Sistemas Administrativos CAPITULO 4

CAPITULO

EL SISTEMA Y SU CONTEXTO

1. INTRODUCCION.
Como dijimos en el Capitulo 3, la Teora General de Sistemas es la historia de una filosofa y un mtodo para analizar y estudiar la realidad y desarrollar modelos, a partir de los cuales puedo intentar una aproximacin paulatina a la percepcin de una parte de esa globalidad que es el Universo, configurando un modelo de la misma no aislado del resto al que llamaremos sistema. Todos los sistemas concebidos de esta forma por un individuo dan lugar a un modelo del Universo, una cosmovisin cuya clave es la conviccin de que cualquier parte de la Creacin, por pequea que sea, que podamos considerar, juega un papel y no puede ser estudiada ni captada su realidad ltima en un contexto aislado. Su paradigma, es decir, su concrecin prctica, es la Sistmica o Ciencia de los Sistemas, y su puesta en obra es tambin un ejercicio de humildad, ya que un buen sistmico ha de partir del reconocimiento de su propia limitacin y de la necesidad de colaborar con otros hombres para llegar a captar la realidad en la forma ms adecuada para los fines propuestos. El capitulo 3, muestra la Teora General de Sistemas como una ciencia de la globalidad. Es a travs de esta posibilidad de integracin como la sistmica, el paradigma de la complejidad, mezcla de arte, ciencia, intuicin y heurstica, que permite modelar sistemas complejos, (ingeniera de los sistemas complejos), es hoy un sistema y una filosofa de pensamiento en plena expansin en cuanto a las ciencias que confluyen en l: desde los campos del conocimientos tradicionalmente asociados a ella, como son las ciencias de la ingeniera y la organizacin, a las que, aunque no tan jvenes, se van incorporando, como las ciencias polticas y morales, la sociologa, la biologa, la psicologa y la psiquiatra, la lingstica y la semitica, o las que por su juventud han sido integradas casi desde su nacimiento, como ocurre con la informtica, la inteligencia artificial o la ecologa. En cuanto al estudio de fenmenos, en su va de realizar el clsico proceso anlisis-sntesis, el analista sistmico, al diseccionar los diferentes conceptos de un sistema, jams puede perder de vista el propio sistema globalmente considerado, de forma que cuando se plantee una El sistema y su Contexto 1

Sistemas Administrativos CAPITULO 4 determinada actuacin sobre una componente tiene que considerar al mismo tiempo qu interacciones van a generarse con las otras componentes y cmo va a influir todo ello en el sistema global, teniendo siempre presente el principio de que la suma de ptimos individuales puede no ser ptima para el sistema. Todo sistema, para sobrevivir, necesita realimentacin interna e intercambio de flujos de muy variada naturaleza con su entorno a fin de evitar el crecimiento constante de su entropa, que lo llevara a su muerte.

2. EL SISTEMA Y SU CONTEXTO.
Como dijimos en puntos anteriores, para un observador, la labor ms difcil en la especificacin de un sistema es a menudo determinar qu es parte del sistema y qu no. Cualquier sistema que desarrolle, no importa lo ambicioso o grandioso, ser parte de un sistema an mayor. Siempre que se habla de sistemas se tiene en vista una totalidad cuyas propiedades no son atribuibles a la simple adicin de las propiedades de sus partes o componentes. En las definiciones ms corrientes se identifican los sistemas como conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre s, que mantienen al sistema directo o indirectamente unido de modo ms o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algn tipo de objetivo (teleologa). Esas definiciones que nos concentran fuertemente en procesos sistmicos internos, deben necesariamente, ser complementadas con una concepcin de sistemas abiertos, en donde queda establecida como condicin para la continuidad sistmica el establecimiento de un flujo de relaciones con el ambiente. A partir de ambas consideraciones la TGS puede ser desagregada, dando lugar a dos grandes grupos de estrategias para la investigacin en sistemas generales: Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se concentran en una relacin entre el todo (sistema) y sus partes (elementos). Las perspectivas de sistemas en donde las distinciones conceptuales se concentran en los procesos de frontera (sistema/ambiente). En el primer caso, la cualidad esencial de un sistema est dada por la interdependencia (interaccin) de las partes que lo integran y el orden que subyace a tal interdependencia. En el segundo, lo central son las corrientes de entradas y de salidas mediante las cuales se establece una relacin entre el sistema y su ambiente (interrelaciones). Ambos enfoques son ciertamente complementarios. Por lo tanto podemos decir que un sistema no esta solo en el universo sino que, siempre est en funcin de un contexto, que es el conjunto de objetos exteriores que rodean, contienen o influyen al sistema. Para el anlisis se consideran tres niveles:

El sistema. El metasistema El contexto.

El sistema y su Contexto

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METASISTEMA

CONTEXTO

SISTEMA

Fig. 4.1 El sistema y su contexto

La relacin entre contexto y sistema es mutua, el primero influye y condiciona al sistema el cual a su vez aunque en menor proporcin vuelca en el contexto la influencia que surge de un proceso sistemico. Es decir , dicho de otra forma, el sistema se ve afectado cada vez que el contexto modifica sus atributos los que a su vez se alteran segn el comportamiento del sistema.

3. EL CONTEXTO DE INTERES.
Existe un concepto que resulta ser comn tanto a la Teora de los sistemas como al mtodo cientfico, es el foco de atencin (que tambin llamaremos Universo del Discurso (UD)). El analista u observador de la realidad, centra permanentemente su atencin en algo que constituye El foco de atencin, o sea la parte del universo que s asla para estudiar.

El sistema y su Contexto

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U D
Universo del Discurso

Mundo Real

Fig. 4.2 El foco de atencin/universo del discurso (UD)

El contexto a analizar depende del foco de atencin que el observador se fije. Ese foco de atencin, en termino de sistemas, se llama lmite de inters. En realidad, habra dos etapas en la determinacin del foco de atencin: a) La determinacin del contexto, lo cual se suele representar con el circulo que encierra al sistema, y que deja fuera a la parte del metasistema que no interesa al analista, porque este supone que no incide sobre el objeto en estudio. b) La determinacin del alcance del lmite de inters entre el contexto y los sistemas, en lo que hace a las relaciones, entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es posible que solo interesen algunas de esas relaciones posibles, entonces habr un lmite de inters relacional que define el contexto de interes.

Podemos definir al contexto de inters como la parte del contexto que influye al sistema y que es de inters para el observador. No se puede considerar un sistema sin analizar la influencia de su contexto de inters

En la Fig.4.3 se visualiza lo expuesto.

El sistema y su Contexto

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Contexto de Inters
Input

Contexto

Autput

Sistema

Retroalimentacin

Observador

Determinadas modificaciones en los atributos del contexto generan un nivel de influencia sobre el sistema

Ante esta influencia el sistema adapta su comportamiento lo que a su vez influye al contexto.

La influencia del sistema vuelve a modificar los atributos del contexto, lo que determina una nueva influencia en el sistema, etc.

Fig. 4.3 El sistema y el contexto de interes

El sistema y su Contexto

Sistemas Administrativos CAPITULO 4 Determinar el lmite de inters es fundamental para marcar el foco de anlisis, ya que lo que queda fuera de ese lmite no ser considerado. Dicho de otro modo, lo de afuera se considera parametrizado. Con este concepto quiere expresarse que esos elementos no modifican las relaciones entre el sistema y el contexto y que entonces no tiene sentido su anlisis. Si se define mal el alcance del contexto, aquello que no est incluido puede provocar disfunciones que conspirarn contra lo que se quiere analizar. Los elementos que se consideran Parametrizados pueden ser otros sistemas del universo.

4. EL GRADO DE CONFIABILIDAD.
Entre el sistema y el contexto, definido con un lmite de inters determinado, existen infinitas relaciones sistema-contexto y contexto-sistema. Generalmente no se toman a todas, sino slo a aquellas que interesan al anlisis, o a aquellas que probabilsticamente presentan las mejores caractersticas de prediccin cientfica (CONTEXTO DE INTERES).

Grado de Confiabilidad

100 % 90 % 80 %

20 %

50 %
Fig. 4.3 Curva de confiabilidad

100 %

N de Variables

El sistema y su Contexto

Sistemas Administrativos CAPITULO 4 Si probabilsticamente se seleccionan las relaciones (representadas por una serie de variables) con un grado de confiabilidad de por ejemplo el 95% slo se arriesga un 5%. Se entiende por grado de confiabilidad a la correspondencia con la totalidad de variables del contexto que afectan al comportamiento de nuestro sistema. Si se considera una cantidad de variables del 18% o un 20%, se podr obtener por ejemplo el 80% de confiabilidad, por cuanto el estudio del fenmeno se basar en variables tpicas que constituyen lderes de tendencia. Si en lugar del 20% se tomara el 50% de las variables el grado de confiabilidad podra ser del 90%, pues se estaran incluyendo muchas ms variables pero que no son tan trascendentes, como las primeras (curva tipo ABC). Como se advierte, con una muestra que supera el doble de la anterior solo se consigue una ligera mejora en el grado de confiabilidad. (ver Fig. 4.3) Si se quisiera lograr la confiabilidad total, el esfuerzo debera ser tan grande que tal vez no se justificara en funcin del avance que se lograra en la confiabilidad. En la realidad practica, en toda experiencia vienen mezcladas las variables relevantes con las irrelevantes. Nunca se presenta aislado un solo tipo de variables, es por eso que su deteccin es una de las tareas ms importantes del analista. Es justamente este anlisis el que delimita la frontera del contexto. Luego de estas consideraciones, podemos decir que en la realidad prctica las entradas y salidas de un sistema creado por el hombre no se producen por el azar. Ningn sistema de informacin, como vimos, toma todos los datos disponibles en el universo, ni expulsa cosas al azar al contexto. Los sistemas que construimos (mejora o diseo) son racionales y tienen propsito. Especficamente, producen salidas como respuesta a algn acontecimiento o estimulo del contexto. En algunos casos prcticos la frontera entre sistema y contexto es arbitraria. Puede haberse creado por algn decreto administrativo, como resultado de alguna negociacin poltica, etc. . Y eso es algo que el analista (observador) usualmente tiene oportunidad de influenciar. Generalmente el usuario tendr una buena idea de la frontera general entre el sistema y el contexto. Pero a menudo existe un rea gris (limite de inters relacional ) que esta abierta a negociaciones, es decir un rea sobre la cul el usuario no esta seguro, no haba pensado, tenia algunas ideas preconcebidas que esta dispuesto a reflexionar o, todas las anteriores juntas. Por ejemplo, el usuario podra pedirle al analista que desarrolle un sistema de cuentas por cobrar. Aunque esto pudiera representar una frontera firme y bien definida entre el sistema y el contexto, el analista ciertamente debiera considerar el rea gris relacionada con los otros sistemas de la Organizacin como: Cuentas a pagar, facturacin, ventas, bancos y pedidos, como una perspectiva ms amplia. Si el analista escoge una perspectiva demasiado pequea para el proyecto esta condenado al fracaso, pues el usuario puede haber identificado sin darse cuenta el sntoma del problema en lugar de la causa del problema. Y si el analista, por exceso de confianza, ingenuidad o exuberancia, escoge una perspectiva demasiado amplia para el proyecto, tambin esta condenado al fracaso, puesto que estar tratando con una situacin poltica bastante ms compleja, y estar intentando desarrollar un sistema demasiado grande bajo cualquier circunstancia. Para la identificacin de fronteras es muy importante recordar que el rea que encierra al sistema es considerada como el dominio de cambios. Es decir que todo lo que esta dentro de la frontera del sistema esta sujeto a cambios (por ejemplo, reorganizacin, automatizacin, etc.), mientras que todo lo que esta afuera se queda en su forma actual y no es investigado por el analista.

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