ENTRADAS ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO El Acta de Constitucin del Proyecto puede proporcionar informacin acerca de las partes internas y externas relacionadas con el proyecto y quienes estn afectadas por el resultado o la ejecucin del proyecto, como el/los patrocinador(es) del proyecto, clientes, miembros del equipo, los grupos y departamentos que participan en el proyecto, y otras personas u organizaciones afectadas por el proyecto. DOCUMENTOS DE ADQUISICION Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisicin o se basa en un contrato establecido, las partes en ese contrato son interesados claves del proyecto. Otros interesados, tales como proveedores, tambin deben ser considerados como parte de la lista de interesados del proyecto.
FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso de Identificar a los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: La estructura y cultura organizacional Las normas gubernamentales o de la industria (por ejemplo, los reglamentos, normas de productos), y Tendencias mundiales, regionales o locales, as como las prcticas o hbitos.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION Los Activos de los Procesos de la Organizacin que pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: Las plantillas de registro de interesados. Las lecciones aprendidas procedentes de proyectos anteriores o fases. Los registro de interesados de proyectos anteriores.
HERRAMIENTAS Y TECNICAS ANALISIS DE LOS INTERESADOS El anlisis de Interesados es una tcnica sistemtica de recopilacin y anlisis de informacin cuantitativa y cualitativa para determinar qu interesados deben ser tomados en cuenta a lo largo del proyecto. En l se identifican los intereses, expectativas, y la influencia de los interesados y los relaciona con el propsito del proyecto. Hay varios modelos de clasificacin utilizados para el anlisis de los interesados, tales como: Matriz de Inters/Poder. Matriz de Influencia/Poder. Matriz de Influencia/impacto. El Modelo de Prominencia.
JUICIO DE EXPERTOS Para asegurar la identificacin y un listado exhaustivo de los interesados, debera procurarse contar con el juicio y la experiencia de grupos o personas con una capacitacin o conocimientos especializados en el mbito en cuestin, como por ejemplo. Alta direccin. Otras unidades dentro de la organizacin. Interesados claves identificados. Los Directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directiva o a travs de las lecciones aprendidas). Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos. Grupos de la industria o asesores. Las asociaciones profesionales y tcnicas, los organsmos reguladores y las organizaciones no gubernamentales (ONGs).
REUNIONES Reuniones del perfil de anlisis son las reuniones del proyecto diseado para desarrollar una comprensin de los principales interesados en el proyecto, y pueden utilizarse para intercambiar y analizar informacin sobre los roles, intereses, conocimientos, y la posicin global de cada interesado frente al proyecto.
SALIDAS
REGISTRO DE INTERESADOS
El principal resultado del proceso Identificar a los Interesados es el registro de interesados. Este contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados incluyendo, pero no limitado a: La Informacin de Identificacin: Nombre, posicin en la organizacin, la ubicacin, funcin en el proyecto, informacin de contacto. La Informacin de la Evaluacin: Los requisitos principales, expectativas principales, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es mayor. Clasificacin de los Interesados: Interno/externo, partidario/neutral/resistente, etc.
REGISTRO DE INTERESADOS
El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar los medios adecuados para involucrar a los interesados del proyecto. FACTORES AMBIENTALES Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas a este proceso, ya que la gestin de los interesados debe adaptarse al entorno del proyecto. De stos, la cultura organizacional, la estructura y clima poltico son de particular importancia, porque ayudan a determinar las mejores opciones para apoyar a un mejor proceso de adaptacin de la gestin de los interesados. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradas para el proceso Planificar la Gestin de los interesados. De stas, la base de datos de lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia, porque ellos proporcionan informacin sobre anteriores planes de gestin de los interesados y su eficacia. Estos pueden ser utilizados para planificar las actividades de gestin de los interesados para el proyecto actual. HERRAMIENTAS Y TECNICAS JUICIO DE EXPERTOS Basado en los objetivos del proyecto, el Director del Proyecto debe aplicar el Juicio de Expertos para decidir sobre el nivel de compromiso necesario en cada etapa del proyecto de cada interesado. se debera pedir a los
grupos o personas con formacin especializada o experiencia en la materia o con comprensin de las relaciones dentro de la organizacin, tales como: Alta direccin. Los miembros del equipo del proyecto. Otras unidades o individuos dentro de la organizacin. Interesados claves identificados. Los directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de las Lecciones Aprendidas). Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos. Los grupos de la industria y asesores Las asociaciones profesionales y tcnicas, los organismos reguladores y las organizaciones no gubernamentales (ONGs).
TECNICAS ANALITICAS
El nivel de compromiso de todos los interesados deben ser comparado con los niveles de participacin previstos necesarios para la ejecucin exitosa del proyecto. El nivel de compromiso de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera: Inconsciente: Inconsciente del proyecto y de los impactos potenciales. Resistente: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y resistentes al cambio. Neutral: Consciente del proyecto pero tampoco apoya, ni es resistente. Apoyo: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y de apoyo al cambio. Lder: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y participa activamente para asegurar que el proyecto sea un xito.
Este plan se utiliza para determinar el nivel de interacciones de los diversos interesados, y junto con otros documentos, ayuda a definir una estrategia para la identificacin y gestin de los interesados en todo el ciclo de vida del proyecto.
REGISTRO DE CAMBIOS
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se producen durante un proyecto. Estos cambios y su impacto en el proyecto en trminos de tiempo, costo y riesgo son comunicados a los interesados apropiados. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso de la Gestin del Compromiso de los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: Requerimientos de la comunicacin de la organizacin. Emitir los procedimientos de gestin. Procedimientos del control de cambios, y La informacin histrica acerca de los proyectos anteriores.
HABILIDADES DE GESTION
El director del proyecto aplica tcnicas de gestin para coordinar y armonizar al grupo hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Por ejemplo:
Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto. Influir sobre las personas para apoyar el proyecto. Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y Modificar el comportamiento organizacional para aceptar los resultados de los proyectos.
ENTRADAS PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO El Plan para la Direccin del Proyecto se utiliza para elaborar el Plan de Gestin de los Interesados. La informacin utilizada para Controlar el Compromiso de los Interesados incluye, pero no se limitan a: El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplican en cada fase. Cmo el trabajo ser ejecutado para lograr los objetivos del proyecto. Cmo las necesidades de recursos humanos se cumplen, cmo los roles y responsabilidades, relaciones jerrquicas y de gestin de personal sern tratados y estructurados para el proyecto. Un Plan de Gestin de Cambio que documente cmo los cambios sern monitoreados y controlados, y. Necesidades y tcnicas para la comunicacin entre los interesados.
REGISTRO DE INCIDENTES
El Registro de Incidentes se actualiza a medida que se identifiquen nuevos incidentes y se resuelvan los problemas actuales. DATOS DEL DESEMPEO DEL TRABAJO Son las observaciones primarias y las mediciones detectadas durante las actividades que se realizan para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Varias mediciones sobre las actividades y resultados del proyecto se recogen durante varios procesos de control. Los datos se ven a menudo como el ms bajo nivel de abstraccin a partir de la informacin que se deriva de otros procesos. DOCUMENTOS DEL PROYECTO Mltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificacin, ejecucin, o control pueden ser utilizados como insumos para apoyar el control de los interesados. Estos incluyen, pero no estn limitados a: Cronograma del proyecto, Registro de los interesados, Registro de incidentes, Registro de cambios, y Comunicaciones del Proyecto.
Los directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de las Lecciones Aprendidas). Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos. Grupos de la industria y asesores Las asociaciones profesionales y tcnicas, los organismos reguladores y las organizaciones no gubernamentales (ONGs).
REUNIONES
El estado de las reuniones de revisin se utiliza para intercambiar y analizar informacin sobre los interesados. SALIDAS INFORMACION DE DESEMPEO DEL TRABAJO Son los datos recopilados de desempeo de varios procesos de control, analizados en su contexto, e integradas basadas en relaciones a travs de las reas. As, los datos de desempeo de trabajo se han transformado en informacin del desempeo del trabajo. Los datos en s no se utilizan en el proceso de toma de decisiones, ya que el significado puede ser mal interpretado. La informacin, sin embargo, est correlacionado y contextualizado y proporciona una base slida para las decisiones del proyecto. SOLICITUD DE CAMBIO Anlisis de los resultados de los proyectos y la interaccin con los interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios como sigue: Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que ofrecen el Desempeo futuro esperado del proyecto en lnea con el Plan para la Direccin del Proyecto, y Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en el desempeo negativo del proyecto futuro.
Registro de los Interesados: Se actualiza la informacin sobre el cambio de los interesados, cuando los interesados se identifiquen nuevos, o si los interesados inscritos ya no estn involucrados o afectados por el proyecto, o actualizaciones de otros interesados especficos son obligatorios. Registro de Incidentes: Este se actualiza a medida que se identifiquen nuevos problemas y se resuelvan los problemas actuales.