Implementacin del SGC

Estamos comprometidos con ISO 9001:2008 y GP 1000:2009

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Versin 2

C
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apacitacin

Enfoque de Auditora

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ONTENIDO

1. Qu es una auditoria? 2. Para qu realizar auditoras? 3. Qu se verifica en la auditora? 4. Qu resultados puedo esperar de una auditoria?

5. Tipos de auditorias
6. Desarrollo de la auditora

7. Preguntas frecuentes
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1. Qu es Auditoria?

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UDITORIA

Proceso sistemtico, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria ISO 19011

Sistemtico: No aleatorio, las auditorias usualmente son una actividad planificada y programada Independiente: Los auditores deben ser independientes del rea auditada Documentado: El proceso de auditoria ha sido publicado como un procedimiento escrito. Evidencia: Evidencia objetiva Evaluarla objetivamente: Comparar la evidencia con los criterios de auditoria, usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones, sentimientos Criterios de auditoria: Los requisitos de la auditoria Se cumplen: Ocurren realmente
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EL PROCESO DE AUDITORIA

CRITERIOS
Especificaciones /Normas Pliego de condiciones Reglamentos Manual de calidad Procedimientos Plan de calidad

REALIDAD DE
Conveniente

PROCESOS

Lo Que se debe hacer

OBJETIVO
Cumplir sistemticamente requisitos de calidad especificados

Lo Que se hace

Adecuado

Eficaz

Lo que se quiere
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2. Para qu realizar auditorias?

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ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS?

Detectar oportunidades para la mejora continua. Asegurar la implementacin eficiente y eficaz de los procesos. Identificar fortalezas y debilidades del Sistema de Gestin.

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ARA QUE REALIZAR AUDITORIAS?

Evaluar el compromiso del talento humano de la empresa. Ejecutar seguimiento de las acciones correctivas y preventivas (eficacia).

Conocer la capacidad del SGC para cumplir con los requisitos de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTC GP 1000:2009, y otros requisitos legales y reglamentarios.
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3. Qu se verifica en las auditorias?

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U SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA?

Adecuacin de la documentacin que describe la operacin de los procesos

Disponibilidad de documentos y de registros.

Indicadores de Control de procesos

Aplicacin de las Acciones correctivas y preventivas en cada proceso

Satisfaccin de los remitentes y de las partes interesadas Planes de mejora 07/10/2010
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U SE VERIFICA EN UNA AUDITORIA?

Seguimiento del desempeo de los procesos y control de no conformidades Asignacin clara de responsabilidades y niveles de autoridad. Compromiso y cultura de calidad por parte del talento humano de la organizacin. Suficiencia de los recursos y ambiente de trabajo Despliegue de directrices y objetivos de calidad y de proceso
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resultados puedo esperar 4. Qu auditora?

de una

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U RESULTADOS PUEDO ESPERA DE UNA AUDITORA?

1. Conocimiento acerca de cmo funciona un proceso La forma en que el procedimiento actual dice que se ejecuta La forma en que la Direccin piensa que ejecuta La forma en que realmente se ejecuta 2. Una mejor comunicacin entre proceso 3. Confirmacin de que el SGC funciona eficazmente 4. Mejora de la eficiencia del proceso

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5. Tipos de auditoras

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IPOS DE AUDITORIA
De primera parte Son realizadas por la propia organizacin o en nombre de sta para revisin por la direccin y otros propsitos internos

Internas

De segunda parte
La realizan las partes que tienen inters en la organizacin, por ejemplo clientes/ beneficiarios

Externas

De tercera parte La realizan organismos externos e independientes, por ejemplo los que ofrecen registros de certificacin de conformidad con los requisitos de la norma Versin ISO 9001 2

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6. Desarrollo de la auditoria

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ACTIVIDADES DE LA AUDITORA
Programa de Auditoras
Conformar Equipo Auditor Revisin de la Documentacin Preparacin de la auditoria de campo Realizacin de las actividades de auditoria
Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

Finalizacin de la Auditora Realizacin de las actividades de seguimiento de la auditora

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REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

MANUAL DE CALIDAD
1. Verificar la adecuacin del manual de calidad. 2. Conocer la configuracin del SGC. 3. Tomar elementos claves del SGC.
Adecuacin: Suficiencia para satisfacer Requisitos y DEBES.
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REVISIN DE LA DOCUMENTACIN
Procedimientos, guas, instructivos, etc.: Entender de manera ms detallada cmo es el HACER del proceso.

Reportes de auditora, no conformidades, acciones tomadas, etc.: En las auditoras de seguimiento, muestra la evolucin del proceso y su historia a travs de resultados.
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PREPARACIN DE LA AUDITORIA DE CAMPO Auditor

Preparacin de documentos de trabajo: Plan de auditoria Listas de verificacin

Auditado
Preparacin de documentos a presentar: Manual de calidad Documentos de los procesos Registros Indicadores Acciones Correctivas Acciones Preventivas Productos no Conformes Indicadores Mejoras
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REUNIN DE APERTURA

Confirmar el Plan de Auditora

RESPONSABLE Auditor Lder

Describir las actividades de la auditora en sitio. Confirmar los comunicacin.

Canales dudas

de e

Responder inquietudes.

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REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORIA

Fuentes de Informacin Recopilacin mediante muestreo y verificacin Evaluacin vs. Criterios Generacin de hallazgos Revisin Conclusiones de auditora
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FUENTES DE INFORMACIN
EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO MEDICIN

OBSERVACIN

REGISTROS

CONDICIONES DE OPERACIN

CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

ESTADSTICAS (DATOS)

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PROCESO DE ENTREVISTA

ESCUCHAR

OBSERVAR

PREGUNTAR

ACTIVIDADES ANALIZAR

REGISTRAR

EVALUAR

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PROCESO DE ENTREVISTA
COMO LO PLANIFICA? COMO FUNCIONA EL PROCESO DE ...? COMO LO IMPLEMENTA? COMO LO MIDE? COMO RETROALIMENTA? Describa el proceso de...? Como ha establecido los controles para...? Mustreme el acta de divulgacin? Como evidencia la ejecucin del proceso Permtame los registros de...

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GENERACIN DE LOS HALLAZGOS DE LA AUDITOR

CRITERIOS DE AUDITORA VS. EVIDENCIA DE LA AUDITORA

Aspectos Relevantes Fortalezas Aspectos a proyectar

Oportunidades de mejora Debilidades Aspectos por mejorar

OBSERVACIN NO CONFORMIDAD

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Requisito Incumplido: Evidencia Impacto

CORRECCIN, ACCIN CORRECTIVA Y ACCIN PREVENTIVA

CORRECCIN ACCIN CORRECTIVA ACCIN PREVENTIVA

MEJORA DE LA CALIDAD

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NO CONFORMIDADES: ORIENTADAS A
Hallazgos que evidencian fallas e impactos a los objetivos de la auditora y el objetivo definido. Hallazgos que incumplen requisitos del cliente, legales o de la entidad que impactan en los resultados. Hallazgos repetidos durante la recoleccin de la informacin. El hallazgo que genera un alto impacto para la entidad. La documentacin es diferente a lo que sucede en la realidad. El auditado no tiene conocimiento de las disposiciones documentadas aplicables. Contradicciones en polticas, procedimientos, formatos, guas, etc.
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REALIZACIN DE LA REUNIN DE CIERRE Auditor Lder Procesos auditados, interacciones, niveles de la organizacin. Hallazgos y conclusiones de la auditora. Solicitud de accin correctiva. Fechas tentativas para las Acciones Correctivas. Eventualmente, acuerdos sobre la precisin de las No Conformidades.
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PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA

Objetivo,

alcance y criterios Auditor lder, equipo auditor Agenda de la auditora Descripcin de las actividades realizadas en la auditora Procesos auditados Responsables de los procesos y personal entrevistado Aspectos favorables Aspectos dbiles Solicitud de acciones correctivas Conclusiones de la auditora
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Responsable: Auditor Lder

FINALIZACIN DE LA AUDITORA
Auditor Lder

Plan de Auditora cumplido. Informe de auditora aprobado. Disposicin de documentos y registros (Listas de verificacin)

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REALIZACIN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORA Auditor Lder, Equipo Auditor, Auditado

Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones correctivas Verificar la eficacia de las acciones implementadas En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento Elaborar el programa de la auditora de seguimiento, de ser necesario

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. ACTITUD FRENTE A LA AUDITORIA

Demostrar seguridad
Confianza Respetar al Auditor

Tranquilidad

Cortesa

Contestar claramente y sin extenderse a temas no relacionados con la pregunta Escuchar muy bien las preguntas

PLANEAR Como planeo mis actividades?, En cuales procesos participo? Cuales son los propsitos de esos procesos? Quienes son mis clientes al interior de la organizacin?, Cual es la poltica de calidad de la empresa?, Como contribuyo a lograr la poltica de calidad de la empresa?, Sobre cuales objetivos de calidad es responsable mi cargo?, Cual es la meta establecida para ese objetivo de calidad?, En cuanto esta el nivel de cumplimiento de ese objetivo?, Que estoy haciendo para mejorar y poder cumplir con los objetivos de calidad sobre los cuales participo?, HACER Que registros directamente soy responsable de diligenciar?, En cuales documentos estoy involucrado? VERIFICAR Que mecanismos tengo para hacer seguimiento o control de las actividades que desarrollo?, Sobre que indicadores del proceso soy responsable ?, Que productos no conformes se han generado en las actividades que desarrollo? ACTUAR Que mecanismos se tienen para mejorar continuamente en la organizacin?, Que tratamiento se da a las acciones correctivas y preventivas que se generan?, Que se hace cuando se genera un producto no conforme o una no conformidad?
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