CONCEPTOS GENERALES DE COMPUTACIN Y BASES DE DATOS QUE UN ADMINISTRADOR DEBE CONOCER 1.

IMPORTANCIA DE LA INNOVACIN EN LAS EMPRESAS

Asegura Orrego Correa en El ser humano y la innovacin que: La tendencia de las empresas es la de llevar su estrategia corporativa hacia la innovacin (Orrego, 2006). Para la autora, la innovacin dej de ser una ventaja competitiva convirtindose en un requisito para sobrevivir. Considera adems, que la implantacin de sta es un proceso de cambio en el que el ambiente organizacional y la tecnologa se acoplan mutuamente, factor que enuncia de manera inherente la necesidad de la integracin entre proyectos de gestin de cambio con la tecnologa.

En concordancia con Orrego, Brojt en Project Management (2005), no slo coincide con esta en el requisito de la tecnologa en las organizaciones, sino que adicionalmente menciona que los proyectos de tecnologas y especialmente los de informacin, se utilizan para responder a demandas internas y externas en 3 niveles de competitividad: reingeniera de Modelos operativos, con sistemas de informacin cuyo uso ha contribuido a mayores niveles de eficiencia; sistemas de gestin de desempeo, creados para identificar factores de la organizacin que sean utilizados para maximizar la rentabilidad y por ltimo, Inteligencia competitiva, con sistemas de informacin para la gestin del conocimiento con el fin de obtener capital de este y entender el comportamiento de los clientes. Dentro de la innovacin se encuentran las tecnologas de la informacin que ser el tema principal que se tratar en este documento.

Despus de haber mencionado los factores de la organizacin en pos de la rentabilidad, Brojt concluye que el nmero de proyectos de este estilo
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incrementarn de manera progresiva, y que sern estos los que ofrecern nuevas oportunidades de crecimiento para las organizaciones.

Por qu las empresas necesitan las Tecnologas de informacin?

Segn Rodrguez, es conveniente considerar que el proceso administrativo es muy complicado en cualquier empresa, sin importar su tipo o tamao ni el nivel al que sta haga referencia. Rodrguez, Estudios de sistemas y procesos administrativos, 2002) Dice el autor, que la gran influencia de los computadores en la administracin y su importancia se relaciona estrechamente con la administracin misma. Pues, en el campo de los negocios casi todas las empresas se hacen ms grandes debido al crecimiento normal y tambin debido a la tendencia cada vez mayor de las funciones, las adquisiciones y la informacin de las empresas, as es como se hace necesaria una herramienta de apoyo como lo son las TICs. En este curso se tratar el tema de los datos y la informacin tal como se explicar a continuacin.

2. DATOS Y SISTEMAS DE INFORMACIN

Para Stair y Reinolds en Fundamentals of Information Systems (2008), los datos consisten en hechos, como el nombre y cdigo de un empleado, las horas que trabaja en la semana, inventarios de la empresa, ventas que se realizan, etc. Cuando los datos son organizados de manera clara, ellos se convierten en informacin, la informacin es una coleccin de hechos organizados de tal forma que tienen un valor adicional ms all del valor de los hechos; sin embargo, teniendo en cuenta lo que se explica en esta seccin, junto a lo que dice Rodrguez acerca del incremento progresivo de la empresa, se har necesario en
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algn momento buscar una herramienta tecnolgica con la cual organizar los datos para as obtener resultados que puedan servir como apoyo a la parte administrativa de la empresa; esta herramienta es conocida como Sistema de Informacin.

Para Oz en Management information systems (2009), un sistema de informacin consiste en todos los componentes que trabajan juntos para procesar y producir informacin. Este sistema se forma de datos, hardware, software, redes, personas y procedimientos. El funcionamiento de un sistema de informacin es sencillo: Los computadores recogen informacin, la guardan y la procesan en informacin de acuerdo a instrucciones que las personas proveen va programas de computador. Segn el portal de acceso al conocimiento ITSON en su objeto virtual de aprendizaje Introduccin a los sistemas de informacin, existen 7 tipos de estos sistemas:

3. SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

Sustituye los procedimientos que se realizaban de forma manual por otros que se basan en el computador. Este tipo de sistema de informacin est basado en el computador, su relacin con los trabajos de rutina, se menciona como el ms importante y el ms utilizado dentro de una empresa, ya que reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias.

Las caractersticas ms comunes dentro de la empresa son las siguientes: Se logran ahorros significativos de mano de obra. Son el primer tipo de sistema de informacin implantado en una empresa. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salida de informacin.
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 Sus clculos y procesos son simples y poco sofisticados. Son fciles de justificar ante la parte administrativa ya que sus beneficios son visibles y palpables.

3.1 Sistema de soporte para la decisin

Como su nombre lo dice, ayuda a los tomadores de decisin (no reemplazndolos) utilizando modelos y datos para resolver problemas sencillos que no requieren de estructuracin.

3.2 Sistema de soporte a la toma de decisiones en grupo

Ayuda a que la toma de decisiones sea ms eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas tiles para el trabajo en grupo. Este tipo de sistema de informacin cuenta con las siguientes caractersticas: Diseo especial enfocado en facilidad de uso. Flexibilidad y apoyo en la toma de decisiones. Cuenta con una base de datos, modelos y gerente de dilogo.

3.3 Sistema de trabajo con conocimientos

Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organizacin, dentro de sus funciones se encuentra el crear conocimiento, compartir el conocimiento en grupos de trabajo y para distribuir el conocimiento segn escalas.

3.4 Sistema de automatizacin de oficinas

El Sistema de Automatizacin de oficinas est Diseado para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinacin y comunicacin.
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Dentro de sus funciones principales, se encuentran: 1. Coordinar y administrar la productividad. 2. Enlazar trabajo. 3. Acoplar a la institucin por medio de las labores.

3.5 Sistema de informacin para la administracin

Los sistemas de informacin para la administracin, corresponden a un conjunto de personas, funciones, software, bases de datos y dispositivos para suministrar informacin a administradores. Proporcionan informes peridicos para planear, controlar y tomar decisiones. Estos sistemas de informacin tienen como objetivo generar eficiencia operativa.

3.6 Sistema de informacin estratgico

Ayudan a la alta gerencia a abordar y resolver estrategias administrativas a largo plazo teniendo en cuenta la compaa frente al entorno exterior. Normalmente se desarrollan a la medida (no se pueden adaptar a otras empresas tan fcilmente).

Como caractersticas especiales de estos sistemas de informacin es que crecen dentro de la empresa. Primero se utilizan para un proceso particular y luego se le van agregando funciones. Apoyan la innovacin de productos dentro de la empresa y bien administrados aportan nuevos indicadores que pueden servir como ventaja estratgica a la empresa frente a la competencia.

Para que la mayora de estos sistemas de informacin funcionen correctamente, es necesario que sus equipos puedan guardar una gran cantidad de informacin de manera ordenada, para luego presentarla segn las necesidades del usuario. Si se quiere lograr lo anterior debe existir una aplicacin de apoyo llamada Base de

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Datos; tema que tendr vital importancia a lo largo de este curso y se explicar a continuacin.

4. BASES DE DATOS
"Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta ms complicado comprender los datos presentados... cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la informacin a una base de datos" (Microsoft, 2011). En este curso se utilizar como administrador de base de datos, la herramienta Microsoft Access. Esta herramienta funciona bajo el concepto de bases de datos relacionales. Antes de explicar el funcionamiento de Access, se debe explicar el funcionamiento y unos cuantos conceptos tales como las partes de una base de datos y el modelado de datos utilizados para Access. As, la siguiente unidad que corresponde al manejo de Microsoft Access, ser muy sencilla.

4.1 Partes de una base de datos de Access

Se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access tpica. 4.1.1 Tablas Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizar los datos, esta forma de organizacin permite mayor flexibilidad y evita redundancias. En Access las filas se nombran Registros (se
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almacena informacin individual) y Las columnas Campos (informacin diferente la cual conforma un registro).

Figura 1 Componentes tabla

Campos

Registros

4.1.2 Formularios Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos o para mostrar los datos de una forma amigable al usuario que puede permitir presentar y modificar informacin de forma actualizada.

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Figura 2 Ejemplo formulario realizado en Access 2010

4.1.3 Informes Los informes sirven para presentar de forma resumida un requisito de informacin especfico contenido en los datos de las tablas y solicitado por un usuario.

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Figura 3 Ejemplo informe realizado en Access 2010

4.1.4 Consultas Permiten recuperar datos por medio de criterios especficos, estas pueden mostrar informacin de varias tablas en una sola hoja de datos. Es forma de buscar, encontrar y mostrar determinada informacin. Hay dos tipos bsicos de consultas: las de seleccin y las de accin. Una consulta de seleccin simplemente recupera los datos y hace que estn disponibles para su uso. Los resultados de la consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles, o se pueden utilizar como origen de registros para un formulario o un informe.

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Figura 4 Ejemplo Consulta de seleccin Access 2010

Criterio de consulta

Resultado consulta

4.2 Introduccin al modelado entidad-relacin El modelo entidadrelacin, tambin denominado modelo conceptual de datos, es una tcnica especial de representacin grfica que incorpora informacin relativa a los datos y la relacin existente entre ellos, para dar una visin del mundo real (bibliotecologa).

Para hacer una mayor introduccin al modelado de objetos, se deben tener en cuenta 2 definiciones: Entidad y Relacin

Segn Rob y Coronel (2009), una entidad es la representacin de un objeto o concepto del mundo real que se describe en una base de datos. Ejemplos de entidad en una base de datos de una tienda podra ser producto, venta, cliente y proveedor. Estos corresponden a informacin importante del mundo real agrupada
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sobre algn tema; en el caso correspondera a informacin que la persona encargada de la tienda, desea saber para as observar las ventas que realiza, qu productos se deben comprar a mayor o menor cantidad, entre otras funciones.

Ejemplo: Para el siguiente caso, seleccionar qu entidades se consideran que deberan ir en una base de datos de una papelera.

Tabla 1 Ejemplo modelado entidad-relacin Venta Cliente Algodn Producto Vendedor Montaa Proveedor Estante de ventas Ocano Juego Chiclets Ovni

Teniendo en cuenta las funciones de la empresa es que normalmente se disean bases de datos. Basados en este conocimiento, es que los diseadores y desarrolladores de sistemas de informacin agregan o no ms informacin dentro de las entidades. Por lo anterior, es que podra existir la posibilidad de que cualquiera de esas entidades pudiera ser utilizada en una base de datos; esto siempre y cuando haya algo que pueda relacionar ese objeto con la funcin de la empresa para la base de datos.

Por ejemplo un Ovni podra estar relacionado en la tienda, si se estuviera hablando de una tienda interespacial (y no sera importante tener en cuenta las entidades juego, montaa, ocano, estante de ventas, chiclets, algodn, montaa y ocano; es ms, ni siquiera la entidad cliente ya que los compradores seran ovnis), pero para el caso de una tienda de venta de dulces terrestres, la entidad ovni, no tendra sentido en esta base de datos (tampoco montaa, ocano, entre otras que no tienen que ver con las funciones de la tienda).

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Para Franco (2010) La representacin de un paisaje en BD relacionales se puede demostrar por medio de un modelo entidad relacin entendido como el conjunto de entidades, atributos y relaciones relevantes dentro de una BD:

Conjunto de entidades: los objetos relevantes para la base de datos, por ejemplo, municipios, veredas, casas.

Conjunto de atributos: las variables o caractersticas de los objetos. Por ejemplo el nmero de habitantes por vereda; Dice el autor, que cada atributo posee un conjunto de valores posibles llamado Dominio. Un dominio para el atributo de habitantes por vereda sera 0-200 hab, 0-20 km, etc., este conjunto de valores posibles de un atributo se llama DOMINIO.

Conjunto de relaciones: Corresponde a aspectos que relaciona una entidad con otra. Un caso sera: La vereda X tiene muchas escuelas; Cada escuela solo est en una vereda; La carretera F cruza muchas fincas; Una finca puede tener varias carreteras. Las relaciones no son solamente de uno a muchos, existen muchas ms relaciones. El autor menciona las siguientes y propone los siguientes ejemplos: UNO - UNO: Un municipio tiene un rea rural y esa rea rural slo le corresponde a ese municipio. UNO - MUCHOS: Un rea rural tiene varias veredas pero cada una de esas veredas slo pertenecen a esa rea rural. MUCHOS - MUCHOS: Una parcela puede tener varios dueos y cada dueo puede tener varias parcelas. Cuando esta relacin se da en una base de datos, se debe colocar otra entidad intermedia que relacione ambas entidades ya que para el caso, Access no tiene la relacin de muchos a muchos.
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Para ejemplificar un poco el proceso para crear una base de datos relacional y a su vez asemejarla a lo que se hace con Microsoft Access, se representarn las entidades como una tabla donde sus atributos se encuentran dentro de la entidad y las relaciones como una lnea entre las 2 entidades.

A continuacin se describir el ejemplo que se pondr en prctica en el transcurso de las diferentes unidades del curso: Don Nicols es dueo de una papelera que est creciendo rpidamente, y los productos que antes compraba y que le duraban un mes, ahora no le duran 15 das. Al ver que su negocio no da a basto con los cuadernos de informacin que utilizaba para llevar a cabo sus cuentas, ha decidido disear una base de datos teniendo en cuenta los siguientes factores. 1. El objetivo de la papelera es solo vender productos, no hay intercambios de productos ni cambio de mercanca ya que todo lo vende en promocin. 2. Don Nicols tiene 4 proveedores (Papeles LTDA, Tecnologa S.A, Borradores E.U y Tintas S.A) a quienes les compra los productos. 3. Don Nicols tiene 10 clientes (Diana, Marcela, Lina, Mara, Juan, David, Felipe, William, Carlos, Mnica) 4. Don Nicols no puede permitir que sus productos se acaben. Debe tener control sobre todos los productos que vende.

Despus de leer el ejercicio, hay que observar qu palabras son tan importantes como para convertirse en entidades. En este caso se debera observar punto por punto. Punto 1. El objetivo es vender productos, lo otro se est negando (o sea que no tiene importancia), es decir, que una entidad podra ser Venta lo cual representa lo que hace la empresa. Punto2. Don Nicols tiene 4 Proveedores, es importante tener en cuenta la entidad de Proveedor ya que l necesita tener control sobre los proveedores de los productos que l necesite. Por ejemplo, si se le estuvieran acabando los lpices, podra saber por medio de la base de datos quin se los puede vender.

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Punto 3. Don Nicols tiene 10 Clientes, es importante tener a los clientes en esta base de datos porque son quienes compran productos en la Venta. Punto 4. Don Nicols no puede permitir que sus productos se acaben, es muy importante tener en cuenta la entidad producto que podr ser de ayuda para controlar este problema. En este caso tendramos 4 entidades que ahora debemos relacionar. Venta: Qu entidades se relacionan con venta? 1. A los proveedores no se les venden productos, solo se les compra y en el ejercicio no se ha solicitado ningn proceso de compra ya que el problema real de don Nicols es que se le estn acabando los productos y necesita que alguien o algo le diga cuando se le estn acabando. 2. Los clientes s estn relacionados porque compran productos. Una venta tiene solo un cliente (por ejemplo para vender una resma de papel nunca se hace un recibo para dos personas sino solo para una.) 3. Los productos s estn relacionados porque son lo que se vende. Una venta podra tener varios productos. Proveedor: Qu entidades se relacionan con proveedor? 1. Venta: Nuevamente a los proveedores no se les venden productos, pues ellos son los que le venden a don Nicols. 2. Cliente: Los clientes no se relacionan con los proveedores, el intermediario es la empresa. 3. Producto: Los proveedores son los que venden el producto. En el caso Un proveedor vende varios productos. Cliente: Qu entidades se relacionan con cliente? 1. Venta: Los clientes son los que compran productos. Un cliente puede comprar varias veces en la papelera. 2. Proveedores: No se relacionan con el cliente. 3. Productos, un cliente compra productos pero l realiza es una compra, por tanto necesita de la tabla compra para relacionarse con ella y no se relaciona directamente con esta tabla. Productos: Qu entidades se relacionan con producto?

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1. Venta: Los productos son los que se utilizan para la venta. Una venta tiene 1 o muchos productos. 2. Proveedores: Los proveedores ofrecen los productos, Un producto es ofrecido por un proveedor. 3. Cliente: Los productos se relacionan con los clientes por medio de la venta, pero ellos no estn relacionados directamente.

Las entidades entonces quedan relacionadas as:

Figura 5 Tablas de modelo E-R sin organizar

Cabe recordar que la entidad Venta-Producto se cre porque como se explic en el tema de relaciones, Access no permite relaciones de muchos a muchos.

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Referencias
Biblioteca digital ITSON - Instituto Tecnolgico de Sonora: Introduccin a los sistemas de informacin (Por C Gastlum y M.A Covarrubias) Brojt, D. (2005) Project Management: un enfoque de liderazgo y ejecucin de proyectos en la empresa para aplicar el lunes por la maana . Buenos Aires: Granica. Ciencias de la bibliologa: Modelo Entidad-Relacin. Extrado el 18 de noviembre de 2011. http://bibliologia.info/archivos/DBDlucas1.pdf Conceptos bsicos sobre bases de datos (Por Microsoft) Extrado el 18 de noviembre de 2011. http://office.microsoft.com/es-es/accesshelp/conceptos-basicos-sobre-bases-de-datos-HA010064450.aspx Dinsmore P, Cabanis-Brewin J. (2006). AMA handbook of projectmanagemet. (2 edicin) [El librillo de AMA de gerencia de proyectos] New York: American Management Association. Franco, Rodolfo (2011). Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas: Bases de datos relacionales. Extrado el 18 de noviembre de 2011.http://gemini.udistrital.edu.co/comunidad/profesores/rfranco/bd_rel.htm Orrego, Clara Ins. El ser humano y la innovacin. Extrado el 17 de noviembre de 2011.http://www.udem.edu.co/NR/rdonlyres/19221BE5-FC6F4838-9225-968E9548A3EF/7443/ARTICULO7No18.pdf Oz E (2009) Management Information Systems. (6 Edicin) [Sistemas de informacin administrativa] Boston: Thomson Course Technology. Rob P, Coronel C (2009) Databasesystems: design, implementation and management. (9 edicin) [Sistemas de bases de datos: Diseo, implementacin y administracin] Boston: Thomson CourseTechnology. Rodriguez , J (2002). Estudios de sistemas y procesos administrativos. xico D.F ECAFAS

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 Thomson. Stair R, Reynolds J. (2008). Fundamentals of information systems. (5 Edicin) [Fundamentos de sistemas de informacin) South Melbourne: Cengage learning.

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