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13.

- GESTION DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO


La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los procesos requeridos para identificar personas, grupos, u organizaciones que podran afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestin adecuadas para la participacin efectiva de los interesados en las decisiones y ejecucin del proyecto. La gestin de los interesados tambin se centra en la comunicacin continua con los interesados para conocer sus necesidades y expectativas, abordar las cuestiones que se producen, la gestin de los conflictos de intereses y el fomento de la participacin apropiada de los interesados en las decisiones y actividades del proyecto. La satisfaccin de los interesados debe manejarse como un objetivo clave del proyecto. La Gestin de los Interesados del Proyecto est conformado por los siguientes procesos. Identificar a los Interesados Es el proceso de identificacin de las personas, grupos u organizaciones que puedan impactar o ser impactados por una decisin, actividad, o el resultado del proyecto, y analizar y documentar la informacin relevante relativa a sus intereses, participacin, interdependencias, la influencia y el impacto potencial sobre el xito del proyecto. Planificar la Gestin de los Interesados Es el proceso de desarrollar adecuadas estrategias de gestin para que los interesados participen de manera efectiva en todo el ciclo de vida del proyecto, basado en el anlisis de sus necesidades, intereses, y el impacto potencial sobre el xito del proyecto. Gestionar el Compromiso de los Interesados Es el proceso de comunicar y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, solucionar problemas que se producen, y fomentar la participacin apropiada del compromiso de los interesados en las actividades del proyecto durante todo el ciclo de vida del proyecto. Controlar el Compromiso de los Interesados Es el proceso de monitorear todas las relaciones de los interesados del proyecto, y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados.

13.1 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

ENTRADAS ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO El Acta de Constitucin del Proyecto puede proporcionar informacin acerca de las partes internas y externas relacionadas con el proyecto y quienes estn afectadas por el resultado o la ejecucin del proyecto, como el/los patrocinador(es) del proyecto, clientes, miembros del equipo, los grupos y departamentos que participan en el proyecto, y otras personas u organizaciones afectadas por el proyecto. DOCUMENTOS DE ADQUISICION Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisicin o se basa en un contrato establecido, las partes en ese contrato son interesados claves del proyecto. Otros interesados, tales como proveedores, tambin deben ser considerados como parte de la lista de interesados del proyecto.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso de Identificar a los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: La estructura y cultura organizacional Las normas gubernamentales o de la industria (por ejemplo, los reglamentos, normas de productos), y Tendencias mundiales, regionales o locales, as como las prcticas o hbitos.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION Los Activos de los Procesos de la Organizacin que pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: Las plantillas de registro de interesados. Las lecciones aprendidas procedentes de proyectos anteriores o fases. Los registro de interesados de proyectos anteriores.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS ANALISIS DE LOS INTERESADOS El anlisis de Interesados es una tcnica sistemtica de recopilacin y anlisis de informacin cuantitativa y cualitativa para determinar qu interesados deben ser tomados en cuenta a lo largo del proyecto. En l se identifican los intereses, expectativas, y la influencia de los interesados y los relaciona con el propsito del proyecto. Hay varios modelos de clasificacin utilizados para el anlisis de los interesados, tales como: Matriz de Inters/Poder. Matriz de Influencia/Poder. Matriz de Influencia/impacto. El Modelo de Prominencia.

JUICIO DE EXPERTOS Para asegurar la identificacin y un listado exhaustivo de los interesados, debera procurarse contar con el juicio y la experiencia de grupos o personas con una capacitacin o conocimientos especializados en el mbito en cuestin, como por ejemplo. Alta direccin. Otras unidades dentro de la organizacin. Interesados claves identificados. Los Directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directiva o a travs de las lecciones aprendidas). Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos. Grupos de la industria o asesores. Las asociaciones profesionales y tcnicas, los organsmos reguladores y las organizaciones no gubernamentales (ONGs).

REUNIONES Reuniones del perfil de anlisis son las reuniones del proyecto diseado para desarrollar una comprensin de los principales interesados en el proyecto, y pueden utilizarse para intercambiar y analizar informacin sobre los roles, intereses, conocimientos, y la posicin global de cada interesado frente al proyecto.

SALIDAS

REGISTRO DE INTERESADOS
El principal resultado del proceso Identificar a los Interesados es el registro de interesados. Este contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados incluyendo, pero no limitado a: La Informacin de Identificacin: Nombre, posicin en la organizacin, la ubicacin, funcin en el proyecto, informacin de contacto. La Informacin de la Evaluacin: Los requisitos principales, expectativas principales, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es mayor. Clasificacin de los Interesados: Interno/externo, partidario/neutral/resistente, etc.

13.2 PLANIFICAR LA GESTION DE LOS INTERESADOS

ENTRADAS PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO


La informacin utilizada para el desarrollo del Plan de Gestin de los Interesados incluye, pero no se limitan a: El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos de los que se aplicar a cada fase. Descripcin de cmo el trabajo ser ejecutado para lograr los objetivos del proyecto. Descripcin de cmo los requerimientos de los recursos humanos sern recibido, y cmo los roles y responsabilidades, relaciones de informacin y de gestin de personal sern tratados y estructurados para el proyecto. Cambiar el plan de gestin que documenta cmo los cambios sern monitoreados y controlados; y Necesidad y tcnicas para la comunicacin entre los interesados.

REGISTRO DE INTERESADOS
El registro de interesados proporciona la informacin necesaria para planificar los medios adecuados para involucrar a los interesados del proyecto. FACTORES AMBIENTALES Todos los factores ambientales de la empresa se utilizan como entradas a este proceso, ya que la gestin de los interesados debe adaptarse al entorno del proyecto. De stos, la cultura organizacional, la estructura y clima poltico son de particular importancia, porque ayudan a determinar las mejores opciones para apoyar a un mejor proceso de adaptacin de la gestin de los interesados. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN Todos los activos de los procesos de la organizacin se utilizan como entradas para el proceso Planificar la Gestin de los interesados. De stas, la base de datos de lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia, porque ellos proporcionan informacin sobre anteriores planes de gestin de los interesados y su eficacia. Estos pueden ser utilizados para planificar las actividades de gestin de los interesados para el proyecto actual. HERRAMIENTAS Y TECNICAS JUICIO DE EXPERTOS Basado en los objetivos del proyecto, el Director del Proyecto debe aplicar el Juicio de Expertos para decidir sobre el nivel de compromiso necesario en cada etapa del proyecto de cada interesado. se debera pedir a los

grupos o personas con formacin especializada o experiencia en la materia o con comprensin de las relaciones dentro de la organizacin, tales como: Alta direccin. Los miembros del equipo del proyecto. Otras unidades o individuos dentro de la organizacin. Interesados claves identificados. Los directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de las Lecciones Aprendidas). Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos. Los grupos de la industria y asesores Las asociaciones profesionales y tcnicas, los organismos reguladores y las organizaciones no gubernamentales (ONGs).

TECNICAS ANALITICAS
El nivel de compromiso de todos los interesados deben ser comparado con los niveles de participacin previstos necesarios para la ejecucin exitosa del proyecto. El nivel de compromiso de los interesados se puede clasificar de la siguiente manera: Inconsciente: Inconsciente del proyecto y de los impactos potenciales. Resistente: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y resistentes al cambio. Neutral: Consciente del proyecto pero tampoco apoya, ni es resistente. Apoyo: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y de apoyo al cambio. Lder: Consciente del proyecto y los impactos potenciales y participa activamente para asegurar que el proyecto sea un xito.

SALIDAS PLAN DE GESTION DE LOS INTERESADOS


El Plan de Gestin de los Interesados es un componente del Plan para la Direccin del Proyecto e identifica las estrategias de gestin necesarias para la participacin de manera efectiva de los interesados. El Plan de Gestin de los Interesados puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente enmarcado, en base a las necesidades del proyecto. ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero no estn limitados a: Cronograma del Proyecto, y Registro de los Interesados.

13.3 GESTIONAR EL COMPROMISO DE LOS INTERESADOS

ENTRADAS PLAN DE GESTION DE LOS INTERESADOS


El Plan de Gestin de los Interesados proporciona una orientacin sobre cmo los distintos interesados pueden ser mejor involucrados en el proyecto. El Plan de Gestin de los Interesados describe los mtodos y tecnologas utilizados para la comunicacin con los interesados.

Este plan se utiliza para determinar el nivel de interacciones de los diversos interesados, y junto con otros documentos, ayuda a definir una estrategia para la identificacin y gestin de los interesados en todo el ciclo de vida del proyecto.

PLAN DE GESTION DE LAS COMUNICACIONES


Proporciona orientacin e informacin sobre la gestin de las expectativas de los interesados. La informacin utilizada incluye, pero no se limitan a: Requerimientos de las comunicaciones de los interesados. Informacin que debe comunicarse, incluyendo el lenguaje, formato, contenido y nivel de detalle. Razn para la distribucin de informacin. Persona o grupos que recibirn informacin, y Procesos escalados.

REGISTRO DE CAMBIOS
Un registro de cambios se utiliza para documentar los cambios que se producen durante un proyecto. Estos cambios y su impacto en el proyecto en trminos de tiempo, costo y riesgo son comunicados a los interesados apropiados. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso de la Gestin del Compromiso de los Interesados incluyen, pero no estn limitados a: Requerimientos de la comunicacin de la organizacin. Emitir los procedimientos de gestin. Procedimientos del control de cambios, y La informacin histrica acerca de los proyectos anteriores.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS METODOS DE COMUNICACIN


Los mtodos de comunicacin identificados para cada interesado en el Plan de Gestin de las Comunicaciones se utilizan durante la Gestin del Compromiso de los Interesados. El Director del Proyecto decide, sobre la base de los requisitos de comunicacin de los interesados, cmo, cundo, y cules de estos mtodos de comunicacin se van a utilizar en el proyecto. HABILIDADES INTERPERSONALES El Director del Proyecto aplica las habilidades interpersonales para manejar las expectativas de los interesados. Por ejemplo: Generar confianza. Resolver Conflicto. Escuchar de manera activa, y Superar la resistencia al cambio.

HABILIDADES DE GESTION
El director del proyecto aplica tcnicas de gestin para coordinar y armonizar al grupo hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Por ejemplo:

Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto. Influir sobre las personas para apoyar el proyecto. Negociar acuerdos para satisfacer las necesidades del proyecto, y Modificar el comportamiento organizacional para aceptar los resultados de los proyectos.

SALIDAS REGISTRO DE INCIDENTES


Gestionar el Compromiso de los Interesados puede resultar en el desarrollo de un Registro de Incidentes. Esto se actualiza a medida que se identifiquen nuevos incidentes y los problemas actuales se resuelvan. SOLICITUD DE CAMBIO Gestionar el Compromiso de los Interesados puede dar lugar a una solicitud de cambio en el producto o proyecto. Tambin puede incluir acciones correctivas o preventivas para el propio proyecto o en la interaccin con los interesados afectados, segn corresponda. ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO Elementos del Plan para la Direccin del Proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero sin limitarse al plan de gestin de los interesados. Este plan se actualiza cuando los requisitos nuevos o modificados de los interesados son identificados. Por ejemplo, algunas de las comunicaciones puede no ser ya necesario, un mtodo de comunicacin ineficaz puede ser reemplazado por otro mtodo, o un nuevo requisito de comunicacin puede ser identificado. Tambin se actualiza como resultado de abordar los problemas y la resolucin de problemas. Por ejemplo, se puede determinar que un interesado tiene otras necesidades de informacin ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero no se limitan al registro de interesados. Se actualiza la informacin sobre el cambio de los interesados, cuando los nuevos interesados se identifiquen, o si los interesados inscritos ya no estn involucrados o afectados por el proyecto, o actualizaciones de otros interesados especficos son obligatorias. ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN Notificaciones de los Interesados. Informes del Proyecto. Presentacin del Proyecto. Registros del Proyecto. Feedback de los Interesados. Documentacin de las Lecciones Aprendidas.

13.4.- CONTROLAR EL COMPROMISO DE LOS INTERESADOS

ENTRADAS PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO El Plan para la Direccin del Proyecto se utiliza para elaborar el Plan de Gestin de los Interesados. La informacin utilizada para Controlar el Compromiso de los Interesados incluye, pero no se limitan a: El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplican en cada fase. Cmo el trabajo ser ejecutado para lograr los objetivos del proyecto. Cmo las necesidades de recursos humanos se cumplen, cmo los roles y responsabilidades, relaciones jerrquicas y de gestin de personal sern tratados y estructurados para el proyecto. Un Plan de Gestin de Cambio que documente cmo los cambios sern monitoreados y controlados, y. Necesidades y tcnicas para la comunicacin entre los interesados.

REGISTRO DE INCIDENTES
El Registro de Incidentes se actualiza a medida que se identifiquen nuevos incidentes y se resuelvan los problemas actuales. DATOS DEL DESEMPEO DEL TRABAJO Son las observaciones primarias y las mediciones detectadas durante las actividades que se realizan para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Varias mediciones sobre las actividades y resultados del proyecto se recogen durante varios procesos de control. Los datos se ven a menudo como el ms bajo nivel de abstraccin a partir de la informacin que se deriva de otros procesos. DOCUMENTOS DEL PROYECTO Mltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificacin, ejecucin, o control pueden ser utilizados como insumos para apoyar el control de los interesados. Estos incluyen, pero no estn limitados a: Cronograma del proyecto, Registro de los interesados, Registro de incidentes, Registro de cambios, y Comunicaciones del Proyecto.

HERRAMIENTAS Y TECNICAS SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACION


Un Sistema de Gestin de la Informacin proporciona una herramienta estndar para el Director del Proyecto para capturar, almacenar y distribuir informacin a los interesados sobre el costo del proyecto, el progreso previsto, y el Desempeo. Tambin permite que el Director del Proyecto consolide los informes de varios sistemas y facilitar la distribucin de informes a los interesados del proyecto. JUICIO DE EXPERTOS Para asegurar la identificacin completa y la lista de nuevos interesados, la reevaluacin de los interesados actuales se puede realizar. Como entradas se debera pedir a los grupos o personas con formacin especializada o experiencia en el tema, tales como: Alta direccin. Otras unidades o individuos dentro de la organizacin. Interesados claves identificados.

Los directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en el mismo mbito (de manera directa o a travs de las Lecciones Aprendidas). Expertos en el mbito de los negocios o de los proyectos. Grupos de la industria y asesores Las asociaciones profesionales y tcnicas, los organismos reguladores y las organizaciones no gubernamentales (ONGs).

REUNIONES
El estado de las reuniones de revisin se utiliza para intercambiar y analizar informacin sobre los interesados. SALIDAS INFORMACION DE DESEMPEO DEL TRABAJO Son los datos recopilados de desempeo de varios procesos de control, analizados en su contexto, e integradas basadas en relaciones a travs de las reas. As, los datos de desempeo de trabajo se han transformado en informacin del desempeo del trabajo. Los datos en s no se utilizan en el proceso de toma de decisiones, ya que el significado puede ser mal interpretado. La informacin, sin embargo, est correlacionado y contextualizado y proporciona una base slida para las decisiones del proyecto. SOLICITUD DE CAMBIO Anlisis de los resultados de los proyectos y la interaccin con los interesados a menudo genera solicitudes de cambio. Estas solicitudes de cambio se procesan a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios como sigue: Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que ofrecen el Desempeo futuro esperado del proyecto en lnea con el Plan para la Direccin del Proyecto, y Las acciones preventivas recomendadas pueden reducir la probabilidad de incurrir en el desempeo negativo del proyecto futuro.

ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO


Como interesados comprometerse con el proyecto, y que la eficacia global de la estrategia de gestin de los interesados pueden ser evaluados. Los elementos del plan de gestin de proyectos que pueden ser actualizados, incluyen pero no se limitan a la: Plan de Gestin de los Cambios, Plan de Gestin de las Comunicaciones, Plan de Gestin de los Costos, Plan de Gestin de Recursos Humanos, Plan de Gestin de la Calidad, Plan de Gestin de Requerimientos, Plan de Gestin de Riesgos, Plan de Gestin del Cronograma, Plan de Gestin del Alcance, y Plan de Gestin de los Interesados.

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO


Los documentos del proyecto que pueden actualizarse, se incluyen, pero no estn limitados a:

Registro de los Interesados: Se actualiza la informacin sobre el cambio de los interesados, cuando los interesados se identifiquen nuevos, o si los interesados inscritos ya no estn involucrados o afectados por el proyecto, o actualizaciones de otros interesados especficos son obligatorios. Registro de Incidentes: Este se actualiza a medida que se identifiquen nuevos problemas y se resuelvan los problemas actuales.

ACTUALIZACIONES DE LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN


Los activos de los procesos de la organizacin, que pueden ser actualizados incluyen, pero no se limitan a: Notificaciones de los interesados. Informes del Proyecto. Presentaciones del Proyecto. Registros del Proyecto. Feedback de los Interesados. Documentacin de las Lecciones Aprendidas.

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