POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA ESCUELA DE SUBOFICIALES GONZALO JIMENEZ DE QUESADA

PROGRAMA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA DIRECCIN NACIONAL DE ESCUELAS

MODULO DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

PROGRAMA DE ADMINISTRACION

PRESENTACIN

El presente mdulo ha sido diseado como contribucin al proceso de transformacin y mejoramiento institucional, orientado hacia la comunidad, como liderazgo, con disciplina y un enorme compromiso del mando y todos sus integrantes.

La asignatura de Administracin y Logstica presenta muchos retos a los suboficiales que adelantan su capacitacin para ascender al grado inmediatamente superior, pues son quienes ejecutan sus obligaciones en bsqueda de mejorar da a da dentro de una planeacin operativa, pero de hecho el campo administrativo no puede ser la cenicienta y hacerla a un lado, se trata de conceptos actuales que conllevan dentro de si la enorme responsabilidad que recae sobre el comandante a la hora de esgrimir argumentos de mejoramiento en las actividades que giran alrededor de la actividad propia de la institucin, se habla principalmente de la logstica y su administracin.

TABLA GENERAL DE CONTENIDO ADMINISTRACIN Y LOGSTICA Pg.

1 PRESENTACIN 2 INSTRUCCIONES PARA EL EMPLEO DEL MODULO 3 IDENTIFICACIN DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA 1.1 COMPETENCIAS GLOBALES DEL PROGRAMA

3 7 8 9

4 COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA 9 5 COMPETENCIAS GENERALES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGSTICA 6 DESCRIPCIN DE LOS EJES TRANSVERSALES 6.1 6.2 6.3 DERECHOS HUMANOS Y D. I. H. PRINCIPIOS Y VALORES INVESTIGACION

10 11 11 11 11

7 TABLA DE SABERES CORRESPONDIENTES A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

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8 ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR CONCEPTOS PREVIOS DE LOS ESTUDIANTES RESPECTO A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIN Y LOGSTICA 14 9 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 1 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 INTRODUCCIN. COMPETENCIA ESPECFICA: DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO 27 28 GLOSARIO DE TRMINOS 15 15 15 16

ACADMICO PARA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.

9.6 9.7

SINTESIS ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA EVALUACION POR COMPETENCIAS

30 31 32 32 32 33

10 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 2 10.1 INTRODUCCIN. 10.2 COMPETENCIA ESPECFICA: 10.3 DESARROLLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS 10.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO ACADMICO PARA LA SEGUNDA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA. 10.5 GLOSARIO DE TRMINOS

38 39 40

10.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA 10.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS 11 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 3 11.1 INTRODUCCIN. 11.2 COMPETENCIA ESPECFICA: 11.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS 11.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO ACADMICO PARA LA TERCERA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA. 11.5 GLOSARIO DE TRMINOS 51 11.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS 12 UNIDAD DE APRENDIZAJE NO. 4 12.1 INTRODUCCIN. 12.2 COMPETENCIA ESPECFICA: 12.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS 52 52 52 52 53 48 49 41 41 41 42 42

11.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA

12.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO ACADMICO PARA LA CUARTA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA. 12.5 GLOSARIO 12.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS 13 BIBLIGRAFIA 161 162 165 166

12.6 SINTESIS UNIDAD CUATRO ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA163

INSTRUCCIONES PARA EL EMPLEO DEL MODULO

Para el uso del presente mdulo tenga en cuenta las siguientes indicaciones: Tmese como gua la tabla de contenido para el desarrollo de cada unidad. Revsese de manera general el documento, esto le permitir una mejor comprensin del tema a tratar. Para el desarrollo de cada unidad se debe tener presente las competencias y estrategias planteadas. Desarrllese las actividades de aprendizaje teniendo en cuenta el contenido del modulo. Llvese una secuencia lgica y organizada de cada tema que se plantea en este mdulo. Es importante que se realicen consultas acerca de cada tema para que se amplen los conocimientos. Utilcese medios de informacin como el Internet. Mantngase una comunicacin constante con el docente, con el fin de aclarar dudas. Al final de cada unidad evalu el aprendizaje a travs de la actividad propuesta.

IDENTIFICACIN DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA

CAMPO : ADMINISTRATIVA REA DIPLOMADO GRADOS : : :

FORMACION

HUMANISTICA

ADMINISTRACION SEGURIDAD POLICIAL CP - SS SI - IT

La asignatura de administracin y logstica cubre aspectos esenciales del conocimiento especfico, referentes y consecuentes a la gestin, empleo, conservacin, asignacin y manejo de los elementos necesarios para el desarrollo de la actividad policial en los procesos administrativos inmersos dentro de las diferentes responsabilidades de un suboficial de la Polica Nacional, no solo en el campo administrativo sino en lo que a la operatividad se refiere, esto en pro de alcanzar la eficiencia y eficacia del servicio policial ante la demanda social de seguridad.

Dentro del campo de formacin: la administracin y logstica permite empoderar al suboficial de bases importantes para la correcta administracin de los recursos logsticos, financieros y materiales, accediendo a entregar un excelente servicio a la comunidad, de esta manera se est garantizando idneamente el cumplimiento de la misin tanto institucional como constitucional, vista desde aspectos como la seguridad y la convivencia.

Periodo o trimestre acadmico: El desarrollo de este mdulo comprende un espacio de tres das, de un periodo acadmico de 89 das.

1.1

COMPETENCIAS GLOBALES DEL PROGRAMA

El presente reglamento propende por alcanzar en el suboficial, el desempeo idneo como Comandante, a fin que asuma la responsabilidad responsabilidad sobre la consecucin, gestin, empleo, conservacin, asignacin y manejo adecuado de los recursos logsticos, financieros y materiales, en pro de alcanzar el ordenamiento constitucional de atender la demanda social de seguridad.

COMPETENCIAS FUNDAMENTALES A LAS QUE LE APORTA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

El Suboficial da un manejo adecuado de los recursos logsticos, financieros y materiales, con criterios administrativos modernos, que garanticen su eficacia y eficiencia. Confiabilidad profesionalismo Responsabilidad Tolerancia Prudencia. Prudencia.

COMPETENCIAS GENERALES DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGSTICA

El suboficial tiene el dominio adecuado para gestionar los recursos que le son asignados por la institucin para el cumplimiento de la misin del servicio, optimizando su empleo, manejo y conservacin.

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DESCRIPCIN DE LOS EJES TRANSVERSALES

TRANSVERSALIZACIN

6.1

DERECHOS HUMANOS Y D. I. H.

La correcta administracin de los recursos logsticos, financieros y materiales permite ofrecer un excelente servicio a la comunidad, garantizando de esta forma el cumplimiento de la misin constitucional, la cual gira alrededor de la seguridad y la convivencia pacfica, donde el respeto por el ejercicio de los derechos y libertades fundamentales, se convierta en un deber de todos los componentes activos de la sociedad.

6.2

PRINCIPIOS Y VALORES

Los valores institucionales buscan fortalecer la convivencia, cimentar la cultura de servicio y garantizar transparencia y buen ejemplo, a travs de las acciones y vivencias que ayudan al crecimiento del hombre polica y al desarrollo de la Institucin, en este evento, se basar el estudio de la presente asignatura en la confiabilidad, profesionalismo, responsabilidad, tolerancia y la prudencia.

6.3

INVESTIGACION

La humanidad desde sus orgenes se hace preguntas sobre diferentes temas, esa propiedad, por as decirlo est inmersa en la mente y sapiencia humana, obviamente la Polica Nacional, en cabeza de sus miembros no puede ser ajena a este tipo de actitud, basada en el planteamiento de hiptesis sobre diversos fenmenos. Entre ellos se podra entrever la inmersin de los campos administrativos y logsticos dentro del andamiaje institucional y de esa manera comprobar o desmentirlas. Para ello se requiere de un proceso metodolgico coherente, puesto que este mdulo o asignatura proporciona a los discentes elementos que le permitan abordar una temtica, llena de conceptos en aras de crear el hbito de investigacin mediante el diseo de un esquema que le garantice lograr sus propsitos. Definitivamente esa es la base que se persigue en los aprendientes, que a partir de una serie de conceptualizaciones y 11

descubrimientos se cree la necesidad de investigar, en aras de lograr cambios que permitan mejorar el alcance de los objetivos institucionales y de esa manera la sociedad sea la beneficiada de estos alcances.

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TABLA DE SABERES CORRESPONDIENTES A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA

SER

COMPONENTES Y TABLA DE SABERES SABER HACER Concepcin que da la conceptualizacin de la temtica en estudio. Seguridad en el desarrollo de procesos administrativos y de logstica Objetividad y coherencia en el desarrollo de actividades administrativas como comandante. Destreza para desenvolverse dentro de un ambiente administrativo cambiante.

SABER SER Conocimiento adecuado de los conceptos de la asignatura. Polticas institucionales para administrar bienes estatales. Emprendedor a la hora de desenvolverse en el mbito policial como comandante. El conocer el desarrollo de las actividades administrativas y de logstica permite acceder con mayor positivismo en la Institucin.

Sentido de pertenencia. Liderazgo. Empoderamiento. Empata.

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ACTIVIDADES PARA IDENTIFICAR CONCEPTOS PREVIOS DE LOS ESTUDIANTES RESPECTO A LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACIN Y LOGSTICA

Presentacin breve del desarrollo de la asignatura y las formalidades para el alcance de objetivos de aprendizaje con los estudiantes. Realizacin de una breve encuesta o sondeo que tenga inmerso, prcticamente el contenido conceptual de la evaluacin final, en aras de comparar el conocimiento presente y el alcanzado una vez se culmine el estudio de la asignatura. Adelantar una coevaluacin, donde participe el gran grupo de estudiantes, a fin que cada estudiante conozca el punto de vista de uno o dos de sus compaeros. Avanzar en el aprendizaje por medio de la explicacin de dudas e incomprensiones con discernimiento de conceptos por medio de la participacin de los discentes y del autoconocimiento del docente.

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UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 1

FUNDAMENTOS DE LOGISTICA

9.1

INTRODUCCIN.

Es imprescindible que al hablar de la logstica, se interiorice la importancia de sus fundamentos tericos y aplicaciones prcticas de las cinco reas que integran la logstica en toda organizacin moderna, entre ellas el servicio al cliente, el transporte, el manejo de inventarios, el flujo de informacin y el proceso de pedidos.

Para nadie es ajeno la necesidad de adelantar la prctica de tcnicas modernas de gestin en los diferentes aspectos de la funcin logstica a fin de maximizar y mejorar la calidad del servicio de polica para una demanda social que, da a da espera ms de la Polica Nacional como institucin. 9.2 COMPETENCIA ESPECFICA:

El suboficial domina la terminologa propia de la administracin logstica, sus sistemas de informacin y fuentes, con criterios modernos de administracin que le agreguen valor a su desempeo y procesos asignados.

GENERALIDADES:

Durante esta primera unidad de estudio sobre la Administracin & Logstica, se centrar el nfasis de la importancia en medio de la historia que ha tenido la Logstica y en especial relacionada con el desarrollo de la actividad policial por intermedio de sus suboficiales.

La importancia de la logstica viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a la ciudadana, optimizando la gerencia y la gestin logstica, adems por medio de la coordinacin ptima de todos los factores que influyen en la decisin de compra: calidad, confiabilidad, distribucin, proteccin, servicio. 15

De esta manera se ampla la visin Gerencial para convertir a la logstica en un modelo, un marco, un mecanismo de planificacin de las actividades internas y externas de la Institucin, puesto que la definicin tradicional de logstica afirma que el producto o servicio adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible.

OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad consta de las siguientes temticas que deben conceptualizarse y ponerse en prctica por parte de los discentes para propender en el mejoramiento del trabajo en equipo ante todo.

9.3

DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS

CONCEPTO DE LOGSTICA.

El concepto logstico que se aplica en las empresas se caracteriza por jugar un papel de integracin de las actividades que tienen que ver con el aseguramiento de un flujo dirigido a suministrar al cliente los productos y servicios que demanda en el momento que lo demanda, con la calidad exigida y al costo que est dispuesto a pagar. Para ello centra su actividad en realizar la coordinacin de las actividades siguientes en funcin de asegurar el flujo que garantiza un alto nivel de servicio al cliente y de reduccin de costos: Almacenaje Despacho Aprovisionamiento Compras Economa material Transporte externo Transporte interno Transporte interempresa Distribucin Tratamiento y atencin de los pedidos Reciclaje de residuos y de los productos desechados por el cliente Planificacin de la produccin Control de produccin Informacin y comunicaciones Control de calidad Finanzas Mantenimiento Mercadeo Ventas Proteccin del medio ambiente. 16

Esto no significa que la gerencia logstica asuma la gestin de cada una de las actividades anteriores, sino que se encarga de realizar la coordinacin de las variables de cada una de ellas para garantizar soluciones integrales en funcin de ejecutar un flujo racional y que asegure un alto nivel de servicio al cliente con bajos costos. La tendencia es buscar cada vez ms autonoma de los eslabones ejecutivos de la empresa conjuntamente con el aumento de la integracin de la gestin de toda la cadena logstica, lo cual permite una elevada capacidad de reaccin ante los clientes, una alta capacidad de innovacin y un incremento del valor de los productos. La empresa debe adoptar para tal fin una filosofa de gestin y una organizacin plana o de redes de unidades que posibilite una consecuente aplicacin de esta concepcin organizacional de la logstica.

El sistema logstico de la empresa se caracteriza por mantener un carcter abierto, o sea, mantiene una adecuada utilizacin de las relaciones con unidades del entorno que le garantiza a travs de alianzas y outsourcing obtener servicios y productos con alta eficiencia. Igualmente se caracteriza por un satisfactorio balance dinmico que le permite mantener una coordinacin permanente de todos los elementos a partir de mantener la subordinacin del funcionamiento y organizacin de cada uno a determinados parmetros generales del sistema.1

CANALES DE DISTRIBUCIN LOGSTICA.

Tambin llamado canal de mercadotecnia, el canal de distribucin logstica es una estructura de negocios de organizaciones interdependientes que va desde el punto del origen del producto hasta el consumidor. Los productores se mueven a travs de los canales de mercadotecnia por medio de la distribucin fsica. Existen tres importantes mercadotecnia: necesidades que satisfacen los canales de

1. Canales de Distribucin para Productos Industriales Los productos industriales tienen una distribucin diferente de las de los productos de consumo y emplean cuatro canales que son: productores usuarios industriales: este es el canal ms usual para los productos de uso industrial ya que es mas corto y l ms directo; utiliza representantes de ventas de la propia fabrica. Ejemplos: grandes fabricantes de metal, productores de bandas transportadoras, fabricantes de equipos para construccin y otros. Productores distribuidores industriales consumidores industriales: en este caso los distribuidores industriales realizan las mismas funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones desempean las funciones de los mayoristas y en algunas ocasiones desempean las funciones de fuerza de ventas de los fabricantes. Productores agentes distribuidores industriales usuarios industriales: en este canal la funcin del agente
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http://jaibana.udea.edu.co/grupos/logistica/Modelo%20de%20Referencia.htm

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es facilitar las ventas de los productos y la funcin del distribuidor es almacenar los productos hasta que son requeridos por el usuario industrial. Productores agentes usuarios industriales: en este caso los distribuidores industriales no son necesarios y, por lo tanto, se eliminan. Ejemplo: productos agrcolas. 2. Canales de Distribucin para Productos de Consumo. Los Canales para productos de consumo se dividen a su vez en cinco tipos que se consideran los ms usuales: productores Consumidores: esta es la va mas corta y rpida que se utiliza en este tipo de productos. La forma que ms se utiliza es la venta de puerta en puerta, la venta por correo, el telemercadeo y la venta por telfono. Los intermediarios quedan fuera de este sistema. Productores minoristas consumidores: este es el canal ms visible para el consumidor final y un gran nmero de las compras que efecta el pblico en general se realiza a travs de este sistema. Ejemplos de este canal de distribucin son los concesionarios automatices, las gasolineras y las tiendas de ropa. En estos casos el productor cuenta generalmente con una fuerza de ventas que se encargara de hacer contacto con los minoristas que venden los productos al pblico y hacen los pedidos despus de lo cual los venden al consumidor final. Productores mayoristas minoristas o detallistas: este tipo de canal lo utiliza para distribuir productos tales como medicina, ferretera y alimentos. Se usa con productos de gran demanda ya que los fabricantes no tienen la capacidad de hacer llegar sus productos a todo el mercado consumidor. Productores intermediarios mayoristas consumidores: este es el canal mas largo, se utiliza para distribuir los productos y proporciona una amplia red de contactos; por esa razn, los fabricantes utilizan a los intermediarios o agentes. Esto es muy frecuente en los alimentos perecederos. El que se mencionen estos canales de la manera en que se ha hecho no significa que sean los nicos; en ocasiones se hace una combinacin de ellos. 3. Integracin de los Canales de Distribucin. En este aspecto el estudiante se podr preguntar cul es la relacin de estos trminos con la actividad policial, que lejos de verlos como ejemplo simple, nos conducen a visualizar todo el camino que debe llevar cualquier proceso por simple que parezca, inmiscuyendo a productores y sus intermediarios para actuar conjuntamente y obtener beneficios mutuos. Curiosamente la Polica sera en diferentes casos la productora de seguridad y a la vez intermediaria, es decir aportando estrategias para hacer llegar esa seguridad a todas las personas residentes en algn sector. Los eslabones de un canal pueden combinarse en forma horizontal y vertical bajo la administracin de un lder del canal. La combinacin puede estabilizar los suministros, reducir costos y aumentar la coordinacin de los miembros del canal. La Integracin vertical de los canales, se refiere a la combinacin de dos o ms etapas del canal bajo una direccin. Esto traera como resultado la compra de las operaciones de un eslabn de canal o la realizacin de las operaciones de este eslabn para llevar a cabo las funciones. Por ejemplo, un gran comerciante de 18

ventas masivas, como las tiendas de descuento, pueden almacenar y transportar los productos que le compra el fabricante, con lo cual se elimina la necesidad de utilizar al mayorista. Esta integracin incluye el control de todas las funciones desde la fabricacin hasta el consumidor final, la virtud aqu se tratara de liderar el manejo de los intervinientes en este proceso logstico.2

COSTOS LOGSTICOS.

Como en toda organizacin, su parte directa o gerencial, merece una enorme importancia dentro del seguimiento a la cadena de abastecimiento y su relacin con los costos, de ah la importancia de tener en cuenta este tipo de aspectos y en especial la relacin de costos que se asumen en el evento de no adelantarlos, o hacerlos de una manera errnea. En forma general en toda organizacin, y obviamente la Polica Nacional no puede ser ajena a la clasificacin de los costos directos, indirectos, fijos, variables, del perodo, entre otros, toda vez que en el evento de llegar a una serie de toma de decisiones, aspectos como los costos y el anlisis del presupuesto tienen enormes ingerencias dentro de las estrategias organizacionales a implementar en caso de fallas o de algn tipo de mejoramiento empresarial. De esta manera se aclara que se debe propender por incrementar el estudio y la investigacin acerca del impacto que tienen los costos logsticos en los resultados organizacionales y en este caso en la Polica Nacional, los siguientes son los aspectos logsticos ms generales a tener en cuenta. El costo de la gestin de abastecimiento y compras. Los costos de mantener inventarios y almacenamiento. El costo del transporte. Otros costos logsticos.

SISTEMAS DE DISTRIBUCIN FSICA.

Un sistema de distribucin fsica consta de unos vehculos, unas instalaciones fijas y unos objetos, o personas, que deben ser distribuidos, cada uno de los cuales lleva asociados unos costes. Los vehculos incurren en costes de operacin (habitualmente, el vehculo va cargado en el reparto y vuelve de vaco si no logra compensar envos) y en costes de parada que incluyen carga y descarga. Las instalaciones fijas soportan el coste del espacio destinado a guardar inventarios y el coste de la carga y la descarga inicial y final. Los objetos distribuidos llevan un
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http://ricoverimarketing.es.tripod.com/RicoveriMarketing/id15.html

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coste asociado al inventario estacionario y otro coste asociado al inventario en movimiento (pipeline). Ntese que este ltimo inventario en movimiento se tiene que pagar siempre y es independiente de la estrategia de envo, aunque vara al cambiar el modo de transporte o las condiciones de guiado del mismo. Los costes de inventario tienen tres componentes bsicas: el precio de la mercanca en stock, el coste de mantenimiento de inventario, expresado habitualmente como porcentaje del coste de la mercanca, y el tiempo transcurrido como stock. En la evaluacin de estos costes deben tenerse en cuenta conceptos muy delicados como las diferencias entre flujo de material y flujo de caja, fiabilidad de los datos, homogeneidad de las unidades de los costes (sin mrgenes empresariales), determinacin de las unidades de negocio de la empresa para diferenciar los costes asociados a envos internos de partes producidas por la misma empresa, etc. Estrategias de distribucin. La mejor manera de concretar diversas estrategias de distribucin fsica es, quizs, con un ejemplo: Una empresa dispone de varias fbricas y muchos centros de distribucin o delegaciones con demanda. Logstica del transporte Equilibrada. Cada fbrica produce un componente de un producto y se plantea la mejor manera de enviar las componentes de las fbricas a los centros de distribucin con camiones. La primera estrategia de envo, quizs, consistira en hacer envos directos entre cada fbrica y una delegacin, con camiones llenos. Desde luego, esta es la estrategia que minimiza los costes de transporte para un modo y tipo de vehculo dados, aunque podra tener unos costes de inventario muy elevados.3

SISTEMAS DE INFORMACIN Y EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGAS.

Las actividades de una empresa o negocio requieren constantemente del empleo de estrategias que conduzcan al mejoramiento de los procesos que coadyuven de igual manera a maximizar su servicio, en estas obviamente se encuentra la Polica Nacional. Temas empresariales como el equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar son temas hoy por hoy de comn utilizacin. En medio de esta conceptualizacin est de igual manera el talento humano que obviamente interacta con el Sistema de Informacin, formado por las personas
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www.edicionsupc.es/ftppublic/pdfmostra/EC03702M

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que utilizan el sistema y que deben estar completamente mentalizadas en una idnea capacidad para su manejo, puesto que un sistema de informacin visualizndolo desde una perspectiva muy generalizada debe realizar cuatro actividades bsicas que se vern a continuacin: Entrada de Informacin: es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de disco extrable, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras. Almacenamiento de informacin: el almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o unidades de disco extrable y los discos compactos (CD-ROM o DVD). Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base. Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.4

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

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FACTORES DE CAMBIO Y TENDENCIAS APLICADAS AL SECTOR PBLICO.

En el transcurso de los aos se han presentado diferentes concepciones respecto a la definicin del trmino de competitividad; de la teora clsica de las ventajas comparativas se pas a la de ventajas competitivas y a las nuevas teoras del comercio internacional, la cual incluye variables tecnolgicas, habilidades administrativas que aumentan la eficiencia. Con la mayor apertura y globalizacin del entorno mundial, estos trminos cobran vigencia; sin embargo, en la actualidad no existe un consenso sobre su juicio y medicin, afortunadamente la Polica no ha sido ajena a esta transformacin pues su penetracin en el campo tecnolgico ha sido bien visible, mxime si se tiene en cuenta que el objetivo de nuestra institucin es la sociedad y sta no puede ser ajena al mejoramiento de los diferentes procesos tendientes a optimizar la seguridad. Anualmente diferentes entidades internacionales reportan informacin sobre las mediciones de la competitividad y el comportamiento econmico en diferentes pases. Se pueden destacar entre otras las realizadas por el Foro Econmico Mundial (FEM), el Anuario Mundial de Competitividad (IMD), el Doing Business del Banco Mundial, el ndice de Libertad Econmica del Heritage Foundation, ndice de Globalizacin, ndice de Desarrollo Humano. Cada uno de ellos utiliza metodologas diferentes y las ajustan constantemente, adicionando pases de evaluacin, con lo cual dificulta el seguimiento real del indicador. En Colombia ha trascendido con mayor difusin la evaluacin del FEM y del IMD. En la metodologa del FEM se define la competitividad como la habilidad de un pas para alcanzar altas tasas sostenidas de crecimiento del producto per cpita. De otra parte, en el IMD la define como la habilidad de una nacin para crear y mantener un entorno que sustente una mayor creacin de valor para sus empresas y ms prosperidad para sus habitantes. Ambas instituciones realizan una evaluacin anual sobre el comportamiento de la competitividad, con metodologas y muestra de pases diferentes. Con base en estos resultados, Colombia ha mejorado su posicin relativa en los ltimos aos. La razn de la disminucin en el 2006 fue el cambio de la metodologa en la evaluacin y el mayor nmero de pases de la muestra5[1]. Se incluyeron ms variables, evaluadas en tres grandes factores: a) Requerimientos bsicos (instituciones, infraestructura, macroeconoma, salud y educacin primaria), b) Reforzadores de Eficiencia (alta educacin y entrenamiento, eficiencia del mercado), y c) Innovacin (preparacin tecnolgica, sofisticacin de los negocios e innovacin).

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Sin duda que en los ltimos aos, Colombia ha mejorado en el aspecto del manejo de las variables tanto macroeconmicas como sociales y del componente de Instituciones Pblicas, entre ellas sobresale la gestin de la Polica Nacional, mxime si este ltimo que califica entre otros aspectos referentes a la percepcin de seguridad por parte de la ciudadana, es decir que la gestin administrativa y logstica, definitivamente est inmersa dentro del mejoramiento organizacional.

LA LOGSTICA EN LA POLICA NACIONAL.

Como se ha visto en los anteriores conceptos, la logstica est presente en los procesos administrativos adelantados en la Polica Nacional, stos han permitido optimizar los diferentes recursos con los que cuenta la organizacin, pues si bien se puede contar con un excelente talento humano en determinado sector, si a estos no les llegan a tiempo y en ptimo estado los elementos necesarios no es mucho lo que pueden adelantar. Aqu se puede traer a colacin la importancia que ha tenido desde siempre la logstica y en especial en los enfrentamientos blicos entre pases, de hecho se dice que ese fue el nacimiento de la logstica, algunos pases participantes de la segunda guerra mundial, mostraron ciertas ventajas comparativas gracias a fortalezas en el desarrollo logstico y prcticamente ganaron la misma. Es por eso que la Polica Nacional no ha sido ajena a este aspecto y ha sabido compenetrarse en su implementacin en aras de mejorar el servicio de polica a la ciudadana, es por ello que los suboficiales deben conceptualizar e interpretar sus bondades en el momento de asumir responsabilidades como la de administrar procesos, productos o servicio, los cuales permitirn ofrecer ventajas o desventajas (en el evento de un mal manejo) ante el desorden pblico e incluso ante otras instituciones que da a da quieren copar nuestros espacios ante la sociedad. Para mejorar el entendimiento de esta responsabilidad, se pone a consideracin la resolucin nmero 04570 del 05 de septiembre de 2006 por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos de Gestin Logstica y Abastecimientos de la Polica Nacional. Conforme con el Artculo 1, pargrafo, de la Ley 87 de 1993, los manuales de procedimientos es uno de los instrumentos a travs de los cuales se cumple el control interno; Que el Artculo 17 de la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, define que, en la formulacin de las polticas de desarrollo administrativo se tendr en cuenta entre otros, la racionalizacin de trmites, mtodos y procedimientos de trabajo; realizar ajustes a la organizacin interna de las entidades, relacionadas con la distribucin de competencias de las dependencias o con la supresin, fusin o creacin de 23

unidades administrativas fundamentadas en la simplificacin procedimientos identificados y en la racionalizacin del trabajo.

de

los

Que el literal f, del Articulo 4 de la Ley 872 del 2003, Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, establece entre los requisitos para la implementacin del sistema, la necesidad de documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados, que contribuyan a garantizar la calidad del servicio. Que el numeral 7 del articulo 35 del Decreto 1512, del 11 de agosto de 2000 Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan otras disposiciones, facult al Director General de la Polica Nacional, para expedir las- -resoluciones, manuales y dems actos administrativos necesarios para administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional. Que la aplicacin de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos del control interno, como es garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad en la parte administrativa de la Polica Nacional, promoviendo y facilitando la correcta- ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la misin institucional. Que el Manual de Procedimientos de Gestin Logstica y Abastecimientos de la Polica Nacional permite contar con una herramienta til y adecuada a la institucin como mecanismo de desarrollo organizacional, para de una parte, servir de gua a quienes lo consulten y a la vez facilitar la difusin y aplicacin de procesos estandarizados al interior de toda la institucin en reas administrativas. Que la estandarizacin de los procedimientos de soporte contenidos en la Cadena de Valor de la Polica Nacional, dentro de parmetros de calidad, facilita y agiliza la gestin de la entidad en materia logstica y de abastecimiento. Que la estandarizacin de procedimientos propicia la transparencia en todas las actuaciones de los servidores pblicos, generando credibilidad en la administracin del servicio policial frente al ciudadano y a las entidades de control del Estado, RESUELVE: Articulo 1. Adoptar en todas sus partes el Manual de Procedimientos de Gestin Logstica y Abastecimientos de la Polica Nacional, que forma parte de la presente resolucin y que se identificar, as: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIN LOGSTICA Y ABASTECIMIENTOS DE LA POLICIA NACIONAL. Pargrafo Primero: El manual de procedimientos de Gestin Logstica y Abastecimientos de la Polica Nacional, tendr la siguiente estructura: 1. Caracterizacin del Macroproceso Gestin Logstica y Abastecimientos. 2. Catalogo del Macroproceso Gestin Logstica y Abastecimientos. 24

3. Documentacin de los procedimientos del Macroproceso Gestin Logstica y Abastecimientos: a. b. c. d. e. Hoja de presentacin Flujograma o Diagrama de Flujo Descripcin del procedimiento Caracterizacin de los procedimientos. Anexos

Pargrafo Segundo: Los procesos, actividades o tareas del servicio policial se documentarn de acuerdo a los parmetros establecidos en la Gua para Documentar Procedimientos, adoptada por la Polica Nacional mediante Resolucin 01113 del 27 de mayo de 2004. Pargrafo Tercero: Los procesos, actividades o tareas que hacen parte del Manual de Procedimientos de Gestin Logstica y Abastecimientos son: 1. MACROPROCESO: Gestin Logstica y Abastecimientos 2. PROCESOS: 2.1 Administrar Almacenes de la Polica Nacional 2.2 Administrar Semovientes de la Polica Nacional 2.3 Adquirir Bienes y Servicios 2.4 Realizar Mantenimiento Total

3. ACTIVIDADES O TAREAS QUE REQUIEREN PROCEDIMIENTO: 3.1 Actualizar Hojas de Vida de vehculos de la Polica Nacional 3.2 Adquirir Seguros para Vehculos de la Polica Nacional 3.3 Distribuir Combustible para Vehculos de la Polica Nacional 3.4 Realizar Remate de Automotores de la Polica Nacional 3.5 Asegurar la Calidad 3.6 Realizar Entrada de Bienes o Servicios 3.7 Realizar Salida de bienes o Servicios 3.8 Realizar Baja de Bienes 3.9 Realizar Entrada de Material de Guerra 3.10 Realizar Salida de Material de Guerra 3.11 Controlar Inventarios de la Polica Nacional 3.12 Reproducir Semovientes de la Polica Nacional 3.13 Adiestrar Semovientes de la Polica Nacional 3.14 Realizar Herraje y Mantenimiento de Cascos a Semovientes 3.15 Administrar Bienes o Servicios Provenientes de la Cooperacin Internacional 3.16 Administrar la Caja Menor de la Polica Nacional 3.17 Realizar Licitacin Pblica 3.18 Realizar Contratacin Directa de Mayor Cuanta 3.19 Realizar Contratacin Directa de Menor Cuanta 3.20 Realizar Contratacin Directa de Mnima Cuanta 25

3.21 Realizar Coordinacin de Contratos Interadministrativos 3.22 Adquirir Bienes inmuebles para Construccin de Unidades Policiales 3.23 Elaborar Proyecto para Construccin de Estaciones 3.24 Realizar Mantenimiento de Armamento 3.25 Realizar Mantenimiento de Instalaciones Policiales 3.26 Realizar Mantenimiento de Vehculos de la Polica Nacional Articulo 2. AMBITO DE APLICACIN. La ejecucin de los procedimientos Logsticos y de Abastecimientos contemplados en el citado manual, ser realizada por los Servidores Pblicos de la Polica Nacional que dentro de las actividades administrativas de las diferentes Unidades Policiales les corresponda desarrollar total o parcialmente el Macroproceso Gestin Logstica y Abastecimientos para el cumplimiento de la misin institucional. Artculo 3. CREACION, SUPRESION, ADICION O MODIFICACION DE PROCEDIMIENTOS. Las unidades de polica interesadas, debern presentar y solicitar al Comit de Calidad las modificaciones y actualizaciones a los procedimientos por intermedio de la Oficina de Gestin Institucional o la dependencia que haga su veces. Artculo 4. DEPENDENCIAS RESPONSABLES DE SU APLICACIN. La responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar los procedimientos documentados a travs del presente manual, estar a cargo de las Direcciones, Oficinas Asesoras y sus unidades desconcentradas, de acuerdo con el mbito misional que les corresponda. Artculo 5. ACTUALIZACIONES AL PRESENTE MANUAL. La facultad para adoptar las actualizaciones al presente manual, ser responsabilidad de la Oficina de Gestin Institucional, o la dependencia que haga sus veces, previa aprobacin del proyecto de actualizacin o modificacin por parte del Comit de Calidad de la institucin. Pargrafo Primero: Las modificaciones y actualizaciones de los procedimientos debern constar en actas escritas de aprobacin, que resulten de las reuniones semestrales del Comit de Calidad de la Institucin. Pargrafo Segundo: En caso de cambio o modificacin total o parcial de Leyes, Decretos, Resoluciones y otras que afecten de manera sustancial los procedimientos Logsticos y de Abastecimientos, se reunir extraordinariamente el Comit de Calidad para realizar los ajustes correspondientes. Pargrafo Tercero: Toda modificacin o actualizacin del Manual de Procedimientos de Gestin Logstica y Abastecimientos, aprobada por el Comit de Calidad de la Polica Nacional, deber realizarse mediante el Acto Administrativo correspondiente. Articulo 6. PUBLICIDAD Y DIFUSION. La Oficina de Gestin Institucional o la dependencia en que se delegue esta responsabilidad, pondr en funcionamiento 26

los mecanismos de difusin necesarios para el conocimiento y aplicacin del Manual de Procedimientos de Gestin Logstica y Abastecimientos de la Polica Nacional en las unidades policiales. Igualmente, se pondr a disposicin de los usuarios de la entidad en los sistemas de comunicacin, consulta y publicidad disponibles para el efecto. Articulo 7. APLICACIN EN PROGRAMAS DE FORMACION. La Oficina de Gestin Institucional en coordinacin con la Direccin de la Escuela Nacional de Polica General Santander o las dependencias que hagan sus veces, implementarn procesos pedaggicos para la enseanza del Sistema de Estandarizacin y la aplicacin de los procedimientos descritos en el presente manual, a travs de los programas de formacin, capacitacin y especializacin del sistema educativo policial. Articulo 8.VIGENCIA. Los procedimientos aqu relacionados quedarn vigentes para la Polica Nacional a partir de la fecha de expedicin de la presente resolucin y su aplicacin ser de obligatorio cumplimiento en todas las actividades del servicio relacionadas con el macro proceso Gestin Logstica y Abastecimientos. Articulo 9. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga las disposiciones que le sean contrarias.6 9.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO ACADMICO PARA LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.

Gracias al desarrollo de la presente unidad de aprendizaje de la asignatura de Administracin y logstica, se han identificado cuatro tipos de estrategias generales en el mbito educativo. Las tres primeras coadyuvan al alumno a elaborar y organizar los contenidos para que resulte ms fcil el aprendizaje (procesar la informacin), la cuarta est destinada a controlar la actividad mental del alumno para dirigir el aprendizaje e igualmente sirve de apoyo al aprendizaje para que ste se produzca en las mejores condiciones posibles. 1. Estrategias de ensayo. Son aquellas que implica la repeticin activa de los contenidos, centrndose en secciones claves para el entendimiento. En el caso propio, recae en la lectura concienzuda aplicando mtodos y estrategias de estudio como el IPLER, por ejemplo, a fin de conceptualizar y transversalizar las temticas con su labor al frente de la responsabilidad de administrar recursos para el servicio.

Resolucin nmero 04570 del 05 de septiembre de 2006.

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2. Estrategias de elaboracin. Lo cual implica conexar nuevos conceptos, por medio de los resmenes a partir de las analogas, tomando notas y auto contestando preguntas, describir como se relaciona la informacin nueva con el conocimiento existente. Pues para nadie es ajeno que el medio social en que se encuentra la institucin es muy cambiante y basta hacer comparaciones para establecer la enorme evolucin, en aspectos como el educativo y el tecnolgico por ejemplo, para determinar la importancia que trae consigo el conocimiento de este tipo de temticas. 3. Estrategias de organizacin. Para agrupar la informacin o los conceptos en aras de que sea ms fcil su recordacin, ello implica imponer estructuras a los contenidos de aprendizaje, utilizando herramientas actuales como los mapas conceptuales, pues aunque se puede establecer que si bien existen mtodos educativos bien interesantes como los Ensayos, donde el estudiante puede crear, desde su propio punto de vista, una nueva visualizacin o creencias a partir de lo ledo, los mapas conceptuales son una estrategia estupenda en aras de conceptualizar lo mximo posible. 4. Estrategias de control de la comprensin. Teniendo en cuenta que sta se liga netamente a la cognicin, esto trae como necesidad el tratar de seguir la pista de las estrategias que se usan y del xito logrado con ellas y adaptar la conducta en concordancia. La mejor estrategia que se pude optar para lograr conocimiento por intermedio de la comprensin es la practica de esta serie de actividades tpicas para un profesional de polica que como tal ostenta autoridad y responsabilidad al frente de una serie de estrategias bien definidas que conducirn a empoderarse de un conocimiento cientfico, sin desconocer el empirismo, basado en la practica y de esta manera lograr los objetivos propuestos, alejados de los errores.

9.5

GLOSARIO DE TRMINOS

Franquicia: contrato mediante el cual se otorga una licencia a una empresa, cediendo para esta su marca registrada, maquinaria y cultura administrativa. Fusin: proceso en el que dos o ms empresas se unen con el propsito de conformar una empresa nueva, usualmente prescindiendo de las anteriores. Globalizacin: proceso que amplia la produccin y oferta de bienes y servicios a nivel mundial. Se entiende como un proceso poltico y econmico cuya visin es hacer del mundo - globo terrqueo - un solo mercado. Existen choques en la concepcin del proceso globalizador actual, en pro y en contra del mismo. Se 28

contempla como un proceso que. Al transformar costumbres comerciales, afectan tambin comportamientos y modos de vida, por lo que tambin debe entonces entenderse como proceso social y cultural. Innovacin: cambios que se efectan con el objeto de mejorar los resultados e impactos tanto a nivel de la empresa como ante el consumidor o demandante de sus bienes y servicios. Se realizan con el fin de mejorar las tcnicas operativas y productivas, de tal forma que se obtenga las misma (o mayor) cantidad de produccin con mayor calidad utilizando menos recursos. Algunas innovaciones dan lugar a creaciones o mejoras en algo ya existente (inventos) o a la incursin de algo nunca antes utilizado (descubrimientos); todo ligado a la investigacin. ISO 9000: Normatividad que evala la capacidad de una empresa para fabricar en forma constante sus productos mediante procesos de buena calidad. ISO 14000: normatividad que evala la capacidad de la empresa para producir sus bienes mediante procesos de buena calidad y con alta eficiencia en el cuidado ecolgico y medio ambiental. Licencias: contrato mediante el cual una empresa recibe de otra el derecho de uso de varios de sus activos a cambio del pago de un monto determinado por el uso de los mismos. Estos activos son propios de la empresa otorgante, como su marca, patentes o tecnologas. Monopolio: empresa o compaa que en el mercado es oferente nico de un bien o servicio sin competencia alguna, controlando todas las variables relativas al mismo (precio, cantidades producidas, cantidades ofrecidas). Multinacional: empresas que operan en ms de un pas, efectuando sus operaciones de entrada, proceso y salida a nivel internacional. Negociacin colectiva: aquella en los cuales los trminos y acuerdos pactados se realizan segn la opinin y consentimiento de todos los seguidores y empleados de la organizacin. Oligopolio: conjunto de empresas que de conformidad se comprometen a fijar precios equitativos con el objetivo de controlar los precios de un conjunto de bienes o servicios que solo ellos ofrecen en un mercado determinado. Oligopsonio: contrario al oligopolio, es aquel mercado en el que son pocos los demandantes de bienes y servicios determinados. Outsourcing: forma de mejorar competitivamente contratando los servicios de otras empresas especializadas en algunos procesos que no son propios del objeto social de la empresa.

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9.6

SINTESIS ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA

Programa de Ctedra de Administracin y Logstica. 1. Objetivos Se plantea, para este nivel, adems de los contenidos especficos, una profundizacin de la bibliografa existente en cuanto a estas temticas, la cual por obvietud no puede ser estril, es decir que se debe actualizar y profundizar propendiendo por internarse en la sapiencia de otros autores (no necesariamente policiales) pues sin duda ello permitir un mejor entendimiento no solo de las temticas, sino de la misin misma que se tiene. 2. Conocimiento y comprensin de: La presente compilacin de normatividad y bibliografa temtica, la cual tiene por finalidad unificar la comprensin de la administracin y logstica; sin embargo, la norma aqu prescrita es de carcter general, por lo cual se debe investigar y a la vez actualizarse en todo este tipo de aspectos acadmicos y normativos. 3. Habilidades que le permitan: Leer el presente modulo, con seguridad servir de combustible para profundizar en las temticas, propendiendo por ubicar mas bibliografa similar, a fin de compactar aun mas el conocimiento de este tipo de tpicos, fortaleciendo la condicin de administrador para darle cumplimiento a las obligaciones que la institucin nos impone. Establecer diferencias evolutivas dentro del campo de la administracin y la logstica, permitiendo entender la necesidad existente de verdaderos profesionales en este aspecto, sin alejarse de la realidad nica, que reposa en la claridad de saber que es un puente para el logro de la principal actividad institucional, que es la de brindar seguridad a la ciudadana. Explorar por medio de la elaboracin de mapas conceptuales la mayor cantidad de conocimiento proveniente de esta interesante compilacin de administracin y logstica Hacer a partir del estudio de procesos elaborados, en especial a procesos contractuales (administrativos, logsticos y/o financieros) donde este inmersa la ejecucin de recursos estatales, a fin de compenetrarse con la importancia de la transparencia que se exige a la hora de adelantar este tipo de emprendimientos Valorar crticamente los resultados de sus acciones a los fines de identificar avances y deficiencias en el aprendizaje individual y grupal. 4. Disposiciones para: 30

Indagar y reflexionar a los fines de una bsqueda de superacin intelectual. Participar activamente de las distintas instancias pedaggicas propuestas por la Ctedra. Asimilar nuevas situaciones para incorporar nuevas conductas dirigidos a un aprendizaje individual y colectivo, basado en la idea de la transformacin de ideales. Buscar nuevas perspectivas para lo convencional con una actitud creativa. 5. Descripcin analtica de actividades tericas y prcticas Se propone la investigacin de procesos establecidos, como por ejemplo la instalacin de una granja integral en una unidad policial o la compra de un elemento siguiendo toda la ritualidad normatividad existente y exigible por parte de los entes de control tanto internos como externos, demostrando su entendimiento por intermedio de un trabajo investigativo propio, el cual puede ser en grupo, siempre orientado a la transparencia que solo la brinda el verdadero querer aprender. La principal accin que, como se dijo antes, se persigue con este proceso es la de empoderar por medio de conceptos tanto tangibles como intangibles al estudiante para que se autonomice en un verdadero administrador de procesos logsticos, tolerante a la critica y permeable a la evolucin de este tipo de transcursos.

9.7

EVALUACION POR COMPETENCIAS

COMPETENCIAS
GENERALES El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de polica y a la gestin policial en los diferentes niveles del servicio.

ESTRATEGIAS DE EVALUACIN
Simulaciones

CRITERIOS DE EVALUACIN
Ideas Hechos Sucesos Eventos Comparacin Clasificacin

FUNDAMENTALES Autorregulacin Empoderamiento conceptual Liderazgo

ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad los diferentes procesos contractuales y normativos para llevar a cabo emprendimientos de tipo administrativo y logstico dentro del mbito policial, con una orientacin igualmente externa.

Asignacin de actividades.

Evaluacin continua

Mapas conceptuales de la Autoevaluacin, coevaluacion y normatividad. heteroevaluacion de las actividades Adelantar procesos propuestas. administrativos y logsticos institucionales.

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10 UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 2

ORGANIZACIN DE CAMPOS Y AREAS DE TRABAJO, DESARROLLO ORGANIZACIONAL.

10.1 INTRODUCCIN. Dentro de toda actividad policial est inmersa la utilizacin de espacios fsicos, pequeos o grandes, ello es muy variable. Lo ms importante aqu es tocar aspectos como el trabajo en equipo, la interactuacin del talento humano en pro de la mejor utilizacin y optimizacin de los diferentes procesos que conduzcan a garantizar un excelente servicio de polica dirigido a la sociedad. 10.2 COMPETENCIA ESPECFICA:

El suboficial identifica los principales elementos de la organizacin administrativa y logstica, desde el punto de vista de la teora de las organizaciones.

GENERALIDADES:

El enorme inters de esta segunda unidad para el aprendizaje de este mdulo lo trae el conocimiento sobre el Desarrollo Organizacional, el cual se ha constituido en el instrumento por excelencia para el cambio en busca del logro de una mayor eficiencia organizacional, condicin indispensable en el mundo actual, caracterizado por la intensa competencia a nivel nacional e internacional. En estos tiempos cambiantes en que los valores evolucionan rpidamente y los recursos se vuelven escasos, cada vez es ms necesario comprender aquello que influye sobre el rendimiento de los individuos en el trabajo. Varios investigadores, desde principios del siglo XIX, han puesto en evidencia el papel de los componentes fsicos y sociales sobre el comportamiento humano. As es como el clima organizacional determina la forma en que un individuo (polica) percibe su trabajo, su rendimiento, su productividad, su satisfaccin, etc. En otros trminos, la percepcin del clima de trabajo por parte de un empleado consiste en la respuesta a una pregunta clave: que usted mismo puede formularse le gusta a usted mucho trabajar en la Polica Nacional?

OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad consta de las siguientes temticas o subunidades que sin duda conducirn a interiorizar y asimilar fortalezas que

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coadyuven a mejorar el impulso laboral, por as decirlo en aras de mejorar su actitud como suboficial, responsable de diferentes procesos.

10.3 DESARROLLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS

CONCEPTOS DE ORGANIZACIN, TAREA, TRABAJO Y DESEMPEO.

ORGANIZACION La organizacin es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o ms, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Segn esta definicin, las empresas productoras y de servicios son organizaciones, como tambin lo son escuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendas minoristas, departamentos de polica y los organismos de los gobiernos locales, estatales y federal. Las personas que supervisan las actividades de otras, que son responsables de que las organizaciones alcancen estas metas, con sus administradores (aunque en ocasiones se les llama gerentes, en particular en organizaciones no lucrativas).7 TAREA Fase de trabajo concreto que tiene una entidad definida en s mismo. Tiene un principio y un final bien determinados, un tiempo concreto de realizacin, un nmero preciso de operaciones, un mtodo concreto de realizacin y supone, en algunos casos, el uso de mquinas, instrumentos y herramientas para su ejecucin. La realizacin de un conjunto de tareas implica una funcin determinada.8 TRABAJO Esfuerzo personal para la produccin y comercializacin de bienes y/o servicios con un fin econmico, que origina un pago en dinero o cualquier otra forma de retribucin. Es una parte o etapa de una obra de un proyecto para la formacin de un bien de capital. Labor, deber, relacin y responsabilidad que debe realizarse para el logro de un fin determinado y por el cual se percibe una remuneracin. De igual manera la accin de trabajar es el esfuerzo humano aplicado a la produccin de la riqueza. Se usa como oposicin de capital. Estudio, investigacin.9

http://personales.com/costarica/sanjose/administracion/concepto_de_organizacion.htm http://www.juntadeandalucia.es/empleo/orienta/menuInicioguia/glosario.asp?letra=t 9 http://www.definicion.org/trabajo

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DESEMPEO

Realizacin de las funciones propias de un cargo o trabajo, significa tambin el desempeo de su profesin el cual le obliga a desempear ciertas actividades y le impide adelantar otras.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN.

La Polica Nacional es una organizacin modelo ante la sociedad por su grandeza y por su importancia, basada en la razn de ser, es decir, la seguridad, por ello a continuacin se conceptualizan los siguientes trminos en donde se transversaliza la necesidad de llevar un orden a la hora de organizar un grupo de trabajo en aras de asignar funciones y responsabilidades. Divisin del trabajo: Es el principio de la especializacin necesario para la eficiencia en la utilizacin de las personas. Consiste en la designacin de tareas especficas a cada una de las partes de la organizacin. Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posicin ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona. Unidad de Mando: Una persona debe recibir rdenes de slo un nico superior. Es el principio de la autoridad nica. Unidad de Direccin: Principio segn el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan. Centralizacin: Se refiere a la concentracin de autoridad en la cima jerrquica de la organizacin. Jerarqua o Cadena Escala: Debe hacer una lnea de autoridad, del escaln ms alto al escaln ms bajo de la organizacin. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.10

CARACTERSTICAS DE LOS NIVELES ADMINISTRATIVOS.

Organizar no implica una especializacin ocupacional extrema, que en muchos casos hace que el trabajo sea poco interesante, tedioso e indebidamente restrictivo. No hay nada en la organizacin que as lo determine. Decir que las
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http://html.rincondelvago.com/principios-de-organizacion.html

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tareas deben ser especficas no quiere decir que deban ser limitadas o mecnicas. Un buen administrador es quien debe considerar, de acuerdo a los resultados deseados, si se deben dividir en partes pequeas (como en una lnea de montaje tpica) o si se deben definir en forma lo suficientemente amplia para que abarquen el diseo, la produccin y la venta de la maquinaria. En cualquier organizacin, los trabajos se pueden definir para que permitan poca o ninguna libertad personal, o la discrecionalidad ms amplia posible. No debemos olvidar que no existe una forma mejor nica de organizar y que la aplicacin de la teora de la estructura organizacional debe tomar en cuenta la situacin.11

PROCESOS DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL.

El Desarrollo .Organizacional debe ser un proceso dinmico, dialctico y continuo de cambios planeados a partir de diagnsticos realistas de situacin utilizando estrategias, mtodos e instrumentos que conduzcan a optimizar la interaccin entre personas y grupo para constante perfeccionamiento y renovacin de sistemas abiertos tcnico-econmico-administrativo de comportamiento de manera que aumente la eficacia y la salud de la organizacin y asegurar as la supervivencia y el desarrollo mutuo de la empresa y de sus empleados. El D.O. requiere visin global de la empresa, enfoque de sistemas abiertos, compatibilizacin con las condiciones de medio externo contrato consciente y responsable de los directivos desarrollo de potencialidades de personas, grupos, subsistemas y sus relaciones (internas y externas) institucionalizacin del proceso y auto sustentacin de los cambios. El D.O. implica valores realsticamente humansticos adaptacin, evolucin y/o renovacin- esto es cambios que, aunque fueran tecnolgicos, econmicos, administrativos o estructurales, implicarn en ltimo anlisis modificaciones de hbitos o comportamientos. El D.O. no es (no debe ser) un curso o capacitacin o solucin de emergencia para un momento de crisis sondeo o investigacin de opiniones, solamente para informacin intervencin aislada o desligada de los procesos gerenciales normales iniciativa sin continuidad en el tiempo un esfuerzo de especialistas y otras personas bien intencionadas, pero sin compromiso de los ejecutivos responsables una serie de reuniones de diagnstico, sin generar soluciones y acciones.

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http://www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg.shtml

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FASES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Como se observa en el grfico, expresa un modelo general de intervencin de naturaleza cclica estructurado en cinco fases: Diagnostico inicial, Eliminacin de Barreras, Planificacin, Implementacin y Evaluacin. Su aspecto fundamental se enfoca en determinar un plan de intervencin apropiado (de aprendizaje) en funcin de obtener niveles de funcionamientos deseados por la organizacin.

EVALUACIN Y PRCTICA DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL.

La eficiencia de una empresa o institucin, se precisa en cuanto al logro de los objetivos para los cuales se ha estructurado, depende fundamentalmente de los equipos humanos que la conformen. Se constituye entonces en un primer requisito de eficiencia el estructurar equipos que accionen como tales y conformar toda la organizacin para ello. Por otra parte, es bien sabido que en la accin de los equipos de trabajo y en su productividad juega un rol esencial las modalidades de relaciones humanas a las 36

cuales ellos se conformen. En efecto, del tipo de relaciones humanas en que se desenvuelvan depende fundamentalmente el xito o fracaso de la puesta en prctica de planes, proyectos y polticas que les corresponda desarrollar. Un aspecto esencial en las relaciones humanas est en el grado en que los individuos que estn comprometidos en ellas hayan logrado o estn en condiciones de alcanzar satisfacciones y requerimientos dados por su condicin humana. Confluye igualmente en esta problemtica las modalidades de conduccin (liderazgo) de los mandos o directores de la institucin, desgraciadamente esta conduccin es dejada a la intuicin, sentido comn y condiciones personales de quienes se desenvuelven en los niveles de autoridad. Esto sin considerar que una buena direccin implica el disponer de conocimientos modernos en el rea y de su aplicacin apropiada. El conocimiento efectivo de los distintos fenmenos tanto individuales como sociales ayuda a cada cual a comprender su propia accin y la de los otros, permitiendo en consecuencia una mejor adecuacin en relaciones humanas. Se evitan as los roces y conflictos que constituyen un verdadero cncer en la productividad de los grupos de trabajo. Es por eso necesario desarrollar programas de capacitacin en el rea, con un balance adecuado entre teora y prctica (porque solamente aprendizaje mecnico de procedimientos, sin entender la significacin de ellos, puede llevar a resultados absolutamente contraproducentes). En suma, la capacitacin de Directivos y Supervisores es esencial en el Desarrollo Organizacional. Una tarea fundamental, compleja y ardua es la del manejo eficiente de la informacin. Para ello se requiere de comunicaciones eficientes cuya base esencial son buenas relaciones humanas (recordar al respecto aquello de que "No hay peor sordo que el que no quiere oir". La gran cuestin en toda organizacin es la productividad que all desarrollen los distintos equipos de trabajo. Desde luego se trata de alcanzar una amplia y efectiva complementacin y coordinacin de los equipos sin olvidarnos de la efectiva colaboracin individual para los objetivos de que se trate, lo que es absolutamente indispensable para el logro de la productividad requerida por la organizacin a fin de proseguir en un progreso satisfactorio. Sin embargo, en la base de todo ello est la sustancial colaboracin de todos y cada uno de los miembros del personal. Esta colaboracin (que corresponde al conocido "ponerse la camiseta") es la resultante de una cantidad de factores entre los cuales destaca la relativa satisfaccin que tenga cada uno en cuanto a su participacin dentro de las actividades de la organizacin. Se trata entonces de promover las condiciones que confluyan en este sentido y, asimismo, eliminar en lo posible todos los obstculos que se oponen a ello.

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Las caractersticas mismas de la organizacin y su eficiencia en cuanto a las tareas y funciones implicadas es otro elemento que participa en la buena o mala moral de grupo, adems de intervenir directamente en la productividad y fluidez de las distintas actividades de la organizacin. El conformar la organizacin a sus objetivos y tareas se convierte por lo tanto en una accin ineludible.12

10.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO ACADMICO PARA LA SEGUNDA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.

Partiendo de premisas basadas en que el movimiento del desarrollo organizacional surgi con un complejo conjunto de ideas al respecto del hombre, de la organizacin y del ambiente, en el sentido de propiciar el crecimiento y desarrollo segn sus potencialidades. Es necesario proyectarlo, si se puede enunciar as para propender por alcanzar un desdoblamiento prctico y operacional del conocimiento del suboficial de la Polica, por ello se han identificado dos tipos de estrategias generales en el mbito educativo, las cuales ofrecen facilidades para que el estudiante se compenetre en este tipo de conceptos y adems sirviendo de trampoln para producir mentalizacin y disposicin de mejoramiento continuo con base en el trabajo en equipo. 1. Estrategias de ensayo. Indudablemente este tipo de estrategia conducen al estudiante a penetrar campos de entendimiento, muchas veces no vistos, como lo son la transformacin del entendimiento, representado en una herramienta como lo es el ensayo crtico, pues permite que a partir de una serie de conocimiento, crear otros, tambin se pone a consideracin la importancia de adquirir estrategias educativas como lo es el mtodo IPLER de lectura a fin de alcanzar, en menor tiempo, la mayora de entendimiento de las temticas con su valor agregado para incrementar la responsabilidad a la hora de enfrentar nuevos retos. 2. Estrategias de elaboracin. Aqu el hecho de adelantar practicas de lo aprendido y representarlas, como se dijo antes en una actividad como el ensayo crtico, provee luces y magnifica el visionamiento humano que sin duda no tiene lmites, pues se sabe que los lmites los impone nicamente cada persona, es decir se llega solo hasta donde se quiera llegar. En tal sentido se debe increpar de la mejor manera posible para tratar de ser ms, alejndose del paradigma de la sociedad que percibe al polica como una persona ms.

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http://www.monografias.com/trabajos14/desarrollo-organiz/desarrollo-organiz2.shtml#FASES

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10.5 GLOSARIO DE TRMINOS Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos. Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos y son crticos para el xito del negocio. Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede resultar til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso. Sistema: Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar una gestin determinada, como por ejemplo la gestin de la calidad, la gestin del medio ambiente o la gestin de la prevencin de riesgos laborales. Normalmente estn basados en una norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestin en el aseguramiento de los procesos. Procedimiento: forma especifica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse. Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o funcin. Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un principio y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos. Indicador: es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad. Direccin: habilidad gerencial y de liderazgo mediante la cual se dirige, influye y motiva a los seguidores y miembros de la compaa a la consecucin de tareas relativas al mejoramiento empresarial. Economas de escala: aquellas donde el aumento en la cantidad producida disminuye los costos de produccin, disminuyendo el costo unitario y a su vez el precio del mismo. Eficiencia: es la capacidad de hacer las labores trazadas de la mejor manera posible con un mnimo de recursos empleados. 39

Eficacia: es la capacidad de acertar en la seleccin de los objetivos y las labores ms adecuadas de acuerdo a las metas de la organizacin. Factores de produccin: se consideran bsicos: la tierra, la mano de obra y el capital. Factoring: modalidad comercial del sector financiero que se encarga de comprar carteras empresariales de corto y mediano plazo. En Colombia existen empresas especializadas en Factoring.

10.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA Programa de Ctedra de Administracin y Logstica. 1. Objetivos Partiendo de nfasis que permiten entender que la organizacin es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, pero tambin, al ser manejado por personas puede definirse como artificial, pues para el cumplimiento de metas y objetivos lo primero y fundamental de una organizacin debe ser darle la importancia que se merece al grupo de profesionales que la conforman, esa podra convertirse en lo alcanzable por parte del seor estudiante. 2. Conocimiento y comprensin de: Dentro de la presente compilacin de conceptos bibliogrficos, que tienen como finalidad introducir al estudiante en la comprensin y delimitacin de los lazos que unen la teora existente sobre los temas con la aplicacin de los mismos a la actividad policial, es necesario asesorarlo constantemente y ubicarlo en el contexto tcnico de encontrarse dentro de una organizacin completamente enlistada en la tecnologa y en los nuevos retos organizacionales. 3. Habilidades que le permitan: Desarrollar la presente unidad permite al estudiante profundizar en las temticas, propendiendo incrementar la lectura, la investigacin y obviamente el cambio de actitud hacia el mejoramiento continuo de su institucin y ser pieza clave dentro del mejoramiento continuo que pide la sociedad y que este mejoramiento se exprese en resultados claros, no solo en disminucin o incremento de ndices, sino que esa concepcin intangible de la gente por su polica, cada vez sea mejor y ms fuerte. 4. Disposiciones para: Asimilar nuevos conceptos, incorporando nuevos sueos dentro del aprendizaje autnomo y colectivo, basado en la idea de la transformacin de ideales. 40

5. Descripcin analtica de actividades tericas y prcticas Como se dijo anteriormente, lo que se busca es lograr un cambio de actitud en el estudiante, en aras de dotarlo de herramientas claras que le incrementen el deseo de investigacin (ensayos crticos) y organizar ideas alrededor de los estudios acerca de la organizacin, los grupos de trabajo, equipos, tareas y el desarrollo organizacional como base fundamental para traducirlo en el personal que tenga bajo su mando.

10.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS

COMPETENCIAS GENERALES El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de polica y a la gestin policial en los diferentes niveles del servicio. FUNDAMENTALES Auto comprensin Empoderamiento conceptual Reflexin. ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad la relacin acerca de la importancia que tiene el desarrollo organizacional dentro de los procesos administrativos y logsticos que se llevan en la institucin.

ESTRATEGIAS DE EVALUACIN Simulaciones

CRITERIOS DE EVALUACIN Ideas Conceptos Comparacin

Asignacin de actividades.

Auto evaluacin.

Ensayo crtico e Coevaluacion investigacin de temticas heteroevaluacion de similares a las propuestas. actividades propuestas.

y las

11 UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 3

ADMINISTRACION DE PROCESOS

11.1 INTRODUCCIN. Un proceso se define como una serie de cambios a travs de los cuales algo se desarrolla. Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeo o grande, complicado o sencillo. 41

11.2 COMPETENCIA ESPECFICA:

El suboficial identifica y comprende los procesos adoptados por la Polica Nacional para el cumplimiento de la Misin, familiarizndose con su elaboracin y comprensin.

GENERALIDADES:

Dentro de cualquier proceso y en especial los que adelanta la Polica Nacional, el propsito de la Administracin de procesos, consiste en asegurarse que todos los procesos claves trabajen en armona para maximizar la efectividad organizacional. La meta es alcanzar una ventaja competitiva a travs de una mayor satisfaccin del cliente, en este caso de la ciudadana. Las herramientas y tcnicas que usualmente se usan en estos procesos son: diagrama de flujo, tormenta de ideas, votacin, diagrama de Pareto, y grficas.

OBJETO Y ALCANCE: La temtica a desarrollar dentro de la presente unidad permite entender de una manera ms especifica, lo esencialidad de los procesos y su administracin por parte del suboficial para de esta manera alcanzar entendimiento y destrezas para mejorar la organizacin.

11.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS

QU SON LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeacin, organizacin, direccin y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo. PLANEACIN La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin ".A. Reyes Ponce.

42

"La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernndez Arenas. ORGANIZACIN "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco. "Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmn V. DIRECCIN Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las metas de la organizacin. Burt K. Scanlan. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivacin y supervisin. Lerner y Baker. EJECUCIN. Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resulten de los pasos de planeacin y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin est dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensacin a esto se le llama ejecucin. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIN. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por la decisin. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control. 43

CONTROL El control es un proceso mediante el cual la administracin se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, ser necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan.

ELABORACIN DE PROCESOS.

Un proceso se define como una serie de cambios a travs de los cuales algo se desarrolla. Todo trabajo involucra procesos. Cualquier proceso de trabajo, no importando si sea pequeo o grande, complicado o sencillo, involucra tres componentes principales: Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de otros subsistemas. Procesos de transformacin: Las actividades de trabajo que transforman las entradas, agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del subsistema. Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por otro sistema en el ambiente externo. El uso de este modelo, ayuda a identificar tres fases principales del mejoramiento de procesos y sus objetivos: Fase de Diseo: Mejorar el esfuerzo que se enfoca en informacin acerca de las necesidades del cliente pasos de diseo en la transformacin de procesos especificacin de requerimientos de las entradas, planeacin de desarrollo e informacin de la capacidad de los proveedores. Fase de Produccin: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en las entradas para producir los productos y/o servicios deseados. Esto incluye temas relacionados con conformidad para disear especificaciones efectividad y eficiencia por ejemplo errores, fracasos y trabajos dobles producir en un tiempo oportuno , conocer las necesidades de recursos de los empleados cumpliendo con requerimientos regulares. Sistema de Retroalimentacin: Mejorar los esfuerzos que se enfocan en expandir la informacin recibida desde dos sistemas de retroalimentacin: informacin del ambiente interno en la efectividad y eficiencia de la fase de diseo Informacin desde el ambiente externo, o los clientes, basndose en si el producto cumple con sus especificaciones de calidad.13
13

http://www.cnep.org.mx/Informacion/resenas/admonprocesos.htm

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LOS PROCESOS INSTITUCIONALES.

Dentro del mbito empresarial y en especial dentro de las que sobresalen por su eficiencia, se ha elevado la pregunta del por qu las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayora de las empresas y las organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia que representa algunos sectores que paradjicamente cuentan con nichos de poder y su inercia excesiva ante los cambios, potenciando el concepto del proceso, con un foco comn y trabajando con una visin de objetivo hacia la sociedad. Nos encontramos dentro de una sociedad donde el conocimiento juega un papel de competitividad de primer orden. Y donde desarrollar la destreza del "aprender a aprender" y la Administracin del conocimiento, a travs de la formacin y sobre todo de las experiencias vividas, es una de las variables del xito empresarial. La Administracin de positivos procesos institucionales se basa en el conjunto de procesos por los cuales una empresa u organizacin recoge, analiza, didctica y comparte su conocimiento entre todos sus miembros con el objetivo de movilizar los recursos intelectuales del colectivo en beneficio de la organizacin, del individuo y de la Sociedad.14

DOCUMENTACIN DE PROCESOS.

Una de las principales caractersticas dentro de un entorno organizacional es que todos los procesos tienen que tener un Responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continuados. De una manera ms didctica, se podra afirmar que todos los procesos tienen que ser capaces de satisfacer los ciclos P, D, C, A del siguiente grfico:

14

http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm

45

Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma grfica la evolucin de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos. Lo ms recomendable igualmente es propender por planificar y realizar peridicamente (Aproximadamente 3 aos) una reingeniera de los procesos de gestin para alcanzar mejoras espectaculares en determinados parmetros como costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta.

DIAGRAMAS DE FLUJO.

QU ES? Un Diagrama de Flujo representa la esquematizacin grfica de un algoritmo , el cual muestra grficamente los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solucin de un problema. El resultado puede ser un producto, un servicio, informacin o una combinacin de los tres. Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso, desde del flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto.

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Es importante resaltar que el Diagrama de Flujo muestra el sistema como una red de procesos funcionales conectados entre s por " Tuberas " y "Depsitos" de datos que permite describir el movimiento de los datos a travs del Sistema. CUNDO SE UTILIZA? Cuando un equipo necesita ver como funciona realmente un proceso completo. Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de botella en el sistema, pasos innecesarios y crculos de duplicacin de trabajo.

Algunas aplicaciones comunes son: DEFINICIN DE PROYECTOS: Identificar oportunidades de cambios en el proceso. Desarrollar estimados de costos de mala calidad. Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo. Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del equipo. Involucrar a los trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para reducir la resistencia futura al cambio. NOTA: Aunque hay literalmente docenas de smbolos especializados utilizados para hacer diagramas de flujos, a continuacin se muestra el ejemplo de uno de ellos.15

15

http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml

47

11.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO ACADMICO PARA LA TERCERA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA. Desde la perspectiva en que el suboficial tiene la obligacin de identificar y desarrollar los diferentes procesos adoptados por la Polica Nacional, necesarios para el cumplimiento de las diferentes obligaciones y de esta manera internarse en el conocimiento de diferentes procesos, es interesante ver como de cierta forma la tarea actual de la administracin se basa en interpretar los objetivos propuestos 48

por la organizacin y transformarlo en accin organizacional a travs de la planeacin, la organizacin, la direccin y el control de todas las actividades realizadas en las reas y niveles de la institucin policial con el fin de alcanzar metas de la manera ms idnea posible. 1. Estrategias de ensayo. Aqu, prestos a disear el desarrollo de la unidad, es menester dejar como precedente que la utilizacin de herramientas que conduzcan al estudiante a penetrar nuevos espacios de entendimiento, muchas veces no vistos, como lo son la transformacin del entendimiento, y que permita crear mayor conocimiento, se pone a consideracin nuevamente la importancia de continuar con estrategias educativas como lo el trabajo en equipo y realizar ensayos a fin de alcanzar, en menor tiempo, la mayora de entendimiento de las temticas con su valor agregado para incrementar la responsabilidad a la hora de enfrentar nuevos retos. 2. Estrategias de elaboracin. Aqu el hecho de adelantar practicas de lo aprendido y representarlas, como se dijo antes en una actividad como el ensayo crtico, provee luces y magnifica el visionamiento humano que sin duda no tiene lmites, pues se sabe que los lmites los impone nicamente cada persona, es decir se llega solo hasta donde se quiera llegar. En tal sentido se debe increpar de la mejor manera posible para tratar de ser ms, alejndose del paradigma de la sociedad que percibe al polica como una persona ms. 11.5 GLOSARIO DE TRMINOS Patente: es el derecho que el propietario tiene para explotar un proceso innovador, una tecnologa especfica o un invento propio u otorgado por licencia a un tercero, natural o jurdico, durante un periodo de tiempo. Las modalidades de pago por concepto de esta explotacin se conocen como "Royalty". Planeacin Estratgica: relativo directamente al plan de negocios y dems estructuras de trabajo planificadas, es todo un proceso detallado mediante el cual los lderes y directivos de la compaa expresan los nuevos objetivos a cumplir y la forma como se proceder para la consecucin de los mismos a trmino de un periodo de tiempo especifico. Privatizacin: proceso mediante el cual una organizacin de propiedad pblica o estatal pasa a control de propiedad privada. Usualmente se realiza mediante la venta de la empresa estatal a capital privado. Productividad: nivel de eficiencia y eficacia que combinadas correctamente ofrecen resultados de mejoras en la produccin de la empresa.

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Reingeniera: proceso en el cual una empresa reinventa todos los procesos que efecta a nivel interno y externo, de tal forma que los mtodos anteriores se transformen en su totalidad. Ruta crtica: lnea de todo el proceso productivo de la empresa que describe los procedimientos ms demorados en trminos de tiempo que pueden se relacionan a los factores claves de xito de la empresa con respecto a su proceso productivo. Ventaja competitiva: caractersticas bsicas o agregadas de una empresa que le otorgan distincin en tales aspectos frente a su competencia directa e indirecta. Clima organizacional: estado de percepcin que el personal de una organizacin tiene sobre su empresa con respecto al ambiente de trabajo en que ejerce sus labores. Cultura organizacional: conjunto de valores y principios de carcter grupal compartido destinada el cambio planificado en organizaciones. Su conformacin exige un proceso completo de especificacin y adaptacin a tales caractersticas comunes. Desarrollo organizacional: ligado a cultura organizacional, son los valores, principios y conceptos sociales del conjunto de personas de la organizacin, todas estas orientadas a las operaciones bsicas y de cambio planteadas a nivel empresarial. Especificaciones del puesto: relacionado a la descripcin del puesto, se encarga de describir el perfil ideal del funcionario encargado de las labores de un puesto en especial. tica: es un conjunto de consideraciones (que parten de los valores y principios) que hacen que la persona contemple y evale comportamientos y procedimientos como correctos o incorrectos. La ptica como se evalan los procedimientos a partir de conceptos ticos son muy diversas en las diferentes culturas, por lo cual es uno de los temas ms difciles e importantes en reas de liderazgo, sociologa y afines. Cadena de suministro: Movimiento de materiales, fondos, e informacin relacionada a travs del proceso de la logstica, desde la adquisicin de materias primas a la entrega de productos terminados al usuario final. La cadena del suministro incluye a todas los vendedores, proveedores de servicio, clientes e intermediarios. Cadena de valor: Una alianza voluntaria de compaas para crear un beneficio econmico para clientes y compartir las ganancias.

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11.6 SINTESIS SEGUNDA UNIDAD ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA Programa de Ctedra de Administracin y Logstica. 1. Objetivos Partiendo de nfasis que permiten entender que la organizacin es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, pero tambin, al ser manejado por personas puede definirse como artificial, pues para el cumplimiento de metas y objetivos lo primero y fundamental de una organizacin debe ser darle la importancia que se merece al grupo de profesionales que la conforman, esa podra convertirse en lo alcanzable por parte del seor estudiante. 2. Conocimiento y comprensin de: Dentro de la presente compilacin de conceptos bibliogrficos, que tienen como finalidad introducir al estudiante en la comprensin y delimitacin de los lazos que unen la teora existente sobre los temas con la aplicacin de los mismos a la actividad policial, es necesario asesorarlo constantemente y ubicarlo en el contexto tcnico de encontrarse dentro de una organizacin completamente enlistada en la tecnologa y en los nuevos retos organizacionales. 3. Habilidades que le permitan: Desarrollar la presente unidad permite al estudiante profundizar en las temticas, propendiendo incrementar la lectura, la investigacin y obviamente el cambio de actitud hacia el mejoramiento continuo de su institucin y ser pieza clave dentro del mejoramiento continuo que pide la sociedad y que este mejoramiento se exprese en resultados claros, no solo en disminucin o incremento de ndices, sino que esa concepcin intangible de la gente por su polica, cada vez sea mejor y ms fuerte. 4. Disposiciones para: Asimilar nuevos conceptos, incorporando nuevos sueos dentro del aprendizaje autnomo y colectivo, basado en la idea de la transformacin de ideales. 5. Descripcin analtica de actividades tericas y prcticas Como se dijo anteriormente, lo que se busca es lograr un cambio de actitud en el estudiante, en aras de dotarlo de herramientas claras que le incrementen el deseo de investigacin (ensayos crticos) y organizar ideas alrededor de los estudios acerca de la organizacin, los grupos de trabajo, equipos, tareas y el desarrollo organizacional como base fundamental para traducirlo en el personal que tenga bajo su mando.

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11.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS

COMPETENCIAS GENERALES El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de polica y a la gestin policial en los diferentes niveles del servicio. FUNDAMENTALES Auto comprensin Empoderamiento conceptual Reflexin. ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad la relacin acerca de la importancia que tiene el desarrollo organizacional dentro de los procesos administrativos y logsticos que se llevan en la institucin.

ESTRATEGIAS DE EVALUACIN Simulaciones

CRITERIOS DE EVALUACIN Ideas Conceptos Comparacin

Asignacin de actividades.

Auto evaluacin.

Ensayo crtico e Coevaluacion investigacin de temticas heteroevaluacion de similares a las propuestas. actividades propuestas.

y las

12 UNIDAD DE APRENDIZAJE No. 4

ADMINISTRACION DE RECURSOS LOGSTICOS

12.1 INTRODUCCIN. Gracias al cmulo de conceptos y conocimiento adquirido a nivel global de estas temticas tan interesantes como son la administracin y logstica, es necesario aplicarlo al entorno policial y sus procesos donde se requiere el liderazgo de los suboficiales de la Polica Nacional. 12.2 COMPETENCIA ESPECFICA:

El suboficial identifica los principales procesos de manejo y conservacin del material logstico al servicio de la Polica Nacional.

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GENERALIDADES:

Si bien los ltimos ordenamientos legales en cuanto al manejo administrativo, logstico y financiero de los recursos asignados para el servicio, impiden que una o dos personas lideren todo un proceso, si es necesario conocer de una manera clara estas actividades para empoderarse del conocimiento y por qu no, de las destrezas suficientes a la hora de liderar este tipo de procesos, procedimientos y/o tareas.

OBJETO Y ALCANCE: La presente unidad y su comprensin pretenden ofrecer una visualizacin ms clara acerca de la responsabilidad del suboficial a la hora de liderar procesos administrativos, logsticos y/o financieros dentro de la institucin.

12.3 DESARROLLO CONCEPTUAL DE TEMAS Y SUBTEMAS

CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR.

Teniendo en cuenta la necesidad sentida de equipo automotor en las Unidades de Polica, el Gobierno Nacional ha realizado grandes esfuerzos para situar recursos, con el fin de que se adquieran estos vehculos, los cuales con base a las necesidades sealadas por los Comandantes y avaladas por el Mando Institucional han sido distribuidos a nivel Nacional, adquisiciones que de cualquier forma son significativamente inferiores a las necesidades reales de las Unidades a nivel Pas. Pese a lo anterior se observa con profunda preocupacin por el uso, conservacin y poco cuidado que se le ha venido dando a esta herramienta de trabajo, entregada por el Estado para el cumplimiento de nuestras actividades propias del servicio, esto lo vemos reflejado en los altos ndices de accidentalidad presentado en el transcurso del ao 2006, lo cual a conllevado por parte de las Compaas Aseguradoras a incrementar los valores de las primas en las plizas de seguros de vehculos como son las de Todo Riesgo y Responsabilidad Civil Extracontractual, disminuyendo significativamente la cobertura de vehculos amparados con este tipo de plizas. Ante este comportamiento, se imparte las siguientes instrucciones de carcter permanente y estricto cumplimiento: Cada vehculo debe estar asignado por lo menos a un conductor, que rena las condiciones fsicas y psicolgicas adems de los requisitos documentales, tales como: Licencia de Conduccin vigente y de la categora apropiada para la conduccin del tipo de vehculo y el Certificado de Idoneidad para la conduccin de vehculos al servicio de la Polica.

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Seleccionar en lo posible conductores que posean cursos especialidades relacionadas con la conduccin que renan la suficiente experiencia comprobada en esta actividad del servicio. Se deber evitar la asignacin de este recurso a aquellos conductores que posean en su hoja de vida antecedentes de accidentes de transito en vehculos al servicio de la Polica, por lo que se realizar seguimiento a los ndices de accidentalidad en cada una de las unidades, consignando en los folios de vida del personal comprometido, los antecedentes para la toma de decisiones. Dentro de los siguientes tres das hbiles a la ocurrencia de cualquier situacin que se constituya en accidente de transito, se debe informar y enviar la documentacin del hecho al Grupo Transportes de la Direccin Administrativa y Financiera, con el fin de dar trmite ante la aseguradora y evitar demandas y/o reclamaciones contra la Institucin por parte de los afectados. A pesar de que el vehculo comprometido en accidente de transito se encuentre amparado con alguna de las plizas de seguros, se debe adelantar la investigacin Administrativa y/o disciplinara. Teniendo en cuenta que la placa es el documento que identifica externamente y privativamente un vehculo, se reitera que no esta permitido el cambio o traspaso de placas sin los trmites correspondientes ante la secretara de transito o Ministerio de transporte, por tal razn la placa deber coincidir con la registrada en la licencia de transito, con el fin de evitar inconsistencias al momento de realizar reclamaciones en la Compaa de Seguros. Los vehculos pintados con los colores institucionales, que porten los distintivos y emblemas de la institucin que son destinados a la prestacin del servicio de vigilancia apoyo a esta, no debern portar vidrios polarizados y sern conducidos por personal debidamente uniformado. Los Seores Comandantes de Departamento, Metropolitanas y Unidades, sern responsables en lo concerniente a la adopcin de los mecanismos necesarios para la verificacin del cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente instructivo. 16

CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO DEL ARMAMENTO Y MATERIAL DE GUERRA.

CLASIFICACION DE LAS ARMAS ARMAS DE FUEGO O DE USO PRIVATIVO DE LA FUERZA PUBLICA

16

instructivo no. 045 sudir-diraf

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ARMAS DE USO RESTRINGIDO ARMAS DE USO CIVIL DEFENSA PERSONAL DEPORTIVAS DE COLECCION ARMAS POR SU ALCANCE: LARGO MEDIANO CORTO MUNICIONES EXPLOSIVOS Y GRANADAS GASES EQUIPO ANTIMOTIN REPUESTOS Y ACCESORIOS SEGN EL ESTADO DE FUNCIONAMIENTO APTOS PARA EL SERVICIO PARA REPARACION Y MANTENIMIENTO INSERVIBLES OBSOLETOS ENTRADA DE MATERIAL DE GUERRA POR COMPRA Lo realiza el almacn general de armamento de la DIRAF. PROCEDIMIENTO: Acta de recepcin al Coordinador del Grupo de Armamento. Concepto tcnico donde conste la evaluacin y valorizacin del control y calidad. Entrada al almacn e informa a la oficina de sistemas del grupo de armamento para que se incluido en la base de datos. POR RECUPERACION Lo realiza: las unidades de polica u otro estamento de seguridad del estado. PROCEDIMIENTO: CUANDO EL ARMAMENTO ES RECUPERADO:

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Verifica en el grupo de armamento que el arma ha sido dada de baja de los inventarios. Cuando figura en el inventario se coordina el envo a la unidad que corresponda. POR RECUPERACION En caso que el arma requiera reparacin se enviara al grupo de armamento. Informar a la oficina de sistemas del grupo de armamento para datos estadsticos. ARMAMENTO RECUPERADO ESTANDO A DISPOSICION DE JUZGADOS O FISCALIAS Se informa al grupo de armamento con fin de actualizar datos estadsticos. Oficiar a la autoridad competente, segn lo establecido en el enciso 1, literal b, articulo 12, para dar el arma al servicio. POR TRASPASO ESTE PROCESO LO REALIZA: Las unidades de polica y el almacn general de armamento. CUANDO PROVIENE DE INSTITUCIONES DEL ESTADO: INSTITUCIONES MILITARES: La unidad receptora elabora acta de recepcin y entrada de bienes con base en la orden de salida expedida por la otra entidad en cuanto a cantidad y valores. Cuando se desconoce el valor, el avalu lo efectuara la junta tcnica del grupo de armamento, previa informacin suministrada por la unidad. OTRAS INSTITUCIONES DEL ESTADO. PROCEDIMIENTO: La unidad policial verificara si el material esta en optimas condiciones de mantenimiento y conservacin y proceder de acuerdo a los artculos 44 y 45 del decreto 2535 de 1993. Cuando se tenga autorizacin de la autoridad competente la unidad policial recepcionara el material, elaborar la orden de entrada a sus inventarios y enviara informacin al grupo de armamento con el fin de actualizar la informacin en la base de datos. Cuando se tenga autorizacin de la autoridad competente la unidad policial recepcionara el material, elaborar la orden de entrada a sus inventarios y enviara informacin al grupo de armamento con el fin de actualizar la informacin en la base de datos. POR DONACION

56

Procedimiento lo realizara en el almacn general de armamento de la direccin administrativa y financiera cuando: el material proviene de firmas proveedoras, con el objeto de efectuarse pruebas tcnicas. POR CONVENIOS SUSCRITOS CON OTROS GOBIERNOS El almacn general de armamento elabora la orden de entrada con base en el acta de recepcin, documentos de nacionalizacin. Cuando de desconoce el valor el avalo lo efectuara la junta tcnica de armamento, y posteriormente se remesara a la unidad a la cual va destinado Cuando el material proviene de entidades particulares se verifica: Si el material esta en optima condiciones de funcionamiento y conservacin. Se aplica el articulo 44 y 45 del decreto 2535 de 1993. Cuando se obtiene autorizacin se procede El almacn general de armamento recepcionara el material, elaborar la orden de entrada de bienes a los inventarios y enviar informacin a la oficina de sistemas del grupo de armamento con el fin de actualizar la informacin en la base de datos POR ACTO ADMINISTRATIVO DE AUTORIDAD COMPETENTE Quien lo realiza? LAS UNIDADES POLICIALES Y EL ALMACEN GENERAL DE ARMAMENTO. Porque lo realiza? Cuando los juzgados o fiscala, mediante acto administrativo ordena el decomiso definitivo del material de guerra a favor de la polica nacional. QUE DEBE HACER LA UNIDAD QUE RECIBE ? Elabora acta de recepcin determinando el estado de funcionamiento y conservacin. Con base en la resolucin proceder a dar de alta en los inventarios de la unidad. Copia de los documentos debe ser enviado al grupo de armamento con las improntas del arma y los datos especficos de identificacin del material, cuando se trate de armas deben ser originales y en perfecto estado de funcionalidad POR REMESAS Este proceso lo realiza: 57

Las unidades policiales como el almacn general de armamento DE LAS UNIDADES AL ALMACEN GENERAL Se legaliza mediante orden de entrada que hace el almacn general con base en la salida de la unidad. DEL ALMACEN GENERAL DE ARMAMENTO A LAS UNIDADES DE POLICIA Por director administrativo y financiero, cuando este autorizada el coordinador del grupo de armamento expide la orden de suministro, donde especifica las cantidades y clase de elementos. El almacn general entregar al almacenista de la unidad y este levanta un acta de recepcin, en la que interviene el ordenador del gasto y el comit de armamento y procede a elaborar la orden de entrada, hace solicitud escrita del ordenador de la unidad. ENTRE UNIDADES POLICIALES Por coordinacin entre los ordenadores del gasto se legalizara mediante entrada y salida del almacn respectivo y acta de recepcin por parte de la unidad que recibe. Debe informarse al grupo de armamento. REINTEGROS: QUIEN LO REALIZA: Las unidades y el almacn general de armamento. POR QUE ? Por devolucin de armamento y otros MEDIANTE QUE DOCUMENTOS: El responsable elabora oficio al almacenista para su respectiva entrega y debe contener el nmero de la salida y el estado de conservacin En caso que exista dao que debe hacerse: realizar un peritazgo el cual determinara las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales correspondientes. COMO SE LEGALIZA LA DEVOLUCION: Acta de recepcin. Entrada de bienes Registro en el kardex Cotejar con contabilidad el respectivo registro 58

Informar al grupo de armamento EGRESOS O SALIDA DE BIENES POR SUMINISTRO QUIEN LO REALIZA? Las unidades de polica y el almacn general de armamento. La dotacin del material de guerra a las dependencias es autorizada por el ordenador del gasto PROCEDIMIENTOS: Solicitud escrita al ordenador del gasto expedir la orden de suministro. ESTA DEBE CONTENER: Cantidades Clase de Elemento autorizado para dotar El almacenista entregar el material mediante la orden de salida al servicio y levantar acta donde indique las medidas de seguridad, tcnicas y funcionamiento. Registro en el kardex del material suministrado, se actualiza la hoja de vida del arma y se dar aviso al grupo de contabilidad para el clculo de la depreciacin. Dependencia que recibe levantar un acta de recepcin donde se da instruccin sobre el manejo del material. Cuando se trate de elementos de consumo el procedimiento es la salida del bien y el manejo contable ser al gasto y se llevar control sobre los mismos. Salida de bienes cuyo manejo contable se efectuara al gasto. El consumo de municiones, gases y explosivos: POR INSTRUCCIN: EL PROCEDIMIENTO ES: Solicitud escrita al ordenador del gasto. Autorizacin del Ordenador. El almacenista entrega el material mediante acta indicando las medidas de seguridad funcionamiento y caractersticas tcnicas.

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El instructor debe diligenciar la planilla de tiro, la har firmar de los participantes y la entrega al almacenista de armamento, junto con las vainillas en la misma cantidad y calibre recibidas. Elaborar la salida al gasto por el material consumido. EGRESOS O SALIDA DE BIENES EN SERVICIO Cuando el gasto ocurra en circunstancias del servicio, se debe tener en cuenta lo siguiente: Anexar el original del Informe escrito del Comandante Operativo de la Patrulla con la debida autorizacin del ordenador. Autorizacin del comit de armamento. No tiene investigacin administrativa. Acta de baja por el consumo de municin Respectiva salida del bien SALIDA POR REMESA QUIEN LO REALIZA? Las unidades policiales como el Almacn General de Armamento. Modalidades: 1.- Del Almacn General a las Unidades de Polica. Se hace a travs de una ssolicitud diligenciada al Director Administrativo y Financiero, firmada por el ordenador del gasto. Solicitud diligenciada al Director Administrativo y Financiero, firmada por el ordenador del gasto. Una vez autorizada, el coordinador del grupo de armamento expide la orden de suministro donde especifica las cantidades y clase de elementos a dotar. La entrega se efectuar mediante orden de salida expedida por el almacn General de armamento. 2.- De las Unidades al Almacn General: a). Orden de salida que genera el almacenista de armamento de la unidad. 3.- De las Unidades al Almacn General: a).coordinacin de los ordenadores del gasto. b). Elaboracin de salida. C). Elaboracin de entradas y acta de recepcin. 60

d). Informar al grupo de armamento POR PRDIDA O DAO QUIEN LO REALIZA? Las unidades de polica. Almacn General de Armamento. PROCEDIMIENTO: Informar al ordenador del gasto la novedad. La comisin de armamento con base en el informe verifica los hechos. Se procede a elaborar la orden de salida o costo histrico, teniendo en cuenta el ajuste por inflacin y la depreciacin para un bien devolutivo CUANDO EL BIEN ES DE CONSUMO El comit tcnico emitir el informe por escrito. El almacenista procede a levantar acta y elaborar la salida al gasto del elemento. Se debe informar enviando todos los antecedentes a la coordinacin del grupo de Armamento. Cuando falle la investigacin la administracin se enva copia del fallo de segunda instancia que exonere o declare responsables al inculpado para ser reclasificada la responsabilidad en proceso a fiscal. CUANDO SON REPUESTOS EL PROCEDIMIENTO ES: Reintegrar los inservibles al almacn general con todos los antecedentes. Se instala los repuestos al arma. Elabora acta de reparacin Registro en la hoja de vida INSERVIBLES QUIEN LO REALIZA? Las unidades de polica. Almacn General de Armamento de La Direccin Administrativa y Financiera PROCEDIMIENTO. Los almacenes de las unidades que tengan a su cargo material de guerra devolutivos que no sea susceptibles de reparacin lo enva al almacn general con su respectivo fallo administrativo de segunda instancia, mediante una salida por remesa para que el grupo de armamento, tramite la declaratoria de inservible y posteriormente lo descargue en forma definitiva de los inventarios de polica 61

DESTRUCCION QUIEN LO REALIZA? Las unidades de polica. Almacn General de Armamento MODALIDADES ACCESORIOS: Por uso continuo presentan deterioro y no son reparables y presentan riesgo, se pueden destruir en la unidad y son: Porta proveedores Porta armas Porta Granadas Casco Antimotines Casco blindado Escudo Blindado Mascara Antiguas filtro para mascaras cajas de madera vainillas plsticas - proyectiles plsticos - chalecos porta granadas chalecos antibalas manuales de las armas, equipos de limpieza DEVOLUTIVOS: nicamente lo puede hacer el almacn general de armamento con el siguiente material. Armas Esposas metlicas Detectores de armas Minas de combate pticas punto de tritium Equipos de visin nocturna Equipos de visin termosttica. El Procedimiento para la destruccin de elementos en cada unidad es: 1.- Solicitar al ordenador del gasto por parte del almacenista especializado los elementos a destruir, cantidad y estado con el concepto tcnico del armero o personal idneo. 2.- autorizacin del ordenador del gasto. 3.- elaboracin de acta, suscrita por el ordenador y el comit armamento. 4.- Con base en los documentos anteriores, el almacenista procede hacer la salida del material devolutivo, cuando es de consumo se procede hacer acta y la salida del Krdex. 5.- El comit de armamento verificar el total de la destruccin de los elementos relacionados en el acta.

Para acceder a una mejor gua, se pone a consideracin el contenido de la Resolucin nmero 03975 del 22 noviembre de 2.000, por medio de la cual se expide el Manual para el Manejo Administrativo de los bienes de Propiedad de la Polica Nacional. Que el artculo 35 numeral 7 del Decreto 1512 de 2000, faculta a la Direccin General para expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos necesarios para la gestin y el logro de las metas propuestas. 62

Que de conformidad con lo establecido en el artculo 6 de la Ley 87 de 1993, el cual determina que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades pblicas, ser responsabilidad del representante legal o mximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicacin de los mtodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, tambin ser de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. Que se hace necesario unificar los procedimientos para el manejo de los bienes de propiedad de la Polica Nacional, con el fin de garantizar el normal desarrollo de las funciones de cada una de las Direcciones pertenecientes a la Institucin. RESUELVE: ARTICULO 1. Expedir el manual para el Manejo Administrativo de los Bienes de Propiedad de la Polica Nacional de acuerdo con la siguiente clasificacin. CAPITULO I GRUPOS DE ELEMENTOS Los elementos que maneja la Polica Nacional para su servicio se dividen en tres grupos as: 1. ELEMENTOS DE CONSUMO: Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DE CONSUMO 1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL 1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL NOTA: Los elementos a los que se refiere el grupo 1.2, al salir al gasto se les tendr que incluir otros datos necesarios como son: Nmero de identificacin, responsable y dems caractersticas especificas e individuales para ejercer el suficiente control administrativo y de esta manera evitar prdidas e inconsistencias. 1.1 ELEMENTOS DE CONSUMO SIN CONTROL 1101 1102 1103 1104 ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES COMBUSTIBLES DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE LABORATORIO Y SANIDAD ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, 63

1106 1107 1108 1109 1110 1111 1113

CAMPO, ETC FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCIN, ETC SEMILLAS Y ABONOS UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA VIVERES, RANCHO Y LICORES UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL

1.2 ELEMENTOS DE CONSUMO CON CONTROL 1205 1212 1214 1215 1216 1217 1218 1219 1220 1221 1222 1223 1224 1225 1226 1227 1228 1229 1230 1231 1232 1233 1234 1235 EXPLOSIVOS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE INTENDENCIA RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE ARMAMENTO MUNICIONES Y GRANADAS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TELEMATICA REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TRANSPORTE REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIN MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD UNIFORMES Y EQUIPO VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO LLANTAS Y NEUMATICOS ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS SERVICIOS (NOTA: ESTA AGRUPACION NO DEBE SER USADA POR ALMACENES O BODEGAS) LOZA Y CRISTALERIA LENCERA ELEMENTOS Y ARREOS, ETC EQUIPO PARA ARNES, ATALAJES,

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2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos y perecen por deterioro total, obsolescencia, numero de horas de uso o por razn de su naturaleza. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 2.1. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS SIN ROTULAR Son los que por sus caractersticas no requieren identificacin individual ni control permanente, se deprecian totalmente con la primera salida al servicio, para lo cual sern afectados contablemente en el mismo periodo en que salen al servicio. Estos sern controlados mediante una tarjeta de Krdex en cantidades y valores y controles administrativos que se le llevarn a cada funcionario. Nota: El control mediante tarjeta de Krdex puede ser manual o sistematizado, siempre y cuando cumplan con los mecanismos idneos para ejercer su control interno. En este grupo se clasificarn los elementos que no excedan el valor equivalente a diez (10) salarios mnimos legales vigentes diarios. 2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2111 2112 2113 2114 2115 ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS 65

2116 2118 2119 2121 2122 2124 2125 2127

LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

2.2. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS REPARABLES: Son los elementos con un valor igual o inferior al estipulado por la Contadura General de la Nacin en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuanta que tengan vida til superior a un ao, pero por su bajo valor sern depreciados en su totalidad en el periodo en el que se les de al servicio. Deben estar rotulados y tener caractersticas especficas individuales, durante el tiempo de vida til. Estos bienes al igual que los anteriores no deben operar con ningn tipo ajustes contables. 2201 2202 2203 2204 2205 2206 2207 2208 2209 2210 2211 2212 2213 2214 ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS 66

2215 2216 2218 2219 2221 2222 2224 2225 2227

INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

2.3. ACTIVOS FIJOS: Son los elementos de mayor valor al estipulado por la Contadura General de la Nacin en la circular externa 028 del 211298, para el caso de algunas propiedades, planta y equipo considerados como activos de menor cuanta y tienen caractersticas individuales, vida til mayor de un ao, que sern depreciados y ajustados de acuerdo a su vida til probable. 2301 2302 2303 2304 2305 2306 2307 2308 2309 2310 2311 2312 2313 2314 2315 2316 ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, 67

2318 2319 2321 2322 2324 2325 2327

PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

3. BIENES INMUEBLES: Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destruccin o deterioro. Tambin son aquellos elementos que por su uso, destino o aplicacin, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de ste, ejemplo: edificios, tuberas, lotes, cableados, torres de comunicaciones, los C.A.D., centros de cmputo y otros. 3-01 3-02 3-03 3-04 3-05 3-06 3-07 3-08 3-09 3-10 3-11 3-12 CAPITULO II ANALISIS DE MOVIMIENTO POR GRUPO DE BIENES Para efectos de la rendicin de cuentas por el anlisis de movimiento por grupo de bienes quedar definido de la siguiente manera, indicando adems el Saldo Anterior, los movimientos clasificados en entradas y salidas y el Saldo final; con el objeto de realizar los cruces contables necesarios con los Estados Financieros. CUENTA NOMBRE DEL GRUPO GRUPO 1 DIFERIDOS ELEMENTOS DE CONSUMO-CARGOS ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE ALCANTARILADOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CARRETERAS, VAS Y ZONAS EDIFICIOS, CONTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y CABLES. MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS OBRAS PORTUARIAS PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS TERRENOS TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES OTROS INMUEBLES

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1101 1102 1103 1104 1205 1106 1107 1108 1109 1110 1111 1212 1113 1214 1215 1216 1217 1218 1219 1220 1221 1222 1223 1224 1225 1226 1227 1228 1229 1230 1231 1232 1233 1234 1235

ACEITES, GRASAS Y LUBRICANTES COMBUSTIBLES DROGAS, ELEMENTOS ODONTOLOGICOS, DE LABORATORIO Y SANIDAD ELEMENTOS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, CAMPO, ETC EXPLOSIVOS FORRAJES Y ALIMENTOS PARA ANIMALES INSECTICIDAS, FUNGICIDAS, HERBICIDAS ETC MATERIALES O MATERIAS PRIMAS PARA CONSTRUCCIN, ETC SEMILLAS Y ABONOS UTILES DE ESCRITORIOS, OFICINA, DIBUJO Y PAPELERIA VIVERES, RANCHO Y LICORES REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE INTENDENCIA UTENCILIOS PARA USO DOMESTICO O PERSONAL RESPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE ARMAMENTO MUNICIONES Y GRANADAS REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TELEMATICA REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE TRANSPORTE REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE SANIDAD REPUESTOS PARA MAQUINAS Y EQUIPOS DE AVIACIN MEDALLAS, CONDECORACIONES Y PREMIOS ELEMENTOS DE CULTO Y SERVICIOS FUNEBRES ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE INTENDENCIA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE ARMAMENTO ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TRANSPORTE ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE TELEMATICA ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE AVIACION ACCESORIOS DE ELEMENTOS DE SANIDAD UNIFORMES Y EQUIPO VESTUARIO, ROPA Y EQUIPO LLANTAS Y NEUMATICOS ACCESORIOS DE UNIFORMES Y EQUIPOS SERVICIOS LOZA Y CRISTALERIA LENCERA ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA ARNES, ATALAJES, ARREOS, ETC

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2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2111 2112 2113 2114 2115 2116 2118 2119 2121 2122 2124 2125 2127

GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN DEPOSITOBIENES MUEBLES EN BODEGA ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

2201 2202 2203 2204 2205

GRUPO 2- ELEMENTOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIOAFECTA CUENTAS DEL PGCP ARMAS Y ACCESORIOS DISCOTECAS Y MUSICOTECAS ELEMENTOS DE CULTO ELEMENTOS DE MUSEO ELEMENTOS Y EQUIPOS PARA REMONTA Y 70

2206 2207 2208 2209 2210 2211 2212 2213 2214 2215 2216 2218 2219 2221 2222 2224 2225 2227

VETERINARIA EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMEDOR, COCINA, DESPENSA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA COMUNICACONES, DETECCION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA CONSTRUCCION, INSTALACION, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS DEPORTES, GIMNASIA, JUEGOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA LABORATORIO, PROFESIONES CIENTFICAS EQUIPOS Y MAQUINAS PARA MEDICINA, ODONTOLOGA, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA OFICINA, CONTABILIDAD, ETC. EQUIPOS Y MAQUINAS PARA TRANSPORTE Y SUS ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y SUS ACCESORIOS INSTRUMENTOS MUSICALES Y SUS ACCESORIOS LIBROS DE BIBLIOTECA, ESTUDIO, MAPOTECAS, PLANOTECAS Y HEMEROTECAS MOBILIARIO Y ENSERES SEMOVIENTES MATERIAL RODANTE, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS MATERIAL FIJO, MAQUINAS, EQUIPOS Y SUS ACCESORIOS PROGRAMAS PARA COMPUTADOR (SOFTWARE) EQUIPOS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS Y SUS ACCESORIOS EQUIPOS DE PROTECCION Y SEGURIDAD (ARMAMENTO)

3-01 3-02 3-03 3-04 3-05 3-06 3-07 3-08 3-09 3-10

GRUPO 3- BIENES INMUEBLES- AFECTA CUENTAS DEL PGCP ACUEDUCTOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS AERODROMOS Y PISTAS DE ATERRIZAJE ALCANTARILLDOS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CENTRALES ELECTRICAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS CARRETERAS, VAS Y ZONAS EDIFICIOS, CONSTRUCCIONES, REDES, LINEAS Y CABLES MINAS, SALINAS, YACIMIENTOS Y BANCOS OBRAS PORTUARIAS PLANTAS, CONSTRUCCIONES Y ESTRUCTURAS TERRENOS 71

3-11 3-12

TERRENOS CON EDIFICIOS O CONTRUCCIONES OTROS INMUEBLES

Nota: Los elementos correspondientes a cada agrupacin son creados por el Grupo de Almacenes de la Direccin Administrativa y Financiera y enviados por correo electrnico a las diferentes unidades policiales para su clasificacin, de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1 de este documento. Es de anotar que dicho documento tendr que actualizarse por lo menos una vez al ao, de acuerdo con las necesidades y creacin de nuevos elementos. CAPITULO III ESPECIALIZACION DE ALMACEN O BODEGAS POR ELEMENTOS Por su complejidad y volumen de las operaciones la Direccin Administrativa y Financiera, clasificar los almacenes o bodegas de la siguiente forma: Intendencia Armamento Comunicaciones Transportes Remonta y Veterinaria Sanidad Telemtica Vestuario Aviacin Servicios Llantas y lubricantes Es de anotar, que cada uno de los almacenes o bodegas debe ser especializado en su ramo y por ninguna razn se podrn manejar bienes que no correspondan a su naturaleza. Las unidades policiales de acuerdo a su movimiento y criterio del Ordenador del Gasto podrn adoptar las especializaciones de almacenes o bodegas. Igualmente entre estos, que correspondan a la misma unidad policial no se podr utilizar la cuenta contable 1995 principal y subalterna. CAPITULO IV ENTRADA DE BIENES Se define como la accin que determina el ingreso fsico y real de los bienes al Almacn o bodega, segn la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisicin. 1. CRITERIOS BASICOS:

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Teniendo en cuenta la clasificacin y caractersticas de los bienes el almacenista o quien haga sus veces, debe definir la zona de ubicacin, organizando en estanteras con cdigos sencillos que facilitan su localizacin, manejo, control y entrega; contando con las instalaciones apropiadas y adoptando los mecanismos de bodegaje y seguridad industrial requeridos para cada tipo de bien. La orden de entrada no debe contener tachones, borrones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El almacenista o quien haga sus veces y los jefes de las dependencias en los casos especficos, sern los directos responsables del cumplimiento de las normas administrativas y fiscales de los bienes que ingresen a la institucin. nicamente se deben ingresar a la cuenta contable de bienes muebles en bodega los bienes nuevos o que se reciban por primera vez en la unidad. 2. EXCEPCIONES: No ingresarn al almacn los bienes que por su volumen, peso, fragilidad y dems especificaciones especiales, sea ms conveniente y econmico recibirlos directamente en su lugar de instalacin y utilizacin. En estos casos se coordinar la accin de recepcin entre el almacenista o quien lo represente, el proveedor, el usuario y el tcnico en la materia si el bien as lo requiere. 3. OBJETIVOS DE LA ENTRADA DE LOS BIENES: De conformidad con los principios bsicos de administracin y almacenamiento o bodegaje, el ingreso de bienes se realiza para: - Efectuar registros matemticos, contables y computarizados. - Dar conformidad de recibo a satisfaccin para su pago, incorporacin y registros contables posteriores. - Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso, unidades de medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc. 4. LEGALIZACION DE LAS ENTRADAS: El ingreso de los bienes debe estar respaldado por la orden de entrada elaborada por el Almacenista o quien haga sus veces, soportada por los documentos que den origen a la operacin. Para los registros de almacn o bodega la operacin de recepcin se considerar perfeccionada, cuando los elementos se reciban o se den por recibidos y se produzca la orden de entrada, independiente que el pago de los mismos est o no realizado. Copia de esta Orden de Entrada debe ser tramitada con el lleno de los requisitos al Grupo de Contabilidad con el reporte diario de Almacn o bodega. 73

5. ENTRADA DE BIENES AMPARADA POR CONTRATO: Cuando por caractersticas y especificaciones tcnicas, se estipule en los contratos el control de la calidad mediante ensayos o pruebas de funcionamiento, la recepcin en almacn o en las dependencias de estos bienes, se har a ttulo de depsito mientras se conoce el resultado de las pruebas requeridas. Las anomalas deben informarse de inmediato al Ordenador del Gasto, para exigir al contratista el cumplimiento estricto de lo pactado en el contrato. El concepto tcnico se requiere como medio para garantizar la calidad de los bienes adquiridos, dependiendo de las caractersticas y complejidad de los mismos. Este concepto tcnico se determinar en la siguiente forma: - Por confrontacin fsica del Almacenista o quien haga sus veces, cuando los bienes ingresen al almacn o bodega. - Por detallada observacin fsica del bien y prueba de funcionamiento si se requiere, con la presencia del Almacenista o quien haga sus veces, el proveedor, el usuario y el tcnico especializado designado para el efecto. De esta diligencia se levantar acta firmada por los participantes. Las cantidades ingresadas son responsabilidad del almacenista. 6. PERIODICIDAD Y HORARIOS DE ATENCION: Dependiendo de la organizacin, localizacin, y capacidad fsica del almacn o bodega, as como de las condiciones del comercio local, el Ordenador del Gasto, definir la periodicidad y horarios de recepcin de bienes en esta dependencia. 7. CONTENIDO DE LA ORDEN DE ENTRADA: La orden de entrada debe contener la siguiente informacin bsica: Lugar y fecha. Nmero de orden en forma ascendente y continua. Identificacin del Almacn o bodega. Concepto de la transaccin y nmero del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o el lugar de origen, documento de identidad o NIT, Agrupacin, nombre y cdigo del elemento con sus caractersticas especificas, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante, firma del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y firma del Almacenista. 8. ENTRADAS POR COMPRAS:

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Para su registro en el almacn o bodega la operacin se considera perfeccionada cuando los elementos ingresen a los depsitos, este o no realizado el pago, firmada la factura y el recibido de conformidad; previo el control de calidad. A la llegada de los elementos al almacn o bodega, el almacenista debe expedir la orden de entrada correspondiente, e inmediatamente enviar los documentos necesarios al Grupo de Contabilidad y Presupuesto para continuar el trmite respectivo. Se verificar esta orden de entrada con la factura comercial y con la orden de compra o contrato. Cuando se realicen compras por Caja menor de bienes devolutivos, para su legalizacin se requiere que los elementos hayan ingresado al almacn y que se expida la orden de entrada correspondiente, simultneamente se entregarn con la respectiva orden de salida. En ningn caso se autorizan entradas ficticias al almacn o bodega. 9. ENTRADAS POR SOBRANTES: Se considera que hay entrada por sobrantes cuando al practicar un inventario fsico se encuentra que el nmero de unidades o especies, de determinado elemento es superior a los que en esa fecha muestre la cuenta respectivo kardex. Antes de proceder a realizar la entrada de almacn o bodega se debe: - Analizar y determinar la causa que la ocasion; si se establece el motivo, se producir la correccin. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. - Si no se encuentra, se solicitar al Ordenador del Gasto, la expedicin de la orden de entrada, con la observacin de que se trata de una orden de entrada por sobrantes, cuya causa no pudo establecerse. El valor del elemento es dado por el registrado en el kardex. 10. ENTRADAS POR COMPENSACION: Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacn o bodega, se hayan podido confundir con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes, podrn hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artculos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusin. Se expedir la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la salida por compensacin para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta.

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Los que no puedan obtener compensacin, en el caso de los sobrantes se les dar entrada y los faltantes se dejarn a cargo del responsable, quien debe quedar informado y enviar copia de la misma al Grupo de Contabilidad. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse. 11. ENTRADAS POR TRASPASOS RECIBIDOS: Se elabora la orden de entrada respectiva con las caractersticas de denominacin establecidas, que debern ser las mismas que incluyan la salida del almacn o bodega de origen que envi los elementos, dejando copia como soporte. Este tipo de entradas se produce de otras entidades del estado diferentes a la Polica Nacional. Si el traspaso es transitorio, en comodato o custodia, se registrar en una cuenta de orden, para lo cual, se elabora el acta de recepcin correspondiente; y para su devolucin se elabora el acta de entrega del bien y se procede a cancelar las cuentas de orden. ENTRADAS POR REMESA: Existen remesas entre almacenes o bodegas pertenecientes a la Institucin, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los conceptos emitidos por el almacn o bodega de origen. En este tipo de operaciones, el Almacenista que produce la orden de salida debe informar por escrito a la unidad que recibe los bienes (poligrama, correo electrnico, etc.), con el propsito de efectuar los cruces contables necesarios y obtener el control de los bienes por parte de las unidades policiales afectadas. 13. ENTRADAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS: Cuando el almacenista suministre elementos, materiales o materias primas para produccin de elementos de cualquier naturaleza, exigir que en las rdenes de salida se indiquen los nombres de lo que se va a fabricar o producir y se les dar de baja. Terminado el proceso de transformacin, recibir los elementos producidos, elaborando la orden entrada, soportada por el acta, donde firman Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Almacenista y personas que intervienen en el proceso de produccin. Los sobrantes que hayan quedado, sern devueltos al almacn o bodega, elaborando la orden de entrada correspondiente. 14. ENTRADAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPO:

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El valor que se dar a los elementos ser igual al que tena antes de su arreglo, ms el costo de los materiales, repuestos y gastos de reconstruccin, previa confirmacin que haya sido dado de baja por inservible. Se elabora acta detallando las caractersticas, valor unitario y total, la cual debe ir firmada por el Ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo y el almacenista, la que servir de soporte a la entrada en mencin. Estos elementos reconstruidos, deben ser almacenados y sern registrados en krdex. 15. ENTRADAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES: Cuando se necesite devolver al almacn o bodega elementos o bienes de cualquier naturaleza, el responsable debe elaborar oficio al almacenista para su respectiva entrega. En este oficio, se anotar el nmero de la salida con que los elementos fueron suministrados y su estado de conservacin. Si existen daos, se debe proceder a realizar un peritazgo, el cual determinar las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales correspondientes. La devolucin se legaliza, mediante acta de recepcin de almacn o bodega para lo cual registrar esta informacin en el kardex, el cual al ser cotejado con contabilidad representan bienes en servicio. 16. ENTRADAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION: Cuando lleguen al almacn o bodega elementos o bienes que no vengan acompaados de su documentacin o falta de alguno de sus comprobantes, el almacenista dar aviso por escrito, al Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. Estos procedern a desempacarlos, elaborando una relacin con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase y dems detalles, con el fin de efectuar un cotejo con el contrato y dems documentos disponibles. Luego se proceder a elaborar la orden de entrada. Si al llegar los documentos faltantes, existe alguna diferencia con la orden de entrada elaborada, se proceder a realizar su anulacin y a diligenciar una nueva orden de entrada. El Subcomandante Administrativo proceder a informar al proveedor de la novedad para que sea corregida en el menor tiempo posible; dando comunicacin por escrito a la oficina de Contabilidad y Contratos.

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En ningn caso los almacenes o bodegas podrn almacenar bienes que no se encuentren legalizados o sean de terceras personas. De la misma forma, cuando se incauten o aprehendan bienes debern ser registrados en cuentas de orden; para lo cual se podrn a disposicin de la autoridad competente. Una vez definida su situacin se proceder al cumplimiento de la misma. 17. ENTRADAS POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES: Cuando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se har una relacin de stas. Luego se procede a realizar un avalo para elaborar la orden de entrada, firmado por el Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y un perito. 18. ENTRADA POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES: nicamente el Grupo de Remonta y Veterinaria de la Direccin Administrativa y Financiera y la Escuela de Adiestramiento de Perros son las dependencias autorizadas para la reproduccin de semovientes. Si se producen nacimientos de semovientes en una unidad policial, se proceder a informar dicha novedad al Grupo de Remonta y Veterinaria de la Direccin Administrativa y Financiera. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. 19. ENTRADAS POR OBSEQUIO O DONACION: Hay obsequio o donacin cuando por liberalidad de una persona se trasmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece; a favor de la entidad que la acepta. Cuando se produzcan entradas por donacin, provenientes de personas naturales o jurdicas, debe elaborarse la orden de entrada con de los siguientes requisitos: Se requiere ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus caractersticas y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destino que se les va a dar. Se elabora el acta de recibido de los bienes, detallando las caractersticas, cantidades, valor unitario y total, con una discriminacin de elementos por agrupaciones de inventario y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser firmada por las partes que intervienen, como son ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista, quienes reciben y por parte de quienes entregan. 78

En caso de no poseer el valor histrico, se procede a practicar un avalo por parte de personal experto en la materia. 20. ENTRADA DE BIENES POR REPOSICION: Hay reposicin cuando se reemplaza o se entrega lo que hace falta. Para recibir bienes por reposicin, cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones en similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud escrita por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle de ellos. Aceptacin por escrito, de que se haga la reposicin por parte de ordenador del gasto. Se debe constituir una junta de reposicin, para que estudie los bienes ofrecidos, la cual debe estar integrada por el ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y dos tcnicos, peritos o expertos segn el caso; quienes darn concepto de si los bienes ofrecidos son iguales o no a los faltantes. Se elaborar acta de recepcin, la cual debe ser firmada por las personas que conforman la comisin. El valor asignado a estos bienes debe ser igual al que figuraba en el kardex. Simultneamente debe elaborarse la orden de salida del bien en donde se realicen los ajustes contables necesarios. Con lo anterior se elabora la orden de entrada, especificando y detallando las caractersticas, cantidades, valores y valor total, la cual ser soportada por el acta y firmada por los funcionarios integrantes de la comisin. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. CAPITULO V SALIDA DE BIENES Es el procedimiento por el cual los bienes salen fsicamente del Almacn o bodega. La orden de salida de bienes del Almacn o bodega, es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida fsica y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administracin, conservacin, etc., por parte del Almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario.

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1. CRITERIOS BASICOS: La orden de salida debe elaborarse por el Almacenista en forma simultnea a la entrega de bienes, con base en la solicitud de pedido o suministro debidamente tramitada y autorizada por el Ordenador del Gasto o en su ausencia por el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. Cuando las existencias disponibles en el Almacn sean insuficientes, en relacin con las cantidades solicitadas en el pedido, el Almacenista anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando clara constancia en la solicitud de pedido. El Almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. Igualmente el almacenista no podr exigir la firma de rdenes de salida en blanco por parte de otros funcionarios. La orden de salida no debe contener tachones, enmendadoras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El Almacenista debe admitir como firma de recibo del comprobante la de los jefes de oficinas o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes, con anotacin del nmero de su documento de identidad. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades del sector pblico, la firma de quien recibe en la orden de salida es la del representante legal o de la persona que est autorizada legalmente para recibirlos, anotando su numero de documento de identidad. Esta autorizacin debe ser escrita por parte del representante legal de la entidad beneficiaria. Los despachos que haga el Almacenista para oficinas o dependencias por fuera de su localidad, se comprueban con el recibido a satisfaccin del funcionario encargado de los bienes en la unidad o dependencia a quien van destinados. Cuando se realizan remesas se debe informar mediante escrito (poligrama, correo electrnico, etc.) a la unidad destinataria del bien. Cuando se realicen entregas de bienes del almacn o bodega principal a un subalmacen de la misma unidad policial, se deben registrar como bienes en servicio y en ningn caso el subalmacen elabora ordenes de salida y entrada, en este evento deben existir documentos de control interno que permitan conocer el responsable de los bienes. El Almacenista no puede hacer firmar la orden de salida de bienes del Almacn por el destinatario, mientras no le entregue todos los bienes que en l figuren, como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega.

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La orden de salida es el documento soporte de los registros de movimientos por salidas en los listados o tarjetas del Almacn o bodega, control de bienes devolutivos en servicio y asientos contables. El comprobante de salida debe contener la siguiente informacin bsica. Lugar y fecha de emisin. Numeracin en forma ascendente y continua. Identificacin del Almacn Concepto de salida, especificando: dependencia destinataria, nombre y cdigo de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, Agrupacin, Firma del Ordenador del Gasto, firma del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, firma del jefe de la dependencia solicitante, firma del Almacenista, firma del empleado que recibe y su identificacin. Nmero y fecha de la solicitud de pedido. Descripcin de cada elemento. 2. LEGALIZACION DE LA SALIDA DE BIENES: Los despachos de bienes muebles con destino a las dependencias o funcionarios, se har por el almacn o bodega con base en el pedido de elementos y la orden de salida. La orden de salida quedar legalizada con la firma y el nmero de documento de identificacin de la persona o Almacenista que los recibe. Copia de la Orden de Salida debe remitirse al Grupo de Contabilidad con el reporte Diario. 3. SALIDA POR SUMINISTRO DE ELEMENTOS: Para que el almacenista pueda entregar cualquier elemento es indispensable que elabore la orden de salida; debidamente firmada, la cual debe estar soportada con las mismas especificaciones de la orden de pedido, autorizada por el Ordenador del Gasto o Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. En el momento de la entrega, se har firmar original y copias por la persona que recibe, con nmero de identificacin, lugar de expedicin y fecha. Entregar una de las copias a la persona que recibe, la cual servir de soporte para que registre el ingreso a su control de bienes. 3. SALIDA POR SUMINISTRO PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE ELEMENTOS O EQUIPOS: Cuando la salida sea para suministrar elementos destinados a la produccin o reconstruccin de elementos o equipos, se debe: 81

Elaborar la orden de salida debidamente firmada, donde especifique las caractersticas de los elementos o equipos que van a ser reconstruidos o el nombre de los elementos a producir. Esta debe quedar elaborada con las mismas especificaciones de la orden de pedido, con sus valores unitarios y totales correspondientes. 4. POR REMESA BIENES: Existe remesa de bienes cuando entre unidades policiales se transfieren bienes, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento: Deber elaborarse oficio debidamente firmado por el ordenador del Gasto o jefe del rea para el caso de la Direccin Administrativa y Financiera donde se autorice la remesa, especificando las caractersticas de cada uno de los elementos y de acuerdo con la orden de pedido como soporte. 5. SALIDAS POR SUSTRACCION O PRDIDA DE BIENES: Para dar salida a bienes que hayan sido sustrados u ocasionados en perdidas, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: El almacenista o persona que tenga a su cargo los bienes dar informe por escrito en forma detallada de lo ocurrido al Ordenador del Gasto. El Ordenador del Gasto levantar la accin legal correspondiente. Se levanta acta de inspeccin ocular por el responsable de los bienes, con intervencin del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y de dos testigos a quienes consten los hechos especificando: Fecha en que el hecho tuvo lugar. Da en que se practica la inspeccin. Enumerar los detalles ocurridos. Lista de bienes perdidos, cantidad y valor (unitario y total). Todas las personas que participan, firmarn el acta. Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente por el responsable de los bienes ante autoridad competente. Comprobada la prdida del elemento y si almacn, se expedir la orden de salida. corresponden a existencias del

Si la prdida corresponde a elementos en servicio, se dar autorizacin para que sean descargados del kardex del responsable y se ordenar la salida del almacn o bodega. Igualmente la orden de salida debe estar soportada, especficamente, con las mismas caractersticas y cantidades expresadas en el costo histrico y acta respectiva 82

6. SALIDA POR CESION DE BIENES A TITULO GRATUITO: Se entiende que hay cesin cuando el bien sale del patrimonio institucional, o sea, que la Nacin - Polica Nacional cede sus derechos sobre el mismo. Para dar salida a bienes por cesin, se requiere: Autorizacin emitida por el Director General de la Polica Nacional. Relacin detallada de los bienes por agrupaciones, con caractersticas, cantidades, valor unitario y valor total que figuran en los mismos. Certificacin por parte del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista de que los bienes no son necesarios en la entidad, o de que siendo necesarios hay disposicin que ordena la cesin. Elaborar acta de entrega de los bienes con intervencin del ordenador del Gasto, el Subcomandante Administrativo, el almacenista, detallando los bienes, con sus caractersticas; se debe hacer firmar tambin por el almacenista y representante legal de la entidad que recibe. Finalmente elaborar la orden de salida, con soporte en los documentos anteriores, debidamente firmada por todos los que intervienen. Cuando se trata de la cesin de inmuebles a ttulo gratuito, adems de los requisitos anteriores, requiere el cumplimiento de los siguientes: Disposicin legal que autorice la cesin, con sujecin a las normas legales y estatutarias. Relacin del inmueble con su inventario. Entrega a la entidad a quien se cede el inmueble del registro de la escritura pblica. NOTA: En el caso de inmuebles se requiere elaborar la orden de baja, para efectos y registros contables a que haya lugar y descargarlos del listado de bienes. 7. SALIDAS POR VENTA DIRECTA: La venta directa se efecta en virtud de lo establecido en la Ley 80 de 1993. Disposicin emitida por parte del Director Administrativo y Financiero que autorice la venta directa de los bienes, indicando a que entidad deben venderse; explicando el destino que debe darse al dinero producto de la venta.

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Relacin detallada de los bienes por agrupaciones, caractersticas, cantidad, valor unitario y valor total y el estado en que se encuentren los mismos. Avalo de los bienes practicado por peritos expertos en la materia, como base para elaborar acta, la cual ir firmada por el ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, y almacenista. Constitucin de la comisin que debe tramitar la venta. Consignacin de la entidad compradora por el valor total de los bienes que se van a adquirir, y presentacin del recibo expedido. Se elabora acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada por el ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista, y de quien recibe el bien. Elaboracin de la orden de baja correspondiente, con soporte en el acta de entrega, firmada por los mismos que intervienen en dicha acta. NOTA: La venta de los inmuebles de entidad a entidad requiere los mismos requisitos anteriores y, adems, los siguientes: Avalo del inmueble practicado por peritos expertos y avalado por el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi. Disposicin legal que autorice su venta, avalada por quien est facultado para ello, de acuerdo con las normas y estatutos que los rigen. Titulacin completa del inmueble que acredite su propiedad. Realizada la consignacin por el valor del inmueble, se otorgar la escritura pblica. 8. TRASLADO DE BIENES: Para el traslado de bienes de una a otra oficina o dependencia de la misma unidad policial, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud por escrito del funcionario responsable, con indicacin del destino que les va a dar y su correspondiente justificacin Autorizacin de traslado por parte del ordenador del Gasto. Actualizacin de los listados de bienes correspondientes a cada dependencia, en donde se indique el nuevo responsable de los elementos trasladados.

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CAPITULO VI CONTROL DE LOS BIENES El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos que integran el patrimonio de la Polica Nacional. 1. OBJETIVOS: Las existencias de materiales, equipos e inmuebles permiten: Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la institucin. La identificacin precisa de los bienes para los diferentes procesos de adquisicin, almacenamiento, administracin y entrega. La toma de decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo a las necesidades de la institucin. Cumplir las normas administrativas y fiscales sobre el manejo de bienes. 2. CLASIFICACION Y CODIFICACION: Como se indic, la clasificacin y codificacin de los bienes en la POLICIA NACIONAL, ser la establecida en el presente manual. Adems, los devolutivos en servicio, estarn identificadas en cada dependencia con la codificacin interna de acuerdo a la organizacin administrativa de la institucin. 3. CONTROL: Los bienes de propiedad de la Polica Nacional se controlarn a travs de los siguientes mecanismos especficos: Toma fsica de elementos de consumo y devolutivos en almacn o bodega. Arqueos fsicas realizados en forma espordica ordenados por el jefe inmediato. Control de Inmuebles. Pruebas selectivas de bienes en depsito y devolutivos en servicio. Rendicin de cuentas mensual al Grupo de Contabilidad. Documento (poligrama, correo electrnico, etc.) en donde se informe a la unidad los elementos remesados. Los bienes que se encuentren en deposito y servicio en las unidades policiales deben cruzar con los reportes de los Estados Financieros que se rinden mensualmente al Grupo Central Contable, de tal manera que al cotejar la informacin del Anlisis de Movimiento por Grupo de bienes con el Balance General la informacin sea razonable y confiable. 85

4. ORGANIZACIN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES: La organizacin interna de los bienes en el almacn, sub-almacenes, bodegas y depsitos destinados par tal fin, se har atendiendo normas tcnicas de almacenaje, de acuerdo a la naturaleza, conservacin y fcil manejo de los mismos. Los bienes nuevos y los usados que aun puedan utilizarse, se almacenarn en depsitos separados de los que se han retirado por obsoletos o inservibles. De igual manera se debe tener en cuenta los fundamentos bsicos para la seguridad de los bienes; instalaciones apropiadas, recursos, equipos y medios necesarios para su administracin y manejo. El control de los bienes debe conformarse para todos los elementos de consumo y devolutivos nuevos y reintegrados en deposito de almacn, o en las bodegas que la institucin determine. 5. RESPONSABLES: El almacenista y los funcionarios que la administracin determine en las unidades, sern los directos responsables de los controles permanentes de los bienes en deposito y en servicio, ordenados y clasificados de acuerdo a su naturaleza, identificacin y ubicacin. Es importante aclarar que su responsabilidad se limita a aquellos bienes que bajo cualquier titulo tengan en existencia en sus almacenes y a los que les hayan sido entregados para su servicio y los de su oficina. 6. MECANISMOS DE CONTROL: El almacenista ejercer control de los bienes en deposito a travs de los siguientes medios: Kardex de existencias. Un consecutivo de control en la numeracin de entradas y salidas. Los anteriores registros se efectuarn con los comprobantes oficiales de entrada y salida de elementos. 7. BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: Los devolutivos en servicio estn conformados por el conjunto de bienes que utilizan las diferentes dependencias de la institucin para el normal desarrollo de sus actividades.

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Cada uno de los Funcionarios de la Polica Nacional debe responder personalmente por los bienes que se le entreguen para uso, custodia, administracin y transporte. Los almacenistas tienen la obligacin de firmar los comprobantes de salida de los elementos devolutivos que reciben; esta obligacin no es delegable en otros funcionarios. Los funcionarios de la Polica Nacional que tengan bienes a su cargo, son responsables de la prdida o dao que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justificada. La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten atendiendo ordenes superiores, se determinar contra quien las emiti, siempre que las ordenes consten por escrito o se establezcan por cualquier otro medio probatorio. Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la prdida o dao de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se ordenar la prctica de una investigacin administrativa. 8. ORGANIZACIN DE LOS DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: En todas las dependencias de la Polica Nacional debe llevarse un control de los elementos devolutivos entregados por el Almacn o Bodega, o que se hayan adquirido directamente por otros mecanismos de compra como las cajas menores, etc. Los controles de elementos devolutivos en servicio, estarn a cargo del responsable de cada una de las reas o dependencias, conforme a la organizacin administrativa de la Polica Nacional. Los controles deben organizarse en cada rea o dependencia, teniendo en cuenta la seguridad y control directo que debe ejercerse sobre los bienes entregados. Cada funcionario debe llevar un listado permanente de los elementos devolutivos que le hayan sido entregados para el desempeo de sus funciones. Cuando en desarrollo de contratos se entreguen elementos devolutivos, tal circunstancia debe quedar registrada en el respectivo contrato con la obligacin de reintegrarlos a la institucin una vez terminado el mismo. El pago estipulado en el contrato se efectuar cuando se reintegren los elementos con la aprobacin del almacenista responsable de los mismos. Los elementos devolutivos de uso comn en las dependencias, deben estar a cargo del Jefe de dicha dependencia o del funcionario que la Institucin determine.

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Mediante listados y controles individuales, los almacenistas principales responsabilizarn a los funcionarios de las dependencias de los elementos devolutivos que se les entreguen para el desempeo de sus funciones. 9. MECANISMOS DE CONTROL DEVOLUTIVOS EN SERVICIO: El almacenista responsable del control de los bienes, debe llevar registros de cada una de las dependencias que tengan elementos devolutivos; estos registros deben estar permanentemente actualizados y soportados con todos los movimientos de entrada y salida de bienes que se realicen. Tales registros adems de medida de control, se utilizarn para las comprobaciones que se requieran en la entrega de oficinas y la confrontacin de bienes al final del ao. Los responsables de los bienes en las dependencias, los tendrn permanentemente actualizados con todos los comprobantes, reintegros, prdidas y dems movimientos que afecten su saldo. Los bienes devolutivos en servicio reflejan la situacin a 31 de diciembre de cada ao, por consiguiente, es obligacin de los Ordenadores del Gasto una vez revisados, remitirlos firmados a la Central Contable en los plazos que la Administracin determine con los siguientes datos bsicos: Ao a que corresponde el listado de los bienes. Area o dependencia y ubicacin. Nombre del responsable del los bienes. Relacin de los bienes por agrupaciones y orden alfabtico dentro de las mismas. Medidas, marca y modelo. Cantidad. Valor Unitario. Valor total. Firmas del Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista. Los almacenistas encargados de los almacenes o bodegas en las unidades rendirn el listado de los bienes que posean en depsito (consumo, devolutivos), devolutivos en servicio e inmuebles; los cuales sern motivo de pruebas selectivas peridicas a juicio de los responsables. La Central Contable debe llevar un registro valorizado y permanente de los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de la institucin, de acuerdo a las normas establecidas para el manejo contable de los bienes. El control de devolutivos en servicio se complementar con las pruebas selectivas y los programas generales de toma fsica de bienes programados por los Ordenadores del Gasto. 88

10. BIENES INMUEBLES: El almacenista llevar registros actualizados mediante carpetas de todos los bienes inmuebles de propiedad de la Polica Nacional y de aquellos que le hayan sido entregados por el Estado bajo su custodia. La Direccin Administrativa y Financiera vigilar la permanente actualizacin de los bienes inmuebles y exigir que las escrituras y dems documentos queden debidamente legalizados, reposen en la institucin con la debida seguridad. Igualmente deben enviar copia de estos a la Direccin Administrativa y Financiera. 11. PRUEBA SELECTIVA BIENES EN DEPSITO Y SERVICIO: El Ordenador del Gasto o Jefe de Divisin establece la necesidad de practicar prueba selectiva para verificar la existencia de los bienes. Se determina dentro de la clasificacin de los bienes, los grupos de elementos especficos que requieren confrontar. Se diligencia el formato de prueba selectiva de bienes, confrontando y verificando los registros contra las existencias fsicas; anotando las observaciones que se encuentren. En caso de encontrarse sobrantes o faltantes, se procede de acuerdo a lo establecido para cada caso. 12. RENDICION DE LISTADOS FISICOS A 31 DE DICIEMBRE: Los almacenistas debern elaborar y rendir listados valorizados de los elementos, que se tengan a 31 de diciembre de cada ao, el cual se rendir con la cuenta fiscal, en los primeros 10 das del mes de enero del ao siguiente al que corresponda. El listado de bienes debe rendirse por agrupaciones. CAPITULO VII PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE ALMACENES 1. ENTREGA NORMAL: Se requiere el acto Administrativo donde se designe al funcionario que deber recibir el almacn; en el mismo documento se debe indicar, el tiempo aproximado que durar la entrega, de acuerdo con el volumen del mismo. El reemplazo del almacenista en caso de vacaciones o licencias debe ser designado directamente por el Ordenador del Gasto.

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Adicionalmente, el funcionario que recibe es necesario que se haya posesionado, del cargo y constituida la pliza de seguro que ampare el manejo del almacn o bodega. Cumplido lo anterior se proceder a realizar el conteo fsico y entrega de los elementos devolutivos, consumo, inmuebles e inservibles, que se encuentren en existencia en grupos de bienes; registrando las siguientes caractersticas: marca, modelo, cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservacin. Los bienes deben corresponder exactamente a los registrados en listados y krdex. Se deben levantar diariamente borradores de los conteos practicados, debidamente firmados por quien recibe y entrega, al igual que por los dems funcionarios que intervengan en la toma o diligencia. Los elementos devolutivos que se tengan en servicio, se entregaran por parte del almacenista saliente limitndose a efectuar la comparacin de los saldos de listados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de la Unidad, contra el saldo total que arrojen los registros en el almacn por grupos de bienes, los cuales deben coincidir, ser iguales, verificando las ordenes de salida al servicio con especial atencin que los elementos se encuentren asignados a la unidad. Debe tenerse especial cuidado que el total de los bienes por grupo, sea igual al registrado en el movimiento de bienes por agrupaciones, que soportan la cuenta fiscal y por ende igual a los valores presentados por agrupacin en la cuenta fiscal. La entrega total del almacn se har constar en Acta, que ser firmada por todos los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas. 2. ENTREGA DE ALMACENES CUANDO EL FUNCIONARIO SALIENTE ABANDONA EL CARGO O DILATA LA ENTREGA: Cuando se presente esta situacin, el Ordenador del Gasto designara el funcionario administrativo que deba realizar la toma fsica y entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, solicitando por escrito a la Compaa que asegur al almacenista saliente, el envo de un representante; tambin se notificar por escrito al almacenista saliente si se conoce su paradero, o en caso contrario mediante Edicto, que se fijar en lugar visible indicando la fecha y hora que comience la diligencia de entrega. Si el almacenista saliente concurre se adelantar la entrega en forma corriente; pero s no lo hace al igual que el representante de la compaa aseguradora, se dejar constancia en el acta y se inicia la entrega con la intervencin del funcionario administrativo designado, el nuevo almacenista. 90

En el acto se dejar constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el nmero de unidades fsicas, con el de los registros actualizados de listados y tarjetas de krdex. No se podr disponer de las existencias hasta que las haya recibido el nuevo almacenista. Si se requiere algn elemento con urgencia, es necesario que esta salida sea firmada por el nuevo almacenista en el caso de haber recibido ya estos elementos, en caso contrario se firma por el almacenista saliente. Los bienes que lleguen durante la diligencia de entrega, los recibir el nuevo almacenista, firmando su recibido, registrndose en hoja de inventario adicional con la constancia de que son elementos que llegan durante el proceso de recibo del almacn, de estos elementos se pueden realizar entregas. 3. COMPETENCIA DE LOS ALMACENISTAS: Los requisitos que debe cumplir un funcionario para desempearse como almacenista son: Poseer como mnimo el grado de Subintendente o Sargento Segundo. No haber sido sancionado fiscal ni disciplinariamente, durante los ltimos dos aos. Tener curso de Auxiliar Contable, kardista o similares. CAPITULO VIII BAJA DE BIENES La baja de bienes se define como el proceso administrativo, mediante el cual la entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos de su propiedad. 1. CRITERIOS BASICOS: Los trmites de las bajas se regirn en general, por las normas contempladas en la ley 80 del 28 de Octubre de 1.993, Decreto 855 del 24 de Abril de 1.994 y dems disposiciones legales que rijan la materia. Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacn o bodega o para los inservibles que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias, con la intervencin y trmites de rigor por parte del almacenista. Es responsabilidad del ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y almacenista, coordinar y agilizar los programas de baja como mecanismos para la depuracin y actualizacin de listado de bienes. 91

Los almacenistas a su vez, tendrn la obligacin de reportar no solo el robo, prdida o cualquier otra novedad de los bienes, sino informar oportunamente de los inservibles o equipos que no utilicen, para que se produzca la baja o traspaso segn el caso. La Direccin Administrativa y Financiera, Comandantes de Departamento, Directores de Escuela, Jefes de Organismos Especializados deben ordenar la apertura de cuentas de responsabilidad a cargo de los almacenistas o funcionarios, por los bienes perdidos o extraviados aos atrs. Las bajas se legalizan con el retiro fsico de los bienes, el descargo de los inventarios y registros contables, previo el cumplimiento de los requisitos y procedimientos previstos segn su destino. 2. REQUISITOS GENERALES PARA LAS BAJAS: Comunicacin por escrito del almacenista, informando la existencia de elementos para dar de baja, no susceptibles de reparacin o recuperacin. Acto administrativo motivado por el Ordenador del Gasto, que autorice la baja de bienes y defina el destino que debe darse a los mismos. Acta de baja, Acta Tcnica y Acta de destruccin o incineracin debidamente diligenciadas, la cual debe contener la siguiente informacin bsica: Lugar y Fecha Relacin de los bienes y su destino. Firma y de los participantes en todas las pginas cuando fueren varias. Los requisitos especficos se detallan en los diferentes tipos de baja. 3. SALIDAS POR MERMA, ROTURA, DESUSO O VENCIMIENTO: Para autorizar la baja de bienes por merma, rotura, avera, alteracin, desuso, vencimiento u otras causas similares, sin culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Aviso por escrito al Ordenador del Gasto o Jefe del Area para la Direccin Administrativa y Financiera por parte del almacenista, o persona que tenga a su cargo el bien, en forma detallada y justificada. Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervencin del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Ordenador del Gasto, en la que se har una relacin detallada de los bienes por agrupaciones, con sus caractersticas, cantidades, valor unitario y valor total que consten en los mismos, con constancia de la causa que origin la merma, rotura, o si es por desuso o vencimiento; debidamente firmada por todos los que participan.

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Con el aviso por escrito, autorizado y el acta como soporte, se elabora la orden de baja de los elementos, detallados con el lleno de los requisitos exigidos para la elaboracin del acta, la cual debe quedar debidamente firmada por todos los que participarn en el acta. Seguidamente se hace la destruccin fsica de los elementos en presencia del responsable, almacenista, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, el Ordenador del Gasto y personas que intervengan en el proceso; los cuales certifican, mediante cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la destruccin fsica, para que sea practicada con los mismos elementos y en las mismas cantidades consignadas. NOTA: Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podr producirse la baja, mientras no se haya solicitado a los fabricantes o proveedores su cambio por escrito, para su reposicin o cambio. Cuando se trata de mermas, la baja se expedir nicamente por la cantidad faltante. Para el control de los medicamentos peridicamente se deben realizar las verificaciones de la fecha de vencimiento. Lo anterior sin perjuicio a las acciones legales que el caso amerite. 4. BAJA DE BIENES INSERVIBLES EN USO: Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su vencimiento de tiempo calculado para servicio o duracin, o que por su trajn, desgaste por uso justifiquen su baja, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud por escrito del usuario o persona responsable, que demuestre su necesidad de destruccin. Levantar acta la cual ser avalada por el responsable, almacenista, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Ordenador del Gasto; relacionando en forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de inventario, con las caractersticas, cantidades, valor unitario y valor total que figuren de ellos, debidamente firmada, por quienes intervienen. Con los documentos anteriores como soporte, se elabora la orden de baja, relacionando en forma detallada y pormenorizada los bienes por agrupaciones de inventario, con las caractersticas, cantidades, valor unitario y valor total que figuren de ellos, tal como haya quedado el acta tcnica; la cual debe ser debidamente firmada. Luego se procede a la destruccin fsica de los elementos en presencia de los mismos que participan en el acta y orden de salida los cuales certifican, mediante cotejo los documentos (acta y orden de baja) con la destruccin fsica, para que sea practicada con los mismos elementos y en las mismas cantidades consignadas. Nota: Los elementos inservibles que se encuentren en el almacn o bodega deben ser dados de bajo durante los siguientes dos (02) meses al recibo de los mismos por parte del almacenista, sin tener en cuenta la cuanta. 93

5. BAJAS POR DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS, EQUIPOS, APARATOS ETC.: Para dar de baja mquinas, equipos, aparatos, por desmantelamiento, cuando su estado, posible prdida total o parcial, inutilidad, o grave dao, que hagan aprovechar las partes utilizables, requieren del cumplimiento de los siguientes requisitos: Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista, con enumeracin de cada uno de los elementos que se van a desmantelar, clase, marca, nmero, capacidad, detalles y valores que permitan su exacta y completa identificacin, anotando su procedencia, tiempo de depreciacin y motivos que justifican el desmantelamiento. Nombramiento por el ordenador del Gasto de la comisin que debe intervenir en la vigilancia del desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes utilizables. Con los documentos anteriores como soportes, se realiza la orden de baja de los bienes a desmantelar, luego se procede a practicar la diligencia de desmantelamiento y elaboracin del acta, firmada por todos los integrantes de la comisin. En el acta debe quedar relacionada en forma detallada los bienes a desmantelar, indicando las partes, piezas, accesorios y repuestos que resulten, separando lo que es utilizable y no utilizable; los bienes utilizables debern ser avaluados por peritos expertos en el tema quienes avalarn con su firma el documento. Finalmente se elabora la orden de entrada de las partes, piezas, accesorios o repuestos utilizables, con base en las actas como soporte, las cuales deben ser firmadas por quienes intervienen. 6. BAJAS POR DESTRUCCION DE INSERVIBLES Y SACRIFICIO DE SEMOVIENTES EN MALAS CONDICIONES: Para dar de baja bienes inservibles, semovientes enfermos o en malas condiciones, o que deban sacrificarse, se requiere: Solicitud escrita al Ordenador del Gasto por parte del almacenista con enumeracin y descripcin completa de cada uno de los elementos que se van a destruir, o en el caso de semovientes a sacrificar y motivos que justifiquen su destruccin o sacrificio. Para el caso de los semovientes se debe contar con la aprobacin del Grupo de Remonta y Veterinaria de la Direccin Administrativa y Financiera. Luego se procede a la destruccin fsica de los elementos, o al sacrificio de los semovientes con intervencin del Subcomandante Administrativo o quien haga 94

sus veces, almacenista, elaborando acta, la cual debe ser firmada por todos los que participen en ella. Finalmente se expide la orden de baja con soporte en los documentos anteriores. Adems de lo anterior, para algunos casos relacionados con el material de guerra se tendr que acudir a las normas que para este tipo de bienes se expidan. ARTICULO 2. La actualizacin del presente manual se realizar por parte de la Direccin Administrativa y Financiera, con base en estudios tcnicos, los cuales pueden resultar de iniciativas o sugerencias de los usuarios finales del documento. De la misma manera, la clasificacin de los bienes a que se refiere la presente resolucin ser dada a conocer por parte de la Direccin Administrativa y Financiera en coordinacin con la Oficina de Telemtica. ARTICULO 3. La Direccin Administrativa y Financiera se encargar de aplicar y difundir a nivel nacional el presente manual, para lo cual se dispondr la edicin de doscientos 200 ejemplares. ARTICULO 4. La Inspeccin General controlar, verificar y evaluar la aplicacin de lo dispuesto en el presente manual. ARTICULO 5. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

CONSERVACIN Y COMUNICACIONES.

MANTENIMIENTO

DE

EQUIPOS

DE

Para algunas empresas el mantenimiento de sus equipos de instrumentacin o industriales plantea diversas problemticas: Alto costo de las reparaciones por parte de los servicios de mantenimiento del fabricante. Dilatados tiempos de respuesta y elevados gastos de envo, al encontrarse el servicio tcnico oficial fuera de la localidad. Imposibilidad de reparar un equipo por estar obsoleto y no ser soportada su reparacin por el fabricante, o haber desaparecido la actividad industrial del fabricante. Qu es mantenimiento? Es toda accin cuyo propsito es mantener a un equipo o sistema en sus condiciones normales de operacin o de restitucin de sus condiciones especficas de funcionamiento. La funcin mantenimiento debe expresarse como 95

un sistema organizado que permita el mejor aprovechamiento del medio productivo. Qu es mantenimiento preventivo? Son todas aquellas acciones realizadas en forma lgica y sistemtica sobre un equipo o sistema con la finalidad de mantenerlo trabajando en condiciones especficas de funcionamiento y para reducir las posibilidades de ocurrencias de fallas; es decir, prolongar el tiempo de vida til del equipo o sistema. Este mantenimiento puede ser de naturaleza menor, como simples reparaciones, o mayor, como una revisin general. Este mantenimiento preventivo se clasifica en tres procesos: Visitas sistemticas. Reparaciones. Mantenimiento preventivo. Importancia: Es de suma importancia en cualquier empresa o industria debido a que con el se puede conseguir que los equipos trabajen en perfectas condiciones con menos paradas inesperadas y menos tiempo de prdida contribuyendo as a la mejor calidad del material producido as como tambin alargar el tiempo de vida til de los equipos y dispositivos de maniobras. Qu es mantenimiento correctivo? Son todas aquellas actividades orientadas hacia la restitucin de las caractersticas de funcionamiento de un equipo o sistema despus de ocurrida la falla. Por lo general estas fallas acarrean retrasos en la productividad y por consecuencia prdidas para la empresa en general. Los costos de mantenimiento correctivo son aquellos originados cuando el equipo falla o no puede ser operado a un costo razonable: estos incluyen tambin el tiempo de produccin perdido, el costo de reparacin en s y en algunos casos el costo de reembolso de equipos, los cuales con mejor mantenimiento pudiesen haberse salvado. Este tipo de mantenimiento se clasifica en: Mantenimiento rutinario. Mantenimiento de emergencia. Qu es mantenimiento predictivo? Es un procedimiento lgico y sistemtico que se emplea para determinar la ocurrencia de una falla que est por presentarse dentro de un sistema elctrico.17

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http://html.rincondelvago.com/administracion-de-empresas_12.html

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CONSERVACIN Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE TELEMTICA.

Los equipos de telemtica y en especial los de cmputo, deben cuidarse y mantenerse para prevenir problemas. En particular en un computador hay dos cosas distintas que deben cuidarse: el hardware (la parte fsica) y el software (los programas y la informacin que el computador tiene). Se entiende por mantenimiento al conjunto de actividades que se requieren realizar peridicamente para mantener al computador en ptimo estado de funcionamiento, y poder detectar a tiempo cualquier indicio de fallas o daos en sus componentes. Existe una diferencia importante entre el mantenimiento y la solucin de problemas en los equipos de cmputo; el objetivo es que, en el rol de responsables de equipos, se lleve a cabo las tareas de mantenimiento y se deje solamente las segundas a los tcnicos, debido a que se necesitan conocimientos ms especializados para ello. Como se dijo al comienzo, existen tareas distintas para el mantenimiento de la parte fsica y para el ptimo funcionamiento de los programas y la conservacin de los datos. Una de las partes ms importantes es el hardware y el software. En general, para un funcionamiento efectivo del equipo se requiere ciertas condiciones ambientales que deben ser controladas y mantenidas dentro de ciertos parmetros. Incluyen un ambiente de trabajo limpio, iluminado, con suficiente espacio. El computador nunca puede estar expuesto al agua ni a humedad excesiva. Cuidarlo de las temperaturas muy altas y de la incidencia de la luz del sol en forma directa. Los cuidados con el equipo en s se limitan casi siempre a mantenerlo libre de polvo y suciedades tanto externa como internamente. Evitar lo mximo posible los golpes. Y considerar que siempre que se tenga que mover o limpiar el equipo y sus perifricos, ste debe encontrarse apagado y desconectados los cables de la corriente elctrica. POR QU DEBE LIMPIARSE? El medio ambiente que rodea al computador encuentra en l un imn de polvo; junto a la humedad, por ejemplo, el polvo puede ser un magnfico conductor elctrico, lo cual puede provocar pequeas fallas en los componentes electrnicos del equipo, asimismo, el polvo acumulado reduce la eficiencia de los ventiladores de enfriamiento y puede actuar como un manto aislante que conserva el calor y no permite que la irradiacin de ste se aleje de los componentes. Tambin puede ocasionar atascamiento, degradacin de velocidad o ruido de los componentes mecnicos. Las razones por las que un computador se ensucia son principalmente el polvo suspendido en el ambiente, la electricidad esttica, el calor, la humedad, una ubicacin poco apropiada como la cocina o incluso un lugar junto a una ventana. 97

Dentro de las recomendaciones generales para mantener la limpieza de un equipo est el utilizar unas fundas para el monitor, la caja (CPU), el teclado y la impresora. Conviene evitar materiales que retengan la suciedad o que generen mucha electricidad esttica. Tambin conviene lavarse las manos antes de utilizarlo, y sobre todo, no fumar, ni beber, ni comer y evitar lo mximo posible la circulacin de animales domsticos cerca del rea de utilizacin del equipo debido a que generalmente desprenden pelos. Respecto a los aparatos domsticos que los afectan se encuentran los lonizadores y vaporizadores. CON QU SE LIMPIA Para el usuario es suficiente con dos paos que no suelten pelusa y que no rayen, un poco de alcohol, un pincel suave. Tambin puede utilizarse un aspirador de polvo especial para este tipo de tareas o, en caso de no contar con uno, una aspiradora de uso domstico con alguna boquilla estrecha que pueda insertarse entre los espacios interiores del equipo. Otro aparato que puede ser de mucha utilidad es, una herramienta similar a la aspiradora pero que sopla. Lo que siempre se debe tener en cuenta es que para la limpieza NO DEBE utilizarse ningn lquido, excepto en contados casos que sern detallados ms abajo. CON QU PERIODICIDAD DEBE REALIZARSE La cantidad de horas diarias de operacin, el tipo de actividad que se realiza, el ambiente donde se encuentra ubicada (si hay polvo, calor, humedad, etc.), el estado general (si es un equipo nuevo o muy usado), y el resultado obtenido en el ltimo mantenimiento, son los factores que deben tenerse en cuenta. Para un computador de uso personal, que funcione unas cuatro horas diarias, en un ambiente favorable y dos o menos aos de operacin sin fallas graves, puede resultar aconsejable realizar su mantenimiento cada dos o tres meses de operacin, aunque algunas de las actividades de mantenimiento pudieran ser realizadas segn se vayan necesitando. A veces una simple observacin puede llevarnos a plantear una limpieza interna. En otros casos, el funcionamiento deficiente del ratn, por ejemplo, requieren la realizacin de su limpieza en forma inmediata. LIMPIEZA FSICA EXTERIOR Cmo se dijo anteriormente, primero hay que desconectar el equipo de la corriente elctrica. Despus se pasa un pao seco por todas las superficies quitando el polvo acumulado. Finalmente, se moja un poco el otro pao con alcohol y se limpian todas las zonas que se vean sucias o grasientas. En este caso tambin podra utilizarse algn lquido tipo detergente para quitar al gabinete todas las manchas, pero estas soluciones generalmente aumentan la acumulacin de polvo y las manchas posteriormente debido principalmente a que no se evaporan tan fcilmente como el alcohol.

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LIMPIEZA FSICA INTERIOR Uno de los aspectos ms importantes en el mantenimiento de un computador de escritorio es la limpieza fsica interior. En el interior de los computadores de mesa se acumula suciedad de diversos orgenes, adems, los conectores interiores tienden a oxidarse lo que aumenta an ms las fuentes de suciedad. Otro problema es que su interior suele ser un albergue ideal para cucarachas, pequeos roedores, y diversos tipos de insectos. Los que cuentan con una infinidad de aberturas por donde penetrar. Por lo que el primer consejo para mantener lo ms limpio posible el interior est el sellar lo mximo posible aquellas aberturas que no estn hechas especialmente para su ventilacin. Una advertencia a tener en cuenta antes de desarmar un gabinete es el averiguar si esto puede significar la prdida de la garanta para alguno de los componentes o del computador en s. Solo en el caso de estar seguros de esto se debera proceder al desarme. Para comenzar se proceder a identificar cada una de las conexiones de los cables que llegan al gabinete, aunque si se presta atencin, casi siempre tienen un nico lugar en el que calzan. Luego, se procede a quitar los tornillos que fijan la tapa del gabinete al armazn del mismo. Existen algunos casos, especialmente en mquinas de marca, que cuentan con alguna forma de encastre que permite su desarmado utilizando solamente las manos. Para limpiar el interior del gabinete el mejor sistema es comenzar de arriba hacia abajo, limpiando primero la rejilla de la fuente de alimentacin (generalmente ubicada en la parte superior) con un pao seco. Seguidamente, con un pincel hay que "barrer" el polvo acumulado en las diferentes partes de los circuitos internos, teniendo cuidado de no desconectar por accidente algn cable. Finalmente, con el pao, recoger la suciedad que haya quedado en la base o quitarla con cuidado con una aspiradora. Los lugares de mayor acumulacin de polvo en el interior de los gabinetes son generalmente los ventiladores, pues adems de conducir el aire polvoriento generalmente segregan partculas lubricantes que al mezclarse con el polvo, crean una capa slida de suciedad. Cuando de retirar el polvo se trata, otra opcin es utilizar un soplador que sea capaz de lanzar un chorro de aire, y as evitar tocar los circuitos. Se debe soplar el interior del gabinete por todos los sectores. Aunque una limpieza ms profunda podra ser realizada desarmando completamente las diferentes placas electrnicas y desconectando los cables en el interior del gabinete, esto es solamente recomendable para una persona especialista. Se puede, por ejemplo, realizar una limpieza como la que enseamos, una vez cada dos o tres meses y contratar a un especialista una vez al ao para una limpieza profunda. Luego de estar seguro que se ha quitado toda la suciedad posible se puede proceder a armar nuevamente el gabinete y a conectar los cables al mismo. 99

EL RATN Aunque actualmente existen nuevas tecnologa que han mejorado mucho este problema, por ejemplo, ratones que no funcionan a bolita sino mediante sensores pticos, el ratn estndar es un elemento recolector de polvo y suciedad. La bolita arrastra continuamente el polvo y partculas pequeas de la superficie donde se desplaza, y se va acumulando en dos rodillos internos que tienen la funcin de permitir la rotacin de la bolita para pasar esta informacin al computador que se encargar de componer el movimiento del ratn. Esto, muchas veces, ocasiona que el ratn no responda a movimientos suaves, quedndose pegado o funcionando de a saltos. No debe esperarse al momento de realizar el mantenimiento general. Tan pronto el ratn comience a funcionar con problemas debe limpiarse. No se requieren herramientas especiales, tpicamente el ratn puede abrirse girando la pieza que sostiene a la bolita. Cuando extraiga la esfera podr observar los dos sensores cilndricos colocados en ngulo recto. Tambin ver otra ruedita que tiende a presionar a la bolita hacia estos rodillos mediante un resorte. Estas tres piezas deben limpiarse desprendiendo con algn elemento que puede ser un destornillador pequeo o un cortaplumas la costra de suciedad que en ocasiones est muy compactada y adherida. NO DEBEN USARSE EN ESTE CASO NINGN LIMPIADOR LQUIDO. Gire gradualmente las piezas mientras desprende la costra y sople para que la suciedad salga. Sople profundamente el polvillo y la suciedad que pudiera quedar dentro del ratn, y reinstale sus componentes. El tapete del ratn tambin deber ser limpiado peridicamente con un trapo (sin pelusa) y humedecido apenas un poco con agua y luego secado totalmente, para mantener al ratn limpio y sin problemas por ms tiempo. EL TECLADO El teclado es uno de los componentes que ms se ensucia, llegando tambin a desgastarse y borrarse la identificacin impresa de las teclas ms usadas. El teclado puede guardar grandes cantidades de polvo y suciedad entre sus teclas. En caso de contar con los recursos necesarios, se puede utilizar un soplador de aire para limpiarlo. Primeramente se puede darlo vuelta y golpearlo levemente contra alguna superficie para que caiga la suciedad que no est muy adherida. Luego, puede utilizarse en trapo hmedo con agua o alcohol para limpiar las teclas. Probando primeramente que el alcohol no borre la impresin en las teclas y teniendo cuidado de que no se escurra el lquido entre las mismas. Aunque si esto pasa, bastar con soplar un poco entre ellas o esperar a que se evaporen para utilizar el teclado sin peligro.

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EL MONITOR En primer lugar, desconectar completamente el monitor tanto de la corriente elctrica como del gabinete del computador. Para limpiarlo del polvo, puede inyectar aire por sus rejillas sin abrirlo, pues la energa residual que conserva despus de apagado lo hace peligroso. Puede utilizarse una solucin limpiadora de cristales o alcohol, para limpiar no solamente el vidrio, sino tambin el gabinete. Debe ocuparse un pao libre de pelusa y verter el lquido sobre el mismo, no sobre el cristal; esto impedir que el limpiador se escurra en el espacio que existe entre el vidrio y el gabinete, evitando que se provoque un corto circuito en el monitor. Luego, esperar algunos momentos hasta que se evapore completamente el lquido para volver a conectarlo. LAS IMPRESORAS En el caso de las impresoras, por tratarse de un equipamiento donde el elemento mecnico es muy importante y por existir en el mercado varias tecnologas diferentes, recomendamos slo limpiar las zonas externas y los botones con un pao seco o humedecido con alcohol y dejar la limpieza interna a un especialista. EL CD-ROM/DVD-ROM Como tarea principal de prevencin se debe evitar introducir discos sucios en este tipo de unidades. Limpie los discos con el pao seco o con un pincel, teniendo cuidado de no rayarlos, tambin pueden utilizarse algunos lquidos especiales para la limpieza de discos compactos. Tambin puede realizar una limpieza de la bandeja donde se coloca el disco y del frente del dispositivo con un pao seco o humedecido con un poco de alcohol. Esto hace que el mecanismo ptico que realiza la lectura de los discos pueda mantenerse limpio y sin fallas por ms tiempo. Una limpieza ms profunda que incluya el interior y los lentes y espejos que forman ese mecanismo debe ser hecha por un especialista.18

GESTIN DE RECURSOS EN LAS UNIDADES BSICAS POLICIALES.

Para conceptualizar esta temtica esencial dentro de la formacin del seor suboficial de la institucin, se pone de manifiesto el contenido de la resolucin numero 03169 de agosto 31 de 2.001, por medio de la cual se actualizan los Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables de la Polica Nacional

http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia/estrategia/importancia-del-mantenimientodel-software.htm

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Que el artculo 35 numeral 7 del Decreto 1512 del 11 de Agosto del 2000, faculta a la Direccin General para expedir las resoluciones, manuales y dems actos administrativos necesarios para garantizar el logro de las metas propuestas. Que el artculo 53 del Decreto 1512 del 11 de Agosto del 2000, faculta al Director General para crear y organizar, con carcter permanente o transitorio, reas funcionales y grupos de trabajo. Que la Directiva permanente 033 de 1993 establece la gua para la reorganizacin de los procedimientos administrativos, financieros y contables de la Polica Nacional y el Circular No. 049 de 1995 establece la actualizacin de estos mismos procedimientos y que teniendo en cuenta el proceso de modernizacin y reestructuracin orgnica de la Polica Nacional; se hace necesario actualizar y unificar estas normas. RESUELVE: ARTICULO 1. Actualizar los Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables de la Polica Nacional, de acuerdo con lo establecido en los captulos de la presente resolucin. CAPITULO I GENERALIDADES OBJETO Dar a conocer a los Seores Ordenadores del Gasto, los mtodos y procedimientos generales para los procesos y procedimientos Administrativos, Financieros y Contables como fundamento para el establecimiento de un adecuado sistema de Control Interno en cada una de las Dependencias de la Polica Nacional. ANTECEDENTES La Constitucin Poltica, en su artculo 209 inciso 2, establece que la administracin pblica, en todas sus ordenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la Ley. La Constitucin Poltica, en su artculo 269, establece que las entidades pblicas estn obligadas a disear y aplicar mtodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley. La Constitucin Poltica en su artculo 272 inciso 5, establece que los controles Departamentales, Distritales y Municipales ejercern en el mbito de su jurisdiccin las funciones atribuidas al Contralor General de la Repblica en su articulo 288. 102

La Constitucin Poltica en su artculo 354, crea el cargo de Contador General, a quien le corresponde unificar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pblica, elaborar el Balance General y determinar las normas Contables que deben regir el pas conforme a la Ley. La Ley 42 del 26 de enero de 1993, define parmetros sobre la organizacin del Sistema de Control Fiscal y Financiero y los organismos que lo ejercen, estableciendo en su artculo 16 inciso 2, que toda entidad conformar una sola cuenta que ser remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contralora General de la Repblica. La Ley 80 de 1993, por el cual se establece el Estatuto de Contratacin Pblica y sus decretos reglamentarios. La Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno, en la Administracin Pblica. El Decreto 111 del 15 de enero de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995, que conforman el Estatuto Orgnico del Presupuesto, dispone en su artculo 1, que todas las disposiciones en materia Presupuestal deben ceirse a las prescripciones contenidas en este estatuto que regula el sistema Presupuestal en la Nacin CAPITULO II PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Y SU DISTRIBUCION. 1. ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 1.1 DEFINICION El proceso de Anlisis y Programacin Presupuestal es el responsable de preparar el Anteproyecto de Presupuesto para cada vigencia, el cual es una herramienta para las Direcciones con base en las necesidades proyectadas por las Unidades de Polica del Nivel nacional, posteriormente se presenta al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico un proyecto de presupuesto para la vigencia siguiente y con base en la cuota asignada se procede a priorizar las necesidades que permitan atender el plan de adquisiciones de bienes y servicios de la Polica Nacional y finalmente se procede a su distribucin Programacin presupuestal. En el procedimiento de programacin, adems de definirse la poltica y prepararse los planes, se deben elaborar los presupuestos. Estos aspectos se encuentran estrechamente vinculados y son dependientes los unos de los otros. El Presupuesto es el instrumento tcnico y legal de planeacin econmica para la Polica Nacional, para un perodo fiscal, prev sus ingresos, a la vez que autoriza 103

o dirige sus gastos de conformidad con los planes de desarrollo y las polticas del Director. El presupuesto es, un plan de desarrollo elemental en donde se esbozan los lineamientos generales sobre las acciones de la Direccin en su entorno econmico. Como instrumento de desarrollo econmico, plasma las obras prioritarias de la Polica Nacional. El presupuesto como instrumento de la Polica Nacional, contiene decisiones de carcter administrativo y se manifiesta en acciones que han sido previamente planificadas y que son ejecutadas por la administracin. Para que sirve la programacin? El proceso presupuestal se inicia con la programacin, a travs de la cual se materializan en el corto plazo las decisiones de largo plazo que se encuentran contenidas en los planes de desarrollo. La relacin planeacin y presupuesto est ligada al concepto de administracin financiera integral, dado que todas las decisiones sobre el desarrollo econmico de la Entidad necesitan un enfoque financiero. Ningn plan o programa puede ser evaluado sin alguna clase de medicin de sus consecuencias sobre los recursos, flujos y requerimientos financieros. Por ello, presupuesto y planificacin estn interrelacionados, teniendo en cuenta que el presupuesto debe prever las fuentes y montos de financiamiento de los planes, programas y proyectos, detallando y formalizando la financiacin anual de las operaciones, as como los planes de mediano y largo plazo. Este proceso debe realizarse cada ao, con la finalidad de definir en detalle cada uno de los componentes de las actividades que realizar la Polica Nacional de manera concreta. Los planes de necesidades son elaborados por las unidades de Polica y se realizan conforme a las directivas centrales, y de acuerdo con el nivel de prioridad previamente fijado. Estos programas pueden ser modificados con base en los criterios centrales que se hayan predeterminado. El estudio y elaboracin del presupuesto obedece a la necesaria relacin que existe entre el conjunto de las funciones que tiene a cargo la Polica Nacional y los recursos de que dispone para cumplirlas, acudiendo a criterios relativos y al mandato que se le ha encomendado a travs de la Ley. Procedimiento: La programacin del presupuesto se desarrollar de manera permanente y continua y deber garantizar a travs del plan financiero la coordinacin y compatibilidad del presupuesto anual con el plan de desarrollo de la Polica Nacional. 104

1.2 GENERALIDADES En la Polica Nacional, se implemento el proceso de PROGRAMACIN PRESUPUESTAL, como responsable de la preparacin, anlisis y presentacin del anteproyecto de Presupuesto para cada vigencia, diseo, divulgacin y seguimiento de la metodologa para preparar el presupuesto de cada Unidad y la asignacin del Presupuesto aprobado por el Congreso de la Repblica. Considerando que las proyecciones deben servir de soporte a la distribucin de los recursos en el mbito nacional, las Unidades deben proyectar utilizando bases tcnicas que un comportamiento histrico que si bien es cierto este es un elemento importante dentro del anlisis necesario para las proyecciones, tambin lo son que este no contempla estudios de pre y factibilidad ni de viabilidad econmica y social de acuerdo a las caractersticas de la regin, la ubicacin geogrfica, la poblacin, las condiciones propias de cada Unidad los cambios econmicos de cada periodo, etc., en consecuencia se deben considerar otros aspectos determinantes para la programacin de adquisicin de bienes y servicios tales como las necesidades reales establecidas con base en los usuarios del servicio, en la localizacin de la Unidad, en la capacidad instalada, los consumos promedios, la demanda atendida, la frecuencia de uso de los servicios; y los programas a atender; en las Unidades que estn afectadas por condiciones especiales se considerar la condicin en particular de cada una de ellas. La proyeccin consolidada por objeto de gasto de requerimientos para la vigencia siguiente se debe efectuar entre los meses de Enero y Febrero de la vigencia en curso a fin de que constituyan soporte del anteproyecto de presupuesto, el cual se debe enviar a la Direccin Administrativa y Financiera de la Direccin General de la Polica a mas tardar el 20 de febrero con el fin de consolidarlo y enviarlo al Ministerio de Hacienda antes del 15 marzo, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Posteriormente se procede a solicitar la desagregacin de estos requerimientos a nivel de rubro presupuestal y elemento. Con base en las proyecciones efectuadas por cada unidad, cuyo consolidado fue anexo al anteproyecto presentado, y en el anlisis de los dems factores que intervienen para la distribucin de recursos, a las unidades, en el nivel Central a travs del proceso de PROGRAMACIN PRESUPUESTAL, se prepara el modelo de distribucin por programas, por cuenta y por rubros a cada unidad y una vez conocida la apropiacin aprobada por el Ministerio de Hacienda aproximadamente en el mes de octubre, se procede a asignar una cuota global a cada Unidad para que con base en ella las unidades efecten la priorizacin de necesidades. Una vez se reciba en el Nivel Central de la Polica Nacional la priorizacin de cada Unidad, se procede al ajuste del modelo inicial y a la distribucin detallada y definitiva del Presupuesto a cada Unidad el cual se comunica mediante resolucin 105

firmada por el Director General de la Polica Nacional, aproximadamente en la primera quincena de enero. Con base en las necesidades priorizadas, cada Unidad debe preparar su plan de compras y servicios para cada vigencia que debe ajustarse a la asignacin presupuestal. La proyeccin debe contemplar una programacin de ejecucin en periodos ajustados a las necesidades de las Unidades y remitirse con el plan de adquisiciones de bienes y servicios y el Programa Anual de Caja (PAC), para facilitar el seguimiento de los recursos. Las unidades al recibir la asignacin proceden a ejecutar los planes de compras de bienes y servicios proyectados y priorizados en la vigencia anterior con el presupuesto asignado para tal fin. 1.3 COMPETENCIAS En la Polica Nacional el Director General aprueba el anteproyecto y la distribucin del presupuesto. En la Direccin General, la Direccin Administrativa y Financiera a travs del rea Financiera, imparten polticas de asignacin, disea e imparte la metodologa a las Unidades del Nivel Nacional, para la preparacin del proyecto de Presupuesto de cada vigencia, recopila la informacin, revisa, analiza, depura y en coordinacin con cada unidad, realiza los ajustes correspondientes de la informacin recibida. As mismo, prepara el anteproyecto de presupuesto, y el modelo de distribucin, del mismo, solicita la priorizacin, prepara la distribucin final y la resolucin de asignacin y la comunica. Sobre el presupuesto asignado a travs del mismo Proceso, se hace seguimiento al comportamiento y cumplimiento de lo proyectado, cuyo anlisis es otro elemento base para la distribucin de las vigencias siguientes. En la proyeccin de necesidades y definicin de los planes de compra deben participar los responsables de las reas, Grupos, Procesos o dependencias que tengan el conocimiento, claridad y dominio de los factores que deben intervenir en la proyeccin de las necesidades de cada Unidad, quienes deben asumir de manera responsable y comprometida la determinacin del presupuesto necesario, para atender las necesidades reales de cada vigencia, y remitir oportunamente a la Direccin Administrativa y financiera la informacin requerida. Las solicitudes de modificacin al presupuesto inicialmente asignado se canalizan a travs del Proceso de Programacin Presupuestal, quien es el responsable de tramitar ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, la solicitud de adicin de ingresos no incluidos en la Ley Anual de Presupuesto y el reaforo del supervit a 31 de diciembre de cada vigencia 106

Con base en los recursos adicionales aprobados y los disponibles en el Presupuesto, se tramitan las adiciones al presupuesto de las Unidades que lo requieran y lo justifiquen. Para la Direccin de Sanidad con previo concepto del rea Ambulatoria y Hospitalaria. El procedimiento se equipara al de distribucin inicial y se atiende con los recursos adicionales que apruebe el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. 1.4 RESPONSABLES 1. En la Direccin General, el Director Administrativo y Financiero a travs Jefe del rea Financiera Grupo Presupuesto proceso Programacin presupuestal, el Ordenador del Gasto de las unidades de polica y el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. 2. En la Direccin de Sanidad, El Director de Sanidad, el Jefe del rea Administrativa y Financiera, el Jefe del Grupo Financiero y el Proceso de Anlisis y Programacin Presupuestal, el coordinador de Presupuesto y los Jefes de las Unidades especializadas. 3. En las Unidades, el Ordenador del Gasto a travs del Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero y Jefe de Presupuesto. Igualmente, el Jefe de Sanidad, los directores de Clnica, los Almacenistas y en general los responsables de cada Unidad o servicio que conozcan el comportamiento y las necesidades reales. CAPITULO III PROCEDIMIENTOS GENERALES PROCESO PRESUPUESTAL Y RESPONSABILIDADES PARA EL

1. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) 1.1 DESCRIPCION Documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para asumir compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal; afectando preliminarmente la apropiacin mientras se perfecciona el compromiso Art. 19 Decreto 568 de 1996, permitiendo a las reas financieras llevar un control adecuado de las apropiaciones en cada vigencia. 1.2 GENERALIDADES Una vez el ordenador del gasto autorice la adquisicin del bien o servicio, se tramita la solicitud del CDP.

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La solicitud de CDP debe diligenciarse especificando claramente la imputacin presupuestal, objeto, saldo anterior, valor a certificar y saldo siguiente, as como el aumento o disminucin del valor certificado una vez perfeccionado el contrato. El Auxiliar de presupuesto que elabora el CDP, debe verificar que exista saldo disponible de apropiacin por certificar en el (los) rubro (s) correspondiente (s). La expedicin del CDP no debe exceder de dos (2) das hbiles a partir de la fecha del recibo de la solicitud. El CDP debe ser numerado en forma consecutiva sin adicionar literales, a partir del primer CDP de la vigencia fiscal. Las modificaciones al CDP (reduccin, adicin, anulacin), se debern solicitar mediante oficio, debidamente firmado por el mismo funcionario que solicit la expedicin del CDP inicial. 1.3 COMPETENCIAS En la Direccin General: la Direccin Administrativa y Financiera a travs de Grupos de Contratos, Adquisiciones y Seguros y el Auxiliar de presupuesto responsable del objeto del gasto, En la Direccin de Sanidad: cada Jefe de rea y Jefe Jurdico por intermedio del rea Administrativa y Financiera. En las Unidades de Polica: El responsable o quien haga las veces, en el Grupo de Adquisiciones y contratos. 1.4 RESPONSABLES El Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces es quien firma el CDP. El Auxiliar de presupuesto que elabora el CDP. 2. REGISTRO PRESUPUESTAL 2.1 DESCRIPCION Imputacin presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta solo se utilizara para el fin que fue expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, en esta operacin se debe indicar el valor y el plazo. 2.2 GENERALIDADES La solicitud de registro presupuestal, se enva a presupuesto con el acto administrativo o contrato (con o sin formalidades plenas), autorizado por el ordenador del gasto. En el Grupo de Presupuesto, el Auxiliar de presupuesto que elabora el registro presupuestal verifica, la existencia del certificado de disponibilidad que ampare el correspondiente compromiso, los documentos soportes y establece el mximo nivel de desagregacin, para efectuar el registro presupuestal. 108

El Auxiliar de presupuesto que elabora el registro presupuestal debe confrontar la informacin sobre: el Numero de Identificacin Tributaria NIT, clase de contrato (arrendamiento, compraventa, consultora, de trabajo, interadministrativo, obra, prestacin de servicios, suministro (tracto sucesivo) y varios, de acuerdo con lo establecido en el Instructivo No. 001 del 05022001 emanado de la Polica Nacional - Secretaria General), beneficiario, valor y plan de pagos ajustado al cupo PAC disponible. 2.3 COMPETENCIA En la Direccin General: La Secretara General (contratos de servicios profesionales) y la Direccin Administrativa y Financiera a travs de Grupos de Contratos, Adquisiciones o el responsable de seguros. En la Direccin de Sanidad el rea Administrativa y Financiera y la oficina jurdica a travs del Grupo de Contratos. En las Unidades de Polica: El responsable o quien haga sus veces, en el Grupo de Adquisiciones y contratos. 2.4 RESPONSABLES El Registro presupuestal lo firma el Jefe del Grupo de Presupuesto o quien haga las veces. El responsable de elaborar el documento. 3. CAJAS MENORES 3.1 DESCRIPCION Dineros que se entregan para gastos urgentes e imprescindibles, identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nacin. 3.2 GENERALIDADES Las cajas menores deben ser constituidas para cada vigencia fiscal, mediante resolucin suscrita por el Director General de la Polica Nacional (Aportes de la Nacin y Fondos Especiales). La solicitud de la caja menor debe indicar claramente la unidad ejecutora, la cuanta por cada rubro presupuestal, grado, nombre, cargo, Nmero de Cdula de ciudadana del empleado, ajustado a las normas de austeridad y eficiencia del gasto pblico emitido por el Gobierno Nacional. La constitucin debe contar con la respectiva resolucin, CDP y se gira al cuentadante. El reembolso de caja menor requiere de la cadena presupuestal (CDP, registro presupuestal, obligacin y pago) y resolucin suscrita por el ordenador del gasto 109

de cada unidad ejecutora que indique el valor a reembolsar por rubros presupustales. El cargo de la caja menor debe estar debidamente asegurado y su ejecucin y contabilizacin se har de acuerdo con los parmetros establecidos en la resolucin de reglamentacin de cajas menores, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico para cada vigencia fiscal. Los bienes adquiridos con recursos de caja menor, debern ingresar al Almacn respectivo y llevar la respectiva orden de entrada al almacn para su trmite. El gasto por cada rubro presupuestal no debe exceder el valor de la base tributaria establecida para la adquisicin de bienes y servicios en cada vigencia fiscal. Para renovar el fondo fijo se debe haber ejecutado por lo menos un 70% de cualquiera de los rubros presupustales. La legalizacin y cancelacin definitiva de la caja menor, se har antes del 15 de diciembre de cada vigencia fiscal, la cual se cruza con la expedicin de los CDP y registros presupuestales. 3.3 COMPETENCIA Para la constitucin de las cajas menores, el Director General de la Polica mediante resolucin, para cualquier presupuesto (Aportes de la Nacin y Fondos Especiales). Para reembolso y cambio de cuentadante el Ordenador del Gasto mediante resolucin, sin cambiar la cuanta y distribucin iniciales. 3.4 RESPONSABLES Director General de la Polica Nacional Director Administrativo y Financiero Ordenadores del Gasto Jefe del rea Financiera DIRAF Jefe del rea Administrativa y Financiera DISAN Jefe de Presupuesto DIRAF Jefe de Presupuesto DISAN Responsable del proceso financiero en las unidades de polica Los cuentadantes de las cajas menores Responsable de la elaboracin de los actos administrativos. 4. PLAN DE COMPRAS Y SERVICIOS (Aportes de la Nacin y Fondos Especiales) 4.1 DEFINICION

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Herramienta mediante la cual la Institucin establece las necesidades ms prioritarias, ajustadas a las apropiaciones asignadas por el Gobierno Nacional para cada vigencia fiscal. 4.2 GENERALIDADES Anualmente las unidades de polica deben planear la adquisicin de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento, de acuerdo con lo establecido en los Instructivos Nos. 172 DIPON-DIRAF-863 (20/10/00) y el 016 DIPON-DIRAF-863 (17/01/01). El Plan de Necesidades (todos los rubros que conforman la cuenta gastos generales, independientes de las apropiaciones), se debe presentar a ms tardar en el mes de octubre y enviarlo al Grupo Presupuesto. El Grupo de Presupuesto tomando como base las metas macroeconmicas fijadas por el Gobierno Nacional, solicita al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico la aprobacin del Proyecto de Presupuesto para la Polica Nacional. Una vez se asigne apropiacin presupuestal a la Polica Nacional mediante Ley de Presupuesto, el Grupo Presupuesto DIRAF distribuye las partidas presupuestales para la vigencia fiscal. Las partidas presupuestales son asignadas por el Director General de la Polica Nacional mediante resolucin (Aportes de la Nacin y Fondos Especiales). Una vez las unidades de polica conocen la partida presupuestal asignada, deben elaborar el Plan de Compras y Servicios (Aportes De la Nacin y Fondos Especiales), el cual se convierte en el instrumento gua para la ejecucin de los rubros mas esenciales del presupuesto como son: Compra de Equipo, Materiales y Suministros y Mantenimiento. El Plan de Compras y Servicios debe ser aprobado y autorizado por el Ordenador del Gasto y el responsable del proceso administrativo. El Plan de Compras y Servicios definitivo, se convierte en la base para proyectar el porcentaje del Programa Anual de Caja PAC, aprobado para cada vigencia fiscal. 4.3 COMPETENCIAS En la Direccin General: La Direccin Administrativa y Financiera Oficina de Gestin DIRAF, proyecta y elabora el Plan de Compras y Servicios de la Polica Nacional. El Plan de Compras y Servicios es aprobado y autorizado, al igual que las modificaciones al mismo por el Director General de la Polica. En las Unidades de Polica: El Plan de Compras y Servicios ser elaborado por las Oficinas de Gestin y deber ser proyectado con el concurso de los responsables 111

del entorno administrativo y financiero; una vez efectuados los ajustes al Plan, el Ordenador del Gasto lo aprueba y autoriza, al igual que sus modificaciones. Las modificaciones al plan de compras y servicios deben ser solicitadas por escrito ante la DIRAF y en el evento de afectar los rubros presupuestales debe solicitar el crdito y/o contracredito a la DIRAF, y hasta tanto no sea aprobada la modificacin presupuestal no se deber efectuar los cambios respectivos al plan. En el evento que la unidad requiera la modificacin del Plan y que este no implique un cambio en el rubro presupuestal, las unidades sern autnomas. 4.4 RESPONSABLES En la Direccin General: El Director General de la Polica, el Director Administrativo y Financiero y el Responsable de la Oficina de Gestin DIRAF. En las Unidades de Polica: Los Ordenadores del Gasto, los responsables de la Oficina de gestin y los Subcomandantes Administrativos o quienes hagan sus veces y Jefes Financieros. 5. REGISTROS Y CONTROL EJECUCION PRESUPUESTAL 5.1 DESCRIPCION Los registros presupuestales son de obligatorio cumplimiento por todas las unidades de polica para controlar el presupuesto de aportes de la Nacin y Fondos Especiales. El registro de las transacciones presupuestales y contables, se realizar con base en la mxima desagregacin de los rubros presupustales, de igual manera se debe realizar el cierre de las operaciones en forma mensual en cada una de sus partes. Para efectos de llevar el registro de todas las operaciones presupuestales se debe diligenciar los siguientes libros Auxiliares: Libro de Registro de Ingresos Libro de Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos Libro de vigencias futuras Libro de Registro de Reserva Presupuestal Libro de Registro de Cuentas por Pagar 5.2 GENERALIDADES LIBRO REGISTRO DE INGRESOS: En este libro deben registrarse las operaciones inherentes a la gestin de los Ingresos pblicos indicando la fecha, el nmero, la clase, el signo y el valor.

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Son operaciones de gestin del presupuesto de Ingresos las operaciones establecidas en la ley que conllevan a: el reconocimiento de derechos por cobrar, la anulacin o compensacin de los derechos por cobrar, el recaudo y las devoluciones. Para el diligenciamiento de este libro se seguirn las siguientes instrucciones: REGISTRO DE LAS OPERACIONES: se debe realizar: a) en forma detallada, reflejando cada uno de los documentos que afectan al concepto o b) en forma resumida, registrando mediante una nica operacin la totalidad de los documentos del mismo tipo que afectan el concepto. En caso de que se utilice el procedimiento previsto en el literal b), anterior, los registros auxiliares correspondientes reflejarn los soportes unitarios por fechas en este libro. Al inicio de la vigencia se abre el registro para cada uno de los rubros aprobados en el anexo de la Ley del Presupuesto General de la Nacin. Cada registro en libros deber llevarse de acuerdo con el siguiente detalle: ENCABEZAMIENTO: consta de las siguientes partes: Nombre del libro: Registro de Ingresos Seccin: Cdigo y nombre del rgano al cual corresponde el presupuesto de Ingresos. Unidad Ejecutora: Cdigo y nombre de la(s) dependencia(s) que administran(n) recursos de acuerdo con la Ley. Regional: Cdigo y nombre de las regionales que de acuerdo con las necesidades haya establecido el rgano. Vigencia: Ao durante el cual rige el presupuesto. Tipo de Ingreso: Corriente, de Capital, Parafiscal o Fondos Especiales Grupo: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los tipos de ingresos de acuerdo con el anexo de la ley del Presupuesto General de la Nacin. Nivel: Corresponde al detalle de los ingresos que componen cada uno de los grupos de acuerdo con el anexo de la Ley de Presupuesto General de la Nacin. Numeral: Cdigo que identifica el detalle del nivel de ingreso, segn el anexo de la Ley del presupuesto General de la Nacin, acompaado de su descripcin. Concepto: Cdigo que desagrega el numeral anterior, segn las necesidades de informacin precisas en cada caso, acompaado de su descripcin. COLUMNARIO: consta de las siguientes columnas: 113

FECHA: indica el mes y el da en que se produce la operacin que se registra. OPERACIN: Identifica, a travs de las cuatro subcolumnas que la integran: Nmero, Clase, Signo, Valor- la naturaleza de la operacin objeto del registro. Subcolumna (3)- Nmero: identifica el nmero secuencial correspondiente a la transaccin que se registra. Subcolumna (4)- Clase: especifica en forma precisa la operacin que origina el registro, indicando la columna o Subcolumna que la operacin afecta. Subcolumna (5): Signo: describe el signo positivo o negativo de la operacin que realiza. Subcolumna (6): Valor: Monto de la transaccin que se registra. DERECHOS POR COBRAR: Esta columna a travs de las tres subcolumnas que la integran (Derechos Causados, Derechos Anulados y Total) muestra despus de cada operacin el valor neto actualizado de los Derechos Reconocidos por Cobrar. Subcolumna (7) Derechos Causados: son aquellos soportados en los actos en los cuales se determina la cuanta del ingreso que deba recibirse. Subcolumna (8) Derechos Anulados: Valor de las disminuciones determinadas por la autoridad competente, de acuerdo con lo previsto en las normas legales que le sean de aplicacin. Subcolumna (9) Total: Refleja el monto acumulado de los derechos por cobrar a la fecha, equivalente al valor de los derechos causados, menos los derechos anulados (Subcolumna 9= Subcolumna 7 8). 4. RECAUDO EFECTIVO: Esta columna a travs de sus tres subcolumnas (Efectivo, Devoluciones y Total) indica el valor recaudado en dinero. Subcolumna (10)- Efectivo: Monto recaudado en dinero por concepto de ingresos de la vigencia o cuentas por cobrar. Subcolumna (11)- Devoluciones: Esta columna muestra el valor de las Devoluciones de Ingresos definidas por la Administracin de conformidad con las normas legales, en razn de haberse recibido previamente los correspondientes ingresos, cualquiera que sea el medio de pago empleado. (Efectivo o papeles). Subcolumna (12)- Total: Refleja el monto acumulado del recaudo en dinero a la fecha, equivalente al valor de lo recaudado en efectivo, menos las devoluciones en efectivo o en papeles (subcolumna 12 = subcolumnas 10 11). 5. RECAUDO DE PAPELES (13): Esta columna, refleja el monto recaudado en valores recibidos por la administracin en ttulos que pueden utilizarse para atender obligaciones tributarias de acuerdo con la ley. 6. RECAUDOS BRUTOS (14): Esta columna indica despus de cada operacin el valor bruto actualizado de los derechos reconocidos recaudadas, cualquiera que sea el medio de pago empleado, es decir recaudo en efectivo ms papeles menos devoluciones (Columna 14 = subcolumna 12 + Columna 13). 114

7. OTRAS CANCELACIONES (15): Refleja los derechos cancelados por medios diferentes al recaudo en especial las compensaciones y la dacin en pago de acuerdo con la ley. 8. PENDIENTES POR COBRO (16): Saldo adeudado por los contribuyentes o terceros, resultante de restar del total de los derechos por cobrar, el monto del recaudo bruto y las otras cancelaciones (Columna 16 = Subcolumna 9 Columnas 14 y 15). DESCRIPCION (17): Esta columna tiene carcter opcional y posibilita una descripcin concisa de la transaccin que origina el registro. LIBRO REGISTRO DE APROPIACIONES, COMPROMISOS, OBLIGACIONES PAGOS Refleja la apropiacin vigente, la apropiacin vigente no afectada, el total de los certificados de disponibilidad pendientes de comprometer; el total de las obligaciones causadas y los compromisos pendientes de causar; el total de los pagos realizados y las obligaciones por pagar. En este libro debe registrarse diariamente cada una de las operaciones que afecten el presupuesto de gastos por cada uno de los rubros del anexo del decreto de liquidacin del presupuesto, indicando la fecha, el nmero, la clase, el tipo y el valor del documento que autoriza la operacin, de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes: Nombre del libro: Registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos. Seccin: Cdigo y nombre del rgano al cual corresponden las apropiaciones. 3. Unidad Ejecutora: Cdigo y nombre de la(s) dependencia(s) que realiza(n) actividades especficas sealadas por la Ley dentro de la Seccin, y se encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto. Regional: Cdigo y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el rgano. Vigencia: ao para el cual rige el presupuesto. 6. Identificacin Presupuestal: Identificacin numrica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidacin del Presupuesto. 7. Descripcin: nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos asociados a la identificacin presupuestal. B. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:

FECHA: Indica el mes y el da en que se produce la operacin que se registra.

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OPERACIN: Esta columna a travs de las cuatro subcolumnas que la integran Nmero, Clase, Signo y Valor- identifica el evento de gestin que se est registrando. 2.1 Subcolumna (3)- Nmero: identifica el nmero secuencial correspondiente a la transaccin que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operacin que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operacin afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operacin. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transaccin que se registra. 3. DOCUMENTO SOPORTE: Esta columna se divide en dos subcolumnas: Tipo y Nmero. 3.1 Subcolumna (7)- Tipo: Indica el documento soporte que autoriza la transaccin. Subcolumna (8) Nmero: Identifica el nmero del respectivo documento soporte que autoriza la transaccin. 4. APROPIACION VIGENTE: A travs de las dos subcolumnas que la integran, muestra el monto de la apropiacin aprobada a la fecha. 4.1 Subcolumna (9)- Condicionada: Monto de la apropiacin que presenta restricciones para su afectacin, con base en las leyendas: Previo concepto o distribucin previo concepto; las que requieran autorizacin previa del CONFIS para comprometerse por corresponder recursos del crdito autorizado o del perfeccionamiento del contrato de emprstitos; y las aplazadas en desarrollo de lo dispuesto en los artculos 76 y 77 del Estatuto Orgnico. Subcolumna (10)- No Condicionada: Es el resultado de restar del total de la apropiacin vigente el total de la apropiacin condicionada y representa el monto actual susceptible de afectar. 5. TOTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (11): Monto acumulado de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos a la fecha. 6. APROPIACION VIGENTE NO AFECTADA (12): Es el resultado de restar al total de la Apropiacin vigente no condicionada el total de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos (Columna 12= subcolumnas 10 11). 7. TOTAL COMPROMISOS (13): Monto acumulado de los compromisos adquiridos a la fecha. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL POR COMPROMETER (14): Saldo equivalente al monto total de Certificados de Disponibilidad Presupuestal expedidos menos el total de compromisos adquiridos. (Columna 14 = columnas 11 13) OBLIGACIONES (15): Corresponde al valor acumulado del cumplimiento de los compromisos reconocidos con base en el recibo a satisfaccin de los bienes, obras o servicios; as como los anticipos pactados, los impuestos, sentencias o conciliaciones. COMPROMISOS POR CUMPLIR (16): Saldo equivalente al total de compromisos adquiridos menos el total de obligaciones causadas (Columna 16 = columnas 13 15) TOTAL PAGOS (17): Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha previa autorizacin impartida por el ordenador del gasto. 116

OBLIGACIONES POR PAGAR (18): Corresponde a la diferencia entre el monto acumulado de las Obligaciones y el monto acumulado de los Pagos realizados a la fecha (columna 18 = Columna 15 - Columna 17) CONCEPTO (19): Esta columna tiene carcter opcional y posibilita una descripcin concisa de la transaccin que origina el registro. LIBRO REGISTRO DE VIGENCIAS FUTURAS Se registran los cupos de vigencias futuras autorizadas por el CONFIS o por quien este delegue a los rganos que conforman parte del Presupuesto General de al Nacin. Este libro se diligenciar y llevar de acuerdo con las siguientes instrucciones: AENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes:

Nombre del libro: Registro de Vigencias Futuras. Seccin: Cdigo y nombre del rgano al cual corresponden las apropiaciones. 3. Unidad Ejecutora: Cdigo y nombre de la(s) dependencia(s) u rganos que realiza(n) actividades especficas sealadas por la Ley dentro de la Seccin, y se encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto. 4. Regional: Cdigo y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el rgano. 5. Vigencia: Ao en el cual se autorizan las vigencias futuras. 6. Identificacin Presupuestal: Identificacin numrica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidacin del Presupuesto. 7. Descripcin: Nombre de cada uno de los rubros del Presupuesto de Gastos asociados a la identificacin presupuestal. B. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:

1. FECHA: Indica el mes y el da en que se produce la operacin que se registra. 2. OPERACIN: Esta columna a travs de las cuatro subcolumnas Nmero, Clase, Signo y Valor- identifica el objeto del registro. 2.1 Subcolumna (3)- Nmero: identifica el nmero secuencial correspondiente a la transaccin que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operacin que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operacin afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operacin. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transaccin que se registra. 3. DOCUMENTO SOPORTE: Esta columna se divide en tres subcolumnas: Tipo, Nmero y Objeto. 3.1 Subcolumna (7)- Tipo: Indica el documento soporte que autoriza la transaccin y dems documentos que legalmente soportan el registro de la misma. Subcolumna (8) Nmero: Identifica el nmero del respectivo documento que autoriza la transaccin. 117

Subcolumna (9) Objeto: Breve descripcin del contenido de la comunicacin y, en el caso especfico del contrato, corresponde a la descripcin del bien, obra o servicio contratado. 4. Vigencia Actual (10): Esta columna muestra nicamente, valor en los casos en que el Compromiso objeto de registro se inicie en la vigencia en curso. 5. Vigencias Futuras: Esta columna a travs de las cuatro subcolumnas que la integran muestran el monto de las autorizaciones otorgadas por cada vigencia, as como el valor comprometido y, en su caso, el saldo por utilizar para cada uno de los aos. Subcolumna(11)-Aos: Registra los aos para los cuales se autorizan las vigencias futuras. 5.2 Subcolumna(12): Autorizada: Valor autorizado para cada una de las vigencias futuras. 5.3 Subcolumna(13): Comprometida: Valor comprometido para cada una de las vigencias futuras. Subcolumna(14): Saldo por Comprometer: Valor no comprometido para cada una de las vigencias futuras. Corresponde a la diferencia existente entre el valor autorizado y el valor comprometido. (Subcolumna 14 = subcolumna 12 menos subcolumna 13). LIBRO REGISTRO DE RESERVAS PRESUPUESTALES En l se muestran las reservas constituidas por cada uno de los rubros del Anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto, su ejecucin y saldos. Se diligenciar y llevar de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes: Nombre del libro: Registro de Reservas Presupuestales. Seccin: Cdigo y nombre del rgano al cual corresponden las reservas presupuestales constituidas. Unidad Ejecutora: Cdigo y nombre de la (s) dependencia (s) que realiza (n) actividades especficas sealadas por la Ley de la Seccin, y se encuentran identificadas en el anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto. Regional: Cdigo y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el rgano. Vigencia: Ao al que pertenecen las reservas constituidas. 6. Identificacin Presupuestal: Identificacin numrica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidacin del Presupuesto. 7. Descripcin: Indica el nombre de los rubros del gasto, conforme al anexo del decreto de liquidacin del Presupuesto del ao fiscal a que correspondan las reservas constituidas. B. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:

1. FECHA: Indica el mes y el da en que se produce la operacin que se registra. 118

2. OPERACIN: Esta columna a travs de las cuatro subcolumnas Nmero, Clase, Signo y Valor- el objeto de la operacin. 2.1 Subcolumna (3)- Nmero: identifica el nmero secuencial correspondiente a la transaccin que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operacin que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operacin afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operacin. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transaccin que se registra. 3. RESERVA CONSTITUIDA (7): Monto actual de la reserva presupuestal constituida. 4. OBLIGACIONES CAUSADAS (8): Corresponde al valor acumulado del cumplimiento de los compromisos que respaldan la reserva, con base en el recibo a satisfaccin de los bienes, obras o servicios. RESERVAS POR EJECUTAR (9): Saldo equivalente al total de las reservas constituidas menos el total de las reservas presupuestales que se han convertido en obligaciones causadas (Columna 9 = Columna 7 menos Columna 8). Este monto a 31 de Diciembre fenece, de acuerdo con las normas legales. TOTAL PAGOS (10): Monto acumulado de los pagos realizados a la fecha del registro. 7. OBLIGACIONES POR PAGAR: (11): Es el resultado de restar el total de las obligaciones causadas el total de los pagos realizados a la fecha (Columna 11 = Columnas 8 menos 10). CONCEPTO. Esta columna tiene carcter opcional y posibilita una descripcin concisa de la transaccin que origina el registro. LIBRO REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR En l se registran las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia para cada uno de los rubros del Anexo del Decreto de Liquidacin, los pagos y los saldos pendientes por pagar. Se diligenciar y llevara de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO: Consta de las siguientes partes: Nombre del libro: Registro de Cuentas por Pagar. Seccin: Cdigo y nombre del rgano al cual corresponden las cuentas por pagar. Unidad ejecutora: Cdigo y nombre de la (s) dependencia (s) u rgano(s) que realiza (n) actividades especficas sealadas por la Ley de la seccin, y se encuentran identificadas en el Anexo del Decreto de Liquidacin del Presupuesto. 4. Regional: Cdigo y nombre de las regionales, de acuerdo con las necesidades establecidas por el rgano. Vigencia: Ao al que pertenecen las Cuentas por Pagar. 6. Identificacin Presupuestal: Permite la identificacin numrica de cada rubro presupuestal, conforme al anexo del Decreto de liquidacin de la vigencia fiscal a la cual corresponden las cuentas por pagar.

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7. Descripcin: Indica el nombre de los rubros del gasto, conforme al anexo del decreto de liquidacin del Presupuesto del ao fiscal a que correspondan las Cuentas por Pagar. B. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas:

1. FECHA: Indica el mes y el da en que se produce la operacin que se registra. 2. OPERACIN: Esta columna a travs de las cuatro subcolumnas Nmero, Clase, Signo y Valor- identifica el objeto de la transaccin. 2.1 Subcolumna (3)- Nmero: identifica el nmero secuencial correspondiente a la transaccin que se registra. 2.2 Subcolumna (4)- Clase: Especifica en forma precisa la operacin que origina el registro, indicando la columna o subcolumna que la operacin afecta. 2.3 Subcolumna (5): Signo: Indica el signo positivo o negativo de la operacin. 2.4 Subcolumna (6): Valor: Monto de la transaccin que se registra. 3. CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS (7): Monto actual de las cuentas por pagar constituidas. 4. TOTAL PAGOS (8): Monto total de los pagos realizados a la fecha. 5. CUENTAS PENDIENTES POR PAGAR (9): Es el resultado de restar el total de las Cuentas por Pagar constituidas el total de los pagos realizados a la fecha. (Columna 9= columna 7 menos 8). 6. CONCEPTO. Esta columna tiene carcter opcional y posibilita una descripcin concisa de la transaccin que origina el registro. 5.3 COMPETENCIAS

En la Direccin General: Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Tesorera (ingresos) y Grupo Presupuesto En las Unidades de Polica: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorera (ingresos) y Grupo de Presupuesto. 5.4 RESPONSABLES

1. Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Jefe de Presupuesto. 2. Analista de Presupuesto responsable del objeto del gasto. 3. Tesorero principal y/o auxiliar (ingresos) 6. INFORMES DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DESCRIPCION Los informes correspondientes a la ejecucin del presupuesto de ingresos y de gastos son mecanismo para la programacin, ejecucin, seguimiento del presupuesto de Aportes de la Nacin y Fondos Especiales. Los informes, se 120

elaboran con base en la informacin que se deduzca de los correspondientes libros presupuestales. GENERALIDADES Los informes que se deben rendir ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y que son ajustables al Sistema Integrado de Informacin Financiero son: INFORME MENSUAL DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS El informe mensual de ejecucin del presupuesto de Ingresos se diligenciar de acuerdo con las siguientes instrucciones: ENCABEZAMIENTO El encabezamiento de cada informe presentar el cdigo y el nombre del rgano, as como el mes al que se refiere la informacin reportada. ESTRUCTURA: Consta de las siguientes columnas: Numeral (1): Esta columna corresponde a la denominacin de cada uno de los conceptos de ingresos que conforman el presupuesto cada rgano de acuerdo con la clasificacin establecida en el anexo de la Ley del Presupuesto general de la Nacin. Aforo Vigente (2): Refleja el valor que aparece en el anexo de la Ley del Presupuesto general de la Nacin, para cada uno de los numerales establecidos para el respectivo rgano, teniendo en cuenta adems las modificaciones efectuadas de conformidad con las normas legales. Derechos por Cobrar Mes (3): Corresponde al monto de los derechos reconocidos por cobrar durante el mes que se reporta. Se toma el valor de la subcolumna (9) del libro Registro de Ingresos. Derechos por Cobrar Acumulados (4): El valor que registra esta columna corresponde a los Derechos por Cobrar Acumulados en lo transcurrido de la vigencia incluyendo los correspondientes del mes que se reporta. Se obtiene de restar de los Derechos Causados los Derechos Anulados. Recaudo Efectivo Mes (5): Corresponde al monto de los recaudos en dinero efectuados en el mes por cada concepto de Ingreso. Se toma del valor de la subcolumna (12) del libro de registro de Ingresos. 6. Recaudo Efectivo Acumulado (6): El valor registrado en esta columna corresponde al acumulado de los Recaudos Efectivos efectuados durante lo transcurrido de la vigencia. 7. Recaudo en Papeles Mes (7): corresponde al monto recaudado en el mes por ttulos que pueden utilizarse para atender obligaciones tributarias de acuerdo con la Ley. Se toma de la columna (13) del libro de registro de ingresos. 8. Recaudos en Papeles Acumulados (8): El valor registrado en esta columna corresponde al acumulado de los recaudos en papeles efectuados durante lo transcurrido de la vigencia. 121

9. Pendientes de Cobro (9): Corresponde al saldo acumulado por cobrar a los contribuyentes, resultante de restar de los derechos por cobrar el recaudo efectivo, el recaudo en papeles y otras cancelaciones. Se toma de la columna (16) del libro de registro de Ingresos. INFORME DE LA EJECUCION MENSUAL Y ACUMULADO DEL PRESUPUESTO DE GASTOS El informe de ejecucin mensual y acumulado del presupuesto de gastos para cada perodo deber elaborarse por cada uno de los siguientes conceptos: 1) Apropiaciones de la vigencia, 2) Reservas Presupuestales y 3) Cuentas por Pagar. 1. APROPIACION DE LA VIGENCIA: Consta de las siguientes partes: ENCABEZAMIENTO En el encabezamiento presentar la identificacin del rgano, integrada por su denominacin y el cdigo correspondiente, as como el perodo al que se refiere. COLUMNARIO 1. Codificacin Presupuestal (1): Corresponde a la identificacin presupuestal de cada uno de los rubros presupuestales que aparecen identificados en el anexo del decreto de liquidacin del presupuesto. 2. Descripcin (2): corresponde a la definicin del rubro presupuestal establecido en el anexo del decreto de liquidacin del presupuesto al cdigo presupuestal. 3. Apropiacin Vigente(3): Corresponde al valor reflejado en el libro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos que incluyen el monto inicial aprobado en el presupuesto ajustado con las modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales. 4. Compromisos / Mes (4): Se registra en esta columna el monto de los compromisos perfeccionados en el perodo (mes). Se toma de la columna (13) del libro registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. 5. Compromisos Acumulados (5). En esta columna se debe registrar el total de los valores correspondientes a los compromisos perfeccionados que se hayan adquirido de conformidad con las normas legales en lo transcurrido de la vigencia, incluidos los del mes que se reporta. 6. Obligaciones /mes (6)- Se registra en esta columna el monto de las Obligaciones Causadas en el perodo (mes) que hayan sido pagadas o no, como consecuencia de la ejecucin de los compromisos perfeccionados con cargo a las apropiaciones correspondientes. Se toma de la columna (15) del libro registro de apropiaciones, compromisos, obligaciones y pagos. 7. Total Obligaciones Acumuladas (7): Corresponde al valor acumulado de todas las obligaciones constituidas en lo transcurrido de la vigencia, incluidas las correspondientes al mes que se reporta. 8. Pagos/Mes (8): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente en el perodo (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas. Se 122

toma de la columna (17) del libro de registro de Apropiaciones, Compromisos, Obligaciones y Pagos. Total Pagos Acumulados (9): Corresponde al valor de los pagos efectuados en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el perodo (mes). Al final de cada informe se incluir, en la fila Total Acumulado el registro de la suma de los valores que aparecen en los distintos conceptos. 2. INFORME RESERVAS PRESUPUSTALES: Consta de las siguientes partes: ENCABEZAMIENTO En el encabezamiento presentar la identificacin del rgano, integrada por su denominacin y el cdigo correspondiente, as como el perodo al que se refiere la constitucin de las reservas. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas: 1. Codificacin Presupuestal (1): Corresponde a la identificacin presupuestal de cada uno de los rubros presupuestales sobre los cuales se constituyeron las Reservas de acuerdo con el anexo del decreto de liquidacin del presupuesto del ao respectivo. 2. Descripcin (2): corresponde a la definicin asociada al cdigo presupuestal definido anteriormente. 3. Reservas Constituidas (3): Corresponde al valor reflejado en el Registro de Reservas Presupuestales incluye el monto inicial constituido ajustado a las modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales, diferenciando los recursos de la nacin de los ingresos de los establecimientos pblicos. Se toma la columna (7) del libro registro de reservas presupuestales. Obligaciones Causadas / Mes (4): Se registra en esta columna el Monto de las Obligaciones Causadas en el perodo (mes) que hayan sido pagadas o no, como consecuencia de la ejecucin compromisos constituidos como reservas presupuestales. Se toma de la columna (8) del libro de Registro de Reservas presupuestales. Total Obligaciones Causadas (5): Corresponde al valor acumulado de todas las obligaciones causadas en lo transcurrido de la vigencia, incluidas las correspondientes al mes que se reporta. 6. Pagos/Mes (6): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente en el perodo (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas. Se toma de la columna (10) del libro de Registro de Reservas Presupuestales. 7. Total Pagos Acumulados (7): Corresponde al valor total de los pagos efectuados en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el perodo (mes). Al final de cada informe se incluir, en la fila Total Acumulado el registro de la suma de los valores que aparece en los distintos conceptos. 123

3. INFORME CUENTAS POR PAGAR: Consta de las siguientes partes: ENCABEZAMIENTO En el encabezamiento presentar la identificacin del rgano, integrada por su denominacin y el cdigo correspondiente, as como el perodo al que se refiere la constitucin de las Cuentas por Pagar. COLUMNARIO: Consta de las siguientes columnas: 1. Codificacin Presupuestal (1): Corresponde a la identificacin presupuestal de cada uno de los rubros presupuestales sobre los cuales se constituyeron las Cuenta por Pagar de acuerdo con el anexo del decreto de liquidacin del presupuesto del ao respectivo. 2. Descripcin (2): corresponde a la definicin asociada al cdigo presupuestal definido anteriormente. Cuentas por Pagar Constituidas (3): Corresponde al valor reflejado en l libro Registro de Cuentas por Pagar incluye el monto inicial constituido ajustado a las modificaciones autorizadas en lo transcurrido de la vigencia de conformidad con las normas legales, diferenciando los recursos de la nacin de los ingresos de los establecimientos pblicos. Se toma de la columna (7) del libro registro de Cuentas por Pagar. Pagos/Mes(4): Se registra en esta columna el valor pagado efectivamente en el perodo (mes) en cumplimiento de las respectivas obligaciones causadas constituidas como Cuentas por Pagar. Se toma de la columna (8) del libro registro de Cuentas por Pagar. Total Pagos Acumulados(5): Corresponde al valor total de los pagos efectuados en lo transcurrido de la vigencia, incluyendo los pagos efectuados en el perodo (mes). Al final de cada informe incluir, en toda la fila Total Acumulado el registro de la suma de los valores que aparecen en los distintos conceptos. El Jefe del Organo o quien este delegue y los Jefes del Presupuesto o quien haga sus veces en cada uno de los rganos que conformen Seccin del Presupuesto General de la Nacin, son los responsables de enviar oportunamente a la Direccin General del presupuesto de la Nacin del Ministerio de Hacienda. 6.3 COMPETENCIAS

1. En la Direccin General: Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Tesorera (ingresos y cuentas por pagar) Grupo Presupuesto. 2. En las Unidades de Polica: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorera (ingresos y cuentas por pagar) y Grupo de Presupuesto. 6.4 RESPONSABLES 124

Jefe Financiero. Jefe de Presupuesto y Analista de Presupuesto responsable del objeto del gasto. Tesorero principal y/o auxiliar (ingresos y cuentas por pagar) CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS GENERALES Y ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS 1. LICITACION PBLICA 1.1 DESCRIPCION Procedimiento administrativo mediante el cual la entidad a travs de las dependencias delegadas para adelantar procesos de licitacin, formula pblicamente una convocatoria, invitando a un nmero indeterminado de particulares, para que, en igualdad de oportunidades, presenten sus ofertas, con sujecin a las disposiciones legales y a las bases y condiciones establecidas en los pliegos de condiciones o trminos de referencia y, seleccione entre ellas la ms favorable, garantizando el cumplimiento de los principios de economa, transparencia, y en especial, el del deber de seleccin objetiva, establecida en ley general de contratacin. 1.2 GENERALIDADES La Direccin Administrativa y Financiera cuenta dentro de su estructura orgnica con un Grupo de Contratos cuya funcin principal es la contratacin para la adquisicin de bienes y servicios en cuanta superior a 1.000 S.M.M.LV. y el Grupo de Adquisiciones en cuanta inferior a este valor (Contratacin Directa). Las nicas dos unidades que estn facultadas para adelantar proceso de licitacin en la Polica Nacional son la Direccin Administrativa y Financiera y la Direccin de Sanidad; cualquier otra unidad que quiera adelantar proceso licitatorio debe obtener previa delegacin especfica para este proceso por parte de la Direccin General, conforme a lo establecido en la Resolucin No. 00002 del 02 de enero de 2001. Igualmente para la Direccin de Bienestar Social segn lo contempla el artculo 9 de citada norma. Adicionalmente, en la Direccin de Sanidad la Asesora Jurdica ejerce el control de legalidad permanente sobre los procesos licitatorios de ste. El Grupo de Contratos recepciona el Plan de Compras y Servicios, de cada vigencia fiscal autorizado por el Ordenador del Gasto (el Plan est distribuido de acuerdo a las cuantas) y. en la Direccin de Sanidad se recepciona en el Area Administrativa y Financiera. En el Grupo de Contratos se proyectan y notifican las Resoluciones mediante las cuales se nombran los miembros de la Junta Asesora para la Contratacin Administrativa y los integrantes de los comits evaluadores de las licitaciones 125 RESPONSABILIDADES PARA LA

(Jurdico, Tcnico y Econmico). En la Direccin de Sanidad lo proyectan el grupo de Contrataciones. Se procede a solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) al Area Financiera - Grupo de Presupuesto. El Grupo de Contratos informa a la Cmara de Comercio y CONFECAMARAS la fecha de la apertura de las Licitaciones especificando el valor y el bien o servicio a contratar. En la Direccin de Sanidad lo proyecta el grupo de Contrataciones. El Coordinador del Grupo de Contratos internamente, nombra responsables de cada proceso Licitatorio, quienes tienen a su cargo: la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, la elaboracin y envo a los comits del proyecto del modelo de pliego de condiciones de la licitacin, para s es del caso presenten observaciones al pliego de condiciones y se realicen las correspondientes correcciones. As mismo, procedern a la elaboracin de la Resolucin mediante la cual se abre el proceso licitatorio. El Jefe del Area Administrativa y Financiera de la Direccin de Sanidad, internamente nombra responsables de cada proceso Licitatorio. Posteriormente, se realiza la publicacin de los avisos en diarios de amplia circulacin a nivel nacional. (Art. 30 de la Ley 80 de 1.993). Los responsables de cada proceso licitatorio organizan la Junta donde se realiza la apertura de la licitacin y cierre de la urna triclave, donde posteriormente se ubicarn las ofertas por parte de los proponentes. A partir de la iniciacin de este proceso se deber dejar constancia por escrito de todas las reuniones que se efecten dentro del mismo. Una vez se abra el proceso licitatorio, se procede a la venta de los pliegos de condiciones. Por requerimiento de los oferentes, los Ordenadores del Gasto competentes, si es del caso, convocaran a una Audiencia de Aclaracin a los pliegos de condiciones adquiridos, a la cual asisten los Comits evaluadores y las junta asesora para la contratacin. Posteriormente, los responsables de los procesos licitatorios, una vez realizada la Audiencia de Aclaracin, tramitan ante los Comits evaluadores, las inquietudes de los oferentes, solicitando respuesta en el menor tiempo posible, con el propsito de elaborar el Adendo, si es del caso, y enviarlo a cada uno de los proponentes. Los Responsables de los procesos licitatorios, coordinarn el cierre de la licitacin de acuerdo al cronograma, a la cual debern asistir los miembros de la Junta Asesora para la Contratacin, los Comits Evaluadores, el Director Administrativo y Financiero, el Jefe del Grupo de Contratos, un Delegado de Control Interno de la Polica Nacional o los delegados de la Direccin autorizada para el desarrollo del proceso licitatorio y los proponentes; cerrada la licitacin se abre la urna triclave y se da lectura a las ofertas; los originales de las ofertas son firmadas por los integrantes de la Junta Asesora. 126

Los Responsables del proceso licitatorio envan a los comits evaluadores las ofertas y las muestras (si es del caso); los comits pueden solicitar a travs del Grupo de Contratos, aclaraciones a los oferentes sobre las propuestas presentadas. Una vez evaluadas las ofertas, los Responsables del proceso licitatorio, elaboran el correspondiente resumen de puntajes. El Grupo de Contratos deja a disposicin de los proponentes, las evaluaciones por un lapso de (5) cinco das hbiles, con el propsito sean presentadas las observaciones a las mismas, seguidamente, en caso de presentarse observaciones, stas son enviadas a los comits evaluadores para su anlisis y respuesta. Una vez se conocen las evaluaciones definitivas, se procede a realizar la Junta de Adjudicacin de la Licitacin; los comits evaluadores presentan el anlisis de los puntajes y la Junta Asesora para la Contratacin toma la decisin de recomendar al Ordenador del Gasto que adjudique el contrato a la propuesta que obtuvo el mayor puntaje. El Responsable del proceso licitatorio, elabora la Resolucin de Adjudicacin, notificando al oferente favorecido, posteriormente, elabora el contrato, procede a solicitar el registro presupuestal al Area Financiera Grupo Presupuesto y solicita al oferente la presentacin de la Garanta nica para la aprobacin y trmite correspondiente, el pago del impuesto de timbre nacional y dems impuestos que se generen, e iniciar su ejecucin. Posteriormente, se enva la copia del contrato y del registro presupuestal al almacn para que se recepcionen los bienes. Igualmente, se archivan los originales del contrato y se realiza el seguimiento hasta su liquidacin final. Una vez recibidos los bienes recibidos en el almacn confronta los elementos, la factura y los elementos solicitados, elabora la orden de entrada y le da el tramite al Grupo Central de Cuentas. 1.3 COMPETENCIAS En la Direccin General: La Direccin Administrativa y Financiera rea de Servicios y Apoyo Grupo Contratos. En la Direccin de Sanidad: El Director de Sanidad rea Administrativa y Financiera. 1.4 RESPONSABLES El Director General de la Polica Nacional, mediante Resolucin, delega en el Director Administrativo y Financiero y en el Director de Sanidad, la facultad para adelantar los procesos licitatorios. El Director General de la Polica Nacional nombra mediante Resolucin los Miembros de la Junta Asesora, los Gerentes de proyectos y los integrantes de los 127

Comits Evaluadores. En la Direccin de Sanidad los miembros de la Junta Asesora son nombrados por al Direccin de Sanidad. El Ordenador del Gasto firma los pliegos de condiciones, los Adendos, la Resolucin de Apertura y la Resolucin de adjudicacin de la licitacin. Los Gerentes de cada proyecto Los Asesores Jurdicos de la DIRAF y DISAN Los Miembros de la Junta Asesora. Los integrantes de los Comits Evaluadores. En la Direccin de Sanidad el Jefe del rea Administrativa y Financiera. El Jefe del Grupo Contratos. Los Responsables de cada uno de los procesos licitatorios. 2. CONTRATACIN DIRECTA 2.1 DESCRIPCIN Es el proceso mediante el cual, el jefe de una entidad estatal o su delegado, procede a escoger a travs de contratacin directa y solo en aquellos eventos previstos en el estatuto contractual (Ley 80 de 1993), y en la resolucin de delegacin respectiva, la persona natural o jurdica con la cual se va a celebrar un contrato, por parte de la entidad que l representa, previo cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley contractual 2.2 GENERALIDADES Para adelantar el proceso de Contratacin Directa, se debe tener en cuenta lo siguiente: Cuando se trate de contratos, cuya cuanta no sea superior a 100 S.M.M.L.V., se celebrarn, tomando en cuenta los precios del mercado sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. No obstante, para efectos de seleccin objetiva, siempre ser aconsejable, si las circunstancias lo permiten, la obtencin como mnimo de dos ofertas, para la correspondiente adquisicin de bienes o servicios. Igualmente, se podr contratar con la persona natural o jurdica que est en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, sin que sea necesario haber obtenido previamente varias ofertas, en los siguientes eventos: Cuando se hayan solicitado y slo se haya recibido una de ellas. Cuando de acuerdo con la informacin que se pueda obtener, no existan en el lugar varias personas que puedan proveer los bienes o servicios. Cuando se trate de contratos que se celebren en consideracin a las calidades personales del contratista. (Ejemplo contratos con profesionales, artistas, etc.) Cuando la necesidad inminente del bien o servicio, no permita solicitar varias ofertas. De todo lo anterior, se dejar constancia escrita. Se deber tener en cuenta en estos eventos los precios del mercado y si es del caso, los estudios y evaluaciones que para el efecto se hayan realizado. 128

2. Cuando la cuanta del contrato a suscribir sea superior a 500 S.M.M.L.V y hasta 1.000 S.M.M.L.V., deber invitarse pblicamente a presentar propuesta a travs de aviso colocado en lugar visible de la respectiva unidad, el cual deber permanecer fijado por el trmino mnimo de 2 das, salvo si se trata de bienes para la defensa y seguridad nacional (Artculo 4 Decreto 855 de 1.994). Dejndose constancia escrita de la fijacin y desfijacin del citado aviso. Una vez surja la necesidad de adquirir un bien o la prestacin de un servicio, se procede a dar cumplimiento al plan de compras, si no est en el plan, debe haber un anlisis de priorizacin y posterior autorizacin por parte del ordenador del gasto, previa consulta de la disponibilidad presupuestal (afectacin presupuestal). Para las unidades que se encuentran en lnea con el Sistema Financiero Integrado (SFI), una vez agotado el paso anterior, se incluye la solicitud en el Sistema Financiero Integrado SFI y se imprime la solicitud en el sistema para ser autorizada o rechazada por parte del Ordenador del Gasto, basado en la justificacin del requerimiento. Autorizada la solicitud por parte del Ordenador del Gasto, se procede a solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) al Area Financiera - Grupo de Presupuesto. Posteriormente, se cursan invitaciones a los proveedores que se encuentren inscritos en el Directorio o Krdex de proveedores. Recibidas las cotizaciones, se procede a efectuar los estudios de precios, plazos y garantas, con el propsito de tomar la decisin de aceptar la oferta ms favorable para los contratos sin formalidades plenas (hasta 500 S.M.M.L.V.). Recibidas las Ofertas, se procede a enviar a evaluacin tcnica, econmica y jurdica, con el propsito de tomar la decisin de aceptar la oferta ms favorable para los contratos con formalidades plenas (hasta 1.000 S.M.M.L.V.). Se procede a notificar al proveedor la aceptacin de la oferta (nicamente en los contratos con formalidades plenas o sea de 500 a 1.000 S.M.M.L.V.). Seguidamente, se elabora la orden de compra con o sin formalidades plenas de acuerdo a la cuanta. La orden de compra se enva para la respectiva revisin y la firma del Ordenador del Gasto y posteriormente la del contratista. Se enva al Area Financiera - Grupo de Presupuesto, para solicitar el respectivo registro presupuestal programando el pago de acuerdo a la proyeccin del Plan Anual de Caja (PAC). Se enva al proveedor o contratista una copia del contrato para la expedicin de la pliza o garanta nica. Es obligatorio exigir la garanta nica, cuando la cuanta del contrato exceda los 100 S.M.M.L.V. No obstante cuando los contratos no superen los 100 S.M.M.L.V. se podr exigir la garanta nica, en aquellos contratos que por la 129

naturaleza del objeto la requiera, para asegurar que la calidad de los bienes, de las obras o de los servicios, sea ptima para satisfacer las necesidades institucionales. Una vez recibida la garanta nica por parte del proveedor se procede a la aprobacin de la misma. Posteriormente, se enva la copia del contrato y el registro presupuestal al Almacn para que se recepcionen los bienes. Para la prestacin de los servicios se requiere la constancia del recibido a satisfaccin del mismo y se tramite la respectiva cuenta para el pago. Se archivan los antecedentes originales de la orden de compra, realizando seguimiento al contrato dentro de los trminos establecidos. Una vez el Almacn realice sus procedimientos, tramita la factura, acta de recepcin de elementos, o constancia de prestacin de servicios al Grupo de Compras, para que ste a su vez le d el trmite respectivo para su oportuna cancelacin. Nota. Cuando se trate de adquisicin de bienes considerados para la Defensa y Seguridad Nacional que superen la menor cuanta y que su adquisicin se pueda realizar mediante un proceso de contratacin directa, se designar a travs de resolucin un gerente del proyecto y los respectivos comits evaluadores. Dentro de este procedimiento su apertura y adjudicacin se har con la participacin y recomendacin de la Junta Asesora en contratacin Administrativa designada mediante resolucin. 2.3 COMPETENCIA 1. En la Direccin General: La Direccin Administrativa y Financiera Area de Servicio y Apoyo a travs de los Grupos de: Adquisiciones y Contratos. 2. En las Unidades de polica: El Ordenador del Gasto y la dependencia encargada de adelantar el proceso contractual. Por transparencia es recomendable contemplarse la participacin de la Junta de compras y determinar quienes la deben integrar. 2.4 RESPONSABLES El Ordenador del Gasto El Asesor Jurdico para asuntos contractuales de la DIRAF y/o asesor en las unidades de polica. El Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces. El Coordinador del Grupo Adquisiciones o Contratos para aquellos que superen la menor cuanta y versen sobre bienes considerados para la defensa y seguridad nacional (Art. 4 del Decreto 855/94). En las unidades de polica el responsable de adelantar el proceso contractual. El Responsable de adelantar los procedimientos contractuales en el Grupo de Adquisiciones o Contratos, y/o quien haga sus veces en las unidades de polica. 130

El Responsable de efectuar la verificacin de la Liquidacin y afectacin presupuestal en el Grupo Adquisiciones o Contratos, y/o quien haga sus veces en las unidades de polica. El Almacenista. El supervisor del contrato. CAPITULO V PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA EL PROCESO DE TESORERA 1. CUENTA UNICA NACIONAL (CUN): PROGRAMA ANUAL DE CAJA (PAC) 1.1 DESCRIPCION Programacin, solicitud de recursos a la Direccin del Tesoro Nacional y ejecucin del Programa Anual de Caja con y sin situacin de fondos. 1.2 GENERALIDADES Tramita ante la Direccin del Tesoro Nacional la apertura, sustitucin y/o terminacin de las cuentas corrientes; para lo cual se recibe el formato diligenciado de la unidad cumpliendo las causales establecidas en la normatividad vigente; posteriormente se enva a la Direccin del Tesoro Nacional. La DTN devuelve la aprobacin provisional, que es remitida a la unidad solicitante para que la entidad bancaria confirme el nmero de cuenta. La unidad regresa el formato a la Cuenta nica Nacional quien remite a la DTN, para la aprobacin definitiva. Se realiza la programacin del PAC en noviembre del ao inmediatamente anterior, teniendo en cuenta el anteproyecto de Presupuesto. Una vez aprobado el PAC, se efecta la distribucin de los recursos con y sin situacin de fondos, en forma mensualizada para unidades ejecutoras. Para los contratos celebrados en la Direccin Administrativa y Financiera y Direccin de Sanidad, se programa el pago de cada uno de ellos en coordinacin con las unidades ejecutoras. Mensualmente, el da 20 anterior al mes a ejecutar se recibe el PAC y la solicitud de recursos con y sin situacin de fondos de las unidades a nivel pas, para asignar cupo y realizar giros. En Direccin Administrativa y Financiera este plazo se amplia hasta el da 25. Para la aprobacin de cupo, las solicitudes de recursos sin situacin de fondos, debern realizarse con los ingresos reales que la Unidad recaude, sin sobrepasar el presupuesto de gasto autorizado. Con las necesidades presentadas por las unidades ejecutoras, se consolida la informacin y se elaboran las siguientes modificaciones: Adicin para aumentar el valor aprobado en la vigencia Adicin por reintegros realizados a la DTN. Reduccin para disminuir el valor aprobado Anticipo plan de pagos, para obligaciones del rezago con cadena presupuestal, adelantando la fecha de pago. 131

Anticipo normal, para provisin de fondos a unidades por rezago. Aplazamiento, traslado de recursos del mes presente al futuro. Aprobadas las modificaciones, se realiza la reprogramacin de las solicitudes, previo concepto del Grupo de Presupuesto. Semanalmente, se elabora la solicitud de cupo a la Direccin del Tesoro Nacional (DTN), de la siguiente manera: Obligaciones dentro del tiempo, programacin normal. Provisin de fondos a unidades por concepto de gastos generales e inversin, por giros no programados. Giros por concepto de OAT deducciones (nmina del personal activo y pensionado nivel pas y descuentos), por programacin deducciones. Aprobado el cupo se elabora la provisin de fondos (OAT) para las unidades del pas. En la Direccin Administrativa se envan las obligaciones recibidas de Central de Cuentas, a las Tesoreras para que elaboren la orden de pago (SIIF). Se expiden los comunicados a las unidades del pas sobre fecha, valor, concepto y recurso. Para la DTN se enva la informacin de los giros. Cinco das calendario siguientes al giro se realiza la revisin de saldos de bancos, y se envan los comunicados a las unidades que no estn cumpliendo con los parmetros del 95% en 5 das calendario. En los cinco primeros das de cada mes, las unidades reportan el informe de saldos en libros y certificados bancarios, por cada una de las cuentas corrientes que manejan, esta informacin se consolida y se remite a la DTN de acuerdo con los parmetros establecidos por esa Direccin. Se remiten los informes relacionados con la programacin y ejecucin del PAC a la Direccin de Tesoro Nacional y Contralora General de la Repblica dentro de los plazos establecidos por estas entidades. 1.3 COMPETENCIAS En la Direccin del Tesoro Nacional: Divisin PAC, Divisin Giros, Divisin Cuentas Corrientes y Tesorera. En la Direccin General Polica Nacional: Direccin Administrativa y Financiera rea Financiera, Grupo Presupuesto, Grupo Central de Cuentas, Grupo de Tesorera, Oficina de Telemtica y Divisin de Prestaciones Sociales, Grupo de Contratos, Adquisiciones y Gerencia Plan de Desarrollo. En las Unidades de Polica: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Jefes de Presupuesto y Tesoreras. En la Direccin de Sanidad: rea Administrativa y Financiera Grupo Financiero, coordinacin de Presupuesto, Tcnico Obligaciones SIIF y Coordinacin de Tesorera. 1.4 RESPONSABLES En la Direccin General y Direccin de Bienestar Social: 132

Director Administrativo y Financiero, firma modificaciones al PAC, sustitucin de cuentas, informes de ejecucin de recursos. Jefe rea Financiera, autoriza cupos sin situacin de fondos, firma modificaciones al PAC Tesoro General, firma las modificaciones al PAC y Operaciones Auxiliares de Tesorera OAT. Responsable Cuenta nica Nacional, en la programacin, ejecucin y control PAC autorizado para la Polica Nacional. En la Direccin de Sanidad: Jefe Grupo Financiero, responsable PAC coordinador de Presupuesto en la programacin, ejecucin y control PAC autorizado para la Direccin de Sanidad, el Tcnico Obligaciones SIIF y el Coordinador de Tesorera. 2. INGRESOS 2.1 INGRESOS RECURSOS DE LA NACION 2.1.1 DESCRIPCION Ingresos de fondos por asignacin de las recursos que hace el Ministerio de y Hacienda y Crdito Publico- Direccin Nacional del Tesoro y Recaudo por concepto de reintegros de acuerdo a las novedades que se presenten. 2.1.2 GENERALIDADES Procedimiento para Ingresos de Recursos de la Nacin: Segn obligaciones, rdenes de pago y operaciones auxiliares de Tesorera (OAT) recibidas para su cancelacin de acuerdo al cupo disponible, el respectivo Tesorero, solicita los Recursos a travs del SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN FINANCIERA SIIF. Una vez se tiene la confirmacin del pago, se registra el ingreso con la nota crdito y/o la consignacin de la situacin de Recursos, en el SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO SFI. En las Tesoreras donde opera el sistema manual, se efecta el registro en los libros auxiliares de Caja y/o bancos. Cuando se presentan recaudos por reintegros de vigencias anteriores, se clasifican contablemente, se elaboran los recibos de caja, consignaciones notas crdito en el SISTEMA FINANCIERO INTEGRADO SFI. En el sistema manual, diariamente se efectan las consignaciones bancarias de los recaudos y se registran en libros auxiliares de Caja y/ o Bancos. Los reintegros de vigencias anteriores que se presenten en las unidades del pas, debern realizarse en los plazos establecidos y consignarse en las cuentas corrientes autorizadas por la Direccin del Tesoro Nacional. Adems debern remitir la informacin presupuestal en forma detallada. Es de anotar, que dichos valores no cuenta con ningn beneficiario.

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En lo que hace referencia a los sobrantes de vigencia actual, se elabora informe de los mismos en forma mensual, al Grupo de Presupuesto de la Direccin Administrativa y Financiera para su reutilizacin. 2.1.3 COMPETENCIAS 1. En la Direccin General: Direccin Administrativa y Financiera a travs del rea Financiera, Grupo de Tesorera y Direcciones que generen las novedades. 2. En las Unidades de Polica: Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorera, Recursos Humanos. 3. En la Direccin de Sanidad: rea Administrativa y Financiera a travs del Grupo Financiero, coordinacin de Tesorera. 2.1.4 RESPONSABLES 1. El Tesorero respectivo con la solicitud de los recursos a la DTN, y los funcionarios responsables con el recaudo de los dineros y elaboracin recibos de caja, consignaciones y dems registros. 2. En las Unidades de Polica: los recibos de caja son firmados por el Tesorero Principal. 2.2 FONDOS ESPECIALES Y TERCEROS 2.2.1 DESCRIPCION Son ingresos definidos por la Ley, como aquellos ingresos percibidos por la prestacin de un servicio pblico especfico producto de las actividades propias de cada unidad, Donaciones y Transferencias de otras entidades del Estado y Particulares, relacionadas en el normal desarrollo de la Polica Nacional. 2.2.2 GENERALIDADES Procedimiento para Ingresos de Fondos Especiales y Terceros. Cuando se presentan recaudos directamente en ventanilla, por concepto de Fondos Especiales y Terceros, se establece el origen para clasificar contablemente el ingreso, se elabora el recibo de caja, y se registra en libro de Caja; diariamente se efectan las consignaciones bancarias de los recaudos y se registran en libros auxiliares de Bancos. Cuando se trate de ingresos por consignaciones nacionales, se registra el ingreso con la nota crdito y/o la consignacin, teniendo previamente la clasificacin contable de los mismos. Mensualmente se elabora informe y certificacin de Ingresos para Presupuesto. 2.2.3 COMPETENCIAS

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1. Direccin Administrativa y Financiera a travs del Area Financiera, Grupo de Tesorera. 2. En las Unidades de Polica: Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Tesorera. 2.2.4 RESPONSABLES 1. El Tesorero respectivo con los funcionarios responsables del recaudo del dinero, elaboracin recibos de caja y consignaciones y dems registros. 2. En las Unidades de Polica: Los recibos de Caja son firmados por el Tesorero. 2.3 FONDOS ESPECIALES- FONDO DE SALUD DE LA POLICIA NACIONAL 2.3.1 DESCRIPCION Recaudos originados por ingresos al Fondo Cuenta Subsistema de Salud de la Polica Nacional, por concepto de aporte patronal salud 8%, aporte afiliado salud 4%, ATEP 2%, venta de servicios, recobro SOAT, Rendimientos Financieros, aprovechamientos utilizacin recursos de salud, exmenes de capacidad psicofsica, cuotas moderadoras, y pagos compartidos. 2.3.2 GENERALIDADES El recaudo de fondos de Salud se efectuar a travs de una cuenta nica de recaudo a nivel nacional, mediante el sistema de recaudo nacional codificado de cuotas. La direccin de sanidad no recibir en ventanilla recursos en efectivo, solo consignaciones y cheques. Cuando se reciban cheques se establece el cdigo de origen de los recursos para su registro, contable y presupuestal, en el sistema y la generacin del recibo de caja; diariamente se efectan las consignaciones bancarias de los cheques recibidos y se registran en el sistema, para la afectacin de bancos correspondiente. Cuando se trate de ingresos por consignaciones, locales o nacionales, se registra, contable y presupuestalmente, en el sistema el ingreso con el informe de recaudo nacional codificado de cuota y/o la consignacin, realizando previamente depuracin de las consignaciones fsicas del informe de recaudo nacional de cuotas. Mensualmente, el responsable de ingresos en la coordinacin de presupuesto, genera el informe de ejecucin de ingresos. 2.3.3 COMPETENCIAS 1. En la Direccin de Sanidad: El rea Administrativa y Financiera a travs del Grupo Financiero, coordinacin de Tesorera. 2. En las Unidades de Polica: Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Jefe de Salud y Tesorera. 135

2.3.4 RESPONSABLES Tesorero, y funcionarios de ventanilla y registro de ingresos de la coordinacin de tesorera. Los recibos de caja y comprobantes de ingresos sern firmados por: En la DISAN: Tesorero y funcionario responsable del registro de ingresos de la coordinacin de tesorera. En la Unidades de Polica: Los recibos de Caja son firmados por el Tesorero. 3. PAGO DE OBLIGACIONES 3.1 GASTOS DE PERSONAL 3.1.1 DESCRIPCION Pago de nminas de: Sueldos Personal Activo, de planta y por contrato de prestacin de servicios, Vacaciones, Vigencias Expiradas, Especiales y Acreedores Varios. 3.1.2 GENERALIDADES Procedimiento para pago de sueldos de personal Activo en la Polica Nacional: Con el registro del ingreso y/o la consignacin de la situacin de Recursos en los libros auxiliares de bancos, se efecta la revisin de la nmina. Mediante la aplicacin SFI, se efecta la revisin de la nmina por interface, para proceder a autorizar el pago, accin que permite la elaboracin de las planillas de nminas y los cheques en la Unidad de Sistemas. Adems se debe efectuar revisin documental de la nmina, an realizndose por interface, con el fin de validar la consistencia de los soportes de pago frente al registro en el sistema. Se recibe del Jefe de control de calidad de la Oficina de Telemtica los productos de nmina generados all, es decir, planillas de nmina, cheques, libro sistematizado de bancos y desprendibles, y en el caso de DIBIE adicionando medio magntico compatible con Excel. En la DISAN se reciben de la coordinacin de nmina los productos de sta y se paga mediante abono en cuenta. 4. Se procede a estampar los sellos de restriccin y control a los cheques, se desglosan al igual que las planillas de nmina por Direcciones y reas, para organizar y empastar una a una, con su respectivo grupo de cheques. En DISAN, una vez revisada la consistencia de los documentos con el registro en el sistema, nmina entrega a Tesorera el Diskette encriptado, para su envo al Banco, con fecha del da hbil siguiente a la fecha de envo, con sus respectivas planillas soporte, el cual es entregado en el Centro de Convenios del Banco para su procesamiento de abono en cuenta en las horas de la noche. Se enumeran las nminas, de acuerdo al cheque y se efecta la revisin y liquidacin de novedades oficiadas previamente por la Direccin de Recursos 136

Humanos y/o despachos judiciales, procediendo a la anulacin de los cheques y la generacin de otros por efecto de la liquidacin. Las novedades del Personal secuestrado y/o desaparecido, se liquidan con el oficio de la Oficina de Derechos Humanos de la Polica Nacional. Luego los Tesorero(s), firman los cheques, entregan mediante arqueo y oficio de Plan de Pagos los cheques y las nminas a cada responsable de entregarlos personalmente, previa identificacin del mismo y/o a terceros a travs de autorizacin amplia y suficiente del titular. Se registra el egreso, en los libros Auxiliares de Bancos, previa verificacin y revisin de la nmina, para proceder a generar el comprobante de egreso a travs del sistema, o en su defecto revisado por el grupo de contabilidad, los elaborados en forma manual, deben ser enviados al Grupo de Contabilidad. En DISAN el proceso es automtico. Con las solicitudes de giro personal y/o individual, se elaboran los formatos de giros bancarios y se envan a la respectiva entidad bancaria. Terminado el pago se legaliza la nmina, con la revisin de firmas y el anexo de los documentos que soporten pagos a terceros. El valor de los cheques expedidos por la Tesorera y no entregados o no reclamados por los beneficiarios al corte de la cuenta mensual, quedan disponibles para su entrega durante los treinta (30) das siguientes en acreedores - Caja. Si al trmino del anterior plazo, no hubieren sido retirados por los beneficiarios, se contabilizar en Acreedores Bancos. El sistema mostrar los Acreedores- Bancos, los cuales son registrados por la opcin de Anulaciones con la respectiva nota de contabilidad, alimentando automticamente la base de datos y/o listado de Acreedores. Descuentos de Nmina Se reciben de la oficina de Telemtica los primeros das de cada mes, las nminas de descuentos del personal activo de las diferentes unidades la Polica Nacional, as como de BIESO para ser girados en el siguiente orden de importancia: Embargos Judiciales Ley 100 (Aportes empleados por salud y pensin) Seguros Dems descuentos (Libranzas, crditos, Fondos de casino, retenciones en la fuente, etc.). Una vez revisadas las nminas del personal activo se compara el valor global de cada una de stas, con el valor de la orden de pago que enva el Area Financiera, para la solicitud de recursos ante la Direccin del Tesoro. 137

Confirmado el situado de los recursos por parte de la Direccin del Tesoro Nacional, se procede a tramitar los pagos respectivos a los diferentes beneficiarios, de acuerdo al cuadro de descuentos presentado por la oficina de TELEMATICA, mediante la elaboracin del comprobante de egreso. Para la Direccin de Sanidad los descuentos son originados por nomina para elaboracin de la respectiva orden de pago y revisin del jefe financiero y luego cumpliendo con los requisitos financieros se procede a su giro Los Embargos son el registro de las rdenes procedentes de los despachos judiciales para Embargar, desembargar y/o modificar e incluir cuentas de ahorros de los ya registrados del personal activo de la Polica Nacional. Los Suspendidos son aquellos descuentos que se constituyen con el 50% deducido al personal suspendido de su sueldo bsico. Se constituyen en Acreedores Varios, hasta tanto la Justicia Penal Militar determine los fallos, ya sea para devolver los haberes al beneficiario, girarlos a la Caja de Sueldos de Retiro o reintegrarlos al Presupuesto Nacional. A partir del 14 de septiembre de 2000, con el Decreto 1791, los suspendidos por la Justicia Penal Ordinaria, son nominados y se les descuenta el 50%. El procedimiento para la constitucin y pago es el siguiente: Se recibe de la oficina de telemtica mensualmente mediante un listado, los descuentos por suspensiones penales. Los listados son verificados con las resoluciones recibidas de la Secretara General. Los dineros son consignados en una cuenta especial de suspendidos. Una vez resuelto el fallo, la Secretara General emite las resoluciones donde se ordena el pago, ya sea al beneficiario, a la Caja de Sueldos de Retiro o reintegro a Presupuesto Nacional. El beneficiario para obtener el pago debe presentar los requisitos exigidos por la Tesorera.- Fotocopia de la cdula de ciudadana, fotocopia del carn policial si se encuentra activo, solicitud de devolucin de haberes, fotocopia de la resolucin en la cual se ordena la devolucin de haberes, estudio de la huella del ndice derecho ante la SIJIN, nmero de cuenta corriente o de ahorros, si el beneficiario se encuentra en otra localidad. Constitucin y pago de los Acreedores en el SFI y elaboracin de listados para Entes de Control. PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE SUELDOS DE PERSONAL ACTIVO COMISIN AL EXTERIOR:

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La nmina de Comisin al exterior se elabora con base a los Decretos y Resoluciones, mediante los cuales se nombra personal activo de la Institucin en comisin fuera del pas. Los Decretos y Resoluciones se reciben de Recursos Humanos- Grupo destinacin traslados. Los Decretos y Resoluciones, son firmados por el Ministerio de Defensa, cuando la comisin supera los noventa (90) das, tambin firma las Resoluciones cuando se trata de comisiones transitorias de oficiales superiores, exceptuando el grado de mayor. El Director de la Polica Nacional, firma las Resoluciones de comisiones transitorias para los grados de mayores, oficiales subalternos, nivel ejecutivo, suboficiales, agentes y personal no uniformado. Se procede a liquidar los haberes de acuerdo a los decretos nmeros: 2557280297: por la cual se reglamenta la liquidacin de haberes, primas y viticos, para comisiones en el exterior. Decreto No. 00674-170298: por la cual se fija una partida diaria, por concepto de prima de caresta para oficiales, suboficiales, nivel ejecutivo, agentes, en comisiones permanentes, en pases como: Alemania, Francia, Reino Unido, Israel, Corea. Decreto No. 00995-221099: modifica la Resolucin No. 2557 del 2802987, art. 3, con respecto a la prima de navidad. Se enva la nmina al rea Financiera para revisin, proyeccin del dlar y elaboracin orden de pago. Una vez elaborada la orden de pago, la Tesorera solicita el PAC. Situados los recursos se procede a la negociacin de las divisas con la entidad bancaria. Cuando el Jefe rea Financiera autoriza la compra de las divisas, se procede a elaborar la carta de instrucciones para el Banco elegido, donde se solicitan valores en efectivo y valores de transferencia, en el caso de las transferencias se anexa cuadro con nmero de cuenta, banco, pas, beneficiario y valor; se enva cheque por el valor de la nmina, formulario No.5, declaracin de cambio debidamente diligenciado; carta autorizacin para retiro de dlares cuando se solicitan en efectivo. El Tesorero procede a la cancelacin de la nmina DIRECCION DE SANIDAD En razn a que la Direccin de Sanidad paga nmina con Fondos de Salud, se efecta el traslado de fondos, mediante nota de traslado interno de fondos a cuenta corriente de nmina, con tres das hbiles anteriores a la fecha programada de pago, el cual se realiza a travs de abono en cuenta individual del funcionario, autorizando su descuento de la cuenta corriente con nota de traslado de pago a terceros Se autoriza al Banco el pago de aportes parafiscales y descuentos de nmina, mediante nota de traslado de pago a terceros, remitiendo a ste los respectivos soportes de pago. El banco debe hacer efectivos los pagos dentro de los tres 139

das hbiles siguientes y enviar las respectivas consignaciones, soporte de pago, para su entrega a la coordinacin de nmina, el 3 de cada mes. 3.1.3 COMPETENCIAS 1. Direccin General 2. Direccin Recursos Humanos. 3. Oficina de Telemtica. 4. Direccin Administrativa y Financiera (Ordenador del Gasto), Area Financiera. 5. Grupo de Presupuesto, Central del Cuentas, y Grupo de Tesorera. 6. Secretaria General Conoce el proceso penal, elabora resoluciones. 3.1.4 RESPONSABLES 1. Jefe de Registro y Control 2. Jefe Grupo de Destinacin y Traslados 3. Jefe de Talento Humano 4. Telemtica * Supervisor de nminas y Jefe de Control de Calidad 5. Director General firma resoluciones para el caso de los Suspendidos, Director Administrativo y Financiero quien firma las nminas y Ordenes de Pago. 6. Jefe Grupo de Presupuesto 7. Jefe Area Financiera, firma Causacin y Obligacin. 8. Tesorero respectivo firma nminas, Cheques y comprobantes de egreso y en DISAN firma la nota de traslado al Banco junto con el Jefe del Grupo Financiero. 9. Funcionarios de tesorera quienes entregan los cheques a los beneficiarios. 10. Responsable de Embargos 11. Responsable de Descuentos 12. Auxiliar Contable encargado de realizar la liquidacin extempornea de Descuentos. 13. Cuenta nica Nacional 14. Auxiliar de Tesorera quien firma comprobante de egreso por su elaboracin 3.2. GASTOS GENERALES, INVERSION Y FONDOS ESPECIALES 3.2.1 DESCRIPCION Pago de obligaciones adquiridas por la Polica Nacional, por concepto de adquisicin y/o suministro de bienes y servicios. 3.2.2 GENERALIDADES Procedimiento para el pago de proveedores: Se reciben las cuentas con los documentos soporte: Obligacin y Orden de Pago (SIIF), Causacin de Obligacin (SFI), Orden de Pago (sistema manual), Contrato con o sin formalidades plenas, Entrada de Bienes, Acta de Recepcin, Factura o Constancia de Prestacin del Servicio Certificado de Disponibilidad Presupuestal (SFI), registro presupuestal de compromiso (SIIF). 140

En el sistema manual se efecta revisin de documentos y descuentos. En el sistematizado, se efecta confirmacin y Causacin de Deducciones, de la cuenta a travs de SIIF; en el Mdulo de Tesorera SFI, se autoriza pago previa verificacin de la Causacin Obligacin y los documentos. En el sistema manual, se registran los ingresos para proceder al pago, en los libros auxiliares de Caja y Bancos, con los documentos soporte (comprobante de ingreso, Copia de Consignacin, Nota Crdito); en SFI se registran los ingresos con los mismos documentos y se generan los respectivos comprobantes de ingreso para ser enviados a Contabilidad. Seleccin Masiva de Obligaciones y confirmacin de rdenes de Pago a travs de SIIF, generacin de comprobantes de egreso y elaboracin de cheques a travs de SFI, en el sistema manual, elaboracin y registro de los comprobantes de egreso y cheques en los libros auxiliares de Bancos. Luego el Tesorero Principal y/o Auxiliar, coloca los sellos restrictivos y el protectgrafo a los cheques en el momento de firmarlos, revisa la totalidad de la cuenta, igualmente firma los comprobantes de egreso, para ser entregados personalmente a cada Proveedor y/o autorizado, previa identificacin de los mismos. Terminado el pago, se legaliza la cuenta con la firma de recibido del proveedor y/o beneficiario, en su defecto con la consignacin o giro bancario y los documentos soportes de pagos a terceros. El valor de los cheques expedidos por la Tesorera, y no entregados o no reclamados por los beneficiarios al corte de la cuenta mensual, quedan disponibles para su entrega durante los treinta (30) das siguientes en acreedores - Caja. Si al trmino del anterior plazo, no hubieren sido retirados por los beneficiarios se contabilizar en Acreedores Bancos. 8. Los cheques debern llevar sello restrictivo para consignar nicamente a la cuenta del primer beneficiario 9. Organizacin del archivo 3.2.3 COMPETENCIAS 1. En la Direccin General: Direccin Administrativa y Financiera a travs del Area Financiera, Grupo de Presupuesto, Central de Cuentas, Cuenta nica y Grupo de Tesorera. 2. En las Unidades de Polica: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero y Coordinaciones de Presupuesto y tesorera. 3.2.4 RESPONSABLES 1. En la Direccin General: El Director Administrativo y Financiero, Jefe Area Financiera y funcionario de Central de Cuentas, firman la Causacin Obligacin (SFI). 141

2. El Director Administrativo y Financiero, firma la Obligacin y la Orden de Pago (SIIF). 3. El Tesorero Principal y Auxiliar de este proceso firman los cheques. Los comprobantes de egreso, son firmados por el tesorero y el auxiliar de tesorera. 4. En la Unidades con procesos sistematizados: Las Ordenes de Pago (SFI) son firmadas por el Ordenador del Gasto, Jefe Financiero, Funcionario Responsable de la Central de Cuentas y visto bueno del Jefe de Presupuesto. Las rdenes de pago SIIF son firmadas por el Ordenador del Gasto, Jefe Financiero y funcionario responsable de la Causacin SIIF. 5. Los comprobantes de egreso son firmados por Tesorero y el funcionario responsable de su elaboracin y los cheques son firmados por el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y el Tesorero. 6. En las unidades con proceso manual: Las rdenes de Pago son firmadas por el Ordenador del Gasto y el Jefe de Presupuesto y el funcionario encargado de su elaboracin. 7. Los comprobantes de egreso son firmados por el Tesorero y quien lo elabora y los cheques son firmados por el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y el Tesorero. 3.3 TRANSFERENCIAS 3.3.1 DESCRIPCION En la Direccin Administrativa y Financiera las transferencias corresponden a Pago de Cesantas Definitivas, indemnizaciones especiales por muerte y por invalidez, pensiones y pago de Sentencias y Conciliaciones y descuentos inherentes de ellos. As mismo, los Acreedores Varios de la cuenta de Transferencias, son aquellos que se constituyen por cesantas no cobradas, por estar embargadas por alimentos o procesos judiciales, hasta tanto exista regulacin de los juzgados competentes, u orden judicial de desembargo. La DISAN debe realizar transferencia al Fondo de Solidaridad y Garanta FOSYGA, de una doceava parte de los ingresos recibidos en el mes por concepto de cotizaciones, el cual se gira con Fondos Especiales Fondo Salud. As mismo por esta cuenta se manejan Sentencias y Conciliaciones generadas por procesos conciliatorios con proveedores. En las Unidades de Polica por esta cuenta, se maneja la cancelacin de pensiones y acreencias que provengan de los mismos pagos. 3.3.2 GENERALIDADES Mediante la aplicacin SFI, se efecta la revisin de la nmina por interfase, para proceder a autorizar el pago, accin que permite la elaboracin de las planillas de nminas y los cheques en la Unidad de Sistemas. Se recibe del Jefe de control de calidad de la Oficina de Telemtica los productos de nmina generados all, es decir, planillas de nmina, cheques, libro 142

sistematizado de bancos y desprendibles, igualmente medio magntico compatible con Excel. Se registra el egreso, en los libros Auxiliares de Bancos, previa verificacin y revisin de la nmina, para proceder a generar el comprobante de egreso a travs del sistema, o en su defecto revisado por el grupo de contabilidad, los elaborados en forma manual, deben ser enviados al Grupo de Contabilidad. Con las solicitudes de giros personales y/o individuales, se elaboran los formatos de giros bancarios y se envan a la respectiva entidad bancaria. Terminado el pago se legaliza la nmina, con la revisin de firmas y el anexo de los documentos que soporten pagos a terceros. El valor de los cheques expedidos por la Tesorera y no entregados o no reclamados por los beneficiarios al corte de la cuenta mensual, quedan disponibles para su entrega durante los treinta (30) das siguientes en acreedores - Caja. Si al trmino del anterior plazo, no hubieren sido retirados por los beneficiarios, se proceder a anularlos y con esta operacin quedarn registrados como Acreedores Bancos. 7. El sistema mostrar los Acreedores Varios - Bancos, los cuales son registrados por la opcin de Anulaciones con la respectiva nota de contabilidad, alimentando automticamente la base de datos y/o listado de Acreedores. Se reciben de la oficina de Prestaciones Sociales, las nminas de descuentos realizados al personal retirado de la Polica Nacional, como son: (cesantas definitivas, indemnizaciones, especiales por invalidez, muerte, pensiones, etc), para ser girados en el siguiente orden: Embargos judiciales Dems descuentos (libranzas, crditos, fondos de casino, etc.) 9. Los Embargos son el registro de las rdenes procedentes de los despachos judiciales para Embargar, desembargar y/o modificar los ya registrados, del personal retirado de la Polica Nacional, e inclusin en el sistema de cuentas de ahorros de los demandantes, para consignaciones en la entidad financiera. Procedimiento para el pago de pensiones: Una vez revisadas las nminas del personal pensionado se compara el valor global de cada una de stas, con el valor de la orden de pago que enva el rea Financiera, para la solicitud de recursos ante la Direccin del Tesoro. Confirmado el situado de los recursos por parte de la Direccin del Tesoro Nacional, se procede a tramitar los pagos respectivos a los diferentes beneficiarios, mediante la elaboracin del comprobante de egreso. Se procede a estampar los sellos de restriccin y control a los cheques, se desglosan al igual que las planillas de nmina de acuerdo al origen de la Pensin, con su respectivo grupo de cheques. Luego los Tesorero(s), firman los cheques, entregan mediante arqueo los cheques y las nminas a cada funcionario responsable de entregarlos personalmente a cada beneficiario, previa identificacin del mismo y/o a terceros a travs de autorizacin amplia y suficiente del titular. 143

Se registra el egreso, en los libros Auxiliares de Bancos, previa verificacin y revisin de la nmina, para proceder a generar el comprobante de egreso a travs del sistema, o en forma manual para las unidades. Con las solicitudes de giros personales y/o individuales, se elaboran los formatos de giros bancarios y se envan a la respectiva entidad bancaria. Terminado el pago se legaliza la nmina, con la revisin de firmas y el anexo de los documentos que soporten pagos a terceros. As mismo, si pasados 6 meses, el personal pensionado no se presenta a cobrar, se hace necesario que los pagadores informen al Grupo de Prestaciones Sociales, Unidad de pensionados sobre este personal con el fin de excluirlos de nmina, con el fin de evitar que se continen acumulando y aumentando los acreedores varios; sin perjuicio a que posteriormente se vuelvan a nominar titulares o beneficiarios de stos, que acrediten tal calidad a partir de la fecha en que se cause como novedad el presente acto administrativo. Igualmente las pagaduras, una vez est en firme el acto administrativo y reciban copia de l, deben reintegrar al Presupuesto Nacional los dineros que se encuentren pendientes de pago por concepto de mesadas pensionales, debiendo informar a la Unidad Procesos de Pensionados del Grupo de Prestaciones Sociales, en forma detallada: persona, valor, nmero de giro; mediante el cual fueron reintegradas las sumas correspondientes, esto cuando se extingue la obligacin. El personal que no pueda presentarse a cobrar, deber suministrar su nmero de cuenta de ahorros o corriente, de cualquier entidad bancaria, previo diligenciamiento del respectivo formato, comprometindose a firmar supervivencia cada tres meses, es decir: en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre dentro de los primeros 15 das. Los Tesoreros en sus correspondientes pagaduras, debern consignar las Pensiones en las cuentas que los beneficiarios soliciten, exigiendo la presentacin Personal o el envo de la supervivencia de los municipios aledaos al Departamento de su competencia, o que se encuentre bajo su responsabilidad. En caso de encontrarse fuera del pas, deber hacer llegar supervivencia del consulado del pas donde reside. En el momento de no hacer la presentacin personal o no enviar la supervivencia, se bloquearn las respectivas cuentas; transcurridos (6) meses, sin hacer la debida presentacin, se proceder a solicitar a la entidad financiera, la devolucin de los valores consignados y la cancelacin de la cuenta; simultneamente se informar a la Unidad de Pensionados la novedad, a fin de que se proceda a excluir de nmina, sin perjuicio a que posteriormente se vuelvan a nominar titulares o beneficiarios de stos, que acrediten tal calidad a partir de la fecha en que se cause como novedad el presente acto administrativo.

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El Grupo de Prestaciones Sociales, al momento de efectuar el reconocimiento de prestaciones sociales, tanto a titulares como a beneficiarios, proceder a identificarlos, previa firma y huellas decadactilares que reposarn en el expediente, a fin de que en el momento del pago, figuren antecedentes para cotejo de huellas y firmas. Procedimiento para el pago de descuentos del Personal Retirado: Con respecto a los descuentos realizados a las nminas del personal retirado (Transferencias), se procede a: Revisar las nminas Tener en cuenta los oficios de desembargo que envan los despachos judiciales. Tener en cuenta las rdenes de no pago que enva la oficina de Prestaciones Sociales. Constituir en acreedores varios, aquellos descuentos que van para varios despachos judiciales, y no se ha definido el porcentaje a girar a cada uno de ellos, en el momento de efectuar el pago. Requisitos para el pago de Prestaciones Sociales: a. Mediante Presentacin Personal: 1. Diligenciar formato titular u otros beneficiarios segn el caso. 2. Fotocopia cdula de ciudadana. 3. Toma huellas dactilares. 4. Se enva a estudio grafolgico o dactiloscpico para la debida confrontacin con la hoja de vida o el expediente prestacional. 5. Se recibe el formato con la debida refrendacin por parte del documentlogo o dactiloscopista, para proceder a realizar el pago. 6. En caso de que la huella dactilar sea ilegible, se enviar a la Registradura, con el fin de que se efecte un cotejo de huella con el archivo dactiloscpico, que existe en esta entidad. 7. Si el estudio sale positivo, se procede a efectuar el pago y se firma de la nmina con nmero de cdula. 8. Radicacin en libro destinado para pago de nminas, relacionando nombre, cdula, nmero de cheque, valor, direccin y telfono, con firma y huella de quien cobra. 9. Toma de foto y entrega del cheque. Los cheques cuyo valor superen 10 salarios mnimos mensuales, debern llevar sello restrictivo para consignar nicamente a la cuenta del primer beneficiario. b. GIRO O CONSIGNACIN 1. Solicitud giro electrnico por intermedio entidad financiera, o consignacin a cuenta de ahorros o corriente a nombre del titular de la prestacin. 2. Cotejo huella ndice derecho ante DIJIN o SIJIN. 3. Fotocopia cdula de ciudadana. 145

4. En caso de que sea imposible identificar al titular o beneficiario, se enva giro a las Tesoreras de los departamentos, para que se les cancele directamente previa identificacin de los beneficiarios. 3.3.3 COMPETENCIAS 1. 2. 3. Direccin General Secretara General y Prestaciones Sociales Direccin Administrativa y Financiera, Jefe Area Financiera, Grupo Tesorera. Oficina de Telemtica

3.3.4 RESPONSABLES Secretario General - elabora Resoluciones Director Administrativo y Financiero - Firma Resoluciones Jefe Grupo Prestaciones Sociales - Elabora Nminas Jefe Oficina de Telemtica Genera productos de nmina. Jefe de Grupo Pensionados, elabora la nmina de pensionados y maneja novedades. Responsable Grupo de Descuentos Responsable Grupo de Embargos Auxiliar Contable encargado de realizar los descuentos extemporneos Funcionarios encargados de la entrega de cheques OTROS PROCEDIMIENTOS INFORMES 4.1 ESTADO DIARIO DE FONDOS Y VALORES 4.1.1 DESCRIPCION Documento que se elabora para el control de los movimientos de la Tesorera, se genera por SFI o se elabora manualmente, plasmando los movimientos de ingresos y egresos diariamente en cajas, bancos, inversiones, anticipos, responsabilidades y cajas menores y para las diferentes unidades se tendr en cuenta los movimientos de logstica y CASUR; se enva para contabilidad con los documentos soportes. 4.1.2 GENERALIDADES Se recopilan todos los soportes de los ingresos y de los egresos del da, se deja una copia del comprobante de ingreso y de egreso para el archivo de la Tesorera y se entrega a contabilidad el original de los soportes con el original del comprobante de ingreso y la copia del comprobante de egreso, donde debe haber una persona responsable de la recepcin y verificacin inmediata del archivo de estos documentos en la dependencia. Se procede a la elaboracin del Estado Diario de Fondos y Valores, verificando los saldos con los libros de Bancos y mensualmente se elabora el consolidado. 146

4.2 INFORME DE TESORERIA. Informe mensual de Bancos la para Cuenta Unica, sobre la ejecucin de los recursos. 4.3 INVERSION EN TITULOS VALORES FONDOS ESPECIALES Cuadro que detalla la informacin relacionada con ttulos valores. En la DISAN adems de los anteriores informes, tambin se elaboran los siguientes: Promedio diario mensual de Bancos Informe de Saldos en bancos e inversiones financieras Informe de Cuentas por pagar Informe trimestral de Operaciones efectivas de caja 4.1.3 COMPETENCIAS Tesorera Grupo Contabilidad (Rendicin Estado Diario de Fondos y Valores con la Cuenta Fiscal) 4.1.4 RESPONSABLES Tesorero Auxiliar de Tesorera 4.4 PRESENTACION Y CONSIGNACION DISTRITALES 4.4.1 DESCRIPCION Presentacin y consignacin de las Declaraciones de Retenciones en la Fuente, impuesto al valor agregado(IVA), Timbre e Impuesto de Comercio Tableros y Avisos (ICA). 4.4.2 GENERALIDADES 4.4.2.1 PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIN Y CONSIGNACIN DE IMPUESTOS NACIONALES Y DISTRITALES. Con los valores discriminados que debieron retenerse por los diferentes conceptos sometidos a retenciones en la fuente (Impuesto a la Renta, Ventas y Timbre), durante el respectivo mes, se diligencia mensualmente el formulario preestablecido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, 147 DE IMPUESTOS NACIONALES Y

DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE, o mediante medios magnticos. Se gira el cheque y se elabora el comprobante de egreso, por los valores retenidos y plasmados en la respectiva Declaracin de Retencin. El Tesorero firma el cheque y el comprobante de egreso. El Tesorero responsable como Agente Retenedor, firma y presenta la Declaracin de Retencin en la Fuente mensualmente y se consigna el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos, que para tal efecto seale el gobierno Nacional. Para los Nmeros de NIT, clasificados por la DIAN, como Grandes Contribuyentes, la presentacin de la Declaracin de Retencin se efecta a travs de PRESENTACIN Y PAGO ELECTRONICO DE IMPUESTOS, aplicando los pasos anteriores. Anualmente, el Tesorero responsable como Agente Retenedor, ante la respectiva Unidad Administrativa de Impuestos y Aduanas Nacionales, expide los certificados de ingresos y retenciones correspondientes al ao gravable inmediatamente anterior, segn el formato y/ o la informacin que prescriba la DIAN. Cuando los procesos de Tesorera son manuales, se debe llevar un krdex de Retenciones en la Fuente, que permita llevar el control de los conceptos, valores retenidos y todos los datos del contribuyente, necesarios para expedir Certificados y presentar cualquier informacin ante la DIAN, para efectos de cruce de cuentas. En el Sistema Financiero Integrado (SFI), la aplicacin contiene las planillas de descuentos que reemplazan el krdex. Para la Declaracin de ICA, operan los mismos pasos anteriores considerando que estas declaraciones son bimensuales y el Formulario ser el que prescriba la respectiva Alcalda. Archivo 4.4.3 COMPETENCIAS 1. En la Direccin General: Direccin Administrativa y Financiera a travs del Area Financiera, Cuentas por Pagar y Grupo Tesorera . 2. En las Unidades de Polica: Ordenador del Gasto, Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, Jefe Financiero, Tesorera. 4.4.4 RESPONSABLES En la Direccin General: Director Administrativo y Financiero, Jefe Area Financiera y funcionario de Central de Cuentas firman la Causacin Obligacin (SFI). El Director Administrativo y Financiero firma la Obligacin y Orden de Pago (SIIF). El Tesorero Principal y Auxiliar de este procedimiento firman los cheques, y los comprobantes de egreso el tesorero y el auxiliar de Tesorera. En la Unidades de Polica: Los comprobantes de Egreso son firmados por el Tesorero Principal. CAPITULO VI 148

PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA EL PROCESO DE COBRO Y PAGO DE CUENTAS CENTRAL DE CUENTAS ORDEN DE PAGO 1.1 DESCRIPCION Documento que soporta la liquidacin de los contratos de adquisicin de bienes y/o servicios, reflejando la debida afectacin contable para este ultimo, atendiendo la normatividad vigente. 1.2 GENERALIDADES 1. El procedimiento se inicia una cuando se agoten los tramites presupuestales y de contratacin, una vez el almacenista haya recibido los bienes contratados o en caso de ser un servicio se expida la correspondiente constancia de prestacin del servicio, para el caso de Construccin de Inmuebles actas de entrega parcial o final de obra segn corresponda. 2. En el modulo central de cuentas se ejecutan los siguientes objetos del gasto (GASTOS DE PERSONAL, GASTOS GENERALES, TRANSFERENCIAS, INVERSIN Y FONDOS ESPECIALES, por cada uno de los rubros presupuestales de los anteriores Objetos del Gasto). 3. Las Oficinas de Licitaciones , Adquisiciones, Secretaria General, Grupo Seguros y Grupo de Presupuesto recepcionan de los Almacenes, la factura en original, copia de la entrada de almacn y/o constancia de prestacin del servicio, actas de entregas de obra, anexa copia de los siguientes documentos, contrato, aprobacin de la pliza, registro presupuestal, Impuesto de Timbre cuando la por ley se tenga esta obligacin fiscal contrato, para los contratos de obra anexar a los mismos el recibo de pago del FIC (Fondo para la Industria de la Construccin), al igual que el pago al Sena. Para el caso de unidades Policiales quien realice la Contratacin ser el encargado de Recepcionar dicha documentacin. Al respecto es importante observar que en la DISAN, no se anexa la copia de la pliza ni el registro presupuestal, por cuanto, en la entrada al almacn y/o recibido a satisfaccin del servicio se identifica en nmero del contrato, del cual se anexa copia para el trmite de pago, por parte del proceso de liquidacin y control de cuentas y una vez concluido el proceso de devuelve de a dicha coordinacin para su archivo y trmite de cuentas posteriores. 4. Para el pago de anticipos las oficinas antes mencionadas entregarn a la Central de Cuentas copia del contrato, registro presupuestal, aprobacin de la Pliza e impuesto de timbre y con estos documentos se proceder a la elaboracin de las ordenes de pago tanto por SFI y SIIF respectivamente. Para las unidades que no estn en lnea o cuyos procesos no estn sistematizados no 149

requieren orden de pago, solamente se elabora el respectivo comprobante de egreso. 5. La documentacin del punto 1.2.3, se entrega al Grupo Central de Cuentas (o quien haga sus veces en las unidades de Polica), donde se le asigna un numero consecutivo de radicacin para el control respectivo, especificando dentro del mismo, fecha de recepcin, No. contrato, No. factura, Beneficiario, valor , rubro presupuestal, analista responsable del proceso, fecha de programacin del pago segn lo estipulado en el registro presupuestal y pasa temporalmente el proceso de radicacin. 6. Para las Unidades que manejan SFI y SIIF el Grupo Central de cuentas procede a realizar una revisin de la cuenta con el fin de elaborar la orden de pago en SFI, indicando No. Empresa, fecha de elaboracin, tipo de movimiento, NIT, relacin de facturas, seleccin de la orden de entrada segn el Almacn, vigencia, tipo de documento, No. de documento, Amortizacin del Anticipo si con anterioridad este documento se le pacto dentro del contrato, descargue presupuestal (Ejecucin del Presupuesto segn el rubro), concepto de tipo especifico, liquidacin tributaria de acuerdo a los porcentajes establecidos en las normas tributarias vigentes y de acuerdo a las calidad del respectivo proveedor; los registros contables se reflejan pero no tiene efecto de causacin por cuanto este proceso lo esta realizando los respectivos almacenes cuando son bienes y en este modulo se causa cuando son servicios o contratos de obra, se procede a la aprobacin de la orden de pago y se le asigna una de las tesoreras de la Unidad segn el presupuesto que se este ejecutando y se imprime la respectiva orden. Para las Unidades de Polica que no manejen procesos sistematizados debern elaborar las ordenes de pago con sus respectivas causaciones, afectacin Presupuestal y tributaria. 7. Con base en la orden de pago de SFI se procede a elaborar la orden de pago en SIIF, especificando, No. Registro Presupuestal, carpeta de deducciones con sus O.A.T Tributarios, carpeta de Datos Administrativos, Carpeta de datos financieros, carpeta de fechas, se grava el documento, se endosa a una cuenta de una de las Tesoreras y se Imprime, este proceso es validad para las Unidades que manejan SFI y SIIF. 8. Las ordenes de pago ordenes de pago las firma el Analista de cuentas que la elaboro, pasa a la firma del jefe Financiero (o quien haga sus veces en la Unidades de Polica). 9. Se complementa el control de radicacin con los nmeros de ordenes de pago de SFI y SIIF y se elabora oficio a la asesora econmica de la Unidad quien efecta la revisin respectiva y pasa a la firma del Ordenador del Gasto. Las Unidades con procesos manuales se envan para la firma del Ordenador del Gasto. 10. Una vez firmadas las ordenes de pago por el ordenador del gasto la asesora Econmica pasa cada una de las ordenes tanto de SFI como SIIF al grupo de contabilidad para su revisin contable y documental y procede a elaborar oficio a Cuenta nica Nacional pasando copia del mismo al modulo 150

central de cuentas con el fin de descargar del radicador cada una de las cuentas que salieron de firmas del ordenador del gasto y proseguir con el control o seguimiento de la cuenta hasta la llegada a tesorera. Las Unidades con procesos manuales envan al grupo de Contabilidad de la Unidad y de all pasa a la Tesorera Respectiva. 11. El Grupo Central de Cuentas deber llevar un control permanente de las cuentas por pagar a los acreedores. 1.3 COMPETENCIAS En la Direccin General: La Direccin Administrativa y Financiera- el rea Financiera Grupo Central de Cuentas. 2. En las unidades de polica: se sugiere que este procedimiento lo realice un funcionario con conocimientos presupuestales, contables y tributarios, o conformar el grupo central de cuentas de acuerdo al movimiento que cada unidad tenga diariamente. 1.4 RESPONSABLES 1. La liquidacin, Causacin de servicios y elaboracin de la orden de pago es responsabilidad de cada analista de cuentas o quien haga sus veces en las respectivas unidades policiales. 2. La verificacin final de la orden de pago en cada uno de sus apartes liquidacin Causacin y ejecucin del presupuesto dentro de la misma es responsabilidad de la asesora econmica o quien haga sus veces en las respectivas unidades policiales. 3. Las firmas de la orden de pago ser firmada por el analista de cuentas, jefe financiero y Ordenador del Gasto, en las unidades policiales quienes hagan sus veces para tal fin. CAPITULO VII PROCEDIMIENTOS CONTABILIDAD 1. GENERALES Y RESPONSABILIDADES DE LA

VALIDACIN DE LA INFORMACION

1.1 DESCRIPCION La validacin de la informacin es el procedimiento en el cual se examina la informacin de entrada y salida aplicndose pruebas para determinar si hay o no inconsistencias, teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables segn el tipo de acto que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes de origen tanto interno como externo en original, debidamente diligenciados en forma cronolgica y secuencial, en ellos se debe indicar entre otros aspectos la fecha, numeracin, origen, refrendacin de antecedentes como 151

(nombre del documento, origen, numero y fecha), Cuenta afectada, descripcin (cantidad, detalle y cuanta de las operaciones), autorizados y refrendados por quienes intervienen en ellos o los elabore. Soportes que son utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares y principales, y posteriormente plasmarse en los comprobantes de contabilidad. 1.1 1. GENERALIDADES El procedimiento inicia con la recepcin de:

Documentos Fuentes (Certificados de disponibilidad presupuestal, contratos con y sin formalidades plenas, Ordenes de entradas, ordenes de salida, facturas, ordenes de pago, comprobantes de egresos, actas, plizas, consignaciones, notas dbitos y crditos, cheques anulados, resoluciones iniciales de presupuesto y sus modificaciones). Informes Complementarios (estado diario y mensual de fondos y valores, planillas de ingresos y egresos a almacenes, movimiento presupuestal de tesorera, Informe de ejecucin presupuestal de gastos, informe ejecucin presupuestal de ingresos, informe ejecucin presupuestal vigencia futuras, informe ejecucin presupuestal vigencia reserva presupuestal, informe ejecucin presupuestal vigencia cuentas por pagar, movimiento por grupo de bienes, relacin numrica y detallada de los soportes emitidos por presupuesto, contratos, almacenes, tesoreras, relacin de anticipos e inversiones, control de cajas menores, relacin de acreedores varios, relacin del situado del recurso de la DTN, extractos bancarios en papel y medio magntico, libros de bancos. Certificacin de saldos emitidos por la entidad financiera, inventario de bienes fsico a 31 de diciembre de cada ao; y en forma mensual durante los cinco primeros das los cuadros establecidos en la resolucin 036 de 1998). 2. Revisin fiscal y contable

Practicada a los documentos soportes con el propsito de determinar si hay o no inconsistencias con base en los requisitos principios y normas legales segn el acto que se examine. Revisin operacional Practicada a los documentos soportes en cuanto a las transacciones registradas originada por los hechos econmicos. Registro Se deben realizar en forma diaria, cronolgica, secuencial, organizada, estadstica y cuantificable de cada una de las caractersticas de identificacin individual de la informacin generada. 5. Elaboracin 152

Con base en los anteriores registros se deben elaborar los comprobantes de contabilidad, y dems informes complementarios como son: (estado mensual de fondos y valores, planillas de ingresos y egresos a almacenes, anlisis de movimiento de bienes, movimiento presupuestal de tesorera, relacin de anticipos cuadro inversiones). 1.2. COMPETENCIAS

Tesorera Almacenes Presupuesto Central de Cuentas Contratos Adquisiciones Construcciones Secretaria General Logstica Investigacin y disciplina Contabilidad 1.3. RESPONSABLES

Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables Auxiliares Contables 2. CONCILIACIONES BANCARIAS

2.1 DESCRIPCION Procedimiento que permite el cruce manual entre Extractos Bancarios y libros Principales y Auxiliares de Tesorera, de los valores recaudados y girados por cada una de las Tesoreras y lo pagado por el banco; detectar notas dbito, notas crdito y partidas conciliatorias que se presentan en dicho cruce, como resultado se genera un documento llamado conciliacin bancaria. 2.2 GENERALIDADES Solicitar a cada una de las tesoreras los libros principales y auxiliares de bancos. Solicitar al banco los extractos bancarios y certificaciones bancarias de cada una de las cuentas corrientes de la Unidad. Junto con los extractos bancarios deben solicitarse la certificacin de saldos, las notas dbito y las notas crdito relacionadas en el extracto. 153

Solicitar a las tesoreras relacin y cheques anulados del mes a conciliar. Se considera que los cheques anulados al igual que las notas de contabilidad, deben estar anexos en el Estado Diario de Fondos y Valores y lgicamente estar relacionados en el auxiliar de cada cuenta bancaria. Solicitar copia a las tesoreras de las Notas de Contabilidad por ajustes de Tesorera del mes a conciliar. Tener presente cada una de las conciliaciones bancarias del mes anterior. Se hace el respectivo cruce entre extracto, conciliacin anterior y libros. El funcionario encargado de elaborar la conciliacin bancaria, debe informar mediante oficio a Tesorera para que por intermedio de ellos soliciten a la entidad financiera las notas dbito y crdito que no hayan sido remitidas junto con el extracto bancario. Una vez realizada la conciliacin bancaria es enviada a cada una de las tesoreras con el fin de que se analicen y se depuren las partidas conciliatorias y los cheques de ms de seis meses en conciliacin sean consultados al banco si han sido o no cancelados y se proceda a constituirlos en acreedores varios. 2.3 COMPETENCIAS Contabilidad Tesorera Entidades Bancarias 2.4 RESPONSABLES Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables Auxiliares Contables 3. ELABORACIN DE AJUSTES 3.1 DESCRIPCION Procedimiento que determina la realizacin de los ajustes contables de los registros realizados en las diferentes transacciones de la unidad. 3.2 GENERALIDADES Determinar las inconsistencias de las cuentas contables. Generar y/o verificar el movimiento de las cuentas inconsistentes. Determinar el documento soporte y las razones por las cuales se genero la inconsistencia. Elaborar el comprobante de ajuste con su respectiva nota de contabilidad, adjuntando los soportes necesarios para su justificacin. 154

Incorporacin del comprobante de ajuste y su revisin. 3.3 COMPETENCIAS Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables Tesorera Almacenes Presupuesto Contratos 3.4 RESPONSABLES Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analista Contables 4. ESTADOS CONTABLES 4.1 DESCRIPCION Regulan la operatividad de los procedimientos de identificacin, clasificacin, registro y valorizacin de los hechos financieros, econmicos y sociales, y disponen los criterios de revelacin de la informacin de las Unidades. Los Estados Contables revelan la situacin o actividad de la Unidad, enmarcados en los objetivos, postulados, fines, caractersticas, principios, normas generales y tcnicas del Plan General de Contabilidad Pblica. Son producto del proceso contable y en cumplimiento de fines financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar los estados de situacin, de actividad y de flujos de recursos, fsicos y monetarios, a una fecha y periodo, respectivamente y pueden ser de naturaleza cuantitativa o cualitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de las Unidades El contenido de los estados contables de las unidades, debe ser consistente con los postulados de confiabilidad y utilidad de la informacin, para atender propsitos de cultura ciudadana, gestin, control y anlisis. Deben prepararse y presentarse en forma comparativa con los del mes inmediatamente anterior, siempre que tengan una duracin equivalente, de acuerdo con las normas que para tal efecto se expidan

155

4.2 GENERALIDADES Balance General. Instrumento contable de gestin, de tipo gerencial, que presenta en forma general y clasificada, resumida y consistente, la situacin financiera, econmica y social de la Unidad, expresada en unidades monetarias, a fecha 30 de cada mes, y debe revelar la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situacin del patrimonio pblico. Notas a los estados contables. Corresponde a las explicaciones que complementan los estados contables y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la informacin adicional necesaria, de los hechos financieros, econmicos y sociales relevantes, la desagregacin de valores contables en trminos de precios y cantidades, as como aspectos de difcil representacin o medicin cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situacin de la Unidad. 4.3 COMPETENCIAS Ordenador del Gasto Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces Jefe Financiero Jefe de contabilidad Analistas Contables Auxiliares Contables Tesorera Almacenes Presupuesto Contratos 4.4 RESPONSABLES Ordenador del Gasto, quien firma el Balance General, los ajustes y notas a los Estados Financieros. Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, quien firma el Balance General, Anlisis por grupo de bienes. Jefe Financiero, quien firma el Balance General y los ajustes. Jefe de contabilidad, quien firma las planillas, comprobantes de contabilidad, ajustes, balance general, notas a estados financieros e dems informes complementarios de la cuenta fiscal con su numero de tarjeta profesional. Analistas Contables, firman las planillas y los comprobantes de contabilidad. CAPITULO VIII PROCEDIMIENTOS GENERALES Y RESPONSABILIDADES PARA EL GRUPO CENTRAL CONTABLE 1. ASESORIA Y CAPACITACION GRUPO CENTRALCONTABLE 156

1.1 DESCRIPCION El Grupo Central Contable de la Direccin General es la oficina encargada de prestar asesora y capacitacin en materia contable, a todo el personal que conforma los Grupos de Contabilidad de las diferentes unidades del pas, en procura de lograr que los estados contables sean presentados de acuerdo a los parmetros ordenados por la Contadura General de la Nacin y los dems rganos de control del estado. 1.2 GENERALIDADES Elaboracin de instructivos mediante los cuales se capacita al personal de los Grupos de contabilidad de las diferentes unidades del pas, cuando la norma presente cambios o cuando se haga indispensable la aclaracin general de algn tema en particular. Emitir conceptos escritos en materia contable, a las unidades que as lo requieran. Programacin de seminarios en los cuales se de instruccin al personal que conforma los Grupos de Contabilidad, con el fin de documentarlos y entregarles herramientas vlidas para el mejor y adecuado desempeo de sus funciones. Elaborar normas de aplicacin general en materia contable, mediante actos administrativos que satisfagan las necesidades de las unidades ejecutoras del pas. Programacin y desarrollo de cursos de capacitacin y preparacin de los jefes de contabilidad a nivel nacional. Visitas de asesora y capacitacin por parte de los analistas contables a las diferentes unidades del pas, con el objeto de personalizar la ejecucin de los procedimientos contables. 1.3 COMPETENCIAS En el mbito nacional el Grupo Central Contable ser el encargado de los procedimientos anteriormente descritos, en coordinacin con el personal del grupo de contabilidad de la Direccin de Sanidad. En las unidades policiales: el jefe de contabilidad ser el encargado de impartir instruccin a los funcionarios que as lo requieran. 1.4 RESPONSABLES Los analistas contables del Grupo Central contable, en coordinacin con el personal que integra la Seccin de contabilidad de la Direccin de Sanidad, en cabeza del coordinador de la Central Contable. 2. REVISION Y ANALISIS 2.1 DESCRIPCION Es el proceso mediante el cual se efecta un anlisis pormenorizado a la cuenta fiscal enviada por cada una de las unidades policiales del pas los diez primeros 157

das de cada mes, en los procesos de presupuesto, almacenes, tesorera y contabilidad, presentado en el periodo, de acuerdo a los parmetros ordenados por la Contadura General de la Nacin, los rganos de control, otras entidades del estado y las normas generales que imparta el Grupo Central Contable. La revisin y anlisis que efecta el Grupo Central contable es con base en documentacin y planillas que contienen el resumen de las operaciones administrativas y financieras de las unidades del pas, Los documentos fuente para estos efectos reposarn en los archivos de cada unidad. 2.2 GENERALIDADES 1. Verificar que la cuenta fiscal contenga todos los documentos, debidamente refrendados con las firmas de cada funcionario responsable, de acuerdo a lo establecido por el Grupo Central Contable. Revisar y analizar que las transacciones reflejadas en cada uno de los comprobantes de contabilidad sean razonables y acordes con la documentacin y planillas que contienen el resumen de las operaciones administrativas y financieras. Analizar los Estados Contables con el fin de verificar que las cifras presentadas en cada una de las cuentas sea razonable, as como constatar que lo presentado en las notas a los estados financieros corresponda a la realidad en los cambios que ello implica en dichos informes. 2.3 COMPETENCIAS En la Direccin General: Corresponde a los funcionarios del Grupo Central Contable y en la Direccin de Sanidad a los funcionarios del Grupo de contabilidad. En las unidades de Polica: De la elaboracin de la cuenta el Grupo de Contabilidad; y las Oficinas de Presupuesto, Tesorera y Almacenes del envo oportuno de la Informacin a Contabilidad. 2.4 RESPONSABLES De la revisin y el anlisis: En la direccin General Grupo Central Contable y en la Direccin de Sanidad a los funcionarios del Grupo de contabilidad. De la rendicin de la cuenta fiscal: Cada una de las unidades policiales del pas en cabeza del ordenador del gasto a travs del Grupo de Contabilidad. 3. CONSOLIDACION 3.1 DESCRIPCION Una vez revisadas y depuradas las cuentas fiscales, procede la consolidacin como la integracin y sumatoria de los Estados Contables presentados por la Unidades policiales, la Direccin de Sanidad realizado el procedimiento anterior presenta a la Central Contable un consolidado el que se agrega, con el objeto de 158

rendir dicha informacin a la Contadura General de la Nacin, Contralora General de la Repblica y Comisin Legal de Cuentas de la Cmara de Representantes. 3.2 GENERALIDADES Revisada y analizada la informacin de cada unidad, por parte de los analistas contables y corregidas sus inconsistencias, se procede a efectuar la consolidacin. Realizado este procedimiento se valida la informacin consolidada, detectando las posibles inconsistencias tanto al catlogo de cuentas como a las Operaciones Recprocas. Posteriormente se elaboran los Estados Contables de conformidad con la circular externa 021 emitida por la Contadura General de la Nacin. 3.3 COMPETENCIAS En la Direccin General el Grupo Central Contable, para consolidar toda la informacin de la Polica Nacional y la presentar ante los rganos de control. En la Direccin de Sanidad el Grupo de Contabilidad para consolidar la informacin de la unidad ejecutora de salud y presentarla al Grupo Central Contable para su agregacin 3.4 RESPONSABLES El Director General de la Polica Nacional Coordinador del Grupo Central Contable Jefe Grupo de Contabilidad de Sanidad Analista de Sistemas del Grupo Central Contable. 4. EVALUACION 4.1 DESCRIPCION Registro documental mediante el cual se elevan a los Ordenadores de Gasto, oficios, sealando las inconsistencias de tipo contable, detectados por los analistas, una vez que estos han revisado, analizado y consolidado la cuenta fiscal de cada unidad. 4.2 GENERALIDADES Los analistas contables desarrollan los procedimientos de anlisis y revisin de las cuentas fiscales de todo el pas, reflejando ante el Coordinador del Grupo Central Contable y el Jefe de Contabilidad de Sanidad, las inconsistencias, errores y observaciones que se hallan en cada cuenta. El coordinador del Grupo Central Contable y el jefe de contabilidad de Sanidad presentan los oficios con las observaciones e inconsistencias trimestralmente, para las firmas correspondientes procediendo enviarlas a las unidades. Los analistas contables efectan el seguimiento a las correcciones de las inconsistencias y observaciones emanadas a los Ordenadores de Gastos. 159

4.3 COMPETENCIAS En el Grupo Central Contable al Coordinador del Grupo Central Contable y los analistas que conforman dicha oficina. 4.4 RESPONSABLES El Coordinador del Grupo Central Contable El Jefe de Contabilidad de la Direccin de Sanidad Los analistas del Grupo Central Contable y de la Direccin de Sanidad En las unidades ejecutoras de presupuesto a los Ordenadores de Gasto, Jefes de Presupuesto, Tesoreros, Almacenistas y Jefes Contables ARTICULO 2. Los flujogramas de la presente resolucin se realizarn de acuerdo con la normatividad expedida por la Oficina de Gestin Institucional. ARTICULO 3. La Inspeccin General, controlar, verificar y evaluar la aplicacin de lo dispuesto en la presente resolucin. ARTICULO 4. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga las disposiciones que le sean contrarias.19

MANEJO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO EN LA POLICA NACIONAL.

En la actualidad el manejo del sistema administrativo y financiero en la institucin esta a cargo de la normatividad del SIIF Nacin, por medio del decreto 2789 de 2004.

Aqu se da a conocer que el Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF Nacin es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestin financiera pblica, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nacin y de sus entidades descentralizadas, y de brindar informacin oportuna y confiable. La Administracin del Sistema est en cabeza del Viceministerio General de Hacienda. Las entidades que conforman el Presupuesto Nacional estn obligadas a registrar en el SIIF Nacin la gestin presupuestal, contable y de tesorera. Las dems entidades que conforman el Presupuesto General de la Nacin registrarn la informacin mediante archivos planos.
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Resolucin numero 03169 de agosto 31 de 2001.

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La informacin registrada tiene carcter oficial. Y los usuarios son los responsables de la consistencia y veracidad de la informacin registrada. Las entidades son responsables por implementar las medidas de seguridad divulgadas por el administrador. Establece las funciones del Comit Directivo, siendo la principal aprobar los cambios que se deban hacer al SIIF y definir polticas sobre su cobertura. Establece las funciones del Comit de Seguridad, siendo la principal aprobar y evaluar el modelo de seguridad del SIIF. Seala como faltas gravsimas: Alterar, falsificar, introducir, borrar u ocultar informacin en los sistemas de informacin oficial. Permitir que personas no autorizadas tengan acceso a informacin oficial.

12.4 DEFINICION DE LAS ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE EN EL MBITO ACADMICO PARA LA CUARTA UNIDAD DE LA ASIGNATURA DE ADMINISTRACION Y LOGISTICA.

El estudio de la cuarta unidad de la presente asignatura de Administracin y logstica, se han identificado tres tipos de estrategias generales en el mbito educativo. Las dos primeras ayudan al alumno a elaborar y organizar los contenidos para que resulte ms fcil el aprendizaje (procesar la informacin), la cuarta est destinada a controlar la actividad mental del alumno para dirigir el aprendizaje e igualmente sirve de apoyo al aprendizaje para que ste se produzca en las mejores condiciones posibles. 1. Estrategias de elaboracin. Partiendo de la necesidad de hacer conexiones entre lo nuevo y lo precedente, se considera que ya se cuenta con el cmulo de conocimientos y conceptualizaciones para crear trabajo prctico en el campo administrativo, que permitan conocer y desarrollar actividades con material de guerra, de intendencia, vehculos y procesos contractuales de ejecucin de presupuesto. 2. Estrategias de organizacin. A partir de esquemas creados, gracias al estudio de normatividad vigente, se puede contar con herramientas claras que conduzcan a la madurez en cuanto a la prctica de procesos administrativos y logsticos. 161

4. Estrategias de control de la comprensin. La mejor estrategia que se pude optar para lograr conocimiento por intermedio de la comprensin es la practica de esta serie de actividades tpicas para un profesional de polica que como tal ostenta autoridad y responsabilidad al frente de una serie de estrategias bien definidas que conducirn a empoderarse de un conocimiento cientfico, sin desconocer el empirismo, basado en la practica y de esta manera lograr los objetivos propuestos, alejados de los errores.

12.5 GLOSARIO

Canales de Distribucin: Los cauces de la venta apoyados por una empresa. stos pueden incluir ventas del menudeo, Ventas de asociados de distribucin (por ejemplo, venta al mayoreo), Ventas del fabricante de equipo original (el OEM <Original Equipment Manufacturer>), intercambio de Internet o ventas del mercado, y subastas de Internet. Canales Logsticos: La red de cadenas de suministro participantes comprometidas en almacenamiento, manejo, traslado, transporte y funciones de comunicaciones que contribuyen al flujo eficaz de los bienes. C-comercio: Se refiere a las interacciones comerciales colaborativas, electrnicamente habilitadas entre el personal interior de una empresa, compaeros comerciales y clientes a lo largo de una comunidad comercial. La comunidad comercial podra ser una industria, un segmento de industria, una cadena de suministro o un segmento de la cadena de suministro. Centro de distribucin (DC): Un almacn de post-produccin para bienes finales. Certificacin ISO 9001: La norma internacionalmente reconocida que establece los requisitos para un Sistema de Direccin de Calidad para una compaa de servicio. ISO 9001 es un acercamiento a manejar un negocio con respecto a la calidad. Alcanzar la certificacin es un proceso riguroso, con ms de 130 requisitos que las operaciones deben cumplir. Ciclo de Orden: El tiempo y proceso involucrados desde la colocacin de una orden al recibo del embarque Ciclo de Tiempo: El tiempo que toma para un negocio para recibir, surtir y entregar una orden a un cliente. Alguna vez slo medido en das, muchas industrias miden ahora el ciclo de tiempo en horas. Consolidacin: Combinacin de dos o ms embarques con el propsito de reducir las proporciones de transporte.

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Costos de almacenaje de inventario: Una medida financiera que calcula todos los costos asociados con sostener una unidad en almacenamiento, normalmente expresado como un porcentaje del valor del inventario. Incluye inventario-enalmacenamiento, almacenaje, obsolescencia, deterioro o estropeo, seguro, impuestos, depreciacin y costo de manejo. Despliegue de inventario: Una tcnica para posicionar inventario estratgicamente para cumplir los niveles de servicio al cliente mientras de minimiza el inventario y los niveles de almacenamiento. El inventario en exceso se reemplaza con informacin derivada a travs de la supervisin del suministro, demanda, e inventario en reposo as como en movimiento. Direccin de los recursos: una competencia que abarca la especificacin, compra, direccin, mantenimiento y disposicin de los vehculos en el momento apropiado, con el fin de aumentar el retorno sobre la inversin. 12.6 SINTESIS UNIDAD CUATRO ASIGNATURA ADMINISTRACION Y LOGISTICA Programa de Ctedra de Administracin y Logstica. 1. Objetivos Se plantea, para este nivel, adems de los contenidos especficos, una profundizacin de la bibliografa existente en cuanto a estas temticas. 2. Conocimiento y comprensin de: La presente compilacin de normatividad y bibliografa temtica, la cual tiene por finalidad unificar la comprensin de la administracin y logstica; sin embargo, algunas de las normas aqu prescritas son de carcter general y deben y se debe investigar y a la vez actualizarse en todo este tipo de aspectos acadmicos y normativos. 3. Habilidades que le permitan: Leer el presente modulo, con seguridad servir de combustible para profundizar en las temticas, propendiendo por ubicar mas bibliografa similar, a fin de compactar aun mas el conocimiento de este tipo de tpicos, fortaleciendo la condicin de administrador para darle cumplimiento a las obligaciones que la institucin nos impone. Establecer diferencias evolutivas dentro del campo de la administracin y la logstica, permitiendo entender la necesidad existente de verdaderos profesionales en este aspecto, sin alejarse de la realidad nica, que reposa en la claridad de saber que es un puente para el logro de la principal actividad institucional, que es la de brindar seguridad a la ciudadana. 163

Explorar por medio de la elaboracin de mapas conceptuales la mayor cantidad de conocimiento proveniente de esta interesante compilacin de administracin y logstica Hacer a partir del estudio de procesos elaborados, en especial a procesos contractuales donde este inmersa la ejecucin de recursos estatales, a fin de compenetrarse con la importancia de la transparencia que se exige a la hora de adelantar este tipo de emprendimientos Valorar crticamente los resultados de sus acciones a los fines de identificar avances y deficiencias en el aprendizaje individual y grupal. 4. Disposiciones para: Indagar y reflexionar a los fines de una bsqueda de superacin intelectual. Participar activamente de las distintas instancias pedaggicas propuestas por la Ctedra. Asimilar nuevas situaciones para incorporar nuevas conductas dirigidos a un aprendizaje individual y colectivo, basado en la idea de la transformacin de ideales. Buscar nuevas perspectivas para lo convencional con una actitud creativa. 5. Descripcin analtica de actividades tericas y prcticas Se propone la investigacin de procesos establecidos, como por ejemplo la instalacin de una granja integral en una unidad policial o la compra de un elemento siguiendo toda la ritualidad normatividad existente y exigible por parte de los entes de control tanto internos como externos, demostrando su entendimiento por intermedio de un trabajo investigativo propio, el cual puede ser en grupo, siempre orientado a la transparencia que solo la brinda el verdadero querer aprender.

La principal accin que, como se dijo antes, se persigue con este proceso es la de empoderar por medio de conceptos tanto tangibles como intangibles al estudiante para que se autonomice en un verdadero administrador de procesos logsticos, tolerante a la critica y permeable a la evolucin de este tipo de transcursos.

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12.7 EVALUACION POR COMPETENCIAS

COMPETENCIAS GENERALES El Suboficial contribuye con las herramientas adecuadas para el control y seguimiento a los servicios de polica y a la gestin policial en los diferentes niveles del servicio. FUNDAMENTALES Autorregulacin Empoderamiento conceptual Liderazgo ESPECIFICAS: El Suboficial identifica con claridad los diferentes procesos contractuales y normativos para llevar a cabo emprendimientos de tipo administrativo y logstico dentro del mbito policial, con una orientacin igualmente externa.

ESTRATEGIAS DE EVALUACIN Simulaciones

CRITERIOS DE EVALUACIN Ideas Hechos Sucesos Eventos Comparacin Clasificacin

Asignacin de actividades.

Evaluacin continua

Adelantar procesos Autoevaluacin, coevaluacion y administrativos y logsticos heteroevaluacion de las institucionales. actividades.

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13 BIBLIGRAFIA

Manual de procesos de la Polica Nacional. Reglamentacin institucional para el manejo, cuidado, conservacin y mantenimiento de recursos logsticos.

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Autor modulo Administracin y Logstica:

Subintendente SERGIO DELGADO SALAZAR

Revisin y aprobacin:

Sibat. 14 de Diciembre de 2007

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