Tesis de Control Interno PDF

i
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

LA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
CONVENIO UCLA LUZ

ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN ELDESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBN ENCARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO

Maracaibo, 2005

ii
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
LISANDRO ALVARADO
CONVENIO UCLA LUZ

ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBN EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

LIC. EDGAR ANTONIO CORDERO

Maracaibo, 2005

ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL
DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL
DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

Por: LIC. EDGAR A. CORDERO

Trabajo de grado aprobado

________________________ ________________________
Mgs. Nereida Duque Vera Mgs. Abel Romero
Tutor

__________________________
Esp. Luisa Urbina

Maracaibo, 2 de Diciembre de 2005

iv
DEDICATORIA

A mi amigo Chucho (Jesucristo) a su santa madre, por darme la vida y una familia
hermosa y unida.

A mis hijas, Egdymar y Marianny como estimulo a una continua labor de formacin
acadmica, sin importar el tiempo de vida que se tenga, solo desearlo, pedirlo a mi
querido Chucho y lo obtendremos.

A mis Madres Yolanda e Ivon, Hermanos (en especial a Julio) y a mis Sobrinos
como estimulo al crecimiento personal y profesional.

A mi linda Cati, Arlenys Perea por ser el soporte sentimental que llena esos vacos de
mi corazn. Gracias amor.

En forma muy especial, a la memoria de mi Padre Tino, que parti de este mundo,
por hacerme sentir cada da de mi vida, lo importante que fui para l. Gracias Papa.

___________________
Edgar Antonio Cordero

v
AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi amigo Chucho (Jesucristo) por brindarme la oportunidad de la
culminacin de este Proyecto de Investigacin.

A mi asistente estrella e invaluable TSU Omar Machado Chirinos, por su
desinteresado apoyo y colaboracin en todos los detalles que llegaron a conformar
este gran proyecto de investigacin.

A mis compaeros de postgrado Luis Fuenmayor y Rafael Villalobos que juntos
formamos un equipo fuerte, honesto y competidor, que fue capaz de enfrentar y
vencer todas las adversidades presentadas.

Y de una manera muy especial a mi tutora de contenido, Mgs. Nereida Duque Vera y
su asistente Lic. Rixion Linares, por la paciencia y esfuerzo en que logrramos juntos
el xito de este proyecto de investigacin. Muchsimas gracias.

___________________________
Edgar Antonio Cordero

vi

INDICE

PG.

TTULO ii
APROBACIN DEL TUTOR iii
DEDICATORIA iv
AGRADECIMIENTO v
INDICE vi
INDICE DE CUADROS x
INDICE DE GRAFICOS xi
INDICE DE TABLAS xiii
RESUMEN xv
INTRODUCCIN 1
CAPTULOS
I EL PROBLEMA
1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN DEL PROBLEMA 5
1.1. FORMULACION DEL PROBLEMA 6
1.2. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA 7
2. OBJETIVOS 7
2.1. OBJETIVO GENERAL 7
2.2. OBJTETIVOS ESPECIFICOS 7
3. JUSTIFICACIN 8
4. DELIMITACIN 9

vii
II MARCO TERICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN 11
2. BASES TERICAS 14
2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 14
2.2 REVISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
2.3 OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15
2.4 CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

16
2.5 LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL
INTERNO

17
2.6 MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL
INTERNO

18
2.7 ANLISIS FODA. CONCEPTO. 19
2.8 OBJETIVOS DEL ANLISIS FODA 21
2.9 PROPSITOS DEL ANLISIS FODA 22
2.10 CONTROL INTERNO 23
2.11 PROPSITO DEL CONTROL INTERNO 25
2.12 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 26
2.13 FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO 26
2.14 MISIN DEL CONTROL INTERNO 27
2.15 ALCANCE DEL CONTROL INTERNO 27
2.16 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 28
2.17 CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO 29
2.18 TCNICAS DE CONTROL INTERNO 29
2.18.1 TCNICAS DE PREVENCIN 30
2.18.2 TCNICAS DE DESCUBRIMIENTO 30
2.19 CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTARIZADOS 31
2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS 31
2.19.2. CONTROLES DE PED 31

viii
2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO
Y PED

32
2.20 CONTROL INTERNO Y TICA PROFESIONAL 32
2.21 DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE
AFECTAN EL CONTROL INTERNO. CONDICONES

33
3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS 38
4. DEFINICIN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA
VARIABLE
40
4.1 CONTROL INTERNO 40
4.2 OPERACIONALIZACIN DE LA VARIABLE 41
III MARCO METODOLGICO
1 TIPO DE INVESTIGACIN 43
2 DISEO DE LA INVESTIGACIN 46
3 POBLACIN 47
4 TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE
DATOS

48
5 TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LA INFORMACIN 49
6 VALIDEZ DEL INSTRUMENTO 49
7 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN 50
IV ANLISIS DE LOS RESULTADOS 52
V CONCLUSIONES 87
VI RECOMENDACIONES 92
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 97
ANEXOS
A CURRCULO VITAE DEL AUTOR 102
B INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS 103

ix
INDICE DE CUADROS

PG.
Cuadro 1 Operacionalizacin de la Variable 41

x
INDICE DE GRAFICOS

PG.
Grafico 1 A Sistema de Control Interno 52
Grafico 1 B Control Interno 62
Grafico 1 C Nivel de Confiabilidad 70

xi
Grafico 1 D Anlisis FODA 79

xii
INDICE DE TABLAS

PG.
Tabla 1 A Sistema de Control Interno 52
Tabla 1 B Control Interno 61
Tabla 1 C Nivel de Confiabilidad 70

xiii
Tabla 1 D Anlisis FODA 78

xiv
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
ESPECIALIZACIN EN CONTABILIDAD
MENCIN AUDITORIA

ANLISIS DEL CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE
CARBON EN CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A.

Autor: Edgar Antonio Cordero
Tutor: Nereida J. Duque V.

RESUMEN

La presente investigacin se orient al anlisis del control interno en el
despacho y transporte de carbn en Carbones de la Guajira, S.A. La metodologa
utilizada fue de tipo documental-descriptiva, tipo Observacional y de campo, siendo
su diseo no experimental descriptivo. Para la tcnica e instrumento de recoleccin
de datos se utiliz la tcnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, dirigido al
procedimiento de validacin de cinco (5) sujetos. La poblacin estuvo constituida
por cinco (5) empleados que estn directamente relacionados con las actividades
administrativas y de control de la empresa. Posteriormente se lleg a las siguientes
conclusiones: Se observ que la empresa no cuenta con manuales de normas y
procedimientos, el Sistema de Control Interno para el pesaje y despacho del carbn,
nunca es evaluado por el Departamento de Contralora de la empresa, solo algunas
veces el inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho de
carbn, se evidenci que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarque
no siempre es eficaz , que el equipo de trabajo de la mencionada unidad, no siempre
posee buen grado de iniciativa propia y, como una debilidad del personal que labora
en la unidad de despacho y transporte, que no siempre alcanza las metas establecidas.
El estudio permiti establecer las siguientes recomendaciones: 1.Elaborar un Manual
de Normas y Procedimientos Administrativos. 2.Garantizar la existencia de la funcin
de evaluacin. 3. Establecer mecanismos y procedimientos que garanticen la
generacin y registro de informacin oportuna y confiable. 4. Disponer de
mecanismos de verificacin y evaluacin permanentes del Control Interno. 5.
Entrenamiento, incentivos, reconocimientos y creacin de programas de ascenso al
equipo de trabajo para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro de
metas.

Palabras claves: Control Interno, Confiabilidad, FODA y tica.

1

INTRODUCCIN

El proceso de produccin de carbn en Mina Norte se realiza a cielo abierto y
comprende las actividades de deforestacin, perforacin y voladura de estril,
transporte de estril, extraccin, trituracin y su transporte hasta los puertos de
embarques.

Las Operaciones de Mina que se realizan en Carbones de la Guajira a travs
de la Gerencia de Proteccin Integral, comienzan con la solicitud del permiso al
Ministerio de Ambiente, para poder deforestar el rea que se desea explotar, y una
vez obtenido, se procede al corte y almacenamiento de los rboles que son
inventariados, de obligatorio cumplimiento dada las normativas que establece el
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Renovables (MARN).

La deforestacin consiste en la remocin de la capa vegetal que recubre la
superficie donde se ubica el manto de carbn a extraer, realizada por tractores, luego
es transportada a las escombreras de capa vegetal o directamente a los lugares que
son objeto de recuperacin ambiental.

Luego se procede la extraccin del carbn, removiendo el estril que recubre
el manto por el mtodo convencional de arranque, es decir, por perforacin y
voladura. La perforacin se realiza con mquinas perforadoras rotativas, cargando
explosivos en los barrenos, mediante camiones mezcladores de explosivos. Despus
de efectuada la voladura del estril se procede a su carga y transporte con un grupo de
palas hidrulicas y una flota de camiones roqueros (diseados para cargar rocas y

2

carbn), los cuales son dirigidos hacia las escombreras en donde es depositado el
material volado.

Posteriormente el manto de carbn es destapado por tractores, que escarifican
y apilan el carbn para que unas palas mecnicas se encarguen de vaciarlo en los
camiones roqueros y llevarlos al rea de trituracin o al patio llamado de remanejo,
almacenndose de acuerdo a su calidad y vuelven a transportarse de esta rea a los
puertos de embarque ubicados en el Bajo y Palmarejo, a travs de gandolas de 45
toneladas mtricas de capacidad, las cuales son sometidas a dos pesajes en una
balanza, primero vaca y despus cargada del carbn a ser transportado.

Este proceso lo inicia el Departamento de Transporte y Embarque con el
pesaje de la gandola vaca (peso tara), registrndose los resultados a travs del
Sistema de Pesaje de Gandola en una gua pre-numerada conforme a especificaciones
del Ministerio de Energa y Petrleo, luego se dirige al rea de trituracin o
almacenamiento de carbn para ser cargada, que una vez cargado el carbn, es
rociado con agua para evitar la contaminacin de polvo en su recorrido hasta el
Puerto, proceso que produce un aumento del peso del carbn. La gandola cargada se
vuelve a pesar a su salida para registrar su peso bruto (Peso Tara Peso Bruto = Peso
Neto de Carga).

Finalmente, la gandola llega al puerto destino, donde nuevamente es pesada
en una balanza y el romanero registra en una nueva gua el peso de llegada, el cual
difiere con el presentado a la salida de la Mina.

Precisamente, para asegurar el cabal cumplimiento de los procesos antes
expuestos se efecta la presente investigacin, que conduzcan a determinar los
mrgenes de errores razonables propios en el carbn en virtud de su granulometra,
porcentaje de azufre, cenizas y poder calorfico.

3

Por tal motivo, la finalidad de esta investigacin es el anlisis del Control
Interno en el despacho y transporte del carbn en Carbones de la Guajira, S.A.

Para alcanzar este objetivo, la investigacin est estructurada en cuatro
captulos que representan las fases ejecutadas para el logro de este estudio.

El Captulo I est dirigido al planteamiento del problema, el objetivo general y
los objetivos especficos del estudio, su justificacin y delimitaciones.

El Captulo II comprende el marco terico del estudio, y en este orden, se
exponen los antecedentes de la unidad de anlisis de la investigacin y sus
fundamentos tericos, revisiones bibliogrficas existentes y seguidamente se expone
una breve referencia de los trminos bsicos para terminar con la presentacin
conceptual y operacional de la unidad de anlisis en estudio.

El Captulo III describe los aspectos metodolgicos que permiten al
investigador estudiar con propiedad la realidad vinculada al problema, determinando
el tipo de investigacin, su diseo, la poblacin a la cual se dirigen los instrumentos
para la recoleccin de datos, explicndose tambin las tcnicas elegidas para la
interpretacin de los resultados.

El Captulo IV comprende la presentacin y discusin de los resultados,
obtenidos de acuerdo con el contexto establecido anteriormente.

Finalmente, la investigacin culmina con la presentacin de las conclusiones
correspondientes a los objetivos alcanzados, actividades realizadas y los resultados
obtenidos.

CAPTULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

5
CAPITULO I
EL PROBLEMA.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Debido al xito obtenido por Carbones del Guasare, Carbones del Zulia
(CARBOZULIA), filial de PDVSA, se comienzan a realizar en 1991 estudios y
exploraciones con apoyo de empresas nacionales y extranjeras para determinar las
reservas carbonferas de la zona, dndose inicio al proyecto Mina Norte.

Mina Norte, despus de la fase exploratoria finalizada en 1992, recopila la
informacin de las exploraciones, para establecer las reservas probadas y estimadas
del proyecto. Una vez determinadas las reservas, se comienza a tramitar la
permisologa legal, ambiental y de minas, proceso que se inicia en 1993 y finaliza en
1994 con el otorgamiento del permiso ocupacional territorial.

Ya establecidos los requisitos legales, Carbones del Zulia (CARBOZULIA) y
Carbones del Mar (CARBOMAR) firmaron en junio de 1.994, un convenio
definitivo de asociacin para la explotacin de carbn en Mina Norte, dando origen a
Carbones de la Guajira S.A.(CBG) ubicado en el Municipio Pez del Estado Zulia, la
cual fue constituida en agosto de 1994 para la exploracin y explotacin de
yacimientos de carbn. De acuerdo con la distribucin accionara de CBG estipulada
en el referido convenio, Carbozulia participa con un 36% y Carbomar con un 64%.

CBG tiene como misin extraer, mercadear y comercializar carbn de
acuerdo con la normativa legal en el mbito nacional e internacional, preservando las

6
condiciones del medio ambiente y brindado un servicio eficaz, incluyendo la minera
y el procesamiento, mercadeo y transporte del carbn, extrados de los yacimientos de
la zona Mina Norte.

En el mes de Abril del ao 1.995 se da inicio al despacho de carbn desde la
boca de Mina Norte, donde las unidades se cargan en los patios de remanejo de
carbn, y el transporte o despacho corra por cuenta de las empresas negociadoras del
mineral (INTER AMERICAN COAL HOLDING Y GUASARE COAL
INTERNACIONAL), sin que esto ocasionara para Carbones de la Guajira, S.A., un
riesgo de control en las operaciones de despacho y transporte de la produccin.

A partir del mes de octubre del ao 2000, Carbones de la Guajira, S.A. asume
la responsabilidad de despacho y transporte del carbn, surgiendo la necesidad del
Control Interno en estas reas, como consecuencia de las diferencias que arrojan las
balanzas de pesajes que se realizan en la Mina antes de su salida, en relacin a la de
su llegada en los Puertos. Asimismo, en las toneladas despachadas en la Mina y la
conciliacin permanente con las cantidades recibidas por los Puertos El Bajo y
Palmarejo, adicionalmente la inconsistencia entre los valores de los inventarios
fsicos y los tericos en los cierres mensuales.

Por lo antes expuesto, se hace necesario analizar el sistema existente, para
llegar a conocer las diferencias y minimizar los mrgenes de errores que son propios
en el carbn, por su granulometra, porcentaje de azufre, cenizas y poder calorfico.

1.1. FORMULACIN DEL PROBLEMA

Una vez planteada la situacin y conocido el propsito del estudio, el
problema se formul a travs de la siguiente interrogante:

7
Cul es el Sistema de Control Interno adecuado para el despacho y transporte
del Carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.?

1.2. SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA

Cul es el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la
Guajira, S.A. para el despacho y transporte del carbn de Mina a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo?
Cules son los Controles Internos aplicados en el despacho y transporte
del carbn en Carbones de la Guajira, S.A.?
Cul es el nivel de confiabilidad entre las Unidades de Despacho en la
Mina de Carbones de la Guajira, S.A. y Recepcin en los Puertos Bajo Grande y
Palmarejo?
Cules son las debilidades y fortalezas en el Sistema de Control Interno
del despacho y transporte del carbn en Carbones de la Guajira, S.A.?

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

2.1. OBJETIVO GENERAL

Analizar el sistema de Control Interno en el despacho y transporte del
Carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la
Guajira, S.A. en el despacho y transporte del carbn de Mina a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo

8
Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del
carbn a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.
Determinar el nivel de confiabilidad en el despacho y transporte del Carbn
de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

Analizar las fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno en el
despacho y transporte del carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

3. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

En virtud del problema planteado, Carbones de la Guajira, S.A., requiere del
anlisis de control interno en el despacho y transporte del carbn, con el fin de
optimizar el proceso y detectar oportunamente las desviaciones que puedan colocar
en posicin de riesgo su produccin, y la responsabilidad de entrega final oportuna
del carbn en el mercado. Es por ello que, debe conocerse la situacin actual de
dicho control interno y la estructuracin o composicin del sistema, as como las
variables que de una u otra forma inciden en el.

Estos aspectos representan hoy en da un valor terico relevante, ya que
mediante un conocimiento pleno de las variables que conforman el sistema de control
interno en Carbones de la Guajira, S.A., pueden establecerse las estrategias que
permitan alcanzar las metas en la organizacin.

De lo anteriormente sealado, se desprende el valor social del estudio, ya que
las empresas exportadoras de carbn optimizaran sus resultados conociendo sus
debilidades en las reas mas criticas involucradas en el proceso de control.

Cabe sealar, que desde el punto de vista metodolgico, tambin conlleva un
valor importante, en virtud de que pondr de manifiesto algunos aspectos que

9
faciliten el control de una manera participativa, en donde todos los integrantes de la
organizacin se sientan comprometidos con la preservacin de un sistema que
asegure la eficiencia operativa con un slido control interno.

As mismo, esta investigacin pretende ser un elemento motivador para que
otros investigadores no solo establezcan las variables de control necesario en las
organizaciones, sino que les inserten en los procedimientos operativos para que a
mediano plazo formen parte de la cultura organizacional.

4. DELIMITACIN

Para encausar la problemtica objeto de estudio, la investigacin se delimitar
en espacio, tiempo y contenido.

En el nivel espacial la investigacin ser realizada en las instalaciones de la
empresa Carbones de la Guajira, S.A. ubicada en la Mina Norte, Sector el Brillante
Jurisdiccin de la Parroquia Elas Snchez Rubio, Municipio Pez, Estado Zulia.

En el nivel temporal la investigacin se cumplir desde el 1 de junio 2004
hasta el 31 de octubre de 2005.

En cuanto a contenido el estudio se realizar con los datos e informes de
gestin suministrados por el Departamento de Control Interno, Auditoria Interna, y
Gerencia de Transporte y Embarque de Carbones de la Guajira, S.A., y los reportes
de recepcin en los Puertos El Bajo y Palmarejo.

CAPTULO II

MARCO TERICO

11
CAPITULO II
MARCO TERICO

1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN

Investigaciones realizadas con anterioridad constituyen antecedentes
importantes al actual anlisis, por estar relacionadas directamente con el sistema de
Control Interno, la cual es el objeto de estudio de la presente investigacin, y entre
ellas se mencionan las siguientes:

Daz, (1998), realiz un estudio sobre el Control Interno de Sistemas de
Informacin Computarizados de LUZ, cuyo objetivo fundamental se bas en el
diseo de un modelo de Control Interno de sistemas de informacin computarizados
para la Universidad del Zulia, que sirva de gua en materia de Control Interno a los
niveles gerenciales, los analistas de sistemas, los programadores, los entes de control
y los usuarios en el desarrollo, implementacin y funcionamiento de los sistemas de
informacin computarizados.

La metodologa utilizada fue de carcter descriptivo y analtica, y consisti en
la elaboracin de un anlisis documental y bibliogrfico y la realizacin de
entrevistas a funcionarios vinculados a la materia estudiada, con el propsito de
obtener la informacin necesaria para abordar el anlisis objeto de estudio.

Los resultados de la investigacin permitieron el diseo de un modelo de
control que no pretendi ser simplista, y tenia una tendencia eminentemente

12
operativa, se pretendi suministrar una alternativa de control aplicable en las
condiciones actuales de la institucin y de otras con caractersticas similares en el
rea de sistemas de informacin.

Se concluyo que la nica alternativa eficaz para prevenir daos en la
organizacin vinculadas con los sistemas de informacin, fue inicial en el corto plazo
un proceso de iniciacin e implantacin que contemplaba el adiestramiento del
personal y el diseo de polticas, normas y procedimientos de Control Interno de
sistemas de informacin computarizados.

As mismo, el Diagnostico y diseo de un modelo de control para el recibo,
almacenamiento y despachos en los depsitos de proyectos de Maraven Barraquero.
Autores; Lic. Jersn A. Shallman J. y el Ing., Juan B. Escarazo F. Maracaibo Mayo
de 1995 para optar al titulo de Magster.

Resumieron con que el recibo, almacenamiento y despachos de materiales es
un proceso operacional enmarcado dentro de la logstica industrial que se realizo en
la industria petrolera y datan desde la llegada de las compaas trasnacionales, en
algn momento y como consecuencia de la falta de un modelo de control, estos
procesos sufrieron desviaciones que causaron un sobrecosto en las operaciones, bien
sea por demoras en los recibos y despachos, o por deficiencia en el almacenamiento.

El estudio tuvo como objeto el diagnostico y diseo de un modelo de control
para el recibo y despachos de materiales, el cual fue elaborado como producto del
diagnostico de los procesos involucrados, teniendo como visin las actividades
inherentes a los proyectos de la industria petrolera nacional.

La metodologa empleada fue descriptiva, y segn el propsito aplicada, ya
que el diagnostico se realizo mediante anlisis y revisin de los procesos a travs de

13
las entrevistas realizadas a cada uno de los responsables de las actividades inherentes
a la investigacin.

De las conclusiones obtenidas se derivaron las recomendaciones a implantar
incluyendo el modelo de control objeto de esta investigacin.

Del mismo modo, se tomo la Evaluacin del Control Interno de los
inventarios en supermercados, realizado por la Lic. Adriana Morn Vsquez, en
Maracaibo noviembre de 1998, para optar al ttulo de Especialista Mencin Auditoria.

El propsito de la investigacin consisti en analizar la eficiencia del sistema
de Control Interno, relacionados con los inventarios de un supermercado, con la
finalidad de proponer una estrategia de evaluacin y seguimiento de los controles
internos de la empresa, que permitieran la definicin de sus reas criticas, lo cual
permiti a la gerencia analizar el desempeo de las operaciones relacionadas con tan
importante componente de sus estados financieros.

La metodologa de investigacin utilizada fue la descriptiva, basada en un
amplio anlisis documental y bibliogrfico, realizando entrevistas al personal de la
empresa vinculados al rea estudiada que permitieran obtener informacin necesaria
para llevar a cabo el desarrollo del tema objeto de estudio.

Los resultados de la investigacin mostraron como la existencia de un sistema
de Control Interno dbil relacionado con los inventarios, afect el buen
funcionamiento de las operaciones de este tipo, haciendo que los resultados esperados
en el ao no sean los adecuados, y se tomen decisiones sobre situaciones que
presentan errores y problemas de mala informacin.

La participacin de la Gerencia en implementacin de nuevos controles
internos y en el seguimiento de los ya existentes, es de vital importancia para las

14
mejoras de sus operaciones. El empleo de nuevas estrategias para el manejo, control y
almacenamiento de las mercancas para la venta contribuyeron a fortalecer un buen
sistema de Control Interno. Las palabras claves fueron Ambiente de Control, Sistema
de Control Interno, e inventarios.

2. BASES TERICAS

Para la fundamentacin terica se realiz un anlisis crtico de las nociones
del sistema de Control Interno que es la unidad analtica objeto de estudio de esta
investigacin, la cual permite obtener mayores conocimientos relacionados con la
materia.

2.1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO. CONCEPTO.

Dentro de esta perspectiva, Catcora (1996), seala que:
Un sistema de Control Interno se establece bajo la premisa del
concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el
Control Interno disea pautas de control cuyo beneficio supere el costo
para implementar los mismos.

De acuerdo al Investigador, el Sistema de Control Interno comprende el plan
de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de
una institucin que le permitan preservar sus activos, verificar la confiabilidad de los
datos contables y determinar la ejecucin adecuada de los procesos establecidos por
la alta Gerencia.

15
2.2. REVISIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Segn Moreno (2004), la revisin del sistema es:
Principalmente un proceso de obtencin de informacin respecto a la
organizacin y a los procedimientos establecidos, con objeto de que
sirva como base para las pruebas de cumplimiento y para la evaluacin
del sistema. La informacin requerida para este objetivo se obtiene
normalmente a travs de entrevistas con el personal apropiado del ente
y mediante el estudio de documentos tales como manuales de
procedimientos e instrucciones al personal.

La informacin relativa al sistema es documentada en forma de cuestionarios,
resmenes de procedimientos, flujogramas o cualquier otra forma de descripcin o
circuito administrativo y adaptndose a las circunstancias o preferencias del contador
pblico. Con el objeto de verificar la informacin obtenida, a veces se adopta el
procedimiento de seguir el ciclo completo de una o varias transacciones a travs del
sistema. Esta prctica, adems de ser til para el propsito indicado, permite que las
partidas seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas de
cumplimiento.

2.3. OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Sostiene Martnez(2003), que el auditor debe saber lo siguiente:
Cules son los objetivos que persigue cada control, o qu pretende
cada control, para poder Analizarlo o entenderlo, y as poder
determinar cundo ese control es efectivo o simplemente no se
cumple, lo que significa que debe ir a la fuente del control.

Martnez (2003) con relacin a este punto agrega que:
Conocer los objetivos del sistema del control interno resulta
importante para poder controlar su funcionamiento, de los cuales cita
cuatro:
o Proteccin de los activos del patrimonio.
o Obtencin de informacin adecuada.

16
o Promocin de la eficiencia operativa.
o Estimular la adhesin a las polticas de la direccin.

Tambin menciona Martnez (2003) que:
El objetivo de un sistema de control interno es prever una razonable
seguridad (ya que esta no puede ser absoluta o total), de que el
patrimonio est resguardado contra posibles prdidas o disminuciones
asignadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que las
operaciones o transacciones estn debidamente autorizadas y
adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:
(a) La preparacin de los estados contables de acuerdo a normas contables.
(b) Reportes o informes de gestin de realidad aceptable.

2.4. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Considera Moreno (2004), las siguientes caractersticas:
(a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los
sistemas contable, financiero, de planeacin, de informacin y
operaciones de la respectiva entidad;
(b) Corresponde a la mxima autoridad del organismo o entidad, la
responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de
Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y
misin de la organizacin;
(c) En cada rea de la organizacin el funcionario encargado de
dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato
de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad;
(d) La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la
encargada de Analizar en forma independiente el Sistema de Control
Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para mejorarlo;
(e) Todas las transacciones de las entidades debern registrarse en
forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar
informes operativos, administrativos y financieros.

17
2.5. LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para Moreno (2004), todo sistema de Control Interno tiene limitaciones que
deben ser reconocidas. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos
de control surjan errores por una mala comprensin de las instrucciones, errores de
juicio, falta de atencin personal, falla humana, entre otras.

Adems, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregacin de
funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulacin de los
empleados implicados en el Control Interno. Igualmente, los procedimientos basados
en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten segn los trminos
autorizados por la administracin del ente, resultaran ineficaces si las decisiones de
sta se tomaran de una forma errnea o irregular.

Segn pgina (www.monografias.com/trabajos16) (2004), menciona que:
Ningn sistema de Control Interno puede garantizar el cumplimiento
de sus objetivos ampliamente; de acuerdo a esto, el Control Interno
brinda una seguridad razonable en funcin de:

1. Costo beneficio
a) El control no puede superar el valor de lo que se quiere
controlar.
2. La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
a) Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a
las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa
responder.
3. El factor de error humano
4. Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
a) Polucin de fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No
hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

18
2.6. MEDIDAS PARA LOGRAR UN BUEN CONTROL INTERNO

Para Martnez (2003), en relacin a este punto menciona que:
El Sistema de Control Interno de cada empresa est diseado para
satisfacer las necesidades especficas de sus objetivos de organizacin,
operacin y direccin, pero existen aspectos generales que deben estar
presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los
siguientes:

(a) Establecer lneas claras de responsabilidad.
(b) Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de
transaccin.
(c) Subdivisin de funciones.
(d) Realizar auditorias o comprobaciones internas.
(e) Diseo adecuado de documentos y registros.
(f) Las computadoras y el Control Interno.
(g) El costo del control.

Martnez (2003) al respecto resalta que:
Es importante que exista en cuanto a las operaciones de ejecucin,
autorizacin y control, una slida y adecuada independencia entre: los
empleados, las secciones, los departamentos y las gerencias. Llevado
este concepto al nivel individual, se tendra que: ninguna persona debe
controlar todas las fases de una operacin, sin la intervencin de unos
u otros individuos que provean un control recproco. De manera
contraria, quien manejara las operaciones y su registro al mismo
tiempo, podra generar errores y fraudes cuyo descubrimiento sera
sumamente importante o muy difcil de detectar.

Es por ello que, segn Martnez (2003), seala que:
Se hace evidente la necesidad de no realizar en forma paralela las
funciones de operacin y registro por una misma persona o sector,
pero se incorpora otro elemento que corre tambin paralelo a los
mencionados, la custodia. Quien tenga a su cargo la funcin de
guardar o custodiar ya sea dinero u otro tipo de valores similares o
bienes materiales, no puede ejercer las funciones de operacin y de
registro.

Una vez lograda la separacin de funciones dentro del ente, se debe continuar
con la asignacin de la responsabilidad a individuos o sectores, con el fin de que

19
ambos acten de acuerdo con lo preescrito en las polticas emanadas por la direccin
superior.

De esta manera, para asumir una responsabilidad, esta debe contener la
necesaria autoridad proveniente o delegada del rgano superior inmediato al que
recibe la responsabilidad. Ambos conceptos, responsabilidad y autoridad deben estar
perfectamente definidos, y, en lo posible, expresadas por escrito en manuales,
instrucciones, entre otros, perfectamente difundidas, para evitar todo tipo de conflicto
o dualidad en cuanto a su interpretacin.

Cundo la direccin de un ente ha llegado a determinar: los objetivos a
alcanzar o cumplir; un adecuado plan de organizacin; delegacin de funciones,
responsabilidad y autoridad; debe tener o contar con los medios de control necesarios
para que todo lo que ocurra en la vida diaria de la organizacin tienda al logro de los
objetivos y que, a su vez, todas las novedades, variaciones o alteraciones que sufre el
patrimonio, queden debidamente reflejadas dentro del sistema de informacin del
ente.

2.7. ANLISIS FODA. CONCEPTO.

El trmino FODA es una sigla conformada por las primeras letras de las
palabras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas, (en ingls SWOT:
Strenghts, Weaknesses, Oportunities, Threats).

Segn D'andrea (2004), el anlisis FODA es una herramienta estratgica que
se utiliza para conocer la situacin presente de una empresa. Es una estructura
conceptual que identifica las amenazas y oportunidades que surgen del ambiente y
las fortalezas y debilidades internas de la organizacin.

20
Para Correa (2004), el anlisis FODA es:
Una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin
actual de la empresa u organizacin, permitiendo de esta manera
obtener un diagnstico preciso que permita en funcin de ello tomar
decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados. De entre
estas cuatro variables, tanto fortalezas como debilidades son internas
de la organizacin, por lo que es posible actuar directamente sobre
ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son externas, por lo
que en general resulta muy difcil poder modificarlas.

De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003),
FODA es:
La sigla usada para referirse a una herramienta analtica que permite
trabajar con toda la informacin que se posea sobre un negocio, til
para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y
Amenazas. Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar
la interaccin entre las caractersticas particulares del negocio y el
entorno en el cual ste compite. Tiene mltiples aplicaciones y puede
ser usado por todos los niveles de la corporacin y en diferentes
unidades de anlisis tales como producto, mercado, producto-mercado,
lnea de productos, corporacin, empresa, divisin, unidad estratgica
de negocios, entre otros.

Segn Shapiro, autora de The Seven Deadly Sins of Business (Los siete
pecados capitales de negocios), citada por Hendricks (1999), manifiesta que:
Nadie sabe quin realiz el primer anlisis SWOT, pero la tcnica ha
tenido gran popularidad durante varias dcadas. En los ltimos aos,
este reconocimiento ha sido opacado por tcnicas ms novedosas y de
moda, como el pronstico de escenarios. Sin embargo, la complejidad
de estos mtodos sofisticados no los hace mejores. Muchas veces se
piensa que si una cuestin no es complicada, no es vlida. Pero la
verdadera ventaja del SWOT es que exige responder aspectos
fundamentales.

Por otra parte, Shapiro citada por Hendricks (1999) menciona que:
Numerosos empresarios utilizan este anlisis para descubrir y
organizar factores cruciales as como para determinar el xito o
fracaso de sus empresas. El anlisis SWOT es fcil, intuitivo y rpido.
Pero quiz su atributo ms importante es que ayuda a recordar a los
empresarios, siempre ocupados, los vnculos esenciales en situaciones

21
complejas. El SWOT da un marco de referencia para, al menos, tener
la certeza de que no se escapen aspectos importantes.

Manifiesta Lewis, tambin citado por Hendricks (1999), que es necesario
realizar el anlisis SWOT al preparar el plan comercial de cada ao.

Por su parte, Fry, igualmente nombrado por Hendricks (1999), considera que:
El SWOT es un buen instrumento para explicar la estrategia de la
empresa a inversionistas, clientes e interesados y en esencia, el mismo
consiste en una lluvia de ideas acerca de variables clave que afectan a
la compaa y lo recomienda al calcular los planes estratgicos para
uno o varios aos y los destinados a hacer cambios en el ambiente de
la empresa.

2.8. OBJETIVOS DEL ANLISIS FODA

Segn Glagovsky (2003), el objetivo del Anlisis FODA es:
Convertir los datos del universo (segn lo se perciba) en informacin,
procesada y lista para la toma de decisiones (estratgicas en este caso).
En trminos de sistemas, se tiene un conjunto inicial de datos
(universo a analizar), un proceso (anlisis FODA) y un producto, que
es la informacin para la toma de decisiones (el informe FODA que
resulta del anlisis FODA).

Contina expresando dicho autor que, se tiene que distinguir en un sistema:
1. Lo relevante de lo irrelevante
2. Lo externo de lo interno
3. Lo bueno de lo malo

Adems, con relacin a este punto Glagovsky (2003), agrega que:
La relevancia es el primer proceso y funciona como filtro: no todo
merece ser elevado a componente del anlisis estratgico. Es sentido
comn ya que en todos los rdenes de la vida es fundamental
distinguir lo relevante de lo irrelevante. En FODA este filtro reduce el

22
universo de anlisis disminuyendo la necesidad de procesamiento (que
no es poca cosa).

2.9. PROPSITOS DEL ANLISIS FODA

De acuerdo con D'andrea (2004), el propsito fundamental de este anlisis
es potenciar las fortalezas de la organizacin para:
(a) Aprovechar oportunidades.
(b) Contrarrestar amenazas.
(c) Corregir debilidades.

Seala D'andrea (2004), que:
Las amenazas y oportunidades se identifican en el exterior de la
organizacin, en su contexto. Esto implica analizar:

(a) Los principales competidores y la posicin competitiva que
ocupa la empresa entre ellos.
(b) Las tendencias del mercado.
(c) El impacto de la globalizacin, los competidores internacionales
que ingresan al mercado local y las importaciones y exportaciones.
(d) Los factores macroeconmicos sociales, gubernamentales,
legales y tecnolgicos que afectan al sector.

As mismo sostiene D'andrea (2004) que:
Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la
organizacin. Para ello deben considerarse:
(a) Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa.
(b) Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos.
(c) Capacidad de satisfacer al cliente.

De acuerdo con el Uch Portal de Estudiantes de Recursos Humanos (2003), el
Anlisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito del
negocio. Deben resaltarse las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al
compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades
y amenazas claves del entorno.

23
Para los mencionados autores, lo anterior significa que el anlisis FODA
consta de dos partes: una interna y otra externa.
(a) La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su
negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algn grado de control.
(b) La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas
que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqu se tiene que
desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para
minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales se tiene poco o
ningn control directo.

As mismo sostienen que, para las Fortalezas y Debilidades deben
considerarse reas como las siguientes:
(a) Anlisis de Recursos: Capital, recursos humanos, sistemas de informacin,
activos fijos, activos intangibles.
(b) Anlisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratgicos,
creatividad
(c) Anlisis de Riesgos: Con relacin a los recursos y a las actividades de la
empresa.

Anlisis de Portafolio: La contribucin consolidada de las diferentes
actividades de la organizacin.

2.10. CONTROL INTERNO

Dentro de este orden de ideas, Catcora (1996), expresa que el Control
Interno:
Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, el grado de fortaleza determinar si existe una seguridad
razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros.
Una debilidad importante del Control Interno, o un sistema de Control

24
Interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del
sistema contable.

Unido a esto, Poch (1992), expresa que "el control aplicado de la gestin tiene
por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos".

Esto deduce la importancia que tienen los controles y en tal sentido, Leonard
(1990), asegura que "los controles es en realidad una tarea de comprobacin para
estar seguro que todo se encuentra en orden.".

As mismo, considera que si los controles se aplican de una forma ordenada y
organizada, entonces existir una interrelacin positiva entre ellos, la cual vendra a
constituir un sistema de control sumamente ms efectivo. Cabe destacar que el
sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con
las expectativas planeadas. Igualmente seala las fallas que pudiesen existir con el
fin de tomar medidas y as su reiteracin.

Una vez que el sistema est operando, se requiere de una previsin sobre una
base de pruebas para ver si los controles previstos estn operando como se plane.
Por esto el Control Interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar
estos ntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el
objetivo establecido por la organizacin.

La Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela (1994),
define el Control Interno como:
El plan de organizacin, de todos los mtodos y medidas coordinadas
adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus
operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las
operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas para
cada empresa.

25
As mismo, Holmes (1994), lo define como "una funcin de la Gerencia que
tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar
desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern
obligaciones sin autorizacin".

Con respecto al Control Interno para Redondo (1993), establece que "se debe
hacer un estudio y una evaluacin adecuada del Control Interno existente, como base
para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarn los
procedimientos de auditoria".

Infiere el Investigador que el Control Interno es el sistema nervioso de una
empresa, ya que abarca toda la organizacin, diseado nicamente para hacer frente a
las necesidades de una empresa especfica. Incluye mucho ms que sistema contable
y cubre cosas tales como: las prcticas de empleo y entrenamiento, control de calidad,
planeacin de la produccin, poltica de venta de auditoria interna. Toda operacin
lleva implcito el Control Interno. El trabajador lo ejecuta sin percatarse de que es
miembro activo de su ejecucin. Cuando se ejecuta un proceso el concepto de control
debe funcionar dentro de ella.

2.11. PROPSITO DEL CONTROL INTERNO

Segn Meigs (1994), el propsito del Control Interno es:
Promover la operacin, utilizar dicho control en la manera de
impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organizacin". De esto se
puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa,
los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones,
presentndose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa,
vindose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos
por la Gerencia.

26
2.12. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Segn Moreno (2003), manifiesta que:
El Control Interno no es ms que un plan de organizacin de todos los
mtodos coordinados con la finalidad de:

Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que los afecten;
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economa en todas las
operaciones promoviendo y facilitando la ejecucin de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misin institucional;
Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin
estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin
organizacional;
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y de
sus registros;
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que
puedan afectar el logro de sus objetivos;
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus
propios mecanismos de verificacin y evaluacin;
Velar porque la entidad disponga de procesos de planeacin y
mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional.

2.13. FINALIDAD DEL CONTROL INTERNO

Para Martnez (2003), seala que la finalidad del control interno es:
Comprobar si la organizacin encuentra, cumple o alcanza los
objetivos que persigue. Adems, para que un plan de organizacin
satisfaga las necesidades de un control interno debe ser:

1. Simple: en su estructura bsica, en su interpretacin y desde el punto de
vista de su costo, es decir, del factor econmico.
2. gil o flexible: que permita modificaciones debido a los cambios,
provenientes del mundo dinmico donde se desarrolla, y que pueda asimilar
sin daar lo que perdura, expresado en otras palabras sera, adaptarse a los
constantes cambios que fluctan en la vida diaria de la organizacin.
3. Imperativo: el plan debe permitir la implantacin de lneas de
actividad, responsabilidad y control.

27

2.14. MISIN DEL CONTROL INTERNO

Para Catcora (1996), el Control Interno tiene como misin ayudar en la
consecucin de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las
metas especficas planteadas que sin duda alguna mejorar la conduccin de la
organizacin, con el fin de optimizar la gestin administrativa.

Sin embargo, es importante sealar que, para que un Control Interno rinda su
cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, gil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo
y realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificacin del mismo puede ser
preventiva o de deteccin para que sea originaria.

2.15. ALCANCE DEL CONTROL INTERNO

Al respecto Martnez (2003), manifiesta que:
El alcance de Control Interno est dado por todo el mbito de la
empresa, y los problemas que se generan al controlar las actividades
que tienen origen en los distintos sectores de la organizacin, segn las
tareas que estos desarrollan, como, por ejemplo: las funciones de
registro, fabricacin, ventas, compras, despacho, tesorera, finanzas,
entre otras.

As mismo, seala que el mtodo de control existente en las empresas incluye
la comparacin de una actuacin real, con una accin pronosticada, tal como un
objetivo, estndar de actuacin o regulacin previa. En cada caso o situacin, el
sistema, mtodo o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o
anlisis de lo que est sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvos o
errores, poder obtener la explicacin lgica de por qu esos hechos ocurrieron, y,
finalmente, tratar de adoptar las medidas correctivas correspondientes.

28

2.16. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos
implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicacin del Control
Interno:
(a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, as
como la formulacin de planes operativos que sean necesarios;
(b) Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la
ejecucin de los procesos;
(c) Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes;
(d) Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
(e) Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos;
(f) Direccin y administracin del personal conforme a un sistema de mritos y
sanciones;
(g) Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control
Interno;
(h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestin
de las entidades;
(i) Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin
y el control;
(j) Organizacin de mtodos confiables para la evaluacin de la gestin;
(k) Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de
directivos y dems personal de la entidad;
(l) Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

2.17. CLASIFICACIN DEL CONTROL INTERNO

29
De acuerdo con lo mencionado Martnez (2003), los Controles Internos
pueden clasificarse de la siguiente manera:
(a) Por Objetivos: salvaguardia de activos, confiabilidad de los registros
contables; preparacin oportuna de la informacin financiera contable;
beneficio y minimizacin de costos innecesarios, evitar expansin al riesgo no
intencional, prevencin o detencin de errores e irregularidades;
aseguramiento de que las responsabilidades delegadas han sido descargadas;
descargo de responsabilidades legales.
(b) Por jurisdiccin: Control Interno contable; Control Interno
administrativo.
(b.1) Control Interno Contable: Consiste en los mtodos,
procedimientos y plan de organizacin que se refieren sobre todo a la
proteccin de los activos y asegurar que las cuentas y los informes
financieros sean contables. Son las medidas que se relacionan
directamente con la proteccin de los recursos, tanto materiales como
financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los
registros y la confiabilidad de la informacin contable.
(b.2) Control Interno Administrativo: Son procedimientos y mtodos
que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las
directivas, polticas e informes administrativos. Son las medidas
diseadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tiene
relacin directa con la confiabilidad de los registros contables.
(c) Por mtodos: controles preventivos; controles de deteccin.
(d) Por naturaleza: controles organizativos, controles de desarrollo de
sistemas; controles de autorizacin e informacin, controles del sistema de
contabilidad; controles adicionales de salvaguardia; controles de supervisin
de la administracin; controles documentales.

2.18. TCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las tcnicas de Control Interno pueden clasificarse ligeramente en tcnicas de
prevencin y de descubrimiento.

2.18.1. TCNICAS DE PREVENCIN

30
Son las que estn destinadas a proporcionar seguridad razonable de que
nicamente se reconocen y procesan transacciones vlidas. Como ejemplo de
tcnicas de prevencin pueden citarse:
(a) Autorizacin supervisora de las transacciones de ajustes;
(b) Procedimientos de contrasea para restringir el acceso a terminales en lnea,
programas de computadoras y archivos;
(c) Balance, transaccin por transaccin, en un sistema en lnea;
(d) Verificacin y validacin de los datos entrados en un sistema de computador;
(e) Exploracin de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un
sistema;
(f) Segregacin y rotacin de los deberes de entrada y procesamiento; y
(g) Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepcin.

2.18.2. TCNICAS DE DESCUBRIMIENTO

Son las que estn destinadas a proporcionar certeza razonable de que se
descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
(a) Conciliacin de informes de balance por lote con registros cronolgicos
mantenidos por los departamentos originarios;
(b) Conciliacin de conteos cclicos del inventario con los registros permanentes;
(c) Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
(d) Revisin y aprobacin de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo
maestro;
(e) Auditoria interna;
(f) Comparacin con planes y presupuestos de los resultados que se informan;
(g) En transacciones contables, conciliacin con el mayor general de los saldos de
los mayores auxiliares;
(h) Conciliacin de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro;
y

31
(i) Revisin de los registros cronolgicos de transacciones y de acceso en lnea.

2.19. CONTROLES EN AMBIENTES COMPUTADORIZADOS

De acuerdo a Autor Annimo www.monografias.com/trabajos16 (2004), se
pueden dividir en Controles de usuario y de procesamiento electrnico de datos
(PED).

2.19.1. CONTROLES DE USUARIOS

Es un control manual, debido a que su realizacin no utiliza funciones y
programas computarizados. El control esta diseado para verificar el resultado de
procesos computarizados, aunque su modo de realizacin es manual. Un ejemplo de
ello ocurre cuando el Departamento de Facturacin enva al PED para que procese la
informacin.

2.19.2. CONTROLES DE PED

Tales controles contienen cuatro componentes:
(a) Procedimiento de Acceso y de Desarrollo. Estos dos procesamientos generan
informacin inherente que se produce en los intercambios.
(b) Procedimiento de Seguimiento. Este sistema asegura que los errores y asuntos
identificados, sean investigados y resueltos apropiadamente.
(c) Funcionamiento de los Programas de Controles
(d) Los mecanismos de control deben funcionar en funcin al objetivos en que
estos fueron creados.

32

2.19.3. DIFERENCIA ENTRE LOS CONTROLES DE USUARIO Y PED

En un control de usuario la atencin del auditor debe centrarse en los
procedimientos de indagacin y cumplimiento de detalles sobre las tareas que
desarrolla el personal responsable del control.

Pero si el control lo hace un PED, entonces se deben analizar los componentes
de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en el sistema y en los
programas.

2.20. CONTROL INTERNO Y TICA PROFESIONAL

Las normas ticas y su cumplimiento juegan un papel importante en el sistema
de control interno. El no acatarlas conduce al desvo de recursos, divulgacin de
informacin confidencial y otros hechos delictivos. Aqu la labor del contador es un
factor determinante ya que transciende a la sociedad y por ende a su desarrollo.

Con relacin a este aspecto Martnez (2003) seala que:
La tica profesional est definida como un conjunto de normas que
orientan la conducta de los miembros de una determinada profesin.
Adems, agrega que existen dos teoras que estn siendo utilizadas
para la solucin de los problemas ticos de la contabilidad: la teora
del utilitarismo y la teora de las reglas deontolgicas. El utilitarismo
se basa en el mejor criterio que beneficia a una mayor cantidad de
personas (nfasis en la consecuencia de la accin y no en las reglas),
ya en la visin deontolgica prevalece el nfasis en las acciones del
profesional y no en las consecuencias propiamente dichas.

Contina expresando Martnez (2003), lo siguiente:

33
La conducta tica es el cemento que une las partes al todo. Forma
parte del cdigo de todas las profesiones. Es fcil tomar decisiones
ante un comportamiento tico y uno no tico pero desdichadamente
muchas veces existen situaciones que estn en la frontera de la tica,
surge el conflicto si existe presin para llevar a cabo la accin.

Agrega que el Sistema de Control Interno se desarrolla y vive dentro de la
organizacin, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su
estructura interna y comportamiento; adems debe contar con un grupo humano
idneo para las funciones a cumplir, este debe estar equipado con los medios o
adelantos tecnolgicos adecuados.

Consiste en unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratgicos donde practicar el control, para vigilar su
cumplimiento o rendimiento en forma espordica y concentrarse en los desvos o
excepciones a lo predeterminado, para analizarlo en cuanto a su magnitud e
importancia, en ultima instancia, realizar una accin que tienda a corregir sus desvos
o irregularidades.

2.21. DEBILIDADES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO QUE AFECTAN EL
CONTROL INTERNO. CONDICIONES.

Segn Cartategui (2003), manifiesta lo siguiente:
Las condiciones especficas que se sealan a continuacin, podran
indicar la presencia de debilidades en el ambiente del Control Interno,
que an cuando no las abarque todas, el auditor debe considerar:

(a) Estilo de trabajo de la administracin.
(b) Estructura orgnica de la institucin o entidad.
(c) Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad.
(d) Seguimiento y sistematicidad.
(e) Efectividad del trabajo de Auditoria interna.
(f) Poltica laboral.

34
(g) Mtodos de control sobre el cumplimiento de la legislacin establecida
y regulaciones.

(a) Estilo de Trabajo de la Administracin
El estilo de trabajo de la administracin se refleja en los controles internos y
en todo el ambiente general del funcionamiento en una entidad determinada, teniendo
en cuenta este precepto las debilidades en este aspecto se pueden reflejar en:
a. La falta de administracin en los controles internos y en el ambiente de control
donde funcionan estos.
b. Mostrar una actitud agresiva o poco racional para la toma de decisiones o ante
los riesgos que se presenten, que pueden reflejarse tambin desde el punto de vista
contable.
c. Una administracin resistente y justificativa ante las recomendaciones de los
auditores internos, tanto en tareas de la contabilidad, como de control administrativo
u otros.
d. Lentitud para dar respuesta ante situaciones de crisis en las reas econmica,
financieras y administrativas.
e. El empleo y elaboracin de informaciones imprecisas o poco confiables.
Ejemplo: Balances y estados financieros, entre otros.
f. Inestabilidad y falta de atencin al personal de las reas econmicas y
administrativas.
g. Sobrevaloracin o subestimacin de los estados financieros y los resultados
que estos arrojan y falta de anlisis objetivo de los mismos.
h. Falta de claridad, honestidad o celeridad durante el ejercicio de la auditoria,
debido a falta de documentacin, respuestas evasivas o desconocimiento.

a. Estructura Orgnica de la Institucin.

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Cuando la estructura orgnica es inapropiada y no est acorde con el objeto
social y los objetivos generales y especficos para los que fue creada, sucede que no
podr responder a las complejidades de sus funciones y operaciones, por tanto:
a. Inhibe la segregacin de funciones para lo que fue creada.
b. Impide el inicio, registro y mantenimiento de las operaciones y la custodia
sobre los activos.
c. Cuando se producen cambios de estructura administrativa, pueden derivarse de
stos desorden en la organizacin.
d. Los nuevos cambios en la estructura pueden ocasionar que las
responsabilidades operativas no coincidan con la divisin de las funciones.
e. La delegacin de la responsabilidad y autoridad es inapropiada.
f. La falta de definicin y comprensin de la autoridad existe en todos los niveles
de la organizacin.
g. La incompetencia o falta de experiencia del personal de las reas econmicas y
otras, sobre quien recae la responsabilidad del registros de las operaciones.
h. Falta de supervisin y control del trabajo que se realiza.
i. Exceso de carga de trabajo.
j. Procedimientos no establecidos o inadecuados.
k. Actividades dirigidas y controladas por una sola persona.

o Mtodos para asignar Responsabilidad y Autoridad.
a. Cuando las estructuras de una institucin no son adecuadas, se dificulta o se
hace imposible la asignacin correcta de las responsabilidades y con ello la
delegacin de la autoridad, en especial para aquellos asuntos relacionados con:
objetivos, metas y funciones operativas.
b. No permite la descripcin correcta del trabajo de sus especialistas y la
adecuacin de las funciones y responsabilidades de cada uno.
o Seguimiento y Sistematicidad.

36
Son condiciones que pueden afectar el Control Interno, toda vez que sealan
debilidades que por s solas afectan directamente los resultados y eficiencia del
trabajo, entre ellas se pueden sealar:
a. La administracin no est suficientemente clara del control que debe ejercer en
la ejecucin de las distintas actividades.
b. Los mtodos para el control administrativo son inadecuados para investigar las
situaciones imprevistas o inusuales y decidir las acciones oportunas para
corregirlas.
c. La administracin carece de la suficiente visin para ocuparse de que se
cumpla con efectividad la poltica establecida para el desarrollo del trabajo en
cuanto a los sistemas contables y el Control Interno.
d. La administracin no le da el debido tratamiento a las notificaciones que se le
hacen por parte de inspectores y auditores, ya sean internos o externos, incluyendo
aquellas derivadas de errores y deficiencias detectadas que puedan llegar a
constituirse en graves violaciones.
e. La administracin no confecciona plan de medidas, por tanto no existe
tampoco el seguimiento que debe derivarse del mismo.
f. No se cumple el plan de medidas planteado por la administracin y no se le da
seguimiento e informacin de su cumplimiento como est establecido.

o Efectividad del Trabajo de Auditoria Interna.
Cuando este no cumple las directivas, normas y principios, sucede que:
a. El proceso de exploracin de un trabajo de auditoria, no existe o no es lo
suficientemente profundo, para que permita al auditor interno concentrarse en los
objetivos que se propone.
b. Las auditorias propuestas, no han tenido el enfoque adecuado hacia las reas
de ms complejidad.

37
c. Los auditores se hacen responsables de toma de decisiones operativas para
poder controlar el trabajo en las reas contables o administrativas objeto de
auditoria, contrarias a sus funciones de contrapartida.
d. No se cumple con rigor lo establecido en las resoluciones, referida a las
Normas de Auditoria que miden el trabajo a ejecutar.
e. Los procesos de supervisin y revisin no existen o son inapropiados, o no se
revisan las conclusiones y el informe.
f. Los papeles de trabajo, programas de auditoria y dems evidencias del trabajo
realizado son incompletos y no logran servir de soporte a los resultados.

o Poltica Laboral.
Cuando no se cumplen los reglamentos establecidos en la seleccin del
personal especializado, se pueden valorar las siguientes debilidades:
a. La seleccin del personal es inadecuada.
b. Son insuficientes los procedimientos para avalar el acceso de los nuevos
trabajadores, promociones, traslados, etc.
c. No existen o son insuficientes los programas de capacitacin tcnica y
superacin profesional.
d. No existe claridad en el calificador del cargo y contenido de trabajo, como
obligacin al acceder a una plaza tcnica o administrativa.
e. Los trabajadores no conocen los procedimientos y regulaciones establecidas
para sus reas o la institucin.
f. No se controla el trabajo de los tcnicos, especialistas y otros por sus
respectivos jefes intermedios, ni de stos por los principales administrativos.

38
3. DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS

AMENAZAS: Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden
llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organizacin. Correa, Fernando
(2004).

AUDITORIA: Examen objetivo, sistemtico, profesional e independiente, aplicado a
una organizacin por un auditor competente. Cepeda, G. (1997).

CARBN: Mineral proveniente de restos de vegetacin acumulados como plantas
en pantanos o en lagunas. La acumulacin de limos y otros sedimentos, junto con
movimientos en la corteza terrestre enterraron estos pantanos y turberas. A medida
que iban quedando enterradas, las plantas fueron sometidas a elevadas temperaturas y
presiones, las cuales causaron cambios fsicos y qumicos en la vegetacin,
transformndolas, con el correr de los tiempos en carbn. Franco Seplveda,
Giovanni (2004).

CONTROL: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en buen
camino. Fontt, I. (2001).

DEBILIDADES: Son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable
frente a la competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen,
actividades que no se desarrollan positivamente, entre otras. Correa, Fernando
(2004).

TICA: Parte de la filosofa que trata de la moral y de las obligaciones del hombre.
El Auditor cuenta con su propia tica profesional para el desarrollo de sus funciones.
Cepeda, G. (1997).

39
FORTALEZAS: Son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y por los
que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se
controlan, capacidades y habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan
positivamente, entre otras. Correa, Fernando (2004).

MINERA A CIELO ABIERTO: Se refiere a una minera en superficie donde se
extrae un mineral en incremento de la economa de acuerdo a su profundidad.
Franco Seplveda, Giovanni (2004).

OPORTUNIDADES: Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas. Correa, Fernando (2004).

PROCEDIMIENTOS: Establecen el orden cronolgico y la secuencia de
actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. Por lo tanto
un procedimiento muestra como deben hacerse las labores, en que momento hacerlas
y quien debe realizarlas. Moreno (1994).

UNIDAD ESTRATGICA DE NEGOCIOS (UEN): Es un solo negocio de la
empresa o un conjunto de sus negocios relacionados entre s, al que la empresa puede
hacerle planeamiento separadamente del resto de la compaa, tiene sus propios
competidores y se encuentra a cargo de un gerente responsable de su operacin y de
sus resultados econmicos, a quien la casa-base le asigna objetivos de planeacin
estratgica y recursos apropiados. Uch Portal de estudiantes de recursos humanos
(2003).

40
4. DEFINICIN CONCEPTUAL Y OPERACIONAL DE LA VARIABLE.

4.1. CONTROL INTERNO.

DEFINICIN CONCEPTUAL. Conceptualmente se define el Control
Interno como el plan de organizacin de todos los mtodos y medidas coordinadas
adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la
productividad en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas
para cada empresa. Fuente: Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de
Venezuela (1994).

DEFINICIN OPERACIONAL. Operacionalmente es el mecanismo
tendiente a verificar si el sistema de control interno establecido en el plan de
organizacin adoptado por la empresa para proteger y salvaguardar sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones,
promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesin a
las prcticas ordenadas para cada empresa, se cumplen.

4.2.- OPERACIONALIZACIN DE LA VARIABLE.

La operacionalizacin de la variable con sus dimensiones, indicadores y
tcnicas de recoleccin de datos, se muestra en el Cuadro 3 que se presenta a
continuacin:

41
Cuadro 1
OPERACIONALIZACIN DE LA VARIABLE

Objetivo General: Analizar el Control Interno en el despacho y transporte del
carbn de Mina a Puerto, en Carbones de la Guajira, S.A.

Fuente: (Cordero, 2005).

VARIABLE

OBJETIVOS
ESPECIFICOS

DIMENSIONES

INDICADORES

TCNICAS
RECOLEC-
CION DE
DATOS

Caracterizar el sistema
de Control Interno
utilizado por Carbones
de la Guajira, S.A. en
el despacho y
transporte del carbn
de Mina a los Puertos
Bajo Grande y
Palmarejo

Sistema de
Control Interno

Mecanismos
Revisin
Caractersticas
Limitaciones
Medidas
Determinar los
controles internos
aplicados al despacho
y transporte del carbn
a los Puertos Bajo
Grande y Palmarejo.

Controles
internos

Clasificacin
Objetivos
Elementos
Finalidad
CONTROL
INTERNO

Determinar nivel de
confiabilidad en
sistema de despacho en
la Mina y recepcin en
el Puerto.

Nivel de
confiabilidad
Etica Profesional
Tcnicas de C.I.
Analizar fortalezas y
debilidades del sistema
de control interno en el
despacho y transporte
de carbn de Mina a
Puerto.

Anlisis Foda

Fortalezas y
Debilidades

Entrevistas
y
Observacin

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

43
CAPITULO III
MARCO METODOLGICO

Las bases metodolgicas implican para el investigador el cumplimiento de un
proceso ordenado orientador del estudio con el fin de establecer los hechos y
fenmenos que caracterizan al objeto y constituyen el soporte fundamental de la
investigacin. En consecuencia, en el marco metodolgico del objeto de estudio se
explican los procedimientos y tcnicas utilizadas en la ejecucin de la investigacin.

1. TIPO DE INVESTIGACIN.

Para llevar a cabo la labor de indagacin y dilucidar el problema planteado, se
realizo una investigacin de tipo documental-descriptiva, por cuanto fue
indispensable la revisin de fuentes documentales primarias referidas al rea,
especialmente libros de Auditoria y de las fuentes secundarias, que aportan
informacin derivada de las fuentes primarias, tales como ponencias e
investigaciones diversas de Internet.

En este sentido, la investigacin documental como proceso cientfico es
definida por Fino y Nava (1996), como un proceso sistemtico de bsqueda,
seleccin, lectura, registro, organizacin, descripcin, anlisis e interpretacin de
datos extrados de fuentes documentales existentes en torno a un problema, con el fin
de encontrar respuestas e interrogantes planteados en cualquier rea del conocimiento
humano.

44
En virtud de que este estudio har uso de informacin documental extrada de
libros y otros documentos o trabajos, se asume que esta investigacin es de tipo
documental, la cual es descrita por Tamayo (1995) como un estudios interesados en
extraer informacin y conclusiones, basndose en fuentes, documentos o medios
bibliogrficos.

As mismo, la presente investigacin es de tipo descriptiva y Mndez (1998),
afirma que el estudio descriptivo identifica caractersticas del universo de
investigacin, seala formas de conducta actitudes del universo investigador,
establece comportamientos completos, descubre y comprueba la asociacin entre
variables de una investigacin.

Igualmente, la investigacin desarrollada de acuerdo a Dankhe, (1986), citado
por Hernndez y Otros, 1998), fue de tipo Descriptivo, por cuanto:
Busca especificar propiedades importantes de personas, grupos,
comunidades, empresas o cualquier otro fenmeno que sea sometido a
anlisis. Desde el punto de vista cientfico, describir es medir, en un
estudio descriptivo se seleccionan una serie de cuestiones y se miden
cada una de ellas independientemente para, de esta manera, describir
lo que se investiga.

As mismo, Sabino (1992), expone que la preocupacin primordial de la
investigacin descriptiva, radica en describir alguna caracterstica fundamental de
conjuntos homogneos de fenmenos, utilizando criterios sistemticos que permitan
poner de manifiesto su estructura o comportamiento.

Segn Chvez (1994), cuando el estudio se determina con base al problema
que se desea resolver, los objetivos que se pretendan lograr y la disponibilidad de
recursos con que se cuentan, estamos en presencia de una investigacin Descriptiva.

En la presente investigacin se dispuso a Analizar el Control Interno en el
despacho y transporte del carbn en Carbones de la Guajira, S.A. y de esta manera

45
siguiendo lo expuesto por Chvez (1994), se orienta a recolectar informacin
relacionada con el estado real de las personas, objetos, situaciones o fenmenos, tal
como se presentan en el momento de su recoleccin.

La finalidad de los estudios documentales es recolectar informacin a partir de
documentos escritos y no escritos, susceptible de ser analizados y pueden clasificarse
como investigaciones cualitativas o cuantitativas.

El presente estudio es una investigacin documental de carcter cualitativa y
Chvez (1994), considera que:
La investigacin documental de carcter cualitativa, se fundamenta en
la revisin bibliogrfica. En la gran mayora de los casos, se base en
contenido de orden terico, en los cuales se deben reflejar las
posiciones coincidentes y contradictorias de los enfoques o tendencias
analizadas, as como la posicin independiente del investigador.

Segn (Chvez, 1994) la investigacin es de tipo Observacional y se define
como el estudio en el cual el investigador solo puede descubrir o medir el fenmeno
estudiado, no puede modificar o voluntad ninguno de los factores que intervienen en
el proceso.

Asimismo, de acuerdo a Namhira y Otros, (1984), citado por Chvez, (1994),
segn el perodo en que se recolecto la informacin, la investigacin fue
Retrospectiva, ya que la informacin existe, por lo que se tomo informacin pasada,
buscando conceptualizarla.

Por otro lado, esta investigacin se considera de campo por cuanto se realiza
en el mismo lugar donde se encuentra la poblacin analizada, asimismo, se
desarrolla mediante la extraccin de los datos en el ambiente laboral donde se
desarrollan los hechos a lo cual, Hurtado de Barrera (1998), agrega que el estudio de
campo comprende el trabajo investigativo donde se producen los hechos.

46
A este respecto, Arias (1991) indica que la investigacin de campo consiste
en la recoleccin de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos sin
manipular o controlar variable alguna.

Es por ello que la presente investigacin se considera de campo por que se
recoge la informacin en Carbones de la Guajira, S.A., con el fin de obtener de
manera ms tangible el conocimiento, tal y como expone Arias (1991), quien
plantea que estas son investigaciones que se realizan en el propio sitio donde se
encuentra el objeto de estudio. Ello permite el conocimiento ms a fondo del
problema por parte del investigador y puede manejar los datos con ms seguridad.

2. DISEO DE LA INVESTIGACIN.

Este estudio presenta un diseo No Experimental Descriptivo, ya que no se
pretende establecer controles entre las variables, sino describir el comportamiento de
las mismas. Por la evolucin del fenmeno es Transaccional, ya que es este estudio
se mide una vez la variable.

En tal sentido, segn Hernndez, Fernndez y Batista. (1998):
Los Diseos No Experimental Descriptivo tienen por objeto indagar la
incidencia y los valores en que se manifiesta una o ms variables, es
decir, la investigacin se centra cual es el nivel o estado de una o
diversas variables en un momento dado.

Una investigacin se dice que es Transaccional o Transversal, de acuerdo a
Hernndez y Otros (1991), cuando los datos son recolectados en un solo momento,
en un tiempo nico, siendo su propsito describir la variable y analizar su incidencia
en un momento dado.

47
Por lo tanto, esta investigacin se tipifica como Transversal, por cuanto la
variable ser medida en una sola oportunidad, obviando situaciones anteriores o
posteriores al objeto de estudio.

Chvez (1994) afirma que la investigacin Transversal es aquel estudio que
mide una vez la variable. Se miden los criterios de unos o mas grupos de unidades en
un momento dado, sin pretender Analizar la evolucin de sus unidades.

3. POBLACIN

La poblacin de estudio constituye el universo de la investigacin sobre el
cual se pretende generalizar los resultados, adems de estar constituidas por
caractersticas que le permiten distinguir los sujetos unos de otros.

Segn Chvez (1994) la poblacin de un estudio es el universo de la
investigacin sobre la cual se pretende generalizar los resultados. Esta constituida por
caractersticas o estratos que permiten distinguir en sujetos unos a otros.

Segn Tamayo y Tamayo (1994), la poblacin es la totalidad del fenmeno a
estudiar en donde las unidades de poblacin poseen una caracterstica comn, la cual
se estudia y da origen a los datos de la investigacin.

De esta manera, la poblacin de esta investigacin estuvo constituida por
cinco (5) empleados, pertenecientes a los departamentos de transporte y embarque,
administracin, contabilidad y control interno, distribuidos en la forma siguiente, un
(1) jefe de contabilidad, un (1) jefe de Transporte y Embarque, un (1) jefe y un (1)
auxiliar de control interno, un (1) jefe de administracin de control interno.

48
Por consiguiente, la poblacin es considerada finita y accesible, siendo esta la
razn por la cual no fue necesario determinar una muestra.

4. - TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS.

De acuerdo con Arias (1997), las tcnicas de recoleccin de datos son:
Las distintas formas, maneras de obtener informaciones, es decir, se
explica el procedimiento, lugar y condiciones de las mismas. Son
ejemplos de tcnicas de observacin directa, la cual en sus dos
modalidades (entrevistas y cuestionarios), el anlisis documental, el
anlisis de contenido.

Segn Bavaresco (1997) Las tcnicas de recoleccin de datos conducen a la
verificacin del problema planteado, es decir, la tcnica descansa en observacin bien
sea directa (simple o experimental), documental o bibliografa mediante encuestas
(cuestionario, entrevistas y escala de actitudes).

De acuerdo a Sierra (1995), expone que:
La observacin directa es la inspeccin y estudio realizado por el
investigador, mediante el empleo de sus propios sentidos,
especficamente de la vista, con o sin ayuda de aparatos tcnicos de los
casos y hechos de inters social tal como son o tiene lugar
espontneamente en el tiempo, y con arreglo de las exigencias de la
investigacin cientfica.

Al respecto Ander (1975), seala que:
La entrevista estructurada toma la forma de un interrogatorio en el cual
las preguntas se plantean siempre en el mismo orden y se formulan
con los mismos trminos. Se realizan sobre la base de un formulario
previamente preparado y estrictamente normalizado.

Se empleo la tcnica de encuesta y el instrumento de cuestionario, ajustado a
los objetivos especficos de la investigacin, adems del anlisis documental; ste

49
ltimo incluy la revisin del material bibliogrfico y tesis anteriores referidas al
objeto de estudio propuesto.

El instrumento que se utilizo estuvo basado en el cuestionario, con 30
(treinta) tems que comprenden preguntas cerradas, todas presentaron cuatro (4)
alternativas de respuestas: Siempre - Casi siempre - Algunas veces - Nunca. (Ver
Anexo No. 1.)

Como expone Finol (1993), la investigacin de tipo de anlisis documental,
es aquella consistente en el manejo y procesamiento de materiales bibliogrficos,
especficamente libros y otros, en los cuales la lectura constituye la base de su
anlisis.

5. TRATAMIENTO ESTADSTICO DE LA INFORMACIN

Para procesar la informacin, se emplearon anlisis cualitativos y
cuantitativos de los datos, que se realizaron a travs de estadsticas descriptivas,
promedios, porcentajes, basndose en cuestionarios formulados a las personas
encuestadas.

6. VALIDEZ DEL INSTRUMENTO

Para la validacin del cuestionario, es decir, probar la exactitud con la cual los
instrumentos miden realmente lo que se pretende medir, se utiliz la tcnica de juicio
de expertos. En tal sentido se consultaron cinco especialistas en el rea.

Sobre esta materia, Hernndez y otros (1999) sealan que la validez del
contenido se refiere al grado con el que el instrumento diseado refleja el dominio

50
especifico del contenido de lo que se pretende medir en la investigacin objeto de
estudio.

Por su parte Chvez (1998), describe la validez del contenido como:
La correspondencia del instrumento con su marco terico, por lo que
no expresa en trminos de ndice numrico, dado que se basa en la
necesidad de discernimiento y juicios independientes entre expertos,
quienes analizan cuidadosamente y crticamente la totalidad de los
reactivos de acuerdo con el rea especifica del contenido terico.

7. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN

Segn Chvez (1998), expone que:
En la investigacin del tipo cualitativo es necesario el tratamiento de la
informacin estadstica de los datos. En este orden, cuando se elabor
el estudio estadstico de los datos se incluy la informacin tal cual
como fue emitida por la poblacin, de acuerdo a su respectiva
interpretacin, fundamental especialmente en la calidad de la misma.

CAPITULO IV

ANLISIS DE LOS RESULTADOS

52
CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS

Una vez culminada la etapa de recoleccin de informacin se procedi a la
elaboracin tcnica con la finalidad de dar a los datos recopilados las caractersticas
necesarias para la obtencin de interpretaciones significativas para la investigacin.

Dimensin: Sistema de Control Interno (A)
Indicador: Revisin
tems N (1) El sistema de control interno adoptado por la institucin le permite
verificar oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?

Tabla No. 1 A

a) Siempre b) Casi Siempre
c) Algunas
Veces d) Nunca Items
fi % Fi % fi % fi %
Total
1 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 1 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

53
Interpretacin:

De los 5 entrevistados, 2 contestaron siempre y 3 casi siempre, es decir que el
40 % de los entrevistados considera que el sistema de control interno adoptado por la
institucin, siempre le permite verificar oportunamente la confiabilidad del despacho
en las unidades de transporte, lo que quiere decir que esta prctica permite considerar
el sistema de despacho de las unidades de transporte, dentro de las pruebas de
cumplimiento, segn lo establecido por Moreno (2004).

De acuerdo con la opinin del autor de sta investigacin, el hecho de que el
60% de los entrevistados contestan la opcin casi siempre, significa que el sistema de
control interno adoptado por la institucin debe reforzarse con nuevos mecanismos
alternos que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte.

Indicador: Revisin
tems N (2) Existen manuales de normas y procedimientos de control para el
proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa?

Tabla No. 2 A

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
2 2 40,00% 0,00% 3 60,00% 0,00% 5

Grafico 2 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

54
Interpretacin:

De los 5 entrevistados, 3 contestaron algunas veces y 2 casi siempre, es decir
que el 60 % considera que existen algunas veces manuales de normas y
procedimientos de control para el proceso del pesaje y despacho del carbn en la
empresa. Al respecto, Moreno expone que la revisin del sistema es principalmente
un proceso de obtencin de informacin respecto a la organizacin y a los
procedimientos establecidos, con objeto de que sirva como base para las pruebas de
cumplimiento y para la evaluacin del sistema. La informacin requerida para este
objetivo se obtiene normalmente a travs de entrevistas con el personal apropiado del
ente y mediante el estudio de documentos tales como manuales de procedimientos e
instrucciones al personal.

Segn la opinin del autor de este estudio, considera que si el 60% de los
entrevistados que respondi la opcin algunas veces, significa que las bases para las
pruebas de cumplimiento y evaluacin del sistema estn referenciadas sobre la
experiencia y la rutina diaria y no sobre manuales de normas y procedimientos de
control para el proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa.

Indicador: Objetivos
tems N (3) El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbn
permite cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en
puerto?

Tabla No. 3 A

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
Veces d) Nunca tems
fi % fi % fi % fi %
Total
3 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5

55
Grafico 3 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 algunas veces y 1 nunca,
es decir que el 60 % considera que el sistema de control interno para el pesaje y
despacho del carbn siempre permite cotejar las unidades despachas en minas con las
unidades recibidas en puerto y al respecto, Martnez agrega que conocer los objetivos
del sistema del control interno resulta importante para poder controlar su
funcionamiento, y dentro de los cuales cita la proteccin de los activos del
patrimonio, la obtencin de informacin adecuada, la promocin de la eficiencia
operativa y Estimular la adhesin a las polticas de la direccin.

A este respecto, el autor de esta investigacin opina que el 20% de los
entrevistados que contesto algunas veces y el 20% que respondi la opcin nunca, al
observar estos resultados se evidencia que en un 40% no esta promovida la eficiencia
operativa que proporcione la estimulacin a la correccin oportuna de desviaciones,
por lo tanto el sistema de control interno habr que reforzarlo.

tems N (4) El proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa, est
establecido en forma clara y precisa?

56
Tabla No. 4 A

c) Algunas
fi % Fi % fi % fi %
Total
4 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 4 - A
0
1
2
3
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi
siempre, es decir que el 40% siempre y otro 40% algunas veces, considera que el
proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa, est establecido en forma
clara y precisa.

De acuerdo con la opinin del autor de este estudio, considera que el 40% de
los entrevistados que respondi la opcin algunas veces, al observar dichos resultados
se demostr que el proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa, no est
establecido en forma clara y precisa, por lo cual deber complementarse con una
explcita distribucin de funciones de cada cargo en el proceso.

Indicador: Caractersticas
tems N (5) El sistema de pesaje y despacho del carbn est integrado con el
Sistema Contable de la empresa?

57
Tabla No. 5 A

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
Veces d) Nunca tems
fi % fi % fi % fi %
Total
5 3 60,00% 0,00% 0,00% 2 40,00% 5

Grafico 5 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 nunca, es decir que el
60% considera que el sistema de pesaje y despacho del carbn est integrado con el
Sistema Contable de la empresa, para lo cual considera Moreno que el sistema de
control interno tiene como caracterstica la de formar forma parte integrante de los
sistemas contable, financiero, de planeacin, de informacin y operaciones de la
respectiva entidad.

Segn la opinin del autor de este estudio, indica que el 40% de los
entrevistados que contesto la opcin nunca, al presenciar dicho resultado se constato
que el sistema de pesaje y despacho del carbn, no est integrado al sistema contable.
Lo cual puede estar subsectible al error humano denotando una debilidad en el
sistema, y los datos y/o registros no estn procesados con exactitud y se requiere de
un chequeo final antes de ser registrado en la contabilidad.

58
Indicador: Caractersticas
tems N (6) El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbn es
evaluado peridicamente por el Departamento de Contralora de la empresa?

Tabla No. 6 A

c) Algunas
Veces d) Nunca tems
fi % Fi % fi % fi %
Total
6 1 20,00% 1 20,00% 1 20,00% 2 40,00% 5

Grafico 6 - A
0
1
2
3
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 1 contesto que siempre, 1 casi siempre, 1 algunas
veces y 2 nunca, es decir que el 40% considera que el sistema de control interno para
el pesaje y despacho del carbn nunca es evaluado por el Departamento de
Contralora de la empresa, para lo cual considera Moreno que la Unidad de Control
Interno o quien haga sus veces es la encargada de analizar en forma independiente el
Sistema de Control Interno de la entidad y proponer las recomendaciones para
mejorarlo.

A este respecto opina el autor de esta investigacin, que el 40% de los
entrevistados que respondi la opcin nunca, con dicho resultado se constato que el
sistema de pesaje y despacho del carbn, no es evaluado peridicamente por el
Departamento de Contralora de la empresa. Esto a su vez no permite hacer

59
correcciones ni recomendaciones oportunas para su mejora, igualmente cabe destacar
que las verificaciones o confirmaciones pueden no resultar eficientes ya que son
detectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin aportar valor agregado a las
mismas.

Indicador: Medidas
tems N (7) El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los
despachos de carbn a puerto segn las guas de carga emitidas por el sistema de
pesaje?

Tabla No. 7 A

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
Veces d) Nunca tems
fi % fi % fi % fi %
Total
7 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5

Grafico 7 - A
0
1
2
3
4
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 2 nunca,
es decir que solo el 60% considera que el Departamento de Contabilidad registra
exacta y oportunamente los despachos de carbn a puerto segn las guas de carga
emitidas por el sistema de pesaje, para lo cual considera Martnez, que el Sistema de
Control Interno de cada empresa est diseado para satisfacer las necesidades

60
especficas de sus objetivos de organizacin, operacin y direccin, pero existen
aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se
encuentra el establecimiento de procedimientos de control para procesar cada tipo de
transaccin.

De acuerdo con la opinin del autor de este estudio, el 20% de los
entrevistados que contesto algunas veces y el otro 20% que respondi la opcin
nunca, al observar estos resultados se demostr que un 40% el Departamento de
Contabilidad, no estara registra exacta y oportunamente las guas de carga emitidas
por el sistema de pesaje, as mismo el registro del despacho lo toma directamente de
las cifras reportadas por la respectiva unidad de transporte y embarque.

Indicador: Medidas
tems N (8) Son conciliadas las cantidades de toneladas mtricas registradas en las
guas de despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del
carbn?

Tabla No. 8 A

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
Veces d) Nunca tems
fi % fi % fi % Fi %
Total
8 4 80,00% 0,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 8 - A
0
2
4
6
Pregunta Items
F
r
e
c
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e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

61
De los 5 entrevistados, 4 contestaron que siempre y 1 algunas veces, es decir
que el 80% considera que siempre son conciliadas las cantidades de toneladas
mtricas registradas en las guas de despacho con las facturas emitidas por las
empresas transportadoras del carbn, para lo cual Martnez, plantea que el Sistema de
Control Interno de cada empresa est diseado para satisfacer las necesidades
especficas de sus objetivos de organizacin, operacin y direccin, pero existen
aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se
encuentra la de realizar auditorias o comprobaciones internas.

Con relacin a este tem, el investigador de este estudio opina que el 20% de
los entrevistados que respondi la opcin algunas veces, al obtener este resultado se
evidenci que se debe ampliar las comprobaciones y/o verificaciones internas en las
conciliaciones de las cantidades de toneladas mtricas registradas en las guas de
despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbn,
igualmente deben conciliarse los reportes que soportan cada factura para documentar
las comprobaciones.

Dimensin: Control Interno (B)
Indicador: Debilidades ambiente de trabajo
tems N (1) La gua de despacho es un mecanismo administrativo y este es regulado
y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Bsicas y Mineras
(MIBAM)?

Tabla No. 1 B

c) Algunas
fi % Fi % Fi % fi %
Total
1 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 0,00% 5

62
Grafico 1 - B
0
2
4
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Pregunta Items
F
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c
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c
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

que el 80% considera que la gua de despacho es un mecanismo administrativo y este
es regulado y controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Bsicas y
Mineras (MIBAM) y Cartategui (2003) argumenta que cuando los reglamentos,
circulares, leyes y decretos leyes son ignorados por los directivos y especialistas, se
convierte en una de las debilidades que afectan el control interno en un ambiente de
trabajo.

Segn la opinin del autor de esta investigacin, considera que con el
resultado obtenido del 20% de los entrevistados que contesto casi siempre, se
presencio que no debe estarse cumpliendo con todo lo reglamentado en la ley de
minas referente a las gua de despacho. As mismo, es necesario aclarar que se le
debe dar cumplimiento sin ignorar decretos ni providencias especiales y no crear
debilidades en el ambiente de trabajo.

tems N (2) El sistema de despacho de carbn dispone de mecanismos de
verificacin y evaluacin del proceso?

63
Tabla No. 2 B

c) Algunas
fi % fi % Fi % fi %
Total
2 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 2 - B
0
1
2
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Pregunta Items
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c
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre, 2 algunas veces y 1 casi
siempre, es decir que un 40% considera que siempre y otro 40% admite que algunas
veces el sistema de despacho de carbn dispone de mecanismos de verificacin y
evaluacin del proceso, para lo cual Moreno plantea que el Control Interno que no es
mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad
de Garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin organizacional.

A este respecto, opina el investigador de este estudio que con el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que respondi la opcin algunas veces, se
demostr que no esta garantizado los mecanismos para la correcta verificacin y
evaluacin del proceso, as mismo queda a la discrecionalidad de los administradores
de la unidad de despacho y transporte de carbn las correcciones en el proceso sin
una evaluacin objetiva del mismo.

64
tems N (3) El registro automatizado de las guas de despacho, permite la
evaluacin histrica y estadstica?

Tabla No. 3 B

c) Algunas
fi % Fi % Fi % fi %
Total
3 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 3 - B
0
1
2
3
Pregunta Items
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c
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

Igual al tems 2

De acuerdo con la opinin del autor de esta investigacin, el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opcin algunas veces, significa
que no esta garantizado la correcta evaluacin histrica y estadstica del registro
automatizado de las guas de despacho, lo cual ocasiona una desventaja para la
organizacin por no estar coordinada con su plan de proceso.

tems N (4) Existe un backup oportuno de los registros del sistema de despacho de
carbn en CBG?

65
Tabla No. 4 B

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
4 3 60,00% 0,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 4 - B
0
1
2
3
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Pregunta Items
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

que el 60% considera que siempre existe un backup oportuno de los registros del
sistema de despacho de carbn en CBG. y al respecto Moreno seala que el Control
Interno que no es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados
con la finalidad de definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el
logro de sus objetivos.

Con relacin a este tem, el investigador de este estudio opina, que con el
resultado obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opcin algunas veces,
se evidencio que el backup oportuno de los registros del sistema de despacho de
carbn debe garantizarse al 100%, para no afectar el logro de objetivos y la no
aplicacin de este sistema de proteccin de registro de despacho, lo cual colocara en
riesgo los planes trazados en el proceso por la empresa.

66
tems N (5) Se planifica la carga del despacho de carbn en el departamento?

Tabla No. 5 B

c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
5 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 5 - B
0
1
2
3
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Pregunta Items
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a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre, 1 casi siempre y 1 algunas
veces, es decir que el 60% considera que siempre se planifica la carga del despacho
de carbn en el departamento y al respecto, Moreno manifiesta que el Control Interno
que no es mas que un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la
finalidad de garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin
organizacional.

Segn la opinin del autor de esta investigacin, considera que con el
resultado obtenido del 40% de los entrevistados que respondi la opcin algunas
veces, con este resultado se constato que al no planificarse el 100% de la carga del
despacho de carbn en el departamento, afecta el logro de objetivo arriesgando los
compromisos de venta pactados con los clientes, mediante las empresas
comercializadoras.

67
Indicador: Alcance
tems N (6) Se analizan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado de la
carga de despacho del carbn?

Tabla No. 6 B

c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
6 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 6 - B
0
1
2
3
4
Pregunta Items
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c
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c
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

veces, es decir que el 60% considera que se siempre se analizan las desviaciones entre
lo planificado y lo ejecutado de la carga de despacho del carbn y en atencin a esto,
Moreno seala que constituye un mtodo de control en las empresas, la comparacin
de una actuacin real con una accin pronosticada, tal como un objetivo, estndar de
actuacin o regulacin previa. En cada caso o situacin, el sistema, mtodo o
procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control o anlisis de lo que
est sucediendo y, en caso de encontrar diferencias, desvos o errores, poder obtener
la explicacin lgica de por qu esos hechos ocurrieron, y, finalmente, tratar de
adoptar las medidas correctivas correspondientes.

68
A este respecto, opina el investigador de este estudio que el resultado obtenido
el 20% de los entrevistados que contesto la opcin algunas veces, dicho resultado
indica que no se analiza los eventos sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la
carga del despacho de carbn, y no se puede prever una prctica adecuada de control
que permita obtener un anlisis lgico y adoptar medidas correctivas y oportunas que
no afecte el logro de objetivo.

tems N (7) Existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las
gandolas despachadas que resultan volcadas en la va ante de su destino?

Tabla No. 7 B

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
7 3 60,00% 0,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 7 - B
0
1
2
3
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Pregunta Items
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

que el 60% considera que siempre existe un mecanismo de control que permita el
registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la va ante de
su destino. Al respecto cita Moreno que el Control Interno que no es mas que un

69
plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la informacin y de sus registros.

De acuerdo con la opinin del autor de esta investigacin, el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que respondi la opcin algunas veces,
mediante dicho resultado se evidenci que no existe un mecanismo de control que
permita el registro oportuno de las gandolas despachadas que resultan volcadas en la
va ante de su destino, y con este porcentaje no se podra garantizar la oportunidad y
confiabilidad de la informacin y sus registros.

Indicador: Objetivo
tems N (8) El inventario de cierre mensual es consistente con el registro de
despacho de carbn?

Tabla No. 8 B

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
8 2 40,00% 0,00% 3 60,00% 0,00% 5

Grafico 8 - B
0
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2
3
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Pregunta Items
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c
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aa) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

que el 60% considera solo algunas veces el inventario de cierre mensual es

70
consistente con el registro de despacho de carbn. Al respecto, segn lo citado por
Moreno, el Control Interno que no es mas que un plan de organizacin de todos los
mtodos coordinados con la finalidad de asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
informacin y de sus registros.

Con relacin a este tem, el investigador de este estudio opina, que el
resultado obtenido del 60% de los entrevistados que contesto la opcin algunas veces,
con dicho resultado se constato que el inventario de cierre mensual no es consistente
con el registro de despacho de carbn, por lo cual no se podra garantizar la
oportunidad y confiabilidad de la informacin y sus registros. Igualmente deber
aplicarse mtodos alternos para determinar las causas y/o desviaciones y ejecutar
mecanismos de correccin inmediata.

Dimensin: Nivel de Confiabilidad (C)
Indicador: tica Profesional
tems N (1) El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbn en
CBG, esta adecuadamente entrenado para el cargo?

Tabla No. 1 C

c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
1 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 1 - C
0
1
2
3
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Pregunta Items
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c
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a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

71
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 2 casi siempre, es decir
que el 60% considera que el personal asignado a la unidad de despacho y transporte
de carbn en CBG, es siempre adecuadamente entrenado para el cargo.

Segn el investigador, opinin que con el 40% de los resultados obtenidos de
los entrevistados que contesto la opcin casi siempre, se evidencio que el personal
asignado a la unidad de despacho y transporte de carbn casi siempre esta
adecuadamente entrenado para el cargo, as mismo al presentar deficiencia en el
manejo de los cargos pudiera general una condicin de debilidad administrativa por
exceder en repeticiones de tareas y verificaciones innecesarias que no conlleva al
logro optimo de los objetivos.

tems N (2) Existe la remota posibilidad que el peso final registrado en el sistema
de despacho, pueda ser manipulado manualmente?

Tabla No. 2 C

c) Algunas
fi % fi % Fi % fi %
Total
2 0,00% 0,00% 3 60,00% 2 40,00% 5

Grafico 2 - C
0
1
2
3
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Pregunta Items
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a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas
Veces
d) Nunca

72
De los 5 entrevistados, 3 contestaron que algunas veces y 2 nunca, es decir
que el 60% considera que algunas veces existe la remota posibilidad que el peso final
registrado en el sistema de despacho, pueda ser manipulado manualmente.

De acuerdo con la opinin del autor de esta investigacin, el hecho de que
60% de los entrevistados respondiera la opcin algunas veces, significa que el
personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbn manipula
manualmente el peso final registrado en el sistema de despacho. Lo cual indica poca
confiabilidad en los registros en sistema de despacho y en las cifras reportadas de los
pesos finales.

Igualmente teniendo en cuenta este precepto las debilidades se pueden reflejar
en una sobre valoracin o subestimacin de los resultados por falta de anlisis
objetivos de los mismos.

Indicador: Tcnicas de Prevencin
Items N (3) Existen niveles de autorizaciones para ajustes en los despachos del
carbn?
Tabla No. 3 C

c) Algunas
Veces d) Nunca tems
fi % fi % fi % fi %
Total
3 3 60,00% 1 20,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 3 - C
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2
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Pregunta Items
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

73
veces, es decir que el 60% considera que siempre existen niveles de autorizaciones
para ajustes en los despachos del carbn. Al respecto, segn lo citado por Martnez,
las tcnicas de prevencin son las que estn destinadas a proporcionar seguridad
razonable de que nicamente se reconocen y procesan transacciones vlidas. Como
ejemplo de tcnicas de prevencin puede citarse la autorizacin supervisora de las
transacciones de ajustes.

A este respecto, el investigador de este estudio, opina que con el resultado
obtenido del 20% de los entrevistados que contesto la opcin algunas veces, se
demostr que es necesario asegurar la existencia de los niveles de autorizaciones
para ajustes en los despachos del carbn. Lo cual proporcionara seguridad
razonable, de que nicamente se reconocen y procesan transacciones validas y/o
registros en sistema de despacho de carbn.

tems N (4) Existe asignacin de contraseas para el acceso y uso del sistema de
despacho del carbn?
Tabla No. 4 C

c) Algunas
fi % fi % fi % Fi %
Total
4 2 40,00% 1 20,00% 2 40,00% 0,00% 5

Grafico 4 - C
0
1
2
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Pregunta Items
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a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

74
veces, es decir que un 40% considera que siempre y otro 40% considera que algunas
veces existe asignacin de contraseas para el acceso y uso del sistema de despacho
del carbn. En cuanto a esto, Martnez manifiesta que las tcnicas de prevencin son
las que estn destinadas a proporcionar seguridad razonable de que nicamente se
reconocen y procesan transacciones vlidas y como ejemplo de ellas pueden citarse
los procedimientos de contrasea para restringir el acceso a terminales en lnea,
programas de computadoras y archivos.

Con relacin a este tem, el investigador opina que con el resultado obtenido
del 40% de los entrevistados que respondi la opcin algunas veces, se constato que
la asignacin de contraseas para el acceso y uso del sistema de despacho del carbn
no esta adecuadamente aplicada en su totalidad. Lo cual proporcionara inseguridad
para restringir el acceso a terminales y programas del sistema de despacho de carbn.

tems N (5) El personal que conforma la unidad de transporte y embarque cumple
con las normas y procedimientos establecidos?
Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepcin.

Tabla No. 5 C

c) Algunas
Fi % fi % fi % fi %
Total
5 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

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Grafico 5 - C
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1
2
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Pregunta Items
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

que un 60% considera que el personal que conforma la unidad de transporte y
embarque, siempre cumple con las normas y procedimientos establecidos.

Con relacin a lo anteriormente expuesto el investigador opina, que se observa
que el 40% restante de los entrevistados, respondi la opcin casi siempre, por lo cual
se percibe que las normas y procedimientos no estn claramente definidos ni
documentados, as mismo se evidencia que su aplicacin es ms rutinaria que
secuencial por pasos especifico. Igualmente cabe destacar que no puede prevenirse
una irregularidad o desviacin en estos procesos por su falta de medicin y correccin
oportuna.

tems N (6) Se considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y
embarque es eficaz?

Tabla No. 6 C

c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
6 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5

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Grafico 6 - C
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2
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Pregunta Items
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aa) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre y 3 casi siempre, es decir,
que un 60% considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y
embarque casi siempre es eficaz. Para el investigador este resultado indica que la
administracin no esta suficientemente clara del control que debe de ejercer en la
ejecucin de las distintas actividades, as mismo se evidencia que los mtodos para el
control administrativos pueden ser inadecuados para darle seguimiento a situaciones
imprevistas y decidir acciones oportunas para corregirlas.

tems N (7) El equipo de trabajo de la unidad de transporte y embarque posee buen
grado de iniciativa propia?

Tabla No. 7 C

c) Algunas
Veces d) Nunca tems
fi % fi % Fi % fi %
Total
7 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5

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Grafico 7 - C
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Pregunta Items
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 4 contestaron la opcin casi siempre y 1 algunas veces,
es decir, que un 80% de los entrevistados considera que el equipo de trabajo de la
unidad de transporte y embarque casi siempre posee buen grado de iniciativa propia.
El autor de esta investigacin opina, que en general se aprecia que son insuficientes
los programas de capacitacin tcnica y superacin profesional como la ausencia de
procedimientos para avalar promociones, traslados y ascenso de trabajadores.

tems N (8) Las relaciones del equipo de trabajo de unidad de transporte y
embarque, se destacan por la cooperacin?

Tabla No. 8 C

c) Algunas
Fi % fi % Fi % fi %
Total
8 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 8 - C
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Pregunta Items
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a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

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que un 60% considera que las relaciones del equipo de trabajo de unidad de
transporte y embarque, siempre se destacan por la cooperacin.

Con respecto a los tems 1, 2 6, 7 y 8, expresa Martnez (2003) que la
conducta tica consiste en:
Unir el cumplimiento de las normas con la responsabilidad del
individuo, fijando puntos estratgicos donde practicar el control, para
vigilar su cumplimiento o rendimiento en forma espordica y
concentrarse en los desvos o excepciones a lo predeterminado, para
analizarlo en cuanto a su magnitud e importancia, en ltima instancia,
realizar una accin que tienda a corregir sus desvos o irregularidades.

De acuerdo con la opinin del investigador, considera que el 40% de los
entrevistados que respondi la opcin casi siempre, percibe que el personal asignado
a la unidad de despacho y transporte de carbn es rotado peridicamente presentando
deficiencia en el manejo de los cargos, generando una condicin de debilidad
administrativa de poca colaboracin que no conlleva al logro ptimo de los objetivos.

Igualmente considera el investigador que la administracin debe de ejercer el
control en la ejecucin de las distintas actividades, as mismo debe darle seguimiento
a situaciones imprevistas y decidir acciones oportunas para corregirlas.

Dimensin: Anlisis FODA (D)
Indicador: Fortalezas y debilidades
tems N (1) El sistema de pesaje (balanza) es confiable?

Tabla No. 1 D

c) Algunas
Veces d) Nunca tems
Fi % fi % fi % fi %
Total
1 2 40,00% 3 60,00% 0,00% 0,00% 5

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Grafico 1 - D
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2
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Pregunta Items
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a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 2 contestaron que siempre y 3 casi siempre, es decir,
que un 60% de los entrevistados considera que casi siempre el sistema de pesaje
(balanza) es confiable.

Con relacin a lo anteriormente expuesto, Catcora (1996) expresa que el
control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto
negativo dentro del sistema contable.

A este respecto, investigador opina que el resultado obtenido del 60% de los
entrevistados que contesto la opcin casi siempre, manifiesta poca confiabilidad al
sistema de control interno, por lo tanto es necesario fortalecer el actual sistema de
pesaje para que muestre seguridad razonable en las operaciones y que estas reflejen
resultados positivos ligados a los objetivos.

tems N (2) El personal que labora en la unidad de despacho y transporte alcanza
las metas establecidas?

80
Tabla No. 2 D

c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
2 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 2 - D
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2
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Pregunta Items
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a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 4 contestaron que casi siempre y 1 algunas veces, es
decir que un 80% considera que casi siempre el personal que labora en la unidad de
despacho y transporte alcanza las metas establecidas.

Con relacin a lo anteriormente mencionado, el investigador opina que el
resultado obtenido del 80% de los entrevistados que respondi la opcin casi
siempre, manifiesta que el personal no siempre alcanza las metas establecidas, por lo
tanto se debe de contar con los medios necesarios para que todo lo que ocurra en la
vida diaria de la organizacin tienda al logro de sus metas y que, a su vez, todas las
novedades, variaciones o alteraciones en las actividades que afecte el logro de este,
queden debidamente identificadas, y contribuya al logro de las metas.

tems N (3) Es supervisado y controlado el trabajo de la unidad de despacho y
transporte por el Supervisor inmediato?

81
Anlisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratgicos, creatividad

Tabla No. 3 D

c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
3 3 60,00% 2 40,00% 0,00% 0,00% 5

Grafico 3 - D
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Pregunta Items
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

que un 60% considera que siempre es supervisado y controlado el trabajo de la
unidad de despacho y transporte por el Supervisor inmediato.

De acuerdo con la opinin del investigador, considera que el resultado
obtenido del 40% de los entrevistados que contesto la opcin casi siempre, se
evidencia que el personal no siempre es supervisado por el Supervisor inmediato, por
lo tanto al no ser controlado el trabajo de los tcnicos, especialistas y otros por sus
respectivos jefes intermedios no pueden ser valoradas las debilidades del personal ni
sus tareas ejecutadas. Igualmente cabe destacar que al no ser corregidas las
debilidades oportunamente afecta directamente los resultados y eficiencia del trabajo.

82
tems N (4) Existen programas de capacitacin y adiestramiento en el equipo de la
unidad de despacho y transporte?
Anlisis de Actividades: Recursos gerenciales, recursos estratgicos, creatividad

Tabla No. 4 D

c) Algunas
fi % Fi % fi % fi %
Total
4 0,00% 0,00% 5 100,00% 0,00% 5

Grafico 4 - D
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2
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Pregunta Items
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a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, los 5 contestaron algunas veces, es decir que el 100%
considera que solo algunas veces existen programas de capacitacin y adiestramiento
en el equipo de la unidad de despacho y transporte.

Segn la opinin del investigador, manifiesta que con el resultado obtenido
del 100% de los entrevistados que eligi la opcin algunas veces, se constato que no
existen programas de capacitacin y adiestramiento, por lo tanto es una debilidad
reconocida y representa una amenaza al logro eficiente de objetivo o metas.

83
Igualmente es importante destacar, que el equipo de trabajo con baja
capacitacin y adiestramiento no podr garantizar una seguridad razonable en las
operaciones, ni reflejar resultados positivos ligados al logro los objetivos.

tems N (5) Existe claridad en la descripcin de cargo con la responsabilidad
asociada a la actividad de trabajo en la unidad de despacho y transporte?

Tabla No. 5 D

c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
5 0,00% 4 80,00% 1 20,00% 0,00% 5

Grafico 5 - D
0
2
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6
Pregunta Items
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e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 4 contestaron casi siempre y 1 algunas veces, es decir,
que el 80% de los entrevistados considera que casi siempre existe claridad en la
descripcin de cargo con la responsabilidad asociada a la actividad de trabajo en la
unidad de despacho y transporte.

A este respecto, el investigador opina que el resultado obtenido del 20% de los
entrevistados que respondi la opcin algunas veces, percibe que no existe claridad

84
en la descripcin de cargo con la responsabilidad asociada a la actividad de trabajo.
Por lo tanto la administracin debe evaluar la ejecucin de las distintas actividades,
llevando este al nivel individual con el fin de asignar perfectamente responsabilidad y
autoridad por escrito, y difundirlas para evitar conflicto o dualidad en su
interpretacin.

tems N (6) En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso
de fallas tcnicas en el sistema de pesaje?
Anlisis de Riesgos: Con relacin a los recursos y a las actividades de la empresa.

Tabla No. 6 D

a) Siempre
b) Casi
Siempre
c) Algunas
fi % fi % fi % fi %
Total
6 3 60,00% 0,00% 1 20,00% 1 20,00% 5

Grafico 6 - D
0
1
2
3
4
Pregunta Items
F
r
e
c
u
e
n
c
i
a
a) Siempre
b) Casi Siempre
c) Algunas Veces
d) Nunca

De los 5 entrevistados, 3 contestaron que siempre y 1 algunas veces y 1 nunca,
es decir que un 60% considera que siempre el sistema de pesaje (balanza) es
confiable.

85
En cuanto a los tems del 1 al 6, el Uch Portal de Recursos Humanos (2003)
expone que:
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades del
negocio, aspectos sobre los cuales se tiene algn grado de control y
deben considerarse reas como las siguientes: Anlisis de Recursos:
Capital, recursos humanos, sistemas de informacin, activos fijos,
activos intangibles.

De acuerdo con lo expresado por D'andrea (2004), seala que:
Las fortalezas y debilidades se identifican en la estructura interna de la
organizacin y para ello deben considerarse:
(d) Calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa.
(e) Eficiencia e innovaciones en las acciones y los procedimientos.
(f) Capacidad de satisfacer al cliente.

Con relacin a lo anteriormente expuesto, el investigador opina que con el
resultado obtenido del 20% de los entrevistados que contesto la opcin algunas veces
y el 20% que respondi la opcin nunca, percibe que no existen planes alternos en
caso de fallas tcnicas en el sistema de pesaje y el sistema es poco confiable. Por lo
tanto la administracin al no contar con un plan alterno en caso de fallas y dejando a
discrecionalidad las actividades y toma de decisin al equipo de la unidad, estara en
presencia de una potenciar situacin que no permitira aprovechar oportunidades,
contrarrestar amenazas y corregir debilidades.

En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso de fallas
tcnicas en el sistema de pesaje.

CAPITULO V

CONCLUSIONES

87
CAPITULO V
CONCLUSIONES

Finalizada la investigacin y sobre la base del anlisis de los resultados en
funcin de los objetivos formulados, se emiten las siguientes conclusiones:

En cuanto al Sistema de Control Interno, se observ que la empresa no cuenta
con manuales de normas y procedimientos e instrucciones adecuadas al personal, es
decir, no se tienen documentadas las responsabilidades y funciones del personal de la
unidad de transporte y embarque, sin evitar funciones y responsabilidades
compartidas que no solo redundan en prdidas de tiempo, sino tambin en la dilucin
de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa. Por lo tanto no existen las
bases de revisin para las pruebas de cumplimiento y evaluacin del sistema, estando
referenciadas sobre la experiencia y rutina diaria para el proceso del pesaje y
despacho del carbn en la empresa.

Igualmente se apreci que el Sistema de Control Interno para el pesaje y
despacho del carbn, no es evaluado peridicamente por el Departamento de
Contralora de la empresa, lo cual no permite hacer correcciones ni recomendaciones
oportunas para su mejora, as mismo las verificaciones o confirmaciones pueden no
resultar eficientes ya que son detectadas en periodos diferentes a su ocurrencia sin
aportar valor agregado a las mismas. De igual forma se determino que el sistema de
control interno adoptado por la institucin no cuenta con un mecanismo alterno que le
permita verificar oportunamente las unidades de transporte despachadas, ni cotejarlas
con las unidades recibidas en puerto, lo cual no promueve la eficiencia operativa que
proporcione la estimulacin a la correccin oportuna de desviaciones.

88
Adicionalmente, se detecto que el sistema de pesaje y despacho del carbn, no
est integrado al sistema contable, lo cual puede estar subsectible al error humano
denotando una debilidad en el sistema, y los datos y/o registros no estn procesados
con exactitud. Adems se evidencio que, solo en algunas oportunidades, se realiza
backup de los registros del sistema de despacho de carbn, lo cual podra afectar el
logro de objetivos y se colocaran en situacin de riesgo los planes trazados por la
empresa en el proceso.

De igual forma, se observo que no siempre esta garantizada la correcta
evaluacin histrica y estadstica del registro automatizado de las guas de despacho,
lo cual ocasiona una desventaja para la organizacin por no estar coordinada con su
plan de proceso. As mismo, se constato que solo en oportunidades se controla el
registro de gandolas que resultan volcadas en la va antes de su llegad a puerto, con
lo cual no se podra garantizar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y sus
registros. Por otra parte, se observo que el inventario de cierre mensual, en algunos
perodos, no es consistente con el registro de despacho de carbn, lo que no
garantiza la oportunidad y confiabilidad de la informacin y sus registros.

Consecuentemente, se evidencio que pocas veces se analizan los eventos
sucedidos entre lo planificado y ejecutado de la carga, con lo cual no se podra prever
una prctica adecuada de control que permita obtener un anlisis lgico y adoptar
medidas correctivas oportunas hacia el logro de los objetivos, adems, se observ que
las correcciones en el proceso quedan a discrecionalidad de los administradores de la
unidad de despacho y transporte, sin una evaluacin objetiva por un ente de control.

Con respecto al sistema de pesaje, se comprob que no existen planes alternos
en caso de fallas tcnicas y este sistema es poco confiable, por lo cual la
administracin al no contar con un plan alterno en caso de fallas y dejando a
discrecionalidad las actividades y toma de decisin al equipo de la unidad, estara en
presencia de una potenciar situacin de riesgo que no permitira aprovechar

89
oportunidades, contrarrestar amenazas y corregir debilidades. Adems se detecto, que
no existe la asignacin de contraseas para el acceso y uso del sistema, lo cual
proporciona inseguridad para restringir el acceso a terminales y programas del
sistema, asimismo, este sistema de pesaje no es usado en su totalidad, inutilizndose
las bondades del mismo.

Ahora bien, con respecto al personal asignado a la unidad de despacho y
transporte, se constat que en oportunidades operan manualmente el peso final
registrado en el sistema de despacho, lo cual indica poca confiabilidad en los registros
del sistema de despacho y en las cifras reportadas de los pesos finales, pudindose
arrojar sobre valoracin o subestimacin de los resultados.

Asimismo, se observ que este mismo personal no es controlado
peridicamente por el supervisor inmediato, adems, no existe claridad en la
descripcin de cargo con la responsabilidad asociada al trabajo, por lo tanto, al no ser
controlado el trabajo de los tcnicos, especialistas y otros por sus respectivos jefes
intermedios, no pueden ser valoradas sus fortalezas y debilidades ni evaluadas las
tareas. Tambin se constato, que no existen programas de capacitacin y
adiestramiento, no estn adecuadamente entrenados para el cargo y no siempre
alcanzan las metas y objetivos establecidos.

Igualmente se pudo cerciorar, que no siempre el equipo de trabajo posee buen
grado de iniciativa propia, en este sentido se aprecio que son insuficientes los
programas de capacitacin tcnica y superacin profesional como la ausencia de
procedimientos para avalar promociones, traslados y ascenso de trabajadores.

Con respecto a lo expuesto, se observo que no siempre es eficaz la labor
desarrollada por la unidad, lo que representa una debilidad y amenaza reconocida al
logro eficiente de objetivos o metas, por lo tanto el equipo de trabajo con baja
capacitacin y adiestramiento, y desconocimiento en el manejo de los cargos no

90
podr garantizar una seguridad razonable en las operaciones ni reflejar resultados
positivos ligados a los objetivos.

Por otra parte se confirmo, que el personal asignado a la unidad de despacho y
transporte de carbn no es rotado peridicamente presentando deficiencia en el
manejo de los cargos, generando una condicin de debilidad administrativa de poca
colaboracin que no conlleva al logro ptimo de los objetivos.

Con respecto al nivel de confianza referida a la tica profesional, se evidenci
que la labor desarrollada por la unidad es poco eficaz y que el equipo de trabajo no
posee buen grado de iniciativa propia.

En referencia al Departamento de Contabilidad se determino, que no se estn
registrando exacta y oportunamente las guas de carga emitidas por el sistema de
pesaje, as mismo se confirmo que este registro lo toman directamente de las cifras
reportadas por la respectiva unidad, y no son conciliadas las cantidades de toneladas
empresas transportadoras. Igualmente, se evidencio que no existen niveles de
autorizaciones para ajustes en los despachos ni los mecanismos para la correcta
verificacin y evaluacin del proceso, lo cual no proporciona seguridad razonable
para procesar transacciones validas en los registros de despacho.

CAPITULO VI

RECOMENDACIONES

92

CAPITULO VI
RECOMENDACIONES

Considerando los resultados obtenidos de la variable Control Interno, se
recomienda lo siguiente:

1. Elaborar un manual de normas y procedimientos administrativos, donde queden
establecidas todas las actividades de la unidad y distribuir las responsabilidades en
cada uno de los cargos de la misma, para crear las bases de revisin para las pruebas
de cumplimiento y evaluacin del sistema, evitar funciones y responsabilidades
compartidas que no solo redundan en prdidas de tiempo y la dilucin de
responsabilidades entre los funcionarios de la empresa.

2. La administracin debe evaluar la ejecucin de las distintas actividades, llevando
este al nivel individual con el fin de asignar perfectamente responsabilidad y
autoridad por escrito, y difundirlas para evitar conflicto o dualidad en su
interpretacin. Asimismo deber complementarse con una clara distribucin de
funciones a cada cargo en el proceso.

3. El Departamento de Contralora de la empresa, debe implementar mecanismos de
verificacin y evaluacin permanentes del sistema de control interno, que permita
determinar oportunamente las debilidades en el sistema y aportar las correcciones y/o
recomendaciones para reforzarlo, que brinden a su vez apoyo a la toma de decisiones
en el logro de objetivos.

93
4. Adems, el Departamento de Contralora deber implementar un mecanismo
alterno que le permita verificar oportunamente las unidades de transporte
despachadas, y cotejarlas con las unidades recibidas en puerto, para promover la
eficiencia operativa que proporcione la estimulacin a la correccin oportuna de
desviaciones.

5. Se deben ampliar las comprobaciones y/o verificaciones internas en las
conciliaciones de las cantidades de toneladas mtricas registradas en las guas de
despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbn,
igualmente deben conciliarse los reportes que soportan cada factura para documentar
las comprobaciones.

6. Integrar el sistema de pesaje y despacho del carbn al sistema contable, lo cual
permitir un registro exacto, oportuno y confiable de los datos en la contabilidad.

7. Realizar backup de los registros del sistema de despacho de carbn en forma
peridica y oportuna, lo cual beneficiaria el logro de objetivos y la proteccin de los
registro de despacho, sin colocar en riesgo los planes trazados en el proceso por la
empresa.

8. Garantizar la existencia de la funcin de evaluacin en Auditora Interna, como
mecanismos de verificacin del cumplimiento a la gestin y los objetivos de la
institucin.

9. Realizar peridicamente evaluacin histrica y estadstica del registro
automatizado de las guas de despacho, con el fin que la empresa pueda coordinar un
plan de proceso alterno.

10. Implementar un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las
gandolas despachadas que resultan volcadas en la va ante de llegar a los puertos el

94
bajo y Palmarejo, para garantizar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y
sus registros, y que sean consistentes con el inventario de cierre mensual.

11. El Departamento de Contralora deber analizar los eventos sucedidos entre lo
planificado y ejecutado de la carga, esto permitir prever una prctica adecuada de
control y obtener un anlisis lgico, para adoptar medidas correctivas y oportunas en
el logro de los objetivos.

12. La unidad de despacho y transporte deber crear planes alternos en caso de fallas
tcnicas, para ser el sistema confiable, y no dejar esta responsabilidad y toma de
decisin en manos del personal de la unidad, lo cual permitira aprovechar
oportunidades, contrarrestar amenazas y corregir debilidades.

13. La unidad de despacho y transporte deber girar instrucciones al personal
asignado de no manipular manualmente el peso final registrado en el sistema de
despacho, para garantizar la confiabilidad en los registros y las cifras reportadas de
los pesos finales, y evitar una sobre o sub-valoracin de los resultados.

14. El departamento de informtica deber asignar contraseas para el acceso y uso
del sistema y aplicarlo en su totalidad, lo cual proporciona seguridad para restringir el
acceso a terminales y programas del sistema.

15. El Departamento de Contabilidad deber registrar exacta y oportunamente las
guas de carga emitidas por el sistema de pesaje, y no por los reportes o cifras
emitidas por la respectiva unidad.

16. El Departamento de Contabilidad deber conciliar las cantidades de toneladas
empresas transportadoras, para corroborar la exactitud de la informacin.

95
17. El Departamento de Contralora deber exigir a Contabilidad los niveles de
autorizaciones para ajustes en los despachos y los mecanismos para la correcta
verificacin y evaluacin del proceso, lo cual proporciona seguridad razonable para
procesar transacciones validas y/o registros de despacho.

18. La unidad de transporte y embarque deber implementar planes de supervisiones
peridicas coordinadas por sus respectivos jefes intermedios y supervisores
inmediatos, con una clara descripcin de cargo con la responsabilidad asociada al
trabajo, lo cual permitir valorar las actitudes del personal, evaluar las tareas y
corregir las fallas oportunamente que afectan directamente los resultados y la
eficiencia del trabajo.

19. Para alcanzar la eficiencia laboral, grado de iniciativa y logro de metas a alcanzar
la unidad de transporte y embarque, deber proponer programas de capacitacin
tcnica, adiestramiento y superacin profesional al equipo de trabajo, lo cual
permitir entrenarlos adecuadamente en el manejo de los cargos y garantizar una
seguridad razonable en las operaciones, reflejando resultados positivos ligados a los
objetivos. As mismo, el equipo de trabajo poseer buen grado de iniciativa propia y
contara con incentivos, reconocimientos al logro de metas, promociones, traslados y
ascenso.

20. El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbn deber ser
rotado peridicamente para manejar los cargos con eficiencia, colaborando con el
logro ptimo de los objetivos

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

97
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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www.gestiopolis.com/recursos/documentos (Consulta: Marzo 02, 2003)

ANEXOS

102
ANEXO A
CURRICULUM VITAE DEL AUTOR

DATOS PERSONALES DATOS ACADEMICOS Y PROFESIONALES
Apellidos y Nombres: Cordero Edgar Antonio
Nacionalidad: Venezolana
Fecha de Nacimiento: 23-03-1961
Lugar de Nacimiento: Cabimas Estado Zulia
Estado Civil: Soltero
Cedula de Identidad #: V- 7.843.273

Grado Acadmico: Lic. En Contadura Publica
Institucin: LUZ. Fecha de Grado: 20-03-1992
CPC #: 20.506
Aos de Experiencia: 13 aos

Grado Acadmico: Especializacin En Contadura
Publica Mencin Auditoria.
Institucin: LUZ. Fecha de Grado: Abril 2006.

EXPERIENCIA PROFESIONAL
DESDE HASTA DESCRIPCION
28-02-2002 La Fecha Actual Carbones de la Guajira, S.A. Cargo: Jefe de Control Interno
01-11-2000 27-02-2002 Duque & Asociados, Auditores Externos, Contadores Pblicos, Asesores Gerenc.
Cargo: Supervisor de Auditoria
05-01-1999 30-10-2000 Servigerca, C.A. Cargo: Administrador General
01-06-1992 31-12-1998 Segura & Asociados, Auditores Externos, Contadores Pblicos, Asesores Gerenc.
Cargo: Contador General y Supervisor de Auditoria.
01-11-1991 31-05-1992 Vargas & Asociados, Auditores Externos, Contadores Pblicos, Asesores Gerenc.
Cargo: Contador General y Asistente de Auditoria

EXPERIENCIA DOCENTE
16-07-1997 03-09-1997 INCE CENTRO DE FORMACION COMERCIAL
Cargo: Instructor Docente en curso Auxiliar de Contabilidad (100 Horas)
01-07-1992 01-07-1997 Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre
Cargo: Profesor en la Materia Contabilidad II
02-06-1997 18-06-1997 INCE CENTRO DE FORMACION COMERCIAL
Cargo: Instructor Docente en curso Contabilidad Superior (260 Horas)

OTROS TRABAJOS REALIZADOS
02-08-1988 01-05-1994 PDVSA, Manufactura y Mercadeo Azuay.
Cargo: Operador de Refinacin Petrolera
16-12-1987 15-06-1988 PDVSA, LAGOVEN, S.A. Azuay
Cargo: Aprendiz INCE Operario de Refinera
01-04-1984 15-08-1985 Deposito de Licores Bracho, SRL.
Cargo: Administrador General
31-10-1982 31-03-1984 Ministerio de la Defensa- Comandancia General de la Marina
Grado: Cabo Primero/ Especialidad: Logstica/ Desempeo: Almacenista
01-12-1979 30-09-1982 LAGO MOTORS COMPANY, C.A.
Cargo: Ejecutivo en Ventas de Automviles.

103
ANEXO B
INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS

LA ENTREVISTA

INTRODUCCIN

La presente se realiza con la finalidad de recabar i nformacin y obtener datos
confiables para lograr el propsito de la investigacin titulada: ANLISIS DEL
CONTROL INTERNO EN EL DESPACHO Y TRANSPORTE DE CARBN EN
CARBONES DE LA GUAJIRA, S.A., ante la cual solicitamos su valiosa
colaboracin en responder a la totalidad de los Items, cuyos resultados sern
tabulados de acuerdo a las proposiciones formuladas, bajo estricta confidencialidad,
garantizado la mayor reserva con relacin a la informacin suministrada, la cual
servir para dar solucin al problema planteado en este estudio.

Usted podr disponer de los resultados de la aplicacin de este instrumento
cuando lo desee, esperando que le sirva de punto de apoyo para su departamento o
empresa.

Agradeciendo de antemano la contribucin que pueda aportar a esta
investigacin, se despide de usted,

Atentamente,

Lic. Edgar Antonio Cordero
C.I.No. 7.843.273

104

A. Caracterizar el sistema de Control Interno utilizado por Carbones de la Guajira,
S.A. en el despacho y transporte del carbn de Mina a los Puertos Bajo Grande y
Palmarejo.

1. El sistema de control interno adoptado por la institucin le permite verificar
oportunamente la confiabilidad del despacho en las unidades de transporte?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

2. Existen manuales de normas y procedimientos de control para el proceso del
pesaje y despacho del carbn en la empresa?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

3. El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbn permite
cotejar las unidades despachas en minas con las unidades recibidas en puerto?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

4. El proceso del pesaje y despacho del carbn en la empresa, est establecido en
forma clara y precisa?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

105

5. El sistema de pesaje y despacho del carbn est integrado con el Sistema
Contable de la empresa?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

6. El sistema de control interno para el pesaje y despacho del carbn es evaluado
peridicamente por el Departamento de Contralora de la empresa?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

7. El Departamento de Contabilidad registra exacta y oportunamente los
despachos de carbn a puerto segn las guas de carga emitidas por el sistema de
pesaje?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

8. Son conciliadas las cantidades de toneladas mtricas registradas en las guas de
despacho con las facturas emitidas por las empresas transportadoras del carbn?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

106

B. Determinar los controles internos aplicados en el despacho y transporte del carbn
a los Puertos Bajo Grande y Palmarejo.

1. La gua de despacho es un mecanismo administrativo y este es regulado y
controlado eficientemente por el Ministerio de Industrias Bsicas y Mineras
(MIBAM)?
a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

2. El sistema de despacho de carbn dispone de mecanismos de verificacin y
evaluacin del proceso?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

3. El registro automatizado de las guas de despacho, permite la evaluacin
histrica y estadstica?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

4. Existe un backup oportuno de los registros del sistema de despacho de carbn
en CBG?
a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

107

5. Se planifica la carga del despacho de carbn en el departamento?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

6. Se analizan las desviaciones entre lo planificado y lo ejecutado de la carga de
despacho del carbn?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

7. Existe un mecanismo de control que permita el registro oportuno de las
gandolas despachadas que resultan volcadas en la va ante de su destino?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

8. El inventario de cierre mensual es consistente con el registro de despacho de
carbn?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

108

C. Determinar nivel de confiabilidad en sistema de despacho en la Mina y recepcin
en el puerto.

1. El personal asignado a la unidad de despacho y transporte de carbn en CBG,
esta adecuadamente entrenado para el cargo?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

2. Existe la remota posibilidad que el peso final registrado en el sistema de
despacho, pueda ser manipulado manualmente?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

3. Existen niveles de autorizaciones para ajustes en los despachos del carbn?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

4. Existe asignacin de contraseas para el acceso y uso del sistema de despacho
del carbn?
a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

109

5. El personal que conforma la unidad de transporte y embarque cumplen con las
normas y procedimientos establecidos?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

6. Se considera que la labor desarrollada por la unidad de transporte y embarque
es eficaz?
a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

7. El equipo de trabajo de la unidad de transporte y embarque posee buen grado
de iniciativa propia?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

8. Las relaciones del equipo de trabajo de unidad de transporte y embarque, se
destacan por la cooperacin?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

110

D. Analizar fortalezas y debilidades del sistema de control interno en el despacho y
transporte de carbn de mina a puerto.

1. El sistema de pesaje (balanza) es confiable?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

2. El personal que labora en la unidad de despacho y transporte alcanza las metas
establecidas?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

3. Es supervisado y controlado el trabajo de la unidad de despacho y transporte
por el Supervisor inmediato?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

4. Existen programas de capacitacin y adiestramiento en el equipo de la unidad
de despacho y transporte?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

111

5. Existe claridad en la descripcin de cargo con la responsabilidad asociada a la
actividad de trabajo en la unidad de despacho y transporte?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

6. En la unidad de despacho y transporte existen planes alternos en caso de fallas
tcnicas en el sistema de pesaje?

a. Siempre
b. Casi siempre
c. Algunas veces
d. Nunca

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

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