COMUNICAO EMPRESARIAL

Curso Tcnico em Secretariado Apostila Compilada pela professora Teresa Cristina Ferrari

SUMRIO

O QUE COMUNICAO TIPOS DE COMUNICAO A COMUNICAO NAS EMPRESAS BARREIRAS NA COMUNICAO COMUNICAO INTERPESSOAL REDAO OFICIAL REDAO EMPRESARIAL A COMUNICAO E A INTERNET REGRAS PARA CUMPRIMENTAR AS PESSOAS ATENDENDO E FALANDO AO TELEFONE DEIXANDO UM RECADO VOCE NA VIDA PROFISSIONAL MARKETING PESSOAL

COMUNICAO
curioso analisar que mesmo com todos os investimentos que as empresas vm realizando em Tecnologia, Processos, Treinamentos e Assessorias, ainda parte delas se depara e esbarra em aspectos humanos como a Falta de Comunicao.( Jaime Jimenez 21, maro, 2007)

O QUE COMUNICAO Comunicar transmitir/enviar aos outros as nossas idias, pensamentos, sensaes, informaes, atravs de diversos meios de expresso. Para comunicar necessrio estar disponvel para ser capaz de receber e compreender, por isso o homem foi criando um grande nmero de meios de comunicao.
TIPOS DE MEIOS DE COMUNICAO Podemos citar os meios de comunicao de massa mais comuns, que so: Televiso, Rdio, Jornal, Revistas, Internet. Todos eles tm como principal funo informar, educar e entreter de diferentes formas, com contedos selecionados e desenvolvidos para seus determinados pblicos. LINGUAGEM Linguagem qualquer e todo sistema de signos que serve de meio de comunicao de idias ou sentimentos atravs de signos convencionais, sonoros, grficos, gestuais etc., podendo ser percebida pelos diversos rgos dos sentidos, o que leva a distinguirem-se vrias espcies de linguagem: visual, auditiva, tctil, etc., ou, ainda, outras mais complexas, constitudas, ao mesmo tempo, de elementos diversos. Os elementos constitutivos da linguagem so, pois, gestos, sinais, sons, smbolos ou palavras, usados para representar conceitos de comunicao, idias, significados e pensamentos. COMPONENTES DA COMUNICAO Os componentes da comunicao so: o emissor, o receptor, a mensagem, canal de propagao, o meio de comunicao, a resposta (feedback) e ambiente onde o processo comunicativo se realiza. Com relao ao ambiente, processo comunicacional sofre interferncia do rudo e a interpretao compreenso da mensagem est subordinada ao repertrio.
Emissor ou Fonte- quem emite a mensagem; Receptor - recebe, descodifica a mensagem; Mensagem - contedo transmitido pelo emissor;

o o o e

 Cdigo - conjunto de signos usado na transmisso e recepo da

mensagem;
Canal - meio pelo qual circula a mensagem; Rudo - a perturbao dentro do processo de comunicao.

TIPOS DE COMUNICAO
COMUNICAO VERBAL: Quase toda a comunicao verbal realizada por escrito e devidamente documentada por meio de protocolo, mas composta pela palavra. COMUNICAO ORAL: so as ordens, pedidos, conversas, debates, discusses. COMUNICAO ESCRITA: so as cartas, telegramas, bilhetinhos, letreiros, cartazes, livros, folhetos, jornais, revista. COMUNICAO NO-VERBAL: Atravs desta comunicao no-verbal ocorre a troca de sinais: olhar, gesto, postura, mmica COMUNICAO POR MMICA: so os gestos das mos, do corpo, da face, as caretas. COMUNICAO PELO OLHAR: as pessoas costumam se entender pelo olhar. COMUNICAO PELA POSTURA: o modo como nos sentamos, o corpo inclinado para trs ou para frente, at mesmo a posio dos ps. Tudo isso na maioria das vezes o nosso subconsciente transmitindo uma mensagem. COMUNICAO POR GESTOS: pode ser voluntria, como um beijo ou um cumprimento. Mas tambm pode ser involuntria, como por exemplo, mos que no param de rabiscar ou de mexer em algo. Isso sinal de tenso e, ou nervosismo.

Fidelidade da comunicao Determinantes de efeito

Na comunicao, se deseja que esta seja a mais fiel possvel. O rudo e a fidelidade so as duas faces da mesma moeda. Se houver rudo reduz a fidelidade; se reduz o rudo aumenta a fidelidade. H quatro fatores inseridos na fonte, que determinam a fidelidade da comunicao:
1. Habilidades de comunicao: existem cinco habilidades verbais: a escrita e a palavra (codificadoras), a leitura e a audio (decodificadoras), e o raciocnio que engloba ambas funes. Nossa habilidade afeta diretamente na anlise dos nossos objetivos e como codific-los de uma forma simples e clara para que sejam entendidos.

2. Atitudes: afetam os meios pelos quais a fonte se comunica, sendo estas de trs formas: a)Atitude para consigo o complexo de variveis que se renem para formar a personalidade do indivduo. Ex: insegurana, alto estima. b)Atitude para com o assunto a crena e/ou opinio de um determinado assunto. Ex: os professores involuntariamente deixam transparecer suas tendncias em um assunto qualquer. c)Atitude para com o recebedor um julgamento favorvel ou no do emissor em relao ao recebedor . 3. Nvel de conhecimento: o quanto a fonte domina um assunto. Obs: mesmo a fonte dominando o assunto, pode haver erro na comunicao pelo excesso de termos tcnicos na transmisso da mensagem. 4. Sistema scio-cultural: a classe social juntamente com o significado que cada cultura d aos hbitos e as crenas de cada indivduo. Os mesmos fatores de fidelidade acima, se aplicam tambm ao recebedor: 1. Habilidades de comunicao: a capacidade de ouvir, ler e pensar. 2. Atitudes: idem. 3. Nvel de conhecimento: se o recebedor no tiver conhecimento no assunto, nada entender. 4. Sistema scio-cultural: idem.

A COMUNICAO NAS ORGANIZAES

Os fatores que influenciam a comunicao pessoal tambm se aplicam na comunicao das organizaes. Entretanto existem fatores que so peculiares na comunicao das organizaes. Fatores que influenciam a comunicao nas organizaes:
1. Canais formais de comunicao: influenciam de 2 maneiras a eficcia da comunicao: 1o- as distncias aumentam de acordo com o tamanho (ex: filiais) das organizaes. 2 o- inibem o fluxo livre de informaes entre os diversos nveis da organizaes. 2. Estrutura de autoridade: a comunicao respeita o nvel hierrquico da empresa, isto , quem se comunicar com quem. 3. Especializao do trabalho: a diviso e simplificao das tarefas facilitam a comunicao, devido os indivduos de um mesmo grupo possurem um mesmo jargo. 4. Propriedade da informao: so informaes que os indivduos de uma organizao detm sobre um determinado assunto. Estas informaes dificilmente so divididas com os outros membros da organizao.

REDES DE COMUNICAO NAS ORGANIZAES

A rede de comunicao um conjunto de canais dentro de uma organizao, atravs do quais a comunicao se processa.

a) Comunicao Vertical: A comunicao vertical qualquer comunicao que se processe para cima ou para baixo na cadeia de comando.
. Eventuais problemas na comunicao de cima para baixo, as informaes normalmente so filtradas, modificadas ou interrompidas. Os superiores s passam aquilo que relevante aos subordinados. Na comunicao de baixo para cima, acontece a mesma coisa por razes diferentes. Os gerentes mdios no passam as informaes irrelevantes (e principalmente aquelas que vo de encontro com os seus interesses) aos superiores, para evitarem que estes fiquem sobrecarregados com informaes desnecessrias.

b) Comunicao lateral e informal: A comunicao lateral uma comunicao entre os departamentos de uma organiza o, geralmente seguindo o fluxo do trabalho, proporcionando um canal direto para a coordenao e a soluo dos problemas. A rede de boatos outro tipo de comunicao informal. A rede de boatos so os vrios caminhos atravs dos quais as comunicaes informais atravessam uma organizao: os 4 tipos so linha nica, fofoca, probabilidade e a cadeia do grupo. BARREIRAS NA COMUNICAO So os problemas que interferem na comunicao e a dificultam. So os rudos. 4 classes de barreiras no mbito organizacional:
Barreiras pessoais A pessoas podem facilitar ou dificultar as comunicaes. Tudo ir depender da personalidade de cada um, do estado de esprito, das emoes, dos valores, etc. Barreiras administrativas/burocrticas - Decorrem das formas como as organizaes atuam e processam suas informaes. O excesso de informaes outra barreira bastante presente na atualidade. A sobrecarga de informaes de toda ordem e nas mais variadas formas, a proliferao de papis administrativos e institucionais, reunies desnecessrias e inteis, etc... A falta de seleo e de prioridades acaba confundindo o pblico em vez de propiciar uma comunicao eficaz. As comunicaes incompletas e parciais tambm constituem mais uma barreira na comunicao organizacional. So encontradas nas informaes fragmentadas, distorcidas ou sujeitas a dvidas, nas informaes no transmitidas ou sonegadas, etc...

Superando as barreiras organizacionais comunicao Tornar explcito o mximo possvel aspectos relevantes em uma situao,
levar a uma comunicao mais eficaz e significativa. A fonte deve passar de forma clara e simples "todos" os dados que pretende passar ao receptor. O espao fsico e suas divises influenciaram na privacidade e na interao das informaes.

COMUNICAO INTERPESSOAL
A comunicao humana a ferramenta que possumos para construir relacionamentos. Ela nos oferece a possibilidade de gerar conhecimento, entendimento, aceitao, comprometimento e ao. A comunicao fundamental para o ser humano conhecer pessoas, descobrir caminhos e oportunidades de troca e crescimento. A comunicao entre pessoas acontece da seguinte forma: uma pessoa emite uma mensagem, a outra recebe a mensagem, a proces sa em sua mente de acordo com suas crenas e emite o resultado deste processamento como retorno para a primeira pessoa. Na maioria das situaes, estamos em contato com pessoas muito diferentes de ns. Pessoas que nasceram em outras famlias, tiveram outra educao, fazem parte de outra cultura, tm outra crena religiosa, enfim, tm uma viso de mundo muito diferente da nossa. Este um fato que no podemos ignorar quando nos comunicamos. O contedo que falamos pode ser interpretado de forma diferente da nossa. Desta forma, para que a comunicao flua de forma harmoniosa, temos que cativar as pessoas, estabelecer laos empticos e transmitir confiana atravs de nossa postura, gestos, voz e palavras. Uma das formas de conquistar pessoas usando palavras generosas e sinceras , sabendo cumprimentar, agradecer, elogiar, no falar mal de algum que no est presente e sendo um ouvinte ativo (nos desligando dos nossos interesses prprios no momento em que escutamos algum falar). Como somos responsveis por nossas escolhas devemos praticar estes conhecimentos em nossas comunicaes dirias, abrir canais de comunicao com as mesmas e, conseqentemente, crescer com nossos relacionamentos interpessoais.

BARREIRAS COMUNICAO INTERPESSOAL EFICAZ a) Reconhecendo as barreiras comunicao interpessoal eficaz:

1. Percepes diferentes: pessoas com conhecimentos e experincias distintas costumam perceber o mesmo fenmeno de diferentes formas. 2. Diferenas de linguagem: o uso de palavras que possibilitam diferentes interpretaes (percepes diferentes); termos tcnicos (jargo empresarial) para as pessoas leigas em determinados assuntos. 3. Rudo: qualquer fator que perturbe, confunda ou interfira na comunicao. 4. Reaes emocionais: qualquer tipo de emoo pode influenciar na maneira em que vamos compreender ou passar a mensagem. 5. Inconsistncia nas comunicaes verbais e no-verbais: as mensagens so fortemente influenciadas por fatores no-verbais, como os movimentos do corpo, postura, gestos, expresses faciais, contato fsico etc. 6. Desconfiana: a confiana ou no na mensagem pode gerar credibilidade ao emissor.

b) Superando as barreiras comunicao interpessoal eficaz:

1. Superando as diferenas de percepo: preciso observar o ponto de vista da outra pessoa. Adiar as reaes at que a informao relevante seja entendida diminuir a ambigidade da mensagem. 2. Superando diferenas de linguagem: os termos tcnicos devem ser substitudos por uma linguagem simples e direta. Os receptores devem tirar suas possveis dvidas e repetir os principais tpicos da mensagem. 3. Superando o rudo: procurar elimin-lo, se no for possvel aumente a clareza e a fora da mensagem. 4. Superando Reaes emocionais: aceitando-as como parte do processo de comunicao, e procurando compreende-las objetivando melhorar a atmosfera mudando seu prprio comportamento. 5. Superando as inconsistncias nas comunicaes verbais e no-verbais: estar consciente delas e evitar o envio de mensagens falsas. 6. Superando Desconfiana: um bom relacionamento com as pessoas com as quais nos comunicamos, usando sempre a honestidade e as boas intenes.

REDAO OFICIAL
CORRESPONDNCIA Correspondncia o dilogo escrito entre emissor e receptor, que podem ser duas pessoas ou entidades. Este tipo de redao tem duas finalidades: levar algum tipo de conhecimento ao receptor e constituir um testemunho do acontecimento. CORRESPONDNCIA OFICIAL Em uma frase, pode-se dizer que redao oficial a maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. A redao oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padro culto de linguagem, clareza, conciso, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituio, que dispe, no artigo 37: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia (...). Sendo a publicidade e a impessoalidade princpios fundamentais de toda administrao pblica, claro est que devem igualmente nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais.

QUADRO DE RECURSOS DOS DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS

DENOMINAO Ofcio Memorando

Carta Ata Fax/Telex

Relatrio

FINALIDADE ALCANCE Tratamento de assuntos oficiais pelos Interno e externo rgos Pblicos da Administrao Pblica. Encaminhamento de atos, propostas, Interno pedidos, etc, afetos aos chefes dos Poderes Pblicos. Tratamento de assuntos diretamente a Uma ou vrias pessoas. pessoas ou publicamente em jornais. Registro em que se relatam os assuntos de Externo e interno. uma reunio, assemblia ou conveno. Transmisso de mensagens urgentes ou Externo e interno. quando h premncia em se dar cincia de certos documentos. Exposio circunstanciada sobre atividades Superior hierrquico. em funo do cargo que exerce.

QUALIDADES EXIGIDAS PELA CORRESPONDNCIA OFICIAL Vocabulrio simples e formal; clareza; objetividade; frases curtas; gramtica correta.

PRONOMES DE TRATAMENTO: concordncia e emprego Concordncia com os Pronomes de Tratamento

Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa. que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo como seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa ... vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no com o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita. Emprego dos Pronomes de Tratamento O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado: Vossa Excelncia, autoridades: para as seguintes

a) do Poder Executivo; Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica; Ministros de Estado1; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores;
1

Nos termos do Decreto no 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da Unio.

Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais. c) do Poder Judicirio: Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar. O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor , seguido do cargo respectivo:
Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador, No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma: A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justia 70.064-900 Braslia. DF

Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado :
Senhor Fulano de Tal, (...) No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal

Rua ABC, no 123 70.123 Curitiba. PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. Evite us-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado. costume designar por doutor os bacharis, especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...)

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia

eclesistica, so: Vossa Santidade, correspondente : Santssimo Padre, (...) Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima , em comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...) em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo

Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos; Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos. 2.2. Fechos para Comunicaes O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria no 1 do Ministrio da Justia, de 1937, que estabelecia quinze padres. Com o fito de simplific-los e uniformiz-los, este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicao oficial:
a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da Repblica: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,

Ficam excludas dessa frmula as comunicaes dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradio prprios, devidamente disciplinados no Manual de Redao do Ministrio das Relaes Exteriores. 2.3. Identificao do Signatrio Excludas as comunicaes assinadas pelo Presidente da Repblica, todas as demais comunicaes oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificao deve ser a seguinte:
(espao para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica

Para evitar equvocos, recomenda-se no deixar a assinatura em pgina isolada do expediente. Transfira para essa pgina ao menos a ltima frase anterior ao fecho.

O PADRO OFCIO H trs tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofcio, o aviso e o memorando. Exemplo de Ofcio
[Ministrio] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] [Endereo para correspondncia]. [Endereo - continuao] [Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]

5 cm

Ofcio no 524/1991/SG-PR Braslia, 27 de maio de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor Deputado [Nome] Cmara dos Deputados 70.160-900 Braslia DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas Senhor Deputado, 2,5 cm 1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama n o 154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta n o 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo pelo Decreto n o 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa). 2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em considerao as caractersticas scio-econmicas regionais. 3 cm 3. Nos termos do Decreto n o 22, a demarcao de terras indgenas dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente. 4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo. igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade civil. 5. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das entidades civis acima mencionadas.

(297 x 210mm)

1,5 cm

3,5 cm 6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessria transparncia e agilidade. Atenciosamente,

[Nome] [cargo]

Exemplo de Aviso

5 cm

Aviso no 45/SCT-PR Braslia, 27 de fevereiro de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor [Nome e cargo]

Assunto: Seminrio sobre uso de energia no setor pblico. Senhor Ministro, 2,5 cm Convido Vossa Excelncia a participar da sesso de abertura do Primeiro Seminrio Regional sobre o Uso Eficiente de Energia no Setor Pblico , a ser realizado com 5 de maro prximo, s 9 horas, no auditrio da Escola Nacional de Administrao Pblica ENAP, localizada no Setor de reas Isoladas Sul, nesta capital. O Seminrio mencionado inclu-se na atividades do Programa Nacional das Comisses Internas de Conservao de Energia em rgo Pblicos, institudo pelo 3,0 cm Decreto no 99.656, de 26 de outubro de 1990.

Atenciosamente,

[nome do signatrio] [cargo do signatrio]

1,5 cm

Exemplo de Memorando Oficial

5 cm

Mem. 118/DJ Em 12 de abril de 1991

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste Departamento. 2 Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados.
1.

3 cm

3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito. 4. Devo mencionar, por fim, que a informatizao dos trabalhos deste Departamento ensejar racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios prestados. Atenciosamente,

(297 x 210mm)

1,5 cm

[nome do signatrio] [cargo do signatrio]

REDAO EMPRESARIAL

CORRESPONDNCIA H trs tipos de correspondncia:

Particular se entre indivduos (amigos, familiares, pessoas do convvio Social), e pode apresentar diversos graus de formalidade, desde o carter ntimo at um certo grau. Empresarial se trocada entre empresas ou entre estas e pessoas fsicas ou jurdicas. Oficial se entre rgos do servio pblico civil ou militar.

ALGUNS PONTOS EMPRESARIAL

RELEVANTES

QUANTO

BOA

REDAO

Ter sempre em mente que uma carta comercial deve ser breve. Assim, rodeios, inverses mesmo bem feitas, que tanto efeito causam num texto potico, devem ser abolidos. Antes de escrever, organize seu pensamento, traando um plano:
o que vai comunicar; a quem; como deve transmitir; que informaes so relevantes.

No podemos ignorar a formalidade que esse tipo de correspondncia requer, mas devemos evitar a rigidez exagerada, os clichs, a redundncia e termos at arcaicos que ainda so utilizados. Dicas de linguagem moderna na correspondncia: No h necessidade de prembulos, v direto ao assunto. Veja alguns chaves que podem ser evitados:
Vimos atravs desta; Vimos por meio desta; Tem a presente a finalidade de; Aproveitamos o ensejo, a oportunidade; Temos em nosso poder, ou temos em mos sua carta.

No precisa avisar que vai encerrar. Evite chaves tpicos de fecho de cartas, tais como:
Limitados ao exposto, encerramos; Sendo o que nos resta a oferecer para o momento; Sem mais, ou sem mais nada para o momento.

Cabealho ou timbre referncia da empresa; logotipo, smbolo ou emblema. Em geral, j vm impressos no papel da carta.

Nmero de controle - facilita ao destinatrio responder sua carta e mencionar a referncia. tambm uma maneira de garantir o controle da correspondncia. A colocao direita um destaque que facilita a leitura. Na ilustrao, temos DV/86/96, isto , Diviso de Vendas, documento de nmero 86, do ano de 1996. Data o dia deve ser indicado sem o zero na frente; o nome do ms com letra inicial minscula; na indicao do ano, no se coloca o ponto ou espao separando o milhar.

Obs: quando o papel timbrado, pode-se suprimir o local antes da data, uma vez que o endereamento completo aparece no p de pgina. Destinatrio foram feitas as seguintes atualizaes: No se deve colocar /s ou Ilmos. Senhores antes do nome da empresa ou pessoa a quem a carta se destina. No necessrio escrever endereo, caixa postal e CEP no papel carta, basta que esses dados apaream no envelope. Referncia o contedo da carta sintetizado, facilitando o registro para quem recebe. No h necessidade de escrever Ref. ou REFERNCIA, pois a posio da frase na carta j indica esse elemento. Invocao ou vocativo o emprego de palavras como prezado, estimado, caro, amigo deve ser de acordo com o tipo de carta. Pode se tratar de uma carta puramente comercial ou pode envolver tambm relaes de amizade. Corpo da carta ou contedo deve estar disposto, geralmente, no centro do papel, em cerca de trs pargrafos:
a informao inicial; desenvolvimento do tema; a concluso.

O assunto deve ser tratado em linguagem clara, objetiva e concisa. Deve-se evitar perda de tempo na introduo do assunto, como palavras e expresses desnecessrias Saudao final, despedida ou fecho modernamente, evitam-se palavras rebuscadas e chaves. Expresses longas, que nada acrescentam de importante, caram em desuso. Emprega-se Atenciosamente ou Cordialmente, dependendo das relaes de negcios. Assinatura deve-se obedecer seguinte ordem: primeiro, o nome do remetente; depois, seu cargo. Somente as letras iniciais devem ser maisculas.

No se deve colocar o ttulo do emissor na frente de seu nome. Para indicar que se trata de mdico advogado etc., basta que se coloque ( por exemplo, Dr. Roberto Xavier) o registro do CRM ou da OAB, conforme o caso. Tambm no necessrio colocar o trao acima do nome datilografado, para a assinatura. Anexos parte destinada enumerao de papis ou de documentos que acompanha a carta.

CIRCULAR Quando, em sua empresa, voc deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo, para transmitir avisos, ordens ou instrues, deve optar por comunicarse atravs de uma circular. Na verdade, a circular pode seguir o modelo de uma carta, ofcio ou manifesto, o que a caracteriza conter um assunto de interesse geral. Muitas vezes, a circular utilizada internamente nas empresas, com a finalidade de facilitar a comunicao entre diversas sees e departamentos. Muitas empresas, hoje em dia, tm preferido no destacar a ementa (assunto). Assim, veja bem o modelo adotado na sua empresa. A linguagem utilizada em uma circular deve ser simples e direta para no dar margem a outras interpretaes. Todos devem entender claramente o que est escrito.

(TIMBRE)

Circular n 17, de 4 de setembro de 1996.

Assunto: Suspenso do expediente de 6 de setembro de 1996.

O expediente do dia 6 de setembro estar suspenso por ser um dia imprensado entre o fim-de-semana e o feriado pelas comemoraes do dia da Independncia do Brasil.

Diretor Administrativo

BILHETE

um meio rpido e simples de transmitir uma mensagem. Normalmente dirigido a uma pessoa prxima, com quem se tem intimidade, e por isso mesmo costuma ser escrito em linguagem informal. Isso, contudo, no dispensa a ateno que deve ser dada qualidade da redao. Por seu carter descontrado, o bilhete no requer um tipo especfico de papel, muito menos segue um padro formal. sempre aconselhvel, entretanto, uma boa apresentao. Mesmo sendo breve e informal, o bilhete apresenta uma forma de organizao que deve ser seguida para atender ao seu maior objetivo: comunicar de forma rpida e precisa. Assim, deve conter as seguintes partes:
Vocativo coloca-se o nome do receptor, sem emprego de tratamento especial. Texto deve ser iniciado com marca de pargrafo e conter as informaes necessrias comunicao de forma bem ordenada. Fecho indicado escrever o nome do emissor (no a assinatura), seguido da data.

Camila, Procurei em todos os lugares possveis, mas no encontrei as chaves do apartamento da Andrade Neves. Devo passar por aqui na hora do almoo. Por favor, deixe-as em cima da sua mesa. Marquei com um cliente as 14 horas. Obrigada. Tnia 12/9/96

MEMORANDO

Quando voc se encontra em situao informal, em que precisa deixar um recado, passar alguma informao a algum prximo, de uma forma rpida e direta, possivelmente escreve um bilhete. So poucas linhas nas quais se destaca a funo informativa da comunicao O memorando, estabelecendo uma comparao, uma espcie de bilhete comercial de que as empresas ou rgos oficiais se utilizam para estabelecer a correspondncia interna entre seus setores e departamentos. Por ser um tipo de correspondncia cotidiana, rpida e objetiva, o memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso. Observe um exemplo de memorando, atentando para a ausncia de saudaes e finalizaes.

(TIMBRE)

Memorando interno n:23 Em: 23/07/96

De: Chefe do Setor de Transportes Para: Gerente de Vendas

Atendendo solicitao, comunico-lhe que estar sua disposio uma caminhonete com capacidade para seis passageiros, no prximo dia 30, a partir da 18 horas.

Lus Carlos Brando

DECLARAO A declarao pode ser manuscrita em papel almao simples (tamanho ofcio) ou digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes: Timbre impresso como cabealho, contendo o nome do rgo ou empresa. Atualmente a maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declaraes particulares usa-se papel sem timbre. Ttulo deve-se coloc-lo no cento da folha, em caixa alta. Texto deve-se inici-lo a cerca de quatro linhas do ttulo. Dele deve constar:
Identificao do emissor. Se houver vrios emissores, aconselhvel escrever, para facilitar: os abaixo assinados. O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural. Finalidade do documento em geral costuma-se usar o termo para os devidos fins, mas tambm pode-se especificar: para fins de trabalho , para fins escolares ,etc. Nome e dados de identificao do interessado. Esse nome pode vir em caixa alta, para facilitar a visualizao. Citao do fato a ser atestado.

(TIMBRE) DECLARAO

Paulo Barbosa de Castro, diretor da Diviso de Transportes da Empresa de Laticnios Santa Cruz, declara para os devidos fins que o Sr. ANTNIO CARDOSO, portador da cdula de identidade n 023.875.773-82, fez parte do nosso quadro de funcionrios, no perodo de 2 de janeiro de 1990 a 30 de abril de 1996, quando se efetivou a sua cesso para o Setor Almoxarifado.

Poos de Caldas, 5 de junho de 1996 Local e data deve-se escrev-los a cerca de trs linhas do texto. Assinatura assina-se a cerca de trs linhas abaixo do loca e ata.

OUTRAS CORRESPONDNCIAS FORMAIS:

Requerimento: Se algum dia voc precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessite ter amparo na lei, deve faz-lo atravs de um requerimento. Telegrama: Eis algumas informaes que podem ser teis caso voc queira enviar um telegrama: Empregue um nmero reduzido de palavras, atentando para a clareza, a fim de que a mensagem no seja prejudicada. O custo do telegrama proporcional ao nmero de palavras usadas, a contar da indicao do receptor (destinatrio). Apenas as informaes relativas ao remetente no so cobradas. Cada palavra com at dez letras equivale a uma taxa e as palavras com mais de dez letras equivalem a duas taxas, portanto substitua as palavras com mais de dez letras por palavras sinnimas menores, com menos letras, para evitar dupla taxao. No divida as palavras ao final da linha, nem use hfen em palavras compostas ou expresses com pronomes.

APROVADA RENOVACAO CONTRATO APT COMPARECA IMOBILIRIA SEGUNDA VINTOITO NOVE HORAS

Ata: A ata um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as solues a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assemblia, sesso ou reunio. A expresso correta para a redao de uma ata lavrar uma ata. Uma das funes principais da ata historiar, traar um painel cronolgico da vida de uma empresa, associao, instituio. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos carter obrigatrio. Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas especficas. Procurao: Atravs da procurao uma pessoa (fsica ou jurdica) autoriza algum a agir e realizar negcios em seu nome. H dois tipos de procurao:
Pblica aquela que lavrada por tabelio em Livro de Notas. O translado (cpia autntica do que consta no livro) fica em poder do procurador. usada em casos de compra e venda de imveis, em assuntos de maior peso. Particular aquela que datilografada, digitada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas.

Digamos que voc no possa fazer sua matrcula na escola. Ento, voc poder passar uma procurao particular para algum de sua confiana que resolver esse, e apenas esse, assunto para voc.

ABREVIATURAS EMPRESARIAL

MAIS

USUAIS

NA

CORRESPONDNCIA

aos cuidados apartamento Avenida Artigo Assinado Caixa Captulo Citao Cdigo companhia com cpia confere, confira, confronte

a/c ou A/C ap. ou apart. Av. Art. (a) cx. cap. Cit. Cd. Cia. c/c cf.

conta corrente crdito *custo, seguro e frete decreto desconto documento em mos endereo telegrfico exemplo folha grama (s) idem ndice

c/c crd. CIF Dec. Desc. Doc. E.M. End. Tel. Ex. Fl. g id. nd.

PRONOMES DE TRATAMENTO
So pronomes usados no trato com as pessoas, conforme a categoria destas, usamos expresses mais ou menos cerimoniosas. Eis alguns pronomes de tratamento: Voc (v.) no tratamento de pessoas do nosso nvel Senhor (Sr.); Senhora (Sr.) tratamento respeitoso Senhorita (Srta.) para moas solteiras Vossa Senhoria (V.S.); Vossas Senhorias (V.S.as) para pessoas de cerimnia (muito usado em cartas comerciais) Vossa Excelncia (V.Ex.) Vossas Excelncias (V.Ex.as) para altas autoridades Vossa Reverendssima (V.Rev.) para padres, pastores Vossa Eminncia (V.Em.) para cardeais, bispos Vossa Santidade (V.S) para o papa Vossa Majestade (V.M.) para reis, rainhas Vossa Alteza (V.A .) para prncipes, princesas, duques Meritssimo (M.) para juzes Doutor (Dr.) para pessoas de curso superior em geral, mdicos e advogados.

Observao: Os pronomes de tratamento pertencem 2 pessoa, porm os verbos que os acompanham ficam na 3 pessoa. Exemplos: Vossa Majestade bondoso. Vossa Excelncia pode nos atender. Quando nos referimos a 3 pessoa, usamos a palavra Sua: Leve esses documentos para Sua Majestade; Falei com Sua Excelncia e ele pediu que aguardssemos.

A COMUNICAO E A INTERNET
Sem dvida, uma das reas mais afetadas pela internet foi a da Comunicao entre os indivduos. Se antigamente os nicos modos de contatar algum, em qualquer parte do mundo, era atravs de cartas pelo correio e telefone, hoje em dia a Internet disponibiliza uma imensa variedade de formas de comunicao e, o mais importante, baratas e mais rpidas. Dentre elas podemos citar o e-mail, as salas de bate-papo (chats), as listas de discusso, programas como icq, messengers, etc, que facilitam a troca de informao entre grupos de pessoas, o que tem aumentado a interao social. Isso pode ser percebido pela rapidez com que notcias, boatos e brincadeiras so divulgadas pela internet, principalmente via e-mail.

ALGUMAS VANTAGENS DA INTERNET: Ampliar vagas no mercado de trabalho; Aumento na velocidade das informaes; Promoo da educao: atravs do e -learning, listas de discusso, facilitando trabalhos e pesquisas; A internet abriu novas reas de trabalho como o caso dos webdesigners, webmasters, webdevelopers, mdia digital e publicidade digital; Comunicao mais rpida e barata. Troca o telefone e correios por e -mail, chats, listas de discusso, icq, messengers, etc; Aumento da interao social. Conforto ao usurio: controle bancrio, compras on-line (e-commerce), servios de entregas pizza, remdios, etc.

ALGUMAS DESVANTAGENS DA INTERNET: um veculo fcil para a divulgao de materi ais pornogrficos e pedfilos; Alvo de ataques crackers a sistemas on-line, inclusive bancrios; As leis no acompanham a evoluo tecnolgica e no punem a grand e maioria dos crimes virtuais; Redundncia de informaes.

A internet tem como funo social romper barreira e unir o mundo, mantendo a sociedade informada e contribuindo para a evoluo tecnolgica e social. Apesar de contribuir no avano da educao, comunicao, mercado de trabalho, segurana, conforto, inclusive do prprio homem, a internet ainda no tem um sistema de controle para banir e punir os responsveis pelos crimes virtuais como prostituio, pedofilia e ataques de crackers a sistemas on-line.

Algumas empresas, para proteger suas informaes e seus equipamentos contra ataques de vrus, adotam alguns procedimentos de segurana como anti-vrus e normas internas de comportamento virtual para que seus empregados utilizem a internet de forma coerente e caso estas normas no sejam cumpridas, pode-se at mesmo perder o emprego ou receber uma advertncia por mau uso. Portanto temos que ter em mente que a internet veio para nos auxiliar na comunicao e precisamos fazer o melhor uso dela em nosso benfico, e no podemos ter o mesmo comportamento que temos em nossa casa, no nosso ambiente profissional. A Internet apresenta normas de boas maneiras, ou melhor, de etiqueta. Ao conjunto dessas normas d-se o nome de Netiqueta. Naturalmente, as regras variam de acordo com o tipo de rede, tipo de servio e nvel de acesso, mas geralmente essas regras seguem normas gerais de bom senso, muito teis para a convivncia de milhes de usurios na rede. O uso de correio eletrnico para trocar mensagens com outras pessoas ou para participar de grupos de discusso/newsgroups implica na interao com outras pessoas ligadas a rede. A ausncia da inflexo de voz e da linguagem corporal bem como a natureza impessoal desse meio de comunicao do origem a uma srie de mal-entendidos entre as pessoas, que precisam ser evitados. A seguir algumas regras fundamentais tanto para o correio eletrnico quanto para as listas de discusso e newsgroups. COMUNICAO VIA E-MAIL

Combine letras maisculas e minsculas da mesma forma que na escrita comum. Na Internet escrever com letras maisculas o mesmo que gritar! Para enfatizar frases e palavras use os recursos de _sublinhar_ (colocando palavras ou frases entre sublinhados) e *grifar* (colocando palavras ou frases entre asteriscos). Seja claro e objetivo. Produza textos de leitura fcil.

A maioria das pessoas na Internet vai conhec-lo(a) somente atravs do que e de como voc escrever, portanto, cuide da correo ortogrfica e gramatical. Separe os pargrafos com linhas em branco. Considere abordar apenas um assunto por mensagem. Escolha um ttulo apropriado (relacionado ao assunto tratado na mensagem) para colocar no campo Assunto-Subject:. Isto essencial para algum com uma caixa postal abarrotada decidir se vai ou no ler a sua mensagem ou at mesmo quais ir ler primeiro. Quando for inevitvel uma mensagem mais longa avise na linha de assunto. Por exemplo: Assunto-Subject : reunio(msg longa!). Envie arquivos anexados (attachments) apenas quando solicitado, jamais para listas. O uso de acentos no problemtico quando a troca de mensagens realizada entre usurios de plataformas semelhantes com programas e terminais configurados para receber os caracteres especiais acentuados. Quando participar de uma lista ou frum de discusso no use acentos. Procure responder a todas as mensagens pessoais. Lembre-se de agradecer s pessoas que o ajudarem. Ao responder mensagens, especialmente em listas de discusso e grupos, deixe claro qual mensagem e quais questes est respondendo. No inclua todo o contedo da mensagem respondida, deixe o suficiente apenas para indicar os pontos que voc est comentando ou a que frase est respondendo. Por exemplo, se o assunto da mensagem original era : Subject: reunio, verifique que sua resposta apresenta a linha : Subject:Re: reunio. A maioria dos programas de e-mail faz isso automaticamente.

Ao organizar a resposta, procure fazer com que os leitores de sua mensagem vejam primeiro a mensagem a que voc est respondendo e logo abaixo sua resposta. Convencionou-se colocar um sinal de ">" (maior que) no incio de cada frase copiada da mensagem original. "Assinaturas" so informaes que podem ser colocadas automaticamente no final de sua mensagem para ajudar os leitores a lhe localizarem.

Evite assinaturas longas demais , com desenhos. Uma assinatura com nome, telefone e fax geralmente suficiente. Ao responder mensagens respondidas, as citaes ficam com camadas de ">>" em cada linha. Se sua resposta j est incluindo uma terceira ou quarta camada de ">>" temos uma cascata. hora de cortar as citaes ou pelo menos apagar alguns ">" que estejam a mais. Preste ateno para usar o comando de resposta( reply) quando for responder a uma mensagem e o comando de encaminhamento(forward) quando estiver somente passando adiante um e-mail. Isso evita confuses e mensagens em cascata. Sem a inflexo da voz e a linguagem corporal existentes nas comunicaes face-a-face, comentrios do autor podem ser mal interpretados nas comunicaes eletrnicas. Para compensar esta falta de visualizao, a rede desenvolveu smbolos denominados Emoticons ou Smilies. Os "Emoticons" so cones formados por parnteses, pontos, vrgulas e outros smbolos do teclado, representam carinhas desenhadas na horizontal e denotam emoes. Use-os com moderao.

REGRAS PARA CUMPRIMENTAR E APRESENTAR PESSOAS As regras de etiqueta so uma espcie de cdigo atravs do qual ns informamos aos outros que somos preparados para conviver harmoniosamente no grupo. Essas regras tratam basicamente do comportamento social, e englobam desde o modo de vestir-se adequadamente s diversas ocasies, at os modos de comer, de freqentar ambientes pblicos e, principalmente, de como se relacionar com as pessoas. Por isso, vamos comear falando da etiqueta dos cumprimentos e apresentaes. H uma regra bsica para todos os tipos de apresentao: quem quer que esteja se apresentando ou sendo apresentado, deve sorrir e olhar a pessoa nos olhos. Seriedade e tenso no funcionam bem nas apresentaes. Outra regrinha diz que: "A pessoa mais importante quem recebe a outra e tem seu nome dito primeiro. No meio empresarial, interessante dar ao cliente essa importncia maior." Outra coisa importante que deve ser observada tanto por homens como por mulheres que o tapinha nas costas e os beijinhos devem ser evitados sempre, a menos que haja grande intimidade entre eles e a ocasio permita esse tipo de carinho. Pode ocorrer, tambm, que a pessoa apresentada por uma questo de descortesia no estique a mo para receber o cumprimento. O que fazer? Se ao esticar a mo para apresentar-se a algum, ela no retribuir esse gesto, retire a mo mas continue a apresentao. Esta atitude a correta. Para apresentar algum a um grupo, aproveite o momento em que estiverem reunidos e diga algo mais ou menos assim: "Oi, pessoal, queria apresentar a vocs a Luciana Forli, designer da Briattore, em Milo." Saiba tambm que nas apresentaes para um grupo esto dispensados os apertos de mo. Ao ser apresentado, se estiver sentada, a pessoa deve se levantar. Esta regra se aplica aos homens. Se no levantar-se, pode parecer que est desinteressado ou alheio. As mulheres, se estiverem sentadas, s devem levantar-se se a pessoa apresentada for a anfitri ou uma senhora de idade. Quando lhe cabe apresentar algum, diga o nome completo da pessoa e algo que propicie o incio de uma conversa. O "ol!" e o "como vai?" so considerados cumprimentos padres. Voc no precisa usar aquele tradicional "muito prazer!" As mulheres tambm se cumprimentam apertando as mos.

Uma dvida muito comum Algumas pessoas ficam em dvida na hora de apresentar o cnjuge. A principal, sobre a expresso a ser utilizada: se esposo, esposa... marido, mulher. Independentemente se so casados ou no, o mais adequado apresentar o parceiro como meu marido, ou minha mulher. Algo do tipo: "Ol, esta minha mulher, Denise." E de bom tom e evita constrangimentos. Pergunta indiscreta Nunca deve-se perguntar a uma mulher se ela est grvida. Se ela realmente estiver esperando um beb no h problema, mas se, por outro lado, ela s tiver engordado, a situao muito constrangedora. Uma recomendao importante: Quando voc se apresentar a algum, no se intitule doutor, professor etc. Se voc doutor, professor ou magistrado, todos sabero no momento oportuno. Isso no de bom tom na hora da apresentao. Voc deve apenas dizer o seu nome. Etiqueta ao Telefone: Ter bons modos ao telefone pode fazer uma diferena enorme na carreira de uma pessoa. Veja a seguir como evitar alguns erros muito comuns, que so cometidos, inclusive por executivos experientes: Tenha sempre papel e caneta e anote os recados; pergunte se o outro pode falar naquele momento; desligue o celular em reunies, eventos e locais pblicos a menos que esteja aguardando uma ligao urgente! Se o celular de outra pessoa tocar nunca atenda! Ao atender ao telefone, diga o seu nome e pergunte "em que posso ajudar?". Evite perguntar "quem fala?". S faa esta pergunta se no conseguir identificar quem est falando. Se a pessoa se identificar usando o ttulo de doutor, professor, etc., trate-o pelo ttulo, nunca somente pelo nome. Enquanto estiver falando ao telefone, no faa outras coisas como digitar, mexer com papis etc. A pessoa do outro lado, com certeza, vai perceber e pode achar que voc no est lhe dando a devida ateno. No coma enquanto estiver ao telefone. Mesmo o som de uma simples bala, chiclete ou pastilha percebido pelo interlocutor e pode ser interpretado como pouco caso seu. No tussa, espirre nem assoe o nariz diretamente diante do telefone. Desculpe-se e afaste-se do aparelho por alguns instantes. Se precisar deixar o aparelho por alguns instantes, coloque-o com cuidado sobre a mesa para no fazer barulho.

 Durante uma reunio na sua sala, se o telefone tocar, pea licena aos demais, atenda e, ao desligar, desculpe-se pela interrupo. Se voc recebeu a ligao e precisa de algum tempo para dar uma resposta, comprometa-se a ligar, informando quando e a que horas telefonar. J se foi voc que fez a ligao, e a outra pessoa precisa de um tempo para dar uma resposta, pergunte quando e a que hora voc pode voltar a ligar. Sempre que ligar ou atender o telefone, esquea seus problemas pessoais. Sua voz deve soar calma e agradvel, por mais que esteja sobrecarregado de trabalho. E lembre-se: quem faz a ligao deve desligar primeiro. Esta regra s deve ser quebrada quando o outro estende demais a conversa e no percebe que est na hora de desligar, mesmo depois de voc dizer que est muito ocupado ou que tem um compromisso urgente naquela hora. Uma sada educada interromper a conversa dizendo "foi um prazer receber sua ligao, mas eu preciso desligar". Se ele mesmo assim no desligar antes, voc pode desligar primeiro. Etiqueta na Secretria Eletrnica Os recados e as mensagens de gravao devem ser curtos. inconveniente gravar uma trilha sonora demorada, ou deixar recados engraadinhos. Da mesma forma, ao ser atendido por uma secretria eletrnica, as mensagens devem ser breves. Deixe registrado seu nome, dia e hora que ligou, um telefone de contato, e, se necessrio, um resumo do assunto a ser tratado. Veja um exemplo: Mensagem gravada: "Ol, eu sou Rodrigo Pdova e esta uma gravao. Por favor, deixe seu nome e telefone que eu retornarei a ligao em breve. Obrigado!" Como deixar o recado: "Dr. Rodrigo, aqui Otaclio Cmara, da GrafiSul. Preciso falar a respeito do Seminrio em Braslia. Meu telefone 60008888. Obrigado!" VOC NA VIDA PROFISSIONAL As novas exigncias da realidade empresarial esto levando o profissional deste final de sculo a relacionar-se com um nmero cada vez maior de pessoas, com menor formalismo. Nesse ambiente, saber comportar-se adequadamente em almoo de negcios, reunies ou mesmo no local de trabalho passou a contar pontos valiosos na construo da imagem profissional. "Ningum duvide da importncia da etiqueta na vida profissional", aconselha Clia Ribeiro, autora do livro Boas Maneiras & Sucesso nos Negcios. "At mesmo na competio por uma vaga no mercado de trabalho, entre dois candidatos igualmente capacitados, tem maiores chances aquele com boa apresentao e que saiba comportar-se". As dicas so muitas e variadas. Algumas situaes, pela freqncia com que ocorrem na vida profissional, exigem maior cuidado. Entre elas:

(1) Carto de Visitas - Seu uso freqente e, muitas vezes, inadequado. Em um encontro de negcios nunca se deve sair distribuindo cartes a torto e a direito. Deve-se entregar apenas a uma pessoa que se acabou de conhecer e nunca, nunca mesmo, deve-se dobrar a ponta. (2) Pontualidade nos Compromissos - Uma regra bsica que, apesar de indispensvel, uma das mais desrespeitadas. Para profissionais e executivos atrasar-se em um encontro ou reunio de negcios uma atitude injustificvel. Segundo Clia, simplesmente no se pode atrasar, salvo se ocorrer uma situao absolutamente imprevisvel. E, neste caso, preciso telefonar avisando. (3) Uso do Celular -. Em almoos de negcios, reunies de empresas ou encontros com clientes deve-se evitar sacar o celular e engatar um bate-papo, deixando os presentes como espectadores de um "show" que no pediram para ver. A nica exceo pode ser aberta quando se est aguardando uma notcia importante e, mesmo assim, as pessoas em volta devem ser avisadas e se deve pedir licena para atender a chamada. Percy Barnevick, presidente mundial da Asea Brown Boveri, tem uma definio dramtica para isso: "s se justifica deixar o celular ligado durante um almoo de negcios se voc estiver esperando a notcia da morte de sua me". (4) Telefonemas - Ainda no quesito telefonemas, importante lembrar-se sempre de retornar todas as ligaes recebidas que no se pde atender pessoalmente. No fazer isto considerado falta de educao e pode vir a atrapalhar as relaes profissionais. (5) Desateno - Ser desatento com o interlocutor, olhando insistentemente para os lados durante um almoo ou evento, como se no se pudesse perder um lance do que acontece em volta, um dos pecados mais graves. Gafe gravssima. (6) Memria Falha - Ningum est livre de esquecer o nome da pessoa com quem est falando. Nesses casos, a regra apenas uma: esforar-se para lembrar ou conseguir a informao de alguma maneira. Deve-se evitar a pergunta clssica: "qual mesmo o seu nome?". Para o esquecido, uma desateno muito grande. (7) Estrangeiros - Regras de etiqueta so como moeda, mudam de pas para pas. O ideal, para quem vai ter contato com profissionais de outros pases, procurar informar-se sobre alguns hbitos culturais dos visitantes. Um dos erros mais comuns dos brasileiros saldar americanos, japoneses ou europeus com beijos e abraos. Para eles, esse tipo de atitude embaraosa, alm de no ter significado algum. O correto esperar que os visitantes estendam a mo. DICAS VOC IMPORTANTES PAR AO DIA A DIA: Etiqueta no elevador: Nos elevadores, o homem sempre deve segurar a porta para a entrada da mulher. Da mesma forma, os idosos tm a preferncia.

Se duas pessoas forem descer no mesmo andar, o homem, ou a pessoa mais jovem, deve abrir a porta para que a mulher ou o mais idoso saia do elevador. Em elevadores de empresas, o homem deve entrar aps a mulher e permitir a passagem para que ela saia primeiro. Se o elevador estiver muito cheio e essa delicadeza representar incmodo para as pessoas, o homem deve pedir licena e sair primeiro. Qualquer pessoa que entra no elevador deve cumprimentar aqueles que j esto dentro. Prendedor de gravata est em desuso; A gravata deve chegar at a altura do cinto; Nunca fume em reunies, visitas ou locais fechados; Blazer um coringa para homens e mulheres; Cuidado para no exceder nas festas de empresa, happy hours, jantares e almoos sociais, comemoraes, etc.; Nunca seja o ltimo a sair dos eventos; Bolsas pequenas mostram maior refinamento e delicadeza; Esteja atento e seja cordial com todos, afinal somos todos iguais e merecemos respeito; Jamais chame o cliente de querido, meu bem, benzinho; Sempre ande com cartes de visita atualizados Conhea os usos e costumes de cada local e preste ateno aos detalhes Na dvida, observe primeiro e pergunte depois Nunca trate de assuntos particulares prximo a clientes Lembre-se que cada cargo ou funo demanda algumas posturas e responsabilidades diferentes Nunca reclame ou fale mal da empresa em que trabalha perto de clientes e fornecedores

Evite sempre: Chegar e no cumprimentar Ler enquanto outros esto conversando Conversar enquanto outros esto lendo Dar gargalhadas ruidosas Criticar algum na frente dos outros Falar mal de uma pessoa ausente Cortar unhas na presena de outras pessoas Sussurrar ou rir em um templo religioso Deixar um convidado sem lugar para sentar Tocar numa obra de arte sem estar autorizado No expressar gratido ao receber um presente Rir dos erros alheios Comear a comer logo depois de sentar mesa Falar enquanto um artista se apresenta No retribuir um sorriso No agradecer um elogio

MARKETING PESSOAL Voc s vezes se pergunta porque algumas pessoas, apesar de serem muito competentes, no se destacam no seu meio profissional? A resposta costuma ser simples. que algumas pessoas sabem que no basta mostrar competncia, mas tambm 'vender' a sua imagem. De novo preciso lembrar o seguinte: no basta que voc seja bom, mas preciso que muitas pessoas saibam que voc bom. Divulgar a sua imagem fazer o marketing pessoal. Quem no visto, raramente lembrado. Mas no basta ser visto. preciso que as pessoas vejam voc de maneira a gravarem a sua imagem na memria de uma maneira simptica, agradvel e duradoura. VOC O SEU PRODUTO Voc, como profissional no mundo corporativo, tem muito a oferecer: seu talento, sua experincia, seu conhecimento. Talento a sua vocao para determinada ocupao ou funo. As pessoas nascem com isso. A primeira coisa a fazer na vida profissional respeitar o seu talento e seguir a carreira para a qual voc tem vocao. Somente assim voc estar realizado trabalhando, e somente assim conseguir ser feliz profissionalmente. Experincia o que se adquire executando trabalhos e aprendendo sempre com cada etapa da execuo. Aperfeioamento uma atitude positiva na direo da experincia. Faa sempre o melhor que puder em tudo, planeje corretamente, estude situaes e prepare-se para novas oportunidades. Conhecimento a soma das experincias que voc adquire ao longo dos trabalhos para os quais tem talento. Para melhorar neste item que voc pode aplicar uma atitude de esforo contnuo e se aperfeioar a cada momento. Estude, pesquise, interesse-se. E avance. O sucesso de sua carreira depende de como voc lida com esse produto, que voc mesmo, como cuida da 'embalagem', da apresentao. E a entra o diferencial de quem tem sucesso: a habilidade de relacionamento. Executivos em posio de contratar ou de promover executivos normalmente buscam selecionar pessoas que eles conheam e a quem eles respeitem. O caminho, ento, para ser promovido ou ser contratado fazer-se conhecido desses executivos e respeitado por eles. Mas como fazer isto?

1) ENCONTRE GENTE Encontre pessoas. Converse com as pessoas. Faa contato, onde quer que v e seja l o que estiver fazendo. Todas as pessoas so importantes ou um dia sero importantes. Trate todos com educao e urbanidade. E esquea a timidez isto no desculpa para no se relacionar. 2) ADAPTE-SE A sabedoria popular diz que 'quem espera sempre alcana'. Mas a mesma sabedoria popular afirma que 'quem espera desespera'. H tempo para tudo, mas agir sempre melhor soluo do que esperar as coisas acontecerem. Porque sucesso muito mais freqentemente o resultado de identificar e aproveitar oportunidades do que resultado de sorte. Se voc no agir, se no anunciar o produto que voc , como as pessoas vo conhecer voc? Planeje a aja conforme a situao. No mercado profissional no basta sobreviver. preciso se destacar. E isto requer autoconfiana e trabalho. 3) FAA O SEU COMERCIAL O primeiro trabalho certamente definir uma espcie de anncio para voc mesmo. Um pequeno resumo que voc pode passar para as pessoas informalmente numa conversa. Pense que est fazendo um comercial de 30 segundos sobre si mesmo, com nfase em seus pontos fortes. Ensaie, pensando em como as pessoas receberiam o seu comercial, para no cometer erros que causem uma impresso desagradvel sobre voc. 4) TENTE NO COMETER ERROS Se voc est indo para um congresso, uma reunio ou mesmo para um encontro mais informal, procure saber quem vai estar l. uma forma de preparar o discurso que vai praticar. - No se esquea de levar cartes de visita . desagradvel ter que dar desculpas ao receber o carto de uma pessoa que voc acaba de conhecer e no ter o seu prprio carto para entregar. - Pratique o seu aperto de mo. Deve ser firme sem ser agressivo, e com trs sacudidas compassadas. Olhe nos olhos da pessoa enquanto a cumprimenta, sorria e oua. - Pratique as expresses polidas, como 'por favor', 'obrigado' e 'com licena'. - Est sem assunto? Leia jornais, acompanhe o noticirio de televiso. A Pessoa sem assunto chata. 5) DEDIQUE TEMPO Sempre que puder, participe de reunies, happy hours e passeios com os colegas do trabalho ou do clube. Pratique esportes coletivos, porque alm de ajudarem voc a manter a sade, tambm oferecem importantes oportunidades de promover a sua imagem. Seja participativo. Claro que isto requer tempo, mas fazer o marketing pessoal envolve dedicao de tempo. 6) PROMOVA-SE Modstia parte. Isto mesmo: ponha a modstia parte e fale dos projetos que voc est desenvolvendo, as conquistas que obteve. Se tiver talento para escrever, escreva artigos para jornais. Aparea.

7) VISTA-SE BEM Bom senso uma qualidade na apresentao pessoal. No descuide da aparncia. A pessoa elegante bem vista e bem lembrada. CUIDADOS COM A APRESENTAO PESSOAL Competncia o que interessa, mas o jeito de se vestir soma pontos na carreira. Se voc quer ser uma pessoa de sucesso, tenha a aparncia de uma pessoa de sucesso. Um guarda-roupa com peas adequadas e de boa qualidade no vaidade, mas uma ferramenta de trabalho que categoriza o profissional. Qualquer um pode controlar a aparncia em benefcio prprio. Encare a roupa de trabalho como uma forma de exibir conceitos e cdigos de valores seus e da sua empresa. A chamada roupa de trabalho diferente das escolhas para o final de semana ou lazer, onde incluir toques de moda obrigao. A roupa profissional tem a tarefa de passar o conceito da empresa e um depoimento da pessoa que a esta usando. Mas nem pense em vestir roupas caretas ou azul marinho todo o tempo. Conforme dados das empresas de Recursos Humanos de seleo profissional, vestir roupas discretas ou muito tradicionais no trabalho podem vender uma imagem falsa e muito conservadora. Porm, liberdade significa responsabilidade. Portanto, mesmo com o casual ditando algumas regras na hora de se vestir para trabalhar, o bom senso sempre valoriza o curriculum. Como no ditado romano: A mulher de Csar no basta ser honesta, mas tambm parecer honesta.

BIBLIOGRAFIA COMUNICAO OFICIAL E EMPRESARIAL Apostila MDULO IV GESTO DA COMUNICAO - INSTRUTORA: Francinete Louseiro de Almeida GESSNER, Graciele http://www.artigos.com/artigos/sociais/administracao/comunicacao1511/artigo 2007. -

http://www.ensino.uevora.pt/tmp/cursos/MOSI/comunicacao_org/texto7.d oc (COMUNICAO NAS ORGANIZAES) 1997 Prof. Dr. Joo Jos Azevedo Curvello - Ao Comunicativa BOWDITCH, J. L. e BUONO, A. F. Elementos de Comportamento Organizacional. So Paulo, Pioneira, 1992. (Captulo 5.) LIMA, Maria Ceclia -http://www.comunicacaoemfoco.com.br/artigos.php?artigo=5

BRASIL. Presidncia da Repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. 2. ed. rev. e atual. Braslia: Presidncia da Repblica, 2002 BELTRO, Odacir & BELTRO, Marisa.Correspondncia: linguagem & comunicao Oficial, empresarial, particular. 20 ed. So Paulo: Atlas, 1998 FAATESP, Faculdade de Tecnologia lvares de Azevedo - Apostila Comunicao Empresarial Professor Eduardo da Rocha

BIBLIOGRAFIA SOBRE MARKETING PESSOAL, COMPORTAMENTO SOCIAL, POSTURA PROFISSIONAL E ETIQUETA EMPRESARIAL BOAS MANEIRAS E NEGCIOS A MESA Autor: CLIA RIBEIRO Editora: L&PM CHIC[RRIMO] MODA E ETIQUETA EM NOVO REGIME Autor: GLRIA KALIL Editora: CDEX CARREIRA E MARKETING PESSOAL - DA TEORIA A PRATICA Autores: ALFREDO PASSOS e EDUARDO RIENZO NAJJAR Editora: NEGOCIO EDITORA ETIQUETA EMPRESARIAL Autor: MARIA APARECIDA A. ARAJO Editora: QUALITYMARK

ETIQUETA NO MUNDO DOS NEGOCIOS Autor: LYNNE BRENNAN e DAVID BLOCK Editora: FUTURA FAA SEU MARKETING PESSOAL E PROFISSIONAL Autor: JEFF DAVIDSON Editora: MADRAS MARKETING PESSOAL Autor: NELSON EDUARDO PEREIRA DA COSTA Editora: AB EDITORA MARKETING PESSOAL Autor: DERRICK SCOTT-JOB Editora: BEST SELLER MARKETING PESSOAL E O NOVO COMPORTAMENTO PROFISSIONAL Autor: MARCO LAURINDO Editora: ALTANA MARKETING PESSOAL - 100 DICAS PARA VALORIZAR SUA IMAGEM Autor: SADY BORDIN FILHO Editora: RECORD MANUAL COMPLETO DE ETIQUETA NOS NEGOCIOS - VANTAGEM DO COMPORTAMENTO CERTO P/ O SUCESSO PROFISSIONAL Autor: PETER POST Editora: NEGOCIO NETWORKING COMO CRIAR, MANTER E USUFRUIR DE SUA REDE DE CONTATOS Autor: ANDRA LEBRE Editora: QUALITYMARK O ESSENCIAL Autor: COSTANZA PASCOLATO Editora: OBJETIVA REFLEXES DO MUNDO CORPORATIVO Autor: ROGERIO MARTINS Editora: Scortecci