiabilidad Contratos
Condiciones
climticas
Clima laboral
Condiciones puesto
de trabajo
Diseo Permisos
PROYECTOS DESARROLLADOS EN EL INVEMAR

6. Definiciones de probabilidad e impacto de los riesgos: Con el fin de
llevar a cabo el anlisis cualitativo de riesgos se definen los
diferentes niveles de probabilidad e impacto con las cuales se
evaluarn los riesgos encontrados por el personal participante en el
taller. Se escoge la expresin en trminos numricos que asigna
34

34

valores a la probabilidad e impacto. Se colocar junto a cada
expresin numrica las descripciones del mismo para dar mayor
claridad y evitar subjetividad al momento de evaluar cada riesgo.

Cuando hablamos de probabilidad nos referimos por definicin a una
medida que estima la posibilidad de que un incidente o evento en
particular ocurra y se expresar en un porcentaje entre 0 y 0,9 (0,1;
0,3; 0,5; 0,7; 0,9). Impacto se refiere a cambios que podran ocurrir
en los resultados de uno o ms objetivos si el riesgo se materializa.
El impacto se trabajar con valores lineales entre 0,1 y 0,9 (0,1; 0,3;
0,5; 0,7; 0,9) relacionndola con una escala ordinal entre muy bajo y
muy alto.

Cuadro 6: Valores de probabilidad manejo de riesgos de proyectos
Valor Descripcin
0,1 Muy improbable
0,3 Improbable
0,5 Probable
0,7 Altamente probable
0,9 Casi cierto

Respecto al impacto este se define como los cambios que podran
suceder en los resultados de uno o ms objetivos si el riesgo se
materializa. El impacto del riesgo se medir en una escala cardinal
no lineal comprendida entre 0,1 y 0,9, as:

35

35

Cuadro 7: Escalas de impacto del riesgo sobre los principales
objetivos del proyecto

Objetivos del
proyecto
Muy Leve/0,1 Leve/0,3 Moderado/0,5 Crtico/0,7 Muy Crtico/0,9
Costos
Insignificante
incremento del
costo
Incremento del
costo < 5%
Incremento
del costo entre
el 5-10%
Incremento del
costo entre el 10-
20%
Incremento del
costo >20%
Cronograma
Insignificante
variacin del
cronograma
Retrasos en el
programa < 5%
Retrasos del 5-
10% del
programa
Retrasos del 10-
20% en el
programa
Retrasos del
programa
superior al 20%
Alcance
Reduccin del
alcance apenas
perceptible
reas menores
del alcance son
afectadas
reas
principales del
alcance
afectadas
Reduccin del
alcance
inaceptable para
la fuente
financiadora
El producto final
del proyecto es
inservible
Calidad
Degradacin de
la calidad apenas
perceptible
Slo aplicaciones
muy especficas
son afectadas
La reduccin
de la calidad
demanda la
aprobacin del
cliente
Reduccin de la
calidad
inaceptable para
el cliente
El producto final
del proyecto es
inservible

7. Matriz de probabilidad e impacto: Ser la herramienta a travs de la
cual se ubicarn los riesgos interceptando la probabilidad y el
impacto, as dependiendo del valor obtenido se tendrn categoras
que permitirn priorizar la aplicacin de medidas para el tratamiento
de los riesgos. Se clasificarn en cinco zonas de riesgos: Zona de
riesgo aceptable, zona de riesgo tolerable, zona de riesgo,
moderado, zona de riesgo importante y zona de riesgo inaceptable.

Cuadro 8: Matriz de probabilidad e impacto
Probabilidad 0,1 0,3 0,5 0,7 0,9
0,9 0,09 0,27 0,45 0,63 0,81
0,7 0,07 0,21 0,35 0,49 0,63
0,5 0,05 0,15 0,25 0,35 0,45
0,3 0,03 0,09 0,15 0,21 0,27
0,1 0,01 0,03 0,05 0,07 0,09
Impacto

36

36

Zona de riesgo aceptable
Zona de riesgo torerable
Zona de riesgo moderado
Zona de riesgo importante
Zona de riesgo inaceptable

8. Formatos de informe: Se reportarn ac los formatos de
identificacin de riesgos, anlisis cualitativo, y de planificacin de la
respuesta a los riesgos.

a. Cuadro 9. Formato identificacin de riesgos:
Objetivo proyecto
Causas (factores internos,
externos y agente
generador)
Riesgo Descripcin Efectos (consecuencias)
Mtodo de control
existente

b. Cuadro 10. Anlisis cualitativo:
Probabilidad 0,1 0,3 0,5 0,7 0,9
0,9
9. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
27. ZONA DE
RIESGO
MODERADO.
Evitar el riesgo
45. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
63. ZONA DE
RIESGO
INACEPTABLE
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
81. ZONA DE
RIESGO
INACEPTABLE.
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0,7
7. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
21. ZONA DE
RIESGO
MODERADO.
Evitar el riesgo
35. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
49. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
63. ZONA DE
RIESGO
INACEPTABLE
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0,5
5. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
15. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el
riesgo
25. ZONA DE
RIESGO
MODERADO
Evitar el riesgo
35. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
45. ZONA DE
RIESGO
IMPORTANTE
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir
0,3
3. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
9. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE
Asumir el riesgo
Reducir el riesgo
15. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE
Reducir el
riesgo
Compartir o
transferir el
riesgo
21. ZONA DE
RIESGO
MODERADO
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
27. ZONA DE
RIESGO
MODERADO
Reducir el riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
0,1
1. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
3. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el riesgo
5. ZONA DE
RIESGO
ACEPTABLE.
Asumir el
riesgo
7. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
9. ZONA DE
RIESGO
TOLERABLE.
Reducir el riesgo
Compartir o
transferir el riesgo
Impacto

37

37

c. Cuadro 11. Formato de planificacin respuesta a los riesgos

Riesgo Impacto Probabilidad
Evaluacin
del riesgo
Controles
existentes
Valoracin del
riesgo
Opciones de
manejo
Estretegias y
Acciones
Responsables Cronograma Indicador

38

38

4.2. Riesgos identificados (amenazas) para el ptimo desarrollo
de los proyectos de investigacin del INVEMAR

La ejecucin de este ejercicio consisti en la invitacin a dos talleres con la
participacin de personal del rea misional y de apoyo. Es as como se logr la
asistencia de 15 trabajadores, ms de los inicialmente planteados. Estas
personas participaron activamente mediante sus aportes para la identificacin y
posterior anlisis.

El primer taller consisti en la identificacin de los riesgos partiendo de la
metodologa planteada por el PMBOK y reforzada con la metodologa de
manejo de riesgos expedido por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica (DAFP) cuyo principal aporte es la revisin de los controles existentes
para el manejo de cada riesgo al momento de hacer la identificacin, los cuales
dependiendo de su existencia y eficacia, influir en la calificacin final y
definitiva del riesgo, es decir la calificacin final del mismo. As mismo se
adicionan indicadores como medio de verificacin de las estrategias. La
explicacin detallada de las diferencias entre una y otra metodologa se
encuentra en el captulo de seguimiento y control de riesgos.

A continuacin se presenta el resultado obtenido en el primer taller, partiendo
de tres grupos de trabajo. Se agruparon los riesgos por objetivo de proyecto
para facilitar su revisin y posterior anlisis cualitativo as:

39

39

OBJETIVO
PROYECTO
CAUSAS (Factores internos,
externos )
RIESGO DESCRIPCIN
EFECTOS
(Consecuencias/impacto por la
ocurrencia del riesgo)
CONTROLES EXISTENTES
Falta de planeacin para la ejecucin de
proyectos
Mala imagen del INVEMAR ante las fuente
de financiacin
Falta seguimiento a la ejecucin
Retrasos en la ejecucin
Mala imagen del INVEMAR ante las fuente
de financiacin
Comunicacin deficiente ordenador de
gasto/investigadores
No se adquiere todo lo planeado en el
tiempo establecido
Reprocesos/sobrecarga personal contable
CALIDAD
Demora en el proceso de contratacin y
algunos trmites no estn contemplados
en el procedimiento
Sacrificar calidad Prdida de imagen institucional
No existe control de los procesos de
contratacin. El cliente (investigador)
no puede saber que pas con un
requerimiento ( Cundo se hizo, si se
hizo o n)
Personal algunas veces sin suficiente
conocimiento y experiencia
Seguimiento plan de accin
Instrumentos y equipos defectuosos
Plan de mantenimiento preventivo y
correctivo
Falta de informacin adecuada No existe
Deficiente planificacin Plan operativo del proyecto
* Consultas por intranet del
presupuesto
* Informes peridicos
* Reuniones bimestrales con
responsables de proyecto
No existe
CALIDAD
Baja produccin
Baja calidad
Prdida de imagen
Prdida de financiador
Aprietos legales y econmicos
COSTOS
Desconocimiento de la realidad de los
gastos que se necesitan para ejecutar una
actividad
Subutilizacin de los recursos
monetarios disponibles en un lapso
de tiempo dentro del proyecto
Solicitudes de anticipos que
sobrepasan en ms del 60% las
necesidades reales de efectivo para
los gastos de la salida de campo.
Mientras no se legaliza un anticipo no
se dispone del dinero que no se
ejecutar para liberarlo al cubrimiento
de otra necesidad
COSTOS Devolucin de recursos a la fuente
TIEMPO
Incumplimiento plazos entrega
informes financieros

40

40

OBJETIVO
PROYECTO
externos )
RIESGO DESCRIPCIN
EFECTOS
Falta motivacin (incentivos no
necesariamente monetarios)
Problemas en relaciones interpersonales
Inadecuadas condiciones de trabajo
(goteras en oficina)
ALCANCE y TIEMPO
Inconvenientes y fallas en logstica
(ejemplo: equipos o barco)
Incumplir con compromisos y tiempos Prdida de imagen institucional
Seguimientos a planes de accin
individual y de proyectos
ALCANCE
Demanda no controlada de conceptos
SINA que exige tiempos y esfuerzo de
investigadores (requerimientos externos)
Prdida de competitividad Prdida de imagen institucional
hizo o n)
ALCANCE
Escasez de recursos financieros que
conllevan a escasez de recursos humanos
y de infraestructura
No avanzar en los temas de inters
Prdida de capital humano (fuga de
cerebros)
Planes de accin y estratgicos
Compromisos extracontractuales No cumplir lo planeado
Decisiones polticas o financieras Superar lo planeado
COSTOS Variacin en las tasas de cambio
Que sobre o falte dinero para cumplir
los compromisos
Prdida de imagen institucional
Rubro imprevistos
Rubros presupuestados con tasas de
cambio ms altas
Cambios en los presupuestos del proyecto Planeacin de imprevistos
Variacin en los planes operativos del
proyecto
No existe
No existe ALCANCE
Prdida de financiadores
Prdida de imagen
Aprietos legales
COSTOS Variacin en los ndices econmicos
Fluctuacin en la tasa cambiaria para
la compra de productos importados o
proyectos financiados
internacionalmente
Incremento en los costos de las
provisiones o contratos por
variaciones en el cambio de la
moneda
ALCANCE Y CALIDAD
No cumplir tareas, planes a cabalidad
y con la calidad requerida
Incumplir con compromisos
Prdida de capital humano (fuga de
cerebros)

41

41

OBJETIVO
PROYECTO
externos )
RIESGO DESCRIPCIN
EFECTOS
Devolver recursos
Falta de recursos
Cambio de rubros
Falta de contrapartida
Fluctuacin de la moneda
Mora del financiador
Imprevistos
Deficiencia en la planeacin
Desconocimiento en implicaciones por
incumplimiento de entrega de informes
(clusulas del convenio)
Demasiado trabajo para el rea financiera
(han aumentado el nmero de proyectos)
Demora en la toma de decisiones a nivel
directivo
Incumplimiento en los tiempos de entrega
en procesos aparentemente no urgentes
Seguimiento a travs del plan de
accin
Retraso en la elaboracin de un producto
lo que conlleva ala baja calidad
Revisin por lo coordinadores de
programa de los producto y el
seguimiento de estos
Aplazamiento en los tiempos Plan de renovacin de equipos
Disminucin de la calidad del producto
Repotenciacin y adquisicin de
equipos
TIEMPO Fallos en la plataforma tecnolgica
Retrasos y suspensin de las tareas
que de ellos depende
Suspensin de servicio de la red Aplazamiento en los tiempos No existe
El control existente (revisin internas
de propuestas a someter) no se est
haciendo rigurosamente
TIEMPO Obsolescencia de equipos
Demoras o suspensin temporal de
actividades
hizo o n)
TIEMPO
Debilidad en la coordinacin de
actividades comunes al interior del
instituto
Incumplimiento y/o retraso en la
entrega de productos
A pesar de la necesidad de trabajar
en conjunto interprogramticamente
no se han establecido los
mecanismos para trabajarlos en
comn
TIEMPO
Atrasos en los tiempos estipulados
para la entrega de informes
Prdida de imagen institucional
COSTO
Prdida de recursos a futuro
Prdida de mayores recursos
Descapitalizacin
Sobrecostos
Menos oportunidades de investigacin
Devolucin de recursos
Prdida de personal

42

42

OBJETIVO
PROYECTO
externos )
RIESGO DESCRIPCIN
EFECTOS
TIEMPO
Falta de previsin de almacenamiento de
la informacin institucional
Prdida de informacin vital del da a
da y memoria institucional
Repeticin de procesos que ya se haban
elaborado lo que conlleva a uso de mayor
tiempo y posiblemente de dinero
Protocolo de Back Up
Aplazamiento en las fechas de productos
del proyecto hacia la fuente de
financiacin
Seguimiento por parte de supervisores
Alcance de los productos se disminuyen
Calidad del producto se puede ver
comprometido
Aplazamiento en las fechas de inicio lo
que conlleva a recortes en los tiempos de
ejecucin
comprometido
Aplazamiento de actividades
comprometido
Falta de muestreo
Retraso de productos
Cambios en los alcances del proyecto
Sobrecosto de presupuesto No ejecucin de algunas actividades
Metodologa planteada no es la mejor
para abordar los objetivos
Limitacin de los alcances del proyecto
Productos que no cumplen con la
expectativa inicial
Los resultados obtenidos no son los
esperados o concluyentes
COSTOS
Inadecuada planeacin de recursos
financieros, humanos y de alcance en un
proyecto
Comit de evaluacin de proyectos y
filtros al interior del programa
Proceso de seleccin de personal con
criterios claros y cumplimiento a
lineamiento establecidos
ALCANCE Orden pblico
Falta de accesibilidad a los lugares
objetivo del proyecto
Consulta con las autoridades
competentes previo a la realizacin de
la actividad
TIEMPO
La disponibilidad de recursos financieros
no permite en algunos casos contratar
personal con experiencia o conocimientos
suficientes sobre una materia
Retraso en las actividades asociadas
a ese recurso
Concentracin de responsabilidades
en pocas personas
Evaluacin de proveedores y
contratistas
Demoras en los trmites
administrativos y en los procesos
internos del Instituto
Incremento de la supervisin para
agilizar los procesos administrativos
TIEMPO
Incumplimiento en la entrega de
suministros y productos por parte de los
proveedores y subcontratistas
Demoras en la entrega de los
servicios requeridos por causas
ajenas al instituto

43

43

4.3. Resultados obtenidos del anlisis cualitativo de riesgos

Una vez identificados y revisados los resultado de la identificacin de riesgos se
realiz el taller No. 2 donde se agruparon las personas en tres grupos diferentes a
los conformados en el taller 1, con el fin de recoger sus opiniones y experiencia
acerca de riesgos diferentes a los trabajados en el taller No. 1. Los resultados se
puedes observar en los siguientes cuadros.

4.3.1. Listado de riesgos prioridades (de menor a mayor)

Cuadro 12. Riesgos tolerables
Evaluacin
del riesgo
Controles existentes Valoracin del riesgo
Disminucin de la calidad de
los productos entregados por
contratacin de personas sin
suficiente conocimiento y
experiencia
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Seguimiento plan de accin 0,15 riesgo tolerable
Disminucin de la calidad por
escasez de instrumentos y/o
instrumentos o equipos
defectuosos
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Plan de mantenimiento
preventivo y correctivo
0,15 riesgo tolerable
deficiente planificacin del
proyecto
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Plan operativo del proyecto
concertado entre las partes
Falta de recursos por el cambio
de divisas
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
Rubro imprevistos
Rubros presupuestados con
tasas de cambio ms altas
ajenas al Insituto debido a
incumplimiento en la entrega
de suministros y productos por
parte de proveedores y
subcontratistas
0,7 0,3
0,21 riesgo
moderado
*Seguimiento por parte de
supervisores de los contratos
* Evaluacin de proveedores y
contratistas

44

44

Cuadro 13. Riesgos Moderados
Evaluacin
del riesgo
Devolucin de recursos a la
fuente
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
0,21 riesgo moderado
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
monetarios disponibles en un
lapso de tiempo dentro del
proyecto
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe 0,25 riesgo moderado
demora en procesos de
contratacin
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
No avanzar en los temas de
inters por escasez de
recursos humanos y financieros
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
Planes de accin y
estratgicos
Descapitalizacin
Sobrecostos
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
El control existente (revisin
internas de propuestas a
someter) no se est haciendo
rigurosamente
Demoras o suspensin
temporal de actividades debido
a obsolescencia de equipos
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
* Plan de renovacin de
equipos
* Repotenciacin y adquisicin
de equipos
Prdida de informacin vital del
da a da y memoria
institucional por
almacenamiento inadecuado de
0,7 0,7
0,49 riesgo
importante
Protocolo de Back Up 0,21 riesgo moderado
presupuesto

45

45

Cuadro 14. Riesgos Importantes
Evaluacin
del riesgo
falta de informacin adecuada
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe 0,35 riesgo importante
No cumplir tareas, planes a
cabalidad y con la calidad
requerida
debido a clima laboral adverso
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
demanda no controlada de
conceptos que exige tiempos y
esfuerzo de investigadores
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
Atrasos en los tiempos
estipulados para la entrega de
informes
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
No existe control de los
procesos de contratacin. El
cliente (investigador) no puede
saber que pas con un
requerimiento ( Cundo se
hizo, si se hizo o n)
0,35 riesgo importante
entrega de productos por
debilidad en la coordinacin de
actividades comunes
0,9 0,7
0,63 riesgo
inaceptable
*Seguimiento a travs del plan
de accin
*Revisin por lo coordinadores
de programa de los producto y
el seguimiento de estos
Retrasos y suspensin de las
tareas que dependen de la
intranet
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
administrativos y en los
procesos internos del instituto
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
Gua del supervisor de contratos0,35 riesgo importante
Retraso en las actividades por
dificultades en contratacin de
personal con suficiente
experiencia y conocimiento
sobre una materia
0,7 0,7
0,49 riesgo
importante
Proceso de seleccin de
personal con criterios claros y
cumplimiento a lineamiento
establecidos

46

46

Cuadro 15. Riesgos Inaceptables
Evaluacin
del riesgo
Incumplimiento de
compromisos por
inconvenientes y fallas en
logstica
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
No existe 0,63 riesgo inaceptable
Sobreesforzar los recursos
humanos dificultando la
consecucin de productos de
ptima calidad
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante

Los 10 riesgos identificados como inaceptables o importantes tendrn prioridad de
respuesta a travs de acciones y estrategias conducentes a su reduccin o
evasin de los mismos.

4.3.2. Listado de riesgos agrupados por categoras

A continuacin se presenta el listado de riesgos identificados y valorados
agrupados por las categoras del riesgo planteadas en el plan de gestin de
riesgos. Estos mismos fueron la base del ejercicio aplicado en el taller No. 1. Se
observa que no fue necesario incorporar nuevas categoras del riesgo ya que las
inicialmente planteadas cubrieron todas las posibles causas que generan riesgos
en los proyectos del INVEMAR.
47

47

Categora del
riesgo
Riesgo Impacto Prob.
Evaluacin
del riesgo
Controles existentes
Valoracin del
riesgo
Direccin de
proyectos
Devolucin de recursos a
la fuente
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
presupuesto
0,21 riesgo
moderado
Direccin de
proyectos
Disminucin de la calidad
por deficiente
planificacin del proyecto
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
0,15 riesgo
tolerable
Direccin de
proyectos
Prdida de recursos a
futuro
Prdida de mayores
recursos
Descapitalizacin
Sobrecostos
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
rigurosamente
0,25 riesgo
moderado
Direccin de
proyectos
Incumplimiento y/o
retraso en la entrega de
productos por debilidad
en la coordinacin de
actividades comunes
0,9 0,7
0,63 riesgo
inaceptable
de accin
0,45 riesgo
importante
Externo
Falta de recursos por el
cambio de divisas
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
Rubro imprevistos
0,15 riesgo
tolerable
Externo
Demoras en la entrega
de los servicios
requeridos por causas
ajenas al Insituto debido
a incumplimiento en la
entrega de suministros y
productos por parte de
proveedores y
subcontratistas
0,7 0,3
0,21 riesgo
moderado
contratistas
0,15 riesgo
tolerable
Organizacin y
planeacin
Incumplimiento plazos
entrega informes
financieros
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
presupuesto
0,21 riesgo
moderado
Organizacin y
planeacin
No cumplir tareas, planes
a cabalidad y con la
calidad requerida
Incumplir con
compromisos debido a
clima laboral adverso
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
0,35 riesgo
importante

48

48

Categora del
riesgo
Evaluacin
del riesgo
Valoracin del
riesgo
Organizacin y
planeacin
Incumplimiento de
compromisos por
logstica
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
No existe
0,63 riesgo
inaceptable
Organizacin y
planeacin
por demanda no
controlada de conceptos
que exige tiempos y
esfuerzo de
investigadores
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
0,35 riesgo
importante
Organizacin y
planeacin
Sobreesforzar los
recursos humanos
dificultando la
consecucin de
productos de ptima
calidad
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
No existe
0,63 riesgo
inaceptable
Organizacin y
planeacin
estipulados para la
entrega de informes
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
0,35 riesgo
importante
Organizacin y
planeacin
Retrasos y suspensin de
las tareas que dependen
de la intranet
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
No existe
0,35 riesgo
importante
Organizacin y
planeacin
procesos internos del
instituto
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
Gua del supervisor de
contratos
0,35 riesgo
importante
Procesos y
sistemas
de los productos
entregados por demora
en procesos de
contratacin
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
0,25 riesgo
moderado
Procesos y
sistemas
por falta de informacin
adecuada
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
No existe
0,35 riesgo
importante
Procesos y
sistemas
Prdida de informacin
vital del da a da y
memoria institucional por
almacenamiento
inadecuado de la
informacin institucional
0,7 0,7
0,49 riesgo
importante
Protocolo de Back Up
0,21 riesgo
moderado
Recursos
fsicos y
financieros
por escasez de
instrumentos y/o
defectuosos
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
0,15 riesgo
tolerable
Recursos
fsicos y
financieros
No avanzar en los temas
de inters por escasez de
recursos humanos y
financieros
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
Planes de accin y
estratgicos
0,25 riesgo
moderado
Recursos
fsicos y
financieros
Demoras o suspensin
temporal de actividades
debido a obsolescencia
de equipos
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
equipos
de equipos
0,21 riesgo
moderado

49

49

Categora del
riesgo
Evaluacin
del riesgo
Valoracin del
riesgo
Recursos
humanos
de los productos
entregados por
contratacin de personas
sin suficiente
conocimiento y
experiencia
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Seguimiento plan de accin
0,15 riesgo
tolerable
Recursos
humanos
Retraso en las
actividades por
dificultades en
contratacin de personal
con suficiente experiencia
y conocimiento sobre una
materia
0,7 0,7
0,49 riesgo
importante
establecidos
0,35 riesgo
importante
Tcnicos
Subutilizacin de los
recursos monetarios
disponibles en un lapso
de tiempo dentro del
proyecto
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
No existe
0,25 riesgo
moderado

4.4. Resultados de la aplicacin del planeamiento de la
respuesta a los riesgos

El ejercicio de administracin de riesgos contina con la elaboracin de las
acciones y estrategias tendientes a minimizar el impacto de los riesgos sobre
los objetivos de los proyectos desarrollados en el INVEMAR. As a travs del
desarrollo del Taller No. 2 se revisaron rpidamente cada riesgo y sobre todo
los controles que se haban identificado en el taller No. 1, donde se obtuvo la
propuesta de estrategias que podran aplicarse a cada riesgo.

Es importante mencionar que fue necesario revaluar algunas de las estrategias
que inicialmente los participantes haban planteado, ya que no eran viables o
de muy difcil implantacin. Tambin se revis la redaccin de algunos riesgos
con el fin de ser ms comprensibles. As mismo se evidenci la necesidad de
replantear algunas acciones preestablecidas en el anlisis cualitativo, como es
el caso de la zona de riesgo moderado (0.21) y (0.25) donde se estim como
alternativa nica la evasin del riesgo, cuando realmente el ejercicio permiti
50

50

concluir que adems otra estrategia viable es la reduccin del riesgo. Ver
cuadro 17.

4.5. Seguimiento y control de riesgos

Teniendo en cuenta lo propuesto en el marco metodolgico respecto a
seguimiento y control de riesgos y que se hizo necesario revisar y adaptar una
metodologa de administracin del riesgo expedida por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) de carcter obligatorio para las
entidades con vnculos estatales como el INVEMAR, se obtuvo una
metodologa combinada entre el PMBOK y la planteada por el DAFP donde
para el caso especfico de seguimiento efectivo a las estrategias y acciones
planteadas para cada riesgo se involucraron indicadores, esto con el fin de
monitorear peridicamente su estado de avance y proponer si es el caso la
modificacin o ajuste de la estrategia planteada. Ver cuadro 18.

As mismo como producto de esta revisin de metodologas y de la aplicacin
de lo que se consider como valor agregado se pretende sugerir una
metodologa que rene lo mejor de ambas. Con el fin de facilitar su
comprensin se hace un cuadro comparativo:

Cuadro 16. Cuadro comparativo metodologas PMBOK-DAFP
PMBOK DAFP
Planificacin de la gestin de
riesgos
Contexto estrategico
Identificacin de riesgos Identificacin de riesgos
Anlisis cualitativo Anlisis de riesgos
Valoracin de riesgos
Planeamiento respuesta a
los riesgos
Polticas de administracin del
riesgo
Seguimiento y control de
riesgos
Monitoreo
Etapas

51

51

Se har una breve descripcin de cada etapa de la metodologa DAFP y su
aporte real al presente PFG y como metodologa para replicar en cualquier
organizacin. Es necesario aclarar que la metodologa del DAFP no est
diseada para manejo de riesgos especficos de proyectos sino para riesgos
generales de una entidad.

Etapa 1. Contexto estratgico. Su propsito es el mismo que el de
Planificacin de la gestin del riesgo del PMBOK. Esta etapa es la base de la
identificacin del riesgo y su anlisis se realiza a partir del conocimiento de
situaciones del entorno de la entidad, tanto de carcter social, econmico,
cultural, de orden pblico, poltico, legal y/o cambios tecnolgicos, entre otros
(DAFP, 2006)

Etapa 2. Identificacin de riesgos. Busca identificar los factores internos o
externos a la entidad que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los
objetivos. Esta metodologa sugiere enlazar cada riesgo con los objetivos que
afecta, su causa y efecto y aade si es necesario un campo de descripcin del
riesgo. En la prctica de este PFG se adicion la columna de control existente
con el fin de facilitar el posterior proceso de anlisis cualitativo partiendo de
una base de controles existentes. Esta modificacin a la metodologa fue
acertada toda vez que en el taller No. 2 se pudo contar con esta informacin
base optimizando el tiempo y permitiendo as mismo que los participantes
revisaran nuevamente los controles y aadieran si fuese el caso, otros que no
se hubieran tenido en cuenta.

Etapa 3. Anlisis de riesgo. Busca establecer la probabilidad de ocurrencia de
los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos
con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las
acciones que se van a implementar. (DAFP 2008). En esta metodologa se
52

52

contempla la matriz de calificacin y respuesta al riesgo de 3X3, con
probabilidades comprendidas entre 1 y 3 (baja, media y alta) e impactos de 5,
10 y 20 (leve, moderado y catastrfico). Esta calificacin ser la primera
teniendo como base los riesgos sin contemplar los controles existentes en la
organizacin para la minimizacin del riesgo. En el ejercicio aplicado al
INVEMAR se utiliz una matriz de 5X5 tal como lo sugiere el PMBOK ya que
se consider que permita un mejor anlisis de los riesgos.

Etapa 4. Valoracin del riesgo. En esta etapa se confronta la evaluacin del
riesgo, obtenido en la etapa previa, con los controles existentes para
establecer prioridades para su manejo. En este punto puede resultar que
disminuya o aumente el impacto y la probabilidad inicialmente obtenida en la
etapa 3 dependiendo de la efectividad de los controles que se estn aplicando
para el manejo de cada riesgo.

Etapa 5. Polticas de administracin de riesgos. Esta etapa es anloga a la de
planificacin de respuesta a los riesgos. Consiste en identificar las opciones
para tratar y manejar los riesgos basados en la valoracin de los mismos con el
fin de tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de administracin del
riesgo. El resultado de esta etapa es el denominado mapa de riesgos que
contempla las columnas de cronograma e indicador que facilitan el seguimiento
a las acciones que se implementen para el manejo de los riesgos. Este valor
agregado fue tomado para efectos del ejercicio realizado en el INVEMAR.

Etapa 6. Monitoreo. Asegura que las acciones se estn llevando a cabo y
evala la eficiencia de su implementacin mediante la revisin sobre la
ejecucin. Esta etapa es asimilable a la de seguimiento y control de riesgos.

53

53

Cuadro 17. Planeamiento de respuesta a los riesgos
Evaluacin
del riesgo
Controles existentes Valoracin del riesgo Estretegias y Acciones Responsables Cronograma
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
Reducir * Destinar ms recursos
dentro de los rubros del proyecto
en aras de conseguir la
informacin ms adecuada
*Jefes de programa y
proyecto
Primer trimestre
2009
requerida
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
Reducir. Hacer un diagnstico del
clima laboral y tomar las medidas
que sean pertinentes a partir de
este estudio
*Grupo de talento
humano y desarrollo
organizacional
Primer trimestre
2009
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
Evitar. *Realizar un anlisis del
tiempo y los costos asociados a la
respuesta a conceptos para mirar
si es necesario implementar un
equipo de trabajo dedicado solo a
este tema para que los proyectos
no se vean afectados
*Subdirector de
coordinacin de
investigacin
Primer trimestre
2009
informes
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
Reducir. *Aumentar rigurosidad en
los seguimientos a los procesos
de contratacin
DGI/GPE/SCI/Programa
s
ltimo trimestre
2008
actividades comunes
0,9 0,7
0,63 riesgo
inaceptable
de accin
Reducir. *Planificar conjuntamente
los planes de accin de los
investigadores en lo que respecta
a actividades comunes entre
programas de investigacin
Hacer acuerdos comunes
SRA/Programas de
investigacin
Primer trimestre
2009
intranet
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
Reducir. *Aumentar controles por
parte del personal que debe
prestar servicio a travs de
intranet.
*El grupo de sistemas y telemtica
debe actualizar constantemente
esta herramienta
SRA/GST
Primer trimestre
2009
54

54

Evaluacin
del riesgo
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
Gua del supervisor de contratos0,35 riesgo importante
Evitar *Respetar los tiempos
estipulados en los procedimientos
Coordinadores SRA y
DGI
Primer trimestre
2009
sobre una materia
0,7 0,7
0,49 riesgo
importante
establecidos
Reducir *Programa de
capacitacin puesto en prctica
GTH/Coordinadore de
programa y grupo
Primer trimestre
2009
Incumplimiento de
compromisos por
logstica
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
Reducir * Tener un plan B que
incluya alquilar lanchas o
vehculos por fuera del Instituto
* Reglamentar los planes de
contingencia
*Grupo de servicios
generales
proyecto
ltimo trimestre
2008
ptima calidad
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
Reducir *Reconsiderar la
armonizacin de las actividades
propias de INVEMAR con las
decisiones polticas
* Valorar el esfuerzo en los planes
de accin a travs de incentivos
*Comit directivos
*Grupo de talento
humano
ltimo trimestre
2008

55

55

Evaluacin
del riesgo
fuente
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
proyecto
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Evitar *Proponer figura de
personal enlace
administracin/programas de
investigacin
*Coordinador GFG
*Subdirector de
Recursos y Apoyo a la
Investigacin
Primer trimestre
2009
contratacin
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Evitar * Propiciar espacios donde
se fomenten los procesos de
comunicacin a todo nivel
* Cronogramas de seguimiento
* Coordinadora
contratos
ltimo trimestre
2008
0,5 0,7
0,35 riesgo
importante
Planes de accin y
estratgicos
Evitar. Hacer mayor gestin por
programa para conseguir los
recursos necesarios
* Jefes de
programa/investigadore
s
Primer trimestre
2009
Descapitalizacin
Sobrecostos
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
rigurosamente
Reducir. *Reforzar el papel del
comit evaluador de acuerdo con
procedimiento establecido
SCI/SRA
Primer trimestre
2009
Demoras o suspensin
0,7 0,5
0,35 riesgo
importante
equipos
de equipos
Reducir.*Reforzar los existentes
*Ejecutar el plan de reposicin de
equipos
Laboratorios/programas
de
investigacin/SCI/DGI
ltimo trimestre
2008
da a da y memoria
institucional por
0,7 0,7
0,49 riesgo
importante
Protocolo de Back Up 0,21 riesgo moderado
Reducir *Motivar a travs de
charlas al personal del INVEMAR
de la necesidad de que coloquen
la informacin necesaria en los link
destinados a Back Up
SRA/GST
Segundo
trimestre 2009
presupuesto
Evitar. Reunin de sensibilizacin
acerca de la importancia de la
correcta planeacin de los
proyectos
*Contadora
*Coordinador Grupo
Financiero y de Gestin
ltimo trimestre
2008

56

56

Evaluacin
del riesgo
experiencia
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Seguimiento plan de accin 0,15 riesgo tolerable
Reducir * Reforzar control
existente a travs de seguimientos
por parte de los responsables del
plan de accin
Coordinadores de
programa y grupo
Primer trimestre
2009
defectuosos
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Reducir * Mantener los controles
existentes
* Continuar con las hojas de vida
por equipo
*Grupo servicios
generales
*Grupo sistemas y
telemtica
* Jefes de laboratorios
ltimo trimestre
2008
proyecto
0,3 0,5
0,15 riesgo
tolerable
Reducir. *Reforzar los controles
existentes
proyecto
Primer trimestre
2009
de divisas
0,5 0,5
0,25 Riesgo
moderado
Rubro imprevistos
Asumir. *Continuar la aplicacin de
las medidas
proyecto
ltimo trimestre
2008
subcontratistas
0,7 0,3
0,21 riesgo
moderado
contratistas
Reducir *Aumentar la rigurosidad
en el control de seguimiento a la
seleccin de proveedores y
contratistas que afectan
directamente la calidad de los
productos de los proyectos
Materiales y
suministros/oficina de
contratos/supervisores
ltimo trimestre
2008

57

57

Cuadro 18. Riesgos incorporando los indicadores de seguimiento.

Riesgo Valoracin del riesgo Estretegias y Acciones Responsables Cronograma Indicador
experiencia
Reducir * Reforzar control
existente a travs de seguimientos
por parte de los responsables del
plan de accin
Coordinadores de
programa y grupo
Primer trimestre
2009
Al menos un seguimiento al plan de
accin de proyectos por parte de los
responsables
defectuosos
Reducir * Mantener los controles
existentes
* Continuar con las hojas de vida
por equipo
*Grupo servicios
generales
*Grupo sistemas y
telemtica
* Jefes de laboratorios
ltimo trimestre
2008
*Plan de mantenimiento de equipos,
ejecutado al menos en 90%
*Hojas de vida de equipos en
uso/Total hojas de vida de equipos
proyecto
Reducir. *Reforzar los controles
existentes
proyecto
Primer trimestre
2009
(# de proyectos con plan operativo
concertado entre las partes/# total
de proyectos en un semestre)X100
de divisas
Asumir. *Continuar la aplicacin de
las medidas
proyecto
ltimo trimestre
2008
# de proyectos en moneda
extranjera que cumplen cabalmente
con su plan de accin/# total de
proyectos en moneda extranjera
subcontratistas
Reducir *Aumentar la rigurosidad
en el control de seguimiento a la
seleccin de proveedores y
contratistas que afectan
directamente la calidad de los
productos de los proyectos
Materiales y
suministros/oficina de
contratos/supervisores
ltimo trimestre
2008
# de contratos con proveedores y
contratistas (reactivos y equipos
especializados) con su respectiva
acta de seleccin/ # total de
contratos con proveedores y
contratistas (reactivos y equipos
especializados)

58

58

fuente
((Recursos devueltos en el ao en
curso - recursos devueltos ao
anterior)/Recursos devueltos ao
anterior)X100
(# de informes de proyectos
entregados por fuera del plazo/#
total de informes en un ao) * 100
proyecto
Evitar *Proponer figura de
personal enlace
administracin/programas de
investigacin
*Coordinador GFG
*Subdirector de
Recursos y Apoyo a la
Investigacin
Primer trimestre
2009
% de variacin de dinero devuelto
como anticipo no gastado ao 1
frente a ao 0
contratacin
Evitar * Propiciar espacios donde
se fomenten los procesos de
comunicacin a todo nivel
* Cronogramas de seguimiento
* Coordinadora contratos
ltimo trimestre
2008
No. De eventos de socializacin de
procedimientos de contratacin
Evitar. Hacer mayor gestin por
programa para conseguir los
recursos necesarios
* Jefes de
programa/investigadores
Primer trimestre
2009
# de proyectos aprobados en ell ao
en curso-# de proyectos aprobados
en el ao anterior)/# de proyectos
aprobados en el ao anterior)X100
Descapitalizacin
Sobrecostos
Reducir. *Reforzar el papel del
comit evaluador de acuerdo con
procedimiento establecido
SCI/SRA
Primer trimestre
2009
# de proyectos con el aval del
comit evaluador/# total de
proyectos enviados a fuente de
financiacin
Evitar. Reunin de sensibilizacin
acerca de la importancia de la
correcta planeacin de los
proyectos
*Contadora
*Coordinador Grupo
Financiero y de Gestin
ltimo trimestre
2008

59

59

Demoras o suspensin
Reducir.*Reforzar los existentes
*Ejecutar el plan de reposicin de
equipos
Laboratorios/programas
de investigacin/SCI/DGI
ltimo trimestre
2008
# de equipos renovados en un ao/#
de equipos programados para
renovacin
da a da y memoria
institucional por
Reducir *Motivar a travs de
charlas al personal del INVEMAR
de la necesidad de que coloquen
la informacin necesaria en los link
destinados a Back Up
SRA/GST
Segundo
trimestre 2009
* Charla realizada al 100% de las
personas que deben remitir
informacin al link back up
Reducir * Destinar ms recursos
dentro de los rubros del proyecto
en aras de conseguir la
informacin ms adecuada
proyecto
Primer trimestre
2009
(# de proyectos que incluyen el
rubro de compra e informacin/#
total de proyectos en un
semestre)X100
requerida
Reducir. Hacer un diagnstico del
clima laboral y tomar las medidas
que sean pertinentes a partir de
este estudio
*Grupo de talento
humano y desarrollo
organizacional
Primer trimestre
2009
* Diagnstico elaborado
*(# de medidas adoptadas/# de
medidas propuesta en estudio)X100
Evitar. *Realizar un anlisis del
tiempo y los costos asociados a la
respuesta a conceptos para mirar
si es necesario implementar un
equipo de trabajo dedicado solo a
este tema para que los proyectos
no se vean afectados
*Subdirector de
coordinacin de
investigacin
Primer trimestre
2009
* Anlisis elaborado y medidas
resultantes implementadas
informes
Reducir. *Aumentar rigurosidad en
los seguimientos a los procesos
de contratacin
DGI/GPE/SCI/Programas
ltimo trimestre
2008
*Implementar actas de seguimiento
de supervisin a contratos

60

60

actividades comunes
Reducir. *Planificar conjuntamente
los planes de accin de los
investigadores en lo que respecta
a actividades comunes entre
programas de investigacin
Hacer acuerdos comunes
SRA/Programas de
investigacin
Primer trimestre
2009
(# de actividades compartidas entre
programas dentro de los proyectos
con cumplimiento de 100%/# total
de actividades compartidas entre
programas dentro de los
proyectos)X100
intranet
Reducir. *Aumentar controles por
parte del personal que debe
prestar servicio a travs de
intranet.
*El grupo de sistemas y telemtica
debe actualizar constantemente
esta herramienta
SRA/GST
Primer trimestre
2009
Actualizacin al menos una vez
semestral a la herramienta de
intranet
Evitar *Respetar los tiempos
estipulados en los procedimientos
Coordinadores SRA y
DGI
Primer trimestre
2009
# de anticipos pagados
oportunamente/#total de anticipos
pagados
#de viticos pagados
oportunamente /total viticos
pagados
sobre una materia
Reducir *Programa de
capacitacin puesto en prctica
GTH/Coordinadore de
programa y grupo
Primer trimestre
2009
% de cumplimiento al programa de
capacitacin
Incumplimiento de
compromisos por
logstica
0,63 riesgo inaceptable
Reducir * Tener un plan B que
incluya alquilar lanchas o
vehculos por fuera del Instituto
* Reglamentar los planes de
contingencia
*Grupo de servicios
generales
proyecto
ltimo trimestre
2008
(# de salidas realizadas sin
contratiempos/# total de
salidas)X100
ptima calidad
0,63 riesgo inaceptable
Reducir *Reconsiderar la
armonizacin de las actividades
propias de INVEMAR con las
decisiones polticas
* Valorar el esfuerzo en los planes
de accin a travs de incentivos
*Comit directivos
*Grupo de talento
humano
ltimo trimestre
2008
*Polticas de incentivos
implementada

61

61

Con base en la necesidad de hacer peridicamente un seguimiento y control de
riesgos, se hace la propuesta de agregar esta etapa al proceso de auditora que
se deber adelantar al Sistema de Gestin de la Calidad del INVEMAR, que estos
momentos se encuentra en su fase de implementacin. Esta actividad tendiente a
examinar y documentar la efectividad de las respuestas a los riesgos, contempla la
necesidad de un equipo auditor, un coordinador del proceso de auditoras y lderes
de auditoras que barrern todas las estrategias y acciones asociadas a los
riesgos de los proyectos. En el anexo 8 se presenta un flujograma de cmo llevar
a cabo esta actividad.

Se busca as mismo que dentro del proceso de revaluacin de riesgos se
contemple un proceso proactivo de identificacin de acciones de mejora por parte
de las personas involucradas directamente con el desarrollo de los proyectos. Es
as que una vez comprobado que una estrategia no est siendo eficaz, se debe
proceder a realizar un anlisis por los trabajadores responsables de la misma con
el fin de establecer las causas que determinaron los resultados (basados en los
indicadores) y definir las acciones requeridas. Estas acciones se registran en la
tabla de seguimiento de mejoras (ver anexo 7) para su posterior verificacin
acerca del cumplimiento e impacto de las acciones. Este formato es remitido al
coordinador de auditoras para el seguimiento correspondiente a la eficacia de las
acciones propuestas y el cierre correspondiente. Si los resultados del seguimiento
demuestran que la accin implementada no era la adecuada, se reiniciar el
proceso (estudiando otras posibles causas) y estableciendo una nueva accin.

62

62

5. CONCLUSIONES

La formulacin y ejecucin de proyectos en el INVEMAR es la columna
vertebral de sus actividades y por lo tanto requiere de un cuidadoso manejo en
todos sus aspectos con el fin de garantizar el menor nmero de desviaciones
entre lo planeado (objetivos y metas) y lo realmente alcanzado. Una
herramienta eficaz y que hasta la fecha no haba sido aplicado especficamente
a los proyectos de investigacin, es lo referente al manejo de riesgos que
afectan el logro de los objetivos de los proyectos.

Este ejercicio, producto de la tesina fue acogido con entusiasmo por los
participantes en los talleres de identificacin y valoracin de riesgos, como
fueron principalmente investigadores y personal de Contabilidad y
Presupuesto. Como resultado de estos ejercicios se obtuvieron 23 riesgos que
abarcan 7 categoras agrupadas en: Tcnicas, Recursos Humanos, Recursos
fsicos y financieros, Procesos y Sistemas, Organizacin y Planeacin,
Externos y de Direccin de Proyectos.

Los riesgos identificados en su mayora son transversales a las reas misional
y de apoyo lo que implicar para la minimizacin de los efectos de estos, de la
colaboracin de ambas reas y de una toma de conciencia acerca del
seguimiento a los indicadores y a las manifestaciones de nuevos riesgos que
debern ser incluidos en la matriz para su gestin.

Respecto a los riesgos catalogados como inaceptables se debe destacar que
para los dos casos identificados, los riesgos inicialmente fueron valorados
como importantes, pero que al no contar con medidas de control magnificaron
el impacto de los mismos pasando al cuadrante de riesgos inaceptables con
tratamiento a corto plazo. Estos riesgos implican por un lado al rea de apoyo
63

63

con su proceso de salidas a campo, que es un aspecto importante dentro del
desarrollo de las actividades de los proyectos ya que conlleva a la recoleccin
de informacin base en sitios de muestreo para su posterior anlisis y
conclusiones que se vern reflejada en productos como informes tcnicos y
conceptos necesarios para la toma de decisin por parte de las entidades
estatales con esta misin como es el caso del MAVDT, Corporaciones
Autnomas Regional y Ministerios. De all lo crtico de esta actividad bsica
para las investigaciones.

Con respecto al riesgo de sobreesforzar los recursos humanos se ha
considerado de alto impacto teniendo en cuenta que esto afecta el clima
organizacional y la posibilidad en algunos casos de que los investigadores
puedan cumplir con el creciente nmero de actividades y con la calidad
deseada. Existen actualmente factores que dificultan en el corto plazo la
minimizacin total de este riesgo ya que se requiere mayor nmero de
personas que atiendan los requerimientos no planeados como son los
Conceptos Tcnicos y los recursos de los proyectos son limitados y con
destinacin especfica.

Se catalogaron 8 riesgos como importantes, tres de los cuales se asocian a los
objetivos de calidad y los 5 restantes a objetivos de tiempo. Se hace evidente
en trminos generales la necesidad de incluir en la planeacin de los proyectos
un tiempo holgado para las tareas preestablecidas teniendo en cuenta que los
requerimientos imprevistos, externos y los cuales deben ser atendidos, no dan
espera. La planeacin de los proyectos as mismo deber tener muy bien
estipulados los gastos en informacin para que esta sea suficiente como base
de los proyectos que as lo requieran. Los procesos de apoyo juegan un papel
importante en las causas de los riesgos asociados a tiempo ya que las
64

64

demoras administrativas repercuten inmediatamente en los resultados de las
actividades de los proyectos.

A pesar de ello el INVEMAR en su rea de apoyo ha venido fortaleciendo los
controles para minimizar los retrasos y dar un servicio de calidad a travs de la
documentacin de procesos y de seguimientos ms estrictos a los tiempos de
los servicios ms crticos.

La experiencia de aplicar una metodologa combinada (DAFP-PMBOK)
permiti sacar provecho de lo mejor de cada una y obtener resultados ptimos
con la informacin aportada por los participantes a los talleres. De la
metodologa DAFP se extrajo la consideracin de controles existentes para
cada uno de los riesgos identificados con el fin de mantener o modificar la
valoracin de los mismos. Se mantuvo la matriz de 5 X 5 para calificar los
riesgos con valores que oscilan entre 0.1 y 0.9 tal como lo sugiere el PMBOK.
En los dems aspectos en trminos generales se guardaron los principios
comunes que comparten ambas metodologas, enriqueciendo una a la otra.

El ejercicio de gestionar los riesgos presenta resistencia ante la mayora de los
miembros de una organizacin o proyecto por lo que se dificulta emprender
esta labor sin antes haber preparado y mostrado los beneficios de este. Es as
que a pesar de que el INVEMAR contaba con un ejercicio previo de gestin de
riesgos administrativos y operativos, el personal no contaba con la motivacin
real de pensar sobre problemas potenciales de forma anticipada. Fue
necesario mostrar la estrecha relacin entre riesgo y objetivo y los beneficios
de largo plazo de este ejercicio ya que solo a travs de la experiencia adquirida
se anticiparn ms riesgos potenciales y se sabr como sortearlos
exitosamente.
65

65

6. RECOMENDACIONES

1. Continuar con el ejercicio de actualizacin de riesgos y con la revisin y
monitoreo de las respuestas acordadas con el fin de mantenerla como una
herramienta til para el INVEMAR.

2. Integrar el ejercicio de administracin de riesgos de proyectos al de riesgos
administrativos y operativos con el fin de gestionarlos como unidad,
buscando riesgos comunes que se puedan gestionar con la misma
estrategia.

3. Reforzar los procesos de apoyo a travs de la implementacin del Sistema
de Gestin de la Calidad con el fin de minimizar los riesgos que se derivan
de estos y que afectan los proyectos.

4. Reforzar la planificacin de proyectos interprogramticos para minimizar los
riesgos inherentes a los proyectos en donde participa personal y recursos
compartidos entre los programas de investigacin.

5. Buscar medidas que permitan el robustecimiento de la planta de personal
destinada a las labores de investigacin con el fin de optimizar las cargas
laborales, mejorando el clima laboral lo que redundar en la minimizacin
de riesgos de ndole organizacional.

6. Acoger la metodologa aplicada en este PFG para futuros ejercicios de
gestin de riesgos integral (proyectos/operativos).

66

66

7. BIBLIOGRAFA

ALONSO, Flix. Gerencia de Riesgos (II/III). Modelo de Gerencia de Riesgos
basado en el estndar europeo. Planificacin del proceso. En: Anales de
mecnica y electricidad/ mayo-junio 2006: 2006, p. 36-39

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proyectos con soporte de tecnologa de la informacin: 2005. 10 p. Disponible en:
www.pmi-
bcn.org/.../Aeipro%20Malaga%20Risk%20Amendola%202005%20Articulo,%20UP
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2004. 67 p.

BERMUDEZ, Andrs. Gerencia de riesgos de proyectos. En: I JORNADA DE
GERENCIA DE PROYECTOS DE T.I: 2003. 76 p. Disponible en:
www.acis.org.co/memorias/JornadasGerencia/IJNGP/Gerencia%20de%20Riesgos
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tecnologas de informacin: 2006. p. 104-107. Disponible en:
/www.uniovi.es/vicinves/Memoria/mem2003/pdf/C160.pdf. Revisada el 28/06/07

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en:www.fasecolda.com/docs/varios/Riesgos/AR%20Ponencia%20DeLima%20Mar
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Administracin del riesgo. Bogot. 2006

STANDAR AUSTRALIAN. AS/NZS 4360: 1999. Administracin del Riesgo. New
Zealand. 1999

ESTEVEZ, J. Pastor J. Towards the unification of critical success factors for ERP
implementations. En: 10 th annual BIT conference. Manchester UK.

ESTUPIN GAITN, Rodrigo, La gerencia de riesgo y el nuevo enfoque de
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67

67

GOMEZ CARDOSO, Alfonso. La responsabilidad social empresarial y la
administracin integral de riesgos de negocio: 2006. 36 p. Disponible en:
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www.willydev.net/descargas/WillyDev_GerenciadeRiesgosFactorCriticodeExito.pdf
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PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE). Gua de los fundamentos de la
Direccin de Proyectos. Tercera edicin. Pennsylvania, EE.UU: 2004. 392 p.

VIDES, M.P. y SIERRA-CORREA, Paula Cristina (Eds) Atlas de Paisajes Costeros
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Corporacin Autnoma Regional y de Desarrollo Sostenible del Archipilago de
San Andrs, Providencia y Santa Catalina CORALINA-: 2003. 132 p.

68

68

8. ANEXOS

1. CHARTER DEL PFG

Fecha: Nombre del Proyecto:
Junio 17 de 2007
Areas de conocimiento, procesos o temas de proyectos
rea de conocimiento segn PMBOK: Gestin de los riesgos del proyecto
Area de aplicacin (sector/actividad)
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalizacin del proyecto
Junio 11 de 2007 Diciembre 30 de 2007
Objetivos del proyecto (general y especficos, relacionados con el producto
y los entregables del proyecto de graduacin)
Objetivos especficos:
1. Elaborar la etapa inicial del PFG (entregables seminario de graduacin)
Descripcin del producto y entregables:
Entregables:
1. Charter y EDT del PFG
2. Cronograma e
introduccin PFG
3. Marco Terico del
PFG
4. Marco
metodolgico del
PFG
5. Esquema de
contenidos PFG
6. Avances resumen Ejecutivo 7. Bibliografa
8. Entregable final
seminario de
graduacin
9. Plan de gestin
de riesgos
10. Registro de
riesgos
11. Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo
12. Acciones
correctivas
recomendadas
13. Acciones
preventivas
recomendadas
14. Elaboracin
documento final
PFG
15. Revisin por los
lectores del PFG
16. Correcciones del PFG
17. Sustentacin
del PFG
3. Desarrollar los procedimientos y plantillas para el registro de riesgos de los proyectos de investigacin del INVEMAR
4. Elaborar con el apoyo del personal investigativo del INVEMAR, las estrategias de gestin de riesgos de sus proyectos
*El producto consiste en un documento (PFG) con el diagnstico, anlisis y propuestas de tratamiento de los riesgos que
afectan los proyectos de investigacin del INVEMAR
INFORMACIN PRINCIPAL Y AUTORIZACIN DEL PROYECTO
Gestin de riesgos para proyectos de investigacin en el Instituto de
Investigaciones Marinas y Costeras -INVEMAR-, Santa Marta, Colombia
2. Elaborar plan de gestin de riesgos
Sector Medio Ambiente / Elaboracin y ejecucin de proyectos de investigacin del rea marino costera
Objetivo General : Gestionar los riesgos de mayor incidencia para los proyectos de investigacin ejecutados en el
INVEMAR, de acuerdo con los procesos de administracin del riesgo del PMI.
5. Proponer una metodologa de auditora para el seguimiento a las estrategias de manejo de riesgos
6. Plantear recomendaciones para el seguimiento y control de los riesgos
7. Presentar el PFG final para aprobacin por parte de los jueces

69

69

Necesidad del proyecto (lo que da origen)
Justificacin de impacto (aporte y resultados esperados)
Restricciones, limitaciones, factores crticos de xito
Limitaciones:
Identificacin de grupos de inters
Aprobado por: Firma:
Esta investigacin permitir proporcionar herramientas eficaces que faciliten una correcta gestin de los riesgos asociados
a la ejecucin de los proyectos de investigacin que se desarrollen en el INVEMAR, permitiendo el logro de los objetivos
planteados en los mismos, una mejor utilizacin de los recursos asociados a los proyectos y mayor satisfaccin de los
clientes.
La misin del INVEMAR est enfocada a la realizacin de investigacin bsica y aplicada de los recursos naturales del rea
marino costera y por tal motivo sus principales productos son los proyectos de investigacin asociados a dicha misin y que
pretenden ser una herramienta para la toma de decisiones en pro de un mejoramiento de la calidad de vida de los
colombianos. Es por ello que es indispensable que los investigadores y el cuerpo administrativo que apoya estos proyectos
conozcan y sepan gestionar los riesgos asociados a un ptimo desempeo de los proyectos. Hasta el momento esta ha
sido una prctica inexistente lo que en varias oportunidades a generado retrasos, utilizacin ineficiente del dinero y otros
recursos, entre otros. Es por ello que es indispensable que la gestin de riesgos se constituya en una actividad cotidiana.
Clientes indirectos:
a. Tomadores de decisin (Ministerio de Ambiente, Corporaciones Autnomas Regionales, Presidencia de la Repblica,
Ministerio de Agricultura, etc)
b. Sociedad civil
Las limitaciones se encuentran asociadas a la disponibilidad de tiempo de los investigadores para proporcionar la
informacin base en el tiempo requerido del PFG.
Por parte del estudiante, la limitacin est en los conocimientos de estadstica necesarios para el anlisis cuantitativo de los
riesgos
Factores crticos de xito:
a. Conocimiento del quehacer institucional del INVEMAR
b. Disponibilidad de informacin especfica de los proyectos ejecutados
c. Conocimiento y manejo de los lineamientos dados por el PMI para la gestin de los riesgos
Clientes directos:
a. Investigadores (elaboran propuestas y ejecutan los proyectos), que sern los llamados a ejecutar gran parte de las
acciones preventivas y correctivas
b. INVEMAR (buen nombre de la institucin)

70

70

2. DESCRIPCIN DEL ALCANCE DEL PFG

PFG
Principales
entregables
Presentacin del charter y la EDT del PFG
Elaboracin de cronograma, introduccin y
correcciones de charter y EDT
Presentacin marco terico y correcciones
Elaboracin de marco metodolgico, esquema de
contenidos, bibliografa y avance del resumen
ejecutivo del PFG y correcciones
Investigacin
bibliogrfica
Realizacin de Investigacin bibliogrfica
Revisin y aprobacin propuesta del PFG por el SCI
Recopilacin informacin ambiental del INVEMAR
Revisin herramientas y documentos para la
Revisin de documentacin
Recopilacin de informacin con investigadores
Anlisis mediante lista de control
Eval. Calidad de los datos sobre riesgos
Eval. y anlisis probabilidad e impacto riesgos
Elaboracin matriz de probabilidad e impacto
Categorizacin de los riesgos
Evaluacin de la urgencia del riesgo
Recomendaciones para tratar las amenazas
Estrat. para tratar los riesgos identificados
Estrat. De respuesta para contingencias
Reevaluacin de los riesgos
Auditoras de riesgos
Reuniones sobre el estado de la situacin
Elaboracin documento final
Revisin por los lectores
Correcciones del PFG
Sustentacin
Consolidacin
documento final PFG
Actualizacin registro de
riesgos
Elaboracin registro de
riesgos
Planificacin de la
gestin de riesgos
Identificacin de
riesgos
Desglose del trabajo
Presentacin entregable
final
Elaboracin del plan de
gestin de riesgos
Construccin de las
bases del Proyecto
Final de Grado (PFG)
GESTIN DE
RIESGOS
PROYECTOS
INVEMAR
Planeacin de la
respuesta a los riesgos
Seguimiento y control
de riesgos
Anlisis cualitativo de
riesgos
PFG final

71

71

3. CRONOGRAMA DEL PFG

1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30 1 a 15 16 a 30
1
Construccin de las bases del Proyecto Final de Grado
(PFG)
Presentacin del charter y la EDT del PFG
Elaboracin de cronograma, introduccin y
correcciones de charter y EDT
Presentacin marco terico y correcciones
Elaboracin de marco metodolgico, esquema de
contenidos, bibliografa y avance del resumen ejecutivo
del PFG y correcciones
Presentacin entregable final
2 Investigacin bibliogrfica
3 Planificacin de la gestin de riesgos
Revisin y aprobacin propuesta del PFG por el
SCI
Recopilacin informacin ambiental del INVEMAR
Revisin herramientas y documentos para la
administracin del plan de riesgos
Elaboracin del plan de gestin de riesgos
4 Identificacin de riesgos
Revisin de documentacin
Recopilacin de informacin con investigadores
Anlisis mediante lista de control
Elaboracin registro de riesgos
5 Anlisis cualitativo de riesgos
Eval. Calidad de los datos sobre riesgos
Eval. y anlisis probabilidad e impacto riesgos
Elaboracin matriz de probabilidad e impacto
Categorizacin de los riesgos
Evaluacin de la urgencia del riesgo
Actualizacin registro de riesgos
6 Planeacin de la respuesta a los riesgos
Recomendaciones para tratar las amenazas
Estrat. para tratar los riesgos identificados
Estrat. De respuesta para contingencias
7 Seguimiento y control de riesgos
Reevaluacin de los riesgos
Auditoras de riesgos
Reuniones sobre el estado de la situacin
8 Consolidacin documento final PFG
Elaboracin documento final
Revisin por los lectores
Correcciones del PFG
Sustentacin
No. NOVIEMBRE DICIEMBRE ACTIVIDAD JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

72

72

4. ORGANIGRAMA DE INVEMAR (acta junta directiva 26 de 2006)

73

73

5. DIRECTRIZ ESTRATGICA DE MANEJO DE RIESGOS ADMINISTRATIVOS
Y OPERATIVOS DE INVEMAR

74

74

6. MATRIZ DE RIESGOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE INVEMAR

FACTORES RIESGO DESCRIPCIN DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS FRECUENCIA IMPACTO
NIVEL DE
RIESGO
MEDIDAS PREVENTIVAS PROGRAMA
- Atraso tecnolgico del Pas (Software, equipos,
bibliografa)
- Rezago en la actualizacin de laboratorios, equipos
y software especializado en nuevas tecnologas
(genticas y pticas)
- Limitacin de equipos de laboratorio para obtencin
de informacin
- Atraso en el desarrollo de la
calidad cientfica
- Limitacin en prestacin de
servicios
- Limitacin en obtencin de
resultados
- Atraso en el trabajo
- Faltan software especializados
- Contar con equipos desactualizados que hacen
difcil el sistema de informacin
- Informacin desactualizada
- No hay competitividad por
falta de equipos
- Mala calidad
- Perdida de dinero
Falta de
capacitacin en
tecnologas
informticas
Falta de conocimiento en reas especficas, sistemas
operativos, bases de datos
La tecnologa no es usada de la mejor manera
Perdida de informacin, tiempo,
esfuerzo, dinero, ataques a la
red
B 4 Alto
- Capacitacin peridica del personal
- Capacitacin y uso de mejores herramientas
en el manejo de equipos
SRAI
CSC
Cambios
constantes del
valor de la moneda
Fluctuacin de la moneda Perdida dinero B 3 Alto CSC
Bajo o nulo
incremento en
recursos
prevenientes de la
nacin, al
presupuesto de
funcionamiento e
inversin
B 3 Alto DG
L
e
g
a
l
e
s
Interpretacin de la
naturaleza jurdica
del Instituto por
actores externos
- Ambigedad para proceder frente a requerimientos
de Control del Estado
- Manejo ambiguo de legislacin
- Multas
- Sanciones disciplinarias
- Investigaciones fiscales
- Prdida recursos
- Inestabilidad
A 3 Alto
Contratacin de un experto jurdico que
elabore la composicin legal y jurdica del
Invemar basado en las leyes y normas
vigentes
SRAI
CSC
- Hay zonas de estudio o muestreo donde no se
puede ir o volver
- Problemas de inseguridad en las estaciones
- Falta de equipos de comunicacin
- Amenaza a la integridad fsica
- Fracaso de la salida
- Interrupcin de las actividades
de monitoreo
- Perdida o lesin del Recurso
Humano
- Retrasos en salidas -
muestreos
- Prdida de muestras
- Adquisicin de equipos de comunicacin
(radios, telfonos)
- Mantenimiento regular de equipos y
vehculos
- Mantenimiento preventivo de vehculos
(carros, lanchas, buque)
- Contacto con autoridades competentes
- Mantenimiento de medios de transporte (lanchas,
carros)
- Inseguridad por Orden Publico
- Falta de mantenimiento de vehculos
- Mal estado de vas
- Acceso a zonas rojas del pas
- Grupos armados en la zona de estudio
- Prdida de informacin nueva
- Amenaza a la integridad fsica
- Fracaso de la salida
- Desmoralizacin del grupo
- Posible cancelacin del
proyecto
- Consecuencias econmicas
Fuertes implicaciones sociales de los proyectos para
ser ejecutados
- Perdida de credibilidad ante la
sociedad
- Fracaso de proyectos
Desactualizacin
Tecnolgica -
Cambios
tecnolgicos en
materia de
instrumentacin y
sistemas
A
Dificultad de
acceso a zonas de
investigacin
B
C
a
m
b
i
o
s

t
e
c
n
o
l
g
i
c
o
s
O
r
d
e
n

P
b
l
i
c
o
E
c
o
n
m
i
c
o
s
4 Alto
VAR
BEM
CSC
GEZ
GEO
- vas alternas
- Informacin permanente del estado del orden
publico de las zona de trabajo
- Presencia del Estado
- Escolta para los investigadores
- Reconocimiento de la dificultad del trabajo
social
- Delimitacin de las funciones
4 Alto
BEM
CAM
DID
CSC
- Fortalecimiento de convenios
- Implementacin de Plan de renovacin de
equipos
- Asignacin de recursos directos al laboratorio
- Compra de nuevos recursos informticos
para trabajar
- Hacer leasing de equipos
75

75

P
o
l
t
i
c
o
s
Cambio de
operacin del
Ministerio de
Ambiente
- No hay polticas de estado que propendan por La
investigacin bsica
- Disminucin recursos
(Econmicos - Humanos)
- Falta de competitividad a nivel
internacional
- Disminucin de personal
- Incumplimiento de metas
institucionales
B 4 Alto
- Fortalecimiento de las polticas, conclusin
del rea en los programas de planeacin
nacional
- Buscar fuentes de inversin externas
- Venta de servicios
- Diversificar las reas de desempeo
BEM
VAR
- Polvillo de carbn en los equipos y diferentes
espacios de trabajo
- Contaminacin y Deterioro del material biolgico
almacenado en el MHNMC
- la ubicacin al lado de Carbosan es inapropiada
- Falta de espacio
- Prdida de tiempo en limpieza
cada da
- Dao a equipos con
anterioridad de ser vida til
- Devaluacin del patrimonio
biolgico almacenado
- Proceso de limpieza continuado por parte del
personal respectivo para equipos (PC) y
espacios de trabajo
- Aislamiento total del material dE las fuentes
dE carbn
- Mudar la coleccin
- Polvillo de carbn
- Difcil acceso al Instituto por encontrarse dentro de
un puerto
- no existe la infraestructura adecuada para el
numero de personas que laboran y/o nuevo personal
- Retraso en tareas
- Disminucin de la seguridad
personal
- Daos de equipos por goteras
- Baja productividad laboral
- Malestar Institucional
- Mantenimiento constante a
equipos y en personas cardio
respiratorias
- Mejoras en infraestructura
- Ampliar la planta fsica del Instituto
- Nuevas instalaciones de trabajo
Manejo inadecuado
de Desechos
slidos y lquidos
Destinacin no apropiada de los desechos slidos y
lquidos del Invemar
- Contaminacin ambiental
- Foco de enfermedades
B 3 Alto Implementacin de un sistema de Ecopac SRAI
No cumplimiento
de procedimiento
establecido para la
consultora
Diferentes dependencias hacen consultora sin
reglamentarse y sin control
- Diferente calidad e
informacin
- Perdida dinero
A 3 Alto
- Reglamentar la consultara y centralizar
control
CSC
Competencia
desleal externa
Mala competencia en el campo de la consultora - Perdida contratos y clientes B 3 Alto CAM
Incumplimiento de
estndares de
Calidad
4 B Alto Mantenimiento de estndar de calidad DG
A
A
m
b
i
e
n
t
a
l
e
s
C
o
n
s
u
l
t
o
r
a
s
BEM
SRAI
CAM
VAR
GEZ
Alto 4
Vecindad con
patios de Sociedad
Portuaria

76

76

- Bajo rendimiento de personal
para realizar las actividades del
da siguiente
- Abandono de la actividad por
agotamiento
- Establecer un transporte interno que tenga
horario despus de 5 pm con conocimiento de
CTHDO y CSG
- No cortar la comunicacin telefnica despus
de las 7 pm
- Crear un reglamento general para el personal
que trabaja despus de 5 pm
- Incumplimiento de un Plan de
Accin por trabajar en lo
urgente
- Errores en el documento con
repercusiones econmicas,
legales y en el objeto a adquirir
- Planeacin a tiempo de actividades
- Mejoramiento y respeto de la Planeacin
- Toma de decisiones oportunas y concretas
- Procedimientos claros
Atencin de
actividades no
programadas que
son de nuestra
competencia y que
provienen de
actores externos
Extemporaneidad en la prestacin de un servicio
- Gasto de recursos
- Fallas en el servicio
B 3 Alto
Planeacin de los solicitantes para respetar
programacin
SRAI
Poca diversificacin
en la formulacin
de proyectos
Produccin de proyectos de baja calidad y poco xito
financiero
- Deterioro imagen Institucional C 4 Alto
- Formulacin de polticas de largo plazo y
presencia del Instituto en el gobierno Central
para mitigar los cambios en polticas del
MAVDT y de Ciencia
- Educacin e inversin en tecnologas nuevas
GEZ
- No existe una efectiva coordinacin
interprogramtica en la ejecucin de los proyectos de
investigacin
- Llevar un verdadero seguimiento de los
compromisos y responsabilidades de los
programas involucrados en los proyectos de
investigacin
- Seguimiento y control fuerte de SCI en
responsables que asuman otros programas
con GEZ
- La informacin requerida de cada programa de
investig., un apoyo o tarea interprogramatica no fluye
adecuadamente y no se asume la responsabilidad
como de cada programa sino de GEZ quien
coordina, y no es prioridad para cada implicado en la
tarea
- Actas de compromiso con detalle de
compromisos y tiempos, entre GEZ y cada
programa
- Formular conjuntamente proyectos desde el
principio generando mayor propiedad
No innovacion en
las estrategias de
divulgacin
No existe capacidad de divulgacin de los resultados
institucionales
- No reconocimiento de la labor
del Instituto a nivel nacional e
internacional
- Falta de credibilidad
A 4 Alto
Estructuracin de una oficina de divulgacin
con personal con la capacitacin especfica en
el tema
GEZ
- Incumplimiento en plazos y
baja calidad de los resultados
- Retraso en la entrega de
resultados
- Recarga de trabajo para
miembros de GEZ
- Malestar interprogramtico
Bajo flujo de
informacin
A
P
l
a
n
e
a
c
i
n
GEZ
Incumplimiento de
las actividades
programadas por
falta de Planeacin
y organizacin
El tipo de trabajo que se realiza en el programa que
conlleva a la realizacin de labores por fuera del
horario laboral
Generalizacin de lo urgente
Improvisacin
Falta de toma de decisiones
Planeacin ineficiente (Contratos y Tiquetes)
A 3 Alto
CAM
SRAI
4 Alto
C
o
m
u
n
i
c
a
c
i
n

77

77

Ineficiente manejo
del archivo y la
correspondencia
Las herramientas de trabajo son viejas y presentan
constantes fallas
Falta de un equipo para realizar de forma eficiente un
proceso
Prdida de la Informacin
Falta un eficiente programa de mantenimiento y
reposicin de equipos obsoletos, daados o en
avanzado estado de deterioro
- El proceso se realiza a
medias
- Retraso de la Informacin y
trabajo
- Perdida de Informacin
- Retraso en la ejecucin de las
labores
- Sobrecarga de trabajo en las
reas de servicio
A 3 Alto
Contar con los equipos necesarios
Reemplazo del equipo
Actualizacin de equipos de computo y
herramientas de trabajo (telfono, etc.)
- Disear y ejecutar un eficiente plan de
mantenimiento y reposicin de equipos
CAM
SRAI
Poca unificacin de
la imagen
institucional
Mala imagen por no tener carta de presentacin del
Instituto actualizado
Desinformacin hacia el
exterior
A 2 Alto
- Sacar DVD que sea Interactivo
- Pagina web bilinge
- Actualizar anualmente el portafolio de
servicios
DID
- Interpretacin personalizada de cmo se deben
hacer las cosas
- Se suministra reiteradamente la misma informacin
- Demoras en la adquisicin de materiales y equipos
(Retraso en compras)
- Lentitud en los procesos
- Errores que cuestan $$$ y
hechos cumplidos
- Informacin no confiable
- Procesos mal hechos
- Retraso en la obtencin del
producto
- Divulgar procesos en la Induccin
- Informar al personal sobre los procesos
- Revisin y anlisis de los procesos
- Divulgacin y sensibilizacin de procesos
- Simplificacin de trmites
- Agilidad en los procesos
- Involucrar al usuario en el proceso
- El personal misional desconoce algunos
procedimientos administrativos
- Se suprimen o adicionan pasos a los procesos
- Incumplimiento de los objetivos de los diferentes
proyectos
- Procesos largos e inoportunos, ineficientes.
- Recarga laboral y prdida de
tiempo
- Falta de disponibilidad a
tiempo de los materiales
- Pago excesivo en algunos
elementos
- La compra se hace
tardamente
- Organizacin de los materiales con sus
catlogos y proveedores
- Procesos que se ajusten a necesidades
particulares y aprovechar las ofertas de
mercado
- Aclaracin de los diferentes pasos de un
procedimiento tomando en cuenta los tiempos
de cada uno
Inadecuada
infraestructura
fsica
- La edificacin esta deteriorada y requiere mucha
inversin para mantenimiento
- Las condiciones de infraestructura no son
adecuadas para llevar a cabo las diferentes
actividades
- El espacio actual no soporta a todo el personal
- Goteras
- Falta de luz
- Hacinamiento
- Afeccin de salud
- La red de sistemas no es
eficiente
- Deterioro de Equipos
- Dficit en la calidad analtica
- Contaminacin cruzada
- Bajo rendimiento del personal
- Riesgos de accidente
- Imposibilidad de recibir nuevo
personal
A 4 Alto
- Traslado de Invemar o Carbosan
- Invertir recursos en adecuacin
instalaciones, redes, baos
- Plan de contingencia para mantener
infraestructura, reposicin de activos
- Invertir en soluciones a largo plazo
BEM
SRAI
CAM
VAR
GEZ
Deficiencia en los
recursos logsticos
Condiciones inapropiadas para el buen
funcionamiento de los equipos
- Prdida de informacin
- Prdida de capital
- Incumplimiento en plazos
B 4 Alto
- Efectivos mecanismos para proteccin de
equipos y redes elctricas (nueva UPS,
Backup)
GEZ
P
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s

y

P
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SRAI
GEZ
BEM
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L
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s
t
i
c
a
Desconocimiento
de los
procedimientos,
informacin de
procesos - Falta de
claridad y agilidad
en procesos
administrativos
A 4 Alto
C
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n
i
c
a
c
i
n

78

78

Poco desarrollo de
incentivos laborales
No existe una poltica clara de reescalafonamiento y
otros incentivos
Malestar institucional A 3 Alto
Definicin e implementacin de una poltica
clara de incentivos
GEZ
Falta de
apropiacin de la
cultura institucional
(valores, principios,
misin, visin)
No existe una verdadera apropiacin de los valores
institucionales
- Falta de motivacin para
participar en las actividades
Institucionales
A 3 Alto
- Reevaluacin de mecanismos de
implementacin de la cultura institucional
- Implementar mecanismos eficaces para
motivar la cultura organizacional
GEZ
Alta rotacin del
personal
Cambios constantes de trabajadores - Atraso en procedimientos B 3 Alto - Mejorar el proceso de seleccin de personal DG
Perdida de capital
humano capacitado
en Invemar
Personas que se capacitan en Invemar o que el
Invemar apoya su capacitacin y se van con la
experiencia adquirida
- Atraso en procedimientos B 3 Alto - Mejorar incentivos DG
Manejo inadecuado
de software y
hardware
Uso inadecuado de los sistemas y de la
infraestructura
Falta de rendimiento y
disponibilidad
A 3 Alto
Adquirir licencias para hacer control sobre el
Hardware y el Software
SRAI
Falta de respuesta
oportuna ante
solicitudes y
requerimientos
Los requerimientos muchas veces no son
respondidos
- Prdida de tiempo
- Daos permanentes
A 2 Alto Seguimiento a los requerimientos GEZ
Manejo inadecuado
de los sistemas de
informacion (base
de datos, base
cartografica,
registros de la
biblioteca,
metadatos, etc)
Perdida de la informacion de base de datos, base
cartografica, registros de la biblioteca, metadatos,
etc.
No hay proteccin de propiedad intelectual
B 4 Alto DG
Desactualizacin
del Centro de
Documentacin
Desactualizacin de la informacin necesaria para
llevar a cabo la investigacin
- El Instituto no puede trabajar
actualizado
- Baja calidad
- Duplicacin investigaciones
A 2 Alto
- Creacin de un comit de biblioteca que
tome decisiones cumplimiento con el dinero
- Actualizar Base de datos
- Inversin en adquisicin y actualizacin de la
Biblioteca
DID
CSC
- Eliminacin archivos, base de datos, informes,
presentaciones
- Posibles ataques a la red y a la informacin.
Prdida de esta
- Establecimiento de archivos institucionales y
centralizar datos. Protocolos
- Adoptar controles, normas de seguridad.
Implementando polticas, servidores de
seguridad y acceso
- Los datos e informacin generados por los
proyectos de investigacin no son acopiados segn
la norma y estndares de INVEMAR, y no llegan a
las bases de datos institucionales. Los investigadores
se quedan con su informacin
- Poltica de informacin implementada
- Fijar estndares y procedimientos de
obligatorio implementacin
- Paz y salvo para intangibles informacin
Perdida del valor
agregado de la
informacin en las
bases de datos
Falta de disponibilidad en los diferentes niveles:
cientfico institucional y publico general
- Prdida de la informacin y
recursos
- No se aprovecha al mximo la
informacin
B 3 Alto
- Mantenimiento del SIBM
- Alimentacin constante de la informacin
- Servidor que permita guardar Backups
BEM
CSC
GEZ
4 Alto
S
i
s
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e
m
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e

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R
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c
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o
s

H
u
m
a
n
o
s
Prdidas de
informacin -
Inseguridad lgica
(Prdida del
patrimonio
Institucional en
datos e informacin
digital)
- Gasto econmico
- Costo informacin
- Atraso
- Prdida de La informacin
- Disponibilidad de los servicios
- Se pierden series histricas
- Desaprovechamiento de
datos
- Duplicidad de Inform.
- Se desperdicia recurso
econmico de investigacin
B

79

79

7. SEGUIMIENTO A MEJORAS
SI NO
FECHA OBSERVACIONES
CUMPLIDO
FECHA DE
CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE ACCIN (C/P/M) ASPECTO/TEMA TRATADO FUENTE

80

80

8. FLUJOGRAMA AUDITORAS INTERNAS RIESGOS

No

FLUJO

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
1

Elaborar programa de auditora por riesgos de forma tal que se
garantice la revisin completa de los mismos.
Coordinador del proceso de
Auditorias Internas

2 Previo a la realizacin de la auditoria, el Coordinador del proceso de
Auditorias, el auditor lder designado y los auditores deben realizar el
plan de auditora, indicando la fecha el lugar y la hora de la
realizacin de la entrevista con el auditado.
Auditorias Internas
Auditor lder
Auditor
3
Preparacin la lista de verificacin de la auditoria de acuerdo con el
alcance de la auditoria.

Auditor lder

Auditor
4
Revisar la lista de verificacin con el Coordinador del proceso de
Auditoras Internas con el fin de asegurar que esta sea completa y en
caso de ser necesario realizar los ajustes pertinentes.
Auditorias Internas

Auditor lder

5

Enviar plan de auditora al dueo del proceso a auditar por lo menos
una semana antes de la fecha programada para la auditoria.
Auditor lder

6

Revisar y firmar plan de auditora y remitir al auditor lder. Trabajador responsable de
las estrategias y acciones
7

Realizar reunin de apertura en la que se ampla informacin sobre
el objetivo, alcance y mtodo a seguir para la auditoria.
Auditorias Internas

Auditor lder

Auditor

8

Recolectar las evidencias de la auditoria teniendo en cuenta entre
otros:
La existencia de documentacin adecuada
La implementacin efectiva de las estrategias
Documentacin de los resultados (Indicadores)
Oportunidad de mejora

Auditor lder

Auditor

9

Analizar la evidencia a travs del proceso de entrevista al personal
auditado asegurando con el fin de verificar la implementacin, de las
estrategias.
Auditor lder

Auditor
Elaborar programa de
Auditoria
Elaborar Plan de
auditorias
Elaborar lista de
verificacin
Revisar Lista de
Verificacin
Enviar plan de
auditoria
Avalar plan de
auditoria
Realizar Reunin de
Apertura
Recolectar la
documentacin
Entrevista de
auditoria
81

81

No

FLUJO

PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
10

Definir los hallazgos de auditoria
Auditor Lder

Auditor

11

Presentar los resultados de la auditoria indicando los hallazgos,
Conclusiones y las solicitudes de acciones correctivas.
Auditor Lder

Auditor
12

Preparar el informe de auditora especificando las observaciones Coordinador del proceso de
Auditorias Internas
Auditor Lider
Auditor

13 Presentar, explicar y entregar el informe a los responsables del
proceso y/o auditados, indicando las No Conformidades y
Observaciones.
Auditor Lder

14

Realizar seguimiento a las no conformidades, observaciones y a las
acciones emprendidas.
Auditorias Internas

Auditor Lder

Auditor
15

Archivar los documentos resultantes del proceso de auditora interna

Auditorias Internas

Definir las
Observaciones y No
Conformidades
Realizar reunin de
cierre
Preparar informe
de Auditoria

Presentar y entregar
Informe de Auditoria
Realizar seguimiento a
las No Conformidades
Archivar
documentos

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