OFICINA DE CONTROL DE LA MAGISTRATURA Unidad de Sistemas Manual de usuario SISOCMA

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INDICE
Pgina Sisocma Ver 2.0 Modulo De Expedientes 1.-Global Recepcionar Expedientes Configurar Impresora Salir 03 05 05 05 06 06

2.-Expedientes 2.1.-Numero De Expediente 2.2.-Comprendidos 2.3.-Quejoso 2.4.-Referencias 2.5.-Origen 2.6.-Modulo De Expedientes Acciones 2.6.1.-Nuevo 2.6.2.-Quejoso 2.6.3.-Insertar Por Razn Social / Apellidos Y N Documento De Identidad 10 Agregar En Tabla 10 Eliminar Grabar Cerrar Referencias Datos De Visitas Ingresar Magistrado Grabar Magistrado Eliminar Magistrado Dependencias Comprendidos Eliminar Motivos Resoluciones / Informes Seguimiento Movimientos Nueva Resolucin Eliminar Resolucin Grabar Resolucin Deshacer Nuevo Seguimiento

06 06 07 07 08 08 08 08 09 09

10 10 11 11 11 11 11 11 12 12 13 13 13 13 13 13 13 14 14 14

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Eliminar Movimiento Grabar Seguimiento Deshacer Movimiento Envo De Expedientes Modificar Consultar Eliminar Imprimir - Comprendidos Del Expediente Imprimir - Detalle Generales Del Expediente Cerrar Ventana

14 14 14 14 15 15 15 15 15 15 16 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 26 26 27 28 29 30 31 31 31 32 32 33 33 34 34 34

3.-Reportes 3.1-Global 3.2.-Distrito Judicial 3.3.-Individual 3.4.-Individual Con Motivo 3.5.-Encargado Del Expediente 3.6.-Encargado Por Resolucin 3.7.-Comprendido Por Dependencia 3.8.-Motivo Por Comprendido 3.9.-Motivos Y Cargos 3.10.-Cargo Y Distrito Judicial Fecha De Ingreso 4.-Estadsticas Estadstica Por Denuncia Por Distrito Judicial Y Ao Estadstica Por Denuncia Por Distrito Judicial Y Ao Estadstica Por Denuncia Por Distrito Judicial Y Ao Produccin Por Encargado Y Ao De La Ocma 5.-Tablas Generales 5.1.-Tipo De Expediente 5.2.-Motivos De Queja 5.3magistrados Encargados 5.4.-Informes / Resoluciones 5.5.-Magistrados Visitadores 5.6.-Especialidades 5.7.-Procedencias 6.-Mdulos 7.-Ventana 8.-Ayuda Del Sistema

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SISOCMA VER 2.0

SISOCMA es un sistema creado para el control de Expedientes, Sanciones y Personal; este permitir agilizar el trabajo de los usuarios ya que acta de forma interconectada con las distintas reas de la OCMA, adems lleva un control a nivel nacional interactuando con las ODICMAS, lo que permitir tener informacin en breve tiempo. Al ejecutar el sistema aparece un formulario donde se digitar el cdigo y la clave de usuario.

Nota: Para acceder al sistema es necesario contar con una clave de acceso, la cual es proporcionada por el administrador del sistema quien determina la poltica de seguridad y el nivel de acceso que tendr cada usuario.

Una vez que ingresa su cdigo de usuario y su clave, aparecer el formulario de Parmetros, donde Ud. deber seleccionar el Distrito Judicial con el cual va a empezar la sesin.

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SISOCMA agrupa 3 sistemas independientes, a los que se puede tener acceso por intermedio de un formulario el cual permitir elegir el sistema con el cual se va a trabajar, estos sistemas son:

1. Expedientes 2. Sanciones 3. Personal

Este sistema ayuda a un mejor manejo y operatividad en cada uno de ellos, adems permite interactuar con cualquiera de los sistemas a travs de una opcin, sin necesidad de salir y volver a ingresar, haciendo ms productiva la labor del usuario.

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MODULO DE EXPEDIENTES
Este Modulo cuenta con el siguiente men:

1.-GLOBAL
En este men se encuentran las opciones: Recepcionar Expedientes, Configurar Impresora y Salir.

Recepcionar Expedientes: Esta alternativa permitir seleccionar expedientes, los que son asignados a un responsable, el que podr confirmar la recepcin de cada uno de los mismos como se muestra en la (Fig.1).es ah donde tendr que seleccionar un encargado para luego ver la lista de expediente donde determinar su aceptacin. (Fig.2).

Ejemplo: El encargado de Recepcionar en este caso el expediente es jefatura, se muestra al darle clic en el botn aceptar el numero, el ao, el distrito judicial ,tipo de expediente y el recuadro para marcar el expediente a recibir, en el botn superior izquierdo

Figura 1

Figura 2

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Configurar Impresora: Este sub men permite configurar la impresora a utilizar (Fig. 3).

Figura 3 Salir: Al pulsar clic sobre esta opcin al presionar las teclas Atl+F4, saldr del sistema.

2.-EXPEDIENTES
Al elegir trabajar con esta alternativa se cargar una ventana en la cual podr realizar bsquedas de expedientes. A travs del resultado de esta consulta se podr realizar mantenimientos a los mismos, esta ventana cuenta con 5 tipos de bsquedas: Expedientes Comprendidos Quejoso Referencia Origen

2.1 Numero de Expediente: Para esta consulta deber digitar el Numero del Expediente y el ao,(opcional) a continuacin, pulsar el botn buscar, luego, como resultado se mostrara la lista de expedientes que coincidan con el criterio ingresado (Fig.4). Tenemos que tener en cuenta que podemos ordenar los expedientes de acuerdo a los campos numricamente y alfabticamente )solo con un clic en el titulo del campo seguido. (

Figura 4

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2.2 Comprendidos: Aqu deber digitar el o los apellidos de la persona a quien se investiga, luego, deber pulsar el botn buscar. Como resultado de la bsqueda, el sistema nos mostrara todas las personas que coincidan con los datos anteriormente ingresados (Fig. 5).

Figura 5

2.3 Quejoso: Esta alternativa permitir localizar a las personas que formulan una denuncia/queja, para efectuar dicha consulta deber digitar los datos de la persona y pulsar el botn buscar. Apareciendo la relacin de expedientes que han dado inicio (Fig. 6).

Figura 6 2.4 Referencias: En esta ventana se permite buscar un determinado expediente por las referencias que se le dio al documento en su inicio, la cual deber ser digitada dentro del espacio en blanco tambin llamado grilla y luego pulsar el botn de bsqueda (Fig.7)

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Ejemplo: Emisin programa periodstico Panorama de fecha 17-02-2003

Figura 7 2.5 Origen: Se refiere a los nmeros de los documentos, que tienen relacin con el expedientes, igualmente en esta ventana se localiza el expediente de acuerdo a su numero de origen para tal proceso, digite el numero y luego pulse el botn buscar .aparecer la relacin de expedientes los diferentes distritos judiciales como lo muestra la (Fig. 8).

Figura 8 2.6 Modulo de Expedientes Acciones 2.6.1 Nuevo: Esta accin permite ingresar un nuevo expedient al sistema. El ingreso se divide en dos partes una de datos generales del expediente donde nos mostrara un formulario por donde ingresaremos los siguientes datos: Nmero de expediente, Ao, Distrito Judicial, Tipo, N de Fojas, Fecha de Recepcin, Fecha de Inicio del Proceso y Notas; (Fig. 9), una vez ingresados los datos se tiene que dar clic en el botn grabar para que posteriormente se pueda ingresar los datos de: Quejoso, Referencias, Datos de Visita, Dependencias, Comprendidos, El Seguimiento del Expediente.

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Figura 9 Una vez guardados los datos principales del expediente,el sistema habilitara los botones donde podemos seguir ingresando los otros datos tales como: 2.6.2 Quejoso: Pulsando este botn se cargar un formulario, el cual le permitir Insertar, Eliminar y Grabar 1 o mas personas que realizan la queja o denuncia A dems por intermedio de este se podr actualizar los datos del quejoso pulsando doble clic sobre el registro a modificar. 2.6.3 Insertar: Carga un formulario (Fig. 10) en el cual Ud. podr localizar a la persona que hace la denuncia. Este formulario cuenta con 2 opciones para realizar una bsqueda :

Figura 10 Tambin existe la opcin de dar doble clic para poder modificar los datos del quejoso

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Por Razn Social / Apellidos y N Documento de Identidad; una vez efectuada la consulta usted podr seleccionar dentro del resultado una persona y si la persona que busca no existe usted. podr ingresar los datos de la misma pulsando el botn (Fig. 11)

Agregar en tabla, como resultado se cargar un formulario, el que va permitirle registrar los datos de la persona que no encontr en la bsqueda; una vez llenado los datos correctamente deber pulsar Aceptar para Grabar los datos de la Nueva Persona. Una vez efectuada la bsqueda podr seleccionar a la persona y luego pulsar el botn Aceptar para que los datos se guarden en el formulario de Quejosos (Fig. 12)

Figura 11

Figura 12 Eliminar: Esta opcin funciona siempre y cuando exista un registro quejoso, el cual nos permitir eliminar uno a mas registros. Grabar: Al pulsar este botn se guardaran los datos del Quejoso (s), as como sus modificaciones. Cerrar: Nos permite salir del formulario activo.

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Referencias: Esta alternativa permitir cargar un formulario en el cual se podrn registrar todas las referencias del expediente incluyendo las fechas. Solo as se podrn visualizar dentro de una grilla cmo se muestra en el formulario (Fig. 13), adems cuenta con opciones que le permitirn un mantenimiento de los registros optimizando su tiempo.

Figura 13 Datos de Visitas: Este botn solo aparece activo si el tipo de expediente es Visita, luego, al pulsar este botn se cargar un formulario (Fig. 14) en el cual usted deber seleccionar el tipo de visita y digitar la fecha de inicio - final, a continuacin deber pulsar el botn Grabar Datos de Visitas. Como resultado de esta operacin se activan los botones: Ingresar Magistrado: Le permitir ingresar los datos del magistrado visitador. Grabar Magistrado: Graba el registro del Magistrado Visitador. Eliminar Magistrado: Elimina un registro.

Figura 14

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Dependencias: Al pulsar esta opcin se cargar un formulario (Fig. 15), en el cual podr registrar las dependencias de donde es investigado, quejado o visitado el expediente. Este formulario cuenta con opciones como Insertar, Eliminar y Grabar las que permitirn realizar un mantenimiento adecuado y adems le facilitar el uso del mismo.

Figura 15 Comprendidos: Este formulario nos permite registrar a las personas las cuales son sujetas de investigacin. Para ingresar un comprendido deber pulsar el botn de bsqueda, luego realizar digitar el apellido o nombre del personal y a continuacin seleccionar un registro y pulsar Aceptar. Una vez que los datos de la persona se visualizan se podra modificar sus datos segn sea el caso luego se pulsar el botn Grabar, en la grilla del formulario se observar los datos del comprendido, adems se activar el botn Eliminar y Motivos como se observa en la (Fig 16.)

Figura 16 Eliminar: Permite eliminar un registro seleccionado dentro de la grilla de comprendidos

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Motivos: Aqu podr ingresar uno o varios motivos ya establecidos por el cual la persona es sujeto de investigacin como se muestra en la (Fig 17)

Figura 17 Resoluciones / Informes: Admite registrar las resoluciones emitidas por las autoridades competentes, adems este formulario desplaya la lista de comprendidos (Fig. 18), a los cuales se les asignar dichas resoluciones, este formulario cuenta con botones de control los cuales son: Nuevo Seguimiento, Eliminar Movimiento, Grabar Seguimiento, Deshacer Movimiento. Tenemos que tener en cuenta que tenemos que marcar a cada persona e ingresar individualmente la resolucin o informe de los comprendidos.

Figura 18 Seguimiento: Al pulsar clic sobre esta opcin, se cargar un formulario en donde tenemos que ingresar todos los movimientos generales del expediente como por ejemplo Envo del expediente, notificacin, etc. (Fig. 19) esto permitir registrar Movimientos, Resoluciones e Informes. Movimientos: Registra los movimientos del expediente incluyendo el Estado, Fecha y N de Fojas, este formulario cuenta con botones de control los cuales son: Nuevo Seguimiento, Eliminar Movimiento, Grabar Seguimiento, Deshacer Movimiento. Nueva Resolucin: Ingresar una resolucin la cual incluye el Nombre del Encargado, Resolucin / Informe, Estado, Fecha, N Fojas. Adems este ingreso es por comprendido. Eliminar Resolucin: Elimina un registro de este modulo. Grabar Resolucin: Graba una nueva resolucin.

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Deshacer: Retorna al estado inicial sin efectuar cambio alguno sobre la nueva resolucin.

Figura 19 Nuevo Seguimiento: Permite ingresar un registro. Eliminar Movimiento: Elimina un registro. Grabar Seguimiento: Grabar un nuevo registro. Deshacer Movimiento: Retorna al estado inicial sin efectuar cambio alguno sobre el nuevo registro. Envo de expediente : en cada movimiento ingresado aparecer una ventana que preguntara si va a salir el expediente del rea, si va a enviarse a otra oficina presiono si, donde me aparecer una ventana que indicara a donde va y la fecha de envo, hay que tener encuentra que el sistema pasara el expediente siempre que el rea enviada lo recepcione (Fig. 20)

(Fig. 20)

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Todas las consultas permiten opciones de mantenimiento, (Fig. 21) para lo cual deber presionar clic derecho sobre un registro dentro de la grilla de resultados o haciendo doble clic sobre el registro teniendo acceso al expediente y realizar el movimiento del mismo Tambin puede acceder a estas opciones a travs del men; Las opciones son: Nuevo, Modificar, Consultar, Eliminar, Imprimir Comprendidos del Expediente, Imprimir (comprendidos del expediente, Detalle Generales del Expediente) y Cerrar Ventana

Figura 21

Modificar: Esta alternativa permite actualizar los datos de un expediente en los distintos puntos del mismo. Se siguen los mismos pasos que la opcin Nuevo con la diferencia que solo puede actualizar, eliminar e insertar nuevos datos en el expediente ya creado. Consultar: Por intermedio de esta opcin se puede saber el estado y el lugar en que se encuentra el expediente, ya que se tiene acceso a todo los puntos del mismo pero en modo de consulta. Eliminar: Elimina todo el contenido de un expediente. Imprimir - Comprendidos del Expediente: Este reporte permite imprimir los comprendidos de un expediente; Antes de imprimir aparece un formulario (Fig. 22), el cual solicita un nmero de expediente a buscar. Una vez digitado el nmero, pulse el botn Buscar y luego seleccione el nmero que est buscando dentro de la lista de resultados, seguido deber pulsar el botn Aceptar para que genere un preliminar del reporte como se muestra en la (Fig. 23.)

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Figura 22

Figura 23 Imprimir - Detalle Generales del Expediente: Cerrar Ventana: Permite finalizar la sesin del expediente y retornar al men principal.

3.- REPORTES:
En cada reporte tenemos opciones ordenar los datos, y agregar las opciones de impresin, este men nos presenta los siguientes reportes: 3.1 Global: Permite imprimir datos en general donde Ud. seala el distrito judicial, el tipo de expediente y el rango de aos (Fig. 24), y a continuacin visualizar el resultado del reporte (Fig. 25).

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Figura 24

Figura 25

3.2 Distrito Judicial: Permite imprimir los tipos de expediente, por Distrito Judicial y rango de aos, donde Ud. Selecciona el Distrito y el rango de aos como se muestra en la (Fig. 26) y luego podr visualizar el reporte preliminar (Fig. 27).

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Figura 26

Figura 27 3.3 Individual: Permite imprimir los procesos que puede tener una persona, para esto le presenta un formulario (Fig. 28), donde tendr que buscar a la persona de quin solicita sus datos. Luego deber seleccionar el registro indicado y pulsar el botn Aceptar para obtener en forma preliminar el reporte (Fig. 29).

Figura 28

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Figura 29

3.4 Individual Con Motivos: Imprimir por motivo y en forma individual, ac tendr que realizar una bsqueda en el formulario (Fig.30 ), luego seleccionar el registro indicado y a continuacin podr visualizar el reporte (Fig.31 ).

Figura 30

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Figura 31

3.5 Encargado Del Expediente: Permite imprimir los expedientes por encargado, para lo cual le presenta antes un formulario (Fig. 32), donde podr seleccionar de una lista de responsables, as como tambin el tipo de expediente, rango de aos, el estado y el distrito judicial . Una vez que realizo la seleccin podr visualizar el reporte en forma preliminar (Fig. 33).

Figura 32

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Figura 33

3.6 Encargado por Resolucin: Imprime las resoluciones emitidas por el encargado, donde antes deber seleccionar en el formulario previo (Fig. 34), el encargado, tipo de expediente, rango de fechas y tipo de resolucin. Luego podr visualizar el reporte en forma preliminar (Fig. 35).

Figura 34

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Figura 35 3.7 Comprendido por Dependencia: Imprime a las personas que estn siendo procesadas; antes aparecer un formulario en el cual va ir seleccionando el Distrito Judicial localidad, dependencia despacho y ao (Fig. 36).luego darle clic a la opcin que desee, imprimir, vista preliminar o salir

Figura 36

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3.8 Motivo por Comprendido: Imprime los motivos por los cuales se generan las denuncias, antes de generar el reporte aparece un formulario (Fig.37 ), con los tipos de motivos, Distritos Judiciales y tipo de expediente; Donde Ud. podr elegir de uno a ms, luego podr generar su reporte por comprendido (Fig.38 ).

Figura 37

Figura 38

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3.9 Motivo y Cargo: Mediante esta seleccin Ud. Podr seleccionar en el formulario previo al reporte (Fig. 39), de 1 a mas motivos de denuncia, Distrito Judicial, tipo de expediente y el rango entre fechas. Luego obtendr una vista preliminar del mismo (Fig. 40).

Figura 39

Figura 40

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3.10 Cargo y Distrito Judicial: Imprime por Cargo y Distrito Judicial, antes, deber seleccionar en el formulario (Fig. 41) previo, de 1 a mas cargos, con Distrito Judicial , tambin podr seleccionar por rango de aos para obtener una vista preliminar (Fig. 42).

Figura 41

Figura 42

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Fecha de Ingreso: Imprime por rango de fechas como se muestra en la (Fig. 43) y la vista preliminar en la (Fig. 44).

Figura 43

Figura 44

4 ESTADSTICAS
Por medio de este men se puede visualizar o imprimir las siguientes estadsticas:

Estadstica Por Denuncia Por Distrito judicial Y Ao: ingrese en la ventana de parmetros el distrito judicial y el rango de aos (Fig.45) luego podr apreciar los datos como lo muestra la (Fig.46)

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Figura 45

Figura 46

Estadstica Por Denuncia Por Distrito judicial Y Ao: en esta ventana usted podr seleccionar uno o mas cargos y distritos judiciales, ingrese el rango de la fecha (Fig.47 ) y presione el botn aceptar para observar el resultado (Fig.48 )

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Figura 47

Figura 48

Estadstica Por Denuncia Por Distrito judicial Y Ao: Imprime por Cargo y Distrito Judicial, antes, deber seleccionar en el formulario previo, el distrito judicial y el rango de aos (Fig.49 ) luego podr apreciar los datos como lo muestra la (Fig.50 )

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Figura 49

Figura 50

Produccin por encargado y ao de la ocma: ingrese la unidad encargada y el rango de aos como lo muestra la (Fig.51 ) presione el botn aceptar para avistar los datos (Fig.52 )

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Figura 51

Falta ventana
Figura 52

5 TABLAS GENERALES
Por intermedio de este men se actualizan las tablas del sistema. Tenemos que tener en cuenta que cualquier modificacin en la tabla puede alterar la informacin

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5.1 Tipo de Expediente: Esta preferencia permite actualizar la tabla de tipo de expediente, adems permitir localizar un registro con solo digitar en el cuadro buscar como se muestra en la (Fig. 53).

Figura 53 5.2 Motivos de Queja: Esta opcin permite actualizar la tabla de motivo de queja, adems podr ubicarse en el registro que desee con solo digitar el cdigo sobre el texto buscar que se muestra en la (Fig. 54)

Figura 54 5.3 Magistrados Encargados: Esta alternativa permite actualizar la tabla de Magistrados Encargados como se muestra en la (Fig. 55).

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Figura 55 5.4 Informes / Resoluciones: Esta permite actualizar la tabla de informes y resoluciones, como se muestra en la (Fig. 56).

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5.5 Magistrados Visitadores: Por intermedio de esta se podr actualizar dicha tabla, as tambin podr ingresar nuevos Magistrados eliminar segn la necesidad, como se muestra en la (Fig. 57).

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Figura 57 5.6 Especialidades: Aqu se podr actualizar la tabla de especialidades, como se visualiza en la (Fig. 58).

Figura 58 5.7 Procedencias: Esta eleccin permite actualizar la tabla de procedencias Ejemplo: como se observa en la (Fig. 59). Este documento proviene del Consejo Nacional de la Magistratura

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Figura 59 Nota: Todas las tablas de mantenimiento tienen opciones como: Nuevo Registro, Actualizar, Eliminar, Imprimir. Estas ayudan al usuario dar un mantenimiento adecuado a las tablas del sistema.

6 MDULOS
Mediante este intervalo Ud. podr acceder a cualquier modulo (Sanciones, Personal, Claves), solo con pulsar clic en la opcin deseada.

7 VENTANA
Por intermedio de este men Ud. podr organizar la presentacin de sus ventanas, tambin podr organizar las vistas de sus iconos segn su criterio.

8 AYUDA DEL SISTEMA

Esta opcin permite encontrar todo referente al sistema, la ayuda en pantalla es esencial para el aprendizaje y la buena utilizacin del usis-ocma

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