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ARQUIVOLOGIA - POLCIA FEDERAL
Noes de Tcnicas de Arquivo
1. Origem dos Arquivos
A palavra Arquivo de origem grega, derivada de AR-
CHEION (depsito de documentos), na antiga Grcia. H
os que dizem provir do Latim ARCHIVUM, que significava
lugar onde eram guardados antigos ttulos, papis e etc.
De incio, o homem somente se comunicava por gestos
(linguagem mmica). Posteriormente, surgiram os sons,
depois os vocbulos e conseqentemente a linguagem
oral. J havia se conseguido muito em termos de comuni-
cao. No entanto, as informaes ao serem transferidas
longas distncias perdiam muito do seu significado real.
Visando a perpetuao da informao surge a lingua-
gem escrita.
A origem do Arquivo d-se no exato momento em que
o homem passou a preocupar-se em registrar as infor-
maes. Como suporte da informao eram utilizados o
mrmore, o cobre, o marfim, as tbuas, os tabletes de
argila e outros materiais. S mais tarde que aparece-
ram os papiros, pergaminhos e, finalmente o papel.
2. Finalidade: Arquivo, Biblioteca e Museus
Apesar dos trs terem a mesma funo de guardar e
preservar, os seus objetivos so distintos, segundo
Marilena Leite Paes:
Arquivo a acumulao ordenada dos documentos,
em sua maioria textuais, criados por uma instituio ou
pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a
consecuo de seus objetivos, visando utilidade que
podero oferecer no futuro.
Biblioteca o conjunto de material, em sua maioria
impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesqui-
sa e consulta.
Museus uma instituio de interesse pblico, criada
com a finalidade de conservar, estudar e colocar dis-
posio do pblico conjuntos de peas e objetos de va-
lor cultural. Observa-se, ento que a finalidade das bibli-
otecas e museus essencialmente cultural, enquanto
dos arquivos primordialmente funcional, muito embo-
ra o valor cultural exista, uma vez que constituem a base
fundamental para o conhecimento da Histria.
O ARQUIVO
3. Conceito
Mvel destinado a guarda de documentos.
Prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os
conjuntos arquivsticos.
Unidade Administrativa cuja funo a de reunir, orde-
nar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documen-
tos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticas. Con-
junto de documentos produzidos ou recebidos por uma
pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada caracteriza-
da pela natureza orgnica de sua acumulao e conser-
vado, por essas pessoas ou seus sucessores, para fins
de prova ou informao.
4. Razes da Importncia do Arquivo
A funo do arquivo de guarda e conservao dos
documentos, objetivando a sua utilizao. Os arquivos
so de extrema importncia para:
Reconstituio e preservao da memria;
Apoio administrativo;
Fonte de informao;
Guardio de matria prima para trabalho de pesquisa histrica.
Podemos afirmar que o arquivo fundamental para o
desenvolvimento dos trabalhos realizados nas empresa e
instituies culturais, pois os mesmos possuem uma for-
ma de organizao da informao, seja ela escrita, sono-
ra, audiovisual, impressa, desenhada e etc. Portanto, de
suma importncia dizer, que todas as decises geralmen-
te so tomadas, a partir das informaes encontradas
nos arquivos (Memria da Instituio ou empresa).
5. Classificao dos Arquivos
ENTIDADE MANTENEDORA:
Arquivos Pblicos - Conjunto de documentos produzi-
dos ou recebidos por instituies governamentais de
mbito federal, estadual ou municipal, em decorrncia
de suas funes especficas, administrativas, judiciri-
as ou legislativas.
Arquivos Privados - Conjunto de documentos produzi-
dos ou recebidos por instituies no governamentais,
famlias ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas
atividades especficas e que possuam uma relao or-
gnica perceptvel do processo de acumulao.
EXTENSO:
Arquivos Setoriais - So aqueles que funcionam junto
aos criadores do documento, cumprindo funes de ar-
quivo corrente.
Arquivos Gerais - So aqueles que se destinam a rece-
ber os documentos dos arquivos setoriais.
NATUREZA DE DOCUMENTO:
Arquivos Especiais - Aqueles que tm sob sua guarda
documentos de formas fsicas diversas: fotografias, sli-
des, discos, fitas magnticas, fitas cassetes, disquetes,
CD-Rom, microformas, etc., e que por essa razo, mere-
cem tratamento especial em seu armazenamento, re-
gistro, acondicionamento, controle, conservao e etc.
Arquivos Especializados - Aqueles que tm sob sua cus-
tdia os documentos resultantes da experincia humana
num campo especfico, independente da forma fsica que
apresentem, como por exemplo: arquivos mdicos ou hos-
pitalares, arquivo de engenharia e assim por diante. Es-
ses arquivos so tambm chamados de arquivos tcnicos
ADMINISTRAO:
Centralizado
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Descentralizado
6. Tipos de arquivamento
a posio que so dispostos as fichas e documen-
tos e no a forma dos mveis onde se faz a guarda dos
mesmos. A saber:
horizontais os documentos so acondicionados um
sobre os outros e armazenados, sobre estantes, esca-
ninhos e caixas. Sendo amplamente utilizado para: plan-
tas, mapas e desenhos.
Ex.:
verticais os documentos so acondicionados uns atrs
dos outros, permitindo assim sua consulta.
Ex.:
ACESSO:
Franqueado ou Ostensivo Documento de consulta livre.
Restrito Documento de consulta limitada.
ESTGIOS DA EVOLUO DO ARQUIVO
(TEORIA DAS 3 IDADES)
Essas fases de evoluo so definidas por Jean-Jac-
ques Valette (1973) como a Teoria das trs idades:
Arquivo Corrente Primeira idade:
Todos os documentos produzidos, recebidos ou consul-
tados freqentemente e conservados nos prprios seto-
res onde se originam.
A sua funo guardar, conservar e classificar os docu-
mentos, segundo um planejamento pr-estabelecido.
As suas atividades so: produzir, receber, classificar, arquivar,
controlar, selecionar e transferir os documentos. Geralmente
localizam-se nos escritrios, setores ou prximo deles.
Arquivo Intermedirio Segunda idade:
Arquivamento transitrio dos documentos de reduzida utiliza-
o, assegurando o processamento, armazenagem e aces-
so racional com vista a custdia, a pesquisa e a eliminao.
Antigamente somente existiam duas idades dos Arquivos. O
documento passava da idade administrativa para a idade
histrica. A transio entre uma e outra no era considerada.
Os documentos administrativos quando se tornavam in-
teis, eram transferidos para os Arquivos Permanentes, sem
um critrio definido. s vezes permaneciam nos Arquivos
Corrente por longos anos, sofrendo o risco de perda.
Tendo como base os problemas que eram causados nos
Arquivos, surgiu a noo de pr-arquivamento, com a teoria da
idade intermediria, entre a administrativa e a permanente.
a) Funes
Custodiar temporariamente a documentao pblica
ou privada de reduzida utilizao;
Custodiar a documentao de rgos recentemente extintos;
Custodiar a documentao relativa as atividades espe-
ciais ou extintas;
Custodiar a documentao regular ou especial; de valor hist-
rico ou relativo, ainda no avaliada para custdia definitiva.
b) Objetivos
Reduzir os custos da documentao;
Favorecer a eficincia das operaes governamentais;
Contribuir para a racionalizao da guarda e preserva-
o dos documentos de arquivo.
Arquivo Permanente Terceira idade:
Onde os documentos que perderam todo seu valor ad-
ministrativo so conservados porque possuem conte-
do histrico e probatrio. Esses documentos permitem
conhecer todo um passado histrico. Todo o material
proveniente dos Arquivos Correntes e Intermedirios. O
material deve vir em grupos, ordenados e classificados
segundo um critrio pr-estabelecido.
A responsabilidade dos funcionrios muito grande, pois
tero que conservar e preservar toda a documentao ali
recolhida, alm de arranjar o material da melhor forma,
possibilitando o acesso a pesquisa histrica e recupe-
rando a informao no mais curto espao de tempo.
Os documentos no arquivo permanente no so eliminados.
Importante:
Transferncia e Recolhimento
a) Transferncia - passagem de documentos do arqui-
vo corrente para o arquivo intermedirio.
A transferncia da documentao deve ser feita, median-
te um critrio pr-estabelecido dos setores interessados.
A remessa efetuada em duas ou trs vias, enfocando
as seguintes informaes:
Setor de onde provm os documentos;
Forma de ordenao;
Quantidade, datas limites, etc.
Todos os arquivos Correntes e Intermedirios devem
enviar documentos para os arquivos permanentes, haven-
do porm, um regimento, onde se defina todos os procedi-
mentos a serem adotados quanto ao recolhimento.
b) Recolhimento passagem de documentos do arqui-
vo intermedirio para o arquivo permanente cuja suas
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informaes tm um carter histrico ou informativo, que
j sofreram a avaliao e sua destinao final.
7. Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)
o instrumento que determina os prazos em que os
documentos devem ser mantidos nos arquivos corren-
tes e intermedirios ou recolhidos aos arquivos perma-
nentes, estabelecendo critrios para microfilmagem,
guarda ou eliminao de cada documento. A Tabela de
Temporalidade um instrumento aprovado por autori-
dade competente da Empresa.
8. Arranjo dos Arquivos Permanentes
Fundo Arquivstico:
A principal unidade de arranjo estrutural / funcional nos
arquivos permanentes, constituda dos documentos pro-
venientes de uma mesma fonte geradora de arquivos
(Princpio da Provenincia).
Srie - Designao dada s divises de um fundo arqui-
vstico, que refletem a natureza de sua composio, seja
ela estrutural, funcional ou por espcie documental. As
sries podem ser divididas em subsries.
Unidade de Arquivamento:
O menor conjunto de documentos, reunido de acordo com
um critrio de arranjo pr-estabelecido. Tais conjuntos
so denominados dossi, pastas, maos ou pacotilhas.
Item Documental:
A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
9. Instrumentos de Pesquisa de Arquivo
Meio de disseminao e recuperao da informao
contida nos documentos dos arquivos. Os instrumentos
de pesquisa so:
Guia - Meio de pesquisa destinado a orientar os usurios para
a utilizao das sries que integram um arquivo permanente.
ndice - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elemen-
tos do contedo de um documento ou grupo de docu-
mentos, disposta em determinada ordem para indicar e
facilitar sua localizao no texto.
Inventrio Sumrio - Instrumento no qual as unidades
de arquivamento de um fundo arquivstico ou de uma de
suas divises so identificadas e brevemente descritas.
Inventrio Analtico - Instrumento no qual as unidades
de arquivamento de um fundo arquivstico ou de suas
divises so descritas pormenorizadamente.
Repertrio - Instrumento no qual so descritos, porme-
norizadamente, documentos previamente selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos arquivsticos, poden-
do ser elaborado segundo critrio temtico, cronolgico,
onomstico ou geogrfico.
Tabela de Equivalncia - Instrumento que d equivaln-
cia de antigas notaes para as novas que tenham sido
adotadas, em decorrncia de alteraes no sistema de
arranjo de um arquivo.
Catlogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundo
um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geo-
grfico, incluindo todos os documentos pertencentes a
um ou mais fundos arquivsticos, descritos de uma for-
ma sumria ou pormenorizada.
10. Conceitos Importantes
Protocolo
Denominao geralmente atribuda a setores encarre-
gados do recebimento, registro, distribuio e movimen-
tao de documentos em curso.
Denominao atribuda ao prprio nmero de registro
do documento.
Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.
Classificao de documentos = Arranjo de documentos
Processo que, na organizao de arquivos permanen-
tes, consiste na ordenao - estrutural ou funcional - dos
documentos em fundos arquivsticos, na ordenao de
sries dentro dos fundos e, se necessrio, de subsri-
es e itens documentais dentro das sries.
Avaliao
Processo de anlise de arquivo visando estabelecer a des-
tinao final do documento (guarda permanente ou elimi-
nao) de acordo com valores probatrios ou informativos.
Eliminao/Descarte
Destruio de documentos julgados destitudos de va-
lor para guarda permanente.
Metro Linear
A unidade de controle de extenso dos arquivos, toman-
do-se como base o espao ocupado pelos documentos
nas estantes
Paleografia
Estudo dos escritos antigos.
Diplomtica
Corpo de conceitos e mtodos, originalmente desenvol-
vidos nos sculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar a
autenticidade e a fidelidade dos documentos.
Pasta
So folhas de cartolina ou papelo forte dobradas para
guardar documentos. Podem ser simples, sanfonadas,
suspensas, entre outras.
Projeo
a salincia na parte superior da guia. Pode ser recorta-
da no prprio papelo.
Notao
a inscrio feita na projeo. Pode ser alfabtica, nu-
mrica, alfa-numrica, aberta ou fechada.
a) Simples abertas (indicam o limite inicial)
Ex.: A, B,C, Ab, Ac e etc.
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b) Simples composta ou fechada (indicam o limite inici-
al e o limite final)
Ex.: Aa - Al ; Am - Az
O DOCUMENTO
11. Conceito
Registro de uma informao independentemente da na-
tureza do Suporte que a contm.
Aquele que, produzido ou recebido por uma Instituio
pblica ou privada,no exerccio de suas atividades, cons-
titua elemento de Prova ou de Informao.
Registro de uma informao, produzida ou recebida por uma
instituio pessoa fsica ou jurdica, que constitua elemento
de prova ou de informao, independentemente da natureza
do suporte que a contm (papel, audiovisual, iconogrfico,
meio magneto tico, fotogrfico, filme entre outros).
12. Classificao dos documentos
Segundo sua forma, contedo e caracterstica fsica,
os documentos podem ser classificados segundo: gne-
ro, natureza do assunto, espcie e tipo de documento.
GNERO:
Os documentos podem ser definidos segundo o aspec-
to de sua representao nos diferentes suportes:
Cartogrficos - So documentos em formatos e dimenses
variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetni-
cas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas, perfis;
Icnogrficos - So documentos em suporte sintticos,
em papel emulsionado ou no, contendo imagem est-
tica. Exemplo: fotografias (diapositivos, ampliaes e
negativos fotogrficos, desenhos e gravuras);
Informticos - So documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador. Exemplo: disco flexvel
(disquete), disco rgido e disco ptico;
Filmogrficos - So documentos em pelculas cinema-
togrficas e fitas magnticas de imagens (tapes), conju-
gadas (ou no), em trilhas sonoras, com bitolas e di-
menses variveis, contendo imagens em movimento.
Exemplos: filmes e fitas videomagnticas.
Microgrficos - So documentos em suporte flmico re-
sultante da microproduo de imagens, mediante a uti-
lizao de tcnicas especficas. Exemplo: microficha,
microfilme em rolo, carto e jaqueta;
Textuais - os documentos manuscritos, datilografados/
digitados ou impressos. Apresentam inmeros tipos f-
sicos ou espcies documentais criados para produzir
determinada ao especfica, tais como: contratos, folha
de pagamento, livros de contas, requisies diversas,
atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, cer-
tides, tabela, questionrios, correspondncia e outros.
Exemplos: datilografados, impressos ou manuscritos;
Sonoros - So documentos com dimenses e rotaes
variveis, contendo registros fonogrficos. Exemplo: dis-
cos e fitas audiomagnticas.
NATUREZA DO ASSUNTO:
Ostensivo ou Ordinrio - as informaes contidas no docu-
mento, no prejudicam a administrao, quando divulgadas.
Sigiloso - as informaes contida no documento, por
sua natureza devam ser de conhecimento restrito e, por-
tanto, necessitam de medidas especiais de segurana,
quanto a sua custdia e divulgao.
Segundo a natureza do grau de sigilo e a extenso de circu-
lao do assunto, dividem-se em quatro categorias, a saber:
Ultra-secreto - quanto ao assunto abordado no documento,
somente devam ter acesso as pessoas intimamente liga-
das ao seu estudo e manuseio. Assuntos classificados
como ultra-secretos: so aqueles de polticas governamen-
tal de alto nvel e segredos de Estado, tais como negocia-
es para aliana poltica e militares; planos de guerra; des-
cobertas e experincias cientficas de valor excepcional; in-
formaes sobre poltica estrangeiras de alto nvel;
Secreto - quanto ao assunto abordado no documento,
somente devam ter acesso as pessoas que no estejam
ligadas intimamente ao seu estudo e manuseio, sejam
autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente.
Assuntos classificados como secretos: so referentes a
planos, programas e medidas governamentais; os assun-
tos extrados de matria ultra-secreta que, sem compro-
meter e excepcional grau de sigilo da matria original, ne-
cessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes
de operaes militares; planos ou detalhes de operaes
econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas
ou materiais j existentes; dados de elevado interesses
sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossoci-
ais e militares de pases estrangeiros e meios de proces-
sos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos im-
portantes que no tenham recebido classificao interior;
Confidencial - quanto ao assunto abordado no documen-
to, somente devam ter acesso as pessoas autorizadas,
embora os assuntos no requeiram alto grau de seguran-
a, mas o conhecimento dos mesmos por pessoas no
autorizadas pode ser prejudicial a um indivduo ou criar
embaraos administrativos. Os assuntos em geral classi-
ficados como confidenciais so os referentes: a pessoal,
material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por
interesse das partes, como: informaes sobre atividades
de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fon-
tes; rdio-freqncia de importncia especial ou aquelas
que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias
areas e negativos que indiquem instalaes considera-
das importantes para segurana nacional;
Reservados - Quanto ao assunto, no devam ter o acesso e
nem o conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa
classificao, entre outros, parte de planos, programas e pro-
jetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas.
ESPCIE:
Designao dos documentos segundo seu aspecto for-
mal, ou seja as espcies documentais so definidas
tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram
origem, quanto pela forma dos registros dos fatos. To-
mando por base os atos administrativos mais comuns
temos as seguintes espcies documentais:
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Atos normativos: so as regras e normas expedidas
por autoridades administrativas. Exemplos: medida pro-
visria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, re-
soluo, portaria, instruo normativa, ordem de ser-
vio, deciso, acrdos, despacho provisrio;
Atos enunciativos: so os opinativos que esclarecem
os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Exem-
plos: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
Atos de assentamento: so os configurados por registros,
consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrn-
cias. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infrao;
Atos comprobatrios: so os que comprovam assenta-
mentos, decises etc. Exemplos: traslado, certido,
atestado, cpia autenticada ou idntica;
Atos de ajuste: so representados por acordos em que
a administrao pblica parte. Exemplos: tratado, con-
vnio, contrato, termos (transao, ajuste, etc.);
Atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos nor-
mativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso, oficio, carta, me-
morando, mensagem, edital, intimao, exposio de moti-
vos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular.
TIPOS DE DOCUMENTO:
Documento Comercial - todo aquele relacionado ao
ato comercial.
Documento Histrico - toda fonte informativa, onde o
historiador pode recolher dados de interesse para o
conhecimento do passado humano.
Documento Legal - aquele que para fora de lei se
obrigado a emitir ou guardar.
Documento Oficial - todo e qualquer documento arquiva-
do ou em trnsito nos rgos dos Poderes Executivo, Legis-
lativo, e Judicirio, inclusive nos de administrao indireta,
da Unio, Estado, Distrito Federal, Territrios e Municpios.
Documento Original - aquele que d inicio a um pro-
cesso, seja ele primeira, segunda via, ou qualquer mo-
dalidade de cpia.
Documento Particular - todo e qualquer documento
arquivado ou em trnsito em estabelecimento particular,
independentemente de suas origens. Todo aquele que
no foi criado ou determinado por lei, portanto no se
obrigado a emitir ou guardar.
Documento Pblico - So aqueles produzidos e recebi-
dos pelos rgos do poder pblico, constituindo-se em
patrimnio da Nao, tendo em vista o direito dos seus
cidados ao acesso a informao neles contidas.
13. Valorao dos Documentos
Para aplicao dos critrios de avaliao dos docu-
mentos de arquivo, deve-se identificar os seus valores
primrio e secundrio.
Valor Primrio - Refere-se ao valor que o documento
apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que
se prope tendo em vista seu uso para fins administra-
tivos, legas e fiscais.
Valor administrativo - valor que possuem dos documen-
tos que testemunham a poltica e os procedimentos ado-
tados pelo organismo, no desempenho de suas funes.
Valor legal ou jurdico: valor que possuem os documentos
que envolvem direitos a curto ou longo prazos tanto do Gover-
no quanto de terceiros e que possuem carter probatrio.
Valor fiscal - valor que possuem os documentos relativos a
operaes financeiras e a comprovao de despesas e receita.
Valor Secundrio - Refere-se a possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais fo-
ram originalmente criados: o documento passa a ser fonte de
pesquisa e informao para o prprio servio e de terceiros.
14. Caractersticas dos documentos
de acordo com prazo de guarda
Guarda eventual
So documentos de interesse passageiro que no
possuem valor administrativo e jurdico para o rgo.
Guarda temporria
So aqueles em que prevalece o interesse adminis-
trativo como determinante do seu valor e, conseqente-
mente, do seu prazo de reteno.
Guarda permanente
So documentos de valor probatrio, isto , relativos a
direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da
coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos
ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes.
15. Mtodos de Arquivamento
So vrias rotinas que envolvem o arquivamento de um
documento na fase corrente e, do cuidado dispensando a
cada uma delas, depende o bom atendimento ao usurio.
Na escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as
caractersticas dos documentos ao serem classificados, iden-
tificando o aspecto pelo qual o documento mais freqente-
mente consultado. Os mtodos comumente utilizados so:
Alfabtico - quando o elemento principal para a recupe-
rao da informao for o nome;
Geogrfico - quando o elemento principal para a recu-
perao da informao for o local (cidade, distrito, co-
marca, Estado, Regio e/ou pas);
Numrico simples - quando o elemento principal para a
recuperao da informao for o nmero do documento;
Numrico cronolgico - quando ao nmero do docu-
mento vier associado a data;
Ideogrfico (assunto) - quando o elemento principal para
a recuperao da informao for o assunto; a sua orde-
nao dever seguir a modalidade alfabtica (dicionria
ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex);
Mtodo Alfabtico:
o mtodo mais simples, fcil e prtico. Sua consulta direta e
o elemento principal a ser considerado o nome ou a razo
social. Conhecido tambm como mtodo nominal ou onoms-
tico. Existe divergncia na maneira de arquivar os nomes. Acham
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prefervel faz-lo pelo prenome, apesar do critrio tecnicamente
mais adequado, ser pelo ltimo , o sobrenome, depois a vrgula
e em seguida todo o nome em sua ordem normal.
Vantagem: rapidez , fcil implantao, acesso direto e
manuseio.
Desvantagem: erro no ato de arquivar.
Regras de alfabetao
No arquivamento dos nomes devemos observar peque-
nas regras, conhecida como Regras de Alfabetao.
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o lti-
mo sobrenome e depois o prenome.
Ex.: Joo Barbosa
Pedro Almeida Coimbra
Paulo Santos
Arquivam-se: BARBOSA, Joo
COIMBRA, Pedro Almeida
SANTOS, Paulo
Obs.: Sobrenomes iguais quando houver sobrenomes
iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Ex.: Wilson Ferreira
Ademar Ferreira
Edson Ferreira
Arquivam-se: FERREIRA, Ademar
FERREIRA, Edson
FERREIRA, Wilson
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um ad-
jetivo ou ligados pr hfen , no se separam.
Ex.: Camilo Castelo Branco
Fbio Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: CASTELO BRANCO, Camilo
MONTE VERDE, Fbio
VILLA-LOBOS, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, San-
to ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos
por um adjetivo e um substantivo.
Ex.: Waldemar Santa Rita
Irwin So Paulo
Luciano Santo Cristo
Arquivam-se: SANTA RITA, Waldemar
SANTO CRISTO, Luciano
SO PAULO, Irwin
4. As iniciais abreviaturas de prenomes tm precedn-
cia na classificao de sobrenomes iguais:
Ex.: J. Silvestre
Jonas Silvestre
Arquivam-se: SILVESTRE, J.
SILVESTRE, Jonas
SILVESTRE, Jos
5. Os artigos e preposies, tais como: a, o, de(s), da(s),
d, do(s), um, uma, no so considerados
Ex.: Pedro de Andrade
Ricardo dAndrade
Lcia da Cmara
Arnaldo do Couto
Maria da Ambulncia
Arquivam-se: ANDRADE, Pedro de
ANDRADE, Ricardo d
AMBULNCIA, Maria da
CMARA, Lcia da
COUTO, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentescos
como: Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados par-
te integrante do ltimos sobrenomes, mas no so consi-
derados na ordenao alfabtica.
Ex.: Antnio Almeida Filho
Snia Maria Estefnia Neta
Tarcsio Meira Filho
Moiss Cabral Neto
Almir Peixoto Sobrinho
Arquivam-se: ALMEIDA FILHO, Antnio
CABRAL NETO , Moiss
ESTEFNIA NETA, Snia Maria
MEIRA FILHO, Tarcsio
PEIXOTO SOBRINHO, Almir
Obs.: os graus de parentesco s sero considerados
quando servirem de elemento de destino, passando
a obedecer a ordem alfabtica.
Ex.: Jorge de Abreu Filho
Jorge de Abreu Sobrinho
Jorge de Abreu Neto
Arquivam-se: ABREU FILHO, Jorge de
ABREU NETO, Jorge de
ABREU SOBRINHO, Jorge de
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So
colocados aps o nome completos, entre parntese.
Ex.: Dra. Denise Fanco Lima
Dr. Arnaldo Quintanilha
Bispo Edir Macedo
Missionrio R. R. Soares
Ministro Antnio Arruda
Governadora Denise Rangel Furriel
Pastor Antnio Gusmo
Arquivam-se: ARRUDA, Antnio (Ministro)
FURRIEL, Denise Rangel (Governadora)
GUSMO, Antnio (Pastor)
LIMA, Denise Franco (Dra.)
MACEDO, Edir (Bispo)
QUINTANILHA, Arnaldo (Dr.)
SOARES, R. R.(Missionrio)
8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo lti-
mo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis
e orientais
Ex.: George Aubert
Wiltson Churchill
Paul Mller
Jorge Schmidt
Arquivam-se: AUBERT, George
CHURCHILL, Wiltson
MLLER, Paul
SCHMIDT, Jorge
9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou
no ser considerado. Mais comum consider-los
como parte integrante do nome, quando escritos com
letra maiscula.
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Ex.: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Ponte
John Mac Adam
Gordon OBrien
Arquivam-se: CAPRI, Guilio di
DE PENEDO, Esteban
DU PONTE, Charles
MAC ADAM, John
OBRIEN, Gordon
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo so-
brenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai.
Ex.: Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero
Antnio de los Rios
Arquivam-se: ARCO y MOLINERO, Angel del
OVIEDO y BAOS, Jos de
PINA DE MELLO, Francisco de
RIOS, Antnio de los
11. Os nomes orientais: japoneses, chineses e rabes
so registrados como se apresentam.
Ex.: Mituo Yoshida
Al Ben Hur
Li Yutang
Arquivam-se: AL BEM HUR - rabe
LI YUTANG - chins
MITUO YOSHIDA - japons
12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e r-
gos governamentais devem ser transcritos como se
apresentam, no se considerando, porm para fins de
ordenao, os artigos e preposies que os constituem.
Admite-se para facilitar a ordenao que os artigos inici-
ais sejam colocados, entre parnteses, aps o nome.
Ex.: Embratel
Petrobrs
Banco do Brasil
Fundao Getlio Vargas
A Colegial
Arquivam-se: BANCO DO BRASIL
COLEGIAL (A)
EMBRATEL
FUNDAO GETLIO VARGAS
PETROBRS
Obs: Os nomes de instituies ou rgos governamentais de
pases estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do pas.
Ex.: The Library of Congress Estados Unidos
Arquivam-se: ESTADOS UNIDOS - LIBRARY OF CON-
GRESS (THE)
13. Nos ttulos de congresso, conferncia, reunies, as-
semblias e assemelhados; os nmeros arbicos, ro-
manos ou escritos por extenso devero aparecer no fim,
entre parnteses.
Ex.: III Jornada Arquivstica da Uni-Rio
Quinto Congresso de Arquivologia
3 Congresso de Geologia
Arquivam-se: CONGRESSO DE ARQUIVOLOGIA (QUINTO)
CONGESSO DE GEOLOGIA (3)
JORNADA ARQUIVSTICA DA UNI-RIO (III)
Os nomes de jornais, instituies e revistas precedi-
dos de artigos, no se considera o artigo para fins de
ordenao. Escreve-se no final entre parnteses.
Ex.: O Globo
The Time
Arquivam-se: GLOBO (O)
TIME (THE)
De acordo com as necessidades das instituies,
estas regras podem ser alteradas porm, o arquivista
deve sempre usar o mesmo critrio
NOTA: Para melhor atender pesquisa no caso de pessoas
ou instituies que possuam nomes figurados ou sejam co-
nhecidas por parcelas de seus nomes deve-se ordenar pelo
nome mais conhecido, fazendo as remissivas necessrias.
Ex.: Jos Flix Alves Pacheco
Edson Arantes do Nascimento
Artur Antunes Coimbra
Arquivam-se: FLIX PACHECO
PEL
ZICO
Obs.: Pode ser adotado o critrio de letra por letra ou
palavra por palavra. Observando que a escolha de um
critrio implica na excluso sistemtica do outro.
LETRA POR LETRA
Ex.: Monteiro
Monte Sinai
Monte Alegre
Arquivam-se: MONTE ALEGRE
MONTEIRO
MONTE SINAI
PALAVRA POR PALAVRA
Ex.: Monteiro
Monte Sinai
Monte Alegre
Arquivam-se: MONTE ALEGRE
MONTE SINAI
MONTEIRO
Mtodo Geogrfico
o sistema direto. A busca feita diretamente ao docu-
mento. Este mtodo aconselhvel quando se ordena a
documentao de acordo com a diviso geogrfica, isto
, de acordo com os pases, Estados, cidades, munic-
pios, etc. ou quando o principal elemento a ser conside-
rado a procedncia ou local.
8 - Polcia Federal
Central de Concursos
a) Nome do Estado, cidade e correspondente (elemen-
to principal: Estado)
Quando se organiza um arquivo por Estado, as capi-
tais devem ser alfabetadas e vir em primeiro lugar, em
ordem subseqente, independentemente da ordem al-
fabtica. As demais cidades so colocadas a seguir sub-
seqente em rigorosa ordem alfabtica.
Ex.: 1 ORDENAO
b) Nome da cidade, Estado e correspondente (elemen-
to principal: cidade)
Ao organizar um arquivo nesta modalidade, deve-
mos observar para a rigorosa ordem alfabtica das ci-
dades, incluindo as capitais, colocando sempre em se-
gundo lugar os nomes dos estados, pois existem cida-
des com o mesmo nome em diferentes pases.
Ex.: NICA ORDENAO
c) Nome do pas, capital e correspondente (elemento
principal: Pas)
Ao organizar o arquivo nesta modalidade devemos
observar, a ordem alfabtica do pas, seguido da capital.
As demais cidades sero alfabetadas aps as respecti-
vas capitais dos pases a que se referem.
Mtodo Numrico:
O Mtodo Numrico de arquivamento adotado para os
casos em que o principal elemento a ser considerado
em um documento o nmero.
Este um mtodo indireto, pois vai necessitar sempre
de um ndice alfabtico (em fichas, livros) para locali-
zar o documento ou pasta desejada no arquivo.
Ao adotarmos o mtodo numrico precisamos fazer a
opo entre o mtodo: numrico simples, cronolgico
ou dgito-terminal.
a) Numrico Simples
Atribui-se um nmero a cada novo cliente ou assunto que sur-
gir a cada instituio que enviar documentos. Alm do ndice
alfabtico, indispensvel um registro em ficha ou livro.
Caractersticas:
Atribuir um nmero a cada novo elemento. Cada elemen-
to pode ser um cliente (pessoa fsica ou jurdica), um forne-
cedor, um empregado, etc. Os nmeros obedecem a um
critrio previamente determinado e pode ser, por exemplo,
o nmero de registro do documento, a matrcula do funcio-
nrio, sem qualquer preocupao com a ordem alfabtica.
Elaborar o registro em livro ou fichas, para controle da
numerao.
Elaborar ndice onomstico em fichas
Arquivar a pasta em ordem numrica
Consulta indireta. Recorre-se primeiro ao ndice onosmtico.
Vantagens - Em um arquivo organizado pelo mtodo
numrico simples, no h necessidade de guias divis-
rias, pois a numerao dada s pastas ou fichas facilita
a localizao do documento.
Desvantagens - O mtodo numrico simples exige um
ndice alfabtico remissivo, onde cada nmero correspon-
de a um nome, para ajudar na pesquisa no arquivo. No
ndice, os nomes esto relacionados em ordem alfabtica,
obedecendo s regras de ordenao e de alfabetao.
Ex.: Um funcionrio de uma empresa de seguros preci-
sou pesquisar no arquivo da empresa a respeito dos
dados de cadastro do cliente: Carlos Barreto. Recorren-
do ao ndice alfabtico remissivo, isto com uma refe-
rncia, ele encontrou o nome do cliente.
b) Cronolgico
Alm da ordem numrica, observa-se a data. Este m-
todo adotado em quase todas as reparties pblicas.
Numera-se o documento e no a pasta. Alm do ndi-
ce alfabtico-onomstico, existem ndices de procedn-
cia e de assunto.
Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se
aproveita o nmero se for na mesma data.
o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso
de pastas miscelneas, uma vez que cada documento re-
cebe seu prprio nmero de registro, constituindo em um
processo nico, ordenado em rigorosa ordem numrica.
Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de er-
ros pr ser mais fcil lidar com nmeros do que com letras.
Desvantagens: mtodo indireto, obrigando duplicidade
de pesquisa.
c) Dgito-terminal
Este mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de
serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume
de documento, cujo elemento principal de identificao o
nmero. Entre as instituies de grande porte que preci-
sam arquivar parte considervel de seus documentos por
nmero podemos mencionar entre outros: o INSS , as com-
panhias de seguros, os hospitais e os bancos.
Os documentos so numerados seqencialmente, mas
sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza
o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois
dgitos cada um, so lidos da direita para esquerda, for-
mando pares. Decompondo-se, por exemplo, o nmero
829.319, tm-se os seguintes grupos: 82 - 93 - 19.
Como a leitura feita sempre da direita para a es-
querda, chama-se o grupo 19 de primrio, o grupo 93 de
secundrio e o grupo 82 de tercirio.
Polcia Federal - 9
Central de Concursos
Quando o nmero for composto de menos de seis
dgitos, sero colocados (0) zero a sua esquerda, para
sua completao.
Ex.: 42.054 ser representado pelos grupos 04 - 20 - 54
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas
feito considerando-se em primeiro lugar, o grupo prim-
rio, seguindo-se do secundrio e finalmente o tercirio.
Assim para localizar uma pasta de nmero 162.054
(16-20-54) , deve verificar, em primeiro lugar, onde se
encontram as pastas terminadas em 54 ; em seguida
localizar as pasta do grupo secundrio 20 e finalizando a
pasta desejada de nmero 16.
Comparando-se a numerao dos mtodos numricos
simples e dgitos-terminal, tem-se a seguinte representao:
Vantagens - reduo de erros de arquivamento; rapidez
na localizao e arquivamento, uma vez que se trabalha
com grupos de seis dgitos; expanso equilibrada do ar-
quivo distribudo em trs grandes grupos; possibilidades
de diviso eqitativa do trabalho entre os Arquivistas.
Desvantagens - leitura no convencional dos nmeros.
Mtodo por assunto (Ideogrfico)
No existem regras fixas para a escolha dos assuntos, es-
tas dependero das atividades das instituies ou empresas.
Este mtodo no muito fcil, tudo vai depender da
interpretao do documento, devendo escolher o me-
lhor termo da expresso que defina o assunto. Este
mtodo aconselhado para instituies que lidam com
grande nmero de assuntos.
muito comum encontrar pessoas que confundem o
assunto com tipo fsico do documento (espcie) e sendo
assim adotam erroneamente como sendo classifica-
o de assunto: atas,correspondncia recebida e ex-
pedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas etc.
evidente que as espcies documentais tm impor-
tncia, mas devem ser adotadas como subdivises au-
xiliares. Por exemplo:
Assistncia jurdica
Correspondncia
Pareceres
Recursos Humanos
Departamento Pessoal
Pode ser adotado dois mtodos no arquivamento por assunto:
Alfabtico
a) Dicionrio Os assuntos isolados, so dispostos
em rigorosa ordem alfabtica, sem preocupao de su-
bordinao ao assunto.
Ex.: ALMOXARIFADO
APERFEIOAMENTO DE PESSOAL
HORRIO DE EXPEDIENTE
IMPRESSOS (FORMULRIOS)
MOVIMENTAO DE MATERIAL PERMANENTE
NOTA FISCAL
PEDIDO DE COMPRA DE MATERIAL
RACIONALIZAO DE MTODOS E SISTEMAS
REQUISIO DE PESSOAL
b) Enciclopdico - Os assuntos correlatos so agrupa-
dos sob ttulos gerais e dispostos em rigorosa ordem
alfabtica. Com a ordenao enciclopdica surgem os
primeiros esboos de esquemas de classificao.
Ex.: MATERIAL PERMANENTE
Almoxarifado
Movimentao de material
Nota Fiscal
Pedido de Compra
ORGANIZAO E MTODOS
Padronizao de formulrios
Racionalizao de Mtodos e Sistemas
PESSOAL
Aperfeioamento (cursos e estgios)
Horrio de Expediente
Requisio
Numrico
Os mtodos numricos ideogrficos ou assuntos mais
conhecidos so : o duplex, o decimal e o unitermo, tam-
bm conhecido como indexao coordenada. Por ser este
mtodo do sistema indireto, torna-se necessrio um es-
quema de classificao e um ndice alfabtico. Os m-
todos numricos aplicados classificao por assunto
facilitam as operaes, pois basta marcar, com um n-
mero, cada papel, para indicar o local exato onde ele deve
ser arquivado. Alem disso, muito fcil fixar um nmero
do que qualquer outro smbolo formado por letras.
a) Decimal - baseado na tcnica do Sistema Decimal de
Mervill Dewey. Sistema que foi elaborado pelo Instituto Bi-
bliogrfico de Bruxelas, que o ampliou. A classificao de-
cimal foi publicada em 1876. importante ressaltar que se
deve ter muita ateno e responsabilidade por parte de
quem elabora o plano de classificao decimal, para que
durante a sua elaborao no ocorra distores. No exis-
tem esquemas padronizados de classificao por assun-
to, como ocorre na Biblioteconomia Classificao Deci-
mal de Dewey (CDD). Assim cada Instituio e/ou empresa
dever de acordo com a suas peculiaridades, elaborar
seu prprio plano de classificao, onde os assuntos
devem ser grupados sob ttulos principais e estes subdi-
vididos em ttulos especficos, partindo-se sempre dos
conceitos gerais para os particulares, ou seja, do maior
para o menor. Essa elaborao deve ser feita obedecen-
do o critrio de finalidade e funcionamento de uma orga-
nizao, complementando-o com o levantamento minu-
cioso da documentao arquivada. Podemos , no entan-
to, aplicar a Tcnica de Dewey e no a classificao.
O mtodo decimal divide o conhecimento humano em 9
(nove) classes e uma dcima para generalidades. Os as-
suntos se agrupam em 10 classes numerados de 0 (zero)
a 9 (nove). As classes de 1 a 9 , agrupam os assuntos de
carter especfico, reservando-se a classe 0 para generali-
dades e que no pertenam a nenhum assunto determina-
do. Cada classe dividida em subclasses e uma dcima
para generalidades, separando-se o nmero em classes
de trs algarismos por um ponto. A parte inteira do nmero
composta por trs algarismos. A parte decimal pode no
existir, como pode ter um, dois, trs, ou mais algarismos.
As 10 (dez) primeiras divises so classes, as seguintes
subclasses, e a seguir, temos: diviso, grupo e subgrupo.
10 - Polcia Federal
Central de Concursos
Ex.:
a) Classes
000 - Administrao Geral
100 - Pessoal
200 - Organizao
300 - Oramento
400 - Material
500 - Obras
600 - Transporte
700 - Informaes
800 - Publicaes
900 - Divulgao
b) Subclasses
100 - Pessoal
110 - Seleo
120 - Aperfeioamento
130 - Preenchimento de Cargos
140 - Vacncia de Cargos
150 - Direitos e Vantagens
160 - Deveres e Responsabilidades
c) Diviso de 130
130 - Preenchimento de Cargos
131 - Nomeao
131.1 - Interina
131.2 - Efetiva
131.3 - Comisso
132 - Vacncia de Cargos
132.1 - Demisso
132.2 - Desligamento
132.3 - Dispensa
133 - Transferncia
133.1 - Ex-officio
133.2 - A Pedido
133.21 - Permuta
Quando o nmero de classificao estiver constitudo
de trs algarismos juntos, colocar-se- um ponto e a
diviso continuar.
Vantagens expanso ilimitada para as subdivises
dos assuntos, os nmeros Classificadores formam no-
menclaturas fceis de reter na memria.
Desvantagens exige muita ateno do arquivista e li-
mitao de dez nmeros para classificao.
b) Duplex - A documentao dividida em classe, con-
forme os assuntos. Partindo sempre do gnero para a
espcie e desta para mincia.
No decimal necessrio fazer a previso antecipada de
todas as atividades. No Duplex o plano inicial no precisa ir
alm das necessidades imediatas. Na medida das neces-
sidades podem ser abertas novas classes. Deve-se fazer
um ndice em fichas para as classes ocupadas. A relao
entre as partes indicada pr um trao de unio (hfen).
Ex.: Uma empresa comea com as seguintes classes principais:
1 - Contabilidade
2 - Empregados
3 - Mveis
4 - Imveis
5 - Seguros
6 - Transportes
7 - Metais
8 - Ferragens
9 - Tintas
10 - leos Lubrificantes
11 - Materiais para Construo
Mais tarde resolve negociar com equipamentos eltri-
cos e combustveis, ter de abrir novas classes, pois ne-
nhuma destas enquadra-se nas classes j existentes.
12 - Equipamentos
13 - Combustveis
Estrutura do Mtodo Duplex
1. Contabilidade
1.1 Contas a Receber
1.1.1 Contas do Governo
1.1.2 Contas da Prefeitura
1.2 Contas a Pagar
1.2.1 Bancos
1.2.1.1 Ultramarino
1.2.1.2 Francs-Italiano
Vantagens Abertura ilimitada de Classe.
Desvantagens Se as classes no forem bem defini-
das, encontraremos documentos que tratam do mesmo
assunto em mais de um lugar.
Unitermo ou Indexao coordenada
O mtodo Unitermo ou indexao coordenada foi de-
senvolvido por Mortimer Taube, nos Estados Unidos, em
princpios de 1950, sendo utilizado pela organizao das
Foras Armadas.
Embora no se recomende sua aplicao nos arqui-
vos convencionais, a indexao coordenada vem sendo
utilizada, com grande xito, principalmente nos Arquivos
Especializados e Arquivos Especiais.
O mtodo consiste em se atribuir a cada documento
ou grupo de documentos, um nmero em ordem cres-
cente, de acordo com sua entrada no arquivo, esse n-
mero chamado nmero de registro, controlado por or-
dem de chegada, deve ser assinalado no documento,
em lugar visvel e previamente determinado.
Os documentos devem ser analisados, sendo desta-
cados os Unitermos, isto , os assuntos principais, que
devero ser bem determinados ou os nomes que servi-
rem para sua identificao.
1 passo : Elaborar uma Ficha ndice.
2 passo: Para cada palavra-chave ser aberta uma fi-
cha que trar na parte superior a palavra indicativa uni-
termo e ser dividida em 10 colunas de 0 a 9 .O nmero
de registro transcrito na ficha ou fichas corresponden-
tes s palavras-chaves escolhidas para sua identifica-
o, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do
nmero atribudo ao documento.
Ex.:
Polcia Federal - 11
Central de Concursos
Os documentos so arquivados em ordem numrica
nmero de registro em pastas, envelopes ou caixas
e as fichas em rigorosa ordem alfabtica. Ao serem ar-
quivados os documentos, o seu nmero vai para ficha
referente aos termos escolhidos, quando da sua identi-
ficao, e na coluna cujo algarismo coincidir com o final
do nmero. Quando o documento tratar de vrios assun-
tos ou nomes, a pesquisa dever ser feita somente nas
fichas referentes aos termos ou nome solicitados.
Mtodo Padronizados
Com a evoluo das empresas, a intensificao do
comrcio, o af da industrializao e outros fatores, m-
todos novos foram surgindo para que os arquivos me-
lhor atendessem s necessidades das organizaes.
Juntamente com os nmeros e as letras, foi empregado
tambm o artifcio das cores, em combinao com as
anteriores. Entre os mtodos padronizados pode-se ci-
tar: o variedex, o automtico, o soundex, o rono e o
mnemnico. Abordaremos somente o variedex, por ser
o mais conhecido e de uso mais comum. O automtico
e o soundex no tm aplicao prtica nos arquivos bra-
sileiros; o rono e o mnemnico so obsoletos.
Mtodo Variedex
Este mtodo uma variante do alfabtico. Com o ob-
jeto de minimizar as dificuldades apresentadas pelo m-
todo nominal, a Remington Rand concebeu o mtodo
variedex, introduzindo as cores como elementos auxilia-
res para facilitar no s o arquivamento, como a localiza-
o de documentos.
A idia do mtodo consiste basicamente em dividir os
arquivos em sees menores, restringindo, assim, o
campo de pesquisa e a manipulao de pastas ou fi-
chas. Neste mtodo, concebido pela Remington, traba-
lha-se com uma chave constituda de cinco cores:
Como seria impossvel determinar uma cor para cada
letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 co-
res distintas para representar o alfabeto, as cores da cha-
ve devem ser atribudas s projees das pastas em fun-
o da segunda letra do nome de entrada e no da inicial,
a qual indicar a seo alfabtica correspondente para
sua ordenao. Assim pode-se concluir que em cada letra
do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave.
Ex.:
Estes dossis estariam arquivados, respectivamente, nas
C, D, F, P E T, e as notao estariam inscritas em projeo
(etiquetas) nas cores ouro, rosa , verde, azul e palha. Quan-
do adotado ao mtodo variedex deve-se utilizar pastas com
projees; nos fichrios, as fichas devem ser colorida.
Quando posio das projees, o mtodo muito
semelhante ao alfabtico comum: na primeira posio
coloca-se a guia alfabtica; na segunda posio, a pas-
ta de diversos; na terceira e quarta posies, as pastas
com nomes especiais e as guias-fora.
A Grande vantagem do variedex que, adotando vri-
as cores dentro de cada letra do alfabeto, o trabalho se
reduz em 80%, evitando-se, desta, forma, arquivamen-
tos errneos e agilizando-se a pesquisa.
As cores da chave so cambiveis em funo de nos-
sas convenincias. Sendo o trabalho de arquivo criativo
por excelncia, sugere-se uma chave na qual as abrevi-
aes recebem cor especial o branco para repre-
sent-las. No se devem usar as cores para enfeitar os
arquivos, quanto a sua aparncia, mas sim como ele-
mento coadjuvante da pesquisa.
Mtodo Alfanumrico
O mtodo alfanumrico no considerado bsico, pois
foi concebido do alfabtico nominal, e nem padronizado,
uma vez que sua aplicao independe de equipamentos
e acessrios especiais, tais como pastas, guia, proje-
es. Este mtodo trabalha com uma tabela, constituda
de divises do alfabeto, previamente planejadas a critrio
do profissional responsvel pela sua elaborao, e nu-
meradas em ordem crescente. Usam-se notaes fecha-
das para se evitar que, uma vez numeradas, as divises
sejam alteradas. Quaisquer aplicaes ou redues na
tabela implicaro remunerao de todos os documentos.
Ex.: Aa - Af = 1
Ag - Al =2
Assim, as pastas individuais teriam como notao os
nomes colocados aps o nmero correspondente sua
diviso alfabtica.
Ex.:
1 ACRSIO, Paulo (Aa - Af = 1)
1 AFONSECA, Joo (Aa - Af = 1)
2 ALMEIDA, Mrio (Ag - Al = 2)
2 ALONSO, Ernesto (Ag - Al = 2)
Neste mtodo, as pastas miscelnea tero por nota-
o apenas o nmero correspondente sua diviso.
Ex.: 13 Di - Dl
12 - Polcia Federal
Central de Concursos
Para se arquivar uma pasta, procura-se inicialmente o
nmero da diviso alfabtica e, s ento, dentro da divi-
so, que nos atemos seqncia alfabtica, restrin-
gindo, assim, as possibilidades de erro.
Sua desvantagem consiste na prvia determinao do
nmero de divises alfabticas que devero compor a tabe-
la, devendo-se, portanto, para isso, proceder a cuidadoso
estudo sobre o grau de incidncia de nomes, letra por letra.
Dossi
Unidade de Arquivamento formada por documentos diver-
sos pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.
Processo
Termo geralmente usado na administrao pblica para
designar o conjunto de documentos reunidos com capa
especial e que vo sendo organicamente acumulados
no decurso de uma ao administrativa ou jurdica.
16. Conservao de Documentos
Os agentes que prejudicam o documento
Os agentes que prejudiciais ao papel podem ser clas-
sificados em: qumicos, fsicos e biolgicos.
a) Qumico tintas de escrever; acidez etc.
b) Fsicos luz (solar e artificial); umidade (para guarda de
documento desejvel ambiente seco), temperatura (o
calor acelera a deteorizao do papel) e outros vrios fato-
res que danificam: orelha, dobraduras, perfuraes, etc.
c) Biolgicos traas (tysanura); baratas; cupins; broca
ou anbio; microorganismos (fungos-mofo) e o homem
(grifando, fazendo sinais, pegando com as mo gordu-
rosas, furtando etc.)
bom lembrar que melhor conservar do que restaurar.
Conservao implica em resguardar a integridade f-
sica do documento, manuteno e higienizao dos acer-
vos e arquivos.
Restaurao - implica em interagir no corpo fsico do
documento, com tcnicas especiais de restaurao.
GESTO DE DOCUMENTOS
17. Arquivologia e a Prtica da Gesto de Documentos
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina,
a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada tenha
sido to revolucionrio quanto o desenvolvimento da concep-
o terica e dos desdobramentos prticos da gesto.
A gesto de documentos uma operao arquivstica,
o processo de reduzir seletivamente a propores ma-
nipulveis a massa de documentos, que caracterstica
da civilizao moderna, de forma a conservar perma-
nentemente os que tm um valor cultural futuro, sem
menosprezar a integridade substantiva da massa docu-
mental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepo terica e prtica tenha se de-
senvolvido aps a Segunda Guerra Mundial, a partir dos
EUA e do Canad, a gesto de documentos teve suas
razes no final do sculo XIX, em funo dos problemas
detectados nas administraes pblicas destes dois pa-
ses, referentes ao uso e guarda da documentao.
Na primeira metade do sculo XX criaram-se comis-
ses que visavam tornar mais eficiente o uso dos docu-
mentos por parte da administrao pblica.
Vale ressaltar que durante esse perodo, as institui-
es arquivsticas (pblicas) caracterizavam-se pela fun-
o de rgos estritamente de apoio pesquisa, com-
prometidas com a conservao e o acesso aos docu-
mentos considerados de valor histrico.
Paralelamente iniciava-se a era da chamada adminis-
trao cientfica, que procurava mostrar aos administra-
dores como racionalizar o processo administrativo, de-
senvolvendo suas atividades de forma menos dispendio-
sa, melhor e mais rpida. A palavra-chave das adminis-
traes dos pases desenvolvidos - sobretudo gesto de
documentos os E. U. A., passou a ser eficincia.
A aplicao dos princpios da administrao cientfica
para a soluo dos problemas documentais gerou o con-
junto de princpios da gesto de documentos, os quais
resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e
modernizar as administraes. No se tratava de uma de-
manda setorizada, produzida a partir das prprias institui-
es arquivsticas. A gesto de documentos veio a contri-
buir para as funes arquivsticas sob diversos aspectos:
ao garantir que as polticas e atividades dos governos
fossem documentadas adequadamente;
ao garantir a melhor organizao desses documentos,
caso tivessem valor permanente;
ao inibir a eliminao de documentos de valor permanente;
ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que
constituiriam o patrimnio arquivstico do pas, ou seja, 5%
da massa documental produzida (segundo a UNESCO).
O que Gesto de Documentos ?
Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes s ativi-
dades de produo, tramitao, uso, avaliao e arqui-
vamento de documentos em fase corrente e intermedi-
ria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guar-
da permanente. A gesto de documentos operaciona-
lizada atravs do planejamento, da organizao, do con-
trole, da coordenao, dos recursos humanos, do espa-
o fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfei-
oar e simplificar o ciclo documental.
Objetivos:
Assegurar de forma eficiente a produo, administra-
o, manuteno e destinao dos documentos.
Garantir que a informao esteja disponvel quando e
onde seja necessria.
Assegurar a eliminao dos documentos que no tem
valor histrico ou administrativo.
Contribuir para o acesso e preservao dos documen-
tos que meream guarda permanente.
Fases da Gesto de Documentos
1 - Produo de documentos Refere-se ao ato de ela-
borar documentos em razo das atividades especficas de
um rgo ou setor. Deve-se otimizar a criao de docu-
mentos, evitando a produo daqueles que no so es-
senciais, diminuindo o volume de documentos a ser ma-
nuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo
assim o uso adequados de reprografia e de automao.
2 - Utilizao de documentos Refere-se ao fluxo per-
corrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento
de sua funo administrativa, assim como a guarda aps
cessar o seu trmite. Esta fase envolve mtodos de con-
trole relacionados s atividades de protocolo e s tcni-
cas especficas para classificao, organizao e ela-
borao de instrumentos de pesquisa.
3 - Destinao dos Documentos Envolve as ativida-
des de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda
dos documentos, ou seja implica decidir quais os docu-
mentos a serem eliminados e quais sero preservados
permanentemente.
Polcia Federal - 13
Central de Concursos
Nveis de Aplicao da Gesto de Documentos
Nvel mnimo Estabelece que os rgos devem contar,
ao menos, com o programa de reteno e eliminao de
documentos.
Nvel mnimo ampliado Complementa o primeiro nvel
com a existncia de um ou mais centros de arquivamen-
to intermedirio.
Nvel intermedirio Compreende os dois primeiros
nveis, inclui a implantao de sistemas de gerencia-
mento arquivos.
Nvel mximo Inclui todas as fases descritas, complemen-
tadas por uso de recursos de automao de documentos.
Gesto de Documentos Correntes
O documento corrente aquele necessrio ao desen-
volvimento das atividades de rotina de uma instituio e,
por conseqncia, os procedimentos realizados para a
sua classificao, registro, autuao e controle de trami-
tao, expedio e arquivamento tem por objetivo facilitar
o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto
de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto
de documentos correntes. Nas administraes pblica e
privada, as unidades responsveis por tais servios so
intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes
administrativas, servio de comunicaes etc.
Atividades de protocolo
Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes
Mtodos de Arquivamento
Gesto de Documentos Intermedirios
Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente,
alguns documentos podem ser eliminados imediatamen-
te, mas uma parte importante destes, eventualmente, deve
ser conservada por um perodo mais longo em funo de
razoes legais ou administrativas. Os depsitos de armaze-
nagem temporria constituem uma alternativa cujo objeti-
vo principal minimizar o custo pblico com a guarda de
documentos, racionalizando espao fsico, equipamentos
e a recuperao da informao contida nos documentos.
18. Microfilmagem
Sistema de gerenciamento e preservao de informa-
es, mediante a captao das imagens de documen-
tos por processo fotogrfico.
Este processo reduz o volume dos arquivos, proporci-
onando acesso eficiente, e rpido aos documentos a
um baixo custo.
Realizar backup de segurana
Confiabilidade / Durabilidade
Norma ISO
Baixo Custo
Reproduzvel
Forma de representao:
Jaqueta
Rolo
Microficha
19. GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos
O GED automatiza o armazenamento, a recuperao
e a consulta dos documentos da empresa, permitindo
ao gestor atribuir graus de acesso diferenciados segun-
do o perfil e o escopo de trabalho de cada usurio.
Esta soluo composta de mdulos de Definio de Pas-
tas, Digitalizao, Indexao e Manutenes/Consultas que
cobrem todas as etapas envolvidas no gerenciamento dos
documentos. Para garantir ainda mais segurana, todas as
senhas dos usurios so salvas atravs de criptografia. Caso
o cliente deseje, possvel incorporar o recurso de Certifica-
dos Digitais para dar legalidade ao documento digital.
Gesto de Arquivos Especiais
(fotografias, cds, fitas magnticas, microfilmes)
Para os Arquivo Especiais, compostos de fotografias,
cds, fitas magnticas, microfilmes, etc.., importante
conhecer as suas necessidades de preservao.
Conhecendo o comportamento dos materiais em rela-
o ao ambiente, podemos definir o mtodo de arquiva-
mento, acondicionamento e manuseio mais adequado.
Este servio permite a preservao da informao con-
tida nestas mdias por um prazo mais extenso de forma
segura, garantindo o resgate de informaes de carter
permanente ou histricas.

(MEIOS ELETRNICOS)
(FOTOGRAFIAS)
Tecnologias Aplicadas aos Arquivos
O mundo tem passado nos dois ltimos sculos por
vrias transformaes. O sculo anterior foi o das gran-
des descobertas e, o nosso, de grandes desenvolvimen-
tos tecnolgicos. Os negcios que geralmente ficavam
no mbito familiar se transformaram em grandes com-
panhias que no mais almejavam o mercado interno e
sim o mundo. Estamos na era da globalizao. Cada vez
mais h a interao entre os pases e o computador o
agente fundamental para esse intercmbio.
A conseqncia desse desenvolvimento se percebe
atravs do enorme volume de papis que tramitam nas
empresas. A verticalizao e o encarecimento do metro
quadrado, ocorridos nos ltimos anos nos grandes cen-
tros, levaram definio de diretrizes para um melhor
gerenciamento de documentos.
Com o surgimento das novas tecnologias, os docu-
mentos convencionais comearam a migrar para novos
suportes. So elas: Automao da Informao, Microfil-
magem e a Digitalizao de Documentos.
a) Automao da Informao
A automao da informao pode ser aplicada nos
arquivos de duas maneiras:
o arquivo como usurio - quando o computador utilizado
como instrumento de trabalho na identificao de sries docu-
mentais, no registro de documentos, no controle do acervo etc.
o arquivo como rgo responsvel pela guarda e trata-
mento tcnico das informaes - quando o suporte da
informao o prprio computador. So os bancos de
dados onde so armazenados registros sobre determi-
nado assunto como: Folha de Pagamento, Razo etc.
Em ambas as situaes a recuperao se d de forma
rpida e eficaz. O ndice de erros muito pequeno, j que
s podem ocorrer por falhas na digitao, o que no acon-
tece nos controles manuais, que necessitam de um grau
elevado de ateno para evitar a ocorrncia de erros.
14 - Polcia Federal
Central de Concursos
Outra vantagem da utilizao da automao a des-
centralizao da informao. Vrias pessoas podem
acessar as mesmas informaes em qualquer ponto da
empresa, por meio de terminais ou microcomputadores.
b) Microfilmagem
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a
reproduo de diminutas imagens fotogrficas. Entre-
tanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906
quando livros e documentos foram reduzidos a peque-
nas dimenses visando sua utilizao em pesquisas.
Com o advento das duas grandes guerras mundiais o
avano da tecnologia do microfilme foi enorme j que,
por questes de segurana, milhares de documentos
necessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Para-
lelamente, os bancos e as reparties pblicas nos Es-
tados Unidos utilizavam essa tecnologia como soluo
para a avalanche de papis que cobriam seus arquivos.
No Brasil sua utilizao se d um pouco antes da me-
tade do sculo no acervo da Biblioteca Nacional.
Hoje em dia h uma larga utilizao dessa tcnica em
todo o mundo e sua aplicao extremamente ampla:
Bancos, Comrcio, Indstria, Cartrios, Colgios, Hos-
pitais, Jornais, Hotis, rgos Governamentais etc.
Como vantagens podemos citar:
economia de espao - quando no havia problemas no
mercado imobilirio, as empresas guardavam seu acer-
vo de valor permanente em galpes ou em suas prprias
instalaes. Atualmente isso completamente invivel. O
microfilme uma tcnica eficaz j que reduz em 98% o
espao necessrio para a guarda desses documentos.
preservao e conservao de originais - os documen-
tos que necessitam permanecer em papel seja pelo seu
valor histrico, legal ou devido ao seu suporte fsico (fi-
chas) podem ser preservados e a utilizao da informa-
o ser feita atravs do microfilme.
segurana - a microfilmagem traz segurana a documen-
tao j que o arquivamento do rolo feito em dois luga-
res: junto ao usurio e em local afastado da Empresa.
Caso haja algum sinistro (roubo, incndio, falsificao etc.)
o microfilme de segurana resgata a memria do acervo.
aquisio de colees de jornais, revistas etc. - por meio
de catlogos informativos possvel adquirir colees
completas de jornais, revistas, documentao rara, sri-
es esgotadas etc. no Brasil e no exterior. Esse tipo de
aquisio muito comum em decorrncia de sua di-
menso e facilidade de transporte.
integridade de reproduo - o microfilme reproduz inte-
gralmente o contedo de um documento, no podendo
sofrer alteraes
versatilidade na duplicao - cpias instantneas do
original em filme ou papel.
racionalizao da informao - as microformas possi-
bilitam o acesso informao em vrios lugares, simul-
taneamente, a partir de filmes cpias. Como exemplo,
podemos citar uma empresa que possua, em seus ar-
quivos, documentos de suas filiais que esto instaladas
em outras cidades ou estados.
As microformas podem apresentar-se em trs modos:
Filme, Jaqueta e Microficha
Filme (Rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilma-
gem dos documentos. gerado 1 filme original (sais de
prata) para acondicionamento no arquivo de segurana
e 1 cpia (diazo) para consulta, sendo aconselhvel a
utilizao de caixas para a guarda dos carretis com
cores diferentes, objetivando a imediata identificao do
original e cpias. Caso seja necessrio, podem ser ge-
radas outras cpias para distribuio.
Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou me-
nos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses docu-
mentos so chamados de fotogramas. Esse suporte utili-
zado para qualquer tipo de documento: dossis financeiros,
operacionais, administrativos, cheques, livros, jornais etc.
No preparo da documentao para a microfilmagem, se-
param-se grupos de aproximadamente 2.400 documen-
tos que sero numerados, seqencialmente, para sua iden-
tificao. Depois so inseridas sinalticas que iro com-
pletar o grupo a ser microfilmado, de acordo com uma
padronizao pr-estabelecida: Imagem de Abertura e En-
cerramento (contendo a ordem de colocao dos docu-
mentos no filme remetendo-os aos fotogramas, a assina-
tura da pessoa autorizada que ir dar valor legal ao filme, o
nmero do filme e a data de incio e encerramento da mi-
crofilmagem), Folha Zebrada e sinalticas para separar as
diversas informaes (datas, nmeros, assuntos etc.)
Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da
forma anterior. Tambm so gerados 2 Filmes: 1 para guarda
no arquivo de segurana e o outro para consulta. Entretanto,
esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas.
Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos
que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados exigindo, assim, a proximidade
das informaes. Podemos citar os dossis de emprega-
dos, de empresas, de contratos etc. Como esse processo
mais trabalhoso, somente uma pequena parte da docu-
mentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.
Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramas
e so arquivadas em ordem alfabtica ou numrica. Como
exemplo tomemos um filme em que foram microfilmados
documentos de aproximadamente 150 empregados. Os
fotogramas so recortados e inseridos nas jaquetas dos
respectivos empregados que encontravam-se arquivadas
alfabeticamente (ou numericamente - por matrcula). A vida
funcional do empregado est acondicionada em um s lo-
cal, independente do perodo de emisso dos documentos
a ele relacionados. A recuperao da informao ser rpi-
da e no haver o menor problema em atualizaes futuras.
Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfil-
magem ou atravs do sistema COM - Computer Output
Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a
microficha, atravs da fita spooll, sem passar pelo pa-
pel. No mais necessria a impresso de quilmetros
de formulrios contnuos.
As listagens, que outrora atrapalhavam a vida do emprega-
do tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio, se
apresentam, atualmente, em um suporte que permite fcil con-
sulta e que necessita de um pequeno espao para guarda.
Sua capacidade de armazenamento de at 420 foto-
gramas. As microfichas so usadas em arquivos que
sejam bastante utilizados devido a facilidade de seu ma-
nuseio. So geradas microfichas para os arquivos refe-
rentes a: folha de pagamento, razo etc.
Polcia Federal - 15
Central de Concursos
Os equipamentos para a leitura das microformas po-
dem ser simples - unicamente para a leitura - ou conjuga-
dos (leitoras/copiadoras) - para a leitura e cpia em papel.
Digitalizao de Documentos
Com o avano da tecnologia, outras mdias vo sendo
criadas. Como o computador uma pea fundamental
nesse desenvolvimento, sua capacidade ampliada dia-
a-dia, modificando, consideravelmente, a execuo dos
servios em qualquer ramo do conhecimento humano.
Atualmente o computador um elemento fundamen-
tal no gerenciamento das informaes. Nesta dcada,
os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sis-
temas j existentes de texto, grfico e nmeros.
O que vem a ser um sistema de imagens e de que
maneira ele est relacionado com a administrao de
documentos? Podemos levantar alguns pontos que nos
ajudaro a responder esta questo.
A microfilmagem uma mdia que facilita muito as em-
presas no que se refere a reduo de espao, rapidez na
recuperao da informao e segurana. Entretanto, ela
no abrange normalmente todos os arquivos da empresa,
j que sua utilizao se d no arquivo permanente e em
alguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de conta-
bilidade. Com isso, a maioria dos documentos est no
suporte papel nos arquivos correntes e intermedirios.
Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilho de
documentos so produzidos nos Estados Unidos todos
os dias e que, um documento copiado, no mnimo,
vinte vezes. As transmisses em fax geram mais de 85
milhes de pginas por ano.
A AIIM (Association for Information and Image Manage-
ment Internacional) em conjunto com uma empresa de con-
sultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava as
mdias em que as informaes estavam armazenadas: 95%
em papel; 4% em microfilmes; 1 % meios magnticos. Isso
mostra que as empresas continuam gastando grande parte
do seu tempo no gerenciamento dos documentos.
a) Apresentao dos discos pticos
Os discos pticos evoluram a partir dos vdeos discos
que foram lanados primeiro para filmes e outras formas
de animao utilizadas para lazer ou treinamento. Depois
surgiram os CDs usados para msicas, e, finalmente,
os discos para o armazenamento dos documentos.
Todos os sistemas de discos pticos usam codificao
binria para armazenar a informao e um facho de laser
de alta potncia para grav-Ia. A leitura feita com um laser
de baixa potncia. Os discos usados para o armazena-
mento dos documentos se apresentam de trs formas:
CD-ROM - Compact Disc - Read Only (memria s para leitura)
Possui 12 cm de dimetro e utilizado, normalmente,
em publicaes (catlogos, enciclopdias) que so ven-
didas ao pblico de uma maneira geral.
Tambm so utilizados para publicar material especfico
de uma empresa como catlogos de peas para oficinas
de manuteno, material contbil de empresas de consul-
toria/auditoria. Essas publicaes so proprietrias e so-
mente esto disponveis no mbito da organizao.
Esses discos podem ser lidos milhares de vezes, sem
risco de danific-los, usando software e hardware ade-
quados. Um CD-Rom no pode ser alterado.
O CD-Rom j utilizado por vrias empresas no Bra-
sil atravs do servio de assinaturas (medicina, enciclo-
pdia, sade, agricultura etc.)
WORM - Write - Once - Read - Many (uma s gravao,
muitas leituras)
Esto disponveis em diversos tamanhos: 5 1/4, 12 e
14 polegadas de dimetro. Ele est em branco quando
adquirido e preenchido pelo usurio usando softwa-
re e hardware adequados.
Sua aplicao se d em todos os tipos de documentos
empresariais, ou seja, correspondncias, faturas, formu-
lrios, desenhos de engenharia etc. Este disco tambm
pode ser lido milhares de vezes sem degradao e a
informao tambm no pode ser alterada. A diferena
entre os discos WORM e CD-ROM que o primeiro
criado pelo usurio e o segundo por um editor.
Discos regravveis ou apagveis
Este sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em car-
tuchos. utilizado para armazenar documentos que ne-
cessitam de atualizaes constantes como os legais,
os desenhos de engenharia etc. Eles so gravados e
alterados pelos prprios usurios.
Exerccio de Fixao
01. (BNDES - 2002) A Gesto Eletrnica de Documentos
(GED) um conjunto de procedimentos informatiza-
dos, com a finalidade de:
a) otimizar e racionalizar a Gesto Documental;
b) automatizar a produo de guias e inventrios;
c) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente;
d) divulgar documentos histricos pela internet.
Gabarito
01. a