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ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS 102030 Organizacin y Mtodos

Act. 8: Leccin Evaluativa Unidad Dos (2) ETAPAS DEL ESTUDIO DE ORGANIZACIN Y MTODOS

Para que los Estudios de Organizacin & Mtodos obtengan los xitos deseados es importante contar con la aprobacin y apoyo de la alta Gerencia, as como la anuencia y simpata de las autoridades del rea objeto de estudio, y sobre todo con la participacin del personal involucrado dentro del rea, lo cual solamente se lograr si se les comunica adecuadamente, de lo contrario ser inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular.

Como toda tcnica o herramienta profesional los estudios de Organizacin & Mtodos deben contar con una metodologa para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realizacin del mismo. - PLANIFICACIN DEL ESTUDIO - RECOPILACIN DE INFORMACIN - ANLISIS DE LA INFORMACIN - ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME FINAL - IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO

RECOPILACIN DE INFORMACIN
Es importante recopilar informacin general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadsticas, anuarios y estudios anteriores sobre el rea o problema a evaluar, as como informacin especfica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volmenes de trabajo, descripcin de los

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principales

procesos,

relacin

con

otras

dependencias,

condiciones

caractersticas de la ubicacin, espacios fsicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella informacin que especfica del rea objeto de estudio Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el rea objeto de estudio, evitar la formulacin de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones errneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes. En el proceso de recopilacin de datos se debe evitar recoger informacin insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen intilmente la duracin de la investigacin. Lo anterior solamente se podr lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin con la finalidad de asegurarse de que los datos tienen relacin con el problema, detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras. El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observacin de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita: - Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen. - Comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales con los planes y programas respectivos. - Facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.

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- Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de informacin para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.

Las tcnicas generales que se utilizan para la recopilacin de los datos son la investigacin documental, la entrevista, el cuestionario y la observacin directa. La eleccin de las diversas tcnicas est en funcin de los objetivos de la investigacin, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visin y criterio del Analista.

Independientemente a la(s) tcnica(s) que se utilice, la labor de investigacin debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fn de ganarse la voluntad y confianza del personal del rea de estudio y estimular la participacin activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al cambio por parte de ellos. Adems es importante que dentro de esta etapa no se realice ningn tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente.

La investigacin debe comprender la recopilacin de los antecedentes y datos relativos a la situacin actual del rea evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurdicos que se vern involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el problema.

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Por lo que respecta a la situacin actual, para el estudio de Organizacin & Mtodos es importante cubrir con aquella informacin que permita: - Definir los objetivos del rea afectada. - Conocer la estructura orgnica actual. - Revisar las polticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio. - Determinar las funciones asignadas a cada rea y/o puesto de trabajo, que tengan relacin con el problema. - Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de comunicacin.

La recopilacin de la informacin consiste en reunir y registrar aquellos hechos que suceden en la ejecucin de un proceso o de cualquier actividad dentro de una empresa u organizacin que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el rea o proceso objeto de estudio.

ANLISIS DE LA INFORMACIN
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de Organizacin & Mtodos, para someterlos a un proceso de anlisis o examen crtico que permita descubrir los problemas y establecer cules son las causas que impiden la operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.

Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solucin a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el

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estudio y para la formulacin de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general. El anlisis de una situacin o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las caractersticas y las causas que originan los problemas detectados, sin perder de vista la relacin de interdependencia e interaccin que debe existir dentro de ellos. El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de solucin al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminacin del problema y el mejoramiento administrativo del rea objeto de estudio.

El anlisis de la informacin provee de una descripcin ordenada de los datos, para someterlos a un examen crtico que permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalizacin a diagnosticar los problemas.

Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben desarrollarse en la siguiente secuencia: - Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del estudio. - Describir claramente el problema o los problemas principales detectados. - Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades. - Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes. - Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin elegido, realizando comparaciones y buscando analogas o discrepancias con otros hechos similares. - Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerndolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos

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administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino que son tambin causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea. - Formular un diagnstico de la situacin, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.

Para el anlisis de la informacin debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el problema con toda la organizacin y cada una de sus unidades componentes. Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el anlisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica una serie de preguntas que resumen la justificacin de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona que responde a las preguntas tambin llegue a cuestionarlas. Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o situacin que se est evaluando, la aplicacin queda a criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo ms simple posible, por ejemplo: Qu se hace? Para qu se hace? En donde se hace? Cundo se hace? Quin lo hace? Cmo se hace? Cunto cuesta hacerlo? etc.

Despus de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas,

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estas debern someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu se hace ?, a partir de ese momento se iniciar el examen crtico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para la formulacin de acciones de mejoramiento. Esto ser posible mediante la eliminacin,

combinacin, cambio o simplificacin de alguno o todos los elementos objeto de anlisis.

Este sencillo procedimiento para el anlisis administrativo persigue la finalidad de sugerir las bases para el examen crtico que debe aplicarse en un estudio de Organizacin & Mtodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen los datos estar en relacin directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el rea objeto de estudio.

La eleccin de las tcnicas e instrumentos de anlisis obedecer a la factibilidad de su aplicacin, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparacin del personal que realice las funciones de Analista de Organizacin & Mtodos. La etapa del anlisis consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de Organizacin & Mtodos, para someterlos a un proceso de estudio o examen crtico que permita descubrir los problemas y establecer cules son las causas que impiden la operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.