La Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) es una norma reconocida en la profesin de la direccin de proyectos. Por norma se hace referencia a un documento formal que descri e normas! m"todos! procesos y pr#cticas esta lecidos. La Gua del PMBOK proporciona pautas para la direccin de proyectos tomados de forma indi$idual. %efine la direccin de proyectos y otros conceptos relacionados! y descri e el ciclo de $ida de la direccin de proyectos y los procesos $inculados.
1.2 Qu es un proyecto?
.n proyecto es un esfuer-o temporal que se lle$a a ca o para crear un producto! ser$icio o resultado ,nico. La naturale-a temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. /l final se alcan-a cuando se lo'ran los o &eti$os del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus o &eti$os no se cumplir#n o no pueden ser cumplidos! o cuando ya no e*iste la necesidad que dio ori'en al proyecto. +emporal no necesariamente si'nifica de corta duracin. /n 'eneral! esta cualidad no se aplica al producto! ser$icio o resultado creado por el proyecto1 la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero.
1. .2 &ireccin de pro#ra$as
.n pro'rama se define como un 'rupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para o tener eneficios y control! que no se o tendran si se 'estionaran en forma indi$idual. Los pro'ramas pueden incluir elementos de tra a&o relacionados que est#n fuera del alcance de los proyectos especficos del pro'rama. .n proyecto puede o no formar parte de un pro'rama! pero un pro'rama incluye siempre proyectos.
1. . O%icina proyectos
de
direccin
de
.na oficina de direccin de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una or'ani-acin que tiene $arias responsa ilidades asi'nadas. Las responsa ilidades de una oficina de 'estin de proyectos pueden a arcar desde pro$eer funciones de apoyo para la direccin de proyectos hasta la responsa ilidad de diri'ir proyectos directamente.
.na funcin fundamental de esta oficina es rindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas! entre ellas3 7 'estionar recursos compartidos por todos los proyectos diri'idos por la oficina de direccin de proyectos1 7 identificar y desarrollar una metodolo'a! me&ores pr#cticas y normas para la direccin de proyectos1 7 instruir! orientar! capacitar y super$isar1 7 $i'ilar el cumplimiento de las polticas de normas! procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos mediante auditoras del proyecto1 7 desarrollar y 'estionar polticas! procedimientos! plantillas y otra documentacin compartida del proyecto (acti$os de los procesos de la or'ani-acin)! y 7 coordinar la comunicacin entre proyectos. Los directores del proyecto y las oficinas de 'estin de proyectos persi'uen o &eti$os diferentes y! por lo tanto! responden a necesidades diferentes. Las diferencias entre el rol de los directores del proyecto y una oficina de direccin de proyectos pueden incluir lo si'uiente3 7 /l director del proyecto se concentra en los o &eti$os especficos del proyecto! mientras que esta oficina 'estiona cam ios importantes relati$os al alcance del pro'rama que pueden considerarse oportunidades potenciales de alcan-ar me&or los o &eti$os de ne'ocio. 7 /l director del proyecto controla los recursos asi'nados al proyecto a fin de cumplir me&or con los o &eti$os1 por su parte! la oficina de direccin de proyectos optimi-a el uso de los recursos de la or'ani-acin que son compartidos entre todos los proyectos. 7 /l director del proyecto 'estiona las restricciones (alcance! crono'rama! costo y calidad! entre otras) de los proyectos indi$iduales! mientras que la oficina de direccin de proyectos 'estiona las metodolo'as! normas! oportunidad9ries'o 'lo al e interdependencias entre proyectos a ni$el empresarial.
Las operaciones son esfuer-os permanentes que producen salidas repetiti$as! con recursos asi'nados para reali-ar #sicamente el mismo con&unto de tareas! se',n las normas institucionali-adas! en un ciclo de $ida de producto. 6 diferencia de la naturale-a permanente de las operaciones! los proyectos son esfuer-os temporales.
.2 Relaciones entre fases 5uando los proyectos constan de $arias fases! las fases son parte de un proceso que 'eneralmente es secuencial! dise8ado para ase'urar el control apropiado del proyecto y o tener el producto! ser$icio o resultado deseado. 4in em ar'o! en determinadas situaciones! un proyecto puede eneficiarse mediante la implementacin de fases superpuestas o simult#neas. /*isten tres tipos #sicos de relaciones entre fases3 7 .na relacin secuencial! donde una fase slo puede iniciarse una $e- que se completa la fase anterior. 7 .na relacin de superposicin! donde una fase se inicia antes de que finalice la anterior. 7 .na relacin iterativa! donde en un momento dado slo se planifica una fase y la planificacin de la si'uiente se efect,a conforme a$an-an el tra a&o y los entre'a les de la fase actual. /ste enfoque es ,til en am ientes muy poco definidos! inciertos o que cam ian r#pidamente! tales como el de una in$esti'acin! pero pueden reducir la posi ilidad de proporcionar una planificacin a lar'o pla-o. /n el caso de proyectos de fases m,ltiples! es posi le que se presente m#s de un tipo de relacin entre fases durante el ciclo de $ida del proyecto. La relacin entre las fases es definida en ase a aspectos tales como el ni$el de control requerido! la efecti$idad y el 'rado de incertidum re. /n funcin de estas consideraciones! los tres tipos de relaciones pueden presentarse entre las diferentes fases de un solo proyecto. 2.2 Proyectos vs. Trabajo operativo Las or'ani-aciones reali-an tra a&os con el propsito de alcan-ar una serie de o &eti$os. /n muchas or'ani-aciones! el tra a&o puede clasificarse como proyecto u operaciones. /stos dos tipos de tra a&o comparten determinadas caractersticas3 son reali-ados por indi$iduos! est#n limitados por restricciones! incluso restricciones de recursos! son planificados! e&ecutados! super$isados y controlados! y son reali-ados con el fin de alcan-ar los o &eti$os de la or'ani-acin o los planes estrat"'icos. Los proyectos y las operaciones difieren principalmente en que las operaciones son continuas y producen ser$icios! resultados o productos repetiti$os. Los proyectos (&unto con los miem ros del equipo y a menudo las oportunidades) son temporales y tienen un final. Por el contrario! las operaciones son continuas y sostienen la or'ani-acin a lo lar'o del tiempo. Las operaciones no terminan cuando alcan-an sus o &eti$os actuales sino que! por el contrario! si'uen nue$as direcciones para apoyar los planes estrat"'icos de la or'ani-acin. 7 7 7 7
2.31nteresados
Los interesados son personas u or'ani-aciones (por e&emplo! clientes! patrocinadores! la or'ani-acin e&ecutante o el p, lico)! que participan acti$amente en el proyecto! o cuyos intereses pueden $erse afectados positi$a o ne'ati$amente por la e&ecucin o terminacin del proyecto. 6 continuacin se presentan al'unos e&emplos de interesados3 7 Clientes/Usuarios. Los clientes9usuarios son las personas u or'ani-aciones que usar#n el producto! ser$icio o resultado del proyecto. Los clientes9usuarios pueden ser internos o e*ternos a la or'ani-acin e&ecutante. 0ncluso puede ha er diferentes ni$eles de clientes.
Patrocinador. .n patrocinador es la persona o 'rupo que proporciona los recursos financieros! en efecti$o o en especie! para el proyecto. 5uando se conci e inicialmente un proyecto! el patrocinador es quien lo defiende. /sto incluye ser$ir de porta$o- frente a los altos ni$eles de direccin! para reunir el apoyo de la or'ani-acin y promo$er los eneficios que aportar# el proyecto. 7 Directores del portafolio/Comit de revisin del portafolio. Los directores del portafolio son responsa les de la 'o erna ilidad de alto ni$el de un con&unto de proyectos o pro'ramas! que pueden o no ser interdependientes. Los comit"s de re$isin del portafolio est#n conformados normalmente por e&ecuti$os de la or'ani-acin que act,an como un panel de seleccin de proyectos. 7 Directores del pro rama. Los directores del pro'rama son responsa les de la 'estin coordinada de proyectos relacionados! para o tener eneficios y un control que no seran posi les si los proyectos se 'estionaran indi$idualmente. Los directores del pro'rama interact,an con los directores de cada proyecto! proporcion#ndoles apoyo y 'ua en proyectos indi$iduales. 7 !ficina de direccin de proyectos "P#!$. .na oficina de direccin de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una or'ani-acin que tiene $arias responsa ilidades asi'nadas con relacin a la direccin centrali-ada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran a&o su &urisdiccin. 7 Directores del proyecto. Los directores del proyecto son desi'nados por la or'ani-acin e&ecutante para alcan-ar los o &eti$os del proyecto. .n director de proyecto de e ser capa- de comprender los detalles del proyecto! pero de e diri'irlo desde una perspecti$a 'lo al. 5omo responsa le del "*ito del proyecto! el director del proyecto tiene a su car'o todos los aspectos del proyecto! que a arcan! entre otros3 o desarrollar el plan para la direccin del proyecto! as como todos los planes complementarios relacionados! o mantener el proyecto encaminado en t"rminos de crono'rama y presupuesto! o identificar! dar se'uimiento y responder a los ries'os! y o proporcionar informes precisos y oportunos so re las m"tricas del proyecto. 7 %&uipo del proyecto. /l equipo del proyecto est# conformado por el director del proyecto! el equipo de direccin del proyecto y otros miem ros del equipo que desarrollan el tra a&o! pero que no necesariamente participan en la direccin del proyecto. 'erentes funcionales. Los 'erentes funcionales son personas cla$e que desempe8an el rol de 'estores dentro de un #rea administrati$a o funcional de una empresa! tal como recursos humanos! finan-as! conta ilidad o adquisiciones. 'erentes de operaciones. Los 'erentes de operaciones desempe8an una funcin de 'estin en un #rea medular de la empresa! tal como la de in$esti'acin y desarrollo! dise8o! fa ricacin! apro$isionamiento! prue as o mantenimiento. 6 diferencia de los 'erentes funcionales! estos 'erentes tienen que $er directamente con la produccin y el mantenimiento de los productos o ser$icios que $ende la empresa. (endedores/)ocios de ne ocios. Los $endedores! tam i"n llamados pro$eedores o contratistas! son compa8as e*ternas que cele ran un contrato para proporcionar componentes o ser$icios para el proyecto. Los socios de ne'ocios tam i"n son compa8as e*ternas! pero que tienen una relacin especial con la empresa! lo'rada al'unas $eces mediante un proceso de certificacin. Los socios de ne'ocios proporcionan e*periencia especiali-ada o desempe8an una funcin especfica! como una instalacin! adecuacin! capacitacin o apoyo.
2. .2 -structura de la or#ani2acin
La estructura de la or'ani-acin es un factor am iental de la empresa que puede afectar la disponi ilidad de recursos e influir en el modo de diri'ir los proyectos. Las estructuras a arcan desde una estructura funcional hasta una estructura orientada a proyectos! con una $ariedad de estructuras matriciales entre ellas.