Documentao oficial ou redao tcnica 1

META DA AULA
Apresentar os principais documentos oficiais (carta comercial, circular e memorando), que circulam em uma empresa.

OBJETIVOS
Ao final desta aula, voc dever ser capaz de: 1. diferenciar os elementos que compem uma documentao oficial; 2. identificar uma carta comercial, uma circular e um memorando; 3. redigir uma carta comercial, uma circular e um memorando.

Aula 7

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A aula que voc ver agora de extrema importncia para o funcionamento de uma empresa: a redao de documentos oficiais. Como os documentos precisam ser elaborados com uma linguagem prpria, ser necessria a explicao passo a passo de cada um dos documentos apresentados, por isso, o assunto vai ser tratado em dois blocos: Aula 7 e Aula 8. Para que voc possa comear a entender o que so esses documentos, quais so e qual a aplicabilidade de cada um deles, primeiro deve pensar da seguinte forma: 1. Os documentos que circulam na empresa no podem ser escritos com a mesma informalidade da linguagem que eu falo. 2. Os documentos precisam ser escritos de maneira clara e objetiva. 3. Hoje eu tenho a meu favor o computador, que me auxilia na confeco dos documentos. Em alguns casos posso ter o modelo do documento pronto, precisando somente trocar e/ou acrescentar alguns itens. Seguindo esses passos, voc entender como deve proceder quando estiver desenvolvendo essa atribuio. Saiba mais... Voc, como auxiliar de escritrio pode redigir um documento, isto , escrever com ordem e mtodo preestabelecidos, ou pode trabalhar apenas digitando o texto que o seu chefe pediu a voc. Mesmo que voc no crie o texto, importante que voc se familiarize com as estruturas dos documentos.

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Aula 7

O que documentao oficial?

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/332157

So textos formais que circulam dentro ou fora das empresas, que servem como meio de comunicao de informaes relevantes, que possibilitam o trabalho nas empresas. Voc deve saber que a documentao oficial visa a informar, determinar e notificar portanto ela tem caractersticas especficas, que voc vai conhecer nesta aula. So exemplos de documentao oficial: - carta comercial - circular - memorando - requerimento - ofcio - procurao - declarao Voc estudar nesta aula a carta comercial, a circular e o memorando, e ver os demais documentos na Aula 8. Nesta aula, voc ter as seguintes informaes sobre cada documentao: quando devem ser utilizadas e como devem ser redigidas. Voc ter tambm um modelo de cada documento e uma tabela com as formas de tratamento utilizadas, de acordo com o cargo, anexada ao final da aula.
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Vamos comear pelo documento mais conhecido: a carta comercial.

O que carta comercial?

Fonte: http://www.sxc.hu/photo/808239

a correspondncia utilizada por empresas comerciais e industriais e tambm por bancos; tambm conhecida como carta empresarial. Ela possui um contedo variado, podendo ser elaborada para: - agradecimentos; - cobranas financeiras; - para iniciar, manter ou encerrar transaes ou negcios; - para solicitar informaes, providncias ou esclarecimentos; Antes de voc conhecer um modelo de carta comercial, primeiro ter a explicao dos tpicos que formam essa correspondncia. Mas leia os tpicos um a um, reportando-se a todo momento ao modelo que se segue, para que voc os compreenda melhor. 1. Timbre ou cabealho geralmente as empresas utilizam papel timbrado, ou seja, papel impresso que contm o nome da empresa, o endereo e a especialidade (alguns timbres incluem caixa postal, telefone e CNPJ). E existem alguns timbres que s possuem o nome da empresa.
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Aula 7

2. ndice a sigla do setor de origem da correspondncia. 3. Numerao normalmente as cartas so numeradas, o que permite o controle da correspondncia no arquivamento. A numerao colocada ao lado do ndice, no canto superior esquerdo. Deve conter o ano corrente. 4. O local e a data podem aparecer no canto superior esquerdo, abaixo do ndice e da numerao (bloco inteiro), ou no canto direito (bloco simples e semibloco). Voc ver a seguir um modelo de cada um dos trs tipos de blocos e ter uma explicao sobre cada um deles. 5. Endereamento ou destinatrio nome do destinatrio, ou seja, a quem se remete algo (com a forma de tratamento antes do nome da pessoa. Ex.: Exm Sr.), mais o cargo na empresa, com o nome da empresa e o endereo (cidade e estado). Voc pode encontrar a expresso At quando o assunto da carta destinado a uma pessoa especfica dentro da empresa (At quer dizer: ateno de). 6. Vocativo expresso para indicar cordialidade. Ex.: Prezados Senhores, Senhores ou Senhor Diretor. colocado antes do corpo da carta, seguido de dois pontos. Outros tipos de vocativo voc pode encontrar em anexo, no final desta aula. 7. Referncia ou assunto o tema da correspondncia. Sua colocao visa a identificar, de imediato, o motivo da correspondncia. Utiliza-se a abreviao Ref.: seguida do tema. 8. Corpo da carta, ou contedo deve conter uma introduo (pargrafo inicial), a explanao (desenvolvimento da carta) e a concluso (fechamento da correspondncia). 9. Saudao final, ou fecho toda correspondncia finalizada (depois de terminado o contedo) com uma saudao que sempre seguida de vrgula. Ex.: Cordialmente, Atenciosamente. 10. Assinatura a carta ser assinada pelo responsvel, que poder ter seu nome e cargo escrito abaixo da assinatura, ou poder ser utilizado somente um carimbo com a sua assinatura.

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Fonte: http://www.sxc.hu/photo/694075

11. Anexos se a correspondncia tiver anexos, deve-se indic-los na margem esquerda inferior, depois da assinatura. Pode-se especificar o tipo de anexo. Ex.: Anexos: 3 relatrios. 12. Cpias se outras pessoas forem receber cpias, deve-se mencionar a distribuio no canto inferior esquerdo, bem abaixo da assinatura. Utiliza-se a abreviao Cc para cpias. Ex.: Cc: Carlos Frias. Faa todos os documentos com pelo menos duas cpias; uma dever ser arquivada com a assinatura e as outra, expedida. 13. Redator/digitador costuma-se discriminar, no canto inferior esquerdo, as iniciais do redator e digitador. As iniciais do redator so em letras maisculas e as do digitador, em minsculas. 14. Numerao da pgina quando a carta tiver mais de uma pgina, elas devem ser numeradas a partir da segunda, indicando o nmero total de pginas. Ex.: se ela tiver quatro pginas ficar assim: 2/4 (para a segunda pgina), 3/4 (para a terceira) e 4/4 (para a quarta e ltima pgina).

Ateno! importante que voc saiba que a formatao depende do mtodo adotado pela empresa, ou seja, se utilizado bloco inteiro, bloco simples ou semibloco, com ou sem negrito e o espaamento de pargrafo.

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Voc no deve se assustar com todas as informaes passadas para a construo de uma carta comercial. Depois que voc estudar mais o modelo e se adaptar linguagem, vai tirar de letra as cartas comerciais que precisar fazer! Abaixo, voc ver alguns modelos de carta comercial:

Modelo de carta comercial com todos os componentes, digitada em estilo bloco simples Metal Precioso Empresa de Fundio S.A.
(TIMBRE)

DAP/54/2007 So Paulo, 26 de maro de 2007. Ilm Sr. Haroldo Lemos Diretor de Compras Empresa Dois Irmos Ltda. Rua Bento Lisboa, 50 Rio de Janeiro RJ

(NDICE E NUMERAO) (LOCAL E DATA)

(ENDEREAMENTO INTERNO OU DESTINATRIO)

Prezado Senhor: Ref.: S/pedido n 50/07

(VOCATIVO) (REFERNCIA)

Acusamos o recebimento de sua carta de 23 de maro de 2007 e comunicamos que poderemos tomar todas as providncias para a execuo de seu pedido. Informamos, entretanto, que a data de entrega depender da remessa de matria-prima para o devido acabamento. Contamos, porm, entregar o pedido no prazo de 30 (trinta) dias, no mximo.

(CONTEDO)

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Caso interesse a V. S, gostaramos de uma resposta urgente para iniciarmos a fabricao.

(SAUDAO FINAL) (ASSINATURA)

Atenciosamente, Vitor Arajo Gerente de Montagem Anexos: 3 relatrios Cc: Arquivo VA/rs

(ANEXOS) (CPIAS) (INICIAIS DO REDATOR E DO DIGITADOR)

Esta carta no precisa de numerao de pgina porque possui s uma pgina. Como voc deve ter percebido, foi mencionado que as cartas podem ser digitadas em blocos simples, inteiro ou semibloco.

Vamos conhecer qual o formato de cada um deles? Bloco simples a data, a referncia, a saudao final e a assinatura ficam direita do papel. As demais partes comeam na margem esquerda, sem espao de pargrafo. Utilize espao duplo entre os pargrafos. Bloco inteiro todas as partes que compem uma carta comeam na margem esquerda, no havendo marcao de pargrafos. Utilize espao duplo entre os pargrafos. Semibloco o local e a data, a recomendao, a referncia, a saudao final e a assinatura ficam direita do papel. As demais partes comeam na margem esquerda, com entrada de pargrafo. Com o modelo, voc deve ter percebido que a documentao oficial tem uma linguagem diferente. Com a prtica em redigir esse tipo de documento, voc ter sucesso trabalhando como auxiliar de escritrio.

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Aula 7

Observe agora o passo-a-passo da digitao das cartas comerciais no computador: 1. Digite todo o texto, obedecendo s divises de sua estrutura. 2. Distribua o texto de modo que ele ocupe quase toda a folha. 3. Depois, coloque para a esquerda, para a direita ou centralize, de acordo com o estilo do bloco. 4. D os espaos de pargrafos, tambm obedecendo ao estilo do bloco. 5. Releia o texto, para ver se cometeu erros.

Ateno! Mantenha uma cpia do documento no computador, pois se voc precisar redigir um novo documento com o mesmo formato, isto , para o mesmo local ou com o mesmo assunto mas com destinatrio e datas diferentes, s precisar substituir ou trocar alguns campos.

A seguir, para que fiquem mais claros os tipos de formatao, voc ver o mesmo documento digitado anteriormente com a formatao diferente.

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Modelo de carta comercial com todos os componentes, digitada em estilo bloco inteiro Metal Precioso
(TIMBRE) (NDICE E NUMERAO) (LOCAL E DATA)

Empresa de Fundio S.A. DAP/54/2007 So Paulo, 26 de maro de 2007. Empresa Dois irmos Ltda. Rua Bento Lisboa, 50 Rio de Janeiro RJ

(ENDEREAMENTO INTERNO OU DESTINATRIO)

(RECOMENDAO) (VOCATIVO) (REFERNCIA)

At.: Sr. Haroldo Lemos Prezado Senhor: Ref.: S/pedido n 50/07

(CONTEDO)

Acusamos o recebimento de sua carta de 23 de maro de 2007 e comunicamos que poderemos tomar todas as providncias para a execuo de seu pedido. Informamos, entretanto, que a data de entrega depender da remessa de matria-prima para o devido acabamento. Contamos, porm, entregar o pedido no prazo de 30 (trinta) dias, no mximo. Caso interesse a V. S, gostaramos de uma resposta urgente para iniciarmos a fabricao.

(SAUDAO FINAL) (ASSINATURA)

Atenciosamente, Vitor Arajo Gerente de Montagem

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Aula 7

Modelo de carta comercial com todos os componentes, digitada em estilo semibloco

Metal Precioso Empresa de Fundio S.A. DAP/54/2007 So Paulo, 26 de maro de 2007. Empresa Dois Irmos Ltda. Rua Bento Lisboa, 50 Rio de Janeiro Rj At.: Sr. Haroldo Lemos

(TIMBRE) (NDICE E NUMERAO) (LOCAL E DATA)

(ENDEREAMENTO INTERNO OU DESTINATRIO)

(RECOMENDAO)

Prezado Senhor: Ref.: S/pedido n 50/07 Acusamos o recebimento de sua carta de 23 de maro de 2007 e comunicamos que poderemos tomar todas as providncias para a execuo de seu pedido. Informamos, entretanto, que a data de entrega depender da remessa de matria-prima para o devido acabamento. Contamos, porm, entregar o pedido no prazo de 30 (trinta) dias, no mximo. Caso interesse a V. S, gostaramos de uma resposta urgente para iniciarmos a fabricao. Atenciosamente, Vitor Arajo Gerente de Montagem Anexos: 3 relatrios Cc: Arquivo VA/rs

(VOCATIVO) (REFERNCIA) (CONTEDO)

(SAUDAO FINAL)

(ASSINATURA)

(ANEXOS) (CPIAS) (INICIAIS DO REDATOR E DO DIGITADOR)

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Atividade 1
(Atende ao Objetivo 1) Correlacione as colunas: 1. Papel timbrado 2. ndice 3. Numerao 4. Local e data 5. Endereamento 6. Vocativo 7. Assunto 8. Contedo 9. Saudao final 10. Assinatura 11. Anexos 12. Cpias 13. Redator/digitador 14. Numerao de pgina a. ( ) iniciais dos nomes de quem escreve e de quem digita b. ( ) nome e cargos escritos e assinados c. ( ) tema da correspondncia d. ( ) pode ser colocado junto do documento e. ( ) papel com o nome da empresa (em cima) f. ( ) cidade, dia, ms e ano do documento g. ( ) sigla do setor de origem da correspondncia h. ( ) quando a correspondncia se destina a mais de uma pessoa i. ( ) nmero do documento j. ( ) nome, endereo, cidade do destinatrio k. ( ) quando a carta tiver mais de uma pgina l. ( ) Prezados Senhores ou Senhores m.( ) introduo, explanao e concluso n. ( ) finalizao da correspondncia

Agora voc conhecer um outro documento: a circular.

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Aula 7

O que uma circular?

o documento de comunicao utilizado para transmitir normas, ordens, pedidos ou instrues, que podem ser de interesse geral de um grupo ou de vrios grupos de pessoas. reproduzida em vrias cpias, para serem entregues aos interessados. Pode ser endereada internamente (para os prprios funcionrios da empresa circular interna) ou externamente (para outras empresas, clientes, rgos etc. circular externa). Sua estrutura deve ser formada por: timbre da empresa, nmero da circular, local e data, assunto, texto, assinatura, iniciais do redator e do digitador. GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO Fundao de Apoio Escola Tcnica Faetec Circular n 15/07 Rio de Janeiro, 10 de maio de 2007.

Assunto: Atendimento ao pblico durante o ms de maio. O horrio de atendimento, durante o ms de maio do corrente, para inscries nos cursos da rea comercial, ser o seguinte: 1 quinzena: de segunda a sexta-feira, das 9h s 12h. 2 quinzena: ser estabelecido posteriormente, uma vez que est sujeito existncia ou no de vagas para os cursos em questo.

Ignez Barbosa Diretora da Escola de Ensino Comercial MTC/rs

Agora voc vai conhecer o memorando.

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O que memorando?
uma correspondncia breve, interna ou externa, que aborda assuntos rotineiros tais como: encaminhamento de servios, documentos, pedido de material, assuntos relativos a funcionrios etc. tambm conhecido como memo. Sua estrutura pode ser formada por nmero (que opcional, mas recomendvel), local, data (que pode ser abreviada), destinatrio, remetente, assunto, vocativo, texto (objetivo), fecho, assinatura, iniciais do redator e do digitador, aviso de cpias e anexos. Voc deve saber que quando o memorando for interno, o local ser omitido. O vocativo, o fecho, o aviso de cpias, os anexos, as iniciais do redator e do digitador podem ser omitidos. Observe o modelo a seguir: Rocha S.A. Memo n 25/07 Em 5 de abril de 2007

Para: Gerente Comercial De: Gerente Financeiro Assunto: Vasos Rocha limite de crdito Informo que a empresa Vasos Rocha Ltda. teve seu crdito reduzido para R$ 200.000,00, devido a problemas financeiros ocorridos no ms de maro, conforme mostra seu balancete.

Abraos, Letcia Vicente

CC-pl C/c: Gerente de vendas Anexo: Balancete

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Aula 7

Voc pode encontr-lo na forma de um modelo impresso, com os campos em branco para serem preenchidos. Observe o modelo a seguir: Faetec Memorando interno De: Para: Assunto: Data: Setor: Setor: N:

Atividade 2
(Atende ao Objetivo 2) Coloque V para as alternativas verdadeiras e F para as alternativas falsas: a. ( ) Para elaborar uma documentao oficial voc pode utilizar palavras do seu dia-a-dia. b. ( ) A carta comercial tambm conhecida como carta empresarial. c. ( ) O memorando s utilizado para correspondncias longas e internas. d. ( ) A circular um documento que pode ser endereado para os funcionrios da empresa ou para outras empresas. e. ( ) A circular um documento utilizado somente para dar ordens.
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Documentao oficial ou redao tcnica 1

Voc atingir o Objetivo 3 com a realizao da atividade prtica, quando voc vai redigir cada um dos documentos estudados nesta aula. Ateno! A seguir, voc encontrar o material de nossa stima aula prtica, que far sob orientao de seu tutor.

Atividades Prticas
Utilize o conhecimento que voc adquiriu nesta aula, para a realizao de sua aula prtica. Fique atento formatao de cada documento. Boa sorte!

Ateno! Toda a formatao das atividades propostas poder ser criada por voc. O seu tutor lhe auxiliar com a linguagem e mostrar meios para a construo do contedo.

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Aula 7

Atividade Prtica 1
Redija uma carta comercial (modelo bloco inteiro), imaginando a seguinte situao: voc auxiliar de escritrio da empresa Mendes Madeireira S.A., e trabalha no Departamento Financeiro. Foilhe solicitado redigir uma carta de cobrana a uma empresa de mveis, que se encontra em atraso de sete meses no pagamento de uma remessa de madeira. Seu chefe pediu que voc comunique que, caso as normas fixadas em contrato no sejam cumpridas, existe a possibilidade de um acerto judicial.

Atividade Prtica 2
Redija uma circular, imaginando a seguinte situao: voc auxiliar de escritrio da Faetec, da Diretoria de Formao Profissional (utilize o timbre do exemplo da aula), e precisa informar central de inscries que haver vaga para o curso de Recepcionista a partir do dia e da hora X.

Atividade Prtica 3
Redija um memorando, imaginando a seguinte situao: o chefe do Departamento de Pessoal da empresa Bancos Rosa S.A. precisa comunicar a todos os departamentos que a Diretoria decidiu suspender as horas extras.

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Documentao oficial ou redao tcnica 1

Atividade Prtica 4
Voc deve lembrar que na aula de arquivamento (Aula 3) no fez atividade prtica, porque voc no conhecia os documentos que circulam em uma empresa. Agora que j conhece parte deles, o seu tutor vai auxili-lo a arquivar os documentos que voc fez na sua atividade prtica. Ele vai dizer qual mtodo voc poder aplicar.

Resumindo... Documentao oficial so textos formais que circulam dentro ou fora das empresas, que servem como meio de comunicao das informaes relevantes para o bom andamento do negcio. So exemplos de documentao oficial: carta comercial, circular, memorando, requerimento, ofcio, procurao e declarao. Carta comercial a correspondncia utilizada por empresas comerciais e industriais e tambm por bancos. A construo de uma carta comercial formada basicamente por: timbre ou cabealho, ndice, numerao, local e data, endereamento ou destinatrio, vocativo, referncia ou assunto, corpo da carta ou contedo, saudao final, assinatura, anexos, cpias (se necessrio), redator/digitador e numerao de pgina. A formatao de uma carta comercial pode se dar como bloco simples, bloco inteiro ou semibloco. A circular o documento de comunicao utilizado para transmitir normas, ordens, pedidos ou instrues de interesse geral de um grupo ou de vrios grupos de pessoas. A circular pode ser endereada interna ou externamente. O memorando uma correspondncia breve, interna ou externa, que aborda assuntos rotineiros.

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Aula 7

Informao sobre a prxima aula

Na prxima aula, voc ver a continuao de Documentao oficial ou redao tcnica 2.

Respostas das Atividades

Atividade 1 a-13; b-10; c-7; d-11; e-1; f-4; g-2; h-12; i-3; j-5; k-14; l-6; m-8; n-9. Atividade 2 Respostas comentadas: a-F; b-V; c-F; d-V; e-F. a. A resposta falsa, porque para se construir uma redao oficial necessrio que se mantenha linguagem formal, diferente da utilizada no dia-a-dia. c. A resposta falsa, porque o memorando utilizado para correspondncias breves internas e externas. e. A resposta falsa, porque a circular utilizada tambm para transmitir normas, pedidos e instrues.

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Documentao oficial ou redao tcnica 1

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ANEXO

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Formas de tratamento
A redao oficial exige formas especiais de tratamento, que voc ver na tabela abaixo. Mas no se preocupe em decor-los, pois, caso necessrio, poder consult-la. De acordo com o curso que voc se props a fazer, provavelmente utilizar mais a forma de tratamento que est em itlico.

Destinatrio

Tratamento

Abreviatura

Vocativo

Endereamento Excelentssimo Senhor (nome da pessoa)/ Dignssimo Presidente da Repblica Federativa do Brasil

Presidente e VicePresidente da Repblica

Excelentssmo Senhor Vossa Excelncia No se usa Presidente da Repblica

Chefe do Gabinete Civil/ do Gabinete Militar da Presidncia da Repblica/ do Estado-Maior Vossa Excelncia V. Ex das Foras Armadas Ministros de Estado/ Oficiais Generais das Foras Armadas

Excelentssimo Senhor

Exm Sr. (nome da pessoa)/ D.D. chefe do...

Deputados Federais/ Vossa Excelncia V. Ex Senadores

Excelentssimo Senhor

Exm Sr. (nome da pessoa)/ Deputado... / Cmara dos Deputados de... Excelentssimo Senhor (nome da pessoa)/ Dignssimo Governador do Estado de...

Governadores de Estado

Vossa Excelncia No se usa

Excelentssimo Senhor

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Documentao oficial ou redao tcnica 1

Aula 7

Prefeitos/ Presidente da Assemblia Legislativa/ Deputados Estaduais/ Vereadores

Vossa Excelncia V. Ex

Excelentssimo Senhor Excelentssimo Senhor Presidente (ou membro) do Egrgio Tribunal Meritssimo

Exm Sr. (nome da pessoa)/ D.D. Prefeito da Cidade do...

Presidentes e Membros dos Tribunais

Vossa Excelncia V. Ex

Exm Sr. (nome da pessoa)/ D.D. Presidente do Egrgio Tribunal... Exm Sr. (nome da pessoa)/ Juiz da... Exm Sr. (nome da pessoa)/ D.D. Presidente do Egrgio Tribunal ou Embaixador do...

Juzes em geral e AudiVossa Excelncia V. Ex tores da Justia Militar Procurador-Geral da Repblica/ Procuradores/Gerais junto aos Tribunais/ Embaixadores

Vossa Excelncia V. Ex

Excelentssimo Senhor ProcuradorGeral da

Outras pessoas e demais autoridades, diretores, funcionrios Vossa Senhoria graduados, oficiais at coronel

V. S

Prezado Senhor

Ilm Sr. (nome da pessoa)/ Sr. (nome da pessoa) Excelentssimo Senhor Prof. (nome da pessoa)/ Magnfico Reitor da Universidade... Santssimo Padre Papa... Eminentssimo Senhor/ Dom (nome da pessoa) Cardeal de...

Reitores de universidade

Vossa Magnificncia

No se usa

Magnfico Reitor

Papa

Vossa Santidade No se usa

Santssimo Padre Eminentssimo Senhor Cardeal

Cardeais

Vossa Eminncia

V. Em

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Documentao oficial ou redao tcnica 1

Bispos e arcebispos

Vossa ExcelnV. Ex/ cia/ ReverendsRevm sima

Reverendssimo Senhor Bispo ou Arcebispo

Reverendssimo Senhor/ Dom (nome da pessoa) ou Bispo (nome da pessoa) de... Reverendssimo Senhor Padre ou Freira (nome da pessoa)

Monsenhores/ cne- Vossa Revegos/ padres e freiras rendssima

V. Revm

Reverendssimo Senhor

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