Papeles de Trabajo en Auditora

- Primera Parte -

1. ASPECTOS GENERALES Como en cualquier tipo de tarea donde se requiera la obtencin de elementos, clasificacin, evaluacin de la tarea, entre otros, en auditora es fundamental que todo ello se encuentre volcado en los papeles de trabajo. 2. Misin de los papeles de trabajo Sirven como elemento donde se guarda la informacin relevante. Se llama papel de trabajo a todo papel donde se ha obtenido informacin requerida e importante. Hay papeles de trabajo que son especficos de la tarea que se est realizando, como por ejemplo en el caso de un arqueo de caja, donde habr papeles propios de la tarea realizada al efecto. Los papeles de trabajo del auditor son los que el recopila, y que se originan de tres maneras distintas: Los que el auditor y sus colaboradores utilizan segn el procedimiento que aplican. Los que no elabora el auditor sino que son pedidos a la propia empresa: listados, planillas, conciliaciones bancarias, entre otros. Los que no elabora el auditor sin que son pedidos a terceros de la empresa: es decir, las respuestas de terceros que obtiene el auditor, como por ejemplo: la respuestas ante una circularizacin efectuada. El pedido del auditor a terceros no lo hace el mismo auditor, sino un responsable de la empresa, pero la respuesta del tercero es enviada al estudio del auditor.

Una vez finalizada su labor, el auditor debe mantener archivados todos los papeles de trabajo, en legajos de tipo permanente o carpeta. El auditor va a conservar todos los papeles que obtuvo de la empresa, los que obtuvo de terceros y los suyos propios, todos relacionados entre s. Van a servir para el futuro, ya que estn referidos a la historia de la empresa, en aspectos jurdicos, contables, entre otros. En el caso de una nueva auditora posterior, no se le pide todo a la empresa, sino solo lo que se modific. Sirven como elemento de constancia de la auditora realizada, ya que todo se archiva en un legajo del periodo. Son la mejor forma de mostrar que se ha realizado la tarea. El legajo permanente se actualiza, pero el legajo de actuacin no. 3. Propiedad, eXHibicin, conservacin Los papeles de trabajo en su conjunto (permanentes y de actuacin) son propiedad del auditor, debe conservarlos y hacerlos trascender a terceros. Le sirven al auditor para utilizarlos como medio de prueba en el caso de que sean requeridos. En caso de defensa puede mostrarlos, pero en caso contrario no puede. Ejemplos:
Qu pasara si el propio ente le solicita al auditor los papeles de trabajo, diciendo que se le ha perdido informacin?: el auditor no puede desprenderse de los papeles de trabajo originales, aunque se los pidan, aunque lo que puede hacer es entregar una fotocopia. Qu sucede si se los pide un colega conocido que lo va a suceder en la labor de auditora?: no se los puede dar, aunque pude darle algn tipo de informacin a travs de fotocopias de la parte pertinente.

El auditor debe exhibir sus papeles de trabajo en caso de juicio como medio de prueba, debindole enviar al juez una copia de los papeles de trabajo originales (pero el original no), pudindose exigir autentificacin por Notario. Tambin existen manuales en donde se archivan esos papeles de trabajo y se distribuyen entre quienes realizan la tarea. Los procedimientos y los papeles de trabajo estn muy unidos. Los papeles de trabajo estn prediferenciados y todos ellos se remiten a una hoja inicial llamada Llave, resumen, o ndice. El papel de trabajo es el elemento documental prediseado que usa el auditor para volcar parte de su actuacin. El que sabe aplicar la hoja de trabajo no debe ser un autmata, sino analizar aspectos que quizs las hojas de trabajo no estimen. La propia iniciativa siempre es ms importante. La hoja de trabajo solo ayuda a contener la informacin y mantenerla ordenada. Estas hojas de trabajo se incorporan al manual por un cdigo (cada hoja tendr su cdigo). No se debe usar una hoja de trabajo de los dos lados, pues en algn momento puede omitirse informacin y necesitarse espacio para agregarla. El papel de trabajo son todos aquellos objetos donde constan las tareas realizadas, los elementos de juicio obtenidos y las conclusiones a las que arribo el auditor, por lo que constituyen la base para la emisin del informe, y luego constituyen su respaldo.
AUTOR: GUTIRREZ NaRVEZ, HEnRRY W.
Miembro del Staff de la Revista Asesor Empresarial.