UNIDAD III CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR.

Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prstamos, rendimientos devengados y no recibidos y cualquier otro concepto anlogo (relacin semejante) Las cuentas y documentos por cobrar se constituyen en una de las alternativas ms viables para el crecimiento de las entidades, puesto que al otorgar crditos, incrementan sus utilidades, lo que les permite desarrollarse, sin embargo, tambin implican un riesgo inherente a ellas por la morosidad de los clientes lo que afecta la liquidez. Ninguna entidad puede tener certeza del pago de sus clientes, dado que por diversos motivos, ajenos o no a su control, estos no pueden cancelar sus deudas y por consiguiente una alta inversin en cuenta por cobrar puede volver insolvente la organizacin. 1. Definiciones. Las cuentas y documentos por cobrar es una cuenta de activo de naturaleza deudora que representa los derechos adquiridos por una entidad, de exigir a terceros el cumplimiento de obligaciones provenientes de la venta de bienes o prestacin de servicios al crdito y/o de otras situaciones ajenas a la actividad principal de la misma. Segn la NIC 39 Prstamos y partidas a cobrar son activos financieros no derivados cuyos cobros son fijos o determinables, que no se negocian en un mercado activo y que son distintos de: o Los que la entidad tenga la intencin de vender inmediatamente o en un futuro prximo, que sern clasificados como mantenidos para negociar y los que la entidad, en el momento del reconocimiento inicial, haya designado para su contabilizacin al valor razonable con cambios en resultados; o Los que la entidad designe en el momento de reconocimiento inicial como disponibles para la venta; o o Los que no permitan al tenedor la recuperacin sustancial de toda la inversin inicial, por circunstancias diferentes a sus deterioro crediticio, que sern clasificados como mantenidos para la venta.

2. Clasificacin.

A corto plazo

Por su disponibilidad A largo plazo

A cargo de clientes

Criterio de Clasificacin

Por su origen A cargo de otros deudores

1. Administrativo 2. Constitutivo 3. Contingente

No documentadas Por su carcter legal Documentadas Por ejemplo: 1. Letra de cambio 2. Pagar

3. Reglas de presentacin y valuacin. Reglas de presentacin Las cuentas y documentos por cobrar a corto plazo se presentan en el balance general dentro del grupo del activo corriente inmediatamente despus del efectivo y equivalentes y las inversiones temporales; las que sean consideradas a largo plazo se presentarn en el activo no corriente. Reglas de valuacin Las cuentas y documentos por cobrar deben computarse al valor pactado originalmente del derecho exigible menos la estimacin para cuentas incobrables. Las cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera deben actualizarse al tipo de cambio aplicable vigente a la fecha del balance debiendo revelarse este hecho.

4. Registro contable. Los clientes son la principal subcuenta de cuentas por cobrar. En ella se detallan todos los clientes de la cartera de la empresa. Para cada cliente debe existir un expediente en el cual se consigne toda la informacin concerniente en ellos y un registro detallado de los pagos con su saldo correspondiente. La subcuenta de clientes refleja el total que stos deben a la entidad, para ello se registra el movimiento de los clientes de manera particular en los mayores auxiliares. Existe un mayor auxiliar para cada

individuo que conforma la totalidad de la cartera de clientes. Y posteriormente, se suman los saldos de los mayores auxiliares y se anotan en el mayor general de clientes, de donde se toma el saldo que se registrar en el balance general. La administracin debe tener adems un expediente en el cual se disponga de informacin sobre el cliente, como nombre, direccin, telfono, referencias personales, lugar de trabajo, investigacin crediticia en red y documentacin que se present al momento de solicitar el crdito.

5. Principios de contabilidad aplicables. Entre los principios de contabilidad aplicables a las cuentas y documentos por cobrar se tienen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Costo histrico. Acumulacin o devengo contable Realizacin Periodo contable Revelacin suficiente Importancia relativa

Tcnicamente las cuentas y documentos por cobrar estn reguladas por la NIC 39 instrumentos financieros: reconocimiento y medicin, sin embargo la NIC les llama Prstamos y cuentas por cobrar.

6. Control interno de las cuentas y documentos por cobrar. Uno de los principios ms importantes del control interno es que los empleados que tienen la custodia del efectivo y otros activos negociables no deben llevar los registros contables. Comnmente, en un negocio pequeo, un empleado es responsable de manejar las entradas de efectivo, de llevar los registros de las cuentas y documentos por cobrar, de expedir notas de crdito y de cancelar las cuentas incobrables, esta combinacin de funciones es una invitacin al fraude, el empleado en esta situacin puede retirar el efectivo cobrado a un cliente sin efectuar registro alguno del cobro. El siguiente paso es deshacerse del saldo en la cuenta del cliente, esto se puede hacer emitiendo una nota de crdito indicando que el cliente ha devuelto mercanca, o se ha anulado la cuenta del cliente por incobrable, de este modo el empleado tiene el efectivo, la cuenta del cliente tiene un saldo de cero a pagar y los libros estn cuadrados. Por lo anterior, como parte principal del control interno aplicado a esta cuenta, los empleados responsables de los registros de las cuentas y documentos por cobrar o que manejan las entradas de efectivo no deben tener la autoridad de expedir notas de crdito o de autorizar la cancelacin de cuentas por cobrar como incobrables. Es decir, debe darse una clara segregacin de funciones 7. Procedimientos de control interno. Algunos procedimientos de control interno aplicable a las cuentas y documentos por cobrar son los siguientes: Los funcionarios independientes responsables de la cobranza no deben estar relacionados con los encargados de las cuentas y documentos por cobrar, pues el funcionario acta como elemento de control de trabajo del encargado del registro auxiliar y del cajero. Si hay ms de un funcionario o empleado encargado del auxiliar de cuentas por cobrar, habr que cambiarlo de seccin o de responsabilidad ocasionalmente, ciertamente la rotacin de personal permite la rotacin de responsabilidad, lo cual permite la verificacin de un encargado a otro.

El funcionario responsable de aprobar y otorgar crditos debe de estar separado de las secciones y personas encargadas del departamento de crdito, del encargado del registro auxiliar y de todas las personas relacionadas con las cuentas y documentos por cobrar. Debern establecerse polticas para la autorizacin de lneas de crdito por funcionarios debidamente autorizados y facultados por escrito. Las cuentas canceladas por incobrables debern ser autorizadas por un funcionario facultado para ello. Elaborar peridicamente reportes de antigedad de saldos, por personal diferente e independiente de las funciones de cuentas y documentos por cobrar, para obtener informacin sobre pagos no registrados equivocadamente.

8. Aplicacin de aspectos legales. Aspectos mercantiles: 1. 2. Art. 443, 444 y 454 del Cdigo de Comercio. Letra de cambio (Art. 702 al 787 del Cdigo de Comercio): ttulo valor empleado para hacer valer el derecho proveniente de una transaccin de crdito, que puede ser aceptacin negociable, letra negociable, aceptacin comercial o aceptacin bancaria. Pagar (Art. 788 al 792 del Cdigo de Comercio): ttulo valor a la orden empleado para hacer valer el derecho proveniente de transacciones crediticias.

3.

Aspectos tributarios: 1. 2. Art. 31 numeral 2) de la ley de impuesto sobre la renta. Art. 37 y 38 del reglamento de la ley de impuesto sobre la renta.

9. Cancelacin de cuentas por cobrar por ser consideradas incobrables. Las entidades disponen de dos mtodos para determinar las cuentas incobrables, en uno de ellos se hacen pronsticos del monto probable de las cuentas que no se cobrarn y se constituye una estimacin; en el otro caso, se espera hasta que una cuenta se declare como incobrable para cancelarla. El primer mtodo a estudiar se denomina mtodo de estimacin, bajo este mtodo existen las siguientes formas de estimar una cuenta como incobrable: 1. Se aplica un porcentaje a las ventas: las cuentas incobrables se calculan aplicando un porcentaje al saldo de ventas netas.

Para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de prdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas de periodos anteriores. Luego se aplica el porcentaje estimado al total de ventas netas al crdito. El proceso para encontrar el porcentaje a aplicar es el siguiente: Establecer el promedio de ventas y de cuentas incobrables en un periodo dado. Determinara la relacin porcentual promedio de las cuentas incobrables respecto de las cuentas por cobrar (Promedio de cuentas incobrables / Promedio de ventas al crdito * 100). Multiplicar las ventas al crdito por el porcentaje encontrado. Elaborar los registros contables correspondientes.

Ejemplo:

La sociedad J M SA de CV durante los ltimos aos ha presentado esta informacin: Ao 2001 2002 2003 2004 2005 Totales Promedio anual Ventas 1.358.000,00 2.845.600,00 3.125.240,00 2.900.050,00 3.828.740,00 14.057.630,00 2.811.526,00 Cuentas incobrables $ 47.530,00 $ 42.684,00 $ 65.257,00 $ 43.500,00 $ 72.746,00 $ 271.717,00 $ 54.343,40

$ $ $ $ $ $ $

Si durante el 2006 las ventas ascendieron a $ 3, 554,687, se pide que se encuentre el porcentaje de las ventas que se considera incobrable y contabilizar la operacin. Solucin: Como se puede observar ya se encontraron los promedios de las ventas y de las cuentas incobrables de los ltimos 5 aos, por lo que el siguiente paso es encontrar el porcentaje de las ventas que se consideren incobrables para el ao 2006. Para encontrar el porcentaje que se considera incobrable se debe aplicar la siguiente frmula: Porcentaje de cuenta incobrable = Promedio de cuenta incobrable/Promedio de ventas* 100 Porcentaje de cuenta incobrable = $54, 343.40 / $2, 811,526 * 100 = 1.93% Para determinar las cuentas incobrables del ao 2006 se tiene: Cuenta incobrable = Ventas del ao 2006 * Porcentaje de cuenta incobrable. Cuenta incobrable = $3, 554,687 x 1.93% = $ 68,605.45 El registro contable de esta operacin es el siguiente: Fecha Concepto Partida x Gastos de venta Cuentas incobrables Estimacin para cuentas incobrables V/ Para registrar la estimacin para cuenta incobrable del ao 2006 Parcial Debe $ $ 68.605,45 $ $ 68.605,45 $ 68.605,45 68.605,45 68.605,45 Haber

2.

Se aplica un porcentaje a las cuentas por cobrar segn antigedad de saldos: en este mtodo las cuentas por cobrar individuales se clasifican segn la antigedad de sus saldos vencidos.

Para determinar la antigedad de los saldos en mora la empresa deber elaborar un listado en el cual se irn clasificando a los clientes mala paga en distintas categoras que representan niveles de antigedad, por ejemplo 1-30, 31-60, 61-90, ms de 90 y el saldo total, denominado cdula de antigedad de saldos.

Ejemplo: La sociedad J M SA de CV tiene en su contabilidad un saldo por estimacin de cuenta incobrable por valor de $220.00 al 31 de agosto de 2006.

Dicha sociedad para el mes de septiembre del ao 2006 presenta la siguiente cdula de antigedad de saldos con su respectivo porcentaje de estimacin de incobrabilidad JOYRO SA de CV CDULA DE ANTIGEDAD DE SALDOS AL 30/09/06

Antigedad Menos de 30 das De 31 a 60 das De 61 a 90 das De 91 a 120 das Ms de 120 das Total

$ $ $ $ $ $

Saldo 7.050,00 2.650,00 900,00 670,00 400,00 11.670,00

% de estimacin 3% 7% 12% 35% 50%

$ $ $ $ $ $

Estimado 211,50 185,50 108,00 234,50 200,00 939,50

Como muestra la cdula de antigedad de saldos, el saldo de la estimacin de cuentas incobrables al 30 de septiembre de 2006 debe ser $ 939.50, como ya se tiene un saldo de $220.00 entonces se debe correr el registro contable por la diferencia: Clculo: $939.50 - $220.00 = $719.50 El registro contable es el siguiente: Fecha Concepto Partida x Gastos de venta Cuentas incobrables Estimacin para cuentas incobrables V/ Para registrar la estimacin para cuenta incobrable Parcial Debe $ $ 719.50 $ $ 719.50 $ 719.50 719.50 719.50 Haber

Suponiendo que un cliente se declare incobrable y se est trabajando por el mtodo de estimacin (ya sea porcentaje sobre ventas o antigedad de saldos) se procede de la siguiente manera: Ejemplo: El da 5 de octubre de 2006 la sociedad JOYRO SA de CV declara incobrable la cuenta del seor Francisco Melgar cuyo saldo asciende a $100.00, la sociedad ocupa el mtodo de estimacin segn antigedad de saldos. Solucin: El registro contable de esta transaccin es el siguiente: Fecha Concepto Partida x Estimacin para cuentas incobrables Cuentas y documentos por cobrar Sr. Francisco Melgar V/ Cancelacin de la cuenta del seor melgar por considerarse incobrable Parcial Debe $ $ 100,00 $ 100,00 $ 100,00 100,00 $ 100,00 Haber

El segundo mtodo a estudiar es el mtodo directo, bajo este mtodo el clculo de las cuentas incobrables se determina segn el criterio de un comit, quienes dictaminan si una cuenta es incobrable, luego de verificar que se han efectuado las gestiones de cobro pertinentes, este mtodo se utiliza cuando es evidente que una cuenta ya no podr recuperarse. Para cancelar una cuenta se carga gastos por cuentas incobrables con un abono a la cuenta por cobrar especfica y de esa forma queda cancelado dicho cliente.

Nota: Aunque las cuentas se cancelan, el cliente siempre tiene la obligacin de pagar. En este caso, todo pago posterior a la liquidacin da la cuenta implicar reabrir la cuenta por cobrar del cliente que est cancelando. Ejemplo: La sociedad J M declara el 30 de septiembre de 2006 como incobrables las siguientes cuentas por cobrar: Margarita Funes Dolores Andrade $2,500.00 $3,700.00

La sociedad aplica el mtodo directo para cancelar dichas cuentas. Solucin: Cuando se declara incobrable una cuenta por cobrar por el mtodo directo se debe realizar el siguiente registro contable: Fech a

Concepto Partida x Gastos de venta Cuentas incobrables Cuentas y Documentos por cobrar Margarita Funes Dolores Andrade V/ Para registrar las cuentas incobrables declaradas en septiembre

Parcial

Debe $ 6.200,00

Haber

$ $ $

6.200,00 $ 2.500,00 3.700,00 $ 6.200,00 $ 6.200,00 6.200,00

Suponiendo que la seora Dolores Andrade, inesperadamente el 01 de diciembre del mismo ao se presenta a liquidar su deuda que ha sido cancelada por la empresa por considerarla incobrable, entonces los registros contables a realizar son los siguientes: Fecha Concepto Partida x Cuentas y Documentos por Cobrar Dolores Andrade Gastos de venta Cuentas incobrables V/ Para registrar la recuperacin de la cuenta de la seora Andrade Concepto Partida x Efectivo y Equivalentes Bancos Cuentas y Documentos por Cobrar Dolores Andrade V/ Para registrar la recuperacin de la cuenta de la seora Andrade Parcial Debe $ $ $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ Parcial Debe $ $ $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 3.700,00 3.700,00 3.700,00 $ 3.700,00 3.700,00 3.700,00 Haber

Fecha

Haber

Se debe abonar la cuenta de gastos de ventas y cargar cuentas y documentos por cobra porque se recupera el saldo de la cuenta en el mismo ao en que se declar incobrable. Ahora bien, si suponemos que la seora Margarita Funes se presenta el 30 de mayo de 2007 y cancela la deuda que se ha declarado incobrable, entonces los registros contables a realizar son los siguientes:

Fech a

Concepto Partida x Cuentas y Documentos por Cobrar Margarita Funes Otros ingresos Recuperacin de cuenta incobrable V/ Para registrar la recuperacin de la cuenta de la seora Funes

Parcial

Debe $ 2.500,00

Haber

$ $

2.500,00 $ 2.500,00 $ 2.500,00 $ 2.500,00 2.500,00

Fecha

Concepto Partida x Efectivo y Equivalentes Bancos Cuentas y Documentos por Cobrar Margarita Funes V/ Para registrar la recuperacin de la cuenta de la seora Funes

Parcial

Debe $ 2.500,00

Haber

$ $

2.500,00 $ 2.500,00 $ 2.500,00 $ 2.500,00 2.500,00

En este caso siempre se hace un cargo a cuentas y documentos por cobrar pero no se abona gasto de venta sino que otros ingresos, debido a que se est en otro ejercicio distinto al que se declararon incobrables las cuentas y ya se realiz el cierre contable respectivo.

Los documentos por cobrar. Los documentos por cobrar representan los derechos que tiene una empresa sobre terceros por circunstancias similares a las cuentas por cobrar, las cuales son formalizadas mediante un documento de carcter coactivo, es decir que puede exigirse su cobro mediante vas legales. Los documentos por cobrar son ms formales que las cuentas por cobrar, en este caso el deudor del documento promete por escrito pagar al acreedor un importe definido en una fecha en el futuro. Estos documentos se extienden a das plazo y se amparan en: Pagar Letras de cambio Contratos

Todo documento debe contener: Fecha de emisin: da en que se pacta la negociacin, en la cual se formaliza el documento. Beneficiario, tenedor o librador: persona natural o jurdica poseedora de los derechos que otorga documento. Deudor, girador o librado: persona natural o jurdica responsable de las obligaciones que genera documento. Monto de la negociacin o acuerdo: valor por el cual se ha pactado la negociacin, que representa financiamiento hecho por el beneficiario al deudor, a este monto se le denomina tambin capital principal. Intereses: es el cargo financiero que debe pagar el librado al librador por el uso del monto de negociacin. el el el o la

Ejemplo: El 16 de abril de 2006 JM SA de CV vende mercadera por valor bruto de $113,000.00 (en trminos de IVA valor bruto significa que ya lleva el impuesto y valor neto significa que no lo lleva) por los cuales le firman un documento a 180 das al 12% de inters. Elaborar el asiento correspondiente para registrar la operacin. Solucin: Fech a Concepto Partida x Cuenta y Documentos por Cobrar Documentos Ventas IVA Dbito Fiscal V/ Venta de mercadera mediante Documento Parcial Debe $ $ 113.000,00 $ 100.000,00 $ 13.000,00 $ 113.000,00 $ 113.000,00 113.000,00 Haber

Si llega la fecha de vencimiento y el cliente cancela su deuda entonces se debe realizar el siguiente registro contable, previo el clculo de los intereses respectivos. I = $113,000.00 x 0.12 x 180 / 365 I = $6,787.12 Fecha Concepto Partida x Efectivo y Equivalentes Bancos Cuentas y Documentos por Cobrar Documentos Productos financieros Intereses V/ Cobro del documento a la fecha de vencimiento Parcial Debe $ $ $ $ 119.787.12 $ 113.000,00 113.000,00 $ 6.787.12 $ 119.787.12 $ 119.787.12 6.787.12 119.787.12 Haber

El Factoraje o descuento de documentos Es la operacin a travs de la cual las entidades obtienen fondos, cediendo sus crditos comerciales amparados por un documento en corto plazo, derivados de la transferencia de bienes o la prestacin de servicios, a entidades financieras denominadas factores. En el descuento de documentos intervienen el factor, el cedente y el cliente. El factor o descontante: entidad financiera que acepta el descuento de los documentos por lo que recibe los ttulos cobrando una comisin llamada descuento. El cedente: Persona natural o jurdica que siendo propietario de una cartera de documentos por cobrar, solicita el descuento de los mismos mediante la cesin de sus crditos comerciales, adquiriendo la obligacin de pagar al factor el financiamiento obtenido si el cliente no paga.

Clientes: Son deudores de la entidad, que se han comprometido a cancelar el financiamiento que sta les ha dado mediante un documento. El descuento de documentos tiene dos modalidades: 1. 2. Factorizacin al vencimiento: en la cual el factor asegura el pago de los documentos a su vencimiento, ello no implica financiamiento alguno sino la certificacin de recuperar los recursos en la fecha convenida. Factorizacin a la vista: en la cual el factor financia los documentos que se le presentan.

Legalmente el factoraje de documentos esta regulado por los artculos 1119 al 1124 del Cdigo de Comercio. El descuento de documentos tiene un orden lgico de realizacin por lo que se recomienda aprenderse los siguientes pasos para realizarlo: 1. 2. 3. 4. Calcular el valor al vencimiento del documento, el cual est compuesto por el capital ms los intereses. Descontar el documento de acuerdo a las condiciones planteadas, recordar que se descuenta el valor al vencimiento encontrado en el paso anterior. Contabilizar la operacin de descuento considerando el liquido a recibir. Esperar el desenlace de la operacin, si el cliente paga al banco entonces liquidamos la obligacin que nos surge al momento del descuento, si el cliente no paga al banco siempre liquidamos la obligacin que nos surge al momento del descuento pero abrimos una cuenta por cobrar al cliente que no pag. Ejemplo: El 16 de abril de 2006 J M SA de CV vende mercadera por valor bruto de $113,000.00 (en trminos de IVA valor bruto significa que ya lleva el impuesto y valor neto significa que no lo lleva) por los cuales le firman un documento a 180 das al 12% de inters; el 13 de julio de 2006 se descuenta el documento anterior a una tasa del 15% Elaborar el descuento del documento. Solucin: Fech a

Concepto Partida x Cuenta y Documentos por Cobrar Documentos Ventas IVA Dbito Fiscal V/ Venta de mercadera mediante Documento

Parcial

Debe $ 113.000,00

Haber

113.000,00 $ 100.000,00 $ 13.000,00 $ 113.000,00 $ 113.000,00

Ahora prosigue encontrar el valor al vencimiento: Valor al vencimiento = Capital ms intereses . Valor al vencimiento = $113,000.00 + $113,000.00 x 0.12 x 180 / 365 Valor al vencimiento = $113,000.00 + $6,787.12

Valor al vencimiento = $ 119, 787.12 Ahora se procede a calcular el descuento por medio de la siguiente frmula: D = Snd. Donde: D = valor descontado S = valor al vencimiento n = es el plazo del descuento (es el tiempo entre la fecha del descuento y la fecha de vencimiento del documento). d = es la tasa del descuento. Por ejemplo en el ejercicio a resolver el plazo del descuento es:

Plazo del documento = 180 das

16 de abril

13 de julio

13 de oct.

Fecha de Emisin

Fecha de Descuento

Fecha de Vencimiento

Plazo de descuento = 92 das

El descuento en este caso es el siguiente: D = $119,787.12 x 0.15 x 92 / 365 D = $ 4,728.94 Para encontrar el lquido a recibir se ocupa la siguiente frmula: Liquido a recibir = Valor al vencimiento Descuento Liquido a recibir = $119, 787.12 - $ 4, 528.94 Liquido a recibir = $ 115, 258.18 El siguiente paso es contabilizar la operacin abriendo una cuenta complementaria de activo denominada documentos por cobrar descontados esta cuenta se reconoce por el valor nominal del documento que se descuenta, es decir, por el valor del capital. El registro contable relacionado con el descuento del documento es el siguiente: Fecha Concepto Partida x Efectivo y Equivalentes Bancos Documentos por cobrar descontados Documentos Parcial Debe $ $ $ 115.258.18 $ 113.000,00 113.000,00 115.258.18 Haber

Productos financieros Intereses V/ Descuento de documento

$ $ 2.258.18 $ 115.258.18

2.258.18

$ 115.258.18

Si el cliente paga al banco cuando llega la fecha de vencimiento del documento, entonces se realiza el siguiente registro contable: Fech a Concepto Partida x Documentos por cobrar descontados Documentos Cuentas y Documentos por cobrar Documentos V/ Pago de cliente al banco Parcial Debe $ $ $ 113.000,00 $ 113.000,00 113.000,00 $ 113.000,00 $ 113.000,00 113.000,00 Haber

Si el cliente no paga el tratamiento contable tiene una variacin, por ejemplo si el 13 de octubre el banco notifica a la empresa que el cliente no cancel el documento descontado por lo que carga una comisin por honorarios de $25.00, entonces se procede de la siguiente manera: Valor al vencimiento: Honorarios IVA por honorarios Total Fech a $119, 787.12 $ 25.00 $ 3.25 $119,815.37

Concepto Partida x Cuenta y Documentos por Cobrar Clientes Documentos por cobrar descontados Efectivo y equivalentes Bancos

Parcial

Debe $ 6,815.37 113.000,00

Haber

6815.37 $ $ 119.815.37

119.815.37

V/ Por el no pago del cliente al banco del documento descontado.