O arquivo e as tcnicas de arquivamento

META
Definir arquivo e apresentar ao aluno os tipos de arquivos utilizados.

OBJETIVOS
Ao final desta aula, voc deve ser capaz de: 1. identificar o tipo de arquivo que utilizado nos escritrios; 2. identificar documentos e os mtodos de arquivamento; 3. destacar a importncia da conservao dos documentos.

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Imagem e ao
Lendo o texto a seguir, voc ir perceber porque importante um bom arquivamento na rotina de um auxiliar de escritrio.

A Caada Seis meses atrs, na Construtora Maciel, houve uma seleo para o cargo de programador de computadores. Durante o processo seletivo, trs profissionais se destacaram. Como s havia uma vaga, o programador mais qualificado foi chamado para trabalhar. A auxiliar de escritrio Maria Auxiliadora ficou encarregada de arquivar os currculos dos outros dois programadores que no foram chamados. Ela pensou: Para que devo guardar esses currculos, se a vaga j foi preenchida? Como minha empresa gosta de guardar papis inteis! Durante o arquivamento, como Maria Auxiliadora estava muito distrada, acabou cometendo um erro muito usual: colocou os currculos dos programadores na pasta errada. O que ela no esperava que o programador contratado pela construtora Maciel quatro meses depois recebesse uma proposta urgente de emprego fora do Brasil. Como a proposta era muito vantajosa, o programador decidiu sair da construtora. O chefe de Maria Auxiliadora solicitou os currculos arquivados dos outros dois programadores, pois no haveria tempo para fazer outro processo seletivo e os candidatos eram muito qualificados. Como Maria Auxiliadora havia feito o arquivamento de maneira errada, ela passou um dia inteiro revirando todas as pastas do arquivo at encontrar os currculos. O chefe ficou muito descontente com a atitude de Maria Auxiliadora, e ela, muito envergonhada de sua irresponsabilidade. Mais uma vez, Maria Auxiliadora quase foi despedida da Construtora Maciel, mas como era nova na funo e tinha muito a aprender, seu chefe resolveu dar a ela mais uma chance. A histria anterior mostra como, algumas vezes, os funcionrios de uma empresa realizam uma verdadeira caada quando buscam determinada informao que no parecia ter muita importncia no momento em que foi arquivada.
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A longa procura de um documento pode significar falta de controle na empresa. Analisando esse tipo de situao, observamos que o problema pode ser o resultado de uma orientao errada dos mtodos de arquivamento. Caso isso ocorra com muita freqncia, possvel que haja uma terrvel falta de organizao nesse setor de trabalho. O problema pode ser resolvido pelos integrantes da equipe de trabalho junto ao responsvel pelo setor, que dever determinar algumas regras bsicas. Nesta aula, voc ter uma abordagem clara e precisa de como trabalhar bem com arquivamento de documentos.

O que arquivo?
Diferentes coisas tm o nome de arquivo. Em nosso curso, quando falarmos de arquivo, estaremos nos remetendo ao mvel que contm gavetas com pastas organizadas em ordem alfabtica, numrica, pelos meses do ano ou por assunto. Ele utilizado para o armazenamento de documentos que servem como fonte de consulta para os funcionrios da empresa. Nessas pastas encontram-se documentos que possuem informaes importantes para a empresa. O auxiliar de escritrio deve manter o arquivo sempre organizado para o fcil acesso s informaes que forem solicitadas. Arquivo tambm pode ser: o conjunto de documentos sobre determinado assunto, geralmente armazenados em uma pasta. Por exemplo: na sua escola deve existir um arquivo pessoal sobre voc, com documentos como seu histrico escolar, uma foto 3 x 4 sua etc.; o recinto onde documentos so guardados. O setor de Arquivo (que estudaremos na aula sobre departamentos e setores de uma empresa) pode tambm ser chamado, apenas, Arquivo; o arquivo de computador, que um conjunto de dados digitalizados.
Fonte: http://www.sxc.hu

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O que so documentos?
So registros de informaes em condies de serem utilizadas para consulta, estudo ou prova, ou seja, que podem ajudar a provar a verdade ou inverdade sobre determinado assunto. Todos os documentos importantes para a empresa devem ser arquivados. Eles podem ser sobre as relaes comerciais de compra, venda, pagamentos ou recebimentos (que voc vai conhecer na aula de documentao) ou exigidos por lei (esses asseguram que a empresa pode funcionar legalmente). Para o auxiliar de escritrio realizar um bom arquivamento, dever seguir os seguintes passos: receber os documentos a serem arquivados; registrar em livros apropriados os documentos recebidos; classificar (segundo o critrio da empresa) os documentos recebidos; arquivar os documentos j classificados; um arquivamento bem-feito vai possibilitar a localizao dos documentos quando forem solicitados.

Saiba mais... O Brasil considerado pioneiro em leis gerais de arquivos. A Lei Federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, fala sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados.
Fonte: http://www.sxc.hu

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Uma maneira prtica de registrar assuntos com prazos determinados o fichrio de controle. Voc conhece um fichrio de controle? Observe esta figura.

O fichrio (conjunto das fichas) de controle deve ser organizado em um arquivo de mesa (uma caixinha geralmente de plstico, metal, madeira ou papelo) contendo fichas de controle individuais para cada documento. A mesa de um auxiliar de escritrio deve possuir um fichrio.

O que so fichas de controle?

Fonte: http://www.sxc.hu

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So cartes de papelo branco normalmente em forma retangular (medindo aproximadamente 15cm x 10cm), utilizados para o registro das providncias que devem ser tomadas. Observe: Data 5/5 5/5 5/5 Providncia Pagar Reunio s 14 horas Telefonar para banco Assunto Aluguel da loja Compra de computadores Responsvel Setor de contas a pagar Sr. Antnio

Abertura de conta para Setor financeiro a empresa

Essas fichas de controle podem ser numeradas na seqncia de 1 a 31 (correspondendo a cada dia do ms) ou de 1 a 12 (correspondendo a cada ms do ano) com a finalidade de controlar dia a dia os assuntos pendentes. Quando numeradas de 1 a 31, cada ficha conter as atividades que devem ser feitas no ms. Quando numeradas de 1 a 12, cada uma conter as atividades que devero ser realizadas ao longo do ms (o dia deve ser registrado tambm junto atividade). As fichas sero organizadas com os seguintes dados: Data dia em que a tarefa dever ser realizada. Providncia a tarefa ou atividade que deve ser feita por algum, que pode ser o auxiliar de escritrio ou outra pessoa da empresa. Assunto do que trata a providncia a ser tomada. Responsvel pessoa que responde pelo assunto que dever ser tratado. O auxiliar de escritrio o profissional que est na empresa para ajudar nos servios. preciso consultar diariamente as fichas e, nas datas em que as providncias devero ser tomadas, necessrio lembrar aos responsveis, antecipadamente, sobre os assuntos a serem resolvidos. Quando todos os assuntos das fichas de controle estiverem solucionados, ou seja, resolvidos, elas perdero sua funo, devendo ser eliminadas do fichrio.
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As classificaes dos documentos

Os documentos podem ser classificados quanto ao meio em que esto registrados: informtico: guarda as informaes em meio eletrnico. um documento eletrnico.

Fonte: http://www.sxc.hu

textual: so os manuscritos, datilografados ou impressos. Podem ser as cartas, os pedidos de compra e demais documentos que a empresa utiliza no seu dia-a-dia. um documento em papel.

Fonte: http://www.sxc.hu

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Podemos tambm classificar os documentos quanto fonte: Fontes internas: so cpias de correspondncias enviadas da sua empresa para outras empresas e pessoas. Fontes externas: so correspondncias recebidas pela sua empresa de outras empresas e pessoas. Agora que voc j classificou os documentos, adote um mtodo nico e que seja eficiente para o seu setor de trabalho. Deve ser uma forma fcil de guardar os documentos para que sejam logo encontrados, quando necessrio. Dentre os principais mtodos de arquivamento, podemos destacar os seguintes: a. alfabtico a ordem alfabtica utilizada quando o elemento principal a ser considerado o nome; b. geogrfico a busca realizada por local (cidades ou bairros) onde as empresas esto situadas; c. numrico este mtodo deve ser utilizado quando o elemento principal a data do documento. Pode ser por dia, ms ou ano; d. por assunto ordenao pelo assunto dos documentos. Exemplo: uma pasta para cartas comerciais, uma para recibos de pagamentos, uma para recibos de depsitos etc. Este mtodo bastante utilizado.

Saiba mais... Arquivo corrente aquele em que os documentos so consultados diariamente. Arquivo intermedirio aquele em que os documentos esto guardados para consulta ocasional. Arquivo permanente aquele em que os documentos no so mais utilizados mas so guardados por muito tempo e s sero consultados para provar alguma coisa.

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Atividade 1
(Atende ao Objetivo 1) Assinale a alternativa correta. Quando falamos de arquivo em nosso curso, estamos nos referindo a: a. ( ) pastas individuais que uma escola mantm sobre o histrico de seus alunos; b. ( ) um mvel com gavetas e pastas organizadas contendo documentos; c. ( ) arquivo de computador; d. ( ) setor de arquivo de uma empresa.

Atividade 2
(Atende ao Objetivo 2) Relacione as colunas: ( ) caixa que guarda os registros dos 1. documentos assuntos com prazos determinados; ( ) cartes de papelo branco de forma 2. fichrio de controle retangular (15cm x 10cm) para o registro de providncias; ( ) registros de informaes utilizados 3. fichas de controle para consulta.

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Atividade 3
(Atende ao Objetivo 2) Identifique no caa-palavras os quatro mtodos de arquivamento.

Como preservar os documentos?

Antes de comear a arquivar os documentos, devemos observar algumas regras para que eles durem muito mais. So elas: As mos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. Tintas e grafites podem causar danos documentao, manchando, causando riscos, perfurando ou rasgando. O canto da folha no deve ser dobrado para marcar pginas. Essa dobra, no futuro, poder causar o rompimento do papel. Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e lombadas segurando-o corretamente na parte do meio da encadernao. No use clipes e grampos metlicos. Utilize clipes plsticos ou proteja os documentos com um pequeno pedao de papel na rea de contato com o clipe. Veja na foto:

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Fonte: http://www.sxc.hu

No utilize fitas adesivas. Elas causam manchas de difcil remoo e se soltam do papel rapidamente. Disquetes e outros meios eletrnicos devem ficar longe de poeira, umidade e temperaturas altas. No coma nem beba prximo de livros e de documentos, pois pequenos restos de alimentos podem atrair insetos ou outros bichos. No fume em reas de armazenagem de documentos e livros. Se o mobilirio for de madeira, verificar, sempre que possvel, a ocorrncia de infestao de cupins ou brocas. No esquea que um documento produzido hoje merece todo o cuidado, pois poder ser primordial no futuro.

Quais os princpios ticos no arquivamento?

Para conservar, organizar, controlar e administrar os arquivos preciso seguir alguns procedimentos: 1. Garantir a integridade dos arquivos e sua boa conservao para que eles possam servir como provas jurdicas, caso necessrio. 2. Quando as informaes no forem confidenciais ou restritas, assegurar sempre a facilidade de acesso aos documentos para o maior nmero de usurios.

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Atividade 4
(Atende ao Objetivo 3) Assinale as alternativas que prejudicam a boa conservao dos documentos: a. ( ) As mos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gorduras. b. ( ) Dobrar os cantos do documento para marcar as pginas. c. ( ) Usar clipes e grampos. d. ( ) No utilizar fitas adesivas. e. ( ) Fumar em reas de armazenagem de documentos e livros.

Resumindo... Arquivo um mvel com gavetas com pastas contendo documentos, organizadas em ordem alfabtica ou numrica ou por datas. utilizado para a guarda de documentos que servem como fonte de consulta para os funcionrios da empresa. Documentos so registros de informaes para consulta, estudo ou prova, ou seja, que podem ajudar a provar a verdade ou inverdade sobre determinado assunto. Fichas de controle so cartes de papelo branco normalmente em forma retangular (medindo aproximadamente 15cm x 10cm), utilizadas para o registro das providncias que devem ser tomadas no dia. As fichas de controle devero conter os seguintes dados: data, providncia, assunto e responsvel. Os documentos podem ser classificados como textual (em papel) e informtico (digitalizado).

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Os mtodos de arquivamento so: alfabtico, numrico, geogrfico e por assunto. Um dos princpios ticos do arquivamento garantir a integridade dos arquivos e sua boa conservao para que possam servir como provas jurdicas, caso necessrio.

Informao sobre a prxima aula

Na prxima aula, voc ver quais so os departamentos que compem uma empresa.

Respostas das Atividades

Atividade 1 b. Atividade 2 2; 3; 1. Atividade 3

Atividade 4 b; c; e.

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