Requisitos que debe tener un organigrama Tcnicas para la creacin de un organigrama Finalidad de los organigramas Funciones de los organigramas

Ventajas del uso de los organigramas Desventajas del uso de los organigramas Clases de organigramas Signos convencionales ms usados

CONTENIDO El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. Son la representacin grfica de la estructura de una organizacin, en donde se pone de manifiesto la relacin existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa a cada cargo. Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador, sirvindole de anlisis terico y prctico de la organizacin. A travs de ellos se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio REQUISITOS QUE DEBE TENER UN ORGANIGRAMA: Un elemento (figuras). La estructura de la organizacin (relacin o subordinacin existentes entre las unidades organizativas). Los aspectos ms importantes de la organizacin. Las funciones. Las relaciones entre las unidades estructurales. Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. Las comunicaciones y sus vas (forma en cmo establecen las comunicaciones).

Las vas de supervisin. Los niveles y los estratos jerrquicos. Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin. Las unidades de categora especial. TCNICAS PARA LA CREACIN DE UN ORGANIGRAMA: Las casillas deben ser rectangulares. Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. Las lneas de nivel son siempre horizontales. A las unidades de mando, las lneas de mando les caen siempre en forma vertical y por el lado superior del rectngulo. Para los organigramas consultivos la lnea que indica su relacin de dependencia, es horizontal, tocndose por los lados menores del rectngulo. Al construir un organigrama se debe tener presente: Delimitar con precisin las unidades o Dependencias. Sealar de la forma ms completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico. Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de:

Lnea o Ejecucin: Lnea de mando debe caer verticalmente. Estado Mayor o Staff: La lnea que indica su relacin es horizontal. Lnea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinacin. Lnea Quebrada: Representa discontinuidades. Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicacin administrativa, pueden colocarse en el nivel especial. Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad est en revisarlo y actualizarlo peridicamente. FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS: Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:

Los cargos existentes en la compaa. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos. FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS: Para la ciencia de la administracin: Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones. Para el rea de organizacin y sistema: Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea deadministracin de personal: El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos. VENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS:

Obliga a sus autores aclarar sus ideas. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin. Muestra quin depende de quin. Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles. Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa. Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin operen. Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la organizacin. DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ORGANIGRAMAS: Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin. No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama se hara tan complejo que perdera su utilidad. Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos. Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status. CLASES DE ORGANIGRAMAS: Segn la forma como muestran la estructura son: Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los ms comunes. Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada. Son complemento de los analticos. Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser:

Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin jerrquica descendente. Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima. Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la prctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales. SIGNOS CONVENCIONALES MS USADOS: Nivel de Autoridad. Ejemplo:

Relacin de Mando o Jerarqua. Ejemplo:

Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de las lneas horizontal as la correlacin existente entre ellas. Las lneas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican mando. Relacin de Apoyo. Ejemplo:

Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indicar una relacin de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal seala la relacin de apoyo. Relaciones de Coordinacin. Ejemplo:

Las lneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar las relaciones de coordinacin. Continuidad de la Organizacin. Ejemplo:

Relaciones Especiales. Ejemplo:

La lnea quebrada representa alguna relacin especial, tambin se utiliza este smbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para sealar Dependencias que participan en algn organismo asesor, se coloca un nmero en su interior con el objetivo de identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el nmero (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo Tcnico.