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7.

Emisin y expedicin del Programa Integral de Vida Objetivos Identificar el proceso de emisin del Programa Integral de Vida definido por la Compaa.
Conocer

los parmetros especficos del proceso de emisin y expedicin e la solicitud del

Programa Integral de Vida con el fin de evitar reprocesos. 7.1 El proceso de emisin El proceso de emisin de la pliza hace parte del gran proceso de administracin de seguros, que apoya la misin de la Compaa, brindando soporte y manteniendo un estndar en los contratos. El proceso de emisin formaliza la cotizacin o propuesta, al expedir la pliza y los anexos correspondientes y registrarlos en un sistema de informacin, con lo cual se da inicio a la administracin y contraprestacin de los servicios contratados. En este proceso es fundamental la participacin del asesor, quien es el responsable de que el negocio se inicie correctamente. El, junto con el cliente, deben realizar el proceso y diligenciar los documentos definidos, de manera tal que quede detallada toda la informacin necesaria para conocer a fondo al cliente con todas sus caractersticas. Para cumplir a cabalidad con este trmite, existen unos lineamientos establecidos por la Compaa, los cuales estn plasmados en las polticas y los procedimientos, y sirven de apoyo para la correcta realizacin de la emisin de una pliza. El objetivo principal de estos lineamientos es dar a conocer las normas que rigen en la Compaa para asegurar a una persona.

Si el proceso se efecta cumpliendo las polticas y los procedimientos establecidos, se pueden garantizar los tiempos de respuesta y las condiciones bajo las cuales se aceptar ese riesgo, y se har factible el contrato de seguro entre la Compaa y la persona. Como se mencion, y debido a que la informacin debe ser formalizada por escrito, se ha diseado un documento (Solicitud de Seguro, forma VI-033) que sirve de soporte a la emisin de una pliza. Este formato, en todos los casos, deber ser firmado por el tomador del seguro como seal de aceptacin de la informacin all consignada y de las condiciones contratadas por l. 7.2. Formas de emisin o expedicin en el Programa Integral de Vida. 7.2.1. Expedicin Tradicional. El Programa Integral de Vida Bolvar de expedicin tradicional se realiza mediante el diligenciamiento Solicitud de Seguro (forma VI-033), la cual implica un estudio del riesgo del asegurado; por tanto, se diligencia un formato en el que se consignarn todos los datos necesarios para que la Compaa estudie el negocio. En este tipo de expedicin se tienen en cuenta variables del asegurado, como edad, valor asegurado solicitado, salud, ocupacin, ingresos y egresos, inters asegurable, entre otros. Papelera necesaria para la suscripcin tradicional del Programa Integral de Vida a) Solicitud de seguro de vida, Cuestionario General, forma VI-033 (Red. oct. /2009) La Solicitud de seguro de vida es el documento bsico mediante el cual se recopila la informacin referente a los datos personales y generales del cliente, a las condiciones que l declara y a los amparos y valores asegurados que solicita.

Con el correcto diligenciamiento y con la descripcin detallada de la informacin, la Compaa obtendr una valioso instrumento para agilizar el procedimiento de estudio de la solicitud, lo que permitir que el candidato se asegure rpidamente, que el consejero reciba su comisin y que la Compaa evite el costo que implican los reprocesos. Por tanto, deben observarse las siguientes instrucciones: a) Diligencie todos los campos exigidos, sin tachones ni enmendaduras, haciendo uso del espacio disponible en Observaciones, para ampliar cualquier pregunta o aspecto importante que deba ser considerado en el estudio del riesgo. b) Ponga en conocimiento del cliente las implicaciones que sobre el contrato de seguro (de ser aprobada la solicitud) pueden ocasionar la falsedad y/o inexactitud en las declaraciones o circunstancias expresadas en ella, como aspecto indispensable y previo a la firma del solicitante. c) Cuando el programa sea aprobado por la Oficina Principal Bogot, y en el evento de que el solicitante escoja la forma de pago mensual mediante convenio, se debe diligenciar adicionalmente la autorizacin de descuento para la entidad a la que pertenece su cuenta o tarjeta. b) Formulario de Conocimiento del Cliente El conocimiento de nuestros clientes se constituye en el eje central del Sistema de Administracin para la Proteccin del Riesgo del Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo (SARLAFT), que es el que deben implementar las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera. El lavado de activos es el procesamiento financiero de los recursos adquiridos en actividades delictivas para ocultar su origen ilegal; financiacin del terrorismo es proveer recursos de origen lcito o ilcito que permitan el sostenimiento econmico de grupos armados al margen de la ley o de grupos terroristas.

En conclusin, el

SARLAFT

permite administrar el riesgo de tal forma que la compaa NO

pueda ser utilizada por los delincuentes para ocultar y manejar recursos de procedencia ilcita. Este formulario se debe diligenciar cuando un cliente toma por primera vez un producto con la Compaa o cuando transcurra ms de un ao sin haber actualizado la informacin. Para capitalizacin, si el ttulo se paga a travs de la cuenta de una persona diferente de los propietarios del ttulo, no es necesario diligenciar Formulario de Conocimiento del Cliente para este. Al igual, cuando existan dos suscriptores, se debe diligenciar como mnimo el del primer suscriptor; sin embargo, para la Compaa sera ideal contar con la informacin de ambos suscriptores. Existen dos formatos de Conocimiento del Cliente: Formulario de Conocimiento del Cliente, Persona Natural, Forma B-114. Formulario de Conocimiento del Cliente, Persona Jurdica, Forma B-115.

c) Autorizacin de Descuento. La autorizacin de descuento es un contrato jurdico que se celebra entre el cliente, la Compaa y la entidad financiera, en el cual se asumen las siguientes obligaciones: El cliente autoriza (da la orden) a la entidad financiera para que debite o cargue a su cuenta o a su tarjeta de crdito el valor de la prima del programa, de acuerdo con el tipo de descuento indicado en la autorizacin. El cliente autoriza a las compaas para renovar automticamente el cobro, de acuerdo con las condiciones generales del programa adquirido. El cliente debe informar por escrito a la Compaa, con dos meses de anticipacin, si desea o no la renovacin de esta modalidad de pago.

El cliente aceptar las condiciones establecidas por la institucin financiera, tales como: el costo de la financiacin derivada del pago por medio de la tarjeta de crdito, la conservacin de saldos mnimos, etc.

El cliente autorizar al banco o a la corporacin para que suministre a la Compaa el nuevo nmero de la tarjeta de crdito en caso de cambio de la misma, para efectuar el descuento correspondiente. De igual forma, se compromete a informar dicho cambio a la Compaa.

El cliente garantiza tener el cupo disponible en la tarjeta de crdito y/o dbito y los fondos de la cuenta de ahorro o corriente en forma permanente, para el pago de la prima.

El cliente acepta que el extracto de la entidad financiera se constituya en la prueba de los descuentos y se compromete a informar de manera inmediata cualquier anomala; de no hacerlo, exime a la Compaa de cualquier responsabilidad por los pagos derivados de sucesos ocurridos durante las vigencias no cobradas.

Todos los negocios que se realicen por convenio requieren del correcto diligenciamiento del formato de autorizacin de descuento. Es importante tener en cuenta que en caso de inclusin o de modificacin de una cuenta siempre se debe diligenciar la autorizacin de descuento. Tenga en cuenta que debe dar buen uso a la autorizacin de descuento, este formato hace parte de la papelera de la Organizacin, por lo tanto todas las fotocopias que se saquen de este formato carecen de validez (vase el formato Autorizacin de Descuento y su respaldo). 7.2.2 Expedicin a travs de Tecnophone. El Programa Integral de Vida Bolvar se puede expedir tambin a travs de TECNOPHONE un sistema bastante innovador en donde se realiza el proceso de suscripcin y expedicin de seguros de Vida Individual mediante la captura de la

informacin requerida por medio telefnico de manera oportuna y confiable, mediante la optimizacin de tiempos y simplificacin de procesos, beneficiando al cliente, al consejero y la compaa. Este proceso se realiza mediante la comunicacin del consejero a la red 322 opcin 7, esta opcin es oculta es decir que nicamente esta disponible para suscribir plizas de Vida Individual. PROCESO DE SUSCRIPCION TECNOPHONE.

1) La llamada previa y el agendamiento de la cita son de carcter obligatorio para las llamadas que se reciben fuera del horario laboral. Esto garantiza la programacin, atencin de solicitudes y expedicin de los negocios. Por ningn motivo se atendern solicitudes que carezcan de la llamada previa y su respectivo agendamiento.

2) El servicio de Tecnophone tiene un horario en jornada ordinaria comprendido entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m. Para los casos donde se requieran expediciones fuera de este horario el agendamiento deber realizarse de la siguiente manera:

En la maana antes de las 8:00: La llamada de agendamiento se debe realizar antes de las 5:00 p.m. del da anterior.

En la tarde despus de las 5:00: La llamada de agendamiento se debe realizar antes del medio da del mismo da.

Fines de semana y festivos: La llamada de agendamiento se debe realizar el viernes antes de las 4:30 p.m.

3) La Unidad Tcnica de Vida Tecnophone realizar la evaluacin del riesgo con base en la tabla de requisitos de asegurabilidad vigente, utilizando las herramientas necesarias que le permitan la calificacin del riesgo, las polticas del ramo y los manuales de suscripcin del reasegurador, los cuales forman parte del contrato de reaseguro suscrito por La Compaa.

4) El anlisis de riesgos, aprobacin y expedicin de los negocios se realizar aproximadamente en 20 minutos si el solicitante no presenta riesgo de ningn tipo. Para los casos que por su complejidad e informacin adicional requieran adicionales para el estudio, el tiempo podr ser mayor, dependiendo de la respuesta por parte de la localidad para adjuntar los requerimientos solicitados con el B-990.

5) Tecnophone solo emite solicitudes en lnea, sin embargo si el cliente no posee toda la informacin de inmediato se puede volver a contactar con Tecnophone y terminar la captura de la informacin o de lo contrario enviarla adjuntndola con el formato B-990 por STELLENT.

6) En caso de no funcionar Stellent, ni el procedimiento de contingencia inicial, que consiste en enviar la forma (B-990) y sus anexos va fax, se tomar como ltima alternativa el envo de los documentos fsicos a la unidad tcnica de Vida Tecnophone para continuar su evaluacin y calificacin.

7) Las solicitudes que quedan en estado en proceso, en el sistema de expedicin en lnea CELULARES, tendrn un tiempo de espera mximo de 60 das y una vez cumplida se cambiar automticamente al estado rechazado.

8) La solicitud devuelta por Stellent al CAV, tendr un tiempo de espera de mximo 60 das y una vez cumplida se cambiar automticamente el estado a rechazado.

9) Para los consecutivos que se encuentren en rechazo, y se quiera retomar el negocio, se debe diligenciar una nueva solicitud de seguro.

10) Los exmenes mdicos que por sus caractersticas no puedan ser escaneados, debern ser enviados fsicamente para su anlisis a la coordinacin mdica de la Gerencia de Vida.

11) Todos los exmenes mdicos deben ser practicados por mdicos, laboratorios o clnicas autorizados por la Gerencia de Vida de la compaa, segn proceso de proveedores.

12) La Unidad Tcnica de Vida Tecnophone podr requerir exmenes y pruebas adicionales, adems de los contenidos en la forma de solicitud de exmenes (VI-024).

13) La calidad moral de los solicitantes es la base fundamental para la seleccin del riesgo.

14) La edad lmite mxima de ingreso para negocios nuevos es de 65 aos.

15) Para los casos que requieran concepto del reasegurador, el tiempo estar sujeto a la respuesta del mismo

16) Los siguientes documentos sern vlidos nicamente con la firma y huella del solicitante o los asegurados:

Forma (B-990), Declaracin de Asegurabilidad (VI-037), Hoja de Servicio (VI051), Contrato de Fiducia (VI-090), Cuestionario para riesgo de aviacin (VI044), Clusula de exclusin por homicidio, cartas de condiciones especiales y/o aclaratorias.

Para actividades como: Piloto, independiente del valor, estado de salud u ocupacin debe diligenciar el CUESTIONARIO PARA RIESGOS DE AVIACIN (Forma VI-044).

17) Para los independientes (comerciantes), se debe adjuntar el certificado de cmara y comercio con matricula vigente o en su debido caso RUT vigente.

RESPONSABILIDADES

DEL

DIRECTOR

COMERCIAL,

CONSEJERO

RESPONSABLE DE LA OFICINA

1) Verificar el nmero de documento del solicitante en la tabla de terceros y en el sistema Tronador antes de llamar a Tecnophone. Si el nombre est registrado en la base de datos y ste no coincide con el de la solicitud, se debe corregir en la llamada a Tecnophone confirmando el nmero de documento correcto directamente con el solicitante y se adjuntar copia del documento de identidad junto con el formato (B990) diligenciado.

2) Verificar el intercambio de informacin, tabla de terceros restringidos y riesgos consultables antes de llamar a Tecnophone. Si la consulta es positiva se debe ejecutar el procedimiento de terceros consultables y/o restringidos establecido en el manual de SARLAFT: SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO SARLAFT para

CAPITALIZADORA BOLVAR, COMPAA DE SEGUROS BOLVAR Y SEGUROS COMERCIALES BOLVAR publicado en la Intranet (funcionariosprocesos-compaa-manuales para entidades reguladoras).

3) Verificar en el sistema Tronador si existen plizas vigentes para el solicitante, confirmando cmulo y aplicando la tabla de requisitos de asegurabilidad vigente antes de llamar a Tecnophone.

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4) Velar por el cumplimiento de las polticas establecidas por la compaa para el ramo.

5) Verificar que el formato (B-990) se encuentre completamente diligenciado por el tomador y/o el asegurado de la solicitud de seguro y que est diligenciado a mano y con tinta, sin tachones, borrones, enmendaduras, ni correcciones.

6) Dejar constancia de la fecha en la que se captura la informacin va telefnica, as como garantizar que el formato (B-990) sea enviado por STELLENT a la Unidad Tcnica de Vida el mismo da en que se recibe.

7) Dar respuesta al simasol enviado por la unidad tcnica de tecnophone. (nmero de STELLENT) una vez se tenga el formato (B-990) diligenciado y listo para scanear, ya sea que se haya expedido en lnea o se encuentre en estado pendiente y sean necesarios documentos adicionales o el solicitante desista de tomar la pliza.

8) Revisar las solicitudes devueltas con el propsito de completar la informacin que se requiere para poder continuar con el estudio, adjuntando carta aclaratoria con firma y huella del solicitante.

9) Descargar la informacin envindola a declinados en los casos de solicitudes declinadas.

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