CONTROL INTERNO

INTEGRANTES:
CURSO: Fundamentos de Auditora Docente: CPC. Susana Fernndez Vargas 2013-I

Guevara Chambilla, Rodrigo Calisaya Caldern, Gilberto Lobn Hualpa, Edwin Cesar Cruz Quispe, Jhony Fausti Cutipa Aguirre, Kevin Aldair

2010-34623 2010-34695 2010-34657 2010-34592 2010-34679

AO Y AULA:
4 B

Tabla de contenido
INTRODUCCIN ............................................................................................................. 3 CAPTULO I: EL CONTROL INTERNO 1. 2. 3. 4. 5. Informe COSO I ................................................................................................... 5 Informe COSO II .................................................................................................. 5 Definicin de Control Interno .............................................................................. 7 Objetivos de Control Interno ............................................................................... 7 Componentes del Control Interno ....................................................................... 8 5.1.Ambiente de Control .................................................................................... 8 5.2.Evaluacin de Riesgos ................................................................................... 8 5.3.Actividades de Control.................................................................................. 9 5.4.Sistemas de Informacin y Comunicacin ..................................................... 9 5.5.Monitoreo .................................................................................................. 10 CAPTULO II: MTODOS DEL CONTROL INTERNO 6. 7. 8. 9. Mtodo de cuestionarios ............................................................................... 12 Mtodo narrativo o descriptivo...................................................................... 15 Mtodo grfico o diagramas de flujo .............................................................. 16 Combinacin de mtodos .............................................................................. 18

CAPTULO III: NORMAS Y TCNICAS 10. 11. Normas Legales ................................................................................................ 20 Tcnicas de Evaluacin del Control Interno ....................................................... 20

CONCLUSIONES ........................................................................................................... 22 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................. 23 CAPTULO IV: ANEXOS CASO PRCTICO........................................................................................................... 25

INTRODUCCIN

Si observamos a una organizacin como un ser vivo, encontraremos muchas similitudes en su funcionamiento, porque tienen sistemas y subsistemas, vinculados e integrados, con mayor o menor conectividad; la mente organizacional es el sistema de valores o creencias compartidas, que hace la diferencia entre una organizacin y otra. De otro lado, as como el capital social, est en funcin de los vnculos de los actores del entorno; el clima y cultura organizacional, est en funcin de los vnculos y el sistema de valores compartidos de los actores del interno de un organismo del estado, sea sectorial, regional o local. As tambin, el sistema nervioso organizacional est constituido por el SIC Sistema de Control Interno, de ah la importancia de abordarlo como tema central del presente trabajo, en la perspectiva de herramienta de gestin y evaluacin. El objetivo central del trabajo es analizar y conocer los nuevos enfoques y perspectivas del control interno. En tal razn, presentamos este trabajo, con el propsito de satisfacer la necesidad de nosotros los estudiantes de conocer ms de fondo sobre el control interno, ya que nos encontraremos con dicho sistema a lo largo de nuestra vida profesional. Para tal fin nos hemos planteado como estrategia, el identificar los focos de informacin literaria concerniente al control interno, plasmndolos en el presente trabajo en sus diferentes captulos; y tambin vimos por necesario considerar un caso prctico integral sobre EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO. El CAPTULO I, contempla conceptos relevantes sobre El Control Interno, as como da muestra de los informes solicitados con sus respectivos ejemplos. En el CAPTULO II, est referido a los Mtodos de Control Interno con sus respectivos ejemplos de la misma manera. Se incorpora como CAPTULO III, lo referido a Normas Legales y tcnicas del Control Interno. Finalmente en el CAPTULO IV, con nimos de contribuir al entendimiento se presenta una monografa integral. Nuestro agradecimiento a los diversos contadores que nos permitieron hacer uso de sus libros y su asesora, sin cuyo apoyo permanente, no hubiese sido presente la elaboracin del presente trabajo.

CAPTULO

I
EL CONTROL INTERNO

1. 2. 3. 4. 5.

INFORME COSO I INFORME COSO II DEFINICIN DE CONTROL INTERNO OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

CAPTULO I: EL CONTROL INTERNO 1. Informe COSO I

El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Publicado en 1992, redactado por un grupo de expertos, representantes de importantes organismos norteamericanos de profesionales en el rea contable, de auditora y finanzas. Constituye el modelo sobre CI en las empresas de mayor reconocimiento y aceptacin a nivel mundial. Surge como respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno al C.I; si bien es importante resaltar que aporta una estructura de CI que facilitar la evaluacin de cualquier sistema en todo tipo de organizacin. El informe COSO se estructura en cuatro partes: Resumen ejecutivo: Visin de alto nivel sobre la estructura conceptual del CI, dirigido a ejecutivos, miembros de consejos de administracin y legisladores. Estructura conceptual: define el CI, describe sus componentes y proporciona criterios para gestores, consejeros y otros que puedan evaluar sus sistemas de control. Reportes a partes externas: es un documento suplementario que proporciona orientacin a aquellas entidades que publican informes sobre CI, adems de la preparacin de estados financieros. Herramientas de evaluacin: proporciona materiales que se pueden emplear en la evaluacin de cualquier sistema de CI empresarial.

2. Informe COSO II
El 29 de setiembre de 2004 se lanz el Marco de Control denominado COSO II que segn su propio texto no contradice al COSO I, siendo ambos marcos conceptualmente compatibles. Sin embargo, este marco se enfoca a la gestin de los riesgos (ms all de la intencin de reducir riesgos que se plantea en COSO I) mediante tcnicas como la administracin de un portafolio de riesgos.

Compaa DLG S.A. Mtodo COSO Componente Bancos Las cuentas bancarias que la empresa posee, estn debidamente aprobadas por la junta general de accionistas. Los valores por transferencias son detallados en la conciliacin bancaria, sin embargo con el estado de cuenta que emite el banco central muchas veces los valores no coinciden por lo que se debe solicitar un informe al banco para verificar cul fue el valor por el cual se realiz la transferencia. Para la autorizacin de un cheque el nico funcionario que puede firmarlos es el Director Financiero y en caso de que el no este lo har el Gerente General. Las cuentas bancarias que posee la empresa se encuentran registradas en los libros a nombre de la compaa. Los cheques que se emiten cuentan con la respectiva numeracin, la misma que es pre-impresa. El talonario de los cheques que han sido emitidos es revisado sorpresivamente por un funcionario encargado. Adems los cheques anulados son mutilados para evitar su reutilizacin, sin embargo son archivados para el debido control. No se expiden cheques ni en blanco ni al portador ya que est prohibido en la Ley. Lo que se recauda diariamente en la empresa es depositado al siguiente da a primera hora, el encargado de realizar el depsito debe presentar una copia de la papeleta y el comprobante que emite el banco para fines de control. La conciliacin bancaria se lo realiza mensualmente, el encargado de realizar este proceso no es el mismo que elabora y emite los cheques. Conclusin: Esta cuenta no presente mayores inconvenientes, ya que se cumplen los lineamientos que permiten mantener un control continuo de las operaciones que se realizan en la empresa, sin embargo presentan problemas con los valores transferidos por importaciones, por lo que se recomienda tener mayor cuidado en este aspecto.
Hecho por: Fecha: Supervisado por: Fecha: ________ ________ ________ ________

3. Definicin de Control Interno

Es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organizacin sin excepcin, diseado para dar un grado razonable de apoyo en cuanto a la obtencin de los objetivos en las siguientes categoras: Eficacia y eficiencia de las operaciones (O) Fiabilidad de la informacin financiera (F) Cumplimiento de las leyes y normas que son aplicables(C) Estas tres categoras interrelacionan entre s. se

4. Objetivos de Control Interno

El informe COSO establece 3 objetivos: Eficacia y eficiencia de las operaciones; Confiabilidad de la informacin financiera; y Cumplimiento con leyes y regulaciones.

El artculo 4 de la Ley N 28716, de control interno para las Entidades del Estado, incluye y ampla los objetivos establecidos en el Informe COSO, sealando que las entidades del Estado implantan obligatoriamente sistemas de control interno en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, orientando su ejecucin al cumplimiento de los objetivos siguientes:

Eficiencia de las operaciones.

Proteccin de los recursos.

Cumplimiento de normas.

Confiabilidad y oportunidad de la informacin

Prctica de Valores.

Rendimiento de cuentas.

5. Componentes del Control Interno

5.1. Ambiente de Control

Determina el estilo de una Empresa e influye en la conciencia de control de los miembros de ella. Es la base de todos los otros componentes del CI Aportando disciplina y estructura. Incide en la manera como:

Se estructuran las actividades del negocio. Se asigna autoridad y responsabilidad. Se organiza y desarrolla la gente. Se comparten y comunican los valores y creencias. El personal toma conciencia de la importancia del control.

Elementos o factores del Ambiente de Control:

Integridad y valores ticos. Compromiso de competencia. Polticas prcticas de Recursos Humanos. Filosofa de la administracin y estilo de operar. Estructura organizacional. Asignacin de autoridad y responsabilidad. Participacin del Directorio y del Comit de Auditora.

5.2.

Evaluacin de Riesgos

Toda empresa enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes externas e internas. Es la Gerencia quien debe evaluar estos riesgos. Para esto la gerencia debe establecer objetivos generales y especficos, e identificar y analizar los riesgos de que dichos objetivos NO se logren o afecten su capacidad para: a) Salvaguardar sus bienes y recursos. b) Mantener ventaja ante la competencia. c) Construir y conservar su imagen. d) Incrementar y mantener su solidez financiera. e) Mantener su crecimiento.

5.3.

Actividades de Control

Son las polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las directrices de la administracin son ejecutadas. Las actividades de control pueden ser: automatizadas, manuales, semi-automticas. Son aplicadas a diversos niveles de organizacionales y funcionales. Las actividades de control relevantes son: a) Revisin de cumplimiento de controles. b) Procesamiento de informacin. c) controles fsicos. d) Segregacin de funciones.

5.4.

Sistemas de Informacin y Comunicacin

Su objetivo es identificar, recopilar y comunicar informacin pertinente para que cada empleado cumpla con sus responsabilidades. Los sistemas de informacin generan informes que contienen informacin operativa y Financiera. La calidad de la informacin es muy importante porque afecta la capacidad de la direccin de tomar decisiones adecuadas al gestionar y controlar las actividades de la empresa. Para obtener informacin de calidad nos debemos preguntar: Contiene toda la informacin necesaria? Facilita el tiempo para la toma de decisiones? Es la ms reciente disponible? Los datos son correctos? Puede ser obtenida fcilmente?

Comunicacin interna Cada funcin concreta ha de especificarse con claridad. Cada trabajador tiene que entender los aspectos relevantes del sistema CI, es decir, cmo funcionan los controles de su rea, con qu otras reas se relaciona, cul es su papel y responsabilidad en el sistema de control implementado, saber cmo sus actividades estn relacionadas con el trabajo de los dems. Con esto se logra eficiencia, calidad, y logro de los objetivos.

Comunicacin Externa Los clientes y proveedores pueden aportar informacin de gran valor sobre el diseo y la calidad de los productos o servicios de la Empresa, permitiendo que la empresa responda a los cambios y preferencias de los clientes.

5.5.

Monitoreo

Es un proceso que comprueba, evala, realiza seguimiento al funcionamiento correcto del sistema de C.I. a lo largo del tiempo. Esto se consigue: a. Mediante actividades de supervisin continua. b. Evaluaciones peridicas o c. Una combinacin de ambas.

CAPTULO

II
MTODOS DEL CONTROL INTERNO

6. MTODO DE CUESTIONARIOS 7. MTODO NARRATIVO O DESCRIPTIVO 8. MTODO GRFICO O DIAGRAMAS DE FLUJO 9. COMBINACIN DE MTODOS

CAPTULO II: MTODOS DEL CONTROL INTERNO

Existen tres mtodos de evaluacin de sistema de control interno por medio de: Cuestionario Narrativo o descriptivo Grafico o diagrama de flujo

6. Mtodo de cuestionarios
Este mtodo consiste en disear cuestionarios con base en pregunta que deben ser contestadas por los funcionarios y persona responsable de las distintas reas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto ptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. Algunas preguntas probablemente no resultan aplicables; en ese caso se utilizan las letras-NIAS-no aplicable. En otros casos, la pregunta amerita un anlisis ms detallado; en este caso, se cumple la informacin. Normalmente, el auditor obtiene las respuestas de los funcionarios mediante una entrevista tratando de obtener la mayor evidencia. En este sentido es conveniente tener presente que el examen de control interno no concluye con la contestacin de las preguntas del cuestionario. El auditor debe obtener evidencia y otras pruebas por medio de procedimientos alternativos que le permitan determinar si realmente se llevan a la prctica los procedimientos que la empresa tiene previstos. Con este objetivo, es conveniente que el auditor solicite algunos documentos que comprueben las afirmaciones; por ejemplo, en el caso de conciliaciones bancarias, podra solicitarse la del ltimo mes para comprobar su existencia. La aplicacin del cuestionario permite servir de gua para el relevamiento y la determinacin de las reas citicas de una manera uniforme facilitando la preparacin de las cartas de compromiso de control interno. No obstante, existen alguna limitacin que el encargado de la auditoria debe subsanar, tales como: Adaptacin a los procedimientos y naturaleza de las operaciones de la empresa bajo examen, que no siempre pueden preverse en un cuestionario estndar. Limitacin para incluir otras preguntas de acuerdo a la experiencia del auditor que est efectuando el relevamiento por este mtodo. Las preguntas no siempre pueden abordar todas las deficiencias del sistema de control interno que se requieren para la auditoria.

MODELO DE METODO DE CUESTIONARIO

INVENTARIOS

Introduccin
Estos cuestionarios son una gua de las pruebas de cumplimiento, cuya documentacin o alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en el cuestionario para la revisin y evaluacin del control interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoria aplicables y que deben llevarse a cabo segn las circunstancias.

Objetivos de las pruebas de cumplimiento Determinar si existen normas adecuadas de administracin y control de los inventarios, en cuanto a:
Cantidad fsica de las existencias Existencias fsicas y sus movimientos por medio de registros apropiados , preferiblemente permanentes Comparacin peridica de dichos registros con los saldos que muestran las cuentas de control del mayor Planeacin y ejecucin de los inventarios fsicos, su recopilacin, su valuacin y comparacin con los logros y la investigacin de las diferencias como resultado de los inventarios fsicos. Segregacin de funciones existentes en cuanto al registro, su custodia, compra, recepcin y el despacho de mercancas en inventarios. Registro oportuno de toda mercanca recibida y el pasivo correspondiente. Evidencia de toda mercanca que se despacha se registra y, cuando es el caso, se factura oportunamente en el periodo que corresponde. Obtencin, manejo custodia de la evidencia documental que ampara las entradas y salidas de mercancas propiedad de la empresa y de aquellas recibidas en consignacin. Mtodos de valuacin de inventarios Comprobacin que efectan los empleados de la empresa de la correccin aritmtica de los inventarios o peridicos. Estudios o investigaciones para determinar la posible existencia de inventario daado, obsoleto o pasados de moda. Existencias de seguro por montos adecuados para cubrir los riesgos inherentes al manejo de los inventarios, incluyendo las fianzas del personal que intervienen en su manejo. Informes que se preparan, su contenido, su oportunidad, a quien distribuyen, grado de control que se ejerce mediante ellos y de las distintas lneas de autoridad.

Programas Revise y evalu la solidez y/o debilidades del control interno y con base en dicha evaluacin.
Realice las pruebas de cumplimiento y determine la extensin y oportunidad de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo con las circunstancias. Prepare un memorndum con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

Empresa Periodo que cubre la auditoria

Inventarios Cuestionario para la revisin y evaluacin del sistema de control interno: Registros
Registros El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios permanentes? muestran estos registros: Cantidades? Localizacin de las existencias? Mnimo? Mximo? Costo unitario? Valor total en soles? Los registros permanentes son ajustados segn los resultados de conteo fsico al menos una vez al ao? Se deja constancia de los conteos fsicos llevados a cabo? Si quienes manejan los registros permanentes de inventarios no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quien se responsabilizan? Si la empresa ha adoptado el sistema de cargar directamente a gastos, ciertas partidas por materiales y suministros, ha establecido tambin un sistema de control presupuestal de gastos? En cuanto a las rdenes de entrega: Las entregas se hacen nicamente con base en rdenes debidamente autorizadas? Asegura el sistema, bien sea por medio de pre numeracin o de otro modo, que todas las ordenes sean registrados Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteracin de tales rdenes por personas que tengan acceso a las existencias? Control de existencias e Inventarios Fsicos Los almacenistas son responsables de todas las existencias? Especficamente aquellas que no estn bajo su control Los almacenistas y sus asistentes son los nicos que tienen acceso a las existencias Especficamente las excepciones Se toman inventarios fsicos por lo menos una vez al ao? Especficamente las excepciones El inventario fsico es supervisado por personas independientes de Almacenistas? Responsables de llevar los registros de inventarios permanentes? Se preparan instrucciones escritas como gua para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios fsicos? Las tarjetas o planillas del inventario fsico son revisadas y controladas en forma tal que no se omitan o altere ninguna en las planillas finales del inventario? Se investigan inmediatamente las diferencia entre los registros permanentes y el resultado del inventario fsico? Quin la investiga? Los ajustes a los registros de inventario permanentes provenientes de inventario fsico, son aprobados por escrito por un empleado que no tengan intervencin alguna en: Almacenamiento? Manejo de registro de existencias? Compra de mercancas? Las oficinas y dependencias de la empresa se encuentran rodeadas de sistemas apropiados de proteccin tales como cercas, celadores, guardias, etc.? Tales celadores o guardias son responsables de que nada salga de la planta sin la debida autorizacin? Respecto a los materiales o mercancas en poder de otros depsitos, consignatarios, proveedores, clientes, etc. Se lleva un registro apropiado de tales artculos? Peridicamente obtiene la empresa confirmaciones de dichas existencias? N/A SI NO M/C

Seccin discutida con (nombre y puesto) Seccin preparada por:

__ Fecha

7. Mtodo narrativo o descriptivo

Es la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema de control interno para las distintas reas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Este mtodo que puede ser aplicado en auditoria de pequeas empresas, requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la informacin que le es necesario y determinar el alcance del examen. El relevamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso.
MODELO DE EVALUACION DESCRIPTIVO DE AREA DE BALANCE Y DE CICLOS DE ADQUISICION Nombre de la compaa auditores : Roesga : Cia Industrial y Comercial S.A. Colombia Bancos-revisin Interina (En miles de pesos) Bancos seleccionados: Banco popular-Central-y Extebandes- Provincia Mes de: Julio-2002 Septiembre 2002 Segn Libros: 4.025 Segn libros: 4.969 Segn extractos: 5.810 Segn extractos: 8.345 Pruebas de cumplimiento y sustancias elaboradas a las conciliaciones seleccionadas
Los cheques deben tener dos firmas, una de ellas siempre ser la del gerente o del asistente del gerente. Los soportes son anulados con sellos de pagado. No se pueden firmar cheques en blanco. Las conciliaciones son revisadas por personas distintas a los que las preparan. Normalmente no hay partidas conciliatorias importantes sin ajustar. Los comprobantes de desembolso estn pre numerados y correlacionados con los nmeros de los cheques consecutivamente. Se lleva un consecutivo de cheques en tesorera y los originales en el archivo de contabilidad. Efectuados clculos aritmticos horizontal y vertical. Cotejados contra libros. Analizadas partidas conciliatorias. Sumados los libros de caja y bancos de los meses seleccionados. Solicitados los extractos bancarios directamente; recibido el del banco popular y el de extebandes, cruzado contra el recibido directamente por la empresa. Cruzados contra extracto total y/o dbito y crdito y el saldo del mes anterior determinndose la conciliacin. Revisada conciliacin establecida por auditoria contra la preparada por la empresa ( no se encontraron diferencias, sin embargo encontramos que en las conciliaciones bancarias no acostumbran anotar la fecha de las partidas pendientes DEF no.10) Revisadas visualmente entradas y salidas de caja; no encontramos partidas sobresalientes. (ampliada esta partida de ingresos A55 y prueba de desembolso A52 y prueba de facturacin C51.

Nombre

de

los

Conclusin Prueba interina de banco: existe control interno (CI) adecuados, y as mismo las operaciones de esta lnea representan su verdad razonable de los procedimientos y registros contables respectivos.

8. Mtodo grfico o diagramas de flujo

Este mtodo consiste en describir objetivamente la estructura orgnica de las reas con la auditoria, as como los procedimientos a travs de sus distintos departamentos y actividades. En la descripcin de los procedimientos, el auditor utiliza smbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. Este mtodo es un complemento muy til porque la representacin bsica de los circuitos y ciclos administrativos de la empresa pueden ser utilizados por varios aos en el caso de exmenes recurrentes, y localizar muy rpidamente rutinas susceptibles de mejoramiento logrando una mayor eficiencia administrativa. Sus principales ventajas son: Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos Permitir al auditor apreciar en forma panormica los distintos procedimientos que se combinan en el relevamiento Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo Facilitar la presentacin de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa sobre asuntos financieros y operativos.

El mtodo simplificado de evaluacin del sistema de control interno mediante flujo grama con metodologa propia que permite adaptarse a diversas circunstancias, tanto para grandes empresas como para pequeas, inclusive aplicable a trabajos especiales de evaluacin del sistema de control interno o de diseo de sistemas.

Compaa LGC S.A.C Mtodo grfico Procedimiento de recepcin de pedidos

Hecho por: Fecha: Supervisado por: Fecha:

________ ________ ________ ________

Orden de Venta
Registro de Periodos Periodo del cliente Lista lmites de crdito

Orden de Venta N 3

Control de Produccin

Cliente

Prepare
Verifique lmite de crdito

Orden de Venta N 2

Al cliente

Pedido del cliente

A ventas

Anote

Anote # de orden de venta

Si/N o
Procedimiento de investigacin de crdito.

Pedido cliente
Orden de Venta N 1
Numrico

Anote en el registro de pedidos 1. 2. 3. 4. Fecha de recepcin Nmero de pedido Nombre del cliente Nmero de orden de venta
Ordenes pendientes

9. Combinacin de mtodos
Cabe sealar que resulta muy beneficioso la aplicacin de distintos mtodos, como: cuestionarios y flujo gramas. Podemos mencionar algunas ventajas: El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario. Tmese por ejemplo la pregunta: existe un sistema adecuado para el registro y control de los cheques devueltos por falta de fondos? La respuesta surge con mucho esfuerzo, observando el grafico del circuito administrativo, que contiene todos los detalles significativos del procedimiento. Los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables a la generalidad de la compaa que, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes. De existir un flujo gran del circuito administrativo pertinente, el auditor podra identificar algunas debilidades del sistema susceptibles de mejoramiento. En las situaciones susceptibles de originar recomendacin a la empresa se encuentran: inadecuada programacin del trabajo, que es causa de atrasos y demoras; ausencia de informacin en determinadas reas; existencia de documentos, copias o registros innecesarios; sistemas inadecuados de costeo; inadecuado diseo de formularios; uso inadecuado de informacin presupuestaria; informes inadecuados para niveles superiores; ausencia de instrucciones claras y precisas para el personal; inadecuada utilizacin de equipos mecnicos y electrnicos e procesamiento de datos; bajo aprovechamiento y stock; espacios no utilizados convenientemente; y lentitud en la toma de inventarios. Cuando por la naturaleza de las operaciones en la empresa, existiera algn sistema administrativo no muy usual y no se dispusiera de preguntas ya estructuradas en el cuestionario estndar; el auditor externo soluciona el problema diagramando el circuito con la finalidad de evaluar los controles en los establecidos.

CAPTULO

III
NORMAS Y TCNICAS

10. NORMAS LEGALES 11. TCNICAS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

CAPTULO III: NORMAS Y TCNICAS 10. Normas Legales

Se puede sealar que las herramientas de control interno que utiliza el auditor externo o interno son las mismas que las empleadas por el gestor pblico o privado, las diferencias sustanciales estn dadas en: a) las facultades legales y funcionales, y b) la oportunidad de su aplicacin. Facultades legales y funcionales: El gestor, sea este ministro, jefe institucional, gerente, subgerente u otro funcionario, para el logro de sus objetivos tiene facultades legales que le permiten gestionar los recursos asignados para su consecucin (personal, bienes y actividades), de ah la necesidad de tener que disear, implementar y mantener mecanismos, procedimientos y sistemas de control interno, previo, concurrente y posterior. Tal es as que en la Ley N27885, Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica seala que: El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultnea y de verificacin posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestin de sus recursos, bienes y operaciones se efecte correcta y eficientemente. Su ejercicio previo, simultaneo y posterior (), asimismo, establece la obligacin de los gestores pblicos de () fomentar y supervisar el funcionamiento y confiabilidad del control interno para la evaluacin de la gestin y el efectivo ejercicio de la rendicin de cuentas, proponiendo a que ste contribuya con el logro de la misin y objetivos de la entidad a su cargo (Art. 7), las cuales son concordantes con la Ley N28716, de Control Interno de las Entidades del Estado, que seala la obligacin del Titular y funcionarios de la entidad de la implantacin y funcionamiento del control interno (Art. 6). Como es evidente las citadas Leyes, dan la ms amplia facultad al gestor respecto al tipo de control que debe ejercer, circunscribiendo a los rganos de control del Estado, entre otras, a la evaluacin posterior del control interno (Art. 7 y 8 de la Ley N27785, concordante con el Art. 7 de la Ley N28716).

11.

Tcnicas de Evaluacin del Control Interno

Las principales tcnicas y ms comnmente utilizadas para la evaluacin del control interno son las de: a. Memorndums de procedimientos b. Fluxogramas c. Cuestionarios de Control Interno d. Tcnicas estadsticas A stas deben agregarse las herramientas de gestin, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada tambin "Espina de Pescado"), diagrama de Pareto, diagrama de dispersin, histograma y fluxogramas ( ests ltimas tres contenidas ya en las antes mencionadas), estratificacin, y la Matriz de Control Interno entre otras.

Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar falencias, detectar causas de errores o ilcitos, bsqueda de soluciones o mejoras del control interno. El Diagrama de Pareto; permite entre otras funciones importantes la priorizacin de controles en funcin de la preponderancia que los diferentes factores tienen, como as tambin la utilizacin de la misma para descubrir la causa de problemas, o dar solucin a las mismas. Los Seis Por qu?; permiten mediante preguntas sucesivas llegar a la causa fundamental de los problemas evitando quedar en los rasgos ms superficiales. El Control Estadstico de Procesos (CEP); posibilita determinar la capacidad del proceso para engendrar productos y servicios externos e internos que satisfagan los niveles requeridos. As las diferencias contables, o de inventario o la falta de cumplimentacin correcta en las carpetas crediticias en el caso de las instituciones bancarias se deben a diferentes causas, el CEP permite conocer si la cantidad de falencias est dentro de lo que es natural al sistema o si sus causas son especiales, adoptando segn el caso las respectivas medidas de anlisis y correccin. El fluxograma; es un elemento fundamental no slo para evaluar el sistema de control interno, sino adems para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos. El Diagrama de Dispersin permite poner a prueba la interrelacin entre diferentes factores, como podra ser cantidad de comprobantes recepcionados por caja con las diferencias de caja. El histograma, permite analizar la distribucin de los errores o falencias detectadas. La estratificacin, permite mejorar los niveles de cumplimentacin y detectar razones de irregularidades. Si al controlar atrasos crediticios en un Banco se tienen mayores niveles en una lnea crediticia ello puede deberse al sector al cual est destinado o a falencias en la concesin de los mismos, y si los niveles estn concentrados en determinadas sucursales bancarias ello puede deberse a falta de capacitacin del personal crediticio o problemas propios de determinadas zonas econmicas. Anlisis Preventivos, Consistentes en utilizar la lluvia de ideas por parte de los auditores internos a los efectos de detectar para cada proceso, servicio, producto o actividad donde o qu problemas pueden surgir, analizando cmo evitar de que se produzcan y fijando sistemas para su deteccin. El mtodo de las Seis Preguntas Fundamentales, conformadas por: Qu? Cmo? Quin? Dnde? Cundo? y por Qu? para cada una de las respuestas anteriores permite mejorar el control interno, detectar irregularidades y mejorar la eficiencia de los procesos y actividades. As pueden descubrirse que se estn realizando tareas actualmente innecesarias, o que quin lo ejecuta es un personal demasiado costoso para la ejecucin de la misma, o que el lugar donde se realiza es poco apropiado por razones de seguridad (lugar de la Tesorera), o el cmo se realiza resulta costoso o inseguro.

CONCLUSIONES

Concluimos entonces que el Control Interno debe ser definido como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocrticos aadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administracin, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar una garanta razonable para el logro de objetivos. El auditor debe obtener un adecuado entendimiento de la estructura de control interno y de sus componentes, implantado en una entidad tomando como base el Informe COSO.

Existen metodologas que si se aplica correctamente produce una mejora sustancial en el rendimiento y la eficiencia de la organizacin proporcionando mayores resultados con menos recursos, adems de establecer los mecanismos para el anlisis de los controles formales e informales; estamos hablando Autoevaluacin de control o Evaluacin Dinmica de Control (Dynamic Control Assessment). Es bien sabido que sistemas de control interno evolucionan con el tiempo, por lo que procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia o dejar de aplicarse. Es decir que es necesario actualizar dichos procedimientos hasta hacerlos acordes a las variaciones que va sufriendo la organizacin a lo largo de su ciclo de vida.

BIBLIOGRAFA

Literaria CLAROS COHAILA, Roberto; Len Llerena, Oscar (Editor central) Primera Edicin, Marzo. El Control Interno como Herramienta de Gestin y Evaluacin.Empresa Editora Instituto Pacfico S.A. 2012. ESTUPIN GAITAN, Rodrigo (Editor central) Tercera Edicin, Junio. Control Interno y Fraudes.Empresa Editora Ecoe Ediciones, Bogot, Colombia, 2003. LVAREZ ILLANES, Juan Francisco (Editor central) Primera Edicin, Febrero. Auditora Gubernamental Integral.Empresa Editora Instituto Pacfico S.A. 2007.

Electrnica http://www.tuobra.unam.mx/publicadas/040115082454-2_3_T_ea.html

CAPTULO

IV
ANEXOS

12. CASO PRCTICO

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

La carta de control interno Como resultado de la evaluacin del C.I. se emitir la Carta de Control Interno Memo de control interno o Carta de Observaciones de Control Interno, que es el documento mediante el cual el auditor comunica a la entidad los resultados de su evaluacin, en el cual se incluye las observaciones, comentarios y recomendaciones que se derivan del examen y evaluacin del control interno los cuales pueden provenir de deficiencias o problemas de implantacin del mismo. El hecho de efectuar una evaluacin implica, entre varios aspectos, que la comisin de auditora realice pruebas, investigaciones y comprobaciones, si el sistema implementado funciona o no y que dicho estudio y evaluacin sirvieron como base para determinar la confianza que se deposite l con la finalidad de determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora a aplicar. La ventaja ms importante de la carta de control interno radica en que permite a la gerencia dirigir su atencin a mejora o implementar ms las medidas de control administrativas o financieras que ms se requieren sugieren mejoras en los controles interno de cada rea o unidad orgnica, recomiendan cambios en los procedimientos utilizados y resumen las observaciones. Ao de la Consolidacin Democrtica Lima, 26 de junio del 2007 Seores Entidad Flora Tristn 672-Urbanizacion Santa Patricia Atencin : Roberto Asterix Alcalde Asunto : Memorando de Control Interno Referencia : Cumplimiento de Norma de Auditoria Gubernamental, NAGU 3.10 Estimado seor: Es muy grato dirigirme a usted, para remitirle adjunto a la presente, nuestro Memorado de control Interno referido a la evaluacin del Sistema de Control Interno de la entidad .. correspondiente al ejercicio econmico 2006. En tal sentido, agradeceremos tomar conocimiento de su contenido e informe de las acciones correctivas que se recomiendan, a fin de fortalecer el Sistema de Control Interno

______________________ C.P.C. Gilberto Calisaya Caldern Jefe de Comisin

__________________________ C.P.C. Rodrigo Antonio Guevara Chambilla Supervisor de Comisin

1. Antecedentes Hemos auditado el balance general y los estados: gestin, flujos de estados, estado de cambios en el patrimonio neto, as como los estados presupuestarios por le periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del 2006 de la entidady hemos emitido nuestro informe sobre los mismos con fecha 10 de julio del 2007. La de control interno, para cumplir con esta responsabilidad, se requiere de estimaciones, opiniones y aseveraciones de la direccin o gerencia de la entidad para determinar y evaluar los beneficios esperados y costos relacionados con las polticas y procedimientos d le la estructura del control interno. En el planeamiento y ejecucin del a auditoria a los estados financieros, as como la auditoria de gestin hemos considerado la evaluacin de la estructura de control interno. Opinin sobre control interno, mas no para proporcionar una seguridad absoluta del funcionamiento de la estructura de control interno, sin embargo, notamos ciertos asuntos crticos relacionados con el funcionamiento de dichas estructura, que consideramos deben ser incluidos en este informe por no estar de acuerdo con las normas tcnicas de control interno emitidos por la contralora general de la repblica, as como por otras normas del ordenamiento legal del sector pblico. Los asuntos que nos llaman la atencin y que estn relacionados con deficiencias importantes en el diseo y operacin de la estructuras de control interno, en nuestra opinin, podran afectar en forma negativa la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera y de gestin consistente con las aseveraciones de la administracin. Los objetivos de una estructura de control adecuada son proporcionar a la administracin de la entidad como razonables, pero no absoluta seguridad, que los activos estn protegidos como perdidas, uso indebido o disposiciones no autorizados, y que las transacciones ejecutadas de acuerdo con autorizaciones de la administracin y registradas adecuadamente para permitir la preparacin de estados financieros consistentes y razonables. Debido a las limitaciones inherentes a cualquiera estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectado. Tambin la proyeccin de alguna evaluacin futura de la estructura para periodos posteriores est sujeta al riesgo que los procedimientos logren a ser inadecuados debido a cambio en las condiciones o que le grado de cumplimiento de los procedimientos se haya deteriorado.

2. Alcance de la Evaluacin del Control Interno Para fines de este informe, hemos clasificados las polticas y procedimientos significativos de la estructura de control interno en las siguientes categoras: Aspectos generales Aspectos contables, financieros y operativos Tesorera, recepcin custodia y pago de fondos Adquisicin de bienes y servicio Gastos de personal Activos fijos Otros gastos e ingresos extraordinarios.

Para todas las categoras antes descritas obtuvimos un entendimiento de las polticas y procedimientos relevantes y si es que han sido puestas en operacin, adems se evaluaron los riesgos de control 3. debilidades de los controles internos Una debilidad material es una condicin en la cual el diseo y operacin de los elementos especficos de las estructura de control interno no se reducen a un nivel relativamente bajo con respecto al riesgo de errores o irregularidades, en montos que podran ser importantes en relacin con los estados financieros auditados, pueden ocurrir y no ser detectados oportunamente por los servicios pblicos en el cumplimento de sus funciones asignadas. Notamos ciertos aspectos que involucran la estructura de control interno y sus operaciones que consideramos como hallazgos de auditoria bajo las normas de auditoria establecidas en el Per y las normas de auditoria gubernamental emitidas por la contralora general de la repblica. Los hallazgos de auditoria comprenden aspectos relacionados con deficiencias en el diseo y operacin de la estructura de control interno, que nuestro juicio, podran afectar en forma negativa la habilidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera y de gestin, consistente con las aseveraciones de la administracin. 4. Resultados de Evaluacin de Control Interno Como resultado de la evaluacin de la estructura de control interno se ha detectado deficiencias operativas de este, las mismas que se sealan en el presente informe. Conclusiones Como resultado de la Auditoria de los estados financieros y otros aspectos operativos de la entidad por el periodo comprendidos entre el 1 de enero al 31 de diciembre del 2005 podemos manifestar que hemos cumplido con evaluar cada uno de los objetivos contenidos en el programa de Auditoria. As mismo, se presenta una serie de comentario sobre la evaluacin de algunos objetivos, cumpliendo los procedimientos de Auditoria que fueron desarrollados al respecto.

a. A los estados financieros Hemos concluido con emitir en la fecha y por separado nuestros informes cortos referidos a los estados financieros, preparados por la entidad al 31 de diciembre del 2005 en el que emite opinin con limpia sobre la razonabilidad de los estados financieros. b. A la informacin presupuestaria Hemos concluido en emitir en la fecha y por separados nuestros informes del examen especial efectuado a los estados presupuestales preparados por la entidad..al 31 de diciembre del 2005 en el que se emite opinin razonable.

c. A los Controles Internos De nuestra evaluacin, efectuada al sistema de control interno se ha comprobado que ha funcionado deficientemente mostrando desconocimiento de las normas de control interno y de las normas generales de los sistemas administrativos, las mismas que se muestran en las observaciones comentadas en el captulo II. d. Gestin administrativa y operativa en cuanto al cumplimiento de metas y objetivos En cuanto al cumplimiento de las metas y objetivos es importante mencionar que la municipalidad no cumpli los planes operativos institucionales correspondiente a los aos 2005 y 2006, razn por la cual se ha visto limitado nuestro almacn, no pudindose evaluar satisfactoriamente la gestin administrativa y operativa de la entidad, a fin de determinar el cumplimiento de metas y objetivos previsto y resultados esperados en los ejercicios econmicos a examinar en funcin a eficiencia, eficacia y economa. Por lo que podemos concluir que la entidad.desarrolla sus actividades en forma deficiente.

e. Adquisicin de bienes y servicios con o sin proceso licitario Durante el ejercicio 2006, la entidad.realizo diversas compras de bienes y servicios en forma directa y por adjudicacin selectiva las mismas que fueron efectuadas de acuerdo a la normatividad vigente para el sistema de abastecimientos, tenemos en cuenta las leyes de presupuesto para ambos ejercicios y la ley de contrataciones y adquisiciones del estado y su reglamento.

f.

Proyecto de Inversin u obra publicas De la revisin efectuada a las obras y programas de inversin hemos determinado que las obras de inversin efectuadas durante el ao 2005 fueron realizadas por adjudicacin directa y realizadas de acuerdo a las normas tcnicas al respecto, presupuestadas y de acuerdo a la ley de contratacin y adquisiciones del estado y otras directivas, a excepcin de algunas observaciones que se detallan en el objetivo F del presente informe.

g. A las donaciones recibidas Durante el ao 2005 la entidad.no ha recibido donacin alguna en efectivo, como se evidencia en el informe CONTAB/MPGSC-O de fecha 05-10-2006 del CPC Eloy Gonzlez Arana. h. Control Interno posterior No se cumpli con evaluar el control interno posterior, evidenciando que el 2005, la entidadno cont con el rgano de control institucional, que se comenta como observacin en el desarrollo del presente objetivo. i. Gestin del programa de vaso de leche aplicable al ejercicio 2005 Hemos concluido con evaluar el presente objetivo, que se detalla en este informe y concluimos que no se encontr los estados de ingresos o y egresos y sus correspondientes notas al referido estado, as mismo, la documentacin sustentatoria no respalda en su totalidad los gastos efectuados y la documentacin que evidencia la recepcin por parte de los beneficiarios, limitando el alcance del examen para su correspondiente opinin. j. Recursos provenientes del fondo de compensacin municipal Hemos cumplid con evaluar el presente objetivo y concluimos que el fondo de compensacin municipalidad ha recepcionado en su totalidad, controlando y utilizado en forma adecuada en el ejercicio 2005 de acuerdo a las normas vigentes al respecto, as mismo, la documentacin sustentatoria respalda en su totalidad los gastos efectuados. k. Seguimiento a la implementacin El desarrollo del seguimiento a la implementacin de las medidas correctivas anotadas ms adelante y cuyo resultado es el siguiente:

Referencia Superado Oficio N 003- 6 98-CG/SASRMPGSC 17/12/98 6 Porcentaje 33

Pendiente 10

En proceso 02

Total 18

10 56

02 11

18 100

Comentario y observaciones Comentarios La entidaddurante el ao 2005 no cumplido con elaborar el plan operativo institucional, desarrollando sus actividades en base a los proyectos de inversin, dentro del marco presupuestal, para el cual conto con diversos fuentes de financiamiento que le permiti ejecutar diversas obras que fueron presupuestados, as como que l Fondo de compensacin de la Municipalidad fuera recepcionado y utilizado sin tener en cuenta la normativa respectiva. Las observaciones de control interno que se detallan a continuacin se encuentran n referenciados por sistemas administrativos. 1. Planeamiento y racionalizacin La entidad..no cuenta con el plan estratgico respectivo para el ao 2005. Condicin La municipalidad.no ha contado con el plan estratgico respectivo para el ao fiscal 2005. Criterio Este hecho, contraviene los siguientes aspectos contemplados en la normativa siguiente: Ley del sistema nacional de presupuesto N28411, publicada el 08/12/04 que en su captulo III, Normas especficas adicionales, Articulo N171 seala que, Las entidades, para la elaboracin de sus planes operativos institucionales y presupuestos institucionales, deben tomar en cuenta su plan estratgico institucional (PEI) que debe ser concordante con el plan estratgico de desarrollo nacional. A su vez los presupuestos institucionales de los pliegos presupuestarios se deben articular con los planes estratgicos del pliego o documento de similar naturaleza que reflejan la misin y la visin del mismo, desde una perspectiva de mediano y largo plazo, dependiendo a la consecucin de sus objetivos estratgicos. El plan estratgico del pliego, se enlaza con el plan estratgico del sector respectivo, para la elaboracin del respectivo plan estratgico, cada pliego

deber seguir los lineamientos establecidos por la direccin nacional del presupuesto pblico. Directiva N 013-2004-EF/76.01, directiva para la programacin y formulacin del presupuesto de los pliegos del gobierno nacional para el ao fiscal 2005, segn su artculo 5-planes estratgicos, establece: los pliegos presupuestarios para la programacin y formulacin de sus presupuestos institucionales deben tomar en cuenta los planes estratgicos sectoriales multianuales (PESEM), los planes de desarrollo regional (PDRC), segn sea el caso, y sus planes estratgicos institucionales (PEI), formulados de conformidad a lo establecido en el artculo 71 de la ley del sistema nacional de presupuesto, ley N28411, el artculo 35 de la ley de bases de la descentralizacin, ley N27783 y la resolucin ministerial N3992001E/10 y sus modificatorias. Los planes estratgicos para el periodo 2005-2004 constituyen instrumentos orientadores de la gestin municipal y que sirven, nicamente de gua para dar inicio a la preparacin de los presupuestos institucionales que articulan los ingresos y gastos con los objetivos institucionales para el ao fiscal 2005. Efecto La entidad al compartida de institucionales atribuciones y inversiones. Causa Falta de capacitacin y de desconocimiento del personal en materia de planificacin estratgica e incumplimiento en sus funciones por parte de la gerencia de planificacin, presupuesto y racionalizacin cuya funcin primordial es elaborar y actualizar los documentos de gestin institucional formalizan la organizacin, a fin de que tengan vigencia y reconocimiento legal. Recomendacin La gerencia municipal deber suponer que a travs de la gerencia de planificacin se elabore el plan estratgico siguiendo los lineamientos establecidos por la direccin nacional de presupuesto pblico, as mismo debemos sealar que es responsabilidad del rgano responsable participar en el proceso de formulacin y actualizacin de los documentos de gestin que formalicen los diferente s aspectos relacionadas con el planeamiento as como el cumplimiento de las prescripciones contenidas en ellos, tal como lo seala el numeral 3 de la resolucin jefatural N182-79-INAp/DNR normas generales del sistema nacional de racionalizacin no elaborar su plan estratgico institucional, carece de visin futuro y el establecimiento de objetivos y metas estratgicos adecuados que vayan de la mano con sus competencias, funciones; las mismas que se deben sealar el rubro de la

2. El manual de organizacin y funciones se encuentra desactualizado y es incongruente con el crecimiento de la organizacin Condicin Mediante ordenanza N000004 del 28-02-04, la municipalidad provincial..aprob su estructura orgnica y el reglamento de organizacin y funciones (ROF) adoptando un criterio de organizacin empresarial incorporando, las gerencias de acuerdo a los artculos 27 y 28 de la ley orgnica de, municipalidades. Criterio Lo expuesto contraviene lo estipulado en el numeral 2 ROF de la directiva N00295-INAP/DNR aprobado por R.J. N 109-95-INAP/DNR acerca de que el ROF deber ser concebido y actualizado como un medio para alcanzar los objetivos instituciones, debiendo reflejar la estructura orgnica coherente con los objetivos institucionales y el desempeo de las funciones del personal orientados a reforzar la prestacin adecuada de las competencias y atribuciones del sector pblico. Contraviene tambin la resolucin jefatural N182-79-INAP/DNR del 06-11-79, numeral 02 formulacin y actualizacin de instrumentos normativos del sistema de racionalizacin que seala es responsabilidad de los rganos de la entidad participar en el proceso de formulacin y actualizacin de los documentos que formalicen la organizacin. Tambin incumple lo dispuesto en el reglamento de organizacin y funciones de la entidad, el mismo que ha sido aprobado por ordenanza N00004 del 28/02/04. Artculo 38, son funciones de la gerencia general de planeamiento, Presupuesto y racionalizacin: conducir y asesorar el proceso de racionalizacin administrativo de los diferente rganos municipales y la elaboracin de los instrumentos de gestin como son el reglamento de organizacin y funciones (ROF), el Manual de Organizacin y funciones (MOF), el Manual de procedimientos (MAPRO) y el texto nico de procedimientos administrativos (TUPA). Finalmente contraviene la resolucin jefatural N095-95-INAP/DNR p. el 11/07/95, que ocurre en su numeral 5.3.1 seala que el MOF se evaluara y revisara por lo menos una vez al ao.

Efecto Una carencia de dicho documento normativo limita el accionar de la municipalidad por cuanto no se tiene definido claramente las funciones de todas las reas de la entidad as como olas responsabilidades de los funcionarios y personas subalternos inherentes a cada rea, adems la actualizacin del MOF busca establecer al consistencia y coherencia de las funciones especficos a nivel de cargo, que se encuentran enmarcadas dentro de las funciones generales. Causa Falta de cumplimiento de sus funciones por parte de la gerencia de presupuesto, planificacin y racionalizacin, al no actualizar oportunamente los instrumentos de gestin, generando descoordinacin entre los cargos y funciones, duplicidad de funciones en algunos casos o en otros desarrollar funciones que no se encuentran incluidas en los cargos (CAP, ROF; etc.) Recomendacin la gerencia de presupuesto, planificacin y racionalizacin deber disponer que el manual de organizacin y funciones sea actualizado anualmente en concordancia con el crecimiento o disminucin de la estructura orgnica de la entidad. 3. Tesorera La sub-Gerencia de tesorera no centraliza la informacin mensual de ingresos captados durante el ejercicio por concepto de transferencias de recursos financieros. Condicin De la evaluacin efectuada a la informacin proporcionada por la gerencia de tesorera, observamos que en los reportes mensuales de ingresos que se captan por diversos conceptos, no vienen siendo incluidos en los mencionados reportes, las siguientes partidas.

DEMOSTRACION Concepto Impuestos a tragamonedas Canon presupuestario Vigencia de minas Costas procesales Pronoa Prestamo interno Intereses bancarios Ganancia por diferencia de cambio Infracciones de Transito Montepio TOTAL Segn Tesorera 0 0 0 0 0 0 0 0 Segn contabilidad 525000 892000 10800 180000 2200000 1500000 25200 5300 Diferencia 52500 892000 10800 180000 2200000 1500000 25200 5300

0 0

6300000 75000 11713000

6300000 75000 11713000

Criterio Este hecho contraviene la norma de control para el sector pblico aprobado con resolucin interna del 26/06/07 que seala en: Unidad de caja de tesorera. Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a travs de tesorera, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilizacin de los fondos disponibles. Comentario Se denomina unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de tesorera para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorera de la entidad. Este concepto no se pone a la implementacin de mecanismos descentralizados de los procesos de pago. La unidad de caja permite informar y distribuir racionalmente los fondos, en funcin a las prioridades del gasto o cuando no existe liquidez suficiente. Su aplicacin hace posible que los fondos pueden ser colocados donde ms se necesiten y ser retrados, cuando el proceso del gestin muestre insuficiente capacidad de gasto.

Causa Incumplimiento de la normativa por parte de la sub-gerencia de tesorera, la misma que impide la conciliacin y conformidad de los saldos. Efecto la informacin que proporcione sub-gerencia de tesorera no permite conocer la totalidad de los ingresos por todo concepto que percibe la municipalidad, la misma que impide el conocimiento oportuno de la informacin, para una buena toma de decisiones. Recomendacin La gerencia general de administracin deber disponer que la sub-gerencia de tesorera incluya en su informacin mensual todos los conceptos que involucran percepcin de ingresos para la entidad, con la finalidad de que esta gerencia brinde una informacin completa, confiable y oportuna. 4. Deficiencias en el proceso de las conciliaciones bancarias En la revisin de las conciliaciones bancarias y el anlisis de los saldos respectivos se han observado algunas deficiencias en su proceso de elaboracin. Existen cargos y eventualmente abonos que han sido registrados contablemente sin el respaldo de las notas bancarias respetivas. Ejemplo: Banco Crdito MN Fecha 16/05/00 Documento N/Abono Detalle Transferencia contrapartida nacional Transferencia contrapartida nacional Transferencia contrapartida nacional Transferencia del BCR Transferencia comit Obras Importe 1235000

Crdito MN

23/05/00

N/Abono

74000

Crdito MN

11/04/00

N/Abono

164000

Crdito ME Crdito MN

29/02/00 29/08/00

N/Abono N/cargo

1098000 786000

Las notas bancarias (N/E y N/A y P/E), evidenciadas fsicamente, carecen de un archivamiento ordenado y estructurado. Las conciliaciones bancarias se encuentran firmadas indistintamente por el tesorero y el responsable de la cuenta especial, dichas conciliaciones por lo general, no cumplen con el VB del personal autorizado del rea contable encargada de su revisin como muestra de dicha labor efectuada.

Se ha evidenciado la inexistencia de revisiones peridicas de las conciliaciones bancarias, realizados por un rea distinta a la de tesorera. La normal de control interno conciliaciones bancarias aprobadas por resolucin interna Nseala que en sus comentarios 05 y 08 indica lo siguiente: Comentario 05 para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques, depsito de fondos y/o registros de operaciones, corresponde a la administracin designar al funcionario responsable de la revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u otro funcionario. Comentario 06 la oficina de auditora interna de cada entidad debe revisar peridicamente dentro del examen al rea de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su conformidad, integridad y realizacin en forma oportuna y correcta.

Recomendacin La gerencia general disponga que la sub-gerencia de tesorera realice permanentemente las conciliaciones de las operaciones registradas en libros auxiliares de bancos, adems de los extractos bancarios, los mismos que deberan estar sustentados con los documentos original y archivados en un file nico guardando correlacin numrica y cronolgica. As como se deber disponer la participacin de personal de contabilidad en la revisin de la mencionada conciliacin. Contabilidad

5. Diferencia entre la informacin presentada como gastos por 369724 nuevos soles en el estado de gestin y el balance de ejecucin del prepuestos EP-1, siendo el importe menor en el estado de ejecucin presupuestal Condicin De la revisin y comparacin selectiva realizada a la informacin de gasto reflejado en el balance de ejecucin del presupuesto y el estado de gestin, al 31 de diciembre del 2004, se han determinado diferencias, segn se aprecie en el detalle siguiente:

Concepto gasto

del Ejecucin segn Ejecucin segn Diferencias presupuesto contabilidad 74874 752339 3129300 2231719 6571804 6683515 15443551 96016 773573 2183195 2491670 7162962 3108409 15812825 (21142) (21234) 946105 (259951) (592158) (421804) (369274)

Compra de uniformes Compra de combustibles Sentencias judiciales Servicios bsicos Servicios no pensionales Intereses y otros TOTAL

Criterio Lo antes expuesto incumple la norma tcnica de control interno para el sector pblico N 280-03 CONCILIACION DE SALDOS que seala cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos con el propsito de asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea contable con la informacin de presupuesto que en su numeracin 02que las conciliaciones, los cuales son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registro contables, constituyen pruebas originada entre los datos de dos fuentes diferentes interna o de una interna con otra extrema, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada permite detectar diferencias y explicables efectuando ajustes cuando son necesarios. Efecto Lo expuesto trae como consecuencia que la informacin financiera y presupuestal no presente cifras coherentes, concordantes y confiables, al reflejar importes considerados por la oficina de presupuesto y no consideras por contabilidad y viceversa, as como incumple el principio de simultaneidad y paralelismo sealado. Causa La situacin expuesta se ha originado por falta de personal capacidad para realizar dicha funcin de conciliar los importes reflejados en el estado de gestin y ejecucin presupuestal de los gastos entre la oficina de contabilidad y la ofician presupuestal.

Recomendacin Disponer que el rea de contabilidad debe coordinar con el rea de presupuesto para establecer que cada fin de semana deben ejecutar procedimientos de conciliacin, entre las dos rea a fin de establecer la uniformidad de la informacin elaborada en cada una de las reas, as como la informacin presentada como gasto en el estado de gestin y el estado de balance de ejecucin presupuestal.

6. Diferencia en el rubro muebles y enseres del inventario fsico de activo fijo y contabilidad Condicin De la evaluacin efectuada a la cuenta inmuebles, maquinaria y equipo, observamos que el contrastar los bienes valorados que se muestran en el inventario fsico a los bienes del activo fijo tomando como la firma el ejec utivo pblico& Asociados, con los importes reportados por la gerencia de contabilidad al 31-12-05 que el rubro de muebles y enseres no se encuentra conciliado, tal como lo mostramos a continuacin: Demostracin Cd. Cta. Concepto Segn la firma Segn del ejecutivo contabilidad publico& asoc 295789 193647 Diferencia

332.03.03

Muebles y enseres-otros

102142

Criterio Esta situacin contraviene lo dispuesto en la siguiente norma de control interno aprobado por resolucin interna N.. Conciliacin de saldos Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito de asegurar la concordancia de la informacin financiera preparada por el rea contable, con la situacin real. Comentario Se define la conciliacin como los procedimientos de contratacin de informacin que se realiza entre dos fuentes distinta, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros cantables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas o de una interna con otra externa, proporcionan confiablidad sobre la informacin financiera registrada, permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios. Debe ser objeto de conciliacin por parte de los rganos responsables de la contabilidad: Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados financieros Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad (cuenta por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analticos respectivos. Los saldos individuales pueden adems reconfirmase con los acreedores o deudores, segn corresponda. Los saldos de cuentas que representen existencias de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc.), o bienes de capital (activos fijos en general), contra los inventarios fsicos. Las cuentas de enlace establecidas por la contabilidad gubernamental deben conciliarse cruzando sus cifras, con la informacin de las entidades es involucradas, y evidenciar su resultado en actas de conciliacin suscritas por ambas partes.

Causa Inaccin de la gerencia de administracin en cuanto al monitoreo de las actividades de la citada empresa. Efecto Esta situacin crea una incertidumbre sobre el saldo de esta cuenta en el balance general. Recomendacin La gerencia de contabilidad debe conciliar los saldos del rubro de muebles y enseres con los valores que ese muestran en el inventario fsico de activo fijo tomado por la firma el ejecutivo pblico&Asociados.

7. Notas a los estados financieros no concilian con el importe que se muestra en los estados financieros del ejercicio econmico 2005 Condicin.- Se observa que la nota a los estados financieros N06 Existencias, no est conciliada con el importe final al 31 de diciembre del 2006 que se muestran en el balance genera, tal como a continuacin se detalla:
Cuenta N Concepto Segn contab. 2005 Segn auditoria 2004 Diferenci a

21 suministros de funcionamiento 2110101 2110201 2110401 2110501 2110601 2110602 2110901 2120101 2140101 2170301 2390101 Materiales oficina Materiales limpiesa Materiales salud Materiales impresin Materiales construc. Materiales manteni. Otros materiales Uniformes Alimentos otros de de de 13399 5603 409 11127 de de 60945 0 0 106954 3849 106718 0 13399 5603 409 11127 60945 0 0 106954 3849 106718 75706 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 (75706)

23 bienes en proceso Otros bienes en proceso 28 bienes en transito 2820101 Suministros de funcionamient o

4421

(4421)

Total 309004 existencias Provisin para desvalorizacion de existencias 2920101 Suministros de funcionamient o (52459)

389131

(80127)

(52459)

Total provision Total neto

(52459) 256545

(52459) (336672)

0 (80127)

Fuente: nota a los estados financieros cuenta existencia al 31/12/05-gerencia de contabilidad.

Se observa adems que la nota N17 deudas de largo plazo, muestra un exceso de 100000.00 soles en relacin al importe que se revela en los estados financieros, a continuacin se detalla: Demostracin Cuenta N 465501 Concepto Ministerio de presidenciaequipo pasado Ministerio de presidenciaintereses Otros Segn contab. 2005 38982053 Segn auditoria 2004 28982053 Diferenc ia 100000

466101

5797572

5397572

0.00

466101 466101

62904275

62904275

0.00

Prestamos 812686534 8102686534 0.00 banco nacin 466101 Prestamos 72279797 7227997 0.00 banco nacin total Materiales de 992650231 982650231 100000 manteni. Fuente: notas a los estados financieros cuentas a deuda a largo plazo al 31/12/05gerencia de contabilidad Criterio Esta situacin contraviene lo dispuesto a la siguiente norma de control interno aprobado por resolucin interna N.

Conciliacin de saldos Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el propsito de asegurar la concordancia financiera preparada por el rea contable, con la situacin real. Comentario se define la conciliacin como el procedimiento de contrastacin de informacin que se realiza entre fuente distinta con el objeto de verificar conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacin reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas

entre los datos de dos fuentes diferentes internas, o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la informacin financiera registrada, permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando son necesarios. Debe ser objeto de conciliacin por parte de los rganos responsables de la contabilidad. Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (cajas y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios. Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad (cuentas por pagar o cuentas por cobrar), contra registros analticos respectivos. Los saldos individuales pueden adems reconfirmar se con los acreedores o deudores, segn corresponda. Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc.), o bienes de capital (Activos fijos en general), contra los inventarios fsicos. Las cuentas de enlace establecidas por la contabilidad gubernamental deben conciliarse cruzando sus cifras con la informacin de las entidades involucradas y evidenciar su resultado en actas de conciliacin suscritas por ambas partes.

8. Los documentos fuente no se encuentran numerados de manera secuencial y correlativa Los documentos fuente, as como los comprobantes de pago correspondientes al ejercicio 2005, inclusive hasta el mes de abril del ao 2006, no se encuentran numerados de manera secuencial y correlativa, y en algunos casos, las recomendaciones de cuenta, registran facturas y boletas de venta que carecen del sello restrictivo de Pagado, tal como se ha evidenciado selectivamente en los formatos comprobantes de pago de N5-525 fecha 02-08-05, C/p N280de fecha25/09/05, C/P N620 de fecha 20/09/05. Esta institucin contraviene lo dispuesto en las normas de control interno para el sector pblico que seala los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para su uso en tesorera y N.uso de sello restrictivo para documentos pagados por tesorera, seala: los comprobantes que sustentaron los gastos deben llevar el sello restrictivo de pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilizacin. Fuente conferencia planeamiento y ejecucin de auditora gubernamental Expositor: CPC Agusto Donayre Chavez- colegio de contadores pblicos de lima.

Recomendacin Que el gerente general de la entidad disponga que el sub-gerente de tesorera en coordinacin con el tesorero, procedan a establecer la directiva correspondiente, y el procedimiento adecuado para reordenar los C/P y asignar numeracin correlativa en forma impresa. As mismo se establezca una revisin exhaustiva en la documentacin que sustente los gastos, tales como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios entre otros, a fin de evitar posibles errores o duplicidades de tales documentos. 9. Atrasos en los libros de contabilidad Con fecha 5 de junio de 2006 se estableci el acta de situacin de los libros principales de contabilidad establecindose un atraso mayor a 5 meses. Denominacion Libro Inventario y balances Libro diario Libro mayor Libro caja y bancos Fecha del ltimo registro 31-12-05 31-12-05 31-12-05 31-12-05

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, se desprende un atraso considerable en el registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 005, incumplindose con la resolucin de contadura N 180-2005-EF/93.01 que seala que el atraso no debe ser mayor a 15 das, incumplindose tambin en lo establecido por numeral 7 del art.1 de la resolucin de superintendencia N07898/SUNAT de 20/08/98, que indica los libros de contabilidad..no podrn tener un atraso mayor a tres meses, tratndose del libro diario, mayor e inventarios y balances.. Adems, se incumple la norma tcnica de control interno N280-07 oportunidad en el registro y presentacin de informacin financiera que refiere las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decisin pertinentes. Recomendacin Que el gerente de administracin disponga que el contador adopte las acciones necesarias para actualizar el registro de las operaciones correspondientes al ejercicio 2005.

10. Desembolsos de fondos con vales provisionales fondo para pagos en efectivo Como resultado del arqueo de fondos practicado al fondo para pagaos en efectivo se ha determinado que existen valores provisionales que no han sido regularizados con la respectiva documentacin sustentatoria en su oportunidad, situacin que se describe a continuacin. Vale N S/N S/N S/N S/N S/N Fecha 05-01-06 15-01-06 20-02-06 29-03-06 28-01-06 Beneficiario Alberto Claudio Carlo el prncipe Juan el bueno Maria la bondadosa Jose el tartufo Concepto Fotocopias Correspondencia Legalizacin de doc. Cintas impresas Envio fax Importe 25.00 15.00 58.00 38.00 12 148.00

De otro lado endicha labor se detect el pago por conceptos que no corresponden al manejo del referido fondo fijo, es el caso de: Vale N S/N S/N Fecha 25-03-06 28-03-06 Beneficiario Hugo especial Heriberto escoba Concepto Adelanto sueldo Prstamo personal Importe de 150.00 100.00 250.00

De lo expuesto en los cuadros anteriores, se desprende el incumplimiento de la siguiente normativa: RD N026-80-EF/77.15 normas generales de tesorera- normas 5 y 7 que sealan: no est permitido la entrega provisional de recursos financieros con cargo al FPPE, excepto cuando autorice en forma expresa e individualizada por parte del director general NTCI 230-10 uso dl fondo para pagos en efectivo y fondo fijo que seala las entidades que por razones de necesidad e eficiencia hayan establecido el uso de..fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control as mismo NTCI 230-12, arqueos de fondos y valores, establecer: deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva. Directiva de tesorera para el ao 2005 aprobado por RDN003-2005-EF/77.15 art.38, 40,41 y 44.

Recomendacin Que el sub-gerente de tesorera en coordinacin con el tesorero, procedan a notificar aquellas personas beneficiarias de los fondos asignados, a fin de que un lapso de dos das presenten la documentacin sustentatorio del gasto. En caso contrario, informaran a la jefatura de personal para que d estricto cumplimiento al descuento de la planilla de remuneraciones, as como las medidas que correspondan de acuerdo al reglamento interno de trabajo. Para el caso de pagos por conceptos no relacionados el uso del fondo fijo, verificar si se procedi a la reversin de los montos descontados al personal para el mantenimiento del fondo fijo. As mimos para ambos casos, se inste al tesorero observar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la directiva interna del manejo del fondo fijo, as como en la directiva de tesorera para el ao 2005 aprobada por RDN 003-2005-EF/77.15art.76 que seala que inmediatamente despus de detectarse un desembolso indebido y que no haya sido devuelto se proceder a formular el respectivo requerimiento para su devolucin, a partir de cuyo momento y hasta que se produzca su debida cancelacin, se aplicara los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de inters legal efectiva que publica la SBN. 11. Se giraron cheques a favor de autoridades, funcionarios y terceros por 15000 nuevos soles, sin contar con documentos sustentatorios pues en algunos casos no existen comprobantes de pagos (Fuente de hallazgo: conferencia planeamiento y ejecucin de auditora y ejecucin de auditora gubernamental expositor: CPC Agustin Donayre Chvezcolegio de contadores pblicos de lima) De la revisin efectuada se ha evidenciado la existencia de cheques girados y cobrados que suman 13000 por comprobantes de pagos que no cuentan con documentacin sustentatoria. Adems existen cheques girados y cobrados por la suma de 2000 sin que se cuente con la emisin de comprobantes de pago tampoco no cuenten con documentacin sustentatorio cuyo detalle se muestra en los respectivos cuadros siguientes:

Cheques girados y cobrados por comprobantes de pago que no cuentan con documentacin sustentatoria C.P Fecha de giro 20/02 22/04 22/04 22/04 15/06 27/08 26/09 2709 Ncheque Fecha de cobro 21/02 25/04 25/04 25/04 18/06 29/08 Beneficiario Importe Importe de observado cheqeu 4800.00 2500.00 1400.00 500.00 4800.00 3300.00 2200.00 700.00 3600.00 1500.00 2800.00 1200.00 2850.00 1800.00 2100.00 1500.00 Observaciones

010 035 040 055 100 143 160 170

00924451 00924465 00924470 00924488 14022919 14022936

Pablo herrera Sin identificacion Pedro huertas Pablo herrera Sin identificacion Javier borea Pablo herrera Pedro huertas

140202938 29/09 14022944 30/09

Gastos sin sustento Sin identificacin Gastos sin sustento Gastos sin sustento Sin identificacin Gastos sin sustento Gastos sin sustento Gastos sin sustento

Cheques girados y cobrados sin comprobantes de pago ni documentacin sustentatoria C.P Fecha de Ncheque giro No existe 00022850 Fecha de Beneficiario cobro 01/05/05 Importe de cheque 500.00 Observaciones

No existe

Sin Sin C/P identificaion No existe No existe 00022851 03/06/05 Sin 300.00 Sin C/P identificaion No exise No existe 00022853 10/07/05 Sin 700.00 Sin C/P identificaion No existe No existe 00022974 13/11/05 Sin 500.00 Sin C/P identificaion Los indicados cheques fueron suscritos por el alcalde y el administrador y cobrados por sus respectivos beneficiarios, segn informacin alcanzada por el banco de la nacin; as mismo, no figuran en el balance general de dicho ejercicio, como anticipos otorgados o entregados pendientes de rendir cuenta. De la revisin exhaustiva de los archivos de comprobantes de pago del ao 2005 y a la suscripcin del acta de estado situacional se ha evidenciado la emisin de comprobantes de pago sin documentacin sustentatoria y de saldos pendientes de rendicin en algunos comprobantes de pago inobservndoce la normatividad siguiente:

Art.35 de la ley 28411-ley general del sistema nacional de presupuesto seala que el devengado es el acto mediante el cual se reconoce una obligacin de pago derivados de un gasto aprobado y comprometido que se produce previa acreditacin documental ante el rgano competente. Normas generales de tesorera, medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos, aprobado con resolucin directoral N02680-EF/77.15 de 06/05/80 que dispone que los titulares y/o suplentes revisaran cuidadosamente y visaran los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos que autoricen siendo responsables de los actos en que intervengan directiva de tesorera ao 2005,art 11, aprobado por RDN003-05-EF/77.15p. el 02/01/05 que seala que el devengado se sustenta nicamente en los siguientes documentos, segn sea el caso o naturaleza de la obligacin, facturas, boletas de venta, recibos por honorarios, etc. Normas del sistema administrativo de contabilidad, aprobada con resolucin ministerial N801-811EF/77 del 17/09/81, respecto a la norma 03 documentacin sustentatoria que dispones que las direcciones generales de administracin u oficinas que hagan sus veces en las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, debern reflejar los documentos que sustentan toda operacin financiera o administrativa que tenga incidencia contable, destacando su importancia como elemento de evidencia. Normas de control para el sector pblico, aprobada por resolucin administrativa interna. Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades pblicas, que seala en el numeral1: el comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o la prestacin de un servicio. Control de saldos pendientes de rendicin de cuenta y/o devolucin, que establece: las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser adecuadamente controladas, con el objeto de cautelar la apropiada rendicin documentada o devolucin de montos no utilizados. Documentacin sustentatoria, que dispone que las entidades deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con documentacin sustentatoria que los respalde, para su verificacin posterior. Artculos 1 y 2 del reglamento de comprobantes de pago, aprobado por resolucin de superintendencia N007-99/SUANT del 21/01/99, que establecen el comprobante de pago es un documento que acredita la trasferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestacin de servicio. As mismo, solo se consideran comprobantes de pago, siempre que cumplan

con todas las caractersticas y requisitos mnimos establecidos en el presente reglamento, los siguientes: a. Facturas b. Recibos por honorarios c. Boletas de venta d. Liquidaciones de compra e. Tickets y cintas emitidos por mquinas registradoras f. Los documentos autorizados en el numeral 6 del artculo 4 g. Otros documentos que por su contenido y sistema de emisin permitan un adecuado control tributario y se encuentren expresamente autorizados, de manera previa por la SUNAT. 12. Gerencia de abastecimiento El ambiente asignado para el almacn de la entidad no es adecuado para el desarrollo de sus funciones Condicin Al efectuar la inspeccin fsica al ambiente asignado para el almacn de la entidad, se pudo observar que no rene las condiciones necesarias para el desarrollo de sus funciones designadas, como a continuacin describimos: a. No cuenta con el espacio requerido para el almacenamiento ordenado y desplazamiento de los bienes y suministros que custodia pues en un solo ambiente estn almacenados indistintamente, tiles de oficina y productos txicos, como pinturas, raticida y bienes de valor significativo. Criterio Esta situacin contraviene las normas de seguridad impartidas por el instituto nacional de defensa civil. Gua para la elaboracin del plan de seguridad en defensa civil Marco de referencia DS013-2000-PCM y se apoya en als normas de seguridad en defensa civil: reglamento nacional en construcciones (RNC). Uso del edificio El tipo de construccin, la disposicin del edificio, su uso y contenido son algunos de los elementos ms importantes en la planificacin previa a una emergencia. El tipo de actividad a que se dedica el edificio es importante para establecer las prioridades en caso de incidentes.

Causa Desconocimiento y no aplicacin de las medidas de seguridad poniendo en riesgo el cuerpo y la salud de los servidores que laboran en ese ambiente, as como desorden y anarqua en la ubicacin y manipulacin de los bienes y suministros por falta de apoyo de parte de la gerencia de administracin de los bienes y suministros, por falta de apoyo de parte de la gerencia de administracin del ambiente designado al almacn de la municipalidad. Efecto Los materiales y suministros se encuentran ubicados sin observar un orden as como una adecuada distribucin de los artculos mezclando productos qumicos con tiles de oficina, poniendo en riesgo la salud de las personas que laboran en esa rea. Recomendacin La gerencia de administracin en coordinacin con la sub-gerencia de abastecimientos de la entidad.., deber disponer que el rea que ocupa el almacn de la entidad sea adecuada, o si es posible asignarle otro ambiente que tenga las dimensiones requeridas para el desarrollo normal de sus operaciones encomendadas. 13. La entidad no cuenta con un registro de adquisiciones de menor cuanta Condicin Del requerimiento solicitado as como al anlisis al registro de adquisiciones de menor cuanta, se ha observado que la entidad no ha implementado un registro donde se anoten en forma detallada todas las adquisiciones que la entidad ha efectuado bajo esta modalidad. Criterio Este hecho inobserva el reglamento DSN 084-PCM de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado, que en su artculo N10- registro de procesos y contratos; La entidad obligatoriamente llevara un registro de los proceso de licitacin pblica, concurso pblico, adjudicacin directa y adjudicacin de menor cuanta, as como de los contratos derivados de estos. Dicho registro contendr la relacin resumida de los proceso de seleccin realizada durante cada ao y deber consignar como mnimo: a. b. c. d. e. Nmero del proceso de seleccin Objeto del proceso Valor referencia Nombre del contratista Monto del contrato

f. g. h. i. Causa

Valorizaciones aprobados Plazo contractual y plazo efectivo de ejecucin. Penalidades y sanciones consentidas o resueltas definitivamente Costo final.

Incumplimiento e inobservancia de la normativa expuesta por parte de la gerencia de abastecimientos, escaso control sobre las adquisiciones de menor cuanta. Efecto Limitacin en el control y seguimiento, as como la falta de informacin estadstica de las adquisiciones de menor cuanta a cabo de la entidad. Recomendacin La gerencia general de administracin deber disponer la apertura de este registro a fin de que se pueda efectuar un seguimiento y control de las adquisiciones que se han realizado bajo esta modalidad. 14. En la adquisicin directa selectiva N 003-2005 referido a Asesoramiento administrativo y operativo en seguridad ciudadanos, el currculo del ganador del concurso es de una persona jurdica, sin embargo el contrato est suscrito por una persona natural, sin hacer referencia a su representada Condicin Al evaluar los expedientes de los procesos de seleccin de adquisiciones y contrataciones de la entidad pudimos observar que en la ADS-N003-2005 asesoramiento administrativo y operativo en seguridad ciudadana, el currculo del ganador de la buena pro del concurso en una persona jurdica, sin embargo el contrato est suscrito por una persona natural, sin hacer referencia a su representada. Persona Natural Papito el vivo Nombre Comercial Ruc Los Linces seguridad 55555555555 SAC Fuente: nota a los estados financieros, cuenta, deuda a largo plazo al 31/12/2005gerencia de contabilidad. Criterio Este hecho inobserva el texto nico ordenado de la ley de contrataciones y adquisiciones del estado aprobado mediante DS N0832004-PCM, que en el artculo n36- del contrato establece el contrato deber celebrarse por escrito y se ajustara a la pro forma incluida en las bases con las modificaciones aprobados por la entidad durante el proceso de seleccin

Causa Falta de supervisin en la elaboracin del contrato por parte de la gerencia de asesora jurdica de la entidad. Efecto El contrato al presentar vicios en su elaboracin, hace que la entidad corra el riesgo de no ejecutar las garantas presentadas por el postor, en caso de incumplimiento del servicio contratado. Recomendacin La gerencia municipal deber disponer que la gerencia de asesora jurdica supervise concienzudamente los contratos que se elaboran a fin de que estos no sean perjudiciales para la entidad, en caso de incumplimiento por parte de los contratistas. 15. Gerencia del personal El personal de la entidad no ha sido capacitado durante el ejercicio Condicin Al evaluar la gestin de las diferentes dependencias administrativas hemos observado que el personal con el que cuenta la entidad no ha recibido capacitacin alguna en lo que va del ao. Criterio Este hecho incumple lo dispuesto por la norma de control interno siguiente. Capacitacin y entrenamiento permanente Los directivos de cada entidad cualquiera que sea su nivel en la organizacin tienen la responsabilidad de adiestrar permanentemente el personal a su cargo as como estimular su capacitacin continua. Comentarios La capacitacin en un proceso continuo de enseanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las capacidades, las habilidades y destrezas de los servidores pblicos, que les permitan un mejor desempeo en sus labores habituales. Pueden ser internas y externas, de acuerdo a un programa permanente aprobado y que puede brindar aportes a la institucin.

Por lo tanto los funcionarios de nivel deben concentrar sus esfuerzos en el desarrollo de cursos de capacitacin y promover las habilidades que posee. As mismo, deben preocuparse por motivar a su personal a efecto de que se mantengan actualizados, cuando menos en los aspectos relacionados con sus actividades. Causa La gerencia de personal no ha cumplido con elaborar el plan de capacitacin y actualizacin el personal de la entidad. Efecto El personal de la entidad no se encuentra actualizado impidiendo con ello que realicen sus funciones asignadas de una manera eficaz y efectiva contribuyendo con sus iniciativas. Recomendacin El gerente general de administracin en coordinacin con el gerente de personal debe elaborar y formular un plan anual de capacitacin actualizada, especializada e integra al personal de la entidad, el cual debe ser puesto en ejecucin, para lograr la optimizacin de los recursos humanos con lo que cuenta la entidad. 16. Trabajadores no firman las planillas de remuneraciones Condicin Durante la revisin efectuada a las planillas de sueldos y de obrero hemos observado que algunos trabajadores no han firmado en el espacio respectivo, pes haber cobrado sus remuneraciones.

Demostracin Planilla Sueldo Mes Julio Cdigo EO EO EO EO EO EO N 220 314 533 724 0018 0311 I.Neto 4475.38 4546.68 3775.42 4481.31 4295.79 4178.92

Sueldos Obreros

Diciembre Diciembre

Criterio Esta situacin inobserva la norma de control interno aprobada por resolucin administrativa interna N..sealan en el numeral N100-06, ttulo que al direccin MONITOREO DE CONTROLES INTERNOS-en el que seala que debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas o, de actuacin contraria a los criterios de economa, eficiencia y efectividad. Causa La gerencia de personal no viene monitoreando ni supervisando que todo los servidores de la entidad cumplan con firmar las planillas correspondientes en seal de haber percibido sus remuneraciones. Efecto No se tiene la certeza y seguridad de que los trabajadores incluidos en la planilla de remuneraciones se encuentren laborando fsicamente tengas derecho al cobro de lo mismo. Recomendacin El gerente general de administracin deber dispone que la gerencia de personal, proceda a subsanar dicha deficiencia debiendo establecerse medidas que promueven el monitoreo y control de las operaciones en las diferentes reas de actividad a travs de directivas internas. 17. Las planillas de remuneracin de la entidad no estn autorizadas por la autoridad administrativa de trabajo Condicin Se observa de la evaluacin efectuada a las planillas de remuneraciones de la municipalidad provincial.., que estas no cuentan con la respectiva autorizacin de parte de la direccin de trabajo y promocin del empleo de callao (divisin de negociaciones colectivas y registros generales). Criterio Una de las principales obligaciones del empleador es la de llevar planillas de pago, los mismas que deben estar debidamente autorizadas por la autoridad administrativa de trabajo (AAT). En ellas se debe registrar a los trabajadores, consignar el pago de remuneraciones, beneficios, aportaciones y retenciones. Otra obligacin del empleador relacionada con la planilla es la de remitir las correspondientes boletas de pago.

La norma que actualmente regula estas obligaciones fue aprobada mediante decreto supremo N001-98-TR(22-01-98)-modificado por el decreto supremo N017-2001-TR(07-06-01)-dispositivo que derogo al antiguo DS N 01572-TR, vigente durante ms de 25 aos. Causa Incumplimiento en sus funciones por parte de la gerencia de personal. Efecto Sancin por parte de la autoridad competente del ministerio de trabajo con una multa ascendente a Recomendacin La gerencia general de administracin debe deponer que la gerencia de personal autorice las planillas de empleados y evitar sanciones por parte de la autoridad competente. 18. rea del personal Falta de evaluacin peridica del personal del personal de la entidad no permitido conocer su nivel de rendimiento De las verificaciones selectivas a los legajos del personal que laboran en la entidad se ha evidenciado que no se ha llevado a cabo evaluaciones peridicos del personal desde el 1 semestre 2005. La norma de control interno y control de evaluacin del rendimiento laboral, aprobado por resolucin administrativa interna, seala que: l control interno y la evaluacin del rendimiento laboral debe ser una prctica permanente al interior de la entidad a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que requiere para su desarrollo as mismo, el comentario n01 de la norma antes citada, precisa la evaluacin del personal es un proceso tcnico que consiste en determinar si el servidor viene rindiendo de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la entidad. Recomendacin Se sugiere que la entidad disponga, a travs del gerente de administracin, inversiones y finanzas que el responsable del rea de personal, controle y evalu el rendimiento laboral del personal en forma permanente, debiendo dejar constancia de esta actividad en los legajos del personal, a fin de conocer el nivel de rendimiento del personal en beneficio de la institucin.

19. Incumplimiento de la directiva general N015-2005 sobre control de asistencia, puntualidad y permanencia genera sanciones establecidas en el reglamento interno De la muestra seleccionada se ha podido determinar que existe personal que asiste reiteradamente tarde, todo el ao, sin haberse aplicado las medidas disciplinarias correspondientes por ejemplo: Cd. Apelli Cargo dos y nomb res Asist. De compra Responsable Asist. egresos Especialices Secretaria auxiliar auxiliar rea Tarda nza Ultima Sancin

N73 N81 N01 N43 N12 C67 N02

Abastecimien to Abastecimien to De Tesorera Asesora jurdica Contabilidad Asesora jurdica Gerencia tcnica

1107 552 543 625 521 435 291

Suspens.03 da Suspens.01di a Sancin escrita Sancin 02 das Amonestacin Ninguna Ninguna

Suspensin 3 das Suspensin 02 das 2da amonestacin Suspen.03dia s 2da amonestac. 1era amonest. 1era amonest.

La norma de control interno-asistencia y permanencia de personal, en el comentario 1, seala el control de asistencia y puntualidad, est constituido por todos aquellos mecanismo establecidos en una entidad, que permiten cautelar, que los servidores cumplan con su responsabilidad de asistir al centro de labor conforme al honorario establecido en su respectivo reglamento en el comentario 02, indican: los directivos, cualquiera sea su nivel en la organizacin, no solo deben establecer y supervisar el funcionamiento de estos controles sino tambin, motivar permanentemente con el ejemplo, al personal a su cargo a efecto de que al puntualidad se convierta en un hbito As mismo, el artculo 18 del reglamento interno de trabajo dice el exceso de 48 minutos de tardanza acumuladas en el mes, dar lugar al descuento del total del tiempo retrasado en el mes, y la aplicacin de la sancin correspondiente. La directiva general 015-2005 aprobada mediante acuerdo de secretaria general permanente N898-2005, del 8 de setiembre de 2004, disposicin 5.6 seala todos los trabajadores tienen obligacin de concurrir puntualmente a sus labores, de acuerdo al horario establecido.

La disposicin 5.8. Indica el exceso de 45 minutos de tardanza acumulados en el mes, dar lugar al descuento del total del tiempo retrasado en el mes contribuyendo esta disposicin atenuante o eximente de sancin disciplinaria, sin perjuicio del descuento de la remuneracin correspondiente. As mismo, el reglamento interno de trabajo seala en el artculo 35 b) que son faltas merecedores de amonestacin escrita: las tardanzas frecuentes que incurran hasta en 10 veces (10 das) durante un periodo de 30 das calendarios, las que se computaran a partir del minuto siguiente a la hora sealada para el ingreso. En el artculo 37 c) son altas merecedoras de suspensin las tardanzas que hayan sido sancionadas por 2 veces con amonestacin. La primera infraccin ser sancionada con una suspensin de un da. La segunda infraccin con una suspensin de dos das, la tercera con una suspensin de tres das, la cuarta con 15 das y la quinta con ms de 30 das, computados en un periodo de un ao y en el artculo 38se considera faltas graves a las siguientes; a) F..la reiterada paralizacin intempestiva de labores y la inobservancia del reglamento interno de trabajo h)..la impuntualidad reiterada si ha sido acusada por el empleador, siempre que se haya aplicado sanciones previas de amonestacin escritas y suspensin Recomendacin Que la secretaria general permanente disponga a travs de la gerencia de administracin inversiones y finanzas, que el responsable del rea de personal aplique las medidas disciplinarias en forma general, sin distingo de ninguna clase, a fin de que se conserve la disciplina. Gerencia de desarrollo urbano 20. En la obra habilitacin de terreno para uso recreativo, zona playa, no se realiza mantenimiento y no hay guardiana. Condicin De la revisin de documentos diversos y de la inspeccin fsica de la obra, se encontraron las siguientes observaciones cuyo responsable es la municipalidad. a. Se observ que existe montculos recientes de desmonte y basural que se han descargado en el lugar de la obra culminada, de aproximadamente 30m3. b. No existe guardiana ni serenazgo para impedir que se contine arrojando desmonte y basura en la obra culminada.

Criterio No se da cumplimiento a la norma del control interno aprobada por resolucin de administracin interna, referente al mantenimiento de las obras publicas indica las entidades estn obligadas a mantener eficientemente las obras publicas que estn a su cargo Causa Falta de monitoreo e incumplimiento de sus funciones por parte de la gerencia de desarrollo urbano. Efecto Que actualmente no se pueda hacer uso de la obra culminada y liquidada; debido a que se encuentra descuidada y con desmonte.

Recomendacin Programar el mantenimiento de la obra playa, adoptando las medidas para impedir que se contine acumulando desmonte y basura. Gerencia de informtica 21. Medidas de internet y externas de la seguridad del centro de cmputo no adecuan a lo establecido en las normas tcnicas Condicin Como resultado de nuestra verificacin para determinar la seguridad que presentan las sala de servidores que tiene la municipalidad. La gerencia de informtica No cuenta con varios extinguidores No cuenta con aire acondicionado No tiene detectores de humo El local sana marina no cuenta con salidas de emergencia o puertas de escape para la seguridad de los usuarios Las puertas y ventanas no cuentan con seguridad apropiada Adems no se ha restringido el acceso al personal ajeno a la oficina en mencin.

Criterio Esta situacin inobserva la norma seguridad de programas de datos y equipos de cmputo, contenida en las normas de control interno para el sector pblico, aprobados mediante resolucin de contralora N 072-98 CG del 26 de junio de 1998, el cual establece que deben establecerse mecanismos de seguridad en los programas y datos del sistema para proteger la informacin procesada por la entidad, garantizados su integridad y exactitud as como respecto de los equipos de computacin As mismo la citada seala en sus comentarios que: comentario 03, en el tercer prrafo seala que: La seguridad fsica de equipos, tiene como propsito evitar las interrupciones prologadas del servicio de procesamiento de datos, debido a desperfectos en los equipos, accidentes, incendios u toda serie de circunstancias que haga peligrar el funcionamiento del sistema. Esta puede establecerse mediante la asignacin de personal de vigilancia, dispositivos que eviten cualquier contingencia y la adquisicin de equipos que protejan al computador principal de las ausencias de energa elctrica. Comentario 04, en el cuarto prrafo seala que corresponde a la oficina de informtica, en coordinacin con la administracin de la entidad establecer los mecanismos de seguridad de los programas y datos del sistema, que permitan asegurar la integridad, exactitud y acceso a las informaciones que se procesen internamente. Causa La entidad no cuenta con un ambiente, con las estructuras adecuadas, para la seguridad de los equipos de cmputo. Efecto Se evidencia un riesgo latente para los equipos de informtica, ya que toda persona que ingrese a la oficina de informtica puede acceder a los servidores, as como interactuar en forma directa con el personal que labora en dicha oficina, donde muchos de ellos manejan informacin reservada.

Recomendacin El titular de la entidad deber disponer: Que el gerente de la gerencia de informtica ejecute el plan de acondicionamiento en las salas de servidores, que brinde los niveles de seguridad requeridos, considerando para ello un acceso restringido con tarjetas de identificacin, control registro de ingreso, seguridad de acceso a la sala de servidores, colocar detectores de humo, seguridad en las ventanas y puertas, colocar extinguidores y la independencia del ambiente. Las diferencias reas de la entidad 22. Los locales de la municipalidad se estn utilizando software sin licencia Condicin De la revisin efectuada a los programas y aplicativos instalados en los equipos informticos de los diferentes locales de la municipalidad, e evidencio que se est utilizando software sin licencia: sistemas operativos, programa de antivirus, etc. Criterio Esta observacin est en relacin a la norma de control interno seguridad de programas, de datos y equipos de cmputo, en la que se requiere: deben establecerse mecanismos de seguridad. Causa La falta de plan de regularizacin e inventario de software utilizados as como la falta de financiamiento ha hecho que se estn utilizando indiscriminadamente programas, aplicativos y antivirus que, si bien es cierto favorecen a la entidad, pero perjudican a los proveedores; los programas y aplicativos que faltan por regularizar su licenciamiento. Efecto Utilizar paquetes de software sin contar con las respectivas licencias de autorizacin, est penado por ley; la municipalidad.podra ser multado por INDECOPI por estar usando los derecho de intangibles. Recomendacin La gerencia de informtica debera evaluar el uso y las licencias de los programas utilizados por la entidad y regularizar el derecho a poder utilizar dichas licencias. Adems realizar inventarios actualizados de los programas utilizados en dichas sedes.