EVALUACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

EJEMPLO MIP CONFECCIONES

CURSO: EVALUACIN Y ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Julio Csar Londoo Ortega

Memoria de Identificacin del Problema - MIP

Julio Csar Londoo Ortega

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Confecciones S.A., es una planta maquiladora especializada en la confeccin de pantalones para damas y hombres. Los clientes suministran las telas cortadas para ser procesadas en la obtencin del producto final. La empresa cuenta con 90 empleados y la maquinaria necesaria para la prestacin de sus servicios, excepto el servicio de lavandera. La capacidad instalada de produccin es de 30.000 unidades mensuales y la produccin real de la empresa, est alrededor de 25.000 unidades mensuales.
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DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

El proceso general para la obtencin de una prenda es el siguiente: Contratacin de los servicios de la empresa por parte de los clientes; Recepcin de la materia prima: tela ya cortada Proceso de confeccin Inspeccin, con el fin de dar un informe a la Gerencia del estado de los productos antes de su despacho a lavandera. Envo a lavandera para obtener caractersticas deseadas, tales como: desteidos, tonalidades de color, etc.. Recepcin de lavandera y proceso de acabarlo para obtener el producto final.

Julio Csar Londoo Ortega

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Las prendas llegan al rea de despachos con problemas como : costuras cadas, puntadas sueltas, remates mal elaborados, saldo en la costura (zonas sin costura), marquillas mal pegadas, sin ojales (para botones), sin presillas (agarraderas de las correas). Esto se presenta con frecuencia y han ocurrido devoluciones hasta de un lote completo de produccin que luego se debe reponer. Estos reprocesos de la empresa representan el 20% de la produccin y en su mayora se atribuyen a los trabajadores, ya que son errores por descuido de los mismos, los costos asociados a estos errores los asume la empresa.
Julio Csar Londoo Ortega

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Reprocesos por defectos del hilo, las agujas o la materia prima; se presentan muy poco y los costos correspondientes los asume el cliente La seccin de acabados da aviso continuamente en sus reportes de calidad sobre problemas presentados tales como:
dao de costura de las prendas en pretina, bolsillos y prendas rotas, dado los fuertes procesos a los que son sometidas.

Esta situacin desencadena en reprocesos generando gastos adicionales para la empresa. Los costos originados por estos reprocesos no estn cuantificados adecuadamente. Se conocen pagos de horas que estn entre $6.000.000 y $7.500.000 mensuales.
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DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

En la inspeccin de los procesos se presentan problemas, no hay control estadstico, no existen rangos establecidos (estndares en unidades, ni porcentajes) para la aceptacin o rechazo de un lote de produccin, la informacin acerca de los procesos no se recolecta bien y su manejo desorganizado. No existen procesos de induccin para el nuevo personal, esto es la causa de que las operarias de mquina realicen operaciones sin ninguna instruccin. Esta situacin tambin genera reprocesos que retrasan el flujo de produccin normal. El 15% de las personas involucradas en el proceso de confeccin desconocen los procedimientos implantados por la compaa para la elaboracin y para el cumplimiento de calidad de prendas.
Julio Csar Londoo Ortega

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Los auxiliares de lnea suministran a cada puesto de trabajo los materiales y accesorios, instruyen al personal en cuanto a caractersticas de calidad, cantidad de produccin y mtodos adecuados de la elaboracin de las operaciones, adems de velar por el estricto cumplimiento de los programas de produccin. Las personas que desempean este cargo, tienen poco tiempo para realizar las inspecciones de calidad que se realizan para evitar que una prenda con defectos pase a otro modulo de planta.

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FORMULACIN DEL PROBLEMA

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ANLISIS DE INVOLUCRADOS
Grupo
Gerencia

Intereses
Tener un sistema de gestin de la calidad y un sistema productivo ms eficiente.

Problemas percibidos
Altos costos por mala calidad en el producto terminado. Desorganizacin del proceso productivo

Recursos y mandatos
R: Presupuesto operativo para gestin de mejoras. R: Actitud de gestin de mejoras.

Operarios de Producci n

Tener menos reprocesos culposos, para disminuir tiempo extra de trabajo y buena imagen ante el jefe.

Mala capacitacin R: Actitud de Falta formatos de aceptacin a las reporte propuestas de Poco control por mejora. parte de los auxiliares Mala planeacin de R: Compromiso con la produccin la solucin al Mal uso de los problema formatos de reporte

Jefe de Calidad

Auditoria a proveedores y control de Calidad a las materias primas

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Deterioro de la imagen de la empresa y su posicin en el mercado

Altos costos por reprocesos, unidades devueltas

Constantes reprocesos y productos defectuosos (poca confiabilidad)

Sobrecostos por reprocesos y fallas de calidad

Inadecuada recoleccin y manejo de la informacin No se dedica suficiente tiempo a la solucin y prevencin de problemas de calidad, personal administrativo y auxiliares Falta de formatos de calidad y mal manejo de los existentes Falta de capacitacin en calidad

Problemas de inspeccin No hay establecidos objetivos e indicadores para cada rea y miembro de la organizacin

Falta de una adecuada documentacin y normalizacin

Falta de adecuada planeacin de produccin que permita mejoramiento contino

FINALIDAD

CONSERVACIN DE LA COMPETITIVIDAD EN EL SECTOR DE LAS CONFECCIONES.

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JUSTIFICACIN
A pesar de que no se tienen datos de costos generados por los reprocesos, excepto los que se pudiesen referenciar desde los montos relacionados con las horas extras, todo indica que dichos costos cada vez resultan mucho ms significativos. Existe informacin que loscostos han estado creciendo en los ltimos 3 aos alrededor de un 3% anual, lo que podra llevar a concluir que actualmente los mismos pueden ser aproximadamente un 12% del costo total de los productos de Confecciones SA. Sin embargo, la mayor preocupacin se centra en los constantes reclamos de los clientes por problemas de calidad de los productos. En los ltimos meses se han tenido un promedio mensual de 10 reclamos de los clientes por problemas de calidad, o lo que en otra direccin muestra al 20% de los clientes con altos niveles de insatisfaccin con los productos de la compaa. El retiro de estos clientes, resultara catastrfico en un ambiente de mercado altamente competido como el de las confecciones por maquila. La prdida de clientes sumada a los costos que originan los reprocesos, pueden colocar a la organizacin en una posicin muy voluble frente a la competencia Julio Csar Londoo Ortega

REQUERIMIENTOS DE LOS INVOLUCRADOS (GERENCIA)

Reduccin en los tiempos de los procesos de confeccin y lavandera, disminucin de reprocesos y los costos que esto genera. Establecimiento de mejores relaciones con proveedores y clientes que favorezcan la celebracin de contratos y protejan las marcas de los clientes. Tener certeza de la definicin de tiempos de entrega y confiabilidad en su cumplimiento. Eliminacin de la necesidad de contratar mano de obra extra, a travs del aumento de la eficiencia del personal de planta Implementacin de un control de calidad eficaz en los procesos de produccin, lavandera, y acabado. Disminucin del porcentaje de reprocesos por defectos en el proceso de confeccin del 20% al 5% y definir estndares (cantidad de unidades defectuosas) de aceptacin o rechazo de lotes, por mdulo (subproceso) de produccin

Julio Csar Londoo Ortega

RESTRICCIONES
La inversin en tecnologa no es del inters de la empresa, dado que cuenta con un adecuado nivel para el mercado nacional y con un exceso de capacidad de planta. La empresa no est dispuesta a hacer Inversiones en maquinaria, y dems recursos de capital, teniendo en cuenta que la capacidad de planta est subutilizada, sin embargo no se especific una cantidad lmite de inversin en el proyecto como tal. La empresa ha tenido un alto nivel de endeudamiento durante los ltimos aos (80% en el 2003 y 60% en el 2004) lo que dificulta tomar la opcin de invertir a travs de financiacin.

Julio Csar Londoo Ortega

SUPUESTOS Y RIESGOS
Se cuenta con el compromiso de todo el personal de la organizacin, en especial de la parte directiva y con el apoyo de los clientes para la implementacin de mejoras que permitan el desarrollo de un mejor ambiente de fabricacin. Los individuos de la organizacin cuentan con niveles suficientes de habilidad, experiencia y formacin sobre el funcionamiento de los procesos productivos y de calidad, mas no sobre el manejo estadstico de informacin. La demanda no presentar grandes fluctuaciones a corto plazo, tan severas que requieran de una cantidad de horas de produccin y de capital que impida el desarrollo de las actividades del proyecto. La Gerencia posee una muy buena actitud haca la solucin de problemas que impliquen un compromiso con el mejoramiento, pero, exige resultados en plazos muy cortos. Es necesario mantener el compromiso en el mediano y largo plazo, para avanzar en el desarrollo de la solucin sin presiones excesivas.
Julio Csar Londoo Ortega

SUPUESTOS Y RIESGOS
Poca formacin estadstica complica la aplicacin del control estadstico de procesos. Este ltimo requiere de un buen nivel en el manejo no solo de cartas de control sino de probabilidad, estadstica descriptiva, muestreo y diseo de experimentos. Estos conocimientos son necesarios para un buen sistema de control estadstico de procesos. Es necesario hacer la gestin ante el Departamento de Presupuesto para efectuar reservas que cubran el presupuesto del proyecto. La solucin requiere avanzar en la valoracin del impacto que producen los reprocesos y la mala calidad ante los ojos de los clientes. Es muy posible que esto debilite la posicin en el mercado y traiga consigo una perdida de clientes, con grandes riesgos para la organizacin. De esta manera puede evidenciarse la importancia estratgica de resolver el problema identificado.
Julio Csar Londoo Ortega