Prof.

Josias Aleixo
CONCEITOS BSICO DE ARQUIVOLOGIA Informao pode ser definida como idia ou conhecimento. Suporte meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. Ex: papel, pergaminhos, papiro, disquete, C . ! e fita !"#... $ateriais so%re os quais as informa&es so registradas: ' papel ( livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, )ornal e encadernao* ' m+dia magntica e ,ptica ( fita v+deo, fita -., fita magntica, disquete e C * ' filme fotogr/fico ( microfilme, fotograma, cromo, negativo e filme cinematogr/fico* ' metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura, tela, etc. Documento toda informao registrada em suporte material, suscet+vel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fen0menos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. DOCUMENTO DE ARQUIVO #o todos os documentos que, produzidos e1ou rece%idos por uma pessoa f+sica ou )ur+dica, p2%lica ou privada, no exerc+cio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. 3ormam um con)unto org4nico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exerc+cio de suas fun&es. Classificao dos Docu !"#os 5 classificao dos documentos compreende o suporte, formato, g6nero, espcie, tipo, forma e natureza. $o% a#o & Configurao f+sica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, c,dice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de microfilme, ultra-ficha. G'"!%o & Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicao de seu conte2do. 7 a linguagem usada, a forma como a informao est/ registrada no documento. Classifica-se em: ( #!)#uais manuscritos, datilografados e impressos 8linguagem %/sica a escrita9* ( audio*isuais filmes, cinema, videoclipes e C s de m2sica 8associao do som e da imagem9* ( ca%#o+%,ficos mapas, plantas e pro)etos* ( Ico"o+%,ficos desenhos, gravuras, painis e fotografias 8linguagem %/sica a imagem9* documentos imagticos* ( Mul#i -dia re2ne em um mesmo documento: animao, som e hipertexto. Es./ci! & 7 a linguagem formal como se apresenta o documento. 5 configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informa&es nele contidas, tais como: ( a#a0 ca%#a0 c!%#ido0 ci%cula%0 d!c%!#o0 !di#al1 fo% ul,%io 1 %!la#2%io1 l!i1 ! o%a"do1 of-cio1 o%d! d! s!%*io1 .o%#a%ia1 %!+i !"#o1 %!+ula !"#o1 %!la#2%io1 %!3u!%i !"#o ! solici#ao4 Ti.o5#i.olo+ia docu !"#al 7 a configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou. esta forma, a configurao que assume uma tipologia documental varia de acordo com a atividade que a gerou. :or exemplo: ' %oletim de ocorr6ncia* ' certido de casamento* ' certido de nascimento* ' relat,rio de atividades. $o% a & Consiste no est/gio de preparao e de transmisso de documentos. Constitui-se em: ; original* ; c,pia* ; rascunho. Na#u%!6a & Corresponde < classificao de segurana ao acesso dos documentos. =uanto < natureza, portanto, os documentos se su%dividem em: ( Os#!"si*os ou O%di",%ios a sua divulgao no pre)udica < organizao, sem qualquer restri&es ao acesso. ( Si+ilosos aqueles que devem ser de conhecimento restrito. #o assuntos sigilosos aqueles de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguardar sua cust,dia e divulgao. a7 Ul#%a&S!c%!#o de excepcional segurana, cu)o teor s, deve ser de conhecimento de agentes p2%licos ligados ao seu estudo e manuseio. 87 S!c%!#o s, as pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podem ter conhecimento. c7 Co"fid!"cial no requerem alto grau de segurana, mas seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser pre)udicial a um indiv+duo ou entidade. d7 R!s!%*ado o conte2do no deve ser tornado p2%lico. #o aqueles cu)a divulgao, quando ainda em tr4mite, comprometa as opera&es ou o%)etivos neles previstos. VARLORI9A:;O DOS DOCUMENTOS Valo% Ad i"is#%a#i*o< >am%m chamado de prim/rio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio, pelo qual foi criado, tem o valor tempor/rio ou valor funcional, em virtude de suas caracter+sticas. Valo% =is#2%ico< >am%m chamado de secund/rio, refere-se a possi%ilidade de uso do documento para fins diferentes daqueles para os quais foram originalizados, uma vez que torna-se fonte de pesquisa e informao para terceiros e para pr,pria administrao. DISTIN:;O ENTRE ARQUIVOS1 MUSEU E BLIBLIOTECA4 Arquivo: o con)unto de documentos, criados ou rece%idos por uma instituio ou pessoa, no exerc+cio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus o%)etivos. Biblioteca: o con)unto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est/ inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. ?ormalmente constitu+da de cole&es, doao ou permuta, diferentemente dos arquivos, cu)os documentos so produzidos ou rece%idos pela pr,pria instituio. Museu: uma instituio de interesse pu%lico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar < disposio do p2%lico con)unto de peas e o%)etos de valor cultural. GEST;O DE DOCUMENTOS Con)unto de procedimentos e opera&es tcnicas referentes <s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermedi/ria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.
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permitida a reproduo apenas para fins didticos e desde que citada a fonte.

Arquivologia

Prof. Josias Aleixo

OB>ETIVOS DA GEST;O DE DOCUMENTOS ( 5ssegurar, de forma eficiente, a produo, administrao,manuteno e destinao de documentos. ( @arantir que a informao institucional este)a dispon+vel quando e onde se)a necess/ria < instituio e aos cidados. ( 5ssegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa cient+fica. ( 5ssegurar o uso adequado da microgr/fica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao. ( Contri%uir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores hist,rico e cient+fico. $as!s ?@ $as! AB%oduo7 & Aefere-se ao ato de ela%orar documentos em razo das atividades espec+ficas de um ,rgo ou setor. $as! AU#ili6ao7 & Aefere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necess/rio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda ap,s cessar seu tr4mite. $as! AA*aliao ! D!s#i"ao7 & Envolve as atividades de an/lise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou se)a, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. BRA9OS DE GUARDA DOS DOCUMENTOS :razo de @uarda: o per+odo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedi/rio. de acordo com os seguintes fatores: frequ6ncia de uso, exist6ncia de leis ou decretos, necessidade de guarda dos documentos por precauo. DESTINA:CES $INAIS DOS DOCUMENTOS - Eli i"ao< quando o documento no tiver valor hist,rico* ou - Gua%da .!% a"!"#!< quando o documento tiver valor hist,rico. QUESTCES ANTERIOES D!.!"d!"do do as.!c#o so8 o 3ual so !s#udados1 os a%3ui*os ! os docu !"#os .od! s!% classificados d! *,%ias a"!i%as4 Co"sid!%a"do .%i"c-.ios a%3ui*-s#icos1 Dul+u! as ass!%#i*as a8ai)o< B. Cs documentos cartogr/ficos, microformas e iconogr/ficos, de acordo com a sua natureza, esto inclu+dos na categoria dos arquivos especializados. D. Em arquivo considerado especializado quando tem, so% sua cust,dia, documentos relacionados a um campo espec+fico, independentemente da forma f+sica que apresentam. F. Cs documentos audiovisuais, filmogr/ficos e sonoro, constituem documentao especial de arquivos. G. Cs documentos manuscritos ou impressos, quanto ao g6nero, podem ser classificados como escritos ou textuais. H. Cs arquivos setoriais so aqueles esta%elecidos )unto aos ,rgos operacionais, cumprindo fun&es de arquivo corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. D! aco%do co as ca%ac#!%-s#icas 8,sicas 3u! dis#i"+u! os a%3ui*os d! us!us1 d! 8i8lio#!cas ! d! c!"#%os d! docu !"#ao1 Dul+u! as ass!%#i*as a s!+ui%<
permitida a reproduo apenas para fins didticos e desde que citada a fonte.

I. Em documento de arquivo caracterizado pela exclusividade de criao e de recepo por uma repartio, uma firma ou uma instituio. .. Cs arquivos podem ter origem no decorrer das atividades institucionais, portanto, no necessitam servir de prova de transa&es realizadas. J. Ema das caracter+sticas dos arquivos o seu car/ter inorg4nico, que deixa o documento sem ligao com outras peas de um con)unto documental. K. ?o acervo de um arquivo, os documentos existem em v/rios exemplares. BL. ?os arquivos, os mtodos de classificao so pr-determinados, portanto, no se esta%elece classificao espec+fica para cada instituio. S!+u"do Rouss!au ! Col#u%! A?EEF1 .4GGF71 Ha "a#u%!6a ! as .a%#icula%idad!s dos dif!%!"#!s su.o%#!s d! i"fo% ao %!3u!%! co"=!ci !"#os !s.!ciali6ados a fi d! ass!+u%a% a sua ad!3uada +!s#oI4 Ac!%ca disso1 Dul+u! as ass!%#i*as a s!+ui%< BB. :apiro, pergaminho, papel, fita de v+deo, microfilme, disquete, fita cassete so considerados suportes na arquiv+stica. BD. 5ssim como todos os outros suportes de registro de informa&es, os suportes inform/ticos requerem a interveno de uma m/quina para se aceder < informao, como tam%m para decodific/-la e restitu+-la de forma compreens+vel ao ser humano. BF. M semelhana das imagens em movimento, as informa&es sonoras s, so acess+veis por meio de aparelhos de leitura que variam segundo o suporte no qual o som gravado. BG. ?os Compacts isc 8C s9, os registros podem ser gravados e acessados por meio de processo anal,gico, utilizando-se para tal um raio ultravioleta. BH. Como a maioria dos registros sonoros feita de pl/stico, a conservao deve ser tratada como um pro%lema de degradao igualmente <quela dispensada < conservao do papel. Os docu !"#os so co"s#i#u-dos d! ca%ac#!%-s#icas !)#!%"as ! i"#!%"as 3u! so d!si+"adas d! !s#%u#u%ais ! su8s#a"ciais1 %!s.!c#i*a !"#!4 As !)#!%"as ! !s#%u#u%ais %!f!%! &s! ao as.!c#o f-sico1 a !)! .lo da fo% a1 fo% a#o1 +'"!%o1 !s./ci! ! #i.o4 Ac!%ca disso1 Dul+u! as ass!%#i*as a s!+ui%< BI. Espcie documental entendida como a diviso de g6nero documental que re2ne tipos documentais por seu formato. B.. :or tipologia documental, entende-se a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que o gerou. BJ. #o exemplos de tipos documentais: ata, atestado, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, of+cio, planta, relat,rio. BK. #o exemplos de espcies documentais: atas do Conselho #uperior, cartas precat,rias, decretos legislativos, relat,rios de atividades, planos de ao. DL. Certido uma espcie documental que exp&e o que ocorreu em uma reunio, assem%lia ou sesso.

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