Programa de Planejamento de Preservação, Um Manual para Auto-Instrução de Bibliotecas

Armazenagem e manuseio
Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
37
Programa de Planejamento
de Preservao: um manual para
auto-instruo de bibliotecas
2 edio
a
Jan Merrill-Oldham
Jutta Reed-Scott
capa 37.ps
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ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:39:28
Perfil de cores: Desativado
Composi o Tela padro
ProQromo oe Plonejomenfo oe Preservooo.
um monuol poro o oufo-insfruoo oe bibliofeoos
2
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Jan Merrill-Oldham
Jutta Reed-Scott
Pio oe Joneiro
Projefo Conservooo Prevenfivo em Bibliofeoos e Arquivos
2001
Untitled-10 17/05/01, 22:34 1
Programa de planejamento de preservao : um manual para auto-
instruo de bibliotecas / Jan Merril-Oldhan, Jutta Reed-Scott; [traduo
Claudio Roberto Pereira Brandt; reviso tcnica Ana Virginia Pinheiro,
Dely Bezerra de Miranda Santos; reviso final Cssia Maria Mello da
Silva, Lena Brasil]. Rio de Janeiro : Projeto Conservao Preventiva
em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001.
139 p. : il. ; 30 cm. (Conservao Preventiva em Bibliotecas e
Arquivos ; 37. Planejamento).
Inclui bibliografias.
ISBN 85-7009-045-5.
1. Bibliotecas - Preservao e conservao - Planejamento. I. Reed-
Scott, Jutta. II. Ttulo. III. Srie.
CDD 025.84
M571 Merril-Oldham, Jan.
Copyright 1993 by Association of Research Libraries
Ttulo original, edditado por Jan Merrill-Oldham e Jutta Reed-Scott:
Preservation Planning Program: An Assisted Self-Study Manual for Libraries
Projeto cooperativo interinstitucional Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos, em parceria com o
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em Biblioteconomia e
Informao, que incorporou a antiga Commission on Preservation and Access).
Suporte Financeiro
The Andrew W. Mellon Foundation
Vitae, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social
Coordenao
Ingrid Beck
Apoio
Arquivo Nacional
Fundao Getulio Vargas
Colaborao
Srgio Conde de Albite Silva
Traduo
Cludio Roberto Pereira Brandt
Reviso Tcnica
Ana Virginia Pinheiro
Dely Bezerra de Miranda Santos
Reviso Final
Cssia Maria Mello da Silva
Lena Brasil
Projeto Grfico
TAI Comunicaes
Coordenao Editorial
Edna Pinheiro da Silva
Anamaria da Costa Cruz
Impresso em papel alcalino.
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Sumrio
Apresentao 7
Prefcio edio de 1982 9
Prefcio edio revista de 1993 10
Como usar este manual 11
Os guias de recursos 11
Captulo 1
Introduo ao Programa de Planejamento de Preservao
Fundamentos e antecedentes 13
O Programa de Planejamento de Preservao 14
Quem est envolvido? 16
Resultados do programa 17
Apndice 1.1 - Esquema das atividades de estudo 18
Apndice 1.2 - Leituras do PPP 20
Captulo 2
Preparao para o estudo do planejamento 21
A deciso 21
Formando o grupo de estudos 21
Informando a equipe 23
Captulo 3
Fase I - Estabelecendo o arcabouo do estudo 25
Modelo de estudo de preservao 25
Tcnicas de estudo: coletando dados 26
Tcnicas de estudo: mtodos de planejamento e resoluo de problemas 28
Tcnicas de estudo: dividindo o trabalho 28
Comea a Fase I 29
A primeira visita do consultor 29
Apndice 3.1 - Planilha para planejamento de aes 30
Apndice 3.2 - Brainstorming ou tempestade de idias 32
Apndice 3.3 - Anlise dos campos de fora 33
Apndice 3.4 - Anlise de custo/benefcio 35
Apndice 3.5 - Ordenando recomendaes e estabelecendo prioridades 36
Captulo 4
Fase I - Preparao do relatrio preliminar, e Fase II - Planejamento 39
O relatrio preliminar 39
Encaminhando o estudo preliminar 39
Apresentando a parte I do relatrio preliminar 41
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Planejando a Fase II 41
Apresentando o relatrio preliminar completo e informando a equipe 42
A segunda visita do consultor: orientando os membros dos grupos de
trabalho 43
Apndice 4.1 - Sobre o relatrio preliminar 44
Captulo 5
Fase II - Controle ambiental [Grupo de trabalho A]
Introduo s questes ambientais 47
Caractersticas ambientais de instalaes de bibliotecas 50
Problemas do estudo de condies ambientais 51
Premissas subjacentes investigao ambiental 52
Organizando a investigao das condies ambientais 53
Passos da investigao 53
Exame de amostras de ambientes 54
Analisando os dados ambientais 57
Elaborando recomendaes para melhorar o ambiente 58
Relatando para o grupo de estudos 60
Apndice 5.1 - Seqncia de tarefas da investigao ambiental 61
Apndice 5.2 - Lista de verificao para o exame ambiental 63
Apndice 5.3 - Coleta de dados sobre o ambiente 65
Apndice 5.4 - Modelo de rascunho do relatrio do grupo de
trabalho ambiental 69
Captulo 6
Fase II: Condio fsica das colees [Grupo de trabalho B]
Introduo s questes 71
Premissas subjacentes investigao das condies das colees
da biblioteca 71
Introduo s metodologias de levantamento 72
Organizando a investigao 76
Conduzindo a investigao 77
Analisando e organizando os dados 80
Elaborando recomendaes e relatando ao grupo de estudos 82
Apndice 6.1 - Seqncia de tarefas para a anlise de condies 84
Apndice 6.2 - Harvard University Library - Preservation Office
Metodologia de levantamento de condies
Formulrio para levantamento de amostra 85
Apndice 6.3 - Modelo de relatrio de dados 86
Apndice 6.4 - Modelo de esboo de relatrio do grupo
de trabalho de condies 89
Captulo 7
Fase III - Organizao das funes de preservao [Grupo de trabalho C]
Introduo a questes organizacionais 91
Problemas no estudo da organizao de funes de preservao 92
Premissas subjacentes anlise organizacional 92
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Coletando informaes 94
Analisando os dados 95
Elaborando recomendaes para a organizao de atividades
de preservao 96
Relatando ao grupo de estudos 96
Apndice 7.1 - Seqncia de tarefas para a anlise organizacional 97
Apndice 7.2 - Desacidificao em massa: questes para
considerao 98
Apndice 7.3 - Modelo de esboo para o relatrio do grupo de trabalho
sobre a organizao das atividades de preservao 102
Captulo 8
Fase II - Prontido para emergncias [Grupo de trabalho D]
Desafios para determinar como melhorar a prontido em
emergncias da biblioteca 103
Premissas subjacentes investigao da prontido para
emergncias da biblioteca 104
Elaborando recomendaes 107
Apndice 8.1 - Seqncia de tarefas para o estudo de prontido
para emergncias 109
Apndice 8.2 - Modelo de esboo para prontido em emergncias
Relatrio do grupo de trabalho 110
Captulo 9
Fase II - Educao de pessoal e usurios [Grupo de trabalho E]
Desafios de planejar um programa de educao do pessoal
e usurios 112
Premissas subjacentes a uma investigao do nvel atual de conscincia
de preservao da biblioteca e da necessidade de educao adicional 113
Analisando e organizando os dados 115
Elaborando recomendaes 116
Apndice 9.1 - Seqncia de tafefas para o estudo de atividades
e necessidades de educao em preservao 119
Apndice 9.2 - Lista de verificao de instrumentos e fruns para educar
pessoal e usurios da biblioteca 120
Apndice 9.3 - Guia para questionrios e entrevistas 122
Apndice 9.4 - Modelo de esboo para o relatrio do grupo
de trabalho de educao de funcionrios e usurios 124
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Captulo 10
Arrecadao de fundos para preservao 125
Captulo 11
Fase III - Planejando para preservao
Transio para a Fase III 131
Concluindo a Fase II 131
Preparando para a Fase III 132
Estratgia de implementao 134
Preparando o relatrio final 136
Anlise final 137
Disseminando os resultados 137
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Apresentao
O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
uma experincia de cooperao entre instituies brasileiras e a organizao norte-
americana Commission on Preservation and Access, atualmente incorporada ao
CLIR - Council on Library and Information Resources (Conselho de Recursos em
Biblioteconomia e Informao).
Em 1997, o Projeto traduziu e publicou 52 textos sobre o planejamento e o
gerenciamento de programas de conservao preventiva, onde se insere o controle
das condies ambientais, a preveno contra riscos e o salvamento de colees em
situaes de emergncia, a armazenagem e conservao de livros e documentos, de
filmes, fotografias e meios magnticos; e a reformatao envolvendo os recursos da
reproduo eletrnica, da microfilmagem e da digitalizao.
Reunidos em 23 cadernos temticos, estes textos, somando quase mil pginas,
foram impressos com uma tiragem de dois mil exemplares e doados a colaboradores,
instituies de ensino e demais instituies cadastradas no banco de dados do Projeto.
Esta segunda edio revisada, com uma tiragem de mais dois mil exemplares,
pretende, em continuidade, beneficiar, as instituies e os profissionais de ensino, e
todas aquelas instituies inscritas no banco de dados depois de 1997 e que no chegaram
a receber os textos.
O presente manual, de nmero 37, de fato um guia auto-instrutivo para a
formulao de um programa de preservao. Ele oferece um estudo formal das
necessidades de preservao no processo de planejamento. Divide as tarefas por
fases de estudo, discute as investigaes a serem realizadas em cada fase oferecendo
listas de verificao, resumos e exemplos que subsidiam a investigao e a anlise dos
dados. Apresenta os mtodos para aplicao de pesquisas por amostragem aleatria
em bibliotecas. Orienta a preparao de um plano escrito.
Este texto, assim como todo o conjunto de publicaes do Projeto CPBA,
encontra-se disponvel em forma eletrnica na pgina do Projeto, www.cpba.net.
Alm das publicaes distribudas em 1997, o Projeto CPBA ainda formou
multiplicadores, por meio de seminrios organizados nas cinco regies brasileiras, com
o apoio de instituies cooperativas. Os multiplicadores organizaram novos eventos,
estimulando a prtica da conservao preventiva nas instituies. Os inmeros
desdobramentos ocorridos a partir dos colaboradores em todo o pas fizeram o Projeto
merecedor, em 1998, do Prmio Rodrigo Melo Franco de Andrade.
Entre 1997 e 2001, o Projeto CPBA continuou promovendo seminrios e cursos,
envolvendo as instituies cooperativas. Em muitas ocasies enviou professores e
especialistas aos eventos organizados pelos multiplicadores. No incio de 2001 o Projeto
j contabilizava mais de 120 eventos realizados em todo o pas, somando mais de 4.000
pessoas envolvidas.
7
As instituies que colaboram com o Projeto CPBA esto relacionadas na
pgina www.cpba.net , onde tambm poder ser acessado o seu banco de dados,
com mais de 2.600 instituies cadastradas. Esta pgina virtual pretende ser uma
plataforma para o intercmbio tcnico e o desenvolvimento de aes cooperativas.
Desde o incio o Projeto contou com recursos financeiros da Andrew W.
Mellon Foundation e de VITAE, Apoio Cultura, Educao e Promoo Social.
Em 1998 estes patrocinadores aprovaram um segundo aporte financeiro, com o objetivo
de dar continuidade s aes empreendidas e de preparar esta segunda edio.
O Projeto agradece o generoso apoio recebido de seus patrocinadores e das
instituies cooperativas, brasileiras e estrangeiras, reconhecendo que sem esta parceria
nada teria acontecido. Deseja tambm agradecer aos autores e editores das publicaes
disponibilizadas, por terem cedido gratuitamente os direitos autorais. Agradecimentos
especiais ao Arquivo Nacional, que hospedou o Projeto desde o seu incio, assim
como Fundao Getulio Vargas, pela administrao financeira dos recursos.
Considerando que a fase do Projeto apoiada pela Fundao Mellon se encerra
em junho de 2001, o grupo cooperativo espera encontrar, em continuidade,
colaboradores e parceiros no Brasil, para que o processo de difuso do conhecimento
da preservao no seja interrompido.
Rio de Janeiro, junho de 2001.
Ingrid Beck
Coordenadora do Projeto CPBA
8
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Prefcio edio de 1982
Em 1979, o National Endowment for the Humanities [Fundo Nacional para as Humanidades]
concedeu uma doao de U$151.924,00 para o Office of Management Studies [Escritrio de Estudos
de Administrao] da Association of Reseach Libraries (ARL/OMS), para a elaborao e o teste
de um procedimento de auto-instruo para permitir que bibliotecas universitrias identifiquem e tratem
de problemas de preservao. Os membros da equipe do OMS Duane E. Webster, Jeffery Gardner e
Maxine Sitts criaram as bases do projeto e fizeram um levantamento das atividades de preservao nas
bibliotecas scias da Associao de Bibliotecas Universitrias na primavera de 1980. Este levantamento
resultou na elaborao de 3 kits SPEC que estabeleceram a base para trabalhos subseqentes [Planning
for Preservation, #66; Disaster Prevention and Preparedness, #69; e Basic Preservation Procedures,
#70; publicados pela ARL entre 1980 e 1981].
Em julho de 1980, Pamela W. Darling foi contratada como especialista em preservao para elaborar
e testar o processo de planejamento. Trs bibliotecas, as do Dartmouth College e das Universidades de
Virgnia e Washington, usaram a verso preliminar do manual em testes pilotos realizados em 1981, e o
volume atual deve muito s minuciosas e refletidas avaliaes e sugestes feitas pela equipe de cada uma
dessas instituies.
A equipe do Projeto beneficiou-se de experincias, informaes e conselhos de um comit consultivo
de bibliotecrios e especialistas em preservao. A pacincia, as sugestes criativas e o auxlio da Dra.
Margaret E. Child, diretora assistente para recursos de pesquisa do Fundo Nacional para as Humanidades,
foram inestimveis para que o trabalho se completasse.
Pamela W. Darling
31 de maro de 1982
9
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Prefcio edio revista de 1993
O Programa de Planejamento de Preservao (PPP) tem favorecido os esforos de preservao
das bibliotecas universitrias por mais de dez anos. Desde quando a doao inicial do NEH - National
Endowment for the Humanities [Fundo Nacional para as Humanidades] foi concedida em 1979 para
financiar a elaborao de um procedimento de auto-instruo sobre preservao, at 1988, dezoito bibliotecas
participaram do Programa. Em 1988, o Fundo Nacional para as Humanidades concedeu ARL -
Association of Reseach Libraries [Associao de Bibliotecas Universitrias], uma doao subseqente
que se vinculava a 3 objetivos: estender o Programa a 10 bibliotecas adicionais da ARL, aumentar o grupo
disponvel de consultores treinados em preservao, e realizar uma avaliao formal do PPP. Na sua
anlise detalhada, a Dra. Margaret Child recomendou que os materiais impressos que ajudaram a guiar os
estudos do PPP fossem revisados luz da ampla experincia com o processo de planejamento, e das
mudanas na rea de preservao de bibliotecas.
O Programa de Planejamento de Preservao: um manual para a auto-instruo de
bibliotecas, editado em 1982, foi escrito por Pamela W. Darling e Duane E. Webster. Mais tarde ele foi
relanado como a edio ampliada de 1987, diferenciando-se da edio de 1982 pela incluso de dois
novos captulos, um escrito por Carolyn Harris e um por Jan Merrill-Oldham. Em junho de 1991, a Diviso
de Preservao e Acesso do Fundo Nacional para as Humanidades concedeu ARL uma nova doao
para financiar a reviso e o aperfeioamento dos materiais impressos do PPP. Como resultado, o manual
foi minuciosamente revisado e atualizado por Jan Merrill-Oldham, chefe do Departamento de Preservao
da Universidade de Connecticut, e Jutta Reed-Scott, gerente de Programa Snior da ARL para Servios
de Preservao e de Colees. Richard Frieder, Bibliotecrio de Preservao da Universidade do Nordeste,
Barclay Ogden, chefe do Departamento de Conservao da Universidade da Califrnia em Berkeley,
Lorraine Olley, chefe do Departamento de Preservao da Universidade de Indiana e Nancy Carlson
Schrock, Consultora de Preservao, contriburam para a edio revista de 1993. Para o captulo sobre as
condies fsicas das colees, Barclay Ogden preparou a seo sobre os levantamentos para determinao
das necessidades, e Nancy Carlson Shrock tanto preparou as sees que descrevem a metodologia de
pesquisa do Departamento de Preservao da Universidade de Harvard, como ofereceu conselhos
especializados sobre todos os aspectos de levantamento de colees.
Esta edio do Manual do PPP oferece uma metodologia bem testada para um planejamento
abrangente de preservao. Ela tem por objetivo ajudar bibliotecas em seu esforos para estabelecer ou
ampliar programas locais de preservao.
Jan Merrill-Oldham
Jutta Reed-Scott
10
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11
Como usar este manual
O Manual do Programa de planejamento de preservao - PPP foi elaborado basicamente
como um guia para bibliotecas que desejam realizar um estudo formal das necessidades de
preservao como preparao para o planejamento e a implementao de programas que atendam
a estas necessidades. O Manual dividido em quatro partes. Os Captulos 1 e 2 apresentam uma
viso geral e orientam o leitor no processo de planejamento. Os Captulos 3 e 4 cobrem o incio do
processo de planejamento de preservao e as tarefas a serem cumpridas durante a Fase I do
estudo. Os Captulos 5 a 10 discutem as investigaes mais detalhadas a serem realizadas durante a
Fase II do estudo. Note que no caso de bibliotecas que optarem por uma abordagem em menor
escala, poder haver uma adaptao do programa pela seleo, dentre as reas sugeridas para uma
investigao em profundidade na Fase II , daquelas que so de maior interesse para a instituio. O
Captulo 11 centrado na Fase III do estudo, ou seja, a preparao do plano de preservao.
Adicionalmente, o manual traz vrias listas de verificao, resumos e exemplos que ajudam a guiar a
investigao e a anlise.
Os guias de recursos
A preservao um campo complexo e que evolui rapidamente, auxiliado por uma crescente
literatura tcnica. Este manual complementado por uma srie de Guias de Recursos do Programa
de Planejamento de Preservao, tambm elaborados com o apoio do National Endowment for
the Humanities. Cada guia oferece um arcabouo conceitual para facilitar o processo decisrio dentro
de uma rea especfica do programa. Esto disponveis guias sobre os seguintes tpicos:
Collection Maintenance and Improvement
Collections Conservation
Disaster Preparedness
Managing a Library Binding Program
Options for Replacing and Reformatting Deteriorated Materials
Organizing Preservation Activities
Staff Training and User Awareness in Preservation Management
No conjunto, os guias servem como ponto de partida para o levantamento das prticas atuais de
uma biblioteca. Da variada gama da literatura sobre preservao, foram selecionados textos que relatam
princpios importantes, procedimentos padres, ou abordagens eficazes que surgiram a partir da
experincia. A inteno oferecer informaes normativas que sirvam de parmetros para as bibliotecas
medirem seus esforos de preservao. Os guias de recursos foram elaborados a partir de informaes
sobre preservao, publicadas durante a ltima dcada, formando uma coleo bsica de referncia
que pode apoiar tanto atividades de planejamento de preservao quanto programas de preservao
em andamento.
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Captulo 1
Introduo ao Programa de Planejamento de Preservao
Fundamentos e antecedentes
A preservao j foi descrita como um problema, como um desafio, como uma crise, e
como uma idia cuja hora chegou. A linguagem glamurosa, mas o trabalho duro de mobilizar toda
a instituio em torno do esforo para a preservao, no o . Devemos entretanto fazer isso se
quisermos manter o acesso s amplas colees de bibliotecas e de materiais de arquivos que
foram acumulados no decorrer do tempo. O desafio da preservao difere entre instituies, mas
estudo aps estudo confirmam que um percentual significativo dos acervos histricos das bibliotecas
norte-americanas se deterioraram a ponto de poderem ser estragados ou destrudos numa nica
consulta.
A rpida deteriorao da maioria dos livros impressos aps 1840 apenas o subproduto mais
visvel dos muitos fatores que se combinam para ameaar a longevidade dos registros de informao.
Condies ruins de armazenamento, rotinas de processamento que causam estragos e o desgaste
causado pelo uso, todos ajudam a compor a taxa de deteriorao de todos os meios de informao,
do papel e do couro ao plstico e ao vidro.
Para a biblioteca tradicional mantenedora do conhecimento, sabedoria e experincia coletivos
da sociedade as implicaes so srias. Qual o propsito de adquirir, catalogar e guardar vastas
colees, se os prprios materiais vo se deteriorar na metade de sua vida til? Estimativas confiveis
e uma srie de levantamentos das condies, feitas em larga escala, sugerem que o papel de 25% ou
mais dos volumes de importantes colees tornou-se extremamente quebradio.
A taxa pela qual novos materiais se juntam aos ameaados significativa. Um estudo financiado
pelo Council on Library Resources, conduzido por William J. Barrow, em 1957, mostrou que 97%
de amostras de papel para livro fabricadas nos primeiros 40 anos deste sculo tinham uma vida til de
no mais que 50 anos, sendo que metade delas provavelmente durariam menos que 25 anos se fossem
usadas. A aritmtica complicada, mas as implicaes so claras.
Enquanto a dcada de 1980 viu crescer o uso de papel alcalino para a produo de livros nas
partes mais ricas do mundo, em alguns pases quase todo o papel disponvel a preo acessvel era
muito cido. Agravando o problema est o fato de que muitos dos mais novos meios de informao
so ainda mais instveis que papel cido. Materiais como fitas magnticas, discos ticos e fotografias
coloridas, todos tm vida surpreendentemente curta na prateleira, complicando mais ainda a capacidade
das bibliotecas garantirem a longevidade de seus acervos.
Na dcada passada, a conscincia da magnitude do problema da preservao resultou no
aumento das propostas de programas de preservao em bibliotecas. Esforos formais de planejamento
de preservao foram fundamentais para melhorar as rotinas existentes e para estimular o aumento do
profissionalismo.
Um programa formal de preservao que tenha relao com o tamanho, a natureza, a condio
das colees de uma biblioteca e com as normas de uso a melhor garantia da instituio contra a
deteriorao dessas colees. Um planejamento cooperativo para um programa desse tipo pode
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14
oferecer um processo racional dentro do qual se possa analisar as necessidades, treinar um grande
nmero de funcionrios, e criar um ambiente no qual atividades de preservao possam se desenvolver.
A fundamentao racional para se realizar um processo de planejamento ordenado e minucioso se
baseia na premissa de que os participantes viro a reconhecer a gravidade da situao, iro adquirir
novos conhecimentos e tcnicas, e levar para seu trabalho dirio e para seus colegas uma maior conscincia
e a dedicao necessrias para a implementao de um plano de ao. O processo estabelece um
ambiente de investigao para se acolherem as questes de preservao e se elaborarem as respostas
apropriadas.
O Programa de Planejamento de Preservao
O PPP foi criado para auxiliar a auto-instruo. Atravs dele, as necessidades de preservao
de uma instituio podem ser identificadas, e as respostas formuladas. Durante a dcada passada, 29
bibliotecas da ARL concluram o PPP, e muitas mais usaram seus recursos. O programa est baseado
em trs premissas:
1. o trabalho de preservao precisa ser feito pela biblioteca e requer um compromisso de
identificar e tratar os problemas encontrados de forma sistemtica;
2. a equipe da biblioteca pode desempenhar um papel-chave esboando um modo de ao;
3. a rea de preservao deve obter um certo nvel de maturidade, de forma que os programas-
modelo e as bibliografias existentes possam ser estudados.
O PPP tem trs caractersticas que se relacionam a estas premissas:
1. o Manual do PPP, com os guias de recursos que o acompanham, apresenta uma metodologia
de coleta de informaes relativas ao carter e s dimenses dos problemas de preservao de uma
biblioteca, como um primeiro passo em direo ao estabelecimento de programas para corrigi-los;
2. a participao no processo de estudo promove o aprendizado e o desenvolvimento profissional
dos funcionrios, criando uma compreenso ampla dentro da biblioteca sobre a natureza e a importncia
da preservao, e aperfeioando a capacidade da biblioteca de responder s necessidades em bases
permanentes;
3. as bibliotecas que participam do programa formal pela ARL recebem amplo treinamento e
assistncia, o que incentiva a realizao de atividades complexas e absorventes e facilita o acesso a
avanos tcnicos e estratgicos atualizados.
Objetivos
Os objetivos especficos do estudo de planejamento apontam para a melhoria da capacidade
da biblioteca de preservar suas colees. Estes so:
1. aumentar a conscincia da instituio sobre seus problemas de preservao e alcanar um
consenso sobre como enfrent-los;
2. usar informaes existentes e modelos disponveis para planejar e implementar um programa
que responda s circunstncias prprias da instituio;
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3. aumentar a capacidade da biblioteca de lidar mais efetivamente com os desafios complexos
da preservao;
4. implementar um plano a longo prazo para o desenvolvimento dos recursos; e
5. aumentar o conhecimento entre os funcionrios da biblioteca sobre as questes atuais, os
avanos e os recursos tcnicos disponveis.
Estes objetivos so voltados para o processo em si. O PPP no resolve problemas ou cria
programas de preservao por si mesmo. Antes, ele estimula o reconhecimento das necessidades de
preservao e a formulao de estratgias para se enfrent-las um processo que deve continuar
depois que o estudo estiver concludo.
Tcnicas
O PPP utiliza tcnicas de pesquisa que se baseiam nos pontos fortes da biblioteca e ajudam os
funcionrios a evitar armadilhas comuns no estudo de questes de preservao. O processo de estudo
em grupo oferece as seguintes vantagens:
1. o potencial de coleta de informao maximizado. Ao estimular as contribuies de muitas
pessoas, amplia-se a base de conhecimento;
2. o envolvimento direto no planejamento promove um sentido de posse das idias, dos problemas
e das solues e motiva indivduos a se esforarem para produzir resultados concretos;
3. a discusso em grupo d oportunidade para vrias perspectivas, e estimula a articulao de
diferentes abordagens para se alcanarem os objetivos;
4. o envolvimento direto na anlise melhora o fluxo de informao, permite uma apreciao de
diferentes pontos de vista, e reduz a necessidade de explicao das questes. As decises so
compreendidas claramente.
O PPP fornece a estrutura para uma coleta de informao extensa. Arquivos histricos, dados
e nmeros atuais e projees para o futuro so todos importantes para o exame. Fontes de informao
incluem os documentos internos, os documentos de outras instituies, a literatura tcnica e indivduos
bem informados de dentro e de fora da instituio. A informao coletada pela leitura, observao,
levantamentos e entrevistas com indivduos e grupos.
O Programa tem uma abordagem sistemtica de anlise que inclui uma srie de passos inter-
relacionados pelos quais os dados so coletados, organizados e interpretados:
Coleta de dados
O grupo coleta informaes preliminares sobre as condies das colees, e a natureza e o nvel
das atividades de preservao atualmente implementadas na instituio.
Anlise
O grupo analisa os dados e avalia o nvel atual de avano do programa de preservao em
comparao com as necessidades de preservao tanto vigentes quanto previstas. Neste processo
so identificados os pontos fortes e fracos da organizao, bem como as reas principais em que o
crescimento mais factvel e/ou mais conveniente.
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Gerao de idias
O grupo delineia e desenvolve planos para tratar das necessidades que foram identificadas,
recomendando aes que vo se somar s atividades de preservao j em andamento, bem como
aquelas que vo requerer novos recursos.
Seqncia das atividades de estudo
O auto-aprendizado em preservao est dividido em trs fases principais.
A Fase I, descrita nos captulos 3 e 4 deste manual, introduz questes bsicas de preservao e
faz uso das informaes preliminares sobre a biblioteca. Esta fase inclui uma reviso de:
1. metas e objetivos da biblioteca, com nfase nos requisitos de preservao implcitos nas
responsabilidades de colecionar e prestar servios da instituio;
2. a histria do desenvolvimento das colees a partir de um ponto de vista fsico, incluindo as
dimenses e a natureza das colees de livros, manuscritos, microfilmes, fotografias, fitas de udio e
outras; e as polticas, catstrofes, mudanas e outros fatores que tm tido (ou podem ter no futuro) um
efeito significativo sobre o estado dos materiais;
3. influncias institucionais e de fora da instituio que afetam os objetivos de preservao,
incluindo restries financeiras atuais ou esperadas; tendncias editoriais, acadmicas e profissionais;
desenvolvimentos tecnolgicos e no campo da preservao.
Esta anlise introdutria orienta os participantes do estudo para questes bsicas e estabelece
um ambiente em que necessidades especficas podem ser investigadas de modo mais proveitoso.
A Fase II, a central do PPP, implica uma reviso dos principais fatores que influenciam a
capacidade de uma biblioteca de zelar por suas colees. As reas de investigao sugeridas so o
ambiente em que os materiais esto guardados; a condio fsica das colees; a prontido da biblioteca
para emergncias que possam causar dano s colees; o nvel de treinamento sobre preservao, dos
funcionrios e dos usurios; os fatores administrativos, organizacionais e operacionais que afetam as
condies fsicas das colees; e recursos que possam ser explorados quando se busca desenvolver
ou expandir um programa de preservao. possvel realizar estudos mais limitados, selecionando-se
menos reas de interesse. A Fase II, discutida nos Captulos 5 a 10, possibilita biblioteca agrupar e
analisar uma gama de informaes factuais sobre as quais o planejamento e o processo decisrio da
Fase III se baseiam.
Na Fase III, afinal, o grupo de estudo desenvolve um plano de longo alcance para atender as
necessidades de preservao. O plano abrangente e detalhado o suficiente para guiar uma biblioteca
no sentido do desenvolvimento de um programa de preservao. O estudo do PPP se encerra com a
apresentao deste plano direo da biblioteca.
Quem est envolvido?
Equipe da biblioteca Grupo de estudos e grupos de trabalho
Um grupo de estudos e at cinco grupos de trabalho com membros da equipe da biblioteca
realizam o estudo do planejamento. O grupo de estudos o grupo crtico, responsvel pela conduo
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geral do projeto, sob o comando de um lder. Este grupo prepara um relatrio preliminar, coordena o
trabalho dos grupos de trabalho, e produz o relatrio final. Os grupos de trabalho realizam investigaes
mais especficas na Fase II e relatam suas descobertas ao grupo de estudos. Um coordenador do
projeto supervisiona a mecnica do processo de estudo, propondo cronogramas, reunies e distribuindo
a documentao. Esta pessoa deve ter acesso direto ao pessoal de escritrio. Os papis de lder e de
coordenador do projeto podem ser unidos em situaes onde isto funcione.
Diretor da biblioteca
Aps tomar a deciso de levar adiante o PPP, o diretor da biblioteca continua desempenhando
uma parte vital por todo o projeto. O compromisso e o apoio dele ou dela so essenciais. O grupo de
estudos mantm o diretor informado sobre o andamento, e o diretor fornece uma perspectiva sobre
problemas potenciais e oportunidades dos quais, de outra maneira, o grupo pode no estar a par.
A Associao de Bibliotecas de Pesquisa ARL
A ARL fornece vrios recursos para apoiar a implementao do PPP, incluindo este manual,
que descreve o quadro conceitual e os procedimentos para a conduo do estudo. Embora cada
biblioteca venha a fazer algumas adaptaes, o mtodo descrito foi testado com sucesso em vrias
situaes e deve liberar o grupo para se concentrar mais no contedo do estudo do que na elaborao
do projeto.
Complemento essencial ao Manual do PPP, o Guia de Recursos PPP fornece, ao grupo de
estudos e aos grupos de trabalho, uma base slida para a avaliao das prticas existentes e a
recomendao de mudanas. Relatrios de outras bibliotecas que completaram o PPP tambm so
disponibilizados, para fundamentao e comparao.
Por fim, a ARL fornece ajuda ao grupo de estudos atravs de uma srie de sesses de consulta
e de treinamento locais realizada por um experiente administrador de preservao. O consultor faz de
trs visitas biblioteca para auxiliar na definio e resoluo de problemas e no planejamento detalhado
para cada fase de estudo, e fica disponvel para consultas do grupo de estudos por telefone. Ele pode
fornecer uma avaliao substantiva do relatrio final e das recomendaes, oferecendo perspectiva de
algum de fora para auxiliar o processo.
Resultados do programa
A participao no PPP vai resultar numa maior compreenso das questes por parte da equipe
e da administrao da biblioteca. Tanto o relatrio final quanto os documentos de trabalho correlatos
podem ser usados, no apenas para ajudar a moldar as atividades de planejamento da biblioteca como
um todo inclusive a elaborao dos oramentos interno e externo , mas tambm para sensibilizar
aqueles, dentro da instituio mantenedora, que influenciam na alocao de recursos para programas
de bibliotecas.
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Apndice 1.1
Esquema das atividades de estudo
Preparao para o estudo do planejamento
Comprometer-se com um estudo [diretor da biblioteca]
Revisar a documentao disponvel do PPP
Discutir possvel participao com a equipe da ARL
Fazer consulta a administradores e equipes pertinentes da biblioteca
Fazer consulta aos funcionrios pertinentes da instituio mantenedora
Tomar deciso
Iniciar o estudo [diretor/lder do grupo de estudos]
Selecionar o lder do grupo de estudos
Discutir cronograma com a equipe da ARL
Adquirir materiais de estudo do PPP
Preparar por escrito a incumbncia do grupo de estudos
Anunciar os planos equipe
Nomear o grupo de estudos
Agrupar materiais de pesquisa (ver Apndice 1.2)
Agrupar equipamento de monitorizao ambiental para a Fase II (ver a seo Exame de amostras de
ambientes do Captulo 5 deste manual, a seo Monitoring temperature and relative humidity
(Monitorando temperatura e umidade relativa) do livro Preservation of library & archival materials
(Preservao de materiais de bibliotecas e arquivos) do Northeast Document Conservation Center, e a
seo Environmental monitoring (Monitorando o ambiente) do livro Conservation environment guidelines
for libraries and archives de William Lull e Paul Banks. Ver no Apndice 1.2 as referncias completas).
Fase I - Estabelecer o objetivo do estudo
Tornar-se familiar com tcnicas de estudo e questes locais [grupo de estudos/consultor]
Ler o manual do PPP e as leituras introdutrias (ver Apndice 1.2)
Primeira visita do consultor (planejamento da Fase I)
Preparar relatrio preliminar [grupo de estudos]
Identificar necessidades de informao
Coletar dados
Analisar dados
Delinear o relatrio preliminar
Elaborar as premissas e prioridades de estudo
Rascunhar a Parte I do relatrio preliminar e discutir com o diretor
Organizar-se para a Fase II [grupo de estudos]
Reavaliar o andamento
Selecionar os mdulos de estudo em torno dos quais se formaro os grupos de trabalho
Preparar incumbncias para os grupos de trabalho
Determinar o tamanho de cada grupo de trabalho e selecionar os membros
Delinear o cronograma da Fase II
Rascunhar Parte II do relatrio preliminar
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Concluir Fase I [grupo de estudos/diretor]
Submeter o rascunho do relatrio preliminar ao diretor e/ou a outros, conforme o caso
Revisar o relatrio preliminar conforme necessrio
Nomear membros dos grupos de trabalho
Distribuir relatrio preliminar aos membros dos grupos de trabalho
Fazer um relatrio de andamento para a equipe
Fase II - Determinar as necessidades de preservao
Orientar os grupos de trabalho [grupo de estudos/consultor/grupos de trabalho]
Ler o Manual do PPP, as leituras introdutrias e o relatrio preliminar
Segunda visita do consultor (planejamento dos grupos de trabalho)
Levar adiante as investigaes necessrias [grupos de trabalho]
Identificar as necessidades de informao
Coletar os dados
Analisar os dados
Rascunhar as recomendaes
(Observao: o grupo de estudos se encontra regularmente, durante a Fase II, para coordenar os esforos
dos grupos de trabalho)
Fase III - Planejar o programa de preservao
Administrar a transio da Fase II [grupo de estudos]
Ouvir as apresentaes dos grupos de trabalho relativas s principais descobertas da Fase II
Dispensar os grupos de trabalho com agradecimentos
Organizar o trabalho da Fase III
Fazer reviso e anlise finais [grupo de estudos]
Estudar e integrar as descobertas dos grupos de trabalho
Organizar as recomendaes
Desenvolver estratgias de implementao
Rascunhar o relatrio final
Concluir o processo de planejamento [grupo de estudos e diretor]
Enviar relatrio final ao diretor, aos outros administradores, e ao pessoal-chave
Revisar e produzir o relatrio final
Apresentar relatrio ao diretor e equipe
Comeam os primeiros passos da implementao
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Apndice 1.2
Leituras do PPP
Observao:
A preservao um campo relativamente novo e que muda rapidamente. A informao publicada
regularmente superada pelo surgimento de novas descobertas, terminologias e tecnologias. Este fato
deve ser levado em considerao quando se abordarem os recursos mais antigos mencionados nas fontes
abaixo. Vrios artigos tradicionais foram includos principalmente porque algumas das informaes tcnicas
que eles contm permanecem novas e vlidas, como a maioria das questes levantadas.
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Captulo 2
Preparao para o estudo do planejamento
A deciso
O diretor da biblioteca toma a deciso de participar de um esforo de planejamento de
preservao aps fazer consultas aos administradores e equipes pertinentes, especialmente queles
diretamente responsveis pelo zelo e pelas condies das colees da biblioteca. Ele pode tambm
fazer consultas a funcionrios da instituio mantenedora tanto para estimular o interesse no projeto
como para criar os fundamentos que possibilitem um compromisso da organizao com a implementao
do programa. A alocao de pessoal e de outros recursos para o planejamento de preservao
motivada pela expectativa de que ele vai gerar informaes, apoio equipe, e um plano detalhado de
ao, necessrios para melhorar e ampliar a capacidade da biblioteca de preservar seus volumes.
Formando o grupo de estudos
A importncia do grupo de estudos no pode ser exagerada, pois ele tem a responsabilidade
final pelo gerenciamento do projeto. A qualidade das investigaes que so realizadas, e a natureza e
eficincia das recomendaes que so feitas, dependem dos membros do grupo de estudos.
O lder
O lder do grupo de estudos, nomeado pelo diretor, deve possuir aptides para organizao,
coordenao e liderana, ser da sua confiana e ter acesso aos membros da administrao superior e
da equipe. O lder o catalisador principal e a fora integradora maior dentro do estudo, e responsvel
por assegurar que o grupo de estudos desempenhe seu papel de forma eficaz. Deve ter um interesse
acentuado pelas colees da biblioteca e seus problemas de preservao, mas no precisa ter
especialidade em preservao para o desenvolvimento.
Um apoio administrativo considervel vai ser necessrio para o eficiente desenvolvimento do
estudo, o que representa criar uma agenda que seja compatvel com os membros do grupo; assegurar
espao e equipamentos para os encontros; adquirir, circular e preparar recursos informativos para
consulta em grupo; duplicar e distribuir esboos, relatrios e outros documentos e providenciar
acomodao e transporte local para o consultor. Estas responsabilidades podem ser passadas ao lder
ou a um outro membro da equipe indicado para servir como coordenador do projeto. Em qualquer
dos casos, a ajuda de pessoal de apoio vai ser necessria. Quando houver um coordenador de projeto,
o lder e o coordenador tm que ser capazes de trabalhar juntos, de maneira prxima e tranqila.
O diretor da biblioteca e o lder devem dispensar algum tempo discutindo as obrigaes do
cargo, estabelecendo regras bsicas (por exemplo, como conflitos de tempo vo ser resolvidos, o
quanto o diretor dever estar envolvido), e chegando a uma compreenso mtua de objetivos e
expectativas. Outros administradores devem ser envolvidos, conforme for o caso. Por exemplo, se o
lder um chefe de departamento, o diretor a quem ele se subordina vai participar nas discusses
preliminares e nas discusses em andamento.
Membros do grupo
A seleo dos membros do grupo de estudos deve concentrar-se em assegurar uma ampla
gama de experincias e uma ampla base de conhecimento dentro do grupo. A credibilidade um
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importante fator, pois o grupo vai depender da cooperao de muitos membros da equipe para executar
seu trabalho, e a aceitao de suas descobertas e recomendaes vai depender, em parte, do grau de
respeito e apoio que seus membros recebam dos outros.
O grupo deve ser grande o suficiente para garantir esta amplitude, mas no to grande a ponto
de ameaar a eficincia ou de tornar difuso o senso de responsabilidade individual dos membros. Um
grupo de cinco a sete pessoas geralmente mais eficiente, com muitas outras servindo em grupos de
trabalho ou contribuindo, de maneira informal, em partes especficas das investigaes.
Para designar o grupo, o diretor vai fazer consultas a outros administradores e ao lder do grupo
de estudos. Na medida do possvel, a seleo deve ser feita levando mais em conta o potencial de
contribuio para o estudo do que a disponibilidade de um membro da equipe. Todos os envolvidos,
especialmente os gerentes e colegas imediatos dos membros do grupo, devem ser avisados de que a
nomeao para o grupo vai afastar os membros das responsabilidades rotineiras, por um perodo
significativo, durante o processo de estudo. Indicaes temporrias podem ser um recurso apropriado,
em algumas reas, para manter as atividades dirias.
Entre os fatores a serem considerados na seleo:
os membros do grupo devem possuir uma boa compreenso da organizao e das atividades
da biblioteca;
a escolha do grupo deve refletir o fato de que a preservao uma preocupao de todo o
sistema, com importantes implicaes para todas as unidades e todos os nveis da equipe
profissional e de apoio;
os membros devem ter capacidade analtica isto , eles devem ser capazes de reconhecer
os elementos-chave das questes; e sua inter-relao, importncia relativa, e como cada um
contribui para o todo;
os membros devem ter as habilidades interpessoais necessrias para interagir eficientemente
com outros membros do grupo e com o resto da equipe durante a coleta de dados, as entrevistas,
e as observaes que formam o ncleo das investigaes;
o grupo deve incluir alguns membros familiarizados com as atividades de preservao em
curso na biblioteca (encadernao comercial, reparo, substituio etc.), mas o conhecimento de
preservao no um requisito para todos os membros do grupo. Na verdade, muito se pode
ganhar ao envolver aqueles com pouco conhecimento prvio;
se existem membros da equipe que desenvolveram um interesse especial por qualquer
aspecto da preservao, por meio de experincia ou treinamento, seu conhecimento deve
estar disponvel ao grupo, seja associando-se a ele, seja prestando informaes quando
solicitado;
algum talento para a redao essencial. Cada um dos membros vai ajudar a rascunhar os
trabalhos e relatrios, e pelo menos uma pessoa deve ser um escritor competente para assegurar
um relatrio final legvel, claro e conciso;
uma vez que a participao no estudo resultar no desenvolvimento profissional e pessoal, a
seleo pode ser parcialmente baseada na capacidade e na disposio para mudar;
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A proposta
A proposta preparada pelo diretor cria um arcabouo para o estudo, estabelece a autoridade
do grupo e guia seus esforos. Ela deve especificar as metas e o objetivo do estudo, indicar o
grau de importncia que a administrao lhe confere, e expressar o compromisso de colocar em
prtica os resultados do estudo. A incumbncia deve ser breve e direta, e cobrir os seguintes
elementos:
fundamentao para o estudo;
principais questes a serem estudadas;
papel e autoridade dos participantes;
expectativas quanto ao tempo e aos produtos; e
compromisso de acatar as recomendaes.
Exemplos de incumbncias para os grupos de estudo aparecem nos relatrios finais do PPP
preparados por outras bibliotecas.
Informando a equipe
O Programa de Planejamento de Preservao vai afetar a maioria dos membros da equipe e,
em ltima instncia, provvel que influencie a maneira como o trabalho feito em quase todas as
unidades. O conhecimento e a compreenso dos planos e metas por parte de toda a equipe , portanto,
essencial desde o incio, para garantir a plena cooperao nos estgios de coleta de dados e a aceitao
dos resultados finais.
A deciso de participar deve ser prontamente comunicada ao grupo inteiro e as nomeaes
para os grupos de estudos e de trabalho anunciadas a todos. A equipe tambm deve ser mantida
informada na medida em que o estudo progride. Isto pode ser feito por meio de boletins e relatrios,
formais ou informais, orais ou escritos. O entusiasmo dos membros do grupo e da equipe pode fazer
muito para transformar os resultados do estudo numa poderosa ferramenta de trabalho.
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Captulo 3
Fase I - Estabelecendo o arcabouo do estudo
Modelo de estudo de preservao
O objetivo de preservao de uma biblioteca depende da interao de trs fatores. O primeiro
destes a natureza fsica dos materiais que constituem as colees. A maioria dos suportes de informao
so supostamente instveis. A taxa de deteriorao natural varia amplamente, de papis antigos
que mostram poucos sinais de envelhecimento aps vrias centenas de anos a alguns papis modernos
que escurecem e comeam a enfraquecer em dez; de negativos de vidro que quebram a cpias fotogrficas
que perdem a cor e discos de vinil que arranham. Cada tipo de material tem um ciclo de vida nico,
baseado nas suas caractersticas qumicas e mecnicas.
O segundo fator so as condies de armazenamento nas quais as colees esto mantidas. A
temperatura, a umidade, a luz e a qualidade do ar dentro dos prdios das bibliotecas; a planta e a
condio dos prdios em si; e as estruturas de armazenamento como prateleiras, armrios e gavetas,
todos tm uma influncia siginificativa sobre a taxa correspondente deteriorao dos materiais.
O terceiro fator a natureza e o nvel do cuidado, do manuseio e do uso que as colees
recebem, incluindo o processamento tcnico, a arrumao nas prateleiras, a circulao, a encadernao,
os pequenos reparos e os procedimentos de armazenamento; a condio de mquinas, tais como as
leitoras de microfilme e os toca-fitas; e, a intensidade de uso dos materiais.
O PPP baseado na premissa de que possvel para bibliotecas projetar e implementar
programas que vo ajudar a controlar e direcionar estes trs fatores com a finalidade de proteger as
colees, melhorar sua condio, e estender sua vida til. O modelo para um programa como este,
esboado e discutido no Captulo 7, baseado na publicao da ARL, de 1991, Preservation
program models: a study project and report (ver no Apndice 1.2 a referncia bibliogrfica completa).
O relatrio, organizado em cima de dez componentes do programa, descreve um mtodo completo, a
longo prazo, para o tratamento das necessidades de preservao de uma biblioteca. Estes dez
componentes so: administrao de preservao, controle ambiental, substituio e reformatao,
conservao, desacidificao em massa, encadernao comercial, preparao de prateleiras, treinamento
da equipe e conscientizao do usurio.
Por todo o estudo do PPP a preservao vista como uma questo vivel e os dez componentes
programticos articulados em Preservation program models so examinados de diferentes
maneiras e a partir de vrias perspectivas para responder a estas questes:
a biblioteca tem atualmente os vrios segmentos do programa em ordem?
os segmentos do programa esto apropriadamente organizados, munidos de pessoal e
administrados?
os segmentos do programa tm a dimenso apropriada? Suas capacidades so proporcionais
s necessidades das bibliotecas?
existem segmentos do programa que precisam ser criados, reformulados ou expandidos?
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Vrias tcnicas de estudo vo ser usadas no processo de coletar um corpo substancial de
dados, analis-los e preparar as recomendaes que podem guiar uma biblioteca no sentido de
estabelecer um esforo de preservao racional e eficiente.
Tcnicas de estudo: coletando dados
O processo de planejamento usa dois tipos de informao: dados objetivos, como o custo de
encadernao; e dados subjetivos tais como as percepes individuais e coletivas das metas e da
misso da biblioteca.
Cada uma das trs fases da investigao envolve identificar as necessidades de informao,
determinar qual informao est disponvel e como consegui-la, e decidir quem vai colet-la e analis-
la. Os requisitos de informao devem ser identificados quanto ao tipo e quanto quantidade de
detalhes necessria para a compreenso do tpico que est sendo investigado. A anlise de alguns
tpicos requer grande quantidade de dados estatsticos, enquanto outros tpicos requerem apenas
poucos nmeros relativos a custo ou descries sumrias.
Coletar dados para um estudo pode ser to simples quanto trocar informaes numa discusso
em grupo; ou to complexo quanto desenvolver uma hiptese, fazer medies com instrumentao
sofisticada, dar entrada e analisar os dados usando tecnologias informatizadas apropriadas. A despeito
da infinita gama de abordagens de pesquisa, os mtodos para coleta de dados podem ser agrupados
em quatro categorias bem genricas.
Observao
A observao prpria ao estudo do PPP pode incluir examinar fileiras de prateleiras e locais de
trabalho; assistir aos membros da equipe no processamento dos materiais, tomando decises de
encardenao, ou guardando materiais; e assistir aos usurios usando e devolvendo materiais. A
observao uma tcnica til de coleta de dados quando necessria informao concreta relativa ao
comportamento, e est mais comumente associada medio de trabalho e ao planejamento do fluxo
de trabalho. A observao tem valor especial para o planejamento de preservao em bibliotecas
porque muitas atividades potencialmente danosas so consideradas to rotineiras que elas se tornaram
invisveis. Observar para coletar informao tem as seguintes vantagens e desvantagens:
Leitura
A natureza da leitura que feita durante todo o processo de planejamento se divide em duas
categorias:
Vantagens
Os dados so coletados em primeira mo, e
sujeitos apenas s interpretaes do observador
Permite exame detalhado de atividades especficas
Possibilita a coleta de informaes sem processos
complicados
Desvantagens
Limita-se s atividades que so observveis
Requer a cuidadosa determinao dos dados
necessrios
A equipe pode se sentir pouco vontade com o
processo
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1. estudar a literatura profissional para obter slida compreenso geral sobre o campo da
preservao de bibliotecas, e para aprender sobre polticas de preservao e procedimentos adotados
em outros lugares como uma base para comparao com as atividades locais; e
2. ler relatrios internos, memorandos, correspondncia e estatsticas para descobrir o que j foi
feito, ou o que se pensa que j foi feito, dentro da instituio. Eventos histricos que moldaram as
prticas atuais podem, freqentemente, ser descobertos atravs de documentos.
Oferece um ponto de partida para outras
investigaes
Entrevistas
Questionar pessoas-chave, uma a uma, uma tcnica bem apropriada para a tarefa de determinar
que trabalho de preservao est sendo feito na instituio. Roteiros preliminares de entrevista devem
ser preparados para assegurar uma abordagem sistemtica e a compatibilidade da informao. Devem
ser fornecidos aos entrevistados, resumos com os resultados, tanto como uma cortesia quanto para
checar a preciso do relato.
Levantamentos
Questionrios escritos e outros instrumentos para fazer levantamento podem ser usados para
coletar dados comparativos sobre fatores ambientais, polticas e prticas de encadernao e reparo,
condio fsica das colees, rotinas de treinamento da equipe e outros dados objetivos. Os
levantamentos so particularmente teis para a elaborao de informaes sistemticas sobre atividades
e colees, que esto dispersas tanto organizacional quanto geograficamente.
Vantagens
Pode garantir uma grande quantidade de dados
relativamente rpido
Permite a comparao de dados no decorrer do
tempo
Desvantagens
difcil elaborar um bom questionrio
Alguns dados (ex. monitoramento ambiental) so
mais relevantes quando compilados por um perodo
de tempo maior do que o previsto no estudo do PPP
Vantagens
Discusso pode construir, esclarecer ou corrigir
dados coletados em outra fonte
Fornece uma ampla oportunidade para a manifestao
do grupo
Cria a oportunidade para apresentar questes
Desvantagens
Toma tempo
Requer habilidades de entrevistador
Pode gerar expectativas inatingveis entre os
entrevistados
Vantagens Desvantagens
Freqentemente est disponvel e Pode ser volumosa, difcil de organizar e assimilar
pode ser revisitada facilmente
Fornece evidncias concretas
Pode estar superada
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Tcnicas de estudo: mtodos de planejamento e resoluo de problemas
Os apndices deste captulo apresentam vrias tcnicas de planejamento e resoluo de
problemas. O grupo de estudos e os grupos de trabalho vo achar o modelo de planilha para
planejamento de aes (Apndice 3.1) til para a articulao e a realizao de metas. A tcnica de
brainstorming (Apndice 3.2) pode ser valiosa quando se est considerando questes, analisando
problemas e buscando solues. A anlise dos campos de fora e de custo/benefcio (Apndices 3.3
e 3.4) ajuda na elaborao de solues para problemas complexos. O processo de classificao
(Apndice 3.5), com sua abordagem tabular para analisar o impacto e a exeqibilidade de aes
potenciais, uma ferramenta eficaz para organizar as recomendaes por ordem de prioridade.
Tcnicas de estudo: dividindo o trabalho
O grupo de estudos e os grupos de trabalho vo executar certas tarefas como uma equipe.
Alguns trabalhos vo ser designados a subgrupos que incluem membros do grupo de estudos, membros
dos grupos de trabalho e/ou outros da equipe. No entanto, outras tarefas so melhor executadas de
forma individual. Por exemplo, ler e resumir documentos, entrevistar e observar podem ser feitos
melhor individualmente; elaborar questionrios e compilar respostas feito mais eficientemente por um
grupo pequeno; e determinar estratgias gerais de investigao, explorar questes de peso e avaliar a
massa de informao so tarefas melhor executadas pelo grupo todo.
As trs fases do estudo
As trs fases do estudo do PPP so progressivas, onde cada elemento se apia nos precedentes.
Na Fase I, os participantes comeam o processo buscando uma compreenso geral de uma ampla
gama de questes, criando assim um contexto dentro do qual certos tpicos podem ser examinados
em profundidade. Isto dentro do qual feito pela execuo de um estudo de foras, condies e
tendncias preliminares, tanto internas quanto externas, que afetam a capacidade da biblioteca de
preservar suas colees. As descobertas levaro elaborao de premissas e prioridades de
planejamento que vo delinear a segunda fase do estudo.
A Fase II o ncleo da investigao, que objetiva identificar e documentar as necessidades de
preservao da biblioteca e os recursos que podem ser direcionados para lidar com elas. Tipicamente,
existem cinco principais focos de estudo: as condies ambientais dos prdios da biblioteca, a condio
fsica das colees, os componentes operacionais que podem constituir uma unidade de preservao,
a preparao para emergncias e o treinamento da equipe e dos usurios, no que diz respeito
preservao. Cinco grupos de trabalho (de A a E) executam estas investigaes e elaboram
recomendaes preliminares baseadas em suas descobertas. As recomendaes dos grupos de trabalho
formam a base do trabalho do grupo de estudos durante a terceira fase da investigao.
Na Fase III, o grupo de estudos coordena as informaes e recomendaes fornecidas pelos
grupos de trabalho de modo a criar uma estratgia unificada e consistente para a elaborao ou a
melhoria do programa de preservao. O plano de implementao resultante organiza itens de ao
potencial em uma seqncia s metas e recursos da biblioteca, e aos limites adequados sob os quais
ela deve operar. O relatrio apresenta, de modo claro e convincente, um retrato abrangente das
necessidades de preservao mais significativas da biblioteca e as oportunidades que os administradores
devem aproveitar para lidar com essas necessidades.
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29
O relatrio final o ponto mximo do Programa de Planejamento de Preservao, mas
tambm um preldio de uma mudana administrativa.
Comea a Fase I
A primeira fase do Programa de Planejamento de Preservao comea formalmente com a nomeao
do grupo de estudos. Em um encontro introdutrio, o lder e os membros do grupo analisam a proposta e
discutem a natureza geral do projeto. Todos os membros do grupo so conscientizados das responsabilidades
e do compromisso quanto ao tempo necessrio para a participao. Cpias deste manual so distribudas e
providenciada a circulao, ou a disponibilizao por outro meio, das leituras introdutrias. Os membros do
grupo devem ler integralmente o Manual do PPP antes da primeira visita do consultor, de modo a ficar
familiarizados com a estrutura e a seqncia das atividades de estudo. Eles tambm tm que terminar tantas
leituras preliminares adicionais quantas forem possveis, a comear pelos Preservation Program Models.
A primeira visita do consultor
Durante a primeira visita, o consultor apresenta uma introduo s questes de preservao, rev
em detalhes as tcnicas e os procedimentos a serem usados no estudo e trabalha com o grupo na elaborao
dos planos especficos para as atividades da Fase I. A visita, de um ou dois dias, vai geralmente incluir o
seguinte:
um encontro do consultor, do diretor da biblioteca e do lder do grupo de estudos para analisar
as metas, as expectativas e o cronograma;
uma sesso de orientao dedicada a examinar o processo de planejamento e introduzir tcnicas
de estudos, no contexto das questes de preservao indicadas pelo diretor e pelo grupo como
sendo as de maior importncia;
uma sesso de planejamento, na qual tarefas especficas para a execuo da Fase I so
identificadas, organizadas e atribudas;
uma ou mais sesses informais, talvez durante as refeies, para permitir ao consultor se
aproximar do grupo e de outros membros-chave da equipe e dos administradores; e
um breve passeio para permitir ao consultor uma viso geral do traado e de outras caractersticas
fsicas da biblioteca.
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30
Apndice 3.1
Planilha para planejamento de aes
O preparo de um plano de ao detalhado importante para alcanar objetivos especficos
dentro de um determinado perodo de tempo. O planejamento inclui as seguintes atividades:
1. Identificar as tarefas especficas que precisam ser executadas para a obteno de um resultado
desejado ou para produzir um produto especfico (ex.: um relatrio ou manual);
2. Identificar os recursos necessrios para a execuo de cada tarefa;
3. Trabalhar de trs para frente, a partir do prazo final, a fim de estabelecer um cronograma para
a execuo de todas as tarefas;
4. Designar indivduos ou grupos para cada tarefa.
Atividades complexas podem requerer vrios planos de ao subsidirios, com produtos e
prazos intermedirios que resultem no produto final. Uma cuidadosa anlise dos requisitos e uma
distribuio coordenada do tempo promovem a eficincia e estimulam o bom uso dos recursos humanos
e materiais. Tal planejamento de ao torna claro quem precisa fazer o qu, e at quando.
O exemplo seguinte ilustra como uma planilha pode facilitar o planejamento. Softwares que
fazem grficos das responsabilidades em relao aos prazos e s metas so teis para este propsito,
mas se no h ningum no grupo de estudos que seja um usurio experiente, o tempo pode ser melhor
aproveitado em vrios aspectos do estudo de preservao do que com o aprendizado de um novo
programa de computao.
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31
Recursos
Manual do PPP, captulo 4
Relatrios, catlogos, esta-
tsticas e grficos organizaci-
onais da universidade; rela-
trios da biblioteca; entrevista
com Q, R e S
Relatrios da biblioteca, po-
ltica de desenvolvimento de
colees, estatsticas da ARL;
entrevistas com T, U, V e W
Literatura atual de Biblio-
teconomia, com nfase em
peridicos e boletins ligados
preservao
Relatrios da biblioteca e
departamentais; estatsticas
sobre preservao da ARL e
outras estatsticas; entrevis-
tas com X, Y e Z
Tarefas
Identificar necessidades de
informao, designar respon-
sabilidades
Coletar e analisar informaes
sobre programas de universi-
dades, e ambiente institucional;
preparar pontos-chave para
discusso na data-alvo
sobre os volumes da biblioteca;
preparar pontos-chave para
sobre fatores externos e tendn-
cias; preparar pontos-chave para
sobre o histrico da preservao
na biblioteca; preparar pontos-
chave para discusso na data-alvo
Discutir premissas de planeja-
mento baseadas nas descober-
tas. Esboar relatrio, decidir
sobre a redao das sees.
Finalizar os rascunhos para
distribuio e exame
Discutir rascunhos e potenciais
revises
Fazer as revises necessrias;
distribuir para exame
Edio final
Alvo
1 de maio
15 de maio
22 de maio
29 de maio
07 de junho
8 de junho
29 de junho
6 de julho
13 de julho
27 de julho
Responsabilidade
Grupo de estudos
Membros do A e B
Membros do C e D
Membros do E e F
Membros do A e C
Grupo de estudos
Grupo de estudos
Grupo de estudo
Grupo de estudos
Grupo de estudos
Produto: parte 1 do relatrio preliminar
Objetivo: Produzir o relatrio preliminar
O redator mais competente do
grupo
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Apndice 3.2
Brainstorming ou tempestade de idias
O brainstorming uma valiosa tcnica para a gerao de novas idias. Ele freqentemente
usado de modo informal em vrias situaes de planejamento e de soluo de problemas, mas pode
ser at mais eficiente quando usado formalmente. A abordagem foi desenvolvida por Alex Osborn,
e vem sendo expandida e modificada desde ento atravs de pesquisa e de aplicao em muitas
situaes.
A chave para o sucesso no uso desta tcnica separar a gerao de idias da avaliao de
idias, estimulando assim a criao de um rico conjunto de opinies. A experincia indica que um
grupo vai normalmente compilar um nmero maior de idias inovadoras se ele segue um procedimento
pr-determinado, tal como o esboado abaixo.
1. Escolher algum para encabear a discusso e listar as idias num quadro negro ou quadro de
notas;
2. Discutir brevemente a necessidade de se ter a mente aberta, e no fazer avaliaes no primeiro
estgio, admitindo idias incomuns, fora de propsito, como aceitveis;
3. Apresentar a questo e dar tempo para que os participantes a considerem e faam anotaes.
Quando se trata da soluo de problemas, a primeira rodada pode se concentrar nos fatores
que contribuem para o problema, com rodadas posteriores, explorando as solues
potenciais, os recursos necessrios, e as conseqncias positivas e negativas de se tomarem
as aes;
4. Ler as idias em voz alta, em crculo: o lder pede uma idia para cada membro, repetindo o
ciclo vrias vezes e permitindo que as contribuies fluam aleatoriamente. Esticar ao mximo os
esforos do grupo para garantir que todas as idias sejam exauridas; no parar no primeiro ou
segundo branco da discusso;
5. Avaliar as idias e chegar a uma concluso:
organizar as idias em vrias categorias para esclarecer questes, iluminar suas inter-relaes,
e reduzir sua quantidade,
selecionar duas ou trs que paream mais significativas ou teis isto , as que mencionem
os fatores mais importantes no caso, as abordagens mais prticas do problema, os recursos
que vo ajudar mais. Isto vai exigir freqentemente que os elementos da lista original de idias
sejam re-trabalhados ou combinados,
analisar cada idia, pesando os prs e contras, e selecionar aquela com maior probabilidade
de alcanar os resultados desejados.
Os grupos sem familiaridade com o brainstorming ou novatos no trabalho em conjunto, podem
comear com um exerccio de aquecimento de 15 minutos. Faam um brainstorming sobre uma
questo neutra, como os usos de um pedao de queijo ou frias bem baratas, para estimular o
pensamento criativo, a abertura e a interao confortvel.
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Apndice 3.3
Anlise dos campos de fora
Originalmente desenvolvido por Kurt Lewin, a anlise dos campos de fora explica situaes
estveis em termos de equilbrio entre dois campos de fora como, por exemplo, um problema que
persiste por um longo perodo, com pouco movimento no sentido de sua soluo. Um campo de fora
para solucionar o problema (fora condutora) e o outro para manter o status quo (fora restritiva). A
mudana s pode ocorrer quando o equilbrio alterado, seja pelo fortalecimento da fora condutora,
seja pelo enfraquecimento da fora restritiva ou por ambos.
deol Foros kestritivos
5totus Quo Equilbrio
Froblemo Foros Condutoros
Exemplo 1 Mudana desejada: introduo de um novo procedimento de
preservao na biblioteca
Pode haver um sem-nmero de fatores que favorecem tal mudana:
melhoria da expectativa de vida dos materiais;
reduo nos custos de substituio; e
melhoria no servio aos usurios.
Ao mesmo tempo, vrios fatores podem trabalhar contra a mudana:
falta de recursos;
necessidade de que algumas pessoas aprendam novas tcnicas;
percepes diferentes do valor do novo procedimento; e
resistncia de algumas pessoas.
A mudana pode ser levada a cabo pelo reconhecimento dos fatores e criao de maneiras de
fortalecer as foras condutoras e de reduzir as foras restritivas:
alocar novos fundos;
estabelecer um programa de treinamento para ajudar os que relutam a ultrapassar sua resistncia
mudana; e
implementar o novo procedimento de preservao, associado a mudanas mais populares,
para aumentar a motivao.
O processo analtico
Uma anlise dos campos de fora envolve os seguintes passos:
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34
1. Descrever a situao presente;
2. Especificar a mudana desejada;
3. Enumerar (fazer um brainstorming sobre) todos os fatores que possam influenciar a situao;
4. Organizar a lista em foras condutoras e restritivas;
5. Identificar as duas ou trs principais foras de cada lado;
6. Elaborar idias para fortalecer as foras condutoras e/ou reduzir as foras restritivas.
mais provvel que a mudana inicie nestes pontos onde h presso e tenso. Muita presso
pode levar baixa satisfao, que pode tornar-se uma motivao para o abandono do status quo.
Freqentemente, entretanto, aumentar uma fora condutora pode estimular um aumento correspondente
na fora oposta. Em tais casos, uma estratgia para diminuir a fora restritiva desde seu incio pode ser
mais eficaz. Tambm h momentos em que a mudana pode ser levada a efeito pela reverso da
direo de uma fora, geralmente pela introduo de novas informaes ou recursos que modifiquem
as percepes, as atitudes ou as interpretaes.
Um ponto forte da tcnica analtica a sua abordagem estruturada para identificar e organizar os
numerosos fatores, muitas vezes desassociados, que influenciam uma situao. Isto pode criar um
clima para se apontar novas direes e evitar situaes de conflito, do tipo em que no h ganhadores.
Exemplo 2 Mudana desejada - controle da luz para reduzir o dano aos materiais
Foras condutoras
Deteriorao de materiais e os custos correlatos
de reparo e substituio
Perda de itens insubstituveis
Preocupao das equipes de preservao e de
desenvolvimento de colees
Foras restritivas
Negligncia organizacional para os efeitos da luz
Desconhecimento dos nveis de luz na biblioteca
e o percentual de radiao ultravioleta
Custo da mudana
Estratgias para aument-las
Juntar exemplos de materiais danificados pela luz
Coletar dados para documentar os custos
Compartilhar as preocupaes via relatrios e
dilogo
Estratgias para diminu-la
Informar/educar
Monitorar
Implementar as mudanas em melhorias (instalar
filtros UV em um andar por ano)
Documentar a economia de energia a longo prazo,
resultante da instalao de minuterias.
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Apndice 3.4
Anlise de custo/benefcio
Embora muitas melhorias de um programa de preservao de uma biblioteca possam ser feitas
com pouco ou nenhum custo adicional, algumas sero muito caras. A anlise de custo/benefcio permite
uma maneira de estimar se os resultados desejados de uma mudana valem seu custo.
Por exemplo, aperfeioar o sistema de filtragem de um sistema central de aquecimento, ventilao
e ar condicionado custar muito caro. O aperfeioamento, entretanto, ter provavelmente benefcios
substanciais a longo prazo:
economia de custos em face da reduo de danos aos materiais e por sua maior longevidade;
reduo da necessidade de programas regulares de aspirao de p, e
ambiente mais limpo para a equipe (e talvez menos doenas)
A maior dificuldade da anlise de custo/benefcio que, enquanto a maioria dos custos podem
ser calculados com relativa preciso, freqentemente difcil quantificar os benefcios. No exemplo
acima, o custo de reprojetar e substituir um sistema de filtragem pode ser calculado com preciso, mas
a economia de custos pela reduo de danos aos materiais s pode ser estimada pelo monitoramento
dos efeitos da fuligem e de poluentes por um longo perodo. Em alguns casos, portanto, os benefcios
devem ser descritos em termos qualitativos e na falta de informaes quantitativas, um julgamento
sobre se os custos so justificveis deve ser feito.
A anlise de custo/benefcio um processo que possibilita a uma organizao comparar propostas
diferentes para a execuo de uma tarefa e selecionar as mais eficazes. Os passos so os seguintes:
1. identificar propostas alternativas para se alcanar uma meta;
2. determinar os benefcios de cada uma em termos quantitativos, se possvel;
3. calcular os custos de cada proposta;
4. selecionar a alternativa que oferea o maior benefcio a custo razovel.
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Apndice 3.5
Ordenando recomendaes e estabelecendo prioridades
A quantidade de recomendaes dos grupos de trabalho ser, normalmente, maior do que
aquela que o grupo de estudos pode realizar no contexto imediato do estudo do PPP, e algumas
questes tero que ser abordadas depois que o estudo estiver concludo. Limites e prioridades precisam
ser estabelecidos. A listagem das recomendaes comea por sua anlise a partir de duas perspectivas:
o significado de seu impacto sobre as colees e at que ponto sua implementao factvel. A
interseo destes dois valores ento usada como guia para o estabelecimento das prioridades.
Os critrios para o estebelecimento de prioridades incluem:
O impacto potencial de se implementar a recomendao
Recomendaes de alto impacto so aquelas que vo resultar em melhorias dramticas no estado
dos materiais; aumento substancial na eficincia das atuais atividades de preservao; queda substancial
na taxa de deteriorao de materiais; ou economia considervel de tempo, energia ou dinheiro.
A exeqibilidade da implementao da recomendao
provvel que haja diferenas significativas nos recursos demandados para implementar cada
recomendao. Se um problema pode resolvido por causa das dificuldades envolvidas, o grupo deve se
concentrar em outras questes mais promissoras. Por exemplo, um problema de espao freqentemente
significa que a biblioteca precisa reformar ou construir prdios. Se h uma pequena probabilidade de que
a biblioteca possa construir um prdio num futuro prximo, o grupo de estudos vai produzir mais,
concentrando sua ateno em outra coisa.
Urgncia
Uma questo pode ser descrita como urgente se o tempo de espera para resolv-la ocasionar
problemas adicionais ou a perda de uma oportunidade. Depois de estabelecer o impacto e a
exeqibilidade de cada recomendao, o grupo deve dar maior prioridade para aquelas que requerem
ateno imediata.
A quantidade de tempo necessria para implementar uma recomendao
Quando forem necessrios mais de dois meses para alcanar a meta de uma recomendao, ela
deve ser subdividida em objetivos de curto prazo para simplificar o planejamento da ao e o
monitoramento do progresso. Por exemplo, um grupo de trabalho pode recomendar a elaborao de
um manual completo sobre polticas ou procedimentos de preservao. O grupo de estudos pode
concluir que isto teria um impacto significativo na performance da biblioteca, mas levaria vrios meses
para terminar. A equipe pode, ento, se concentrar na elaborao de um cronograma e de orientaes
para a construo do manual, como um primeiro passo em direo meta final.
Os dois primeiros critrios impacto e exeqibilidade esto ligados, e devem ser
considerados juntos. Um quadro pode ser um instrumento til para a ordenao de fatores de uma
maneira abrangente.
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Quodro de seleo de metos
Alto
3 1,
Exeqibilidode
4 2
oixo
oixo - - Alto
lmpoclo
No quadrante 1 coloque as recomendaes de alto impacto que podem ser implementadas com
maior facilidade. O quadrante 2 contm recomendaes de alto impacto que sero difceis de executar.
As recomendaes que no so difceis de implementar, mas que tero baixo impacto, vo para o
quadrante 3, e aquelas que so difceis e tero baixo impacto vo para o quadrante 4.
Este esquema resulta em que algumas aes potenciais merecem mais ateno do que as outras.
As recomendaes do quadrante 1 so, provavelmente, as de maior prioridade, j que elas podem ser
realizadas facilmente e tero impacto significativo. As do quadrante 4 podem ser esquecidas, j que elas
alcanam pouco resultado, embora demandem muito esforo. Muitas das, que esto no quadrante 3
podem tambm ser eliminadas, porque elas geram pouco embora algumas possam valer a pena
porque so fceis de implementar. As recomendaes do quadrante 2 precisam ser consideradas
cuidadosamente, a despeito de sua dificuldade, por causa de seu impacto potencialmente alto.
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Captulo 4
Fase I - Preparao do relatrio preliminar,
e Fase II - Planejamento
O relatrio preliminar
Depois da primeira visita do consultor, o grupo de estudos tem duas atribuies principais:
preparar um relatrio preliminar e planejar a Fase II. O relatrio preliminar fornece aos membros do
grupo de estudo e dos grupos de trabalho uma viso geral da biblioteca e de sua instituio me, vista
a partir de uma perspectiva que vai dar suporte a uma anlise detalhada da obrigao e da capacidade
da instituio de preservar suas colees bibliogrficas. O relatrio reflete o fato de que as bibliotecas
operam dentro de um sistema maior, interagindo no apenas com o seu vnculo superior (uma
universidade, a cidade), mas dentro de uma arena mais ampla (educao superior, governo), com as
indstrias editoriais e de informao, com sistemas tecnolgicos, e com a profisso de bibliotecrio. O
sucesso com os desgnios da preservao depende, em grande parte, da capacidade da liderana em
preservao de adaptar-se, influenciar e aprender com estes sistemas externos. Para faz-lo, os
relacionamentos organizacionais precisam ser compreendidos e as limitaes reconhecidas.
O relatrio preliminar vai compreender as informaes descritivas e um conjunto resultante de
hipteses que vo moldar a fase central do estudo. A investigao sobre a qual o relatrio baseado
se concentra em seis reas correlatas:
1. uma breve apresentao histrica da biblioteca em seu contexto institucional;
2. o desenvolvimento e a natureza das colees da biblioteca, com nfase nos fatores que
influenciaram sua situao atual;
3. a histria das instalaes da biblioteca e as condies ambientais gerais que existem por todo
o sistema da biblioteca;
4. esforos de preservao passados e presentes;
5. fatores externos que afetam as necessidades e os recursos de preservao da biblioteca; e
6. premissas de planejamento.
Uma descrio e um modelo de esboo do relatrio preliminar so apresentados no Apndice
4.1. O relatrio deve ser conciso e destacar itens-chave. O seu propsito fornecer uma viso ampla
e um resumo dos fatores principais que tm lugar no estudo. O processo de prepar-lo permite ao
grupo praticar tcnicas de investigao e de anlise e lana os fundamentos para a coleta de informaes
adicionais durante a Fase II.
Encaminhando o estudo preliminar
Vrios tipos de informao tm que ser agrupados e examinados para que se elabore o relatrio
preliminar:
informaes descritivas sobre a biblioteca e a instituio, tais como declaraes de misso e
de metas, listas dos principais cursos e servios acadmicos referentes biblioteca, caractersticas
da populao de usurios, nmeros sobre a circulao e outras medidas de uso, e polticas de
formao de colees;
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40
dados histricos (encontrados em relatrios anuais, histrias institucionais e arquivos, e por
meio de entrevistas com membros da equipe e administradores mais antigos) que indiquem fatos
e polticas que influenciaram a natureza e as condies fsicas das colees;
a histria dos esforos de preservao da biblioteca e as informaes sobre as atividades, o
pessoal, as despesas e o resultado conseqente da preservao; e,
antecedentes gerais sobre fatores externos como: evolues passadas e atuais das bibliotecas,
tanto na Amrica do Norte quanto internacionalmente; da indstria editorial, das organizaes
profissionais e das agncias de cooperao na medida em que elas se relacionam s
necessidades e aos desafios da preservao.
O grupo comea listando as informaes especficas de que necessita e as provveis fontes (a
tcnica do brainstorming descrita no Apndice 3.2 um mtodo eficiente para a elaborao destas
listas). Indivduos ou sub-grupos so, ento, designados para coletar a informao e apresent-la ao
grupo todo, seja como um resumo oral das descobertas, seja como um esboo por escrito que, no
final, vai fazer parte do relatrio preliminar. Uma discusso subseqente entre os membros vai,
freqentemente, levantar questes adicionais que levam a uma outra breve rodada de coleta de dados,
aps a qual o texto completo da primeira parte do relatrio pode ser rascunhado. O exemplo de
planilha do Apndice 3.1 pode ser um modelo til para a atribuio de responsabilidades e o
estabelecimento de metas, mas as tarefas sero divididas diferentemente em cada biblioteca, dependendo
da quantidade de tempo que cada membro do grupo de estudos pode gastar com a investigao, a
quantidade de informao que est prontamente disponvel, o tamanho da instituio e vrios outros
fatores. A Fase I deve tomar aproximadamente trs meses, do incio ao fim. Lembre-se de que seu
propsito lanar os fundamentos para a investigao a fundo.
Durante todo este processo, os membros do grupo devem ficar atento s oportunidades potenciais
e s limitaes que precisam ser levadas em conta no planejamento da prxima fase do estudo. So
exemplos dos tipos de premissas institucionais que podem emergir de um estudo preliminar:
apoio pblico decrescente e custos ascendentes vo colocar a instituio e a biblioteca sob
crescente presso financeira. Isto sugere um prolongado perodo de retrao e a competio
por verbas se tornar mais intensa. Dentro da biblioteca, o custo de instalar e manter novas
tecnologias vai requerer recursos significativos;
o compromisso bsico da instituio com os estudos humansticos e sua forte dependncia de
materiais retrospectivos slido;
um membro superior da administrao da universidade fez prolongada pesquisa nas cincias
sociais, e est familiarizado e preocupado com o problema dos livros quebradios e com a
condio geral das colees de pesquisa.
a expanso regional de redes bibliogrficas vai colocar mais presso sobre parte das colees
da biblioteca.
a biblioteca vai adquirir novos tipos de mdia que apresentam complexos problemas de preservao.
no se pode presumir que o padro anterior de apoio financeiro para a aquisio e o cuidado
de livros raros se mantenha no futuro.
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41
Baseado nesta lista de premissas, o grupo, ento, elabora as prioridades para o estudo. As
quatro a seis preocupaes que so escolhidas para ter nfase especial devem fluir naturalmente do
relatrio descritivo. Elas destacam questes crticas ou problemas para os quais as solues so
urgentemente necessrias. Alguns exemplos de declaraes de prioridade:
preocupaes com a preservao devem ser incorporadas ao atual planejamento de uma nova
rea de guarda.
a disperso das funes de preservao por toda a biblioteca e a falta de vrios tipos e nveis
de especializao em preservao tm um impacto negativo sobre a condio fsica das colees
e precisam ser enfrentadas.
a falta de conscincia por parte de administradores, da equipe e dos usurios da biblioteca
sobre a condio das colees resultou na sua negligncia. imprescindvel ateno renovada.
necessrio que se encontrem mtodos que prevejam e minimizem os efeitos fsicos do crescente
uso do emprstimo inter-bibliotecrio.
Quando alcanado o consenso, deve ser concluda a Parte I do relatrio preliminar. A sesso de
premissas e de prioridades vai guiar as investigaes do grupo de trabalho, que devero ocorrer na
segunda fase do estudo.
Apresentando a parte I do relatrio preliminar
O esboo da Parte I encaminhado ao diretor da biblioteca como preparativo para um encontro
do diretor, de outros administradores superiores e do grupo. A discusso no encontro deve se concentrar
sobre as principais premissas e prioridades identificadas no relatrio preliminar, e a importncia e
validade de cada uma. O grupo de estudos pode, subseqentemente, corrigir o rascunho com base no
feedback da administrao. O grupo, ento, entra em acordo sobre um plano de ao para a Fase II
do estudo, sobre os critrios para a seleo de membros dos grupos de trabalho, sobre um mtodo
para fazer e anunciar as nomeaes, e sobre as maneiras pelas quais a equipe no diretamente envolvida
no processo deve ser mantida informada.
Planejando a Fase II
A partir de ento, a parte final do relatrio preliminar pode ser elaborada. Ela inclui uma descrio
do plano geral para a Fase II, as incumbncias dos grupos de trabalho e um cronograma com as datas
estabelecidas. A segunda fase difere da primeira sob dois aspectos: primeiro, as investigaes tero
uma natureza muito mais detalhada do que aquelas executadas para a preparao do relatrio preliminar.
Segundo, os estudos sero levados adiante por vrios grupos separadamente, cada um liderado por
um membro do grupo de estudos. Isto amplia as responsabilidades dos membros do grupo, que
precisam tambm manter encontros breves, mas regulares, por toda a segunda fase, para coordenar as
atividades de seus grupos de trabalho.
Para planejar e gerenciar eficientemente, os membros do grupo precisam compreender
detalhadamente os procedimentos da Fase II. Uma leitura atenta dos Captulos 5 at o 9 deve preceder
a primeira sesso de planejamento, de modo que o grupo possa identificar as mudanas que sero
necessrias para adaptar os procedimentos s condies locais.
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42
A abordagem do grupo de trabalho
Existem vrias razes para o emprego de grupos de trabalho na segunda fase:
1. usar o conhecimento e as tcnicas da equipe com mxima vantagem;
2. oferecer uma oportunidade para mais membros da equipe serem envolvidos, e de aprenderem
mais sobre a biblioteca e sobre preservao;
3. realizar mais coisas dentro de uma quantidade limitada de tempo; e
4. dissipar a tenso das operaes normais da biblioteca, dividindo o trabalho entre muitos.
O Manual do PPP pressupe o uso de cinco grupos de trabalho para a execuo das investigaes
descritas nos Captulos 5 at o 9, mas pode ser necessrio configurar os grupos de trabalho
diferentemente. Por exemplo, uma biblioteca que j tenha uma preparao contra emergncias em dia
e um plano de ao em caso de emergncia, ir pular o Grupo de Trabalho D, mas pode se interessar
por examinar a encadernao comercial, a conservao e a reproduo em grande profundidade.
Neste caso, dois grupos de trabalho separados podem ser criados para estudar os aspectos operacionais
de um programa de preservao (Captulo 7). Baseado neste tipo de considerao, o grupo define o
papel de cada grupo de trabalho, determina seu tamanho e composio, seleciona os membros, e
prepara um cronograma bsico para a Fase II. J que os grupos de trabalho so criados para auxiliar
a equipe, fundamental que os arranjos e a agenda permitam ao grupo manter-se informado sobre
todas as atividades, para minimizar a sobreposio e para assegurar que as metas desta fase sejam
cumpridas.
Cada grupo de trabalho tem trs responsabilidades bsicas: coletar dados, analis-los dentro do
contexto do subconjunto especfico de questes de preservao a ele atribudo e identificar
recomendaes potenciais de ao baseadas nas descobertas. A incumbncia por escrito deve deixar
estas responsabilidades claras, delineando o objetivo da investigao e dos resultados esperados,
marcando um prazo para a concluso do trabalho.
Apresentando o relatrio preliminar completo e informando a equipe
Quando a Parte I do relatrio preliminar tiver sido retrabalhada, se necessrio, em
resposta primeira anlise dos administradores, os grupos estiverem definidos, incumbncias
preparadas, os membros dos grupos selecionados e elaborada uma agenda , o relatrio completo
estar pronto para apresentao ao diretor. Mais uma vez, podem ser necessrias correes.
Depois que o diretor e outros administradores examinarem o rascunho final do relatrio e o
diretor o tiver aceito, inclusive a escolha do pessoal para os grupos de trabalho, o diretor
oferece a cada um dos membros do grupo proposto um convite ao trabalho. importante
preparar e apresentar um resumo do trabalho equipe neste momento, e tornar o relatrio final
disponvel queles que desejarem l-lo. A equipe deve ser informada sobre os planos e os
progressos durante todo o processo de estudo, seja por escrito, seja por meio de relatos em
encontros especiais ou que tenham sido regularmente agendados. Em ltima instncia, o sucesso
de um esforo de preservao depende, em grande parte, de um forte apoio da equipe.
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A segunda visita do consultor: orientando os membros dos grupos de
trabalho
Quando nomeados, cada membro de um grupo de trabalho recebe o relatrio preliminar e o
Manual do PPP. Antes da visita do consultor, cada membro l os primeiros quatro captulos do Manual
e o captulo dedicado ao tpico que est sendo investigado pelo seu grupo. O relatrio deve ser lido antes
da visita ou depois dela, to logo seja possvel. Esta visita geralmente inclui os seguintes elementos:
um breve encontro do diretor com o consultor;
um encontro informal de todos os membros dos grupos de trabalho com o grupo de estudos
e o consultor;
um encontro do grupo de estudos e do consultor para rever o andamento, discutir planos
gerais para a Fase II e planejar a sesso de orientao para os membros dos grupos de trabalho;
um encontro de todos os membros dos grupos de trabalho e do grupo de estudos, guiado pelo
consultor, onde temas organizacionais e de preservao, o processo de estudo, o relatrio
preliminar do grupo, as expectativas, os prazos e outros tpicos, sejam discutidos em detalhe, e
as questes possam ser respondidas;
encontros separados do consultor com cada grupo de trabalho a fim de desenvolver planos
especficos para iniciar as investigaes.
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Apndice 4.1
Sobre o relatrio preliminar
Propsito
O relatrio preliminar estabelece um contexto, coloca questes-chave e identifica os meios para
a explorao destas questes durante a segunda fase do projeto. Sua funo bsica fornecer uma
compreenso comum aos membros do grupo de estudos e dos grupos de trabalho sobre expectativas,
possibilidades e limitaes que vo afetar o estudo.
Forma
Uma vez que se trata de um documento interino, ele no deve desviar a energia do trabalho
principal que vai se seguir. O relatrio preliminar deve ser relativamente breve talvez 20 a 30
pginas no total (inclusive as incumbncias dos grupos de trabalho e os cronogramas). Uma lista dos
tpicos que podem ser includos no texto aparecem abaixo. Ela deve ser adaptada para se adequar s
condies locais.
Distribuio e uso
O relatrio tem por inteno informar o diretor, os administradores superiores e os grupos de
trabalho. Um resumo do trabalho deve ser distribudo para toda a equipe e o relatrio inteiro deve ficar
rapidamente acessvel.
Tpicos potenciais para incluso no relatrio preliminar
1. Contexto institucional da biblioteca
descrio geral e histria da instituio mantenedora, principais cursos acadmicos e prioridades,
principais caractersticas financeiras, e o lugar da biblioteca dentro da instituio mantenedora;
recursos e organizao interna da biblioteca: tamanho, principais caractersticas das colees,
disponibilidade de pessoal, estrutura organizacional, principais caractersticas financeiras;
programas da biblioteca: metas e objetivos, servios, populao de usurios, principais tendncias
na elaborao de polticas e programas; ou
implicaes preservao: metas institucionais, interesses e apoio, necessidades de formato
implcitas nas responsabilidades de servio (p.ex., manuscritos originais para pesquisa, materiais
de udio e vdeo para apoio educacional).
2. Histria da biblioteca, voltada para as implicaes de preservao das colees
as colees: tipos de formatos fsicos adquiridos, polticas de reteno e substituio;
instalaes: sua idade, condio, principais mudanas das colees, entre elas, emergncias;
prticas de manuteno de colees: polticas de circulao; acesso s prateleiras; polticas de
encadernao, reparo, armazenamento e manuseio; ou
desenvolvimento de atividades locais de preservao: principais problemas e conquistas; relao
das atividades de preservao existentes com outros programas da biblioteca.
3. Fatos externos
tendncias editoriais: avanos nos mtodos de produo de livros e peridicos (qualidade do
papel e da encadernao); crescimento do uso de meios que no o papel, inclusive fitas
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magnticas, vrios tipos de discos e distribuio on-line de informao;
mudanas na profisso bibliotecria: implicaes de redes e compartilhamento de recursos,
novos padres organizacionais e de pessoal, disponibilidade de pessoal treinado, oportunidades
para educao em preservao, atividades e interesses de associaes de bibliotecas e agncias
de fomento que atendam bibliotecas e atividades de preservao; ou
surgimento de conscincia da preservao em toda a profisso e retorno (pesquisa e
desenvolvimento, crescimento dos programas de preservao em instituies, iniciativas
cooperativas).
4. Premissas de planejamento
gravidade aparente do problema local de preservao,
restries institucionais e fiscais,
principais pontos fortes e recursos, ou
prioridades para o estudo.
5. Plano da Fase II
incumbncias dos grupos de trabalho, ou
cronograma
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Captulo 5
Fase II - Controle ambiental - [Grupo de trabalho A]
Introduo s questes ambientais
O ambiente tem um efeito direto e continuado sobre a condio fsica de todos os objetos
animados e inanimados, que influencia a taxa qual os processos naturais ocorrem e, freqentemente,
introduz elementos que alteram a natureza e a direo destes processos. O grau ao qual os objetos
inanimados esto suscetveis ao ambiente que os cerca, depende de sua constituio fsica e qumica.
Alguns materiais so muito estveis sob um amplo espectro de condies, enquanto outros s toleram
pequenas mudanas sua volta, sem que eles mesmos sofram mudanas.
No espectro que vai do granito a uma bola de neve, a vida da maioria dos materiais de uma
biblioteca fica na zona do meio. Estreitando o universo para os objetos que so tipicamente colecionados
por bibliotecas e arquivos, entretanto, ns vemos uma tremenda variao da vida til na estante dos
suportes de informao. H evidncias de que alguns tm potencial para durar muitos milhares de
anos. A mais antiga amostra de papel descoberta at hoje, por exemplo, relatada como tendo sido
feita no primeiro sculo a.C. A vida de alguns tipos de CDs, entretanto, tem sido estimada por alguns
pesquisadores como sendo de apenas 25 anos. Independentemente de um meio ter vida longa ou
curta, o seu potencial inerente para permanecer til por um dado perodo de vida, freqentemente, no
considerado. Um livro pode durar indefinidamente se armazenado no escuro, a zero absoluto.
Guardado numa prateleira do stimo andar de um prdio sem ar condicionado, onde a temperatura
passa dos 33C durante o dia, no vero, e cai para 20C noite, e onde a umidade relativa varia de
10% a 80%, dependendo da estao e do tempo, este mesmo livro pode ficar to quebradio dentro
de 40 anos que suas pginas caem em um mnimo manuseio.
Temperatura, umidade relativa (UR), luz, qualidade do ar e as atividades das bactrias e formas
superiores de vida so os fatores ambientais que precisam ser controlados para assegurar o mximo
uso de materiais de bibliotecas. Embora a criao de ambientes propcios armazenagem possa ser
tremendamente difcil, e mesmo irreal, em prdios antigos, no existe meta ligada preservao mais
importante. A maioria dos investimentos em preservao afetam os materiais um a um ou em grupos
relativamente pequenos (um livro restaurado, uma revista microfilmada, dez caixas de mapas
desacidificadas por meio gasoso). A instalao de um sistema de aquecimento, ventilao e ar
condicionado novo e apropriadamente projetado, entretanto, pode ganhar tempo para cada item de
uma coleo da biblioteca.
Durante os sculos XIX e XX, muitos eventos conspiraram para tornar difcil no apenas conseguir
um ambiente ideal para a guarda por longo prazo de materiais de biblioteca, mas tambm para determinar
exatamente o que este ambiente devia ser. Por exemplo:
A natureza das colees da biblioteca moderna mudou. Onde antes dominavam papel e
pergaminho (complicados principalmente pela sua integrao com tintas e pinturas, adesivos,
capa, costura, e outras peles animais), hoje ns temos que enfrentar uma variedade aparentemente
infinita de suportes. Muitos so feitos de combinaes complexas e mltiplos laminados de
materiais, inclusive uma variada gama de plsticos, metais, pigmentos, vidros e outros
componentes. As condies ideais para o armazenamento de um material podem variar e as
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condies ideais para o armazenamento em longo prazo pode diferir significativamente das
condies timas para uso. Enquanto a UR para o armazenamento de microfilme deve ser
geralmente de 30C, volumes encadernados de pergaminho usados sob estas condies iro
apresentar sinais claros de desgaste.
Complicando ainda mais o assunto, a pesquisa que precisa ser feita para se chegar a um amplo
consenso relativo aos padres ambientais para os vrios tipos de meios e para colees de
meios mistos, est incompleta. por esta razo que a comunidade de bibliotecrios tem lutado
tanto para criar um padro do American National Standards Institute para o armazenamento de
materiais em papel. Repetidas questes foram levantadas sobre a validade das propostas,
especialmente aquelas para a umidade relativa. Enquanto que em ambiente de laboratrio um
pedao isolado de papel retm a sua flexibilidade por mais tempo em condies razoavelmente
secas, estas podem ser muito secas para volumes encadernados, que dependem de adesivos para
consolidao, e que precisam ser capazes de resistir ao manuseio sem danos. O quanto seco :
muito seco?
Os especialistas tambm discutem se o armazenamento frio aumenta a vida do videotape, e se
microfilmes de preservao mais antigos podem suportar a umidade baixa recomendada para a
armazenagem de filmes novos. So necessrios estudos mais detalhados sobre a relao entre
condies ambientais especficas e a longevidade dos vrios tipos de materiais de bibliotecas
uma necessidade que a comunidade de preservao identificou como prioridade superior.
Por ltimo, a qualidade do ar deteriorou-se pelos sculos afora, e especialmente nos tempos
recentes, tornando ainda mais difcil determinar que poluentes existem numa localidade, quais
so prejudiciais a materiais de bibliotecas e como filtr-los dos ambientes construdos.
Temperatura e umidade relativa
Por causa da complexidade das colees de bibliotecas e da conseqente variao em suas
necessidades de acondicionamento, a discusso a seguir sobre fatores ambientais se concentra nos espaos
nos quais colees gerais esto armazenadas (uma reviso das condies apropriadas de armazenagem
para meios especficos se encontra na publicao do National Research Counsil Preservation of
Historical Records, citado no Apndice 1.2). Mais uma vez, importante lembrar que at agora no h
um padro ambiental norte-americano e as opinies dentro da comunidade da cincia da conservao
parecem estar mudando. Entretanto, existem evidncias amplas e claras de que o calor e a umidade tm
um destacado efeito acelerador sobre os processos naturais que causam a deteriorao de materiais de
bibliotecas e que a alta umidade estimula o crescimento do mofo. Os guias para o armazenamento de
materiais com base em papel recomendam manter a temperatura to baixa quanto for possvel, sem
causar desconforto aos leitores conselho sobre o qual h um amplo consenso. A maior parte da
literatura publicada sobre UR recomenda uma meta-alvo de 45 ou 50%. Quando este livro foi escrito,
entretanto, o nmero parecia estar caindo para 40%. Alguns pesquisadores afirmam que 30% ainda
melhor, se puder ser alcanado, embora sejam necessrias investigaes mais detalhadas para se determinar
se os livros resistem melhor aos danos quando manuseados num ar to seco.
Existe uma certeza de que a flutuao de temperatura e de umidade relativa so muito danosas
maioria dos materiais. O artigo de Chandru Shahani citado no Apndice 1.2 inclui uma boa discusso sobre
esta questo. Na forma ideal, a temperatura e a umidade relativa permaneceriam absolutamente constantes
24 horas por dia, mas concesses razoveis precisam ser feitas nas situaes da vida real. As recomendaes
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mais novas sugerem uma flutuao mxima diria da temperatura de no mais que dois ou trs graus para
mais ou para menos, e flutuaes dirias de umidade de no mais que dois ou trs por cento para mais ou
para menos. Tambm existem recomendaes para variao mensal, referente taxa mxima que se deve
permitir para que a temperatura e a UR mudem de um ms para o outro, em funo das mudanas das
estaes climticas (na Nova Inglaterra, por exemplo, extremamente difcil e caro obter uma UR to baixa
no vero quanto no inverno, a no ser em prdios com sistemas projetados especialmente para manter as
condies constantes. A variao de estao para estao, entretanto, deve ocorrer vagarosamente). As
questes ambientais dependem da localidade, e metas razoveis e custeveis precisam levar em considerao
a idade e a natureza de um prdio, as condies existentes e a natureza das colees armazenadas.
Alguns importantes trabalhos esto sendo realizados na Library of Congress [Biblioteca do
Congresso] e no Image Permanence Institute [Instituto de Permanncia da Imagem] de Rochester,
Nova Iorque, onde dados ambientais gerados experimentalmente esto sendo usados para criar modelos
que vo auxiliar no estabelecimento de metas ambientais para novos prdios e para reforma de prdios.
A informao traada em tabelas e grficos que mostram, para um meio especfico, quantos anos de
vida em estante so ganhos ou perdidos quando a temperatura e a umidade relativa so ajustadas para
cima ou para baixo. O artigo de Donald Sebera, indicado entre as leituras para o Grupo de Trabalho A
no Apndice 1.2., apresenta exemplos deste tipo de abordagem. Entre as coisas interessantes que as
tabelas de isopermanncia de Sebera mostram, como o papel na estante pode alcanar a mesma vida
sob diferentes condies, pela diminuio da UR quando a temperatura sobe, e vice-versa.
Os modelos revolucionrios de Sebera deixam claro que no h resposta pronta para questes
sobre condies ideais. Questes de temperatura e umidade so complicadas. Entretanto, muito pode
ser aprendido a partir do monitoramento do ambiente em prdios de bibliotecas. As investigaes
devem se concentrar sobre se mudanas extremas de temperatura e/ou umidade relativa esto ocorrendo
no curso do dia, semana, ms ou ano; e se as condies esto se desviando significativamente das
recomendaes publicadas.
Luz
Tanto a luz visvel quanto a invisvel tm efeitos danosos e cumulativos, sobre materiais de
bibliotecas, fornecendo energia que estimula reaes qumicas deteriorantes, algumas das quais se
tornam auto-perpetuveis mesmo depois que a fonte original de energia retirada. Em geral, as metas
de preservao envolvem a limitao da quantidade de radiao ultravioleta da luz no maior grau
possvel; a limitao da intensidade da luz aos nveis mais baixos necessrios aos seres humanos para
fazer um uso apropriado e seguro do espao; e a limitao da quantidade de tempo que as luzes ficam
acesas no maior grau possvel. Muitos prdios, especialmente os modernos, so super iluminados. O
controle da luz importante na rea de guarda, para evitar o esmaecimento e as rachaduras das
encadernaes e das pontas dos blocos de texto; e nos espaos como reas de processamento e
vitrines de exposio, onde algumas tintas para escrita e impresso, aquarelas e outros meios ficam
vulnerveis a um desbotamento muito rpido.
A discusso sobre luz em The Museum Environment, de Gary Thomson, e em Conservation
Environment Guidelines for Libraries and Archives, de William Lull e Paul Banks (ver referncias no
Apndice 1.2) so valiosas fontes para a compreenso de questes e metas ligadas iluminao. O nmero
de ps-vela de luz necessrio depende de como o espao usado. De acordo com Lull e Banks, de 30 a 60
ps-vela so suficientes para leitura, cinco a 15 so o mximo permissvel para a exposio de objetos
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sensveis luz, e to pouco quanto dois ps-vela de iluminao vertical suficiente para a leitura de lombadas
de livros em reas de prateleiras (ver p. 5 de Conservation Environment Guidelines). Recomenda-se,
geralmente, limitar a exposio ultravioleta (UV) a 75 microwatts por lmen (ou 2% a 4% da luz total).
Qualidade do ar
A qualidade do ar um quarto fator principal que determina se o prdio de uma biblioteca
oferece condies seguras para o armazenamento de colees. Contaminadores potenciais incluem
tanto matria de partculas quanto certos gases, e o dano que pode ser causado varia de manchas leves
at taxas bastante aumentadas de deteriorao. As publicaes tanto de Thomson quanto de Lull
incluem boas discusses sobre o assunto. Tanto quanto outros aspectos da pesquisa de preservao,
muito ainda tem que ser aprendido sobre os efeitos de vrios gases, quais so os mais prejudiciais para
quais tipos de materiais, e como eles podem ser filtrados eficientemente do ar. Alm disso, a mensurao
da qualidade do ar no um trabalho para pessoas leigas. No entanto, prdios poludos freqentemente
oferecem pistas suficientes que sinalizam a necessidade de investigao profissional. Estas incluem a
presena de resduos de fuligem pelos dutos de ar, sobre as paredes, tetos e outras superfcies; e o
escurecimento visvel de blocos de texto, das margens exteriores para dentro.
Estruturas de suporte
Prateleiras, gabinetes, caixas, carrinhos de livros e outras estruturas de apoio devem ser
projetadas para a mxima proteo dos materiais armazenados nelas e sobre elas. Para serem
eficientes, elas precisam ser do tamanho apropriado, fabricadas com materiais no-prejudiciais,
acabadas ou revestidas apropriadamente e convenientemente localizadas; e devem ser em nmero
suficiente para evitar o abarrotamamento. Como uma regra geral, caixas para devoluo de livros
so inadequadas s metas da preservao. Se elas no puderem ser completamente eliminadas,
devem ser projetadas ou modificadas para minimizar a distncia a que os materiais caem, o impacto
de bater no fundo, e os efeitos sobre os livros j dentro da caixa quando mais livros so depositados.
Elas devem ser esvaziadas freqentemente e trancadas quando a biblioteca est aberta. A seo
sobre Storage and Handling do livro Preservation of Library & Archival Materials: A Manual,
publicado pelo Northeast Document Conservation Center (NEDCC), apresenta uma til
discusso sobre mveis para bibliotecas, e o guia de recursos Collection Maintenance and
Improvement, de Sherry Byrne, inclui informaes sobre o acondicionamento de meios especficos
(Apndice 1.2).
Limpeza
As bibliotecas devem ser limpas regularmente para eliminar resduos de alimentos e abrigo para
insetos e pragas; e para amenizar os efeitos da poeira que pode manchar e arranhar superfcies. A
melhor maneira de debater sobre decises tais como fumigar ou no, evitar os problemas. A seo
sobre Storage and Handling, do Manual do NEDCC, descreve procedimentos e produtos de limpeza.
Caractersticas ambientais de instalaes de bibliotecas
Todo espao fechado apresenta um conjunto singular de fatores ambientais, mas vrias
caractersticas comuns se encontram presentes na maioria das bibliotecas:
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As salas so geralmente grandes, mas o espao interior dividido em muitas unidades
pequenas por mveis, divisrias, gabinetes e prateleiras. A circulao do ar portanto desigual,
levando as condies a variar de uma rea para outra em um mesmo espao. Estas condies
variantes so chamadas microclimas. As colees grandes so geralmente divididas em prdios
separados, andares diferentes, e em vrias salas cada espao apresentando um novo
conjunto de condies.
Os padres de um corredor central so diferentes daqueles de uma rea mista de armazenamento
e leitura. As condies de caixas fechadas e gabinetes so provavelmente bem diferentes daquelas
do ar que as circunda. Os materiais armazenados junto a uma parede externa podem experimentar
flutuaes bem maiores do que aqueles armazenados a alguns metros de distncia da parede.
Muitos prdios mais velhos tm tetos altos nas reas de leitura, mas tetos muito baixos nos
corredores de livros. Cada altura cria problemas especiais para o controle ambiental, a que se
soma o fato de que poucos prdios mais antigos esto equipados com sistemas modernos de
controle de temperatura.
Prdios mais novos tm geralmente sistemas de controle de clima, mas as janelas no abrem.
No tendo outros mecanismos de controle, quando o sistema falha (como acontece
inevitavelmente) as condies podem mudar drasticamente. Prdios modernos freqentemente
incorporam vastas paredes de janelas em seu projeto, aumentando o potencial de dano por luz
ultravioleta e contribuindo com problemas de calor e umidade.
Estaes ou climas muito midos provocam o surgimento de mofo e o ataque de insetos,
enquanto as condies de regies ridas e de prdios super aquecidos, sem controle de umidade,
produzem desidratao e tornam quebradios os materiais. A massa fsica de uma grande coleo
e a natureza higroscpica da maioria dos materiais afetam a eficincia dos sistemas de controle.
Na medida em que os materiais absorvem e exalam umidade para permanecer em equilbrio
com a temperatura e umidade circundante, eles tendem a suavizar o clima prpria custa,
promovendo registros de umidade falsamente tranqilizadores. Por outro lado, por causa de sua
massa, as colees de livros e de papis tendem a responder vagarosamente s mudanas na
umidade relativa.
A maioria das bibliotecas precisa contar com pessoas de fora da sua equipe (geralmente
funcionrios da universidade ou do governo local) para a manuteno das instalaes, e mesmo
para conseguir informaes bsicas sobre estas instalaes (tais como desligar o aquecimento
ou fechar o registro de gua de um cano que vaza).
A conscincia e compreenso destas caractersticas essencial para um exame das condies
existentes e para o processo de planejamento que vai conduzir s melhorias ambientais.
Problemas do estudo de condies ambientais
Conforme j foi sugerido, uma das principais dificuldades de se quantificar as condies ambientais
a tremenda variao que pode existir dentro de uma nica biblioteca ou sistema de bibliotecas. O
tempo e o custo que seriam envolvidos na conduo de uma pesquisa verdadeiramente completa, a
torna impraticvel para qualquer coleo que no seja das menores. No contexto do PPP, o foco
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precisa ficar sobre a amostragem das condies de reas representativas. Embora tal abordagem v
ignorar alguns problemas, ela, normalmente, identifica reas principais que precisam de ateno.
Um outro desafio apresentado pela peculiaridade de cada prdio. Cada um tem suas prprias
idiosincrasias, muitas das quais podem no ser imediatamente aparentes. O processo de anlise do PPP
precisa, portanto, trazer tona o conhecimento daqueles que trabalharam em uma instalao por um
longo perodo de tempo e que esto familiarizados com seus espaos e jeitos; e que sabem que alteraes
e reformas foram feitas, e quando e como o sistema do prdio tende a falhar ou render pouco.
Uma terceira dificuldade no estudo de ambientes de prdios com base em um projeto de curta
durao reside no fato de que as condies quase sempre variam de estao para estao (especialmente
em climas frios), e de ano para ano, dependendo de variaes nos padres do clima, melhorias ou
problemas nos sistemas de aquecimento e refrigerao, mudanas nos padres de manuteno em
resposta ao crescimento ou diminuio da equipe e da redefinio de metas ambientais (durante crises
de energia, por exemplo). Somente um programa de monitoramento que funcione o ano todo pode
fornecer informaes completas sobre um local. O estudo do PPP, entretanto, tem a inteno principal
de estimular o compromisso com um programa de monitoramento a longo prazo e os relatrios da
equipe que trabalha nas reas que esto sendo pesquisadas podem suplementar o monitoramento a
curto prazo para fornecer informaes preliminares para o propsito de planejamento.
Um quarto problema a necessidade de selecionar e adquirir instrumentos de monitoramento
apropriados, alguns dos quais so caros. Termmetros so objetos facilmente disponveis, mas medir
umidade e luz requer equipamentos mais sofisticados, da mesma forma que o monitoramento contnuo
de temperatura e umidade (avaliar a qualidade do ar uma operao to complexa que foi excluda
deste estudo). J que as variaes das condies no decorrer de cada dia e de cada estao tm
grande importncia nas situaes em que os instrumentos de registro contnuo no podem ser adquiridos,
as medies devem ser feitas to freqentemente quanto possvel no decorrer de um extenso perodo.
Por ltimo, uma vez que um problema foi identificado, necessria a anlise de especialistas
para verificar as descobertas, determinar a fonte do problema que geralmente complexo e dinmico
e desenvolver uma estratgia para melhor-lo ou corrig-lo. Alm disso, necessrio garantir recursos
para implementar as recomendaes.
Premissas subjacentes investigao ambiental
Vrias premissas modelam a investigao e devem influenciar a anlise e as recomendaes de
melhoria.
O grupo de trabalho pode realizar uma investigao preliminar, que deve levar a um programa
permanente de monitoramento.
As condies vo variar de uma rea para outra.
Embora mudanas importantes nas instalaes no sejam possveis a curto prazo, mudanas
menores podem resultar em melhorias importantes.
Metas e prioridades para melhorias em vrias reas precisam ser relacionadas com a condio
atual dos materiais que esto nessas reas, seu valor intrnseco e sua relao com a coleo como
um todo.
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Aperfeioar as condies ambientais ser provavelmente um processo demorado e caro. O Grupo
de Trabalho precisa reconhecer as restries fsicas e econmicas inerentes situao e se concentrar na
elaborao de uma ampla base de dados objetivos que iro alertar a administrao da biblioteca e os
funcionrios da organizao mantenedora para o problema, inform-los sobre as provveis conseqncias
e rascunhar uma srie de medidas de curto e longo prazo para a investigao e a ao mais aprofundadas.
Organizando a investigao das condies ambientais
O Grupo de Trabalho , geralmente, liderado por um membro do grupo de estudos e inclui de
quatro a sete pessoas, dependendo da extenso das instalaes e do objetivo da investigao. O
grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas com um amplo conhecimento das instalaes, familiarizadas
com os procedimentos de engenharia e de manuteno e com o pessoal da instituio. A nomeao de
um funcionrio do departamento de manuteno da organizao mantenedora como um consultor ou
como membro do grupo de trabalho ser valiosa, se isto for possvel.
Quando nomeados, os membros do grupo de trabalho devem comear a ler o relatrio
preliminar do grupo de estudos, os Captulos 1 a 5 do Manual do PPP, os Preservation Program
Models, e as leituras adicionais sugeridas no Apndice 1.2 para o Grupo de Trabalho A. At doze
semanas podem ser alocadas para a realizao da investigao e a preparao do relatrio. O
grupo de estudos estabelece o prazo final, e o grupo de trabalho responsvel por criar seu prprio
calendrio para dar conta das tarefas dentro daquele perodo. O consultor pode se encontrar com o
grupo de trabalho para revisar os princpios bsicos de pesquisa ambiental e de anlise de dados, e
para ajudar a criar um plano de ao para a investigao. A obrigao de ler materiais preliminares
especialmente importante para o grupo de estudos ambientais. Para comear o lento processo de
aprender sobre um prdio e de demandar anlise profissional e gastos maiores de capital, se estes
forem necessrios, o grupo de trabalho precisa compreender bem as questes ambientais e sistematiz-
las corretamente.
Passos da investigao
Antes de sair com pranchetas e instrumentos, o grupo de trabalho deve preparar um inventrio
das instalaes da biblioteca como base para a seleo de locais que sero examinados. O inventrio
deve se concentrar em reas dedicadas, principalmente, guarda de colees de bibliotecas e excluir
os espaos de processamento de servio e administrativos.
O inventrio deve listar todos os prdios da biblioteca, o tamanho aproximado dos espaos
dedicados s colees, as caractersticas gerais de sistemas de climatizao. provvel que estas
informaes estejam disponveis quer na diviso administrativa da biblioteca quer no departamento de
instalaes da organizao mantenedora. O grupo de trabalho inicia seu trabalho decidindo que
informaes so necessrias para se compilar o inventrio e como elas podem ser coletadas, e
designando indivduos ou subgrupos para coletar e compilar os dados.
Selecionando espaos para exame
A partir do inventrio completo, o grupo de trabalho seleciona vrios locais para um exame
minucioso. A amostra deve:
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gerar informaes que demonstrem a variedade dos problemas que existem por todo o sistema;
incluir espaos hospedando materiais de grande valor bem como colees gerais;
incluir espaos em prdios novos e mais velhos, com ou sem sistemas de controle da temperatura;
incluir reas pblicas e de acesso restrito; e
ser representativa de outros espaos do sistema.
O nmero real de locais a serem examinados em profundidade vai depender da variedade de tipos
de espaos identificados no inventrio, do tempo e da equipe disponvel para a realizao da anlise. Um
levantamento superficial de espaos adicionais vai fornecer informaes valiosas que podem fortalecer a
necessidade da ampliao do levantamento e do programa de monitoramento no decorrer do tempo.
Antes de fazer a escolha final, o Grupo de Trabalho A deve se encontrar com o grupo de
trabalho que est analisando a condio fsica das colees. Existem vantagens em escolher algumas
das mesmas reas para estudo, j que os dados complementares podem ajudar a documentar a relao
entre as condies ambientais e a deteriorao de diferentes tipos de materiais. Um trabalho coordenado
com o grupo de estudos sobre prontido para emergncias tambm vai ser til.
Exame de amostras de ambientes
O grupo de trabalho decide, ento, sobre os mtodos especficos a serem usados no exame de
cada rea, cria um calendrio e designa indivduos ou subgrupos para a conduo de cada exame. A
coleta de dados vai se concentrar no agrupamento de fatos bsicos sobre ndices de temperatura e
umidade, nveis de luz, limpeza, estruturas fsicas (prateleiras, gabinetes, caixas para devoluo de
livros) e sinais bvios de problemas prediais (p.ex., manchas nos tetos e paredes).
Antes de comear o exame, o grupo de trabalho deve se comunicar com o funcionrio responsvel
por cada um dos locais a serem examinados para explicar o propsito e o objetivo da anlise e pedir
auxlio para preparar a agenda das atividades. Devem ser fornecidas equipe as informaes preliminares
sobre a relao entre o ambiente e a longevidade das colees. As atividades devem ser arranjadas de
modo a garantir um mnimo de transtornos.
A coleta dos dados comea com uma inspeo visual de cada local, durante a qual so anotadas
informaes bsicas (o Apndice 5.2 traz uma lista de verificao de inspeo. Ver tambm o Folheto
Tcnico do NEDCC What an Institution Can do to Survey Its Own Preservation Needs no guia de
recursos Collection Maintenance and Improvement de Sherry Byrne, p. 63-99). Os membros da
equipe que trabalham com as colees da rea que est sendo levantada podem ser envolvidos nesta
inspeo inicial.
A seguir, um plano elaborado para o monitoramento de temperatura, de umidade e de nveis
de luz no decorrer de vrias semanas. A durao do perodo de monitoramento vai depender da
natureza e do nmero de instrumentos que estaro disponveis para a realizao dos registros, quantos
locais vo ser pesquisados em profundidade e o tempo total dispendido pelo grupo de estudos para
que o grupo de trabalho conduza seu trabalho. Os locais para se fazerem os registros por instrumentos
devem ser selecionados para fornecer, to precisamente quanto possvel, dados representativos sobre
todo o espao monitorado e sobre todas as reas especiais dentro dele.
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Equipamento para monitoramento
Uma boa leitura sobre equipamentos de monitoramento ambiental o folheto tcnico Monitoring
Temperature and Relative Humidity, do Manual do NEDCC. Em resumo:
Registro manual de temperatura e de umidade relativa
Bons termmetros de mercrio ou bimetlicos podem ser adquiridos em lojas de ferragem. So
baratos e podem ser comprados em quantidade. Embora higrmetros baratos tambm estejam
disponveis, os instrumentos que medem a umidade tendem a se descalibrar. O equipamento
domstico no confivel. Qualquer higrmetro de ponteiro que seja comprado precisa ser
capaz de ser recalibrado. Os registros so verificados usando-se um psicrmetro manual giratrio
ou um psicrmetro de ventoinha que funcione a bateria. Instrumentos eletrnicos tambm esto
disponveis a um custo ligeiramente superior. O psicrmetro manual giratrio custa menos, mas
difcil de usar. Os higrmetros de ponteiro devem ter seu registro checado com relao a um
psicrmetro pelo menos uma vez por semana, e recalibrados se necessrio. O equipamento
mnimo necessrio, ento, para o monitoramento manual : um termmetro de alta qualidade e
um higrmetro de ponteiro calibrvel para cada local a ser examinado; e um psicrmetro movido
a pilha (ver no Apndice 5.3 um exemplo dos dados coletados numa verificao por amostragem
e uma tabela mostrando estes dados).
Registro contnuo de temperatura e umidade relativa usando um higrotermgrafo
Higrotermgrafos so instrumentos que registram a temperatura e a umidade constantemente,
num grfico. Eles fornecem mais informaes do que o que se coleta pela verificao manual por
amostragem, mostrando exatamente o que est acontecendo em um determinado local 24 horas
por dia. Cada vez que um grfico mudado, os registros de temperatura e de umidade devem
ser recalibrados. A temperatura pode ser checada com um bom termmetro (que deve ser
mantido sobre a prateleira com o higrotermgrafo, de modo que ele fornea um registro preciso
do local); a umidade deve ser checada com um psicrmetro movido a pilha. O equipamento
mnimo necessrio para o monitoramento com um higrotermgrafo, portanto, : um
higrotermgrafo e um termmetro de alta qualidade para cada local a ser examinado; e um
psicrmetro movido a pilha para o projeto. Ver no Apndice 5.3 uma amostra de dados
registrados num higrotermgrafo operado por um ano em uma biblioteca de msica. Os picos
semanais de alta e de baixa do registro de temperatura e de umidade relativa foram marcados no
tempo para mostrar flutuaes de curto e de longo prazo no ambiente do prdio.
Registro contnuo de temperatura e umidade relativa usando um registrador de dados
Registradores de dados so pequenos aparelhos que detectam a temperatura e a umidade relativa
eletronicamente e registram as marcaes em um chip de computador a intervalos regulares, 24
horas por dia. Periodicamente, o datalogger conectado a um computador e os dados so
impressos na forma de grficos usando um software projetado especialmente para este propsito.
No necessria nenhuma calibragem regular, embora os sensores de umidade tenham que ser
substitudos periodicamente. Os registradores de dados praticamente no requerem manuteno
(enquanto que os higrotermgrafos a requerem, de modo regular), mas requerem conhecimentos
bsicos de computao. O equipamento mnimo requerido para o monitoramento com um registrador
de dados um instrumento para cada local a ser pesquisado e uma nica cpia do software para
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a impresso dos dados (ver no Apndice 5.3); duas amostras de dados coletadas pelo registrador
de dados: uma registra as marcaes feitas em um nico local por um perodo de quatro semanas;
a outra, as marcaes feitas em quatro locais diferentes por um perodo de duas semanas.
Embora provavelmente no se possa comprar um higrotermgrafo ou um registrador de dados
para cada prdio da biblioteca ou para cada andar de um prdio principal, qualquer que seja o
equipamento adquirido para a investigao do grupo de trabalho vai ser um ponto de partida para se
juntar um nmero adequado de instrumentos pelos anos subseqentes. provvel que mais de um
mtodo de coleta de dados v ser usado durante o estudo. Uma biblioteca que possua um
higrotermgrafo, compre um novo datalogger para o PPP, e queira fazer um estudo aprofundado em
cinco locais, ir coletar dados de trs maneiras diferentes com o higrotermgrafo em um local, o
datalogger em outro e manualmente nos locais remanescentes. Sobre fontes de equipamentos, veja o
folheto tcnico Monitoring Temperature and Relative Humidity, do Manual do NEDCC.
Instrumentos para o monitoramento da luz
De acordo com Lull e Banks, os medidores de luz que fornecem marcaes precisas na faixa de
cinco a 250 ps-vela so teis para checar nveis de pontos de luz (ver p. 12 de Conservation
Environment Guidelines...). As fontes listadas no folheto tcnico Monitoring Temperature and
Relative Humidity, do Manual do NEDCC, tambm fornecem instrumentos para a medio
de nveis de luz. Os autores lembram que marcaes precisas no podem ser garantidas com os
medidores de UV mais baratos. Eles sugerem, em vez disso, que as fontes de luz sejam
identificadas e que a produo de UV seja calculada pelo que conhecido sobre as lmpadas
em uso. Ver no artigo de Lull no The Abbey Newsletter de agosto de 1992 (citado no Apndice
1.2) mais informaes sobre a produo de ultravioleta de muitas marcas de lmpadas fluorescentes
atualmente fabricadas.
Procedimentos de monitoramento
Os procedimentos do monitoramento de temperatura e de umidade vo variar dependendo se
sero usados instrumentos que registram ou no. Quando somente instrumentos que no registram estiverem
disponveis, o calendrio deve reservar dados de trs a quatro registros por dia para compensar as
mudanas da temperatura externa, do movimento do sol, das horas de uso e de outros fatores. Deve-se
chegar a um acordo sobre quem responsvel pelos registros dirios e os calendrios devem ser
coordenados entre todos os locais que esto sendo monitorados, para evitar conflitos no uso de
equipamentos. Em alguns casos, o pessoal que trabalha na rea pode fazer os registros; em outros, um
membro do grupo de trabalho, um estudante assistente ou um voluntrio pode fazer as rondas. Sempre
que possvel, os registros devem ser feitos todo dia, independentemente do prdio ficar aberto, tarde da
noite, bem como pela manh e tarde. A ajuda de um agente de segurana ou de um supervisor de
manuteno pode ser convocada para as poucas semanas em que o monitoramento estiver sendo feito.
Os padres de nveis de iluminao podem provavelmente ser discernidos dentro de uma semana,
e no precisam ser monitorados por mais tempo a no ser que as anotaes no sejam conclusivas ou
se suspeite de uma forte relao com a temperatura.
Cada pessoa envolvida deve ser instruda sobre o uso adequado dos equipamentos. Os
pesquisadores devem saber como registrar a informao numa tabela e marc-la num grfico a menos
que estejam disponveis dataloggers. Todos os pesquisadores devem conhecer a localizao de todos
os espaos que esto sendo monitorados.
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Por todo o perodo no qual o monitoramento acontece, o lder do grupo de trabalho ou algum
escolhido, deve manter um registro dirio das temperaturas mais alta e mais baixa, dos nveis de
umidade do lado de fora e das condies genricas do tempo (ensolarado, nublado, chuvoso). Relatrios
da meteorologia podem ser usados para este propsito, se os dados fornecidos forem confiveis em
relao ao local onde se situa a biblioteca. Um termmetro externo que mostra as temperaturas mais
alta e mais baixa, posicionado onde o instrumento no seja afetado pela luz direta do sol, pode fornecer
informaes comparativas (mesmo que no sejam absolutamente precisas) sobre as mudanas no
tempo. Os registros externos podem gerar importantes informaes sobre a relao entre as variaes
no clima interno e externo.
Os dados devem ser analisados na metade do perodo de monitoramento, antes das entrevistas
com o pessoal que cuida das instalaes. Esta entrevista deve buscar informaes sobre a natureza e
as capacidades dos sistemas existentes de controle de clima que afetem a rea sob estudo; os calendrios
de manuteno; a histria dos problemas ou das melhorias que afetaram a rea; e as possibilidades, os
provveis fatores de custo e as polticas (tais como o compromisso com a economia de energia eltrica)
que precisam ser consideradas na elaborao de recomendaes gerais para as melhorias. A entrevista
tambm uma oportunidade para se fortalecer o relacionamento existente entre o pessoal de manuteno
e o da biblioteca. No final das contas, as suas metas ambientais devem se unir s metas de preservao
para a biblioteca. Quando as instalaes do prdio esto envolvidas, importante lembrar quem o
engenheiro e quem o bibliotecrio. Oua e, quando forem feitas recomendaes tcnicas, reconhea
a necessidade de investigaes especializadas.
Durante a ltima parte do perodo de monitoramento, as descobertas realizadas devem ser
discutidas com a equipe na rea que est sendo estudada, para se levantar informao adicional e
opinies sobre a natureza dos problemas ambientais e as possibilidades de soluo. O pessoal pode
estar a par das variaes sazonais de condies e de problemas que podem no estar prontamente
aparentes. Uma rpida inspeo dos materiais deve ser feita em todas as reas onde os dados do
monitoramento sugerem a existncia de problemas especiais, procurando pela evidncia de algum
dano que possa ter fugido ateno durante a inspeo inicial.
Analisando os dados ambientais
Na concluso do perodo de monitoramento, todos os dados agrupados sobre cada local e
sobre as condies externas do clima devem ser apresentados para discusso por todo o grupo de
trabalho. Uma vez que a maior parte da coleta de dados e da anlise preliminar ter sido feita por
membros individuais ou subgrupos, todos os membros do grupo de trabalho devem ter uma
oportunidade de examinar todos os dados antes do encontro. Durante a discusso, as seguintes questes
devem ser levantadas:
que padres surgem da anlise? Existe alguma grande surpresa?
que espaos aparentam ter problemas principais? Qual a seriedade destes problemas em
relao ao valor das colees ali guardadas ?
que espaos aparentam possuir boas condies ambientais? As causas dessas boas condies
sugerem aes que possam ser tomadas em outras reas?
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que medidas de curto prazo podem amenizar alguns dos problemas mesmo antes que as solues
de longo prazo sejam factveis? (Mudar materiais para cantos mais apropriados? Rearrumar os
mveis as divisrias, ou as luzes? Remover algumas lmpadas ou tubos de luz? Instalar ou substituir
filtros nos dutos de ar? Ajustar ou recalibrar termostatos? Instalar ventiladores, desumidificadores,
ou umidificadores? Vedar rachaduras e buracos nas fundaes e paredes? Limpar?)
que fatores precisam ser considerados na avaliao das solues potenciais? (Idade e condio
geral do prdio? A necessidade de economizar energia? Planos de reforma ou de nova
construo?)
que obstculos e incentivos para melhoria podem ser identificados para cada rea? (Por exemplo,
o custo de instalar timers pode ser pesado contra a economia de energia; o custo de obter
temperaturas mais baixas no vero contra a ampliao da vida til das colees e a melhoria do
estmulo equipe).
existem espaos ou caractersticas ambientais importantes que no puderam ser examinadas
desta vez? Como eles poderiam ser investigados no futuro?
como poderiam as experincias de monitoramento deste grupo de trabalho ser usadas como
base para um programa permanente de monitoramento?
A partir desta anlise, o grupo de trabalho deve ser capaz de produzir uma lista dos pontos
fortes e fracos do perfil ambiental da biblioteca. Uma vez que as descobertas vo provavelmente
cobrir um grande nmero de tpicos variados o grupo de trabalho vai ter que encontrar um ponto
intermedirio entre fazer generalizaes muito abrangentes e se concentrar em detalhes, como trocar
esta lmpada ou colocar cortinas naquela janela. Isto ser mais fcil de conseguir se for colocada
nfase no estabelecimento de um processo de monitoramento permanente que objetive melhorar as
condies, com o pessoal bibliotecrio e de manuteno ficando responsveis por conduzir um exame
peridico das informaes coletadas, e trabalhando junto para buscar solues.
Elaborando recomendaes para melhorar o ambiente
A principal meta do Grupo de Trabalho A documentar a natureza dos problemas ambientais
existentes, e sugerir maneiras pelas quais estes possam ser enfrentados ou investigados em maior
profundidade. Como acontece com metas assim, as escolhas e as concesses precisam ser feitas de
modo que as recomendaes finais do grupo de trabalho sejam plausveis e alcanveis com o tempo.
As recomendaes bem-sucedidas atingem um equilbrio entre o ideal e o que a biblioteca pode
realisticamente alcanar. Elas devem ser organizadas em categorias significativas, e devem incluir, tanto
quanto for possvel, os seguintes componentes:
descrio do problema;
ao sugerida;
resultado esperado;
responsabilidade pela implementao;
prazo geral para implementao; e
recursos gerais financeiros e/ou de pessoal necessrios.
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Os relatrios dos grupos de trabalho do PPP, criados por outras bibliotecas da ARL, fornecem
modelos teis para a apresentao de recomendaes.
Os membros do grupo de trabalho devem refletir sobre as seguintes questes:
que abordagens principais podem ser usadas para resolver cada um dos principais problemas
identificados?
quais so os prs e os contras de cada soluo potencial (i.e., como ela afetaria as colees,
os padres de uso, o conforto humano, o custo)?
como as solues potenciais para cada problema se classificam em termos de impacto benfico
sobre as colees?
como elas se classificam em termos de facilidade de implementao?
onde termina o papel da biblioteca e comea o dos especialistas em prdios (arquitetos,
engenheiros e outros)?
O relatrio deve recomendar, num nvel apropriado de especificidade (de preferncia muito
genrica), o que seria necessrio para se alcanar condies ambientais altamente melhoradas, e sugerir
medidas interinas ou resultantes de concesses que levem em conta as restries e as limitaes
enfrentadas pela biblioteca. Algumas destas sero fsicas, outras econmicas. Algumas podem ser
superadas a curto ou a longo prazo, enquanto outras (o clima da regio, por exemplo) vo permanecer
fora do controle da biblioteca.
As aes potenciais podem ser organizadas em categorias talvez por caractersticas
ambientais ou por prdio, e devem combinar amplas metas com objetivos especficos. Detalhar as
relaes entre a mudana desejada e os mtodos para alcan-la, ajuda evitar a apresentao de
listas gigantescas de compras ou de vagas reafirmaes de princpios. Por exemplo, em vez de
recomendar que a biblioteca filtre todas as janelas e as fontes de luz, e instale timers e cortinas, a
recomendao pode ser: a biblioteca deve desenvolver um programa em fases para reduzir os nveis
gerais de iluminao e garantir proteo contra radiao ultravioleta (UV) para os materiais das
colees. Ao implementar tal programa, a prioridade mxima deve ser dada rea de exibio, ao
setor de Obras Raras e Colees Especiais, e Sala de Leitura de Histria. A seguinte estratgia
aparenta ser a mais prtica:
instalar timers nas lmpadas das prateleiras;
instalar cortinas ou painis nas janelas que do para o Sul*;
na medida em que as lmpadas fluorescentes queimarem, substitu-las por lmpadas que emitem
menos radiao UV;
alocar fundos a cada ano para a compra e a instalao de painis acrlicos de UV para as
caixas de lmpadas fluorescentes;
instalar plstico protetor de UV em todas as janelas da rea das prateleiras;
* NR: O autor se refere ao hemisfrio Norte. No caso do Brasil, seriam as janelas que do para o Norte.
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garantir o servio de um engenheiro de iluminao para verificar as descobertas do Grupo de
Trabalho de que as reas de prateleiras esto excessivamente iluminadas e para apresentar um
plano para a remoo eficiente e seletiva das lmpadas;
As recomendaes tambm devem ser acompanhadas de toda a informao que o grupo de
trabalho tenha levantado sobre custos, benefcios colaterais e conseqncias adversas. Por exemplo,
os dados de suporte podem indicar que usar menos lmpadas reduzir as contas de eletricidade, que
as capas dos livros esmaeceram e comearam a quebrar nas prateleiras que recebem todo o sol da
tarde, que tantos dlares por ano, durante cinco anos, comprariam painis acrlicos que filtram raios
UV para todas as caixas de lmpadas fluorescentes numa rea especfica.
Consideradas como um todo, as recomendaes preliminares devem resumir os achados e os
julgamentos do grupo de trabalho sobre as prioridades e as abordagens para serem feitas melhorias
graduais e significativas na qualidade do controle ambiental dos prdios da biblioteca.
Relatando para o grupo de estudos
O relatrio do grupo de trabalho para o grupo de estudos deve seguir todas as orientaes que
foram estabelecidas pelo grupo ou detalhadas na incumbncia. Ele deve incluir:
uma breve descrio da metodologia do grupo de trabalho;
uma descrio geral das instalaes da biblioteca;
uma discusso das principais descobertas e das reas problemticas identificadas pela
investigao; e
uma apresentao das recomendaes para melhoria.
Um exemplo de esboo de relatrio aparece no Apndice 5.4. Ele deve ser adaptado
conforme necessrio. O relatrio tambm deve incorporar, quando apropriado, informaes sobre
as provveis conseqncias das vrias mudanas, referncias a possveis restries e comentrios
sobre os riscos envolvidos em no se adotar nenhuma ao. O relatrio do grupo de trabalho
um material de trabalho; seu contedo deve ser logicamente organizado e claramente expresso,
mas sua linguagem no precisa ser sofisticada. As recomendaes finais de mudana sero feitas
pelo grupo de estudos depois que este tiver recebido e analisado os relatrios de todos os grupos
de trabalho.
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Apndice 5.1
Seqncia de tarefas da investigao ambiental
Preparao
Adquirir equipamento de monitoramento
Ler o relatrio preliminar preparado pelo grupo de estudos, os Captulos 1-5 do Manual do
PPP, os Preservation Program Models, e as leituras para o Grupo de Trabalho A listadas no
Apndice 1.2
Planejar as atividades e designar as tarefas iniciais
Produzir inventrio de espaos
Identificar as informaes necessrias e as provveis fontes
Designar indivduos e subgrupos para colet-las
Agrupar as informaes e preparar o inventrio
Selecionar os espaos a serem examinados
Determinar o nmero de espaos a serem examinados
Consultar os grupos de trabalho sobre condio e emergncia
Selecionar locais a partir do inventrio
Informar ao pessoal apropriado
Examinar espaos representativos
Criar calendrio, elaborar tarefas
Realizar inspees visuais
Estabelecer um plano de monitoramento
Executar o monitoramento
Iniciar o registro do clima
Fazer os registros dirios dos instrumentos
Analisar os dados e ter encontro com os engenheiros do prdio
Discutir as descobertas com o pessoal que trabalha no local
Agrupar todos os dados
Anlise de dados pelo grupo de trabalho
Todos os membros estudam os dados
Discutir tendncias principais e problemas especficos
Determinar as principais metas de melhoria
Elaborar as recomendaes
Fazer consideraes sobre potenciais solues para os problemas
Analisar e classificar as solues
Rascunhar as recomendaes
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Preparar o relatrio para o grupo de estudos
Esboar o contedo e designar a responsabilidade pelo rascunho
Examinar e revisar as sees conforme completadas
Concluir o relatrio e submet-lo ao grupo de estudos
Preparar uma apresentao para o encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de
trabalho
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Apndice 5.2
Lista de verificao para o exame ambiental
Estas informaes so coletadas atravs de inspeo visual e de entrevistas do pessoal da
biblioteca e de manuteno e so suplementadas pelo monitoramento da temperatura da umidade
relativa e dos nveis de luz, usando-se os instrumentos apropriados.
Identificao do espao
Nome do prdio, local, metragem quadrada aproximada, natureza e nmero dos materiais
mantidos, nvel de uso.
Sistema de aquecimento, ventilao e condicionamento de ar
Tipo? Eficincia aparente? Idade? Problemas documentados e/ou observados? Sinais de fuligem
nos dutos de ar e sobre as superfcies? Foram feitos registros com higrotermgrafos no passado
e eles esto disponveis? Existem registros disponveis que documentam a performance do sistema?
As condies variam sazonalmente?
Fontes de calor
Muita proximidade de janelas, radiadores, canos de aquecimento ou lmpadas incandescentes,
das colees? Evidncia de capas de livros empenadas, separando ou quebradias?
Umidade
Presena de equipamentos de umidificao ou desumidificao? Muita proximidade de canos
de gua e de tubulao de ar forado das colees? Sinais de vazamentos anteriores, paredes
ou tetos estragados? Evidncia de mofo, bolor ou condensao? Sinais de ressecamento? Foram
feitas anotaes no passado e elas esto disponveis?
Luz
Muita proximidade de janelas ou de caixas de luz das colees? Lmpadas fluorescentes so
filtradas para eliminar a radiao ultravioleta? Evidncia de esmaecimento, descolorao ou
ressecamento das capas de livros?
Limpeza
Poeira, areia ou partculas carbnicas de matria sobre as colees ou prateleiras? (O carbono
transforma as luvas de algodo brancas em pretas). Evidncia de insetos? Com que freqncia
a rea limpa? O que exatamente limpo? Pisos, prateleiras, livros?
Estruturas de apoio
Prateleiras - Firmes? Adequadamente parafusadas? Profundas e altas o suficiente para os
materiais? Se de madeira, adequadamente vedada? Se de metal, adequadamente acabada?
Livre de ferrugem, lascas, pontas afiadas? Nmero suficiente de escadas para acesso s prateleiras
mais altas? Nmero adequado de bibliocantos? Evidncia de abarrotamento? Espao adequado
no corredor para os carrinhos?
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Gabinetes - Gavetas ou prateleiras adequadas para o tamanho dos materiais? Se de madeira,
adequadamente vedado? Se de metal, adequadamente acabado? Livre de ferrugem, farpas ou
pontas afiadas? Abre fcil, sem problemas? Conveniente para a remoo e substituio
cuidadosas dos materiais? Evidncia de superlotao? Materiais adequadamente armazenados?
Pastas, caixas - De tamanho adequado para os materiais que contm? Oferecem suporte
adequado? Em boas condies? Manufaturadas com materiais apropriados? (Escurecimento
e ressecamento tanto da pasta quanto de seu contedo sugerem a presena de cido. Uma
caneta indicadora de pH, disponvel em catlogos de venda de produtos de biblioteca
especializados para preservao, pode ser usada para a realizao de uma pesquisa simples
de pH).
Vitrines de exposio - Firmes? Superfcies lisas? A iluminao tem radiao ultravioleta,
intensidade e durao controladas? H mecanismo eficiente para o controle de temperatura e de
umidade relativa internas? Suportes ou pedestais adequados e bem projetados disponveis?
Caixas para devoluo de livros H mecanismo para minimizar a distncia a que os livros
caem nas caixas? rea de coleta almofadada? Esvaziada com freqncia? Trancada quando a
biblioteca est aberta? So necessrias?
Carrinhos de livros - Rodinhas firmes e emborrachadas? Amplos o suficiente para os materiais? Se
de madeira, vedados apropriadamente? Se de metal, acabados adequadamente? Livres de ferrugem,
farpas ou pontas afiadas? H nmero suficiente para o manuseio cuidadoso, sem sobrecarga?
Superfcies de trabalho e mesas de leitura - De tamanho adequado para o exame dos materiais?
Se de madeira, vedadas adequadamente? Se de metal, acabadas apropriadamente? Livres de
ferrugem, farpas ou pontas afiadas? Localizao e disposio convenientes para o manuseio
cuidadoso das colees?
Equipamento para exibio ou audio
Limpos? Em boas condies de funcionamento? Calendrio de manuteno adequado? Evidncia
de dano aos materiais (discos ou filmes arranhados, imagens de vdeo degradadas)?
Organizao do espao
Disposio apropriada para o transporte seguro das colees pelos corredores e portas, pelos
cantos, dentro de elevadores? O projeto permite a circulao adequada de ar? Algum problema
criado pela natureza do espao adjacente, por padres de uso?
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Apndice 5.3
Coleta de dados sobre o ambiente
Formulrio modelo para coleta manual de dados
LEITURAS DE TEMPERATURA/UMIDADE RELATIVA
etc...
Grfico modelo para visualizao de dados registrados manualmente
(Plotado sobre papel de grfico)
Local:
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Visualizao do modelo de dados registrados num higrotermgrafo em um nico local durante
o perodo de um ano
Obs.. medio de temperoturos em
o
F.
Semanal
alto
Semanal
baixo
Semanal
alto
Semanal
baixo
Temperatura
Umidade relativa
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Visualizao do modelo de dados registrados num datalogger em quatro locais durante o
perodo de quatro semanas
Dodos contnuos de temperoturo e umidode relotivo de 11 de novembro o de dezembro de 11.
Obs.. medio de temperoturos em
o
F.
Temperoturo
Umidode relotivo
Monitoromento de quotro semonos dos
condies de umo cripto egpcio usondo
um @=J=CCAH ACk
Grfico de temperatura e umidade relativa versus tempo
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Visualizao do modelo de dados registrados num datalogger em um nico local durante o
perodo de duas semanas
Monitoromento de 4 locois distintos Golerio 1 - 4 o 7 de |ulho, 11
Golerio 2 - 7 o 2 de |ulho, 11
Golerio 3 - 12 o 15 de |ulho, 11
reo de ormozenomento - 15 o 18 de |ulho, 11
Umidode relotivo
Golerio 1 Golerio 2
Golerio 3 reo de
ormozenomento
Temperoturo
Monitoromento de duos semonos nos golerios
do Museu e no reo de ormozenomento
usondo um @=J=CCAH ACk
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Apndice 5.4
Modelo de rascunho do relatrio do grupo de trabalho ambiental
Introduo
Objetivo do estudo
Descrio da metodologia
Pontos fortes, limitaes ou caractersticas especiais da abordagem
Breve descrio das instalaes
Biblioteca principal
Espaos de colees especiais etc.
Exame das condies ambientais
Principais problemas
Causas aparentes
Impacto sobre as colees
Recomendaes para investigaes adicionais e mudanas
Apndices
Exemplo e resumo dos dados coletados pelo monitoramento
Planta baixa dos andares identificando os principais problemas ambientais
Valor do custo de equipamentos, materiais ou modificaes estruturais, quando for o caso
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Captulo 6
Fase II - Condio fsica das colees [Grupo de Trabalho B]
Introduo s questes
A obteno de dados confiveis sobre a condio das colees da biblioteca um componente
indispensvel no planejamento de preservao. Por causa da ampla gama de fatores tais como a idade
dos itens; os mtodos e os materiais usados na sua fabricao; as tcnicas de processamento, o
ambiente de armazenamento e ao uso a que os itens estiveram sujeitos; a maioria das colees vai
conter materiais em todas as condies, variando do intocado ao completamente desintegrado.
Problemas especficos podem ser agrupados por local ou formato, mas a organizao tradicional dos
materiais em colees temticas e as seqncias de classificao que os expandem internamente tendem
a distribuir os problemas fsicos aleatoriamente por todo o sistema.
Entre os maiores desafios na avaliao das condies de colees de pesquisa esto o nmero
e a variedade de itens envolvidos, bem como a ampla gama de tipos de danos. As bibliotecas modernas
contm materiais em uma gama cada vez mais ampla de formatos. Pode haver centenas de milhares
ou mesmo milhes de itens em alguns grupos de formatos e dentro de cada grupo h, provavelmente,
diferenas substanciais nos constituintes qumicos e na estrutura fsica dos itens individuais. Uma vez
que o exame de cada item impossvel, necessrio que se usem tcnicas de amostragem como uma
base para se estimar as necessidades totais de preservao.
Uma outra dificuldade surge do fato de que certas caractersticas fsicas precisam ser determinadas
atravs de meios relativamente sofisticados. Enquanto o papel quebradio, por exemplo, pode ser identificado
dobrando-se um canto da pgina para frente e para trs at que ele quebre, o teor de acidez que resulta no
estado quebradio precisa ser medido usando-se uma soluo qumica apropriada, tiras de teste de pH, ou
para resultados mais precisos instrumentos de laboratrio. Os novos meios portadores de informao
so ainda mais problemticos, na medida em que seu uso , com freqncia, dependente de mquinas.
Alguns tipos de estrago em fitas magnticas, por exemplo, podem ser descobertos somente com o uso de
equipamentos especiais feitos para este propsito. Embora o papel quebradio seja identificado corretamente
como o mais significativo problema de preservao de grandes colees de pesquisa porque os materiais
em papel representam uma percentagem muito alta do acervo total , outros meios (CDs, por exemplo)
tm vida ainda mais curta e do pouca indicao de que esto se tornando ilegveis.
Por ltimo, os itens individuais vo, provavelmente, ter mltiplos problemas, necessitando assim
de um modelo de levantamento complexo. Um livro pode ser costurado sobre o texto, e ter 50 pginas
removidas intencionalmente. Um disco de vinil pode estar arranhado, ter acumulado poeira em seus
sulcos e estar guardado em uma capa de papelo caindo aos pedaos. A complexidade das colees
e de seus problemas tm implicaes de tempo, de tcnica e de equipamento para o pesquisador e
pode, portanto, limitar o objetivo de uma investigao.
Premissas subjacentes investigao das condies das colees da
biblioteca
As seguintes premissas do contorno e motivao para uma investigao sobre as condies
das colees da biblioteca:
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o desenvolvimento de informaes confiveis sobre a condio fsica de uma coleo da biblioteca
possvel. Independentemente de como a informao coletada, entretanto, as perguntas dos
questionrios tm que ser elaboradas de forma que, tanto quanto possvel, as respostas sejam de
natureza objetiva, e no subjetiva; e os resultados dos levantamentos tm que ser quantificveis.
os dados coletados pela inspeo de uma pequena percentagem de itens em uma coleo podem
ser usados para projetar o nmero aproximado de itens da coleo inteira que se enquadram em
uma categoria principal de condio (ex.: o nmero de volumes com encadernaes consertadas
de maneira imprpria) mas apenas se a coleo total for amostrada corretamente.
os resultados de levantamentos fornecem fundamentos slidos e confiveis sobre os quais se
pode basear o planejamento a curto e a longo prazo, e para preparar os oramentos do programa.
Introduo s metodologias de levantamento
Em anos recentes, as caractersticas fsicas das colees de bibliotecas foram estudadas de diferentes
maneiras para informar esforos de planejamento de preservao:
Julgamento de um especialista
Observaes feitas por um especialista em preservao, baseadas numa amostra no-aleatria
de materiais da coleo (p. ex., a biblioteca convida um consultor para realizar uma visita ao local e
preparar recomendaes baseadas nas observaes).
Anlise de necessidade
Uma anlise geral das necessidades e das prioridades de preservao, s quais se chega pela
seleo de uma amostra aleatria da coleo e pela anlise de cada item da amostra para determinar
sua condio, o tipo e a quantidade de uso que ele recebe, as condies sob as quais ele
acondicionado e seu valor.
Levantamentos de condies
Uma anlise detalhada da natureza fsica e das condies de uma coleo, qual se chega pela
seleo de uma amostra aleatria estatisticamente vlida e pelo registro, em detalhe, da natureza fsica
e da condio de cada item da amostra.
Com relao anlise do especialista, os dados coletados por uma rpida observao, por mais
treinado que ele seja, no fornece informao suficiente para se formar a base do planejamento de
preservao de longo prazo para grandes colees. Por esta razo, a discusso a seguir se concentra
na anlise de necessidades e nos levantamentos de condies. Por causa das inevitveis restries de
tempo inerentes ao processo do PPP, e do custo e tempo envolvidos no desenvolvimento de um
instrumento de levantamento e do programa de computador que o suporte, recomenda-se o uso de
programas j disponveis.
Levantamentos para anlise de necessidades
A anlise de necessidades a tcnica de levantamento desenvolvida mais recentemente dentre
as trs citadas aqui. Alm dos limitados dados sobre as condies, os levantamentos para anlise de
necessidades coleta informaes sobre problemas potenciais de acesso (p.ex., nveis de uso, se um
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73
item no est na prateleira), acondicionamento (proteo contra incncio, condies ambientais
dentro dos prdios, prontido para emergncias), e valor (raridade, importncia para os programas
institucionais etc.). A interao destes quatro fatores usada para se determinar at que ponto cada
item est sob risco, que aes gerais so necessrias para preserv-lo e que prioridade ser dada.
Parte-se da premissa de que os recursos necessrios para a soluo de todos os problemas de
preservao sero insuficientes.
At agora, existem dois instrumentos gerais de levantamento para anlise de necessidades de
preservao disponveis: o Research Libraries Group Preservation Needs Assessment Package,
ou PreNAPP, e o Calipr da Biblioteca do Estado da Califrnia. Ambos foram automatizados para o
computador. O RLG est atualmente desenvolvendo um instrumento especfico para anlise de
necessidades para colees de fotografias, baseado na mesma matriz de quatro fatores em torno da
qual o PreNAPP e o Calipr foram elaborados; e um consrcio de bibliotecas do Estado de Nova
Iorque tem usado instrumentos de anlise de necessidades em colees de documentos arquitetnicos.
O Calipr e o PreNAPP so baseados no mesmo conjunto de questes para levantamento. A
diferena entre os instrumentos est basicamente nos relatrios para gerenciamento gerados por cada
um. O PreNAPP fornece um relatrio sobre as necessidades gerais da coleo em todos os formatos
(livros, documentos, filmes, tapes etc.); e inclui tabelas estatsticas sobre a preciso das estimativas,
bem como tabulaes cruzadas entre os vrios elementos de dados do levantamento.
O Calipr fornece relatrios para gerenciamentos separados para cada um dos formatos
levantados (ex.: livros, microfilme), e sobre dois subconjuntos de cada coleo levantada (isto ,
materiais de intenso uso, e materiais que tm alto valor). Os relatrios por formato tornam possvel
estimar o custo total de cada ao de preservao necessria; e os relatrios por subconjunto embasam
estimativas do custo de preservao de materiais de alto valor e/ou de alto uso, presumindo-se que os
fundos sejam insuficientes para atender s necessidades da coleo inteira.
As informaes sobre a encomenda e os requisitos de sistema para o PreNAPP e o Calipr so
as seguintes:
PreNAPP Calipr
endereo: endereo:
Research Libraries Group California State Library Foundation
Documentation Services Center P.O. Box 942837
1200 Villa Avenue Sacramento, CA 94237-0001
Mountain View, CA 94041-1100
e-mail: bl.lxa@rlg.stanford.edu
custo: custo:
grtis para membros do RLG $30 + $2,50 envio/manuseio
$21 + $5 envio/manuseio para
no-membros
instalao: instalao:
PC compatvel IBM PC compatvel IBM
(contacte o Research Libraries Group (contacte a California State Library Foundation
para saber os atuais requisitos de sistema) para saber os atuais requisitos de sistema)
Untitled-11 17/05/01, 22:36 73
74
Levantamentos de condies
Os levantamentos de condies oferecem informaes mais detalhadas sobre a condio fsica
de uma coleo e seus subconjuntos definidos, sem incluir o elemento de risco (i.e., condies do
prdio, prontido para emergncias, uso) no projeto do levantamento em si. Alm de questes gerais
(ex.: Que percentagem da coleo est em boa condio?, Que percentagem est danificada mas
pode ser reparada?, Que percentagem sofre danos intencionais regulares?), os levantamentos de
condies podem responder a questes especficas que ajudam a projetar as necessidades operacionais
de um programa de preservao. Por exemplo, ao avaliar uma coleo temtica de importncia
internacional, pode-se projetar, a partir do nmero de volumes que so cidos, no ainda quebradios,
e impressos em papel no-acetinado, o nmero de volumes desta coleo que seriam candidatos
apropriados para desacidificao em massa. Ao analisar uma coleo de circulao para graduao,
uma significativa percentagem de volumes que mostre sinais de ter tido pginas intencionalmente
removidas sugeriria a necessidade de rever o custo de fotocopiagem por pgina na biblioteca, e o
nmero e localizao de mquinas de copiar.
Algumas bibliotecas de pesquisa realizaram levantamentos de condies junto com esforos de
planejamento de preservao, a comear pelo pioneiro levantamento feito pela Stanford University
Library em 1979. O levantamento mais abrangente, at hoje, foi o da Yale University, de 1979 a
1983, com apoio do National Endowment for the Humanities. Este estudo em larga escala aferiu a
natureza e a condio de livros em uma amostra aleatria de 36.500 volumes, tirados de 15 das 16
principais bibliotecas da Yale. As colees foram divididas em 36 subconjuntos, cada um dos quais foi
tratado como uma coleo separada. Para cada livro, os pesquisadores responderam a 12 questes
sobre sua natureza fsica e condio.
Recentemente, uma metodologia de levantamento de condies foi desenvolvida e testada
exaustivamente em campo pelo Harvard University Library Preservation Office para uso em seu
sistema descentralizado de bibliotecas.
A metodologia de levantamento de condies do Harvard University Preservation Office
O desenvolvimento de uma metodologia de levantamento de condies para a Harvard University
Library faz parte de um programa de longo alcance para coletar informaes sobre a condio das
colees da Harvard, que vo servir como uma base para o planejamento de preservao, planejamento
de projetos e captao de fundos. Quando o Preservation Office comeou a trabalhar em um processo
de levantamento para as colees gerais de referncia, ficou claro que vrios diferentes tipos de programas
de computador seriam necessrios para a realizao de um levantamento de condies bem feito do
incio ao fim. Um programa de planilha eletrnica era necessrio para gerar amostras aleatrias e prover
anlise estatstica, um programa de base de dados era necessrio para coletar dados e um programa de
grfico era necessrio para produzir os formulrios de levantamentos e os grficos a serem usados no
relatrio final. Estava claro que instrumentos computadorizados de coleta e de apresentao de informaes
no deveriam ser recriados para cada uma das bibliotecas de Harvard levantadas.
Com a meta de criar um processo eficiente e confivel, o Preservation Office comeou a
investigar maneiras de simplificar e de automatizar procedimentos de levantamento ao mesmo tempo
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em que o teste em campo comeou a aferir a qualidade dos dados coletados usando um projeto
preliminar de levantamento. O resultado deste esforo um pacote de levantamento de condies,
projetado e programado sob medida, que oferece um conjunto completo de ferramentas de levantamento
para colees gerais de pesquisa. O pacote de levantamento permite s bibliotecas de Harvard
conduzirem levantamentos de forma eficiente e relativamente sem problemas, e disponibilizar os resultados
a todo o sistema bibliotecrio um processo que vai facilitar a elaborao de planos de preservao
para bibliotecas especficas, bem como o planejamento crtico de todo o sistema.
A metodologia de levantamento de condies de Harvard constitui-se de dois mdulos integrados:
um para gerar listas de amostras aleatrias e um segundo para coletar resultados de levantamentos em
uma base de dados para tabulao e anlise. Ambas as peas de software foram cuidadosamente
programadas para torn-las fceis de usar, tanto para pessoas novatas ao sistema Macintosh sobre o
qual elas rodam, quanto para aquelas sem experincia na conduo de levantamentos de condies.
O mdulo de base de dados tem vrias caractersticas singulares:
1. Flexibilidade. O software da Harvard permite aos usurios personalizar questes do
levantamento para que reflitam as reas temticas e padres de publicaes representados em
suas colees. Uma vez que a biblioteca tenha entrado com suas variveis prprias de
levantamento, estes valores so incorporados por toda a base de dados, dos formulrios de
levantamento aos relatrios finais e grficos, para garantir resultados precisos e significativos.
Alm disso, a terminologia e as opes dentro dos formulrios de levantamento ( p.ex., tipos de
encadernaes, tipos de capas protetoras, natureza do estrago causado pelos clientes, natureza
dos estragos ambientais) podem ser personalizadas para refletir circunstncias locais.
2. Opes de levantamento. Alm do aferimento bsico das suas condies, uma biblioteca
pode decidir coletar dados sobre o nmero e os tipos de ilustraes em cada volume levantado,
e/ou adicionar um componente avaliao de colees ao levantamento. Quando combinado
com os dados sobre condio, o uso de um ou dois destes mdulos opcionais fornece uma
anlise mais abrangente sobre a qual antecipar as necessidades de reformatao e tratamento.
3. Facilidade de uso. A interface Macintosh guia os usurios pelo processo de criao de um
levantamento e da entrada de dados. Pouco treinamento necessrio para usar o programa.
4. Controle de qualidade. O mdulo de base de dados tem rotinas automatizadas para checar
os dados na medida em que so introduzidos na base de dados. Embora ele no elimine a
necessidade de revisar os dados do levantamento, o software vai detectar muitos erros comuns
de entrada de dados, e pedir ao usurio que os corrija durante o processo.
5. Qualidade dos relatrios. O software de Harvard produz, automaticamente, anlises de
dados uma vez que eles tenham sido introduzidos no computador. Relatrios e grficos podem
ser gerados a partir de toda a amostra do levantamento ou subdivididos por reas temticas,
coleo, local de publicao ou pela idade dos materiais. O programa permite uma rpida
anlise da validade estatstica dos dados e, alm dos formatos de relatrio j existentes, tambm
h ferramentas para a produo de relatrios personalizados.
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As informaes sobre a encomenda do programa so as seguintes:
endereo:
Harvard University Library Preservation Office
25 Mt. Auburn Street
Cambridge, MA 02138
instalao:
Macintosh (contacte o Harvard University Library Preservation Office para saber os atuais requisitos
de sistema)
Organizando a investigao
Selecionar o grupo de trabalho de levantamento
As principais responsabilidades do Grupo de Trabalho B so: selecionar uma metodologia de
levantamento, realizar o levantamento e, com base nas descobertas, rascunhar recomendaes gerais
de ao baseadas na experincia do levantamento e nos problemas revelados pelos dados. Estas
recomendaes vo ser consideradas com aquelas de outros grupos de trabalho, quando o grupo de
estudos preparar seu relatrio final para o diretor da biblioteca. O Grupo de Trabalho B , geralmente,
liderado por um membro do grupo de estudos e inclui de quatro a sete pessoas, dependendo do
tamanho das instalaes e do objetivo da investigao.
O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas com amplo conhecimento das colees; uma
compreenso da maneira como vrias categorias de materiais so usadas; e, familiaridade com os
antigos e atuais programas da biblioteca para restaurao, encadernao e outros tratamentos.
essencial que pelo menos um membro do grupo de trabalho seja uma pessoa familiarizada com materiais
e estruturas de livros. Conhecimento de mtodos estatsticos e de tcnicas de amostragem tambm vai
ser valioso, mesmo que apenas para responder perguntas que surjam do uso de um dos pacotes para
levantamento disponveis. Conhecimento em estatstica pode ser obtido com freqncia engajando os
servios de consultoria de algum de uma outra rea dentro da organizao mantenedora (ex.: um
departamento de estatstica ou centro de computao).
Quando nomeados, os membros do grupo de trabalho devem comear a ler o relatrio preliminar
do grupo de estudos, os Captulos 1-4 e 6 do PPP, Modelos de Programas de Preservao e as
leituras adicionais sugeridas no Apndice 1.2 para o Grupo de Trabalho B. Podem ser destinadas at
doze semanas para a realizao da investigao e a preparao do relatrio. O grupo de estudos
estabelece o prazo final e o grupo de trabalho responsvel por preparar seu prprio calendrio para
terminar o trabalho dentro daquele perodo. O consultor pode se encontrar com o grupo de trabalho
para analisar os princpios bsicos de levantamento de condies e de anlise de dados, e para ajudar
a elaborar um plano de ao para a investigao.
Estabelecer metas e selecionar uma metodologia de levantamento
O grupo de trabalho inicia seu trabalho colaborativo definindo as metas de sua investigao.
Estas metas vo se concentrar principalmente na coleta de informaes especficas, detalhadas, relativas
condio da coleo; no estudo dos dados analisados para detectar principais tendncias e problemas;
e na recomendao de prioridades de ao baseadas nas descobertas do levantamento. Em seguida
escolhida uma metodologia de levantamento.
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Para os propsitos do PPP, o levantamento de Harvard recomendado para a aferio da
condio de colees gerais. Primeiro, ele coleta dados mais abrangentes sobre as colees e oferece
mais flexibilidade para anlises e relatrios do que fazem os pacotes para levantamento de anlise de
necessidades disponveis at agora. Onde os levantamentos perguntam cinco questes gerais sobre a
natureza e a condio de cada item, o levantamento de Harvard pergunta de 30 a 40, dependendo da
escolha dos mdulos opcionais (ver o Apndice 6.2). Estes dados descritivos so essenciais para a
tomada de decises ao nvel operacional. O programa de encadernao da biblioteca precisa ser
reavaliado? Grandes quantidades de materiais esto sendo arruinadas pela umidade em certas reas
das prateleiras? Que quantidade de mutilao sugere a necessidade de um programa vigoroso de
educao para a equipe e o usurio? Os tipos de restaurao de livro e de papel atualmente empregados
esto resultando em estrago aos materiais, na medida em que envelhecem? Um levantamento de
condies bem elaborado pode responder, ou ajudar a responder, questes como estas e afins.
Segundo, questes tais como condies ambientais, prontido para emergncias e treinamento de
equipe e usurio, que so consideradas nos questionrios do levantamento de anlise de necessidades,
vo ser examinadas em profundidade pelos Grupos de Trabalho A, D e F e vo, portanto, servir de
chave entre as questes consideradas pelo grupo de estudos quando este preparar seu relatrio.
Aferir a condio dos materiais no-livro (fotografias, fitas magnticas, filmes, discos ticos)
bastante desafiador, parcialmente por causa dos fatores mencionados na introduo a este captulo.
Caliper e PreNAPP podem ser usados para levantar a condio geral de materiais em uma variedade
de formatos, mas as questes perguntadas sobre cada item (ex.: Ele se tornou incopivel?) requerem
ver, ouvir, ou ambos, em equipamentos apropriados; e uma boa compreenso das propriedades
mecnicas, qumicas, e da idade do meio. Provavelmente melhor perguntar questes que possam ser
completamente respondidas por um especialista (p.ex., O microfilme est quebrado? Arranhado?
Firmado apropriadamente no carretel, e acondicionado numa caixa apropriada?). O guia de recursos
de Sherry Byrne, Collection Maintenance and Improvement, inclui vrias leituras e uma bibliografia
que vo ser teis para as bibliotecas que desejarem elaborar levantamentos para materiais diferentes
de livro (ver no Apndice 1.2 a referncia completa). Por causa dos limites de tempo inerentes ao
processo do PPP, entretanto, o grupo de trabalho deve concentrar seus esforos, em grande parte ou
exclusivamente, em livros e revistas das colees gerais da biblioteca principal. O Grupo de Trabalho
B pode reconhecer a importncia do desenvolvimento de dados descritivos para todos os acervos
significativos da biblioteca, recomendando prioridades para levantamentos de condies subseqentes.
Conduzindo a investigao
Definindo a amostra
O primeiro passo para o grupo de trabalho definir a coleo que vai ser amostrada. As bibliotecas
setoriais vo ser includas? Os livros armazenados fora da sede ou as colees de arquivos verticais
devem ser levantados? Uma vez que a abrangncia do levantamento esteja definida, o grupo de trabalho
vai determinar um tamanho de amostra apropriado, com base nos princpios descritos por Carl M.
Drott em Random Sampling: A Tool for Library Research (ver referncia completa no Apndice
1.2). Embora parea contrasenso, a escolha do tamanho da amostra no est relacionada com o
tamanho da coleo, mas antes com o nvel de confiana e o nvel de tolerncia desejados nos resultados.
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Os levantamentos de bibliotecas tm tipicamente, por objetivo, um nvel de confiana de 95%, o que
significa que h uma probabilidade de 95% de que o percentual real de livros em uma categoria
especfica (p.ex., livros que precisam de restaurao do papel) estar dentro da faixa determinada
pelos dados do levantamento. Independente de a coleo ter 50 mil ou 3 milhes, a amostra mnima
necessria vai ser de, aproximadamente, 380 itens. Os resultados para uma amostra deste tamanho
vo ter um nvel de tolerncia (tambm chamado de intervalo de confiana ou erro padro) de 5%.
Logo uma descoberta de que 25% dos livros esto quebradios significa, na verdade, que h 95% de
probabilidade de que 20-30% (25% 5%) da coleo esteja quebradia.
Se a biblioteca deseja fazer projees de custo ou prever o nmero de volumes que precisam de
restaurao, um nvel de tolerncia menor vai produzir estimativas mais precisas. Em geral, uma amostra
de 600 vai produzir resultados com um nvel de tolerncia de 3-4%, enquanto uma amostra de 900 vai
dar 2-3%. O nvel de tolerncia calculado por uma frmula estatstica baseada na percentagem e no
tamanho da amostra, e automaticamente computado como parte do programa de Harvard.
Uma das armadilhas comuns ao interpretar resultados de levantamento generalizar para pequenos
subconjuntos dentro da populao do levantamento. Por exemplo, se os volumes de flio compreendem
1% da coleo, uma amostra aleatria de 900 tirados de toda a coleo vai incluir nove flios uma
amostra pequena demais para que se tirem concluses. Subconjuntos de 50 vo ter um nvel de tolerncia
de at 14%. Se o grupo de trabalho quer olhar as condies de subconjuntos dentro da populao
(isto , peridicos vs. monografias, edies Americanas vs. Europias), os subconjuntos devem conter
pelo menos 200 itens, que vo produzir resultados com um nvel de tolerncia de aproximadamente 6-
7%. Embora ainda vagas, estas descobertas vo indicar tendncias e reas de problema que podem
ser exploradas com maior detalhe em levantamentos futuros. A alternativa aumentar o volume de
itens do segmento da coleo que est sub-representado, mas isto deve ser feito com a orientao de
um estatstico.
A metodologia de levantamento de Harvard recomenda uma amostra de 900-1000 itens para
produzir resultados mais precisos para a coleo toda e dados mais confiveis para subconjuntos
dentro desta coleo. Se este tamanho de amostra for escolhido, o projeto vai requerer aproximadamente
200 horas do tempo da equipe para levantar e dar entrada nos dados. Vai ser necessrio mais tempo
para mapear a coleo e revisar os dados e, bem como para levantar ilustraes e/ou avaliar o significado
de itens, se estas opes forem escolhidas. Os custos reais vo variar dependendo de se o grupo de
trabalho usa estudantes estagirios ou membros do prprio grupo, uma deciso que tem impacto
considervel sobre a quantidade de treinamento, superviso e verificao necessrias.
Definindo parmetros de levantamento
A definio inicial de parmetros de levantamento crtica para o sucesso do levantamento de
condies, como tambm o a definio de subconjuntos dentro da coleo para os quais se desejam
dados separados do levantamento. Um subconjunto pode ser uma ampla rea temtica (p.ex. fsica),
uma lngua (ex.: edies alems), um tipo de coleo (p.ex., todas as monografias), ou uma regio de
publicao (ex.: Amrica Central). Os subconjuntos devem definir sees das colees onde o grupo
de trabalho espera encontrar diferenas significativas de condio ou problemas significativos. Uma
biblioteca pode querer, por exemplo, distinguir entre a condio das brochuras e a dos encadernados
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ou contrastar a condio de itens publicados nos Estados Unidos daqueles publicados na sia. O
nmero de subconjuntos possveis limitado, de modo que a anlise final gere uma amostra grande o
suficiente para os resultados serem significativos.
Com relao aos dois mdulos opcionais que esto disponveis no levantamento de Harvard, o
componente de ilustraes usado para agrupar dados sobre o contedo ilustrativo das colees.
Esta informao til para a aferio das possibilidades e das limitaes de eventuais programas de
reformatao e de desacidificao em massa. O componente de avaliao de colees requer o
envolvimento de um gerente de coleo ou um especialista, que determina o valor de cada item enquanto
artefato e sua relativa significao dentro da coleo. Usar o componente de avaliao de colees
requer um maior investimento de tempo dos bibliotecrios, mas melhora a preciso do prognstico das
necessidades de tratamento na anlise final.
Uma vez que os parmetros do levantamento tenham sido definidos, o formulrio do levantamento
editado para preparar o software para entrada de dados. O prximo passo identificar os itens
especficos a serem levantados.
Mapeando a coleo
A validade do levantamento depende da amostragem aleatria, que deve oferecer uma
oportunidade igual a cada item da coleo de ser selecionado. J que o modelo de Harvard baseia a
amostragem pela localizao na prateleira, o grupo de trabalho vai precisar mapear a biblioteca,
identificando e numerando as filas, as estantes e as prateleiras nas quais os volumes esto armazenados.
Uma planta-baixa mostrando a disposio das prateleiras facilita o processo de mapeamento, mas os
mapas feitos a partir de uma planta devem ser checados nas prateleiras, pois o nmero de prateleiras
por estante pode variar, e deve ser considerado com preciso. A partir dessa informao, o programa
gerar nmeros aleatrios distribudos por localizao. Estes nmeros guiaro os pesquisadores para
a localizao especfica dos itens (ex.: fila 22, compartimento 4, prateleira 3, centmetro 47). Um
manual detalhado discutindo mapeamento, sobre-amostragem e previso do tamanho da amostra
acompanha o software de Harvard.
Treinando o pessoal
O pessoal nomeado individualmente ou em grupos para realizar o levantamento. Para completar
o levantamento de uma amostra de 900 itens no tempo designado, pelo menos quatro pesquisadores
vo ser necessrios. Uma visita preliminar s reas a serem levantadas feita para se ter idia da
disposio geral, dentro do contexto do levantamento, e para analisar a estratgia de levantamento
com o pessoal familiarizado com o acervo. Planos de trabalho para a realizao do levantamento so
detalhadamente discutidos pelo grupo de trabalho, e so feitos os arranjos necessrios. Se pessoas de
fora do grupo de trabalho vo ajudar na coleta de dados, preciso que se chegue a um acordo sobre
vrios itens (ex.: cronograma); e precisa ser garantido o apoio da informtica para a tabulao dos
resultados. Procedimentos para a retirada e a recolocao dos materiais precisam ser coordenados
com o pessoal de circulao e das prateleiras.
Os materiais de treinamento devem incluir instrues descrevendo os processos de amostragem
e levantamento. O manual que acompanha o software de Harvard pode ser adaptado para adequar-
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se s necessidades locais. Os pesquisadores vo ser treinados pelos membros do grupo de trabalho
que, cuidadosamente, explicam as categorias de levantamento e suas aplicaes. Numerosos exemplos
de tipos de materiais e estragos que podem ser encontrados na coleo so mostrados aos
pesquisadores, perguntas so respondidas e o grupo pratica a avaliao de itens individuais. essencial
que seja previsto o tempo adequado para o perodo de treinamento, a fim de garantir que os
pesquisadores sejam precisos e consistentes em sua interpretao e registro de dados. Um levantamento
piloto de 90 itens (a serem includos no levantamento final) deve ser realizado para serem identificados
os problemas e as inconsistncias antecipadamente, no processo de levantamento. A discusso em
grupo de casos de interpretao errnea e registro problemtico pode ser muito til.
Realizando o levantamento
O levantamento em si envolve duas etapas: retirar a amostra e avaliar os materiais e registrar os
dados. J que so mais familiarizados com o arranjo das prateleiras, pode fazer sentido que o pessoal
de manuteno retire os volumes dos locais gerados pelo programa de amostra aleatria. Os
pesquisadores devem trabalhar inicialmente em grupos de dois para ajudarem um ao outro e discutirem
questes que possam surgir. Como preciso um requisito bsico, melhor limitar o trabalho de
levantamento em perodos de duas a trs horas. Uma reviso sistemtica de todo o trabalho deve ser
feita por um membro do grupo de trabalho durante a primeira parte do projeto, seguida de verificaes
por amostragem quando o grupo de trabalho estiver confiante na capacidade dos pesquisadores.
Se for includo o componente avaliao de coleo , o levantamento vai precisar de uma terceira
etapa. Os itens vo ser separados para anlise por gerentes de colees ou especialistas, que devero
preencher a seo de avaliao do formulrio.
Inserindo os dados no computador
As informaes do levantamento so registradas em formulrios pr-impressos que sero
depois usados para a entrada de dados. Se houver computadores portteis disponveis, os dados
podem ser introduzidos diretamente na hora do levantamento e, neste caso, um grupo de dois
pesquisadores necessrio um para analisar os itens, e outro para introduzir os dados.
Durante a entrada de dados, um registro criado na base de dados para cada item levantado. O
programa de Harvard guia os usurios pelo processo de entrada de dados por meio de uma srie de
instrues na tela. Uma verificao preliminar de cada registro evita a entrada de registros incompletos
ou questionveis. Uma rotina de controle de qualidade mais sofisticada pode tambm ser usada a
qualquer momento no processo para que os registros da base de dados sejam examinados mais
detalhadamente quanto a possveis imprecises do levantamento e/ou da entrada de dados. Mesmo
com estas caractersticas automatizadas, alguns erros de entrada de dados no sero detectveis pelo
programa. Logo, essencial que haja um sistema de reviso.
Analisando e organizando os dados
Compilando e interpretando dados
Os resultados do levantamento vo aparecer primeiro como compilaes de dados, mostrando
o nmero de itens que se enquadram em cada categoria, o percentual da coleo que estes representam
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81
e o nvel de tolerncia. Uma verso editada dos resultados de um levantamento mostrada no Apndice
6.3, que descreve as colees de uma biblioteca de arquitetura de 250 mil volumes. Observe como o
nvel de tolerncia varia de acordo com o tamanho da amostra e o percentual de descoberta.
A metodologia de levantamento de Harvard automaticamente produz relatrios parecidos com o
Apndice 6.3 como parte do processo de levantamento. Ela tambm combina variveis para quantificar
necessidades de tratamento. Por exemplo, a restaurao indicada para itens com papel flexvel e pequenos
estragos no papel ou na encadernao; a reencadernao indicada para itens com papel flexvel e
grandes estragos. A reformatao indicada para itens que esto quebradios; aqueles que se tornaram
sem condio de uso so diferenciados daqueles que tm condies de uso (i.e., frgil mas intacto). Se o
componente de avaliao de colees tiver sido preenchido, itens quebradios podem ser distribudos
por categorias de ao pr-definidas pelo grupo de trabalho (ex.: substituio por microfilme, substituio
por cpia impressa, nenhum tratamento, acondicionamento em caixa, descarte).
Quando estudar os resultados do levantamento, o grupo de trabalho deve identificar reas que
mostrem diferenas significativas entre os subconjuntos. Olhando o Apndice 6.3, podemos ver que
os percentuais para papel quebradio, acidez, estrago ambiental e mutilao para monografias e
peridicos variam apenas de um a cinco pontos percentuais, o que pode ser explicado pelas variaes
no nvel de tolerncia. Por outro lado, as condies das encadernaes de monografias e peridicos
variam em 14%, o que significativo. H tambm diferenas significativas de tipo de encadernao
(proteo primria), material de cobertura (cobertura da lombada), e costura das folhas. Tais descobertas
podem fornecer a base para recomendaes de mais reencadernaes comerciais de monografias.
funo do grupo de trabalho procurar por relaes similares.
Os membros do grupo de trabalho devem se encontrar para discutir os dados do levantamento.
Aps revis-los detalhadamente as seguintes questes devem ser abordadas:
Que padres surgem da anlise? H grandes surpresas? Como estas descobertas podem ser
comparadas s de outras bibliotecas?
Que subconjuntos de materiais aparentam ter maiores problemas? Quo srios so estes
problemas em relao ao padro de uso ou ao valor dos materiais?
Que subconjuntos de materiais aparentam estar em boa condio fsica? As causas aparentes
para isto sugerem aes que possam melhorar a condio de outros materiais?
O grupo de trabalho sente-se confiante de que a condio da coleo examinada e os subconjuntos
dentro desta coleo so representativos da condio de colees e subconjuntos similares? Que
projees razoveis poderiam ser feitas sobre o acervo da biblioteca como um todo?
Que medidas de curto prazo podem amenizar alguns problemas, antes que as solues de
longo prazo sejam factveis? (Apoiar livros grandes sobre a lombada? Restringir o acesso a itens
muito frgeis? Usar materiais de processamento de melhor qualidade? Reduzir o uso de um
estilo especfico de encadernao da biblioteca? Colocar um substituto temporrio ou permanente
em microforma para alguns ttulos de peridicos?)
Que fatores precisam ser considerados na avaliao de solues potenciais para os problemas
de curto e mdio prazo? (A disponibilidade de alternativas de tratamento? A necessidade de
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82
preparar critrios e procedimentos para tomada de decises? A presena ou a falta de vrios
tipos de conhecimento?)
Que obstculos ou incentivos podem ser identificados para a resoluo de problemas ?
O levantamento e os mtodos de exame foram eficientes? Eles so adaptveis para se fazer o
monitoramento de colees numa base contnua?
H importantes caractersticas das colees ou da condio que no puderam ser examinadas
desta vez, e como elas podem ser investigadas no futuro?
Seguindo esta anlise, o grupo de trabalho elabora uma descrio geral da condio da coleo,
classificando os principais problemas e observando quaisquer subconjuntos que sejam significativamente
diferentes da populao como um todo. Pelo menos dois fatores influenciam o estabelecimento de
prioridades: o nmero de itens que exibem um problema especfico e sua importncia para a coleo,
baseada no contedo temtico, demanda por uso, raridade e/ou outros fatores. As informaes sobre
a importncia da coleo viro do conhecimento geral e especfico que os membros do grupo de
trabalho tm das informaes preliminares coletadas pelo grupo de trabalho no processo de definir as
categorias do levantamento e dos dados de avaliao da coleo (se este componente do levantamento
tiver sido implementado).
O relatrio deve se concentrar em tendncias principais e deixar as descobertas detalhadas para
as ilustraes em um apndice. Grficos so, freqentemente, eficazes para esclarecer um ponto na
narrativa, p.ex., grficos de linha mostrando a idade da coleo ou o percentual de material quebradio
por dcada. Quando os percentuais so extrapolados para nmero de volumes ou custos em dlares,
importante lembrar que uma amostra aleatria produz a indicao de uma faixa e no um nmero
especfico (como faria um levantamento item por item). Projees devem, portanto, ser expressas em
nmeros arredondados (vinte e cinco por cento, ou 65.700 volumes, esto quebradios e no
65.731 volumes).
Elaborando recomendaes e relatando ao grupo de estudos
O relatrio do Grupo de Trabalho B para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que
foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumbncia. A meta principal documentar os
problemas que afetam as colees. Em seu relatrio, o grupo de trabalho discute primeiro o objetivo do
estudo, como ele foi realizado, e os pontos fortes, as limitaes e as caractersticas especiais da abordagem.
Em seguida, ele discute as descobertas do levantamento baseado nos dados coletados. Esta
seo o principal componente do relatrio. Por fim, ele faz recomendaes baseadas nas descobertas.
Como as recomendaes detalhadas vo ser elaboradas por outros grupos de trabalho, a soluo
para problemas de curto e longo prazo deve ser abordada em termos gerais. Esta terceira seo do
relatrio tambm deve incluir recomendaes para a ampliao do levantamento a outras colees.
que passos gerais podem ser dados para resolver cada um dos principais problemas
identificados?
quais so os prs e os contras de se implementar cada soluo?
sobre as colees?
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83
quais so as implicaes de custo, em termos gerais?
Boas recomendaes alcanam um equilbrio entre o ideal e o que a biblioteca espera
realisticamente desenvolver. Elas devem ser organizadas em categorias que faam sentido, e devem
incluir os seguintes componentes, tantos quantos forem possveis:
descrio do problema,
ao sugerida,
resultado desejado,
responsabilidade pela implementao,
prazo para implementao, e
recursos financeiros gerais e/ou de pessoal necessrios.
Os relatrios de grupos de trabalho do PPP elaborados por outras bibliotecas da ARL oferecem
modelos teis para se organizar as recomendaes.
O modelo de esboo de relatrio que aparece no Apndice 6.4 pode ser adaptado, conforme
apropriado, para adequar-se aos objetivos locais. O relatrio do grupo um documento de trabalho.
Seu contedo deve ser organizado com lgica e claramente expresso, mas sua prosa no precisa ser
altamente sofisticada. Seu propsito principal informar o grupo de estudos que vai integrar as
descobertas de todos os grupos de trabalho e fazer recomendaes finais.
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84
Apndice 6.1
Seqncia de tarefas para a anlise de condies
Preparao
Ler o relatrio preliminar preparado pelo grupo de estudos, Captulos 1-4 e 6 do Manual do
PPP, Preservation Program Models, e as leituras sugeridas no Apndice 1.2 para o Grupo
de Trabalho B.
Encomendar e tornar-se familiarizado com o programa de levantamento de condies
Planejar atividades e distribuir tarefas iniciais
Criar inventrio resumido de colees
Identificar informaes necessrias e provveis fontes
Designar indivduos ou grupos para colet-las
Agrupar informaes
Selecionar grupos de materiais para exame
Estabelecer o tamanho da amostra
Mapear as colees
Realizar levantamento
Fazer cronograma, distribuir trabalho
Examinar local
Treinar pesquisadores
Levantar 90 itens como um piloto
Avaliar o levantamento piloto
Anlise de dados pelo grupo de trabalho
Estudar os dados com todos os membros
Discutir principais problemas e tendncias
Determinar principais metas para melhoria
Identificar prioridades para levantar outras colees
Desenvolver recomendaes
Fazer brainstorming de objetivos, i.e., solues potenciais para principais problemas
Analisar e classificar solues
Rascunhar recomendaes
Preparar relatrio para o grupo de estudos
Esboar contedo e designar responsabilidades pelo rascunho
Analisar e revisar sees quando completas
Finalizar relatrio e submet-lo ao grupo de estudos
Preparar apresentao para encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de trabalho
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85
8. Tema
outro
18. Costura
no tem
19. Condio
da costura
sem dano
pouco dano
muito dano
20. Do texto
capa
sem dano
pouco dano
muito dano
nao se aplica
30. Estrago pelo
meio ambiente
sem estrago
estrago pequeno
estrago grande
9. Local de publicao
desconhecido
21. Tipo de papel
revestido
no revestido
ambos
desconhecido
22. Se ambos, quanto de
revestido?
1/4 de revestido
disperso
no se aplica
23. Reparo do papel
adequado
inadequado
no se aplica
31. Tipos*
no se aplica
1. Exemplar n 2. n
o
Chamada: 4. Ano:
3. Peso: Kg. 5. Pginas
6. Tamanhos
11. Invlucro
nenhum
12. Apropriado?
apropriado
imprprio
no se aplica
13. Condio
sem danos
pouco dano
muito dano
28. Estrago
pelo usurio
sem dano
pouco dano
muito dano
10.Personalizado
Condies do
papel
24. Pginas
sem dano
pouco dano
muito dano
25. Acidez
(no revestido)
cido
no cido
no testado
26. Quebradio
1-2 dobras
3-4 dobras
4+ dobras
no testado
27. Se quebradi-
o (<4 dobras) as
pginas esto:
intactas
inutilizveis
nao se aplica
32. Questes de
formato
no se aplica
7. Coleo
14. Encadernao
no tem
15. Se o panfleto est:
apropriado
imprprio
no se aplica
16. Reparo de encadernao
apropriado
imprprio
nao se aplica
17. Estrago pelo usurio
sem danos
pouco dano
muito dano
no se aplica
29. Tipo(s)*
no se aplica
39. Valor como 40. Avaliao como coleo. Avaliador
artefato? Se este livro estivesse inutilizvel,
sim que tratamento voc recomendaria, * A pergunta permite mltiplas respos-
no baseado no seu valor de coleo? nenhum tratamento tas; marque todas que se aplicam.
33. Ilustrao em cor 34. Contedo* 35. Tipos* 36. Ilustrao P&B 37. Contedo 38. Tipos*
nenhuma representativo arte de linha nenhuma adjacente arte de linha
algumas codificado tom contnuo algumas agrupado tom contnuo
muitas adjacente meio tom muitas no se aplica meio tom
a maioria agrupado arte original a maioria arte original
frontispcio no se aplica no se aplica frontispcio no se aplica
adies
recolhimento
Apndice 6.2
Harvard University Library/Preservation Office
Metodologia de levantamento de condies
Formulrio para levantamento de amostra
Os quadrados sem texto indicam os campos que podem ser personalizados pela biblioteca especfica. Os campos
com texto so fixos.
Levantamento de condies por amostra
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86
Apndice 6.3
Modelo de relatrio de dados
A presente pgina e as duas seguintes demonstram um mtodo de apresentao de dados numa
investigao de condies de preservao em forma de tabela, combinada computao estatstica para
erro padro (EP) ou nvel de tolerncia. Os dados so de um levantamento sobre uma coleo de livros e
de peridicos numa biblioteca de arquitetura de 250 mil volumes.
Resumo estatstico
Monografias Peridicos Totais
Tamanho da amostra 643 303 946
(exceto quando se afirma o contrrio)
% E.P. % E.P. % E.P.
Tamanho
padro 95,4% 1,6% 100,0% 0,0% 96,8% 1,1%
grande 3,4% 1,4% 0,0% 0,0% 2,3% 1,0%
flio 1,2% 0,8% 0,0% 0,0% 0,9% 0,6%
Proteo bsica
encad. da editora 44,9% 3,9% 3,0% 1,9% 31,6% 3,0%
encad. da bibliot. 26,4% 3,4% 84,8% 4,1% 45,1% 3,2%
encad. da casa 0,8% 0,7% 0,0% 0,0% 0,5% 0,4%
capa mole 14,9% 2,8% 4,3% 2,3% 11,5% 2,0%
folheto 8,6% 2,2% 1,3% 1,3% 6,2% 1,5%
embalagem 0,9% 0,7% 1,3% 1,3% 1,1% 0,7%
sem encadernao 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%
outro 3,2% 1,4% 5,3% 2,5% 3,8% 1,2%
Cobertura (somente capa dura)
couro 1,5% 1,1% 1,7% 1,5% 1,6% 0,9%
linho 32,3% 4,3% 84,4% 4,1% 84,4% 2,3%
outro tecido 52,0% 4,6% 1,0% 1,1% 1,0% 0,6%
papel 14,0% 3,2% 1,0% 1,1% 1,0% 0,6%
outro 0,2% 0,4% 11,9% 3,7% 11,9% 2,1%
Costura das folhas
costurada 52,8% 3,9% 23,9% 4,8% 43,6% 3,2%
grampeada 2,8% 1,3% 1,3% 1,3% 2,3% 1,0%
sobrecosturada 12,3% 2,5% 51,9% 5,7% 24,9% 2,8%
adesivo 18,0% 3,0% 13,9% 3,9% 16,6% 2,4%
presilha 9,2% 2,2% 9,0% 3,2% 9,1% 1,8%
nenhuma 0,6% 0,6% 0,3% 0,6% 0,5% 0,4%
outra 4,3% 1,6% 0,0% 0,0% 3,0% 1,1%
Tipo de papel
revestido 19,3% 3,1% 36,3% 5,4% 24,7% 2,7%
no-revestido 67,9% 3,6% 31,6% 5,2% 56,0% 3,2%
ambos 12,8% 2,6% 32,0% 5,3% 18,9% 2,5%
outro 0,0%
Condies
(encadernao interna)
sem estrago 79,0% 3,2% 89,1% 3,5% 82,2% 2,4%
estrago pequeno 6,5% 1,9% 2,3% 1,7% 5,2% 1,4%
estrago grande 14,5% 2,7% 12,6% 3,7% 12,6% 2,1%
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Resumo estatstico
Monografias Peridicos Totais
(exceto quando se afirma o contrrio)
Encadernao externa
sem estrago 68,4% 3,6% 84,5% 4,1% 73,6% 2,8%
estrago pequeno 8,7% 2,2% 2,0% 1,6% 6,6% 1,6%
estrago grande 22,9% 3,3% 13,5% 3,9% 29,8% 2,9%
Papel
sem estrago 92,2% 2,1% 95,8% 2,3% 93,3% 1,6%
estrago pequeno 4,7% 1,6% 2,9% 1,9% 4,1% 1,3%
estrago grande 3,1% 1,3% 1,3% 1,3% 2,5% 1,0%
Acidez do papel
no-cido 16,2% 3,2% 13,1% 4,8% 15,5% 2,3%
cido 25,1% 3,7% 27,8% 6,4% 26,0% 2,8%
altamente cido 57,6% 4,3% 59,1% 7,0% 58,5% 3,1%
Papel quebradio 643 303 946
1-2 dobras 14,0% 2,7% 16,8% 4,2% 14,9% 2,3%
3-4 dobras 8,2% 2,1% 8,9% 3,2% 8,5% 1,8%
5+ dobras 74,0% 3,4% 73,9% 5,0% 74,0% 2,8%
no testado 3,8% 1,5% 0,4% 0,7% 2,6% 1,0%
Estrago ambiental
sem estrago 88,8% 2,4% 88,1% 3,7% 88,5% 2,0%
estrago pequeno 10,8% 2,4% 11,6% 3,6% 11,0% 2,0%
estrago grande 0,4% 0,5% 0,3% 0,6% 0,5% 0,4%
Mutilao
sem estrago 89,3% 2,4% 94,1% 2,7% 90,8% 1,8%
estrago pequeno 10,4% 2,4% 5,6% 2,6% 8,9% 1,8%
estrago grande 0,3% 0,4% 0,3% 0,6% 0,3% 0,3%
Nmero de ilustraes
nenhuma 26,4% 3,4% 12,2% 3,7% 21,9% 2,6%
algumas 29,4% 3,5% 27,4% 5,0% 28,9% 2,9%
muitas 33,9% 3,7% 42,2% 5,6% 36,6% 3,1%
maioria 10,3% 2,4% 18,2% 4,4% 12,8% 2,1%
Tipos de ilustrao
cor 19,9% 3,1% 50,2% 5,6% 29,6% 2,9%
tom contnuo 1,9% 1,1% 0,0% 0,0% 1,3% 0,7%
meio tom 52,9% 3,9% 81,0% 4,4% 61,9% 3,1%
arte de linha 32,3% 3,6% 70,3% 5,2% 44,5% 3,2%
grficos originais 2,3% 1,2% 1,3% 1,3% 1,6% 0,8%
fotos originais 0,2% 0,3% 0,0% 0,0% 0,1% 0,2%
mapas 42,6% 3,8% 66,7% 5,3% 50,3% 3,2%
overlays 0,3% 0,4% 0,0% 0,0% 0,2% 0,3%
encartes 12,6% 2,6% 13,9% 3,9% 13,0% 2,1%
material solto 2,2% 1,1% 0,7% 0,9% 1,7% 0,8%
guarda ilustrada 1,4% 0,9% 0,0% 0,0% 0,2% 0,3%
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Estatsticas por dcada
Idade por dcada
Tamanho da amostra = 910
Dcada % da coleo E.P.
1860 0,2% 0,3%
1870 0,2% 0,3%
1880 0,3% 0,4%
1890 0,7% 0,5%
1900 1,8% 0,9%
1910 2,7% 1,1%
1920 5,6% 1,5%
1930 6,6% 1,6%
1940 6,9% 1,6%
1950 11,5% 2,1%
1960 17,9% 2,5%
1970 21,6% 2,7%
1980 24,0% 2,8%
Papel quebradio por dcada
Dcada % da coleo E.P. amostra
Pr-1900 81,0% 14,5% 29
1910 92,0% 10,9% 25
1920 78,0% 11,6% 50
1930 60,0% 12,5% 60
1940 41,0% 12,2% 63
1950 20,0% 7,7% 105
1960 15,0% 5,5% 163
1970 5,0% 3,1% 197
1980 0,9% 1,3% 218
Regio de publicao
Tamanho da amostra = 932
Regio % da coleo E.P.
frica 0,2% 0,3%
sia 2,7% 1,0%
Europa 29,4% 2,9%
Amrica Latina 1,3% 0,7%
Amrica do Norte 66,4% 3,0%
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Apndice 6.4
Modelo de esboo de relatrio do grupo de trabalho de condies
Introduo
Escopo do estudo
Pontos fortes, limitaes e caractersticas especiais da abordagem
Descrio das condies da coleo
Viso geral dos materiais da coleo levantada
Discusso de materiais em boa condio
Discusso dos principais problemas ligados condio e s colees afetadas
Classificao dos problemas baseada no nmero e no significado dos itens afetados
Comparao com as condies relatadas por outras bibliotecas
Recomendaes
Observaes relativas ao monitoramento permanente das necessidades, mtodos de levantamento
(baseadas na experincia do levantamento)
Lista priorizada de colees a serem levantadas no futuro
Usos imediatos das descobertas do levantamento
Medidas de curto prazo para controlar problemas
Estratgias de longo prazo para remediar e prevenir
Apndices
Formulrio de levantamento genrico
Compilao de dados estatsticos
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Captulo 7
Fase III - Organizao das funes de preservao [Grupo de Trabalho C]
Introduo a questes organizacionais
Para que os esforos de preservao de uma biblioteca se consolidem num programa, ao invs
de um grupo de atividades correlatas, mas desassociadas, preciso que haja consenso organizacional.
Nos ltimos 15 anos, umas 65 bibliotecas da ARL elaboraram programas de preservao reorganizando
atividades de preservao pr-existentes e desenvolvendo novas capacidades. J que o objetivo do
desafio da preservao varia de biblioteca para biblioteca, tambm varia a escala de esforo necessrio,
em nvel local, para obter uma resposta efetiva.
geralmente aceito dentro da comunidade bibliotecria* que as seguintes atividades se destinam,
em grande parte, a proteger e melhorar as condies das colees de bibliotecas, e que, submetidas a
um nico administrador de preservao, podem adquirir uniformidade e coerncia:
administrao de preservao (planejamento, criao de polticas);
monitoramento de condies ambientais em prdios de bibliotecas, com o objetivo de assegurar
que elas promovam a longevidade das colees;
tratamento para conservao de colees gerais e especiais, tanto internamente quanto pela
contratao de servios comerciais. Os tratamentos variam de pequenos reparos e encadernao
de panfletos reencadernao para conservao e desacidificao comercial em massa;
contratao de servios de encadernao comercial para bibliotecas;
reproduo de materiais da biblioteca por vrios meios (microfilmagem, fotocpia, digitalizao)
para substitu-los ou para melhorar o acesso e proteger os originais do excesso de uso;
preveno e preparao para emergncias que afetem colees; e
treinamento de equipe e de usurios para manusearem os materiais de forma que aumentem a
vida das colees da biblioteca.
A anlise organizacional a ser realizada pelo Grupo de Trabalho C vai se concentrar nos
componentes operacionais de um programa de preservao isto , nas unidades dotadas de pessoal
cujo fluxo de trabalho envolve manuseio de materiais. O grupo de trabalho vai procurar determinar que
recursos humanos e materiais so atualmente destinados preservao, como as funes esto
organizadas, que recursos vo ser necessrios para reorganiz-las e estabelecer novas funes crticas,
e como estas funes podem ser organizadas e administradas.
A organizao bem sucedida para a preservao no depende necessariamente da criao de
um departamento de preservao, mas esta abordagem freqentemente a escolhida. Ela requer o
desenvolvimento de mecanismos organizacionais para a articulao de polticas e a implementao
coordenada de programas que ponham em prtica estas polticas.
*NR: refere-se comunidade bibliotecria norte-americana.
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92
Problemas no estudo da organizao de funes de preservao
Existem desafios no estudo das funes e da organizao da preservao:
por causa da heterogeneidade das atividades de preservao, pode ser difcil coletar os dados
quantitativos necessrios de acordo com aos padres recomendados de utilizao de pessoal.
O trabalho de preservao feito em toda a biblioteca e coexiste com outros trabalhos. Os
sistemas bibliotecrios descentralizados intensificam ainda mais os esforos para separar o trabalho
de preservao em categorias precisas e para calcular quanto tempo gasto em que atividades;
dados quantitativos por si s no podem medir eficincia. Fatores qualitativos como apoio
administrativo, aceitao da equipe, liderana, performance da equipe e propriedade de polticas
e procedimentos so essencialmente importantes;
a estrutura do programa varia imensamente por entre os membros da ARL. H mais de um
modelo organizacional vivel e o grupo de trabalho vai ter que considerar o que funciona melhor
considerando o tamanho, a estrutura, as prticas histricas da biblioteca e os recursos disponveis.
Cada biblioteca tem suas prprias necessidades e opera em um contexto institucional com sua
prpria histria organizacional, metas e objetivos, oramentos e pessoal. A natureza e o uso de
cada coleo diferente e assim devem ser as abordagens de preservao adotadas;
por fim, difcil determinar a distribuio apropriada de recursos humanos e programticos
entre as vrias funes de preservao. Isto s pode ser feito no contexto de informaes
confiveis sobre as necessidades de preservao das colees.
Premissas subjacentes anlise organizacional
Vrias premissas moldam a investigao e devem influenciar a anlise e as recomendaes para
melhoria:
a descrio e o inventrio de polticas e funes de preservao fornecem um fundamento para
melhorar e expandir o programa;
a anlise de gastos atuais com preservao ir fornecer uma base para um futuro planejamento
aperfeioado;
a anlise organizacional vai sugerir um nmero de reas para aperfeioamento e opes de
desenvolvimento, mas as recomendaes para a implantao da preservao na biblioteca e a
melhoria de componentes do programa e de pessoal pode ser amenizada pelas descobertas
dos outros grupos de trabalho;
a elaborao de um programa de preservao um processo passo a passo que influenciado
por indivduos, oportunidades e tempo. O Grupo de Trabalho C deve concentrar-se na elaborao
de um relatrio objetivo que descreva arranjos presentes, identifique elementos desejveis em
um programa abrangente, e esboce uma srie de medidas de curto e longo prazo que resultem
em um programa amplo.
O grupo de trabalho encarregado de elaborar informaes e dados sobre a natureza e o
objetivo das atividades de preservao existentes. Ele rascunha recomendaes para ampliar programas
existentes e iniciar novos. O grupo de estudos vai usar o grupo de trabalho para preparar seu relatrio
final para o diretor da biblioteca.
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93
O grupo de trabalho , geralmente, coordenado por um membro do grupo de estudos e inclui de
quatro a sete pessoas, dependendo do tamanho das instalaes e do objetivo da investigao. O grupo
deve incluir ou ter acesso a pessoas com amplo conhecimento da organizao da biblioteca e da distribuio
de responsabilidades pelas unidades; uma compreenso das colees e da maneira como so usadas; e
familiaridade com programas passados e presentes de encadernao, reparo, reformatao e manuteno
de colees. O conhecimento dos desenvolvimentos atuais no campo da preservao tambm vai ser
essencial. Recomenda-se a indicao de um bibliotecrio snior da rea de desenvolvimento de colees,
bem como do bibliotecrio de preservao, se houver algum na equipe.
Ao serem nomeados, os membros do grupo de trabalho devem comear a ler o relatrio preliminar
do grupo de estudos, os Captulos 1-4, 7 e 10 do Manual do PPP, o Preservation Program Models
(um recurso-chave para o Grupo de Trabalho C), os cinco guias de recursos do PPP que se concentram
em operaes de preservao (encadernao comercial para bibliotecas, conservao de colees,
substituio e reproduo, manuteno e aperfeioamento de colees, a organizao destas atividades),
e as leituras adicionais sugeridas no Apndice 1.2 para o grupo de trabalho. Bibliotecas interessadas
em estudar desacidificao em massa podem obter referncias no Apndice 7.2; e, em digitalizao,
nos artigos citados na leitura suplementar para o Grupo de Trabalho C no Apndice 1.2. At doze
semanas podem ser alocadas para a realizao da investigao e a preparao do relatrio. O grupo
de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho responsvel por criar seu prprio cronograma
para realizar o trabalho dentro daquele perodo. O consultor pode encontrar-se com o grupo de
trabalho para discutir questes organizacionais e administrao de programas de preservao, e para
ajudar a desenvolver um plano de ao para a investigao.
Identificando componentes de preservao
O grupo de trabalho vai determinar se deve investigar todos os quatro componentes do programa
listados anteriormente (encadernao comercial, conservao, reproduo e manuteno de coleo).
Cinco guias de recursos separados, cobrindo estes tpicos, servem como ponto de partida para a
investigao. Os guias de recursos traam planos especficos para avaliao das polticas e das prticas
da biblioteca, e apresentam ou fazem referncia a informaes de apoio publicadas ou no. Se o
tempo, o pessoal e/ou a especializao so muito limitados para o grupo de trabalho ir em frente com
quatro investigaes separadas e depois colaborar na explorao de questes organizacionais, pode
ser tomada a deciso de se concentrar nas duas atividades que j vo estar em andamento, de alguma
forma, na biblioteca encadernao comercial e manuteno de colees. Neste caso, o grupo de
trabalho pode recomendar investigao posterior. Talvez, por exemplo, uma pessoa qualificada para
avaliar o programa de pequenos reparos de livros deva ser contratada para aferir as prticas atuais e
fazer recomendaes. De qualquer modo, o grupo de trabalho deve estar familiarizado com todos os
guias de recursos, de forma a compreender as questes e as tendncias. Os guias apresentam informaes
normativas que ajudam a responder s seguintes questes sobre cada atividade de preservao estudada:
a biblioteca atualmente se ocupa da atividade?
como a atividade est organizada, servida de pessoal e administrada?
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a atividade tem objetivo apropriado, tanto em termos de seu alcance quanto de nveis de
produo, para satisfazer necessidades da biblioteca? As polticas e os procedimentos atuais
so tecnicamente apropriados?
existem componentes do programa que deveriam ser criados, reformulados ou ampliados?
Determinando necessidades de informao
A anlise cuidadosa das operaes de preservao da biblioteca vai requerer vrios tipos diferentes
de informao que precisam normalmente ser procurados de diferentes maneiras:
Polticas
A biblioteca pode no ter uma poltica de preservao enquanto tal, mas questes de preservao
vo estar implcitas em polticas de desenvolvimento de colees, de circulao e outras. A
identificao e a compilao destas questes vai tornar possvel reconhecer omisses e
contradies que, no momento, existem na posio oficial da biblioteca sobre o cuidado de seu
acervo. Pode ser, por exemplo, que a biblioteca esteja compromissada com a formao de
importantes colees de materiais publicados em um pas que, normalmente, fabrica e usa papel
muito cido. A biblioteca pode no ter, entretanto, reconhecido a curta vida destes materiais e
desenvolvido uma estratgia para preservao de seu contedo informativo.
Procedimentos
Alguns procedimentos vo estar documentados por escrito, outros precisam ser observados.
Cada guia de recursos contm informaes que vo ajudar os membros do grupo de trabalho a
avaliar as descobertas.
Pessoal
O guia de recursos Organizing Preservation Activities vai ser til na anlise de padres existentes
de pessoal. Ele apresenta um mtodo para se calcular o nvel atual de esforo, e, usado junto
com dados organizacionais compilados no ARL Preservation Statistics nos vrios anos passados,
deve produzir nmeros significativos.
Oramentos
O ARL Preservation Statistics oferece uma estrutura para a definio e o clculo dos gastos
com preservao. Ele ser til para determinar como dados relatados pela biblioteca no passado
foram captados e calculados. Com a experincia, as bibliotecas se tornaram mais sofisticadas e
sistemticas em seus esforos para documentar o esforo de preservao, e os relatrios mais
recentes vo ser, provavelmente, os mais confiveis.
Coletando informaes
O grupo de trabalho deve decidir se, e como, as informaes podem ser encontradas, e quanto
deve ser buscado. Indivduos ou subgrupos podem ser designados para colet-las. Independente da
abordagem especfica adotada no processo de coleta de dados, a meta ser capaz de responder s
seguintes questes sobre os quatro componentes do programa sob considerao:
o que feito, como e quanto?
quem o faz? (quantas pessoas? elas tiveram oportunidades adequadas de treinamento?)
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que instrues, manuais e outros documentos internos guiam a atividade?
quem decide o que deve ser feito, usando que critrios?
que relaes organizacionais modelam a atividade? Quo bem elas so coordenadas?
qual o nvel atual de apoio financeiro?
qual o nvel de qualidade e eficincia da atividade, conforme medido pelos procedimentos
padronizados apresentados nos guias de recursos?
como a qualidade e a quantidade se relacionam com o nvel de necessidade?
quais so os principais pontos fortes e as limitaes das atividades atuais?
A coleta de dados vai, normalmente, envolver uma grande quantidade de contato pessoal entre
membros do grupo de trabalho e indivduos por toda a biblioteca. Informaes pinadas atravs de
discusses e de observao devem ser comparadas com dados coletados a partir de outras fontes.
Analisando os dados
Toda a informao coletada pelos membros do grupo de trabalho deve ser apresentada para
discusso pelo grupo de trabalho inteiro. J que muito da coleta de dados e da anlise preliminar vai
ser feito por membros individuais ou subgrupos, todos os membros do grupo de trabalho devem ter
uma oportunidade para estudar os dados antes do encontro. Durante as discusses, as seguintes
questes devem ser abordadas:
quais so as maiores questes administrativas e as implicaes sobre polticas que emergem do
estudo?
quais so os padres organizacionais ou funcionais que emergem do estudo?
os recursos humanos so adequados?
os recursos financeiros so adequados?
quo abrangentes so as polticas expressas relativas preservao? Existem falhas ou
contradies? At que ponto as polticas existentes esto implementadas?
que funes ou categorias de atividades aparentam estar exercidas inadequadamente? Quo srias
so as inadequaes em relao aparente necessidade? Quais so as causas aparentes do problema?
quantos tipos diferentes de decises de preservao esto sendo feitas? Elas esto sendo
coordenadas? Com base em critrios ou em diretrizes apropriados? Tomadas pelo pessoal
apropriado?
espao e equipamentos so adequados?
a equipe est apropriadamente treinada e supervisionada?
os procedimentos so apropriados e baseados em conhecimento tcnico atual?
quais so os pontos fortes da biblioteca em preservao? Que reas parecem apresentar o
maior potencial para desenvolvimento a curto prazo? Que reas parecem ser importantes focos
para planejamento e desenvolvimento a longo prazo?
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Elaborando recomendaes para a organizao de atividades de
preservao
Baseado em sua avaliao da prtica atual, tanto na biblioteca quanto em outras instituies, o
grupo de trabalho rascunha recomendaes para melhorar, implementar e gerenciar os componentes
operacionais de um programa de preservao. As seguintes questes devem ser consideradas:
que possveis abordagens podem ser adotadas para solucionar cada um dos principais problemas
identificados?
quais so os prs e os contras de cada soluo potencial?
sobre as colees?
Recomendaes bem sucedidas atingem um equilbrio entre o ideal e o que a biblioteca pode
realisticamente esperar atingir. A meta documentar o que seria necessrio para se desenvolver um
conjunto apropriado de capacidades de preservao dentro da biblioteca, e sugerir como estas podem
ser organizadas e reorganizadas eficientemente. Os modelos organizacionais apresentados no relatrio
do Preservation Program Models oferecem um ponto de partida para se considerarem opes. As
recomendaes devem levar em conta medidas interinas que reconheam as restries e as limitaes
enfrentadas pela biblioteca na ocasio.
As recomendaes potenciais devem ser organizadas por operao (conservao de colees,
substituio e reformatao etc.). Explicitar as relaes entre mudanas desejadas e os mtodos para
atingi-las vai ajudar a evitar a apresentao de gigantescas listas de compras ou reafirmaes vagas de
princpios.
Consideradas como um todo, as recomendaes preliminares devem resumir as descobertas e
os julgamentos do grupo de trabalho sobre passos apropriados para melhoria e expanso das atividades
de preservao existentes, e sua coordenao eficiente.
Relatando ao grupo de estudos
O relatrio do grupo de trabalho para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que
foram estabelecidas pelo grupo ou expressas na sua incumbncia. Ele deve incluir:
uma anlise das atividades atuais e padres organizacionais;
uma discusso dos principais pontos fortes e fracos identificados pela investigao; e,
uma apresentao de recomendaes para aperfeioamento.
O modelo de esboo apresentado no Apndice 7.3 pode ser adaptado, conforme for apropriado
para adequar-se aos objetivos locais. O relatrio do grupo um documento de trabalho. Seu contedo
deve ser logicamente organizado e claramente expresso, mas sua prosa no precisa ser altamente
sofisticada. Seu principal propsito informar o grupo de estudos, que vai integrar as descobertas de
todos os grupos de trabalho e fazer as recomendaes finais.
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Apndice 7.1
Seqncia de tarefas para a anlise organizacional
Preparao
Ler relatrio preliminar preparado pelo grupo de estudos, os Captulos 1-7, 7, e 10 do Manual
do PPP, o Preservation Program Models, e as leituras para o Grupo de Trabalho C listadas
no Apndice 1.2.
Planejar atividades e distribuir tarefas iniciais
Identificar funes e fatores organizacionais ligados preservao
Determinar a informao necessria e as fontes provveis
Designar indivduos e subgrupos para colet-la
Analisar dados
Estudar dados (todos os membros)
Discutir; identificar principais pontos fortes e fracos
Determinar metas de longo prazo para as capacidades de preservao da biblioteca
Elaborar recomendaes
Fazer brainstorming de potenciais solues para principais problemas
Analisar e classificar solues
Rascunhar recomendaes
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Apndice 7.2
Desacidificao em massa: questes para considerao
Richard Frieder
Preservation Librarian, Northwestern University
Introduo e preliminares
O que desacidificao em massa?
Desacidificao um tratamento qumico que prolonga a vida do papel ao neutralizar cidos
danosos e depositar uma reserva alcalina para retardar o desenvolvimento de cidos no futuro. Estima-
se que a desacidificao v estender a vida do papel por um fator de 3 a 5 (ex.: um papel sem
tratamento que tenha uma vida til estimada em 40 anos vai durar de 120 a 200 anos aps o tratamento).
Desacidificao em massa significa simplesmente que, em vez de tratar um item de cada vez, centenas
ou milhares so tratados juntos em uma grande cmara. Em certo sentido, o termo desacidificao em
massa tornou-se um tanto enganoso. Originalmente se pensava que as bibliotecas iriam tratar centenas
de milhares ou mesmo milhes de itens no decorrer de, relativamente, poucos anos. Embora isto possa
ocorrer, eventualmente, em algumas bibliotecas, agora se reconhece que a desacidificao pode ser
aplicada em uma escala menor, mas ainda significativa.
Por que a desacidificao em massa necessria?
Por volta de 1850, como resposta a uma demanda crescente de papel, fabricantes comearam
a usar novos ingredientes que aumentavam a oferta de fibra e facilitavam o processo. O que eles no
sabiam era que alguns destes ingredientes iriam reagir quimicamente por vrias dcadas, produzindo
cidos que, se permanecem no controlados, enfraquecem as fibras to severamente que o papel se
torna quebradio. Papel cido, descolorido, quebradio foi primeiramente observado antes de 1900,
mas somente nos ltimos trinta anos ele tem sido reconhecido em bibliotecas de pesquisa como um
problema crtico e universal de propores enormes. Virtualmente, tudo que foi impresso depois da
metade do sculo XIX e antes dos anos oitenta deste sculo (quando o papel alcalino comeou a ser
usado na edio de livros) cido, e uma poro significativa disto j se tornou quebradia.
Desacidificao em massa um tratamento preventivo que pode desacelerar expressivamente o processo
de deteriorao cida. O material que pode ser preservado com mais sucesso pela desacidificao em
massa aquele que atualmente cido, mas ainda no quebradio.
Por que as bibliotecas precisam preservar o papel?
Embora outros formatos estejam recebendo crescente importncia na proviso de servios
bibliotecrios, a maioria das colees ainda tem o papel como base primria. Ainda est para ser
comprovado se o papel vai ser suplantado por meios alternativos de armazenamento e de transferncia
de informao, e se for, se um percentual significativo de acervo retrospectivo das bibliotecas vai ser
capturado pelas novas tecnologias. Enquanto isso, as colees em papel precisam ser preservadas, de
modo que informaes insubstituveis no sejam perdidas como antecipao de um futuro ainda incerto.
Qual a relao entre desacidificao em massa e outras estratgias de preservao?
A desacidificao em massa apenas uma das vrias estratgias de preservao que devem ser
consideradas para a preservao de colees. Cada estratgia tem sua aplicao apropriada,
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dependendo da natureza e da condio das colees, bem como da maneira que se pretende que elas
sejam usadas.
Histria e estado atual
Embora a desacidificao de itens individuais seja possvel h vrios anos, as tentativas de
desenvolver um mtodo para tratamento em escala de massa s comearam recentemente. As atividades
de pesquisa se aceleraram pelos anos 1970, e at o final dos anos 80 vrios processos estavam sendo
desenvolvidos por diferentes corporaes. Desde ento, algumas destas companhias abandonaram ou
diminuram seus esforos, principalmente porque o desenvolvimento de um mercado para servios tem
sido lento. At o momento em que escrevo (1992), o processo DEZ, hoje oferecido por Akzo Chemicals
Inc., o nico considerado satisfatrio para o tratamento das questes qumicas e organizacionais
descritas abaixo. Ele hoje usado por vrias bibliotecas dos Estados Unidos em base comercial. (O
custo aproximado atualmente de 15 dlares por livro. O custo ser reduzido quando for alcanada a
produo em grande escala).
O maior uso de servios de desacidificao vital para estimular a competio dentro da indstria
de desacidificao em massa, e resulta em economia e servio de alta qualidade. Uma vez que a
desacidificao em massa ainda uma tecnologia recente e, freqentemente, surgem novas informaes,
qualquer biblioteca que considere seu uso deve analisar os ltimos relatrios disponveis. A
desacidificao em massa apresenta alguns problemas que, embora sejam contornveis, so tambm
complexos. As duas reas maiores de preocupao esto relacionadas s questes qumicas e
organizacionais.
Questes qumicas
O processo funciona?
Para determinar se um processo neutraliza o papel convenientemente e deposita uma quantidade
apropriada de reserva alcalina preciso um estudo de laboratrio por qumicos profissionais. A Library
of Congress patrocinou um projeto, em 1991, no qual trs processos de desacidificao em massa
foram exaustivamente testados, e que resultou num til relatrio, Report to The Library of Congress,
Contracts and Logistics Services, in response to Solicitation No. RFP90-32, June 10, 1991,
Project 3717 (ver referncia na breve bibliografia que se segue).
O processo seguro?
Todo processo qumico deve ser cuidadosamente examinado para que seus riscos toxicolgicos
sejam aferidos, e tambm precisa ser feito por profissionais em um ambiente de laboratrio. Importantes
informaes sobre pesquisa toxicolgica aparecem no documento Mass Deacidification: A Report to
the Library Directors, do Committee on Institutional Cooperation (CIC) (ver referncia na bibliografia).
O processo produz efeitos colateriais inaceitveis?
Livros e outros materiais encontrados em colees de bibliotecas compreendem um amplo
espectro de componentes, que incluem uma grande variedade de papis, muitos tipos diferentes de
adesivos, materiais de encadernao e tintas. Um dos grandes desafios de transformar a desacidificao
em um processo de massa minimizar os efeitos colaterais que iro ocorrer quando materiais
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heterogneos forem tratados juntos. Exemplos de possveis efeitos colaterais so etiquetas soltas ou
frouxas, capas machucadas e marcas deixadas em alguns tipos de papel. Alguns destes problemas vo
ser insignificantes e, portanto, aceitveis, enquanto outros no. Os relatrios da LC e do CIC citados
aqui so boas fontes de informao sobre efeitos colaterais.
Questes organizacionais
A lista a seguir abrange uma ampla variedade de preocupaes pertinentes deciso de se
colocar em prtica a desacidificao em massa, e deve ser considerada durante a tomada de decises:
como os materiais devem ser selecionados para tratamento? Por coleo ou por rea temtica?
Pelo nvel de uso? Pela data de aquisio ou publicao? Deve ser feita uma tentativa de coordenar
a seleo com outras bibliotecas?
algum material precisa ser previamente retirado do trabalho para se evitar efeitos colaterais
danosos do processo qumico?
quais so os custos internos de processamento da desacidificao em massa, i.e., alm do
pagamento ao fornecedor pelo servio, que custos vo ser necessrios?
os materiais devem ser marcados fisicamente de alguma maneira para indicar que eles foram
tratados? Deve ser includa uma nota no registro bibliogrfico?
o que deve ser includo em um contrato para servios de desacidificao em massa?
o que deve ser feito para se garantir o controle de qualidade dos materiais tratados?
Embora as respostas a estas questes sejam especficas para cada biblioteca que adote a
desacidificao em massa, o relatrio do CIC inclui informaes teis relativas s questes e tomada
de decises.
Como uma biblioteca pode determinar se deve empregar a desacidificao
em massa?
Determinar a utilizao da desacidificao em massa vai depender de circunstncias prprias a
cada biblioteca. Algumas questes a serem consideradas so:
a coleo contm material cido, mas ainda no quebradio?
se contm, este material pode ser de valor permanente?
se pode, desejvel manter o formato original em papel, seja porque melhor para as
necessidades do usurio ou porque mais econmico, ou ambos?
O que uma biblioteca pode esperar quando comea uma desacidificao
em massa?
Implementar um programa de desacidificao em massa , de alguma maneira, anlogo a operar
um programa de encadernao para a biblioteca. O material precisa ser escolhido, preparado,
empacotado e despachado para um fornecedor. Quando o material devolvido, ele precisa ser
desempacotado, devem ser feitos o controle de qualidade, o controle bibliogrfico e a devoluo s
prateleiras. Deve ser negociado um contrato entre a biblioteca e o fornecedor, e conduzida uma relao
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dia-a-dia. J que uma operao nova, a contratao de servios de desacidificao vai ser um tanto
difcil primeira vista. Com o tempo, entretanto, provvel que se torne uma rotina como a da
contratao de encadernao.
Bibliografia
Report to the library of congress, contracts and logistics services, in response to Solicitation No. RFP90-
32, June 10, 1991. Project 3717. Atlanta, GA: Institute of Paper Science and Technology, 1991.
Mass deacidification: a report to the library directors. Champaign, IL: Committee on Institutional Cooperation,
Apr. 1992.
Sparks, Peter G. (Ed.). A roundtable on mass deacidification: report on a meeting held September 12-13,
1991 in Andover, Massachussets. Washington, DC: Association of Research Libraries, 1992.
Turko, Karen. Mass deacidification systems: planning and managerial decision making. Washington, DC:
Association of Research Libraries, 1990.
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102
Apndice 7.3
Modelo de esboo para o relatrio do grupo de trabalho sobre a
organizao das atividades de preservao
Introduo
Escopo do estudo
Descrio das atividades atuais de preservao, por funo
Polticas
Padres organizacionais
Procedimentos
Pessoal
Despesas
Anlise de opes organizacionais
Pontos fortes e fracos da situao atual
Breve descrio das metas abrangentes do programa
Padres organizacionais potenciais
Recomendaes por funo
Melhorias de programas existentes
Elaborao de novos programas
Adaptao da estrutura organizacional
Apndices (quando apropriado)
Compilao de excertos de declaraes de polticas relacionados preservao
Perfil dos gastos com preservao
Lista dos manuais internos e outros documentos descrevendo as atividades de preservao etc.
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103
Captulo 8
Fase II - Prontido para emergncias [Grupo de trabalho D]
Introduo s questes
Para os propsitos do PPP, a prontido para emergncias definida como a capacidade para
responder quelas calamidades acidentais que ameaam a segurana fsica das colees. A mais citada
destas calamidades o estrago causado pela gua, que geralmente resulta de tempestades, problemas
de encanamento e mangueiras contra incndio. A gua, em quantidade, um potente agente destrutivo
da maioria dos materiais guardados nas bibliotecas. O fogo pode ser ainda mais destrutivo. Ele, com
freqncia, destri completamente partes de uma coleo, carboniza outras e, geralmente, deixa todos
os materiais com fuligem e com um intolervel odor de fumaa alm de gerar os problemas com
gua associados sua extino. Nos terremotos, as estantes desmoronam e ocorrem incndios e
problemas ligados gua. Tempestades de poeira e queda de cinzas vulcnicas despejam partculas
abrasivas que so danosas aos livros e outros registros com base em papel, e muito destrutivas em
relao aos novos meios, como filmes e fitas magnticas, e aos equipamentos nos quais os filmes e os
meios eletrnicos so exibidos.
O controle de emergncias abrange trs atividades distintas: preveno, prontido e resposta.
A extenso das medidas tomadas por uma biblioteca tanto para prevenir quanto para amenizar os
efeitos das emergncias pode reduzir sua incidncia e, algumas vezes, seu impacto. O dilema que
responder emergncia potencial uma atividade que aparenta estar distante das responsabilidades
dirias. Fazer visitas ao local das mangueiras e dos extintores de incndio, estocar papel jornal limpo
e manter uma lista de telefones de emergncia, no normalmente atividade da biblioteca. Ateno
exagerada prontido para emergncias pode ser um desperdcio dos recursos humanos da biblioteca,
da mesma forma que pouca ateno perigosa para seus recursos materiais. preciso atingir um
equilbrio.
Uma vez identificadas as atividades preventivas, estas podem ser incorporadas s rotinas normais
de manuteno de uma instituio, com a ressalva de que, ao contrrio da renovao peridica do
mobilirio, elas no podem ser colocadas na lista de manuteno adiada em pocas de restrio
econmica. Prontido envolve criar e, periodicamente, atualizar planos de contingncia, agrupar
ferramentas essenciais, identificar fontes para o caso de serem necessrias, coletar informao sobre
servios de recuperao, emergncias e fazer, contatos, e treinar a equipe para lidar com, emergncias,
efetiva e eficientemente.
Desafios para determinar como melhorar a prontido em emergncias da
biblioteca
O alcance das calamidades potenciais pode tornar difcil concentrar os elementos que devem
ser includos em um plano contra emergncia responsvel. No necessrio dispor de muito tempo
para fazer uma lista de problemas potenciais. Possibilidades tericas precisam ser mantidas em
perspectiva, comparando-as com incidentes reais nos quais materiais sofreram dano em passado
recente.
Um segundo problema reside na singularidade de cada acidente. Planos de contingncia precisam
ser flexveis, com muitos princpios gerais, mas poucos detalhes minuciosos. Um plano complexo para
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o uso de centenas de voluntrios, para remover materiais ensopados das prateleiras centrais, vai ser de
pouca utilidade se o acidente envolve um balde de detergente derramado que encharcou cinco caixas
de preciosos manuscritos. Um terceiro problema se relaciona seduo provocada pelo tpico.
muito mais fcil ficar preso s mincias do que criar um plano verdadeiramente abrangente.
Premissas subjacentes investigao da prontido para emergncias da
biblioteca
Vrias premissas moldam a investigao e devem influenciar a anlise e as recomendaes:
a maioria das bibliotecas no est adequadamente preparada para acidentes que ameaam as
colees e, conseqentemente, as colocam em perigo;
estudo do tema em grupo melhora a prontido da biblioteca, j que pessoas informadas so o
fator isolado mais importante para se responder com sucesso s emergncias;
a preveno e a recuperao de danos causados por gua devem ser enfatizados, j que este
o perigo mais comum, mas outros eventos potencialmente destrutivos devem tambm ser
includos no planejamento de contingncia;
planos contingenciais para enfrentar emergncias que no afetam diretamente as colees (ex.:
emergncias mdicas, parada de elevador, ameaas de bomba), embora possveis, no se
enquadram no objetivo do PPP;
Por fim, este mdulo do PPP similar ao mdulo que trata da condio fsica das colees, na
medida em que o grupo de trabalho vai iniciar, de fato, algumas das atividades que ele identificar como
metas. Como resultado, um importante elemento de um programa abrangente de preservao vai estar
pronto na concluso do estudo de planejamento.
O Grupo de Trabalho D investiga o nvel de prontido para emergncias da biblioteca em nome
do grupo de estudos e elabora recomendaes para aperfeioamentos que o grupo vai usar no preparo
de seu relatrio final para o diretor. Um elemento importante deste trabalho a criao dos componentes-
chave de um plano de emergncias local. O Grupo de Trabalho D , geralmente, coordenado por um
membro do grupo de estudos e inclui de trs a seis pessoas, dependendo do tamanho das instalaes
e do objetivo da investigao.
O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas com um amplo conhecimento das instalaes e
colees da biblioteca, familiaridade com os planos de emergncia existentes e, se possvel, prvia
experincia com emergncias. A nomeao de um profissional da diviso de segurana ou do
departamento de patrimnio da instituio, como consultor ou membro do grupo de trabalho, pode ser
muito importante.
Depois de nomeados, os membros do grupo de trabalho devem ler o relatrio preliminar do
grupo de estudos, os Captulos 1-4 e 8 do Manual do PPP, o Preservation Program Models, e o
guia de recursos Disaster Preparedness a de Connie Brooks (ver referncia completa no Apndice
1.2). Podem ser previstas at doze semanas para a realizao da investigao e a preparao de um
relatrio. O grupo de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho responsvel por criar
seu prprio cronograma para realizar o trabalho dentro daquele perodo. O consultor pode encontrar-
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se com o grupo de trabalho para discutir os princpios bsicos de prontido para emergncias e para
ajudar a desenvolver um plano de ao para a investigao.
Aferindo a vulnerabilidade atual
Para estabelecer um arcabouo do seu trabalho, o grupo comea compilando uma lista dos
tipos de emergncias, crises e acidentes que podem ter um efeito prejudicial sobre os materiais da
coleo. Sobre cada um destes perigos potenciais, o grupo deve considerar brevemente as seguintes
questes:
qual a probabilidade de que isto acontea aqui?
que tipo de dano tal evento causaria aos vrios tipos de materiais?
ele pode ser prevenido? Se pode, como? Se no, existem medidas de proteo que possam
ser tomadas agora para reduzir o dano aos materiais se o problema ocorrer?
se ele ocorresse, o que deveria ser feito para recuperar o prejuzo? Que recursos seriam
necessrios? A rapidez seria um fator crucial?
Para determinar o nvel atual de prontido da biblioteca, o grupo de trabalho agrupa, tanto
quanto for possvel, informaes sobre acidentes ou emergncias que tenham ocorrido na biblioteca
nos ltimos dez anos, e quais materiais foram, de fato, estragados. Ele tambm afere os perigos que,
atualmente, ameaam as colees.
A investigao vai envolver a leitura de relatrios internos, conversas com pessoal que
familiarizado com a biblioteca e com outros setores da organizao mantenedora (ex.: a brigada contra
incncio, o departamento de patrimnio), e visitas aos prdios da biblioteca para avali-los por uma
das listas de verificao recomendadas no guia de recursos PPP Disaster Preparedness, de Brooks.
(Se o grupo de trabalho for pequeno e/ou a instituio compreender muitos prdios, o estudo deve se
concentrar na biblioteca principal, e as recomendaes do grupo de trabalho devem incluir planos de
ampliao do estudo para outros prdios). Este levantamento deve ser coordenado com a investigao
do grupo de trabalho ambiental, que vai estar examinando as instalaes fsicas da biblioteca de uma
maneira complementar. Aps discutir possveis fontes de informao, indivduos ou subgrupos so
designados para prosseguir com a investigao.
Depois que a informao for coletada e apresentada a todos os membros do grupo de trabalho,
cada incidente histrico e elemento de risco significante ento discutido, considerando-se as seguintes
questes:
uma emergncia que ocorreu poderia ter sido prevenida? Se poderia, como? Se no, que
medidas de proteo, se tomadas a tempo, poderiam ter reduzido o dano?
a resposta ao problema foi a tempo? Eficiente? Bem organizada? Os recursos e as especialidades
necessrias estavam disponveis? Quem estava comandando? Foi necessria ajuda de fora da
biblioteca?
houve algum acompanhamento para prevenir a recorrncia?
que ameaas coleo existem atualmente? Quais so as mais srias? Elas podem ser corrigidas?
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106
existem agora quaisquer planos para emergncia? Eles so atuais?
algum da biblioteca ou da instituio tem responsabilidade especial para lidar com emergncias
ligadas s colees?
a especialidade adequada est disponvel? A sua disponibilidade sabida pelo pessoal adequado?
as fontes para os equipamentos e os materiais de emergncia so conhecidas?
quo bem informada est a equipe sobre procedimentos de emergncia?
A partir desta anlise, o grupo de trabalho deve ser capaz de produzir uma lista dos pontos
fortes e fracos mais importantes da atual capacidade da biblioteca de proteger suas colees de
emergncias. Se a anlise demonstra que a biblioteca est bem preparada, o grupo de trabalho
simplesmente documenta isto em seu relatrio para o grupo de estudos. Na maioria dos casos,
entretanto, tero sido descobertas algumas deficincias.
Esboando um plano para emergncia
Guiado por suas descobertas e leituras (em especial o guia de recursos de Brooks, Disaster
Preparedness, e os documentos includos e citados neste guia), o grupo de trabalho est agora pronto
para esboar um plano. Elementos do plano vo, geralmente, incluir:
instrues para a equipe relativas resposta bsica em emergncia, com nfase nas providncias
iniciais a serem tomadas, quando necessria ao imediata e o conhecimento especializado
no est prontamente disponvel;
uma lista do pessoal com responsabilidades fundamentais ou conhecimento especializado a
serem chamados para assistncia;
uma lista de materiais de emergncia a serem estocados todo o tempo;
uma lista de fontes para a pronta aquisio de materiais adicionais, equipamentos e servios;
diretrizes para determinar prioridades de salvamento em caso de uma grande emergncia;
planos para sesses peridicas de alerta e de treinamento para manter toda a equipe informada
sobre procedimentos de emergncia; e
um mecanismo para anlise peridica e aperfeioamento do plano.
Este plano pode tambm incluir instrues bsicas de manuseio de materiais danificados por
gua e por fogo ou esta informao pode ser compilada em um apndice ou suplemento ao plano.
O grupo de trabalho discute com detalhes o objetivo de cada seo, os tipos de informao que
devem ser includos e as fontes provveis, e o grau de consulta a outros membros da equipe para
garantir um planejamento coordenado e aceitvel. So feitas indicaes individuais para coleta da
informao necessria e rascunho das sees.
Todos os membros do grupo de trabalho analisam os rascunhos das sees, revisando-os,
conforme necessrio, para preencher falhas ou eliminar sobreposies. O calendrio de atividades do
grupo de trabalho pode no permitir que sejam finalizadas, com detalhes, todas as sees de um plano
de emergncia. Por exemplo, pode no ser possvel localizar informao abrangente sobre fontes para
todos os materiais de emergncia ou para elaborar prioridades de salvamento para as colees. A
identificao de elementos ausentes leva prxima fase de atividades do grupo de trabalho.
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Determinando necessidades futuras
Estudando suas descobertas e realizaes at ento, o grupo de trabalho analisa as necessidades
restantes, concentrando-se em preveno e prontido permanente:
o que precisa ser feito para finalizar o plano para emergncias esboado pelo grupo de trabalho?
que mtodos podem ser usados para introduzir o plano equipe? (Para garantir que novos
contratados aprendam sobre ele? Para lembrar o pessoal sobre ele no futuro?)
que mecanismos so necessrios para mant-lo atualizado? Onde, na organizao, se pode
atribuir responsabilidade por isto?
que tpicos (p.ex., tipos de calamidades, instrues de salvamento, prioridades de salvamento)
no foram adequadamente cobertos neste estudo? Como eles podem ser tratados no futuro?
que medidas preventivas precisam ser tomadas para reduzir as probabilidades de emergncia?
Existem espaos que aparentam ser especialmente vulnerveis a certos tipos de emergncias?
Existem colees que merecem proteo especial devido ao seu valor ou singularidade?
a proteo contra incndio adequada? A manuteno adequada para controlar todas as
fontes de gua que ameaam materiais? As colees esto no seguro?
que unidades ou pessoas dentro da biblioteca ou da instituio tm, ou podem assumir,
responsabilidades por cada medida preventiva? Com que freqncia deve ser feito o
monitoramento e a inspeo peridicos? Por quem?
A partir desta anlise, o grupo de trabalho deve ser capaz de listar necessidades especficas para
que se alcance e mantenha um nvel apropriado de preveno e prontido para emergncias. O grupo de
trabalho deve se esforar para evitar tanto generalizaes vagas quanto mincias, como consertar uma
calha que vaza ou substituir um extintor de incndio. Um nvel apropriado de detalhe vai ser mais fcil de
se alcanar, se for enfatizado o estabelecimento de um processo permanente de prontido para emergncias.
Elaborando recomendaes
Recomendaes bem sucedidas atingem um equilbrio entre o ideal e o que a biblioteca pode
efetivamente atingir. Elas devem ser organizadas em categorias e devem incluir, o mais possvel, os
seguintes componentes:
ao sugerida;
resultado desejado;
cronograma para implementao; e,
recursos gerais financeiros e/ou humanos necessrios.
Os relatrios de grupos de trabalho do PPP, elaborados por outras bibliotecas da ARL, oferecem
modelos teis para organizar as recomendaes.
O relatrio do Grupo de Trabalho D deve documentar o que seria necessrio para se alcanar
um nvel timo de prontido para emergncias e sugerir medidas interinas ou conciliatrias que levem
em conta as restries enfrentadas pela biblioteca. Algumas destas vo ser fsicas, outras, econmicas.
Algumas podem ser contornveis a curto ou a longo prazo, enquanto outras (localizao dentro de
uma regio de furaces ou em rea de enchente) vo permanecer fora do controle da biblioteca.
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As atividades propostas podem ser organizadas por funo (ex.: preventiva, remediadora) ou por
risco potencial (ex.: encanamento velho, fogo). As recomendaes devem combinar metas amplas com
objetivos especficos. Explicitar as relaes entre as mudanas desejadas e os mtodos para atingi-las
ajudar a evitar a apresentao de gigantescas listas de compras ou reafirmaes vagas de princpios.
Por exemplo, em vez de recomendar que a biblioteca instale um sistema de sprinklers nos
arquivos, a recomendao pode ser: substitua detectores de fumaa antigos nas prateleiras de cincias,
e ponha as colees no seguro.
A biblioteca deve implementar um programa abrangente de preveno e seguro contra incndio
para as colees, com a primeira prioridade dada aos arquivos e ao antigo prdio principal. Passos
para alcanar esta meta incluiriam:
requerer uma auditoria de preveno contra incndio ao corpo de bombeiros local;
contratar um especialista em gerenciamento de risco como consultor tcnico, para avaliar a
condio e a confiabilidade dos sistemas de deteco e extino existentes;
coletar dados da atual seguradora e uma ou duas concorrentes sobre pacotes de seguro e
preos para colees protegidas de vrias maneiras;
trabalhar com a diviso de segurana da instituio para elaborar um programa gradual de
atualizao de sistemas em cada prdio;
investigar a factibilidade e o custo de dotar os arquivos de sistemas sprinklers modernos etc.
Tal recomendao identifica e descreve o problema e sugere opes para enfrent-lo. As
recomendaes devem ser acompanhadas por qualquer informao relativa a valores de custo que o
grupo de trabalho tenha levantado, benefcios incidentais e conseqncias adversas. Por exemplo, os
dados em que se baseia podem apontar que uma companhia de seguro recusou-se a apresentar uma
proposta de aplice para a coleo de cincias porque seu inspetor achou o sistema de deteco de
fumaa inadequado, ou que um sistema de extino por meio de sprinklers de X mil dlares pode ser
justificado para a proteo de uma coleo de X milhes de dlares.
Considerados em conjunto, os rascunhos de recomendaes devem resumir as descobertas e
os julgamentos do grupo de trabalho sobre prioridades e abordagens para se aperfeioar a capacidade
da biblioteca de prevenir e responder s emergncias que ameaam as colees.
foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumbncia. Ele deve incluir:
uma anlise da atual vulnerabilidade das colees;
o plano para emergncias esboado pelo grupo de trabalho; e
uma apresentao de recomendaes para aperfeioamento.
Um modelo de esboo apresentado no Apndice 8.2. Ele pode ser adaptado, conforme
apropriado, para adequar-se a objetivos locais. O relatrio do grupo um documento de trabalho.
Seu contedo deve ser logicamente organizado e claramente expresso, mas sua prosa no precisa ser
sofisticada. Seu principal propsito informar o grupo de estudos, que vai integrar as descobertas de
todos os grupos de trabalho e fazer as recomendaes finais.
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Apndice 8.1
Seqncia de tarefas para o estudo de prontido para emergncias
Preparao
Ler o relatrio preliminar preparado pelo grupo de estudos, os Captulos 1-4 e 8 do Manual do
PPP, o Preservation Program Models e o guia de recursos de Brooks, Disaster Preparedness;
Planejar atividades e distribuir tarefas iniciais.
Fazer brainstorm de emergncias potenciais
Investigar a resposta da biblioteca s emergncias passadas e os atuais riscos s colees;
Identificar a informao necessria e s provveis fontes;
Designar indivduos e subgrupos para colet-la;
Agrupar e analisar a informao.
Esboar plano para emergncia
Decidir os elementos a serem includos;
Determinar necessidades de informao e provveis fontes;
Atribuir responsabilidades pela coleta de informao e pelo rascunho de sees do plano;
Estudar e revisar rascunho de sees do plano.
Determinar necessidades remanescentes
Elaborar recomendaes para serem consideradas pelo grupo de estudos.
Esboar contedo do relatrio e atribuir responsabilidades pelo rascunho;
Estudar e revisar sees finalizadas;
Completar o relatrio e submet-lo ao grupo de estudos;
Preparar apresentao para o encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de trabalho.
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Apndice 8.2
Modelo de esboo para prontido em emergncias - Relatrio do grupo
de trabalho
Introduo
Escopo do estudo
Pontos fortes, limitaes ou caractersticas da abordagem
Anlise da vulnerabilidade das colees
Fatores geogrficos e climticos
Condio de prdios e sistemas
Principais fatos de emergncias recentes que resultaram em dano para os materiais
Descrio do estado atual de prontido
Esboo do plano para emergncia
Este pode ser includo no corpo do texto ou como um apndice, ao qual se faz referncia breve
Recomendaes
Tornar as instalaes prova de emergncias
Treinar a equipe
Estabelecer e manter um nvel aceitvel de prontido
Apndices
Trechos de documentos existentes que tratam de procedimentos de emergncia
Breve cronologia de emergncias recentes
Plano para emergncia (se no estiver includo no texto)
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Captulo 9
Fase II - Educao de pessoal e usurios [Grupo de trabalho E]
Introduo s questes
Durante a ltima dcada o nmero de bibliotecas que realizaram estudos de planejamento de
preservao e implementaram programas formais de preservao aumentou lenta, mas firmemente. O
compromisso de manter colees de bibliotecas em condies utilizveis pode ser mantido simplesmente
pelo estabelecimento de um programa de microfilmagem, pela construo de instalaes para
conservao ou atualizao dos procedimentos de encadernao por mais extensivos e sofisticados
que estes esforos possam ser. Muito do trabalho de um departamento de preservao remediador,
e acontece depois que o tempo, as condies imprprias de armazenamento e o manuseio descuidado
deixaram os materiais frgeis e danificados.
Para maximizar a possibilidade de que uma coleo permanea em condio utilizvel e prontamente
disponvel aos leitores, um programa de preservao tem que ter um efeito positivo sobre os materiais a
partir do momento em que cada item adquirido. Esta meta no nem facilmente nem completamente
alcanvel, mas vale a pena persegui-la. Atingi-la depende, parcialmente, de educar a equipe e os usurios.
As pessoas que trabalham em uma biblioteca ou a usam precisam compreender seu papel na ampliao
da vida til das colees e estarem dispostas a agir de acordo com esta compreenso.
Embora ensinar pessoas a manusear os materiais da biblioteca de modo no-destrutivo seja um
objetivo institucional facilmente vendvel, vrios fatores tornam sua implementao difcil. Primeiro,
ns vivemos em uma poca e um lugar onde recursos compartilhados so raros. Estamos acostumados
a possuir coisas e a us-las como nos convm. A idia de que um livro emprestado a propriedade de
muitos e o direito a consult-lo um privilgio, no soa naturalmente ao leitor moderno. Muito menos um
senso de responsabilidade para garantir que materiais de bibliotecas sejam passados de um usurio a
outro intactos.
Segundo, os princpios que fundamentam as diretrizes para o cuidado e o manuseio apropriados
no so amplamente conhecidos. Em nenhum momento, durante os cursos de primeiro e segundo
graus ou na faculdade, os estudantes so ensinados a retirar um livro da estante sem forar a capa, a
manusear microfilmes apropriadamente ou a escolher um grande grupo de fotografias sem estrag-las.
Terceiro, a adeso s diretrizes que resultam em melhor manuteno de colees freqentemente
problemtica, leva tempo e/ou custa caro. Devolver um livro em uma caixa de devoluo, por exemplo,
, normalmente, mais conveniente do que devolv-lo ao lado, pelo balco. Do mesmo modo, mais
fcil ligar as lmpadas de uma rea de prateleiras das colees especiais logo cedo de manh e deix-
las ligadas at o fim do dia do que deslig-las sempre que possvel para proteger as colees.
Por estas razes, o treinamento em preservao fundamental e seus benefcios so muitos e
variados. Por exemplo:
um membro da equipe que pode identificar um bloco de texto que se afrouxou ligeiramente de
seu invlucro, vai envi-lo unidade de conservao das colees para um aperto da juno
um procedimento de cinco minutos. Quando problemas estruturais menores passam
despercebidos, uma nica circulao adicional resulta na necessidade de tratamento muito mais
sofisticado ou de reencadernao comercial;
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um curador que esteja ciente do dano que pastas, envelopes e caixas cidas causam aos
materiais da biblioteca vai encomendar invlucros protetores que sejam manufaturados com
papis e papeles alcalinos e, assim, prevenir a destruio desnecessria dos materiais da
biblioteca;
um supervisor de uma sala de leitura que tenha aprendido que a luz no apenas esmaece e
descolore papel, tecido e couro mas que tambm acelera as reaes qumicas que levam
estes materiais a se deteriorarem vai estar inclinado a usar painis, persianas e cortinas para
proteger os materiais da biblioteca da luz direta do sol;
um pesquisador que tenha visto uma fotografia do contedo de uma caixa para devoluo de
livro cheia at o limite as pginas dos volumes amassadas e as capas contorcidas vai estar
mais disposto a devolver os materiais logo ao lado, no balco de circulao. O uso de caixas de
devoluo de livros resultam em uma alta incidncia de danos estruturais a volumes encadernados
e debilita o impacto de um programa de tratamento de conservao idneo;
um estudante que tenha refletido sobre o valor coletivo dos materiais de uma biblioteca pode
ser menos inclinado a rasgar um captulo de um livro ao invs de preferir fotocopi-lo. O vandalismo
no pode ser eliminado, mas pode ser controlado pela elevao da conscincia geral. O apreo
pelas bibliotecas pode ser melhorado ao se chamar a ateno para o fato de que a maioria dos
materiais adquirida para reteno permanente; e que um alto percentual do acervo de bibliotecas
difcil ou impossvel de ser substituido;
um membro do corpo docente que tenha lido os resultados de um levantamento de condies
realizado na biblioteca, e que esteja informado com relao aos esforos da mesma para expandir
suas atividades de preservao, provavelmente vai ser receptivo sugesto de que um segmento
sobre o cuidado e o manuseio de materiais de bibliotecas sejam includos em um curso bsico.
Desafios de planejar um programa de educao do pessoal e usurios
Existem desafios mais significativos em planejar e implementar um programa de educao do
pessoal e de usurios ligado preservao:
j que a populao de pessoal e usurios de uma biblioteca est em constante fluxo, e que
nosso conhecimento de mtodos para a manuteno de colees de bibliotecas em condies
utilizveis est se expandindo constantemente, o trabalho de educar pessoas nunca est completo;
no conjunto, as pessoas que trabalham em uma biblioteca e a usam formam uma grande
populao. difcil projetar um programa que v alcanar cada pessoa;
as estratgias para a educao de usurios no seguem necessariamente em linha reta. A
sutileza, s vezes, funciona melhor. Por exemplo, a distribuio de sacos plsticos em dias de
chuva para a proteo de materiais circulantes sugere ao usurio que aqueles materiais so
valiosos e que a biblioteca espera que os usurios os protejam. Do mesmo modo, a manuteno
de reas de estantes limpas e ordenadas passa a mensagem de que as colees so importantes
e merecem o melhor cuidado;
as atividades educacionais podem assumir vrias formas e serem direcionadas para vrias
audincias. importante conciliar mtodos apropriados com grupos alvo especficos para que o
treinamento seja efetivo.
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113
Premissas subjacentes a uma investigao do nvel atual de conscincia
de preservao da biblioteca e da necessidade de educao adicional
Vrias premissas modelam uma investigao do nvel de educao e de conscincia em
preservao na biblioteca, e devem influenciar a anlise de descobertas e a formulao de recomendaes:
se a importncia do cuidado e do manuseio apropriados de materiais da biblioteca levada
equipe e aos usurios, e eles so ensinados a tratar as colees responsavelmente, a maioria vai
faz-lo;
treinar a equipe e os usurios de bibliotecas vai melhorar a condio das colees tanto nas
bibliotecas que tomam medidas para aumentar o nvel de conscincia dos leitores, quanto em
outras bibliotecas freqentadas por aqueles leitores e onde o pessoal pode depois trabalhar;
possvel, atravs de discusso, levantamento e observao, descobrir o grau com o qual a
informao ligada preservao est atualmente sendo disseminada por toda biblioteca;
possvel, tornando-se familiarizado com a literatura e com as ferramentas de treinamento
disponveis, determinar que informao ligada preservao deve ser apresentada equipe e aos
usurios da biblioteca e que mtodos podem ser apropriados para se alcanar grupos alvo
especficos;
podem ser identificados e usados meios econmicos de se treinar a equipe e os usurios da
biblioteca.
O Grupo de Trabalho E realiza uma investigao para aferir a natureza, o objetivo e a eficcia
dos atuais esforos da biblioteca para oferecer treinamento em preservao equipe e aos usurios;
analisa suas descobertas e rascunha recomendaes para o desenvolvimento de um programa
educacional abrangente. O grupo de estudos vai usar esta informao para preparar seu relatrio final
para o diretor. O grupo de trabalho , geralmente, coordenado por um membro do grupo de estudos
e inclui de trs a seis pessoas, dependendo do tamanho das instalaes e do objetivo da investigao.
O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas que saibam como as colees so usadas e por
quem, que tenham um amplo conhecimento de padres de provimento de pessoal da biblioteca e das
principais responsabilidades do dia-a-dia de cada unidade e sub-unidade dentro da organizao; e
que tenham um interesse geral por atividades de ensino e de treinamento. Se a biblioteca tem uma
unidade ou comit de instruo bibliogrfica, uma diviso de educao, ou qualquer outra unidade que
seja especificamente responsvel por atividades de treinamento, um membro desta unidade deve ser
includo no grupo de trabalho.
Ao serem nomeados, os membros do grupo de trabalho devem comear a ler o relatrio preliminar
do grupo de estudos, os Captulos 1-4 e 9 do Manual do PPP, o Preservation Program Models, o
guia de recursos de Wesley Boomgaarden, Staff Training and User Awareness in Preservation
Management (ver a referncia completa no Apndice 1.2). Este grupo deve tambm ver o maior nmero
possvel de programas audiovisuais listados no Audiovisual Aids on the Preservation and Conservation
of Library and Archival Materials, de Susan Swartzburg (CAN, nmero 49), que est includo no guia
de recursos de Boomgaarden. Podem ser destinadas at doze semanas para a realizao da investigao
e a preparao do relatrio. O grupo de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho responsvel
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por criar seu prprio cronograma para realizar o trabalho dentro daquele perodo. O consultor pode
encontrar-se com o grupo de trabalho para discutir as questes ligadas ao treinamento da equipe e
usurios, e para ajudar a desenvolver um plano de ao para a investigao.
Identificando mecanismos apropriados de treinamento e grupos-alvo
Na medida em que os membros do grupo de trabalho lem a literatura e assistem os programas
audiovisuais, uma lista circular de idias deve ser compilada. Quanto mais meticulosamente as idias
so catalogadas, mais fcil ser a continuao do trabalho do grupo. As informaes podem ser
separadas em trs categorias, guiadas pelas seguintes questes:
o que as pessoas podem aprender sobre a preservao de colees de bibliotecas? Os itens da lista
vo ser extremamente diversificados e no precisam estar em nenhuma ordem especfica desde o
incio. As incluses apropriadas podem ser: uso correto do bibliocanto; a tcnica correta para se
remover um nico volume de uma prateleira; os perigos de se expor vrios meios ao calor, luz e
umidade excessiva; a importncia de se limpar as leitoras de microfilme num cronograma regular; o
estrago feito por reparos inapropriados e a importncia de se relatar (em vez de consertar) pginas
rasgadas e encadernaes danificadas; e problemas associados com alimentos e bebidas na biblioteca;
que grupos podem ser escolhidos para educao sobre preservao? Em uma biblioteca de
pesquisa acadmica, os grupos podem incluir: o pessoal que cuida das estantes; o pessoal que
trabalha em unidades onde materiais so manuseados constantemente e em grande nmero (ex.:
arrumadores de prateleiras, atendentes do balco de circulao, pessoal que pe etiquetas);
estagirios; usurios da biblioteca em geral; usurios de colees especiais; e professores (que,
uma vez educados, podem dividir a tarefa de educar os estudantes).
que tipos de programas de treinamento em preservao foram, ou podem ser, elaborados pela
biblioteca? Aqui podem estar includos: os formatos potenciais de informao (ex.: programas
audiovisuais, artigos publicados em jornais locais); e os fruns potenciais para divulgar a
informao (ex.: encontros do grupo de administradores da biblioteca, sesses de orientao da
equipe, aulas acadmicas, seminrios de referncia). Veja no Apndice 9.2 uma lista de formatos
e fruns sugeridos.
Depois de coletar e de analisar as informaes de background e compilar as listas preliminares,
pode ser aconselhvel usar a tcnica de brainstorming descrita no Apndice 3.2 deste manual com
o propsito de ampliar as listas.
Aferindo a situao local
Uma vez que o grupo de trabalho tenha um viso clara do que quer saber sobre a prtica local
da biblioteca, ele realiza uma investigao para determinar o seguinte:
que treinamento em preservao e que trabalho de conscientizao est atualmente sendo feito
na biblioteca?
quem o responsvel por quais atividades de treinamento ligado preservao?
quem o beneficirio do treinamento?
que atividades devem ser adicionadas quelas que j esto sendo feitas?
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Estas informaes podem ser coletadas por observao, pela realizao de discusses formais
e informais com a equipe e/ou pela distribuio de um questionrio escrito para todas as unidades da
biblioteca ou para todos os membros da equipe. O grupo de trabalho tambm compila cpias das
ferramentas de treinamento em preservao atualmente em uso na biblioteca.
Indivduos ou grupos so designados para coletar informao. Em uma grande biblioteca, um
membro do grupo de trabalho pode concordar em fazer visitas a cada prdio do sistema com o
propsito de registrar evidncias de atividades de treinamento em preservao existentes (ex.: cartazes,
psteres, folhetos para os leitores) e evidncias da necessidade de treinamento em preservao. Outros
membros do grupo de trabalho podem concordar em dividir a responsabilidade para realizar entrevistas
e coletar informaes em cada departamento e biblioteca do sistema.
Caso se decida por realizar entrevistas, deve ser enviada uma carta de inteno assinada pelo
coordenador do grupo de trabalho a cada indivduo que v ser entrevistado. Isto ajuda a limitar a
necessidade de explicaes demoradas. Uma estratgia detalhada de entrevista deve ser elaborada
para que sejam coletadas informaes uniformes.
Um questionrio escrito pode ter a forma de uma lista de verificao, perguntas podem ser
respondidas por sim ou no, simplesmente, ou por uma combinao destas maneiras. Qualquer
que seja a maneira de realizar a investigao, ela deve permitir a livre expresso de idias. Veja no
Apndice 9.3 um exemplo de questionrio e um de guia de entrevista.
Analisando e organizando os dados
Os dados coletados por observao, entrevistas e/ou questionrios escritos so organizados por um
membro do grupo e discutidos pelo grupo de trabalho todo. Todos os membros do grupo de trabalho
devem ter a oportunidade de estudar as notas das entrevistas, as notas das visitas aos locais e os questionrios
completos antes do encontro. Durante a discusso, as seguintes questes devem ser abordadas:
o programa da biblioteca para treinamento em preservao aparenta ser adequado? Se no,
como as necessidades expressas e observadas se relacionam com as listas elaboradas antes do
levantamento de fatos locais (as listas podem ser ampliadas para incluir novas informaes.)?
o levantamento de informaes indica entusiasmo e interesse pela educao em preservao
ou falta de interesse? Algumas unidades da biblioteca ou indivduos tm menos interesse do que
deveriam, dadas suas incumbncias especficas ou obrigaes de trabalho?
existem unidades ou prdios especficos dentro do sistema da biblioteca que aparentam ter
necessidades incomuns ou ter necessidades mais urgentes que outros?
os dados sugerem prioridades para o incio e a expanso das atividades de treinamento em
preservao? Que sugestes foram levantadas repetidamente por entrevistados ou pessoas que
preencheram os formulrios? Que idias ocorreram repetidamente aos membros do grupo de trabalho?
existem sinais de mudana (ex.: na biblioteca como um todo, em uma unidade especfica da
biblioteca ou em qualquer segmento da populao de usurios) que levariam o grupo de trabalho
a antecipar necessidades novas ou diferentes de educao em preservao no futuro?
quem, no passado, iniciou as atividades de treinamento em preservao? Quem so os
tomadores de deciso a este respeito? Algumas pessoas exerceram papis de liderana?
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que pessoas, na biblioteca, podem assumir responsabilidades por desenvolver, expandir ou
coordenar um programa permanente de educao e de treinamento em preservao para o
pessoal da biblioteca e os usurios?
Elaborando recomendaes
O relatrio do Grupo de Trabalho E para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que
foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumbncia. A meta principal documentar a
natureza do programa de educao em preservao existente para o pessoal da biblioteca e os usurios,
e esboar maneiras pelas quais este programa pode ser expandido para atender melhor a meta de
maximizar a vida das colees da biblioteca. Como acontece com tarefas deste tipo, escolhas e
concesses precisam ser feitas, de modo que as recomendaes finais do grupo de trabalho sejam
plausveis, alcanveis e econmicas.
Recomendaes bem sucedidas atingem um equilbrio entre o ideal e o que a biblioteca,
realisticamente, espera atingir. Elas devem ser organizadas em categorias significativas e devem incluir
os seguintes componentes:
ao sugerida;
resultado desejado;
cronograma para implementao; e,
recursos gerais financeiros e/ou humanos necessrios.
Os relatrios dos grupos de trabalho do PPP, elaborados por outras bibliotecas da ARL, oferecem
modelos de organizao das recomendaes.
que possveis abordagens podem ser adotadas para se atingir cada uma das principais metas
identificadas?
quais so os prs e os contras de cada abordagem?
como as abordagens potenciais para se atingir cada meta se classificam, em termos de impacto
benfico sobre as colees?
quais so as implicaes de custo em termos gerais?
Atividades desejveis podem ser organizadas por categorias, por exemplo: por grupo alvo (alunos
de graduao, pesquisadores, chefes de departamento da biblioteca); pela natureza ou formato do
treinamento (materiais impressos, apresentaes de pessoas experientes, treinamento auxiliado por
computador); ou por tpico (arrumao na prateleira, manuseio em geral, controle ambiental). Explicitar
as relaes entre as mudanas desejadas e os mtodos para atingi-las, vai ajudar a evitar a apresentao
de gigantescas listas de compras ou vagas reafirmaes de princpios.
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Por exemplo, em vez de recomendar que todos os estudantes estagirios de todas as unidades
da biblioteca sejam treinados, de modo contnuo, para manusear materiais apropriadamente, a
recomendao pode ser:
estudantes estagirios compem uma percentagem significativa da fora de trabalho da biblioteca.
J que eles so, normalmente, usados para tarefas de rotina, muitos manuseiam os materiais
constantemente durante as horas em que trabalham na biblioteca. Por esta razo, a conscincia
sobre preservao e as habilidades no manuseio realizado pelos estudantes estagirios tm um
impacto significativo sobre a condio das colees. Enquanto o mau uso vai piorar os problemas
de manuteno das colees, a adeso s diretrizes e a habilidade de identificar materiais
danificados que requerem tratamento reparador podem, na verdade, melhorar a condio das
colees.
A biblioteca deve desenvolver um mecanismo para garantir que cada novo trabalhador estudante
seja informado sobre os princpios bsicos de preservao de bibliotecas, e ensinado a manusear os
materiais da biblioteca adequadamente. Passos nesta direo incluiriam:
comprar cpias de um vdeo e de um jogo de slides sobre como cuidar dos livros e manuse-
los e exigir que os estudantes recm-contratados vejam ambos os programas, com vrias semanas
de intervalo, como parte de sua orientao para a biblioteca. Estudantes que permaneam por
mais de um ano devem ver os programas uma segunda vez. Equipamentos individuais devem
estar disponveis para uso de estudantes, no setor audiovisual;
desenvolver uma seo do Manual do Estudante Empregado sobre o papel do programa de
preservao da biblioteca. Os conceitos de materiais insubstituveis e de reteno permanente
devem ser reforados e um conjunto de diretrizes para o manuseio responsvel de materiais da
biblioteca deve ser includo;
desenvolver um videotape que ensine estudantes estagirios a trabalhar nas unidades de
circulao e de arrumao de prateleiras para identificar livros e outros materiais que necessitem
de tratamento reparador;
estimular supervisores da biblioteca a enviar estudantes para o workshop de orientao sobre
preservao que oferecido, anualmente, para pessoal recm-contratado;
criar psteres que possam ser pendurados atrs do balco de circulao e em salas de leitura,
onde estudantes estagirios manuseiam centenas de volumes em uma nica sesso de trabalho.
Os psteres devem ilustrar os efeitos da colocao do livro sobre sua extremidade ou inclinado
e outras prticas danosas de colocao na prateleira; e deve enfatizar que as colees so uma
propriedade compartilhada e objeto de preocupao de todos os estudantes;
criar uma lista de verificao da orientao sobre preservao que possa ser usada por todas
as unidades da biblioteca para acompanhar o progresso de cada estudante estagirio durante o
programa de orientao;
encarregar uma pessoa ou um comit de estabelecer metas, distribuir tarefas, monitorar
progressos, acompanhar projetos at sua finalizao e estimular a continuidade no plano
operacional.
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Recomendaes como estas identificam e descrevem as questes e sugerem opes para serem
abordadas. As recomendaes devem ser acompanhadas por qualquer informao que o grupo de
trabalho tenha levantado relativa ao custo, aos benefcios incidentais, e s conseqncias adversas.
Por exemplo, os dados em que se baseiam podem indicar que embora v custar 600 dlares para se
produzir um folheto ilustrado profissionalmente, a pea pode alcanar 80 mil estudantes em cinco
anos.
Considerados em conjunto, os rascunhos das recomendaes devem resumir as descobertas e
os julgamentos do grupo de trabalho sobre as prioridades e as abordagens para se aperfeioar e
expandir o programa de educao sobre preservao da biblioteca.
foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumbncia. Ele deve incluir:
uma discusso das principais descobertas e das reas de problema identificadas pela
investigao; e
uma apresentao de recomendaes para o desenvolvimento de um programa educacional
de base ampla.
O modelo de esboo que apresentado no Apndice 9.4 pode ser adaptado para adequar-se
a objetivos locais. O relatrio do grupo um documento de trabalho. Seu contedo deve ser logicamente
organizado e claramente expresso, mas seu discurso no precisa ser rebuscado. Seu principal propsito
dar informao ao grupo de estudos, que vai integrar as concluses de todos os grupos de trabalho
e fazer as recomendaes finais.
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119
Apndice 9.1
Seqncia de tarefas para o estudo de atividades e necessidades de
educao em preservao
Preparao
Ler relatrio preliminar preparado pelo grupo de estudos, os Captulos 1-4 e 9 do Manual do
PPP, o Preservation Program Models e o guia de recursos de Boomgaarden, User Awareness
in Preservation Management
Ver apresentao de slides e de vdeo
Compilar listas de idias
Planejar estratgia para realizar investigao
Designar indivduos ou subgrupos para coletar informao
Fazer investigao
Investigar o estado e a eficincia atuais do programa da biblioteca ligado educao de pessoal
e usurio sobre preservao
Agrupar e analisar a informao
Desenvolver recomendaes
Analisar e classificar abordagens para atingir objetivos
Elaborar recomendaes a serem consideradas pelo grupo de estudos
Esboar contedo do relatrio e atribuir responsabilidades pelo rascunho
Estudar e revisar sees finalizadas
Completar o relatrio e submet-lo ao grupo de estudos
Preparar apresentao para o encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de trabalho
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120
Apndice 9.2
Lista de verificao de instrumentos e fruns para treinamento de equipe
e usurios da biblioteca
Instrumentos
Marcadores de pginas
Folhetos
Panfletos e similares
Mensagens impressas anexadas a volumes com problema (p.ex., livros quebradios)
Mensagens inseridas em publicaes normais da biblioteca (planta baixa do prdio, bibliografias)
Painis
Manuais de procedimentos, formulrios de processamento
Sinalizao
Mostras
Programas audiovisuais de treinamento para emprstimo e apresentao em locais pblicos
Instruo assistida por computador
Semana de conscientizao sobre preservao
Sacos de plstico distribudos em dias de chuva
Fruns
Boletins da equipe
Boletins do corpo docente
Jornais estudantis
Jornais de ex-alunos
Jornais locais
Publicaes da organizao mantenedora (ex.: a universidade)
Programas de instruo bibliogrfica para usurios
Servio de referncia
Guia do usurio para a biblioteca
Guia do usurio para cuidados com colees especiais
Orientao para estudantes (graduados e no graduados)
Curso acadmico formal
Visitas guiadas
Poltica relativa a furtos e a vandalismos na biblioteca; penalidades
Encontros dos professores (colegiados da universidade, comits, colquios)
Encontros da sociedade de amigos da biblioteca
Encontros dos departamentos da biblioteca
Encontros de todos os funcionrios
Conselho de bibliotecrios
Conselho de administradores da instituio
Encontros do comit da biblioteca
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121
Encontros da associao de funcionrios
Apresentaes de funcionrios (p.ex., relatrios de conferncias e workshops)
Treinamento de funcionrios da biblioteca
Treinamento de estagirios
Contato de preservao em cada unidade da biblioteca
Oficinas, seminrios, conferncias, visitas a locais
Guias e manuais para funcionrios da biblioteca e estudantes estagirios
Materiais de treinamento da biblioteca e dos departamentos
Polticas e procedimentos da biblioteca e dos departamentos
Metas e objetivos anuais para funcionrios da biblioteca
Descries formais de competncias
Relatrios para a direo da instituio
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122
Apndice 9.3
Guia para questionrios e entrevistas
Questionrio de preservao para treinamento de funcionrios e usurios PPP
Grupo de trabalho E
O propsito deste questionrio duplo:
identificar as atividades atuais da biblioteca elaboradas para oferecer educao sobre
preservao a funcionrios e a usurios
solicitar idias gerais e especficas relativas necessidade de oportunidades de treinamento
adicional e abordagens potenciais
Por favor, analise este questionrio com os funcionrios de sua unidade e estimule respostas
individuais quando for o caso. Devolver para _______________________________________ at
_______________________________________. Obrigado pela sua ajuda.
Por favor, observe os seguintes exemplos de tpicos que poderiam ser abordados por um
programa de educao em preservao para bibliotecas:
a natureza qumica e fsica dos materiais da biblioteca, e o que causa sua deteriorao;
procedimentos corretos para arrumao de prateleiras, fotocpia, envio e manuseio em geral
de materiais da biblioteca (incluindo papel, filme, fotografias, fita magntica e outros meios); uso
de carrinhos de livros; limpeza de leitoras de microfilme;
como reconhecer papis quebradios, volumes encadernados que esto estruturalmente
abalados, insetos que podem danificar os materiais da biblioteca;
o perigo causado aos materiais por comer, beber ou fumar em bibliotecas; por emendar materiais
estragados ou mutilados sem o treinamento apropriado; por usar caixas para devoluo de
livros, elsticos, clipes;
como os materiais da biblioteca devem ser armazenados (i.e., nveis apropriados de calor,
umidade, luz e limpeza).
Mantendo a lista acima em mente, por favor, responda s seguintes questes:
1. Que oportunidades de treinamento de preservao so atualmente oferecidas aos funcionrios
de sua biblioteca, departamento ou unidade?
2. Que oportunidades de treinamento de preservao no so oferecidas atualmente aos
funcionrios, mas so necessrias?
3. Que oportunidades de treinamento de preservao so atualmente oferecidas a estudantes
estagirios em sua biblioteca, departamento ou unidade?
4. Que oportunidades de treinamento de preservao no so oferecidas atualmente a estudantes
estagirios, mas so necessrias?
5. Que oportunidades de treinamento de preservao so atualmente oferecidas a usurios em
sua biblioteca, departamento ou unidade?
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6. Que oportunidades de treinamento de preservao no so oferecidas atualmente a usurios,
mas so necessrias?
7. Se um comit para implementar as recomendaes do Grupo de Trabalho E do PPP (Educao
de Funcionrios e Usurios) vier a ser criado pelo Diretor das Bibliotecas, voc estaria interessado
em participar? Que interesse ou conhecimento especial voc levaria para este comit?
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Apndice 9.4
Modelo de esboo para o relatrio do grupo de trabalho de educao de
funcionrios e usurios
Introduo
Escopo do estudo
Anlise dos esforos atuais para treinar funcionrios e usurios
Esta seo pode ser organizada por sua clientela (ex.: estagirios da biblioteca, corpo docente),
formato de treinamento (ex.: materiais impressos, apresentaes de especialistas) ou tpico
(arrumao de livros em prateleiras, manuseio em geral). Cada subseo deve incluir a seguinte
informao:
pessoa(s) responsvel(eis) pela atividade;
cronograma (Quando a atividade comeou? Quando o produto foi desenvolvido? A atividade
vai ser mantida ou o produto vai continuar disponvel?)
local (Em que instalao a atividade realizada? Onde o produto est disponvel?)
Recomendaes
Lista de recomendaes organizada para corresponder anlise dos esforos atuais, acima
Manter um nvel aceitvel de treinamento permanente
Apndices
Modelos de materiais para treinamento em preservao usados na biblioteca
Questionrio para levantamento e resultados resumidos do levantamento
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Captulo 10
Arrecadao de fundos para preservao
Lorraine Olley
Chefe do Departamento de Preservao da Universidade de Indiana
Uma questo central para o planejamento de preservao de longo prazo o desenvolvimento
de uma slida estratgia de arrecadao de fundos. preciso garantir suporte tanto para operaes
do dia-a-dia quanto para projetos especiais. O objetivo e a natureza das atividades que se enquadram
dentro da categoria de projetos especiais vo estar diretamente relacionados adequao e
estabilidade do financiamento interno. Enquanto uma instituio pode custear a microfilmagem rotineira
de livros quebradios identificados durante o curso do uso e para os quais no h substitutos disponveis
para aquisio, outras vo fazer uso da microfilmagem apenas quando recursos de doaes puderem
ser obtidos para tal.
O livro ARL Preservation Statistics (Washington, DC: Association of Research Libraries, 1993),
para o ano fiscal 1991-92, revela tendncias atuais de financiamento de bibliotecas universitrias
norte-americanas. Dos mais de 76 milhes de dlares gastos por todas as bibliotecas da ARL para
materiais, equipamento, salrios e servios contratuais de preservao, 8,5 milhes de dlares
(aproximadamente 10,5%) vieram de fontes externas. Este nmero sugere que uma slida base de
apoio est sendo oferecida atravs de oramentos institucionais regulares, mas que recursos externos
so um suplemento significativo ao financiamento interno.
Levantar a base local de recursos leva tempo e compromisso administrativo. No incomum,
no momento em que um estudo de PPP desenvolvido, que um oramento para encadernao comercial
represente o nico recurso da biblioteca especificamente destinado para preservao. Para alargar o
objetivo de um esforo de preservao, os recursos internos precisam ser redirecionados e novos
fundos identificados. Aqui, o diretor, com o apoio dos chefes de desenvolvimento de colees e
preservao, precisa estar preparado para fazer um apelo profundo, ano aps ano, organizao
mantenedora da biblioteca. A julgar pelo gradual crescimento de recursos internos gastos com
preservao nas bibliotecas de pesquisa norte-americanas, os administradores esto tendo sucesso
em suas tentativas de oferecer uma medida da estabilidade tanto dos programas de preservao recm-
instalados, quanto dos programas em estgios avanados de execuo. No de surpreender que,
quanto melhor estabelecido um programa de preservao e mais bem financiado internamente, mais
provvel que ele busque e garanta recursos regulares de fontes externas para apoiar as atividades de
preservao que de outro modo no poderiam ser realizadas.
Embora o financiamento externo para desenvolvimento das bibliotecas seja uma iniciativa
razoavelmente recente, um estudo sobre arrecadao de recursos para educao superior gera informaes
teis . Fontes de apoio voluntrio para educao superior podem ser agrupadas em quatro categorias:
individuais, que contribuem com cerca de 50% dos fundos de caridade; fundaes, que contribuem com
cerca de 20%; corporaes, que contribuem com cerca de 23%; e outras fontes, que respondem por
cerca de 7%. Para bibliotecas acadmicas especificamente, a diviso 50% de indivduos, 40% de
fundaes e 10% de corporaes. Estes nmeros sugerem que, para esforos gerais de desenvolvimento,
as bibliotecas devem visar doadores individuais. Para projetos especficos, entretanto, outras fontes,
inclusive recursos de fundaes e de doaes do governo, podem ser mais apropriadas.
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O levantamento de recursos para preservao, para ser bem sucedido, precisa proceder em
cooperao com o programa de desenvolvimento da biblioteca e sua organizao mantenedora. Todos
os esforos de desenvolvimento de biblioteca requerem o envolvimento ativo do diretor da biblioteca,
cujo status demonstra a importncia das metas de arrecadao de recursos para potenciais indivduos
ou grupos doadores. Se a biblioteca tem seu prprio encarregado de desenvolvimento, esta pessoa
no substitui o diretor, mas planeja e prepara as atividades de arrecadao de recursos do diretor. A
cooperao com a equipe central de desenvolvimento beneficia a biblioteca garantindo acesso a
especialistas, bem como a ex-alunos, a corporaes, e a fundaes.
Um programa de preservao poder ganhar mais com um esforo de arrecadao de recursos
que suporte seu desenvolvimento progressivo. A disponibilidade de fundos externos no deve se constituir
num caminho para o programa, desvirtuando-o de suas necessidades prioritrias. Os esforos iniciais
de arrecadao de recursos devem-se basear nas concluses do estudo do PPP. A identificao dos
elementos especficos do programa, para os quais os recursos externos podem ser buscados, poder
ocorrer simultaneamente elaborao de uma estratgia de implementao.
Projetos de doao para preservao demandam cooperao entre as unidades da biblioteca.
A equipe de controle bibliogrfico vai estar envolvida na elaborao e na implementao de projetos
de preservao quando o acesso s colees for melhorado ou oferecido pela primeira vez; e quando
materiais forem reformatados para criar um substituto ou uma cpia de segurana para os originais. O
administrador da biblioteca, responsvel pelas instalaes, bem como o grupo de patrimnio dentro
da organizao mantenedora, vo assumir um papel em projetos envolvendo a construo ou a
renovao de prdios. Propostas com um forte componente educacional podem envolver um executivo
de desenvolvimento de pessoal da biblioteca ou bibliotecrios de instruo bibliogrfica.
Em quase todos os casos, bibliotecrios de desenvolvimento de colees vo ser contribuidores-
chave para o esforo de captao. Entre os aspectos crticos de seu envolvimento est a identificao
de colees que meream preservao sistemtica. Pode ser conveniente considerar um processo
estruturado de seleo. Aqui, preservao e desenvolvimento de colees so parceiros no
desenvolvimento de critrios de seleo, na solicitao de sugestes dos funcionrios da rea de
desenvolvimento de colees e na identificao de prioridades para recursos. Formalizar o processo
de seleo fornece visibilidade para o programa de preservao e suas ligaes crticas com o
desenvolvimento de colees e o servio bibliotecrio pode ajudar a moldar uma estratgia de longo
prazo para se estabelecerem prioridades de preservao e se trabalhar com elas. As colees
enumeradas por bibligrafos e curadores no selecionadas para incluso em uma primeira proposta de
doao podem ser reanalisadas no prximo esforo de captao. Ao solicitar-se manifestaes formais
a especialistas, a ateno deve se concentrar sobre a condio e o valor das colees, bem como
sobre o compromisso da biblioteca de preservar seu acervo.
Uma importante tarefa a ser realizada por um membro do grupo de estudos (o encarregado de
desenvolvimento da biblioteca e/ou um encarregado de desenvolvimento central) a identificao de
fontes potenciais de apoio financeiro para preservao. Precisam ser considerados os programas de
doao de agncias federais e de fundaes privadas. Recomenda-se o estudo dos relatrios anuais
mais recentes e a atualizao das diretrizes de solicitao.
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127
Fontes de referncia impressas como The National Guide to Funding for Libraries and
Information Services, editado por Stan Olson, Ruth Kovacs e Suzanne Haile (N.Y.: The Foundation
Center, 1991), e instrumentos de busca automtica facilitam enormemente a identificao de doadores
potenciais. Aqui, um encarregado de desenvolvimento central pode ser muito valioso. Uma vez que um
universo de possibilidades tenha sido estabelecido, necessrio pensamento criativo para enquadrar
vrios elementos do programa nas fontes plausveis de financiamento. O brainstorming pode ser uma
tcnica til para o estmulo de idias, especialmente se puder ser envolvido um encarregado de
desenvolvimento da organizao mantenedora.
Um elemento crtico no desenvolvimento de um plano a declarao de propsito. Ela serve
de fundamento para todos os outros documentos (como folhetos e propostas) a serem usados na
captao de fundos em geral, e auxilia a diviso de desenvolvimento da biblioteca ou da instituio
a se comunicar com doadores potenciais sobre o programa de preservao e suas necessidades. A
declarao de propsito deve enfatizar a importncia e a singularidade das colees e dos servios
da biblioteca; e a prioridade, o objetivo e o impacto potencial de seus problemas de preservao.
Em um esforo de captao de fundos em geral, a declarao de propsito lista os elementos do
programa identificados para financiamento e mostra como estes elementos fortalecem o esforo de
preservao como um todo e o compromisso da biblioteca sua misso declarada. Cada elemento
do programa na declarao descrito de forma clara e concisa e acompanhado por um oramento
realstico. Em um esforo de captao mais direcionado, a declarao de propsito pode servir de
base para estabelecer, para o potencial doador ou agncia de fomento, um contexto dentro do qual
o projeto de preservao proposto v ser realizado.
Um segundo documento crtico essencial para a captao de recursos, especialmente quando
estiverem sendo disputadas as doaes do governo, o plano de preservao de longo prazo da
biblioteca. O relatrio final que resulta do estudo do PPP vai fornecer evidncias idneas de que uma
solicitao de fundos para o projeto se encaixa dentro de um esquema geral de captao, e que a
atividade proposta , de fato, uma prioridade organizacional identificada por meio de um processo
lgico, pensado.
Uma vez que pessoas fsicas so as que respondem por metade de todas as doaes beneficentes
para bibliotecas universitrias, eles so um importante grupo a se considerar na elaborao de um
plano de captao externa. A literatura sobre captao de recursos afirma que a aspirao de se
tornar um membro representativo de um grupo prestigiado um incentivo bsico para doadores
individuais. Eles so capazes de tomar a deciso de contribuir para uma causa nobre por um motivo
emocional e racionalizar a deciso posteriormente. Logo, a causa precisa ser apresentada como relevante,
importante e urgente. Doadores so atrados pela associao a fortes lideranas, de instituies estveis,
com programas que j tenham tido algum sucesso e , parcialmente, responsabilidade do diretor da
biblioteca projetar estas qualidades em suas relaes com doadores em potencial.
A atividade de captao de recursos centrada em indivduos pode assumir trs formas: uma
campanha maior (que levanta fundos considerveis para um projeto especfico, como a construo
de um prdio), doaes anuais (atravs de uma associao de amigos da biblioteca, por exemplo)
e doaes individuais (seja vista, seja a prazo) para um propsito especfico. Uma campanha a
atividade mais intensiva em termos de tempo (trs a cinco anos) e, de envolvimento da equipe de
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128
desenvolvimento e do diretor da biblioteca. A preservao, portanto, provavelmente no vai ser
o nico objeto de uma campanha maior, mas pode ser includa como um componente com apelo
mais importante. O grupo de amigos serve para vrias funes importantes. Ele apresenta s
pessoas a idia de oferecer suporte regular para bibliotecas; um catalisador permanente de
doaes anuais; serve como um meio para identificar e cultivar grandes doadores potenciais; e,
atravs da filiao, educa pessoas sobre bibliotecas e suas necessidades. Alm dos amigos, doaes
individuais podem ser estimuladas atravs de associaes acadmicas. Pode-se pedir a encontros
de turmas, por exemplo, que lembrem da biblioteca quando fizerem doaes em conjunto. A
biblioteca tambm pode produzir presentes comemorativos ou lembranas. Verbas para a compra
de materiais para a biblioteca podem ser levantadas, por exemplo, em homenagem aposentadoria
de um membro do corpo docente, em memria de um colega ou amigo, ou para reconhecer
importante feito acadmico.
O apoio de corporaes para a educao superior diminuiu nos ltimos anos como resultado
de restries financeiras. Um programa de relaes corporativas, entretanto, continua a ser uma
parte importante do esforo de desenvolvimento da biblioteca. A melhor abordagem doao de
corporaes e empresas atravs de indivduos que so grandes doadores altamente motivados, e
que podem usar sua influncia para estimular o interesse corporativo pela biblioteca e direcionar
seus fundos para l. O programa de preservao tambm pode se beneficiar da doao de
equipamentos e de projetos cooperativos com indstrias de informao que esto testando tecnologias
de ponta. O trabalho experimental com a varredura tica estimulou uma srie de realizaes
cooperativas inovadoras envolvendo as universidades e a indstria, e o potencial de esforos adicionais
provvel que se realize em futuro previsvel.
Fundaes governamentais e privadas forneceram verbas substanciais para atividades de
preservao. As propostas submetidas s fundaes privadas podem ser mais simples e menos
detalhadas do que aquelas necessrias s doaes governamentais. Uma coordenao prxima
diviso de desenvolvimento central necessria quando se abordam fundaes, j que a diviso pode
j ter em vista organizaes especficas para receber propostas especficas. Uma viso geral de possveis
fontes pode ser obtida folheando-se recentes volumes dos boletins bsicos da rea de preservao
(ex:. Conservation Administration News, The Abbey Newsletter, o Commission on Preservation
and Access Newsletter) para encontrar relatos de prmios donativos, mas o uso sistemtico de
ferramentas de referncia importantes vai gerar uma gama maior de possibilidades.
A Diviso de Preservao e Acesso do National Endowment for the Humanities uma
importante fonte de financiamento para projetos de preservao. O Endowment apia a reformatao
para preservao, a conservao de colees especiais, a educao e o treinamento sobre preservao,
o planejamento no plano estadual de preservao, os servios regionais de preservao, pesquisa e
desenvolvimento, a estabilizao de colees de objetos culturais e o controle bibliogrfico. O
Departamento de Educao, atravs do Title II-C, financia a aquisio, o controle bibliogrfico e a
preservao de materiais bibliotecrios das principais bibliotecas de pesquisa da nao. A National
Historical Publications and Records Comission, parte do National Archives and Records
Administration, fornece fundos para preservar e tornar acessveis os materiais de arquivos relacionados
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129
com a histria dos Estados Unidos. Bibliotecas e agncias estaduais tambm podem prover fundos
para atividades de preservao.
essencial que o foco e os interesses de uma organizao de fomento sejam compreendidos
antes de se fazer um pedido. A melhor maneira de se fazer isto lendo toda a literatura oferecida sob
demanda e, quando possvel, atravs de um dilogo permanente com executivos de fundaes. Em
alguns casos, haver oportunidades para se discutir uma proposta potencial, preparar um rascunho
para anlise preliminar, e submeter uma proposta final que discuta detalhadamente o problema de
preservao e como ele vai ser enfrentado com a doao. Em outros, haver pouca ou nenhuma
oportunidade para se fazer qualquer coisa a mais que analisar os relatrios da fundao e submeter
uma breve proposta de doao baseada em diretrizes razoavelmente vagas. Algumas fundaes e
agncias esto interessadas, basicamente, em apoiar novas iniciativas que tenham impacto nacional
(ex.: pesquisa cientfica que v responder questes comunidade global de preservao; projetos de
microfilmagem que ofeream acesso mundial informao); outras procuram projetos que tenham
implicaes locais (ex.: aperfeioamento de oportunidades de treinamento em preservao em uma
regio especfica ou conservao de uma coleo que tenha importncia local).
A parte mais complexa para se desenvolver uma proposta pode ser a preparao do oramento.
Uma diviso central da organizao mantenedora da biblioteca vai ser a fonte de assistncia,
especialmente para calcular taxas de custo indireto e os benefcios associados a vrios tipos de salrios.
Embora seja vantajoso atrair uma percentagem to alta quanto possvel do custo total do projeto de
fontes externas, um forte compromisso institucional pela preservao, manifestado atravs de uma
significativa contribuio institucional aos custos do projeto, pode ampliar as chances de uma proposta
ser financiada.
As atividades de captao de recursos vo alm do recebimento de doaes ou da finalizao
de um projeto. Os relatrios finais preparam o terreno para a prxima solicitao ou proposta.
Captadores de recursos enfatizam a importncia de agradecer aos indivduos ou aos grupos de doadores
e estender esse reconhecimento de forma apropriada e visvel. Fundaes e agncias de governo
devem receber regularmente relatrios de progresso e finais, cuidadosamente articulados sobre os
projetos financiados. Anncios de prmios, na forma de doaes e presentes, colocados em publicaes-
chave (jornais locais, boletins de ex-alunos, revistas profissionais), destacam as atividades do programa
de preservao da biblioteca, expressam agradecimento ao doador e podem estimular novos interesses
e doaes.
Fontes de informaes adicionais
Dewey, Barbara I. (Ed.). Raising money for academic and research libraries: a how-to-do-it manual for
librarians. (How-To-Do-It Manuals for Libraries, no. 18). NY: Neal-Schuman, 1991.
Esta publicao a fonte essencial de informao sobre captao de recursos para bibliotecas. Ela inclui a
maioria dos tpicos relevantes e d informaes teis e referncias.
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130
Steele, Victoria; Stephen D. Elder. Becoming a fundraiser: the principles and practice of library development.
Chicago: American Library Association, 1992.
Esta uma valiosa introduo para diretores de bibliotecas e encarregados do desenvolvimento de bibliotecas
que esto planejando solicitar doaes de peso, a despeito do fato de que os autores no consideram a
preservao como um foco vivel para um esforo de captao de recursos.
Dwight F. Burlingame (Ed.). Library development: a future imperative. NY: Haworth Press, 1990. (Tambm
publicado no Journal of Library Administration 12, no. 4 [1990]).
Esta publicao contm uma coleo de trabalhos sobre vrios aspectos do desenvolvimento para bibliotecas
pblicas e acadmicas. No to abrangente quanto o trabalho de B. Dewey.
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131
Captulo 11
Fase III - Planejando para preservao
Transio para a Fase III
Na medida em que as investigaes do grupo de trabalho chegam ao fim, a responsabilidade de
preparar um relatrio final retorna ao grupo de estudos. O relatrio vai apresentar um plano de
preservao abrangente, de longo prazo, para a biblioteca. Tambm sero includos dados coletados
durante as Fases I e II do estudo do Programa de Planejamento de Preservao que documentam
e justificam as recomendaes incorporadas ao plano. No plano mais imediato, o sucesso do grupo de
estudos e dos grupos de trabalho vai ser medido pela habilidade de organizarem os dados, de forma
precisa e completa, pela amplitude e a qualidade das idias apresentadas, o grau de aceitao geral
que tiveram as recomendaes, e a rapidez e a competncia com que as primeiras fases do plano so
implementadas. O sucesso do PPP como um todo somente pode ser julgado a longo prazo, medida
que a biblioteca amplia e aperfeioa suas capacidades de preservao.
Embora a responsabilidade pela implementao em geral resida na administrao da biblioteca,
o grupo de estudos responsvel pela antecipao dos principais obstculos e pela apresentao de
uma proposta realista. Uma combinao de mpeto e fadiga pode tentar o grupo de estudos a colar os
relatrios dos grupos de trabalho um ao outro, escrever uma introduo, e se dar por satisfeito. Antes
de escrever concluses e considerar recomendaes, entretanto, o grupo precisa assimilar e analisar
as informaes. Este processo comea com uma sesso conjunta de todos os grupos de trabalho e do
grupo de estudos, na qual as principais descobertas vo ser discutidas.
Concluindo a Fase II
A sesso conjunta, que vai coincidir, se possvel, com a terceira visita do consultor, tem vrios
objetivos:
fornecer aos membros dos grupos de trabalho uma oportunidade para resumir os resultados
de suas investigaes e destacar questes-chave criando assim um contexto dentro do qual
membros dos grupos de estudos vo analisar os documentos do grupo de trabalho;
fornecer aos membros dos grupos de trabalho uma oportunidade para conhecerem em primeira
mo as atividades dos outros grupos;
fornecer ao grupo de estudos uma oportunidade para questionar os membros dos grupos de
trabalho sobre problemas de preservao especficos e oportunidades descobertas na Fase II;
facilitar a identificao de relaes entre as descobertas dos grupos de trabalho.
Durante o encontro, cada grupo de trabalho relata para o grupo todo, apresentando sua
incumbncia, seu modo de operao, suas principais descobertas (positivas e negativas), as dificuldades
encontradas, e se precisam de estudos posteriores. Durante a discusso geral que se segue
apresentao, algumas questes so consideradas:
que padres parecem surgir da justaposio e da sobreposio das descobertas dos grupos
de trabalho? Que categorias principais de necessidades aparecem? O que aparenta ser a resposta
mais promissora para cada uma? Existem falhas ou contradies importantes?
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132
as descobertas parecem dar suporte s premissas e s prioridades estabelecidas no incio do
estudo? Houve alguma grande surpresa?
que questes principais o grupo de estudos vai ter que abordar ao sintetizar os relatrios dos
grupos de trabalho e preparar um plano completo de preservao?
existem problemas significativos de preservao que no foram abordados pelos grupos de
trabalho na Fase II? Como eles podem ser investigados no futuro?
que comentrios, questes ou sugestes os membros dos grupos de trabalho tm para o grupo
de estudos quando este entra no ltimo estgio do processo de planejamento?
possvel pedir aos membros dos grupos de trabalho comentrios sobre informaes adicionais
mais tarde, na Fase III, mas suas principais responsabilidades terminam com a apresentao dos
relatrios ao grupo de estudos.
Preparando para a Fase III
O grupo de estudos, com o auxlio do consultor, planeja a seguir seu trabalho para o restante
do estudo, adaptando a seqncia de tarefas sugerida no fim do Apndice 1.1. Na medida em que
cada membro do grupo l os relatrios dos grupos de trabalho, a ateno deve se voltar para as
maneiras de se integrar temas e questes principais.
Analisando e sintetizando dados da Fase II
A anlise das descobertas dos grupos de trabalho pelo grupo de estudos vai geralmente levar de
trs a quatro semanas e deve incluir as atividades descritas abaixo. Dependendo da natureza dos
materiais a serem estudados, algumas tarefas vo ser levadas a cabo por indivduos e outras, pelo
grupo todo.
1. estudar as principais questes, os problemas e as necessidades identificadas durante a sesso
conjunta do grupo de estudos e dos grupos de trabalho. Eles esto adequadamente
documentados? Que prioridades devem moldar o plano final?
2. determinar como as recomendaes individuais dos grupos de trabalho se relacionam a estas
prioridades. Elas podem ser agrupadas em torno de temas principais?
3. usar as tcnicas tabulares de impacto/factibilidade (ver Apndice 3.5) para classificar as
solues propostas dentro de cada grupo.
4. identificar as recomendaes com uma relao seqencial ou de dependncia, e estimar o
tempo necessrio para se realizar cada uma. Que tarefas precisam ser feitas antes que outras
possam comear? Como as atividades propostas podem ser agendadas por um perodo de
vrios anos? Identificar atividades de curto, mdio e longo prazo (aquelas que podem ocorrer
dentro de um ano, trs anos e cinco anos ou mais).
Os padres para a organizao do programa e das prioridades para o desenvolvimento devem
agora estar emergindo, e com eles o molde do plano que o grupo de estudos vai apresentar. Questes
administrativas como a designao de autoridade e responsabilidade pela criao de polticas e de
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133
gerenciamento dirio, mecanismos para coordenao entre as unidades, e as implicaes de tempo e
de pessoal para uma reorganizao potencial merecem cuidadosa considerao. As seguintes questes
vo ser teis na anlise de cada recomendao:
que recursos humanos e materiais so necessrios para implementar a recomendao? Eles
esto disponveis?
com que amplitude a implementao vai afetar a equipe e as operaes? Uma unidade apenas?
Muitas unidades? Todas as unidades e os funcionrios?
quais so as implicaes financeiras de compromissos to importantes como desembolso de
capital, custos permanentes com pessoal, e gastos com materiais e servios?
que tipos de decises so necessrias? Decises fundamentais de poltica? Decises menos
importantes de procedimento? Quem pode tom-las?
quais so as conseqncias provveis de no se implementar uma recomendao? Isto pode
ser documentado?
O grupo deve chegar a um acordo preliminar sobre os elementos a serem includos em um plano
abrangente, e a uma seqncia vivel para sua introduo no trabalho. Antes de prosseguir, o diretor
da biblioteca deve ser envolvido em uma reviso do progresso e na discusso do provvel resultado
do estudo.
Estudo do diretor
O diretor pode, com freqncia, oferecer valiosa assistncia ao aferir a factibilidade de vrios
elementos do plano, e aconselhar o grupo sobre fatores a serem considerados na elaborao de uma
estratgia de implementao. O coordenador do grupo de estudos, ou o grupo todo, deve se encontrar
com o diretor para esboar as principais descobertas do estudo, descrever os elementos a serem
includos no plano e discutir o cronograma proposto para a implantao ou expanso das atividades.
Deve ser buscado o ponto de vista do diretor sobre o seguinte:
quais so os elementos mais importantes e/ou mais atraentes do plano?
qual aparenta ser o mais fcil de ser implementado? E o mais difcil?
como as prioridades identificadas no estudo se encaixam em outras prioridades organizacionais?
como a necessidade de recursos humanos e materiais, implcita nos elementos propostos de um
plano abrangente de preservao, competem e se mesclam com outras demandas da biblioteca?
houve ocorrncias, desde que o estudo comeou, que possam afetar a capacidade da biblioteca
de ir adiante com a elaborao de um programa abrangente de preservao?
existem eventos em futuro previsvel (mudanas importantes em outros programas da biblioteca,
introduo de novos servios, reduo dos programas existentes, mudanas antecipadas na
equipe, presses ou oportunidades financeiras) que devem influenciar a seqncia de atividades
de implementao ou o ritmo com que elas podero ocorrer?
existem elementos faltando, que o grupo de estudos deve incluir?
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134
existem aspectos das recomendaes preliminares do grupo que o diretor considera inaceitveis
ou julga ser impossveis?
luz das informaes e impresses obtidas pela anlise do diretor, o grupo pode ajustar nfases,
alterar prioridades ou rever o cronograma inicial.
Estratgia de implementao
A estratgia de implementao um plano de ao para transformar recomendaes em realidade.
Ela deve explicitar:
o que precisa ser feito (as decises e atividades necessrias para implementar as principais
recomendaes);
quem deve fazer isto;
quem tem autoridade para garantir que as tarefas sero realizadas e que haja progresso;
as ferramentas, os materiais, os equipamentos e outros recursos necessrios;
um cronograma detalhando quando cada tarefa deve comear (a seqncia de atividades e a
finalizao de prazos); e
como o monitoramento e a avaliao vo ser feitos.
As sees da estratgia de implementao so rascunhadas por membros individuais do grupo
de estudos, seguindo um padro aceito antecipadamente por todo o grupo. Dois cuidados devem ser
observados:
Estabelecer limites realistas para a quantidade de detalhes
O plano vai cobrir muitos tipos diferentes de atividades a serem implementadas no decorrer de
vrios anos. No sensato tentar descrever cada um deles de maneira minuciosa. O grupo deve se
concentrar nos primeiros passos envolvidos para a implementao das recomendaes principais. Esta
arquitetura para os estgios iniciais do desenvolvimento do programa vai iniciar o processo; o planejamento
detalhado de estgios de desenvolvimento subseqentes s precisam ser reconhecidos e a responsabilidade
designada. Muitas das informaes que vo ser necessrias mais tarde esto nos relatrios dos grupos de
trabalho, que vo ser revistos com o tempo.
Estabelecer limites realistas para as responsabilidades designadas a um s indivduo
O risco de falha aumenta conforme o grau com que um programa de peso depende de uma
nica pessoa. As limitaes de tempo, a presso de outras responsabilidades, e a interrupo potencial
quando ocorre sua sada, tudo trabalha contra o sucesso no importa quo brilhante seja a pessoa.
Esta ltima advertncia ser especialmente importante se, como vai ser o caso com freqncia,
as recomendaes do grupo incluirem a criao de uma vaga de gerenciamento de preservao. Por
mais vital que seja um gerente de preservao para a administrao eficiente das atividades, os atrasos
e as dificuldades inerentes ao custeio e ao preenchimento de tal vaga torna essencial que a implementao
das primeiras fases do plano de preservao no se prenda a uma nova contratao. Alm disto,
tentador designar todas as tarefas para uma funo que no existe, evitando assim a necessidade de
mudanas nos arranjos existentes.
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Alm desta considerao prtica, h um importante princpio em jogo: preservao uma
preocupao de todo o sistema e as atividades que afetam a sobrevivncia das colees acontecem
por toda a biblioteca. Uma medida do sucesso do PPP vai ser o reconhecimento e a aceitao por
toda a equipe desta responsabilidade compartilhada. Para bibliotecas que tm uma vaga de gerenciamento
de preservao e esto fazendo o PPP para ajudar a moldar uma agenda programtica de longo
prazo, pode ser producente (ou mesmo necessrio) usar os resultados do estudo para remodelar o
papel e as responsabilidades deste gerente. No entanto, as responsabilidades de outros funcionrios
no devem ser subestimadas, nem ignoradas.
A nomeao de um comit de preservao, com ou sem uma recomendao para contratar um
gerente de preservao, freqentemente um mtodo eficiente de estimular o envolvimento do sistema
como um todo na implementao dos resultados do PPP. Aqui tambm, entretanto, o grupo de estudos
precisa exercitar retraimento na designao de responsabilidades. Ao refletir sobre a quantidade de
tempo envolvida na realizao do estudo do PPP, o grupo vai ser capaz de fazer estimativas realistas
do potencial e das limitaes de um comit permanente.
Uma abordagem til para garantir a efetiva distribuio de responsabilidades perguntar acerca
de cada uma das atividades propostas:
Que membro da equipe, se munido de uma incumbncia, apoio administrativo, e os recursos
de informao acumulados durante o estudo, seria capaz de integrar esta tarefa s suas obrigaes
atuais?
Alm de explicitar a resposta inicial s recomendaes do PPP, a estratgia de implementao
deve incluir o monitoramento permanente do progresso e uma avaliao sistemtica e peridica das
metas e realizaes. H vrias abordagens que podem ser usadas, isoladamente ou numa combinao:
designe um administrador snior responsvel pelo monitoramento do progresso. Fornea-lhe
um calendrio de datas limites nas quais os relatrios de implementao de vrias atividades
devem ser entregues. Caso um atraso em uma rea afete a data inicial de uma atividade posterior,
o administrador coordena os ajustes de planos e cronogramas;
indique um comit de preservao para exercer o monitoramento e a coordenao, com
autoridade dada pelo diretor da biblioteca para resolver quaisquer dificuldades inter-
departamentais que possam surgir durante a implementao. Este comit pode incluir alguns ou
todos os membros do grupo de estudos e/ou membros da equipe de unidades que vo estar
mais diretamente envolvidas com a implementao;
estabelea uma data entre doze e dezoito meses para uma reavaliao sistemtica das
recomendaes do grupo de estudos, quando o progresso ser avaliado e as revises necessrias
sero feitas com base na experincia e em eventos intervenientes. Esta reavaliao deve resultar
em um relatrio ao diretor descrevendo o progresso, identificando os problemas que possam ter
surgido e propondo solues. Nesta ocasio, uma segunda reavaliao sistemtica deve tambm
ser agendada para garantir que as atividades continuem como foram planejadas;
Todos os envolvidos com o monitoramento e a avaliao do processo de implementao precisam
ter em mente que quase certa a necessidade de revises peridicas das datas limite e das estratgias
para acomodar melhorias antecipadas dentro da biblioteca, para responder expanso ou contrao
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dos recursos disponveis e para aproveitar desenvolvimentos tcnicos. A meta do PPP no impor
restries rgidas sobre atividades futuras mas, antes, criar mecanismos organizacionais e uma equipe
informada, capaz de reconhecer e responder s necessidades e oportunidades variveis de preservao.
A prestao de contas permanente, como parte das descries de trabalhos, metas e objetivos
da equipe, a chave para o desenvolvimento bem sucedido do programa de preservao. Independente
de como o programa est estruturado, as tarefas ligadas preservao vo, inevitavelmente, ser
distribudas por toda a biblioteca. Estas tm que ser vistas como obrigaes regulares, e no como
atividades extra-curriculares, e serem supervisionadas e avaliadas de maneira que estimule a boa
performance.
Preparando o relatrio final
A anlise das descobertas da Fase II se concentrou na identificao daqueles elementos que
deviam ser includos em um plano abrangente para o desenvolvimento de um programa de preservao.
Agora a ateno precisa se voltar para o entrosamento de descobertas e recomendaes em um
relatrio que seja realista, compreensvel, desafiador e persuasivo. O relatrio final constitui tanto uma
culminao quanto um comeo. Ele finaliza a coleta e a anlise de dados e fornece o fundamento e a
motivao para a ao.
Contedo e formato
O relatrio da responsabilidade do grupo todo. O grupo elabora um esboo baseado nas
questes ou nos temas maiores que suas recomendaes procuram abordar. Esta abordagem vai
facilitar a organizao lgica e a apresentao do que poderia, de outro modo, ser uma assombrosa
lista de recomendaes dissociadas. Os seguintes componentes esto includos no relatrio:
Introduo
Descreve como o estudo foi executado, os papis dos diversos indivduos e grupos, o propsito
e as metas da empreitada.
Panorama das principais descobertas e recomendaes
Um resumo executivo das necessidades de preservao identificadas pelo estudo e um esboo
de um plano abrangente para elas. Provavelmente a parte mais lida, esta seo uma condensao do
relatrio integral.
Descrio da situao atual
Uma apresentao mais completa, elaborada sobre as necessidades de preservao das colees,
organizada para corresponder s recomendaes que se seguem.
Recomendaes e estratgia de implementao
Apresentao feita pelo grupo de estudos da sntese das recomendaes dos grupos de trabalho,
e um plano detalhado para a elaborao de um programa abrangente de preservao.
Apndices
Organogramas, cronogramas de implementao, resumos estatsticos dos dados dos levantamentos
ambiental e de condies, listas de recursos, documentos dos grupos de trabalho, e outros materiais
que sustentam ou justificam as recomendaes finais.
No decurso do estudo, o grupo de estudos e os grupos de trabalho tero acumulado e criado
muitos documentos. Nenhuma tentativa deve ser feita de expressar no relatrio final todas as informaes
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contidas nestes documentos. O relatrio deve resumir e indicar aos leitores os materiais de apoio com
informaes mais detalhadas. O grupo deve estabelecer diretrizes para o que deve ser includo no
texto, antes de designar indivduos ou subgrupos para rascunhar as sees. Um acordo sobre o tamanho
desejvel de cada seo vai ajudar que se alcance um equilbrio e um nvel apropriado de detalhe.
Todos os membros do grupo devem revisar cada rascunho e chegar a um consenso sobre as
mudanas substanciais, caso alguma seja sugerida. A edio final, para assegurar uma consistncia
estilstica, melhor que se atribua a um nico indivduo. Escolha o melhor escritor do grupo. O relatrio
deve ser convidativo, legvel, com ritmo regular e gramaticalmente correto. Na medida em que os
rascunhos esto sendo revistos, os membros do grupo devem ter em mente os seguintes fatores:
o relatrio deve conter sustentao adequada para todas as concluses e as recomendaes.
H muitas vezes uma tendncia, nesta fase, de se lidar com questes como se elas fossem auto-
evidentes. O relatrio precisa fornecer fundamentos suficientes e base racional que o tornem
compreensvel e persuasivo queles que no compartilharam da experincia do grupo de estudos;
as recomendaes devem evitar crticas s performances ou polticas passadas da biblioteca,
enfatizando possibilidades e oportunidades futuras. Ao se referir s realidades econmicas e
outras restries que tenham operado, as recomendaes podem ser apresentadas sob uma
tica positiva e construtiva.
Anlise final
Antes da distribuio generalizada, os comentrios sobre um rascunho final devem ser solicitados.
Vrios grupos e indivduos podem fornecer uma ltima verificao para assegurar que as questes
esto adequadamente cobertas e apresentadas:
o diretor da biblioteca, outros administradores sniores e gerentes podem responder ao rascunho
a partir de uma perspectiva gerencial, oferecendo impresses ou levantando questes relacionadas
ao servio organizacional e s implicaes operacionais do relatrio;
membros dos grupos de trabalho podem comentar sobre o equilbrio interno e a preciso com
que o grupo de estudos interpretou as descobertas;
o consultor pode comentar sobre a preciso tcnica e a factibilidade das recomendaes.
uma pessoa completamente fora da instituio (um amigo obsequioso, por exemplo) pode
fornecer uma avaliao objetiva do contedo e da sua clareza.
Por todo o processo de planejamento, a comunicao entre todas as partes dever ter sido boa
o suficiente para que os comentrios resultem numa sintonia harmoniosa. Em alguns casos, pode ser
conveniente o grupo se encontrar com um dos avaliadores e discutir sua resposta. Aps a reviso final,
o grupo entra em acordo sobre as mudanas necessrias, e o relatrio finalizado e reproduzido.
Disseminando os resultados
O grupo de estudos, tendo consultado o diretor, decide sobre a amplitude e os meios de
disseminao do relatrio. Os resultados devem ser conhecidos pelos executivos da organizao
mantenedora e pelos principais grupos de patrocnio, organizaes de amigos e bibliotecas vizinhas.
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138
Leituras introdutrias [Grupo de estudos e todos os grupos de trabalho]
Merrill-Oldham, Jan; Jutta Reed-Scott (Ed.). Manual do Programa de Planejamento de Preservao: um
manual para a auto-instruo de bibliotecas. Edio revista de 1993. Washington, DC: Association of Research
Libraries, 1993.
Merrill-Oldham, Jan; Carolyn Clark Morrow; Mark Roosa. Preservation program models: a study project and
report. Washington, DC: Association of Research Libraries, 1991.
Leitura suplementar
Introductory Readings in Preservation planning program critical reprints. Compilado por Jutta Reed-
Scott. Washington, DC: Association of Research Libraries, 1993.
Controle ambiental [Grupo de trabalho A]
Lull, William P. Selecting Fluorescent Lamps for UV Output. The Abbey Newsletter, no. 16, p. 54-55, Aug. 1992.
Lull, William P.; Paul N. Banks. Conservation environment guidelines for libraries and archives. Albany, NY:
The University of the State of New York, State Department Education, New York State Library Division of
Library Development, 1990.
Ogden, Sherelyn (Ed.). Sees The Environment, Storage and Handling of Preservation of library & archival
materials: a manual. Andover, MA: Northeast Document Conservation Center, 1992.*
Thompson, Gary. The museum environment. 2 nd ed. Londres: Butterworths, 1986. Parte 1.
* Publicados neste projeto, nos cadernos tcnicos de Meio ambientee Armazenagem e manuseio.
Leitura suplementar
Byrne, Sherry. Collection maintenance and improvement. Washington, DC, 1993. Um dos guias da srie
Preservation Planning Program Resource Guides editada por Jutta Reed-Scott.
National Research Council. Preservation of historical records. Washington, DC: National Academy Press, 1986.
Condies fsicas das colees [Grupo de trabalho B]
Drott, Carl M. Random Sampling: A Tool for Library Research. College & Research Libraries, no. 30, p. 119-
125, Mar. 1969.
Surveying Collection Conditions in Preservation planning program critical reprints. Washington, DC:
Association of Research Libraries, 1993. Compilado por Jutta Reed-Scott.
Leitura suplementar
Byrne, Sherry. Collection maintenance and improvement. Um dos guias da srie Preservation Planning
Program Resource Guides edited by Jutta Reed-Scott. Washington, DC, 1993.
Cpias da seo com o resumo podem ser distribudas para tais grupos, e o relatrio completo
disponibilizado sob demanda.
Uma apresentao formal equipe pode servir como um primeiro passo de implementao,
gerando interesse e apoio ao desenvolvimento subseqente do programa. Embora a finalizao do
relatrio encerre as responsabilidades do grupo de estudos, o esprito de sua apresentao deve
sugerir a inaugurao de uma nova iniciativa, e no a concluso da ateno dada pela biblioteca ao
tpico. Um encontro geral da equipe durante o qual o diretor aceita formalmente o relatrio, dispensa
os membros do grupo de estudos e dos grupos de trabalho com agradecimentos e passa o relatrio
para os responsveis pela implementao, seria um bom comeo.
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139
Organizao de funes [Grupo de trabalho C]
Association of Research Libraries ARL Preservation statistics, 1991-92. Washington, DC: Association of
Research Libraries, 1993. (ver tambm as estatsticas para 1988-89, 1989-90 e 1990-91).
Banks, Jennifer. Options for replacing and reformatting deteriorated materials. Washington, DC, 1993. Um
dos guias da srie Preservation Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed-Scott.
Byrne, Sherry. Collection maintenance and improvement. Washington, DC, 1993. Um dos guias da srie
Preservation Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed-Scott.
Cloonan, Michele. Organizing preservation activities. Washington, DC, 1993. Um dos guias da srie
DeCandido, Robert. Collections conservation. Washington, DC, 1993. Um dos guias da srie Preservation
Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed-Scott.
Merrill-Oldham, Jan. Managing a library binding program. Washington, DC, 1993. Um dos guias da srie
Leitura suplementar geral
Preserving Harvards retrospective collections: report of the Harvard University Library task group on
collection preservation priorities. Apr. 1991.
Ogden, Sherelyn (Ed.). Preservation/Conservation Planning: Select Bibliography Folheto tcnico da
seo Planning & Prioritizing, Preservation of library & archival materials: a manual. Andover, MA: Northeast
Document Conservation Center, 1992.*
Leitura suplementar digitalizao
Mallinson, John C. On the Preservation of Human and Machine-Readable Records. Information Technology
in Libraries, p. 19-23, Mar. 1988.
Ogden, Sherelyn (Ed.). Optical Disks and Preservation Inssues: Select Bibliography. Folheto tcnico da
seo Planning & Prioritizing, Preservation of Library & Archival Materials: A Manual. Andover, MA:
Northeast Document Conservation Center, 1992.
Prontido para emergncias [Grupo de trabalho D]
Brooks, Connie. Disaster preparedness. Washington, DC, 1993. Washington, DC, 1993. Um dos guias da
srie Preservation Planning Program Resource Guides editada por Jutta Reed-Scott.
Educao da equipe do usurio [Grupo de Trabalho E]
Boomgaarden, Wesley L. Staff training and user awareness in preservation management. Um dos guias da
srie Preservation Planning Program Resource Guides editada por Jutta Reed-Scott. Washington, DC, 1993.
Ver tantos programas audiovisuais sobre cuidados gerais e manuseio de materiais bibliogrficos quanto for
possvel. Ver Swartzburg, Susan G. Audiovisual Aids in the Preservation and Conservation of Library and
Archival Materials. Conservation Administration News, no. 49, p. 8-13, Apr. 1992. (Reimpresso em
Boomgaarden, Staff Training..., citado acima.)
* Publicado neste projeto, no caderno tcnico Planejamento e estabelecimento de prioridades.
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O Projeto Conservao Preventiva em Bibliotecas e Arquivos - CPBA
est sediado no
Arquivo Nacional
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CEP 20230-170 Rio de Janeiro - RJ
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(incorporando a antiga Commission on Preservation and Access)
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Fax: (202) 939-4765
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21 Dupont Circle, Suite 800
Washington, DC 20036
voice: 202-296-2296
fax: 202-872-0884
arlhq@arl.org.
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Armazenagem e manuseio
Conservao
Meio Ambiente
Emergncias
1. Mtodos de armazenamento e prticas de
manuseio
2. A limpeza de livros e de prateleiras
3. A escolha de invlucros de qualidade
arquivstica para armazenagem de livros e
documentos
4. Invlucros de carto para pequenos livros
5. A jaqueta de polister para livros
6. Suporte para livros: descrio e usos
7. Montagens e molduras para trabalhos
artsticos e artefatos em papel
8. Mobilirio de armazenagem: um breve
resumo das opes atuais
9. Solues para armazenagem de artefatos
de grandes dimenses
10. Planificao do papel por meio de
umidificao
11. Como fazer o seu prprio passe-partout
12. Preservao de livros de recortes e lbuns
13. Manual de pequenos reparos em livros
14. Temperatura, umidade relativa do ar, luz e
qualidade do ar: diretrizes bsicas de
preservao
15. A proteo contra danos provocados pela
luz
16. Monitoramento da temperatura e
umidade relativa
17. A proteo de livros e papis durante
exposies
18. Isopermas: uma ferramenta para o
gerenciamento ambiental
19. Novas ferramentas para preservao-
avaliando os efeitos ambientais a longo prazo
sobre colees de bibliotecas e arquivos
20. Planejamento para casos de emergncia
21. Segurana contra as perdas: danos
provocados por gua e fogo, agentes
biolgicos, roubo e vandalismo
22. Secagem de livros e documentos
molhados
23. A proteo de colees durante obras
24. Salvamento de fotografias em casos de
emergncia
25. Planilha para o delineamento de planos
de emergncia
26. Controle integrado de pragas
27. A proteo de livros e papel contra o
mofo
28. Como lidar com uma invaso de mofo:
instrues em resposta a uma situao de
emergncia
29. Controle de insetos por meio de gases
inertes em arquivos e bibliotecas
Planejamento
Edifcio/Preservao
Fotografias e filmes
Registros sonoros e fitas magnticas
Reformatao
30. Planejamento para preservao
31. Polticas de desenvolvimento de coleo e
preservao
32. Planejamento de um programa eficaz de
manuteno de acervos
33. Desenvolvimento, gerenciamento e
preservao de colees
34. Seleo para preservao: uma
abordagem materialstica
35. Consideraes complementares sobre:
"Seleo para preservao: uma abordagem
materialstica"
36. Implementando um programa de reparo
e tratamento de livros
37. Programa de Planejamento de
Preservao: um manual para auto-instruo
de bibliotecas
38. Consideraes sobre preservao na
construo e reforma de bibliotecas:
planejamento para preservao
39. Preservao de fotografias: mtodos
bsicos para salvaguardar suas colees
40. Guia do Image Permanence Institute (IPI)
para armazenamento de filmes de acetato
41. Indicaes para o cuidado e a
identificao da base de filmes fotogrficos
42. Armazenamento e manuseio de fitas
magnticas
43. Guarda e manuseio de materiais de
registro sonoro
44. O bsico sobre o processo de digitalizar
imagens
45. Microfilme de preservao: plataforma
para sistemas digitais de acesso
46. O processo decisrio em preservao e
fotocopiagem para arquivamento
47. Controle de qualidade em cpias
eletrostticas para arquivamento
48. Microfilmagem de preservao: um guia
para bibliotecrios e arquivistas
49. Do microfilme imagem digital
50. Uma abordagem de sistemas hbridos
para a preservao de materiais impressos
51. Requisitos de resoluo digital para textos:
mtodos para o estabelecimento de critrios
de qualidade de imagem
52. Preservao no universo digital
53. Manual do RLG para microfilmagem de
arquivos
Ttulos Publicados
CONSERVAO PREVENTIVA
EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS
37
Programa de Planejamento
de Preservao: um manual para
auto-instruo de bibliotecas
2 edio
a
Jan Merrill-Oldham
Jutta Reed-Scott
capa 37.ps
D:\Trabalho\Clientes\CPBA\Capas Final\capa 37.cdr
ter a-feira, 19 de junho de 2001 18:39:28
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Programa de Planejamento de Preservação, Um Manual para Auto-Instrução de Bibliotecas

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Armazenagem e manuseio

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