ACTIVIDAD CURSO WORD 2010 UNIDAD No. 3 Aplicar y crear combinacin de correspondencia y plantillas Actividad: Envo de correspondencia.

La empresa de aseo est en proceso de crecimiento, por este motivo se debe automatizar ciertas funciones para agilizar algunos procesos como el manejo de correspondencia. Ahora su misin ser el envo de correspondencia a los clientes. Utilizar Microsoft Word 2010 para elaborar un modelo de carta que sirva para enviar a 5 clientes diferentes de la empresa. Proceso a seguir: 1. Revisar los 4 documentos de la unidad 3 sobre combinacin de correspondencia. Iniciar La Combinacin De Correspondencia: 1. Abrimos la carta de presentacin utilizada en el desarrollo de la unidad, gurdela con otro nombre en este caso le dejamos CARTA INICIAL.

2. Esta carta le adecuamos el texto, de acuerdo a la necesidad, ya que va dirigida con informacin para nuestros clientes.

3. vamos a crear una lista de clientes a las cuales se las vamos a enviar. Slo se reemplazara los datos del destinatario, los dems datos (el texto de la carta) sern iguales (no cambiaran) Lo guardamos con el nombre CARTA INICIAL. Se recomienda crear una carpeta donde se almacenara todos los documentos que se generan en este proceso. Una vez guardado el documento, sin cerrarlo, se inicia el procedimiento para realizar la Combinacin de correspondencia: 4. Dar clic en la opcin Correspondencia del men. 5. Seleccionar la herramienta Iniciar combinacin de correspondencia. 6. Del panel de opciones, dar clic sobre Cartas.

Ahora es necesario crear el listado de los clientes donde vamos a enviar la carta 7. Dar clic en la herramienta Seleccionar destinatarios de la barra men.

8. Dar clic en la opcin Escribir Nueva lista

9. El cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones aparece en pantalla, se debe digitar la informacin de los destinatarios, lo que se desea que aparezca en las cartas principalmente (tratamiento o Titulo, nombres, apellidos, cargo, empresa, ciudad). 10. En el cuadro de dilogo Personalizar columnas, se puede agregar campos necesarios o remover los innecesarios, en este caso solo vamos a dejar (Tratamiento, nombres, apellidos, Nombre de la organizacin, ciudad). Los dems los elimnanos. As:

11. Para eliminarlos los debe realizar uno por uno. Queda as.

12. Como nos falta el cargo de la persona, lo agregamos as:

13. Damos clic en aceptar

14. Ahora ingresamos la informacin de los destinatarios en todos los campos. Estos datos los debe ingresar de acuerdo a las normas vistas en la unidad 1. Por ejemplo: El titulo puede ser Seor, Seora, Doctor etc. Los nombres, las primeras letras en maysculas etc.

15. Ingresamos el primer registro y para pasar al segundo, damos clic en nueva entrada. As hasta finalizar los 5 registrso

16. Una vez terminado los 5 registros nos queda as:

17. Damos clic en aceptar y guardamos la lista de destinatarios, en este caso le damos el nombre lista destinatarios. Se recomienda guardar en el mismo lugar o carpeta donde quedo la carta inicial. Insertar Los Campos En El Documento Macros De Word Una vez creada la lista de destinatarios, es necesario ubicar dentro de la carta Inicial, los campos que se combinarn con el listado. Se inicia insertando una macro que actualice la fecha automticamente: 1. Borramos la fecha de la carta, solo dejamos la ciudad as:

. 2. Ir al men Vista, seleccionar la herramienta Macros.

3. Del panel, seleccionar Ver macros.

4. En el cuadro de dialogo que aparece en pantalla, seleccionar comandos de Word.

5. Digitar el nombre de la macro Insertarcampo (debe ser todo pegado).

6. De las opciones en el listado, seleccionar InsertarCampoFecha y dar clic en el botn Ejecutar.

7. La fecha se insertar automticamente en la carta, y cada da que se la abra se actualizara automticamente.

8. El formato actual de la fecha no es conveniente para la carta, por eso se debe cambiar el formato: Dar clic sobre la fecha, un cuadro enmarca la fecha, pulsar botn derecho sobre este campo. Del panel, seleccionar la opcin Editar campo. En pantalla aparece el cuadro de dialogo Campo, del listado propiedades de campo, en formatos de fecha, seleccionar una opcin.

Dar clic en Aceptar.

Insertar Campos Combinados Los campos combinados son la informacin que se importar del listado de destinatarios a la carta creada. Para incluir los campos combinados dentro del documento, hacer lo siguiente:

1. Borrar todos los datos del destinatario de la carta

2. Ir a la opcin Correspondencia y Seleccionar la herramienta Insertar campo combinado.

Nota: Si al dar clic en Correspondencia no est activa la opcin insertar campo combinado, de clic en Seleccionar destinatarios, escoger la opcin usar lista existente, buscar en la carpeta la lista de destinatarios que acabamos de crear, seleccionar y dar clic en abrir. 3. Escogemos los campos en orden como deseamos que aparezcan Primero necesitamos el tratamiento

Inmediatamente pasa a la carta

A continuacin bajamos con enter el cursos al otro rengln e insertamos en Nombre

Para el apellido presionamos la tecla blakspace que es la que utilizamos para separar una palabra de otra e inmediatamente insertamos el apellidos. (Si no separa la palabra al combinar saldr el nombre y apellidos sin espacios)

Ahora bajamos el cursor al siguiente rengln e insertamos el cargo.

Pasamos el cursor al siguiente rengln e insertamos el nombre de la organizacin.

Bajamos el cursor al siguiente rengln e insertamos la ciudad.

4. Es necesario ubicar el tratamiento y el apellido en la lnea dl saludo. Borramos en el saludo el ttulo y el apellido

Insertamos el tratamiento dejamos un espacio en insertamos el apellido.

5. Revisar los espacios de la carta (es decir que no se haya des configurado de acuerdo a las normas establecidas en la unidad 1). 6. Verifique que no tenga abierta al final de la carta una hoja en blanco (Si es as, ubique el cursor al final del documento y presione la tecla supr hasta eliminarla). 7. Guarde cambios sin salir de la carta FINALIZACIN DEL PROCESO DE COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

1. Ubicados en la carta, desde el men correspondencia escojamos Finalizar y combinar.

2. Seleccionar la opcin Editar documentos individuales

5. Un pequeo cuadro de dialogo aparece para especificar cuales registros sern combinados en un nuevo documento. Seleccionar la opcin Todos.

6. Dar clic en Aceptar. Observamos que en un nuevo documento quedan las 5 cartas combinadas con todos los datos de la lista de destinatarios.

Guardamos las cartas con el nombre CARTA COMBINADA, En la misma carpeta donde guardo la carta inicial y la lista de destinatarios.

Criterios de evaluacin Debe enviar los 3 documentos (Carta inicial, lista de destinatarios y carta combinada) Para enviar la actividad. Desde el men actividades/unidad 3 Dar clic en el tirulo Actividad 3 Envo de correspondencia En el botn examinar debe adjuntar los 3 archivos (uno por uno) Clic en enviar.