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Presentacin del grupo Desarrollo del tema

Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia en las empresas, en virtud de que producen los ingresos y permiten cristalizar su objetivo; su influencia en los resultados que se obtienen son determinantes para el crecimiento de la empresa.

El instituto Mexicano de contadores pblicos seala que Son el elemento natural de que se dispone para hacer frente a los costos y gastos totales que se efectan para llevar a cabo las operaciones de la misma

La operacin en ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos. Este concepto no sacrifica el objetivo de servicios para satisfacer al cliente por el inters de alcanzar utilidades, ni viceversa; por el contrario pretende un equilibrio adecuado entre ambas finalidades que permita la obtencin de rendimientos razonables y dar al cliente lo que requiere.

Proponer lo objetivos y aplicar las polticas establecidas para la venta

Coordinar en forma eficiente los elementos, materiales, tcnicos y humanos que integran la operacin en ventas Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la empresa

Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta que ofrecen

Participar en le establecimiento de las listas de los precios


Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa

Participar en le establecimiento de polticas de crdito y respetar su cumplimiento


Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se hace entrega del artculo en cuestin

Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambas
Realizar promociones de ventas

Llevar registros de los clientes


Seleccionar y promover lneas y con mejores mrgenes Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos

Tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas. Con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de cuya solucin pueden seguir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

El enfoque del anlisis de las operaciones debe ser integral y comprensivo, es decir, abarca a todos los departamentos, oficinas, secciones, o dependencias de la empresa que intervienen en su ejecucin.
Consecuentemente la operacin de ventas debe ser estudiada en todas sus etapas, ya sea que se desarrollen en el propio departamento o rea de venta o en los dems departamentos relacionados (Compras, produccin, contabilidad, facturacin, embarques, crdito y cobranzas, publicidad).

El auditor deber familiarizarse con el entorno econmico, poltico, social y legal de la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus polticas, su estructura, sus sistemas, sus procedimientos y sus practicas , que permita la ubicacin de ventas en el flujo de las operaciones.

La Familiarizacin puede llevarse a cabo investigando las caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos:
Los productos que vende la empresa Las caractersticas de los productos La poltica para la determinacin de los precios La poltica de crdito que se tenga establecida Los clientes importantes que tengan Estudio de los expedientes de auditora

Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y de los dems departamentos vinculados. (compras, produccin, publicidad, facturacin, almacenaje, embarques, crditos y cobranzas )

1.

ANLISIS FINANCIERO Y DE INFORMACIN OPERATIVA

Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo relativo a las ventas, con el objeto de evaluar su importancia en el conjunto de operaciones de la empresa, comparacin de las ventas con las efectuadas en aos anteriores, apreciando su tendencia y aplicacin de razones financieras.

2. ENTREVISTAS

Elaboracin de guas de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operacin de ventas, pendientes a investigar si se efectan eficientemente.
Entrevistas con los responsables de la ejecucin de ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas, verificando el cumplimiento de las politicas que la empresa tenga establecidas.

3. EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN

Estudio de los diversos archivos, registros y formas existentes para comprobar su funcionalidad Precisar los responsables de la operacin de ventas tienen presentes los objetivos a lograr Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas Seleccin de los productos ms importantes de la empresa

determinar si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes previos Su posicin frente a la competencia Respecto a los productos que acusen una tendencia descendente en ventas Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos La utilidad marginal que aportan por unidad vendida

La forma en que intervienen ventas en la determinacin de los niveles de inventario Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos Revisin de los costos de los canales de distribucin Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas

Resumen y discusin previa de los problemas detectados :

Discusin de las recomendaciones con los interesados, esto debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar la interpretacin del auditor y hacer participe a los aceptados en la labor creativa.

Elaboracin : Elaboracin de informes al cliente: algunos aspectos que pueden ser informados Falta de definicin, de objetivo para la operacin de ventas Falta en la estructura orgnica del departamento Descoordinacin con otros departamentos Desconocimiento del mercado y la competencia

Ausencia de estudios de mercado de lanzamiento de nuevos productos Prdida de penetracin en el mercado Inexistencia de lista de precios Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores Carencia de un sistema integral de informacin Estadstica de las ventas

Determinacin de lneas y artculos improductivos por precios bajos Presupuestos inexistentes o inadecuados Incentivos inadecuados en funcin en volumen de compras de los clientes Sistemas y distribucin inadecuado